Vedlegg 2: Mandat og leveranser for administrative arbeidsgrupper A1 A9

Transkript

1 Vedlegg 2: Mandat og leveranser for administrative arbeidsgrupper A1 A9 Felles føringer for de administrative arbeidsgruppene Mandatet godkjennes av hovedprosjektleder og bygger på føringene i sak 7/18 behandlet av fellesnemnda 5.januar Arbeidet i de politiske arbeidsgruppene gir grunnlag og føringer for de administrative arbeidsgruppene. Mandatet skal gi en tydelig beskrivelse av oppdraget og prinsipper for gjennomføring av gruppens arbeid. Bakgrunn Som en del av den nasjonale reformen for nye folkevalgte regioner vedtok Stortinget at fylkeskommunene Akershus, Buskerud og Østfold skulle slås sammen til Viken fylkeskommune fra 1.januar De overordnede målsetningene med regionreformen er: Legge til rette for en positiv samfunnsutvikling i alle deler av landet Legge til rette for samordnet oppgaveløsning, samordning av sektorer og prioriteringer og for sektorovergripende initiativer i regionene Skal bidra til forenkling og tydelig ansvarsdeling innenfor samfunnsutviklingen Skal bidra til å styrking av demokratiet på regionalt nivå Administrative arbeidsgrupper Det er opprettet følgende administrative arbeidsgrupper: A1 - HRM, ansatte og tillitsvalgte A2 - Digitalisering, samhandling og innovasjon A3 - Kommunikasjon A4 - Økonomi, økonomisystem, regnskap, anskaffelser og eiendomsforvaltning A5 - Kompetanse A6 - Samferdsel A7 - Plan og styringssystemer A8 - Helhetlig virkemiddelbruk A9 Tannhelse Mål for de administrative arbeidsgruppene i hovedprosjektet Mål for de administrative arbeidsgruppene i hovedprosjektet for etablering av Viken fylkeskommune er: 1. Etablere infrastruktur og prosesser som gjør at Viken fylkeskommune er operativ fra og med Sørge for å ta ut gevinster som er enkle å realisere 3. Legge til rette for realisering av visjon og mål for Viken fylkeskommune Prioritering og frister for leveranser fra de administrative arbeidsgruppene Arbeidsgruppenes hovedleveranser er inndelt i prioritet 1 og prioritet 2. Leveranser med prioritet 1 bidrar til å oppnå hovedprosjektets mål 1 etablere infrastruktur og prosesser som gjør at Viken fylkeskommune er operativ fra og med Frist for leveransen er fastsatt på bakgrunn i når den må være ferdig for at den skal kunne benyttes av Viken fylkeskommune fra og med

2 Leveranser med prioritet 2 bidrar til å oppnå hovedprosjektets mål 2 sørge for å ta ut gevinster som er enkle å realisere, og mål 3 legge til rette for realisering av visjon og mål for Viken fylkeskommune. Frist for leveranser med prioritet 2 er fastsatt på bakgrunn av om leveransen kan leveres i prosjektperioden, eller om den må overleveres til ny organisasjon. De fleste leveranser med prioritet 2 vil ikke være ferdige pr , men videreføres i ny organisasjon og ferdigstilles etter Det forutsettes at det senest i 4. kvartal 2019 er utarbeidet en overleveringsrapport som den nye organisasjonen benytter i det videre arbeidet. Justeringer av mandat Gruppen kan fortløpende fremme forslag til endringer av sitt mandat til hovedprosjektleder som avgjør hvordan endringsbehovet håndteres, om hovedprosjektleder beslutter endring eller om endringsbehovet legges fram for arbeidsutvalg evt. fellesnemd for beslutning, i tråd med delegasjonsreglementet. Koordinering mot andre grupper Gruppen varsler andre arbeidsgrupper der man ser avhengigheter eller overlapp. Behov for større, tverrgående samlinger på tvers av fylkeskommunene, fagområdene eller arbeidsgruppene skal avklare med hovedprosjektleder. I tillegg rapporterer gruppen hovedprosjektleder gjennom etablert rapporteringsstruktur. Økonomiske rammer Gruppen organiserer arbeidet og møtearenaer i det omfang de finner hensiktsmessig, dette innenfor rammen av eksisterende fylkeskommuners økonomiske og ressursmessige rammer. Eventuelle behov for ekskursjoner og involvering av eksterne interessenter skal avklares med hovedprosjektleder. Ved behov for anskaffelser skal det avklares med hovedprosjektleder om og hvilke økonomiske rammer som gjelder. Dersom det er ressursknapphet i eksisterende fylkeskommuner for å få utført en oppgave, skal behovet og omfanget av leveransen avklares med hovedprosjektleder. Administrativ støtte Gruppen kan innhente administrativ støtte fra egen linjeorganisasjon innenfor arbeidsgruppens ordinære linjeansvar, under forutsetning av at de tre fylkeskommunene sikrer forsvarlig drift i egen organisasjon. Involvering av ansatte Der hovedavtale eller arbeidsmiljøloven forutsetter involvering av representanter for de ansatte, skal gruppen sikre tid til slik involvering. Involveringen skjer på fellesarenaer for Viken-prosjektet, i tråd med kommunikasjonsplanen. Møter Møter i arbeidsgruppene skal kalles inn med minst 7 dagers varsel. Det skal ved innkalling oppgis agenda for møtet, og sakspapirer bør sendes ut samtidig. Arbeidsgruppen er beslutningsdyktig deltakelse fra alle eksisterende fylkeskommuner er til stede. Det tilrettelegges for å delta på møtene via Skype for business. Rapportering Gruppens arbeide skal dokumenteres og lagres i de verktøy som prosjektledelsen for Viken definerer. Rapportering skjer i det omfang og hyppighet som er beskrevet i styringsdokumentet. Behov for endringer eller avvik fra avtalt leveranseplan som beskrevet i leveranseplanen, skal begrunnes med beskrivelse av hvordan det foreslås håndtert for avklaring med hovedprosjektleder. 2

3 Kjøreregler for arbeid i hovedprosjektet Viken fylkeskommune etableres for Vikens innbyggere og brukere, det skal alltid ligge til grunn. I det felles arbeidet med etableringen av Viken fylkeskommune skal vi: Fremstå samlet med et felles budskap Informere godt og bredt - internt og eksternt Levere kvalitet i alt vi gjør Overholde frister Ha respekt for hverandres tid, behov og ønsker Ta ansvar og bidra i prosessene Ha fokus på hva som samlet sett er best for Viken Ha åpne og inkluderende prosesser Fagområdene er likeverdige, uansett andel av budsjettene. Vi skal jobbe for helhetlige løsninger og tenke på tvers av fag og sektorer 3

4 MANDAT A1: HRM A1 - Oppgavebeskrivelse Arbeidet i A1 består av to hoveddeler: Gjøre omstillingen og overgangen for alle ansatte best mulig Legge til rette for og forberede en god og hensiktsmessig HR-funksjon i den nye fylkeskommunen. Arbeidsgruppens hovedmål Arbeidsgiverpolitikk handler om å utøve god ledelse i omskiftelige tider, beholde og videreutvikle kritisk kompetanse i organisasjonen, ivareta informasjonsansvar og medvirkning, videreutvikle arbeidsgiverstrategier, harmonisere lønns- og personalpolitikk, samt håndtere omorganisering, virksomhetsoverdragelser og eventuell overtallighet. Deliotte s studier av tidligere kommunesammenslåinger dokumenterer at alle disse områdene må ivaretas. I protokollen fra FNs møte 4. og 5 januar 2018 heter det bl.a.: «Det skal legges til rette for fleksible løsninger, som bidrar til at Viken fylkeskommune kan rekruttere bredt, sørge for, og sikre best mulig kompetanse på alle nivåer og alle fagområder i organisasjonen. Viken skal være en spennende arbeidsgiver som tilbyr sine ansatte gode karrieremuligheter og varierte oppgaver, og som oppleves interessant for arbeidstakere i hele regionen.» Virksomhetens mål Arbeidsgruppen skal gjennomføre oppfølging og ivaretakelse av ansatte gjennom innovative og gode digitale løsninger, selvbetjeningsløsninger, gode og effektive lederverktøy for hensiktsmessig oppfølging av ansatte. Sikre oppfølging innenfor gjeldende lov- og avtaleverk, slik at ressurser frigjøres til kjerneoppgaver både innenfor tjenesteproduksjon og utviklingsoppgavene. Effektmål A1 - HRM, skal bidra til at det skal utvikles gode og effektive tjenester for brukerne. Viken fylkeskommune skal bli en fremtidsrettet og attraktiv arbeidsgiver der innovasjon, samhandling og digitalisering vektlegges ved valg av løsninger og arbeidsprosesser for Viken fylkeskommune. Overordnende føringer Arbeidsgruppen skal legge til grunn nytenking og innovasjon i sitt arbeid. Identifisering av områder med behov for nytenking, samarbeid med den nye fylkeskommunens omgivelser og tilretteleggelse for en innovasjonskultur med forankring hos lederne og medarbeidere er sentrale stikkord for arbeidet. Involvering Arbeidsgruppen har et særskilt ansvar for å sikre medvirkning og involvering av medarbeidere i de tre eksisterende fylkeskommuner, virksomheter og foretak. 4

5 A1 - Framdriftsplan Undergruppe Resultatmål Hovedleveranse Prioritet Frist A1.5 Leder, medarbeiderog organisasjonsutvikling Utvikle felles organisasjonskultur, kommunikasjon og omdømme. Innhold i leveransen er bl.a.: lederopplæring, medarbeiderutvikling mv Q4 A1.1a A1.1b Bygge nye Viken fylkeskommune Organisering frem til samlokalisering Sikre lov- og avtaleverk ved etableringen av Viken og ved plassering av dagens ansatte i ny organisasjon. Innhold i leveransen er bl.a.: virksomhetsoverdragelse, betingelser ved overføring til viken, organisering, bemanning og innplassering, samarbeid og medvirkning, tillitsvalgtordning, samordning av personalsystemer, rydding i personalmapper Plan for lokalisering og organisering av administrasjonen med tilhørende virksomheter frem til nye kontorer er etablert 1 18 Q Q2 A1.6 Sikre lønn Sikre lønn for ansatte, politikere og oppdragstakere fra A1.2 God Det skal utarbeides reglementer, rutiner osv. personalforvaltning for god og fremtidsrettet personalforvaltning i Viken. Innhold i leveransen er bl.a.: lov og avtaleverk, reglement og rutiner, lederhåndbok, personalhåndbok, arbeidsrett, medarbeiderundersøkelser- og A1.3 Utvikle strategiområder HR samtale Utarbeide sentrale deler av arbeidsgiverpolitikken/profilen som arbeidsgiver. Innhold i leveransen er bl.a.: arbeidsgiverstrategi og profilering, verdier, etikk, lønnspolitikk, forhandlinger og særavtaler, rekrutteringsstrategi, lærlingeordning A1.4 Etablere HMS Utredning til ny ledelse. Innhold i leveransen er bl.a.: HMS, HMS-håndbok, varslingsrutine, bedriftshelsetjeneste 1 19 Q Q Q Q4 5

6 MANDAT A2: DIGITALISERING, SAMHANDLING OG INNOVASJON A2 - Oppgavebeskrivelse Arbeidet i A2 består av: 1. Etablere nødvendig grunninfrastruktur som muliggjør felles IKT- og fagsystemer 2. Etablere felles fag- og støttesystemer som understøtter effektive og enhetlige arbeidsprosesser i fagavdelingene 3. Legge til rette for at Viken fylkeskommune etter etablering gjøres i stand til å utvikle flere nye digitale tjenester til brukerne (innbyggere, kommuner, organisasjoner, næringsliv, politikere, ansatte, elever m.fl.) Arbeidsgruppens hovedmål Gruppen skal sørge for at nødvendig infrastruktur for å drifte ny organisasjon fra er på plass og fungerer. Nødvendig infrastruktur skal sikrer at Viken fylkeskommune har en samordnet digital- og IKT-løsning som gjør at alle brukergrupper (innbyggere, elever, ansatte, folkevalgte og samarbeidspartnere) opplever at de tilhører og forholder seg til den nye virksomheten. Sentrale systemer er f.eks.: arkiv, lønn, HRM, regnskap og økonomisystemer, nødvendige samhandlingsløsninger og fagsystemer. Virksomhetens mål Hovedprosjektleder skal sørge for å ha et godt beslutningsgrunnlag for å avgjøre hvilke leveranser som skal prioriteres og velges for den digitale porteføljen. Prioriteringen skal gjøres basert på fastsatte kriterier innen blant annet kritikalitet, risiko, økonomi, realisme med tanke på gjennomførbarhet, ressurser og gevinster. Dette sikrer at de mest kritiske og effektive løsningene blir prioritert. Effektmål Innføring av digitale løsninger skal bidra til kvalitative og/eller kvantitative gevinster. Gevinster skal identifiseres og sikres at realiseres i linjeorganisasjonen som regel etter at leveransen er ferdigstilt. Overordnende føringer For Viken fylkeskommune vil det være viktig å etablere en organisasjon som har evne til å jobbe innovativt allerede i etableringsprosjektet og fra oppstart i en ny fylkeskommune fra Å legge til rette for innovasjon i organisasjonen, både knyttet til digitalisering og øvrig innovasjon, vil være sentralt for å kunne tilby best mulige tjenester internt og eksternt, og i forhold til rollen som samfunnsutvikler. For at vi skal legge til rette for en bærekraftig utvikling, må vi: Etablere en kultur og evne til å kunne håndtere endringer i takt med den digitale utviklingen Stimulere til bærekraftig samfunnsutvikling og legge til rette for det grønne skiftet Bidra til næringsutvikling Utvikle best mulige og effektive tjenester Involvering For å legge til rette for en innovasjonskultur og etablere best mulige tjenester er det et mål å samarbeide på tvers i organisasjonen ved å: Involvere brukerne Smart bruk av teknologi og digitale løsninger Benytte metodikk for tjenestedesign og brukerreiser, slik at systemer understøtter de arbeidsoppgaver brukeren må gjennomføre 6

7 Arbeidsgruppen må tilrettelegge for godt samarbeid med alle de ni administrative arbeidsgruppene. Resultatmål Alle brukergrupper skal fra oppfatte at Viken fylkeskommune er en fylkeskommune Alle tjenesteområder den nye fylkeskommunen har ansvaret for skal ha startet prosesser for å digitalisere tjenestene Digitale ansatte samhandlingsplattform Digitale elever en samlet digital elevtjeneste Digitale folkevalgte politisk samhandlingsløsning Leveranser Fra skal Viken fylkeskommune ha en samordnet digital- og IKTløsning som gjør at alle brukergrupper (innbyggere, elever, ansatte, folkevalgte og samarbeidspartnere) opplever at de tilhører og forholder seg til den nye virksomheten. Det vil ikke være mulig å få enhetlige digitale- og IKT-løsninger innenfor alle områdene fra , men alle eksisterende og nye løsninger skal tilbys en felles Viken-plattform. a) Frem til skal det arbeides for å få på plass en nødvendig «grunnmur» for at alle digitale- og IKT-tjenester kan samordnes til enhetlige løsninger. b) De løsninger som etableres før og til skal være framtidsrettede og gi forutsetninger for at eksisterende og nye digitale tjenester kommer på plass årene etter c) Tjenestene som etableres for Viken fylkeskommune skal være minst like effektive og digitale som eksisterende tjenester i de tre fylkeskommunene Akershus, Buskerud og Østfold. a) Felles Viken arbeidsflate. b) Felles informasjons- og kommunikasjonskanaler. c) Ansatte skal kunne jobbe på tvers av dagens organisasjoner og fra hvor som helst d) Fremtidsrettede verktøy- og samhandlingstjenester (e-post, kalender, kontorstøtte, tale/video, telefoni etc), som understøtter organisasjonens framtidige mulighet til å oppnå en enhetlig og strukturert bruk og praksis. e) Det gis opplæring i bruk av Viken-ansattløsning. a) Felles Viken arbeidsflate. b) Felles informasjons- og kommunikasjonskanaler. c) Elever kan jobbe på tvers av dagens organisasjoner og fra hvor som helst. d) Fremtidsrettede verktøy- og samhandlingstjenester (e-post, kalender, kontorstøtte, tale/video, telefoni etc), som understøtter organisasjonens fremtidige mulighet til å oppnå en enhetlig og strukturert bruk og praksis. e) Det gis opplæring i bruk av Viken-elevløsning. a) Felles Viken arbeidsflate. b) Felles kommunikasjons- og kommunikasjonskanaler. c) Folkevalgte kan arbeid på tvers av dagens organisasjoner og fra hvor som helst. d) Fremtidsrettede verktøy- og samhandlingstjenester (e-post, kalender, kontorstøtte, tale/video, telefoni etc), som understøtter organisasjonens fremtidige mulighet til å oppnå en enhetlig og strukturert bruk og praksis. e) Felles digital løsning for politisk saksbehandling. 7

8 A2 - Framdriftsplan Undergruppe Resultatmål Hovedleveranse Prioritet Frist 2.1a Digitale Viken: Alle Viken fylkeskommune har samordnet 1 19 Q2 brukergrupper skal fra oppfatte at Viken fylkeskommune er en fylkeskommune digital- og IKT-løsning. Innhold i leveransen er bl.a.: Økonomi og HRM. 2.1b Digitale Viken: Alle brukergrupper skal fra oppfatte at Viken fylkeskommune er en fylkeskommune Viken fylkeskommune har samordnet digital- og IKT-løsning. Innhold i leveransen er bl.a.: løsninger for Viken service, webløsninger (viken, skoler og andre virksomheter), digitale skjema, ansattportal, fagsystemer for elever og 1 19 Q3 2.2a Sørge for tilstrekkelig informasjonsforvaltning 2.2b Effektiv Informasjonsforvaltning 2.3b Tilrettelegger for digitalisering av tjenester og oppgaveløsning lærere, tannhelse, og øvrige fagområder Innhold i leveransen er bl.a.: Arkiv og dokumentbehandling og etterlevelse av krav til informasjonssikkerhet og behandling av personopplysninger Tilrettelegge for utvikling av smarte arbeidsmåter som forenkler og sikrer dokumentasjonsforvaltning uavhengig av hvilket produkt som produserer dokumentasjon Legge grunnlag for videre digital utvikling. Innhold i leveransen er bl.a.: videreutvikle digitalt førstevalg for innbyggere og samarbeidspartnere, politiske samhandlingsløsninger, en samlet digital elevtjeneste, styrings- og leveransemodell for digitaliseringsporteføljen, kvalitetssystem, arkitektur 1 19 Q Q Q4 8

9 A3: MANDAT KOMMUNIKASJON Arbeidet i A3 består av: Sørge for at Viken fylkeskommune kommuniserer godt med alle sine brukere deriblant egne ansatte og med innbyggerne, både i prosjektfasen og etter Sørge for at beredskap og sikkerhet ivaretas i prosjektperioden og etablere rutiner for dette for ny organisasjon Det betyr at gruppens oppgave er å få på plass en rekke produkter, både organisatoriske og tekniske som gjør dette mulig. Arbeidsgruppens hovedmål A3 skal videre sørge for at Viken fylkeskommune får på plass strategier og verktøy som er nødvendig for å kommunisere godt med fylkeskommunens brukere. Kommunikasjonen skal bidra til at organisasjon klarer å løse sine oppgaver fra første dag. Det omfatter blant annet nettsider, ansattportal og andre løsninger som gjør at brukere enkelt finner den informasjonen de leter etter. A3 kommunikasjon har ansvar for å få på plass gode servicefunksjoner som gjør at virksomheten på en vennlig og profesjonell måte gir eksterne og interne brukere hjelp, veiledning og raske svar. Dette omfatter helhetlig servicesenter, publikumsmottak, svartjeneste og annen førstelinjetjeneste. Servicesenteret skal gi service og informasjon samt forvaltningstjenester som kan legges til førstelinjen. A3 skal også etablere intern service som kantine, møte- og konferanseservice og andre tjenester som naturlig inngår i serviceforvaltningen. Det skal utvikles gode servicetjenester og løsninger i byggene der våre ansatte jobber. A3 skal sørge for at beredskap og sikkerhet ivaretas i prosjektperioden og etablere rutiner for den nye organisasjonen. Virksomhetens mål A3 skal jobbe for at manuelle arbeidsprosesser digitaliseres, som digitale kommunikasjonskanaler, chat, chatbot (robot). Videre skal det tilbys verktøy som gjør at brukerne, ansatte, elever, innbyggere og samarbeidspartnere enkelt kan finne frem, få informasjon og bruke fylkeskommunens tjenester også utover virksomhetens åpningstider. Rutiner for beredskap skal etableres. Effektmål Kommunikasjon er alt som skjer i de mange daglige møtene mellom Viken fylkeskommune og våre innbyggere. Kommunikasjon er samhandlingen som skjer mellom våre politikere, vår administrasjon, våre ansatte, våre brukere og innbyggere. Kommunikasjon er altså et sentralt strategisk virkemiddel for å nå målene til Viken fylkeskommune. God kommunikasjon krever tydelighet, rolleavklaringer, strategisk tilnærming, god analyse, rutiner, planlegging og forankring. A3 skal lage analyser, planer, vurdere strukturer og komme med forslag til kommunikasjonsstrategier, slik at politikere og administrative ledelse tar gode avgjørelser og kommuniserer tydelig og effektivt på en måte som skaper tillit. Overordnende føringer Kommunikasjonsstrategien, som ble vedtatt i fellesnemda i februar 2018, er førende for hvordan A3 og hele vår organisasjon skal opptre i møte med våre brukere og hvordan vi skal jobbe sammen. 9

10 Åpenhet, tillit og medvirkning er sentrale begreper her. Se kommunikasjonsstrategi vedlagt styringsdokumentet. Arbeidsgruppen skal legge til grunn nytenking og innovasjon i sitt arbeid. Identifisering av områder med behov for nytenking, samarbeid med den nye fylkeskommunens omgivelser og tilretteleggelse for en innovasjonskultur med forankring hos lederne og medarbeidere er sentrale stikkord for arbeidet. I alt vi gjør setter vi brukeren i sentrum, det er brukernes behov som avgjør hvordan vi bygger opp våre tjenester og tekniske kommunikasjonsløsninger. Involvering Arbeidsgruppen har et særskilt ansvar for å tilrettelegge for tilstrekkelig og god kommunikasjon med medarbeidere i de tre eksisterende fylkeskommuner, virksomheter og foretak, med politisk ledelse og folkevalgte, og med alle eksterne brukergrupper, innbyggere, samarbeidspartnere, kommuner, næringsliv, organisasjoner. Vi viser til egen sak om kommunikasjonsplan for hovedprosjekt for etablering av Viken fylkeskommune som behandles i fellesnemda sitt møte i september Undergruppe A3.1a A3 - Framdriftsplan Resultatmål Hovedleveranse Prioritet Frist Etablert ny, felles webløsning A3.3 Etablere rutiner for beredskap A3.1b A3.2a A3.1c A3.2b Etablert ny, felles webløsning Etablert felles tjenester for Viken servicesenter Utvikle ny, felles webløsning Utviklet felles tjenester for Viken servicesenter Innhold i leveransen er bl.a.: nye nettsider/hovedportal, skolesider, øvrige nettsider Sørge for tilstrekkelige rutiner for å ivareta fylkeskommunens ansvar for sikkerhet og beredskap, etablere beredskapskommunikasjon Innhold i leveransen er bl.a.: ny ansattportal, digitale skjema, digital dokumentviser Innhold i leveransen er bl.a.: felles svartjenester, elektronisk besøksregistrering, ID-kort ansatte, tidsregistrering for ansatte, bookingsystem for bestilling til møte- konferanse og arrangementer, utleie av bygg, biler, mm, Innhold i leveransen er bl.a.: Medieovervåkning, bilde- og videoarkiv, nettstrømming og TVsendinger Innhold i leveransen er bl.a.: betalingskortløsning for parkeringsavgift, informasjonsskjermer, miljøsertifisering, system for kantine, system for renhold, konferanseløsning 1 19 Q Q Q Q Q Q3 10

11 A4: ØKONOMI, ØKONOMISYSTEM, REGNSKAP, ANSKAFFELSER OG EIENDOMSFORVALTNING A4 - Oppgavebeskrivelse Arbeidet i A2 består av: Få etablert systemer og rutiner for god økonomistyring i Viken fylkeskommune, herunder også internt helhetlig styringssystem og økonomisystem (herunder klimabudsjett) Etablere felles rutiner og oppgaveløsning for innkjøp og eiendom Utrede pensjonsleverandør fra i henhold til vedtak i Fellesnemda Arbeidsgruppens hovedmål Arbeidsgruppe A4 skal sørge for at systemer og rutiner er på plass og fungerer for å håndtere økonomistyring, fakturering, regnskapsrapportering, budsjettering, innkjøpsrutiner, eiendomsforvaltning, i tråd med lovbestemte krav og som sikrer at krav til god intern kontroll etterleves. Virksomhetens mål Arbeidsgruppen skal sørge for at Viken fylkeskommune har: Et effektivt internt styringssystem God økonomikontroll og kunnskap om ressursbruk Verdibevarende forvaltning, drift og vedlikehold av eiendommer. Effektive, kostnadsbesparende og etisk forsvarlige anskaffelser Effektmål Arbeidsgruppen skal legge grunnlag for at Viken fylkeskommune har: God intern styring med mindre ressursinnsats Godt vedlikeholdte eiendommer og effektiv planlegging og gjennomføring av byggeprosjekter. Etisk forsvarlige innkjøp hvor stordriftsfordeler utnyttes Overordnende føringer Arbeidsgruppen skal legge til grunn nytenking og innovasjon i sitt arbeid. Identifisering av områder med behov for nytenking, samarbeid med den nye fylkeskommunens omgivelser og tilretteleggelse for en innovasjonskultur med forankring hos lederne og medarbeidere er sentrale stikkord for arbeidet. Involvering Arbeidsgruppen skal involvere fagmiljøer i de tre fylkeskommunene og samhandle med øvrige arbeidsgrupper, spesielt A2 Digitalisering, samhandling og innovasjon, og A1 HRM og A7 Plan og styringssystem når arbeidsprosesser og løsninger skal etableres. Arbeidsgruppen er avhengig av å få føringer for organisering av Viken fylkeskommune, bruk av foretaksmodell, eierskap, outsourcing av tjenesteproduksjon samt grad av sentral/desentralisert oppgaveutførelse fra politisk arbeidsgruppe P2. Arbeidsgruppen er også avhengig av overordnede målformuleringer fra politisk arbeidsgruppe P1 og føringer for økonomisk delegasjonsreglement fra politisk arbeidsgruppe P4. 11

12 A4 - Framdriftsplan Undergruppe Resultatmål Hovedleveranse Prioritet Frist 4.1 Etablert Innhold i leveransen er bl.a.: Årshjul og rutiner for 1 19 Q1 økonomistyring økonomiprosesser, budsjettforslag, rutine for økonomi og målrapportering, økonomireglement, finansreglement og rutiner for finansforvaltning, bankavtale, delegasjonsreglement økonomi, budsjettmodell videregående skoler og andre virksomheter 4.2 Etablere Etablert klimabudsjett for Viken fylkeskommune 2 19 Q3 klimabudsjett 4.3 Etablert felles Innhold i leveransen er bl.a.: Utarbeide rutiner for 1 19 Q1 regnskap og kontoplan internkontroll som ikke ivaretas av økonomisystem, rutiner for alle regnskapsområder herunder faktura, hovedbok, anlegg, periodeavslutning og rapportering, kontoplan, 4.4a Etablert felles Gjennomgå eksisterende avtaler og vurdere behov 1 19 Q1 innkjøpsrutiner 4.4b Etablere felles innkjøpsrutiner 4.5 Etablert felles rutiner for eiendomsforvaltning 4.6a Etablere helhetlig styringssystem 4.6b Etablert helhetlig styringssystem 4.6c Etablere helhetlig styringssystem 4.7 Avklare pensjonsleverandør for videreføring, evt. nyetablering Innhold i leveransen er bl.a.: etablert rutiner for kontraktsvilkår, innkjøpsanalyse, samfunnsansvar, miljø, innovasjon, digitalisering Innhold i leveransen er bl.a.: standardisering av eiendomsforvaltning, utviklet felles systemer for drift og forvaltning, felles prosjektmetodikk for investeringer Innhold i leveransen er bl.a.: felles rutiner for virksomhetsstyring Innhold i leveransen er bl.a.: felles rutiner for eierstyring og opprydding i eierforhold, Innhold i leveransen er bl.a.: Felles rutiner for styring av prosjekter og porteføljer Pensjonsleverandør fra , forprosjekt besluttet 2 19 Q Q Q Q Q Q1 12

13 A5: KOMPETANSE A5 - Oppgavebeskrivelse A5 Kompetanses overordnede mål og føringer for tjenester og arbeidsrutiner i Viken kompetanse er: Det skal utvikles gode tjenester for brukerne Innovasjon, samhandling og digitalisering skal vektlegges Det skal utvikles gode kvalitetssystemer og god risikostyring Arbeidsgruppens hovedmål Arbeidsgruppen skal etablere felles rutiner, systemer og utvikle felles forvaltningspraksis for elever, lærere og drift av videregående opplæring i skole og bedrift. Virksomhetens mål Læring finner sted på mange arenaer, i utdanningssystemet, i arbeidslivet, i frivillig sektor og i samfunnet for øvrig. Kompetansepolitikken i nye Viken fylkeskommune må sørge for sammenheng og gode overganger mellom læringsarenaene. Høy kvalitet og relevans i all læring er viktig. Dette krever et godt samspill mellom ulike politikkområder, forvaltningsnivåer, hovedorganisasjonene i arbeidslivet og andre kompetansepolitiske aktører. Effektmål I nye Viken fylkeskommune vil befolkningens kompetanse være den viktigste ressursen og grunnlaget for velferd, vekst, verdiskaping og bærekraft. Kompetanseområdet omfatter den samlede politikken for utvikling, mobilisering og anvendelse av kompetanse i samfunnet og i arbeidslivet. Kompetanseområdet skal bidra til innovasjon, produktivitet og konkurransekraft i arbeidslivet, velferd og fordeling i samfunnet og utvikling og mestring for den enkelte. Overordnende føringer Arbeidsgruppen skal legge til grunn nytenking og innovasjon i sitt arbeid. Identifisering av områder med behov for nytenking, samarbeid med den nye fylkeskommunens omgivelser og tilretteleggelse for en innovasjonskultur med forankring hos lederne og medarbeidere er sentrale stikkord for arbeidet. Involvering Arbeidsgruppen skal involvere fagmiljøer i de tre fylkeskommunene og deres virksomheter, og samhandle med øvrige arbeidsgrupper når arbeidsprosesser og løsninger skal etableres. God samhandling og dialog kreves særlig med A1 HRM, A2 digitalisering, samhandling og innovasjon og A4 økonomi. 13

14 Undergruppe A5.3a A5 - Framdriftsplan Resultatmål Hovedleveranse Prioritet Frist Etablert rutiner for prøvenemder fra 2020 A5.1 Grunnlag for framtidens kompetanse A5.2a A5.5a A5.3d Avklart organisering Videreføring av samarbeidsavtaler Forslag til rutiner for fagfornyelse A5.4 Utvikle felles mål for fagskole A5.5b Forslag til prosess for PPT og OT A5.6 Etablert rutiner for gjennomføring av eksamen og prøver A5.3b Forslag til struktur, dimensjonering videregående opplæring, voksenopplæring og karriereveiledning A5.2b A5.5c A5.3c A5.5d Utforme forslag til ledelses- og styringsformer Forslag til prosess for opplæring kriminalomsorg Etablert rutiner for spesialundervisning Forslag til prosess for opplæring i institusjoner Belyse forvaltningsmessige forhold og beskrive prosesser og planer for å sikre lik regelverkshåndtering 1 18 Q4 Innhold i leveransen er bl.a.: Sammenstille 2 18 Q4 kunnskapsgrunnlaget over dagens prosesser og planer innen kompetanseområdet Avklart organisering, 1 19 Q1 regionvis/sentraladministrasjon Gjennomgang av avtaler med 2 19 Q1 samarbeidspartnere og tjenesteleverandører Foreslå prosess for utvikling av felles prosesser 2 19 Q1 og planer for Viken bl.a.: temaene: relevans, digital pedagogikk, samarbeid. Lage standard for hva som kjennetegner gode prosesser og planer Lage strategiske mål for fagskole 2 19 Q2 Foreslå prosess og planer 2 19 Q2 Belyse forvaltningsmessige forhold og beskrive prosesser og planer for å sikre lik regelverksforståelse Innhold i leveransen er bl.a.: Vurdert konsekvenser og muligheter innen ny struktur for yrkesfagene, kartlegge eksisterende løsninger vurdere ulike mulige løsninger for inntak og formidling i Viken, lage politisk sak om inntaksog formidlingsreglement for Viken, belyse forvaltningsmessige forhold og beskrive planer for å sikre lik regelverkshåndtering for voksenopplæring Innhold i leveransen er bl.a.: Forslag til hvilke sektorplaner som skal utarbeides, ledelsesprinsipper for skoleledelse, modell for styrings- og utviklingsdialog, grunnelementer i et lederutviklingsprogram, forsvarlig system etter opplæringsloven, profesjonsutvikling Foreslå prosess og planer for opplæring innen kriminalomsorg 1) Forslag til en felles forvaltningspraksis og regelverkshåndtering for spesialundervisning og minoritetsspråklige elever 2) Forslag til prosess for innføring av ovennevnte Foreslå prosess og planer for opplæring i sosiale/medisinske institusjoner 1 19 Q Q Q Q Q Q4 14

15 6: SAMFERDSEL A6 - Oppgavebeskrivelse Arbeidet i A6 skal sørge for at tjenester innenfor følgende områder videreføres i ny organisasjon: Kollektiv Fylkesveier Forvaltningsoppgaver Samarbeid Arbeidsgruppens hovedmål Arbeidsgruppens mål er å sørge for at oppgaver knyttet til fagområdet samferdsel, som i dag organiseres og praktiseres i de tre fylkeskommunene Østfold, Buskerud og Akershus, blir videreført og videreutviklet i nye Viken Fylkeskommune som etableres , samt at gruppen også har forberedt den nye fylkeskommunen til å ta imot nye oppgaver som overføres fra Staten innenfor samferdselsområdet. Virksomhetens mål Viken fylkeskommune er etablert og i drift fra 2020, slik at tjenestetilbudet opprettholdes eller forbedres i overgangsfasen mellom de tre eksisterende fylkeskommuner og Viken fylkeskommune. Effektmål A6 Samferdsel har følgende effektmål, organisert under de fire delprosjektene som er etablert: Kollektiv: Sømløst kollektivtilbud i Viken Effektiv ressursbruk mest kollektivtrafikk for pengene Forutsigbarhet Fylkesveier: Bedre organisering og styring Økt kvalitet på veier Sterkere fagmiljø Mindre vedlikeholdsetterslep Økt politisk styring Forvaltningsoppgaver: Det er tilrettelagt transport for innbyggerne i Viken Elever med rett til skoleskyss får skyss. Skyssen sees i sammenheng med kollektivtransport Innbyggerne skal ha et miljøvennlig drosjetilbud. Drosjetilbudet skal sees i sammenheng med kollektivtilbudet Samarbeid: Delprosjekt Samarbeid skal bidra til at etableringen av Viken i minst mulig grad forstyrrer deltakelsen i bypakkene og i annet samarbeid innen samferdsel, og at Viken fremstår som en profesjonell, tydelig og forutsigbar part Overordnende føringer Arbeidsgruppen skal legge til grunn nytenking og innovasjon i sitt arbeid. Identifisering av områder med behov for nytenking, samarbeid med den nye fylkeskommunens omgivelser og tilretteleggelse 15

16 for en innovasjonskultur med forankring hos lederne og medarbeidere er sentrale stikkord for arbeidet. Involvering Leveransene fra A6 har svært mange og med sterke avhengigheter både innbyrdes i A6, i forhold til øvrige administrative arbeidsgrupper, til politiske arbeidsgrupper og føringer, samt til nasjonale leveranser/avklaringer. God kommunikasjon og samhandling internt i hovedprosjektet og med samarbeidspartnere er en forutsetning. Undergruppe A6.2a A6.4a A6 - Framdriftsplan Resultatmål Hovedleveranse Prioritet Frist Identifisert ansvars- og oppgaveløsning for fylkesvei Ivareta Bypakker (bymiljøavtale for Oslo og Akershus/Oslopakke 3, bypakke Nedre Glomma, Buskerudbyen) A6.1 Definere oppgaveløsning og eierskap for kollektivtransport A6.2b Avklare ansvars- og oppgaveløsning for fylkesvei A6.3 Sikre drift av forvaltningsoppgaver A6.4b Ivareta samarbeidsforpliktelser Utforme anbefaling til organisering av fylkesveiansvaret, forberede overtakelsen av oppgaver fra Statens Vegvesen Beskrivelse av utfordringer knyttet til etablering av Viken. Utarbeide forslag til håndtering. Herunder f.eks. hvordan bruk av bompenger fra bypakkene/byvekst-avtalene til kollektiv drift kan håndteres i Viken fylkeskommune Innhold i leveransen er bl.a.: Definere målbildet/mobilitet i Viken, eierskap til kollektivinfrastruktur i Viken, organisering av arbeidet med kollektivtrafikk i Viken, felles pris- og sonestruktur, kjøp av togtjenester, mulighet for samordning av kollektivselskapenes arbeid på kort sikt, kartlegge dagens påbegynte innovasjonsprosjekter Innhold i leveransen er bl.a.: Anbefale styringssystem for veiansvaret, utarbeide strategi for å harmonisere standard på drift, vedlikehold og investeringer av fylkesveiene, anbefale strategi for organisering av uttalelser, høringer og innsigelser på veifaglige tema, utarbeide beredskapsplan for fylkesveiene, anbefale hvordan Viken skal jobbe med organisering av arbeidet med trafikksikkerhet Innhold i leveransen er bl.a.: TT-transport, løyvemyndighet, skoleskyss Innhold i leveransen er bl.a.: Delprosjektet skal utarbeide forslag til hvordan arbeidet knyttet til deltakelse i ulike samarbeidsarenaer, fora og prosjekter innen samferdselsfeltet kan organiseres i Viken fylkeskommune Q Q Q Q Q Q2 16

17 A7: PLAN- OG STYRINGSSYSTEMER A7 - Oppgavebeskrivelse Arbeidet i A7 består av: Utvikle et fremtidsrettet plan- og styringssystem: o Se på hvordan mål, strategier/ innsatsområder og virkemidler i det regionale plansystemet, sektorplaner og økonomiplanen kan henge sammen o Integrerer FNs bærekraftsmål inn i premissene for hele organisasjonen gjennom styringssystemet Være administrativ arbeidsgruppe for ny regional planstrategi o Integrere styringssystem og bærekraftsmål inn i Regional planstrategi Koordinere grensesnitt med andre administrative prosjekter og politiske arbeidsgrupper Arbeidsgruppens hovedmål Et godt plan- og styringssystem innebærer god kobling mellom regional planstrategi og den langsiktige planleggingen, i form av regionale planer, temaplaner, strategidokumenter etc. og styringen gjennom økonomiplan med årsbudsjett og årsregnskap. Dette innebærer kobling mellom langsiktig helhetlig og strategisk planlegging og styring gjennom økonomisystemet. I økonomiplanen er det nedfelt mål og gjort økonomiske prioriteringer som må linkes konkret til langsiktige ambisjoner. Planer og mål for Vikensamfunnet vedtas gjennom Regional planstrategi gjennom lovpålagt prosess. Virksomhetens mål Arbeidsgruppe A7 skal tilrettelegge for: Velfungerende styringssystem i Viken Fylkeskommune Samfunnsmål for Vikensamfunnet er utarbeidet gjennom prosessen med Regional planstrategi Kartlagt planbehov i Viken gjennom regional prosess med Regional planstrategi Effektmål Arbeidsgruppe A7 skal bidra til: Effektiv samordning av planer og økonomisystem for oversiktlig ressurshåndtering og effektivitet Klare rammer og mål for virksomheten Overordnende føringer Planstrategi er en lovregulert oppgave. Den er avhengig av å følge en prosess og politiske beslutninger. Prosessen er også førende for planer i øvrige deler av organisasjonen. Det forutsettes vedtak av planstrategi før nye sektorplaner og strategier for Viken kan vedtas. Arbeidsgruppen skal legge til grunn nytenking og innovasjon i sitt arbeid. Identifisering av områder med behov for nytenking, samarbeid med den nye fylkeskommunens omgivelser og tilretteleggelse for en innovasjonskultur med forankring hos lederne og medarbeidere er sentrale stikkord for arbeidet. Involvering Gjennom regional planstrategi og regionale planer utøver fylkeskommunen politisk lederskap i samspill med samfunnet for øvrig. Det er viktig at A8 Helhetlig virkemiddelbruk, er godt koordinert med A7 - Plan og styringssystem som utvikler helhetlig styringssystem og kobler sammenhenger 17

18 mellom regionalt planverk og plansystem, strategier og økonomi. A7 må også være godt koordinert med A4 økonomi. Arbeidet må være tett koordinert med den politiske arbeidsgruppen P6 som tar for seg samfunnsutviklerrollen. Definering og konkretisering av denne rollen gir føringer for hvordan både plansystem og virkemiddelbruk må innrettes på en mest mulig hensiktsmessig måte. Planene og virkemidlene er verktøy for å realisere samfunnsmål gjennom utøvelse av samfunnsutviklerrollen. Arbeidet i A7 forutsetter god involvering av ulike brukergrupper og samarbeidspartnere. Undergruppe A7.1a A7.1b A7.1c A7.1d A7 - Framdriftsplan Resultatmål Hovedleveranse Prioritet Frist Utforme regional planstrategi Utforme regional planstrategi Utforme regional planstrategi for Viken Utforme regional planstrategi for Viken A7.2 Etablere planog styringssystem Tidlig samfunnsdialog, dialogprosess med regionale aktører Utforme medvirkningsprosess i planstrategiprosessen 1 18 Q Q2 Utarbeidet kunnskapsgrunnlag 1 19 Q3 Innhold i leveransen er bl.a.: Utformet overordnede mål for Viken-samfunnet, identifisert planbehov for Vikensamfunnet, ivareta høringer og offentlig ettersyn, sluttbehandling av regional planstrategi (disse oppgavene må påbegynnes, men ikke ferdigstilles før , prosessen overleveres for ferdigstillelse av Viken fylkeskommune i 2020) Utforming av plan og styringssystem for Viken fylkeskommune 1 19 Q Q4 18

19 A8: HELHETLIG VIRKEMIDDELBRUK A8 - Oppgavebeskrivelse Arbeidet i A8 består av: 1. Behandling av dagens virkemidler (økonomiske, juridiske og informative) 2. Foreslå en ny helhetlig virkemiddelbruk i Viken fylkeskommune Med virkemidler mener vi den innsats fylkeskommunen gjør for å nå fastsatte mål og styre samfunnsutviklingen i ønsket retning. Virkemidlene deles inn i tre kategorier: 1. Regulatoriske, eller juridiske virkemidler som omfatter lover, forskrifter og juridisk bindende avtaler. Det kan være lover og regelverk som setter vilkår, avgrenser eller åpner handlingsrom. Det er også prosesser som er regulert av lovverk, forvaltning av særlovsinteresser, og oppfølging av juridisk bindende regionale planer. 2. Økonomiske virkemidler finnes i fylkeskommunens egne budsjett og gjennom virkemidler fylkeskommunen forvalter for andre. Mye av vår tjenesteproduksjon og dimensjonering av denne er direkte knyttet til økonomiske virkemidler. 3. Informative virkemidler er alt som har å gjøre med rådgivning, informasjon, mobilisering, kunnskapsproduksjon og -formidling, kampanjer, partnerskap, arenaer og møteplasser. Hovedlinje for behandling av dagens virkemidler er knyttet til de virkemidlene som de tre fylkene benytter i dag. Virkemidlene er kartlagt og kategorisert med hensyn til om det er avgjørende at disse håndteres likt i Viken fra , eller om de kan fortsette i sin nåværende form inn i Arbeidsgruppen vil legge fram en sak for Fellesnemda i løpet av høsten 2018 som vil redegjøre nærmere for dette. I samme sak legges det opp til en avklaring av på hvilke områder og i hvor stor grad det kan aksepteres av Viken opererer med enkelte differensierte virkemidler innad i regionen i en overgangsperiode. Dette gjelder blant annet virkemidler knyttet til gjennomføring av regionale planer, der det er fastsatt i forskrift at planene gjelder til nye er vedtatt. Hovedlinje for arbeidet med å foreslå en ny, helhetlig virkemiddelbruk, er nært knyttet til arbeidet i politisk arbeidsgruppe 6 (P6) samfunnsutviklerrollen, dvs. hvordan virkemidlene kan brukes for å styrke samfunnsutviklerrollen og oppfylle intensjonene i regionreformen. Arbeidsgruppens hovedmål Arbeidsgruppen arbeider med følgende hovedmål: God forankring og rolleforståelse i organisasjonen Felles forståelse av hva som er virkemidler og hva begrepet helhetlig virkemiddelbruk innebærer Definert hvordan virkemidlene benyttes for å realisere fylkeskommunens rolle som samfunnsutvikler Samordnede virkemidler En systematisert oversikt som viser et helhetsbilde av eksisterende virkemidler og avtaler i de tre fylkeskommunene Oversikt over beste praksis og suksesshistorier Et innovativt og brukervennlig digitalt system for saksbehandling og tilskuddsforvaltning Nye arbeidsmetoder tilpasset nye oppgaver og nytt felles digitalt system 19

20 Ivaretatt nødvendig samordning av virkemidler og avtaler med eksterne, som er tidskritisk i forhold til Ny helhetlig virkemiddelpolitikk Overordnede prinsipper for bruk, samordning og differensiering av virkemidler i Viken Fornyet, effektivt og brukerorientert virkemiddelsystem som kan tilpasses nye oppgaver Forsterket samhandling internt i fylkeskommunen på tvers av fag og sektorer Implementert nye oppgaver som besluttes av Stortinget (Ekspertutvalgets rapport) Etablert «Viken-akademiet» for kvalitetssikret opplæring og kontinuerlig forbedring av virkemiddelpraksis Virksomhetens mål A8 skal tilrettelegge for vekst, utvikling og velferd i Viken fylkeskommune. God, effektiv og helhetlig forvaltning av virkemidler innenfor fagfelt som plan, næring, kultur, idrett, friluftsliv, klima, natur, kulturminner, folkehelse, internasjonalt, kompetanse, samferdsel, forskning og innovasjon. Effektmål Arbeidet skal bidra til større effekt av fylkeskommunens virkemidler gjennom en ny og forbedret virkemiddelpolitikk i tråd med regionreformens intensjoner. Overordnende føringer Arbeidsgruppen skal legge til grunn nytenking og innovasjon i sitt arbeid. Identifisering av områder med behov for nytenking, samarbeid med den nye fylkeskommunens omgivelser og tilretteleggelse for en innovasjonskultur med forankring hos lederne og medarbeidere er sentrale stikkord for arbeidet. Involvering Arbeidet må være tett koordinert med den politiske arbeidsgruppen P6 som tar for seg samfunnsutviklerrollen. Det er viktig at A8 er godt koordinert med A7 - Plan og styringssystem som utvikler helhetlig styringssystem og kobler sammenhenger mellom regionalt planverk og plansystem, strategier og økonomi. Arbeidet må koordineres med arbeidsgruppene A5 - Kompetanse og A6 - Samferdsel for å sikre samordning av fylkeskommunens totale virkemiddelbruk, samt utvikling av helhetlig struktur for virkemiddelbruk. Arbeidet må også koordineres med A2 Digitalisering, samhandling og innovasjon for å utvikle brukervennlige, elektroniske kommunikasjonskanaler og samhandlingsløsninger. En vellykket helhetlig virkemiddelbruk fordrer også et godt samspill med kommuner og andre aktører som bidrar til samfunnsutvikling. Dette foregår gjennom formelle prosesser, som for eksempel utvikling av regionale planer, men også i uformelle møter og medvirkningsprosesser innenfor ulike tema, og på forskjellige møteplasser. God samordning og koordinering av virkemiddelbruken internt påvirker i vesentlig grad fylkeskommunens legitimitet i rollen som samfunnsutviklingsaktør. Helhetlig virkemiddelbruk skal bidra til å realisere en politikk som fremmer helhetlige løsninger og hemmer sektorperspektiv. 20

21 A8 - Framdriftsplan Undergruppe Resultatmål Hovedleveranse Prioritet Frist A8.1 Kartlagt Innhold i leveransen er bl.a.: Samlet oversikt over 1 18 Q3 virkemidler, identifisere beste praksis og eksisterende avtaler hvilke av dagens virkemidler som må være samordnet pr fagområde (bl.a. klima, natur, vann og landbruk, næring, kultur, kulturminner, folkehelse, internasjonalt, forskning, innovasjon, kompetanse, samferdsel/infrastruktur m.fl.). Kartlagt beste praksis for virkemidler pr. fagområder, etablert oversikt over gjeldende kontrakter og avtaler i ett eller flere fylker som må være samordnet pr A8.2a Forberedt samordning av eksisterende virkemidler Innhold i leveransen er bl.a.: Identifisert og prioritert kritiske virkemidler og arbeidsprosesser, etablert plan for samordning av eksisterende virkemidler, og samordning av arbeidsprosesser, plan for håndtering av 1 18 Q4 A8.3 Ivaretatt saksbehandling etter plan og bygningsloven A8.4 Ivaretatt saksbehandling etter kulturminneloven A8.6 a Ta imot nye oppgaver A8.2b Praktisk samordning A8.5 Tilrettelegge for digitalisering av saksbehandling A8.6b Etablere helhetlig virkemiddelbruk forpliktende avtaler og kontrakter Etablert rutiner 1 19 Q3 Etablert rutiner 1 19 Q3 Utviklet plan for å håndtere nye oppgaver, jf Q4 Ekspertutvalget Gjennomført samordning 1 19 Q4 Etablert rutiner og verktøy for elektronisk saksbehandling og kommunikasjon med brukergrupper, herunder digitale søknader Innhold i leveransen er bl.a.: Etablert samhandlingen på tvers, identifisert tverrfaglige virkemidler og forsterking av dagens virkemidler for å fylle samfunnsutviklerrollen 2 19 Q Q4 21

22 A9: TANNHELSE A9 - Oppgavebeskrivelse Arbeidet i A9 skal sørge for leveranse, drift og utvikling av offentlige tannhelsetjenester i Viken fylkeskommune. Arbeidsgruppens hovedmål Gruppens mål er å etablere en ny felles tannhelsetjeneste i Viken fylkeskommune fra Virksomhetens mål Tjenesten skal levere, drifte og utvikle likeverdige og kvalitetssikrede offentlige tannhelsetjenester til pasienter og samarbeidspartnere i Viken fylkeskommune. Effektmål Formålet med arbeidet er å forberede og gjennomføre etableringen av den nye tannhelsetjenesten i Viken. Dette innebærer bl.a. å kartlegge og utrede hva tjenestene skal inneholde (omfang, nivå, kvalitet), hvordan de skal leveres (prosessforløp for ledelse og styring, pasientforløp, samarbeid og samhandling) og hva som er forventet resultat for pasienter, samarbeidspartnere og medarbeidere. Gevinster og nytteeffekter for tannhelsetjenesten ved opprettelsen av Viken, vil være et likeverdig og kvalitetssikret tannhelsetilbud for pasientene i Viken fylke. Videre vil vi dra nytte av fylkessammenslåingen for å skape et sterkere kompetansemiljø, og bedre og mer effektiv informasjonsflyt og samhandling. Vi vil også kunne få en effektivisering generelt i organisasjonen. På grunn av størrelse vil man få bedre innkjøpsavtaler. Overordnende føringer Tannhelsefeltet har tradisjon for kunnskapsbasert arbeid, kontinuerlig forbedring og fokus på kvalitet. Det er likevel en forutsetning at man i plan og styringssystem integrerer gode system for innovasjon og nyskaping, kontinuerlig forbedring og kvalitet. Prosjektene må i alle ledd bidra til at samfunnsutviklerrollen blir tydeliggjort og forsterket. Legitimiteten til fylkeskommunen, og interessen for fylkeskommunen som politisk organ, vil tjene på at regionalpolitikken blir mer synlig. I vårt komplekse, moderne samfunn er tverrfaglig samarbeid og evne til å se sammenhenger en suksessfaktor for politisk styring. Parlamentarisme synliggjør den politiske rollen, men det ligger en reell fare i at det parlamentariske systemet forsterker sektoriseringen i organisasjonen. Når det gjelder innovasjon og nyskaping må dette integreres i alle deler av virksomhetene i Viken. Det må implementeres som en naturlig del av system, utvikling og arbeidsform. Involvering For tannhelsetjenesten er det en avhengighet til de politiske arbeidsgruppene P2 styring, organisering, eierskap. Særlig viktig er det å få avklart styringsform og tilpasninger til eksisterende organisering for fylkene. Ekspertutvalgets konklusjon sier lite om endrede oppgaver/roller for tannhelse; betydningen av P3 for tannhelse er derfor noe usikker. P6 - samfunnsutviklerrollen berører også tannhelse gjennom prosesser knyttet til klinikkstruktur, spesialisttjenester, samarbeidsformer m.m. 22

23 Mellom A9 tannhelse og de ulike administrative prosjektene er det sammenheng og overlappinger med: A1 HRM A2 digitalisering, samhandling og innovasjon A4 økonomi A7 plan- og styringssystemer Tannhelsetjenesten har behov for tilgang til data, innkjøp og andre generelle felleskomponenter som de øvrige virksomhetene og avdelingene har. Tannhelse er avhengig av at felles systemer er på plass innenfor disse områdene for å komme i felles drift Dette kan styres og løses av andre enn tannhelse selv, men gjennom konstruktivt samarbeid og med tannhelse som brukerrepresentant. A9 har derfor inngått samarbeid med A2 og er i dialog med A1. Undergruppe A9.3a A9 - Framdriftsplan Resultatmål Hovedleveranse Prioritet Frist Ivaretatt HR for tannhelse A9 Etablert organisasjonsstruktur A9.3b Ivareta kompetanseutvikling A9.4a Ivaretatt pasienttilbud, folkehelse, kvalitet A9.1 Avklare eierskap for kompetansesenter A9.4b Utvikle folkehelse, kvalitetsarbeid mm A9.2a A9.2b Utvikle elektronisk pasientjournal Etablert digitale verktøy for tannhelse Kartlegging og samordning av arbeidsavtaler, funksjonsavtaler, innsatsbasert avlønning, lønn mv Etablert struktur for å levere tannhelsetjenester i Viken Etablert felles plan for kompetanseutvikling for tannhelse Kartlegging av dagens situasjon som grunnlag for sak til fellesnemda med forslag til løsning 1 18 Q Q Q Q1 Utformet politiske sak om eierskap og tilknytning til regionalt odontologisk kompetansesenter (ROK) 2 19 Q2 Innhold i leveransen er bl.a.: Kartlegging av 2 19 Q2 folkehelsesatsingen, kvalitetsarbeid og ISO sertifisering, narkose, fengsel, lystgass, TOO, vaktordninger som grunnlag for å utvikle felles rutiner for Viken fylkeskommune Utviklet felles elektronisk pasientjournal (EPJ) og 2 19 Q4 IKT Tannhelse Sikre nødvendig ITK løsninger for tannhelse 1 18 Q4 23