Ledelsens gjennomgang Dato:

Transkript

1 Dag: Fredag Ledelsens gjennomgang Dato: Tid: 08:30-10:00 Rom: Brusdal NAVN: Møtt NAVN: Møtt Navn: Møt t Jessie Strand Fagervoll Elisabet S. Halvorsen Jørgen Ljoså Gunn Slemmen Lundanes Ingeborg Busch Kjell Henriksen Ingrid Årdal Sissel Pilskog Julianne Breivik Rune Frøystad Geir Sandal Wenche Muren Audun Askim

2 Saker Formål: - Kontinuerlig vurdere KS systemets egnethet - Vurdere omfang og tilstrekkelighet - Effektivitet i å tilfredsstille kravene i denne standarden - Effektivitet i å tilfredsstille ledelsens politikk og målsettinger - Vurdering av muligheter for forbedring Fokus: I ledelsens gjennomgang fokuseres det spesielt på målområder og/eller avvikshåndtering der en har, eller er i ferd med å gjennomføre endringer og forbedringer. Agenda: 1) Valg av 1-3 saker som tema for møtet. (Dette er i mange tilfeller gjort på forhånd, og sakene er merket gul farge i Saklisten) 2) Kort statusrapport over endringer og aktiviteter side forrige møte. 3) Etablere tiltak, ansvarlig og tidsfrister for aktiviteter tilknyttet valgte saker. Konklusjon: 1) For 2017 skal hovedfokus i Kvalitetsarbeidet være: 1. Risikoanalyser og beredskap for alle avdelinger 2. Delegere revisjonsansvar for prosedyrer til kapittelrevisorer for eget arbeidsområde. Implementere god praksis for revisjon av egne prosedyrer. 3. Integrasjon mellom Kvalitetshandbok og KS Systemet i Alfresco. 2) Status for aktiviteter gjennomført i 2016 ble gjennomgått. - For detaljer henvises det til tabellen nedenfor. 3) Etablere tiltak, ansvarlig og tidsfrister. Se tabell. For ansvarlige og tidsfrister henvises det til tabellen nedenfor. Kort infomasjon Nokre punkt i sakslista er merka med gult. Dette er saker som KS leiar ynskjer å ha fokus på i Kom gjerne med forslag til andre eller fleire saker med høgt fokus. SAK 1 status og endringer i politikk, mål, delmål og indikatorer. SAK 2 resultater fra tilsyn og kontroller utført av offentlige myndigheter/eksterne parter

3 SAK 3 resultater fra interne revisjoner og revisjonsplan for kommende år. Intern revisjon 2016 Tema for intern revisjon 2017: IOP Tidspunkt: innen SAK 4 resultater av vurderinger av samsvar med lovbestemte krav og egenbestemte krav SAK 5 resultater fra utførte risikoanalyser - Trygg mat på Borgund - Mattilsynet lukking av avvik. - Skal vi ha risikoanalyse og beredskap som fokusområde i 2017? SAK 6 resultater fra relevante elevundersøkelser og arbeidsmiljøundersøkelser SAK 7 henvendelser fra eksterne parter, herunder klager SAK 8 trender i registrerte uønskede hendelser, avvik, klager (trender angående årsaksforhold etc.) og andre tilbakemeldinger SAK 9 status for forebyggende og korrigerende tiltak SAK 10 meldekultur og oppfølging av registrerte uønskede hendelser SAK 11 innspill fra tilsette og andre SAK 12 oppfølgingstiltak etter ledelsens tidligere gjennomgåelser SAK 13 oppfølging av om arbeidsprosessene er effektive og tjenestene og produktene som leveres er i samsvar med lovbestemte krav og andre krav Skal vi ha Interne kapittelrevisor er som hvert år før ledelsens gjennomgang er ansvarlig for å sjekke eksisterende prosedyrer på eget område og komme med forslag til forbedringer?

4 SAK 14 anbefalinger om forbedringer og endringer som kan innvirke på system for kvalitet, HMS, informasjonssikkerhet, miljø eksempelvis som følge av rapportert status eller ønske om ny funksjonalitet / utvidet bruk. - Fokus på tilgjengelighet, integrasjon mellom Kvalitetshandbok og KS i Alfresco for lærarar. SAK 15 endrede forutsetninger, inklusive utvikling med hensyn til nye lovbestemte krav SAK 16 foretakets miljøprestasjon SAK 17 Andre saker Sak nr:5 Gunn (Geir og Torhild) skal være med som kapittelansvarlig på prosedyren Vedr. Risikoanalyse NAV har utarbeidet en veileder over moment som en bør ta med i en risikoanalyse for utfordrende atferd. (Se på i ledermøte) skal ha klar opplæringsplan for risikoanalyse innen AMU møte den Ferdig risikoanalyse på alle avdelinger. Ansvarlig:, Frist Lage prosedyre for elever som er i utlandet internasjonalisering innmelding i UD sitt utreiseregister. Ansvarlig: Julianne Breivik, Frist: 1/ Sak nr: 3 Intern revisjon 2017 tema IOP/halvårsvurdering, papirbasert revisjon. Geir, Jørgen, Julianne, spør Sissel om Elisabeth Sperre kan være med. Tidspunkt for ferdigstillelse: 21. april Merkantil skal ta ut to tilfeldige IOP, halvårsvurdering og enkeltvedtak på alle avdelinger. Sak nr:

5 Sak 14: Enighet om sitt forslag. er ansvarlig. Frist: Sak 82: Økonomitilsyn 11: Vi melder for 2016 lite avvik/forbedringsforslag Ingeborg er ansvarlig innad å følge i skolen opp forbedringsforslag. første trinn med Det må intensivering lages prosedyre i forhold i forhold til dette, til håndtering fellesmøte av inntekter. Det lages også en prosedyre i forhold til utføring av elevarbeid, tildeling av prosjekt m.m Ansvarlig:, Frist Sak 16: Gunn undersøker mulighet for å fjerne pappbeger. Kostnad ved kjøp av kopp til ansatta fra AO Lundanes