Østre Toten kommune. Bakgrunn for søknaden. Kontaktperson: André Alves. E-post:

Transkript

1 Østre Toten kommune Kontaktperson: André Alves E-post: Telefon: Bakgrunn for søknaden Fortell oss kort hvorfor akkurat deres kommune fortjener Innovasjonsprisen 2017: Overordnet tilnærming for å møte framtidens utfordringer på i Østre Toten kommune (endringer i demografien, lavere inntekter) er å være en fellesskapskommune (kommune 3.0). Dette er en ny måte å tenke kommunale tjenester på som involverer innbyggeren mer. Dette vil hjelpe oss til å legge til rette for å bli en bedre kommune å bo i. På den måten får vi til: Økt kvalitet Lavere kostnader Gode liv En viktig innsatsfaktor for å få til dette er bruk av digitalisering. Vi utforsker digitaliseringspotensialet på helt nye måter gjennom bruk av en helhetlig kommunikasjonsplattform. Vi tør å tenke annerledes og erkjenner at endringer i holdninger i samfunnet er mulig å få til med kommunikasjon. Vi kobler alle i samfunnet i én og den samme kommunikasjonsplattform og legger til rette for målrettet kommunikasjon på tvers. Vi utvikler på innbyggernes premisser og på denne måten blir det mulig å få til varige holdningsendringer. På den måten får vi til innovasjon på helt nye måter. Østre Toten kommune skaper en ny betydning av «kommunikasjon» i kommunal sammenheng. Vi gjør det til et verktøy for å få til en mer bærekraftig kommune. Dette skjer gjennom å realisere vår vedtatte strategi med å utvikle en helhetlig kommunikasjonsplattform som omfatter medarbeidere, innbyggere, politikere, brukere, pårørende og frivilligheten. Beskriv kort hvordan dere jobber systematisk med innovasjon i kommunen: Kommunen har fra før etablert porteføljestyring når det gjelder digitaliseringsarbeid. Vi har via den gjort endringer og etablert en ny praksis slik at innovasjon, brukerinvolvering, gevinstrealisering og endringsledelse etterspørres og følges opp i hvert prosjekt. Det har resultert i flere samarbeidsdrevet innovasjonsprosjekter (kommunikasjon i barnehagene, kommunikasjon i helse og omsorg, politisk innovasjon hvor vi i 2018 etablerer to midlertidige oppgaveutvalg, etc). Vi har i 2018 fått et politisk vedtak på at porteføljestyring innføres på tvers av organisasjonen. Østre Toten kommune har iverksatt et tverrfaglig lederutviklingsprogram. Utgangspunktet er at kommunal sektor står foran store omstillinger for å møte et samfunn og arbeidsliv i endring. For å kunne møte framtidens utfordringer skal overordnede mål for Østre Toten kommune bidra til en bærekraftig utvikling. Arbeidsgiverstrategien skal bygge lederskap og medarbeiderskap som støtter overordnede mål for Østre Toten kommune. Kommunens vedtatte forbedringsprogram som omfatter, sykefravær, digitalisering, kvalitetsforbedringer og innkjøp bidrar til innovasjon i seg. Å hente inn effekter på 40 millioner over en fire års periode vil stimulere til at hele organisasjonen må tenke nytt i relasjon til prosesser og kutymer. Videre organiserer vi regelmessige samlinger av prosjekteiere og

2 prosjektledere. Erfaringsutveksling, gevinstrealisering og veiledning er målene. Østre Toten kommune deltar i flere nettverk med forskjellige roller. Eks: prosjekt-, program- og porteføljestyring i regi av DIFI og KS gevinstekspertnettverk (hvor vi har lederrolle). Løsning 1: Helhetlig kommunikasjonsplattform Beskriv løsningen med to setninger: Den legger til rette for målrettet kommunikasjon på tvers av samfunnet og har som mål å oppnå holdningsendringer blant innbyggerne våre. Plattformen omfavner alle i samfunnet: politikere, administrasjon, innbyggere, frivilligheten og næringsliv. Bakgrunn Hvorfor gikk dere i gang?: 2012 og 2013 var to vanskelige år for barnehagesektoren i Østre Toten, preget av nedbemanning. Det skapte en feil forståelse blant barnehageforeldre om at barnehagene våre ikke var godt nok bemannet. Dessverre ble ikke kommunen flink nok til å kommunisere det at vi fortsatt oppfylt alle kravene i loven. I har vi iverksatt et digitaliseringsprosjekt i sektoren som skulle innføre et kommunikasjonsverktøy som skulle «åpne» barnehagene våre og gi foreldrene mer innsikt i barnehagehverdagen. Prosjektet ble en stor suksess (omdømmet vårt ble betydelig forbedret) og det skyldes tre forhold: Foreldrene har definert behovene sine (definert kravspesifikasjon) Foreldrene har definert vurderingskriteriene kommunen skulle bruke i anskaffelsesprosess Foreldrene selv vurdert tilbudene som kom inn I 2016 har et bo- og servicesenter hos oss prøvd det sammen systemet. Det resultert i et samarbeidsdrevet prosjekt hvor pårørende, ansatte, frivillige med flere har definert behovene sine og tilpasset det som fantes fra før i barnehagene etablert et system som helse- og omsorgssektoren kan benytte. Systemet er nå rullet ut til avlastningsbolig for barn og et bo- og servicesenter. I denne prosessen har vi lært at kommunikasjonsverktøyet hjalp oss å kommunisere med pårørende/brukerne på helt nye måter. Verktøyet har hjulpet oss å vise frem at kvaliteten som leveres på tjenestene våre ikke bare opprettholdes men t.o.m. forbedres. Engasjementet som ble oppnådd blant innbyggerne våre, samt involvering som ble gjort at våre politikere i løpet av disse prosessene resultert i at vi utvikler en helhetlig kommunikasjonsplattform som omfavner alle i samfunnet. Fordi en slik tilnærming/løsning ikke finnes i Norge, gikk vi for utvikling (utviklingsavtale, prosjektert til 4 år). Dette understøtter et annet vedtak om at vi blir en kommune 3.0 felleskapskommune. Hva består løsningen av - hva er nytt?: Løsningen består av forskjellige kommunikasjonsverktøy tilpasset brukernes behov (MyKid i barnehagene, Kura i helse- og omsorg, Kura blant frivillighet og lag- og foreninger osv) og som er integrert alle sammen. Dette integrasjonslaget muliggjør at alle arrangement/kalenderaktiviteter aggregeres i «Hva skjer på Toten?»-kalender, tilgjengelig på kommunens webside. Videre, muliggjør kommunikasjonsplattformen en persontilpasset, proaktiv og forutseende «Min Side», også tilgjengelig på kommunens webside. Plattformen er i seg selv en Big Data hub med APIer som legger til rette for integrasjon med alle mulige tredjeparts systemer; med det, legger vi til rette til åpen data i offentligsektor. Løsning skal også bestå (er ennå ikke utviklet) av kommunikasjonsmoduler tiltenkt politikere, administrasjon og næringsliv. Dette skal understøtte de endringene som ønskes i måten demokratiet utøves. Disse ivaretas i prosjektet «Politisk Innovasjon» som går ut på å endre måten politikere og administrasjon forholder seg til innbyggerne våre (bidrar til målet om å bli en kommune felleskapskommune).

3 Fremgangsmåte Hvordan har dere jobbet og hvem har vært involvert?: Fra i fjor finnes to pågående prosjekter: Trøkk 3.0 (innføring og videreutvikling av Kura på Fjellvoll BSS) og «Opptak i barnehagene»-prosjekt (går ut på å utvikle et proaktiv opptakssystem). Kommunikasjonsplattform har vi jobbet med siden fjor høst, men etablert som prosjekt kun i 2018 (budsjettmessig). Da har de to overnevnt prosjektene blitt gjort om delprosjekter av kommunikasjonsplattform, på lik linje med de andre allerede pågående delprosjekter: rus og psykiatri, frivillighet, hva skjer kalender og Min Side. Kommunikasjonsplattform prosjektet støtter seg på en utviklingsavtale (4 årig) med Intutor; i tillegg til leverandøren har brukere, ansatte og andre interessenter i hvert delprosjekt blitt (og blir fortsatt) involvert. Et godt eksempel på det at vi har brukerne i sentrum av vårt arbeid er det som skjedde i delprosjektet «Opptak i barnehagene»: opprinnelig hadde vi som mål å utvikle et heldigital opptakssystem. Etter brukerinvolveringen har vi fått følgende spørsmål: «Hvorfor må vi søke barnehageplass?». Dette spørsmålet snudde hele delprosjektet og nå utvikler vi et proaktiv opptakssystem som ikke trenger av foreldrene søker om barnehageplass (selv om de fortsatt tar stilling om hvilken barnehage de ønsker barnet sitt skal gå i). Det er umulig nå å si hvor mange som ble involvert. Vi involverer alle i alle mulige og aktuelle aktiviteter. Fra politikere til musikkråd, fra idrettsforbund til flere hundre frivillige, osv. Et konkret eksempel på involvering som ble gjort av de ansatte på helse- og omsorg sektor: bare i 2017, det delprosjektet Trøkk 3.0 har brukt kr til frikjøping av egne ansatte slik at de virkelig kan være tilstede og delta og påvirke arbeidet som gjøres med dem og til dem. Prosess Hvor langt har dere kommet?: Etablering av kommunikasjonsverktøy i barnehagene er fullført og i produksjon, samt etablering av kommunikasjonsverktøy på avlastningsbolig for barn og på Fjellvoll bo- og servicesenter. På Fjellvoll driver vi med å ferdigstille frivillighetsfunksjonalitet, integrert i Kura (det gjelder den type frivilligheten som utøves kun på en bestemt lokasjon, i tilfelle Fjellvoll BSS). Etter politisk- og administrasjonsprioritering, jobber vi med å utvikle frivillighetsmodul. Den er i bunn og grunn den samme frivillighetsfunksjonalitet som vi allerede har utviklet på Fjellvoll, men nå tilpasset en situasjon hvor frivilligheten utøves hvor som helst i kommunen (eks. frivilligsentral). Selv om kommunikasjonsverktøyet oppleves som frittståendemodul, er den full integrert med kommunikasjonsplattform og deler blant annet kalender funksjon. Denne er også en jobb som pågår nå og skal være ferdig til den (dagen kommunen lanserer ny hjemmeside). De tre andre delprosjekter som også pågår nå er «MinSide», utvikling av proaktiv opptakssystem og utrulling av Kura på rus og psykiatritjenesten. Verdi Hvilken verdi har løsningen skapt og hvordan er denne dokumentert?: Store verdier er blitt skapt i form av effektivitet og kvalitative opplevelser. Alt er dokumentert gjennom vårt gevinstrealiseringsarbeid i de forskjellige delprosjektene. På Fjellvoll BSS, før kommunikasjonsverktøyet, brukte de, i snitt, 10 minutter i hver telefonsamtale med én pårørende. For eksempel, siste uke mai 2017, har vi målt interaksjonen mellom Fjellvoll og pårørende og dokumentert at det ble utvekslet 114 meldinger og at i snitt tok hver 1 minutt. Så det ble brukt 114 minutter til å sende 114 beskjeder som har nådd 384 pårørende. Av disse 114 meldinger, var 8 av dem de eneste som, på gamle måte, skulle forårsake en telefonsamtale (i snitt 10 minutter). Det vil si at istedenfor 80 minutter til å nå 8 pårørende, har vi brukt 114 minutter til å nå 384 pårørende. Vi kommuniserer mer og bedre og det oppleves som trygghet, påvirkning og kvalitet. Dette skapte stor engasjement som da resulterer i at familiene stiller til disposisjon med sine ressurser (en ekte kommune felleskapskommune). Vi har dokumentert, blant andre, følgende kvalitative gevinster: Barnehagene

4 o 151 % økning i kommunikasjonskvalitet mellom skilte foreldre o 60 % økning av foresatte som er kjent med barnehagens pedagogisk arbeid o 74 % økning på foresatte som har full oversikt over barnehagehverdagen o 50 % av barnehagens ansatte tilbringer mer tid med barna Fjellvoll BSS o 53 % av de ansatte mener de har fått frigjort tid som de nå tilbringer med beboerne. Det bidrar til en opplevd bedre kvalitet o 74 % av pårørende mener de har fått større medvirkning ift sine kjære o 76,6 % av både ansatte og pårørende mener de har fått bedre oversikt over kommunikasjon Fjellvoll-pårørende Avlastningsbolig for barn o 42,86 % av pårørende opplever økt trygghet når barna er på avlastning o 42,86 % av pårørende opplever bedre kontinuitet i tjenesten o 68,18 % av både ansatte og pårørende mener de har fått bedre oversikt over kommunikasjon avlastning-pårørende I undersøkelsene våre har vi fått mange tilbakemeldinger. Eks: «Kommunikasjon- trygg, effektiv og at alle ser dialogen =effektiv og sikker kommunikasjon. Kommunikasjon via bilder, både at man kan sende hilsen og bildene brukes som kommunikasjonsverktøy i dialog mellom oss pårørende og bestemor. Enklere for barnebarn og føre en samtale m dement ved bruk av bilder I tillegg til at de kan tilføre bilder sammen med bestemor. Kura er tidsbesparende ifht kommunikasjon /beskjeder ol oss pårørende i mellom.» Sitatet illustrerer hvor aktiv hele familien ble ved bruk av Kura som kommunikasjonsverktøy, under helhetlig kommunikasjonsplattform konseptet. Spredning Er løsningen spredt internt i kommunen og/eller utover kommunegrensene (hvordan kan andre bruke det)?: Internt i organisasjonen Alle kommunale barnehager har tatt i bruk. Den første av 3 bo- og servicesentre er i produksjon, samt avlastningsbolig for barn. Vil ruller nå Kura ut til rus og psykiatritjenesten og «Hva skjer på Toten?»-kalender blir lansert den til alle i kommunen. Integrasjon av skoledelen er planlagt til etter sommer Eksternt Frem til sommeren ruller vi Kura ut til våre frivillige organisasjoner, samt lag- og foreninger. Kommunikasjonsplattform ble presentert i fjor årets ekommune konferanse. Det skrives to masteroppgaver om delprosjektet Trøkk 3.0 på Fjellvoll BSS. Andre kommuner kan bruke løsningen om de anskaffer de nødvendige lisenser. Ellers er det viktig å poengtere at det er selv reisen/involvering som gir verdi, ikke den digitale løsningen i seg selv. Hvor forankret dere arbeidet?: Kommunestyret Ordfører Rådmann Brukere/innbyggere Egen virksomhet Annen virksomhet Frivillighet Hvordan inngår løsningen som en del av kommunens innovasjonsarbeid (synliggjør strategiske grep, planer og systematikk)?: Vi har innført verdiene nytenking, kvalitet og respekt. Det var oppstarten på å løfte fram innovasjon for å møte framtidens utfordringer. Kommunen har innført porteføljestyringsmetode når det gjelder

5 digitaliseringsarbeid. Det er porteføljen som etterspør gevinstrealisering, innovasjon, brukerinvolvering og endringsledelse. Digitaliseringsporteføljen har avdekket forskjellige parallelle digitaliseringsinitiativer som gikk ut på å anskaffe «aktivitetskalendre». Disse ble stoppet og samordnet, slik at vi bedre kunne understøtte det politiske vedtaket (som i mellomtid har blitt fattet) om å bli en kommune 3.0 felleskapskommune, hvor vi som kommune skal bevege oss fra «Hva feiler det deg?» til «Hva er viktig for deg». Dette krever en utvikling som medfører både holdningsog handlingsendringer både internt i kommunen og ute blant innbyggerne. Fokus er at innbyggerne skal oppleve mestring, selvstendighet og tilhørighet. Helhetlig kommunikasjonsplattform ble digitaliseringens svar/bidrag til å få visjonen til å bli virkelighet. Kan dere beskrive noe som gikk feil (gjerne noe dere ønsket å gjøre, men som dere ikke fikk gjort, noe som havarerte eller som stoppet opp)?: Vi kan ikke si det gikk feil, men vi kan si det tok for lang tid å lande utviklingsavtale. Det har å gjøre med endringen i kulturen: vi gikk fra en feilsikker måte å kjøpe digitale løsninger på («hyllevare») til en risikofylt måte, hvor vi tar fult ansvar, men hvor denne også deles med innbyggerne og brukerne våre. Det at vi tør begynne noe vi ikke vet hvor det ender (alt avhenger av brukernes/innbyggernes innspill/behov) er en endring som krever tid. Det som nå oppleves som vanskelig (langt i fra å være feil) er å håndtere det store engasjementet som driver brukerne og innbyggerne. Potensialet er enda større enn det vi hadde sett for oss. Desto større potensial, desto mer involvering som kreves. Desto mer involvering, desto mer tid