Drift og forvaltning av interregionale IKT-løsninger i spesialisthelsetjenesten 1.02

Transkript

1 Drift og forvaltning av interregionale IKT-løsninger i spesialisthelsetjenesten 1.02

2 Endringshistorikk Versjon Endring Endret av 1.0 Godkjent versjon Ørjan Bye 1.01 Lagt til «Mapping» av «Overordnet skisse for styring og koordinering av e-helsestandarder og fellestjenester for elektronisk samhandling» mot «Interregional Drifts- og Forvaltningsmodell»» 1.02 Oppdatert visuell modell med presisering om at «Interregional Systemeiergruppe» og «Interregionalt» grupperes innenfor «Interregionalt» område. Presisert ansvaret for eierskap og oppfølging av tjenesteavtaler visuelt i modellen. Lagt til «Mapping til beskrivelse av Løsningsstyring» og «Forholdet mellom løsningseier og nasjonal tjenesteleverandør» figur 3 i «IKT organisering i helse- og omsorgssektoren» Ørjan Bye Ørjan Bye

3 Innholdsfortegnelse Kapittel Modell for drift og forvaltning av interregionale IKT-løsninger 3 Vedlegg: Ytterligere detaljering av Interregional drifts- og forvaltningsmodell 14 Begreper og definisjoner for interregional drifts- og forvaltningsmodell 19 Rollebeskrivelser for Interregional drifts- og forvaltningsmodell 23 Helse Midt-Norge Mapping av Overordnet styringsstruktur for regional forvaltning Overordnet Regionalt VS Interregionalt perspektiv Helse Nord Mapping av overordnet styringsstruktur for regional forvaltning Overordnet Regionalt VS Interregionalt perspektiv Helse Vest Eksempel ansvarsmatrise drift og forvaltning av Agfa RIS/PACS/PACSweb løsning Helse Sør-Øst Mapping av overordnet styringsstruktur for regional forvaltning Overordnet Regionalt VS Interregionalt perspektiv Integrasjoner og dataflyt «Partus»-applikasjon MEDUSA Mapping av overordnet styringsstruktur Pasientreiser Mapping av overordnet styringsstruktur E-helse Mapping av «Overordnet skisse for styring og koordinering av e-helsestandarder og fellestjenester for elektronisk samhandling» Side

4 Drift og forvaltning av interregionale IKT-løsninger i spesialisthelsetjenesten - bakgrunn og forutsetninger* Det skal gjennom operasjonalisering av felles IKT strategi for spesialisthelsetjenesten legges tilrette for flere felles IKT anskaffelser og økt samordning av felles tjenester og løsninger. Drift og forvaltning av fellesanskaffede, interregionale IKT-løsninger vil kreve en omforent modell for interregional drift og forvaltning. Interregionale IKT løsninger skal samspille med eksisterende og nye tjeneste- og systemporteføljer i de eksisterende IKT leverandørselskapene, inkludert aktuelle arbeidsflater, grensesnitt og integrasjoner. Administrasjonen i Nasjonal IKT HF er bedt av styret i Nasjonal IKT HF om å utrede og foreslå en modell for drift og forvaltning av felles anskaffede, interregionale IKT-løsninger i spesialisthelsetjenesten. Det er et førende premiss for oppgaven at det ikke skal opprettes nye juridiske enheter for drift og forvaltning av felles anskaffede, interregionale IKT-løsninger. Fellesanskaffede, interregionale IKT-løsninger skal i denne sammenhengen forstås som Leveranser av ett eller flere IKT-system fra interregionale prosjekter i spesialisthelsetjenesten, som til sammen støtter virksomheten Rammebetingelse i spesialisthelsetjenesten for utarbeidet modell : Strategi for Nasjonal IKT HF En felles IKT-strategi for spesialisthelsetjenesten Drift, forvaltning og videreutvikling av felles anskaffede tjenester og løsninger og fellesregionale innbyggertjenester skal fortrinnsvis og etter konkrete vurderinger, samt innenfor gjeldende regelverk, samordnes på juridiske enheter der ingen eller alle helseregionene har eierandeler. Modellen er generisk og rollebasert, og legger i seg selv ingen føringer for hvilke organisasjoner som bekler rollene som drifts- eller løsningsleverandører * For forklaring av begreper og definisjoner se kapittel «Begreper og definisjoner for interregional drifts- og forvaltningsmodell» 4

5 Formål med en felles, interregional drifts- og forvaltningsmodell Drifts- og forvaltningsmodell for interregionale IKT- løsninger vil legges til grunn for de konkrete vurderingene tilknyttet utforming og operasjonalisering av løsningsspesifikke styrings- og finansieringsmodeller for interregionale IKT-løsninger i spesialisthelsetjenesten. Drifts- og forvaltningsmodell for interregionale IKT- løsninger skal generelt: sikre at interregionale IKT-løsninger understøtter kvalitet og sikkerhet i pasientbehandling, samt de regionale foretakenes øvrige behov, på en best mulig måte sikre at arbeidsprosesser, rutiner, prosedyrer og opplæringsmateriell for bruk av de interregionale IKT-løsninger, forvaltes og videreutvikles i takt med utvikling av IKT-løsninger. Dette inkluderer grunndata og kodeverk som håndteres i IKT-løsningene sikre at funksjonaliteten i hvert enkel IKT-løsning blir forbedret og optimalisert sikre at bruken av hver enkel IKT-løsning optimaliseres, herunder ibruktakelse av nye versjoner interregionalt sikre en enhetlig og helhetlig utøvelse og tilnærming til interregional forvaltning sikre og understøtte etablering og etterlevelse av interregionale standarder sikre profesjonell og enhetlig samhandling med leverandører og andre interessenter sikre at feil som blir oppdaget i IKT-løsningene håndteres effektivt og likt på tvers av helseregionene Drifts- og forvaltningsmodell for interregionale IKT-løsninger skal presist tydeliggjøre roller knyttet til beslutningsmyndighet og beslutningsprosesser: mellom de aktuelle regionale IKT-systemene som i sum utgjør leveransekjeden for IKT-løsningen og innenfor en frittstående interregional IKT-løsning med hensyn til prioritering av tiltak relatert til endringer og feil i IKT-løsningen 5

6 Begreper og definisjoner for interregional drifts- og forvaltningsmodell* Fagsidens arbeidsprosesser IKT-tjeneste Personell Produksjon-/arbeidsprosesser Begrep IKT-tjeneste** IKT-løsning** IKT-system Definisjon En IKT-tjeneste er en IKT-løsning inkludert tilhørende drift og forvaltning av IKT-løsningen. En IKT-tjeneste er basert på informasjonsteknologi og støtter fagsidens arbeidsprosesser. Tjenesten inneholder personellressurser, produksjonsprosesser, teknologi, samt drift og forvaltning av tjenesten Ett eller flere tekniske IKT-system som til sammen støtter virksomheten En enkeltstående applikasjon eller en applikasjon med flere integrasjoner inkludert tilhørende infrastruktur. Et IKT-system behandler, lagrer og overfører data og kan sees på som den tekniske delen av en IKT-løsning. IKT-system IKT-system IKT-system Drift Summen av alle styrings- og arbeidsprosesser som er nødvendige for å sikre brukerne tilgang til et IKT-system med avtalt kvalitet. Det være seg basis drift (nettverk, datasenter, servere overvåking, databaser, OS, lisenser m.m uten noen form for forretningslogikk), samt applikasjonsdrift (tilgjengeliggjøring av programvare for sluttbrukere med tilhørende overvåking, kapasitetsplanlegging, proaktiv drift, vedlikehold, patching og oppgradering av applikasjonen) Drift og forvaltning Drift og forvaltning Drift og forvaltning Forvaltning Summen av alle styrings- og arbeidsprosesser som er nødvendige for å opprettholde krav til kvalitet i en IKT-tjeneste (IKT-løsning, metode, prosess etc) over tid. Forvaltning kan deles inn i Funksjonell forvaltning, Applikasjonsforvaltning og Teknisk forvaltning. Se også Systemforvaltning * I mangel av et felles begrepsapparat internt i spesialisthelsetjenesten er begrepene delvis basert på ITIL, IKT begreper i politiet og tilbakemeldinger fra helseregionene ** «IKT begreper i Politiet» ( 6

7 Presisering av foreslått interregional drifts- og forvaltningsmodell Modellen skal understøtte interregionale IKT-løsninger i spesialisthelsetjenesten, der det forvaltnings- og driftsmessige hovedansvaret for eierskap til den enkelte IKT-løsningen forutsettes å ligge hos de regionale helseforetakene (RHF). Dette kan være IKT-løsninger med et nasjonalt bruksområde for spesialisthelsetjenesten (fire regionale helseforetak) eller deler av spesialisthelsetjenesten (to eller tre regionale helseforetak) Modellen introduserer rollen «Interregional Tjenesteleverandør» som skal kjøpes som en tjeneste av aktuelle leverandører*. Rollen skal på vegne av «Interregionalt» (hovedansvarlig) ha ansvar for (utøvende og på vegne av), og sikre, koordinering mellom alle aktører i den tekniske leveransekjeden i IKT-løsningen, ved alle endrings- og hendelsesrelaterte aktiviteter. Ansvaret manifesteres gjennom kontrakter og avtaleverk. Drift og forvaltning av interregionale IKT-løsninger krever representasjon og involvering i «Interregional Systemeiergruppe» og «Interregionalt» fra de (regionale) helseforetak som er interessenter av IKT-løsningen. Modellen skisserer roller som er nødvendig for å sikre en god og sikker drift og forvaltning av interregionale IKT-løsninger. En drifts- eller løsningsleverandør kan ivareta flere roller. * Viser til ordlyd i vedtatt interregional IKT-strategi. «Drift, forvaltning og videreutvikling av felles anskaffede tjenester og løsninger og fellesregionale innbyggertjenester skal fortrinnsvis og etter konkrete vurderinger, samt innenfor gjeldende regelverk, samordnes på juridiske enheter der ingen eller alle helseregionene har eierandeler» 7

8 Finansiering av felles kostnader relatert til interregional drifts- og forvaltningsmodell Fordeling av kostnader som er direkte relatert til foreslått styringsmodell dekkes etter prinsipper som definert i Strategi for Nasjonal IKT HF En felles IKT-strategi for spesialisthelsetjenesten Kostnader relatert til realisering av drifts- og forvaltningsorganisasjon for den enkelte IKT-løsning må estimeres som en del av de konkrete vurderingene som gjennomføres for IKT-løsningen. Strategi for Nasjonal IKT HF En felles IKT-strategi for spesialisthelsetjenesten inneholder følgende prinsipper: Felles prosjekter/tiltak skal helhetlig samfinansieres fra start, og som hovedregel skal finansieringen deles mellom helseregionene etter basisrammen. I tilfeller der basisrammen ikke er en god indikasjon på fordeling av bruk mellom regionene skal finansieringen deles etter antall brukere per region. Samme prinsipp gjelder felles drift og forvaltning. Nasjonal IKT HF skal ikke bygge opp en balanse for aktivering av prosjekter. Eierskap og balanseføring skal enten være i de regionale helseforetakene eller i selskaper for felles drift og forvaltning. 8

9 Leverandør RHF/HF Strategisk dialog («Strategisk endring») tjenesteavtale (SLA) Operasjonell oppfølging tjenesteavtale (SLA) Interregionalt Styringsstruktur for drift og forvaltning av interregional IKT-løsninger i spesialisthelsetjenesten «Strategisk endring» Driftsavtale(r)* «Daglig drift» Operativ Dialog («Daglig drift») Interregionalt Drifts- og Forvaltningsstyre Interregional Systemeiergruppe Interregional Tjenesteleverandør Driftsleverandør(er) (Arbeidsflate, integrasjoner m.m) Interregionalt Operasjonelt ansvarlig Drifts- og vedlikeholdsavtale(r) Løsningsleverandør(er) Vedlikeholdsavtale(r)* Operativ Dialog («Daglig drift») 6 Strategisk dialog («Strategisk endring») Interregionalt Drifts- og Forvaltningsstyre Fungerer som styre for drift og forvaltning av interregionale løsninger Fungerer som eskaleringspunkt for Interregional Systemeiergruppe(r) Interregional Systemeiergruppe Prioritere endringsbehov, sikre finansiering og beslutte andre strategiske valg relatert til endringer i arbeidsprosesser, rutiner, prosedyrer og opplæringsmateriell Sikre at IKT-løsning er ihht vedtatt IKT-strategi og målarkitektur Strategisk dialog med leverandører Interregionalt Ivareta og forbedre aktuelle arbeidsprosesser Definere rutiner, prosedyrer og opplæringsmateriell Synkroniserte utviklings, vedlikeholds- og masterplaner («roadmap») med RHFene og Interregional Tjenesteleverandør Tilrettelegge for og utarbeide beslutningsgrunnlag for interregional systemeiergruppes ansvarsområder Forvalte oppgaver i et utviklingsperspektiv RHF Operativt nivå for lokale og regionale innspill, erfaringer og involvering i helseregionen rundt beslutninger på prioritering av endrings- og feilrettingsønsker Interregional Tjenesteleverandør Gjennomføring av prioriterte tiltak ihht definerte prosesser for feil- og endringshåndtering Operativ leverandørstyring og operativ avtalehåndtering Ved «ekstern» leverandør er dette RHFs kontaktpunkt for operativ forvaltning av interregionalt IKT-system Drifts- og Løsningsleverandører Drift og forvaltning av løsninger i henhold til kontrakt og avtaleverk * Juridisk avtalepart på RHF nivå. Samarbeidsavtale mellom RHF **Organiseres og bemannes regionalt RHF () Leverandører (Kan inkludere de regionale IKT driftsleverandørene) 9

10 Leverandør Overordnet styringsstruktur for interregionale IKT-løsninger i spesialisthelsetjenesten Eksemplifisert betjeningsmodell for brukerstøtte Driftsavtale(r) Interregional Systemeiergruppe Vedlikeholdsavtale(r) Inngangskanal Løsningsleverandør(er) Driftsleverandør(er) Operativ Dialog («Daglig drift») Regional* Brukerstøtte 1-Linje Operasjonelt ansvarlig Driftsavtale(r) Interregionalt Interregional Tjenesteleverandør Operativ Dialog Operasjonelt ansvarlig («Daglig drift») Vedlikeholdsavtale(r) Interregional Tjenesteleverandør 2/X-linje Leverandører Driftsleverandør(er) (Arbeidsflate, integrasjoner m.m) Løsningsleverandør(er) Prinsipper for betjeningsmodell for brukerstøtte Brukerne av interregionale IKT-løsninger skal ha 1.-linje brukerstøtte hos leverandør av den aktuelle arbeidsflaten/plattformen. Interregionale IKT-løsninger har en koordinert, «Single-point-of-contact» (2/X-linje) brukerstøtte gjennom «Interregional Tjenesteleverandør», med ansvar for koordinering på tvers av alle «Drifts-» og «Løsningsleverandør(er)» i den tekniske leveransekjeden Melding om funksjonelle og tekniske avvik sendes til «Interregional Tjenesteleverandør» og koordineres ved behov mot driftsleverandør(er) (arbeidsflate, integrasjoner m.m) og løsningsleverandør(er) Eksemplifisert betjeningskanal for brukerstøtte for interregionale IKT-løsninger * I prinsippet de regionale IKT driftsleverandørene RHF () Leverandører (Kan inkludere de regionale IKT driftsleverandørene) 10

11 Leverandør RHF/HF Interregionalt Operasjonelt ansvarlig Drifts- og vedlikeholdsavtale(r) Operasjonell oppfølging tjenesteavtale (SLA) Eksempel på en operasjonalisert organisering av drift «Interregional Tjenesteleverandør» er den koordinerende enhet for alle involverte drifts- og løsningsleverandører. I tenkt tilfellet anskaffes tjenesten fra 3djepart sett fra et RHF perspektiv og reguleres gjennom avtale. Eksempler som har en tilsvarende organisering er MEDUSA, der Norsk Helsenett innehar et drifts- og koordinerings/fasiliteringsansvar, og drift av kontrollromsløsningene i Nødnett hvor HDO innehar et drifts- og koordineringsansvar på tvers av alle helseregionene Ansvar og myndighet for Interregional Tjenesteleverandør: Interregional Tjenesteleverandør skal ha en tjenesteansvarlig for drifts- og forvaltningstjenestene knyttet til den enkelte interregionale IKT-løsning. for at alle drifts- og forvaltningsrelaterte endringsønsker og feil blir registrert, og sikre at alle prioriterte tiltak blir gjennomført i henhold til definerte prosesser for feil- og endringshåndtering for koordinering av alle Driftsleverandør(er) (inkludert arbeidsflate, Integrasjoner m.m) og Løsningsleverandør(er) i den tekniske leveransekjeden ved behov Utøvende rolle for å sikre at interregional standardisering blir ivaretatt i IKTløsningens leveransekjede. Rapportere til Interregionalt på avtaleregulerte KPI/SLA Utøver operativ leverandørstyring og operativ avtalehåndtering Utøver den operative dialogen med leverandører HNIKT Sykehus partner HVIKT Interregionalt Interregional Tjenesteleverandør* HEMIT Avtaler HDO NHN <X> Løsningsleverandør(er) * Drift, forvaltning og videreutvikling av felles anskaffede tjenester og løsninger og fellesregionale innbyggertjenester skal fortrinnsvis og etter konkrete vurderinger, samt innenfor gjeldende regelverk, samordnes på juridiske enheter der ingen eller alle helseregionene har eierandeler ** Organiseres og bemannes regionalt 11

12 Ansvarsmatrise - eksempel Det bør som del av operasjonalisering av en operativ drifts- og forvaltningsorganisasjon for en interregional IKT-løsning utarbeides et sett med ansvarsmatriser (HUKI) som tydelig identifiserer hvilke roller som er og Utøvende, og hvilke roller som skal Konsulteres og Informeres. Se forøvrig «Eksempel ansvarsmatrise drift og forvaltning av RIS/PACS løsning» Roller Oppgaver <Oppgave 1> <Oppgave 2> Interregional Systemeiergruppe Interregionalt RHF/HF Interregional Tjenesteleverandør Driftsleverandør(er) (Arbeidsflate, integrasjoner m.m) Løsningsleverandør(er) HUKI/RACI Modellen H A og beslutningstaker (Accountable) U K I R C I Utøvende og ansvarlig for at oppgaven blir utført (Responsible) Rolle(r) som må konsulteres før en beslutning/aksjon gjennomføres (Consulted) Rolle(r) som må informeres om beslutning/aksjon som er gjort (Informed) <Oppgave n> <Oppgave n+1> 12

13 Skisse til prosesskart Funksjonalitetsendring («Strategisk endring») med påfølgende driftssetting Interregional Systemeiergruppe Interregionalt RHF/HF Interregional Tjenesteleverandør Driftsleverandør(er) (Arbeidsflate, integrasjoner m.m) Løsningsleverandør(er) Prioriterer og beslutter endringsordre inkludert finansiering Utformer beslutningsgrunnlag og utformer en anbefalt prioritert innstilling til endring av IKT-løsning og eventuelle arbeidsprosesser, rutiner m.m, Behov for endring identifiseres på HF/RHF nivå i en eller flere av regionene. Endringsønske/behov overleveres til «Interregionalt». Inngår dialog med leverandør på vegne av «Interregional Systemeiergruppe» og bestiller og effektuerer endring Godkjenning av akseptansetest på vegne av «Interregional Systemeiergruppe» Interregional Tjenesteleverandør involveres i dialog Fasilitere og gjennomføre akseptansetest Analyse, funksjonell og teknisk design, og test håndteres i regi av «Interregional Tjenesteleverandør» og i samarbeid med «Løsningsleverandør(er)» Kravstiller opplæring Opplæring av brukere Endringen avstemmes mot Endringsråd hvor «Interregional Tjenesteleverandør» inngår. Eventuelle 3djeparts leverandører deltar ved behov Deltar i Endringsråd Koordinert utrulling som del av releaseproessen Deltar i Endringsråd Deltar i Endringsråd 13

14 Skisse til prosesskart avvikshåndtering*) i produksjon («Daglig drift») med påfølgende effektuering av tiltak *) Event/Incident Interregional Systemeiergruppe Interregionalt RHF/HF Interregional Tjenesteleverandør Driftsleverandør(er) (Arbeidsflate, integrasjoner m.m) Løsningsleverandør(er) Informeres om avvik. Vurderer informasjon og eskaleringsbehov basert på kritikalitet Eskaleringsnivå gitt høy kritikalitet på avvik Eskaleringsnivå gitt høy kritikalitet på avvik Initiere og koordinere analyse av feilårsak Analyse av feilårsak Analyse av feilårsak Analyse av feilårsak Beslutte tiltak basert på anbefaling fra «Interregional Tjenesteleverandør» Konkludere feilårsak og tiltak. Innhente beslutning ved behov om gjennomføring av tiltak fra «Interregionalt» Initiere og koordinere besluttet ikke-tekniske og/eller tekniske tiltak Iverksette tiltak (ikke-tekniske) Iverksette tiltak (ikke-tekniske) Iverksette tiltak Iverksette tiltak Koordinere test og verifisering i produksjon Godkjenne endring og innrapportering ihht SLA Gjennomføre endring i produksjon 14

15 Vedlegg Ytterligere detaljering av Interregional drifts- og forvaltningsmodell 15

16 Mulig inndeling av drifts- og forvaltningsområder sett i lys av spesialisthelsetjenestens applikasjonsmodell Selvbetjening og samhandlingsløsninger IT systemer for innbyggere (inkludert «på vegne av» funksjonalitet for ansatte) Samhandlingsløsninger Integrasjon Arbeidsprosess / brukerflate Kliniske systemer Prehospital AMK Løsning Radiologi RIS-PACS PAS-EPJ Kurve Laboratorier Operasjonsplanlegging SW til Medisinsk Teknisk Utstyr Øvrige kliniske systemer Forskning, utdanning og opplæring Forskning og fagutvikling Utdanning Opplæring Støttesystemer HR / Personal Økonomi og finans Innkjøp og vareforsyning «Nissi» Pasientreiser Fasilitetsstyring FDVU for MTU og BHM «MEDUSA" Datavarehus Arkiv / Utdata IKT («IT4IT») Øvrige støttesystemer 16

17 RHF/HF Interregionalt Overordnet styringsstruktur for forvaltning av interregional IKT-løsninger i spesialisthelsetjenesten «Strategisk endring» dreier seg hovedsakelig om strategisk endringshåndtering for IKT-løsningen, som er av en slik art at den krever strukturert oppfølging. Aktiviteten inkluderer funksjonelle og tekniske endringer relatert til arbeidsprosesser, rutiner, prosedyrer og tilhørende opplæringsmateriell. Interregional systemeiergruppe er hovedansvarlig for å prioritere, beslutte og godkjenne alle strategiske endringer relatert til IKT-løsningen Kommentarer Interregionalt Drifts- og Forvaltningsstyre Ledes av interregional representasjon RHF representanter, Driftsleverandør(er) og Systemleverandør(er) stiller på sak Strategisk dialog («Strategisk endring») Driftsavtale(r)* Interregional Systemeiergruppe Strategisk dialog Vedlikeholdsavtale(r)* («Strategisk endring») aktiviteter relatert til «strategisk endring»: Leder for interregional systemeier utnevnes av interregionalt drifts- og forvaltningsstyre. Representant for drifts- og løsningsleverandør(er), samt interregional tjenesteleverandør deltar på sak Løsningsleverandør(er) Utøvende Vedlikeholdsavtale(r) Driftsleverandør(er) (Arbeidsflate, integrasjoner m.m) Utøvende Driftsavtale(r) Interregionalt Utøver aktiviteter relatert til «strategisk endring»: Består av nødvendig representasjon fra IKT og virksomheten per RHF Representant for interregional tjenesteleverandør deltar ved behov/på sak Sammensettes og besluttes regionalt Typisk vil selve gjennomføring av eksempelvis funksjonelle eller applikasjonsrelaterte endringer organiseres som et selvstendig prosjekt bestående av ressurser med tilhørighet til Interregionalt og Drifts- og Løsningsleverandør(er). Prosjektet overleverer produksjonsklare produkter (kode, moduler osv) til «Daglig drift» og felles produksjonssettingsprosess * Juridisk avtalepart på RHF nivå. Samarbeidsavtale mellom RHF **Organiseres og bemannes regionalt RHF () Leverandører (Kan inkludere de regionale IKT driftsleverandørene) 17

18 Leverandør RHF/HF Inter-regionalt Avtale Overordnet styringsstruktur for daglig drift av interregional IKT-løsninger i spesialisthelsetjenesten «Daglig drift» dreier seg i all hovedsak om oppfølging av IKT-løsninger som er i produksjon, og gjennomføring av prioriterte tiltak ihht de definerte prosesser for drift og forvaltning Løsningsleverandør(er) Vedlikeholdsavtale(r)* Driftsleverandør(er) (Arbeidsflate, integrasjoner m.m) Driftsavtale(r)* Interregional Systemeiergruppe Kommentarer Interregionalt for aktiviteter relatert til «daglig drift»: Består av nødvendig representasjon fra IKT og virksomheten per RHF Representant for interreginal tjenesteleverandør deltar på sak Sammensettes og besluttes regionalt Operativ Dialog («Daglig drift») Operasjonelt ansvarlig Driftsavtale(r) Interregional Tjenesteleverandør Operativ Dialog («Daglig Operasjonelt ansvarlig drift») Vedlikeholdsavtale(r) Utførende for aktiviteter relatert til «daglig drift» : RHF/HF, HDO eller NHN er ansvarlig eller representert avhengig av konkrete vurderinger og valgt driftsleverandør(er) Interregionalt er hovedansvarlig for IKT-løsningens tilgjengelighet overfor brukerne, men det er i praksis Interregional Tjenesteleverandør som er operativt utførende for den daglige styring og kommunikasjon mot Drifts- og Løsningsleverandør(er) Interregional Tjenesteleverandør fungerer som et Single-Point-Of-Contact (SPOC) for alle driftsavvik, og innehar således et koordinerende, teknisk leveransekjedeansvar på tvers av alle involverte Drifts- og Løsningsleverandører Interregional Tjenesteleverandør skal tilrettelegge for og bistå med integrasjons- og akseptansetest av IKT-løsningen, som del av felles produksjonssettingsprosess, i produksjonslike testmiljøer Krav til IKT-løsningens driftbarhet og tilgjengelighet reguleres gjennom inngått tjenesteavtale mellom Interregional Systemeiergruppe (utøves av Interregionalt ) og Interregional Tjenesteleverandør. Krav beskrevet i tjenesteavtalen angir rammebetingelser for drifts- og vedlikeholdsavtaler inngått mellom Interregional Tjenesteleverandør og Drifts- og Løsningsleverandør(er) * Juridisk avtalepart på RHF nivå. Samarbeidsavtale mellom RHF **Organiseres og bemannes regionalt RHF () Leverandører (Kan inkludere de regionale IKT driftsleverandørene) 18

19 Tjenestespekter* og ansvarsområder ved drift og forvaltning av interregionale ikt-løsninger Fordeling av drifts- og forvaltningsansvar kan fordeles gradert. Interregional drifts- og forvaltningsmodell støtter rollen der «helse» opptrer som tjenesteleverandør. Modellen tar ikke høyde for at «helse» skal ha ansvar utover dette Begrep Definisjon Systemeier Begrenset integrasjonsansvar Teknisk leverandør Applikasjons -leverandør Teknisk tjenesteleverandør Tjenesteleverandør Funksjonell leverandør Systemeiergruppe Total leverandør Systemeier Funksjonell forvaltning Rolle som er premissgiver og skal påse at utforming av systemeiers del av IKT-porteføljen/IKT-løsningen skjer i henhold til strategier og handlingsplaner for helse og krav fra eksterne interessenter. Endringer i funksjonalitet. Dette inneholder blant annet konfigurasjonsendringer, enkelt systemoppsett, organisasjonsoppsett, brukerrolleendringer, maler, rapporter, m.m Funksjonell forvaltning Applikasjonsforvaltning Applikasjonsdrift Teknisk forvaltning Driftsleverandør(er) (Arbeidsflate, integrasjoner m.m) og Løsningsleverandør(er) (Avtaler om drift og forvaltning (SLA)) Applikasjons -forvaltning Applikasjons -drift Teknisk forvaltning Vedlikeholde en forvaltningsplan for applikasjonen, samt holde dialog med kunden og leverandøren rundt endringsønsker og endringer i funksjonalitet Tilgjengeliggjøring av programvare for sluttbrukere med tilhørende overvåking, kapasitetsplanlegging, proaktiv drift, vedlikehold, patching og oppgradering av applikasjonen Vedlikehold av forvaltningsplan knyttet til de tekniske tjenestene, herunder behov for modernisering og kapasitetsendringer Basis drift Basisdrift Vedlikehold og patching av det tekniske utstyret og teknisk programvare (nettverk, datasenter, servere overvåking, databaser, OS, lisenser m.m uten noen form for forretningslogikk) * Basert på tilnærming utarbeidet av Helse Nord IKT FAKT-programmet, se lysbilde 33 19

20 Vedlegg: Begreper og definisjoner for interregional drifts- og forvaltningsmodell 20

21 Begreper og definisjoner for interregional drifts- og forvaltningsmodell Begrep Definisjon Begrep Definisjon Applikasjonsdrift Applikasjonsforvaltning*** Tilgjengeliggjøring av programvare for sluttbrukere med tilhørende overvåking, kapasitetsplanlegging, proaktiv drift, vedlikehold, patching og oppgradering av applikasjonen Vedlikeholde en forvaltningsplan for applikasjonen, samt holde dialog med kunden og leverandøren rundt endringsønsker og endringer i funksjonalitet Drift Summen av alle styrings- og arbeidsprosesser som er nødvendige for å sikre brukerne tilgang til et IKT-system med avtalt kvalitet. Det være seg basis drift (nettverk, datasenter, servere overvåking, databaser, OS, lisenser m.m uten noen form for forretningslogikk), samt applikasjonsdrift (tilgjengeliggjøring av programvare for sluttbrukere med tilhørende overvåking, kapasitetsplanlegging, proaktiv drift, vedlikehold, patching og oppgradering av applikasjonen) Arbeidsflateleverandør Leverandør av den aktuelle arbeidsflaten applikasjonen tilgjengeliggjøres i. Driftsansvarlig* Rolle hos leverandøren som er ansvarlig for driften, og i mange tilfeller også vedlikeholdet, av infrastruktur og applikasjoner/løsninger Basis drift Vedlikehold og patching av det tekniske utstyret og teknisk programvare (nettverk, datasenter, servere overvåking, databaser, OS, lisenser m.m uten noen form for forretningslogikk) Driftsleverandør En eller flere aktører som i sum håndterer den tekniske leveransekjede som en IKT-løsning (applikasjon(er)) består av. Besitter ekspertkompetanse om teknisk drift av IKT-løsningen. Driftsleverandøren utfører utvikling- og vedlikeholdsarbeid på den tekniske infrastrukturen IKT-løsningen kjører på. (Basis drift og Teknisk forvaltning) Betjeningsmodell Beskrivelse av henvendelsesmønsteret fra brukeren og hvordan disse henvendelsene betjenes hos leverandør(er). Endringsråd («Change Advisory Board»)** En gruppe som gir endringsansvarlig råd ved vurdering, prioritering og tidfesting av endringer. CAB kan utgjøres av relevante representanter fra alle områder hos IT-tjenesteleverandøren, virksomhet og tredjepart, som for eksempel leverandører. * «IKT begreper i Politiet» ( ** ITIL Terminologiliste, Norwegian translation Version 2.0 mars 2012 *** Helse Nord 21

22 Begreper og definisjoner for interregional drifts- og forvaltningsmodell Begrep Definisjon Begrep Definisjon Funksjonell Forvaltning Forvaltning Leveransekjede** Integrasjonsleverandør Interregional IKT-løsning* IKT-system* Endringer i funksjonalitet. Dette inneholder konfigurasjonsendringer, enkelt systemoppsett, organisasjonsoppsett, brukerrolleendringer, maler, rapporter, m.m Summen av alle styrings- og arbeidsprosesser som er nødvendige for å opprettholde krav til kvalitet i en IKT-tjeneste (IKT-løsning, metode, prosess etc) over tid. Forvaltning kan deles inn i Funksjonell forvaltning, Applikasjonsforvaltning og Teknisk forvaltning. Se også Systemforvaltning Leverandør av integrasjonstjenester i den aktuelle leveransekjeden To eller flere Regionale Helseforetak (RHF) i Spesialisthelsetjenesten Ett eller flere tekniske IKT-system som til sammen støtter virksomheten En enkeltstående applikasjon eller en applikasjon med flere integrasjoner inkludert tilhørende infrastruktur. Et IKT-system behandler, lagrer og overfører data og kan sees på som den tekniske delen av en IKT-løsning. Interregionale IKT-systemer IKT-tjeneste* Interregional Tjenesteleverandør Porteføljen av kliniske systemer, administrative systemer, og felleskomponenter, som enten er installert, eller det er planlagt installert, i flere helseforetak i interregional regi. I tillegg kommer tilstøtende systemer med stor grad av grensesnitt mot de regionale systemene En IKT-tjeneste er en IKT-løsning inkludert tilhørende drift og forvaltning av løsningen. En IKT-tjeneste er basert på informasjonsteknologi og støtter fagsidens arbeidsprosesser. Tjenesten inneholder personellressurser, produksjonsprosesser, teknologi, samt drift og forvaltning av tjenesten. Koordinerende enhet som har ansvaret for oppfølging og koordinering av alle Driftsleverandør(er) (arbeidsflate, integrasjon m.m) og Løsningsleverandør(er) i leveransekjeden IKT-systemet inngår som en del av. Tjenesteleverandørfunksjonen består gjerne også av tjenesteansvarlig og/eller driftsansvarlig fra leverandøren(e) knyttet til det enkelte interregionale IKT-system, og fungerer som Interregionalt s kontaktpunkt for operativ drift og forvaltning av det interregionale IKT-systemet. Aktiviteter i en verdikjede utført av leverandørene. En leverandørkjede omfatter ofte flere leverandører der hver enkelt leverandør bidrar til produktets eller tjenestens verdi. * «IKT begreper i Politiet» ( ** ITIL Terminologiliste, Norwegian translation Version 2.0 mars

23 Begreper og definisjoner for interregional drifts- og forvaltningsmodell Begrep Definisjon Begrep Definisjon Løsningsleverandør En eller flere aktører som i sum leverer den IKT-løsningen som understøtter aktuelle arbeidsprosess Teknisk forvaltning*** Vedlikehold av forvaltningsplan knyttet til de tekniske tjenestene, herunder behov for modernisering og kapasitetsendringer Systemeier* Systemforvaltning* Rolle som er premissgiver og skal påse at utforming av systemeiers del av IKT-porteføljen/IKT-system skjer i henhold til strategier og handlingsplaner for helse og krav fra eksterne interessenter. Systemforvaltning utøves fra et IKT-system overføres til IKT-drift og linjeorganisasjonen for ordinær produksjon. Gjennomføres for å bevare eller forbedre et IKT-system. Det skilles ofte mellom applikasjonsforvaltning og applikasjonsdrift. Tjenesteansvarlig** En leder som er ansvarlig for å styre livssyklusen til en eller flere IKTtjenester fra begynnelse til slutt. Betegnelsen brukes også med betydningen av enhver leder innad hos IKT-tjenesteleverandøren. Service Manager brukes ofte når en refererer til en ansvarlig for forretningsforbindelser, prosessansvarlig, regnskapsansvarlig eller en senior leder med det overordnede ansvaret for IKT-tjenester. Systemforvalter* Ansvarlig for vedlikehold og nødvendige arbeidsoppgaver for å opprettholde tjenestekvaliteten som er spesifisert for IT-systemet. Har ansvaret for å utføre, koordinere og kvalitetssikre bestillinger og behov fra systemeier og tjenesteeier. Utarbeider årlige forvaltningsplaner inkludert budsjett. Foreslår endringskø og produktkø overfor Systemeier i samråd med Produktleder eller Tjenesteansvarlig. Systemforvalter besitter ofte den tekniske kompetansen som utfyller fagkompetansen til tjenesteeier og systemeier (Funksjonell forvaltning) Tjenesteeier** Tjenesteleverandør** En rolle som står til ansvar for leveransen av en bestemt IT-tjeneste En organisasjon som tilfører tjenester til en eller fler interne eller eksterne kunder. Tjenesteleverandør brukes ofte som kortform for IKT-tjenesteleverandør * «IKT begreper i Politiet» ( ** ITIL Terminologiliste, Norwegian translation Version 2.0 mars 2012 *** Helse Nord 23

24 Vedlegg: Rollebeskrivelser for Interregional Drift- og Forvaltningsmodell 24

25 Mandat Interregionalt Drifts- og Forvaltningsstyre A Rapporteringslinje <Avklares som del av operasjonalisering> B Ansvar og myndighet Interregionalt Drifts- og Forvaltningsstyre vil få delegert overordnet beslutningsmyndighet i drifts- og forvaltningsspørsmål fra <under avklaring> og vil fungere som styre for drift og forvaltning av interregionale IKT-løsninger Fungere som eskaleringspunkt for Interregional(e) Systemeiergruppe(r) ved vurderinger rundt endringer og strategisk retning og veivalg knyttet til IKT-løsning(er) Utforme og godkjenne mandat til Interregional Systemeiergruppe(r) Følge opp Interregional Systemeiergruppe(r) Rapportere periodisk til oppdragsgiver C Bemanning og sammensetning Bestå av representativ og kompetansemessig tilfredsstillende representasjon fra helseregion(er) som benytter og/eller er interessent av den interregionale IKT-løsningen Leder utnevnes av <avklares som del av operasjonalisering> D Sentrale grensesnitt Interregional Systemeiergruppe fungerer som sekretariat og saksforberedende organ for relevante saker til som skal behandles i Interregionalt Drifts- og Forvaltningsstyre Interregionalt Drifts- og Forvaltningsstyre avstemmer faglige aktiviteter mot relevante fora i sektoren E Møtefrekvens TBD 25

26 Mandat Interregional Systemeiergruppe A B C D E Rapporteringslinje Ansvar og myndighet Bemanning og sammensetning Sentrale grensesnitt Møtefrekvens Medlemmene rapporterer stillingsmessig til sine respektive Regionale Helseforetak Interregionalt drifts- og forvaltningsstyre er eskaleringspunkt for temaer knyttet til drift og forvaltning av interregionale IKT-løsninger for faglig og prosessrelatert forvaltning av interregionale IKT-løsninger, og skal sikre at løsningen til enhver tid understøtter relevante arbeidsprosesser og bidrar til nødvendig prosessforbedring for gevinstrealisering for å sikre at prosess rundt prioriteringer av endringsbehov fasiliteres, og at investeringer og andre strategiske valg for IKT-løsningen er ivaretatt for at alle endringer av IKT-løsning er i tråd med vedtatt IKT-strategi og teknisk og funksjonell målarkitektur for drifts- og vedlikeholdsavtale(r) og strategisk dialog med leverandørene for at drifts og forvaltningsplaner utarbeides i samarbeid med interessentene på en konstruktiv måte, som sikrer stabil drift og forvaltning av IKT-løsningen, og forutsigbarhet hos Interregional Tjenesteleverandør for å følge opp Interregionalt og dets oppdrag Skal sørge for å være koordinert mot relevante interregionale og nasjonale initiativer og relevante fora i sektoren Fungere som sekretariat og saksforberedende organ for relevante saker som skal behandles i Interregionalt Drifts- og Forvaltningsstyre Ett regionalt helseforetak vil bli gitt i oppdrag å etablere Interregional Systemeiergruppe i henhold til mandat fra Interregionalt Drifts- og Forvaltningsstyre, og er hovedansvarlig for å bemanne dette med tilfredsstillende kompetanse for å løse oppdraget. Interregional Systemeiergruppe skal bestå av representativ og kompetansemessig tilfredsstillende representasjon fra helseregion(er) som benytter og/eller er interessent av den interregionale IKT-løsningen. Drifts- og løsningsleverandør(er) deltar ved behov og på sak. Interregionalt Drifts- og Forvaltningsstyre: Interregional Systemeiergruppe fungerer som sekretariat og saksforberedende organ for relevante saker til som skal behandles i Interregionalt Drifts- og Forvaltningsstyre. Interregionalt : Operasjonell gruppe for forvaltning av interregional løsning; fungerer i praksis som sekretariat for Interregional Systemeiergruppe. Driftsleverandør(er) (inkludert arbeidsflate, Integrasjoner m.m) og Løsningsleverandør(er): Interregional Systemeiergruppe er hovedansvarlig for den strategiske dialogen mot Driftsleverandør(er) (inkludert arbeidsflate, Integrasjoner m.m) og Løsningsleverandør(er). TBD 26

27 Mandat Interregionalt A B C D E Rapporteringslinje Ansvar og myndighet Bemanning og sammensetning Sentrale grensesnitt Møtefrekvens Rapporterer til Interregional Systemeiergruppe Fungere som sekretariat og saksforberedende organ for relevante saker som skal behandles i Interregional Systemeiergruppe Utøvende rolle for å utvikle og dele god praksis med hensyn til bruk av systemene, herunder ivareta og foreslå endringer i arbeidsprosesser, samt utarbeide beskrivelser for rutiner, prosedyrer og opplæringsmateriell Utøvende rolle for å sikre interregionalt synkroniserte vedlikeholdsplaner og bidra til å etablere en felles masterplan for aktiviteter for aktuell IKTløsning i samspill med RHFene og Interregional Tjenesteleverandør Utøve strategisk dialog med Driftsleverandører (inkludert arbeidsflate, integrasjoner m.m) og Løsningsleverandører på vegne av Interregional Systemeiergruppe Utarbeide målbilde og plan for videreutvikling av IKT-løsning, herunder foreslå prioritering av endringsønsker som understøtter IKT-strategi og målarkitektur Beslutte og sikre prioritet for eskalert feilhåndtering og feilretting innenfor avtalte finansielle rammer og mandat Utøvende rolle for å sikre oversikt og innsikt i gjeldende markedstrender Utøvende rolle for å sikre at IKT-løsningen understøtter vedtatte strategier innenfor fagfeltet Utøvende rolle for å være koordinert mot relevante nasjonale initiativ Ett regionalt helseforetak vil bli gitt i oppdrag å etablere Interregionalt i henhold til mandat fra Interregional Systemeiergruppe, og er hovedansvarlig for å bemanne forvaltningsrådet med tilfredsstillende klinisk, teknisk og merkantil kompetanse. Interregionalt et skal bestå av representativ og kompetansemessig tilfredsstillende representasjon fra helseregion(er) som benytter og/eller er interessent av den interregionale IKT-løsningen. Drifts- og løsningsleverandør(er) deltar ved behov og på sak. Interregionalt skal måles på definerte KPIer definert i mandatet. Interregional Systemeiergruppe: Interregional rapporterer til og utarbeider beslutningsunderlag til Interregional Systemeiergruppe. Interregional Tjenesteleverandør: Interregionalt utøver forvaltning av avtale (SLA) mot Interregional Tjenesteleverandør på vegne av Interregional Systemeiergruppe. Interregional Tjenesteleverandør er videre kontaktpunkt mot leverandørene for operative, driftsrelaterte områder. Driftsleverandør(er) (inkludert arbeidsflate, Integrasjoner m.m) og Løsningsleverandør(er): Interregionalt utøver strategisk dialog rundt drifts- og vedlikeholdsavtale(r) med leverandørene på vegne av Interregional Systemeiergruppe. Relevante fagfora som Fagforum Arkitektur (NIKT FA), Fagforum for Porteføljestyring m.fl. TBD 27

28 Mandat Interregional Tjenesteleverandør A Rapporteringslinje Rapporterer til Interregionalt ihht avtaler B Ansvar og myndighet Interregional Tjenesteleverandør skal ha en tjenesteansvarlig for drifts- og forvaltningstjenestene knyttet til den (enkelte) interregionale IKTløsning(en). for at alle drifts- og forvaltningsrelaterte endringsønsker og feil blir registrert, og sikre at alle prioriterte tiltak blir gjennomført i henhold til definerte prosesser for feil- og endringshåndtering for koordinering av alle Driftsleverandør(er) (inkludert arbeidsflate, Integrasjoner m.m) og Løsningsleverandør(er) i den tekniske leveransekjeden ved behov Utøvende rolle for å sikre at interregional standardisering blir ivaretatt i IKT-løsningens tekniske leveransekjede. Rapportere til Interregionalt på avtaleregulerte KPI/SLA Utøver operativ leverandørstyring og operativ avtalehåndtering Utøver den operative dialogen med leverandører C Bemanning og sammensetning Bemannes hovedsakelig som en del av linjeorganisasjonen til Interregional Tjenesteleverandør og ved behov fra Driftsleverandør(er) (inkludert arbeidsflate, integrasjoner m.m) og Løsningsleverandør(er) D Sentrale grensesnitt Tett samspill med Interregionalt og Interregional Systemeiergruppe for å utarbeide omforente planer for feil- og endringshåndteringer samt langsiktige planer for den aktuelle løsningen Grensesnitt mot de eksisterende IKT funksjonene i RHFene E Møtefrekvens N/A 28

29 Vedlegg: Helse Midt-Norge Mapping av Overordnet styringsstruktur for regional forvaltning Overordnet Regionalt VS Interregionalt perspektiv 29

30 Leverandør RHF/HF Strategisk dialog («Strategisk endring») Avtale (SLA) Interregionalt Mapping av Overordnet styringsstruktur for regional forvaltning Overordnet Regionalt VS Interregionalt perspektiv Adm.dir RHF Systemeierforum/gruppe Systemeier HF Systemeier HF Systemeier HF 1 Regional Koordinator 2 3 «Strategisk endring» Driftsavtale(r)* Interregionalt Drifts- og Forvaltningsstyre Interregional Systemeiergruppe 1 2 Vedlikeholdsavtale(r)* Regionalt Brukerforum HF Bruker HF Bruker HEMIT HEMIT Interregionalt Adm.Dir RHF/HF i Helse Midt-Norge modellen tilsvarer «Interregionalt Drifts- og Forvaltningsstyre». 2. Oppgaver som er tillagt «Interregional Systemeiergruppe» er lagt til «Systemeier HF» og «Systemeierforum» 3. «Regional Koordinator» tilsvarer oppgavemessig «Interregionalt» fra et HF perspektiv, gjennom koordinering og bindeledd for Regionalt Systemeierforum, brukere og Hemit. 4. /5 Helse Midt-Norges «Regionalt Brukerforum» er sammen med «HF Brukerrepresentant» den mer operative enheten i forvaltningsmodellen og tilsvarer «Interregionalt» 6. HEMIT utfører oppgaver som er lagt til «Interregional Tjenesteleverandør» i et regionalt perspektiv. I Hemit er det definert en rolle somtjenesteansvarlig som er RHF/HFs kontaktpunkt for operativ forvaltning og operasjonelt ansvarlig for underleverandører «Daglig drift» Operativ Dialog («Daglig drift») Interregional Tjenesteleverandør Driftsleverandør(er) (Arbeidsflate, integrasjoner m.m) Operasjonelt ansvarlig Drifts- og vedlikeholdsavtale(r) 6 5 Løsningsleverandør(er) 6 Operativ Dialog («Daglig drift») Strategisk dialog («Strategisk endring») 30

31 Helse Nord Mapping av Overordnet styringsstruktur for regional forvaltning Overordnet Regionalt VS Interregionalt perspektiv 31

32 Formål mappet mot oppgaver til «Senter for funksjonell forvaltning av kliniske IKTsystemer» i Helse Nord Drifts- og forvaltningsmodell for fellesanskaffede, interregionale IKT- løsninger skal generelt: sikre at interregionale IKT-løsninger understøtter kvalitet og sikkerhet i pasientbehandling, samt de regionale foretakenes øvrige behov, på en best mulig måte sikre at arbeidsprosesser, rutiner, prosedyrer og opplæringsmateriell for bruk av de interregionale IKT-løsninger, forvaltes og videreutvikles i takt med utvikling av IKTløsninger. Dette inkluderer grunndata og kodeverk som håndteres i IKT-løsningene sikre at funksjonaliteten i hvert enkel IKT-løsning blir forbedret og optimalisert sikre at bruken av hver enkel IKT-løsning optimaliseres, herunder ibruktakelse av nye versjoner interregionalt sikre en enhetlig og helhetlig utøvelse og tilnærming til interregional forvaltning sikre og understøtte etablering og etterlevelse av interregionale standarder sikre profesjonell og enhetlig samhandling med leverandører og andre interessenter sikre at feil som blir oppdaget i IKT-løsningene håndteres effektivt og likt på tvers av helseregionene Drifts- og forvaltningsmodell for felles anskaffede interregionale IKT-løsninger skal presist tydeliggjøre roller knyttet til beslutningsmyndighet og beslutningsprosesser: mellom de aktuelle regionale IKT-systemene som i sum utgjør den tekniske leveransekjeden for IKT-løsningen og innenfor en frittstående interregionalt IKTløsning med hensyn til prioritering av endringer og feil i IKT-løsningen («Change» og «Run») 32

33 Leverandør RHF/HF Strategisk dialog («Strategisk endring») Avtale (SLA) Interregionalt Mapping av Sentral Forvaltningsmodell Helse Nord Overordnet Regionalt VS Interregionalt perspektiv «Strategisk endring» Driftsavtale(r)* Interregionalt Drifts- og Forvaltningsstyre Interregional Systemeiergruppe 2 Vedlikeholdsavtale(r)* Interregionalt Adm.Dir RHF i Helse Nord modellen tilsvarer «Interregionalt Drifts- og Forvaltningsstyre» 2. Helse Nords «Systemforvaltningsforum» tilsvarer «Interregional Systemeiergruppe»? 3. Helse Nords er den operative enheten i forvaltningsmodellen og tilsvarer «Interregionalt», med delegerte forvaltningsoppgaver fra nivået over 4. HNIKT tilsvarer «Interregional Tjenesteleverandør». Rollen vil koordinere leverandørene (Drift og Løsning) gjennom Merkantil og Teknisk forvaltning «Daglig drift» Operativ Dialog («Daglig drift») Interregional Tjenesteleverandør Driftsleverandør(er) (Arbeidsflate, integrasjoner m.m) Operasjonelt ansvarlig Drifts- og vedlikeholdsavtale(r) Løsningsleverandør(er) Operativ Dialog («Daglig drift») Strategisk dialog («Strategisk endring») 33

34 Leverandør Overordnet styringsstruktur for drift av interregionale IKT-løsninger i spesialisthelsetjenesten - Betjeningsmodell for brukerstøtte Inngangskanal Løsningsleverandør(er) Driftsleverandør(er) Operativ Dialog («Daglig drift») Regional* Brukerstøtte 1-Linje Driftsavtale(r) Operasjonelt ansvarlig Driftsavtale(r) Interregional Systemeiergruppe Interregionalt Interregional Tjenesteleverandør Vedlikeholdsavtale(r) Operativ Dialog Operasjonelt ansvarlig («Daglig drift») Vedlikeholdsavtale(r) Interregional Tjenesteleverandør 2/X-linje Leverandører Driftsleverandør(er) (Arbeidsflate, integrasjoner m.m) Løsningsleverandør(er) Prinsipper for betjeningsmodell for brukerstøtte Brukerne av interregionale IKT-løsninger skal ha 1.-linje brukerstøtte hos leverandør av den aktuelle arbeidsflaten/plattformen. Interregionale IKT-løsninger har en koordinert, «Single-point-of-contact» (2/X-linje) brukerstøtte gjennom «Interregional Tjenesteleverandør», med ansvar for koordinering på tvers av alle «Drifts-» og «Løsningsleverandør(er)» i den tekniske leveransekjeden Melding om funksjonelle og tekniske avvik sendes til «Interregional Tjenesteleverandør» og koordineres ved behov mot driftsleverandør(er) (arbeidsflate, integrasjoner m.m) og løsningsleverandør(er) Eksemplifisert betjeningskanal for brukerstøtte for interregionale IKT-løsninger * I prinsippet de regionale IKT driftsleverandørene RHF () Leverandører (Kan inkludere de regionale IKT driftsleverandørene) 34

35 Illustrativt eksempel over tjenestespekter utarbeidet av FAKT-programmet, Helse Nord 35

36 Vedlegg: Helse Vest Eksempel ansvarsmatrise drift og forvaltning av Agfa RIS/PACS/PACSweb løsning 36

37 Eksempel ansvarsmatrise drift og forvaltning av RIS/PACS løsning Kilde (Intern Helse Vest IKT nettside): PACS%20oppgradering%20Helse%20Bergen/Aktivitetskart%20RIS%20%20PACS.xls 37

38 Vedlegg: Helse Sør-Øst Mapping av Overordnet styringsstruktur for regional forvaltning Overordnet Regionalt VS Interregionalt perspektiv 38

39 Leverandør RHF/HF Strategisk dialog («Strategisk endring») Avtale (SLA) Interregionalt Mapping av Overordnet styringsstruktur for regional forvaltning Overordnet Regionalt VS Interregionalt perspektiv 1 Interregionalt Drifts- og Forvaltningsstyre 1 2 «Strategisk endring» Driftsavtale(r)* Interregional Systemeiergruppe 2 Vedlikeholdsavtale(r)* Interregionalt Adm.Dir RHF i Helse Sør-Øst modellen tilsvarer «Interregionalt Drifts- og Forvaltningsstyre» 2. Helse Sør-Østs «Avdeling Teknologi og ehelse» tilsvarer «Interregional Systemeiergruppe» 3. / 4. Helse Sør-Østs «Regionalt Senter for kliniske løsninger» og «Seksjon for adm.løsninger og felleskomponenter» er sammen med «Fagnettverk» de operative enheten i forvaltningsmodellen og tilsvarer «Interregionalt», med delegerte forvaltningsoppgaver fra nivået over, SAMMEN med på RHF/HF nivå 5. Sykehuspartner tilsvarer «Interregional Tjenesteleverandør». Rollen vil koordinere drifts- og løsningsleverandørene gjennom regionale tjenesteansvarlige «Daglig drift» Operativ Dialog («Daglig drift») Interregional Tjenesteleverandør Driftsleverandør(er) (Arbeidsflate, integrasjoner m.m) Operasjonelt ansvarlig Drifts- og vedlikeholdsavtale(r) 5 Løsningsleverandør(er) Operativ Dialog («Daglig drift») Strategisk dialog («Strategisk endring») 39

40 Helse Sør-Øst «Partus» skisse over integrasjoner Interregionale IKT-løsninger vil kunne ha særdeles komplekse tekniske leveransekjeder. Rollen som Interregional Tjenesteleverandør krever oversikt, innsikt og kjennskap til verdikjedene på tvers av de regionene IKT-løsningen har grensesnitt mot. Eksempelet under er fra Helse Sør-Øst «Partus»-applikasjon Skisse over dataflyt Forklaring til dataflyt Gule sirkler tilhører Partus-tjenesten Rosa sirkler er tilstøtende sykehussystemer Blå sirkel er integrasjonstjenester Grå sirkler er systemer utenfor sykehus 40

41 Vedlegg: Mapping av Overordnet styringsstruktur for MEDUSA 41

42 Leverandør RHF/HF Strategisk dialog («Strategisk endring») Avtale (SLA) Interregionalt Overordnet styringsstruktur for interregional forvaltning i spesialisthelsetjenesten MEDUSA eksempel 1 Interregionalt Drifts- og Forvaltningsstyre 2 4 «Strategisk endring» Driftsavtale(r)* 1 Interregional Systemeiergruppe Vedlikeholdsavtale(r)* 3 2 Interregionalt 1. MEDUSAs «Systemeierstyre» tilsvarer «Interregional Systemeiergruppe» i den generiske modellen og innehar det juridiske og økonomiske hovedansvaret for IKT-løsningen. MEDUSA modellen er ikke satt opp med en eskaleringsmulighet slik det er skissert i den generiske modellen ved den «Interregional Styrefunksjon» 2. MEDUSA er den operative enheten i forvaltningsmodellen og tilsvarer «Interregionalt», med delegerte forvaltningsoppgaver fra nivået over ( MEDUSA «Systemeierstyre» / «Interregional Systemeiergruppe» 3. «Regional/Lokal systemeier» i MEDUSA modellen tilsvarer RHF/HF nivået i den generiske modellen. Den generiske modellen tar også høyde for en eventuell forskjell i regional organisering på regionalt eller HF nivå 4. I begge modellene er det den operative enheten som har den utøvende kontakten med System/Løsnings- og Driftsleverandør(er) for forvaltningsrelaterte oppgaver 3 «Daglig drift» 4 Operativ Dialog («Daglig drift») Interregional Tjenesteleverandør Driftsleverandør(er) (Arbeidsflate, integrasjoner m.m) Operasjonelt ansvarlig Drifts- og vedlikeholdsavtale(r) Løsningsleverandør(er) Operativ Dialog («Daglig drift») Strategisk dialog («Strategisk endring») 42

43 Leverandør RHF/HF Strategisk dialog («Strategisk endring») Avtale (SLA) Interregionalt Overordnet styringsstruktur for interregional drift i spesialisthelsetjenesten MEDUSA eksempel Interregionalt Drifts- og Forvaltningsstyre «Strategisk endring» Driftsavtale(r)* 1 4 Interregional Systemeiergruppe Vedlikeholdsavtale(r)* Interregionalt 1. I et driftsperspektiv fungerer MEDUSA i stor grad som «Interregionalt» i den generiske modellen 2. MEDUSA modellen har ikke «Drifts- og Forvaltningskoordinator» rollen som er definert i den generiske modellen. En rekke av driftsoppgavene som er definert for «et» i MEDUSA modellen vil være naturlig å legge til «Interregional Tjenesteleverandør» rollen i den generiske modellen, dette gjelder spesielt for mer tilgjengelighetskritiske IKT-løsninger der en tettere kobling mellom drifts- og løsningsleverandører vil være hensiktsmessig 3. Den generiske modellen søker å forenkle og profesjonalisere grensesnittet (SPOC) mot leverandørene for å sikre en mer effektiv, helhetlig og fokusert organisering av plattform og applikasjonsdrift. I MEDUSA modellen innehar «et» flere av oppgavene som er typisk driftsnære. Eksempelvis produksjonsrelaterte oppgaver, brukerstøtte og testmiljøer 4. For å kunne understøtte kritiske og mer komplekse IKT-løsninger legger den generiske modellen opp til en oppdeling av «Interregional Systemforvaltergruppe» og «Interregional Tjenesteleverandør» rollenes ansvarsområder «Daglig drift» Operativ Dialog («Daglig drift») Interregional Tjenesteleverandør Driftsleverandør(er) (Arbeidsflate, integrasjoner m.m) Operasjonelt ansvarlig Drifts- og vedlikeholdsavtale(r) Løsningsleverandør(er) Operativ Dialog («Daglig drift») Strategisk dialog («Strategisk endring») 43

44 Vedlegg: Mapping av Overordnet styringsstruktur for Pasientreiser 44

45 Leverandør RHF/HF Strategisk dialog («Strategisk endring») Avtale (SLA) Interregionalt Overordnet styringsstruktur for interregional forvaltning i spesialisthelsetjenesten Pasientreiser ANS eksempel Styret Pasientreiser ANS 1 Systemeier forum RHF v/ «Årlig melding» «Strategisk endring» Driftsavtale(r)* 1 Interregionalt Drifts- og Forvaltningsstyre Interregional Systemeiergruppe Vedlikeholdsavtale(r)* 2 Interregionalt Pasientreiser ANS «Systemeierforum» tilsvarer «Interregional Systemeiergruppe» i den generiske modellen og innehar det juridiske og økonomiske hovedansvaret for IKT-løsningen. Pasientreiser ANS modellen er satt opp med en eskaleringsmulighet til Styret i Pasientreiser ANS og RHF, sistnevnte gjennom «Årlig melding» 2. «Nasjonale Nettverk» er den operative enheten i forvaltningsmodellen og tilsvarer i store trekk «Interregionalt», med delegerte forvaltningsoppgaver fra nivået *Organiseres og bemannes regionalt SF: Samarbeidsforum 3 over («SF» («Samarbeidsforum») / «Interregional Systemeiergruppe») 3. «Regionale Nettverk» i Pasientreiser ANS modellen tilsvarer RHF/HF nivået i den generiske modellen. Den generiske modellen tar også høyde for en eventuell forskjell i regional organisering på regionalt eller HF nivå 4. Pasientreiser ANS modellen identifiserer «ANS» og «Systemeier» som operative parter for dialog med leverandørene ved spesifisering og bestilling av endringer. 4 «Daglig drift» Operativ Dialog («Daglig drift») Interregional Tjenesteleverandør Driftsleverandør(er) (Arbeidsflate, integrasjoner m.m) Operasjonelt ansvarlig Drifts- og vedlikeholdsavtale(r) Løsningsleverandør(er) Operativ Dialog («Daglig drift») 45 Strategisk dialog («Strategisk endring»)

46 Leverandør RHF/HF Strategisk dialog («Strategisk endring») Avtale (SLA) Interregionalt Overordnet styringsstruktur for interregional drift i spesialisthelsetjenesten Pasientreiser ANS eksempel 1 2 Systemeier «Pasientreiser ANS» Superbruker 3 Driftsleverandør(er) Løsningsleverandør(er) «Strategisk endring» Driftsavtale(r)* 1 Interregionalt Drifts- og Forvaltningsstyre Interregional Systemeiergruppe Vedlikeholdsavtale(r)* 4 Interregionalt 1. I et driftsperspektiv tilsvarer 3. Den generiske modellen søker å forenkle «Pasientreiser ANS» i stor grad som og profesjonalisere grensesnittet (SPOC) «Interregionalt» i den mot leverandørene for å sikre en mer generiske modellen. Pasientreiser ANS, effektiv, helhetlig og fokusert organisering som et felleseid selskap, har ikke direkte av plattform og applikasjonsdrift. I interregional representasjon i rollen som Pasientreiser modellen innehar systemforvalter i et driftsperspektiv «Systemeier» og «Superbruker» flere av 2. Pasientreiser ANS modellen har ikke oppgavene som er typisk driftsnære. «Interregional Tjenesteleverandør» rollen Eksempelvis produksjonsrelaterte som er definert i den generiske modellen. oppgaver, brukerstøtte og testmiljøer En rekke av koordinerings- og 4. For å kunne understøtte kritiske og mer driftsoppgavene som i dag ligger hos komplekse systemløsninger legger den «Systemeier» og «Superbruker» rollene i generiske modellen opp til en klar Pasientreiser ANS modellen vil være oppdeling av «Interregionalt naturlig å legge til «Interregional» og «Interregional Tjenesteleverandør» rollen i den Tjenesteleverandør» rollenes generiske modellen. ansvarsområder «Daglig drift» Operativ Dialog («Daglig drift») Interregional Tjenesteleverandør Driftsleverandør(er) (Arbeidsflate, integrasjoner m.m) Operasjonelt ansvarlig Drifts- og vedlikeholdsavtale(r) Løsningsleverandør(er) Operativ Dialog («Daglig drift») Strategisk dialog («Strategisk endring») 46

47 Mapping av «Overordnet skisse for styring og koordinering av e-helsestandarder og fellestjenester for elektronisk samhandling» mot «Interregional Drifts- og Forvaltningsmodell» Forvaltningsmodell%20rapport%20v.1.0%20originaldo kument.pdf 47

48 Mapping av «Overordnet skisse for styring og koordinering av e-helsestandarder og fellestjenester for elektronisk samhandling» mot «Interregional Drifts- og Forvaltningsmodell» Interregionalt Leverandør RHF/HF Strategisk dialog («Strategisk endring») Avtale (SLA) 1 Interregionalt Drifts- og Forvaltningsstyre 1 2 «Strategisk endring» Driftsavtale(r)* 2 Interregional Systemeiergruppe Vedlikeholdsavtale(r)* Interregionalt 6 5 Interregional Tjenesteleverandør 1. E-helse (myndighet) og Int Drift- og Forvaltningsstyre er på tilsvarende overordnede nivå i modellene. 2. Produktstyret innehar tilsvarende ansvarsområde som Int. Systemeiergruppe, med unntak av fokus på arbeidsprosesser og strategisk dialog med leverandører. Dette ansvaret ligger hos virksomhetene. 3. / 4. Vi forutsetter et hierarki mellom «Forvaltning» og «Koordineringsorgan». I en generisk modell vil det kunne eksistere flere «koordineringsorgan» (1-mange). 4. «Forvaltning» ivaretar oppgavene som «Interregional Tjenesteleverandør», med unntak er håndtering av systemleverandør og avtaler. Dette ansvaret ligger hos virksomhetene. 5. Gitt at Norsk Helsenett har en rolle som Drifts- og Løsningsleverandør, tilsvarer «Forvaltning» og «Systemleverandør» leverandørrollene i interregional modell «Daglig drift» Operativ Dialog («Daglig drift») Driftsleverandør(er) (Arbeidsflate, integrasjoner m.m) Operasjonelt ansvarlig Drifts- og vedlikeholdsavtale(r) 6 Løsningsleverandør(er) Operativ Dialog («Daglig drift») 6 Strategisk dialog («Strategisk endring») 48

49 Mapping til beskrivelse av Løsningsstyring og «Forholdet mellom løsningseier og nasjonal tjenesteleverandør» figur 3 i «IKT organisering i helseog omsorgssektoren» ( 49

50 Beskrivelse av forholdet mellom løsningseiere og nasjonal tjenesteleverandør Løsningsstyring skal den nasjonale tjenesteleverandøren være aktøren som har ansvar for å utvikle, integrere, forvalte og drifte nasjonale løsninger ved hjelp av egen og ekstern leveransekapasitet, og som i stor grad bestemmer hvordan dette skal gjøres innenfor rammen av nasjonale føringer. Etableringen av en nasjonal tjenesteleverandør utløser et behov for en nasjonal løsningseier (for hver nasjonale løsning). Overordnet vil løsningseier være en aktør som tar ansvar for en nasjonal løsning på vegne av sektoren og som, sammen med sektoren, bestemmer hva som skal leveres gjennom god forankring. Løsningseier skal også sørge for etablering av omforent løsningsstrategi, og følge opp leveranser og kvalitet. Løsningseieren vil være den som inngår avtale med tjenesteleverandøren og som følger opp denne. 50

51 Leverandør RHF/HF Strategisk dialog («Strategisk endring») tjenesteavtale (SLA) Operasjonell oppfølging tjenesteavtale (SLA) Interregionalt Mapping til beskrivelse av Løsningsstyring og «Forholdet mellom løsningseier og nasjonal tjenesteleverandør» «Strategisk endring» Driftsavtale(r)* Interregionalt Drifts- og Forvaltningsstyre Interregional Systemeiergruppe 1 Vedlikeholdsavtale(r)* HVA? Interregionalt 2 1. Systemeier ansvaret og oppgaver inngår i Løsningseier. Løsningsstrategi skal etableres og følges opp av Løsningseiere. Løsningseier som kontrollerer finansiering? Er Produktstyret = Løsningseier? 2. et i modellen tilsvarer Løsningseier. Skal ta ansvar for løsningen og bestemme hva som skal leveres (gjennom god forankring). Inngår avtaler med tjenesteleverandør og følger opp disse 3. Behovshaverne tilsvarer de regionale/lokale nivåene i modellen. 4. Tjenesteleverandør er tilsvarende i begge modellene. Noe ulikheter på definisjoner. utvikle, integrere, forvalte og drifte 5. Leverandørmarkedet består av Drifts- og Løsningsleverandør(er) HVORDAN? «Daglig drift» Operativ Dialog («Daglig drift») Interregional Tjenesteleverandør Driftsleverandør(er) (Arbeidsflate, integrasjoner m.m) Operasjonelt ansvarlig Drifts- og vedlikeholdsavtale(r) 3 4 Løsningsleverandør(er) Operativ Dialog («Daglig drift») 5 Strategisk dialog («Strategisk endring») 51

52 Relasjon Interregional Systemeiergruppe Interregionalt Leveranse- og leverandørstyring «Løsningsstyring» av nasjonale og interregionale tjenester/løsninger. Modellene sett i sammenheng - nåsituasjon Spesialisthelsetjenesten vil ha behov for en drift og forvaltningsmodell for interregionale tjenester/løsninger. I henhold til interregional IKT-strategi* i spesialisthelsetjenesten kan en «Interregional Tjenesteleverandør» med fordel være den samme som den «Nasjonal Tjenesteleverandøren». Oppgavene vil i all hovedsak være de samme. Leverandørmarkedet vil også kunne være det samme. De helseregionale IKT selskapene vil kunne opptre i rollen som «Driftsleverandører» på Leverandørmarkedet på linje med andre driftsleverandører. Noe begrepsavklaringer og justeringer er nødvendig for at de to modellene skal kunne sees i sammenheng Nasjonale Løsningseiere Inkludert de regionale IKT-selskapene * Viser til ordlyd i vedtatt interregional IKT-strategi. «Drift, forvaltning og videreutvikling av felles anskaffede tjenester og løsninger og fellesregionale innbyggertjenester skal fortrinnsvis og etter konkrete vurderinger, samt innenfor gjeldende regelverk, samordnes på juridiske enheter der ingen eller alle helseregionene har eierandeler» 52

53 Støtte 53

54 Avtale(SLA) Interregionalt Drifts- og Forvaltningsstyre Interregional Systemeiergruppe Interregionalt Interregional Tjenesteleverandør Driftsleverandør(er) (Arbeidsflate, integrasjoner m.m) Løsningsleverandør(er) 54