Møte nr. 64 i Nasjonal IKT

Transkript

1 Møte nr. 64 i Nasjonal IKT Til: Herlof Nilssen, Erik M. Hansen, Thomas Bagley, Hans Nielsen Hauge, Bjørn Nilsen, Oddvar Larsen, Daniel Haga, Ingerid Gunnerød, Christine Bergland, Kai Rune Furberg, Steinar Lund, Tor Eid, Siri Cathrine Rølland, Sigmund Eidem, Håkon Grimstad Kopi: Arild Pedersen, Ketil Are Lund, Johnny Heggestad, Arild Faxvaag, Toril Kristiansen, Gunnar Jårvik, Cato Rindal, Vidar Kårikstad, Ola I. Vikland, Anders Westlie, Frank Ivar Aarnes Fra: Programkontoret Nasjonal IKT v/ Dagfinn Hallseth og Anne Line Grepne Sted: Park Inn, Gardermoen Tid: 12. desember 2012 kl 09:30-ca kl 11:30 (etterfulgt av lunsj og møte for SG i tiltak 46 - Etablering av Nasjonal IKT som egen juridisk enhet) Merknad: Underlag markert i kursiv er kun til orientering. Agenda Nr Sak Underlag 01 Godkjenning av innkalling 02 Godkjenning av referat fra møtet Vedl. 02: Møtereferat 03 Gjennomgang av prosjektstatus Til orientering 04 FEST som grunnlag for elektronisk forskrivning (tiltak 29.2) Prosjektleder, Bjørg Heltberg, fremlegger tiltakets sluttrapport. Til beslutning. 05 Elin-h (tiltak 5.12) - Arkitekturbeskrivelse for oppretting og utsending av fødselsepikriser Leder for styringsgruppen, Egil Rasmussen, fremlegger løsningsbeskrivelse. Til beslutning. 06 Endringsmelding: MTU/BHM (tiltak 37) Prosjektleder, Børge Godhavn (Faveo) fremlegger endringsmelding og revidert direktiv. Til beslutning. Vedl 03: Statusrapport Vedl 04a: Saksnotat fra Programkontoret/PL Vedl 04b: Sluttrapport fra prosjektet Vedl 05a: Saksnotat fra PL Vedl 05b: Løsningsbeskrivelse Vedl 06a: Saksnotat fra PL/ Programkontoret Vedl 06b: Endringsmelding Vedl 06c: Revidert direktiv 07 Prolongering av rammeavtale med underleverandør Del I, II, III Diskusjon rundt evt. prolongering ut Til beslutning. Vedl 07: Saksnotat fra Erik M. Hansen 08 Prolongering av avtale med PwC om programkontor Diskusjon rundt evt. prolongering ut Til beslutning. Vedl 08: Saksnotat fra Erik M. Hansen 09 Prosedyre for oppnevnelse av forumkandidater Fremleggelse av forslag til prosedyre. Til beslutning. Vedl 09: Saksnotat fra Programkontoret

2 10 Planlegging av møter i 2013 Fremleggelse av forslag fra Programkontoret. Til beslutning. Vedl 10: Saksnotat fra Programkontoret 11 Til orientering fra Helsedirektoratet Kort orientering fra Helsedirektoratet. Til orientering. Vedl 11: Saksnotat fra Hdir 12 Til orientering a) Status vedr. nasjonalt meldingsløft og notat til HOD b) Ny personidentifikator utredning fra HSØ/SP c) Høringsprosess om EU-forskrift om eid m.m. d) Medikasjonstjeneste - Status på nasjonalt arbeid Vedl 12a: Saksnotat fra Programkontoret Vedl 12a1: Notat til HOD Vedl 12a2: Presentasjon til ehelsegruppen Vedl 12b: Utredning fra HSØ/SP Vedl 12c: Samlet høringsinnspill 13 Eventuelt

3 Referat fra møte nr. 63 i Nasjonal IKT Til: Kopi: Fra: Herlof Nilssen, Erik M. Hansen, Thomas Bagley, Hans Nielsen Hauge, Bjørn Nilsen, Oddvar Larsen, Daniel Haga, Ingerid Gunnerød, Christine Bergland, Kai Rune Furberg, Steinar Lund, Tor Eid, Siri Cathrine Rølland, Sigmund Eidem, Håkon Grimstad Arild Pedersen, Ketil Are Lund, Johnny Heggestad, Arild Faxvaag, Torill Kristiansen, Gunnar Jårvik, Cato Rindal, Vidar Kårikstad, Ola I. Vikland, Anders Westlie, Frank Ivar Aarnes, Norunn E. Saure, Kirsten Petersen Programkontoret ved Dagfinn Hallseth og Anne Line Grepne Sted: Radisson SAS Gardermoen Tid: kl 09:00-13:05 Deltagere Til stede: Herlof Nilssen, Hans Nielsen Hauge, Oddvar Larsen, Ingerid Gunnerød (frem til 12.10), Norunn E. Saure (for Christine Bergland), Siri Cathrine Rølland og Håkon Grimstad (frem til 12.45). Dagfinn Hallseth og Anne Line Grepne fra Programkontoret. Heidi Slagsvold (NHN), Hilde Grimnes Olsen (HMN), Anne Bjørlykke (HV), Kjell Arne Grøtting (HSØ) og Lars Wikbo (HN) var til stede under behandling av sak 04: Nasjonalt Meldingsløft. Jostein Bjørkøy (Faveo) og Tor-Arne Haug (HN) var til stede under behandling av sak 06: Endringsmelding: MTU/BHM (tiltak 37). Bjørg Heltberg (Sykehusapotekene) var til stede under behandling av sak 07: FEST som grunnlag for elektronisk forskrivning (tiltak 29.2). Are Muri, innled prosessleder, Helsedirektoratet var til stede under behandling av sak 11: IT-strategi for helsesektoren (forstudie). Forfall: Erik M. Hansen, Thomas Bagley, Bjørn Nilsen, Christine Bergland, Steinar Lund og Sigmund Eidem hadde meldt forfall til møtet. I tillegg var heller ikke Daniel Haga, Kai Rune Furberg og Tor Eid til stede. Agenda Nr Sak Ansvarlig 01 Godkjenning av innkalling Styringsgruppen (SG) diskuterte kort påfølgende møte (samme dag) for SG i tiltak 46. Det ble etterlyst noe tydeligere møteinnkalling fra prosjektleder samt vurdert hvorvidt Programkontoret burde delta i møtet. I den forbindelse ble det også nevnt at man i møtet burde vurdere representasjon i tiltakets SG og prosjektgruppe og de tilfellene hvor dette sammenfaller. PL for tiltak 46 Innkallingen ble godkjent uten øvrige kommentarer. Sakene ble behandlet i følgende rekkefølge: 1-7, 11, 8-10, Det var meldt én sak til eventuelt: Neste generasjon helsenett v/ Håkon Grimstad, NHN. Referat fra møte nr. 63 i Nasjonal IKT 1

4 Vedtak: Innkallingen ble godkjent. 02 Godkjenning av referat fra møtet Det var ingen kommentarer til referatet. Vedtak: Referatet ble godkjent. 03 Gjennomgang av prosjektstatus Programkontoret viste til utsendt saksunderlag. Vedtak: Styringsgruppen tar status til orientering. 04 Nasjonalt Meldingsløft Saken ble innledet med at representanten fra NHN og de 4 RHF-representantene for Meldingsløftet kort gjennomgikk status, identifiserte utfordringer og forslag til vei videre. Det vises til saksunderlaget og den enkeltes presentasjon (oversendes), men kort oppsummert pekte representantene på en rekke tekniske og organisatoriske utfordringer som har bidratt til at utbredelsen av meldinger i mellom helseforetak, legekontorer og kommuner 1 har gått tregere enn forventet. Blant utfordringene som ble nevnt var: For lite tydelige, og dels utilstrekkelige, standarder og svake tilfredsstillelseskrav Sertifiseringer er ikke fullstendig til å stole på og dette hindrer bredding Sentrale komponenter (eks. tjenestebasert adressering og NHN adresseregister) er ikke ferdig implementert For lite og for ukoordinert oppfølging av leverandørsiden Manglende arena for koordinering og oppfølging av nasjonale utfordringer Opplevd manglende stayerevne fra sentrale myndigheter og derav følgende 2 redusert fokus hos RHFene Hdir, avd. for standardisering (EISI) må få tydeligere 3 mandat og mer ressurser Behov for at NHN tar større pådriver- og koordineringsansvar i forhold til utbredelse 4, også utover kommunesektoren Spredt, ikke helhetlig og i noe grad uavklart ansvar for beslutninger og finansiering Mangel på bruk av incentiver (økonomi og lov/forskrift) som fungerer Representantene tror fortsatt det er mulig å lykkes med å få alle parter opp på en felles pattform, men dette krever tydelig prioritering og fortsatt nasjonalt fokus. Digital samhandling er en prosess i kontinuerlig utvikling, ikke et eller flere enkeltprosjekter. Hdir v/ Norunn E. Saure kommenterte at presentasjonene var gode og tydelige. Hun 1 Ordene mellom helseforetak, legekontorer og lagt til av Kjell Arne Grøtting. 2 Ordene derav følgende lagt til av Kjell Arne Grøtting. 3 Etter innspill fra Kjell Arne Grøtting, ble ordet større byttet ut med tydeligere. 4 Ordene i forhold til utbredelse ble lagt til av Kjell Arne Grøtting. Referat fra møte nr. 63 i Nasjonal IKT 2

5 påpekte blant annet at man nå ser noe fremdrift knyttet til utvikling av standarder, samt at NUIT bl.a. vil ha ansvar for prioritering av blant annet meldingsstandarder 5. Det er viktig med enighet om utviklingen videre, samt høy kvalitet på utvikling av standarder og testing av disse. Det må også ryddes opp i aktør- og ansvarsbildet, samt tas enkelte grep på forskriftssiden. Hdir erkjenner at finansiering er en sentral utfordring, samtidig som man mangler en samlet bestillerfunksjon i primærhelsetjenesten. Per i dag finnes det ingen nasjonal tilskuddsordning i Helsedirektoratet knyttet til meldingsutbredelse (kun via NHN og Funnke) 6. NUIT har heller ingen finansieringsmodell å støtte seg på. Endringstakten på kommuneside- og legekontorsiden 7 er lav, og dette skyldes bl.a. de nevnte utfordringer. NHN NHN v/ Håkon Grimstad understreket at NHN umiddelbart vil ta tak i utfordringen knyttet til en manglende arena for nasjonal koordinering. Presentasjonene tydeliggjør et behov for sterkere styring, og det er mulig at mer bindende avtaler må på plass. Det er i så måte viktig at NUIT gis tilstrekkelig myndighet til å sikre forpliktelse hos involverte aktører (også kommunesektoren) og at den generelle endringstakten i sektoren øker. NHN har bedt om midler i statsbudsjettet til å etablere et testlaboratorium, men erkjenner også at det er behov for generelt tettere samarbeid med spesialisthelsetjenesten. Dette krever imidlertid innsats fra begge parter. SG fulgte opp med å kommentere at utfordringene knyttet til testing av meldinger bør være mulige å løse. Man må stille større krav til EISI, eller alternativt sørge for at testgjennomføring i større grad samordnes mellom RHFene og deres testmiljøer. RHFene bør samordne sin dialog med leverandørsiden i større grad enn i dag. De ulike leverandørene har problemer med å levere og prioritere, og denne situasjonen bedres ikke av at krav stilles fra en rekke ulike hold. Man ser positivt på den kommende rollen til NUIT, men påpekte samtidig at den i dag ikke vil kunne forplikte store deler av helse- og omsorgssektoren. SG konkluderte med at det er et behov for å strukturere dagens utfordringer og lage en prioritert liste over disse. I tillegg er det behov for å klargjøre hvem som har hovedansvar for å løse de ulike problemstillingene. Programkontoret og RHFrepresentantene for Meldingsløftet bes utarbeide et notatutkast som tas på avsjekk til representantene i NIKTs styringsfora (inkl. NHN og Hdir) før det oversendes til HOD. Notatet må være svært tydelig og relativt kortfattet, og bør også etterstrebe synliggjøring av de viktigste avhengighetene mellom identifiserte hovedutfordringer og hvem som har ansvar for disse. RHF Programkontoret og RHF-repr. for Meldingsløftet Vedtak Styringsgruppen tar saken til orientering og anbefaler at RHF-representantene, i samarbeid med Programkontoret, utarbeider et oppsummerende notat. Dette notatet må oppsummere utfordringsbildet, forslag til tiltak og hvilke krav dette stiller til de ulike aktørene. 5 Endret fra utvikling av nye standarder, samt at NUIT bl.a. vil ha ansvar for standardprioritering etter innspill fra Norunn E. Saure. 6 Endret fra Hdir erkjenner at finansiering er en sentral utfordring, men per i dag finnes det ingen nasjonal tilskuddsordning etter innspill fra Norunn E. Saure. 7 Ordene - og legekontorsiden ble lagt til av Kjell Arne Grøtting. Referat fra møte nr. 63 i Nasjonal IKT 3

6 05 Nynorsk talegjenkjenning - Pilot (tiltak 32.1) Programkontoret, på vegne av prosjektleder Aksel Telstad (Helse Førde), fremla tiltakets sluttrapport. Sluttrapporten peker på følgende hovedpunkter: Nynorsk ordbok er positivt mottatt av brukere og ønskes tatt i bruk. Nynorsk ordbok trenger fortsatt justeringer for å forbedres. Ovennevnte justering vil bli fulgt opp av Helse Førde. Nåværende ordbok (ujustert) er i god nok stand til bruk, men ikke like god som bokmålsordboken. Det har blitt uttrykt ønske om å ta i bruk nynorsk talegjenkjenning også i øvrige RHF. Helse Førde Vedtak Styringsgruppen tar prosjektets resultater og hovedfunn til etterretning. Styringsgruppen godkjenner sluttleveransene fra prosjektet. 06 Endringsmelding: MTU/BHM (tiltak 37) Prosjektdeltaker, Jostein Bjørkøy (Faveo) fremla revidert prosjektdirektiv og fremdriftsplan, samt endringsmelding. I tillegg var Tor-Arne Haug, leder av tiltakets styringsgruppe, tilstede. Prosjektet anbefaler å anskaffe en sentral installasjon fremfor en rammeavtale. Gitt dette, bes det om 3 mnok som en ramme for den initielle investeringen, men Bjørkøy påpekte at det heftet relativt stor usikkerhet knyttet til dette beløpet. I tillegg er det behov for økte midler knyttet til prosjektgjennomføring. Prosjektets fremdriftsplan inkluderer avholdelse av en dialogkonferanse med leverandørsiden, utlysning av anskaffelsen rett oppunder jul, og frist for besvarelse i februar Prosjektet foreslår videre at NHN tar på seg rollen som leverandørens kontraktmotpart og håndterer viderefakturering til RHFene/HFene. SG kommenterte at det er noe vanskelig å få tak i problemstillingen ved lesning av saksunderlag og ved å lytte til presentasjonen, men at man oppfatter at prosjektet anbefaler anskaffelse av én sentral installasjon med én felles database og frivillig ibruktakelse. SG stilte seg tvilende til om NHN bør være kontraktmotpart, og foreslo at man isteden vurderer muligheten for at et av de regionale IKT-selskapene tar denne rollen på vegne av sektoren. NHN kan imidlertid være driftsleverandør (men man kan også tenke seg at et regionalt fagmiljø står for driften). SG konkluderte med at man ønsker at prosjektet gjør noe mer arbeid og fremlegger saken på nytt i NIKTs neste møte. Dette vil medføre en forskyvning av planlagt dialogkonferanse og påfølgende anskaffelsesprosess. Prosjektets arbeid i perioden frem til neste møte bør inkludere: Tiltak 37 Vurdere innkjøpsmodell og hvem som bør være kontraktsparter. Utrede nærmere hva man ser for seg rundt faglig forvaltning og drift av installasjonen når denne er anskaffet. Tydeliggjøre ansvar og grenseoppganger ift. HINAS rolle i prosjektet og betaling av HINAS innsats (vanligvis benyttes en fast %-sats). Vurdere hvorvidt OUS v/ MT-avdelingen skal få betalt for ekstra innsats med kravspesifikasjon (dette er ikke vanlig praksis i NIKT) sett opp i mot NIKTs praksis. Referat fra møte nr. 63 i Nasjonal IKT 4

7 Vedtak Styringsgruppen ber om at prosjektet gjennomfører noe mer arbeid i tråd med innspillene i møtet og at saken fremlegges på nytt i neste møte. Gitt at tildelt ramme brukes opp, bevilger Styringsgruppen ekstra midler (inntil kr inkl. mva) for å dekke kostnader til prosjektledelse, møtevirksomhet m.m. i perioden frem til neste møte. 07 FEST som grunnlag for elektronisk forskrivning (tiltak 29.2) Prosjektleder, Bjørg Heltberg (Sykehusapotekene) fremla kort endring i anbefalt løsning vedr. håndtering av avtalevarer og utkast til prosjektdirektiv. Løsningen prosjektet foreslår medfører en foredling av FEST til et system for formidling av logistikk- og avtaleinformasjon for spesialisthelsetjenesten. FEST vil fortsatt være mastergrunnlaget, men man vil knytte opp informasjon om lagerføring som en merking på varenivå / enhetsnivå. Sykehusapotekene har eierskap til data, både LIS-informasjon og status for lagerføring av varer pr i dag. Som svar på spørsmål fra SG presiserte Heltberg at FEST i dag er et samarbeid mellom Legemiddelverket (SLV 8 ), som eier FEST, og Farmalogg, som eier vareregisteret. Hdir v/ Norunn E. Saure kommenterte at direktoratet støtter en videre utredning 9. Hun presiserte imidlertid at direktoratet mener at FEST må være hovedinformasjonskilden, men at man også ser RHFenes behov for komplementær informasjon 10. Man må unngå duplisering av informasjon og utrede mulighetene videreutvikling mot sanntid oppslag i FEST. 11 Hun oppfordret til tett samarbeid med direktoratet og SLV i det videre arbeidet slik at man sammen finner frem til den beste løsningen. For øvrig kommenterte SG at fokus må være på nasjonale, ikke regionale, løsninger. Det videre arbeidet må også se på rollen til medikasjonstjenesten (MT) og dens arkitekturplassering i forhold til FEST. Det er viktig å gå opp grensegangene mellom sykehusapotekenes rolle og klinikernes rolle knyttet til både ordinering og mottak av medikamenter til pasienten. NHN v/ Håkon Grimstad la til at dette er en løsning som NHN bør drifte (bl.a. grunnet MT-integrasjon) og ba derfor om at NHN inkluderes i den fremtidige dialogen i utredningsarbeidet. Vedtak Styringsgruppen stiller seg bak anbefalingen fra styringsgruppen i tiltak 29.2 og videre arbeid med Alternativ 2. Styringsgruppen gir sin tilslutning til utarbeidet prosjektdirektiv med de innspill som fremkom i møtet og bevilger inntil kr. 2,0 mnok inkl. mva til dette arbeidet. Styringsgruppen gir sin tilslutning til å etablere utredningsprosjektets videre arbeid og engasjere prosjektleder. Utredningsprosjekt Programkontoret 08 Utvikling og klinisk validering av symboler for legemiddelhåndtering og bruk av MTU (tiltak 39.1) 8 LMV er erstattet med SLV etter innspill fra Bjørg Heltberg. 9 i tråd med det prosjektet anbefaler er fjernet etter innspill fra Norunn E. Saure. 10 Setningen er endret fra Hun presiserte at direktoratets oppfatning er at FEST må være hovedinformasjonskilden, men at man også ser behov for komplementær informasjon etter innspill fra Norunn E. Saure. 11 Setningen er lagt til etter innspill fra Norunn E. Saure. Referat fra møte nr. 63 i Nasjonal IKT 5

8 Programkontoret, på vegne av Klinisk IKT Fagforum, fremla kort utkast til prosjektdirektiv. Vedtak Styringsgruppen gir sin tilslutning til utarbeidet prosjektdirektiv med de innspill som fremkom i møtet og bevilger inntil kr. 2,0 mnok inkl. mva til dette arbeidet. Styringsgruppen gir sin tilslutning til å etablere prosjektets videre arbeid og engasjere prosjektleder. Programkontoret 09 Klinisk dokumentasjon for oversikt og læring Programkontoret, på vegne av Klinisk IKT Fagforum, fremla kort utkast til prosjektdirektiv. PEF stilte seg bak direktivets innretning, men anbefalte noe foredling og tydeliggjøring. Programkontoret gjennomgikk kort justeringene som har blitt foretatt og vil oversende justert direktiv sammen med referat fra dagens møte. Vedtak Styringsgruppen gir sin tilslutning til utarbeidet prosjektdirektiv med de innspill som fremkom i møtet og bevilger inntil kr mnok inkl. mva til dette arbeidet. Styringsgruppen gir sin tilslutning til å etablere prosjektets videre arbeid og engasjere prosjektleder. Programkontoret 10 Strategi Nasjonal IKT og budsjett for 2013 Programkontoret fremla kort revidert utkast til strategidokument og opplyste om at det ikke er gjennomført store justeringer siden siste behandling. Det ble kommentert at prosessen hadde vært god, men at man muligens i enda større grad burde etterstrebet et fysisk møte med arbeidsgruppen i sluttfasen av strategiarbeidet. Det ble diskutert hvorvidt strategien burde være knyttet tettere opp mot RHFenes fire hovedoppdrag, men SG konkluderte med at hovedansvaret for å levere på disse oppdragene ligger hos RHFene, NIKTs formål og visjon kan skille seg noe fra dette. SG foreslo å videreføre tilskuddet fra RHFene på samme nivå i Man har p.t. et etterslep i aktivitet som medfører at man vil ha penger på bok fra 2012 til 2013, men det vil være klokt å beholde tilstrekkelig handlingsfrihet til å kunne ta på seg krevende oppgaver også i tiden som kommer. Dagens møte har synliggjort flere slike oppgaver som ligger foran oss. Denne vurderingen bør presiseres i saksunderlaget til AD-møtet. Programkontoret Vedtak Styringsgruppen gir sin tilslutning til Strategi for , gitt endringer som fremkom i møtet. Styringsgruppen gir sin tilslutning til budsjett for 2013 som spesifisert i vedlagte tabell, gitt endring som fremkom i møtet knyttet til at man ber om samme tilskudd fra RHFene i 2013 som i IT- strategi for helsesektoren (forstudie) Are Muri, innled prosessleder, Helsedirektoratet, fremla en kort presentasjon av pågående mobilisering for mulig KS-forstudie: Nasjonal IT-strategi for helse- og omsorgssektoren. Formålet med mobiliseringen er å få tilslutning til gjennomføring av en KS-forstudie/konseptvalgutredning og forberede oppstart, tentativt januar Utkastet til ramme for mandatet skal behandles i e-helsegruppen Strategi og mål er strukturert i tre kategorier; 1) Samhandling i sektoren og hverdagen for helsepersonell, 2) Kvalitetsforbedring i helse- og omsorgstjenesten og 3) Styrking av pasient- og brukerrollen. Forstudien skal dekke hele sektoren og hele pasient- /brukerforløpet. Forankring i sektoren er svært viktig, og det er planlagt en rekke møter for å sikre dette. Referat fra møte nr. 63 i Nasjonal IKT 6

9 SG v/ Oddvar Larsen kommenterte at det er viktig å fremheve hva som er spesialisthelsetjenestens oppdrag og aktiviteter. Spesifikt bør man inkludere et punkt knyttet til beredskap og krisehåndtering. For øvrig ble det kommentert at man må unngå at dette blir et dokument som peker på de riktige utfordringene, men som ikke får nødvendig gjennomslagskraft og dermed ikke leder til at de nødvendige, grunnleggende grep tas og konkrete handlinger gjennomføres. Mange av dagens utfordringer på IKT-siden skyldes bl.a. dagens struktur, lovgivning og finansiering. Vedtak Styringsgruppen ga sine innspill og tar for øvrig saken til orientering. 12 Til orientering fra Helsedirektoratet Norunn E. Saure fremla en kort orientering hvor hun viste til utsendt saksunderlag og la til enkelte kommentarer. Det har vært gjennomført tre forstudier knyttet til helsenorge.no og det har nå blitt igangsatt tre forprosjekter. Når det gjelder etableringen av NUIT presiserte Saure viktigheten av å se på behovet for å videreutvikle NUIT med tanke på utfordringer knyttet til bl.a. bestillerfunksjon og finansiering. 12 Programkontoret la til at RHFene har blitt invitert til å delta i NUIT med 4 representanter. Så langt har HSØ (Trine Storhaug) og HV (Erik M. Hansen) meldt inn hver sin representant, HMN og HN bes om å vurdere innmelding (første møte er ). HMN og HN Vedtak Styringsgruppen tar saken til orientering. 13 Til orientering Programkontoret viste til informasjon i utsendt saksunderlag. Følgende ble kommentert: 13b Innspill til statsbudsjettet Det ble kommentert fra Herlof Nilssen at innspillene til statsbudsjettet burde samles ett sted og koordineres. Det er uheldig dersom innspillene gis fra flere ulike kanaler. 13g Ny personidentifikator i Norge Viktigheten av at sektoren er delaktig i dette arbeidet ble kommentert fra Norunn E. Saure. Det vil komme invitasjon til sektoren til deltakelse i referansegruppe h Prosedyre for oppnevnelse av forumkandidater Det ble kommentert fra Herlof Nilssen at dette burde vært fremlagt som en egen sak, ikke kun til orientering. Knyttet til selve matriseforslaget ble det kommentert følgende: Praksis har vært at hver enkelt AD har vært ansvarlig for eget RHFs representasjon i SG. Dette bør presiseres. Man bør vurdere om det er fagdirektørene som skal oppnevne til EPJ Systemeierforum eller om det er mer gunstig at PEF er ansvarlig for dette. 12 Setningen er endret fra Når det gjelder etableringen av NUIT presiserte Saure viktigheten av å se på behovet for å videreutvikle NUITs mandat med bl.a. bestillerfunksjon etter innspill fra Norunn E. Saure. 13 på et senere tidspunkt er fjernet etter innspill fra Norunn E. Saure. Referat fra møte nr. 63 i Nasjonal IKT 7

10 SG ba om at justert prosedyre fremlegges som egen sak i neste møte. Programkontoret Vedtak: Styringsgruppen til Nasjonal IKT tar sak 13 a-j til orientering 14 Eventuelt Neste generasjon helsenett Håkon Grimstad, NHN, hadde forlatt møtet på dette tidspunktet. Herlof Nilssen informerte kort om at NHN ønsker å involvere spesialisthelsetjenesten ved de regionale IKT-selskapene i neste generasjon kjernenett (NGK) prosjektet. NHN har derfor tatt kontakt med to personer i hhv. HSØ og HV i første omgang. Referat fra møte nr. 63 i Nasjonal IKT 8

11 Statusrapport Nasjonal IKT Vedlegg 03 Styringsgruppe (SG) Nasjonal IKT

12 STYRINGSGRUPPE 12/12/12 VEDLEGG 03 STATUS PROSJEKTPORTEFØLJE TILTAK STATUS NESTE MILEPÆL KOMMENTAR 5.12 Elin-h Avg.: Ress.: Frem.: Ekst. Av: G Y Y Y Løsningsskisse ferdigstilt og godkjent av Nasjonal IKT. Intensjonsavtaler med leverandører og pilotaktører er inngått.. Søknad om finansiering for fase 2 er sendt. Prosjektet har hatt tilstrekkelig personellmessige ressurser. Det arbeides nå med å finne ny prosjektleder. Prosjektet er forsinket i påvente av løsningsbeskrivelse for sykehussystem. Videre fremdrift vil være avhengig av beslutningen som fattes i Styringsgruppen i Nasjonal IKT (nov/des). Øvrige aktiviteter er avhengig inngåelse av intensjonsavtaler med leverandører om deltakelse og utvikling i fase2. NB: Tiltaket vil også bli behandlet i sak Folkeregisteret i Norsk Helsenett Avg. : Ress.: Frem.: Ekst.av.: G G R R Når pilotprosjektet er avsluttet. Når ny tjeneste for vask mot lokalt register er i pilot. Tjenesten har over lang tid vært testet uten at det er funnet ytterligere feil. Det gjenstår å pilotere. Prosjektet må vente til HEMIT/Helse-Vest IKT har planlagt ny release av deres klient som benytter tjenesten. Prosjektet er avhengig av prioritet hos HEMIT/Helse Vest IKT for å kunne ferdigstilles Felles Hjelpenummer Avg.: Ress.: Frem.: G G R Når pilotprosjektet er avsluttet. Release til produksjon har blitt utsatt hos HEMIT -igjen. HEMIT har rapportert at tjenesten nå skal være med i release i uke 46.. Prosjektet er avhengig av prioritet hos HEMIT for å kunne ferdigstilles. Eks.av: R 37 Rammeavtale på datasystem MTU/BHM Avg.: Ress.: Frem.: R R R Utlysning dialogkonf. i des. Utlyse konkurranse feb. Forhandlinger. Ressurser: Prosjektleder har endt opp med å utføre flere oppgaver enn opprinnelig tenkt. Viktig at rammevilkår for dette og for HINAS sine oppgaver kommer på plass. Grunnet påventende ny behandling i NIKT SG har Programkontoret vurdert all status i tiltaket til rødt.

13 STYRINGSGRUPPE 12/12/12 VEDLEGG 03 STATUS PROSJEKTPORTEFØLJE TILTAK STATUS NESTE MILEPÆL KOMMENTAR 45 Nasjonal IKT som egen juridisk enhet Avg.: Ress.: Frem.: Eks.av.: G G Y G : Utredet ambisjonsnivå. Ingen endringer i prosjektinnhold/-fremdrift pr. dato. Det avholdes prosjektmøte den hvor det fortsatt forventes å holde fremdriftsplan. Det varsles en mulig endring knyttet til avtalt milepæl med SG for prosjektet den En mulig utsettelse av møtet med SG den vil ikke være kritisk for opprinnelig fremdrift og sluttdato.

14 STYRINGSGRUPPE 12/12/12 VEDLEGG 03 STATUSRAPPORT TILTAK SATSINGSOMRÅDE 5.12 ELIN-h Satsingsområde 3 Samhandling PROSJEKTEIER PROSJEKTLEDER Nasjonal IKT Stavanger kommune Norsk Sykepleierforbund Sissel Skarsgaard Helse Vest IKT STATUS KOMMENTAR TIL STATUSENDRINGER OMRÅDE FORRIGE NÅ AVGRENSING OG INNHOLD G G RESSURSER FREMDRIFT EKSTERNE AVHENGIGHETER Y Y Y Y Y Y Betydninger av områdene: Ressurser: Prosjektet har hatt tilstrekkelig personellmessige ressurser. Det arbeides nå med å finne ny prosjektleder. Fremdrift: Prosjektet er forsinket i påvente av løsningsbeskrivelse for sykehussystem. Videre fremdrift vil være avhengig av beslutningen som fattes i styringsgruppen i Nasjonal IKT (nov/des). Eksterne avhengigheter: Øvrige aktiviteter er avhengig inngåelse av intensjonsavtaler med leverandører om deltakelse og utvikling i fase2. Tiltaket vil også bli behandlet som egen sak i møtet. BESKRIVELSE RISIKO 1. Risiko knyttet til at løsningsbeskrivelsen ikke blir dekkende for felles løsning for fødselsepikriser- sykehussystem, og at den ikke har god nok kvalitet til å danne beslutningsgrunnlag for det videre arbeid i prosjektet. 2. Risiko knyttet til endring av prosjektledelse. 3. Arbeidet med inngåelse av intensjonsavtaler vil kunne påvirke prosjektets fremdrift. Kompleksiteten er stor pga mange ulike epjkombinasjoner. RISIKOREDUSERENDE GREP 1. Sikre at løsningsforslaget er mest mulig i tråd med prinsippene som er vedtatt i NIKT. FA har bidratt med innspill til løsningsarkitektenes arbeid. 2. Rekrutteringsarbeid pågår. 3. Informasjon om prosjektet, planer og fremdrift til brukermiljø og leverandører for å sikre forankring og mulighet for planlegging og prioritering av prosjektet. FERDIGSTILTE MILEPÆLER Neste milepæl er avhengig av beslutningen som styringsgruppen fatter i forhold til løsningsbeskrivelsen (nov/des.). NESTE MILEPÆLER Løsningsskisse ferdigstilt og godkjent av Nasjonal IKT. Intensjonsavtaler med leverandører og pilotaktører er inngått. Søknad om finansiering for fase 2 er sendt.

15 STYRINGSGRUPPE 12/12/12 VEDLEGG 03 STATUSRAPPORT TILTAK SATSINGSOMRÅDE 5.12 ELIN-h Satsingsområde 3 Samhandling PROSJEKTEIER PROSJEKTLEDER Nasjonal IKT Stavanger kommune Norsk Sykepleierforbund Sissel Skarsgaard Helse Vest IKT ANDRE KOMMENTARER Fremdrift fase 1: Prosjektet legger frem egen sak til PEF og SG med løsningsbeskrivelsen som har vært vurdert i Fagforum Arkitektur. Prosjektledelse: Stavanger kommune overtar ansvar for prosjektledelse fra november Prosjekteier har startet arbeidet med å skaffe prosjektleder for videreføring av ELIN-h.

16 STYRINGSGRUPPE 12/12/12 VEDLEGG 03 STATUSRAPPORT TILTAK SATSINGSOMRÅDE 5.12 ELIN-h Satsingsområde 3 Samhandling PROSJEKTEIER PROSJEKTLEDER Nasjonal IKT Stavanger kommune Norsk Sykepleierforbund Sissel Skarsgaard Helse Vest IKT ANDRE KOMMENTARER Justert fremdriftsplan

17 STYRINGSGRUPPE 12/12/12 VEDLEGG 03 STATUSRAPPORT TILTAK 15.5 Folkeregisteret i Norsk Helsenett PROSJEKTEIER Nasjonal IKT SATSINGSOMRÅDE 2. Struktur Systemarkitektur, informasjonsgrunnlag og sikkerhet PROSJEKTLEDER Anders Stubban, NHN OMRÅDE STATUS FORRIGE NÅ AVGRENSING OG INNHOLD G G RESSURSER FREMDRIFT EKSTERNE AVHENGIGHETER G G Y R Y R KOMMENTAR TIL STATUSENDRINGER Tjenesten har over lang tid vært testet uten at det er funnet ytterligere feil. Det gjenstår å pilotere. Fremdrift og eksterne avhengigheter er vurdert til rødt av Programkontoret. Bakgrunnen er at prosjektet er avhengig av prioritet fra HEMIT /Helse Vest IKT for å kunne bli fullført. RISIKO FERDIGSTILTE MILEPÆLER NESTE MILEPÆLER BESKRIVELSE Fremdrift og oppnåelse av D3 hviler på at HEMIT/ Helse Vest IKT prioriterer og setter av ressurser. RISIKOREDUSERENDE GREP Ukentlig dialog med HEMIT/Helse Vest IKT. C4: Når pilotprosjektet er avsluttet. D3: Når ny tjeneste for vask mot lokalt register er i pilot.

18 STYRINGSGRUPPE 12/12/12 VEDLEGG 03 STATUSRAPPORT TILTAK 15.5 Folkeregisteret i Norsk Helsenett PROSJEKTEIER Nasjonal IKT SATSINGSOMRÅDE 2. Struktur Systemarkitektur, informasjonsgrunnlag og sikkerhet PROSJEKTLEDER Anders Stubban, NHN ANDRE KOMMENTARER Både HEMIT og Helse Vest IKT har gjennomført tester som er godkjente. Det gjenstår å pilotere løsningene. Prosjektet har ventet på pilotering siden før sommerferien 2012 og pr er det kun HEMIT som for HL7 grensesnittet har antydet oppstart av pilotering i uke 46. Denne oppstarten har vært skjøvet på gjentatte ganger på grunn av prioritet. Når det gjelder øvrig pilotering har det ikke blitt gitt noen klare tilbakemeldinger i forhold til datoer. Det er ikke mulig å avslutte prosjektet før pilotering er gjennomført og godkjent. Programkontoret vil gjennomføre et møte der prosjektleder sammen med representanter for HEMIT og HV IKT vil diskutere status og gjenstående utfordringer i tiltaket.

19 STYRINGSGRUPPE 12/12/12 VEDLEGG 03 STATUSRAPPORT TILTAK 15.6 Felles Hjelpenummer PROSJEKTEIER Nasjonal IKT SATSINGSOMRÅDE 2. Struktur Systemarkitektur, informasjonsgrunnlag og sikkerhet PROSJEKTLEDER Anders Stubban, NHN OMRÅDE STATUS FORRIGE NÅ AVGRENSING OG INNHOLD G G RESSURSER FREMDRIFT EKSTERNE AVHENGIGHETER G G Y R Y R KOMMENTAR TIL STATUSENDRINGER Fremdrift: Release til produksjon har blitt utsatt hos HEMIT -igjen. HEMIT har rapportert at tjenesten nå skal være med i release i uke 46. Fremdrift og eksterne avhengigheter er vurdert til rødt av Programkontoret. Prosjektet er avhengig av prioritet fra HEMIT for å kunne bli fullført. RISIKO FERDIGSTILTE MILEPÆLER NESTE MILEPÆLER BESKRIVELSE Det kan oppstå feil i pilot som ikke er oppdaget i test. RISIKOREDUSERENDE GREP Vi har allerede gjennomført flere måneder med testing. Det er ukentlig dialog med HEMIT. C4: Når pilotprosjektet er avsluttet.

20 STYRINGSGRUPPE 12/12/12 VEDLEGG 03 STATUSRAPPORT TILTAK 15.6 Felles Hjelpenummer PROSJEKTEIER Nasjonal IKT SATSINGSOMRÅDE 2. Struktur Systemarkitektur, informasjonsgrunnlag og sikkerhet PROSJEKTLEDER Anders Stubban, NHN ANDRE KOMMENTARER HEMIT har gjennomført tester som er godkjente, men det gjenstår å pilotere løsningen. Tiltaket har ventet på pilotering siden før sommerferien 2012 og pr og HEMIT har for HL7 grensesnittet antydet oppstart av pilotering i uke 46. Denne oppstarten har vært skjøvet på gjentatte ganger på grunn av prioritet. Når det gjelder øvrig pilotering har det ikke blitt gitt noen klare tilbakemeldinger i forhold til datoer. Det er ikke mulig å avslutte tiltaket før pilotering er gjennomført og godkjent. Programkontoret vil gjennomføre et møte der prosjektleder sammen med representanter for HEMIT vil diskutere status og gjenstående utfordringer i tiltaket.

21 STYRINGSGRUPPE 12/12/12 VEDLEGG 03 STATUSRAPPORT TILTAK SATSINGSOMRÅDE STATUS 37 Rammeavtale på datasystem MTU/BHM 1.Innhold - Kliniske informasjonsprosesser PROSJEKTEIER PROSJEKTLEDER Nasjonal IKT Børge Godhavn Faveo Prosjektledelse KOMMENTAR TIL STATUSENDRINGER OMRÅDE AVGRENSING OG INNHOLD FORRIGE Y NÅ R Ressurser: Prosjektleder har endt opp med å utføre flere oppgaver enn opprinnelig tenkt. Viktig at rammevilkår for dette og for HINAS sine oppgaver kommer på plass RESSURSER Y R Grunnet endringsmelding (fremlegges i møtet) og dens FREMDRIFT Y R betydning på tiltaket har Programkontoret vurdert all EKSTERNE AVHENGIGHETER status i tiltaket til rødt. Y R RISIKO FERDIGSTILTE MILEPÆLER NESTE MILEPÆLER BESKRIVELSE At endret anskaffelsesform godkjennes. At budsjettendringene godkjennes OK på gj.før anskaffelse RISIKOREDUSERENDE GREP Begrunne endringen godt Risikoanalyse Avklare driftleverandør Forplikte pilot Utlysning dialogkonf. des Utlyse konkurranse feb Forhandlinger Kontraktsinngåelse

22 STYRINGSGRUPPE 12/12/12 VEDLEGG 03 STATUSRAPPORT TILTAK SATSINGSOMRÅDE STATUS Tiltak 46 Nasjonal IKT som egen juridisk enhet. (fase 1) PROSJEKTEIER PROSJEKTLEDER Nasjonal IKT Ketil S.Jansen, Faveo Prosjektledelse AS KOMMENTAR TIL STATUSENDRINGER OMRÅDE AVGRENSING OG INNHOLD RESSURSER FREMDRIFT EKSTERNE AVHENGIGHETER FORRIGE NÅ G G Y G Ingen endringer i prosjektinnhold/-fremdrift pr. dato. Det avholdes prosjektmøte den hvor det fortsatt forventes å holde fremdriftsplan. Det varsles en mulig endring knyttet til avtalt milepæl med SG for prosjektet den En mulig utsettelse av møtet med SG den vil ikke være kritisk for opprinnelig fremdrift og sluttdato. RISIKO FERDIGSTILTE MILEPÆLER NESTE MILEPÆLER BESKRIVELSE PG har som mål å ha et avstemt og revidert ambisjonsnivå for NIKT til SG den RISIKOREDUSERENDE GREP Få avholdt møter med sentrale interessenter før PG-møtet den og et godt forberedt møte den Godkjenning av Prosjektdirektiv for «Tiltak 46» Oppstartsmøte for PG «Utredet ambisjonsnivå».

23 Vedlegg 04a Til: Styringsgruppen Nasjonal IKT Kopi Fra: Prosjektleder / Programkontoret Dato: Saksnr: 04/ Behandling i PEF: Vedtak i PEF: I tråd med forslag til vedtak Annen informasjon: Ikke relevant FEST som grunnlag for elektronisk forskrivning (tiltak 29.2) - Fremleggelse av sluttrapport Bakgrunn og situasjon Tiltak 29 SykehusFEST ble vedtatt igangsatt i møte i Styringsgruppen (SG) Tiltakets sluttresultater ble framlagt for Styringsgruppen i møte I samme møte ble prosjektdirektiv for tiltak 29.2 FEST som grunnlag for elektronisk forskrivning i sykehus fremlagt og midler ble bevilget. Dette var en videreføring av tiltak 29. Tiltaket er nå ferdigstilt. I forrige møte i SG ( ) ble det for øvrig vedtatt å igangsette tiltak 29.3 Foredling av FEST for spesialisthelsetjenesten - Utredning for å svare opp tiltak 29.2s delmål 4, Utrede om koder for prefererte LIS varer kan formidles via FEST. Problemstilling Tiltaket har vært ledet av Sykehusapotekene. I tiltakets styringsgruppe har Statens legemiddelverk, Sykehusapotekene HF, Sykehusapoteket Helse Midt, Vareregistersentralen og RHFene vært representert. Roar Engen, HSØ, har vært leder for styringsgruppen. Tiltakets hovedmål har vært å utarbeide en løsning for nasjonal distribusjons- og forvaltningsmodell for bruk av FEST som grunnlag for elektronisk forskrivning i sykehus; både for intern og ekstern forordning. Overordnet mål for prosjektet var å utvide FEST med spesifikke sykehusapotekvarer. Dette målet er nådd med tilhørende delmål. Prosjektet er gjennomført i løpet av ett år og fem måneder etter en forlengelse fra ett år som opprinnelig planlagt. Forlengelsen var gunstig for de involverte aktører, sykehusapotekene, FEST, Farmalogg og EPJ-leverandører. Prosjektet har nådd de fleste av milepælene. Unntaket er å ferdigstille en drifts- /forvaltningsløsning i sykehusapotekene da en ansvarlig person ikke er dedikert til dette arbeidet. Prosjektet har identifisert dette som en risiko i forhold til å få hentet ut mulige prosjektgevinster. Prosjektet har beskrevet hvilke oppgaver som må ivaretas av drift/forvaltning. Forslag til løsning Prosjektleder Bjørg Heltberg, Sykehusapotekene, vil kort fremlegge prosjektets hovedresultater i SG For øvrig vises det til tiltakets sluttrapport (vedlegg b). Forslag til vedtak Styringsgruppen tar prosjektets resultater og hovedfunn til etterretning. Styringsgruppen godkjenner sluttleveransene fra prosjektet. 1

24 Vedlegg 04b SLUTTRAPPORT For Tiltak 29.2 Nasjonal Sykehus-FEST Dokumentkontroll Saksbehandler Gjennomgang Godkjent av Bjørg Heltberg Styringsgruppen Roar Engen Distribusjonsliste Tittel Navn Institusjon Prosjektansvarlig Bjørg Heltberg Sykehusapotekene HF Prosjekteier Hans-Petter H. Johannessen Sykehusapotekene HF Programkontor Anne Line Grepne NIKT Styringsgruppen Nasjonal Sykehus-FEST Prosjektgruppen Administrerende direktør Nasjonal Sykehus-FEST Sykehusapotek-foretak i SørØst, Midt, Vest og Nord Endringslogg Versjon Dato Endring Ferdigstilt Tiltak: 29.2 Prosjekt: Nasjonal Milepæl: Sykehus-FEST Foretak: Sykehusapotekene HF Versjon nr. 1.0 Dato: Ansvarlig: Bjørg Heltberg Arkiv nr. Side 1 av 11

25 Vedlegg 04b Innhold: SLUTTRAPPORT... 1 FOR TILTAK 29.2 NASJONAL SYKEHUS-FEST... 1 Innhold:... 2 DEL 1: KORT SAMMENDRAG AV PROSJEKTET... 3 DEL 2: BAKGRUNN FOR PROSJEKTET... 3 DEL 3: FORANKRING OG SAMARBEID... 4 DEL 4: GJENNOMFØRING AV PROSJEKTET... 5 A) Prosjektplan... 5 B) Endringer i prosjektet... 7 C) Prosjektregnskap og andre nøkkeltall... 7 D) Gjennomføringstid... 7 DEL 5: LEVERANSER FRA PROSJEKTET... 8 A) Kortsiktige leveranser:... 8 B) Forventet effekt over tid: C) Overlevering til linjen, hovedprosjekt eller lignende: D) Momenter for nye behov som bør ivaretas Tiltak: 29.2 Prosjekt: Nasjonal Milepæl: Sykehus-FEST Foretak: Sykehusapotekene HF Versjon nr. 1.0 Dato: Ansvarlig: Bjørg Heltberg Arkiv nr. Side 2 av 11

26 Vedlegg 04b Del 1: Kort sammendrag av prosjektet FEST skulle tas i bruk som database for legemidler til bruk i EPJ-systemer og Delta, samt at Legemiddelregisteret, LMR, skulle avvikles. Det var et ønske samtidig å få LIS-avtaler som en del av dette registeret. For å kunne avvikle LMR måtte nasjonale varenummer for sykehusapotekproduserte varer opprettes hos Farmalogg. Dette for å få preparatene tilgjengelig i Vareregisteret og i FEST. Ny filflyt mellom Farmalogg og FEST måtte på plass. Prosjektet er gjennomført i løpet av ett år og fem måneder etter en forlengelse fra ett år som opprinnelig planlagt. Forlengelsen var gunstig for de involverte aktører, sykehusapotekene, FEST, Farmalogg og EPJ-leverandører. Prosjektet har nådd de fleste av milepælene. Unntaket er å ferdigstille en driftsløsning i sykehusapotekene da en ansvarlig person ikke er dedikert. Prosjektet har identifisert dette som en risiko i forhold til å få gevinst av prosjektet. Prosjektet har beskrevet hvilke oppgaver som må ivaretas av drift. Prosjektet har gjennomført opprettelse av nasjonale varenummer for sykehusapotekproduserte varer og disse er tilgjengelig i Vareregisteret og FEST. Eksisterende ID er i LMR pr er importert i FEST og LMR er avviklet. Filflyt mellom Farmalogg og FEST er på plass. Prosjektet har bistått i arbeidet med utvikling av Delta for bruk av FEST. Prosjektet har identifisert og beskrevet oppgaver som ikke er håndtert i prosjektperioden, enten fordi det ikke har vært en del av prosjektmandatet, ikke mulig eller fordi de er blitt kjent for sent. Prosjektet foreslår hvordan dette bør håndteres i linje, se under Del 5, D) Del 2: Bakgrunn for prosjektet Med krav fra myndighetene om elektronisk forskrivning i sykehus var det behov for et enhetlig nasjonalt register for legemidler der preparatene er definert på enhetsnivå. Basert på prosjektet Sykehus-FEST i 2010 trodde man at FEST var en ferdig løsning, men det var fortsatt mangler for å dekke noen av de funksjonene som eksisterte i Legemiddelregisteret, LMR. Det på sin side igjen var begrenset og driftet med rent manuelt vedlikehold. Det var opprinnelig laget som en midlertidig løsning. Det var behov for å samkjøre lokale varenummer i sykehusapotekene og bygge opp nasjonale varenummer i stedet. Kvalitetssikring ved å ta i bruk et nytt register i eksisterende systemer måtte ivaretas. Det var behov for å se på mulige løsninger for å synliggjøre innkjøpsavtaler i FEST, da dette er et stort ønske fra brukerne. Et nasjonalt enhetlig register med all informasjon ett sted gjør kommunikasjon mellom pasientsystemer og sykehusapotek smidig. For å få tilrettelagt for elektronisk forskrivning i sykehus var et tverrfaglig prosjekt med regionale helseforetak, sykehusapotekforetak, Legemiddelverket og Farmalogg en nødvendighet. Tiltak: 29.2 Prosjekt: Nasjonal Milepæl: Sykehus-FEST Foretak: Sykehusapotekene HF Versjon nr. 1.0 Dato: Ansvarlig: Bjørg Heltberg Arkiv nr. Side 3 av 11

27 Vedlegg 04b Del 3: Forankring og samarbeid Forankringen av prosjektet er lagt nasjonalt til Nasjonal IKT med finansiering. Prosjekteierskap har vært lagt til Sykehusapotekene HF, ved Hans-Petter Heide Johannessen, og de har også hatt ansvaret for prosjektledelsen. Styringsgruppen har bestått av ledende representanter for regionale helseforetak innen IKT, ledere fra to av de fire sykehusapotekforetakene, seksjonsleder i FEST, Legemiddelverket og leder for Farmalogg. Styringsgruppen har vært ledet av Helse Sør-Øst, først ved Terje Wistner inntil han sluttet vår 2012 og deretter av Roar Engen. Prosjektleder har vært Bjørg Heltberg fra Sykehusapotekene HF som har ledet prosjektets arbeid gjennom hele prosjektets varighet. Prosjektgruppen har bestått av representanter fra de fire sykehusapotekforetakene, FEST og Farmalogg i en matriseorganisering der de har deltatt i prosjektarbeid i tillegg til egen drift. Kun prosjektleder har vært lønnet av prosjektet. Styringsgruppen har hatt møter omtrent hver annen måned. Prosjektgruppen har hatt månedlige møter. Prosjektleder har hatt tett samarbeid med teknologisjef i Sykehusapotekene HF, deltager i SG. Prosjektleder har ved behov løftet problemer videre til prosjekteier og leder av SG. Leder av SG har vært involvert før innsending av statusrapporter til Nasjonal IKT. All dokumentasjon har vært håndtert via SharePoint-løsning for Sykehusapotekene HF der eksterne deltagere har fått tilgang. Mail-korrespondanse har vært brukt i stor grad og ved behov har en del møtevirksomhet vært gjennomført via elektronisk løsning, enten ved alle deltagerne i prosjektgruppen eller noen av dem for å redusere reisevirksomhet. Noen av deltagerne i SG har også deltatt via elektronisk møte enkelte ganger. Driftspersonale hos FEST og Farmalogg har til dels hatt egne møter der løsning for filoverføring fra nytt Vareregistersystem til FEST har vært håndtert. Prosjektleder har deltatt ved behov. Prosjektet har hatt møter med KITH for å se på standardisering av meldinger i forhold til eventuell avklaring mot HL7 og de ulike systemene. Tiltak: 29.2 Prosjekt: Nasjonal Milepæl: Sykehus-FEST Foretak: Sykehusapotekene HF Versjon nr. 1.0 Dato: Ansvarlig: Bjørg Heltberg Arkiv nr. Side 4 av 11

28 Vedlegg 04b Del 4: Gjennomføring av prosjektet A) Prosjektplan Det er i samråd med Styringsgruppen benyttet en kombinasjon av en milepælsplan og aktivitetsplan der ansvarlige er angitt. Prosjektet var opprinnelig estimert til ett års varighet. Det viste seg ved halvgått løp at det var stor risiko forbundet med å gjennomføre på den tiden og den planlagte oppstarten av drift rett før sommeren. Samtidig var det forhold hos Legemiddelverket knyttet til andre systemer som gjorde at man valgte å søke om utvidelse på tid med fem måneder. Det ble gjennomført en konsekvensanalyse av utvidelsen, og det var bare gunstig overfor interessentene. Milepælsplan med aktiviteter er revidert forløpende underveis i prosjektet. Overordnet er det meste av prosjektets leveranser gjennomført. Se Kommentarer for mangler. KOMMENTARER til status i forhold til plan Se tabell under M-06.3 Handelsvarer i FEST, avklart i 2011 at dette ikke skulle med. Saken er kommet opp på nytt mot slutten av prosjektet og må håndteres av drift og videre samarbeid med FEST. M-07.2 og M07.3 Prosesser og prosedyrer, kan ikke ferdigstilles da driftsansvarlig ikke er ansatt. Gjennomarbeidet forslag foreligger fra prosjektet. M-08 Håndteres av apotekene. Tiltak: 29.2 Prosjekt: Nasjonal Milepæl: Sykehus-FEST Foretak: Sykehusapotekene HF Versjon nr. 1.0 Dato: Ansvarlig: Bjørg Heltberg Arkiv nr. Side 5 av 11

29 Vedlegg 04b Tiltak: 29.2 Prosjekt: Nasjonal Milepæl: Sykehus-FEST Foretak: Sykehusapotekene HF Versjon nr. 1.0 Dato: Ansvarlig: Bjørg Heltberg Arkiv nr. Side 6 av 11

30 Vedlegg 04b B) Endringer i prosjektet Følgende endringer er behandlet i styringsgruppen under prosjektgjennomføringen. Endringsbehov/tittel Utvidelse av prosjektperioden med økte bevilgninger. Kort kommentar (om nødvendig) Prosjektet ble forlenget for å redusere risiko ved tilpasninger av FEST og Vareregistersystemet Varigheten økt med 5 måneder og tilleggsressurser med 1050 C) Prosjektregnskap og andre nøkkeltall Endelig økonomisk ramme for prosjektet er beskrevet i tabellen under: Aktivitet Budsjett Regnskap Avvik - FEST-tilpasning Programutvikling Vareregistersystem Kostnader til - prosjektledelse - validering Egne administrasjonskostnader Egeninnsats fra Helseforetak/RHF Sum Budsjett opprinnelig på 2500 tilleggsbevilget Det er ikke avvik mellom regnskap og budsjett. D) Gjennomføringstid Milepæl Beregnet Faktisk Avvik sluttdato sluttdato 1. Gjennomført prosjekt Etablert prosjekt Sykehusapotekvarer samlet og kartlagt 4. Samordnet varenummer Innlesingsfil til Farmalogg klar Tiltak: 29.2 Prosjekt: Nasjonal Milepæl: Sykehus-FEST Foretak: Sykehusapotekene HF Versjon nr. 1.0 Dato: Ansvarlig: Bjørg Heltberg Arkiv nr. Side 7 av 11

31 Vedlegg 04b 6. Erstatte lokale varenummer med nasjonale implementert i FEST 7. Forvaltningsmodell utarbeidet med Uavklart * prosesser 8. Validert ibruktaking av FEST i Delta ** 9. Rapportering til NIKT * Forvaltningsmodell, forslag til prosess og prosedyrer og forslag til stillingsbeskrivelse er utarbeidet av prosjektet, men dette kan ikke ferdigstilles før driftsløsningen er klar fra de ansvarlige. Se forklaring under overføring til drift. ** Avvik ved planlagt tidsestimat for validert ibruktaking av FEST i Delta skyldes hovedsakelig at leverandør av Delta gikk konkurs. Det tok lenger tid enn opprinnelig tenkt å få etablert nytt firma og komme i gang med programmering av endring i Delta. Det er sykehusapotekene i Lørenskog (ved Ahus) og Trondheim som er ansvarlig for gjennomføringen. De har god kontroll på utviklingen og gjennomføringen. Avviket er tilpasset overgang til ny versjon av DocuLive ved St.Olav. Ahus er ikke klare til å gå opp med ny versjon av DIPS før sommer 2013 selv om DIPS v 7.1 er klar før nyttår. Del 5: Leveranser fra prosjektet A) Kortsiktige leveranser: Overordnet mål for prosjektet var å utvide FEST med spesifikke sykehusapotekvarer. Dette målet er nådd med tilhørende delmål. Leveranser knyttet til Delmål 1 Sykehusapotekene har samordnet lokale varenummer for egenproduserte legemidler til å få registrert nasjonale varenummer i Vareregisteret. Det er gjort et større arbeid i forhold til uregistrerte preparater for å få grossist til å være ansvarlig for varenummer også for preparater som ikke lagerføres og at de lagerfører et større antall varer til bruk i spesialisthelsetjenesten. I tillegg har prosjektet funnet at det er andre leverandører med produkteierskap for legemidler. Folkehelseinstituttet leverer en del immunglobuliner uten markedsføringstillatelse og varenummer og mottar bestillinger på fax eller pr telefon for disse. Det er også en tablettproduksjon i Kragerø med produksjon av legemidler uten markedsføringstillatelse, disse har ikke varenummer via Vareregisteret. Det er ikke et system i Norge for å pålegge noen å opprette varenummer for disse preparatene via Farmalogg. Arbeidet med å få disse til å se at det er nødvendig å få varene i FEST og dermed opprette varenummer, må fortsette i driftsløsningen. Prosjektet har sørget for at det nå finnes varenummer for sykehusapotekproduserte preparater. Det lå derimot ikke til prosjektet å sikre at det finnes en database med nødvendig produktinformasjon om hver enkelt vare og bruk av denne. Dette er et nytt prosjekt som må ligge til sykehusapotekene og prosjektleder har overlevert til dem en prosjektidé i form av en Idé- og endringsmelding. Legemiddelverket forventer at slike opplysninger foreligger ved opprettelse av nye varenummer. Farmalogg har også et krav om å sende dokumentasjon til Folkehelseinstituttet for fastsettelse av ATC-kode. Tiltak: 29.2 Prosjekt: Nasjonal Milepæl: Sykehus-FEST Foretak: Sykehusapotekene HF Versjon nr. 1.0 Dato: Ansvarlig: Bjørg Heltberg Arkiv nr. Side 8 av 11

32 Vedlegg 04b Leveranser knyttet til Delmål 2 Farmalogg har parallelt med dette prosjektet gjennomført å lage et nytt Vareregistersystem slik at det blir enklere å melde inn nye og å avregistrere utgåtte varenummer. Farmalogg har tilrettelagt med nye varegrupper tilpasset sykehusapotek. Dette gir grunnlag for god samhandling mellom sykehusapotekene og Farmalogg. Samtidig har Farmalogg og FEST utviklet en ny eksport-/ importrutine for varenummer fra Farmalogg til FEST. Leveranser knyttet til Delmål 3 Bruk av Legemiddelregisteret, LMR, er opphørt og nye ID er skal kun genereres automatisk i FEST. Eksisterende ID er i LMR pr er importert til FEST. Delta er en programvare som har benyttet LMR inntil FEST kunne tas i bruk. Som en del av prosjektet er det sikret en tilpasning av Delta. Prosjektet har vært involvert i kravspesifikasjon og fremdrift av utviklingen. Selve programvareendringen er dekket av Sykehusapotekene HF og Sykehusapoteket Midt-Norge, mens kvalitetssikringen mot Delta og sykehusene er dekket av prosjektet. Implementeringen i sykehusapotekene skjer i løpet av november Det er kontroll på utviklingen og det forventes ikke ytterligere forsinkelser. Leveranser knyttet til Delmål 4 Prosjektet har utredet hvorvidt prefererte LIS-varer kan formidles via FEST, og anbefaler ikke det som en løsning. Arbeidet med delmålet har resultert i et forslag til en utredning for å se om det kan løses på utsiden av FEST i regi av spesialisthelsetjenesten og for også å ivareta informasjon om lagerførte varer i sykehusapotekene. Saken ble behandlet i PEF og i Styringsgruppen NIKT i september 2012 og fikk tilslutning til gjennomføring med tildelte midler. For å nå dette målet har prosjektet jobbet med å se på arkitektur på tvers av ulike systemer. Det ble brukt en del ressurser for å se på informasjonsflyt, eierskap til informasjon og hvordan dette henger sammen med medikasjonstjenesten. Prosjektet brukte ekstern hjelp for arkitektur for å få økt forståelse for problemstillingen og det ga bakgrunn for valgt anbefaling. Prosjektet har også hatt et større arbeid i forhold til å se på type meldinger som brukes mellom systemene og mulig enhetlig meldingsformat. KITH er en norsk standard og HL7 er brukt internasjonalt. Spesialisthelsetjenesten har et prinsippvedtak på bruk av HL7 v.3 mens FEST-meldingen er på KITH-standard. Prosjektet gjennomførte møter med KITH der det også var deltager med stor kunnskap rundt HL7. Det har også vært kontakt med HL7 Norge rundt emnet. Etter diskusjoner i SG, landet prosjektet på at det er mulig å bruke meldingene slik de er nå uten at det er optimalt eller i tråd med vedtak. KITH er i 2012 overført til Helsedirektoratet. Det er Helsedirektoratet som er eier av meldingsdefinisjonene i FEST og ansvarlig for Eresept. Meldingsformatet er tilpasset Eresept og EPJ brukt i primærhelsetjenesten. Det er en lang vei å gå for å komme fra KITH-xml og over på HL7. Delta, DIPS og DocuLive er i prosjektet tilpasset bruk av FEST med KITH-standard. Andre EPJ-systemer og kurveløsninger i spesialisthelsetjenesten er ikke tilpasset bruk av FEST. Tiltak: 29.2 Prosjekt: Nasjonal Milepæl: Sykehus-FEST Foretak: Sykehusapotekene HF Versjon nr. 1.0 Dato: Ansvarlig: Bjørg Heltberg Arkiv nr. Side 9 av 11

33 Vedlegg 04b B) Forventet effekt over tid: Bruk av nasjonale varenummer vil gi et bidrag til Samhandlingsreformen. Dette fordi en lege i primærhelsetjenesten kan finne samme preparat som pasient har fått i spesialisthelsetjenesten og forskrive dette elektronisk. Alle landets apotek er gjort kjent med prosjektets løsning og vet dermed hvordan preparatene kan skaffes. Det gir en smidigere løsning for alle parter. Nasjonale varenummer muliggjør at sykehusapotekproduserte varer kan inngå i refusjonsordninger. Det er spesielt preparater til små barn som har dette behovet. Prosjektet har vist at det er behov for samhandling i forhold til systemer mellom RHF ene og sykehusapotekene. Det er nødvendig med ensartet arkitektur, standardisering og bruk av felles datagrunnlag. Løsninger i prosjektet er sett i lys av medikasjonstjenesten og har vist at en klargjøring av sykehusapotekenes rolle og funksjon må på plass. Sykehusapotekene har eierskap til mye informasjon og ønsker å bidra til at denne blir synlig og at brukerne finner alt på ett sted. Det vil bli økt bevissthet hos forskriver, både primær- og spesialisthelsetjenesten, om hva sykehusapotekene kan tilby av egenproduserte preparater. C) Overlevering til linjen, hovedprosjekt eller lignende: Prosjektet la tidlig til rette for overføring til en driftsansvarlig. Direktørkollegiet i de fire sykehusapotekforetakene vedtok desember 2011 at de skulle ivareta en felles driftsløsning og at ansvaret skulle legges til Sykehusapotekene HF i Sør-Øst. Ansettelse av driftsansvarlig skulle gjøres innen mai Prosjektet varslet et nytt gult risikoelement juni 2012, dette ble endret til rødt i august da det fortsatt ikke var ansatt noen. Saken ble diskutert i SG august 2012 og det ble meldt fra Sykehusapotekene HF at de håndterte saken og ble ivaretatt. På bakgrunn av dette har det ikke vært mulig for prosjektet å ferdigstille prosesser og prosedyrer, ei heller sikre opplæring av driftsansvarlig. Ansvaret for å ferdigstille en driftsløsning er overført fra prosjekteier til økonomiavdelingen i Sykehusapotekene HF. Dette er oppgaver som ligger til driften. Vedlikehold av SA-varer mot FEST Prishåndtering i sykehusapotekene Være kontaktperson mellom sykehusapotekforetakene, Farmalogg, grossist og avdeling for tilsyn samt seksjon for FEST ved Legemiddelverket Vedlikehold av publiseringsverktøy og informasjon overfor samarbeidspartnere Bidra til å diagnostisere behov for endringer og følge opp disse også eventuelt mot andre aktører Vedlikeholde prosesser og prosedyrer Melde avvik Tiltak: 29.2 Prosjekt: Nasjonal Milepæl: Sykehus-FEST Foretak: Sykehusapotekene HF Versjon nr. 1.0 Dato: Ansvarlig: Bjørg Heltberg Arkiv nr. Side 10 av 11

34 Vedlegg 04b D) Momenter for nye behov som bør ivaretas I tillegg har prosjektet i samarbeid med styringsgruppen avklart at det må legges opp til løsning for å ivareta behov for endringer mellom systemene. Følgende momenter har fremkommet. Ansvarlig part Momenter for oppfølging Samarbeidspart FEST-seksjonen i SLV Bulkpakninger som ikke er er markedsført som må knyttes til LegemiddelMerkevare i FEST Sykehusapotekene Videreføre arbeidet med å få Handelsvarer i FEST. Sykehusapotekene / Farmalogg Sykehusapotekene Forkortelse for pakningstype Sykehusapotekene / Farmalogg Strekkoder for endoser og også Farmalogg egenproduserte varer Sykehusapotekpakkede endoser skal de med i FEST? Følge opp Folkehelsa og manglende varenummer for vaksiner/ imminglobuliner uten markedsføringstillatelse Hvordan håndtere manglende varenummer for varer fra Kragerø. Det vil si tablett-preparater uten markedsføringstillatelse NMD og uregistrerte uten lagerføring, avklare hva som må til av oppfølging FEST FEST / Farmalogg Farmalogg / Apotekforeningen NMD / Farmalogg FEST / PAS-EPJleverandører Spesialisthelsetjenesten Prisfiler for handelsvarer levert fra andre grossister, eksempelvis Medinor Bidra til å få løst kjente problemstillinger i FEST versjon 2.5, ressurser for utviklingen av denne er noe usikker Spesialisthelsetjenesten må bestille integrasjon mot FEST og PAS- EPJ/kurvesystem En utredning rundt HL7, behov og krav Utarbeide en oversikt over hvem som har roller og ansvar i et samspill mellom de ulike aktørene for å håndtere nye behov Anfalt av SG å knytte dette sammen med Tiltak 29.3 og samkjøre utredning NIKT, FEST, Sykehusapotekene Tiltak: 29.2 Prosjekt: Nasjonal Milepæl: Sykehus-FEST Foretak: Sykehusapotekene HF Versjon nr. 1.0 Dato: Ansvarlig: Bjørg Heltberg Arkiv nr. Side 11 av 11

35 Vedlegg 05a Til: Nasjonal IKTs Styringsgruppe Kopi: Fra: Prosjektleder Sissel Skarsgaard Dato: Saksnr: 05/ Behandling i PEF: Vedtak i PEF: I tråd med forslag til vedtak Annen informasjon: PEF ba i tillegg om at tiltak 5.12 fremlegger oppdatert fremdriftsplan og budsjett for fase 2 i et kommende møte Elin-h (tiltak 5.12) - Arkitekturbeskrivelse for oppretting og utsending av fødselsepikriser Bakgrunn ELIN-h-prosjektets (Elektronisk informasjonsutveksling i helsestasjonstjenesten) overordnede mål er å sikre helhetlig tjeneste i føde-/barselforløpet gjennom elektronisk mange-til-mange kommunikasjon. I forprosjektet er det utarbeidet helsefaglige krav til elektronisk kommunikasjon mellom helsestasjonstjenesten i kommunene og spesialisthelsetjenesten, og EISI har publisert nasjonal standard for fødselsepikrise for nyfødt barn og fødselsepikrise for mor med status «Til utprøving». De største oppgavene og utfordringene knyttet til utvikling av løsningene ligger på sykehussiden. Utfordringen er særlig knyttet til at informasjonen hovedsakelig finnes i fødejournalsystemet, mens deler av informasjonen vil kunne ligge i hovedjournalsystemet. NIKT er medeier i ELIN-h-prosjektet, og har bevilget støtte til utvikling av en felles løsningsbeskrivelse for sykehussystemene i ELIN-h hovedprosjekt fase 1. Situasjon Arbeidet med løsningsbeskrivelsen startet opp i januar 2012 uten deltagelse fra HSØ og HN, da disse ikke kunne avse ressurser til arbeidet. Vedlagt dokument inneholder en teknisk og funksjonell arkitekturbeskrivelse for oppretting og utsending av fødselsepikriser. Løsningen beskrives på et logisk nivå uavhengig av valgte systemer, og har fokus på arbeidsprosesser og sammenstilling av informasjon for generering av elektronisk fødselsepikrise i helseforetakene. Dokumentet danner et grunnlag for videre arbeid som kan gjøres i fellesskap mellom alle regionene, og arbeidet som må gjøres i de ulike helseforetakene. I tillegg til løsningsbeskrivelsen i vedlegg b, har det blitt utarbeidet et dokument som beskriver funksjonskrav (samlet og kategorisert). Dette er ikke vedlagt saksunderlaget, men vil kunne oversendes på oppfordring. Løsningsbeskrivelsens anbefalinger / Forslag til løsning Dataene det er behov for i ELIN-h for å danne fødselsepikrisen som er skissert av forprosjektet, dekkes hovedsakelig av informasjonen som legges inn i fødejournal og hovedjournal for Helse Vest og Helse Midt-Norge. 1

36 Anbefalt arkitektur for løsningen internt i spesialisthelsetjenesten: For utveksling av informasjon for å opprette fødselsepikrise for mor og fødselsepikrise for nyfødt barn internt mellom systemene i spesialisthelsetjenesten anbefales det å bruke HL7 CDA som innholdsstandard. Det er beskrevet to alternative arkitekturforslag: Alternativ 1: Det utvikles tjenester som kan etterspørre og innhente informasjon fra ulike informasjonskilder for å sammenstille informasjon i fødselsepikrisene. Alternativ 2: Det utvikles tjenester som kan sende informasjon fra informasjonskildene til en applikasjon som sammenstiller informasjonen og genererer i fødselsepikrisene. Løsningsbeskrivelsen gir ikke tilstrekkelig grunnlag for å velge alternativ, dette krever videre utredning. Anbefaling som gjelder samhandlingsarkitekturen Løsningsbeskrivelsen anbefaler å ta i bruk HL7 CDA også til kommunikasjon med helsestasjon og fastleger. Prosjektledelsen og PEF (i sitt møte ) mener at dette er en endring som vil kreve en omfattende prosess, og hvor endelig beslutning vil måtte fattes av EISI som allerede har publisert standard for fødselsepikrisene. Videre arbeid: Det gjenstår fortsatt en del arbeid i de ulike helseforetakene for å detaljere denne løsningsbeskrivelsen, men det anbefales å benytte de beskrevne overordnede føringene. Forslag til vedtak Styringsgruppen Nasjonal IKT tar anbefalingene knyttet til arkitektur for løsningen internt i spesialisthelsetjenesten til orientering, og nedsetter, etter en tilslutning fra NUIT i møte , en arbeidsgruppe med representanter fra alle RHF som vurderer og konkluderer rundt hvilket arkitekturalternativ som bør velges i det videre arbeidet. Styringsgruppen Nasjonal IKT anbefaler videreføring av arbeidet med utvikling av fødselsepikrise i ELIN-h prosjektet baserte på etablert standard (KITH-XML). Styringsgruppen Nasjonal IKT tar anbefaling om endring av nasjonal standard fra KITH XML til HL7/CDA for samhandling mellom spesialisthelsetjenesten og eksterne aktører til orientering. Forslaget må konsekvensutredes ytterligere i samarbeid med sektoren og Helsedirektoratet/beslutningstaker før endring av nasjonal standard kan vurderes nærmere. Problemstillingen anbefales blant annet diskutert i nasjonalt fag- og arkitekturutvalg og i NUIT. Vedlegg 05a 2

37 Vedlegg 05b Løsningsbeskrivelse ELIN-h prosjektet Versjon 2.0