Forfall meldes til Ida Odsæter på telefon eller e-post

Transkript

1 Møteinnkalling Administrasjonsutvalg Dato: kl. 11:00 Sted: Formannskapssalen, Sarpsborg rådhus Forfall meldes til Ida Odsæter på telefon eller e-post Saksdokumenter sendes også til varamedlemmer, men disse møter kun etter nærmere beskjed. SAKSKART Side Saker til behandling 1/18 17/ Lærlingstrategi for Sarpsborg kommune 2 2/18 18/ El-sykler til ansatte i Sarpsborg kommune 5 3/18 18/ Referatsaker Etablering av nytt kommuneområde - kommuneområde digitalisering 8 1/18 16/ Protokoll Administrasjonsutvalg Sarpsborg 6. februar 2018 Stig Hansen Leder Ida Odsæter Sekretær 1

2 Saker til behandling 1/18 Lærlingstrategi for Sarpsborg kommune Arkivsak-dok. 17/ Saksbehandler Maja K. Alimehaj Saksgang Møtedato Saknr 1 Administrasjonsutvalg /18 Innstillingssak. Medsaksbehandlere: Julie Emilsen Bäckstrøm, enhetsleder Enhet HR Rådmannens innstilling: Lærlingstrategi for Sarpsborg kommune vedtas. Vedlegg: 1 Lærlingstrategi for Sarpsborg kommune 2 Strategidokumentet for arbeid med lærlinger (2002) Sammendrag: Utredning: De siste årene har det vært et økt fokus på lærlinger, ikke minst politisk, både lokalt og nasjonalt. Fylkeskommunen har som mandat å formidle enda flere elever ut i læreplass. Dette er bakgrunnen for intensjonsavtalen med kommunen om en økning til 2 læreplasser pr innbyggere. Som lærebedrift må Sarpsborg kommune ha fokus spesielt på følgende områder: Kvalitet/kvantitet: Utfordringer knyttet til økning i antall læreplasser (2 læreplasser pr innbyggere, fra dagens ca 80 til 110 læreplasser) Rekrutteringsperspektivet/samfunnsperspektivet: Skal kommunen utdanne dyktige fagarbeidere på områder kommunen selv har behov for å ansette, og/eller også vektlegge ren opplæring som et samfunnsansvar? Verdiskapning: Det er behov for å øke fokuset på verdiskapningen som en viktig og naturlig del av læretiden Jobb etter fullført læretid: Det er behov for at flere tilbys fast ansettelse og i større stilling slik at de gis en lønn å leve av. Disse perspektivene ble drøftet i saken og rapporten «Lærlingsatsning i Sarpsborg kommune gjennom 10 år», som ble lagt fram for Administrasjonsutvalget i februar I samme møte ga Administrasjonsutvalget sin tilslutning til revidering av gjeldende lærlingestrategi. Sstrategidokumentet for arbeid med lærlinger i Sarpsborg kommune (2002) skulle revideres slik at det ble mer i tråd med: 2

3 «Vi i Sarpsborg» plattform for ledelse og medarbeiderskap Kompetansestrategi i Sarpsborg kommune Dagens behov og utfordringer Den reviderte lærlingstrategien omtaler følgende punkter: Bakgrunn og utfordringer Hensikt Sarpsborg kommune som lærebedrift og hovedmålsettingene for kommunen som lærebedrift Målgruppene Implementering av strategien Enhet HR er overordnet ansvarlig for forvaltningen av kommunens lærlingsatsning, koordinering av kommunens læreplasser, rapportering og evaluering knyttet til lærlingesatsningen, samt for rullering og revidering av kommunens læringstrategi. Lærlingstrategiens tiltaksdel er ivaretatt av interne rutiner og årshjulet, og samarbeidet med opplæringskontoret for offentlig sektor OKOS. Gjennom disse rutinene tydeliggjøres det praktiske ansvaret for inntak og oppfølging av lærlingene samt arbeidsfordelingen mellom de enkelte partene. Prosess og medvirkning: Det ble opprettet en arbeidsgruppe bestående av arbeidsgiver-representanter fra ulike kommuneområder og tillitsvalgte. Det er gjennomført tre møter i arbeidsgruppa. Enhet HR har koordinert gruppas arbeid og hatt redaktøransvar i skriveprosessen. Det foreslås at læringstrategien rulleres etter behov (gjerne hvert fjerde år). Det bør jevnlig utarbeides rapporter som viser status i forhold til målsettingene satt i strategien. Det foreslås rapportering på flere indikatorer, som blant annet: Antall læreplasser totalt og fordelt på fag Antall lærlinger og lærekandidater Antall med ungdomsrett og voksenrett Antall fagbrev til normert tid Antall slutt/ikke resultat Antall med jobb etter endt læretid, type stilling og stillingsstørrelse Diverse indikatorer som beskriver arbeidsmiljø, opplæring og støtte i lærlingsatsingen. Enhet HR har ansvar for å markedsføre strategien internt og eksternt overfor potensielle søkere og samarbeidspartnere, samt bruke dokumentet som et styringsdokument i all satsning knytet til lærlinger og de med ansvar for lærlinger. Konsekvenser økonomi, miljø og folkehelse: Økonomi: Lærlingestrategien forvaltes av Enhet HR, som også har budsjettansvaret for lønn til lærlinger. Inntak av lærlinger gjennomføres innenfor de til enhver tid gjeldende budsjettrammer. Miljø: 3

4 Folkehelse: Flere læreplasser og at flere oppnår fagbrev vil føre til bedre oppvekstsvilkår og heve kompetansenivået blant kommunens innbyggere. En bred lærlingesatsning som også har rom for voksne innenfor ulike målgrupper som menn og innvandrere, vil ha en inkluderende effekt og bidra til at befolkningen øker kompetansen og bedrer sine jobbmuligheter. 4

5 2/18 El-sykler til ansatte i Sarpsborg kommune Arkivsak-dok. 18/ Saksbehandler Per Bjørnar Wiig Saksgang Møtedato Saknr 1 Arbeidsmiljøutvalget /18 2 Administrasjonsutvalg /18 Innstillingssak. Medsaksbehandlere: Rådmannens innstilling: 1. Det startes et arbeid med mål å tilby ansatte i Sarpsborg kommune en leasingordning via lønnstrekk for el-sykler. 2. Det søkes å etablere en avtale med Inspiria slik at ansatte får teste ut el-sykler i trygge omgivelser. 3. Det gjennomføres en offentlig anskaffelse der det vektlegges å redusere kommunens risiko og administrasjon av løsningen. Vedlegg: I vedlegget «Tiltak i forbindelse med øke bruken av el-sykkel» oppsummeres forskjellige tiltak som andre kommuner og bedrifter har gjennomført for å øke bruken av el-sykler. Det vil være mulig å benytte de vedlagte linkene dersom man ønsker å lese mer detaljert om hvordan tiltakene er utformet. Sammendrag: Som et ledd i å redusere negativ miljøpåvirkning og samtidig gi helsegevinster for sine ansatte, ønsker Sarpsborg kommune å legge til rette for tilbud om kjøp/leasing av el-sykler. Det anbefales at man tilbyr ansatte leasing av el-sykler via netto lønnstrekk. Utredning: Hvorfor bør man benytte sykkel som transportmiddel? 1. Klimaproblematikken er en av vår tids største utfordringer. Utallige studier og artikler dokumenterer faren ved det stadig økende utslippet av klimagasser, og de negative konsekvensene av temperaturendringer. Transport står for 32 prosent av klimagassutslipp i Norge (Miljøstatus Norge 2013). I Norge i dag er bil det vanligste fremkomstmiddel til jobben. Således vil det være et godt miljørettet tiltak å bidra til mer sykling blant ansatte. 2. Studier viser at det er lavere risiko for tidlig død hos dem som sykler til jobben, og det konkluderes med at «sykling til og fra jobb kan påvirke fysiologiske variabler som gir helsemessig gevinst». For lite fysisk aktivitet er knyttet til større sykefravær, og sykefravær er dyrt. Ved å få ansatte til å sykle mer til jobb kan sykefravær reduseres. 5

6 Hvorfor sykler ikke de ansatte? Selv om man er kjent med de ovennevnte fordelene er det allikevel kun ca 5 % på nasjonalt nivå (Statens vegvesen ) som benytter ordinær sykkel som fremkomstmiddel til og fra jobb. Viktigste grunn til ikke å sykle var at det var for langt, på annenplass kom at det var for farlig eller dårlig vei, og på tredjeplass kom at det var for upraktisk (Magma 3/2014). I utgangspunktet kan det synes vanskelig for en arbeidsgiver å gjennomføre tiltak som gjør at reiseveien mellom hjem og arbeidsplass blir kortere og tryggere, samt at sykling skal oppleves som mer praktisk gjennomførbart. Imidlertid har det i de senere år skjedd en rask teknisk utvikling innenfor el-sykler. De som bruker slike sykler kommer raskt frem uten betydelig egeninnsats, effekten av oppoverbakker og motvind blir i redusert, og det blir lettere å gjennomføre lengre sykkelturer. Forskning viser at el-sykkelen gjør at folk sykler dobbelt så mye som på en vanlig sykkel både målt i kilometer, turer og som del av den totale transporten (Transportøkonomisk institutt 2015). Effekten av å ha en el-sykkel var spesielt sterk for kvinner. El-sykler kan også fungere fint for småbarnsfamilier med vogn til og fra barnehage. Vi kan dermed si at en rekke ordinære sykkelutfordringer blir redusert ved at dagens elsykler: 1. Muliggjør en lengre reisevei til jobb 2. Er godt utstyrt med lys og reflekser som gjør at man er synlig og trygg i trafikken 3. Fungere fint for f.eks. småbarnsfamilier med vogn til og fra barnehagen, og kan dermed oppleves som praktisk for flere. Samtidig som el-sykler reduserer de ordinære sykkelutfordringene, viser forskning at elsykling gir god fysisk aktivitet og mosjon. Den helsemessige forskjellen mellom vanlig sykling og el-sykling er ikke så stor som man kanskje hadde forventet (Folkehelsevitenskap ved Universitetet i Agder, 2017). Målingene viste at de som benytter el-sykler hadde moderat eller intensiv fysisk aktivitet i 95 % av tiden de var på el-sykkelen, og tiden man benyttet på el-sykkel inngår dermed i målet om minimum 150 minutter aktivitet i uka. Forslag til tiltak for å øke bruken av el-sykler Det er gjort lite forskning på årsakene til at ikke flere kjøper el-sykler. Men sannsynlige årsaker kan være at man opplever el-sykler som dyre, og at man som forbruker opplever å ha for lite kunnskap. For å oppnå de ønskede effektene anbefales det at man tilbyr ansatt leasing av el-sykler via netto lønnstrekk. I korte trekk vil en leasingavtale for el-sykler være kjennetegnet med at den ansatte disponerer en el-sykkel i 36 mnd mot netto lønnstrekk. Beløpet som blir trukket av nettolønnen avhenger av hvilket produkt man velger. Etter endt periode kan den ansatte velge å levere tilbake sykkelen til leverandøren, eller å kjøpe ut sykkelen til markedspris på det gjeldende tidspunkt (ca 5 % av veiledende pris). Ved at kommunen trer inn som avtalepartner og gjennomfører lønnstrekket på vegne av sine ansatte vil man kunne få en leasingavtale med økonomisk gunstige vilkår. Disse økonomiske vilkårene får de ansatte nyte godt av gjennom et lavt månedlig leasingbeløp. Kommunen har hatt nedbetalingsordninger tidligere (Hjemme PC-ordning og nedbetaling av sykkel) og har erfart at slike ordninger innebærer merarbeid i administrasjon av avtalen, informasjon ut til ansatte og oppgaver knyttet til trekk i lønn. Spesielt har det oppstått 1 Nasjonal sykkelstrategi : attraktivt å sykle for alle : grunnlangsdokument for NTP Vegdirektoratet 6

7 betydelig merarbeid i situasjoner der ansatte har sluttet i kommune, blitt langtidssyke over 1 år, opplever betalingsproblemer eller på andre måter ønsker å bryte avtalen før utløp. Håndteringen av slike forhold vil bli regulert i avtalen mellom ansatt og arbeidsgiver. I tillegg vil det være viktig å sikre god informasjon ut til de ansatte, samt at man setter objektive kriterier for hvilke ansattgrupper som kan inngå en slik leasingavtale. (ansettelsesforhold, stillingsprosent osv) God kommunal regnskapsskikk har en egen standard for leieavtaler som omtaler overføring av økonomisk risiko og kontroll. I standarden pekes det på følgende forhold rundt økonomisk risiko: Inngåelse av en leieavtale medfører en tidsbegrenset rettighet til bruk av leieobjektet. Dersom avtalen er utformet slik at leietaker er bundet i hele kontraktsperioden, og leien er beløpsmessig fastsatt, har leietaker ved avtaleinngåelsen anskaffet en tidsbegrenset rettighet og pådratt seg en tilhørende forpliktelse i form av fremtidige leiebetalinger. Enhver leieavtale vil for leietaker innebære en viss økonomisk risiko og kontroll. I en del leieavtaler vil en så stor del av den økonomiske risiko og kontroll være gått over på leietaker at transaksjonen har nære likhetstrekk med kjøp av en eiendel, selv om eiendomsretten formelt ikke er overført. Den vesentligste av leietakers rettigheter og forpliktelser vil normalt være knyttet til bruksrett til eiendelen, samt de avtalte leiebeløpene i leieperioden. Når kommunen som arbeidsgiver initierer et tilbud til sine ansatte vil det kunne gi en «fordel vunnet ved arbeid», og at det regnes som en skattepliktig inntekt. Vurderingen av opplevd fordel (konkretisert i kr-beløp) vil være utfordrende ifm en leasingavtale. Det vil imidlertid være mulig å sette opp beregninger av dette når tilbud og priser er innhentet fra leverandørene. Konsekvenser økonomi, miljø og folkehelse: Økonomi: Vil medføre administrasjon relatert til ansatte som slutter, blir langtidssykemeldte osv. Mulig økonomisk risiko for kommunen dersom ansattes sluttoppgjør ikke dekker resterende leasingbeløp. Det er vanskelig å beregne den økonomiske konsekvensen av administrasjon og mulig økonomiske risiko på forhånd. Det vil være viktig å vektlegge disse forholdene i anbudsprosessen for å sikre kommunen best mulig. Miljø: Vil redusere negativ miljøpåvirkning Folkehelse: Vil være helsefremmende for den enkelte 7

8 3/18 Etablering av nytt kommuneområde - kommuneområde digitalisering Arkivsak-dok. 18/ Saksbehandler Anita Grøseth Saksgang Møtedato Saknr 1 Arbeidsmiljøutvalget /18 2 Administrasjonsutvalg /18 Innstillingssak. Medsaksbehandlere: Rådmannens innstilling: 1. Det opprettes et nytt kommuneområde digitalisering. Rådmannen gis fullmakt til å opprette kommuneområdet med grunnlag i de økonomiske rammene som framgår av handlingsplan og årsbudsjett for Organisasjonsendringene som beskrives i saksframlegget samt de vedlagte rapportene tas til orientering. Vedlegg: - Prosjektrapport Organisasjonsgjennomgang Enhet kommunikasjon og service Sluttrapport: Prosjekt «Digitalisering i Sarpsborg kommune fase 1». Dokumenter i saken ikke vedlagt: Vedlegg til Prosjektrapporten Organisasjonsgjennomgang Enhet kommunikasjon og service 2017 Sammendrag: Det er gjennomført et prosjekt for å vurdere organiseringen av Enhet kommunikasjon og service, samt et annet prosjekt om digitalisering i Sarpsborg. Rådmannen foreslår med grunnlag i prosjektene at det etableres et kommuneområde digitalisering, som skal være et kraftsenter for kommunens arbeid med digitalisering, kommunikasjon og utvikling. Kommuneområdet vil omfatte de funksjoner som i dag er lagt til Enhet kommunikasjon og service, med unntak av sekretariatet i team dokumentservice som overføres til rådmannen. Arbeid med innovasjon, velferdsteknologi og «smart»-prosjekter vurderes også overført til dette kommuneområdet. Utredning: Bakgrunn Samfunnet rundt oss er i stadig endring. Særlige utfordringer knytter seg til økt forventning til digitalisering i samfunnet. Enhet kommunikasjon og service representerer fagområder som er gjenstand for stor utvikling. Prosjektet «Enhet kommunikasjon og service gjennomgang av organisering» ble igangsatt for å sikre at enheten er organisert på en optimal måte, og at oppgaver er plassert 8

9 hensiktsmessig. Likedan skulle prosjektet sees i sammenheng med prosjekt «Digitalisering i Sarpsborg kommune fase 1». Dagens organisering Enhet kommunikasjon og service består i dag av om lag 60 årsverk og de aller fleste medarbeiderne har 100 % fast stilling. I tillegg har enheten pr november 2017 fem lærlinger. Figur: Dagens organisering Enhet kommunikasjon og service Hovedtrekkene i dagens organisering ble etablert i Med tanke på det digitale paradigmeskiftet mener prosjektgruppen det er nødvendig å forankre digitalisering og IKT sterkere i kommunens toppledelse. Etablering av nytt kommuneområde digitalisering «Prosjekt digitalisering» har pågått siden november 2016 og har avgitt sine anbefalinger etter fase 1. En av oppgavene i dette arbeidet har vært å se på styringsmodell for digitaliseringsarbeidet. Prosjektet har vurdert tre modeller for styring av arbeidet: Digitalisering i staben i kommuneområde organisasjon Digitalisering som egen enhet i kommuneområde organisasjon Samling av involverte fagområder i et eget kommuneområde Etter prosjektgruppens oppfatning ville et eget kommuneområde for dette fagfeltet vært den foretrukne løsningen. Prosjektarbeidet med organisasjonsgjennomgang av Enhet kommunikasjon og service samt digitaliseringsprosjektet synliggjør Utfordringer i tilknytning til det digitale paradigmeskiftet Utfordringer i tilknytning til digital samhandling både internt i kommunen og med eksterne samarbeidspartnere Utfordringene med å ha oversikt over og kontroll på kommunens datamengder Behovet for sentral oversikt og kontroll på de ulike «IKT-plattformer» Videre koordinering av kommunens smart prosjekter Utfordringene med den nye personvernforordning som trer i kraft 1.mai

10 Dette er et arbeid som vil angå alle deler av Sarpsborg kommune. Det skal tas stilling til innog utfasing av prosjekter, kompetanse på virksomhetsarkitektur, prosjektstyring, porteføljestyring, tjenestedesign, informasjonssikkerhet, programvareroboter, rådgivning samt grenselandet mellom arkivfaget og IKT (integrasjoner / uttrekk / deponering). Arbeidet krever etter rådmannens oppfatning sentralisert og helhetlig styring, med sterk forankring på rådmannsnivået. For å møte de utfordringene som man i dag bare ser starten på, ønsker rådmannen å opprette et nytt kommuneområde digitalisering. Figur: Illustrasjon av det nye kommuneområdet Kommuneområde digitalisering Intensjonen med det nye kommuneområdet er å etablere et kraftsenter for kommunens arbeid med digitalisering, innovasjon og utvikling. Strategien kan beskrives slik: Gjennom en klar styringsmodell for digitalisering er ansvar, roller og oppgaver klare for alle involverte. God oversikt og aktiviteter oppnås gjennom porteføljestyring, slik at digitale behov meldes inn, vurderes og prioriteres. Digitalisering gjennomføres i ulike deler av kommunens organisasjon, men koordineres, prioriteres og kvalitetssikres sentralt. Dagens Enhet kommunikasjon og service overføres fra Kommuneområde organisasjon og etableres som et nytt kommuneområde. Ressurser i tilknytning til Smart kommune prosjektene, velferdsteknologi og innovasjon vil også bli vurdert lagt inn i det nye kommuneområdet. Sekretariatet overføres til rådmannen Dagens sekretariat i team dokumentservice overføres fra Enhet kommunikasjon og service til rådmannen. Sekretariatet innehar en nøkkelfunksjon i skjæringspunktet mellom det politiske og det administrative miljøet og det er derfor ønskelig å løfte det høyere opp i organisasjonen. I tillegg til de oppgavene som er tilknyttet dagens sekretariat vil følgende oppgaver bli hjemmehørende her: Rådmannens arbeid med tilrettelegging for de ulike politiske organer Kvalitetssikring av politiske saker Politisk sakskoordinering og saksflyt Arbeid med fordelingskomiteen 10

11 Koordinering av KL og støtte for kommuneledelsen Når endringen er gjennomført vil da Kommuneområde organisasjon bestå av Enhet økonomi Enhet kemner Enhet HR stab Dette vil i sin tur medføre at det frigjøres ledelsesressurser til å forsterke arbeidet innenfor resten av kommuneområdet, og bl.a. viktige temaer som f eks Ledelse og organisasjonsutvikling Varsling, etikk og ytringsfrihet Prosjekter innenfor økonomi og HR (eiendomsskatt, turnusomlegging, forebygge svart arbeid mm) Det har vært gjennomført drøftingsmøte med hovedtillitsvalgte fra hovedsammenslutningene jf. Arbeidsmiljøloven 8-1 og Hovedavtalen 3-1 og 3-2. Tillitsvalgte og HVO mente dette kunne være en hensiktsmessig organisering og hadde ingen innvendinger til endringene. Tillitsvalgte og HVO var opptatt av at det ble formidlet informasjon til medarbeiderne og likedan at den enkelte medarbeider blir ivaretatt. Konsekvenser økonomi, miljø og folkehelse: Økonomi: Kommuneområde digitalisering etableres innenfor dagens økonomiske ramme. Det er forventet at endringene i organiseringen på lengre sikt vil føre til en mer effektiv ledelse og bedre utnyttelse av dagens personellressurser. Miljø: Folkehelse: 11

12 Saknr Arkivsak Tittel Dokumenter 1/18 16/ Protokoll Administrasjonsutvalg