PROSJEKTDIREKTIV. NIKT-tiltak 29.3 (SAFEST)

Transkript

1 PROSJEKTDIREKTIV FOR NIKT-tiltak 29.3 (SAFEST) Dokumentkontroll Utfylt av Attestert av Godkjent av Prosjektleder Ole Søberg Styringsgruppeleder Roar Engen Distribusjonsliste Tittel Navn Institusjon Programkontor NIKT Styringsgruppe Div Prosjektgruppe Div Endringslogg Versjon Dato Endring 0.9 Nov Lagt inn interessentanalyse og milepælplan Justert innledning, lagt inn målpresiseringer v/erling Wold Forenkling, tydeliggjøring og språklig forbedring v/ole Søberg Etter innspill/diskusjon med styringsgruppeleder Endret etter styringsgruppemøtet v/ole Søberg Godkjent i styringsgruppemøtet Side 1 av 8

2 INNHOLDSFORTEGNELSE 1. EIERSKAP OG ORGANISERING BAKGRUNN PÅVIRKNING PÅ NIKTS PORTEFØLJE INNOVASJON INTERESSENTANALYSE MÅL OPPGAVER OG AVGRENSNINGER HOVEDOPPGAVE AVGRENSNINGER BUDSJETTRAMMER KOST-NYTTE VURDERING RISIKOVURDERING PROSJEKTPLAN EVALUERING RETTIGHETER OG TAUSHETSERKLÆRINGER GODKJENNING... 8 Side 2 av 8

3 1. EIERSKAP OG ORGANISERING Prosjektet eies av Nasjonal IKT (NIKT-tiltak 29.3). Styringsgruppe og prosjektgruppe fremgår av tabellen. I tillegg vil det bli etablert grupper med referansepersoner av fag og arkitekturressurser fra regionene. Rolle Navn Enhet Leder av styringsgruppe Roar Engen Helse Sør-Øst RHF Styringsgruppemedlem til aug 2013 Bjørn Nilsen Helse Nord RHF Styringsgruppemedlem fra aug 2013 Margaret Aarag Antonsen Sykehusapotek Nord HF Styringsgruppemedlem Hans-Petter H Johannessen Sykehusapotekene HF Styringsgruppemedlem Tor-Arne Vilnes Legemiddelverket Styringsgruppemedlem Eivind Harald Bergem Helsedirektoratet (e-resept forvaltning) Styringsgruppemedlem til juni 2013 Øystein Rune Torgauten Sjukehusapoteka Vest HF Styringsgruppemedlem fra juni 2013 Geir Granerud Helse Vest IKT Styringsgruppemedlem Hans-Christian Alstad Sykehusapoteket Midt-Norge HF Prosjektleder til juni 2013 Erling Wold Sykehusapotekene HF Prosjektleder fra juli 2013 Ole Ø Søberg Sykehusapotekene HF Prosjektgruppemedlem Eva J Jensen Sykehusapotekene HF Prosjektgruppemedlem Kjetil R Flateby LIS Prosjektgruppemedlem Rune Hollås HEMIT Prosjektgruppemedlem Trine Storhaug Helse Sør-Øst RHF Prosjektgruppemedlem fra aug 2013 Gunnhild Vikhamar Legemiddelverket Prosjektgruppemedlem fra aug 2013 Bjørg Overby Legemiddelverket Prosjektgruppemedlem Jimmy Thomsen Sjukehusapoteka Vest HF Prosjektgruppemedlem Unni Hjellupvik Sykehusapotekene Midt-Norge HF 2. BAKGRUNN Prosjektet Nasjonal-sykehus-FEST (NIKT-tiltak 29.2) anbefalte en foredling av FEST til et system for formidling av logistikk og avtaleinformasjon for spesialisthelsetjenesten. Prosjektet påpekte behovet for å tilgjengeliggjøre informasjon om sortimentet fra lokalt sykehusapotek samt eventuelt sortiment i helseforetakets legemiddellager for den aktuelle sykehusposten. Prosjektet anbefalte at utredningen burde starte omgående som en videreføring av Nasjonal-sykehus- FEST for å sikre kontinuitet og utnytte opparbeidet kompetanse i prosjektet. Prosjektet la frem et forslag til prosjektdirektiv for dette arbeidet. Styringsgruppen i Nasjonal IKT besluttet i sitt møte 26. september 2012 følgende Styringsgruppen stiller seg bak anbefalingen fra styringsgruppen i tiltak 29.2 og videre arbeid med alternativ 2. Styringsgruppen gir sin tilslutning til utarbeidet prosjektdirektiv med de innspill som fremkom i møtet og bevilger inntil kr 2,0 mnok inkl. mva til dette arbeidet. Side 3 av 8

4 Styringsgruppen gir sin tilslutning til å etablere utredningsprosjektets videre arbeid og engasjere prosjektleder. NIKT påpekte at løsningen bør bygges opp rundt FEST som hovedinformasjonskilde, samt at fokus må være på nasjonale løsninger. Det videre arbeidet må se på rollen til medikasjonstjenesten og dens arkitekturplassering i forhold til FEST. Det er viktig å gå opp grensegangene mellom sykehusapotekenes rolle og klinikernes rolle knyttet til både ordinering og mottak av medikamenter til pasienten. Det er av stor betydning for de regionale helseforetakene at det etableres en god løsning for varelogistikk og informasjon om LIS-varer, og dette er i tråd med NIKT sitt målbilde for medikasjonstjenesten. Ved etableringen av SAFEST-prosjektet ble det raskt klart at det er behov for å kartlegge regionenes behov for informasjon framfor å starte med hypotesen fra tiltak 29.2 om at det er behov for et register i tillegg til FEST. Prosjektet skal kartlegge hvilke informasjonsbehov spesialisthelsetjenesten har innenfor legemiddelhåndtering, hvilke behov som vil dekkes av FEST, hvilke behov som krever andre kilder og utarbeide løsningsalternativer for hvordan informasjonen fra disse kildene kan tilgjengeliggjøres. Det ble etter oppstart av prosjektet gjennomført en rekke møter med interessentene/fagmiljøene i regionene. Blant interessentene pekte de regionale kurveprosjektene seg ut med å ha kommet lengst i å tydeliggjøre sitt behov for legemiddelinformasjon i kjerneprosessene. Det synes derfor riktig at prosjektet tar utgangspunkt i informasjonsbehovet i regionenes arbeid for etablering av gode kurveløsninger. Prosjektet ønsker å ha en åpen tilnærming for å forstå behovene tilstrekkelig, forankre disse og deretter nærme seg alternative løsningsmodeller. 3. PÅVIRKNING PÅ NIKTs PORTEFØLJE Styringsgruppen for Nasjonal-sykehus-FEST mente det var viktig med en snarlig oppstart av prosjektet for å sikre kontinuitet og videreføring av opparbeidet kompetanse. En nasjonal løsning for å dekke spesialisthelsetjenestens informasjonsbehov innenfor legemiddelhåndtering er i tråd med NIKT s målbilde for medikasjonstjenesten. 4. INNOVASJON Ikke relevant Side 4 av 8

5 5. INTERESSENTANALYSE Prosjektet vil utarbeide en egen interessentanalyse hvor interesseområder og tiltak vil bli løpende vurdert gjennom prosjektperioden. Interessentanalysen skal sikre at hovedinteressentenes behov blir så eksplisitt beskrevet at de lar seg omgjøre til funksjonelle krav ved realisering av anbefalt løsningsalternativ. Det er vesentlig at aktuelle aktører tilknyttet alle RHFene blir involvert. Vi ser ved prosjektstart følgende hovedgrupper interessenter: Interessent Interesse Interesseområde Påvirkning Metode for forankring (H.M, L) Prosjekteierforum/NIKT H Løse informasjonsbehov for sykehusene Oppdragsgiver Møter, presentasjoner, diskusjon Medikasjonsgrupper i regionene H Dekke databehov i arbeidsprosessene Informasjon, presentasjoner, Møter, presentasjoner, diskusjon, Fagmiljøer på sykehusene H Dekke databehov i arbeidsprosessene Legemiddelverket H Videreutvikling av FEST-registret Legemiddelleverandører/ LMI L Informasjon om LISvalg og prisvisning Systemleverandører L Datakilder og informasjonsbehov i generiske prosesser arbeidsmøter Informasjon, presentasjoner, arbeidsmøter Deltakelse i prosjekt- og styringsgruppe Informasjon, presentasjoner Informasjon, presentasjoner prosessmodellering Møter, presentasjoner, diskusjon, prosessmodellering Deltakelse i prosjekt- og styringsgruppe Møter, presentasjoner, diskusjon Møter, presentasjoner, diskusjon 6. MÅL Prosjektet skal fasilitere frem informasjonsbehov, utarbeide løsningsalternativer og anbefale et alternativ med tilhørende tiltak for å støtte spesialisthelsetjenesten med informasjon innenfor legemiddelforsyning, legemiddelhåndtering, mv. Fasilitering av prosessbeskrivelser i prosjektgruppen er valgt som metode for å få frem informasjonsbehovene gjennom å beskrive «hvem som gjør hva hvor og når». Prosjektet skal lage et «veikart» med tiltak for arbeidet med å realisere anbefalt løsningsalternativ. Funn som prosjektet gjør i sitt arbeid, som ikke defineres inn under prosjektets mål, men som ansees nyttig å utrede for spesialisthelsetjenesten, tas inn i prosjektrapporten: Kjerneoppgaver inngår i prosjektets mål, utredes og beskrives detaljert av prosjektgruppen med aktuelle løsningsalternativer Sekundæroppgaver systematiseres og prosjektet gir anbefaling om videre arbeid Perifere oppgaver beskrives og problemstilling påpekes uten konkret forslag Side 5 av 8

6 Effektmål Tilrettelegge for at spesialisthelsetjenesten benytter nasjonale legemiddelregistre som bidrar til økt kvalitet i medikasjonskjeden, øker pasientsikkerheten og god sykehusøkonomi. Resultatmål 1 Beskrive behovet for informasjon innenfor legemiddelforsyning, legemiddelhåndtering, mv, knyttet til arbeidsprosessene forordning i, istandgjøring og utdeling, og utarbeide løsningsalternativer for å dekke dette informasjonsbehovet. Resultatmål 2 Identifisere informasjonskilder, vurdere løsningsalternativer inklusiv informasjonsforvaltning og endringshåndtering, samt foreslå et anbefalt alternativ. Resultatmål 3 Utarbeide et prosjektdirektiv for videre arbeid med anbefalt løsningsalternativ. Resultatmål nn 7. OPPGAVER OG AVGRENSNINGER 7.1. Hovedoppgave Prosjektet skal fasilitere frem informasjonsbehov, utarbeide løsningsalternativer og anbefale et alternativ med tilhørende tiltak for å støtte spesialisthelsetjenesten med informasjon innenfor legemiddelforsyning, legemiddelhåndtering, mv Avgrensninger Prosjektet er et utredningsprosjekt og skal anbefale et løsningsalternativ, men ikke gjennomføre foreslåtte tiltak. Prosjektet skal ikke drøfte temaer utover prosessene for forordning i, istandgjøring og utdeling av legemidler, da disse vurderes som tilstrekkelig for å dekke informasjonsbehovet. Side 6 av 8

7 8. BUDSJETTRAMMER Budsjettet er basert på bevilgning fra styringsgruppa i NIKT. Denne bevilgningen er basert på fremlagte estimerte kostnader. Prosjektet har satt opp følgende budsjett for prosjektperioden: Aktivitet (Halv)år 1 (Halv)år 2 Sum Finansiering Ramme Anskaffelser til utstyr Anskaffelser til programvare og lisenser Kostnad til prosjektledelse Kostnad til prosessbistand Kostnad til andre prosjektressurser Kostnad til opplæring Kostnad til juridisk bistand Møtekostnader Reisekostnader Egne administrasjonskostnader Egeninnsats fra Helseforetak/RHF <Annet, vennligst spesifiser> Sum KOST-NYTTE VURDERING Prosjektet skal klargjøre hvorvidt det er hensiktsmessig å få på plass en nasjonal løsning for å dekke spesialisthelsetjenestens informasjonsbehov innenfor legemiddelhåndtering. Prosjektet vil ikke gi direkte gevinster, men utrede tiltak som vil medføre bedre kvalitet i medikasjonskjeden gjennom kontroller og IT-støtte for økt pasientsikkerhet. 10. RISIKOVURDERING Det vil bli gjennomført en risikovurdering i prosjektgruppen. 11. PROSJEKTPLAN I dette kapitlet presenteres overordnede milepæler som er kjent ved initieringstidspunktet. Milepæler Tidspunkt Aktivitet Ansvarlig M 1 Mars 2013 Prosjekt etablert med prosjekt- og styringsgruppe M 2 April 2013 Skissere generisk prosess for forordning i, istandgjøring og utlevering M 3 September 2013 Prosess og databehov (overordnet) er forankret referansegruppe Prosjektgruppen Prosjektgruppen Prosjektgruppen Side 7 av 8

8 M 4 Oktober 2013 Prosess og databehov (detaljert) er forankret Prosjektgruppen i referansegruppe M 5 November 2013 Løsningsalternativer er skissert og forankret Prosjektgruppen i referansegruppe M 6 Januar 2014 Anbefalt løsningsalternativ foreligger Prosjektgruppen M 7 Februar 2014 Sluttrapport med anbefaling foreligger Prosjektgruppen Prosjektets totale varighet: Prosjektstart 1. mars Det er estimert inntil ett års varighet til 28. februar EVALUERING Det er ikke planlagt evaluering. (Dette kapittelet fylles ut av Nasjonal IKTs Programkontor). 13. RETTIGHETER OG TAUSHETSERKLÆRINGER Alle parter som deltar i prosjektet forplikter seg til å overholde de restriksjoner som gjelder ved tilgang til taushetsbelagt informasjon og rettighetsbeskyttet dokumentasjon. Rettighet til produsert materiale må spesifiseres. 14. GODKJENNING Prosjektdirektivet versjon 2 er behandlet i prosjektgruppen [dato] og godkjent i prosjektets styringsgruppe [dato]. Prosjektdirektivet er oversendt styringsgruppa i Nasjonal IKT og godkjent [dato]. i «forordning» tilsvarer begrepet «ordinering» som er benyttet i forskriften Side 8 av 8