HOVEDPROGRAM UTSTYR (HPU)

Transkript

1 NYE KIRKENES SYKEHUS HOVEDPROGRAM UTSTYR (HPU) Utarbeidet av Versjon

2 1 INNLEDNING FORMÅL UTARBEIDELSE AV HPU FOR KIRKENES SYKEHUS STYRENDE DOKUMENTER OG OVERORDNEDE PLANFORUTSETNINGER DEFINISJONER, UTSTYRSGRUPPER BYGG- OG BRUKERUTSTYR BYGG- OG INSTALLASJONSPÅVIRKENDE BRUKERUTSTYR (BIP) INNDELING INNEN HOVEDKATEGORIEN BRUKERUTSTYR UTSTYRSPROSJEKTET OVERORDNEDE MÅLSETTINGER OG PROGRAMFORUTSETNINGER MÅLSETTINGER TEKNOLOGISK UTVIKLING INTEGRASJON MELLOM UTSTYR OG IKT UTSTYRSKONSEKVENSER VED ULIKE ALTERNATIV SPESIELT KOSTBART OG DIMENSJONERENDE UTSTYR STANDARDISERING OG SYSTEMVALG PLANPROSESSEN GENERELT OM PLANPROSESSEN MÅLSETTINGER FOR UTSTYRSPROSJEKTET ORGANISERING Organisering av utstyrsprosjektet Brukermedvirkning FASER I UTSTYRSPROSJEKTET Forprosjekt brukerutstyr Detaljprosjekt brukerutstyr Anskaffelse av brukerutstyr Mottak, kontroll og overtakelse av brukerutstyr Etterfølgende arbeid Utløp av garantiperioden INFORMASJONSINNHENTING KOORDINERING MELLOM PROSJEKTERING OG UTSTYRSPLANLEGGING HELSE, MILJØ OG SIKKERHET (HMS) AVHENGIGHET MELLOM BYGG- OG UTSTYRSPLANLEGGING GENERELT OM BYGG- OG INSTALLASJONSPÅVIRKENDE BRUKERUTSTYR (BIP) DETALJERINGSGRAD AV BIP-UTSTYR I ULIKE FASER AV PROSJEKTET BRUKERUTSTYRSGRUPPER MED BIP-INFORMASJON BIP-UTSTYR OG KONSEKVENSER FOR BYGGEPROSJEKTET KOSTNADSOVERSLAG FORUTSETNINGER OG METODE GJENBRUK AV UTSTYR FRA EKSISTERENDE VIRKSOMHET Kriterier for gjenbruk Levetid for ulike grupper medisinsk teknisk utstyr Strategier for gjenbruk BRUTTO- OG NETTOKOSTNADER FOR BRUKERUTSTYR Grunnlag Kostnader til medisinsk teknisk utstyr (MTU) Kostnader til grunnutrustning (GRU) Nosyko AS Side 2

3 6.3.4 Kostnader til inventar (INV) Kostnader til IKT-utstyr (IKT) Samlet brutto og netto kostnadsoverslag for brukerutstyr ved alternativ 2 - nybygg Kostnadsoverlag ved alternativ 0 rehabilitering USIKKERHET, RESERVER OG ADMINISTRASJON SAMLET KOSTNADSOVERSLAG Vedlegg: Generell bygg- og installasjonspåvirkning Nosyko AS Side 3

4 1 INNLEDNING 1.1 Formål Planprosessen for sykehusbygg deles inn i en tidligfase og en gjennomføringsfase. Tidligfasen består av: Idéfase Konseptfase Forprosjekt Gjennomføringsfasen består av: Detaljprosjekt Bygging Testing/idriftsetting Hovedprogram utstyr (HPU) inngår som et dokument i konseptfasen. Sammen med hovedfunksjonsprogrammet (HFP) og overordnet teknisk program (OTP), skal HPU danne grunnlag for utarbeidelse av skisseprosjekt og inngå i den samlede konseptrapporten som sammenstilles i slutten av konseptfasen. HPU utarbeides tidlig i planprosessen. HPU skal gi overordnede føringer og retningslinjer for det videre arbeid med utstyrsprosjektet gjennom å: Klargjøre planprosessen og videre utvikling av utstyrsprosjektet Klargjøre begrepsapparat og avgrensinger for brukerutstyr Avklare målsettinger og programforutsetninger Utarbeide et første kostnadsoverslag ut fra de forutsetninger og det grunnlag som foreligger på dette stadium i prosessen Etablere overordnede strategier for valg av utstyr og for gjenbruk av eksisterende utstyr Kostnadsoverslaget for utstyrsanskaffelsene i HPU er bygget på de opplysningene som per november 2009 foreligger om planlagte funksjoner, kapasitet og areal i det nye sykehuset. 1.2 Utarbeidelse av HPU for Kirkenes sykehus HPU inngår som et av dokumentene i den samlede konseptfaserapporten. Hospitalitet AS er engasjert av Helse Finnmark HF for bistand/rådgivning i konseptfasen, herunder utarbeidelse av HPU. Hospitalitet AS har engasjert Nosyko AS som underleverandør for arbeidet med HPU. Nosyko AS har vært representert ved Roald Johansen og Tor-Erik Halvorsen. Fra sykehuset er det opprettet en egen arbeidsgruppe for HPU-arbeidet. Gruppen har bidratt med underlagsinformasjon og slutter seg til den foreliggende HPU. Gruppen har bestått av: Nils Otto Pleym, avdelingsleder medisinsk teknisk avdeling (leder) Ole Jørgen Ulvang, avdelingsleder radiologisk avdeling May Kristoffersen, fung. avdelingsleder avdeling for medisinsk biokjemi og blodbank Anne Grønvold, fagkonsulent Turid Gudim Aune, avdelingssykepleier intensivavdelingen Geir Lindrupsen, IKT-bestiller Arbeidsgruppen har hatt 3 møter. Nosyko AS Side 4

5 1.3 Styrende dokumenter og overordnede planforutsetninger Det er tidligere gjennomført en idéfase som ble avsluttet med en idéfaserapport 1. I idéfaserapporten ble det trukket opp følgende alternative løsningsforslag: Alternativ 0 Oppgradering og rehabilitering Alternativ 1 Delvis ombygging og noe nybygg Alternativ 2 Nybygg I den etterfølgende behandlingen er det avklart at 0-alternativet og nybygg skal vurderes videre i konseptfasen. Utstyrsbehovet ved sykehuset er betinget av planlagte funksjoner, oppgaver/kapasiteter og romprogram. I HPU er de forutsetninger som foreligger fra idéfaserapporten og HFP lagt til grunn. HPU er utarbeidet i henhold til "Veileder for Hovedprogram utstyr i sykehusprosjekter" av 1. juni 2007 fra Sosial- og helsedepartementet (nå HOD). Nytt strategidokument er for tiden under utarbeidelse ved sykehuset. Det må vurderes om strategidokumentet får implikasjoner for HPU når dette foreligger. Det er i skrivende stund ikke kjent hvilke konkrete konsekvenser samhandlingsreformen vil få i forhold til HPU. Dette må vurderes når konkrete følger av samhandlingsreformen er nærmere avklart. 2 DEFINISJONER, UTSTYRSGRUPPER 2.1 Bygg- og brukerutstyr I sykehusprosjekt er det vanlig å dele utstyret inn i hovedgruppene byggutstyr og brukerutstyr: Byggutstyr omfatter alt utstyr som er fastmontert til bygget og som inngår i byggets infrastruktur Brukerutstyr omfatter fastmontert medisinsk teknisk utstyr og alt løst utstyr For størstedelen av utstyret er det klart hva som er hhv. bygg- og brukerutstyr. I noen tilfelle er det imidlertid vanskelig å trekke skillet mellom utstyrsgruppene kun ut fra definisjonen ovenfor. Det må derfor utarbeides en liste over utstyr hvor det erfaringsvis kan oppstå usikkerhet om ansvarsplassering. Tilhørighet til utstyr i denne gråsonelisten bør avklares tidlig i prosjektet. Denne type avklaringer har innvirkning på budsjett og ansvar for planlegging av ulike typer utstyr. Det anbefales at en tidlig i prosjektet identifiserer utstyrsområder som krever en særskilt plan- og anskaffelsesprosess på tvers av de plan- og anskaffelsesprosesser som foregår innen h.h.v. bygge- og utstyrsprosjektet, og å organisere disse prosessene på en hensiktsmessig måte. 2.2 Bygg- og installasjonspåvirkende brukerutstyr (BIP) Betegnelsen BIP benyttes ofte om det utstyret som defineres som bygningspåvirkende og/eller installasjonspåvirkende. Den grunnleggende definisjonen av BIP-utstyr i dette prosjektet er: Brukerutstyr som defineres som bygningspåvirkende og/eller installasjonspåvirkende, har egenskaper som innebærer at man i prosjekteringen av bygninger og/eller rom må ta særlig hensyn til disse egenskapene for å få et tilfredsstillende samspill mellom det aktuelle utstyret og bygningen/rommet hvor det skal plasseres. 1 Idéfasedokument B2. Renoveringsprosjekt ved Kirkenes sykehus. Kirkenes Nosyko AS Side 5

6 I kapittel 5 nedenfor er det redegjort nærmere for bygg- og installasjonspåvirkende utstyr. Som vedlegg er det også tatt inn generelle opplysninger om bygg- og installasjonspåvirkning. 2.3 Inndeling innen hovedkategorien brukerutstyr Av planleggings- og budsjettmessige årsaker deles vanligvis brukerutstyret inn i følgende kategorier: Medisinsk teknisk utstyr (MTU) IKT-utstyr (IKT) Grunnutrustning (GRU) Møbler, inventar og tekstiler (INV) Medisinsk teknisk utstyr MTU: MTU kan defineres slik: "MTU er teknisk utstyr som er spesielt konstruert, markedsført eller brukt til undersøkelse, behandling og pleie av pasienter 2." MTU omfatter bl.a.: Anestesiapparat, respirasjonsutstyr og annet gasstilkoblet utstyr Elektromedisinsk utstyr Laboratorieutstyr for prøvepreparering og analyse Bildedannende utstyr (MR, røntgen, ultralyd, mikroskop og endoskop/optikker) Størstedelen av MTU skal installeres og vedlikeholdes ifølge lovpålagte krav i norske elektroforskrifter. Det er derfor hensiktsmessig å definere skillelinjene mellom MTU og de øvrige kategoriene brukerutstyr. Det er spesielt mellom MTU og IKT at grensene kan være vanskelige. MTU representerer den største kostnadsbærer i utstyrsprosjektet, og det er også dette utstyret som er mest komplisert i forhold til grensesnitt mot bygget og infrastrukturen. Aktuelle grensesnitt for MTU er: Mot husinstallasjoner (el, vann, gass, ventilasjon etc.) Mot periferutstyr (skriver, datanett, flere interne systemer etc.) Pasientgrensesnitt (bestemmer en del av utstyrets sikkerhet) Brukergrensesnitt (omfatter alle typer overganger mellom utstyr og bruker, også hvordan resultatet presenteres i utskrifter og lignende) IKT/AV-utstyr IKT: IKT-utstyr som er direkte knyttet til medisinsk teknisk utstyr og som brukes til å betjene/drive utstyret, skal iht. forskriftsgrunnlaget regnes som medisinsk teknisk utstyr. IKT som i hovedsak brukes til administrative/pasientadministrative rutiner, skal ikke regnes som MTU. Grunnleggende infrastruktur knyttet til IKT, slik som kabling i vegger, sentralutstyr m.v., regnes heller ikke med til IKTutstyret. Dette ivaretas normalt gjennom planlegging av byggutstyret. Dataprogram i brukerapplikasjoner regnes vanligvis ikke som brukerutstyr. Kostnader til slike program dekkes over driftsbudsjett. Dette gjelder ikke integrerte systemløsninger av dataprogram og MTU når dataprogrammet er en del av utstyrets funksjonalitet og kostnaden for dette er integrert i utstyrets pris. Dette gjelder heller ikke systemdataløsninger i for eksempel servere der grunnleggende funksjonalitet avhenger av at dataprogrammet er installert. I noen sammenhenger kan det være hensiktsmessig å ha egen kategori for medisinsk IKT (MIKT), for å skille dette fra vanlig IKT utstyr. 2 Sverre Grimnes: "Håndtering av medisisnk-teknisk utstyr på sykehus" Nosyko AS Side 6

7 Eksempler på IKT-utstyr er: PC-er Servere (dedikerte, ikke sentrale servere knyttet til IKT-infrastruktur disse inngår som byggutstyr) Pasientterminaler (er i noen prosjekt definert som byggutstyr) Projektorer Skrivere, skannere, kopimaskiner, telefakser TV-skjermer/informasjonstavler/smartboards Grunnutrustning GRU: GRU omfatter sykehus-/driftsrelatert brukerutstyr som ikke anses som MTU, f.eks.: Pasientsenger Trillebord Spesialstoler Utstyr for avfallshåndtering Transportutstyr (trucker, vogner, snøryddingsmaskiner osv) Lette kjøkkenmaskiner og -utstyr Utstyr til verksteder i drift- og vedlikeholdsavdelinger Møbler, inventar og tekstiler INV: Som INV regnes løse møbler og inventar til publikums- og pasientområder, samt kontorer og møteog oppholdsrom for personalet. Dette kan være: Venteromsmøbler Pasientstoler og bord i sengerom Kontormøbler Møteromsmøbler Gardiner og avskjerming/skjermvegger For dette utstyret er vanligvis arkitekt/interiørarkitekt fagansvarlig. 2.4 Utstyrsprosjektet Planlegging og anskaffelse av brukerutstyr bør organiseres som en egen aktivitet med særskilt kompetanse. Denne aktiviteten er i det videre benevnt utstyrsprosjektet. Nosyko AS Side 7

8 3 OVERORDNEDE MÅLSETTINGER OG PROGRAMFORUTSETNINGER 3.1 Målsettinger I HFP er det uttalt at prosjektet skal føre til en ønsket sluttilstand som ivaretar følgende forhold: Moderne sengeposter mht størrelse, driftsøkonomi, service, lager og sanitære forhold Optimal logistikk Moderne bygningsmessig fleksibilitet, elastisitet og generalitet (lettere å tilpasse arealene til nye funksjoner og ny metodikk) Mulighet til fleksible driftsformer og bedre utnyttelse av lokaler og utstyr Mulighet for undervisning og opplæring Mulighet for gode medisinsk faglig funksjoner kan videreutvikles Mulighet for moderne og brukertilpasset pasientbehandling og opplæring Gode løsninger med tanke på ytre miljø og energisparende tiltak Godt inneklima Godt arbeidsmiljø Mer rasjonell drift Anskaffelse av brukerutstyr har som hovedsiktemål å medvirke til at de målsettinger som settes for pasientbehandling og arbeidsmiljø kan nås. 3.2 Teknologisk utvikling Erfaringer har vist at det er vanskelig å forutsi trender og utviklingstrekk som vil prege den medisinske utviklingen, selv over en tidshorisont på bare 3 7 år. Dette kan skyldes brudd og knekk i utviklingstrender fordi overraskende teknologiske oppdagelser endrer premissene. Teknologisk utvikling har generelt en tidshorisont som tilsvarer planlegging og gjennomføring av et byggeprosjekt for et nytt sykehus. En konsekvens av dette er at planleggingen for utstyrsanskaffelse må være tilstrekkelig fleksibelt, slik at det er mulig å implementere nye mulighetene som fram mot et ferdigstilt sykehus. Kirkenes sykehus er, og skal fortsatt være, et lokalsykehus. Utstyret som skal anskaffes må gjenspeile de funksjoner som sykehuset skal ivareta. Det vil derfor ikke være aktuelt med anskaffelse av høyspesialisert eller eksperimentelt medisinsk teknisk utstyr, men planlegges for utstyr med kjent teknologi. I dette prosjektet vil det være viktig å ha oppmerksomheten på den teknologiske utvikling innen bildediagnostisk utstyr og laboratorieutstyr, samt utviklingen mht integrering mellom medisinsk teknisk utstyr og IKT-teknologi/EPJ. 3.3 Integrasjon mellom utstyr og IKT Utstyr med lagringssystemer bør knyttes opp mot elektronisk pasientjournal (EPJ). Dette sikrer et felles lagringssystem hvor informasjonen er raskt tilgjengelig for alle som er autorisert/trenger pasientopplysninger i behandlingsøyemed. Denne måten å arbeide på må støttes opp av en etablert arbeids- og pasientflyt, og i logistikken innen og mellom avdelingene. Innføring av nye systemer kan og bør forbedre og effektivisere pasientforløpet og måten å arbeide på, som igjen kan medføre endringer som bør forankres i logistikkplanleggingen. Et eksempel der dette er blitt gjort, er ved innføring av RIS/PACS ved radiologiske avdelinger på norske sykehus. Nosyko AS Side 8

9 Ved innføring av integrasjoner mellom MTU, lagringssystemer og pasientadministrative systemer benyttes IKT arkitekturen på sykehuset som grunnlag. De tekniske begrensningene og utfordringene i IKT arkitekturen må avklares før anskaffelse av utstyr. Det ligger betydelige utfordringer i denne integrasjonen, som kan ivaretas ved å etablere et samarbeid mellom IKT- og utstyrsprosjektet. For å kunne integrere utstyr mot pasientadministrative systemer, er det en forutsetning at utstyret benytter standarder for informasjonsutveksling, som HL7 eller DICOM. Det bør undersøkes nøye hvilke typer integrasjoner, basert på hvilke standarder, som støttes av de pasientadministrative systemene før anskaffelse av utstyr. Det er også viktig å avklare hvilke felles rammer/systemkrav som er/blir satt fra Helse Finnmark HF/Helse Nord HF. Da kravet til sikker lagring av data er økende, går utviklingen mot et større antall integrasjoner mellom MTU og pasientadministrative systemer. Da hver integrasjon krever detaljert kunnskap til ITarkitekturen, de pasientadministrative systemene og det spesifikke medisinsk tekniske utstyret, bør det i utstyrsprosjektet etableres en strategi for hvordan denne økningen av antall integrasjoner skal håndteres. Målet bør være å minimere integrasjonene som krever spesiell tilretteleggelse. 3.4 Utstyrskonsekvenser ved ulike alternativ Ved et 0-alternativ må det forutsettes at medisinsk teknisk utstyr vil bli anskaffet ut fra en anskaffelsesplan basert på levetid på utstyret og eventuelle sammenbrudd, samt ut fra fremdriften i rehabiliteringsprosessen, oppgradering av tekniske systemer m.v. Gitt en målsetting om å oppnå likeverdig utstyrsstandard uavhengig av utbyggingsalternativ, og siden det er forutsatt at sykehuset skal omfatte de samme funksjoner i begge alternativ, anses ikke det totale utstyrsbehov å være særlig forskjellig for de foreliggende alternativ. Tidsplanen for anskaffelse av brukerutstyr vil imidlertid være forskjellig. Det vises for øvrig til vurderingen i kapittel nedenfor. Før det er kjent hva en rehabilitering konkret vil omfatte, rokadeplaner m.v., er det vanskelig å konkret vurdere utstyrsimplikasjoner ved dette alternativet. I det videre er derfor hovedvekten lagt på å vurdere nybyggalternativet. 3.5 Spesielt kostbart og dimensjonerende utstyr For Kirkens sykehus, vil følgende utstyrsgrupper være aktuelle som spesielt kostbare/dimensjonerende: Bildediagnostisk utstyr. Takmonterte uttakssentraler Operasjons-/undersøkelseslamper Større laboratorieanalysemaskiner Systemutskiftinger (pasientmonitorering o.l.) Full renovering av sengeparken 3.6 Standardisering og systemvalg For å få en mest mulig kostnadseffektiv utstyranskaffelse bør utstyrtyper som brukes i en eller flere delfunksjoner i sykehuset standardiseres og anskaffes samtidig. Dette vil senere ha en gunstig effekt på driftskostnader og vedlikehold av utstyret, og også sikkerheten ved klinisk bruk ved at brukerne får et standardisert betjeningsgrensesnitt. Gjennom en standardisering, f.eks. ved organisering av "utstyrspooler", kan en oppnå: Forenklet innkjøp (færre varianter) Rimeligere innkjøp (rabatter) Forenklet vedlikehold (færre varianter gir forenklet lagerhold av reservedeler) Nosyko AS Side 9

10 Forenklet innkjøp og lagerhold av engangsutstyr Forenklet opplæring av personell Fleksibel drift Økt mulighet for backup/reserveutstyr Stor grad av lokalitetsmessig nærhet for relaterte funksjoner og god intern logistikk, øker muligheten for sambruk av utstyr. Dette kan gi en besparelse både ved anskaffelse og drift av utstyret. Av de foreliggende utredningsalternativ vil nybyggalternativet representere en større mulighet for sambruk og standardisering av utstyr enn 0-alternativet (rehabilitering). Ved et nybygg kan en oppnå en optimalisering av nærhetsbehov og intern logistikk. Ved nåværende sykehus er det vurdert at lokaliseringer av de ulike funksjonene er fragmentert og med dårlig intern logistikk (ref. idéfaserapporten). Nosyko AS Side 10

11 4 PLANPROSESSEN 4.1 Generelt om planprosessen Sykehusutbygging er en omfattende og komplisert prosess. Omfattende fordi byggeprosjektenes fysiske og økonomiske omfang kan være store; komplisert fordi svært mange aktiviteter griper inn i og er avhengige av hverandre. I denne beskrivelsen av planprosessen benyttes programmering om de aktiviteter som fører fram til krav til bygg og utstyr. Prosjektering er å planlegge løsninger basert på kravene. Planprosessen preges av noen viktige forhold: Programmering av bygg og utstyr legger grunnlag for prosjekteringen av bygget. Det betyr at bygget skal løses slik at den framtidige virksomheten i rommet og utstyrsbehov ivaretas Prosjektering av bygget er den tidskritiske og mest kostnadskrevende av planleggingsaktivitetene. Derfor må programmering legges opp slik at prosjekteringen får nødvendig informasjon til rett tid Skjematisk kan sammenhengen mellom programmering og prosjektering fremstilles slik: Programmering Prosjektering og bygging Programmering trinn 1 - Hovedfunksjonsprogram - Hovedprogram utstyr - Sjekke samsvar ml. program? BIM - Kostnadskontroll Prosjektering trinn 1 - Skisseprosjekt Programmering trinn 2 - Delfunksjonsprogram Prosess med byggherre og brukere Prosjektering trinn 2 - Forprosjekt Programmering trinn 3 - Romfunksjonsprogram - Forprogram utstyr / utstyr i rom Kontinuerlig oppdateringer av programmeringskrav og løsninger - Prosjektering trinn 3 - Anbud - Byggefase Program som bygget Evaluering Tegning/BIM som bygget Best practice Nosyko AS Nosyko AS Side 11

12 Modellen viser sentrale sammenhenger mellom programmering og prosjektering som bør ivaretas helt fra prosjektstart: Konkrete krav til bygget som fremkommer gjennom funksjonsprogrammering og utstyrsprogrammering, bør holdes oppdatert gjennom hele prosjektperioden. Overordnede programmeringsdokumenter som HPU og HFP/delfunksjonsprogram holdes ikke løpende oppdatert gjennom prosjektet, men de konkrete krav til bygget som fremkommer i disse dokumentene (for eksempel arealrammer og budsjett/kalkyler), holdes oppdatert. Ved ferdigstilling av byggeprosjektet, bør de konkrete programmeringskravene til bygget samsvare med den prosjekterte og leverte løsningen. Eventuelle avvik mellom programdokumenter og prosjektert løsning skal dokumenteres. Ved siden av å sikre byggherrekrav i prosjektene, forenkler en slik ivaretakelse av forholdet mellom programmering og prosjektering en etterfølgende evaluering av leverte løsninger. Aktørene i utstyrsplanlegging og anskaffelse vil ønske å foreta utstyrsvalg så sent som mulig for å få det mest moderne og velprøvde utstyr som er på markedet ved sykehusets idriftsettelse. Dette vil kunne være i konflikt med prosjekteringens behov for utstyrsinformasjon tidsnok for byggingens fremdrift. Å finne en god balanse i denne konflikten er en viktig utfordring i detaljeringen av arbeidsprosessen videre. 4.2 Målsettinger for utstyrsprosjektet Hovedmålsettingene for utstyrsprosjektet er: Utruste de berørte funksjonene med moderne, effektivt utstyr (nyanskaffelser) som i kostnad og kapasitet er tilpasset denne helseinstitusjonen på et nivå som minst viderefører dagens utstyrsstandard ved Kirkenes sykehus Sikre at utstyr som anskaffes er sikkert/sertifisert, brukervennlig og miljøvennlig Sikre ansatte i driftsorganisasjonen medvirkning i valg av teknologi og løsninger Få til sambruk av teknologi/utstyr der det er mulig Gjennomgå eksisterende utstyrspark med henblikk på gjenbruk og høy overflyttingsgrad fra det eksisterende sykehuset til det nye Bidra gjennom innkjøpsprosessen til å gi brukerne av utstyret god og tilstrekkelig opplæring, slik at utstyret utnyttes best mulig, samt skaper god behandlingseffekt og trygghet Beskrive utstyret slik at all nødvendig informasjon som kan påvirke utforming/dimensjonering/- utrusting av byggene (dvs. alt bygg og installasjonspåvirkende utstyr) blir registrert med alle nødvendige data Fastslå tidspunkt for når nytt utstyr skal kjøpes inn Det skal opprettes utstyrslister hvor utstyret kan tildeles ulike prioriteter. Som eksempel kan følgende prioritetsklasser benyttes: Prioritet 0 Ikke satt Prioritet 1 Kjøpes Prioritet 2 Anskaffes hvis budsjettdekning Prioritet 3 Ønskes, ikke budsjettdekning Prioritet 5 Avventes Prioritet 9 Plass for i rommet Prioritering av utstyr, sammen med bruk av standard utstyrslister, skal også bidra til likeverdig standard for alle funksjonsarealer. Nosyko AS Side 12

13 4.3 Organisering Organisering av utstyrsprosjektet Organiseringen av utstyrsprosjektet må gjøres slik at det understøtter flere forhold: Planleggingen og anskaffelsen skal gjennomføres innenfor definerte tids- og kostnadsrammer Planleggingen og anskaffelsen må involvere brukerne av utstyret på en hensiktsmessig måte Utstyrsprosjektet må sikres tilstrekkelig kompetanse og ressurser til gjennomføringen Utstyrsprosjektet må ha en klart definert ledelse som ivaretar rapportering og informasjonsutveksling med andre deler av byggeprosjektet Ut fra dette følger det at utstyrsprosjektet anbefales organisert med en egen utstyrsleder som ansvarlig for gjennomføring av utstyrsprosjektet. Dette bør være avklart ved oppstart av forprosjektet. Vedkommende må sikres tilgang på tilstrekkelig kompetanse og ressurser for gjennomføring av planlegging og anskaffelse av brukerutstyret. I de fleste sykehusprosjekter av noen størrelse, løses dette normalt gjennom en kombinasjon av en mindre kjernegruppe av personer ansatt i prosjektet, kombinert med kjøp av eksterne konsulenttjenester i ulike faser av gjennomføringen. Konsulentkjøpet kan være av en slik størrelse at det må anskaffes etter reglene om offentlig anskaffelse. Utstyr som budsjettmessig regnes som byggutstyr, planlegges vanligvis av de prosjekterende (arkitekt, rådgivende ingeniør elektro og rådgivende ingeniør vvs). Utstyr som budsjettmessig regnes som brukerutstyr, planlegges vanligvis i en annen prosess med egne rådgivere og til dels sterk brukermedvirkning. HPU omfatter brukerutstyr. Erfaring tilsier at visse typer byggutstyr bør anskaffes i en prosess som tilsvarer anskaffelse av brukerutstyr, gjerne ledet av prosjekledere/rådgivere for brukerutstyr. I noen prosjekt er f.eks. spyle- og vaskedekontaminatorer, vaskemaskiner, avtrekksskap, sikkerhetskabinett og isolatorer definert som byggutstyr, men anskaffes av utstyrsprosjektet i dialog med de aktuelle brukerne. Det er også viktig at gjennomgående systemer planlegges som en samlet prosess, selv om delene kan være definert som både bygg- og brukerutstyr Brukermedvirkning I utstyrsprosjekter innen sykehusbygg, og også andre større byggeprosjekter som omfatter brukerutstyr av et visst omfang, er det ønskelig og nødvendig med en betydelig medvirkning fra de ansatte i driftsorganisasjonen, i denne sammenheng benevnt brukere. Brukermedvirkningen i utstyrsprosjektet tilrås organisert slik: I forprosjektet, og første del av detaljprosjektet, opprettes brukergruppper for de ulike funksjonelle avdelingene på sykehuset. Disse vurderer utstyrsbehovene og prioriteringen av utstyr som skal anskaffes For kravspesifisering av utstyr som skal anskaffes, opprettes i detaljprosjektet brukergrupper for de ulike utstyrs-/kontraktsgrupper sammensatt fra driftsenheter som skal benytte og/eller har krav til/kunnskap om utstyret. For utstyr-/kontraktsgrupper som omfatter medisinsk teknisk utstyr, bør representanter fra medisinsk teknisk avdeling i delta i brukergruppene. Dette kan gi et betydelig antall brukergrupper. For å koordinere brukermedvirkningen, og være et bindeledd mellom prosjektet og driftsorganisasjonen, bør minst en person være dedikert til oppgaven som brukerkoordinator. Det er vanlig å kanalisere eller avklare kontakt mellom brukere og bygge-/utstyrsprosjektet gjennom brukerkoordinatorene. På denne måten sikres det en helhetlig oversikt over informasjonsstrømmen i prosjektet. I noen faser av utstyrsanskaffelsen er det nødvendig at ansatte på sykehuset i større grad involveres og tar ansvar for konkrete oppgaver. Særlig vil medisinsk teknisk avdeling være sentrale medspillere i Nosyko AS Side 13

14 utstyrsprosjektet, og må trekkes inn på et tidlig stadium i prosessen. Graden og organisering av brukermedvirkning i ulike faser må planlegges før forprosjekt utstyr starter. 4.4 Faser i utstyrsprosjektet Planprosessen for brukerutstyr preges av noen viktige forhold: Programmering av bygg og utstyr legger grunnlag for prosjekteringen av bygget. Det betyr at bygget skal løses slik at den framtidige virksomhetens rom- og utstyrsbehov kan ivaretas Prosjektering av bygget er den tidskritiske og mest kostnadskrevende av planleggingsaktivitetene. Derfor må programmering legges opp slik at prosjekteringen får nødvendig informasjon til rett tid Hovedfasene i utstyrsprosjektet etter at HPU er utarbeidet, er: Forprosjekt brukerutstyr Detaljprosjekt brukerutstyr Anskaffelse av brukerutstyr Mottak, kontroll og overtakelse av brukerutstyr Opplæring og idriftsettelse av utstyret Det er kritiske avhengigheter mellom prosjektering og bygging på den ene side og utstyrsanskaffelse på den annen. Planprosessen for prosjektet samlet må derfor gjennomføres på en slik måte at disse avhengighetene blir ivaretatt. I HPU er det foreslått flere konkrete tiltak som anbefales iverksatt for å sikre at byggeprosjektet og utstyrsplanleggingen samkjøres i nødvendig grad, se særlig kapittel 4.5, 4.6 og 5 nedenfor.. De viktigste suksesskriteriene for utstyrsprosjektet er: Planleggingen og anskaffelsen skal gjennomføres innenfor definerte tids- og kostnadsrammer Planleggingen og anskaffelsen må involvere brukerne av utstyret på en hensiktsmessig måte Utstyrsprosjektet må sikres tilstrekkelig kompetanse og ressurser til gjennomføringen Utstyrsprosjektet må ha en klart definert ledelse som ivaretar rapportering og informasjonsutveksling med andre deler av byggeprosjektet Forprosjekt brukerutstyr Hovedformålet med forprosjektet er å legge grunnlag for kalkyle og prioritering av innkjøp, samt å være grunnlag for prosjekteringens forprosjekt. Forprosjektet omfatter både et brutto- og nettoprogram utstyr. Bruttoprogrammet omfatter alt utstyr (av en viss betydning) som skal inn i rommet, mens nettoprogrammet angir hva av dette utstyret som skal nyanskaffes: a) Først utarbeides bruttoprogram utstyr som er en detaljert plan over alt nødvendig utstyr i alle rom, uavhengig av om noe av dette skal flyttes over fra det eksisterende sykehuset. Bruttoprogrammet er viktig for å gi en total oversikt over hvilket utstyr som er nødvendig for å kunne utføre forutsatt funksjon, og gir bl.a. prosjekteringen informasjon om eventuelle byggavhengigheter uavhengig av om utstyret skal nyanskaffes eller ikke. b) Deretter foretas det en vurdering av hvilket utstyr som kan flyttes over fra eksisterende til nytt sykehus. Dette omtales som eksisterende utstyr, og danner grunnlaget for utarbeidelse av nettoprogrammet, som er alt planlagt utstyr (=bruttoprogrammet) minus eksisterende utstyr. Nettoprogrammet for brukerutstyr omfatter dermed alt utstyret som skal anskaffes i prosjektet. Nosyko AS Side 14

15 Tidlig i forprosjekteringen må det foreligge en generell oversikt over utstyrstyper som er plasskrevende og på annen måte påvirker byggets plan og konstruksjoner. Så tidlig som mulig i forprosjektet utarbeider utstyrsprosjektet en oversikt over særlig bygg- og installasjonspåvirkende utstyr (BIP). Opplysninger om hvordan dette utstyret påvirker/setter krav til bygget, er svært viktig for arkitekter og tekniske konsulenter som prosjekterer bygget. Ved avslutning av forprosjektet utarbeides det en foreløpig kalkyle for alt utstyr i sykehuset, både brutto og netto. Utstyrsbehovet angis per rom slik at utstyrsbehovet og brutto kostnader også kan rapporteres per funksjon og per rom. I forprosjekt utstyr foretas en detaljert gjennomgang av utstyrsbehovet i det enkelte rom. Dette betinger at bl.a. romstørrelse og rommenes funksjon er fastsatt. Romstørrelse vil være kjent fra romlisten fra delfunksjonsprogrammet (DFP). Romfunksjonene fastsettes gjennom romfunksjonsprogrammet (RFP) som også utarbeides i forprosjektfasen. Arbeidet med RFP bør derfor ligge noe foran arbeidet med forprosjekt utstyr i tid, men kan gjennomføres relativt samtidig om enn noe faseforskjøvet. I flere prosjekt har arbeidet med RFP- og utstyrsprogrammering vært gjort i en felles brukerprosess som skjematisk har vært lagt opp slik: Møte nr. 1 behandler RFP med utstyrsrådgiver som observatør Møte nr. 2 behander/sluttfører RFP (halve møtet) og deretter utstyrsprogram for rommet (halve møtet). Før møtet er forslag til utstyrsprogram for de aktuelle rom distribuert til brukergruppen på bakgrunn av opplysningene fra møte nr. 1. Møte nr. 3 behandler/sluttfører utstyrsprogrammet for rommene. Avhengig av rommenes funksjonelle og utstyrsmessige kompleksitet, kan det være behov for flere møter. Før oppstart av utstyrsplanlegging av de konkrete rom, bør det utarbeides standard utstyrslister for rom som forusettes bestykket likt, både for hele sykehuset (f.eks. kontorer, møterom, sengerom) og for avdelings-/funksjonslike rom (f.eks. undersøkelses-/behandlingsrom for ulike spesialiteter, isolat). Hvilke standardrom/standard utstyrslister som det er aktuelt å utarbeide kan det tas stilling til når romlisten er fastsatt Detaljprosjekt brukerutstyr I detaljprosjektet foretas det en videreføring og ytterligere konkretisering/detaljering av forprosjektet. Hovedformålet med detaljprosjektet er å foreta prioritering av innkjøp, være grunnlag for prosjekteringens detaljprosjekt samt gi en ytterligere sikkerhet i vurdering av budsjett for anskaffelse og implementering av brukerutstyr. Detaljprosjektet skal omfatte samlet utstyrsbehov for alt brukerutstyr, angitt per rom. I denne fasen planlegges det i hvilke rom det overflyttbare utstyret skal plasseres i det nye sykehuset. Dette gir en oversikt over hvilket utstyr på romnivå som skal kjøpes og hva som skal medflyttes. For alle utstyrsartikler hvor dette er aktuelt, angis krav til bygg og installasjoner så langt de er kjent. Brukerutstyrsbehovet skal prioriteres innenfor de fastsatte bevilgningene til brukerutstyr inkludert kostnader til planlegging og administrasjon, samt reserve. Endelig overordnet prioritering vil foretas av ledelsen for prosjektet/sykehuset. Ved prioriteringen må en også vurdere de løpende driftskostnader sykehuset får ved de aktuelle anskaffelser. Nosyko AS Side 15

16 Ved avslutning av detaljprosjektet skal det foreligge: En oppdatert utstyrsoversikt som viser hva som skal anskaffes og hva som skal overflyttes spesifisert på det enkelte rom Tekniske spesifikasjoner for alle utstyrsartikler så langt disse er kjent Funksjonelle, leverandøruavhengige krav til hver enkelt artikkel som kan benyttes som grunnlag for kravspesifikasjon i anskaffelsefasen Anskaffelse av brukerutstyr Det utarbeides en detaljert anskaffelsesplan for brukerutstyr basert på detaljprosjekt brukerutstyr. Planen angir hvilke varegrupper som skal inngå i hvilke innkjøp/kontraktsgrupper, når innkjøp må finne sted og når mottak må finne sted. Tid for innkjøp og mottak av brukerutstyr vil være ulikt for de forskjellige varegruppene. Noe utstyr må anskaffes tidlig på grunn av krav fra prosjekteringen om konkrete tekniske opplysninger om utstyret, og/eller nødvendighet av tidlig inntransport/montering. For andre varegrupper vil de være viktig at utstyret først mottas tett inn mot innflytting. Det må avklares anskaffelsesmetode og utarbeides konkurransegrunnlag for hvert enkelt innkjøp. Herunder må det vurderes eventuelle opsjoner, om det skal inngås rammeavtale o.l. Konkurransegrunnlaget for hvert innkjøp skal bl.a. omfatte: Generelt anbuds- og tilbudsgrunnlag for utstyrsanskaffelse, med informasjon om prosjektet og annet av generell karakter Anbuds- og kontraktbestemmelser Generelle kravspesifikasjoner for utstyr, herunder inngår bestemmelser om hvordan utstyrsinformasjon skal overføres til prosjektering og bygging Byggets krav til og rammer for utstyr samt redegjørelse for hva bygget tilrettelegger for brukerutstyret Kvalitativ og kvantitativ spesifikasjon av det brukerutstyret som inngår i vedkommende innkjøp Framdriftsplan for innkjøpet, herunder tidspunkter for levering og installasjon samt overføring av utstyrsinformasjon til prosjekteringen Ønske om opsjoner for senere valg i kontraktsperioden Krav til servicekontrakter Krav til opplæring På grunnlag av konkurransegrunnlaget utarbeides innkjøpsbudsjett for hvert enkelt innkjøp, med ramme for bestillingssum og forventet sluttsum. Etter at konkurransegrunnlaget er utarbeidet, forestas innkjøp som vanligvis omfatter følgende aktiviteter: Kunngjøre anbuds- og tilbudskonkurranser og resultatet av slike Supplere anbuds- og tilbudsgrunnlag og svare på spørsmål til grunnlaget Ta i mot tilbud og foreta evaluering Evaluering omfatter å undersøke og vurdere alle forhold som har betydning for valg av produkter og leverandører ut fra de kriterier som er valgt og fremlegge dette til godkjennelse. For utstyr hvor det er aktuelt å vurdere levetidskostnader, skal dette være innarbeidet i konkurransegrunnlaget og er en del av evalueringen Utarbeide beslutningsgrunnlag og treffe valg av produkter og leverandører Gjennomføre avklarende møter med valgte leverandører Utarbeide kontraktsdokumenter Nosyko AS Side 16

17 Gjennomføre oppstartmøter med leverandører og prosjekterende der alle forhold vedrørende den enkelte kontrakt blir planlagt og avtalt i detalj, herunder framdrift for leveransen, eventuelle bygningsmessige tilpasninger før installasjonen og annen informasjonsutveksling med prosjekteringen Mottak, kontroll og overtakelse av brukerutstyr Denne fasen omfatter følgende aktiviteter: Eventuell testing av brukerutstyr hos leverandøren eller på fabrikk før det mottas på bygget Oppfølging/kontroll av produksjonen for enkelte typer utstyr Mottak av brukerutstyr (herunder levering og montering), der leverandørene leverer utstyr til de respektive rom, klargjort for bruk Kvantitativ og kvalitativ kontroll av produktene, herunder testing Akseptansetest i samarbeid med bruker Overtagelse av utstyr til prosjektorganisasjonen fra leverandør Denne fasen er svært arbeidskrevende og har i flere prosjekter vært undervurdert både faglig og kapasitetsmessig Etterfølgende arbeid Etter at mottak og kontroll er gjennomført følger for deler av utstyret prøvedrift, og for alt utstyr idriftsettelse. Denne fasen omfatter følgende aktiviteter: Prøvedrift av utstyr Opplæring av brukere og driftspersonale Bruk av utstyret i ordinær drift Ved innføring av nytt utstyr/nye systemer er det viktig å sikre god opplæring i bruk av utstyret og utprøving av systemene. Fasen avsluttes med at brukerutstyret settes i drift. Etter dette overleveres utstyr og sluttdokumentasjon til driftsorganisasjonen. Denne fasen omfatter følgende aktiviteter: Formell overlevering av utstyr fra prosjektorganisasjonen til driftsorganisasjonen som overtar ansvar for tilsyn, drift og vedlikehold Utarbeidelse, supplering og overlevering av dokumentasjon for det enkelte utstyr samt data til driftsorganisasjonens utstyrsdatabase Utløp av garantiperioden Ved utløp av garantiperioden, som i de fleste prosjekt er satt til 2 år, skal det være en omfattende prosess med garantibefaringer med leverandørene, gjennomgang av teknisk historikk, oppfølging m.v. for hver enkelt utstyrsenhet. Dette er et tildels betydelig arbeid. I flere sykehusprosjekt har en sett at omfanget av denne aktiviteten har vært undervurdert og at driftsorganisasjonen ikke har satt av tilstrekkelige ressurser til å foreta dette arbeidet. 4.5 Informasjonsinnhenting Som tidligere beskrevet, er det stor avhengighet mellom alle prosessene som går parallelt i planleggingen og byggingen av et sykehus. Programmeringsarbeidet, utstyrsplanleggingen og prosjekteringen innen alle tekniske fag, er gjensidig avhengig av oppdatert informasjon om hverandres arbeid. I teknisk kompliserte bygg som sykehus, er det både nasjonalt og internasjonalt flere eksem- Nosyko AS Side 17

18 pler på hvordan manglende informasjonsutveksling mellom aktørene i prosjektet kan gi store problemer knyttet til feilkonstruksjoner, manglende samhørighet mellom bygg og utstyr, kostnadsoverskridelser og fremdriftsproblemer. Hvordan informasjonshåndteringen ivaretas er derfor et av de mest kritiske elementene i gjennomføring av et vellykket byggeprosjekt. Konkret hvordan dette vil bli ivaretatt forutsettes nærmere omtalt i PA-bok for prosjektet og/eller OTP. Uavhengig av hvordan de konkrete løsninger blir, må det sikres at det gjensidige behovet for informasjonsutveksling ivaretas. Grunnleggende krav som må ivaretas er bl.a.: Alle aktører i prosessen må ha samtidig tilgang til oppdatert informasjon om alle krav som stilles til rom og utstyr i rom Det må defineres hvem som kan gjøre endringer i gjeldende krav som stilles til prosjektet som helhet og ned til romfunksjonsprogram og utstyrslister. Disse endringene må loggføres slik at de er sporbare Det må være mulig for aktørene i prosjektet på en enkel måte å finne/sortere de opplysningene som er relevante for dem, samt kunne holde oversikt over de endringer som gjøres både i program og utstyrslister I sykehusprosjekter har informasjonskravene de seneste år blitt ivaretatt gjennom bruk av databaseverktøy med mulighet for enkel informasjonsinnlegging og uthenting for de ulike aktørene. 4.6 Koordinering mellom prosjektering og utstyrsplanlegging Som nevnt i det foregående, er det kritiske avhengigheter mellom prosjektering og bygging på den ene side og utstyrsanskaffelse på den annen. Byggene må prosjekteres og bygges slik at det legges til rette for en optimal utstyrsbruk i sykehusenes drift. På den annen side må planlegging og anskaffelse av brukerutstyr holdes innenfor de rammer byggene setter mht. funksjoner, teknikk, framdrift og kostnader. Oppsummeringsmessig må, som et minimum, følgende aktiviteter og tiltak iverksettes for å ivareta sammenhengen mellom brukerutstyr og bygg best mulig: Planlegging av brukerutstyr, prosjektering og bygging skal ha felles utgangspunkt i prosjektets program som fastlegger overordnede rammer og funksjoner, samt planlagte funksjoner og krav på romnivå gjennom romfunksjonsprogram for alle rom Overordnede program, romfunksjonsprogrammene og utstyrslistene må holdes oppdatert gjennom hele planleggings- og byggeperioden fram til ferdigstilling av bygget Som grunnlag for byggets forprosjekt, utarbeides en foreløpig oversikt over spesielt bygg- og installasjonspåvirkende utstyr; denne bearbeides videre i forprosjekt brukerutstyr. Grensesnitt mellom fastmontert utstyr og bygg/installasjoner må fastlegges på et tidlig tidspunkt I forprosjektfasen, må programmering av romfunksjoner og utstyrsbehov per rom koordineres. Utstyrsprosjektet er avhengig av oppdatert informasjon om planlagt funksjon i rommet, og mange utstyrsartikler stiller krav til teknisk utrustning av rommet som igjen må avspeiles i romfunksjonsprogrammet Utstyrsprosjektet bør være representert i planleggingsmøter mellom PG og brukere, spesielt når utstyrstunge rom skal behandles Detaljprosjekt brukerutstyr er grunnlag for byggets anbudsgrunnlag for innredning For noen utstyrskategorier kan ansvar for detaljprosjektering av enkelte rom legges til utstyrsleverandøren. Det må generelt avklares hvor langt prosjektering og bygging kan gå før det må treffes valg av brukerutstyr/leverandør Etter inngåelse av kontrakt med utstyrsleverandør, holdes oppstartmøte med hver enkelt leverandør, der bl.a. framdrift av informasjon til prosjekteringen blir avtalt; videre pliktes Nosyko AS Side 18

19 utstyrsleverandørene til å levere oppdatert informasjon om krav til bygg og installasjoner ved hjelp av forhåndsdefinerte informasjonsskjemaer, evt. ved registrering av disse opplysningene direkte i prosjektets utstyrsdatabase Prosjekteringsgruppen bør pålegges å kontrollere all informasjon fra utstyrsleverandør for å påse at den sett fra prosjekteringens side er komplett. Utstyrsleverandøren må ha ansvar for at informasjonen som er gitt er korrekt Prosjektledelsen bør gjennomføre erfaringsinnhenting fra andre nylig gjennomførte sykehusprosjekter med sikte på å lære mest mulig om dagens tekniske og funksjonelle sammenhenger mellom bygg og utstyr 4.7 Helse, miljø og sikkerhet (HMS) Etablering av et nytt sykehus omfatter anskaffelse av utstyr som kan gi personskade dersom ikke HMS-hensyn ivaretas på en tilfredsstilende måte. Ved valg av system/utstyr må det derfor legges til grunn at HMS skal ivaretas i alle faser og prioriteres i likhet med funksjonelle, tekniske og økonomiske hensyn. Under planlegging og anskaffelse av utstyr skal følgende målsettinger legges til grunn: Det skal velges produkter som sikrer et godt innemiljø for pasienter, pårørende og ansatte i driftsfasen Lyd- og støykrav skal ivaretas på alle plan. Pasienter, pårørende og ansatte skal oppleve et bygg med et godt og behagelig akustisk miljø Gode ergonomiske forhold og muligheter til individuell tilpasning ut fra enkeltindividets behov skal vektlegges ved valg av innredninger, inventar og utstyr Bygget skal utstyres med hjelpemidler for å unngå uheldige belastninger for de ansatte Bygg, tekniske installasjoner, systemer og utstyr skal gi pasienter, pårørende og ansatte optimal trygghet for interne og eksterne forhold som kan true driftssikkerhet, informasjonssikkerhet og personsikkerhet Det må legges vekt på å velge materialer som ikke inneholder miljøfarlige stoffer, som er lite energikrevende og forurensende å produsere og som har lang levetid Montering av utstyr skal planlegges og gjennomføres slik at ulykker, skader eller tap på person, materiell eller miljø unngås Prinsippene om ren byggeplass skal følges. Det betyr bl.a. at leverandør skal pålegges å fjerne all emballasje og rydde opp etter seg etter leveransen Tilfredsstillelse av denne type HMS-krav skal vektlegges ved evaluering for de artikler/system hvor dette er aktuelt. Nosyko AS Side 19

20 5 AVHENGIGHET MELLOM BYGG- OG UTSTYRSPLANLEGGING 5.1 Generelt om bygg- og installasjonspåvirkende brukerutstyr (BIP) Som nevnt benyttes betegnelsen BIP om det utstyret som defineres som bygnings- og/eller installasjonspåvirkende. Hvis det ikke foretas avgrensninger, kan det meste av brukerutstyret hevdes å være BIP-utstyr. Det er derfor viktig å foreta en nærmere avgrensning av hvilket utstyr som omfattes av BIP-begrepet for å sikre nødvendig sammenheng mellom utstyr med særlige krav/egenskaper og prosjekterte løsninger for bygget/rommene. Definisjonen av BIP-utstyr er omtalt i kapittel 2.2 ovenfor. BIP utstyr vil ut fra dette oppfylle ett eller flere av de følgende kriteriene: Fastmontert i gulv, vegg eller tak. For gulvmontering utvises det skjønn på den måten at det stort sett kun er utstyr som er fastskrudd som tas med. Har særlig stor vekt Har særlig store mål/dimensjoner Krever vann og/eller avløp Krever tilkopling til ventilasjonsanlegget Krever særlig tilkopling til gass- eller trykkluftanlegg Har spesielt stort effektbehov eller varmeavgivelse. Krever fasttilkoplet el-forsyning Har avvikende spenningsbehov, typisk 3-fase 400V Avgir eller er følsom for ioniserende eller elektromagnetisk stråling Avgir eller er følsom for akustisk støy Avgir eller er følsom for mekaniske vibrasjoner Krever nødstrøm eller UPS Skal tilkobles sentrale overvåkingsanlegg Med andre ord omfattes ikke utstyr som ikke stiller spesielle/særlige krav til de prosjekterte løsningene for rommet, f.eks. hvis behov for strømtilførsel kun medfører normalforsyning gjennom støpsel. En særlig avgrensing gjelder for utstyr som kun i kraft av sitt volum/plassbehov må vurderes å være BIP. Ofte vil slikt utstyr ha andre egenskaper som klart definerer det som BIP, f.eks. vekt, tilkoblinger, oppheng eller annet. I de tilfeller der det kun er utstyrets volum som skal medføre at det er BIP, må det bygge på en konkret vurdering i det enkelte tilfelle. Utstyrets volum og/eller plassbehov må da være av en slik art at det må tas særlige hensyn til det ved møbleringen og/eller utformingen av rommet for at utstyret skal kunne klassifiseres som BIP. Av det utstyret som blir klassifisert som BIP, vil det være store variasjoner mht. i hvilken grad det påvirker bygget. Noe utstyr vil kunne kreve prosjekterte løsninger som gjelder for det enkelte rommet det plasseres i (f.eks. nødvendig innfesting i vegg), mens noe utstyr vil påvirke valg av byggovergripende prosjekteringsløsninger (f.eks. bæreevne i dekke, himlingsløsninger, strømforsyning, ventilasjon m.v.) Nosyko AS Side 20

21 5.2 Detaljeringsgrad av BIP-utstyr i ulike faser av prosjektet Mulighetene for detaljering og konkretisering av problemstillingene rundt BIP-utstyr er avhengig av hvor langt romfunksjonsprogrammeringen og utstyrsplanleggingen har kommet. I nåværende fase vil en måtte fokusere på generelle, overordnede problemstillinger knyttet til ulike typer BIP-utstyr som vi antar skal inn i det nye sykehuset. Først når romfunksjonsprogram og utstyrslister er utarbeidet, er det mulig å gi detaljerte opplysninger om BIP-utstyr i det enkelte rom/byggavsnitt og angi detaljerte spesifikasjoner for hver enkelt artikkel. Som vedlegg til denne HPU er tatt inn generelle opplysninger om bygg- og installasjonspåvirkning. For noen typer utstyr vil det ikke være mulig å fastsette alle tekniske spesifikasjoner før utstyret er anskaffet/kontrahert. Dette skyldes at variasjonene mellom leverandørene er så store at den tekniske detaljprosjekteringen av rommene først kan gjøres når leverandør er valgt. Dette gjelder generelt alt fastmontert bildediagnostisk utstyr, røntgen, MR og nukleærmedisin. I tillegg gjelder det de fleste typer uttakssentraler. Fremdriftsplanen for ulik detaljeringsgrad for BIP opplysninger er: Ved avsluttet forprosjekt: Oversikt over alle benyttede artikler som vurderes å være BIP, samt spesifikasjonene for disse artiklene Identifisering overflyttbare artikler som har avvikende spesifikasjoner fra de sammenhørende artiklene som er lagt inn i bruttoprogrammet Angivelse i databasen av hvilke tekniske spesifikasjoner som gjelder for de overflyttbare artiklene som er BIP-markert Ved avsluttet detaljprosjekt: Oversikt over hvilke artikler som har fått oppdatert de tekniske spesifikasjonene siden forprosjektfasen Oversikt over hvilke endringer som er gjort 5.3 Brukerutstyrsgrupper med BIP-informasjon Her er listet de viktigste brukerutstyrsgruppene i et sykehusprosjekt som vil ha BIP-informasjon (ikke alt vil være aktuelt for, dette vil avklares i løpet av forprosjekt utstyr): MR installasjoner Fastmontert røntgenutstyr og fastmontert tilleggsutstyr i røntgenrom Kirurgiske lasere Dialysemaskiner med blandeanlegg for konsentrat og vannrenseanlegg Utstyr for lysbehandling på hud Anestesiapparat/-arbeidsstasjoner Dataservere for pasientovervåking ol EKG telemetri antenneanlegg Opphengssystem/armer for store bildeskjermer/monitorer/tv/projektorer Operasjons- og undersøkelseslamper Uttakssentraler Fastmonterte operasjons- og undersøkelsesmikroskop Fastmonterte pasientløftere Trekk-/nedtrekksapparat for fysioterapi og enkelte andre fysioterapiartikler Store analyseinstrumenter og analyseautomater Store gulvsentrifuger Nosyko AS Side 21

22 CO² inkubatorer Lavtemperatur frysebokser/-skap Blodkjøleskap Fastmonterte verkstedmaskiner Verkstedutstyr som produserer skadelig røk/gass Tunge renholdsmaskiner og utstyr Fastmontert tungt AV-utstyr Pasientterminaler Dataterminaler/-arbeidsstasjoner med 2 eller 3 bildeskjermer ved siden av hverandre Enkelte hvitevarer og lettere kjøkkenutstyr med fast tilkobling Utstyr som pga størrelse/vekt/innfesting krever spesiell oppmerksomhet i forhold til rommets utforming eller plassering, bygningstekniske løsninger e.l. 5.4 BIP-utstyr og konsekvenser for byggeprosjektet Det er en viktig suksessfaktor i byggeprosjektet å få samsvar mellom byggets tekniske utforming og det utstyret som skal benyttes. For å lykkes med dette, er det nødvendig at man i prosjekteringen tar hensyn til hvilke løsninger som må velges for at bygg- og/eller installasjonspåvirkende utstyr skal kunne monteres og fungere tilfredsstillende. Det anbefales derfor at man ved valg av overgripende prosjekteringsløsninger tar hensyn til de generelle forholdene som er nevnt over. Når det gjelder spesifikke prosjekteringsløsninger, kan som nevnt utfyllende opplysninger om BIP utstyr først foreligge etter at utstyret er kontrahert og installasjonsdata for det enkelte rom er mottatt fra leverandør. Det anbefales at man tar hensyn til disse spesifikke opplysningene om BIP utstyr når de foreligger i henhold til utstyrsprosjektets fremdriftsplan. Et nært samarbeid mellom utstyrsprosjektet og de prosjekterende kan medvirke til at slike utstyrsspesifikke krav ivaretas. Nosyko AS Side 22

23 6 KOSTNADSOVERSLAG 6.1 Forutsetninger og metode På dette stadiet av prosjektet kan kostnadsberegningen bare i begrenset grad bygges på kunnskap om det konkrete utstyrsbehovet til nytt sykehus i Kirkenes. Kostnadsoverslaget i hovedprogram utstyr bygger på funksjonsbeskrivelsene i konseptrapporten og fra HFP-arbeidet. Det er lagt til grunn at skal være et lokalsykehus med hovedsakelig de samme funksjoner og kapasiteter som i dag. For å beregne bruttobehov for brukerutstyr, er det gått ut fra den foreløpige romoversikten med en erfaringsmessig bruttokostnad per romtype. Videre er sykehusets vurdering av behov for utskifting av kostbart medisinsk teknisk utstyr benyttet. Dette er sammenholdt med erfaringstall for utstyrskostnader fra andre sykehusprosjekt. Det er lagt til grunn at brukerutstyret skal ha en alminnelig god, moderne standard tilpasset de funksjoner og oppgaver sykehuset skal ivareta. I vurderingen av verdien av overflyttbart utstyr, er det for medisinsk teknisk utstyr tatt utgangspunkt i medisinsk teknisk avdelings utstyrsregister med innkjøpsår og verdi. Videre er det gjort en kort befaring på de mest utstyrstunge avdelingene på sykehuset. For andre brukerutstyrsgrupper er det gjort vurderinger av gjenbruksgrad i hovedsak basert på erfaringstall fra andre sykehusprosjekt. Dette er det nærmere redegjort for nedenfor. Når det foreligger oversikt over rom og romfunksjonsprogram for det nye sykehuset, vil det bli utarbeidet lister over behov for brukerutstyr i rom, brutto utstyrslister. Først når dette arbeidet er gjort, vil prosjektet ha et sikrere grunnlag for budsjettering av kostnader knyttet til brukerutstyr. 6.2 Gjenbruk av utstyr fra eksisterende virksomhet Kriterier for gjenbruk En viktig del av utstyrsplanleggingen vil være å vurdere verdien av det eksisterende utstyret i nåværende sykehus og angi hvor stor del av dette som kan overflyttes og gjenbrukes i nytt sykehus. En avgjørende parameter for å vurdere utstyrets overflyttbarhet, vil være antatt restlevetid ved flyttetidspunktet. Det er vanskelig å fastsette en bestemt teknisk, medisinsk eller økonomisk levetid for forskjellige typer utstyr. Når en skal ta stiling til om sykehusutstyr er kassabelt eller modent for utskifting, må en i praksis avveie de ulike kriteriene. Som oftest vil kombinasjonen av redusert funksjonalitet på eksisterende utstyr og medisinsk teknologiske fordeler ved tilsvarende nytt utstyr, være utslagsgivende. I en prioriteringssituasjon er det sannsynlig at rent økonomisk motiverte utskiftinger vil være taperen. På den annen side vil mange anskaffelser eller utskiftinger som skjer på medisinskfaglige eller tekniske kriterier, kunne gi betydelige driftsøkonomiske gevinster. I det følgende drøftes noen forhold som må vies oppmerksomhet ved vurdering av overflyttbarhet. De viktigste vurderingskriterier er om utstyret er velegnet for funksjonen, teknologisk oppdatert, mekanisk og elektronisk i orden. Alder/levetid er også et viktig kriterium for visse utstyrsområder. Nosyko AS Side 23

24 6.2.2 Levetid for ulike grupper medisinsk teknisk utstyr Når det gjelder levetid, blir det skilt mellom teknisk levetid, medisinsk levetid og økonomisk levetid slik det framgår under. Teknisk levetid. Med dette menes den tid et apparat teknisk sett vil kunne fungere tilfredsstillende i forhold til de funksjonskrav som er satt for utstyret. Funksjonskravene kan være satt i form av toleransegrenser for de resultatene apparatet skal produsere, for eksempel billedkvalitet, krav til en viss driftsstabilitet, eller krav til arbeidsmiljø eller miljøfaktorer (stråling, støy m.m.). Kriteriene utstyret må tilfredsstille, kan være fastsatt internt i sykehuset eller i form av lov eller forskrift. Medisinsk levetid. Her siktes det til at medisinsk forskning kombinert med teknologisk utvikling fremskaffer stadig nye undersøkelses- og behandlingsmetoder som samtidig stiller nye krav til sykehusutstyret. De nye metodene har ofte en karakter som gjør undersøkelse og behandling mindre ubehagelig eller smertefull for pasienten. Som en følge av dette, vil en ofte se på eksisterende utstyr som foreldet eller uegnet selv om det teknisk sett kan fungere tilnærmet like bra som da det var nytt. Behandlingspersonellet vil i mange tilfeller ut fra medisinskfaglige eller etiske kriterier finne det vanskelig å bruke gamle behandlingsmetoder og gammelt utstyr. Økonomisk levetid. I kommersielle bedrifter vil utskifting av utstyr vanligvis være basert på en økonomisk utskiftingskalkyle der en sammenligner kostnadseffektivitet mellom eksisterende utstyr og aktuelle nyanskaffelser. Helseforetakene følger nå den samme type bedriftsøkonomiske logikk som andre bedrifter. Utstyrsverdien avskrives normalt lineært over gjenstandenes levetid. Den økonomiske levetid for MTU er i norsk sammenheng de normallevetider som lå til grunn for åpningsbalansen ved opprettelsen av helseforetakene per , og er den samme som iht. HOD skal benyttes ved sykehusenes årlige kapitalavskrivning. Normallevetidene baserer seg på regjeringens underlag for revidert nasjonalbudsjett 1998 ift. den utstyrsatsingen (nasjonal utskiftning av MTU), og den bygger på det arbeid en arbeidsgruppe gjorde for Helse Sør ved utarbeidelse av Regional plan for utstyrsanskaffelser i sykehus - helseregion 2, Det ble utarbeidet en metode for å beregne levetid og fremtidig utskiftingsbehov for MTU i de aktuelle sykehusene. Utstyret ble delt i kategorier med relativt ensartet levetid. Flere av sykehusene hadde de seneste årene på ordinær måte skiftet ut utstyr innenfor de ulike kategoriene. Ved å undersøke hvor gammelt utstyret som ble skiftet ut faktisk var, kom en frem til veiledende levetider for hver enkelt kategori. Det ble også tatt hensyn til at enkelte utskiftinger skjedde senere enn ønskelig og/eller opprinnelig planlagt. Basert på disse undersøkelsene kom en frem til følgende veiledende levetider: Kategori Gjennomsnittlig levetid (år) Normallevetid (år fra til) Stråleterapiutstyr Røntgenutstyr Scopiutstyr (fleksibelt) Ultralyd (bildediagnostisk) Analyseapparater og labutstyr Overvåkingsanlegg Annet MTU* Kirurgiske instrumenter* Utstyr for rengjøring og desinfisering * Disse kategoriene inneholder mange ulike typer utstyr og har derfor stor variasjon mht levetid. For å illustrere at levetiden for samme utstyrskategori kan variere (bl.a. avhengig av brukshyppighet og utstyrsvariant), ble det også stipulert ytergrenser for normal levetid for de ulike kategoriene. Nosyko AS Side 24

25 Disse ytergrensene var ikke å betrakte som absolutte størrelser. Intervallene for normal levetid ble satt slik at om lag 80 % av utstyret burde skiftes innenfor normallevetiden. Det er bred faglig konsensus om levetidsanslagene i tabellen, som anses som forsiktig. Dvs. aldersanslagene anses som balanserte og ikke drevet av rask teknologitilpasning. Utstyr som er i en alder der den økonomiske levetid er i ferd med å løpe ut, er også i teknisk og i medisinsk forstand i ferd med å bli utdatert, og derfor neppe kandidat for en overflytting. Referansedata fra andre store norske utstyrsprosjekter viser at en flyttevurdering av MTU med i gjennomsnitt en alder > 6 år neppe er økonomisk og teknisk lønnsomt. Begrunnelsen er bl.a. større driftsproblemer og vedlikeholdskostnader med gammelt utstyr, og plunder og heft med ustandard utstyr Strategier for gjenbruk Ved vurdering av gjenbruk inn i et nybygget sykehus, vil det være andre faktorer enn kun utstyrets levetid som må vurderes. Blant annet er det viktig å vurdere omkostninger i forhold til gjenbruk av utstyr både med hensyn til nødvendige oppgraderinger for å tilfredsstille infrastruktur i nytt bygg, flyttekostnader for fastmontert utstyr ved ned- og oppmontering, og konsekvenser for løpende drift (driftsavbrudd). Følgende hovedstrategi for gjenbruk legges til grunn: Ikke medflytte større fastmontert utstyr som bildediagnostisk utstyr, fastmonterte operasjonsbord, operasjons- og undersøkelseslamper, større analysemaskiner på laboratoriet Medflytte mest mulig av mobilt utstyr, som ultralydapparat, endoskoputstyr, undersøkelsesbenker og alle typer småutstyr så fremt ikke nye bygningstekniske eller datatekniske systemvalg gjør gjenbruk umulig Selv med en slik hovedstrategi, må den enkelte utstyrsenhet vurderes konkret mht. alder, forventet levetid, ulempekostnader ved flytting mv. Dette betinger også at sykehuset legger en plan for utskifting som i størst grad prioriteter mobilt utstyr, mens større fastmontert utstyr ikke nyanskaffes frem til innflytting i nytt bygg hvis det ikke er tvingende nødvendig pga sammenbrudd e.l. For ordinære PC'er til administrativ programvare antas det at dette utstyret fornyes relativt fortløpende, slik at kun mindre suppleringer er nødvendig. Dagens standard på PC'er varierende, men det bør kunne forventes en fornying/utskifting frem til innflytting i nytt sykehus. Noe utstyr kan i prinsippet være overflyttbart, men må nyanskaffes pga systemvalg i det nye sykehuset. Dette kan gjelde pasientløftere, oksygenflowmetere og ejektorsug p.g.a. endret opphengsystem, eller pasientmonitoreringsutstyr som skal tilkobles nytt/enhetlig datanettverk. For sykehussenger vil det være avgjørende for vurdering av overflyttingsgrad om en av hygieniske (nye vaskerutiner), estetiske, arbeidsmiljømessige og økonomiske hensyn velger å foreta en totalutskifting av sengeparken eller kun foreta suppleringer. Løst inventar i publikumsområder er oftest gjenstand for nyinnkjøp ved nytt sykehusbygg for å gi et mest mulig enhetlig og tiltalende estetisk uttrykk. Likeledes vil det i mange tilfelle være vanskelig å tilpasse eksisterende kontormøblering til nye kontordesign, f.eks. hvis det legges opp til kontorfellesskap. Småutstyr med en lav enhetskostnad egner seg ofte dårlig som prosjektinnkjøp. I forprosjektet bør det derfor vurderes om brukerutstyr med en budsjettert enhetspris under en viss verdi ikke skal omfattes av utstyrsprosjektet. Dette utstyret forusettes da fortløpende vedlikeholdt av og medflyttet fra eksisterende sykehus, eller anskaffet av driftsorganisasjonen ved innflytting. Det kan imidlertid være utstyr med lav enhetspris som bør håndteres av utstyrsprosjektet (f.eks. utstyr som inngår i større Nosyko AS Side 25

26 system eller er av stort antall), og på samme måte kan det være enkeltstående utstyr over en gitt grense som bør ligge under sykehusets anskaffelsesansvar. Det er viktig å sikre en god koordinering mellom sykehuset særlig medisinsk teknisk avdeling og innkjøpsavdelingen og utstyrsprosjektet for utveksling av informasjon. Dette gjelder utstyr som planlegges kjøpt, og faktisk kjøpes inn av sykehuset i perioden frem til innflytting. Dette er viktig både for å sikre at det ikke kjøpes inn utstyr som er uforenelig med systemvalg i det nye sykehuset eller går på tvers av vedtatt innkjøpsstrategi, og for å markere nyinnkjøpt utstyr som overflyttbart i prosjektets utstyrsdatabase. Det bør derfor utarbeides en felles innkjøpsstrategi mellom sykehuset og prosjektet som også innbefatter rutiner for informasjonsutveksling. 6.3 Brutto- og nettokostnader for brukerutstyr Grunnlag Følgende grunnlag er benyttet for beregning av bruttokostnader i HPU: Opplysninger fra idéfaserapporten om planlagte funksjoner og kapasiteter Opplysninger fra HFP om funksjoner og romtyper Erfaringstall fra andre sykehusprosjekt for utstyrskostnader for ulike romtyper Erfaringstall fra andre sykehusprosjekt for utstyrskostnad per areal Som tidligere nevnt, har en på dette stadium i prosessen ikke detaljerte opplysninger om de enkelte funksjoner og rom. Med de forutsetninger som er lagt til grunn og at sykehuset er relativt oversiktelig med kjente og ikke forsknings-/utviklingspregede funksjoner, anses kostnadsoverslaget å ligge innenfor en akseptabel usikkerhetsmargin. Dersom det senere blir foretatt større endringer i plangrunnlaget, vil dette påvirke utstyrskostnadene. Følgende er lagt til grunn for den foreliggende beregning av nettokostnader: Dagens utstyrspark av MTU basert på medisinsk teknisk avdelings register Kort befaring av eksisterende kostbart MTU Opplysninger om dagens sengepark m.v. Erfaringstall fra andre sykehusprosjekt om overflyttingsgrad Ved innflytting i nytt sykehus, kan en i prinsippet tenke seg at mesteparten av utstyret kan overflyttes med unntak av nye/utvidede funksjoner. Imidlertid er det ved alle sykehusprosjekt i Norge de seneste år gjort betydelig investeringer i brukerutstyr ved innflytting i nye lokaler. Dette skyldes bl.a.: Når sykehuset flytter inn i nye, moderne lokaler, er det et ønske om også å bringe utstyrsparken opp på et tidsriktig nivå Noe utstyr må byttes fordi eksisterende utstyr vanskelig lar seg tilpasse byggets infrastruktur For fastmontert kostbart utstyr kan restverdien være mindre eller marginalt større enn ombyggings-, monterings-/demonterings- og flyttekostnadene Nytt bygg tilrettelegger for andre og mer rasjonelle organisasjons- og arbeidsmetoder, og det er viktig å få utstyr som støtter opp om disse prosessene For å gi mest mulig tiltalende og stimulerende omgivelser for pasienter og publikum, må også utstyret bidra til dette Nye lokaler gir de ansatte bedre arbeidsmiljø. Dette må også gjenspeiles i brukerutstyret I sykehusprosjekt av noen størrelse som har vært gjennomført eller er under gjennomføring de siste år, ligger gjenbruksprosenten for brukerutstyr på omlag % av brutto utstyrsbudsjett. En kan finne variasjoner også utvover dette ut fra størrelse på prosjektet, hvilke funksjoner som er inkludert og standarden på eksisterende utstyrspark. Grad av overflyttbarhet vil også variere mellom de ulike brukerutstyrsgruppene. Nosyko AS Side 26

27 6.3.2 Kostnader til medisinsk teknisk utstyr (MTU) For beregning av bruttokostnader for MTU er det gått ut fra foreløpig romoversikt. Budsjettpriser for utstyr basert på erfaringer fra nylig avsluttede og fra pågående sykehusprosjekt. For en vurdering av overflyttingsgrad er både sykehusets plan for utskifting av utstyr frem mot 2015 og opplysninger fra medisinsk teknisk avdelings utstyrsregister benyttet. Det er lagt til grunn at kun en røntgenmodalitet (som er planlagt reanskaffet i 2010) overflyttes fra eksisterende til nytt sykehus. Det er forutsatt at sykehuset styrer mot å prioritere utskrifting av mobilt MTU, slik at en stor del av dette kan overflyttes til nytt sykehus, mens det for nyinnkjøp prioriteres større fastmontert MTU Kostnader til grunnutrustning (GRU) Beregnet bruttokostnader for GRU er basert på foreløpig romoversikt, samt sammenligning av kostnader per areal fra andre sykehusprosjekt. Kostnader til GRU er vanskelig å beregne eksakt på dette stadium i prosessen. Bl.a. vil en total utskifting av sengeparken gi utslag her. Omlag 75 % av dagens sengepark er innkjøpt for 10 år siden eller mer, og det rapporteres også om mye problemer med de sist innkjøpte sengene (på 90-tallet). I GRU inngår ofte utstyr som i mindre grad enn MTU holdes oppdatert. Det er derfor lagt til grunn en mindre overflyttingsgrad for GRU enn for MTU. Bl.a. er det lagt inn en fornyelse av sengeparken. Dersom sykehuset fornyer hele eller deler av sengeparken frem til innflytting, vil dette redusere nettokostnadene for GRU Kostnader til inventar (INV) For beregning av bruttokostnader til INV er det tatt utgangspunkt i antall kontorplasser og møterom fra HFP. I tillegg er det foretatt en sammenligning av kostnader fra andre sykehusprosjekt. Erfaringsmessig er det minst å hente på overflyttbart INV i nye sykehusprosjekt. Dette både pga at inventar i mange tilfelle er av eldre dato, at det særlig i pasient-/publikumsarealer ønskes å gi et tiltalende uttrykk i nytt bygg, og at moderne kontorløsninger krever tilpasset innredning. Det er derfor lagt til grunn en relativt lav gjenbruksprosent for INV Kostnader til IKT-utstyr (IKT) For bruttokostnader til IKT er det gjort en overordnet beregning på antall ordinære PC'er ut fra antall arbeidsplasser (kontor og kliniske). Videre er det forutsatt kostnader til pasientterminaler (ikke selve infrastrukturen), som utgjør en stor del av nettokostnaden for IKT. Det er også beregnet tentative kostnader til AV-utstyr i møterom m.v. Det er ikke forutsatt kostnader til utskifting av nytt digitalt nødmeldesystem til AMK-sentralene. Det antas at dette vil være foretatt før innflytting i nytt sykehus. For ordinære PC'er er det antatt at disse i stor grad vil kunne overflyttes til nytt sykehus, jfr. kommentarer ovenfor Samlet brutto og netto kostnadsoverslag for brukerutstyr ved alternativ 2 - nybygg Med de forutsetninger som er beskrevet ovenfor, får en følgende kostnadsoverslag for utstyrsgruppene MTU, GRU, INV og IKT (beløp i mill. kr. eks. mva): Nosyko AS Side 27

28 Kostnadsoverslag brukerutstyr i mill. kr. eks. mva Brutto utstyrskostnad 110 mill. kr. Kalkulert verdi gjenbruk 31 mill. kr. Netto utstyrskostnad 79 mill. kr. Kostnadsoverslaget gir en samlet gjenbruksandel basert på dagens utstyrsstandard på 28 % av brutto utstyrskostnad. Dette ligger innenfor de variasjoner en har sett på sykehusprosjekt de siste år. Gjenbruksandelen forutsetter at sykehuset/driftsorganisasjonen opprettholder en utstyrsstandard frem mot innflytting på dagens nivå. Dersom sykehuset foretar utstyrsinnkjøp i perioden frem til innflytting som øker utstyrstandarden utover dagens nivå, vil gjenbruksandelen bli høyere Kostnadsoverlag ved alternativ 0 rehabilitering 0-alternativet forutsetter de samme funksjoner som ved nybygg, og det er ansett nødvendig å foreta en omfattende oppgradering av lokalene inkl. tekniske systemer. Dette medfører at utstyrsbehovet ved rehabilitering langt på vei blir på samme nivå som ved nybygg. Dersom det også forutsettes at utstyrsstandarden ved rehabiliteringsalternativet skal være på samme nivå som ved nybyggalternativet, vil utstyrskostnaden bli på noenlunde samme nivå uansett alternativ. MTU utgjør den klart største kostnadsbærer i kostnadsoverlaget med opp mot 80 % av totalkostnaden. Forutsatt at en skal ha samme nivå for MTU ved rehabilitering som ved nybygg, vil den totale kostnadsramme være den samme, men en vil få en annen tidsmessig investeringsprofil ved rehabilitering enn ved nybygg. Ved rehabilitering vil investeringene strekke seg mer i tid, hvor en vil få større investeringer frem mot 2015, og muligens også noen investeringer av større fastmontert utstyr etter dette tidspunktet. For GRU og INV vil muligens investeringene være noe lavere ved rehabilitering enn ved nybygg, men dette avhenger i stor grad av hvilke konkrete løsninger og ønsket standard som blir valgt. Totalt utgjør disse utstyrsgruppene relativt beskjedne beløp. Kostnader til IKT vil, gitt de samme forutsetninger, være likeverdige uavhengig av utbyggingsalternativ. Et moment som kan trekke utstyrskostnadene opp ved rehabiliteringsalternativet, er kostnader til montering/demontering og flytting av tyngre fastmontert utstyr ved rokader og provisoriske lokaler i rehabiliteringsperioden. Dette kan også medføre lengre driftsavbrudd som vil redusere sykehusets inntekter. Rehabiliteringsalternativet er ansett å gi dårligere forutsetninger for å etablere en god intern logistikk og samlokalisering av funksjoner enn ved nybyggalternativet. Dette kan medføre reduserte muligheter for sambruk av utstyr og dermed noe økte utstyrskostnader. 6.4 Usikkerhet, reserver og administrasjon En usikkerhet i kostnadsoverslaget for brukerutstyr er knyttet til hvilke behandlingsmetoder og detaljerte funksjoner det nye sykehuset skal inneholde. Videre kan det være ny teknologi og funksjonalitet innen medisinsk teknikk som kommer på markedet i løpet av planleggingsperioden for nytt sykehus, og som er av en slik art at man ønsker å anskaffe det til sykehuset. Dette er spørsmål som først avklares og planlegges på et senere tidspunkt i prosjektet, men som direkte påvirker utstyrsbehovet og kostnadene. For noen undersøkelses- og behandlingsmetoder er det tilhørende medisinsk tekniske utstyret meget kostbart, og kan dermed påvirke kostnadene betydelig. På den annen side vil det for Kirkenes sykehus som et lokalsykehus mer være snakk om endringer i "standardutstyr" enn utstyr knyttet til eksperimentelle og spesialiserte prosedyrer. Nosyko AS Side 28

29 En annen usikkerhetsfaktor er eventuelle kommende endringer i totalarealer i prosjektet, arealforskyvinger mellom funksjoner samt endringer i planlagte funksjoner ved sykehuset i forhold til foreliggende utkast til HFP. I det forliggende kostnadsoverslaget er det lagt til grunn innflytting i nytt sykehus i 2015, og at en i størst mulig grad søker å "strekke" levetiden for fastmontert utstyr slik at dette kjøpes til nytt sykehus. Dersom det blir en senere innflytting, vil sannsynligheten for at slikt utstyr må erstattes før innflytting øke. Dette vil medføre en kostnadsøkning pga demonterings-, monterings- og flyttekostnader, samt større avbrudd i produksjonen ved flyttingen. Kostnadsutviklingen for medisinteknisk utstyr og IT-relatert brukerutstyr er også en usikkerhetsfaktor. For noen typer utstyr har vi sett en reduksjon i prisnivået som er sammenlignbart med hvordan prisene for IT-utstyr i konsumentmarkedet har utviklet seg. Prisutviklingen vil derfor også påvirke anskaffelseskostnaden for brukerutstyr i prosjektet. Med avstanden fra Kirkenes til de sentrale utstyrsleverandører vil også kostnader til frakt, levering/- montering og serviceavtaler være en usikkerhetsfaktor. Avgrensingen mellom brukerutstyr og byggutstyr vil påvirke kostnadene for brukerutstyr. Flere kostnadskrevende utstyrsinvesteringer er i grenseland mellom bygg- og brukerutstyr, og det enkelte prosjekt må selv fastlegge hvor disse artiklene eller systemene skal budsjetteres og planlegges. Alle disse faktorene kan påvirke kostnadene til brukerutstyr i begge retninger, og er således ikke ensbetydende med risiko for kun økte kostnader. Det er på det nåværende stadium ikke mulig å nøyaktig vekte eller beregne usikkerhetens størrelse. Kostnadsoverslaget i HPU er ikke inkludert en spesifikk reserve, men er et anslag for reell anskaffelseskostnad. Nødvendig reserve bør innarbeides på et senere tidspunkt i prosjektet, vanligvis ved fastsettelse av budsjett for de ulike anskaffelses-/kontraktsgruppene. I mange prosjekt er det satt av en reserve på omlag 10 %. I tillegg til de rene anskaffelseskostnader for utstyr, må det beregnes en kostnad for administrering og drift av utstyrsprosjektet. Før den videre organisering og gjennomføring av utstyrsprosjektet er fastlag, er det vanskelig å gi et sikkert anslag for dette. Ut fra erfaring fra andre prosjekt, vil vi anslå en administrasjonskostnad på omlag 10 % av brutto utstyrsbudsjett. Dersom det legges til grunn at det ved nyinnkjøp skal prioriteres "tyngre" fastmontert utstyr som bildediagnostisk utstyr, fastmontert operasjonsutstyr og større analysemaskiner, kan dette bidra til å redusere usikkerheten knyttet til anskaffelseskostnaden. Begrunnelsen er at en da vil ha en kjent og relativt oversiktelig utstyrsmengde av det utstyret som erfaringsmessig er de største kostnadsbærere. Så lenge en også skal anskaffe utstyr med kjent og eksisterende teknologi, har prisutviklingen på denne type utstyr i den senere tid vært gunstig sett fra kjøpers synspunkt. Dersom f.eks. MR, CT eller større analysemaskiner skulle bryte sammen før overflytting, må en vurdere å forskuttere et prosjektinnkjøp og inkludere flytteomkostninger i anskaffelseskostnaden. Nosyko AS Side 29

30 6.5 Samlet kostnadsoverslag Ut fra ovenstående, får en følgende kostnadsoverslag for brukerutstyr: Samlet kostnadsoverslag brukerutstyr i mill. kr. Brutto utstyrskostnad, eks. mva. Netto utstyrskostnad, eks. mva. Administrasjon (10 % av brutto), eks. mva. Netto kostnadsoverslag, eks. mva Mva, 25 % Netto kostnadsoverslag, inkl. mva 110 mill. kr. 79 mill. kr. 11 mill. kr. 90 mill. kr. 22 mill. kr. 112 mill. kr. Nosyko AS Side 30

31 VEDLEGG 1: GENERELL BYGG- OG INSTALLASJONSPÅVIRKNING Vekt og dimensjoner Det brukerutstyret som har størst vekt, vil være MR installasjoner. Det har vært vanlig å kreve at rom for MR bruk skal kunne tilfredsstille en total vekt på 8 tonn. Dette kan være i knappeste laget hvis en også skal kunne installere 3 Tesla maskiner som nå begynner å bli vanlige. Enkelte av disse veier over 12 tonn. I senere år har det også kommet MR maskiner av typen åpen MR. Flere av disse veier mellom 10 og 20 tonn, noen modeller helt opptil 40 tonn. Eventuell installasjon av slik åpen MR må forutsettes å skje på grunnplan. For annet brukerutstyr vil normale nyttelaster (antar 4 kn/m2) i bygg for medisinsk undersøkelse og behandling være tilstrekelig. I MR-rom, røntgenrom med takhengte C-buer og rom med gulvmonterte operasjonsbord er det krav til planhet på gulvet. Det samme gjelder også for noe fastmontert røntgenutstyr. Gulvmontert røntgenutstyr og operasjonsbord har behov for kabelføring til sokkelen. Det enkleste er slissing av kabelføring i påstøp. Påstøptykkelse på 55 mm er tilstrekkelig. I noen tilfeller vil kjerneboring til underliggende etasje kunne være å foretrekke. I rom med fastmontert røntgenutstyr må det være himlingshøyde på mer enn 2900 mm, helst mm. Øvrig utstyr kan klare seg med himlingshøyde på 2700 mm, men rom med store uttakssentraler må ha minimum 2900 mm. Skal det være feste av skjerm på operasjonslampe kreves det 3100 mm. En del av det takmonterte utstyret har begrensning i avstand mellom festepunkt (etasjeskille) og himling, t. eks mm. MR maskiner stiller spesielle krav til bæreevne og bredde/høyde/lengde for inn- og uttransport av maskinene. Det bør beregnes bxhxl på 2,5x2,7x3,5 meter. Leverandøren anvender ofte spesiell transporttralle som har en egenvekt på om lag 1 tonn. MR skal også ha sikkerhetsavløp friluft for flytende helium. Ved uhell kan flytende helium gå over til gassform med svært lav temperatur. Avløpsrøret kan være opptil 250 mm diameter, og krever en fri sikkerhetssone ved utløpet med minimum 3 meter radius. I noen tilfeller vil det være aktuelt å føre avløpet over tak. Oppheng eller innfesting Oppheng av utstyr på vegg eller i tak (etasjeskille) har ofte bydd på utfordringer. Det mest vanlige vegghengte utstyret er TV, bildemonitorer og pasientovervåkingsmonitorer. Utviklingen av flatskjermer har redusert vekten og avstanden fra vegg (momentet) for denne typen utstyr betraktelig, slik at oppheng nå vanligvis kan skje på lett forsterket veggkonstruksjon. For vegghengte undersøkelseslamper, undersøkelsesmikroskop og varmelamper til spedbarn, må det normalt legges inn ekstra forsterkninger i veggen. En del vegghengt utstyr skal henges på spesielle utstyrsskinner (byggutstyr) som enten er en integrert del av sykeromskanalen eller som er montert direkte på veggen. For å få til en fleksibel utnyttelse av disse veggskinnene, må innfestingen til veggen vies spesiell oppmerksomhet. Feste til gipsplater og lett stenderverk vil normalt ikke være godt nok. Nosyko AS Side 31

32 Oppheng i tak av uttakssentraler, operasjonslamper og operasjonsmikroskop foretas ved hjelp av spesielle montasjeplater som festes til betongen med ekspansjonsbolter. For dette utstyret stilles det store krav til bæreevne og stivhet i festet. Likeså kreves stor fleksibilitet med hensyn til endelig plassering av innfestingspunkt. Etasjeskille av hulldekke elementer og andre prefabrikkerte dekker skaper ofte problemer for nøyaktig utstyrsplassering og sikker montasje. Det anbefales å bruke plasstøpte dekker i disse områdene. Takhengt røntgenutstyr festes fortrinnsvis til skinnesystem i himlingsplanet. I alle rom for røntgenundersøkelse bør det derfor monteres ankerskinner eller lignende i et rutemønster på 600 x 600 mm og i høyde mm over ferdig gulv. Slikt skinnesystem må være en del av byggentreprisen. Skinner for pasientløftere skal monteres i himlingsplanet. Stag fra etasjeskille og med sideveis avstiving, kan anvendes. Med en del tilpasning kan stagene festes i hulldekke elementer. Hvis det kan brukes skinner uten sving, kan det være enklere å spenne skinnene fra vegg til vegg, og med innfesting til veggen ved hjelp av spesielle endebraketter. Skinnelengder opptil 5000 mm er mulig. Ved denne løsningen må det foretas nødvendig forsterkning i veggen. Skinner, stag og/eller festebraketter for pasientløftere er normalt en del av utstyrsleveransen. El, vann og gass MR og røntgenutstyr er effektkrevende (400 V, 3-fas) og må ha egen stiger og egen el-tavle i undersøkelsesrommet eller tilhørende maskinrom. For røntgenutstyr er det spesielle krav til lav nettmotstand. En del av det øvrige utstyret skal også tilkobles 400 V, 3-fas, men det skjer enten ved stikkontakt eller direkte fast tilkobling til kurs fra lokal 400 V fordeling. For en mange typer av utstyr eller tilhørende arbeidsoperasjoner er det forskriftsmessige krav om avbruddsfri strømtilførsel. Dialysemaskiner skal tilkobles renset vann og ha brutt avløp til vegg, vanligvis i egen veggsøyle for dialyse. Det stilles spesielle krav til røranlegget for sentralt renset dialysevann med hensyn til materialvalg og forlegningsmåte. Hele anlegget må ha kontinuerlig sirkulasjon, og skal regelmessig gjennomgå desinfeksjon med varme og/eller kjemikalier. Maskinrom for det sentrale vannrenseanlegget bør ligge i samme etasje eller nærmeste over/underliggende etasje til dialyseavdelingen. Det må være enkel tilgang til rommet for regelmessig transport av kjemikalier i pakninger opptil 50 kg vekt. I noen sykehus velger en også å installere røranlegg for tilførsel av dialysekonsentrat fra sentralt forsyningspunkt. En del av det øvrige utstyret skal også tilkobles vann med høyere renhetsgrad. Dette gjelder laboratorieutstyr, instrumentvaskemaskiner, autoklaver med mer. Tyngre takmontert utstyr festes som regel til taket ved hjelp av spesielle festeplater. Grensesnittet for tilkobling av el, gass og avsug til takmontert utstyr som har festeplate, ligger som regel ved festeplaten, men dette kan variere med ulike fabrikat/modeller. Grensesnitt for data og andre signalkabler er fabrikat/modell avhengig både hva gjelder type og plassering av konnektor. Et fåtall utstyrstyper kan ha vann- og gasstilkobling med hurtigkoblinger av industritype, mens gasstilkobling normalt skal være av typen AGA mini. Nosyko AS Side 32

33 Varme, kjøling, ventilasjon Varmeavgivelsen fra medisinsk teknisk utstyr vil i hovedsak skje til romluft. I noen tilfeller skal utstyret også tilkobles vann/isvann for å ivareta kjølebehovet. Dette gjelder anlegg for MR og kan også gjelde enkelte røntgenmodaliteter (kjøling av røntgenrør og eventuelt detektor). Data for varmeavgivelse for de enkelte utstyrstypene er ofte oppgitt ved maks belastning. Utstyrets bruksmåte og bruksfrekvens gjennom døgnet er normalt slik at det bare er korte perioder med maks belastning, og den effektive varmeavgivelsen vil kunne variere mye gjennom arbeidsdagen. Kirurgiske skjære- og brenneteknikker produserer som regel røk og lukt og i noen tilfeller også smittefarlige partikler. Fjerning av dette må skje med avsugsinnretninger ved arbeidsstedet. Disse kan være koblet til spesielle avtrekkspunkter i rommet, ofte med 40 mm tilkobling. Et alternativ kan være lokale avsugsenheter med utblåsning tilbake i rommet. Disse har da innebygde filter for fjerning av røk, lukt og eventuelle smittefarlige partikler. For MR maskiner med heliumkjølte magneter skal det anordnes spesielt quenchrør for å lede eventuell utblåsning av helium til friluft. Slikt quenchrør har minimum 200 mm Ø og skal føres til friluft i fasade eller over tak på spesiell måte. For 3 Tesla MR er det også kommet krav om spesielle kanaler for trykkutjevning i undersøkelsesrommet ved uhell. Trykkutjevningen kan skje mot friluft eller nærliggende areal. Stråling, støy, vibrasjon I de fleste rom hvor det skal brukes røntgenutstyr eller nukleærmedisinsk utstyr, vil det være krav til skjerming av den ioniserende strålingen. Det vanligste kravet er 2 mm blyekvivalens. I lettvegger og dører oppnås dette ved å legge inn blyplater. I områder for nukleærmedisin vil det også foregå arbeide med radioaktive isotoper som kan kreve spesielle bygningsmessig tiltak i form av skjerming, ventilasjon, sluse med mer. Det understrekes at det er den utpekte strålevernansvarlige bruker som i siste instans må godkjenne valgte løsninger. Rundt MR vil det være kraftig permanent magnetfelt, spesielt i lengderetningen. Det er ikke vanlig å foreta spesiell skjerming av dette feltet. De bygningsmessige løsningene må være slik at følsom aktivitet (mennesker, tungt transportutstyr av magnetisk materiale med mer) ikke uforvarende kan komme innenfor gitte grenseverdier for magnetfeltet. Hvis det av spesielle årsaker må utføres skjerming av magnetfeltet, må dette utføres som del av byggentreprisen. Rom med gammakamera bør ikke utsettes for kraftigere magnetfelt enn 0,5 Gauss (vanlig jordmagnetisk feltstyrke). Når MR brukes, vil det sendes ut elektromagnetisk stråling. Kontroll med feltstyrke og skjerming mot ytre påvirkning ivaretas ved en egen plassbygd kabin rundt maskinen (rom i rommet). Kabinen vil være en del av utstyrsleveransen for MR. Ved bruk genereres det også akustisk støy som krever lydisolering. En del av lydisoleringen ivaretas av MR kabinen, men det anbefales at byggentreprenøren beregner ca 54 dba lydisolering i de bygningsmessige konstruksjonene rundt kabinen. Nosyko AS Side 33