Møteinnkalling. Formannskapet

Transkript

1 Nes Kommune Møteinnkalling Formannskapet Dato: kl. 15:00 Sted: Nes kommunehus, ordførers kontor Arkivsak: 15/01241 Arkivkode: 033 Forfall meldes snarest på tlf eller til Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Etter behandling av saker på sakskart gjennomgås søkerliste rådmannsstilling. Sakskart Side Saker til behandling 45/18 17/ Sykkelsti fra Syningen til sentrum- avklaring av tidligere vedtak 2 46/18 18/ TV-aksjon NRK Kirkens Bymisjon /18 18/ Søknad om lån fra kommunalt næringsfond - Nes Østmark 6 48/18 16/ Tinghuset - Tilbygg og ombygging 8 49/18 17/ /132, Beiavegen 6 - Tilleggsbevilgning for Nes ungdomsskole tilbygg garderober og kontor /18 18/ Tiltak for reduksjon av lønnskostnader 14 51/18 18/ Ivaretagelse av kommunens eierskap i Vestviken 110 IKS 16 52/18 18/ Revisjonsbrev nr Referatsaker 11/18 18/ Handlingsplan folkehelse Hallingdal Nesbyen, Tore Haraldset Leder i utvalg side 1 av 20

2 Saker til behandling 45/18 Sykkelsti fra Syningen til sentrum- avklaring av tidligere vedtak Arkivsak-dok. 17/ Saksbehandler Jeanette Kaspersen Saksgang Møtedato Saknr 1 Formannskapet /18 2 Kommunestyret SYKKELSTI FRA SYNINGEN TIL SENTRUM- AVKLARING AV TIDLIGERE VEDTAK Saken avgjøres av: Kommunestyret Vedlegg: Protokoll fra kommunestyrets vedtak fattet den i sak 68/17 Mail fra stiftelsen Norges flotteste sykkelopplevelse, datert med diverse vedlegg Brev fra rådmannen datert Brev fra Fylkesmannen i Buskerud vedrørende innsigelse, datert Dokument i saken: Teknisk utvalgs behandling av sak 38/17 Kommunestyrets behandling av sak 68/17 Teknisk utvalgs behandling av sak 11/18 Brev av fra Fylkesmannen i Buskerud vedrørende innsigelse Saksopplysninger: Kommunestyret har i sin sak 68/17 (den ) fattet beslutning om utbetaling av tilskudd etter at det foreligger komplette grunneieravtaler og det henvises til vedtaket i sin helhet. Det ble gjort en henvendelse til kommunen ved rådmannen i brev datert der stiftelsen Norges flotteste sykkelopplevelse (heretter omtalt som stiftelsen) ba om mulighet til å fakturere de første kr ,- til reguleringsarbeidet. Denne henvendelsen ble tatt opp i styringsgruppen den og styringsgruppen viste til kommunestyrets vedtak sak 68/17 vedrørende utbetaling av tilskudd. Anmodning fra stiftelsen om mulighet til å fakturere de første kr ,- førte ikke frem. Kommunen mottok deretter forespørsel fra stiftelsen om mulighet til å starte opp reguleringsarbeid selv om ikke alle grunneieravtaler forelå, slik kommunens prinsipp for slike saker tidligere er vedtatt. side 2 av 20

3 Administrasjonen fremmet henvendelsen fra stiftelsen til teknisk utvalg i sak 11/18 der man ba utvalget ta stilling til om man skulle akseptere å igangsette reguleringsarbeidet til tross for at det formelt manglet 3 grunneieravtaler. Teknisk utvalg har tidligere i sak 38/17 forutsatt at det må foreligge skriftlige avtaler (komplette grunneieravtaler) før stibygging kan planlegges. I sak 11/18 vedrørende sykkelstien fant teknisk utvalg grunnlag for å gjøre unntak med bakgrunn i at de 3 manglende grunneieravtaler var kompensert med tre samtykkeerklæringer til oppstart av reguleringsarbeid fra de tre grunneierne. Etter dette ble det avholdt oppstartsmøte. Med bakgrunn i at det er fremmet innsigelse til kommuneplanens arealdel fra både fylkesmannen og fylkesutvalget for deler av området som er berørt av sykkelstien, har kommunen ikke gitt klarsignal til å varsle oppstart av reguleringsplan. Man er fortsatt svært tidlig i prosessen og mye gjenstår før et planforslag kommer til behandling i kommunen. Den har man igjen mottatt anmodning om utbetaling av tilskudd til reguleringsarbeidet. I vedlegg til anmodning fremkommer det opplysninger om at man allerede pr har forbrukt kr ,93 til reguleringsarbeidet så langt. Dette til tross for at man ikke har kommet til det punkt at man kan sende ut varsel om oppstart av regulering til berørte parter. Stiftelsens mail av ble lagt frem til drøfting i formannskapsmøte Formannskapet foretok en vurdering av henvendelsen opp mot kommunestyrets vedtak fattet i sak 68/17. Formannskapet kunne ikke imøtekomme anmodning om utbetaling da det ble ansett til å være i strid med kommunestyrets vedtak. Det ble i dette møtet besluttet at administrasjonen skulle forberede en sak slik at man fikk foretatt en ny vurdering av saken. Det ble også stilt spørsmål til at det er allerede påløpt så store utgifter til planarbeidet så tidlig i prosessen. Rådmannen har i brev datert redegjort til stiftelsen hva som ble utfallet av drøftingen i formannskapet. Formannskapet ba i sitt møte om at administrasjonen forberedte sak for behandling i formannskapet og kommunestyret. Dette er bakgrunnen for at administrasjonen fremmer saken for ny behandling i begge utvalg. Økonomiske konsekvenser: Saken har økonomiske konsekvenser for begge parter. Kommunen har i sitt kommunestyrevedtak besluttet at all utbetaling skal først foregå når man har alle grunneier-avtaler på plass. Dette er også i tråd med teknisk utvalgs prinsippvedtak for stibygging fattet i sak 38/17. Stiftelsen har på sin side engasjert HR-prosjekt til å utarbeide planen og stiftelsen ønsker nå deler av tilskuddet avsatt til reguleringsarbeid utbetalt. Det stilles spørsmål om størrelsen på allerede forbrukte timer i prosjektet all den tid man er kommet såpass kort i planprosessen. Det poengteres at det ikke er mottatt annen dokumentasjon enn en oversikt fra stiftelsen om foreløpige påløpte utgifter på vel kr ,-. Dette er utgifter som ikke er dokumentert ytterligere. Vurdering: Etter bestilling fra formannskapet ønsker man nå en avklaring på kommunestyrets vedtak den i sak 68/17. Det er opp til kommunestyret selv å endre et tidligere vedtak. Man har tidligere forstått kommunestyrets vedtak slik at man ikke skulle utbetale noen del av tilskuddet før det forelå komplette grunneieravtaler. Det er også bakgrunnen for at det ved drøftingen i styringsgruppen i januar-18 ble gitt tilbakemelding på at det ikke forelå grunnlag for utbetaling av tilskudd til reguleringsarbeidet før komplette grunneieravtaler forelå. Dersom vedtak skal forstå slik at det skal foreligge komplette grunneieravtaler til grunn før utbetaling av noen del av tilskuddet, må anmodning fra stiftelsen avslås. side 3 av 20

4 Dersom vedtaket skal forstås slik at det må foreligge komplette grunneieravtaler til grunn før hoveddel av tilskuddet på 1,875 MNOK, men at det resterende kan utbetales med bakgrunn i de avtaler som foreligger nå må kommunestyret presisere dette i vedtak. Et slikt vedtak vil også stille spørsmål om hvilket tempo man skal kunne utbetale tilskuddet til reguleringsarbeidet. Administrasjonen foreslår i så fall at man utbetaler tilskuddet i flere deler slik at utbetalingen av tilskuddet står i samsvar med hvor langt man er kommet i prosessen. Videre forutsette det at det fremlegges dokumentasjon som sikrer at utbetaling av tilskuddet er i samsvar med sakens fremdrift og dokumentasjon. Det innebærer at man ikke bør utbetale siste del av tilskuddet før saken er ferdigbehandlet, for å sikre at alle nødvendige utredninger foreligger. Det minnes om at dette er et svært krevende område å regulere og at det skal innhentes konsekvensutredninger av diverse forhold. Administrasjonen mener derfor at siste del av tilskudd ikke bør utbetales før planen er ferdig behandlet og vedtatt i kommunestyret. Dette for å sikre at planen gis tilstrekkelig dokumentasjon underveis dersom høring avdekker behov for ytterligere faglige utredninger. Kommunestyrets vedtak tas derfor opp til behandling for å avklare vedtaket innhold og rådmannen har valgt å legge frem saken med flere alternative innstillinger. Rådmannens innstilling: Rådmannen foreslår følgende innstillinger i saken: Alternativ 1: Kommunestyrets vedtak av sak 68/17opprettholdes og det skal ikke foretas noen utbetaling av tilskudd før komplette grunneieravtaler foreligger. Det utbetales heller ikke tilskudd til reguleringsarbeid før komplette grunneieravtaler foreligger. Alternativ 2: Kommunestyrets vedtak i sak sak 68/17 for tilskudd med kr. 1,875 MNOK opprettholdes. Kommunestyrets vedtak om utbetaling av tilskudd med inntil kr til reguleringsarbeidet endres slik det kan tillates utbetaling av tilskudd til reguleringsarbeid med bakgrunn i de fremlagte grunneieravtaler og samtykkeerklæring til oppstart av reguleringsarbeid. Utbetaling av tilskudd skal stå i samsvar med fremdrift på reguleringsarbeidet og dokumentasjon fremlegges samtidig ved fremsettelse av krav. Tilskuddet utbetales i 3 deler. Første del med utbetaling inntil kr ,- kan utbetales ved varsel om oppstart av reguleringsarbeidet. Andre del kan utbetales med inntil kr ,- ved innlevering av komplett planleveranse. Tredje del med resterende beløp på inntil kr ,- utbetales etter at planen er ferdigbehandlet og vedtatt i kommunestyret. side 4 av 20

5 46/18 TV-aksjon NRK Kirkens Bymisjon Arkivsak-dok. 18/ Saksbehandler Tone T. Endrerud Saksgang Møtedato Saknr 1 Formannskapet /18 TV-AKSJON NRK KIRKENS BYMISJON Saken avgjøres av: Formannskapet Vedlegg: Ingen Dokument i saken: Brev fra TV-aksjon NRK Kirkens Bymisjon Saksopplysninger: TV-aksjonen NRK 2018 går til Kirkens Bymisjon og deres arbeid for å skape et varmere og mer inkluderende samfunn. Med årets TV-aksjon kan Kirkens Bymisjon skape møter som endrer liv. Ved å åpne dører og legge til rette for at flere møtes, skal vi vise hvorfor årets TV-aksjon er viktigere enn aldri før. Vi skal tilby mennesker som opplever å stå utenfor, et nytt fellesskap, en seng eller en samtale og slik bidra til at flere får muligheten til å oppnå egne mål og drømmer. Pengene som samles inn skal skape møter mellom mennesker. TV-aksjonen arrangeres søndag Rådmannens innstilling: Nes kommune bevilger kr som bidrag til TV-aksjonen Beløpet dekkes over konto side 5 av 20

6 47/18 Søknad om lån fra kommunalt næringsfond - Nes Østmark Arkivsak-dok. 18/ Saksbehandler Ole Jørgen Hallingstad Saksgang Møtedato Saknr 1 Formannskapet /18 SØKNAD OM LÅN FRA KOMMUNALT NÆRINGSFOND - NES ØSTMARK Saken avgjøres av: Formannskapet Vedlegg: Søknad om lån til oppføring av antennemast på Øyvassfjell Saksopplysninger: Nes kommune har mottatt søknad om lån stort kr til medfinansiering av antennemast på Øyvassfjell. Søkeren viser til at det er innsamlet kr ,- til oppføring av antennemasten av samlede kostnader på Telenor dekker kostnader med hytte for utstyr kr ,-. Det søkes Telenor om bidrag kr mens kr ,- kommer som bidrag fra 4 foreninger i Nes Østmark. Dette er å anse som første steg i et prosjekt som har som mål å få mobildekning i hele Nes Østmark. Første steg ønsker søkeren at skal gjennomføres høsten Øyvassfjell ligger i et område som per i dag er LNF-område. Det må derfor fra Telenors side søkes om dispensasjon for oppføring av anlegget. Saksbehandlingstiden for dispensasjonssaker er normalt 12 uker. Kommunen må stå ansvarlig for fremføring av kraft og utarbeidelse av grunneieravtaler. Kostnad til fremføring som søknaden er basert på, er kun estimert til kr Det er Nes kommune som vil være juridisk ansvarlig overfor Telenor. En kan derfor ikke forvente at antennemasten blir oppført høsten Søkeren opplyser at det er innsamlet kr ,-. Det må være et krav fra Nes kommune om at dette dokumenteres ved at beløpet er innsatt på sperret bankkonto før Nes kommune ber Telenor om igangsettelse av prosjektet. Forhold til overordnet plan: Dispensasjonssøknad i LNF - område Miljøkonsekvenser: Mobilmast på Øyvassfjell Økonomiske konsekvenser: side 6 av 20

7 I utgangspunktet ingen økonomiske konsekvenser. Nes kommune vil være juridisk ansvarlig overfor Telenor og prosjektet bygger på estimerte kostnader. Vurdering: Det er positivt at det tas initiativ til oppføring av antennemast på Øyvassfjell. Dette er et vesentlig bidrag til å dekke beredskap i Nes Østmark. For Nes kommune er det viktig at alle opplysninger gitt i søknaden blir dokumentert på en betryggende måte slik at ikke Nes kommune får kostnader utover søkte beløp. Rådmannens innstilling alternativ 1: Nes Østmarks søknad om lån stort kr ,- til oppføring av antennemast imøtekommes. Før lånet utbetales må dokumentasjon på restfinansiering i forhold til totale kostnader fremlegges. Lånet finansieres ved bruk av næringsfond konto Alternativ 2: Søknad om lån avslås. Det er Nes kommune som blir juridisk ansvarlig overfor Telenor og fremlagte kostnadsoverslag bygger kun på et estimat. Nes kommunes økonomiske situasjon gjør at eventuelle merkostnader ikke kan dekkes av kommunen. Rådmannens innstilling: Nes Østmarks søknad om lån stort kr ,- til oppføring av antennemast imøtekommes. Før lånet utbetales må dokumentasjon på restfinansiering i forhold til totale kostnader fremlegges. Lånet finansieres ved bruk av næringsfond konto side 7 av 20

8 48/18 Tinghuset - Tilbygg og ombygging Arkivsak-dok. 16/ Saksbehandler Svein Magne Bråten Juvhaugen Saksgang Møtedato Saknr 1 Formannskapet /18 2 Kommunestyret TINGHUSET - TILBYGG OG OMBYGGING Saken avgjøres av: Kommunestyret Vedlegg: Dokument i saken: Saksopplysninger: Kommunestyret behandlet i sak 36/18 i møte denne saken og fattet følgende enstemmig vedtak: Kommunestyret godkjenner planene for nytt Tinghus med mellombygg innenfor en ramme på kr inkl. mva., og ber Rådmannen gjøre nødvendige forberedelser for innhenting av anbud, samt legge prosjektet ut på anbud. Investeringen finansieres ved låneopptak. Utgifter til drift innarbeides i økonomiplanen for Kommunestyret godkjenner at intensjonsavtalen justeres i tråd med de ønsker som fremkommer i mail fra Domstoladministrasjonen datert 14. juni Intensjonsavtalen er nå justert og signert av Domstoladministrasjonen. Som Rådmannen har orientert formannskapet om så var det oppgitte kostnadsoverslaget eks. mva. Kommunen får ikke refundert mva på den delen av nybygget som Domstoladministrasjonen skal leie og heller ikke på rehabilitering av den delen av eksisterende tinghus som Domstoladministrasjonen har leid. Totalt utgjør dette ca. kr Kommunen får refundert mva på rehabilitering av den delen kommunen selv har benyttet og nybygget kommunen skal benytte. Dette utgjør ca. kr for alternativ 2 (nytt tilbygg med kjeller). side 8 av 20

9 Kostnadskalkylen er gjennomgått på nytt av arkitekt og avdelingsleder for kommunale bygg. Tallene som fremkommer i denne saken er derfor ikke fullstendig sammenlignbare med tallene som ble presentert i sak 36/18. Helse-/miljø og beredskapsforhold: I dag er det ikke tilgang for handicappede til servicetorg og kommunehus, noe som vil løses med det nye tilbygget. Tilbygget vil gi et nytt servicetorg, hvor sikkerheten til de ansatte vil være mye bedre ivaretatt dersom det skulle oppstå en trusselsituasjon. I dag har de ansatte i praksis ingen rømningsmuligheter. I forhold til beredskap er det behov for nødstrøm på kommunehuset, som er et knutepunkt for datakommunikasjon innad i Nes kommune. Avsatt plass til en ny datasentral og plass for nødstrømsaggregat (f.eks. i kjeller) er viktig både for ordinær drift og drift i beredskapssituasjoner. Økonomiske konsekvenser: I tillegg til årlig leieinntekter fra DA, vil Nes kommune få redusert sine leieutgifter med ca. kr til bibliotek. For alternativ 1 (investering på kr. 71 millioner inkl. mva.) vil årlige avdrag utgjøre kr. 1,4 millioner (nedbetaling over 40 år). For alternativ 2 (investering på kr. 78 millioner inkl. mva.)) vil årlige avdrag utgjøre kr. 1,6 millioner (nedbetaling over 40 år). Med 2,5 % rente vil renteutgifter 1. driftsår utgjør hhv. kr. 1,4 millioner for alternativ 1 og kr. 1,6 millioner for alternativ 2. Med 2,0 % rente vil gi renteutgifter 1. driftsår være på hhv. kr. 1,1 millioner for alternativ 1 og kr. 1,25 millioner for alternativ 2. Selve investeringen finansieres ved låneopptak. Avdrag kan dekkes inn av næringsfondet. Vurdering: Tilbygget vil sikre arbeidsplasser i Tingretten og Jordskifteretten og gjennom det arbeidsplasser og innbyggere som gir skatteinntekter og rammetilskudd. Tilbygget vil gi sentrum et løft og være et viktig bidrag i sentrumsutviklingen. Tilgjengeligheten til servicetorg og bibliotek vil bli betydelig forbedret. Prosjektet Nesfjella til sentrum har pekt på at plassering av bibliotek er viktig for stedsutvikling. En sentral plassering og synlighet som i dette bygget vil være viktig for både for utvikling av biblioteket, tjenestetilbudet biblioteket kan tilby og bibliotekets samarbeid med andre. Det gjøres også oppmerksom på at dagens lokalitet med faste arbeidsplasser i en kjeller ikke tilfredsstiller arbeidstilsynet sine krav til faste arbeidsplasser. En full kjeller (alternativ 2) vil gi betydelig økt fleksibilitet for bruk av bygget, med mulighet til å koble kjeller i dagens Tinghus med kjeller i dagens Kommunehus. Dagens bomberom er i bruk som arkiv. Det er krav om at bomberom skal kunne ryddes på 72 timer slik dagens bruk er, er ikke dette mulig. Kommunen har derfor behov for arkiv, som med fordel kan plasseres i ny kjeller. En mindre parkeringskjeller vil også gi plass for kommunale biler, slik at de kan stå innelåst og trygt i forhold til hærverk. Kommunehuset er et knutepunkt for datakommunikasjonen innad i kommunen. Avsatt plass til en sentral og med seinere mulighet for tilkobling av nødstrøm vil gi økt trygghet i forhold til beredskap. Dersom det ikke bygges kjeller må bygget forsterkes i takkonstruksjon med tanke på teknisk rom på 100 m 2 (minstekrav i TEK17) 200m 2 på loft, og kommunen må jobbe fram andre løsninger for bomberom/arkiv, nødstrøm/datasentral og sikker parkering av kommunale biler. En annen løsning for nødstrømsaggregat vil mest sannsynligvis bety en kontainer på utsiden av bygget. Rådmannen legger fram saken med 2 alternative innstillinger, hhv. uten og med full kjeller. side 9 av 20

10 Rådmannens innstilling: Alt. 1 Kommunestyret godkjenner planene for nytt Tinghus med mellombygg innenfor en ramme på 71 millioner kr. inkl. mva, og ber Rådmannen gjøre nødvendige forberedelser for innhenting av anbud, samt legge prosjektet ut på anbud. Investeringen finansieres ved låneopptak. Utgifter til drift innarbeides i økonomiplanen for Alt. 2 Kommunestyret godkjenner planene for nytt Tinghus med mellombygg innenfor en ramme på 78 millioner kr. inkl. mva, og ber Rådmannen gjøre nødvendige forberedelser for innhenting av anbud, samt legge prosjektet ut på anbud. Investeringen finansieres ved låneopptak. Utgifter til drift innarbeides i økonomiplanen for side 10 av 20

11 49/18 76/132, Beiavegen 6 - Tilleggsbevilgning for Nes ungdomsskole tilbygg garderober og kontor. Arkivsak-dok. 17/ Saksbehandler Roar Grøtjorden Saksgang Møtedato Saknr 1 Formannskapet /18 2 Kommunestyret 76/132, BEIAVEGEN 6 - TILLEGGSBEVILGNING FOR NES UNGDOMSSKOLE TILBYGG GARDEROBER OG KONTOR. Saken avgjøres av: Kommunestyret. Vedlegg: Anbudsprotokoll ved åpning Innstilling av Entreprenør fra HR Prosjekt AS Brev til entreprenører etter anbud med forhandlinger. Påløpende kostnader. Tegninger og situasjonsplan. Dokument i saken: Skriv inn dokument i saken her Saksopplysninger: Det ble i kommunestyret i møte den i sak 70/17 bevilget inkl. mva til ny garderobe, samt nye kontorløsning for ansatte på ungdomskolen etter tegninger på alternativ 1 og 2. Dette for at det skulle imøtekomme arbeidsmiljø samt pålegg fra Arbeidstilsynet i forhold til lover og forskrifter. Kommunestyret ba om at begge tegningsalternativ ble presentert for OSK og Teknisk utvalg samt vanlig saksgang. Kommunestyret fatter endelig vedtak. Saken ble behandlet av teknisk utvalg/oppvekst skole og kultur/formannskapet i møte i januar 2018 i sak 1/18 og 7/18, her ble det bestemt at det skulle utarbeides et anbudsdokument basert på alternativ 1 med et romprogram, funksjonsbeskrivelse samt tekniske krav. Anbud skulle være med forhandlinger og saken skal sluttbehandles i kommunestyret. (OSK mener at alternativ 1 er best sett fra pedagogisk synspunkt og Teknisk utvalg mener alternativ 1 er den beste løsningen teknisk sett.) Kostnadsramme for prosjektet må forholde seg til kommunestyrevedtaket i sak 70/17 av Saken sluttbehandles i kommunestyret. Det ble utarbeidet et anbudsdokument for prosjektet med en opsjon på utskifting av gammel strømtavle i kjeller. Opsjon på strømtavle ble tatt med, for det trengs oppgradering på gammel tavle side 11 av 20

12 på sikt. Vi fikk en pris på kr eks mva. Dvs Inkl. mva. Dette kan gjøres på et senere tidspunkt, men anbefales at det tas med i samme prosjekt (utskifting av strømtavle er en anbefaling fra elektrokonsulenten i Asplan Viak AS som laget beskrivelse på El-arbeider i anbudet, alternativt forslag fra konsulenten var å legge det inn som en opsjon i prosjektet). Prosjektet ble lagt ut på Doffin og har nå vært ute på anbud. Det var anbudsåpning den Det kom inn 2 tilbud fra 2 tilbydere. Se vedlagt anbudsprotokoll. Vi valgte da å gå til forhandlinger med begge tilbydere (se vedlagt evaluering etter forhandlinger). Totalen på prosjektet, med lavest tilbud samt raskest byggetid, er over rammen på kr som kommunestyret satte og vi trenger da tilleggsbevilgninger for å kunne gjennomføre prosjektet. Følgende oppsummering på kostnader etter forhandlinger. Total pris fra laveste anbyder inklusiv rabatt. Kr inkl. MVA. Bør settes av 10 % til uforutsett. Kr inkl. MVA. (Gebyrer, eventuelle tillegg i alle faggrupper, uavhengig kontroll, utarbeidelse av anbud og tegninger, byggeledelse) Sum byggekost totalt Kr inkl. MVA. Ny strømtavle Kr inkl. MVA Sum Totalt byggekost med ny strømtavle. Kr inkl. MVA. Det opplyses at det pr. dato er brukt kr inkl. mva, på utarbeidelse av anbudsdokumenter og tegninger. Dvs. at uforutsettposten ikke er større enn den må være. En anbefaler derfor at opsjon på strømtavle medtas og det bevilges kr inkl. mva. Totalt for gjennomføring av prosjektet og ta med utskifting av gammel hoved tavle for strøm inn i bygget. Forhold til overordnet plan: Ingen. Miljøkonsekvenser: Ingen Helse-/miljø og beredskapsforhold: Ved bygging av garderober samt nye kontorer får ansatte godkjente garderobefasiliteter og kontorarbeidsplasser. Økonomiske konsekvenser: Det ligger ikke inne tilstrekkelige økonomiske midler i vedtaket til kommunestyret i møte den i sak 70/17, samt økonomiplan for , til å kunne iverksette bygging. Et positivt vedtak om bygging må finansieres ved låneopptak. Vurdering: Vi må ha tilstrekkelig økonomiske rammer for kunne gjennomføre prosjektet, avsatte midler er for lite etter innkommende anbud og det trengs da tilleggsbevilgning for å kunne gjennomføre prosjektet. side 12 av 20

13 Vi gikk i forhandlinger med de 2 tilbyderne og så på hva som kunne endres til billigere løsning/materialvalg, eventuelt noe de så som kunne gjøres på en billigere måte samt en generell rabatt på prosjektet. Etter innkommende anbud med forhandlinger ble det gjort en evaluering av begge tilbudene. Det ble sendt ut brev til begge tilbydere om evaluering av tilbudet, med mulighet for laveste tilbyder til å kunne inngå kontrakt på prosjektet. Vi tok forbehold om fullfinansiering av prosjektet og endelig godkjenning av kommunestyret. Brev ble sendt ut til tilbydere den med 15 dagers klagerett, se vedlegg. Det er ikke innkommet noen merknader fra noen av tilbyderne. Det er Veidekke Entreprenør AS som hadde det laveste tilbudet samt raskest byggetid. Det er nå viktig å få startet bygging, dette for å ivareta ansattes behov for tilfredsstillende garderobe og kontorplasser. Dette burde vært på plass for mange år siden. Det vil også bidra til å rekruttere og beholde lærere i fremtiden når ordnede arbeidsforhold er tilstede. Forslag til vedtak blir da som følger: Alt. 1: Kommunestyret bevilget i møte den (sak 70/17) kr inkl. mva. til utbygging og opprusting av personalrom og garderober ved Nes ungdomsskole. Etter anbud er det totalt behov for kr inkl. mva for å få gjennomført prosjektet, inkludert medtatt opsjon for ny hovedstrømtavle på kr Det tilleggsbevilges derfor ytterligere kr inkl. mva. Kostnadene dekkes ved låneopptak. Alt. 2: Kommunestyret bevilget i møte den (sak 70/17) kr inkl. mva. til utbygging og opprusting av personalrom og garderober ved Nes ungdomsskole. Etter anbud er det totalt behov for kr inkl. mva for å få gjennomført prosjektet, inkludert medtatt opsjon for ny hovedstrømtavle. Det tilleggsbevilges derfor ytterligere kr inkl. mva. Kostnadene dekkes ved låneopptak. Rådmannens innstilling: Kommunestyret bevilget i møte den (sak 70/17) kr inkl. mva. til utbygging og opprusting av personalrom og garderober ved Nes ungdomsskole. Etter anbud er det totalt behov for kr inkl. mva for å få gjennomført prosjektet, inkludert medtatt opsjon for ny hovedstrømtavle på kr Det tilleggsbevilges derfor ytterligere kr inkl. mva. Kostnadene dekkes ved låneopptak. side 13 av 20

14 50/18 Tiltak for reduksjon av lønnskostnader Arkivsak-dok. 18/ Saksbehandler Ole Jørgen Hallingstad Saksgang Møtedato Saknr 1 Formannskapet /18 2 Kommunestyret TILTAK FOR REDUKSJON AV LØNNSKOSTNADER Saken avgjøres av: Kommunestyret Saksopplysninger: Kommunestyret gjorde i kommunestyresak 35/18 følgende vedtak: Tertialrapport for Nes kommune 1. tertial 2018 tas til orientering. Rådmannen må redegjøre for avvik i budsjettet, og angi tiltak som sørger for å bringe det balanse med budsjett Rådmann bes om å legge frem forslag til tiltak for å redusere lønnskostnadene i Nes kommune. Rådmann utreder dette og legger det frem til møtet i kommunestyret i september Med bakgrunn i kommunestyrets vedtak har rådmann funnet følgende tiltak for å redusere lønnskostnadene inklusiv sosiale kostnader: Administrasjon: Oppvekst og kultur: Helse og omsorg: Teknisk: Total innsparing: Innsparingene fordeles på å ikke ansette i stillinger hvor stillingsinnehavere har sluttet, bruke vikarer i minst mulig grad, Avlønne personell som benyttes i forbindelse med investeringer i kapitalregnskapet. Avlønne personell som arbeider innenfor VAR området, direkte på disse tjenester. Vurdering: Det foreslås å avvente med å ansette i stillinger som per i dag er ubesatte for å gå i balanse. Dette vil medføre at Nes kommune må prioritere i langt større grad hva kommunen har kapasitet til å følge opp. 2 av de ubesatte stillingene var svært delaktig i prosjekter i Nes kommune og i Hallingdalsregionen. Disse prosjektene blir det vanskelig å følge opp. Når det gjelder andre stillinger side 14 av 20

15 vil disse føre til merarbeid for andre i en slik grad at en mener det ikke er forsvarlig å fordele merarbeidet utover Disse stillingene vil derfor måtte besettes på nytt i Å avlønne på prosjekt i investeringsregnskapet vil måtte medføre tilleggsbevilgninger innenfor disse prosjekter. Å bruke vikarer i minst mulig grad er også et tiltak som ikke kan vedvare på sikt. Rådmannen vil derfor forutsette at innsparingstiltak innenfor Oppvekst og kultur og Helse og omsorg kun gjøres gjeldende for stillinger innenfor administrasjon vurderes i forbindelse med handlingsplan Innsparingen på teknisk videreføres i neste handlingsplanperiode. Rådmannens innstilling: Rådmannens forslag til reduksjon av lønnskostnader for 2018 tas til orientering. side 15 av 20

16 51/18 Ivaretagelse av kommunens eierskap i Vestviken 110 IKS Arkivsak-dok. 18/ Saksbehandler Ole Jørgen Hallingstad Saksgang Møtedato Saknr 1 Formannskapet /18 2 Kommunestyret IVARETAGELSE AV KOMMUNENS EIERSKAP I VESTVIKEN 110 IKS Saken avgjøres av: Kommunestyret Saksopplysninger: Direktoratet for brannsikkerhet og beredskap (DSB) vedtok i 2016 regioner for 110- nødalarmsentraler i Norge. I henhold til Stortingets føringer skal ny 110-nødalarmsentral samlokaliseres med politiets 112-operasjonssentral for den samme regionen og som Politidirektoratet (POD) har vedtatt skal ligge i Tønsberg. De kommuner som omfattes av den fastsatte regionen plikter å knytte seg til nødalarmeringssentralen og med grunnlag i avtale bære sin andel av kostnadene ved etablering og drift av sentralen jfr. Brannloven 16. Sør-Øst er vedtatt etablert som ny alarmsentral for Buskerud, Vestfold og Telemark. Sør-Øst 110 er vedtatt etablert som IKS og vil være en videreføring av Vestviken 110 IKS, men med nytt navn og med Telemarkskommuner som nye deltakere. Sør-Øst IKS vil ha over 50 eiere. Vestviken 110 IKS er i dag brannvesenets alarmsentral for kommunene i Buskerud og Vestfold. Tjenesten er organisert som et interkommunalt selskap (IKS), hvor Nes kommune er 1 av 27 eiere. En av eierne er Vestfold Interkommunale Brannvesen IKS som ivaretar eierskapet i Vestviken 110 IKS for fem Vestfold-kommuner. Hensikten med denne saken er å legge til rette for at Hallingdal brann og redning IKS kan ivareta eierskapet til eierkommunene i Hallingdal brann og redning IKS i Vestviken 110 IKS Dette på samme måte som måte som Vestfold Interkommunale Brannvesen IKS ivaretar eierskapet for flere Vestfoldkommuner. Hallingdal brann og redning har i dag 5 eiere, Ål, Gol, Hemsedal, Nes og Flå. Vurdering: Vestviken 110 IKS utfører oppgaver som i stor grad er lovregulert og av beredskapsmessig karakter. Dette utføres i i tett kontakt med stedlig brannvesen bl.a. Hallingdal brann- og redningsteneste. Vestviken 110 IKS har i henhold til selskapsavtalen til formål «å dekke kommunenes behov, plikter og oppgaver i forbindelse med «Forskrift om organisering og dimensjonering av brannvesen» 4-5, side 16 av 20

17 4-6, 4-7 og 6-3. Dette omfatter bl.a. lovpålagte nødalarmtjenester (110), automatiske brannalmer tilknyttet til nødalarmsrelaterte tjenester. Vestviken 110 IKS er et interkommunalt selskap etter Lov om interkommunale selskap. Et interkommunalt selskap er et eget rettssubjekt som er utskilt fra den enkelte deltakerkommune. Representantskapet er øverste organ. I Vestviken 110 IKS er representantskapet sammensatt med en representant fra hver deltaker, jfr. Selskapsavtalen. Representantene har stemmerett i forhold til sin eierandel. Deltakerkommunene utøver eierstyring gjennom sin representant i representantskapet som for Nes kommune sin del er Kjell Arne Liahagen. I henhold til lovens 1 kan interkommunale selskap være eiere i et annet interkommunalt selskap (IKS). Hallingdal brann- og redningstjeneste er et IKS med kommunene Ål, Gol, Hemsedal, Nes og Flå. Når nye Sør-Øst 110 IKS etableres, så vil antall eiere bli over 50. Dette vil gi betydelige styringsutfordringer hva gjelder bl.a. samordning av eierinteresser, gjennomføring av hensiktsmessige beslutningsprosesser og tilrettelegging for koordinerte vedtak i kommunestyrene. Som en konsekvens av det store antallet eiere i nye Sør-Øst 110 IKS blir det foreslått å overføre eierkommunene sin eierandel i Vestviken 110 IKS til Hallingdal Brann og redning. På den måten blir Hallingdal brann- og redningsteneste IKS deltaker i Vestviken 110 IKS. Altså at Hallingdal brann- og redning vil ivareta eierkommunenes interesser i den nye alarmsentralen for brannvesenet. Ordførerne tok dette opp i representantskapsmøte i Hallingdal brann- og redningstjeneste den 1. juni Det ble tilrådd at det skal fremmes en sak om dette i alle kommunestyrene i de 5 eierkommunene. En løsning hvor Hallingdal brann- og redningsteneste ivaretar eierkommunenes eierinteresser i Vestviken 110 IKS, innebærer at det er representantskapet i Hallingdal brann- og redningsteneste IKS som tar stilling til hvem som skal være deltaker i representantskapet i Vesviken 110 IKS. Representantskapet i Vestfold interkommunale Brannvesen IKS gjennnomfører særskilt valg til representantskapet i Vestviken 110 IKS. En annen løsning er at det besluttes at leder av representanskapet i Hallingdal brann- og redningstjeneste IKS også skal være selskapets deltaker i representantskapet i Vestviken 110 IKS. Rådmannens innstilling: I likhet med alle eierkommunene i Hallingdal brann- og redningsteneste IKS, overfører Nes kommune sin eierandel i Vestviken 110 IKS til Hallingdal brann- og redningsteneste IKS. side 17 av 20

18 52/18 Revisjonsbrev nr. 9 Arkivsak-dok. 18/ Saksbehandler Ole Jørgen Hallingstad Saksgang Møtedato Saknr 1 Formannskapet /18 REVISJONSBREV NR. 9 Saken avgjøres av: Formannskapet Saksopplysninger: Kommunerevisjonen utarbeidet i forbindelse med revisjon av årsregnskapet 2016 Revisjonsbrev nr. 9. De hadde der en oversikt over bundne driftsfond som var urørt i minimum 4 år. Dette gjaldt: Stimuleringstilskudd grunnskolen med en saldo pr på kr Kompetanseutvikling skolen med en saldo pr på kr Kompetanseløftet sykepleiere med en saldo pr på kr Elverhøy Helsetun med en saldo pr på kr Fondet stimuleringstilskudd grunnskolen vil i sin helhet bli benyttet i Av fondet kompetanseutvikling skolen ble kr benyttet i 2017 Kompetanseløftet sykepleiere ble i sin helhet benyttet i Fondet «Elverhøy Helsetun består av gavemidler. I utgangspunktet var dette en anonym gave gitt i 2010 til innkjøp av utstyr pålydende kr , men er ved 2 anledninger tilført mindre gaver gitt i forbindelse med begravelser. Fondet vil i sin helhet bli benyttet i Vurdering: Bundne driftsfond er midler som etter lov eller forskrift er avsatt til bestemte driftsformål, f.eks næringsfond. Videre er bundne driftsfond fond tilhørende andre når disse er øremerket særskilte driftsformål. Disse fond er opprettet av eller bruk av midler fra disse fond er bestemt av -andre instanser enn kommunestyret. Kompetanseutvikling i skolen er det eneste av de 4 fond som ikke vil være avsluttet innen Det pågår en statlig satsning på kompetanseutvikling innenfor skole som vil gå over de nærmeste 4 år. Resterende saldo på dette fond vil være benyttet i løpet av denne perioden. side 18 av 20

19 Rådmannens innstilling: Rådmannens orientering vedrørende de 4 fond tas til orientering. side 19 av 20

20 Referatsaker Saknr Arkivsak Tittel 11/18 18/ Handlingsplan folkehelse Hallingdal side 20 av 20