Møte nr. 54 i Nasjonal IKT

Transkript

1 Møte nr. 54 i Nasjonal IKT Til: Herlof Nilssen, Erik M. Hansen, Kristin Weidemann Wieland, Hans Nielsen Hauge, Bjørn Nilsen, Oddvar Larsen, Daniel Haga, Ingerid Grønnerud, Christine Bergland, Kai Rune Furberg, Steinar Lund, Tor Eid, Siri Cathrine Rølland, Reidun Mattingsdal, Håkon Grimstad Kopi Arild Pedersen, Ketil Are Lund, Johnny Heggestad, Arild Faxvaag, Per Olav Skjesol, Roger Schäffer, Arnt Ole Ree, Cato Rindal, Vidar Kårikstad, Ola I. Vikland, Kristian Skauli Fra: Programkontoret ved Dagfinn Hallseth og Anne Line Grepne Sted: Radisson SAS Airport Hotel (Gardermoen) Tid: kl. 09:30-15:00 Leseveiledning Underlag markert i kursiv er kun til informasjon. Agenda Nr Sak Underlag 01 Godkjenning av innkalling 02 Godkjenning av referat fra møtet Vedl. 02: Møtereferat 03 Gjennomgang av prosjektstatus Til orientering. Vedl. 03: Statusrapport 04 Etablering samhandling rehabilitering/ habilitering (tiltak 25) Fremleggelse av prosjektets hovedfunn. Til beslutning. 05 ELIN-S, del 2, Støtte for behandlingsprosesser mellom foretak (tiltak 5.11) Fremleggelse av forprosjektets hovedfunn samt søknad og prosjektplan for videre arbeid. Til beslutning. 06 Konsekvensutredning - Felles publiseringsløsning (tiltak 36) Fremleggelse av utkast til HOD-oversendelse. Til beslutning. 07 Bruk av arketyper/terminologibinding/snomed CT i et kurvesystem Fremleggelse av prosjektdirektiv. Til beslutning. Vedl. 04a: Saksnotat fra prosjektleder Vedl. 04b: Sluttrapport Vedl. 04c: Presentasjon (Ettersendes) Vedl. 05a: Saksnotat fra prosjektleder Vedl. 05b: Sluttrapport Vedl. 05c: Presentasjon Vedl. 05d: Søknad videre arbeid Vedl. 05e: Prosjektplan - Videre arbeid Vedl. 06a: Saksnotat fra Programkontoret Vedl. 06b: Brev til HOD Vedl. 06c: Sluttrapport Vedl. 06d: Kostnadsmatrise Vedl. 07a: Saksnotat fra Programkontoret Vedl. 07b: Prosjektdirektiv 08 Prosjektoppdrag videreutvikling av arkitektur Vedl. 08a: Saksnotat fra

2 Dato 09/12/2010 Emne Agenda møte nr. 54 Side 2 av 2 Fremleggelse av prosjektdirektiv. Til beslutning. 09 Styringsgruppe for Nasjonal helseportal Utnevnelse av to representanter fra RHFene. Til beslutning. 10 Roller og ansvar knyttet til IKT i sektoren Fremleggelse av saksnotat v/ Programkontoret. Til diskusjon. Programkontoret Vedl. 08b: Prosjektdirektiv Vedl. 09a: Saksnotat fra Programkontoret Vedl. 09b: Brev vedr. Nasjonal helseportal Vedl. 10: Saksnotat fra Programkontoret 11 Medisinske kvalitetsregistre (tiltak 28) Status, utfordringsbilde, samt avklaring av roller og ansvar. Til diskusjon. 12 Nynorsk talegjenkjenning Fremleggelse av utkast til tilbud og prosjektdirektiv. Til diskusjon. Vedl. 11a: Saksnotat fra Skjesol/Programkontoret Vedl. 11b: Presentasjon Vedl. 12: Saksnotat fra Programkontoret 13 Tiltaksplan for innovasjonssatsing Fremleggelse av tiltaksplan. Til diskusjon. 14 Videre finansiering av NSEP Fremleggelse av presentasjon v/ Arild Faxvaag. Til diskusjon. 15 Til orientering a. Evaluering av Nasjonal IKTs Prosjektsamling høst b. Juridisk vurdering - nasjonale avtaler vedr. talegjenkjenning. c. Felles høringssvar til NHNs strategi. d. Tilbakemelding fra HSØ til forprosjekt kjernejournal. e. Organisering av forprosjekt Pasientrettede IKT-tjenester i spesialisthelsetjenesten (tiltak 38). f. Avklaringer fra Hdir. knyttet til nytt radiologikodeverk. g. Videre forvaltning av BUP-data. Vedl. 13a: Saksnotat fra Programkontoret Vedl. 13b: Tiltaksplan Vedl. 14a: Saksnotat fra Programkontoret Vedl. 14b: Presentasjon (Ettersendes) Vedl. 15a: Saksnotat fra Programkontoret Vedl. 15b: Juridisk vurdering Vedl. 15c1: Felles høringssvar Vedl. 15c2:Vedlegg til høringssvar Vedl. 15d:Tilbakemelding fra HSØ 16 Eventuelt

3 Møte nr. 54 i Nasjonal IKT Til: Herlof Nilssen, Erik M. Hansen, Kristin Weidemann Wieland, Hans Nielsen Hauge, Bjørn Nilsen, Oddvar Larsen, Daniel Haga, Ingerid Grønnerud, Christine Bergland, Kai Rune Furberg, Steinar Lund, Tor Eid, Siri Cathrine Rølland, Reidun Mattingsdal, Håkon Grimstad Kopi Arild Pedersen, Ketil Are Lund, Johnny Heggestad, Arild Faxvaag, Per Olav Skjesol, Roger Schäffer, Arnt Ole Ree, Cato Rindal, Vidar Kårikstad, Ola I. Vikland, Kristian Skauli Fra: Programkontoret ved Dagfinn Hallseth og Anne Line Grepne Sted: Radisson SAS Airport Hotel (Gardermoen) Tid: kl. 09:30-15:00 Leseveiledning Underlag markert i kursiv er kun til informasjon. Agenda Nr Sak Underlag 01 Godkjenning av innkalling 02 Godkjenning av referat fra møtet Vedl. 02: Møtereferat 03 Gjennomgang av prosjektstatus Til orientering. Vedl. 03: Statusrapport 04 Etablering samhandling rehabilitering/ habilitering (tiltak 25) Fremleggelse av prosjektets hovedfunn. Til beslutning. 05 ELIN-S, del 2, Støtte for behandlingsprosesser mellom foretak (tiltak 5.11) Fremleggelse av forprosjektets hovedfunn samt søknad og prosjektplan for videre arbeid. Til beslutning. 06 Konsekvensutredning - Felles publiseringsløsning (tiltak 36) Fremleggelse av utkast til HOD-oversendelse. Til beslutning. 07 Bruk av arketyper/terminologibinding/snomed CT i et kurvesystem Fremleggelse av prosjektdirektiv. Til beslutning. Vedl. 04a: Saksnotat fra prosjektleder Vedl. 04b: Sluttrapport Vedl. 04c: Presentasjon (Ettersendes) Vedl. 05a: Saksnotat fra prosjektleder Vedl. 05b: Sluttrapport Vedl. 05c: Presentasjon Vedl. 05d: Søknad videre arbeid Vedl. 05e: Prosjektplan - Videre arbeid Vedl. 06a: Saksnotat fra Programkontoret Vedl. 06b: Brev til HOD Vedl. 06c: Sluttrapport Vedl. 06d: Kostnadsmatrise Vedl. 07a: Saksnotat fra Programkontoret Vedl. 07b: Prosjektdirektiv 08 Prosjektoppdrag videreutvikling av arkitektur Vedl. 08a: Saksnotat fra

4 Dato 09/12/2010 Emne Agenda møte nr. 54 Side 2 av 2 Fremleggelse av prosjektdirektiv. Til beslutning. 09 Styringsgruppe for Nasjonal helseportal Utnevnelse av to representanter fra RHFene. Til beslutning. 10 Roller og ansvar knyttet til IKT i sektoren Fremleggelse av saksnotat v/ Programkontoret. Til diskusjon. Programkontoret Vedl. 08b: Prosjektdirektiv Vedl. 09a: Saksnotat fra Programkontoret Vedl. 09b: Brev vedr. Nasjonal helseportal Vedl. 10: Saksnotat fra Programkontoret 11 Medisinske kvalitetsregistre (tiltak 28) Status, utfordringsbilde, samt avklaring av roller og ansvar. Til diskusjon. 12 Nynorsk talegjenkjenning Fremleggelse av utkast til tilbud og prosjektdirektiv. Til diskusjon. Vedl. 11a: Saksnotat fra Skjesol/Programkontoret Vedl. 11b: Presentasjon Vedl. 12: Saksnotat fra Programkontoret 13 Tiltaksplan for innovasjonssatsing Fremleggelse av tiltaksplan. Til diskusjon. 14 Videre finansiering av NSEP Fremleggelse av presentasjon v/ Arild Faxvaag. Til diskusjon. 15 Til orientering a. Evaluering av Nasjonal IKTs Prosjektsamling høst b. Juridisk vurdering - nasjonale avtaler vedr. talegjenkjenning. c. Felles høringssvar til NHNs strategi. d. Tilbakemelding fra HSØ til forprosjekt kjernejournal. e. Organisering av forprosjekt Pasientrettede IKT-tjenester i spesialisthelsetjenesten (tiltak 38). f. Avklaringer fra Hdir. knyttet til nytt radiologikodeverk. g. Videre forvaltning av BUP-data. Vedl. 13a: Saksnotat fra Programkontoret Vedl. 13b: Tiltaksplan Vedl. 14a: Saksnotat fra Programkontoret Vedl. 14b: Presentasjon (Ettersendes) Vedl. 15a: Saksnotat fra Programkontoret Vedl. 15b: Juridisk vurdering Vedl. 15c1: Felles høringssvar Vedl. 15c2:Vedlegg til høringssvar Vedl. 15d:Tilbakemelding fra HSØ 16 Eventuelt

5 Referat fra møte nr. 53 i Nasjonal IKT Til: Herlof Nilssen, Erik M. Hansen, Kristin Weidemann Wieland, Hans Nielsen Hauge, Bjørn Nilsen, Oddvar Larsen, Daniel Haga, Ingerid Grønnerud, Christine Bergland, Kai Rune Furberg, Steinar Lund, Tor Eid, Siri Cathrine Rølland, Reidun Mattingsdal, Håkon Grimstad Kopi: Arild Pedersen, Ketil Are Lund, Johnny Heggestad, Arild Faxvaag, Per Olav Skjesol, Roger Schäffer, Arnt Ole Ree, Cato Rindal, Vidar Kårikstad, Ola I. Vikland, Kristian Skauli Fra: Programkontoret ved Dagfinn Hallseth og Anne Line Grepne Sted: Radisson SAS Airport Hotel (Gardermoen) Tid: kl. 09:30-12:05 Deltagere Til stede: Herlof Nilssen (leder), Erik M. Hansen, Roger Schäffer, Arnt Ole Ree (de 2 siste for Kristin Weidemann Wieland og Hans Nielsen Hauge), Daniel Haga, Ingerid Grønnerud, Christine Bergland, Tor Eid (for Steinar Lund), Siri Cathrine Rølland, Reidun Mattingsdal, Håkon Grimstad. Oddvar Larsen kom kl (deltok på sak 16-18). Dagfinn Hallseth, Anne Line Grepne. Forfall: Kristin Weidemann Wieland, Hans Nielsen Hauge, Bjørn Nilsen, Kai Rune Furberg og Steinar Lund. Agenda Nr Sak Ansvarlig 01 Godkjenning av innkalling Innkallingen ble godkjent uten kommentarer. Det ble meldt om fire saker til eventuelt: Eventuell videre finansiering av NSEP (saken ble fremmet i møtet). 2. Høring av Norsk Helsenetts reviderte strategidokument (saksunderlag ble oversendt ). 3. Elektronisk meldeordning (saken ble fremmet i møtet). 4. Arbeid knyttet til utvikling av helseportal (saken ble fremmet under behandling av sak 07 i møtet). Vedtak: Innkallingen ble godkjent. Godkjenning av referat fra møtet og ekstraordinært møte Siri Cathrine Rølland presiserte at begrepet involvering bør erstattes med medbestemmelse i sak 4 i møtet Det var ingen øvrige kommentarer. Vedtak: Referatene ble godkjent med den presiseringen som fremkom i møtet. Programkontoret 03 Gjennomgang av prosjektstatus Programkontoret orienterte kort om status. Følgende ble kommentert spesielt: Tiltak 5.11 Elin-S Støtte for behandlingsprosser: Forprosjektet anbefaler videre arbeid i form av et nasjonalt EPJ-program delt i 5 parallelle/sekvensielle Vedl Justert møtereferat Nasjonal IKT doc 1

6 prosjekter. Tiltak 24.2 Medikasjonstjeneste: Helse Nord har ikke meldt inn ressurser til prosjektgruppen. Prosjektet understreker at dersom et RHF ikke stiller ressurser tilgjengelig, medfører det at RHFet mister sin mulighet til å påvirke løsningen for en medikasjonstjeneste. Styringsgruppen besluttet ved oppstart av prosjektet at det skal opprettes regionale referansegrupper. Dersom Helse Nord ikke deltar med ressurser inn i prosjektet er det desto større grunn for RHFet å opprette en slik gruppe. Prosjektet ber om at RHFene melder tilbake til prosjektet hvem som skal sitte i en slik gruppe (klinikere, arkitekt, sykehusapotek og teknisk/drift) innen fredag En generell bekymring fra prosjektet er at en overvekt av innmeldte ressurser har svært begrenset tid til deltakelse. Programkontoret ber RHFene bidra til å avhjelpe dette. Tiltak 33.2 HL7 implementeringsguide: PEF anbefalte å igangsette arbeidet med å utarbeide en nasjonal HL7 v3 implementeringsguide basert på Helse Vest sin implementeringsguide med tilpasninger som foreslått fra KITH. PEF vurderte det dit hen at dette ligger innfor rammene for en direkteanskaffelse (fra KITH) og vil sette i gang dette arbeidet. Helse Nord RHF RHFene 04 Vedtak: RHFene vil revurdere tilgjengelig kapasitet for innmeldte ressurser til tiltak 24.2 Medikasjonstjeneste. For øvrig tok styringsgruppen status til orientering. Nasjonal IKTs strategi Programkontoret fremla kort mottatte innspill fra HFene og forslag til videre prosess. Styringsgruppen bemerket at man i fremtiden i enda større grad bør tilstrebe at HFrepresentanter involveres i strategiarbeidet gjennom behandling i de ulike regionale foraene. Det er også viktig å sikre at øverste ledelsesnivå i HFene er velinformert om strategien. Vedtak: 1. Styringsgruppen Nasjonal IKT stiller seg bak hovedinnhold til svar til høringsinstansene Helse Stavanger og Helse Førde og tar med seg mottatte innspill i det videre arbeid. Innspillene vil imidlertid ikke lede til korreksjoner av strategidokumentet for Styringsgruppen Nasjonal IKT vedtar NIKTs strategi for og legger frem strategidokumentet inkl. høringssvar for neste RHF AD-møte for endelig godkjenning. 3. Nasjonal IKTs strategi oversendes deretter RHFs styrer for godkjenning. Programkontoret 05 Budsjett 2011 Programkontoret fremla kort utkast til budsjett. Budsjettet baserer seg på en ramme på 30 mnok. Programkontoret presiserte at prosjekter som ikke har framlagt prosjektforslag til Styringsgruppen Nasjonal IKT er ikke inkludert i budsjettet. Det er en ufordelt rest i budsjettet på 5,77 mnok. Styringsgruppen presiserte at begrep i budsjettabellen bør endres fra resultat på 5,77 mnok til udisponerte midler. Styringsgruppens formann nevnte i tillegg at budsjettets totalsum allerede har blitt fremlagt for RHF AD-møtet. Programkontoret 06 Vedtak: Styringsgruppen Nasjonal IKT vedtar budsjett for 2011 som spesifisert i saksunderlaget, gitt presiseringen som framkom i møtet. Mandatendringer som følge av ny organisering Programkontoret orienterte om forslag til mandatpresiseringer og endringer i Nasjonal IKT, og fremla forslag til oppdatert mandat for Programkontoret. Vedl Justert møtereferat Nasjonal IKT doc 2

7 07 Styringsgruppen hadde ingen kommentarer foruten at Daniel Haga presiserte at det i figuren som illustrerer Nasjonal IKTs organisering kan se ut som om det finnes to Programkontorer. Vedtak: 1. Styringsgruppen vedtar mandatet for Programkontoret. 2. Styringsgruppen tar de oppdaterte mandatene for Styringsgruppen Nasjonal IKT og Prosjekteierforum til orientering. Konsekvensutredning - Felles publiseringsløsning (tiltak 36) Programkontoret fremla kort hovedfunn fra gjennomføringen av konsekvensutredningen, prosessen rundt dette og kommenterte at vedtak fra PEF var følgende: Erik M. Hansen ber Herlof Nilssen ta kontakt med departementet og be om utsatt frist til Devoteam davinci tar en avsjekk med ressursgruppen ift. forankring og justering av anbefaling ift. helheten inter-/intra-/ekstranett og leverer ny utgave av rapport. Prosjektet har nå gjort en avsjekk med ressursgruppen og tatt en grundigere gjennomgang og forankring rundt tallmateriale og estimater for inter-/intra-/ekstranett. Anbefalingen er justert. Styringsgruppen kommenterte at prosjektets anbefaling er mer et referat/oppsummering enn en reell anbefaling. Dette illustrerer sakens kompleksitet, men vil ikke gi tydelige nok signaler til Helse- og omsorgsdepartementet (HOD) i forhold til en fremtidig beslutning. Konsekvensvurderingen bør inkludere en tydelig anbefaling / oppsummering knyttet til økonomi, øvrig ressursbehov, kvalitet og tilgjengelighet for innbyggerne. I tillegg bør det presiseres at benyttet arkitektur må sikre fremtidig fleksibilitet. Vedtak: 1. Styringsgruppen Nasjonal IKT tar prosjektets konsekvensutredning til etterretning. 2. Styringsgruppen Nasjonal IKT ber Programkontoret utarbeide en kort oppsummering, ta en avsjekk med Prosjekteierforum og deretter fremlegge utkast til fullstendig HOD-oversendelse i Styringsgruppens neste møte ( ). 3. Styringsgruppen Nasjonal IKT beslutter at konsekvensutredningen, med de innspill som fremkom i møtet, oversendes til HOD i etterkant av Styringsgruppens neste møte. Herlof Nilssen informerer HOD om dette tidsløpet. Programkontoret Herlof Nilssen 08 Termer og symboler i brukergrensesnitt i kurvesystemer (tiltak 39) Programkontoret fremla kort utarbeidet prosjektdirektiv. Prosjektdirektivet beskriver to ulike prosjektalternativer; Alternativ 1: Inkluderer arbeid knyttet til å definere en kurvemelding og etablere en valideringstjeneste for kurvemeldinger Alternativ 2: Inkluderer ikke arbeid knyttet til kurvemelding Ved behandling av saken i PEF anbefalte Prosjekteierforum at direktivet ble kvalitetssikret gjennom en kort høring i Fagforum Arkitektur. PEF påpekte også at det bør søkes å engasjere en intern prosjektleder. Gjennomføring av en kort høring i Fagforum Arkitektur har resultert i en anbefaling fra fagforumet om alternativ 2. Programkontoret har mottatt innspill vedrørende prosjektleder fra alle RHFer og begge fagfora, men ingen av disse har p.t. ledige ressurser. Programkontoret kommenterte ytterligere at de foreslåtte rammene bør vurderes heves med Programkontoret informerte videre om at man har forespurt etter prosjektledere fra sektoren, uten at det har blitt meldt tilbake aktuelle kandidater. Vedl Justert møtereferat Nasjonal IKT doc 3

8 Det kom spørsmål rundt involvering av klinikere i dette arbeidet. Da prosjektet har sitt utspring i Nasjonal IKTs Klinisk IKT Fagforum (som også har vært sterkt involvert i utvikling av prosjektdirektivet), bør dette være tilstrekkelig ivaretatt. Styringsgruppen kommenterte at det er positivt at resultatene skal testes i et brukbarhetslaboratorium. 09 Vedtak: 1. Styringsgruppen Nasjonal IKT gir sin tilslutning til prosjektdirektivets hovedinnretning med de innspill som framkom i møtet med valg av alternativ Styringsgruppen Nasjonal IKT bevilger en ramme på 1,0-1,3 mnok til dette arbeidet. 3. Styringsgruppen Nasjonal IKT ber Programkontoret igangsette prosjektet og engasjere prosjektleder, samt be om ressurser til prosjektets styrings- og prosjektgruppemedlemmer. Forprosjekt pasientrettede IT-tjenester (tiltak 38) Programkontoret fremla kort utkast til prosjektdirektiv. Ved behandling av saken i PEF kommenterte Prosjekteierforum at en intern prosjektleder vil være å foretrekke. Programkontoret har mottatt innspill vedrørende prosjektleder fra alle RHFer ekskl. HSØ, samt fra begge fagfora. Dette har resultert i to konkrete forslag til prosjektleder, samt enkelte forslag til prosjektdeltakere. Programkontoret vil gjøre en initiell vurdering av disse forslagene til prosjektleder. Styringsgruppen kommenterte at Teknologirådets rapport vil legge viktige føringer for forprosjektet. Det var enighet om verdien av det arbeidet forprosjektet skal gjennomføre, men samtidig er det behov for å tydeliggjøre mandatet noe og beskrive grensesnittet til ehelse, ny helseportal m.m. Styringsgruppen kommenterte også at oppgaven knyttet til å utarbeide et business case bør beskrives noe mindre spesifikt. Styringsgruppen ber Programkontoret sluttførere direktivet, og deretter oversende til Prosjekteierforum. Programkontoret Programkontoret Programkontoret 10 Vedtak: 1. Styringsgruppen Nasjonal IKT gir sin tilslutning til prosjektdirektivets hovedinnretning med de innspill som framkom i møtet. 2. Styringsgruppen Nasjonal IKT bevilger en ramme på kr til dette arbeidet. 3. Styringsgruppen Nasjonal IKT ber Programkontoret sluttbehandle prosjektdirektivet hensyntatt de kommentarene som fremkom i styringsgruppen og deretter igangsette prosjektet og engasjere prosjektleder, samt be om ressurser til forprosjektets styrings- og prosjektgruppemedlemmer. Medisinske kvalitetsregistre (tiltak 28) Programkontoret innledet kort. Prosjektets styringsgruppe er den interregionale styringsgruppen for kvalitetsregistre oppnevnt av de regionale ADene. Nasjonal IKT v/ PEF er foreslått som referansegruppe. Styringsgruppen uttrykte bekymring knyttet til fremdrift og kapasitet hos Hemit. Styringsgruppens inntrykk er at disse problemene til dels skyldes en noe mangelfull styringsmodell og definisjon av roller og ansvar, men Styringsgruppens representanter fra Helse Midt-Norge vil ta en avsjekk i eget RHF for å avdekke hvilke utfordringer man står overfor. Det ble også nevnt at det på sikt bør utarbeides en mer hensiktsmessig finansieringsmodell for dette prosjektet, da en vurderer at rammetilskudd er en utfordrende finansieringsform til denne type oppgaver. Styringsgruppen ber videre prosjektet om å legge frem en helhetlig gjennomgang av problemstillinger og utfordringsbildet, roller og ansvar til neste møte. Helse Midt-Norge Vedtak: 1. Styringsgruppen tok saken til orientering. 2. Styringsgruppen ber om at det fremlegges en sak i neste møte i Styringsgruppen som presenterer status i arbeidet, utfordringsbildet, samt tydelig avklaring av roller Vedl Justert møtereferat Nasjonal IKT doc 4

9 og ansvar (inkl. Helsedirektoratet og andre myndighetsorganers roller og ansvar). 11 Videre avtale for forvaltning av BUP-data Programkontoret orienterte kort. En offentlig anbudskonkurranse vil være en del av den videre prosessen. Hemit foreslår at ansvaret for å gjennomføre prosessen legges til ett RHF. Helse Vest opplyste om at RHFet kunne levd med en frys av vedlikehold og videreutvikling, men gir allikevel sin tilslutning til første videre steg som gjengitt i vedtak under. Samtidig poengterte Helse Vest at det er høyst usikkert om RHFet vil benytte seg av en fremtidig avtale, og vil derfor ha muligheten for å kunne tre ut av forpliktelsene om det ikke er behov for dette. For andre RHFer vil en slik frys være mer problematisk. Styringsgruppen kommenterte at tap av kompetanse knyttet til dette kan skape utfordrende situasjoner, men kom til enighet om at man kan inngå en avtale med opsjoner som de andre RHFene kan slutte seg til om man har behov. Det bør imidlertid legges opp til at man har en felles beredskapspott knyttet til overgangsfasen. Vedtak: 1. Helse Midt Norge RHF v/ Hemit tar ansvar for den videre prosessen og inngår en avtale. 2. Hemit kan inngå avtale med ekstern leverandør på videre forvaltning av BUP-data for 2011 og Hvert RHF gis opsjon til å tiltre avtalen ved behov. Hvert RHF utpeker en kontaktperson som håndterer dette på vegne av sitt respektive RHF. Utgangspunkt for fordeling av kostnader baserer seg på dagens vedlikeholdskostnader til det respektive RHF, men det bør tas sikte på å opprette en felles beredskapspott. 3. Hemit gjennomfører nødvendig anskaffelsesprosess hvor endelig valg av leverandør og forpliktelser skal godkjennes av NIKT v/ PEF. 4. Hemit inngår nødvendig avtale med N-BUP angående tilgang og forvaltning av kildekode. 5. Nasjonal IKT dekker kostnader til gjennomføring av prosessen på inntil kroner Hemit Representasjon i sektorarkitekturarbeidet Programkontoret orienterte kort om saken, behandling av denne i PEF og påfølgende dialog. Styringsgruppen kommenterte at det p.t. tas en rekke ulike initiativer av denne typen, og at det er viktig at disse ses i sammenheng. Helsedirektoratet ga sin tilslutning til at det vil være naturlig at ehelsegruppen legger en del overordnede føringer for de ulike foraenes arbeid, og påpekte også viktigheten av at kommunesektoren representeres i et arkitekturforum da det her eksisterer et stort samordningsbehov. I utgangspunktet er det derfor positivt at det tas nasjonale grep i forhold til dette. Vedtak: 1. Styringsgruppen anbefaler at Nasjonal IKT deltar i "Arena for sektorarkitektur" inntil videre. 2. Videre deltakelse vil vurderes basert på erfaringer fra møte i "Arena for sektorarkitektur" og første møte i ehelsegruppens nasjonale arkitekturutvalg. Videre deltakelse i Fagkomité for standardisering Programkontoret orienterte kort om saken og behandling av denne i PEF Styringsgruppen kommenterte at man har en forventning om at komiteen vil diskutere behov og nivå på test- og sertifiseringsordninger. Vedtak: Vedl Justert møtereferat Nasjonal IKT doc 5

10 Styringsgruppen anbefaler at Nasjonal IKT viderefører deltakelse i fagkomiteen inntil videre. 2. For å sikre god forankring og oppslutning, ber Styringsgruppen om at ansvar, mandat og oppgaver for fagkomiteen tydeliggjøres i relasjon til andre tiltak og fora. Behov for ekstra midler tiltak 31.2 Programkontoret orienterte kort om behov for å tildele en ekstra ramme på kr til tiltak 31.2 grunnet kostnadsnivå på innkomne tilbud. Vedtak: 1. Styringsgruppen Nasjonal IKT bevilger en ekstra ramme på kr til dette arbeidet. 2. Justert vedtakspunkt 2 fra møte i Styringsgruppen blir således: Styringsgruppen bevilger en ramme på inntil kr til dette arbeidet. Av disse midlene skal kr benyttes i forprosjektet Fagprosjekt data i den akuttmedisinske kjeden. Forslag til møtetidspunkter for SG i 2011 Programkontoret orienterte kort om forslag til møtedatoer. Styringsgruppens formann informerte om at han er forhindret tre av de foreslåtte datoene. Vedtak: Styringsgruppen ber Programkontoret foreslå et par alternative datoer per møte og ta en avsjekk av hvilke tidspunkt som passer best. Programkontoret 16 Orientering om eresept og forprosjekt kjernejournal v/ Helsedirektoratet Helsedirektoratet, ved Christine Bergland, orienterte kort om status (se vedlegg 16b). 1. eresept Man planlegger med en tentativ oppstart av eresept i Hordaland, men dette avhenger blant annet av ferdigstillelse av PharmaPro. I utgangspunktet ønsker man å avvente videre arbeid med eresept Kortsiktig løsning (jf. tiltak 24.3) da man p.t. er i gang med å utarbeide et innføringsløp. Styringsgruppen presiserte de to aktuelle alternativene ift. eresept for spesialisthelsetjenesten (hhv. Kortsiktig løsning og tiltak 24.2 Medikasjonstjeneste). Tiltak 24.2s analysefase avsluttes ved utgangen av 2010, og man vil da kunne være tydeligere på dette prosjektets videre fremdrift. Endelig beslutning rundt videreføring av eresept Kortsiktig løsning vil da kunne tas på bakgrunn av resultatene fra Medikasjonstjenesteprosjektets analysefase. Dette vil medføre en forskyvning i forhold til det tidsløpet som har blitt presentert av tiltak Kjernejournal Helsedirektoratet gjennomgikk målsetninger for kjernejournal, overordnede krav og status og presiserte at forprosjektet knyttet til dette har et relativt lite omfang. I forhold til notat mottatt fra Nasjonal IKTs Fagforum Arkitektur (vedlegg 16c) ble det presisert fra Styringsgruppen at det er grunn til bekymring når dette forumet melder tilbake såpass stor skepsis til arbeidets tilnærmingsmåte og aktivitet. Helsedirektoratet vil diskutere innspillene grundig i ehelsegruppens arkitekturorgan. Innholdselementer ble diskutert herunder særlig viktig informasjon, og behov ut over ren medikasjonsliste. Det ble kommentert at mangel på samtykke vil trolig begrense hvilke informasjon man kan ha i kjernejournalen. Det ble også signalisert klare preferanser for en nasjonal kjernejournal, i kontrast til regionale løsninger. Styringsgruppen diskuterte kort dagens store avstand mellom befolkningens forventninger til en kjernejournal og den faktiske situasjonen i helsesektoren. Styringsgruppen presiserte at man må være tydelig Vedl Justert møtereferat Nasjonal IKT doc 6

11 på at det endelige målet er en nasjonal kjernejournal, selv om veien frem til dette ikke er endelig avklart. Det kan synes å være et behov for å tydeliggjøre dette målbildet. Styringsgruppen påpekte også at psykologer bør inviteres inn i arbeidet med kjernejournal, da disse også har journalplikt. Vedtak: 1. Styringsgruppen tok saken til orientering. 2. Styringsgruppen ber om at notatet fra Nasjonal IKTs Fagforum Arkitektur (vedlegg 16c) oversendes Helsedirektoratet og at dette hensyntas i det videre arbeidet. Fagforum Arkitektur 17 Til orientering a. Prosjekt knyttet til PatientRegistry Services: Programkontoret kommenterte at enkelte ressurspersoner opplever at prosjektledelsen ikke tar tilstrekkelig ansvar for framdrift. Et telefonmøte ble avholdt og prosjektleder har i etterkant utarbeidet en prosjektplan. De nevnte ressurspersonene har imidlertid meldt tilbake en del kommentarer knyttet til planen, prosjektet har så langt ikke gitt noen tilbakemelding på disse (påminnelse ble sendt til prosjektet ). b. Status vedr. avklaringer knyttet til eresept Kortsiktig: Saken ble delvis diskutert under sak 16, men Programkontoret informerte kort om at det ble oversendt brev til HOD Så langt har HOD ikke gitt tilbakemelding på dette brevet. c. Signaler om endring av strategi for FRESH: Programkontoret innledet kort. Håkon Grimstad kommenterte følgende: 1. Norsk Helsenett beklager det som åpenbart har vært for dårlig informasjon og kommunikasjon rundt tilpasning og utvikling av FRESH på kort og lang sikt. 2. Vi vil snarest invitere til et møte med de regionale helseforetakene og Helsedirektoratet for grundig informasjon og kommunikasjon rundt videre utvikling av FRESH, samt for etablering av en styringsgruppe. Ved behov vil styringsgruppen kunne bli utvidet mot andre deler av helse- og omsorgssektoren. 3. Kort om utvikling på kort sikt: Alle system vil gå i parallell. Det vil være synkronisering mellom systemene slik at all informasjon i lokal instans er oppdatert. Ingen grensesnitt mot fagsystem vil endres ( Black box ). 4. Kort om utvikling på lengre sikt: Det er ikke hensiktsmessig verken økonomisk eller funksjonelt å videreutvikle dagens system. Det vil bli utviklet et nytt proxybasert system med identiske grensesnitt som dagens system. Dette vil levere informasjon til fagsystemene på det samme grensesnittet som i dag. Nytt system vil settes i drift i parallell med dagens system og først når det nye systemet er stabilt og det er omforent med brukerne vil dagens system fases ut. 1 d. Status vedr. avklaringer knyttet til nytt radiologikodeverk: Programkontoret kommenterte at det ble oversendt et brev med oppfølging vedr. anbefalinger og innspill til Helsedirektoratet Så langt har Helsedirektoratet ikke gitt tilbakemelding på dette brevet. RHFene avventer foreløpig videre arbeid. 1 Teksten fra 1 erstattet opprinnelig tekst 1. Norsk Helsenett har nå vært i dialog med Helsedirektoratet, og man beklager eventuell mangelfull kommunikasjon. 2. Norsk Helsenett vil invitere til et møte med RHFene og Helsedirektoratet bl.a. med sikte på etablering av en FRESH-styringsgruppe. 3. På kort sikt vil gammelt og nytt system fungere i parallell. Det vil ikke bli aktuelt å fjerne det gamle systemet før det nye fungerer stabilt og brukerne har godkjent dette. 4. På lang sikt er det ikke hensiktsmessig å opprettholde dagens system. etter innspill fra Håkon Grimstad. Vedl Justert møtereferat Nasjonal IKT doc 7

12 e. Status vedr. Prosjektsamling høsten 2010: Programkontoret kommenterte at samlingen ble avholdt med 31 deltakere oktober. Tilbakemeldingene så langt var positive. f. Status vedr. nynorsk talegjenkjenning: Erik M. Hansen kommenterte at Helse Vest har mottatt et kostnadsestimat fra Max Manus. Hansen anbefalte at Max Manus knytter til seg konsulenter (Språkrådet m.fl.) for avklaringer av nynorskfaglig språkprofil. Styringsgruppen stilte seg bak dette. Estimatet for oversettelse, test, pilot, evaluering og rapportering er ca. 2,5 mnok. I tillegg til dette kommer 210 timer med bidrag fra Helse Vest. Det ble opprinnelig budsjettert med en kostnad på 2 mnok.. Styringsgruppen ga sin tilslutning til at arbeidet videreføres og at man i første omgang fokuserer på talegjenkjenning for somatikk (det vil ikke være fordyrende å vente med talegjenkjenning for radiologi). Endelig prosjektdirektiv vil fremlegges Prosjekteierforum, og det vil til neste møte i Styringsgruppen ( ) fremlegges et kort notat knyttet til status, økonomiske forhold m.m. Styringsgruppen kommenterte til slutt at dette er et tema som skaper mye diskusjon i RHFene og henviste til to publikasjoner. g. Behandling av arkitektur i RHF AD-møte: RHF AD-møtet behandlet sak vedr. prinsipper for IKT arkitektur i sitt møte Vedtak: Styringsgruppen tok saken til orientering. Eventuelt 1. Finansiering NSEP: Herlof Nilssen henviste til tidligere behandling av NSEPfinansiering. P.t. har NSEP foretatt seg lite for å skaffe tilveie en bredere finansiering, men de vil utarbeide en presentasjon og ta en runde i relevante organer (departement, direktorat, Difi, m.fl.) innen kort tid. Nasjonal IKT bør bidra til at NSEP-miljøet opprettholdes, og man vil be NSEP gjennomgå presentasjonen i styringsgruppens første møte i 2011 og gi sine innspill i dette møtet. NSEP / Programkontoret 2. Norsk Helsenett har utarbeidet ny versjon av sitt strategidokument og sendt dette på høring. Høringsfrist er Gitt at Nasjonal IKT ønsker å sende et samlet høringssvar, foreslår Programkontoret følgende prosess: Asap: Hvert RHF utpeker én kontaktperson ift. høringsrunde : Frist for å sende RHFets høringssvar til Programkontoret : Programkontoret sender sammenstilt høringssvar til RHFene : RHFene v/ utpekt kontaktperson gir sine eventuelle tilbakemeldinger : Programkontoret oversender høringssvar fra Nasjonal IKT til NHN RHFene Programkontoret Styringsgruppen kommenterte at det er svært hensiktsmessig at de 4 RHFene samordner sin tilbakemelding til Norsk Helsenett og ga sin tilslutning til foreslått prosess. 3. Elektronisk meldeordning: Erik M. Hansen orienterte kort om saken. Dersom det er sannsynlig at meldingsinnholdet endres og/eller meldingsflyten endres bør man avvente arbeidet inntil videre. Hansen foreslo at Helse Vest utarbeider et Helse Vest Vedl Justert møtereferat Nasjonal IKT doc 8

13 notat som sendes på sirkulasjon og oversendes HOD innen ca. to uker. Styringsgruppen ga sin tilslutning til forslaget. 4. Arbeid knyttet til utvikling av helseportal: Christine Bergland informerte om at arbeidet med en helseportal prioriteres svært høyt i føringene fra statsbudsjettet. Første portalversjon vil bli levert Helsedirektoratet ber om at sektoren melder inn ressurser til prosjektgruppen så raskt som mulig. Disse ressursene må inneha både helsefaglig og kommunikasjonsfaglig kompetanse. Styringsgruppen vil bli nærmere informert om helseportalen i neste møte ( ).. RHFene Vedl Justert møtereferat Nasjonal IKT doc 9

14 Statusrapport Nasjonal IKT Vedlegg 03 Styringsgruppen Nasjonal IKT 09/12/2010 1

15 Definisjoner statusrapportering til Styringsgruppen Nasjonal IKT Statusrapporten viser status i forhold til siste vedtatte prosjektplan for det igangsatte tiltaket, med fokus på endringer siden forrige rapportering. Der prosjektet er et nasjonalt koordineringsprosjekt, er det statusen på koordineringsprosjektet som vises, ikke de lokale prosjektene. I den grad koordineringsprosjektets fremdrift forsinkes av de lokale prosjektene, tas dette med. Oversikt over alle tiltak med status grønn, gul, rød eller blank: Grønn: Prosjektet går etter plan Gul: Mindre avvik fra plan, ikke kritisk Rød: Store avvik fra plan, kritisk Blank: Ikke igangsatt eller videreført aktivitet Tiltaket ferdigstilt * Tiltaket har endret status siden forrige rapportering Tiltak med status rød vil bli rapportert i mer detalj. Tiltak med status gul vil i tvilstilfeller bli rapportert i mer detalj. Tiltak med status grønn vil kun bli gitt en overordnet status. 2 Vedlegg 03

16 Definisjoner statusrapportering til Styringsgruppen Nasjonal IKT Forklaring til hvordan statusrapportens felter skal brukes: 3 Vedlegg 03

17 Status prosjektportefølje (1 av 2) Tiltak Neste milepæl Kommentar 5.3 Etablering av test og godkjenningsordning 5.9: Elin-k - Hovedprosjekt fase 2: Infoutveksling mellom kommuner og sykehus 5.11 Elin-S Støtte for behandlingsprosser 5.12: Elin-h (Elektronisk infoutveksling i helsestasjonstjenesten) G N/A. Prosjektet er i driftsfasen. G/Y Gjennomført utvikling i leverandørsystemene. Prosjektet s SG har besluttet å forlenge ELIN-k prosjektet med 2 måneder. Prosjektavslutning G Ferdigstilt. Fremlegges SG G/Y 15.5 Folkeregisteret i helsenettet G/Y/ R 15.6 Nytt hjelpenummer i helsenettet G/Y/ R Utarbeide faglige retningslinjer og testmateriale. Database går i produksjon. Implementering av HL7- grensesnitt. Ble presentert på PEF 23.9., presenteres for SG Risiko knyttet til finansiering av fremtidig hovedprosjekt. Videre framdrift avhenger av utvidet tillatelse til distribusjon. Forsinkelse i utvikling av HL7- grensesnittet Medikasjonstjeneste G/Y Analyse og dokumentasjon. Prosjektet har forlenget analysefasen til Vedlegg 03

18 Status prosjektportefølje (2 av 2) Tiltak Neste milepæl Kommentar 25 Etablering samhandling rehabilitering/ habilitering G Prosjektets sluttrapport ble levert Fremlegges SG Sykehus-FEST G Produksjonssetting av M30 V2.4 (skjer ) HL7 implementeringsguide G Gjennomføre foreslåtte endringer skissert i KITH-rapport. Presentasjon på PEF og fremlegges SG Prosjektet er p.t. i avslutningsfasen. Etterarbeid for å gjøre HL7 standarden nasjonal. 37 Anskaffelse av MTU / BHM G N/A Delte synspunkter vedr. videre fremdrift. Prosjektet ble derfor satt på vent. Beslutning ble tatt Vedlegg 03

19 Satsningsområde Samhandling Prosjekteier Helsedirektoratet Tiltak 5.3 Etablering av test og godkjenningsordning Prosjektleder Magnus Alsaker STATUS Endring i status siden sist: Prosjektleders risikovurdering Avgrensning og innhold Ressurser Fremdrift Ekstern avhengighet G G G G Nei. Risikoområder i forhold til leverandører: Flere leverandører har ikke konkrete planer for godkjenning av aktuelle meldinger, spesielt gjelder dette lab. meldingene. Leverandører lar u-testede meldinger bli tatt i bruk hos kunden Mange godkjenninger får altfor lang godkjenningsprosess pga. manglende oppfølging og prioritering fra leverandør Prosjektet er i driftsfasen Løpende tjeneste Fremdriftsplan milepæler Kommentar Totalt 92 mottatte leverandørløsninger til sertifisering i 2010, 60 av leverandørløsninger er godkjent så langt i 2010 Eget 2-dagers sertifiseringsmøte gjennomført hos DIPS i sept/okt. Fokus på pleie- og omsorgsmeldinger, Epikrise og lab- og røntgenmeldinger. Flere leverandører innenfor rehabilitering er blitt sertifisert for henvisning og epikrise i perioden sep-nov. Alle XML-meldinger kan valideres på testserver (testserver.kith.no) Tjenesten Meldingshjelp er mye brukt av både leverandører og brukermiljøer i sektoren 07/04/2010

20 Satsningsområde Samhandling Prosjekteier NSF, KS Tiltak 5.9 Elin-k prosjektet, fase 2: Informasjonsutveksling mellom kommuner og sykehus Prosjektleder Sissel Skarsgaard NSF STATUS Endring i status siden sist: Prosjektleders risikovurdering Avgrensning og innhold Ressurser Fremdrift Y G Y Nei. Nei. ja. Vedr fremdrift /ekstern avhengighet: Sikre fremdrift i forhold til test og pilotering er utfordrende, da det har vært vanskelig for flere av pilotsykehusene å få tilstrekkelig ressurser og nødvendig tilrettelegging fra SP/Helse Vest IKT for å kunne gjennomføre optimal test/pilot nå i høst. Utfordring som følges opp av lokale prosjektledere Styringsgruppen i ELIN-k besluttet i oktober å forlenge ELIN-k prosjektet med 2 måneder. Prosjektavslutning Ekstern avhengighet Y Nei Fremdriftsplan milepæler Når avtale er inngått med leverandørene (ok) Når endelig løsningsforslag fra leverandørene er evaluert (ok) Når avtale er inngått med pilotkommuner og sykehus (ok) Når utvikling i leverandørsystemene er gjennomført (2) Når test og godkjenning av løsningene er gjennomført (3) Når faglige veiledninger til meldingene er utviklet og godkjent (4) Når det er gjennomført opplæring i de ulike løsningene (5) Når løsningene er prøvd ut (3) Når løsningene er evaluert og justert (1) Sluttdato Kommentar (1)(2): Leverandører - Utvikling/test og godkjenning PLO-lev ok DIPS og Siemens: Utviklet alle PLO-meldingene for fase 2. Justeringer pågår - HEMIT: arbeider med tilrettelegge for test og pilotering Status test og godkjenning av meldingene (KITH): DIPS er nå godkjent på v.6.0. Siemens jobber med godkj. av de siste meldingene (Se egen status alle leverandører) Endelig godkjenning av løsningene foretas av ELIN-k i samarbeid med pilotene i forbindelse med prosjektavslutning. (1)(3): Utprøving: (se status pilotering.) I tillegg til nevnt over skyldes forsinkelse i oppstart pilotering i vår at det gjennom testing er avdekket feil og mangler som har vært helt nødvendig å få korrigert før forsvarlig pilotering av løsningene kan gjennomføres. Kommunene er klar for pilotering. Sykehus oppgraderer sine system i okt/nov og har planlagt oppstart test og pilotering av samtlige meldinger i hht dette. Dips og Siemens leverer siste melding i en senere versjon enn det sykehusene planlegger /rekker oppgradering av innenfor prosjektperioden. Pilotering i drift og endelig godkjenning av siste melding vil derfor ivaretas av Meldingsløftet, ettersom det må skje etter avslutning av ELIN-k-prosjektet. Plan for dette arbeidet under utarbeiding. (4): Retningslinjer for bruk av ELIN-k meldingene er utarbeidet. (5): opplæring pågår i pilotavd. 18/01/2010

21 Satsningsområde Samhandling Prosjekteier Nasjonal IKT Tiltak 5.11 Elin-S Støtte for behandlingsprosser mellom foretak Prosjektleder Grete Bach, KITH AS STATUS Endring i status siden sist: Prosjektleders risikovurdering Avgrensning og innhold Ressurser G G Ja Nei Delmål 3, Utarbeidelse av prosjektplan for hovedprosjekt, leveranse fra delaktivitet 3, er rettet mot Sporbarhet og effektiv logistikk, en av forprosjektets anbefalinger ang. 5 videre satsningsområder. Fremdrift G Ja Ekstern avhengighet G Nei Fremdriftsplan milepæler Slutt (Forprosjektet presenteres i PEF og prosjektplan for hovedprosjekt endelig versjon er ferdigstilt). Kommentar Leveranse ang. delmål 1 og delmål 2 samt prosjektrapport er behandlet og godkjent i prosjektets styringsgruppemøte 22.sept. Leveransen er også presentert for EPJ fagforum 6.okt. Ut fra tilbakemeldinger er det nå utarbeidet plan og utkast til søknad med fokus på sporbarhet og effektiv logistikk. Skal behandles i prosjektets styringsgruppemøte 18.nov. Ytterligere kommentarer: Se tilleggsslides. 18/01/2010

22 Satsningsområde Samhandling Prosjekteier NSF og Stavanger kommune Tiltak 5.12 Elin-h (Elektronisk informasjonsutveksling i helsestasjonstjenesten) Prosjektleder Sissel Skarsgaard, NSF STATUS Endring i status siden sist: Prosjektleders risikovurdering Avgrensning og innhold Ressurser Fremdrift Ekstern avhengighet G G Y G Nei. Nei. Nei. Nei. Risikovurdering først og fremst relatert til hovedprosjektet, men knyttet til arbeidet i forprosjektet: - Finansiering av hovedprosjekt. - Leverandørenes vilje til deltakelse i denne type utviklingsprosjekt, som også medfører egeninnsats,vil ha innvirkning på mulighet for å gjennomføre hovedprosjektet. Fremdriftsplan milepæler Samordning mot andre tilgrensende prosjekter Informasjon og forankring Kravspesifikasjon/funksjonalitet/presentasjon/ brukervennlighet Informasjonsmodell, de gode meldinger (innhold/struktur) og kravspesifikasjoner utarbeidet Ivareta høringsprosesser, justere kravspesifikasjonene Utarbeide faglige retningslinjer og testmateriale Utforme informasjonsstrategi Ferdigstille forprosjektrapport Sluttdato forprosjekt: des ok juni 2009 april 2010 Sept 2010 (1)Nov 2010 (2) (3) Kommentar -Høring gjennomført og kravspesifikasjon er justert. - ELIN-h har ressurser til å gjennomføre enkelte forberedende oppgaver som vil kunne bidra til en effektiv gjennomføring av et hovedprosjekt. Sluttrapport vil av den grunn først foreligge ved årsskiftet. (1)-(3) Pågående oppgaver: - Juridisk vurdering av innhold i fødselsepikrisen (Bl.a. informasjon om 3.person) - Utarbeiding av meldingsdokumentasjon, - Testmateriale, - Utkast til faglige retningslinjer. - Planlegging, organisering og finansiering av hovedprosjekt. -Hovedprosjekt vurderes å faseinndeles for om mulig å bidra til at enklere løsninger kan tas i bruk i første omgang. - Forutsatt at finansiering kommer på plass vil planlagt oppstart være 2011.

23 Satsningsområde Systemarkitektur, informasjonsgrunnlag og definerte fellestjenester Prosjekteier Nasjonal IKT Tiltak 15.5 Folkeregisteret i helsenettet Prosjektleder Cathrine Hole STATUS Avgrensning og innhold Ressurser Fremdrift Ekstern avhengighet G G R Y Endring i status siden sist: Prosjektleders risikovurdering Videre framdrift avhenger av utvidet tillatelse til distribusjon. Utvikling av nødvendige HL7-tjenester er avgjørende for å realisere HL7-grensesnitt for tjenesten, og fører til en forsinkelse i prosjektet. Fremdriftsplan milepæler Endring framdriftsplan: 1. desember: Database går i produksjon. Endelig ferdigstilling skjer når HL7 grensesnittet er ferdig. Kommentar Databasen og grensesnitt for Pasienttransport har ligget i produsjonsdatabase siden midten av november og vært gjenstand for testing. Den 1. desember vil NISSY konsumere ny tjeneste. Oppdatering av databasen vil skje manuelt i en kort periode mens skript for automatisk henting og kjøring av oppdateringer blir utviklet. Det gjenstår å lage HL7 grensesnittene. NHN er innstilt på å sende ressurser til Bergen for å bidra til at HL7 definisjonene blir ferdigstilte. 18/01/2010

24 Satsningsområde Systemarkitektur, informasjonsgrunnlag og definerte fellestjenester Prosjekteier Nasjonal IKT Tiltak 15.6 Nytt hjelpenummer i helsenettet Prosjektleder Cathrine Hole STATUS Avgrensning og innhold Ressurser Fremdrift Ekstern avhengighet G G R Y Endring i status siden sist: Prosjektleders risikovurdering Utvikling av HL7-tjenester er avgjørende for framdrift i prosjektet, og bidrar til en forsinkelse i utvikling av HL7- grensesnittet. Fremdriftsplan milepæler Endring framdriftsplan: 6. Implementering av HL7-grensesnitt. Dette arbeidet er ennå ikke påbegynt da HL7 definisjonene ikke er ferdige. Kommentar NHN er innstilt på å sende ressurser til Bergen for å bidra til at HL7 definisjonene blir ferdigstilte. 7. Installasjon for testing. Installasjonen vil skje så snart HL7 grensesnittet er implementert. 18/01/2010

25 Satsningsområde Meldingsutveksling Prosjekteier Nasjonal IKT Tiltak 24.2 Medikasjonstjeneste Prosjektleder Knut Hellwege, HSØ STATUS Endring i status siden sist: Prosjektleders risikovurdering Avgrensning og innhold Ressurser Fremdrift Ekstern avhengighet G Y Y G Status er endret fra Rød til Gul pga forlengelse av analysefase til Rød Rød Se prosjektdirektiv for initiell prosjektrisiko. Helse Nord har ikke meldt inn resurser til prosjektet. Det er avgjørende at alle regioner deltar for en god forankring av løsningen. En overvekt av resursene meldt inn til prosjektet har svært begrenset tid til deltakelse (5-10 dager i fasen) Prosjektplanen forutsetter overvekt av heltidsresurser. For å nå MP2 må resultatmål reduseres eller resurspådrag økes. Fremdriftsplan milepæler M1 - Prosjekt etablert (uke 35) M2 - Analyse og dokumentasjon ferdig uke 47 (uke 5) M3 - Kvalitetssikring og forankring ferdig uke 51 (uke 9) M4 - Behandlet i RHF og NIKT uke 3 (Uke 12) Kommentar Momenter fra styringsgruppen: Terje Wistner (HSØ) er valgt som leder for styringsgruppen. Det er ikke akseptabelt å redusere kvalitet eller omfang på leveranser. I styringsgruppen besluttet SG å forlenge analysefasen med sluttleveranse senest SG ber prosjektet gjennomføre identifiserte tiltak for å fremskynde leveransen så langt dette er mulig. Dette endrer milepælstabellen til venstre (nye datoer i parentes) 18/01/2010

26 Satsningsområde Samhandling Prosjekteier Nasjonal IKT Tiltak 25 Etablering samhandling rehabilitering/ habilitering Prosjektleder Terje Sagen STATUS Endring i status siden sist: Prosjektleders risikovurdering Avgrensning og innhold Ressurser Fremdrift Ekstern avhengighet G G G G Kostnadene i prosjektet vil være innenfor budsjettet. Styringsgruppen har godkjent at post 5 endres til stimuleringstiltak. Prosjektleder meddelte avvik til Prosjekteierforum om fremdrift. Prosjektet avsluttes Rapport er ferdigstilt Prosjektet avsluttes Leverandørene har sagt at de vil bredde løsningen med elektronisk henvisning og epikrise. Fremdriftsplan milepæler Prosjektet er avsluttet pr Sluttrapport er sendt til Programkontoret Status pr : Kommentar Grønn=godkjent Gul=started (måned/år) Oppdatert status : 3 leverandører er godkjent for begge meldinger. Vedlegg 03

27 Satsningsområde Struktur - Systemarkitektur, informasjonsgrunnlag Prosjekteier Nasjonal IKT Tiltak 29 Sykehus-FEST Prosjektleder Bjarne Hegge STATUS Endring i status siden sist: Prosjektleders risikovurdering Avgrensning og innhold Ressurser Fremdrift Ekstern avhengighet G G G G V2.4 blir produksjonsssatt noe etter tidligere meldt plan. Potensiell bruk av løsningen tilsier at dette er uproblematisk. Den største risikoen ligger nå i foretakenes evne til å ta i bruk FEST V2.4 som grunndatakilde. Dette vil være avgjørende for utnyttelen. Et eget prosjekt er nå under planlegging for å utrede en nasjonal løsning for dette. Prosjektdirektiv vil fremlegges PEF Utfordringen ligger i merkingen av LIS-produktene, lokal produksjon m.m. og ett felles omforent grensesnitt mot de systemene som skal bruke disse grunndatene i foretakene. En felles nasjonal løsning på dette burde gi et betydelig gevinstpotensiale. Fremdriftsplan milepæler M1 Når spesifikasjon av Sykehus-FEST-modellen er ferdig , Avsl M2 Når møte med referansegruppen er avholdt , Avsl M3 Når prioriteringen av datafyllingen er ferdig , Avsl M4 Når M30 V2.3 er produksjonssatt , Avsl M5 Når M30 V2.4 er produksjonssatt *) *) M30 V2.4 er nå ferdigtestet og planlegges produksjonsatt i løpet av helgen november. Dette gjøres uavhengig av ereseptprogrammet som er betydelig forsinket i forhold til overgang til V 2.4. Med leveransen av FEST V2.4 avsluttes Sykehus-FEST prosjektet. Kommentar Det er utfordringer i mottaket av Sykehus-FEST på Ahus. Møte med Sykehusapotekene og leverarandøren av Delta (Teriak) er nylig avholdt for å ta tak i de nødvendige endringer/aktiviteter som må gjennomføres for å kunne ta imot Sykehus-FEST. Som kommentert over lages det nå et forslag om ett utredningsprosjekt som skal gjennomgå muligheten for en nasjonal løsning hvor Delta vil være sentral. Takk for samarbeidet!

28 Satsningsområde Samhandling Prosjekteier Nasjonal IKT Tiltak 33.2 HL7 implementeringsguide Prosjektleder (KITH) STATUS Endring i status siden sist: Prosjektleders risikovurdering Avgrensning og innhold Ressurser Fremdrift Ekstern avhengighet G G G G Nei. Nei. Nei. Nei Fremdriftsplan milepæler 1. Gjennomføre foreslåtte endringer skissert i KITH-rapport 1015:2010 og innarbeide behov fra andre aktører: 1. des 2. Gjennomføre høringsrunde: 15. des 3. Gjøre ev. endringer/tilpasninger etter høringsrunde: 15. jan 4. Sluttføre og publisere standarden som en nasjonal HL7 standard: 15. jan Kommentar 1. Gjennomføres nå i november

29 Satsningsområde Innhold - Kliniske informasjonsprosesser Prosjekteier Helse Nord RHF Tiltak 37 Anskaffelse av MTU og BHM Prosjektleder Leiv Hellefossmo, UNN STATUS Avgrensning og innhold Ressurser Fremdrift Ekstern avhengighet G G G G Endring i status siden sist: Helse Nord har sendt ut brev til alle RHF og har fått på plass: SG: Tor Arne Haug, HN (leder), Siri Berg, HMN, Bjørn T. Myrmellom, HV og Johnny Kildal, HSØ. Prosjektgruppe: Leiv Hellefossmo, UNN (leder) Leif Arne Rask, Nordlandssykehuset, Øystein Bitnes og Bjørn Grytli, Helse Midt-Norge, Rune Ålberg, Helse Stavanger, Kirsti Legernes, Helse Bergen, Dag Søgaard, Sykehuset Innlandet og Per-Arne Jørgensen, Oslo Universitetssykehus Prosjektleders risikovurdering Fremdriftsplan milepæler Første fellesmøte i styringsgruppen og prosjektgruppen: Andre møte i prosjektgruppen: Andre møte i styringsgruppen: Kommentar Prosjektgruppen har ikke blitt enig om en skal ha et felles nasjonalt/regionalt/sykehus datasystem med mulighet for leveranse av data til en felles database elle skal en fortsette som før. Det er svært delte synspunkter på dette. Prosjektet har valgt å ikke jobbe videre med prosjektdirektivet og kost/nytte før denne avgjørelsen er tatt. Styringsgruppa besluttet i sitt møte at prosjektgruppen skal utrede kun 2 alternativ: 1 - Nasjonalt datasystem og 2 - Regionale datasystem som kan utveksle data mellom hverandre. I tillegg ba SG prosjektgruppen om å ta med kontakt med prosjektet for økonomi og innkjøp/logistikk for samordning av arbeidet. Nytt styringsgruppemøte 12. januar.

30 Vedlegg tiltak Vedlegg 03

31 Status test og pilotering ELIN-k fase 2 Pilotkommuner (6) Pilotsykehus (5) Leverandør Pilot-drift- Planer Stavanger kommune SUS Acos DIPS 1.Des Tromsø kommune UNN Visma DIPS Trondheim kommune St.Olavs hospital Tieto Siemens Skedsmo kommune Ahus Tieto DIPS Nov Des I pilot Oslo kommune Drammen kommune Sunnaas sykehus Tieto Tieto (I pilot) DIPS

32 Status utvikling, test og godkjenning pr nov 2010

33 Vedlegg tiltak Vedlegg 03

34 Eventuelle tilleggskommentarer Forprosjektet anbefaler et videre arbeid i form av et nasjonalt EPJ-program (paraply) delt i 5 parallelle eller sekvensielle prosjekter. Det er viktig at prosjektene samkjøres, da flere aktiviteter i de 5 prosjektene henger tett sammen og vil være gjensidig avhengig av hverandres utforming. Sporbarhet og effektiv logistikk Beslutningsstøtte og generell helseinformasjon (trinnvis utbygning) Nasjonal formidler (formidler av rekvisisjon, svar, henvisning, epikrise) Kvalitetssikring kvalitetsforbedring Standardisering, terminologi (basis for alle aktiviteter) Leveranse av delmål 3 som omfatter søknad og prosjektplan for videre arbeid, er avhengig av styringsgruppens og oppdragsgivers respons på forprosjektets konklusjoner. Nasjonal IKTs Fagforum Arkitektur har gjennomgått dette forslaget med tanke på en fortsettelse i et nytt prosjekt, relatert mot spesifisering av tjenester. Konklusjonen på dette har vært at man i første omgang ikke ser for seg å etablere et fullstendig EPJ-program, men isteden fokuserer på kulepunkt 1; sporbarhet og effektiv logistikk. Det er med bakgrunn i dette utarbeidet plan og et utkast til søknad for et prosjekt som skal fokusere på sporbarhet og effektiv logistikk. Dette må sees på som leveranse av Delmål 3 fra prosjektdirektivet for dette forprosjektet.

35 Vedlegg tiltak Vedlegg 03

36 Eventuelle tilleggskommentarer Forlengelse av analysefase til vil medføre økte kostnader i prosjektet. Godkjent budsjett for prosjektet baserer seg på frikjøp av 100% resurser. Siden prosjektet har fått tildelt ressurser på langt lavere utnyttelsesgrad ligger prosjektet an til å bruke mindre enn planlagt. Derfor vil en forsinkelse på tre måneder dekkes av midlene prosjektet har fått tildelt. En forlengelse av analysefasen sikrer tilstrekkelig tid til modning og forankring i prosjekt og regionale forankringsgrupper. Prosjektet forutsetter tilførsel av kompetanse innenfor sikkerhet og juridisk. Ressurser er identifisert i HSØ.

37 Vedlegg tiltak Vedlegg 03

38 Eventuelle tilleggskommentarer Generelt: Alle 3 leverandører er godkjent gjennom test- og godkjenningsordningen hos KITH. Leverandørene har startet testing hos kunder og vil bredde løsningen. Den gode henvisning blir brukt som melding. Anbefaling: En spesialisert melding for Rehabilitering iht. spesifikasjon bør ferdigstilles i eget lite prosjekt. Kravene bør tas inn som egne dataelementer/klasser i den eksisterende henvisning 1.0 og ikke utvikle ny melding Mye er allerede gjort og ferdigstilt (kodeverk og nye klasser). KITH må videreutvikle Henvisning 1.0 med de aktuelle klassene, og EPJ leverandørene til Fastleger må programmere ny henvisningsmelding i EPJ. Dette må koordineres med Nasjonalt meldingsløft som ikke vil utvikle nye meldinger før de 12 basismeldingene er på plass.

39 Ikke NIKT-tiltak 26 Vedlegg 03

40 Tiltak / Prosjekt Meldingsløftet i kommunene Prosjekteier Nasjonal IKT Nasjonal IKTs repr. Anne Bjørlykke, Helse Vest IKT Prosjektleder Helsedirektoratet oppnevner programkoordinator STATUS Avgrensning og innhold Ressurser Fremdrift Ekstern avhengighet Endring i status siden sist: Programmet er i ferd med å startes opp, de fleste kommunene har begynt prosjektplanlegging og allokering av ressurser. Man har også startet samarbeid med RHF-prosjekter for å se hva og hvordan man skal samhandle på videre. Det er også opprettet arena for samhandling og deling av dokumenter. Vurdering av kritiske suksessfaktorer: Tydelig beskrivelse av ansvar i hovedsamarbeidskommuner er vesentlig for å sikre videre bredding til nye kommuner. Det er også viktig at Meldingsløftet i kommunene samarbeider mer de regionale Meldingsløftprosjektene for å sikre at man er samkjørte med tilrettelegging av legekontor, samt prioritering av meldinger mellom foretak og kommuner. Også samarbeid med leverandører og bruk av adresseregistertet er påpekt som risikofaktorer. Fremdriftsplan hovedmilepæler: Etablering (des. 09- April 10) Prosjektetablering i hovedsamarbeidskommuner (mai 10 - sept. 10) Gjennomføring i hovedsamarbeidskommuner (okt des. 11) Samarbeidskommuner (sept. 10-des. 10) Prosjektetablering i alle samarbeidskommuner (nov. 10- feb. 11) Gjennomføring i samarbeidskommuner (feb. 11 -feb. 12) Oppfølgning og understøttende tiltak (feb nov- 10) Kommentarer: 18/01/2010

41 Vedlegg 04a Til: Styringsgruppen Nasjonal IKT Kopi Fra: Prosjektleder Terje Sagen, KITH (Programkontoret) Dato: Saksnr: 04/ Pilotering av elektroniske løsninger for henvisning og epikrise vedr. rehabilitering Bakgrunn og situasjon Fra overtok de regionale helseforetakene (RHF) bestiller- og finansieringsansvaret for opphold i opptreningsinstitusjoner og helsesportssentre. I tilknytning til overføring av ansvarsforhold ønsker RHFene (samt andre involverte aktører) å etablere elektroniske løsninger for samhandling rundt pasienter med behov for rehabilitering. På bakgrunn av dette opprettet Nasjonal IKT tiltak 25 Pilotering av elektroniske løsninger og epikrise vedr. rehabilitering og KITH ble tildelt oppdraget. Forprosjektets rapport ble fremlagt på møte i Nasjonal IKTs styringsgruppe og et hovedprosjekt ble etablert. KITH ble tildelt dette oppdraget i april Problemstilling Hovedprosjektet har hatt følgende hovedmål: Å gjennomføre en avgrenset pilot av elektroniske løsninger for henvisning og epikrise mellom fastleger og rehabiliteringsinstitusjoner som senere kan breddes til nasjonale løsninger. Dette inkluderer også at etablerte løsninger for henvisning skal kunne benyttes av eventuelle sentraliserte enheter som skal kunne ta i mot og videresende elektroniske henvisninger. Prosjektets delmål har vært hhv. etablering av elektronisk henvisning, etablering av elektronisk epikrise, samt å sikre at etablerte løsninger kan tas i bruk på nasjonalt nivå. Prosjektet startet ut med god progresjon, men har underveis møtt på utfordringer knyttet til leverandører. Forslag til løsning Styringsgruppen godkjente prosjektleders forslag om å omprioritere midler til stimuleringstiltak overfor leverandørene, noe som førte til at disse prioriterte opp arbeidet med mottak av henvisning og epikrise. Alle 3 leverandører er nå godkjent for sending av epikrise på siste versjon av meldingsstandard, samt mottak av henvisning iht. de krav som meldingsløftet setter. Prosjektet har i hovedsak nådd det formål som er beskrevet for prosjektet, Etablere og ta i bruk effektive nasjonale løsninger for elektronisk samhandling rund pasienter med behov for rehabilitering. Prosjektet anbefaler følgende: Løsningen bør breddes og tas i bruk. De 3 leverandørene som var med i prosjektet har meddelt at de vil bredde løsningen uavhengig av noe prosjekt. Den gode henvisning bør utvides med de klasser/subset av spesialiserte elementer som er ønsket i en henvisning til rehabiliteringsinstitusjoner.den kompetanse og dokumentasjon som Vedl 04a Tiltak 25 v1.0.doc 1

42 Vedlegg 04a er utviklet gjennom prosjektet bør gjenbrukes. Utvidelse av meldingen kan gjennomføres som et lite prosjekt eks. ved å stimulere EPJ leverandørene av fastlegesystemer til å implementere den utvidede gode henvisning. En utvidelse av meldingen må gjennomføres i samarbeid med Nasjonalt meldingsløft og KITH. Videresending av henvisning bør implementeres i EPJ systemene til spesialisthelsetjenesten. Sentrale enheter for rehabilitering (SeR) kan først da behandle en søknad om rehabilitering i den normale arbeidsflyten og videresende denne til rehabiliteringsinstitusjon. Prosjektets hovedfunn ble presentert for Prosjekteierforum Prosjekteierforum anbefalte godkjenning av sluttleveransene og avslutning av prosjektet. Prosjektets hovedfunn vil bli fremlagt i Styringsgruppen Prosjektets sluttrapport og presentasjon (vedlegg 04b-c) er vedlagt. Det er i tillegg til dette utarbeidet en XML-beskrivelse og en beskrivelse av Well Communicator henvisningsmodul. Disse er ikke vedlagt. Forslag til vedtak Styringsgruppen Nasjonal IKT tar prosjektets resultater og hovedfunn til etterretning. Styringsgruppen Nasjonal IKT godkjenner prosjektets sluttleveranser og avslutter prosjektet. Vedl 04a Tiltak 25 v1.0.doc 2

43 Vedlegg 04b SLUTTRAPPORT FRA Tiltak 25 Pilotering av elektroniske løsninger og epikrise vedr. rehabilitering Innhold: DEL 1: INNLEDNING... 2 BAKGRUNN... 2 MÅLSETTING MED PROSJEKTET... 2 Formål... 2 Hovedmål... 2 OPPRINNELIG IDEBESKRIVELSE... 2 Delmål 1: Etablere elektronisk henvisning... 2 Delmål 2: Etablere elektronisk epikrise... 3 Delmål 3: Sikre at etablerte løsninger kan tas i bruk på nasjonalt nivå... 3 LØSNINGEN SOM ER UTARBEIDET... 3 DEL 2: PROSJEKTGJENNOMFØRING I FORHOLD TIL PLAN... 5 DEL 3: ENDRINGER I PROSJEKTET... 7 Endret tidsplan... 7 Endret hovedmål... 7 DEL 4: ØKONOMISK RAMME... 8 DEL 5: GEVINSTANALYSE... 9 DEL 6: SAMLET PROSJEKTEVALUERING - MÅLOPPNÅELSE... 9 PLANLEGGING... 9 ORGANISERING GJENNOMFØRING RESSURSINNSATS MÅLOPPNÅELSE Hovedmål Delmål 1: Etablere elektronisk henvisning Delmål 2: Etablere elektronisk epikrise Delmål 3: Sikre at etablerte løsninger kan tas i bruk på nasjonalt nivå ANBEFALINGER OG FORSLAG TIL UTBREDELSE AV LØSNINGEN VEDLEGG: Tiltak: 25 Prosjekt:Rehab Milepæl: Foretak: KITH AS Versjon nr.1.0 Dato: Ansvarlig: Terje Sagen, KITH AS Arkiv nr. Side 1 av 15

44 Vedlegg 04b Del 1: Innledning Bakgrunn Fra overtok de Regionale helseforetakene (RHF) bestiller- og finansieringsansvaret for opphold i opptreningsinstitusjoner og helsesportssentre. I tilknytning til overføring av ansvarsforhold ønsker RHF-ene (og også andre involverte aktører) å etablere elektroniske løsninger for samhandling rundt pasienter med behov for rehabilitering. Hovedaktørene innenfor rehabilitering er fastleger og HF (sykehus) som henviser pasienter til rehabilitering, og rehabiliteringsinstitusjonene som mottar og behandler henviste pasienter. Dokumentet er bevist ikke detaljert, dette for å unngå å miste fokus som sluttrapport. Prosjektet har omfattende dokumentasjon på det arbeid som er gjort, dette kan fremskaffes ved behov. Målsetting med prosjektet Formål Etablere og ta i bruk effektive nasjonale løsninger for elektronisk samhandling rund pasienter med behov for rehabilitering. Hovedmål Prosjektet hadde følgende hovedmål: Å gjennomføre en avgrenset pilot av løsninger for elektronisk henvisning og epikrise mellom fastleger og rehabiliteringsinstitusjoner som kan breddes til nasjonale løsninger. Dette inkluderer også at etablerte løsninger for henvisning skal kunne benyttes av eventuelle sentraliserte enheter (som SeR i Helse Sør-Øst) som skal kunne ta i mot og videresende elektroniske henvisninger. Opprinnelig idebeskrivelse Prosjektet skal bidra til følgende resultatmål: 1. Etablere elektronisk kommunikasjon av nasjonalt henvisningsskjema for rehabilitering 2. Sending av elektronisk henvisning til rehabilitering fra minst 20 fastleger 3. Mottak av elektronisk henvisning fra fastleger hos minst 2 rehabiliteringsinstitusjoner 4. Etablere elektronisk kommunikasjon av epikriser innenfor rehabilitering 5. Sending av elektronisk epikrise til fastleger fra minst 2 rehabiliteringsinstitusjoner 6. Mottak av elektronisk epikrise fra rehabiliteringsinstitusjoner hos minst 20 fastleger 7. Evaluering av piloterte løsninger og grunnlag for å anbefale videre utbredelse av piloterte løsninger Delmål 1: Etablere elektronisk henvisning Prosjektet vil ha ansvar for at det etableres løsninger for elektronisk henvisning fra fastleger (og eventuelt via sentraliserte enheter) til rehabiliteringsinstitusjonene. Dette skal sikre at fastlegen fra sitt EPJ skal kunne generere og sende en henvisning som omhandler rehabilitering. Rehabiliteringsinstitusjonene skal kunne ta i mot den elektroniske henvisningen inn i sitt EPJ. Tiltak: 25 Prosjekt:Rehab Milepæl: Foretak: KITH AS Versjon nr.1.0 Dato: Ansvarlig: Terje Sagen, KITH AS Arkiv nr. Side 2 av 15

45 Vedlegg 04b Dersom en pilot omhandler sentraliserte enheter (som SeR i Helse Sør-Øst RHF) skal det være mulig for slike enheter å ta imot og videresende en elektronisk henvisning til aktuell rehabiliteringsinstitusjon. Delmål 2: Etablere elektronisk epikrise Prosjektet skal sørge for at det etableres løsninger for sending av elektronisk epikrise fra rehabiliteringsinstitusjonene. Dette skal sikre at epikriser kan genereres og sendes fra EPJ systemet hos rehabiliteringsinstitusjonene og skal kunne mottas elektronisk i EPJ systemet til mottakende part. I pilotprosjektet legges det opp til at elektronisk epikrise sendes til fastlegene, men i senere faser skal epikrisen kunne sendes til andre parter når det er andre enn fastlegen som har henvist pasienten til rehabilitering. Delmål 3: Sikre at etablerte løsninger kan tas i bruk på nasjonalt nivå De elektroniske løsningene som etableres og prøves ut må realiseres slik at de kan brukes av andre aktuelle aktører (som for eksempel sykehus og SeR) og breddes til bruk på nasjonalt nivå. For eksempel må elektronisk henvisning etableres slik at er mulig å sende henvisninger på tvers av regiongrenser (dette er aktuelt siden noen rehabiliteringsinstitusjoner har landsdekkende funksjoner). Dette delmålet skal sikre at løsninger etableres ved å ta i bruk nasjonale innholdsstandarder for henvisning og epikrise som muliggjør mange-til-mange kommunikasjon. Løsninger skal også etableres i tråd med Samhandlingsarkitektur for meldingskommunikasjon i helsesektoren. For henvisning har det i regi av Helse Øst-RHF vært gjennomført et arbeid med å komme med anbefalinger til et nasjonalt henvisningsskjema for rehabilitering. Piloteringen av elektronisk henvisning må ta utgangspunkt i arbeidet fra Helse Øst RHF slik at en sikrer at det som piloteres kan breddes nasjonalt. Prosjektet bør opprette samarbeid med SSP 1 (Standardiserings- og samordningsprogrammet hos KITH) for å sikre at de løsninger som planlegges pilotert er i henhold til gjeldende standarder. Samarbeid med SSP vil også sikre at de løsninger som tenkes etablert vil kunne fungere nasjonalt med tanke på senere utbredelse løsningene. Løsningen som er utarbeidet Prosjektets hovedmål ble endret fra å ha en begrenset pilot hvor det var elektronisk samhandling mellom fastlege og rehabiliterings institusjon (Sending/mottak av henvisning og epikrise), til å stimulere leverandører av Elektroniske pasientjournalsystemer (EPJ for rehabiliteringsinstitusjoner) å utvikle modul for elektronisk samhandling samt å få godkjent meldingene for mottak av Henvisning ( den gode henvisning ) og sending av epikrise 1.1 på siste versjon iht. Nasjonalt Meldingsløft aspx aspx 33 Tiltak: 25 Prosjekt:Rehab Milepæl: Foretak: KITH AS Versjon nr.1.0 Dato: Ansvarlig: Terje Sagen, KITH AS Arkiv nr. Side 3 av 15

46 Vedlegg 04b Funksjonalitet for elektronisk samhandling er utviklet hos 3 sentrale leverandører som også har fått godkjent meldingene gjennom Test og Godkjennings ordningen hos KITH. Leverandørene har begynt å teste løsningen og bredde løsningen til sine kunder. Formålet med prosjektet ble ikke endret. Figur 1 Godkjente Rehab-systemer pr 20. oktober 2010 ( aspx ) Tiltak: 25 Prosjekt:Rehab Milepæl: Foretak: KITH AS Versjon nr.1.0 Dato: Ansvarlig: Terje Sagen, KITH AS Arkiv nr. Side 4 av 15

47 Vedlegg 04b Del 2: Prosjektgjennomføring i forhold til plan Dokumentets del 3 beskriver endringer i tidsplan og mål. Den opprinnelige aktivitetsplan (Figur 2) er derfor ikke sammenlignbar med den endelige prosjektplan (Figur 3). Se del 3 av dokumentet for detaljer. Figur 2 Prosjektets opprinnelige plan. Tiltak: 25 Prosjekt:Rehab Milepæl: Foretak: KITH AS Versjon nr.1.0 Dato: Ansvarlig: Terje Sagen, KITH AS Arkiv nr. Side 5 av 15

48 Vedlegg 04b Figur 3 Prosjektets endelige plan. Tiltak: 25 Prosjekt:Rehab Milepæl: Foretak: KITH AS Versjon nr.1.0 Dato: Ansvarlig: Terje Sagen, KITH AS Arkiv nr. Side 6 av 15

49 Vedlegg 04b Del 3: Endringer i prosjektet Prosjektet ble endret flere ganger med forskjøvet tidsplanen og endring av hovedmål. Endret tidsplan Hovedgrunnen til endret tidsplan var at den sentrale leverandøren av EPJ system til Rehabiliteringsinstitusjoner (52 % av markedet 4 ) ble solgt ca. 9 mnd. etter prosjekt oppstart. EPJ systemet ble lagt ned av den nye eieren, som så valgte å videreutvikle sitt eget system. Markedet var uten leverandør av EPJ for rehabilitering da de andre systemene som var i bruk enten var vanlige EPJ system for allmennleger/plo eller egenutviklet. Rehabiliteringsinstitusjonene gikk sammen om å kartlegge funksjonelle krav for sektoren og finne nye EPJ systemer som dekker sektorens behov. Når kravene var spesifisert ble tre potensielle leverandører av rehabiliteringssystem invitert til å komme med løsningsbeskrivelse og anbud i et felles møte. KITH og Prosjektleder ble invitert for å bistå med svar vedrørende EPJ og elektronisk samhandling. Møtet ble holdt i regi av HSH (tidligere Handels- og Servicenæringens Hovedorganisasjon) 19. juni 2009 hvor mange rehabiliteringers institusjoner deltok. I perioden etter møtet ble det inngår avtale med flere leverandører. Ingen av leverandørene hadde på dette tidspunkt en løsning for elektronisk samhandling mellom fastlege og rehabiliteringsinstitusjon. Alle hadde planer om elektronisk samhandling, men andre moduler hadde høyere prioritet. Leverandørene var derfor opptatte med å utvikle basisfunksjoner i EPJ systemet. Grunnet ovennevnte godkjente Styringsgruppen i Nasjonal IKT (NIKT) endring i tidsplan ved flere ganger. Endret hovedmål Hovedmålet vare en begrenset pilot mellom 20 fastleger og 2 rehabiliteringsinstitusjoner. Prosjektet hadde tilgang til fastleger som ønsket å være med i en pilot, og var i dialog med 2 rehabiliteringsinstitusjoner, en i nord og en i sør. Underveis viste det seg at den beskrevne infrastruktur ikke var på plass i nord og at institusjonen ikke kunne delta. Ny rehabiliteringsinstitusjon kom på plass for testing av elektronisk mottak av henvisning. Sunnaas (SeR) ble også med i prosjektet, men mangler i EPJ systemet til Sunnaas førte til at prosjektet måtte bestille endringer i kommunikasjonsmodulen for å kunne videresende meldingen fra SeR til rehabiliteringsinstitusjonen. Siden Rehabiliteringsinstitusjonene ikke hadde elektronisk samhandling måtte SeR skrive ut henvisningen med vedlegg for så å sende den videre av 45 institusjoner hadde PA-PAS. Tiltak: 25 Prosjekt:Rehab Milepæl: Foretak: KITH AS Versjon nr.1.0 Dato: Ansvarlig: Terje Sagen, KITH AS Arkiv nr. Side 7 av 15

50 Vedlegg 04b I styringsgruppemøte 4. desember 2009 ble status for prosjektet fremlagt. Styringsgruppen hadde fokus på at den gode henvisning burde ligge i bunn fremfor en ny spesialisert melding. Styringsgruppen var også kritisk til å inngå en avtale med en leverandør av EPJ for rehabilitering, da dette kunne gi markedsmessig fortrinn for den valgte leverandør. RHF vil i fremtiden kunne være bestiller av EPJ og tjenester fra samme leverandør og dette kan da være problematisk ved valg en leverandør. Styringsgruppen anbefalte ikke å inngå kontrakt med en leverandør før dette evt. var juridisk vurdert. Prosjektleder anbefalte overfor styringsgruppen på et senere tidspunkt at prosjektets hovedmål endres fra å ha 2 pilot institusjoner med 20 leger til å stimulere EPJ leverandørene innenfor rehabilitering til å utvikle modul for elektronisk samhandling og får sine meldinger godkjent gjennom Test og godkjenningsordningen hos KITH. Leverandørene skulle stimuleres med NOK pr melding 5. De meldingene som skulle godkjennes var de nasjonale meldinger for henvisning og epikrise iht. Nasjonalt Meldingsløft. Styringsgruppen i NIKT vedtok 29.april 2009 følgende: "Styringsgruppen Nasjonal IKT godkjenner søknad om å endre post 5 i budsjettet fra en pilot til stimuleringstiltak". 3 av 4 aktuelle leverandører valgte å benytte seg av stimuleringstiltaket og har fått sine meldinger godkjent på gjeldende nasjonal standard. Følgende endringer er behandlet i styringsgruppen under prosjektgjennomføringen. Endringsbehov/tittel Endre tidsplan endre post 5 i budsjettet fra en pilot til stimuleringstiltak Kort kommentar (om nødvendig) Se over Se over Del 4: Økonomisk ramme Aktivitet Anskaffelser til utstyr Anskaffelser til programvare og lisenser Kostnader til eksterne konsulenter - prosjektledelse - opplæring - programutvikling - etc Opprinnelig Budsjett Regnskap Avvik ** Programutvikling hos EPJ * Maks. 2 meldinger Henvising og epikrise. Totalt NOK pr leverandør Tiltak: 25 Prosjekt:Rehab Milepæl: Foretak: KITH AS Versjon nr.1.0 Dato: Ansvarlig: Terje Sagen, KITH AS Arkiv nr. Side 8 av 15

51 Vedlegg 04b leverandører Egne administrasjonskostnader Egeninnsats fra Helseforetak/RHF Sum *Leverandørene fakturer NOK i november og er inkludert ** prosjektleder vil fakturer for arbeid i oktober(nok 20500) og november Del 5: Gevinstanalyse Det er i forprosjektet beskrevet hvilke gevinster som kan oppnås. I henhold til plan for gjennomføring av forprosjekt ble kun gevinster knyttet til elektronisk samhandling vurdert. Gevinst i kronebeløpet knyttet til rehabilitering ble ikke konkretisert, men erfaringer fra innføring av elektronisk henvisning og epikrise er det grunn til å anta at man vil oppnå kvantitative gevinster også knyttet til rehabilitering. De mer kvalitative og vanskelig tilgjengelige gevinstene er først og fremst knyttet til informasjonsinnholdet. Erfaringer viser at elektroniske henvisninger og epikriser er mer komplette. Det blir større muligheter til å integrere behov for særlig tilleggsinformasjon, for eksempel funksjonsvurderinger. Henvisninger og epikriser blir lettere å finne igjen og informasjon kan gjenbrukes med enkelhet. Det blir enklere å organisere tverrfaglige bidrag til epikriser Elektroniske henvisninger og epikriser åpner for større muligheter til å endre organiseringen av arbeidet knyttet til denne kommunikasjonen. Data til evaluering og planlegging blir lettere tilgjengelig. Sentral enhet for rehabilitering Sunnaas har pilotert elektronisk henvisning til Sentral enhet. De ser gevinsten i elektronisk saksbehandling og sendte i september 2010 brev til fastlegene om at de nå ønsker å motta elektroniske henvisninger og har allerede fått stor respons. Del 6: Samlet prosjektevaluering - måloppnåelse Planlegging Prosjektleder jobbet ut fra forprosjektet som var grundig, og beskrev i detalj hva som var hovedmål og delmål. Prosjektdirektivet for Tiltak 25 var basert på forprosjektet og planla alle aktivitetene der etter. Hovedmålet var å få på plass elektronisk samhandling mellom allmennleger og rehabiliteringsinstitusjoner, og hvis mulig med Sentral enhet for rehabilitering. Prosjektet skulle basere seg på de nasjonale standarder som gjaldt for elektronisk samhandling med gjenbruk av kunnskap. Tiltak: 25 Prosjekt:Rehab Milepæl: Foretak: KITH AS Versjon nr.1.0 Dato: Ansvarlig: Terje Sagen, KITH AS Arkiv nr. Side 9 av 15

52 Vedlegg 04b Det som forprosjektet menet var vanskeligst var å skaffe 20 allmennleger til en pilot. Prosjektet hadde kontakt med flere legesentre/leger som var villige til å være piloter likeledes rehabiliteringssentre. Når planleggingen var ferdig og pilotene skulle starte med å få på plass kommunikasjonsmodulen, viste det seg at infrastrukturen ikke var på plass slik som forventet hos rehabiliteringsinstitusjonene 6. Dette førte til at et rehabiliteringssenter måtte erstattes med et annet. EPJ systemet til Sunnaas var heller ikke tilpasset videresending av henvisning, slik at alle deler den planlagte løsning ikke kunne realiseres. Planlagt nasjonal funksjonalitet som dialog melding og tilbakemelding på henvisning er beskrevet i prosjektdirektivet, men denne funksjonaliteten skulle ikke vær del av pilot prosjektet og ble derfor ikke planlagt. Det som kunne vært gjort annerledes var at prosjektet kun skulle bruke funksjonalitet som allerede var implementert ved oppstart eller funksjonalitet som prosjektet skulle utvikle. Det som gjenstår er følgende: Videresending av henvisning fra spesialist helsetjenesten EPJ system. I dag må dette gjøres i kommunikasjonsmodulen og ikke i den vanlige arbeidsflyt som helsepersonell har for oppgaven. Funksjonaliteten har vært lovet Sunnaas over lengre tid men ikke kommet på plass. Denne funksjonaliteten vil trolig komme på plass gjennom andre prosjekt og bør være del av kravene i samhandling HF til HF. 7 Spesialisert henvisningsskjema for rehabilitering. Den funksjonelle kravspesifikasjonen er utarbeidet og godkjent av RHF ene. Beskrivelse av meldingen er ferdig fra KITH og dokumentert (Se vedlegg). Det er utarbeidet nye kodeverk som skal dekke de funksjoner som er beskrevet i kravspesifikasjonen. Meldingen ble ikke pilotert, da prosjektet først ville få på plass de meldinger som allerede eksisterer og finnes i alle EPJ systemer, for å forhindre at utvikling av en ny melding skulle gi nye feil og problemer. Dette er kunnskap og kodeverk som bør brukes når en spesialisert melding skal utvikles. Dette bør gjøres i samarbeid med Nasjonalt meldingsløft, og basere seg på den gode henvisning med tilleggs elementer/klasser som er spesifikke for rehabilitering. Prosjektleder har allerede tatt dette opp med meldingsløftet. Det er små ressurser som skal til for å få dette på plass og stimulering av leverandørene fra eks. NIKT vil være en god løsning for å få dette realisert i løpet av kort tid. Bruk av dialog melding og tilbakemelding på henvisning. Dette jobbes det med nasjonalt og vil være tilgjengelig for samhandling om pasienter som trenger rehabilitering når funksjonaliteten breddes. 6 Fastlegene hadde allerede infrastruktur for elektronisk kommunikasjon og var tilknyttet Norsk Helsenett 7 Dette bør sees på i forbindelse med Elin-S Tiltak: 25 Prosjekt:Rehab Milepæl: Foretak: KITH AS Versjon nr.1.0 Dato: Ansvarlig: Terje Sagen, KITH AS Arkiv nr. Side 10 av 15

53 Vedlegg 04b Den erfaring prosjektet har fått er at det tar lenger tid enn antatt å utvikle, pilotere og bredde løsninger. Andre prosjekter bør være forsiktig med å inkludere i hovedmål eller delmål funksjonalitet som ikke er på plass, ved prosjektstart. Dette gjelder ikke funksjonalitet skal utvikles gjennom prosjektet. Organisering Organiseringen av prosjektet gikk gjennom Programkontoret Nasjonal IKT, og prosjektet hadde de resurser det var behov for. Kompetanse på nasjonale standarder, og samhandling ble hentet fra KITH, og kompetanse på elektronisk kommunikasjon, fra papir til elektronisk skjema ble hentet fra Norsk senter for elektronisk pasientjournal (NSEP). Gjennomføring Prosjektet ble ikke gjennomført innenfor den tidsramme og den hovedmålsetning som var beskrevet i prosjektdirektivet. Den delen av helsesektoren som omhandler rehabilitering var ikke moden nok for elektronisk samhandling (EPJ), og den funksjonalitet som sektoren krever var heller ikke på plass (eks. videresending av henvisning, dialog melding og tilbakemelding på henvisning). Dette førte til at prosjektet stadig ble forlenget i påvente av modenhet, EPJ og funksjonalitet Den erfaring vi i dag har for innføring av ny funksjonalitet er at det tar lenger tid enn tidligere antatt. Tiltak 25 var basert på et forprosjekt som hadde en realistisk tidsramme, hvis de forutsetningene som var beskrevet var på plass. Elektronisk samhandling har generelt vært vanskelig å implementere med den kvalitet og sikkerhet som er nødvendig for helse helsesektoren. Det ble derfor opprettet et Nasjonalt meldingsløft for å få på plass slik funksjonalitet. Det ble også plukket ut 12 prioriterte meldinger som skulle breddes, inkludert henvisning og epikrise. De prosjekter som gjennomføres og den funksjonalitet som meldingsløftet bredder vil også komme samhandling rundt pasienter med behov for rehabilitering til gode da løsningen for rehabilitering bygger på Nasjonal samhandlingsarkitektur. Prosjektet hadde ikke tatt høyde for det EPJ system som var mest brukt ble solgt til annet firma og avviklet. Dette førte til at prosjektet ikke kunne realiseres innen den planlagte tidsplan. I påvente av at nye EPJ systemer ble utviklet, ble elektroniske henvisninger sendt til SeR og til ett rehabiliterings senter, men da med begrenset funksjonalitet. Meldingen ble sendt fra fastlegen til kommunikasjons modulen og måtte enten skrives ut, eller kopieres inn i EPJ ved hjelp av klipp og lim funksjon. Løsningen beskrives av brukerne som mer brukervennlig enn papir. Ved prosjektslutt er intensjonen i formålet oppnådd, elektronisk samhandling rundt pasienter med behov for rehabilitering kommer på plass. 3 leverandører er godkjente for mottak av henvisning versjon 1.0 og sending av epikrise 1.1. De gjenstående oppgaver nevnt under planlegging vil komme på plass når den nasjonale løsningen breddes. Det som bør gjennomføres er å utvide den gode henvisning til å ha funksjonalitet tilpasset rehabilitering. Dette er en mindre jobb, da det allerede er brukt ressurser på å utvikle kodeverk og dataelementer/klasser. Nasjonalt meldingsløft vil ikke ta inn nye meldinger i prosjektet, men som nevnt over er dette tatt opp med prosjektleder i Nasjonalt meldingsløft, som har sagt at problemstillingen vil bli tatt opp. Tiltak: 25 Prosjekt:Rehab Milepæl: Foretak: KITH AS Versjon nr.1.0 Dato: Ansvarlig: Terje Sagen, KITH AS Arkiv nr. Side 11 av 15

54 Vedlegg 04b Ressursinnsats Den totale innsats i prosjektet er omfattende, men all innsats er ikke realisert i løsning, eks den utviklede spesialiserte henvisning for Rehabilitering. Den ressurs innsats som ble gjennomført i prosjektet er tilfredsstillende for å nå formålet med prosjektet. Leverandørene prioriterte basisfunksjonalitet i EPJ fremfor elektronisk kommunikasjon, og etter samtale med leverandørene var det klart at elektronisk samhandling ikke nådde opp ennå. Ved å stimulere de tilskudd fra NIKT, gjorde leverandørene en omprioritering og satte elektronisk samhandling øverst på listen. Måloppnåelse Formålet med prosjektet var å etablere og ta i bruk effektive nasjonale løsninger for elektronisk samhandling rundt pasienter med behov for rehabilitering. Dette målet er delvis nådd da prosjektet har etablert en nasjonal løsning basert på nasjonal meldingsstandard og siste versjon. Den spesialiserte melding er ikke fult utviklet. Prosjektet skulle ha en pilot og komme med anbefalinger for bredding. Leverandørene jobber allerede med å teste ut elektronisk samhandling og de har klare mål om bedding av løsningen 8. Meldingene var først godkjent medio oktober En gevinst utover hovedmålet er at leverandørene vil bredde elektronisk samhandling uten at det er noe prosjekt som står bak. Grunnen til dette er at elektronisk samhandling i dag er et krav fra brukerne, og en forutsetning for god samhandling. Hovedmålet og delmålene er kommentert tidligere i dokumentet, men blir gjengitt kort. Hovedmål Å gjennomføre en avgrenset pilot av løsninger for elektronisk henvisning og epikrise mellom fastleger og rehabiliteringsinstitusjoner som kan breddes til nasjonale løsninger. Hovedmålet ble endret til at leverandørene utvikler funksjonalitet for elektronisk samhandling og får henvisning og epikrise godkjent gjennom Test og godkjenningsordningen hos KITH. Dette målet ble nådd medio oktober 2010 da de tre leverandørene som har deltatt i prosjektet fikk sine meldinger godkjent. Leverandørene har meddelt at de vil bredde løsningen til sine kunder. Den etablerte løsning for henvisning skal kunne benyttes av eventuelle sentraliserte enheter (som SeR i Helse Sør-Øst RHF) som skal kunne ta i mot og videresende elektroniske henvisninger. SeR har gjennom store deler av prosjektet mottatt elektronisk henvisning fra fastleger men i begrenset omfang. SeR har sendt ut brev til fastlegene om at de ønsker å motta elektroniske henvisninger for søknad om rehabilitering. Videresending av henvisningen er lovet fra EPJ leverandøren til Sunnaas men ikke levert. (Funksjonalitet som Tiltak 25 bygger på) 8 En leverandør er allerede i testfasen før bredding. Tiltak: 25 Prosjekt:Rehab Milepæl: Foretak: KITH AS Versjon nr.1.0 Dato: Ansvarlig: Terje Sagen, KITH AS Arkiv nr. Side 12 av 15

55 Vedlegg 04b Etablere elektronisk kommunikasjon av nasjonalt henvisningsskjema for rehabilitering. Prosjektet har brukt den funksjonelle kravspesifikasjon fra den nasjonale faggruppen for rehabilitering. Kravene i denne er omgjort til et dokument som beskriver hvordan en slik melding kan ut og prosjektet har fått utviklet nye kodeverk for meldingen. Inntil en spesialisert henvisning er utviklet må fastlegene bruke den standardiserte gode henvising Henvisning 1.0 i meldingsløftet. Delmål 1: Etablere elektronisk henvisning Prosjektet skal etablere løsninger for elektronisk henvisning fra fastleger (og eventuelt via sentraliserte enheter) til rehabiliteringsinstitusjonene. Dette er gjort og 3 leverandører er godkjent på siste versjon av henvisning 1.0 den gode henvisning. Leverandørene vil teste og bredde løsningen. Delmål 2: Etablere elektronisk epikrise Prosjektet skal sørge for at det etableres løsninger for sending av elektronisk epikrise fra rehabiliteringsinstitusjonene. Dette skal sikre at epikriser kan genereres og sendes fra EPJsystemet hos rehabiliteringsinstitusjonene og skal kunne mottas elektronisk i EPJ-systemet til mottakene part. Dette er gjort og 3 leverandører er godkjent på siste versjon av epikrise 1.1 Leverandørene vil teste og bredde løsningen. Delmål 3: Sikre at etablerte løsninger kan tas i bruk på nasjonalt nivå Prosjektet bygger kun på løsninger som er del av en nasjonal samhandlingsarkitektur. Henvisningen og epikrisen er på siste versjon av meldingene, og prosjektet har hele tiden hatt dialog med KITH slik at de krav som stilles for en spesialisert henvisning fra den nasjonale gruppen passer med strukturen i meldingene. Det forslaget KITH har til melding passer med nasjonale løsninger. Slik KITH ser det i dag så bør elementene som rehabilitering krever tas inn i den gode henvisning, istedenfor å lage et eget skjema noe som passer med de føringer Nasjonal meldingsløft har Anbefalinger og forslag til utbredelse av løsningen Prosjektet har i hovedsak nådd det formål som er beskrevet for prosjektet, Etablere og ta i bruk effektive nasjonale løsninger for elektronisk samhandling rund pasienter med behov for rehabilitering. Prosjektet anbefaler at løsningen breddes og tas i bruk, og dette blir gjort av de 3 leverandørene som var med i prosjektet. Leverandørene vil teste løsningen og bredde løsningen den uavhengig av noe prosjekt men må bruke den gode henvisning. Elektronisk samhandling er i dag er naturlig del av helsetjenesten, og et krav fra brukerne, både fastleger, rehabiliterings institusjoner og pasienter. Prosjektet anbefaler allikevel at den gode henvisning blir utvidet med de klasser/subset av spesialiserte elementer som rehabilitering krever. KITH vil gjenbruke den kompetanse og dokumentasjon som er utviklet gjennom prosjektet men det vil allikevel kreve noen ressurser. Når meldingen er ferdig utviklet vil fra KITH må EPJ leverandørene for fastlege systemer implementere meldingen. Tiltak: 25 Prosjekt:Rehab Milepæl: Foretak: KITH AS Versjon nr.1.0 Dato: Ansvarlig: Terje Sagen, KITH AS Arkiv nr. Side 13 av 15

56 Vedlegg 04b Dette bør gjennomføres som et lite prosjekt i regi av NIKT eks. ved å stimulere EPJ leverandørene til fastlegene til å implementere henvisning meldingen som vil inneholde de krav rehabilitering har og som KITH vil innarbeide i henvisningen. Terje Sagen Prosjektleder KITH AS Tiltak: 25 Prosjekt:Rehab Milepæl: Foretak: KITH AS Versjon nr.1.0 Dato: Ansvarlig: Terje Sagen, KITH AS Arkiv nr. Side 14 av 15

57 Vedlegg 04b Vedlegg: 1) Elektronisk utveksling av henvisning Tilpasset bruk for rehabiliteringsinstitusjoner XML meldingsbeskrivelse Versjon 1.1 rehab Status: Til utprøving Dokumentet beskriver den meldingsstruktur som tilfredsstiller de krav den nasjonale faggruppen har satt 2) Well Communicator Henvisningsmodul v Dokumentet beskriver den løsning som ble valgt for SeR og institusjon i Nord før det var etablert modul for elektronisk samhandling Tiltak: 25 Prosjekt:Rehab Milepæl: Foretak: KITH AS Versjon nr.1.0 Dato: Ansvarlig: Terje Sagen, KITH AS Arkiv nr. Side 15 av 15

58 Vedlegg 05a Til: Styringsgruppen Nasjonal IKT Kopi Fra: Prosjektleder Grete Bach, KITH (Programkontoret) Dato: Saksnr: 05/ ELIN-S - Støtte for behandlingsprosser mellom foretak - del 2 (tiltak 5.11) Bakgrunn og situasjon ELIN-S tar for seg problematikken om deling av informasjon på tvers av institusjonsgrenser i spesialisthelsetjenesten ut fra perspektivet til somatiske sykehus. Somatiske sykehus betegner sykehus som gir spesialisert behandling for fysisk sykdom og skade. Dette prosjektet omfatter både offentlige sykehus og private sykehus med driftsavtale. Prosjektet skal også ta hensyn til kommunikasjon som foregår over sykehusgrensene, herunder informasjonsdeling med primærhelsetjenesten. På bakgrunn av dette opprettet Nasjonal IKT tiltak ELIN-S - Støtte for behandlingsprosser mellom foretak - del 2. KITH ble tildelt opprinnelig oppdrag i 2007, mens del 2 ble igangsatt i mars Problemstilling Forprosjektet har hatt følgende hovedmål: Hovedmålet er å beskrive et hovedprosjekt for utvikling av funksjonelle krav til EPJ-systemer som støtter planlegging og gjennomføring av behandlingsprosesser der pasient, informasjon om pasient og/eller biologisk materiale fra pasient utveksles over sykehusgrenser. Forprosjektets delmål har vært hhv. å beskrive tre scenarioer og beskrive de prosessene som utspiller seg når scenarioene gjennomføres, kartlegge berørte systemer og analysere eksisterende portefølje, samt utarbeide prosjektplan og søknad for hovedprosjekt med testbare og funksjonelle krav. Forslag til løsning Modell av arbeidsprosessene for de skisserte scenarioene fra prosjektdirektivet, foreligger som egen rapporten, Delmål 1, arbeidsprosesser. I utgangspunktet anbefalte forprosjektet å etablere et nasjonalt EPJ-program med fokus på: Sporbarhet og effektiv logistikk Beslutningsstøtte og generell helseinformasjon Nasjonal formidler Kvalitetssikring og kvalitetsforbedring Standardisering, terminologi Nasjonal IKTs Fagforum Arkitektur har gjennomgått forslaget med tanke på en fortsettelse i et nytt prosjekt, relatert mot spesifisering av tjenester. Konklusjonen er at man i første omgang ikke ser for seg å etablere et fullstendig EPJ-program, men vil isteden fokusere på kulepunkt 1; sporbarhet og effektiv logistikk. Hovedmålsetningen for et slikt arbeid vil være å utarbeide en overordnet nasjonal kravspesifikasjon av en sporbarhetstjeneste med funksjonalitet til sporing, feilsøking, varsling, tilgang og innsyn. Slik det er i dag kan verken lege eller pasient vite sikkert når resultater av prøver, Vedl 05a Tiltak 5.11 v1.0.doc 1

59 Vedlegg 05a undersøkelser og henvisninger kommer, hvor lang tid behandling av forespørsler kan ta, hvem som håndterer prøven, henvisningen eller epikrisen m.m. Sporing gir mulighet til å følge "noe som for eksempel en rekvisisjon, en prøve, en henvisning, en epikrise fra start til slutt. En sporingstjeneste vil kunne detektere hvor "noe befinner seg, hvem jobber med "noe, status (f.eks. grad av ferdigstillelse ), hvor i prosessen "noe er, osv., til alle tidspunkt. Det er imidlertid viktig å poengtere at sporingstjenesten bare skal ta vare på opplysninger som er relevante for selve sporingen og ikke være en kilde for opplysninger som er pasientrelaterte. Sporingstjenesten skal ikke være et Helseregister. I workshopene som ble avholdt i forprosjektet for å finne behovene for støtte for behandlingsprosesser mellom foretak, kom det klart fram at helsepersonell bruker mye tid på ettersøking av bortkomne svar, manglende prøver, epikriser osv. Dersom man kan effektivisere informasjonsinnhentingen av opplysninger om hvor en rekv., en prøve, et svar etc. er eller status på denne vil viktige elementer i samhandlingsprosessene være på plass. En sporingstjeneste vil føre til bedre logistikk ved at arbeidsprosesser og forløp blir definert og standardisert, og i tillegg gi en bedring av både service og kvalitet. Ingen av de eksisterende IKT-systemene som er kartlagte under dette forprosjektet, har den etterlyste funksjonaliteten mht sporbarhet. I andre sektorer som postvesenet og mattilsynet, kan man følge en enhets historiske forløp i form av opphav, hvor enheten har vært i systemet, angivelse av videre destinasjon og tidsforløp, hvilke prosesser/endringer den har vært utsatt for i forløpet, samt kvalitetsanliggende. Deler av de erfaringer man har gjort seg i andre bransjer mht sporbarhet vil kunne overføres til helsevesenet, men det vil være behov for å få tilpasset et sporingssystem som tar høyde for kompleksiteten og dynamikken rundt pasientbehandlingen. Oppbyggingen og bruken av en sporbarhetstjeneste i helsevesenet skal baseres på standarder. Det vil derfor være uten betydning hvilket system den enkelte aktør måtte ha, Sporbarhetsfunksjonalitet er sterkt etterspurt av deltakerne i forprosjektet. Prosjektet skal identifisere og spesifisere funksjonaliteten til en slik sporingstjeneste, kartlegge nødvendige dataelementer som vil inngå i en sporbarhetstjeneste, beskrive grenseflatene mot aktuelle EPJ- og fagsystem med hensyn til tjenesteorientert arkitektur og komme med forslag til brukergrensesnitt. Ved behandling av saken i PEF ble følgende vedtatt: Prosjekteierforum tar forprosjektets resultater og hovedfunn til etterretning, men ønsker å påpeke overfor KITH at man ser enkelte forbedringspunkter ved de ferdigstilte leveransene. Prosjekteierforum anbefaler Nasjonal IKTs Styringsgruppe å godkjenne forprosjektets sluttleveranser og avslutte forprosjektet. Prosjekteierforum anbefaler at det gjennomføres noe mer arbeid før et eventuelt videre arbeid knyttet til sporbarhet og effektiv logistikk videreføres. PEF konkluderte med at det vil være behov for å få bedre grep med selve helheten og strukturen i meldingsarbeidet og se konsekvensene av alle tiltak og leveranser knyttet til EPJ. Hovedformålet med disse tiltakene og leveransene bør være forbedring av prosessene sett fra pasientens perspektiv. PEFs syn er at en mulig vei videre vil være å utarbeide en konsekvensutredning / kost-nytte analyse basert på en overordnet kravspesifikasjon av den planlagte sporbarhetstjenesten. PEF opplevde at problemstillingen løftet av prosjektet var relevant, men konkluderte med at man ville trenge noe mer tid før man konkluderte på veien videre. Det er ikke utført noen studie angående konsekvenser eller kost/nytte av en sporbarhetstjeneste. I tilbakemeldinger fra helsepersonell rapporteres det imidlertid om et stort tids- og ressursforbruk på ettersøking av prøver, prøveresultater, svar på henvisninger, epikriser etc. Leger og sykepleiere bruker mye tid hver dag på dette, og denne tiden kunne vært benyttet til annet nødvendig arbeid som for eksempel pasientbehandling. Dagens praksis viser eksempler på dårlig service, dårlig kvalitet og slett pasientbehandling. I tillegg til at helsepersonellet blir misfornøyde og opplever frustrasjon ved å bruke mye tid og energi som isteden skulle vært dedikert til helsehjelp ovenfor pasientene. Det som er viktig og som gjør at kravspesifisering for utviklingen av en sporbarhetstjeneste er riktig å ta fatt i nå, er det store pågående arbeidet som pågår i alle RHFene i regi av det Nasjonale meldingsløftet. Alle regionene har pågående prosjekter med å få opp elektronisk meldingsutveksling Vedl 05a Tiltak 5.11 v1.0.doc 2

60 Vedlegg 05a basert på godkjente nasjonale standarder, få opp bruk av applikasjonskvitteringer og bruk av unike identifikatorer på elektroniske meldinger. Dette vil være et svært viktig fundament å basere kravspesifiseringen av sporbarhetstjeneste på. Hovedfunn fra tiltak 5.11 og forslag til videreføring vil bli presentert i møte i Styringsgruppen Sluttrapport fra tiltak 5.11, ppt-presentasjon, samt søknad om videreføring og utkast til prosjektdirektiv er vedlagt (vedlegg 05b-05e). Forslag til vedtak Nasjonal IKTs Styringsgruppe tar forprosjektets resultater og hovedfunn til etterretning. Nasjonal IKTs Styringsgruppe godkjenner prosjektets sluttleveranser. Styringsgruppen Nasjonal IKT bevilger midler iht. søknad (kr = 43 %) til gjennomføring av forslag til videre arbeid i henhold til søknaden. Videreføring av ELIN-s mht sporbarhet er et av flere virkemidler for å oppnå prosesstøtte i EPJ. Vedl 05a Tiltak 5.11 v1.0.doc 3

61 Side 1 Vedlegg 05b Forprosjekt ELIN-s, del 2 Støtte for behandlingsprosesser mellom foretak Prosjektrapport Versjon 1.0 Dato:

62 Side 2 Vedlegg 05b Innhold 1. Sammendrag Forprosjektet ELIN-S, del Bakgrunn Hovedmål Delmål Delmål Delmål Prosjektorganisering Arbeidsmetode Prosessbeskrivelser Systemer og prosjekter som vedrører samhandling mellom institusjoner Videre arbeid med ELIN-S Resultater Anbefaling til videre arbeid Sporbarhet og effektiv logistikk Beslutningsstøtte Helseinformasjon til publikum Nasjonal formidler Kvalitetsforbedring Standardisering, terminologi, kodeverk og bruk av symboler Annet Vedlegg, deltakerliste...24

63 Side 3 Vedlegg 05b 1. Sammendrag Forprosjektet skal beskrive et hovedprosjekt for utvikling av funksjonelle krav til elektronisk pasientjournal(epj) som støtter planlegging og gjennomføring av behandlingsprosesser når pasient, informasjon om pasient og/eller biologisk materiale fra pasient, utveksles over sykehusgrenser. Deltakerne i forprosjektet kommer fra alle regionale helseforetak i Norge og representerer mange ulike fagkategorier. Felles for deltakerne er at de har generell god IKT-kunnskap og svært god kjennskap til de EPJ- og fagsystem som benyttes i helsesektoren. Mange har i tillegg til solid medisinsk faglig kompetanse, også formell kompetanse innenfor helseinformatikk. Ulike arbeidsprosesser som benyttes ved rekvirering, henvisning, forespørsler, prøveforsendelser, svarmottak med mer, ble gjennomgått og modellert vha Visual Architect v.2.3. Arbeidsprosessmodellene vist i dokumentene Henvisning, forespørsel og Rekvirering, prøvesending, svar danner bakteppet for de kravene som må stilles dagens EPJ-systemer for at de skal kunne oppfylle målene i prosjektdirektivet. Det ble under arbeidet i forprosjektet identifisert ulike mangler i eksisterende EPJ-system. Innenfor områder som elektronisk kommunikasjon, sporbarhet, kvalitetssikring, tilgangsstyring, beslutningsstøtte med mer, er det et stort forbedringspotensiale. Men deltakerne var også klar over kompleksiteten ved innføring av nye IKT-system mht tid, økonomi og arbeidsinnsats. Ut fra en realitetsvurdering anbefaler forprosjektet derfor et videre arbeid med fokus på punktene i lista under. Forprosjektet foreslår et nasjonalt EPJ-program der 5 ulike prosjekter startes parallelt eller sekvensielt. Det er imidlertid viktig at prosjektene samkjøres, da flere av prosjektene henger tett sammen og vil være gjensidig avhengig av hverandres utforming. Sporbarhet og effektiv logistikk Beslutningsstøtte og generell helseinformasjon (trinnvis utbygning) Nasjonal formidler (formidler av rekvisisjon, svar, henvisning, epikrise) Kvalitetssikring og kvalitetsforbedring Standardisering, terminologi (basis for alle aktiviteter)

64 Side 4 Vedlegg 05b Unisone krav fra deltakerne i forprosjektet: Det må bli en sterkere myndighetsstyring mht å utarbeide nasjonale retningslinjer for ulike behandlingsprosesser Arbeidet med innføring av nasjonale meldings- og EPJ-standarder må intensiveres, da det vil være vesentlige forutsetninger for å oppnå god samhandling og sikker elektronisk informasjonsutveksling. Det må stilles myndighetskrav til leverandørene om bruk av etablerte, nasjonale standarder for meldingsutveksling og at implementeringene er KITH-godkjente. Oppdateringer og innføring av nye versjoner må skje på fastsatte og felles tidspunkt. Et prosesstøttende EPJ-verktøy skal: Lette arbeidet til helsepersonell som har dokumentasjonsplikt og samtidig være et godt redskap for å understøtte det medisinsk faglige arbeidet Kunne bidra til at pasienten på en enklere måte kan få innsyn i egen journal og tilbys forklaring på medisinsk faglig terminologi og uttrykk i henhold til journalforskriften, samt kunne følge eget behandlingsforløp(pasientrettighetsloven 5-1 og helsepersonelloven41) Støtte planlegging og gjennomføring, samt dokumenteringen og kvalitetssikring av behandlingsprosesser, både internt og på tvers av foretak og forvaltningsnivå Forenkle kvalitetskontroll og kvalitetsforbedring av både innholdet og forløpet av behandlingsprosesser Være et effektivt lederverktøy for styring av pasientbehandling for ledere og administrativt personell.

65 Side 5 Vedlegg 05b 2. Forprosjektet ELIN-S, del 2 I dette kapittelet presenteres forprosjektets bakgrunn, hovedmål, delmål, prosjektorganisering og arbeidsmetoder Bakgrunn Nasjonal IKT er oppdragsgiver til forprosjektet ELIN-S, del 2 - der KITH er utførende part. Forprosjektet skal beskrive et hovedprosjekt for utvikling av funksjonelle krav til elektronisk pasientjournal (EPJ), som kan støtte planlegging og gjennomføring av behandling når pasient, informasjon om pasient og/eller biologisk materiale fra pasient, utveksles mellom sykehus (HF). Gjennom effektiv kommunikasjon, kunnskapsdeling og bedre oversikt over tjenesterepertoar og kapasitet skal ansatte i helsevesenet settes i stand til å planlegge og gjennomføre mer effektive og helhetlige pasientforløp. Forprosjektet ELIN-S, del 2 skal ta for seg utfordringene relatert til deling av informasjon på tvers av somatiske sykehus. Dette omfatter både offentlige sykehus og private sykehus med driftsavtale. Forprosjektet skal også ta hensyn til kommunikasjon som foregår over sykehusgrensene, herunder informasjonsutveksling med primærhelsetjenesten. Det finnes i dag flere typer elektroniske meldinger som utveksles mellom systemer på ulike helseinstitusjoner. Eksempler på dette er rekvisisjoner til og svar fra laboratorie- og røntgensystemer, samt henvisninger og epikriser. Både når det gjelder dialoger mellom helsepersonell og meldinger mellom person og system er det betydelige problemer. Noen er betinget i at systemer ikke trekker klare skiller mellom aktør og rolle (meldinger går både til aktør (dr. Tobias Buschmann), rolle (pasient Ola Hansens fastlege)) eller ressurs (Fosen Distriktsmedisinske senter). Andre problemer er betinget i dårlig støtte for å påføre struktur på dialoger og meldinger (ref. den gode epikrise og lignende). Det er i praksis umulig å referere til delte ikke-sensitive informasjonsressurser som elektroniske kunnskapskilder, guideline bibliotek og elektroniske standardplaner. Det er ikke mulig å formalisere deling eller overføring av ansvar, og det er forløpig ikke mulig å referere til delte sensitive informasjonsressurser som f.eks. røntgenbildet til pasient Ola Hansen, pasientens medisinliste eller behandlingsplan. Videre er det fortsatt ingen struktur på de delene av en melding som vedrører planlegging - det er ingen automatisk kobling mellom at en lege ved et universitetssykehus anmoder lokalsykehuset om å ta pasienten til kontroll innen fredag 5. desember og at booking komponenten i lokalsykehusets EPJ-system fanger opp dette ønsket i epikrisen.

66 Side 6 Vedlegg 05b 2.2. Hovedmål Forprosjektet ELIN-S, del 2, Støtte for behandlingsprosesser mellom foretak har som hovedmål å beskrive et hovedprosjekt for utvikling av funksjonelle krav til elektronisk pasientjournal(epj), som støtter planlegging og gjennomføring av behandlingsprosesser når pasient, informasjon om pasient og/eller biologisk materiale fra pasient, utveksles over sykehusgrenser. Forprosjektet er delt inn i følgende tre delmål: Delmål 1 Delmål 1 handler om å beskrive følgende tre scenarioer og de prosessene som utspiller seg når scenarioene gjennomføres. Prosessbeskrivelsene skal omfatte situasjoner der innholdet er sensitivt så vel som ikke sensitivt. Beskrivelsene av prosessene skal i detalj vise hvilke situasjoner som trigger prosessen, hvilke helsepersonell (roller) som utfører handlingene prosessen beskriver, hva som gjøres, hvilke ressurser som benyttes og hvem/hva arbeidet utøves på om det er pasienten, vevsprøve eller informasjon om pasienten. I scenario 1 skal rekvirent ved Sykehus A rekvirere en laboratorieanalyse og sende rekvisisjon og biologisk materiale (blod, urin, mv) til et laboratorium ved Sykehus B og deretter få svar tilbake. Sykehus A Biologisk materiale + rekvisisjon Prøvesvar Sykehus B I scenario 2 handler det om utveksling av opplysninger på tvers av institusjonsgrenser uten at pasient eller biologisk materiale utveksles. Sykehus A Pasientinformasjon - problemstilling problem Sykehus B Tilbakemelding, råd I scenario 3 handler det om en situasjon med mandatoverføring på tvers av institusjonsgrenser, der en pasient som er til behandling ved Sykehus A sendes til Sykehus B for å bli behandlet for så å bli; skrevet ut, sendt tilbake for videre oppfølging, eller sendt til behandling/oppfølging ved en ny institusjon Sykehus A Pasient og problem Sykehus B Epikrise, info

67 Side 7 Vedlegg 05b Delmål 2 Delmål 2 går ut på å kartlegge berørte systemer og analysere eksisterende portefølje av prosjekter og tiltak som vedrører samhandling mellom sykehus. Samt identifisere områder med behov for spesifikasjon og utvikling av nye tjenester. Kartleggingen skal avgrenses til berørte systemer og prosjekter som er nasjonale og regionale, eller som er planlagt å løftes opp på et regionalt nivå. Resultatet presenteres i rapporten Delmål 2, kartlegging av berørte systemer, som egen leveranse Delmål 3 Delmål 3 går ut på å utarbeide plan for hovedprosjekt som skal resultere i funksjonelle, testbare krav til systemer som skal støtte planlegging, koordinasjon og gjennomføring av klinisk arbeid mellom helsepersonell ved ulike sykehus.

68 Side 8 Vedlegg 05b 2.3. Prosjektorganisering Nasjonal IKT er oppdragsgiver for forprosjektet ELIN-S, del-2 og KITH er utførende part. Prosjektorganiseringen er som vist på figuren under. Helse Sør-Øst: Roger Schäffer EPJ-fagforum: Arild Faxvaag EPJ-fagforum: Andreas Hering Fagforum Arkitektur: Ronny Thomassen Helsedirektoratet: Kirsten Petersen KITH: Tom Christensen Nasjonal IKT er oppdragsgiver STYRINGSGRUPPE Referansegruppe Arkitektur Fagforum Referansegruppe EPJ fagforum 2.4. Arbeidsmetode Forprosjektgruppe Grete Bach (prosjektleder) Thorill Antonsen (prosjektmedarbeider) Sobah Abbas Petersen (prosjektmedarbeider) Astrid Brevik Svarlien (prosjektmedarbeider) Anna-Cath. Hegstad (prosjektmedarbeider) Jim J. Yang (kvalitetssikrer) Kjersti Skavik (Helsedir) Anders Westlie (Helsedir) I ELIN-S har det vært viktig med god forankring i sektoren for å få tak i relevant informasjon om rutiner, behov, krav og ønsker fra alle berørte parter.

69 Side 9 Vedlegg 05b Arbeidsmetodikken som er brukt i prosjektet for å få fram prosessbeskrivelsene i de tre scenariene er 6 heldagers workshops. Resultatene fra workshopene i form av prosessbeskrivelsene er normative, ved at de beskriver hvordan de ulike aktivitetene bør koordineres og hva som må skje i grenseflaten mellom aktører og informasjonssystem for at prosessene skal forløpe mest mulig effektivt i den daglige virksomheten. Alle de fire regionale helseforetakene har hatt deltakere på workshopene, og de har stilt med ulike profesjoner/kompetanse. Deltakerne har vært leger, sykepleiere, bioingeniører, helsesekretærer, radiografer og IKT-konsulenter. For fullstendig deltakerliste, se Appendix 1- deltakerliste workshops ELIN-S. KITH har hatt sekretærfunksjonen og har utarbeidet prosessmodellene. I etterkant av hver workshop har det gjennomarbeidet materiale fra workshop vært sendt ut til deltakerne for kommentarer og eventuelle rettelser. Forprosjektets resultater er samlet presentert for alle deltakerne og behandlet i en egen oppsummerende workshop for en siste diskusjon og gjennomgang.

70 Side 10 Vedlegg 05b 3. Prosessbeskrivelser Det er utarbeidet arbeidsprosessmodeller med utgangspunkt i scenarioene. Disse modellene er utformet vha et modelleringsverktøy som heter Visual Architect v.2.3. Pga omfanget er modellene presentert i 2 separate dokumenter; Rekvirering, prøvetaking, svar og Henvisning og forespørsel. Det har vært en utfordring å få modellene til synliggjøre det totale bildet og samtidlig være detaljerende nok. Under er en overordnet modell som viser hvordan kravene fra ELIN-S vil influere i de generelle arbeidsprosessene i helseforetakene.

71 Side 11 Vedlegg 05b 4. Systemer og prosjekter som vedrører samhandling mellom institusjoner Resultatene fra delmål 2, kartlegging av berørte systemer og eksisterende portefølje av prosjekter og tiltak som vedrører samhandling mellom sykehus, presenteres i en egen rapport: Delmål 2. Kartlegging av berørte systemer og eksisterende porteføljer. Resultatene fra både kartleggingsarbeidet og prosessmodelleringen viser ikke uventet, at et framtidig arbeid med ELIN-S vil berøre så og si alle EPJ- og fagsystemene innenfor helse- og sosialsektoren, ref. figuren i kapittel 3. Et kartleggingsarbeid gir kun en status på dagens portefølje, da det hele tiden er mange ulike prosjekter og aktiviteter innenfor helseinformatikk, som vil kunne bidra til endringer. Det er derfor viktig at alle prosjekteiere, om prosjektene er nevnt i denne oversikten eller ikke, har et selvstendig ansvar for å følge de pålegg og krav som vil utformes i et videre ELIN-S arbeid.

72 Side 12 Vedlegg 05b 5. Videre arbeid med ELIN-S 5.1. Resultater I prosjektdirektivets delmål 3 er formuleringen: Det skal utarbeides en prosjektplan for hovedprosjektet Foreløpige resultater viser at det videre arbeid med ELIN-S, bør initialiseres som et nasjonalt EPJ-program som deles i flere parallelle evt. sekvensielle løp med fokus på: Sporbarhet og effektiv logistikk Beslutningsstøtte og generell helseinformasjon (trinnvis utbygning) Nasjonal formidler (formidler av rekvisisjon, svar, henvisning, epikrise) Kvalitetssikring og kvalitetsforbedring Standardisering, terminologi (basis for alle aktiviteter) 5.2. Anbefaling til videre arbeid Forprosjektets resultater viser at det er svært viktig at fremtidige funksjonelle krav i spesialisthelsetjenestens EPJ-system, er realitetsorienterte mht tid og ressursforbruk, slik at vi kan oppnå en reell forbedring av funksjonaliteten i løpet av ikke alt for fjern framtid. Det må også bli større en bevissthet på at pasienten flyttes mellom primær- og sekundærhelsetjenesten i langt større grad enn før, og at primærhelsetjenesten nå innehar oppgaver som tidligere bare ble utført ved sykehusene samt at pasientmedvirkning og egenbehandling er i fremmarsj Støtte for behandlingsprosesser mellom foretak kan bare oppnås ved en nasjonal og felles IKT-politikk gjeldende på tvers av forvaltningsnivå.

73 Side 13 Vedlegg 05b Selv om de funksjonelle kravene ennå ikke er utformet, kan man ane konturene av hva som må kreves dersom man skal få en EPJ som støtter behandlingsprosesser mellom foretak. Dagens EPJ- og fagsystemer er produsert for å støtte administrasjon av helsehjelp lokalt og gi en mulighet for å føre dokumentasjon eller loggføring over hva som er gitt av helsehjelp ved en gitt institusjon. De eksisterende elektroniske pasientjournalsystemene gir ikke gode nok muligheter for informasjonsutveksling, erfaringsutveksling, sporbarhet og beslutningsstøtte. Samtidlig gis pasientene bare små muligheter for innsyn i egen journal, videre kan g verken helsepersonell eller pasienter følge med i bestillings- og henvisningsprosessene og få vite status på rekvisisjoner, prøver, behandling eller epikriser. Forprosjektet har derfor konkludert med at følgende punkter må prioriteres og være satsningsområder i et videre nasjonalt EPJ-arbeid, i et nasjonalt EPJ-program: Sporbarhet og effektiv logistikk Beslutningsstøtte og generell helseinformasjon (trinnvis utbygning) Nasjonal formidler (formidler av rekvisisjon, svar, henvisning, epikrise) Kvalitetssikring og kvalitetsforbedring Standardisering, terminologi (basis for alle aktiviteter) Sporbarhet og effektiv logistikk Det er et ønske om å få sporingsfunksjonalitet på "objekter" som henvisninger, svar på disse, rekvisisjoner, sending av biologisk materiale (prøver), utførte undersøkelser inkludert billedtaking, resultater av prøver og undersøkelser samt epikriser. En kan kanskje se for seg en trinnvis utbygging der første steg på veien bør være å finne objektets data for: Hva? Hvor? Når? Som det er i dag kan verken lege eller pasient sikkert vite når resultater av prøver, undersøkelser og henvisninger kommer, hvor lang tid behandling av forespørsler kan ta, hvem som håndterer prøve eller henvisning etc. Dersom man får en sporbarhetsfunksjon knyttet til EPJ- og fagsystemene vil man oppnå mer effektiv logistikk, samt bedring både av service og kvalitet. Sporbarhetsfunksjonalitet er sterkt etterspurt av deltakerne i forprosjektet. Ingen av de eksisterende IKT-systemene som er kartlagt under dette forprosjektet, har den etterlyste funksjonaliteten mht sporbarhet. I andre sektorer som postvesenet og mattilsynet, kan man følge en enhets historiske forløp i form av opphav, hvor enheten har vært i systemet, angivelse av videre destinasjon og tidsforløp, hvilke prosesser/endringer den har vært utsatt for i forløpet, samt kvalitetsanliggende. Deler av de erfaringer man har gjort seg i andre bransjer mht sporbarhet vil kunne overføres til helsevesenet, men det vil være behov for å få tilpasset et sporingssystem som tar høyde for kompleksiteten og dynamikken rundt pasientbehandling. Ut fra arbeidsprosessmodellene ser man også et klart behov for funksjonalitet i forhold til sporbarhet. Arbeidsprosessmodellene for rekvirering, prøvetaking, henvisning og forespørsel gjør det aktuelt å fremme et forslag til denne funksjonalitet vha en sporbarhetsdatabase eller en sporbarhetstjeneste. Se eget dokument: Støtte for behandlingsprosesser mellom foretak. Prosessmodeller, delmål 1. Hvordan denne funksjonen skal oppbygges må utredes i eget prosjekt. Et forslag kan være å benytte de unike ID ene som tildeles hver elektroniske melding? Hver melding må da oppdateres

74 Side 14 Vedlegg 05b med status for mottatt, under behandling, effektuert, returnert med tilleggsspørsmål, besvart etc. og bli presentert på en forståelig måte? Angående identifikator for meldingen (MsgId) er det i dag krav om bruk av UUID (Universal Unik IDentifier), og dette praktiseres også. Men på neste nivå som for eksempel på svarmeldinger, har man en identifikator ServReport/ServProvId, uten krav om bruk av UUID. (Noen bruker UUID her og andre ikke- begge deler godtas pt.) En melding (svar, henvisning, epikrise, rekvisisjon)skal kunne sendes på nytt, endres osv og da må sporingssystemet ikke bare vite om den første versjonen/foreløpige svaret er kommet fram, eller ligger der eller der. Sporingssystemet må også vite om det er sendt noe oppdatering av dette svaret og her kommer ServProvId inn. Om et sporingssystem skal bygges opp basert på identifikatorer, så bør ServProvId være UUID. Fordi en svarmelding kan sendes flere ganger (foreløpig svar, endring, tilleggssvar, kansellering, etc) så er det kun ServProvId som hele tiden er fast og identifiserer at dette er svaret. MsgId er ny for hver melding som sendes. Andre løsninger kan også være aktuelle og må sees i sammenheng med de foreslåtte prosjektaktivitetene under samt utredes i eget hovedprosjekt. AVSENDER MOTTAKER Henvisning/rekvisisjon A m/uuid1 SPORBARHETSDATABASE Foreløpig svar på A sendes m/uuid2 A m/uuid1 mottas og behandles Endelig svar på A sendes, m UUID3 Sporbarhetsdatabasen vil kontinuerlig oppdateres med stedsangivelse (avsender, mottaker) samt dato og klokkeslett for UUID ene 1,2 og 3 og status for disse Beslutningsstøtte Beslutningsstøtten finnes i noen grad i enkelte fagsystem, for eksempel kan mange laboratorier nå tilby informasjon om prøvetaking og prøveforsending via egne hjemmesider, eller fra web der noen også kan tilby elektronisk rekvirering. Men dette dekker på langt nær den funksjonaliteten som deltakerne i forprosjektet etterlyser, de ønsker støtte angående medisinsk faglige spørsmål tilgjengelig fra eget EPJ-system. Målet bør være å utvikle enkle og effektive beslutningsstøttesystemer, som gir nødvendig informasjon og mulighet for effektiv informasjonsutveksling og kommunikasjon. Ved innleggelse på en lungeavdeling kan for eksempel enkle standardspørsmål kvalitetssikre henvisningen slik at den henvisende instans blir guidet til å gi relevante og tilstrekkelige opplysninger og derved enkelt kunne bidra til mer effektivt behandlingsforløp. En mer avansert

75 Side 15 Vedlegg 05b beslutningsstøtte i lys av " Fritt sykehusvalg kan for eksempel være at valgt diagnosekode gir forslag om ulike prosedyrekoder, hvilke foretak som kan utføre disse, hvilken kvalitet foretakene har for denne type pasientbehandling, ventetid på behandling og pasienttilfredshet? Å få en mer omfattende og fullstendige beslutningsstøtte vil ta tid å utvikle. Som en start kan man få tilgang til nasjonale og kvalitetssikrede retningslinjer for de viktigste behandlingsprosessene fra egne EPJ- og fagsystem. Nasjonalt kunnskapssenter for helsetjenesten er en statlig og oppdragsbasert virksomhet. De viktigste oppdragsgivere er helsetjenesten og helseforvaltningen, men hvem som helst kan bestille kunnskapsoppsummeringer. Kunnskapssenteret sammenfatter forskning innen helse, måler kvalitet på helsetjenester og bidrar til å utvikle og forbedre kvaliteten på helsetjenester. Kunnskapssenterets egen nettside Publikasjoner er en av to hovedkanaler for formidling av kunnskap Den andre er Helsebiblioteket.no Her er mer enn 500 norske retningslinjer, veiledere og anbefalinger, innen mange ulike områder som akuttmedisin, fysio- og ergoterapi, muskel og skjelett, sosiale tjenester, anestesi, gynekologi, nedre luftveier, tannhelse, endokrinologi, kreft, psykisk helse, hjerte og kar, nevrologi, øre-nese-hals med mer. Det er etablert system for kvalitetsvurdering av om norske retningslinjer følger internasjonal standard der resultatet fortløpende publiseres. Helsebiblioteket tilbyr også lenker til internasjonale veiledere innenfor ulike medisinske fagområder, tilgang til mange ulike medisinske tidskrifter, databaser, publikasjoner, forskningsresultater og lignende. Tilgangen til denne nettbaserte tjenesten antas å være fraværende eller mangelfull, siden deltakerne i forprosjektet ikke kan nå denne informasjonskilden fra de vanligste EPJ- og fagsystemene som brukes i spesialisthelsetjenesten. Helsedirektoratet har i tillegg til overnevnte, utviklet prioriteringsveiledere som skal gi beslutningsstøtte på ulike felt Helseinformasjon til publikum På samme måte som ulike typer helsepersonell har behov for beslutningstøtte i behandlingen av pasienter, har publikum også et behov for tilgang til god og kvalitetssikret informasjon om medisinske spørsmål og om norsk helsevesen. Internasjonalt er det utviklet flere slike løsninger, hvorav det danske er et godt eksempel: hvor man kan finne svar på generelle medisinske eller helsepolitiske spørsmål eller man kan få tilgang til egen e-journal: Udskriv I e-journal kan du se din elektroniske patientjournal. hvis du har været indlagt på følgende sygehuse i Region Nordjylland: fra september 2009 og frem på Thisted eller Nykøbing Mors sygehuse og

76 Side 16 Vedlegg 05b fra 15. marts 2010 og frem på Aalborg, Hjørring, Frederikshavn, Hobro og Farsø sygehuse. hvis du har været indlagt fra september 2009 og frem på følgende sygehuse i Region Midtjylland: Kjellerup, Skive, Viborg, Silkeborg, Hammel, Randers, Grenå, Århus, Skejby, Odder, Brædstrup eller Horsens sygehuse hvis du har været indlagt fra september 2009 og frem på følgende sygehuse i Region Syddanmark: Vejle, Fredericia, Kolding, Middelfart, Give, Haderslev, Åbenrå, Sønderborg eller Tønder sygehuse hvis du har været indlagt fra december 2009 og frem på følgende sygehuse i Region Sjælland: Holbæk, Kalundborg, Roskilde, Ringsted, Køge, Slagelse, Næstved, Nakskov og Nykøbing Falster sygehuse. hvis du fra oktober 2008 og frem har været indlagt på sygehuse i Region Hovedstaden. Søg i Min e-journal Bemærk! E-journalbrugergrænsefladen er ændret den 5/5-10, således at den tidligere amtslige opdeling af data er fjernet og erstattet af en opdeling på sygehusniveau. Yderligere information: Region Nordjylland hjemmeside - send mail Region Midtjyllands hjemmeside - send mail Region Syddanmarks hjemmeside - send mail Region Sjællandsl hjemmeside - send mail Region Hovedstadens hjemmeside (herunder mail-adresser) Data vises først i "Min e-journal" 14 dage efter, de er registreret på hospitalet. Dette skal sikre, at lægerne har tid til at informere personligt om evt. kritiske undersøgelsesresultater. Løsningen som er utviklet av NHS i England gir også brukerne kvalitetssikrede råd om medisinske spørsmål, men man kan også få direkte tilgang til medisinsk helsehjelp.

77 Side 17 Vedlegg 05b Get answers fast online Symptom checkers Check your symptoms and get personalised advice on treating a range of health concerns, from colds and flu to contraception worries. You can also get advice about female sexual health matters or advice on male sexual health problems. Self-help guides Visit the self-help guides for an assessment on more health conditions. Common health questions Get quick answers to hundreds of the most common health questions Most popular today How do I get an EHIC (European Health Insurance Card)? How soon can I do a pregnancy test? Can I get pregnant just after my period has finished? How much will I pay for NHS dental treatment? When do I need a fit note (formerly sick note)? Which vaccinations do I need to travel abroad? How can I tell when I m ovulating? All common health questions Speak to an expert any time: NHS Direct initial assessment Many health enquiries can be answered online without the need for you to telephone NHS Direct. Use the initial assessment if: You have symptoms that are concerning you, You have a dental health issue,

78 Side 18 Vedlegg 05b You have an enquiry about medicines. Or NHS Direct a health enquiry Løsningen som er utviklet ved Kaiser Permanente, er et annet eksempel på brukertilgjengelig og kvalitetssikret helseinformasjon med direkte tilgang til egen e-journal: Access your health and health plan information in one safe, convenient place. Click to find out which features are available to you. My doctor your doctor, get information about our health practitioners, select your personal physician, and choose to act for a family member. My medical record See test results, immunizations, choose to act for a family member, and more. Pharmacy center Order prescription refills online or check the status of a prescription refill for yourself or another member. Review our formulary (list of covered drugs) too. Appointment center Schedule, cancel, or view upcoming appointments and past visit information. Manage my health plan Get information about your plan, download forms, and more. My message center Exchange secure with your doctor's office, Member Services, and our Web manager. My profile Change your user ID and password, your mailing address, address, preferred first name, and secret questions. You can also choose to act for a family member. Forprosjektets anbefaling er at det også i Norge etableres en tilsvarende løsning, en norsk helseportal. Et arbeid som vissnok er i en oppstartsfase i Helsedirektoratet.

79 Side 19 Vedlegg 05b Nasjonal formidler Endringene i Helseregisterloven gir ikke helsepersonell mulighet til å få flere opplysninger om pasientene enn dagens regler. Det er måten man får tilgang til opplysningene på som endres, tilgang i motsetning til utlevering av opplysningene. Lovendringen åpner for tilgang til pasientjournaler på tvers av virksomhetsgrenser og etablering av virksomhetsovergripende behandlingsrettede registre (kjernejournal og formalisert arbeidsfellesskap). En nasjonal formidler av for eksempel rekvisisjoner, er et eksempel på et slikt formalisert fellesskap. Rekvisisjonene tilgjengeliggjøres via nasjonal formidler der aktuelle laboratorier kan tilby sine tjenester. En løsning kan for eksempel være etablering av webhotell. Fra Wikipedia: "Et webhotell er plass på en webserver der aktører kan legge ut filer på internett. Plassen på webhotellet knyttes som regel til et domenenavn og inkluderer ofte også en eller flere e- postadresser og en rekke andre elektroniske tjenester. Kunden får tilgang til webhotellets tjenester fra en et kontrollpanel med grafisk brukergrensesnitt. Kommunikasjon mellom kontrollpanelet og klienten styres gjerne med nettleseren. Den mest kjente formen for webhotell er på såkalt delt hosting. På delt hosting er mange kunder på samme webserver, og deler ressursene på denne. Dog finnes det andre typer webhotell også, som dedikert server, der man har alle ressursene på tjeneren for seg selv. Leieprisen på webhotell varierer. Prisen settes på bakgrunn av hvilken funksjonalitet som tilbys på webhotellet, hvor stort det er og hvor mye trafikk man genererer hver måned. Markedet for webhotell er meget konkurranseutsatt, og man finner leverandører (ISP) som tilbyr alt fra high end hosting for store bedrifter til budsjetthosting for privatpersoner. Nasjonal formidler for offentlige helse- og omsorgstjenester finnes ennå ikke i Norge, men dersom man ser på den danske løsningen for Webhotell, må tilsvarende funksjonaliteten også kunne fungere i Norge. Figuren under prøver å visualisere en tenkt modell for nasjonal formidling. Avsender av for eksempel en henvisning, vil sende denne elektronisk fra eget EPJ-system til en nasjonal formidler som er tilgjengelig for aktuelle parter. Ulike typer EPJ-og fagsystem kan via egne funksjoner tilby visning av status på ulike typer henvendelser eller gi tilbakemelding til henvisende instans: "Denne undersøkelsen utfører vi. Avsender Nasjonal formidler Skjermbilder i ulike EPJ-og fagsystem som viser status på rekvisisjon eller henvisning

80 Side 20 Vedlegg 05b Utvikling av en Nasjonal formidler må utredes i eget prosjekt. Man kan tenke seg at en unik ID pluss "Tjeneste (henvisning til operasjon, rekvirering av labprøver og lignende) kan være tilstrekkelig? Den som svarer på forespørselen kan få nærmere opplysninger fra henvisende instans evt. tilgang til aktuell EPJ-informasjon? Det er mange problemstillinger som må utredes, som for eksempel; Hva hvis ingen svarer på en sak som ligger i Nasjonal formidler? Er det behov for en Nasjonal formidleransvarlig? Forholdene mht personvern, pasientsikkerhet, taushetsplikt med mer må utredes i nært samarbeid med Datatilsynet. Et Nasjonal formidler vil stille høyere krav til tilgjengelighet og driftssikkerhet enn tradisjonelle meldingsbaserte løsninger. Samtidlig vil det være et stort behov for kontroll med oppetid og tilgjengelighet, noe som vil forutsette grundige risikovurderinger og en pålitelig driftsleverandør. Hva som er mest praktisk mht nasjonale eller regionale løsninger for formidler er avhengig av etterspurt helsetjeneste. Ved henvisning til organtransplantasjon vil en nasjonal løsning være den mest aktuelle, skal man rekvirere laboratorieprøver vil antagelig en lokal variant kunne fungere godt Kvalitetsforbedring Det er mange pågående kvalitetsforbedringsprosjekter som mest sannsynlig vil kunne dekke mange av kravene angående kvalitet i et framtidlig EPJ-system. Se kap.1.1 pluss7 og 8 om Helseregistre i Delmål 2. Kartlegging av berørte systemer. Det er imidlertid av stor betydning at resultatene fra de ulike arbeidene samordnes slik at de kan utnyttes til å etablere nasjonale retningslinjer og veiledning. For å sikre en god progresjon vil det kanskje være hensiktsmessig å være pragmatisk og etablere en førsteversjon, som siden kan videreforedles. Det er viktig å komme i gang slik at andre prosjekter kan dra nytte av det arbeidet som allerede er gjort i forhold til kvalitetssikring og kvalitetsforbedring. Forprosjektet foreslår et nasjonalt kvalitetsutviklingsprosjekt der arbeid med kvalitetssikring, - kontroll og forbedring skal bygge videre på og omforene de allerede igangsatte aktivitetene som foregår i flere helsefagmiljøer. Teknologirådet som er et norsk uavhengig, rådgivende organ som skal vurdere den teknologiske utviklingen på alle samfunnsområder, har følgende uttalelse på sine hjemmesider: Både sykehus og pasienter trenger å vite mer om sykehuskvaliteten. Regjeringen må få bedre kvalitetstall på bordet. Fritt sykehusvalg blir ikke reelt før pasienten har informasjon. Kvalitetsinformasjon om sykehusene er en forutsetning for et godt helsevesen og et fritt sykehusvalg. Både sykehus og pasienter bør bidra i vurderingene, og informasjonen må presenteres åpent på internett. På hjemmesidens Pasient 2.0 angis identifiserte krav og behov for å kunne oppfylle intensjonene om et god og brukervennlig helsevesen:

81 Side 21 Vedlegg 05b Kvalitet i helsevesenet [ ] Både sykehus og pasienter trenger å vite mer om sykehuskvaliteten. Regjeringen må få bedre kvalitetstall på bordet. Fritt sykehusvalg blir ikke reelt før pasienten har informasjon. Les mer Vil ha helsetjenester på nett [ ] Ni av ti nordmenn ønsker å kommunisere med fastlegen sin over internett. Helsevesenet bør få én felles inngangsportal på nett, sier Teknologirådsdirektør Tore Tennøe. Les mer Åpent møte: Pasient på nett [ ] Hvordan bør helsevesenet møte pasienter på internett? Teknologirådet overrekker sine anbefalinger fra prosjektet "Pasient 2.0" til Helse- og omsorgskomiteen og inviterer til debatt på Stortinget. Les mer Ønsker innsyn i e-journal [ ] Sju av ti vil se sin elektroniske pasientjournal, ifølge en undersøkelse fra Teknologirådet. Les mer Pasient 2.0: Helse på nett [ ]

82 Side 22 Vedlegg 05b Hva slags helsetilbud ønsker vi på nett? Hvilke fallgruver bør helsevesenet unngå? Teknologirådet setter i et nytt prosjekt Pasient 2.0 søkelyset på muligheter og konsekvenser ved økt bruk av internett i helsetjenesten Standardisering, terminologi, kodeverk og bruk av symboler Det foregår mye arbeid innenfor disse fagfeltene allerede. Men viktigheten av tema er økende, og i tråd med samhandlingsreformens intensjoner er det behov for at arbeidet med kodeverk, terminologi og begreper intensiveres. Hva som skjer internasjonalt på området vil ha stor betydning i fremtiden, det er derfor viktig at Norge deltar i enda større grad i arbeidet her. Flere og flere nasjoner tar i bruk SNOMED CT (Systematized Nomenclature of Medicine -- Clinical Terms) i utstrakt grad og bruker mange titalls millioner på utrednings- og planleggingsarbeider. Norge har hittil valgt å stå utenfor denne satsningen. Spørsmålet er om vi kan fortsette med det, siden vi i stor grad berøres av andre nasjoner når det gjelder utvikling innenfor helseinformatikk? Både Danmark og Sverige har gjennom noen år nå arbeidet med SNOMED CT og høstet ulike erfaringer. Det er ikke gitt at Norge vedelagsfritt kan kopierer resultatene fra våre naboland, og uansett må arbeidet forankres i den norske helse- og velferdsvirkeligheten. Forprosjektet anbefaler et nasjonalt SNOMED CT utredningsprosjekt, i første omgang på et avgrenset område. Kanskje relatert til tjenesteorientert arkitektur mht beslutningsstøttet medisinering? Her kan man se på hva som er utført i et tilsvarende prosjekt i Danmark, som for eksempel arbeidet til Kell Greibe, Digital Sundhed. Bedre brukergrensesnitt i de ulike applikasjonene er et stadig tilbakevendende krav. Etablering av nasjonale (fundert på internasjonale) symboler, vil ganske sikkert kunne føre til bedre og raskere forståelse av informasjonen og med det en betydelig kvalitetsforbedring. Alle vet hvilken betydning trafikkskiltene har, og mange av symbolene gjelder internasjonalt. Forprosjektet anbefaler et eget prosjekt for etablering av nasjonale helsesymboler.

83 Side 23 Vedlegg 05b Annet I tillegg til de 5 områdene beskrevet over hadde deltakerne i forprosjektet følgende ønsker om forbedringer: Myndighetsstyring Det er et unisont krav fra deltakerne i forprosjektet er at det må bli en sterkere myndighetsstyring mht å utarbeide nasjonale retningslinjer for ulike behandlingsprosesser. Det må også komme myndighetskrav om å følge det nasjonale og internasjonale standardiseringsarbeidet som er relevant for EPJ. Dette betyr i praksis at det må etableres et myndighetsorgan med mandat til å pålegge at de nye funksjonelle kravene skal implementeres og se til at den nye funksjonaliteten faktisk kommer på plass. Det er et unisont ønske om utbygging av test- og godkjenningsordningen, samt å etablere EPJ-sertifisering. Elektronisk samhandling Effektiv elektronisk kommunikasjon og samhandling er nødvendig for å oppnå god helhetlig pasientbehandling. Innenfor dette området gjenstår det en god del arbeid før man er kommet i mål både med hensyn IT-løsninger og implementering i praksis. Deltakerne i forprosjektet var opptatt av at dette må være et prioritert område, og myndighetenes satsning via Meldingsløftet gir grunn til optimisme. En av utfordringene i Nasjonalt meldingsløft er bruk av unike ID er på meldingene. Disse kan være nyttige hjelpemidler ved for eksempel sporing. Se også Sporbarhet og effektiv logistikk. Organisasjonsutvikling Hvordan organisasjonen er oppbygd og på hvilken måte arbeidsprosessene organiseres og gjennomføres, er kanskje de viktigste faktorene for å få god logistikk og høy effektivitet på arbeidsplassen. Tema som disse er nøye debattert i forprosjektet, og det er tydelige mangler ved dagens mange ulike løsninger. Men en ting synes å gå igjen, det er ingen som har en konkret/praktisk og formell oppgave med å følge opp arbeidsflyt og arbeidsprosessene innad i sykehusene. Når henvisninger kommer til et sykehus vet bare noen få hvor den sendes og det mangler en total oversikt om hvem som behandler saken videre, status på henvisningen etc. Her er det mangler som kan utbedres ved hjelp av organisasjonsutvikling ved de enkelte foretakene. Hva som skal dokumenteres når det gjelder forespørsler eller konsultasjoner helsepersonell imellom, internt eller ekstern, har også vært debattert mye. Hva skal dokumenteres og på hvilken måte? Hvordan gjøre dette enklest mulig? Dette må selvsagt sees i sammenheng med journalføringsplikten, men det er mange spørsmål og ingen direkte løsninger. En del formalia som lover og forskrifter setter som sagt standarden. En ufravikelig regel er at det er den pasientansvarlige legen som har det overordnede ansvaret for pasientens behandling. Likevel, er det behov for adekvate dokumentasjon av vurderinger og beslutninger som er tatt i forhold til den enkelte pasienten, og hvordan pasientens preferanser er ivaretatt. Det er en utfordring å utvikle en organisasjonskultur hvor elektronisk samhandling og dokumentering blir en naturlig måte å drive pasientbehandling på.

84 Side 24 Vedlegg 05b 6. Vedlegg, deltakerliste Listen under viser hvem som har deltatt i forprosjektet. Navn Yrke Virksomhet Alexandros Stefou Lege, revmatolog St. Olavs, Helse-Midt Anette Hole Sjøborg Sykepleier, IT-ansvarlig Fredrikstad, Helse-SørØst Anna Bågenholm Overlege, radiologi, UNN, Helse-Nord Anne Pauline Andersen IT-konsulent UNN, Helse-Nord Berit Brattheim Radiograf, stipendiat NTNU, Helse-Midt Berit Grandaunet Lege, revmatolog NTNU, Helse-Midt Børge Lillebo Assistentlege, kirurgi St.Olavs, Helse-Midt Gunn-Marit Barstad Bioingeniør SUS, Helse-Vest Inger Bleskestad Overlege, indremedisin, SUS, Helse-Vest Ivan Pal Overlege, pediatri, Helse-Finnmark, Helse-Nord Jan Emil Kristoffersen Samhandlingslege Ahus, Helse-SørØst Janne Kjølsvik Helsesekretær St. Olavs, Helse-Midt Janne Lind Prosjektleder, bioingeniør Ahus, Helse-SørØst Kjersti Skavik Rådgiver/sykepleier Helsedirektoratet Line Nygård Bioingeniør NOKLUS, Helse-Midt Nina Fladsrud Jurist Helsedirektoratet Sonja Brugman Samhandlingskoordinator OUS, Helse-SørØst Tone Bjerregård Bioingeniør Haukeland, Helse-Vest Tonje Øderud Sykepleier SUS, Helse-Vest Wenche Knutsen Bioingeniør St. Olavs, Helse-Midt Yngve Skar Radiograf, IT-ansvarlig UNN, Helse-Nord Åse Marit Sjursø Sykepleier OUS, Helse-SørØst Astrid Brevik Svarlien Seniorrådgiver (sykepleier, jordmor, IT) KITH Anna- Cath. Hegstad Spesiallege, dr. med. KITH

85 Side 25 Vedlegg 05b Thorill Antonsen Sobah Abbas Pettersen Grete Bach Seniorrådgiver (statistikk, programmering) Seniorrådgiver (Dr. ing. prosessmodellering) Seniorrådgiver, prosjektleder (Bioingeniør, IT) KITH KITH/Sintef KITH

86 ELIN-s, del 2 Støtte for behandlingsprosesser mellom foretak Beskrivelse av et hovedprosjekt for utvikling av funksjonelle krav til EPJ som støtter planlegging og gjennomføring av behandlingsprosesser Avslutning av forprosjektet Videreføring ~samhandling for helse og velferd

87 Delmål 1: Forprosjektets 3 delmål Beskrive tre scenarioer og beskrive de prosessene som utspiller seg når scenarioene gjennomføres Delmål 2: Kartlegge berørte systemer og analysere eksisterende portefølje av prosjekter og tiltak som vedrører samhandling mellom sykehus. Identifisere områder med behov for spesifikasjon og utvikling av nye tjenester Delmål 3: Prosjektplan og søknad for hovedprosjekt med testbare og funksjonelle krav. Prosjektorganisering etter ELIN Vedlegg 05c ~samhandling for helse og velferd

88 Leveransen Delmål 1, arbeidsprosesser Delmål 2, kartlegging av prosjekter og porteføljer Delmål 3, søknad og prosjektdirektiv Prosjektrapport med oppsummering/konklusjon Vedlegg 05c ~samhandling for helse og velferd

89 Delmål 1: Arbeidsprosesser Problemstillinger: Sjelden diagnose Behov for spesialkompetanse Behov for gode kommunikasjons- og informasjonsverktøy Dette er Marit Gift med Thomas, 2 barn (5 og 11 år) 41 år, lærer, skinstruktør,hobbybotaniker Pasient med magesmerter som kommer og går. Vanlig utredning har ikke ført til noen diagnose. Diskusjon på morgenmøte og på visitt, alternative diagnoser kommer opp, blant annet akutt intermitterende porfyri som er en relativt sjelden arvelig enzymsykdom, som ofte starter med magesmerter.. Vedlegg 05c ~samhandling for helse og velferd

90 Overflytting til annet sykehus Vedlegg 05c ~samhandling for helse og velferd

91 Delmål 2: Kartlegging av berørte system og porteføljer Nærmere 70 ulike EPJ- og fagsystem, ca. 40 ulike prosjekter og porteføljer. Nasjonale planer og strategier: Kjernejournal: Konsekvenser av nye krav fra ELIN-S: Ingen større implikasjoner så lenge kjernejournalen bygger på informasjon hentet fra ulike EPJ- og fagsystem. Kravene fra ELIN-S vil berøre disse. Vedlegg 05c ~samhandling for helse og velferd

92 Konklusjon/oppsummering fra forprosjektet Etablering av et nasjonalt EPJ-program med fokus på: Sporbarhet og effektiv logistikk Beslutningsstøtte og generell helseinformasjon Nasjonal formidler Kvalitetssikring og kvalitetsforbedring Standardisering, terminologi Vedlegg 05c ~samhandling for helse og velferd

93 Sporbarhet og effektiv logistikk Vedlegg 05c ~samhandling for helse og velferd

94 Sporbarhet i spesialisthelsetjenesten Kravspesifisere løsning på overordnet nivå for å kunne spore en rekvisisjon, en prøve, en forespørsel, en henvisning, en epikrise som utveksles i spesialisthelsetjenesten. Prosjektet skal ta hensyn til kommunikasjon som foregår over sykehusgrensene, herunder informasjonsdeling med primærhelsetjenesten, men prosjektet vil kravspesifisere bare det som i hovedsak angår spesialisthelsetjenesten Vedlegg 05c ~samhandling for helse og velferd

95 Hovedmål Med utgangspunkt i arbeidsprosessmodellene som ble utarbeidet i forprosjektet, skal det kravspesifiseres et konsept som muliggjør sporing av relevant aktivitet som registreres i EPJ og berørte fagsystem. Det skal utarbeides en overordnet nasjonal kravspesifikasjon for hvordan logging kan struktureres slik at nødvendig funksjonalitet knyttet til sporing, feilsøking, varsling, tilgang og innsyn kan ivaretas. Prosjektet skal identifisere og spesifisere den funksjonalitet som er nødvendig i et sett med sporingstjenester, kartlegge nødvendige dataelementer som trengs å logges, beskrive tjenestegrensesnittet som aktuelle EPJ- og fagsystem skal forholde seg til samt etablere utkast til brukergrensesnitt. Vedlegg 05c ~samhandling for helse og velferd

96 Delmål 3: Prosjektdirektiv inkl. plan Funksjonalitet Logging, status Feilsøking Varsling Tilgang og innsyn. Utkast til brukergrensesnitt Innholdselementer Hva, når, hvem og hvor? Hvilken informasjon skal ivaretas? Grenseflater Beskrivelse av grenseflater mot EPJ og fagsystem med hensyn til tjenesteorientert arkitektur Vedlegg 05c ~samhandling for helse og velferd

97 Delmål 3: Søknad Nasjonal IKT(43 %) Innovasjon Norge (39 %) Helsedirektoratet (18 %) Vedlegg 05c ~samhandling for helse og velferd

98 Vedlegg 05d NN nnnnnnnnnn Oslo NN Pb xxxx Postnr. Poststed Videreføring av ELIN-s mht sporbarhet og effektiv logistikk Søknaden er fundert på resultatene fra forprosjektet, Elin-S, del 2. Støtte for behandlingsprosesser mellom foretak, som foregikk i perioden mars oktober Forprosjektet skulle beskrive et hovedprosjekt for utvikling av prosesstøttende EPJ-verktøy. Forprosjektets deltakere var klar over kompleksiteten ved innføring av nye IKT-system mht. tid, økonomi og arbeidsinnsats. Ut fra en realitetsvurdering anbefalte forprosjektet derfor et videre arbeid med fokus på punktene i lista under og 5 ulike og uprioriterte aktiviteter (prosjekter) som henger tett sammen og vil være gjensidig avhengig av hverandres utforming. Sporbarhet og effektiv logistikk Beslutningsstøtte og generell helseinformasjon (trinnvis utbygning) Nasjonal formidler (formidler av rekvisisjon, svar, henvisning, epikrise) Kvalitetssikring kvalitetsforbedring Standardisering, terminologi (basis for alle aktiviteter) Etter diskusjoner og tilbakemeldinger både fra forprosjektets oppdragsgivere, styringsgruppe og referansegruppe er det imidlertid enighet om nå å fokusere på sporbarhet og effektiv logistikk. Brukerhistorier som også er omtalt i pressen, viser til manglende logistikk og muligheter for å kunne spore rekvisisjoner, prøver, henvisninger og epikriser. Det er derfor nødvendig at dette området prioriteres, men de andre områdene må også på litt lengre sikt videreføres. Forprosjektet la ned mye arbeid i å modellere ulike arbeidsprosesser der logging også inngår. Basert på disse arbeidsprosessmodellene er det mulig å kunne lage en nasjonal kravspesifikasjon med funksjonelle og etterprøvbare krav angående sporbarhet. Det ble i forprosjektet etablert kontakt med både Posten og Mattilsynet som har betydelig og svært nyttige erfaringer på området og som gjerne vil bistå i et videre arbeid. Sporing gir mulighet til å følge "noe for eksempel en rekvisisjon, en prøve, en henvisning, en epikrise fra start til slutt. Sammenligningen er ment som en illustrasjon på en slik tjeneste, fordi dette er sporingstjenester som alle har hørt om, brukt selv, eller i det minste forstår hensikten med. Oppbygging og bruk av en sporbarhetstjeneste i helsevesenet skal baseres på standarder. Hvilket system aktørene har som forsyner sporbarhetstjenesten med data eller som søker etter data er derfor uten betydning. En eller flere sporingstjenester vil kunne bidra til å identifisere hvor "noe befinner seg, hvem som jobber med "noe, prosesstatus (f.eks. grad av ferdigstillelse ), hvor i prosessen "noe er, 1

99 Vedlegg 05d osv., til alle tidspunkter. En sporingstjeneste må også kunne identifisere om en melding om "noe er sendt på nytt, er endret samt status på tidligere versjoner av aktuelle forsendelser. Denne tilfeldig valgte modellen fra rapporten Delmål 1, arbeidsprosesser fra forprosjektet, viser Mottak av henvisning til spesialisthelsetjenesten. Modellen synliggjør hva som skjer i sykehuset og foreslår når de ulike arbeidsprosessene bør logges (stiplet linje) i en sporbarhetsdatabase, her tegnet i mørkt blått. (Mer om modellen, se 1 ) Legg også merke til at det er modellert en fremtidig mulighet for at pasienten selv kan følge med, og at modellen viser ulike funksjoner for sporbarhetstjenestenr, både som en tjeneste for en enkelt (HF / pasient), eller som en nasjonal eller regional formidler (et webhotell). Hovedmål for prosjektet Med utgangspunkt i arbeidsprosessmodellene som ble utarbeidet i forprosjektet skal det kravspesifiseres et konsept som muliggjør sporing av relevant aktivitet som registreres i EPJ og berørte fagsystem. Det skal utarbeides en overordnet nasjonal kravspesifikasjon for 1 Ved mottak av henvisninger kan denne avvises når henvisningen er av så slett kvalitet at den ikke kan brukes internt eller videresendes annen instans. Avsender skal alltid varsles. 2

100 Vedlegg 05d hvordan logging kan struktureres slik at nødvendig funksjonalitet knyttet til sporing, feilsøking, varsling, tilgang og innsyn kan ivaretas. Prosjektet skal identifisere og spesifisere den funksjonalitet som er nødvendig i et sett med sporingstjenester, kartlegge nødvendige dataelementer som trengs å logges, beskrive tjenestegrensesnittet som aktuelle EPJ- og fagsystem skal forholde seg til samt etablere utkast til brukergrensesnitt. Delmål 1: Funksjonalitet Prosjektet skal funderes på resultatene fra forprosjektet og følgende hovedarbeidsprosesser: Rekvirering Prøvesending Forespørsler/konsultasjoner Henvisning Pasientoverflytning Epikrise Det ble i forprosjektet identifisert og detaljert hvilke trinn som bør logges for senere å kunne spores. Prosessmodellene som er utviklet i forprosjektet vil være en viktig og helt nødvendig bakgrunn for kravspesifikasjonen. Eksempler på funksjonalitet som er identifisert ønskelig å kunne spore på: Rekvisjon mottatt Prøve tatt Svar tilgjengelig Status på en rekvisisjon/henvisning De modellerte arbeidsprosesser sett under ett og hva som der er ønskelig senere å spore på, vil være førende for utformingen av nødvendige sporingstjenester som må foreligge. En analyse av disse vil danne grunnlag for å identifisere nødvendig funksjonalitet i en eller flere sporingstjenester, og det vil bidra til en kartlegging av hvilke mekanismer for sporing som allerede eksisterer en kan nyttiggjøre seg av. Kriterier og ønskelig sporingsfunksjonalitet for feilsøking både knyttet til den enkelte arbeidsprosess samt på et generelt nivå vil naturlig inngå i denne fasen. Funksjonaliteten på overordnet nivå for hvordan man feilsøker fra et EPJ- eller fagsystem må spesifiseres. Det må utvikles overordnede krav angående funksjonalitet til de ulike EPJ- og fagsystemene både hvorledes logging skal foregå i tillegg hvordan knytte seg til en eller flere sporingstjenester som etableres. Samtidlig må det detaljeres hvordan tildeling av unike ID er skal foregå. Dette igjen må utredes nasjonalt for å sikre bred konsensus om metoden. Det er svært viktig og helt nødvendig at leverandører av EPJ og fagsystem som benyttes i spesialisthelsetjenesten, deltar i dette arbeidet. Det må detaljeres og kravspesifiseres type tilgjengelighet og synlighet for de ulike logger via sporingstjenestene. 3

101 Vedlegg 05d Delmål 2: Innholdselementer Utgangspunktet for å kunne gjenfinne samt foreta ulike aksjoner på gitte data, er tilstrekkelig og presis logging. Identifiserte dataelementer det er nødvendig senere å kunne spore på vil legge premisser for hva og hvordan logging må foregå innenfor de ulike arbeidsprosessene. Ulike arbeidsprosesser må med andre ord kunne logges i tillegg til aktuelle data som inngår i prosessen. Det er imidlertid viktig å poengtere at loggen kun skal ta vare på opplysninger som er relevante for sporing og den vil dermed ikke være en kilde for andre opplysninger som pasientrelaterte opplysninger. Loggen skal ikke være et helseregister. Hva, når, hvem og hvor er viktige elementer i arbeidsprosessene og utgjør informasjon som bør være tilgjengelig i tillegg til kriterier for feilsøking. Det bør vurderes å standardisere logging både med hensyn til format og hvilke koder som skal kunne brukes på innholdselementene. Delmål 3: Grenseflate mot EPJ og fagsystem Sporingstjenestene må ha grenseflater mot EPJ og andre fagsystem (røntgen- eller laboratoriesystem) slik at relevante opplysningene blir tilgjengelige for brukeren fra EPJog/eller fagsystemet. I et videre arbeid må en se på hvilke andre systemer som er påvirket av eller kan bli påvirket av identifiserte sporingstjenester. Mange av disse er allerede identifisert i forprosjektet. Prosjektet skal beskrive grenseflatene mot aktuelle EPJ- og fagsystem med hensyn til tjenesteorientert arkitektur. Prosjektet skal videre komme med forslag til brukergrensesnitt der hvor det vil være aktuelt, eksempelvis for en varslingstjeneste som benytter en underliggende sporingstjeneste. Hva prosjektet skal Prosjektet skal spesifisere tjenestefunksjonalitet og hva samt hvordan logge på overordnet nivå som gjør det mulig å spore en rekvisisjon, en prøve, en forespørsel, en henvisning, en epikrise som utveksles i spesialisthelsetjenesten. Prosjektet skal ta hensyn til kommunikasjon som foregår over sykehusgrensene, herunder informasjonsdeling med primærhelsetjenesten, men prosjektet vil kravspesifisere bare det som i hovedsak angår spesialisthelsetjenesten. Hva prosjektet ikke skal Hvert RHF, og ikke det sentrale prosjektet, vil være ansvarlig for utforming av regionale kravspesifikasjoner som tar regionale hensyn med tanke på regionens spesielle behov (dette kan skyldes ulike fagsystem, medisinskteknisk utstyr o.l.). Det skal heller ikke spesifiseres løsning for det som her omtales som regional eller nasjonal formidler, også kalt webhotell. Prosjektet skal heller ikke spesifisere løsning (web-løsning e.a.) som gjør det mulig for pasienter å få tilgang til sporbarhetstjenesten. 4

102 Vedlegg 05d Leverandører av ulike og berørte IT-systemer må delta i referansegruppen for prosjektet fordi deres innspill vil bli svært viktige for utforming av kravspesifikasjon. Det bør åpnes for å gi stimuleringsstøtte til leverandørene for utvikling av kravspesifiserte løsninger. Søknad om prosjektmidler Programkontoret Nasjonal IKT var ansvarlig for forprosjektet og forvaltet prosjektmidlene. Denne søknaden er initiert av forprosjektet via Styringsgruppen Nasjonal IKT, som også har bidratt økonomisk og organisatorisk til ELIN-S prosjektet. Utvalgt helsepersonell med ulike roller vil delta i prosjektet for å kunne gjennomgå og verifisere arbeidsprosessene som er detaljert via prosessmodeller i forprosjektet. Prosjektet skal gjennomføres etter Elin-metoden, dvs. med deltakelse av aktuelle helsefaggrupper samt leverandører. Under prosjektet skal det samtidlig ses på nødvendig informasjonsdeling med kommunehelsetjenesten. Kontaktperson for søknaden: Hos Innovasjon Norge: Helsedirektoratet: Hos Nasjonal IKT: Programkontoret ved Anne Line Grepne, Sandviksboder 66, Box 3984 Dreggen, N-5835 BERGEN, e-post anne.line.grepne@no.pwc.com Andre samarbeidspartnere: Prosjektet vil samarbeide med mange parter ved behov, Helsedirektoratet, Norsk Senter for elektronisk pasientjournal ved NTNU (NSEP), SINTEF, kjernejournalprosjektet, ELIN-k, Nasjonalt senter for Telemedisin (NST), ereseptprosjektet og andre. Den totale kostnaden for gjennomføring av et prosjekt for sporbarhet inkl. mva, estimeres til kr Prosjektet søker støtte av Innovasjon Norge med kr =39 %, tilsvarende forprosjektet, og Nasjonal IKT med kr = 43 %. De resterende 18 % kr søkes dekket av Helsedirektoratet. Prosjektets navn: Sporbarhet i spesialisthelsetjenesten Med vennlig hilsen Vedlegg Rapport fra forprosjektet Elin-S, del 2, tiltak 5.11 Prosjektdirektiv inkl. prosjektplan for videre arbeid med sporbarhet 5

103 Vedlegg 05e ELIN-S SPORBARHET OG EFFEKTIV LOGISTIKK Prosjektdirektiv inkl. prosjektplan Sak: Dokumenttype: Dokumentstatus: Distribusjon: Tilgang: NIKT Tiltak nn.n ELIN-S Prosjektdokument Nasjonal IKT, Programkontoret Åpen Versjon 0.9 Dato:

104 Side 2 av 15 Vedlegg 05e Innholdsfortegnelse 1. Bakgrunn Prosjektets mål... 5 Hovedmål for prosjektet... 5 Delmål 1: Funksjonalitet... 5 Delmål 2: Innholdselementer... 6 Delmål 3: Grenseflate mot EPJ og fagsystem... 6 Hva prosjektet skal... 6 Hva prosjektet ikke skal Oppgaver og avgrensninger Oppgaver Avgrensninger Organisering og ressurser... 7 Prosjektdeltakere Ressurser Aktiviteter/milepæler Budsjettrammer Kost-nyttevurdering Kvantitative gevinster Kvalitative gevinster Evaluering Risikovurdering Milepælsplan Prosjektorganisering og ansvarsfordeling Prosjektorganisasjon Prosjektansvarlig og styringsgruppe Gjennomføring Prosjektadministrative rutiner Oppfølging og statusrapportering Konfidensialitet Kritiske suksessfaktorer...14

105 Side 3 av 15 Vedlegg 05e Samleoversikt over prosjektorganisasjonen Leveranser...15

106 Side 4 av 15 Vedlegg 05e 1. Bakgrunn Prosjektet er fundert på resultatene fra forprosjektet, Elin-S, del 2. Støtte for behandlingsprosesser mellom foretak, som foregikk i perioden mars oktober Forprosjektet skulle beskrive et hovedprosjekt for utvikling av et prosesstøttende EPJ-verktøy. Forprosjektets deltakere var klar over kompleksiteten ved innføring av nye IKT-system mht tid, økonomi og arbeidsinnsats. Ut fra en realitetsvurdering anbefalte forprosjektet derfor et videre arbeid med fokus på punktene i lista under og 5 ulike og uprioriterte aktiviteter (prosjekter) som henger tett sammen og vil være gjensidig avhengig av hverandres utforming. Sporbarhet og effektiv logistikk Beslutningsstøtte og generell helseinformasjon (trinnvis utbygning) Nasjonal formidler (formidler av rekvisisjon, svar, henvisning, epikrise) Kvalitetssikring kvalitetsforbedring Standardisering, terminologi (basis for alle aktiviteter) Etter diskusjoner og tilbakemeldinger både fra forprosjektets oppdragsgivere, styringsgruppe, referansegruppe er det imidlertid enighet om nå å fokusere på sporbarhet og effektiv logistikk. Brukerhistorier som viser manglende logistikk og muligheter for å kunne spore rekvisisjoner, prøver, henvisninger og epikriser, gjør at dette området må prioriteres. Forprosjektet har lagt ned mye arbeid i å modellere ulike arbeidsprosesser der sporingsfunksjonalitet også inngår. Basert på disse arbeidsprosessene er det mulig å kunne lage en nasjonal kravspesifikasjon for en sporingstjeneste med funksjonelle og etterprøvbare krav. Det ble i forprosjektet etablert kontakt med både Posten og Mattilsynet som har betydelige og svært nyttige erfaringer på området og som gjerne vil bistå i et videre arbeid. Sporing gir mulighet til å følge "noe som for eksempel en rekvisisjon, en prøve, en henvisning, en epikrise fra start til slutt. En sporingstjeneste vil kunne detektere hvor "noe befinner seg, hvem jobber med "noe, status (f.eks. grad av ferdigstillelse ), hvor i prosessen "noe er, osv., til alle tidspunkt. Det er viktig å poengtere at sporingstjenesten bare skal ta vare på opplysninger som relevante for selve sporingen og vil dermed ikke være en kilde for andre opplysninger som pasientrelaterte opplysning. Sporingstjenesten skal ikke være et Helseregister.

107 Side 5 av 15 Vedlegg 05e 2. Prosjektets mål Hovedmål for prosjektet Med utgangspunkt i arbeidsprosessmodellene som ble utarbeidet i forprosjektet skal det kravspesifiseres et konsept som muliggjør sporing av relevant aktivitet som registreres i EPJ og berørte fagsystem. Det skal utarbeides en overordnet nasjonal kravspesifikasjon for hvordan logging kan struktureres slik at nødvendig funksjonalitet knyttet til sporing, feilsøking, varsling, tilgang og innsyn kan ivaretas. Prosjektet skal identifisere og spesifisere den funksjonalitet som er nødvendig i et sett med sporingstjenester, kartlegge nødvendige dataelementer som trengs å logges, beskrive tjenestegrensesnittet som aktuelle EPJ- og fagsystem skal forholde seg til samt etablere utkast til brukergrensesnitt. Prosjektet skal opparbeide konsensus om hvilke tjenester som skal være felles for alle foretak, og spesifisere disse på en måte alle parter kan enes om, slik at man sikrer lik bruk og forståelse. Prosjektet må arbeide i henhold til styringsdokumentet " Tjenesteorientert arkitektur i spesialisthelsetjenesten. Delmål 1: Funksjonalitet Prosjektet skal funderes på resultatene fra forprosjektet og følgende hovedarbeidsprosesser: Rekvirering Prøvesending Forespørsler/konsultasjoner Henvisning Pasientoverflytning Epikrise Det ble i forprosjektet identifisert og detaljert hvilke trinn som bør logges for senere å kunne spores. Prosessmodellene som er utviklet i forprosjektet vil være en viktig og helt nødvendig bakgrunn for kravspesifikasjonen. Eksempler på funksjonalitet som er identifisert ønskelig å kunne spore på: Rekvisjon mottatt Prøve tatt Svar tilgjengelig Status på en rekvisisjon/henvisning De modellerte arbeidsprosesser sett under ett og hva som der er ønskelig senere å spore på vil være førende for utformingen av nødvendige sporingstjenester som må foreligge. En analyse av disse vil danne grunnlag for å identifisere nødvendig funksjonalitet i en eller flere sporingstjenester, og det vil bidra til en kartlegging av hvilke mekanismer for sporing som allerede eksisterer en kan nyttiggjøre seg av. Kriterier og ønskelig sporingsfunksjonalitet for feilsøking både knyttet til den enkelte arbeidsprosess samt på et generelt nivå vil naturlig inngå i denne fasen. Funksjonaliteten på overordnet nivå for hvordan man feilsøker fra et EPJ- eller fagsystem må spesifiseres. Det må utvikles overordnede krav angående funksjonalitet til de ulike EPJ- og fagsystemene både hvorledes logging skal foregå i tillegg hvordan knytte seg til en eller flere sporingstjenester som etableres.

108 Side 6 av 15 Vedlegg 05e Samtidlig må det detaljeres hvordan tildeling av unike ID er skal foregå. Dette igjen må utredes nasjonalt for å sikre bred konsensus om metoden. Det er svært viktig og helt nødvendig at leverandører av EPJ og fagsystem som benyttes i spesialisthelsetjenesten, deltar i dette arbeidet. Det må detaljeres og kravspesifiseres type tilgjengelighet og synlighet for de ulike logger via sporingstjenestene. Delmål 2: Innholdselementer Utgangspunktet for å kunne gjenfinne samt foreta ulike aksjoner på gitte data, er tilstrekkelig og presis logging. Identifiserte dataelementer det er nødvendig senere å kunne spore på vil legge premisser for hva og hvordan logging må foregå innenfor de ulike arbeidsprosessene. Ulike arbeidsprosesser må med andre ord kunne logges i tillegg til aktuelle data som inngår i prosessen. Det er imidlertid viktig å poengtere at loggen kun skal ta vare på opplysninger som er relevante for sporing og den vil dermed ikke være en kilde for andre opplysninger som pasientrelaterte opplysninger. Loggen skal ikke være et helseregister. Hva, når, hvem og hvor er viktige elementer i arbeidsprosessene og utgjør informasjon som bør være tilgjengelig i tillegg til kriterier for feilsøking. Det bør vurderes å standardisere logging både med hensyn til format og hvilke koder som skal kunne brukes på innholdselementene. Delmål 3: Grenseflate mot EPJ og fagsystem Sporingstjenestene må ha grenseflater mot EPJ og andre fagsystem (røntgen- eller laboratoriesystem) slik at relevante opplysningene blir tilgjengelige for brukeren fra EPJ- og/eller fagsystemet. I et videre arbeid må en se på hvilke andre systemer som er påvirket av eller kan bli påvirket av identifiserte sporingstjenester. Mange av disse er allerede identifisert i forprosjektet. Prosjektet skal beskrive grenseflatene mot aktuelle EPJ- og fagsystem med hensyn til tjenesteorientert arkitektur. Prosjektet skal videre komme med forslag til brukergrensesnitt der hvor det vil være aktuelt, eksempelvis for en varslingstjeneste som benytter en underliggende sporingstjeneste. Hva prosjektet skal Prosjektet skal spesifisere tjenestefunksjonalitet og hva samt hvordan logge på overordnet nivå som gjør det mulig å spore en rekvisisjon, en prøve, en forespørsel, en henvisning, en epikrise som utveksles i spesialisthelsetjenesten. Prosjektet skal ta hensyn til kommunikasjon som foregår over sykehusgrensene, herunder informasjonsdeling med primærhelsetjenesten, men prosjektet vil kravspesifisere bare det som i hovedsak angår spesialisthelsetjenesten. Hva prosjektet ikke skal Hvert RHF, og ikke det sentrale prosjektet, vil være ansvarlig for utforming av regionale kravspesifikasjoner som tar regionale hensyn med tanke på regionens spesielle behov (dette kan skyldes ulike fagsystem, medisinskteknisk utstyr o.l.). Det skal heller ikke spesifiseres løsning for det som her omtales som regional eller nasjonal formidler, også kalt webhotell.

109 Side 7 av 15 Vedlegg 05e Prosjektet skal heller ikke spesifisere løsning (web-løsning e.a.) som gjør det mulig for pasienter å få tilgang til sporbarhetstjenesten. Leverandører av ulike og berørte IT-systemer må delta i referansegruppen for prosjektet fordi deres innspill vil bli svært viktige for utforming av kravspesifikasjon. Det bør åpnes for å gi stimuleringsstøtte til leverandørene for utvikling av kravspesifiserte løsninger. 3. Oppgaver og avgrensninger 3.1. Oppgaver Prosjektet skal koordineres med og avgrenses i forhold til pågående arbeid, da spesielt NIKTs ELIN-s kjernejournal og ELIN-k. Milepæler er foreslått ut fra angitt prosjektorganisasjon. Se kap Avgrensninger Hvert RHF og ikke det sentrale prosjektet, vil være ansvarlig for utforming av regionale kravspesifikasjoner som tar regionale hensyn med tanke på regionens spesielle behov (dette kan skyldes ulike fagsystem, medisinsk teknisk utstyr o.l.). Prosjektet tar utgangspunkt i offentlige somatiske sykehus samt private somatiske sykehus med driftsavtale. Prosjektet skal i den grad det lar seg gjøre gjenbruke prosessbeskrivelser fra tidligere ELIN-prosjekter. Prosjektet omfatter ikke: o Kommunikasjon mot NAV o Kjernejournal som løses i en separat del av ELIN-s o Arkitektur utover samhandlingsarkitektur o Kravspesifikasjon av endringer i IKT-systemer i primærhelsetjenesten o Kravspesifikasjon av løsning (web-løsning e.a.) som gjør det mulig for pasienten å få tilgang til sporingstjenesten 4. Organisering og ressurser Prosjektdeltakere Prosjektleder Prosjektmedarbeider, kravspesifikasjon, arbeidsprosesser Prosjektmedarbeider, kravspesifikasjon, arkitektur Prosjektmedarbeider standardisering, innholdselementer Prosjektmedarbeider, elektroniske meldinger

110 Side 8 av 15 Vedlegg 05e 4.1. Ressurser Den totale kostnaden for gjennomføring av et prosjekt for sporbarhet inkl. mva, estimeres til kr Prosjektet søker støtte av Innovasjon Norge med kr =39 %, tilsvarende forprosjektet, og Nasjonal IKT med kr = 43 %. De resterende 18 % kr søkes dekket av Helsedirektoratet. Her inngår også andre utgifter som direkte kostnader som reisekostnader ifm. undersøkelser, intervjuer og møter med styringsgruppe/referansegrupper. Oppdragstaker bør delta med personer med kompetanse innenfor arbeidsprosessmodellering, kravspesifisering, arkitektur, standardisering. Prosjektet bør videre involvere deltakere fra de ulike RHFene på ad hoc-basis og leverandører av EPJ og fagsystem. Det forventes at volumet av interne timer hos RHFene begrenses. 5. Aktiviteter/milepæler Ved prosjektstart er følgende milepæler identifisert for oppfølging i forhold til oppdragsgiver/styringsgruppe: Nr Beskrivelse Uker fra start 1 Når avtale om prosjektet inngått, prosjektleder valgt, og prosjektorganisasjon og styringsgruppe er etablert. Godkjent prosjektdirektiv. 2 Arbeidsgruppe for beskrivelse av scenarioer og prosesser, første møte, informasjonsinnhenting Mattilsynet, Posten, internasjonalt Statusrapportering NIKT 3 uker 4 uker 5 uker 3 Andre møte 6 uker 4 Tredje møte 8 uker 5 Kravspesifikasjon, utkast 16 uker Statusrapportering NIKT 17 uker 6 Fjerde møte 27 uker 7 Femte møte 27 uker 8 Kravspesifikasjon ferdig 29 uker 9 Leveranse godkjent av oppdragsgiver. Prosjektet avsluttet. 32 uker Dato

111 Side 9 av 15 Vedlegg 05e 6. Budsjettrammer Budsjettet har en totalramme på maksimalt kr og er ved prosjektstart budsjettert med en ramme på kr Prosjektets budsjettrammer settes opp i følgende tabell. Alle priser er inkl. mva. Aktivitet Timer Timepris Budsjettramme Prosjektledelse Forberedelser til intervju, møter, etterarbeid, informasjonsinnhenting, reisetid, intervjuer Reiser, møtekostnader Kravspesifisering Evaluering av resultater, rapportering, rapportskriving, forankring. Sluttleveranse Kvalitetssikring Sum Kost-nyttevurdering Sporbarhetsfunksjonalitet er etterspurt av deltakerne i forprosjektet. Og basert på summen av forespørsler etter sporbarhet også fra andre i helsesektoren, kan man fastslå at det er behov for sporingsfunksjonalitet som kan nås fra EPJ- eller fagsystem Kvantitative gevinster Helsepersonell rapporterer om et stort tids- og ressursforbruk på ettersøking av prøver, prøveresultater, svar på henvisninger, epikriser etc. Leger og sykepleiere bruker mye tid hver dag på dette, og selv om det ikke er foretatt nasjonale studier på hvor lang tid som egentlig brukes på denne ettersøkingen, innser man at denne tiden kunne vært benyttet til annet nødvendig arbeid som for eksempel pasientbehandling Kvalitative gevinster Dagens praksis er eksempler på dårlig service, dårlig kvalitet og slett pasientbehandling. I tillegg til at helsepersonellet blir misfornøyde og opplever frustrasjon ved å bruke mye tid og energi på noe som heller skulle vært dedikert til helsehjelp ovenfor pasientene. 8. Evaluering Prosjektet må sørge for at prosjektresultatene vurderes av Nasjonal IKTs Klinisk IKT Fagforum og av Nasjonal IKTs Fagforum Arkitektur som en del av kvalitetssikringen av fundamentet for videreutvikling og realisering. Begge instansene inngår forøvrig i prosjektets referansegruppe og representantene i referansegruppen skal ha tilgang til all informasjon angående prosjektet og komme med kommentarer og innspill.

112 Side 10 av 15 Vedlegg 05e Nr 9. Risikovurdering Det skal gjennomføres en risikovurdering for alle IT-prosjekter som gjennomføres i programmet for nasjonal IKT. Risikovurderingen skal foretas på fastlagt mal for dette (MAL 05 Risikoanalyse) se under. Risikoelementer gjennomgått ved etablering 1 Utilstrekkelig informasjonsinnhenting fører til at utviklet løsning ikke dekker reelle behov på en tilstrekkelig måte 2 Utilstrekkelig og upresis behovsbeskrivelse fører til at utviklet løsning ikke dekker reelle behov på en tilstrekkelig måte 3 Tilgjengelighet på enkelte nøkkelpersoner i sektoren 4 Motstridende ønsker og behov ved ulike foretak Tiltak 8 6 Få konsensus mht arbeidsproses sene, detaljering av behovene i samarbeid med sektoren 8 6 Samme tiltak som over, det er svært viktig med god dialog med brukerne 6 8 Få prosjektleder med relevant kompetanse. God prosjektplan 5 5 Samarbeiden de tiltak som diskusjoner, evalueringer etc.for å oppnå enighet Konsekvens Sannsynlighet Konsekvens Sannsynlighet Ansvar Frist

113 Side 11 av 15 Vedlegg 05e 10. Milepælsplan Ukenr./aktivitet Prosjektledelse Prosjektetablering Intervju Mattilsynet, Posten, HF Evaluering/interna sjonalt arbeid Intervju, HF, leverandører, andre Kravspesifisering Forankring Sluttrapport Forberedelser dekker forberedelser til intervjuer pluss generell informasjonsinnhenting. Intervjuene ved de ulike helseforetakene vil utføres først, men der andre interessenter er plassert på samme geografiske sted kan det av praktiske hensyn også være aktuelt å intervjue disse. Evaluering/systematisering/rapportering av materialet vil foregå umiddelbart etter informasjonsinnhenting og rapportering til styringsgruppe samt referansegruppe vil foretas. Ved behov kan prosjektet også presenteres ved personlig frammøte. Forankring skal og må foregå under hele prosjektets forløp. Det skal derfor legges spesielt vekt på dette ved intervjurundene og andre møter med sektoren. Sluttrapport for hovedprosjektet skal være overlevert og godkjent før uke 32. Utforming av sluttrapport er en prosess det kan være naturlig å starte allerede i løpet av ettervinter/vår. Innholdet i milepælene er også beskrevet under kapitlene om Prosjektets mål og Oppgaver tidligere i dokumentet. 11. Prosjektorganisering og ansvarsfordeling Prosjektorganisasjon

114 Side 12 av 15 Vedlegg 05e Nasjonal IKT Styringsgruppe Referansegruppe Arkitektur Fagforum Referansegruppe EPJ fagforum Prosjektgruppe Prosjektansvarlig og styringsgruppe Prosjektansvarlig skal gjennomføre prosjektet i henhold til prosjektdirektivet og prosjektplanen. Prosjektansvarlig rapporterer til styringsgruppen ved Nasjonal IKT. Styringsgruppen Nasjonal IKT er prosjektets styringsgruppe og er ansvarlig for prosjektet.

115 Side 13 av 15 Vedlegg 05e 12. Gjennomføring Prosjektadministrative rutiner Prosjektet skal gjennomføres i henhold til Nasjonal IKTs metoder for prosjektgjennomføring MålRettet ProsjektStyring (MRPS) og Nasjonal IKTs arkitekturmetodikk som benytter TOGAFrammeverket og malen for PSA (Project Start Architecture). Dokumentadministrasjon mv Prosjektarkiv Prosjektleder skal etablere et papirbasert prosjektarkiv over all korrespondanse samt andre bevaringsverdige dokumenter produsert og mottatt i prosjektet. Prosjektleder skal etablere et elektronisk arkiv hvor bevaringsverdige elektroniske dokumenter skal arkiveres skrivebeskyttet når de er ferdigstillet. Intern informasjonsflyt Prosjektleder skal opprette og vedlikeholde lister med navn, adresse mv til deltagerne i styringsgruppe, prosjektgruppe og referansegruppe. I den grad det er mulig skal e-post benyttes til prosjektintern informasjonsutveksling. Ved utveksling av prosjektdokumenter er hovedregelen at det skal benyttes avtalt format. Andre formater kan benyttes der dette er nødvendig, f.eks. for å unngå tap av informasjon. Det må i så fall først avklares at mottakeren(e) kan lese formatet. Ekstern informasjon Prosjektet anses å være av interesse for store deler av helsevesenet. Informasjon fra prosjektet skal derfor jevnlig formidles til omverdenen. Prosjektleder kan ved behov opprette en e-post distribusjonsliste hvor enhver som ønsker det kan melde seg på for å få tilsendt ytterligere informasjon, og ha mulighet til å kommentere prosjektets arbeid underveis Oppfølging og statusrapportering Prosjektleder skal utarbeide en kortfattet statusrapport til styringsgruppen etter tilsendt mal som skal foreligge en uke foran hvert møte i styringsgruppen. Rapporten skal minimum inneholde: prosjektets framdrift i forhold til avtalte milepæler i inneværende og neste periode eventuelle avvik i forhold til prosjektets framdrift, økonomi eller innhold med forslag til tiltak I tillegg skal det i rapporten orienteres om resultatet av gjennomførte aktiviteter så fremt disse antas å være av interesse for styringsgruppen.

116 Side 14 av 15 Vedlegg 05e Konfidensialitet Alle parter i prosjektet forplikter seg til å overholde de restriksjoner som gjelder ved tilgang til taushetsbelagt informasjon og rettighetsbeskyttet dokumentasjon. Prosjektmedarbeidere skal i deres funksjoner i prosjektet ikke gis tilgang til helseopplysninger om enkeltpasienter. Deltakerne i prosjektet forplikter seg dog til å iaktta taushet om alt de likevel skulle få kjennskap til om personers legems- eller sykdomsforhold eller andre personlige forhold Kritiske suksessfaktorer Det er identifisert følgende kritiske områder i prosjektet som må vies spesiell oppmerksomhet, og som anses som avgjørende for å oppnå et vellykket prosjekt. Informasjonsinnhenting Utilstrekkelig informasjonsinnhenting kan føre til at utviklet løsning ikke dekker reelle behov på en tilstrekkelig måte. Det er viktig at vi får kontakt med de rette instansene og at disse kan bidra med informasjon dvs. har motivasjon for å delta i intervjuprosessen i en travel hverdag. Det er derfor viktig at de fleste av intervjuene foregår utenfor ferieperioden. Beskrivelse av behov Utilstrekkelig og upresis behovsbeskrivelse kan føre til at utviklet løsning ikke dekker reelle behov på en tilstrekkelig måte. Tilgjengelighet på de rette helsepersonellgruppene er vesentlig Samleoversikt over prosjektorganisasjonen Rolle Navn/kontaktperson Enhet Telefon E-post Oppdragsgiver Helse Vest IKT. Nasjonal IKT v/ Dagfinn Hallseth Nasjonal IKT styringsgruppe v/ Programkontoret Referansegruppe Arild Faxvaag EPJ Fagforum v/leder Referansegruppe Per Olav Skjesol Arkitektur Fagforum v/leder Styringsgruppe Prosjektgruppe Prosjektgruppe Prosjektgruppe Prosjektgruppe Prosjektgruppe Prosjektgruppe Styringsgruppemedlem Prosjektleder Prosjektmedarbeider Prosjektmedarbeider Prosjektmedarbeider Prosjektmedarbeider Prosjektmedarbeider dagfinn.hallseth@no.pwc.com arild.faxvaag@ntnu.no per.olav.skjesol@hemit.no

117 Side 15 av 15 Vedlegg 05e 13. Leveranser Leveranser Avtalt dato Korrigert Kravspesifikasjon Sluttrapport

118 Vedlegg 06a Til: Styringsgruppen Nasjonal IKT Kopi Fra: Programkontoret Nasjonal IKT Dato: Saksnr: 06/ Konsekvensutredning - Felles drift av nasjonal publiseringsløsning Bakgrunn og situasjon Viser til behandling av gjennomført tiltak i PEF og i Styringsgruppen Ved behandling av saken i møte i Styringsgruppen Nasjonal IKT ble viktigheten av å gi et tydelig signal til Helse- og omsorgsdepartementet (HOD) i forhold til en fremtidig beslutning understreket. Styringsgruppen anbefalte at konsekvensvurderingen inkluderer en tydelig anbefaling / oppsummering knyttet til økonomi, øvrig ressursbehov, kvalitet og tilgjengelighet for innbyggerne. I tillegg bør det presiseres at benyttet arkitektur må sikre fremtidig fleksibilitet. Følgende ble vedtatt: 1. Styringsgruppen Nasjonal IKT tar prosjektets konsekvensutredning til etterretning. 2. Styringsgruppen Nasjonal IKT ber Programkontoret utarbeide en kort oppsummering, ta en avsjekk med Prosjekteierforum og deretter fremlegge utkast til fullstendig HODoversendelse i Styringsgruppens neste møte ( ). 3. Styringsgruppen Nasjonal IKT beslutter at konsekvensutredningen, med de innspill som fremkom i møtet, oversendes til HOD i etterkant av Styringsgruppens neste møte. Herlof Nilssen informerer HOD om dette tidsløpet. Problemstilling Basert på vedtaket i Styringsgruppen har Programkontoret vært i dialog med prosjektleder (Erik Billington, Devoteam davinci), og bedt prosjektet gjennomføre nødvendige oppdateringer. Forslag til løsning Prosjektet har utarbeidet en revidert sluttrapport og hvor konklusjon og anbefaling er endret og hvor det er lagt til et nytt kapittel (kap. 5.7) med tabeller som oppsummerer konsekvensene. Videre har kapittel 6 Konklusjon og anbefaling blitt oppdatert. Prosjektet har også gjennomført en kort forankringsrunde av disse nye elementene med prosjektets ressurspersoner fra RHF-ene. Basert på de konsekvenser som er identifisert er konklusjonen i denne rapporten at man enten bør beholde dagens løsninger (alternativ 0) og utveksle informasjon mellom disse eller etablere en nasjonal publiseringsløsning med felles drift som kun omfatter internett (alternativ 3b). For ytterligere detaljer henvises det til prosjektets sluttrapport (vedlegg 06b). Ved behandling av revidert konsekvensutredning i PEF ble blant annet følgende protokollført: PEF kommenterte at prosjektet fortjener ros for de oppdateringer som har blitt gjennomført i rapporten siden siste behandling. I sum er dette nå en god og omfattende rapport. PEFs anbefaling, basert på prosjektets identifiserte konsekvenser samt PEFs kjennskap til øvrige pågående prosjekter, er å beholde dagens løsninger (alternativ 0). PEF er imidlertid 1 Vedl 06a Felles publiseringsløsning v1.0.doc

119 Vedlegg 06a av den oppfatning at problemstillingen bør tas opp til ny diskusjon om 3-5 år hvor man vurderer å standardisere på felles driftet løsning for felles inter-/intra-/ekstranett (alternativ 3). Per i dag anses risikoen ved å velge alternativ 3b å være for stor. PEF samstemmer også i prosjektets konklusjon om at det uansett vil være enkelte opplagte synergier med økt nasjonal koordinering, eksempelvis mulighet for å etablere nasjonal(e) innholdsredaksjon(er) som kvalitetssikrer felles informasjon ett sted slik at dette kan gjenbrukes nasjonalt, og utveksling av informasjon mellom publiseringsløsninger og nasjonale kilder. Vedtak: Prosjekteierforum tar prosjektets reviderte konsekvensutredning og anbefaling til etterretning og ber om at Programkontoret tar hensyn til innspillene som fremkom i møtet ved utarbeidelse av oversendelse til Helse- og omsorgsdepartementet. Programkontoret sender saksunderlag til Nasjonal IKTs Styringsgruppe på en kort avsjekk hos PEF før oversendelse til SG. Styringsgruppen bes diskutere saken. Forslag til vedtak Styringsgruppen Nasjonal IKT tar prosjektets reviderte konsekvensutredning og anbefaling til etterretning i tråd med anbefalinger fra PEF. Styringsgruppen anbefaler overfor HOD at dagens løsninger (alternativ 0) videreføres inntil videre. Styringsgruppen mener at problemstillingen bør tas opp til ny diskusjon senere (3-5 år), hvor man vurderer å standardisere på felles driftet løsning for felles inter-/intra-/ekstranett (alternativ 3). Per i dag anses risikoen ved å velge alternativ 3b å være for stor for flere RHF. Styringsgruppen anbefaler at enkelte opplagte synergier ved økt nasjonal koordinering følges opp videre, jfr. saksunderlag og rapport. Styringsgruppens leder oversender brev til Helse- og omsorgsdepartementet med de innspill som fremkom i møtet. Prosjektets sluttrapport legges ved til informasjon. 2 Vedl 06a Felles publiseringsløsning v1.0.doc

120 Vedlegg 06b Til: Kopi: Helse- og omsorgsdepartementet Dato: 02. desember 2010 Saksnr: Fra: Nasjonal IKT v/ Styringsgruppens leder, Herlof Nilssen Oppsummering av gjennomført konsekvensvurdering for eventuell felles drift av en nasjonal publiseringsplattform Bakgrunn og situasjon Helse- og omsorgsdepartementet (HOD) har satt krav om standardisering av spesialisthelsetjenestens nettsider, samt etablert et forpliktende rammeverk for helseforetakenes nettløsninger. Rammeverket, Felles rammeverk for nettbasert kommunikasjon i spesialisthelsetjenesten, har følgende overordnede målsetting: En samordnet og brukertilpasset kommunikasjon på nett i spesialisthelsetjenesten. Foretaksprotokollene fra møte i RHFene 2010, pkt Samordnet kommunikasjon, inneholder følgende formulering: RHFene skal fortsatt arbeide aktivt for å styrke pasientrollen gjennom å forbedre pasientrettet informasjon på internett. Helseforetakene skal bidra til dette ved å utarbeide felles informasjon slik at kvaliteten på informasjon og tjenester rettet mot pasienter, brukere og pårørende via internett kan øke. Foretaksmøtet ba RHFene om fortsatt å delta i det nasjonale samarbeidet med å tilrettelegge for publisering av felles informasjon for spesialisthelsetjenesten, i tråd med rammeverket for nettbasert kommunikasjon i spesialisthelsetjenesten. Det arbeides med å ferdigstille oppdatering av det nasjonale profilprogrammet. Det justerte profilprogrammet skal tas i bruk så snart det foreligger. Foretaksmøtet ba RHFene sammen med de øvrige regionale helseforetakene om å gjennomføre en konsekvensvurdering av eventuell felles drift av en nasjonal publiseringsplattform i Norsk Helsenett SF. Konsekvensvurderingen skal sendes departementet innen 1. oktober Gjennomføring av konsekvensvurdering i regi av Nasjonal IKT Med bakgrunn i kulepunkt to over igangsatte Nasjonal IKT i juni 2010 et prosjekt som fikk i oppgave å gjennomføre en konsekvensvurdering av eventuell felles drift av en nasjonal publiseringsplattform i Norsk Helsenett SF. Prosjektet fikk i oppgave å klarlegge de teknologiske og økonomiske konsekvensene av og premissene for felles drift av en slik plattform. Utgangpunktet for vurderingen var dagens situasjon i RHFene og eksisterende Programkontoret Nasjonal IKT PricewaterhouseCoopers AS Sandviksbodene 66 Postboks 3984 N-5835 Bergen

121 Dato 02/12/2010 Tema Felles publiseringsløsning: Brev til HOD Side 2 av 4 Vedlegg 06b systemportefølje, men prosjektet ble også bedt om å gjøre en overordnet vurdering av implikasjoner av fremtidige utviklingstrekk i en nasjonal kontekst. Prosjektet skulle se på helheten intranett/ekstranett/internett. Prosjektet ble ledet av eksterne konsulenter fra Devoteam davinci (v/ prosjektleder Erik Billington), men det ble opprettet en ressursgruppe bestående av personer fra RHFene, samt Nasjonal IKTs fagforum (Fagforum Arkitektur og Klinisk IKT Fagforum). I tillegg ble RHFenes kommunikasjonsdirektører involvert for å sikre forankring og ivaretakelse av bestillingen fra HOD om samordnet kommunikasjon. Prosjektets styringsgruppe var Nasjonal IKTs Prosjekteierforum. Ved presentasjon av prosjektets sluttrapport / konsekvensvurdering i Nasjonal IKTs Prosjekteierforum ble prosjektet bedt om å gjennomføre noen justeringer og foreta en ekstra forankringsrunde i prosjektgruppen. Med bakgrunn i dette ba Nasjonal IKT v/ Herlof Nilssen HOD om utsatt frist for å sende konsekvensvurderingen til Ved presentasjon av prosjektets sluttrapport / konsekvensvurdering for Nasjonal IKTs Styringsgruppe anbefalte Styringsgruppen at konsekvensvurderingen også burde inkludere en tydelig anbefaling / oppsummering knyttet til økonomi, øvrig ressursbehov, kvalitet og tilgjengelighet for innbyggerne. Med bakgrunn i dette ba Nasjonal IKT på nytt HOD om noe ytterligere utsatt frist for å sende konsekvensvurderingen. Oppsummering av prosjektets funn Prosjektet har utarbeidet to tabeller som oppsummerer identifiserte konsekvenser. Disse er gjengitt i sluttrapportens kapittel 5.7 (prosjektets sluttrapport er vedlagt i sin helhet). Som tabellene viser, tegner det seg et relativt komplekst bilde av hvordan de forskjellige konsekvensene treffer de forskjellige RHFene. Alternativ 0 (videreføre dagens løsninger) og alternativ 3b (felles drift av internett) er de alternativene som i en samlet vurdering blir ansett som de beste og mest realistiske alternativene. Ingen i prosjektgruppen har anbefalt noen andre alternativer enn disse to. Alternativ 0 krever kun mindre endringer i forhold til dagens situasjon og har derfor lav risiko. De ulike RHFene er langt på vei er fornøyd med publiseringsløsningene de har i dag som er tilpasset deres behov. I konsekvensvurderingen er det pekt på en rekke ankepunkter mot å standardisere på felles driftet løsning for felles inter-/intra-/ekstranett (alternativ 3). Disse er: Høye investeringskostnader er identifisert i estimatene. Man risikerer bl.a. vesentlig dyrere lisenskostnader ved en nasjonal intranett løsning Det er høy kompleksitet med en løsning som også skal inkludere intranett. Utfordringer relatert til å etablere tilstrekkelig effektivt samhandlingsregime nasjonalt for realisering av potensielle gevinster

122 Dato 02/12/2010 Tema Felles publiseringsløsning: Brev til HOD Side 3 av 4 Vedlegg 06b Disse ankepunktene er først og fremst knyttet til at løsningen inkluderer felles driftet intranett. Alternativ 3b inkluderer kun felles driftet internett, og dermed reduseres investeringskostnadene, kompleksiteten og utfordringene som er identifisert med en nasjonal løsning. Det betyr ikke at disse faktorene er borte, det vil fortsatt være en betydelig endring med tilhørende risiko og investeringskostnader ift. å sentralisere drift av internett og konvertere til en nasjonal internettløsning. Disse må sees opp mot de potensielle gevinstene en slik sentralisert internettløsning har nasjonalt ift. å understøtte oppdraget gitt av HOD: Enklere å søke opp, utveksle informasjon på tvers av RHF-ene og nasjonale informasjonskilder Funksjonalitet blir utviklet en gang istedenfor flere ganger Enklere å tilfredsstille og vedlikeholde enhetlig brukeropplevelse for pasienter og pårørende Det blir påpekt at dersom man kun etablerer felles internett vil man få forskjellige løsninger for internett og intranett (selv om disse langt på vei kan være basert på samme verktøy). Flere mener at dette likevel har mindre konsekvenser da det er forskjellige målgrupper for internett og intranett. Konsekvensene ved å ha atskilt internett fra intra-/ekstranett er skissert i kap Selv om alternativ 3b kan være et første steg for en nasjonal løsning som på lengre sikt også kan inkludere intranett, risikerer man med alternativ 3b å få forskjellige løsninger for internett og intranett i lang tid, gitt de konsekvensene som er gjeldende i dag ift. felles drift av internett og intranett (alternativ 3). En forutsetning for at en nasjonal publiseringsløsning kan gi gevinster vil være modenhet og vilje til å samarbeide på tvers av helseregioner. Uten et slikt samarbeid vil de samlede kostnadene trolig være betydelig større enn gevinstene. Ved en eventuell etablering av en nasjonal løsning blir det også viktig at de RHFene som rammes skjevt økonomisk blir kompensert for dette. Nasjonal IKTs oppsummerte anbefaling Nasjonal IKTs anbefaling, basert på prosjektets identifiserte konsekvenser samt Nasjonal IKTs kjennskap til øvrige pågående prosjekter, er å beholde dagens løsninger inntil videre (jf. prosjektets alternativ 0). Nasjonal IKT anbefaler imidlertid at problemstillingen tas opp til ny diskusjon senere (3-5 år) hvor man vurderer å standardisere på felles driftet løsning for felles inter-/intra-/ekstranett (jf. prosjektets alternativ 3). Per i dag anser Nasjonal IKT risikoen ved å standardisere på verktøy på internett og felles drift (jf. prosjektets alternativ 3b) som for stor for flere RHF. Nasjonal IKT ønsker å understreke at det uansett vil være enkelte opplagte synergier med økt nasjonal koordinering, eksempelvis mulighet for å etablere nasjonal(e) innholdsredaksjon(er) som kvalitetssikrer felles informasjon ett sted slik at dette kan gjenbrukes nasjonalt, og utveksling av informasjon mellom publiseringsløsninger og nasjonale kilder.

123 Dato 02/12/2010 Tema Felles publiseringsløsning: Brev til HOD Side 4 av 4 Vedlegg 06b Vi ser frem til HODs videre håndtering av saken. Med vennlig hilsen Herlof Nilssen Leder Nasjonal IKT Vedlegg Vedlegg 1 Sluttrapport fra prosjektet Vedlegg 2 Kostnadsmatrise fra prosjektet

124 Vedlegg 06c KONSEKVENSUTREDNING Nasjonal publiseringsløsning, tiltak 36. Distribusjonsliste Tittel: Navn Institusjon Prosjektansvarlig Prosjekteierforum Nasjonal IKT Programkontor Anne Line Grepne Nasjonal IKT Dagfinn Hallseth Kontraktsansvarlig Erik Hansen Helse Vest IKT på vegne av Nasjonal IKT Tiltak:36 Prosjekt: Nasjonal Milepæl: publiseringsløsning Foretak: Versjon nr.1.5 Dato: Ansvarlig: Arkiv nr. Side 1 av 51

125 Vedlegg 06c INNHOLD: 1. SAMMENDRAG AV HOVEDFUNN FRA UTREDNINGEN BESKRIVELSE AV BAKGRUNN BESKRIVELSE AV OPPDRAGET Oppgaver Målsetning Hovedmål Delmål: Utarbeide konsekvensvurdering Delmål: Utarbeide sluttrapport Avgrensninger Oppsummering gjennomført oppgave DELTAKERE PROSJEKTGRUPPEN DELTAKERE REFERANSEGRUPPEN ARBEIDSFORM DEFINISJON AV NASJONAL PUBLISERINGSLØSNING HVA INNGÅR I EN FELLES NASJONAL PUBLISERINGSPLATTFORM? Internett Intranett Ekstranett DAGENS SITUASJON HELSE SØR-ØST (HSØ) Perspektiver og erfaringer med felles publiseringsløsning HELSE VEST (HV) HELSE MIDT-NORGE (HMN) HELSE NORD (HN) NORSK HELSENETT SF (NHN) FELLES NASJONALE AVTALER SOM ER ETABLERT Publiseringsløsning (HSØ og HV ErgoGroup) Drift (HSØ NHN) Microsoft SharePoint og intranett/ekstranett OMFANGET AV REELL FELLES INFORMASJON PUBLISERINGSPROSESSER OPPSUMMERING AV DAGENS SITUASJON OVERSIKT OVER IMPLIKASJONER VED INNFØRING (SYSTEMMESSIGE, PROSESSMESSIGE, ORGANISATORISKE, ØKONOMISKE, M.M.) NASJONAL PUBLISERINGSPLATTFORM MÅLBILDE Helheten inter-, intra-, og ekstranett Utviklingstrekk GEVINSTER, KONSEKVENSER OG PREMISSER Videreføre dagens løsninger og utveksle informasjon (Alternativ 0) Standardisere på publiseringsløsning uten felles drift (Alternativ 1) Samlokalisere driften uten standardisering på verktøy (Alternativ 2) Standardisere på verktøy og felles drift (Alternativ 3) Standardisering på verktøy og felles drift kun på internett (alternativ 3b) IDENTIFISERING AV KOSTNADSOMRÅDER Årlig kost i dag og engangsinvesteringer Kostnadsvurdering av nasjonal publiseringsløsning Oppsummering kostnadsvurdering av nasjonal publiseringsløsning KONSEKVENSER OG FORUTSETNINGER VED FELLES INTRANETT Tiltak:36 Prosjekt: Nasjonal Milepæl: publiseringsløsning Foretak: Versjon nr.1.5 Dato: Ansvarlig: Arkiv nr. Side 2 av 51

126 Vedlegg 06c Federering av brukere Integrasjoner mot interne systemer Design og maler FØRINGER FOR TIDSPLAN OG INNFØRING AV NASJONAL PLATTFORM INNFØRINGSSTRATEGI FOR EN EVENTUELL FELLES LØSNING OPPSUMMERING AV KONSEKVENSER KONKLUSJON OG ANBEFALING REFERANSELISTE VEDLEGGSOVERSIKT Tiltak:36 Prosjekt: Nasjonal Milepæl: publiseringsløsning Foretak: Versjon nr.1.5 Dato: Ansvarlig: Arkiv nr. Side 3 av 51

127 Vedlegg 06c 1. Sammendrag av hovedfunn fra utredningen Hovedmålet for dette prosjektet er å klarlegge de teknologiske og økonomiske konsekvensene av, og premissene for, felles drift av en eventuell nasjonal publiseringsplattform i Norsk Helsenett SF (NHN). Det er opplagt et stort potensiale i å kunne etablere gode mekanismer for å dele informasjon mellom RHF-ene. En viktig forutsetning for å dele informasjon blir derimot også å få kultur for å dele informasjon i tillegg til verktøy og mekanismer som gjør det enkelt å dele informasjon. Kartleggingen som er utført viser at man historisk har lagt opp til en nasjonal publiseringsløsning i et fellesprosjekt mellom Helse-Vest(HV) og Helse Sør-Øst(HSØ) i Løsningen som ble anskaffet hadde i opprinnelig prosjektdirektiv en intensjon om å støtte inter-/intra-/ekstranett på sikt, og var basert på Microsoft SharePoint 2007 levert av ErgoGroup. Rammeavtalen som ble etablert med ErgoGroup har opsjoner på at avtalen kan benyttes av alle RHF-ene. Denne rapporten har ikke vurdert om denne løsningen er den best egnete, men forutsatt at løsningen var den mest egnete da vurderingen ble gjort i forbindelse med anskaffelsen. Løsningen levert av ErgoGroup regulerer i den endelige avtalen kun internett. Helse Sør-Øst og Helse Vest avviklet i mai 2009 fellesprosjektet, men fortsetter arbeidet med å innføre løsningen for internett, men med forskjellige driftsleverandører. Helse Sør-Øst vil i løpet av 2010 ha etablert og implementert løsningen for alle sine helseforetak hos Norsk Helsenett, mens Helse Vest har etablert og implementert løsningen høsten 2010 hos sin interne driftsleverandør. For intranett er situasjonen forøvrig er at Helse Midt-Norge allerede benytter SharePoint for intranett, og Helse Vest samt Helse Sør-Øst planlegger og delvis også benytter SharePoint som intranett. Det er identifisert potensielle gevinster med å standardisere på en felles nasjonal løsning for inter-/intra-/ekstranett. Konsekvensene for intranett er derimot kompliserte og sammensatte, og det har vært vanskelig å gå i full dybde på dette innenfor prosjektets rammer. Bl.a. fins det per i dag ingen nasjonal avtale som omfatter intranett og SharePoint som alle RHF-ene kan benytte. Dette reflekteres i kostnadsestimatene som viser at det må gjøres omfattende investeringer for å etablere en felles nasjonal løsning for inter- /intra-/ekstranett. Foruten rammeavtalen mellom Helse Sør-Øst / Helse Vest og ErgoGroup er det også etablert driftsavtale med Norsk Helsenett som alle RHF-ene kan benytte for internett. Dersom alle RHF-ene skal benytte opsjoner i avtalen med ErgoGroup om SharePointløsningen for internett, må disse benyttes innen avtalen går ut senest i løpet av Det blir viktig at man får trygghet på at tjenestene Norsk Helsenett leverer er tilstreklig gode før man eventuelt knytter flere RHF-er til Sharepoint-løsningen som inngår i avtalen med ErgoGroup. Denne rapporten inneholder en konsekvensutredning som vurderer om det bør etableres en nasjonal publiseringsløsning med felles drift for inter-/intra-/ekstranett basert på etablerte nasjonale avtaler. De viktigste konsekvensene som taler for en nasjonal publiseringsløsning med felles drift er: Tiltak:36 Prosjekt: Nasjonal Milepæl: publiseringsløsning Foretak: Versjon nr.1.5 Dato: Ansvarlig: Arkiv nr. Side 4 av 51

128 Vedlegg 06c Enkelt å søke opp, krysspublisere og utveksle informasjon på tvers av RHF-ene Funksjonalitet blir utviklet en gang istedenfor flere ganger Enklere å tilfredsstille enhetlig brukeropplevelse De viktigste konsekvensene som taler imot en nasjonal publiseringsløsning med felles drift er: Utfordringer relatert til å etablere tilstrekkelig effektive samhandlingsregime nasjonalt for realisering av potensielle gevinster Det er høy kompleksitet med en løsning som også skal inkludere intranett. Høye investeringskostnader er identifisert i estimatene. Man risikerer bl.a. vesentlig dyrere lisenskostnader ved en nasjonal intranett løsning Basert på de konsekvenser som er identifisert er konklusjonen i denne rapporten at man enten bør beholde dagens løsninger (alternativ 0) og utveksle informasjon mellom disse eller etablere en nasjonal publiseringsløsning med felles drift som kun omfatter internett (alternativ 3b). Å beholde dagens løsninger har lav risiko og krever mindre endringer hos RHF-ene. RHFene er også fornøyd med dagens løsninger som de også har investert mye kompetanse og ressurser i å fungere tilfredsstillende for deres behov. De største konsekvensene for en nasjonal publiseringsløsning er relatert til felles drift av og standardisering av intranett. Et naturlig alternativ å vurdere nærmere er derfor en nasjonal publiseringsløsning som kun inkluderer internett. En slik nasjonal løsning er mindre kompleks og har lavere investeringskostnader og risiko. Selv om et slikt alternativ kan være et første steg i en full nasjonal løsning for inter-/intra-/ekstranett, risikerer man at man ender opp med forskjellige løsninger for inter-/intra-/ekstranett i lang tid, gitt konsekvensene som er identifisert og gjeldende i dag for en nasjonal løsning som inkluderer intranett. Det kan diskuteres hvor store konsekvenser det har å ha forskjellige løsninger for inter- og intranett da det er forskjellige målgrupper som adresseres, men det vil også være risiko forbundet med å etablere en nasjonal løsning som inkluderer kun internett. Konsekvensene treffer også her de forskjellige helseregionene forskjellig. En forutsetning for at en nasjonal publiseringsløsning kan gi gevinster vil være modenhet og vilje til å samarbeide på tvers av helseregioner. Uten et slikt samarbeid vil de samlede kostnadene trolig være betydelig større enn gevinstene. Ved en eventuell etablering av en nasjonal løsning blir det også viktig at de RHF-ene som rammes skjevt økonomisk blir kompensert for dette. 2. Beskrivelse av bakgrunn 2.1. Beskrivelse av oppdraget Helse- og omsorgsdepartementet (HOD) har satt krav om standardisering av spesialisthelsetjenestens nettsider, samt etablert et forpliktende rammeverk for helseforetakenes nettløsninger. Rammeverket, Felles rammeverk for nettbasert kommunikasjon i spesialisthelsetjenesten, har følgende overordnede målsetting: En samordnet og brukertilpasset kommunikasjon på nett i spesialisthelsetjenesten. Tiltak:36 Prosjekt: Nasjonal Milepæl: publiseringsløsning Foretak: Versjon nr.1.5 Dato: Ansvarlig: Arkiv nr. Side 5 av 51

129 Vedlegg 06c Foretaksprotokollene fra møte i XX RHF 2010, pkt Samordnet kommunikasjon, inneholder følgende formulering: XX RHF skal fortsatt arbeide aktivt for å styrke pasientrollen gjennom å forbedre pasientrettet informasjon på internett. Helseforetakene skal bidra til dette ved å utarbeide felles informasjon slik at kvaliteten på informasjon og tjenester rettet mot pasienter, brukere og pårørende via internett kan øke. Foretaksmøtet ba XX RHF om fortsatt å delta i det nasjonale samarbeidet med å tilrettelegge for publisering av felles informasjon for spesialisthelsetjenesten, i tråd med rammeverket for nettbasert kommunikasjon i spesialisthelsetjenesten. Det arbeides med å ferdigstille oppdatering av det nasjonale profilprogrammet. Det justerte profilprogrammet skal tas i bruk så snart det foreligger. Foretaksmøtet ba XX RHF sammen med de øvrige regionale helseforetakene om å gjennomføre en konsekvensvurdering av eventuell felles drift av en nasjonal publiseringsplattform i Norsk Helsenett SF. Konsekvensvurderingen skal sendes departementet innen 1. oktober Dette prosjektet er avgrenset til å svare på kulepunkt to (med uthevet skrift); nemlig eventuell felles drift av en nasjonal publiseringsplattform i Norsk Helsenett SF. En konsekvensvurdering vil ha som formål å klarlegge de teknologiske og økonomiske konsekvensene av og premissene for felles drift av en slik plattform. Utgangpunktet for vurderingen blir innenfor rammen av dagens situasjon for RHFene og eksisterende systemportefølje, men prosjektet skal også gjøre en overordnet vurdering av implikasjoner av fremtidige utviklingstrekk i en nasjonal kontekst. Prosjektet skal se på helheten intranett/ekstranett/internett.. En viktig målsetting for Helse- og omsorgsdepartementet som eier er å sikre at spesialisthelsetjenesten på nett framstår helhetlig og koordinert. Felles drift av en nasjonal plattform er et av flere mulige virkemidler som vil kunne bidra til å oppnå denne målsettingen. Å legge dette til Norsk Helsenett SF (NHN) som ansvarlig for nasjonale interesser knyttet til drift og utvikling av IKT-infrastruktur i helse- og omsorgssektoren er derfor vurdert som aktuelt. I forkant av eventuell innføring av felles drift av en nasjonal publiseringsplattform vil det være hensiktsmessig å gjennomføre en vurdering av konsekvensene knyttet til et slikt alternativ. Disse konsekvensene kan inkludere ikke bare IKT-messige forhold, men også forhold knyttet til felles forvaltning og utvikling av tjenesten, deling av innhold, kobling mellom internett og intranett, integrasjon mellom løsningen og brukerkataloger for å understøtte personalisering i intranett, integrasjoner relatert til pasientrettet informasjon m.m. Dette prosjektet oppsummerer arbeidet med en slik vurdering Oppgaver Oppgavene følger av delmålene i prosjektet. Vi spesifiserer at prosjektet skal: Hente inn bredt og godt informasjonsgrunnlag (bl.a. fra prosjekter som arbeider med relaterte problemstillinger, spesielt rapport fra Helse Sør-Øst knyttet til Deling av pasientrettet informasjon ). Tiltak:36 Prosjekt: Nasjonal Milepæl: publiseringsløsning Foretak: Versjon nr.1.5 Dato: Ansvarlig: Arkiv nr. Side 6 av 51

130 Vedlegg 06c Tydeliggjøre hva som ligger i oppdraget fra foretaksprotokollen, herunder hvorvidt oppdraget inkluderer en utskifting av eksisterende publiseringsplattform. Synliggjøre konsekvenser og foreslå hva man bør gjøre for å implementere felles drift av publiseringsløsning på en pedagogisk god måte. Vurdere prosessmessige, tekniske, sikkerhetsmessige, juridiske, anskaffelsesmessige og økonomiske konsekvenser og aspekter. Skissere overordnede gevinstområder og estimere kost/nytte ved felles drift. Oppsummere sitt arbeid i en sluttrapport i tråd med Nasjonal IKTs mal. Basert på gjennomført konsekvensvurdering, skal prosjektet: Gi innspill til tiltak av teknisk, forvaltningsmessig og organisatorisk art som må iverksettes ved overgangen fra regionale plattformer til én nasjonal plattform. Gi en overordnet vurdering av behov for koordinering mellom de fire regionale helseforetakene i det videre arbeidet. Gi innspill til en vurdering av innføringstidspunkt for en nasjonal publiseringsplattform. I tillegg er det viktig at prosjektet tar hensyn til følgende i forbindelse med dialog og ressursbruk: Ivareta en tett dialog med både Nasjonal IKT og RHFenes kommunikasjonsdirektører i prosjektet. Sørge for at en ressursgruppe fra de regionale helseforetakene mobiliseres og engasjeres. Trekke på ressursgruppen, bestående av representanter fra RHFene, Norsk Helsenett SF, Nasjonal IKT Fagforum Arkitektur og EPJ Fagforum, ved gjennomføringen av arbeidet, i tillegg til egen innsikt i problemstillingen. Sikre at konsekvenser blir belyst fra ressursenes ulike faglige ståsted. Trekke på RHFenes kommunikasjonsdirektører for å sikre forankring og ivaretakelse av bestillingen fra HOD om samordnet kommunikasjon. Forankre arbeidet i ressursgruppe og fagmiljø. Devoteam davinci Consulting ble valgt til å gjennomføre konsekvensutredningen Målsetning Hovedmål Prosjektet skal klarlegge de teknologiske og økonomiske konsekvensene av og premissene for felles drift av en eventuell felles drift av en nasjonal publiseringsplattform i Norsk Helsenett SF. Konsekvensvurderingen skal sendes departementet. Basert på denne beskrivelsen skal departementet beslutte hvorvidt det er hensiktsmessig å drifte en slik plattform i fellesskap Delmål: Utarbeide konsekvensvurdering Prosjektet skal vurdere konsekvenser med utgangspunkt i Nasjonal IKTs mal for konsekvensvurdering. Vurderingen skal inkludere alle relevante teknologiske og økonomiske konsekvenser av og premisser for felles drift av en slik plattform. Vurderingen skal ta Tiltak:36 Prosjekt: Nasjonal Milepæl: publiseringsløsning Foretak: Versjon nr.1.5 Dato: Ansvarlig: Arkiv nr. Side 7 av 51

131 Vedlegg 06c utgangpunkt i dagens situasjon for RHFene og eksisterende systemportefølje. Vurderingen må også inkludere en nærmere spesifikasjon av hva som menes med en nasjonal publiseringsplattform. Prosjektet skal overordnet skissere gevinstområder og estimere kost/nytte ved felles drift. De tekniske løsningene og driften av disse må sees i sammenheng med det innholdsmessige, og det blir vurdert som viktig at intranett- og internettløsninger sees i sammenheng. Det understrekes at prosjektet ikke skal levere et løsningsforslag, men konsekvensvurderingen bør ta inn over seg at en fremtidig løsning også må ta hensyn til fremtidig behov for deling av pasientrettet informasjon. I tillegg skal prosjektet gi innspill til tiltak som må iverksettes ved en eventuell overgang fra regionale plattformer til én nasjonal plattform, og dette inkluderer tiltak av teknisk, forvaltningsmessig og organisatorisk art. Prosjektet skal gi en overordnet vurdering av behov for koordinering mellom de fire regionale helseforetakene i det videre arbeidet, samt gi innspill til eventuelt innføringstidspunkt for en nasjonal publiseringsplattform Delmål: Utarbeide sluttrapport Prosjektet skal oppsummere sitt arbeid i en sluttrapport i tråd med Nasjonal IKTs mal, som skal fremlegges for og godkjennes av Nasjonal IKT. I tillegg skal sluttrapporten presenteres i en powerpoint. Det skal også utformes brev med vedlegg til HOD Avgrensninger Vurderingen skal ta utgangpunkt i dagens situasjon for RHFene og den eksisterende systemportefølje. Kommunikasjonsdirektørene ønsker en helhetlig tilnærming til problemstillingen, og prosjektet skal også gjøre en overordnet vurdering av implikasjoner av fremtidige utviklingstrekk i en nasjonal kontekst. Vurderinger vedrørende dagens situasjon og behov skal ikke inkludere personsensitiv informasjon og kommunikasjon direkte mot enkeltpasienter. Dette må derimot kunne ivareats på sikt og koordineres andre prosjekter som ivaretar dette. Konsekvensvurderingen baserer seg på etablerte avtaler for en nasjonal publiseringsløsning og forutsetter at disse er de best egnete for en nasjonal løsning, dvs. Microsoft SharePoint basert publiseringsløsning med eventuell felles drift hos Norsk Helsenett. Utredningen vil fokusere på konsekvensene ved innføring av en slik plattform snarere enn å vurdere hvilken funksjonalitet som er nødvendig i en slik publiseringsløsning. Prosjektet skal kun vurdere konsekvenser av en eventuell felles drift, ikke gjennomføre en slik eventuell beslutning Oppsummering gjennomført oppgave Prosjektet ble sammen med Nasjonal IKT programkontoret enige om en innholdsfortegnelse som hensyntar rammebetingelsene, dvs. tilgjenglig tid og ressurser som er tilgjengelig til å utforme rapporten. Tiltak:36 Prosjekt: Nasjonal Milepæl: publiseringsløsning Foretak: Versjon nr.1.5 Dato: Ansvarlig: Arkiv nr. Side 8 av 51

132 Vedlegg 06c Prosjektet har vurdert konsekvenser av å innføre nasjonal publiseringsløsning. Basert på de konsekvenser som er avdekket så langt, har prosjektgruppen, sammen med ressurspersoner fra RHFene, vurdert ulike potensielle gevinster, premisser, konsekvenser, kostnader m.m ved innføring av en nasjonal publiseringsplattform Deltakere prosjektgruppen Via Nasjonal IKT programkontoret fikk prosjektet oppgitt kontaktinformasjon for ressurspersoner pr RHF. Enkelte av ressurspersonene som prosjektet hadde fått oppgitt, pekte på andre ressurspersoner enten isteden for, eller i tillegg til seg selv. Den endelige listen med ressurspersoner ble: Helse Sør-Øst: Roar Engen Helse Vest: Håkon Øiestad Helse Midt-Norge: Åse Berg Helse Nord: Jan Henrik Hasselberg Fagforum Arkitektur: Ronny Thomassen EPJ fagforum: Arild Faxvaag Norsk Helsenett (NHN): Ola Vikland Devoteam davinci Consulting: Didrik Voss, Erik Billington og Bendik Noraberge Deltakere referansegruppen Består av kommunikasjonsdirektører/-rådgivere: Helse Sør-Øst: Christin Nyland Helse Vest: Elisabeth Huuse Helse Midt-Norge: Tor Harald Haukås/Jostein Listou Helse Nord: Børre Arntzen/Anne May Knudsen 2.4. Arbeidsform Prosjektet utarbeidet en prosjektplan som ble godkjent av Nasjonal IKTs Programkontor. Basert på denne planen gjennomførte prosjektet flere kommunikasjonsrunder med ressurspersonene og andre aktuelle interessenter. Hensikten med kommunikasjonen var både å hente inn informasjon, samt å forankre prosjektets arbeid. Ressurspersonene har Tiltak:36 Prosjekt: Nasjonal Milepæl: publiseringsløsning Foretak: Versjon nr.1.5 Dato: Ansvarlig: Arkiv nr. Side 9 av 51

133 Vedlegg 06c gjort en stor innsats i å fremskaffe informasjon om status og utfordringer for sine respektive RHFer. 3. Definisjon av nasjonal publiseringsløsning En nasjonal publiseringsløsning defineres i denne rapporten som plattform for inter-, intra- og ekstranett og innehar også et verktøy for å publisere informasjon på tvers av disse informasjonskanalene. Alle HF-ene og helseregionene skal benytte denne Hva inngår i en felles nasjonal publiseringsplattform? I en nasjonal publiseringsplattform skal det inngå en publiseringsløsning som i utgangspunktet dekker publiseringsbehovene som er felles for alle RHFene, samtidig som den må kunne samspille og koordineres med andre løsninger som dekker mer spesifikke publiseringsbehov. En nasjonal publiseringsløsning skal ikke dekke funksjonalitet som inkluderer personsensitiv informasjon og kommunikasjon direkte mot enkeltpasienter. En felles nasjonal publiseringsløsning skal støtte funksjonalitet som tradisjonelt er definert som intranett, internett og ekstranett for alle helseforetakene i helseregionene. Bakgrunn for inndeling i inter-, intra- og ekstranett er at de fleste HF i dag har forskjellige løsninger for inter-/intra-/ekstranett Internett Definisjon: Ekstern publiseringskanal tilgjengelig for alle. Beskrivelse Med internett mener vi en publiseringsløsning som gjør åpen og offisiell informasjon tilgjengelig for publikum. Målgruppen vil være pasienter, pårørende og alle som har interesse av informasjon om spesialisthelsetjenesten ref. også prioriterte målgrupper som er definert i [1]. Forutsetninger Det vil være behov for å administrere og publisere informasjon fra alle helseforetak basert på felles rutiner og malverk. Redaktører må kunne logge seg på felles løsning og få tilgang til all delbar informasjon i systemet Intranett Definisjon: Intern publiseringskanal med styrt brukertilgang, for informasjon og samhandling, som støtter integrasjoner med helseforetakets øvrige systemer. Beskrivelse Målgruppen er ansatte i helseforetakene og hver medarbeider blir identifisert, og vil få tilpasset informasjon avhengig av hvilket helseforetak han er tilknyttet m.m. Hvert enkelt helseforetak kan administrere og publisere egen informasjon til sine ansatte/brukere. Intranettet benyttes som primær kanal mot interne ansatte. Allikevel er det slik at ikke alle ansatte i helsevesenet i regionene har egen pc-tilgang. Det er dermed litt varierende hvor Tiltak:36 Prosjekt: Nasjonal Milepæl: publiseringsløsning Foretak: Versjon nr.1.5 Dato: Ansvarlig: Arkiv nr. Side 10 av 51

134 mye intranettet faktisk brukes. Like fullt, intranettet er og skal fungere som primær informasjonskanal mot ansatte Ekstranett Definisjon: Publiseringsløsning med pålogging tilgjenglig via internett (https). Vedlegg 06c Beskrivelse Målgruppen er prosjektvirksomhet som involverer eksterne samarbeidspartnere og grupper av brukere, for deling av informasjon, dokumenter etc. Her inngår også mulig samhandling med fastleger/primærhelsetjenesten. Ekstranett er slik det defineres her relativt enkel tilleggsfunksjonalitet som enkelt vil kunne støttes i løsninger som har funksjonalitet for både internett og intranett. 4. Dagens situasjon Nedenfor er det gitt en kort oppsummering pr regionalt helseforetak og Norsk Helsenett. De enkelte RHFene har eller er i ferd med å standardisere sine publiseringsløsninger for internett. For intranett er det bare Helse Nord og Helse Midt-Norge som har standardisert på publiseringsløsning, selv om de andre RHFene har begynte å se på dette Helse Sør-Øst (HSØ) Det er ca ansatte i regionen og foretaksgruppen betjener 2.7 millioner mennesker, dvs. omtrent 60% av Norges befolkning. Helse Sør-Øst består av i dag 11 helseforetak (HF). Sykehuspartner IKT er en egen enhet i HSØ som er en fellesleverandør av IKT-tjenester til HSØ. Selv om organiseringen av IKT-drift er blitt konsolidert i HSØ, fins det fortsatt flere tekniske publiseringsløsninger for inter-/intra-/ekstranett hvor noen er for enkelte helseforetak og én dekker tidligere Helse-Øst helseforetak. Det jobbes derimot med å standardisere og forenkle infrastrukturen i Helse Sør-Øst slik at hele Helse Sør-Øst benytter en felles IKTplattform. Helse Sør-Øst konsoliderer til 4 brukerdatabaser over alle interne ansatte i HFene. Videre har Helse Sør-Øst et prosjekt for innføring av infrastruktur og tjenester for identitets federering, som i løpet av 2010 vil være i produksjon mot minst en ekstern tjenestetilbyder som Norske Helsenett (Claims basert single-sign-on mot web-sider) og mellom to interne tjenestetilbydere som benytter WebServices for integrasjon mellom Applikasjon (Klinisk Arbeidsflate) og regionalt organisasjonsregister (FRESH). Dette betyr at Helse Sør-Øst er i ferd med å realisere en federert brukerdatabase over alle ansatte i Helse Sør-Øst. Se kap. 5.4 for mer om federering av brukere nasjonalt. Internett Helse Sør-Øst RHF har en rammeavtale med ErgoGroup på felles publiseringsplattform på internett (ref kap. 4.6 ErgoGroup avtalen), som de andre RHFene og underliggende HF kan gjøre avrop på. (samt de private ikke kommersielle sykehusene). Alle helseforetakene skal iløpet av høsten 2010 over på en standardisert plattform som driftes hos Norsk Helsenett basert på løsningen ErgoGroup leverer. Internettløsningen er utviklet, levert og vedlikeholdt av Ergo Group og basert på SharePoint Løsningen Ergo Group har utviklet på toppen av SharePoint 2007 inneholder bl.a. en redaktørportal som gjør det mulig å søke opp artikler Tiltak:36 Prosjekt: Nasjonal Milepæl: publiseringsløsning Foretak: Versjon nr.1.5 Dato: Ansvarlig: Arkiv nr. Side 11 av 51

135 Vedlegg 06c og enkelt kunne gjenbruke disse på tvers av HF-ene. Det er knyttet mål om større gjenbruk på tvers av HF-ene i foretaksgruppen. Slik løsningen er i dag er det kun lagt opp til å dele informasjon mellom helseforetak som benytter samme driftssted. Det betyr at man må ha en felles nasjonal publiseringsløsning med felles drift for å kunne dele innhold. Intranett For publiseringsløsninger internt i helseforetakene er det i stor grad Microsoft SharePoint varianter og Netpower som benyttes, og det pågår arbeid i regi av Sykehuspartner med å etablere en tjenesteportal basert på Microsoft SharePoint Det er igangsatt noe arbeid for å pilotere en første versjon i løpet av q Løsningen er utviklet og levert av Sykehuspartner som også skal drifte denne. Det gjenstår mye før et konsolidert og felles intern publiseringsløsning er realisert i Helse Sør-Øst. Ekstranett Helse Sør-Øst har ikke et dedikert ekstranett som passer inn i definisjonen i denne rapporten. Det er imidlertid utviklet en løsning som adresserer direkte kommunikasjon med pasienter og pårørende gjennom Min Journal Perspektiver og erfaringer med felles publiseringsløsning Helse Sør-Øst har gjennom anskaffelsesprosessen og implementering av felles publiseringsløsning i regionen sett at det er nødvendig med en klargjøring av de ulike virksomhetsbehov interessehaverne har for, å kunne vurdere å prioritere mellom de ulike perspektivene og behovene. Det er hovedsakelig tre perspektiver (s.k. arkitekturmessige viewpoints) som er benyttet i vurderingene så langt, og under er en kort beskrivelse av disse. Perspektiv-A behov for kvalitetssikret, felles informasjon til pasienter og pårørende Kommunikasjonsavdelingene har gjennom foretaksprotokoll et ansvar for å løse oppgaven: Helse Sør-Øst RHF skal fortsatt arbeide aktivt for å styrke pasientrollen gjennom å forbedre pasientrettet informasjon på internett. Helseforetakene skal bidra til dette ved å utarbeide felles informasjon slik at kvaliteten på informasjon og tjenester rettet mot pasienter, brukere og pårørende via internett kan øke. Brukere i dette oppdraget defineres å være brukere av helsetjenester. I dette perspektivet er det publisering av informasjon til pasienter og pårørende på Internet som er førende. Målsetting Informasjon og publiseringsmekanismer skal være standardisert Løsningen skal følge rammeverk for nettbasert kommunikasjon i spesialisthelsetjenesten[1] Løsningen skal sikre at informasjon skal kunne gjenbrukes enkelt og effektivt på tvers av helseforetak. Eksisterende og nye informasjonskilder på Internet skal kunne integreres og presenteres i henhold til rammeverket for nettbasert kommunikasjon Etableringen av felles publiseringsløsning skulle videre følge Nasjonal IKT sine arkitekturprinsipper og være tjenesteorientert, og dette sammen med en visjon om at Tiltak:36 Prosjekt: Nasjonal Milepæl: publiseringsløsning Foretak: Versjon nr.1.5 Dato: Ansvarlig: Arkiv nr. Side 12 av 51

136 tjenesten skulle fungere nasjonalt ble lagt til grunn ved valg av løsning fra Ergo og outsourcing av driften til Norsk Helsenett. Ved å tjenesteorientere leveransen av publiseringsløsning, forventer Helse Sør-Øst: Vedlegg 06c Økt kvalitet på kommunikasjonsarbeidet gjennom økt samordning, større grad av brukerorientering og enhetlig utforming og struktur. Bedre tilgjengelighet til plikt- og rettighetsinformasjon, nyheter og kvalitetssikret medisinsk informasjon for prioriterte målgrupper. Kvalitetsforbedring gjennom deling av innhold og funksjonalitet mellom foretakene, standardisering av sentrale innholdselementer og arbeidsprosesser knyttet til disse. Direkte kostnadsbesparelser ved en felles applikasjon i et sentralt driftsmiljø, forenklet administrasjon og reduserte utviklings-, drifts- og vedlikeholdskostnader eksempelvis: a) raskere etablering av tjenesten i helseforetakene (gjenbrukbart og standardisert) b) raskere utvikling av ny funksjonalitet i tjenesten (skjer på ett sted) c) enklere oppgradering av tjenesten (skjer på et sted og til samme tid) d) raskere integrasjon med nye datakilder (skjer en gang på ett sted) e) enklere skifte av leverandør (ett punkt å gjennomføre endringsprosessen) f) mer felles arbeidsprosess og erfaringsdeling i informasjonsarbeidet En integrert løsning mellom ulike applikasjoner/tjenester som kan bidra til målsettingen om mer kvalitetssikret og effektiv kommunikasjon med mange ulike målgruppene er å foretrekke. Men dersom en slik visjon er med å bremse utviklingen av internett som kanal til pasient og pårørende, slik kravet fra foretaksprotokollen ber om å fokusere, må Internett kanalen prioriteres. Det er videre vurdert at integrasjoner med andre (eksterne) informajonskilder er viktigere for god oppgaveløsing i perspektiv A enn integrasjon med Intranett i helseforetakene Problemstillingen som følger med adskilte tjenesteleveranser mellom Internet publisering hos Norsk Helsenett og Intranett hos Sykehuspartner i form av multiple pålogginger for redaktørene er Helse Sør-Øst i ferd med å løse med implementering av federerte identitetstjenester s.k. Web-Single-Sign-On. Perspektiv-B behov for informasjon til ansatte I dette perspektivet er målgruppen foretaksgruppens ansatte. Informasjonen er tilpasset ansatte og skal dekke både et regional og lokalt (per helseforetak) behov. Informasjonen er hentet fra ulike systemer og applikasjoner i foretaksgruppen, og skrives av både administrativt ansatte og helsepersonell. Dette er ikke den samme informasjonen som i perspektiv-a. Kommunikasjon og publisering til de ansatte i helseforetakene foregår i dag hovedsaklig med publiseringsløsninger implementer for helseforetakene hos Sykehuspartner IKT. Det er igangsatt et arbeid for å utarbeide beslutningsunderlag og prosjektforslag med formål å videreutvikle informasjonskanalene til de ansatte basert på en konsolidert løsning. Perspektiv-C behov for effektive driftsløsninger Tiltak:36 Prosjekt: Nasjonal Milepæl: publiseringsløsning Foretak: Versjon nr.1.5 Dato: Ansvarlig: Arkiv nr. Side 13 av 51

137 Vedlegg 06c I dette perspektivet er målgruppen Sykehuspartner som leverandør til helseforetakene og deres ansatte, og de primære interessehaverne er IKT tjenesteutviklere og infrastruktur arkitekter som har behov for effektive, konsoliderte og fleksible løsninger. Helse Sør-Øst har behov for effektive, konsoliderte og fleksible løsninger. Det er også bakgrunnen for utvikling av flere felles regionale tjenester og samarbeid mellom regioner for å utvikle nasjonale tjenester. Microsoft Office SharePoint Server 2007/2010 vurderes å være en plattform som er fleksibel og skalerbar, og flere av tjenestene som er anskaffet og implementert i Helse Sør-Øst bygger på denne teknologiske plattformen. Sykehuspartner har et behov for å kommunisere status og informasjon om tjenesteleveranser, håndtere effektiv support/bestillinger/endringer, samt effektiv tilgangsstyring til applikasjoner. Det pågår utvikling av en s.k. Tjenesteportal for å understøtte disse behovene Helse Vest (HV) Helse Vest har rundt ansatte i regionen som har ansvaret for rundt 1 million innbyggere for de spesialisthelsetjenestene de har krav på. Det er 5 HF i Helse Vest. Helse Vest eier og benytter Helse Vest IKT, som er totalleverandør av IKT-tjenester til spesialisthelsetjenesten i Helse Vest. Helse Vest har benyttet SharePoint siden 2001 og har bygget opp mye kompetanse på denne plattformen. Helse Vest har nylig konsolidert brukerdatabase over alle ansatte i Helse Vest. Dette gjør det vesentlig enklere å samhandle på tvers av HFene i Helse Vest. Helse Vest har en desentralisert strategi der support og publisering gjøres på stedet. Fem av seks foretak i Helse Vest er lovpålagt å ha all informasjon på internett på nynorsk. Dette gjør det påkrevd med oversetting av felles innhold som deles på tvers av foretak og regioner. Internett Helse Vest IKT har driftet en rekke forskjellige løsninger hovedsakelig basert på SharePoint, eway og EpiServer. Helse Vest er nå i sluttfasen med et standardiseringsløp for en felles internettløsning basert på SharePoint Dette omfatter Helse Vest RHF, Helse Bergen, Helse Fonna, Helse Førde, Helse Stavanger, Helse Vest IKT og Sjukehusapoteka Vest. Helse Vest benytter den samme SharePoint-løsingen som Helse Sør-Øst er i ferd med å ta i bruk hos Norsk Helsenett, men Helse Vest IKT drifter SharePoint-løsningen internt. Denne løsningen er allerede i satt i produksjon for alle HF i Helse Vest. Løsningen har i likhet med Helse Sør-Øst en redaktørportal som muliggjør at man kan lete opp innhold på tvers av HFene og krysspublisere. Helse Vest har opprinnelig hatt relativt store ambisjoner om å dele informasjon internt i Helse Vest, og det arbeides med etablering av et felles arkiv for bilder og video i internettløsningen. Intranett Helse Vest har fire ulike applikasjoner for drift av intranett i regionen, deriblant SharePoint i Helse Bergen, utviklet med bistand av konsulentselskap sommer Helse Vest IKT har driftet denne siden. Det er startet et prosjekt for å utarbeide en felles intranettstrategi i regionen. Ekstranett: Benytter SharePoint 2007 for prosjektweb. Det er en felles løsning som tilbyr en prosjekt-web. Løsningen fungerer som ekstranett hvor konsulenter, andre som deltar i Tiltak:36 Prosjekt: Nasjonal Milepæl: publiseringsløsning Foretak: Versjon nr.1.5 Dato: Ansvarlig: Arkiv nr. Side 14 av 51

138 Vedlegg 06c prosjekter og andre samarbeidspartnere har muligheter for å logge på fra Internett. Nettstedet er tilpasset Helse Vest sin prosjektmal og det inneholder noe egenutviklet kode som ligger på toppen av standard SharePoint. Det er også andre systemer som er utviklet på denne plattformen, blant annet et prosjekthåndteringssystem for Helse Vest IKT. Det bygges nå nye moduler på dette prosjekthåndteringssystemet som vil kreve en oppgradering til SharePoint Med det vil også ekstranettet blir oppgradert til SharePoint Helse Midt-Norge (HMN) Helse Midt-Norge har ca ansatte. Det er 5 HF i Helse Midt-Norge som tilbyr pasientbehandling. I tillegg kommer sykehusapotek. Helse Midt-Norge har etablert enhetlige plattformer for internett/intranett/ekstranett. De har etablert en brukerdatabase over ansatte. Internett driftes eksternt av Atea (webhotell) og EDB (publiseringsløsning). Ekstranett driftes eksternt av Atea (webhotell). Intranett driftes internt av HEMIT. Internett Helse Midt-Norge benytter en løsning fra Episerver for hele regionen, der EDB Avenir er leverandør av løsningen. Det er planlagt å gjøre en oppgradering av Episerver til versjon CMS6. Dette vil gi bedre integrasjon mot SharePoint (Sharepint Connector) og eventuelt kunne gjøre det enklere å dele informasjon med SharePointløsninger.. Oppgraderingen er i prosess og utføres høsten Internettløsningen har en integrasjon mot EQS (prosedyrer). Intranett Helse Midt-Norge benytter SharePoint 2007 som intranettløsning. Det er etablert felles virksomhetsportal for hele foretaksgruppen med mulighet for å dele informasjon og lage arbeidsområder på tvers. Hvert helseforetak har eget område i virksomhetsportalen. Rollebasert tilgangsstyring er mulig. HEMIT har og Sykehusapotekene har planer for kundeportal i løsningen. Ekstern felles nasjonal personalweb er integrert i løsningen. ErgoGroup er leverandør av løsningen, og det er ikke den samme løsningen som Helse Sør- Øst og Helse Vest benytter for internett. Intranett krever pålogging og har sømløs innlogging med windows-bruker. Intranettet har mange integrasjoner mot interne systemer. Det hentes også inn RSS-feeder mv. fra eksterne informasjonskanaler. Ekstranett Her benytter Helse Midt-Norge en SharePointløsning levert av Atea som underleverandør som driftes på web-hotell. Løsningen benyttes med eksterne samarbeidspartnere og prosjekter etc. som trenger dokumentlager m.m. Disse områdene krever pålogging. Hovedinnholdet i ekstranettet er styreadministrasjon for alle helseforetak og brukerutvalg i regionen. Alle styresaker distribueres via ekstranettet og er tilgjengelig for publikum som et åpent internett. Dette gir foretaksgruppen et helhetlig og åpent saksarkiv på web, tilgjengelig for alle. Pålogging for å få tilgang til saker unntatt offentlighet. Felles kalender for styrene og årshjul for foretaksgruppen inngår i styreadministrasjonen. Tiltak:36 Prosjekt: Nasjonal Milepæl: publiseringsløsning Foretak: Versjon nr.1.5 Dato: Ansvarlig: Arkiv nr. Side 15 av 51

139 Vedlegg 06c Løsningen gir også en beredskapsweb med loggfunksjon, dokumentarkiv mv som brukes aktivt når det oppstår beredskapssituasjoner som krever samordning regionalt Helse Nord (HN) Helse Nord har ca ansatte og består av 5 helseforetak inkludert sykehusapotekene. Totalt har Helse Nord sju forskjellige intranett og internett. Regionen har vært samlet under en publiseringsløsning siden 2005 som de benytter til inter- og intranett. Inter-/intranett Produktet som benyttes er CorePublish (CP) levert av et CoreTrek i Sandnes, og er en løsning som til dags dato har fylt alle behov foretakene har hatt både på intra- og internett. Per i dag benyttes CP som enveis kommunikasjonskanal, men det skyldes ikke publiseringsløsningen, men at Helse Nord ikke har tatt i bruk mulighetene som ligger i løsningen til til toveis kommunikasjon. CorePublish støtter brukeridentifisering, RSS, har gode integrasjonsmuligheter, og støtter bruk av arbeidsflate. Dette benyttes imidlertid ikke. Alle som er ansatt har tilgang til både sitt HF og alle andre HFs intranett, som styres via URL. Det er også mulig å nå intranett via internett (når man er utenfor foretaket). Det krever pålogging via VPN. For redaktører er det innlogging i CorePublish interne brukerdatabase. De kan publisere og krysspublisere til internettsidene fra samme løsning, samt krysspublisere til andre HFs både intranett og internett. Framover er det planer om et portalprosjekt i Helse Nord, der ulike systemer, inkl. publiseringsløsningen, skal levere innhold til èn portal (individuelt tilpasset arbeidsflate på intranett, kan også brukes på internett.). Når det gjelder utvikling av selve CorePublish, oppgraderer Helse Nord når nye versjoner kommer, og ellers bidrar til produktutviklingen gjennom samspill med leverandøren. Helse Nord bruker ressurser på å utvikle ny funksjonalitet og forbedre vår installasjon, og har nettopp ansatt en egen utvikler til formålet (100 % stilling). Løsningen kjører på fysisk miljø, og består av produksjons- og stagingmiljø (linux). Løsningen driftes internt og har en 50 % stilling som driftsansvarlig. Konsulenttjenester fra CoreTrek leies inn etter behov. Publiseringsløsningen til Helse Nord har ikke kobling mot felles brukerdatabase (Active Directory) nå, men har mulighet for dette om ønskelig. Helse Nord vil fra vinteren 2011 ha en konsolidert brukerdatabase for alle HF-ene. De kostnader Helse Nord i dag har på publiseringsløsningen CorePublish begrenser seg til lisenser og oppgraderinger, ca kr pr. år. I tillegg finansieres en utvikler i 100 % stilling. Per nå betaler Helse Nord kr pr. måned for drift av alle intra- og internettene, altså hele publiseringsinstallasjonen. Denne kostnaden ser vi for oss vil gå ned framover iom. at selve driftsmiljøet er nedbetalt, og det skal forhandles om framtidige kostnader. Krysspublisering mellom inter- og intranett Tiltak:36 Prosjekt: Nasjonal Milepæl: publiseringsløsning Foretak: Versjon nr.1.5 Dato: Ansvarlig: Arkiv nr. Side 16 av 51

140 Vedlegg 06c Helse Nord ser helt klart en stor fordel i og stort behov for å krysspublisere informasjon mellom internett og intranett, og det gjør vi mye allerede i dag som vist i eksemplene under: 1)Kontaktinformasjon til helseforetaket og ansatte. Dette er info det er behov for både på internett og intranett, og med krysspublisering trenger man bare å oppdatere en gang, så er det oppdatert over alt. 2) Internmagasinet til Helse Nord RHF, Helse Nord Nytt. Der er målgruppa først og fremst egne ansatte, dvs. i alle helseforetakene, samt for RHFs del eksterne samarbeidspartnere. Det betyr at magasinet (som er fullt ut nettbasert) både publiseres på internett (kun RHFs internett) og intranett (alle HFs og RHFs intranett). Det vil være meningsløst å skulle legge ut de samme artiklene først på internett og så på nytt på internett. 3) Kommentering av artikler: Mange artikler som krysspubliseres (f.eks. Helse Nord Nytt eller direktørens fredagsbrev) har vi artikkelkommentering på. Det betyr at artikkelkommentarer kan legges inn både fra internett og fra intranett, og alle kommentarene vises i samme artikkel (for den er jo lagt ut bare en gang og krysspublisert). Hvis vi må publisere samme artikkel to ganger på ulike steder, mister vi poenget med artikkelkommentering iom. at kommentarer vil finnes både her og der Norsk Helsenett SF (NHN) Virksomheten Norsk Helsenett AS ble stiftet høsten 2004, med grunnlag i nasjonale helsemyndigheters mål om et sikret nettverk for elektronisk samhandling i helse- og omsorgssektoren i Norge, med tilhørende relevante tjenester. Norsk Helsenett AS sin samlede virksomhet med tilhørende eiendeler, rettigheter og forpliktelser ble overført til det nye statsforetaket, Norsk Helsenett SF, Norsk Helsenett SF eies av staten, og eierskapet forvaltes av Helse og omsorgsdepartementet (HOD). Norsk Helsenett har etablert dedikerte linjer til de regionale helseforetakene, og har blant annet i sin strategi at de skal drifte nasjonale løsninger. HF er velger selv om de drifter internt eller hos ekstern driftsleverandør Felles nasjonale avtaler som er etablert Det er i dag etablert to avtaler for etablering og drift av publiseringsløsning som alle RHF-ene kan benytte seg av for å etablere en nasjonal publiseringsløsning Publiseringsløsning (HSØ og HV ErgoGroup) Helse Sør-Øst og Helse Vest etablerte i 2008 et felles prosjekt for å anskaffe og realisere en felles publiseringsløsning basert på HODs krav. Viktige krav i prosjektdirektivet for fellesprosjektet var at man skulle kunne oppnå kostnadsbesparelser gjennom å etablere publiseringsløsningen som en felles applikasjon i sentralt driftsmiljø (ref. driftsavtale med Norsk Helsenett beskrevet under) samt at anskaffelsen skulle omfatte felles publiseringssystem for inter-, intra og ekstranett for foretakene i helseregionene. De to regionene etablerte i fellesskap en kravspesifikasjon som så ble lagt til grunn for en offentlig anskaffelsesprosess i juni Kravspesifikasjonene inneholdt krav om opsjoner slik at løsningen kunne utvides til Helse Midt-Norge og Helse Nord på et senere tidspunkt. Det var dermed kjent i markedet at løsningen som ble anskaffet kunne bli nasjonal. Tiltak:36 Prosjekt: Nasjonal Milepæl: publiseringsløsning Foretak: Versjon nr.1.5 Dato: Ansvarlig: Arkiv nr. Side 17 av 51

141 Vedlegg 06c Løsningen som ble anskaffet var basert på MS SharePoint 2007 med tilpasninger og egenutviklete komponenter levert av ErgoGroup. Den egenutviklete delen som ErgoGroup har utviklet består til dels av standard komponenter og til dels av tilpasninger som ErgoGroup har utviklet for SharePoint. Løsningen er tilpasset behovene til både Helse Sør-Øst og Helse Vest. Avtalen med ErgoGroup er en rammeavtale, som alle RHF-ene kan benytte. Prisstrukturen i avtalen er slik at hoveddelen av kostnadene blir tatt av den første installasjonen av løsningen. Deretter blir det svært lave priser for å benytte løsningen på de etterfølgende HF og RHF. Det er i avtalen definert priser for tilknytning av samtlige HF for alle RHF-ene. Avtalen gjelder fra 1. januar 2009 og i utgangspunktet i 3 år fram med opsjon på ett års forlengelse. Avtaler må dermed konkurranseutsettes og fornyes innen senest 1. januar Det er viktig å merke seg at publiseringsløsningen ErgoGroup leverer kun gjelder for internett selv om man i prosjektdirektivet legger opp til at løsningen på lang sikt skal kunne ha støtte for inter-, intra- ekstranett. Denne rapporten forutsetter at denne løsningen var den mest fordelaktige å benytte når vurderingen ble tatt i Det er også bakgrunnen for at SharePoint er valgt som målbilde/scenarie for nasjonal publiseringsplattform i denne rapporten. Andre løsninger blir ikke vurdert for en eventuell nasjonal løsning. SharePoint 2007 er et produkt som ikke uten tilpasninger gir en fullgod støtte for internett. Det er også bakgrunnen for at ErgoGroup har laget en del tilpasninger til SharePoint. Løsningen har dermed også blitt tilpasset kravene og behovene til Helse Sør-Øst og Vest for internettpublisering. Bl.a. innebærer det at løsningen har en redaktørportal der redaktørene kan logge inn og enkelt gjenbruke informasjon fra andre HF m.m. På et eller annet tidspunkt trolig senest ila 2012/2013 vil det bli anbefalt å oppgradere til SharePoint 2010 pga. redusert support fra Microsoft på SharePoint Det er verdt å merke seg at SharePoint 2010 har vesentlig bedre standard støtte for internett publisering, noe som trolig vil føre til mindre behov for tilpasninger av SharePoint for internettpublisering. Helse Sør-Øst og Helse Vest avviklet i mai 2009 fellesprosjektet, men fortsetter arbeidet med å innføre løsningen for Internett, men med intern driftsleverandører. Som nærmere beskrevet under dagens situasjon er løsningen i ferd med å bli tatt i bruk i Helse Sør-Øst og Helse Vest for Internett. Oppsummering største kostnader Lisenskostnad: I følge kjøpsavtalen K bilag 7, har Helse Sør-Øst og Helse Vest tatt hele kostnaden på 7,7 MNOK, og at ingen lisenskostnad vil tilkomme for Helse Midt- Norge og Helse Nord om de benytter sag av avtalen, forutsatt at det kjøres på samme server/maskinvare hos Norsk Helsenett. Innføring: For innføring av løsningen koster første foretak kr NOK. Denne kosten er allerede tatt av Helse Sør-Øst. Alle andre foretak etter dette koster kr NOK. Installasjon: ingen kostnad. Opplæring, integrasjon, og andre tjenester: Kommer i tilegg etter behov, priser er regulert i avtalen. Tiltak:36 Prosjekt: Nasjonal Milepæl: publiseringsløsning Foretak: Versjon nr.1.5 Dato: Ansvarlig: Arkiv nr. Side 18 av 51

142 Drift (HSØ NHN) Som et statsforetak er Norsk Helsenett en aktuell leverandør av drift for nasjonale fellestjenester. RHF-ene kan benytte Norsk Helsenett som driftsleverandør uten å gå gjennom en offentlig anskaffelsesprosess. Vedlegg 06c En nasjonal publiseringsplattform kan driftes sentralt hos Norsk Helsenett eller helt/delvis i den enkelte region. Felles funksjonalitet for alle de regionale helseforetakene kan ikke uten videre driftes i et enkelt RHF pga. det offentlige anskaffelsesreglementet. Norsk Helsenett har etablert en driftsavtale ift. å kunne drifte SharePoint løsningen som ErgoGroup leverer, med opsjon om drift for alle RHFer. Opprinnelig skulle både Helse Sør-Øst og Helse Vest drifte denne SharePoint løsningen hos Norsk Helsenett. Helse Vest har derimot valg å gå ut av avtalen med drift hos Norsk Helsenett. En viktig grunn til dette var at Helse Vest hadde et etablert miljø på SharePoint lokalt og har i sin strategi at løsninger skal driftes nært sluttbrukerne samtidig som Norsk Helsenett har vært i en oppbyggingsfase ift. SharePoint kompetanse. Helse Sør-Øst vil i løpet av 2010 være i full drift av sin internettløsning hos Norsk Helsenett for alle sine HF. Avtalen har opsjon om at alle RHF med underliggende virksomheter kan benytte seg av avtalen, ref. kjøpsavtalen bilag 8. Avtalen gjelder fra 1. januar 2010 og i utgangspunktet i 4 år fram med opsjon på ett års forlengelse. Oppsummering kostnader Etablert driftsmiljø er skalert for drift av internett for alle RHF-ene. Driftskostnad av internettløsningen er i dag for Helse Sør-Øst på NOK (pr. mnd. eks. mva). Beløpet inkluderer alt, dvs. maskinvare/avskrivning, lisenser med mer, men unntak av framtidig, økende lagringsvolum, som ikke er særling kostnadsdrivende. Dersom flere RHF benytter seg av avtalen deles kostnadene på partene, - totalkostnaden øker noe fordi totalt antall brukere dobles. SLA: Er tilfredsstillende slik den er for Helse Sør-Øst, Dersom flere RHF skal benytte seg av avtalen, eller den utvides til også gjelde intra-, eksranett funksjonalitet, vil brukerkrav kunne bidra til at SLA endres i retning av 24/7. Utvidelse til å omfatte intra-/ekstranett er ikke regulert i avtalen. Økte driftskostnader vil hovedsakelig bestå av mer maskinvare som antas og være en liten kostnad i helhetsbildet. Lisenskostnader vil kunne bli betydelig for intranett Microsoft SharePoint og intranett/ekstranett SharePoint benyttes av HF-er i Helse Vest, Helse Sør-Øst og i hele Helse Midt-Norge for intranett. Både Helse Vest og Helse Sør-Øst planlegger å etablere en konsolidert plattform for SharePoint. Alle disse tre regionene har etablert egne lisensavtaler med Microsoft som inkluderer SharePoint Standard Edition for brukerne sine. Ekstranett anser man som en liten tilleggsfunksjonalitet til intra- og internett, som det også er god støtte for i SharePoint. Det er allerede avtalemessig tilrettelagt for en nasjonal publiseringsløsning basert på SharePoint for internett. Siden tanken er at denne på et senere tidspunkt skal ha mulighet til å kunne utvides til intra-/ekstranett legger vi i denne rapporten også til grunn at man benytter Tiltak:36 Prosjekt: Nasjonal Milepæl: publiseringsløsning Foretak: Versjon nr.1.5 Dato: Ansvarlig: Arkiv nr. Side 19 av 51

143 Vedlegg 06c SharePoint for intra-/ekstranett i vårt målbilde/scenario. Det er derimot viktig å være klar over at det må gjøres en anskaffelse for å etablere en eventuell nasjonal løsning som omfatter intra-/ekstranett. Per i dag fins det kun regionale avtaler for intra/ekstranett, og det er også slik at Helse Nord mangler helt lisenser for SharePoint for intra-/ekstranett. En nasjonal løsning for intranett basert på SharePoint vil bli Norges desidert største intranett løsning. Med ansatte i RHF-ene vil enhver kostnad per bruker bli betydelig. I dag er det vanlig å dele på lisenser på flere brukere da man mange steder har flere ansatte per arbeidsstasjon. For eksempel regner Helse Sør-Øst med at de kun har behov for lisenser for 30% av antall ansatte. På litt sikt er derimot trenden at det vil være behov for en personlig lisens per ansatt. Alle RHF-ene med unntak av Helse Nord har i dag en Enterprise Agrement avtale der de allerede betaler for lisenser for SharePoint. Det er flere modeller for bruk av SharePoint Moss 2010 for intranett. Følger man de formelle lisensreglene for SharePoint og praksis blant RHF-ene kreves en felles driftsløsning hos Norsk Helsenett en SPLA lisens som koster 25 kr (standard lisens) og 50 kr(enterprise lisens) per bruker. Dette blir en løpende kostnad per måned for alle interne brukere selv om RHF-ene har egne avtaler der de allerede har kjøpt denne lisensen. En slik kostnad er urimelig høy, og gjør det uaktuelt med en nasjonal løsning basert på SharePoint Standard eller Enterprise lisens (Moss 2010). Det må forutsettes at man kommer fram til en løsning med Microsoft der man hvertfall ikke må betale for lisenser som de enkelte RHF-ene allerede eier. Allikevel vil kostnadene for Helse Nord alene kunne bli svært høy siden de ikke har en Enterprise Agreement (EA). Å kjøpe SharePoint lisens for opptil interne brukere i Helse Nord (uten EA avtale) vil utgjøre en investering på alene 5,8 millioner kroner for Standard Edition dersom alle ansatte på sikt for behov for en egen lisens. Blir det påkrevd med Enterprise Edition lisens vil kostnaden bli rundt 12 millioner. I tillegg kommer det vedlikeholdskostnader på ca % på disse som er påkrevd ift. større oppgraderinger av SharePoint. En SPLA avtale vil i utgangspunktet være enda dyrere også for Helse Nord, selv om en slik avtale er mer fleksibel og sprer kostnadene over flere år. SharePoint for intranett for Helse Nord vil derfor trolig medføre en mangedobling av kostnadene for intranett for Helse Nord. Det er derfor en forutsetning for å kunne vurdere en nasjonal publiseringsløsning for intranett at man får avklart og framforhandlet en lisensavtale for SharePoint for intranett som ikke dramatisk øker kostnadene for en nasjonal løsning. En mulighet vil være at man gis anledning til å benytte en Enterprise Agreement avtale for alle RHF-ene hos Norsk Helsenett. Det er ikke mulig å avklare om det er mulig å få en slik ordning med Microsoft uten reelle forhandlinger. Det fins også en enkel versjon av SharePoint som ikke har en slik ekstrakostnad som skissert over. Dette er SharePoint Foundation. Dersom man baserer intranettet på denne løsningen vil lisenskostnadene være inkludert i Windows Server lisenskostnadene, og være neglisjerbare sammenlignet med SharePoint Standard og Enterprise (MOSS 2010). Det er derimot grunn til å tro at en løsning basert på SharePoint Foundation har enkelte mangler ift. å tilby nødvendig funksjonalitet bl.a. har den ikke de samme mulighetene for søk. Helse Midt- Norge benytter i dag SharePoint Standard Edition. Helse Vest ser allikevel på SharePoint Foundation som en aktuell løsning som de trolig vil vurdere nærmere regionalt pga. lave lisenskostnader. Det må gjøres et større detaljert arbeid som ledd i en eventuell anskaffelse for å avklare nærmere hvilke lisensavtale en eventuell nasjonal løsning som også inkluderer intranett skal Tiltak:36 Prosjekt: Nasjonal Milepæl: publiseringsløsning Foretak: Versjon nr.1.5 Dato: Ansvarlig: Arkiv nr. Side 20 av 51

144 legge til grunn for intranett. Et slikt arbeid må også inkludere reelle forhandlinger med Microsoft. Vedlegg 06c 4.7. Omfanget av reell felles informasjon Det er i [2] bl.a. gjengitt kategorier av pasientrelatert informasjon som gir en referansemodell og overblikk over kategorier av informasjon som i større og mindre grad vil kunne være felles. I [2] ble Plikt og rettighetsinformasjon identifisert som den kategorien som har høyest delingsverdi. Men det fins mange gode eksempler på annen informasjon som har høy delingsverdi. Et eksempel er diagnosebeskrivelser. Disse skrives inn manuelt hver for seg i regionene i dag. Dersom man blir enige om å dele slike diagnoser vil man kunne tenke seg at man kan benytte helsebiblioteket som en kilde for slik felles informasjon. Helse Sør-Øst har også gjennomført et regionalt prosjekt[3] for å etablere en felles plattform for foretakenes nettløsninger. Her har de identifisert flere kategorier som har moderat til høyt potensial for standardisering og gjenbruk mellom HF lokalt, regionalt og nasjonalt. Dette gjelder først og fremst: Diagnoser, tilstand og sykdommer Tiltak:36 Prosjekt: Nasjonal Milepæl: publiseringsløsning Foretak: Versjon nr.1.5 Dato: Ansvarlig: Arkiv nr. Side 21 av 51

145 Vedlegg 06c Undersøkelser og behandling Pasientrettet helseinformasjon Helsefaglig informasjon rettet mot helsepersonell Portalfunksjon (beskrivelse og lister over ressurser på internett m.m.) Kriserelatert informasjon Multimedia (filmer etc.) Det mangler i dag felles standarder og begreper for enkelt å kunne utveksle slik informasjon på tvers. Det er et behov for å kunne gjøre dette begge veier, altså til og fra de forskjellige RHFene og andre aktuelle nasjonale kilder for felles informasjon. Helse- og omsorgsdepartementet har som eier av spesialisthelsetjenesten etablert et forpliktende rammeverk for helseforetakenes nettløsninger [1]. Dokumentet beskriver krav til nettløsningenes design og navigasjonsstruktur. Helse- og omsorgsdepartementet har pålagt helseregionene å følge opp det nasjonale rammeverket og etablere et samarbeid for felles forvaltning av elementer og løsninger. Rammeverket er allerede lagt til grunn eller planlagt tatt i bruk for utforming av nettsidene til helseforetakene i HF-ene i alle regionene. Dette gjør det enklere å dele, linke og gjenbruke informasjon på tvers av HF i hele Norge. Gjenbruk av informasjon og artikler krever at man tenker nasjonalt. Felles informasjon kan medføre behov for en nasjonal redaksjon som kan vedlikeholde informasjonen ett sted. Et initiativ som er under planlegging i Norge er en helseportal som er inspirert av bl.a. Sundhed.dk. Her vil det bl.a. trolig være en del felles informasjon tilgjengelig. Et slikt nasjonalt initiativ er planlagt startet opp i Det er en forutsetning at en nasjonal publiseringsplattform vil kunne linke inn/til en slik framtidig helseportal. På lang sikt vil det vil det også kunne være potensielle gevinster i å ha samhandling for intranett mellom alle ansatte på tvers av RHF-ene slik at man kan lettere utveksle erfaringer og informasjon mellom avdelinger og ansatte på tvers av RHF-ene ref. perspektiv C definert i kap Det er derimot vanskelig å si noe konkret om hvor stor gevinst dette vil kunne gi. Det er opplagt et stort potensiale i å kunne etablere gode mekanismer for å dele informasjon. En viktig forutsetning for å dele informasjon blir derimot også å få kultur for å dele informasjon i tillegg til verktøy og mekanismer som gjør det enkelt å dele informasjon Publiseringsprosesser Helseforetakene er egne rettssubjekter og er selv ansvarlig for innholdet i sine informasjonskanaler. Det betyr at hvert enkelt nettsted har en ansvarlig redaktør. Kommunikasjonsdirektøren i det enkelte RHF har ansvar for RHFets nettsteder, og er underlagt administrerende direktør. Publiseringsprosesser varierer i RHFene. I RHFer er det distribuert redaktøransvar, dvs. enkeltmedarbeidere/informasjonseiere selv publiserer for å ivareta eierskap til informasjonen. For felles innhold i foretaket er det normalt tillagt kommunikasjonsavdelingen, men særlig i helseforetakene er det også definerte roller knyttet til enheter/avdelinger der medarbeidere fungerer som webredaktører. Tiltak:36 Prosjekt: Nasjonal Milepæl: publiseringsløsning Foretak: Versjon nr.1.5 Dato: Ansvarlig: Arkiv nr. Side 22 av 51

146 Vedlegg 06c Det kan være opptil hundre webredaktører og forfattere på web som har mulighet til å publisere innenfor et enkelt HF. Det er stor variasjon i hvor hyppig disse publiserer informasjon. Noen har kun lov til å komme med utkast til artikler som må godkjennes av en redaktør. Konsekvenser ift. nasjonal publiseringsløsning og publiseringsprosessen: - En utfordring blir å etablere eierskap til felles informasjon som vedlikeholdes nasjonalt. - Med ulike muligheter for deling og potensielt mange innholdstyper som skal deles, vil det være viktig å etablere felles kjøreregler. - For aktiv å kunne dele mer informasjon vil det kunne være nødvendig å ha Fellesredaksjon på et mer overordnet nivå nasjonalt for felles informasjon. Ref. etablerte forvaltningsgruppen for nasjonalt rammeverk[1]. Her er det innledet et samarbeid på nasjonalt nivå, og felles informasjon vil kunne inngå Oppsummering av dagens situasjon Som det også framkommer av tabellen under, er RHF-ene er i ferd med å standardisere på publiseringsløsning innenfor den enkelte region. HSØ HV HMN HN Internett Enhetlig løsning Ja, SharePoint 2007 Ja, SharePoint 2007 Ja, EPIserver Ja, Core Publish Leverandør ErgoGroup ErgoGroup EDB Coretek Krysspubliserer Ja Ja Ja Ja Drift Ekstern (NHN) Intern Ekstern: Atea (såkalt webhotell) og EDB (EpiServer) Vedtatte endringer Ingen Ingen Oppgradering som bl.a. skal gi integrasjon med SharePoint på web Intern Oppgradering Portalprosjekt Intranett Enhetlig løsning Nei, SharePoint Nei Ja, SharePoint Ja, Core Publish 2010 under Forprosjekt på 2007 etablering SharePoint 2010 Leverandør Sykehuspartner - ErgoGroup Core Trek Krysspubliserer Ja Ja Ja Ja Brukeridetifiserig Ja Ja Ja Nei Drift Sykehuspartner Intern Intern Intern Tiltak:36 Prosjekt: Nasjonal Milepæl: publiseringsløsning Foretak: Versjon nr.1.5 Dato: Ansvarlig: Arkiv nr. Side 23 av 51

147 Vedlegg 06c Ant. brukere Ca Ca Ca Ca Vedtatte endringer Ingen Ingen Ingen Oppgradering Ekstranett Løsning Forskjellige løsninger SharePoint 2007 (prosjekt-web) SharePoint 2007 Løsningen leverer både åpen informasjon på web og pålogging til arbeidsområder på web Leverandør Intern Atea Core Trek Det er kun Helse Nord som konsekvent benytter den samme løsningen for inter-/intra- /ekstranett og har mulighet til å enkelt krysspublisere mellom disse. Helse Midt-Norge har allerede standardisert på to forskjellige løsninger for inter-/intra-/ekstranett. Helse Vest og Helse Sør-Øst benytter begge SharePointløsningen levert av ErgoGroup for internett og planlegger å bruke SharePoint 2010 for Intranett. RHF-ene vil når planlagte konsolideringer er ferdig, ha maksimalt to forskjellige løsninger for inter-/intra-/ekstranett. Ja 5. Oversikt over implikasjoner ved innføring (systemmessige, prosessmessige, organisatoriske, økonomiske, m.m.) Felles drift ikke er et kriterium for felles utseende på RHFenes internettsider. Som definert i [1] kan tjenester levert på nett samordnes på flere nivåer. De enkleste krever samordning på språk/begreper, navigasjon, struktur og design, som vil gi sluttbrukere en enhetlig brukeropplevelse. De mer kompliserte og som har størst gevinstpotensiale krever i tilegg standarder, felles funksjonalitet og felles teknisk plattfom. I denne rapporten fokuseres det på innføring av felles teknisk plattform, altså nasjonal publiseringsplattform. Dette kapittelet ser spesielt på hvilke potensielle gevinster, premisser/forutsetninger og konsekvenser en slik felles plattform vil innebære i et nasjonalt perspektiv Nasjonal publiseringsplattform målbilde Ved vurderinger rundt en nasjonal publiseringsplattform og felles drift blir det viktig å se på både samlokalisering av drift og standardisering av publiseringsløsning. Med standardisert publiseringsløsning blir det mulig å realisere en rekke flere synergier enn om man kun fokuserer på samlokalisert drift. Det er derfor i prinsippet 4 modeller for felles drift og realisering av en nasjonal publiseringsløsning som kan understøtte formålet om samordnet kommunikasjon. Følgende modeller er identifisert: - 0 alternativet er gjenbruk av dagens løsninger men med felles informasjonskilder og kommunikasjon som går begge veier Tiltak:36 Prosjekt: Nasjonal Milepæl: publiseringsløsning Foretak: Versjon nr.1.5 Dato: Ansvarlig: Arkiv nr. Side 24 av 51

148 Vedlegg 06c - Alternativ 1 felles drift uten standardisering på publiseringsløsning - Alternativ 2 standardisering på publiseringsløsning uten felles drift. - Alternativ 3 standardisering på publiseringsløsning med felles drift For alternativ 1, 2 og 3 har rapporten lagt til grunn at eksisterende avtaler som er beskrevet i kap. 4.6 blir benyttet for standardisering på publiseringsløsning og felles drift. Andre publiseringsløsninger og driftsleverandører er ikke blitt vurdert. Det er alternativ 3 som er hovedalternativet i denne rapporten, der det ikke er spesifisert nærmere kan man legge til grunn at det er dette alternativet som diskuteres Helheten inter-, intra-, og ekstranett Det er forskjell på løsninger som er laget kun for internett kontra en løsning som skal dekke hele inter-/intra-/ekstranett områdene. En publiseringsløsning som fokuserer kun på internett vil kunne være bedre tilpasset og egnet som publiseringsløsning for internett kontra en løsning som også skal fungere bra for intra- og ekstranett. Ofte kombineres produkter for å ta det beste fra hvert produkt for å få en løsning som er optimalisert for flere formål. Har man forskjellige løsninger for inter-/intra-/ekstranett krever det kompetanse på flere løsninger. Gjenbruk av informasjon på tvers av inter-/ intra- og ekstranett blir heller ikke mulig uten omfattende og kompliserte tilpasninger, spesielt hvis det blir mellom mange forskjellige løsninger som RHF-ene har i dag. Skal man ha en standardisert publiseringsløsning som brukes for både inter-/intra-/ekstranett må fordelene overgå ulempene med å standardisere på en publiseringsløsning som dekker alle områdene. Selv om løsningen Helse Vest og Helse Sør-Øst har anskaffet fra ErgoGroup er basert på SharePoint som også allerede i stor grad benyttes for intranett, er det ikke slik at man uten videre har en felles løsning for inter-/intra-/ekstranett. Det er både avtalemessige, tekniske og kostnadsrelaterte forhold som må tas i betraktning. Avtalemessig er det viktig å merke seg at avtalen med ErgoGroup per i dag kun gjelder for internettløsningen. Det må dermed gjøres en anskaffelse om man skal ha en felles rammeavtale og løsning for inter-/intra-/ekstranett. Rent teknisk øker kompleksiteten når man skal ha en felles publiseringsløsning som inkluderer intranett. Det gjelder spesielt når man ser for seg en løsning som skal ha felles drift. Gevinster rundt felles intranett er heller ikke like opplagte. Intranett har bl.a. et høyt innslag av lokale behov og forskjellig brukergruppe fra internett. Dette blir nærmere diskutert i kap. 5.4 Konsekvenser ved felles drift av intranett. I kapittel er det også identifisert en del kompliserende forhold relatert til lisenser. Selv om det isolert sett kan være gevinster relatert til å ha en felles internettløsning er det et poeng å se inter-/intra-/ekstranett under ett når man vurderer en nasjonal publiseringsløsning. Det å etablere en felles løsning innebærer store endringer for de ulike RHF-ene, og det er viktig at når man først innfører en nasjonal plattform at man har nødvendig sikkerhet for at valgt plattform er framtidsrettet og på sikt kan realisere alle de potensielle gevinstene knyttet til inter-/intra-/ekstranett. Tiltak:36 Prosjekt: Nasjonal Milepæl: publiseringsløsning Foretak: Versjon nr.1.5 Dato: Ansvarlig: Arkiv nr. Side 25 av 51

149 Vedlegg 06c Det blir påpekt flere ulemper ved ikke å ha en felles løsning i bunn for inter-/intra-/ekstranett: o mister mulighet for enkelt å søke opp og gjenbruke/krysspublisere på tvers av inter-/intra-/ekstranett o færre stordriftsfordeler med flere løsninger o nødvendig med kompetanse på flere løsninger Selv om det kan diskuteres om det er et stort behov for å kunne krysspublisere på tvers av inter-/intra-/ekstranett da det er forskjellige målgrupper som adresseres, er det opplagt en del ulemper om man baserer seg på en plattform som ikke vil kunne støtte inter-, intra- og internett. Helse Nord har bl.a. allerede i dag flere gode eksempler på krysspublisering (se siste underkapittel i kap. 4.4). Det fins flere måter å kompensere for manglende mulighet for krysspubliserings på tvers av inter-/intra-/ekstranett. En enkel strategi for felles informasjon vil være å publisere dette konsekvent på internett slik at det også er tilgjengelig med linker fra intranett. En mulig tilnærming kan også være og gradvis benytte den nasjonale publiseringsløsningen for internett til å publisere felles informasjon også til de ulike intranettene. Dette forutsetter at det gjøres endringer i løsningen, samt at det etableres mottak av informasjon i eksisterende intranett (XML, RSS, Webparts etc.). Å kompensere for manglende mulighet for krysspublisering er derimot ikke fullgodt med en helhetlig publiseringsløsning som støtter inter-/intra-/ekstranett. Dersom man ender opp med en nasjonal løsning som kun dekker internett vil man måtte ha lokal spisskompetanse på intranett løsningene i alle RHF-ene, og man vil ikke kunne få realisert stordriftsfordelene i samme grad. Helse Nord som i dag har en felles løsning for inter-/intra-/ekstranett vil da ende opp med to forskjellige publiseringsløsninger, og vil måtte beholde publiseringsløsningen med tilhørende kompetanse og driftsmiljø for kun å ivareta intra-/ekstranett Utviklingstrekk Det er identifisert flere trender i bruk av internett de siste årene. Disse medfører bl.a. mer kravstore brukere som setter større krav til publiseringsplattformen. Dette gjelder spesielt: Mer bruk av video Bestille over internett Sosiale medier interaksjon/brukerstyrt samhandling. Bruk av arbeidsflate Dette er utviklingstrekk som dagens publiseringsløsninger i mindre grad tar hensyn til. Allikevel må dette kunne støttes/integreres på sikt i en nasjonal publiseringsløsning. Dette er også viktig av hensyn til tilstøtende prosjekter som klinisk arbeidsflate og helseportalen slik at løsningen støtter for eksempel en framtidig integrasjon der klinisk arbeidsflate presenteres som en del av intranettet som en personalisert side. Utviklingstrekkene støtter behovet for at man blir mer samkjørt nasjonalt. Investeringer i en felles multimedia server for filmer bør for eksempel kunne gjøres samkjørt framfor at man etablerer hver sin som man gjør i dag. Dette er riktignok fullt mulig uten at man benytter en felles nasjonal publiseringsløsning, men vil kreve økt samarbeid og koordinering nasjonalt. Tiltak:36 Prosjekt: Nasjonal Milepæl: publiseringsløsning Foretak: Versjon nr.1.5 Dato: Ansvarlig: Arkiv nr. Side 26 av 51

150 Vedlegg 06c Utviklingstrekkene vil medføre økt behov for integrasjoner mot interne systemer. I den grad man har like kliniske systemer i RHF-ene vil man kunne spare ressurser på å utvikle nødvendige integrasjoner en gang mot en nasjonal løsning framfor forskjellige løsninger. Det kan også bli enklere å utvikle ny interaktiv funksjonalitet og samkjøre seg med nasjonale informasjonskilder om dette gjøres en gang i en nasjonal løsning framfor at dette utvikles i flere løsninger. Det er et viktig krav at en nasjonal publiseringsløsning ikke må være til hinder for utvikling av mer interaktive pasientrettede IKT tjenester Gevinster, konsekvenser og premisser En felles nasjonal publiseringsløsning som beskrevet under målbilde kapitlet over vil har flere potensielle gevinster, en rekke konsekvenser og vil bygge på flere viktige premisser. Gevinstene, konsekvensene og premissene vil også være avhengig av om man ser for seg standardisering på publiseringsløsning, felles drift m.m. Dette delkapittelet vil komme nærmere inn på de forskjellige alternativene og hvilke gevinster, konsekvenser og premisser de medfører Videreføre dagens løsninger og utveksle informasjon (Alternativ 0) Å tilrettelegge for bedre utveksling av informasjon mellom de foreskjellige publiseringsløsningene samt nasjonale datakilder krever ikke nødvendigvis at man standardiserer på publiseringsløsning og samlokaliserer driften selv om det utvilsomt blir enklere om man kan gjøre alle tilpasninger en gang i en og same publiseringsløsningen. 0-alternativet er å videreføre dagens publiseringsløsning, men tilrettelegge for utveksling og gjenbruk av informasjon. En slik utveksling kan gjøres ved RSS (Really Simple Syndication), XML og Web Services som nærmere beskrevet i [1] kap. 5.2 Legge til rette for utveksling og gjenbruk av helseinformasjon. Det forutsettes her at RHF-ene fullfører planlagte konsolideringer (ref. dagens situasjon kap. 4.9) slik at en RHF får maks 2 regionale publiseringsløsninger for inter-, intra og ekstranett. Det er først og fremst er økt behov for felles informasjon som blir forvaltet ett sted nasjonalt som er viktig. Dette trenger ikke bety at man må utveksle all informasjonen mellom RHF-ene. En tilnærming til å løse dette på vil være å ha en eller flere nasjonale felles kilder med informasjon som sømløst integreres med nettstedene til RHF-ene. Helsebiblioteket og en kommende felles Helseportal vil være eksempler på slike nettsteder med felles informasjon. Konsekvenser Det må gjøres et større arbeid for å definere ambisjonsnivået og bli enige om hvordan man skal utveksle informasjon (standarder, protokoller etc.) på tvers av dagens forskjellige løsninger. Ambisjonene må gjøres ut i fra omfanget av felles informasjon som er nærmere beskrevet i kap Når mye av denne fellesinformasjonen enkelt kan utveksles på tvers av regionene og nasjonale kilder, vil det være betydelige gevinster i å kunne dele informasjon. Tiltak:36 Prosjekt: Nasjonal Milepæl: publiseringsløsning Foretak: Versjon nr.1.5 Dato: Ansvarlig: Arkiv nr. Side 27 av 51

151 Vedlegg 06c En forutsetning for å kunne dele informasjon effektivt er at man etablerer nødvendige nasjonale redaksjoner med tilhørende felles regime som kvalitetssikre informasjonen en gang for alle regionene før det enkelte RHF/HF gjør eventuelle lokale tilpasninger m.m. Enkelte nasjonale kilder vil på sikt kunne kreve innlogging for å få tilgang på felles informasjon (for eksempel helseportalen). Det er viktig at brukeren opplever dette som sømløst, og det må vurderes om autentisering mot andre informasjonskilder må gå i bakgrunnen uten at brukeren merker dette via en federert sikkerhetsløsning. En ulempe med mange løsninger slik man har i dag er at man må utvikle den samme funksjonaliteten flere steder. Bare for å utvikle informasjonsutveksling på tvers av løsningene vil det være et omfattende arbeid som må utvikles og vedlikeholdes flere steder. Ved å benytte felles nasjonale informasjonskilder vil behovet og kompleksiteten ift. integrasjon mellom RHF-ene reduseres. Slike nasjonale informasjonskilder vil kreve at man etablerer nasjonale redaksjoner og felles forvaltningsregime. Vurdering: En slik løsning kan gjøres uten større endringer i dagens løsninger ift. verktøy og drift. Dette vurderes derfor av flere som et alternativ med lav risiko ettersom RHF-ene langt på vei er fornøyd med publiseringsløsningene som de har i dag. Det å utveksle informasjon på tvers av publiseringsløsningene og gjerne mot nasjonale kilder med felles informasjon vil kunne gi gevinster for pasienter og pårørende, som vil oppleve at informasjon er mer enhetlig. Det vil derimot være svært krevende og få til en god integrasjon mellom såpass mange ulike systemer som per i dag er 7+. Det vil også være en utfordring å søke opp og finne aktuell informasjon i så mange løsninger. Dersom man tenker seg at man har 4 nasjonale kilder med informasjon ala Helsebiblioteket, Helseportanen m.fl. og at man har 7 forskjellige nasjonale publiseringsløsninger vil det være opptil 11 forskjellige integrasjoner mellom løsningene. Enkle integrasjoner vil selvsagt være uproblematisk, men skal man kunne enkelt søke og opp gjenbruke informasjon på tvers krever det mye tilpasninger noe som blir vesentlig mer komplisert og ressurskrevende ved at man har mange forskjellige publiseringsløsninger. En enkel variant av dette alternativet der man fokuserer på lavthengende frukter og forholdsvis enkle integrasjoner, som er relativt enkelt og raskt å implementere, kan derimot være et første skritt mot en eventuell nasjonal publiseringsplattform for alle RHF-ene Standardisere på publiseringsløsning uten felles drift (Alternativ 1) Å standardisere på publiseringsløsning uten felles drift innebærer at man standardiserer på publiseringsløsning slik at alle RHF-ene benytter den samme rammeavtalen for anskaffelse av løsning, men RHF-ene fortsetter å drifte disse forskjellige steder slik det gjøres i dag. Konsekvenser: Det å standardisere publiseringsløsning skal i teorien gi mer kostnadseffektive løsninger. Det er derimot også slik at å standardisere gjør at man mister en del fleksibilitet i løsningene da man i større grad må tenke nasjonale behov framfor å lage noe som er mer skreddersydd regionale og lokale behov. Det er også slik at det ofte vil være raskere å gjøre endringer når Tiltak:36 Prosjekt: Nasjonal Milepæl: publiseringsløsning Foretak: Versjon nr.1.5 Dato: Ansvarlig: Arkiv nr. Side 28 av 51

152 Vedlegg 06c man slipper å ta hensyn til andre, derimot behøver man ikke å utvikle den samme funksjonaliteten flere ganger om den gjøres en gang i en nasjonal løsning. Det kreves derfor en felles arbeidsprosess for å utvikle felles funksjonalitet nasjonalt med et tilhørende felles regime, som kan utvikle funksjonalitet tilstreklig effektivt nasjonalt for å få fullt utbytte av å standardisere på publiseringsløsning. Det vil være en større utfordring å få til et effektivt felles arbeidsprosess og regime for hvordan man skal videreutvikle løsningen slik at den kommer alle til gode i en nasjonal publiseringsløsning. En tilnærming vil være at all ny funksjonalitet må utvikles med tanke på at den skal kunne gjelde for alle HF-ene i de forskjellige RHF-ene. Dette vil derimot ikke kunne gå like raskt som om man bare har det enkelte HF eller RHF å forholde seg til. Standardisering av publiseringsløsning medfører at man kan standardisere på kompetanse rundt publiseringsløsning i alle HF og RHF. Det gjør det noe enklere ift. opplæring og ivaretakelse av kompetanse. Dette gjelder også på teknisk og driftssiden uavhengig om man drifter samlokalisert i eller hver for seg. Det blir også enklere å ha et felles forvaltningsregime rundt malverk, design m.m. når man også har standardisert på felles publiseringsløsning. Det er derimot ikke påkrevd å ha en felles løsning for å få det til, da man allerede i dag har felles malverk for internett. Med en nasjonal løsning slipper man derimot å tilpasse malverk og design til de forskjellige løsningene. Det er viktig å være klar over at selv om man standardiserer på publiseringsløsning, så vil det være svært komplisert å bygge funksjonalitet som gjør at man kan krysspublisere og/eller gjenbruke informasjon på tvers av RHF og HF uten felles drift og en felles instans av publiseringsløsningen. Dersom RHF-ene går over til nasjonal løsning må alle bygge opp kompetanse på valgt løsning. Som oppsummeringen i kap. 4.9 viser, er det slik at Helse Sør-Øst og Helse Vest i løpet av 2010 vil ha tatt i bruk den nasjonale publiseringsløsningen for internett. Begge RHFene ser også for seg å benytte SharePoint for intranett. Det er dermed endel enklere for Helse Sør-Øst og Helse Vest å standardisere på publiseringsløsning framfor Helse Nord som benytter en helt annen løsning. Helse Midt-Norge benytter riktignok SharePoint for intranett, men vil også måtte gjøre en større konvertering til SharePoint for internett løsningene sine. Helse Nord og Helse Midt-Norge har begge konsolidert(e) plattform(er) på inter-/intra- /ekstranett for alle HF-ene sine. Begge RHF-ene har løsninger som de er fornøyd med i dag. For Helse Nord og Helse Midt-Norge å migrere til SharePoint løsningen ErgoGroup-leverer vil medføre at man må forkaste store investeringer i kompetanse på både teknisk ressurser og brukersiden i tillegg investeringer i lokale tilpasninger av løsningen og integrasjoner. En fordel er derimot at dersom man gjør den samme tilpasningen eller integrasjonen i den nasjonale løsningen vil den enkelt kunne gjenbrukes for alle RHF-ene. Som påpekt tidligere er det ingen rammeavtale i dag på nasjonalt nivå som inkluderer helheten inter-/intra-/ekstranett. En slik avtale bør etableres dersom man skal ha en publiseringsløsning nasjonalt for inter-/intra-/ekstranett. Dette krever en anskaffelse som eventuelt kan gjøres når dagens nasjonale avtale for internett med ErgoGroup må fornyes og konkurranseutsettes i En nasjonal publiseringsløsning for inter-/intra-/ekstranett vil uansett ikke være realistisk før dette. En konsekvens av en slik nasjonal rammeavtale vil Tiltak:36 Prosjekt: Nasjonal Milepæl: publiseringsløsning Foretak: Versjon nr.1.5 Dato: Ansvarlig: Arkiv nr. Side 29 av 51

153 Vedlegg 06c være at regionale avtaler for SharePoint for intranett på sikt bør termineres og at den enkelte region tilslutter seg den nasjonale rammeavtalen Dagens avtale for ErgoGroup for nasjonal intrernettløsning har regulerte kostnader som forutsetter at man har felles drift av løsningen. Det må dermed framforhandles betingelser som gjør at man kan ha separat drift slik Helse Vest har gjort for at avtalen med ErgoGroup skal benyttes uten felles drift. Dette vil medføre økte kostnader ift. vedlikehold m.m. fra ErgoGroup da det blir flere løsninger for de å forholde seg til og forvalte. Vurdering: Å standardisere på felles publiseringsløsning gir en rekke flere gevinster, men det vil være flere viktige gevinster som ikke blir realisert uten at man også har felles drift. Det vil ikke være like enkelt å søke opp og gjenbruke informasjon uten også å ha samlokalisering på drift. Videre får man ikke de samme stordriftsfordelene som man kan få ved felles drift. Selv om man får en rekke gevinster ved å standardisere på publiseringsløsning gir det også en rekke utfordringer spesielt for de RHF-ene som helt eller delvis har konsolidert på andre publiseringsløsninger. Her må man bygge seg opp teknisk kompetanse på ny publiseringsløsning. Dette er synliggjort med relativt høye investeringskostnader for de ulike RHF-ene som ikke allerede drifter SharePoint internt (ref. kap ). Dette alternativet er derfor mest aktuelt for de RHF-ene som eventuelt har god intern kompetanse på nasjonal publiseringsløsning fra før Samlokalisere driften uten standardisering på verktøy (Alternativ 2) Det er ikke nødvendigvis gitt at man må standardisere på publiseringsløsning selv om man har felles drift. Alternativ 2 felles drift uten standardisering på verktøy innebærer at man beholder forskjellige publiseringsløsning for de enkelte regionene men samlokaliserer driften av disse. Konsekvenser Uten standardisering av verktøy får man lite stordriftsfordeler. Driftsleverandør må ha kompetanse på alle verktøyene. Selv om RHF-ene fullfører planlagte konsolideringer slik at en RHF får maks 2 regionale publiseringsløsninger for inter-/intra-/ekstranett vil det kreve at Norsk Helsenett bygger opp kompetanse på 7+ forskjellige løsninger. Riktignok vil SharePoint ligge til grunn for flere av løsningene, men allikevel vil det være krevende å bygge opp kompetanse på 3 plattformer (SharePoint, CorePublish og Episerver) og varianter av SharePoint 2007/2010 med/uten skreddersydde tilpasninger m.m. og med en rekke forskjellige leverandører av løsningene å forholde seg til. En samlokalisering av driften nasjonalt uten standardisering på publiseringsløsning vil dermed ha begrensede synergier. Dersom man har samlokalisert driften hos én driftsleverandør vil det kunne være noe enklere å få synkronisert og samkjørt håndteringen av for eksempel katastrofer selv om mye av dette vil styres direkte av web-redaktøren uavhengig driftslokasjon. Det vil også kunne være noe enklere å ha felles komponenter for eksempel en multimediaserver som alle publiseringsløsningene kan benytte for filmer m.m. Det er derimot ikke påkrevd med felles drift av publiseringsløsnignene for å etablere slike felles komponenter. Tiltak:36 Prosjekt: Nasjonal Milepæl: publiseringsløsning Foretak: Versjon nr.1.5 Dato: Ansvarlig: Arkiv nr. Side 30 av 51

154 Vedlegg 06c Et søk som går på tvers av regionene vil kunne være enklere om man har en samlokalisering. Det vil bl.a. være mindre komplisert å sette opp og ha en indekseringstjeneste som har tilgang til alle relevante databaser når alt er samlokalisert hos en driftsleverandør. Det er viktig å være klar over at det vil ha en initiell kostnad å sentralisere driften, spesielt om man ikke samtidig standardiserer på publiseringsløsning. Flere verktøy vil kreve at driftsleverandøren må opparbeide seg tilstreklig kompetanse på alle løsningene som driftes. Dette vil medføre en relativt høy kostnad om driftsleverandøren må bygge seg opp fra bunn på en rekke forskjellige kompetanser. Ved samlokalisering av drift vil man få lenger avstand til drift enn om man drifter løsningene internt i den enkelte RHF. Dette vil bl.a. kreve at man innfører mer formelle prosesser og rutiner ved endringer. Resultatet blir også at det normalt vil ta lenger tid å få utført endringer. Ved samlokalisering av drift som også på sikt inkluderer intranett vil det være spesielt utfordrende å ha felles drift pga. spesielle utfordringer knyttet til dette. Dette er nærmere beskrevet i kap Vurdering Det er begrenset gevinst ved kun å ha felles drift uten og samtidig standardisere på publiseringsløsning. Det er lite hensiktsmessig og trolig at Norsk Helsenett vil kunne bygge opp solid kompetanse på alle publiseringsløsningene som RHF-ene har i dag. Det vil også være komplisert å flytte intranettene ut og drifte disse sentralt selv om man ikke standardiserer på publiseringsverktøy Standardisere på verktøy og felles drift (Alternativ 3) Å standardisere på både verktøy og ha felles drift av disse muliggjør en rekke gevinster samtidig som det også medfører store konsekvenser for de enkelte RHF-ene. Potensielt kan man oppnå gevinstene som er beskrevet ift. å innføre felles drift (alternativ 1) og standard publiseringsløsning (alternativ 2) hver for seg. I tillegg får man innebygget støtte for å krysspublisere og gjenbruke informasjon mellom alle HF og RHF. Det forutsettes her at en nasjonal publiseringsløsning settes opp slik at man får enkel utveksling av artikler og informasjon m.m. på tvers av de regionale løsningene. Dette er også slik Norsk Helsenett har lagt opp internettløsningen til Helse Sør-Øst som alle RHF-ene kan slutte seg til via de nasjonale avtalene. Konsekvenser Ved standardisering på publiseringsløsning og samlokalisering på drift vil også mange av de samme konsekvensene ved innføring av publiseringsløsning og samlokalisere på driften hver for seg gjelde. Samlokalisering vil fortsatt gi lengre avstand til drift enn intern drift hver for seg, og det vil bli byråkratiske prosesser både for drift og utvikling av funksjonalitet i løsningene. Dette er helt klart en risiko, og det må etableres et felles regime med retningslinjer og relevante forum som håndterer nødvendig samarbeid på nasjonalt nivå med et klart mandat. Videre må RHF-ene ha trygghet for at Norsk Helsenett kan levere tilstreklig gode driftstjenester. Dersom man standardiserer og bytter publiseringsløsning vil det normalt være enklere og raskere å etablere løsningen hos Norsk Helsenett hvis man ikke har noe kompetanse på den Tiltak:36 Prosjekt: Nasjonal Milepæl: publiseringsløsning Foretak: Versjon nr.1.5 Dato: Ansvarlig: Arkiv nr. Side 31 av 51

155 Vedlegg 06c nasjonale publiseringsløsningen fra før. Man slipper da også billigere unna ift. å investere i driftsmiljø med sentralisert drift. Norsk Helsenett har allerede kompetanse på å drifte ErgoGroup-løsningen for Helse Sør-Øst. De har, dermed et etablert driftsmiljø og trenger ikke bygge seg opp kompetansemessig og gjøre store investeringer utover å skalere opp kapasiteten noe. Det blir derimot viktig at RHF-ene følger opp en nasjonal driftsleverandør på en god måte og etablerer gode samhandlingsrutiner slik at man sikrer gode leveranser fra Norsk Helsenett. Ved samlokalisering og standardisering av publiseringsløsning vil det bli rimeligere å bl.a. utvide åpningstider (SLA) for publiseringsløsningen. For en enkelt RHF vil det bli vesentlig dyrere og for eksempel å ha en 24/7 vaktordning for sin publiseringsløsning med kompetent personell tilgjengelig på løsningen i tilfelle noe skulle inntreffe enn om man har en felles løsning for alle regionene. En negativ konsekvens av å ha en nasjonal publiseringsløsning med felles drift vil være at man kan risikere at man blir avhengig av leverandørene som leverer løsningene og drifter den. Det kan gå utover kvaliteten på tjenestene. Har man flere leverandører å velge mellom vil det være konkurranse som stimulerer til bedre tjenester. Denne risikoen vil være begrenset for publiseringsløsningen, da løsningen i gjeldende avtale bygger på en stor internasjonal aktør som mange leverandører har svært god kompetanse på. Det bør ikke være en stor oppgave å eventuelt ta over et forvaltningsoppgaver og videreutvikling basert på en slik løsning. Det er derimot et åpent spørsmål om man får fornuftige priser på intranett for SharePoint, dette må avklares før man bestemmer seg for en nasjonal publiseringsløsning basert på denne plattformen (se kap for detaljer). Her må man også sikre at man ikke på et senere tidspunkt blir tvunget over på andre lisenstyper som vil bli svært kostbare. RHF som allerede har et internt miljø med svært god kompetanse på nasjonal publiseringsløsning og lokal oppfølging vil kunne risikere å få dårligere tjenester dersom løsingen skal driftes eksternt. Det vil være vanskelig å matche god lokal oppfølging, selv om dette kan kompenseres med en aktiv rolle i oppfølgingen av ekstern tjenestetilbyder. Spesielt i en overgangsperiode vil dette kunne oppleves negativt. Vurdering Det vil bli vesentlig enklere å krysspublisere og gjenbruke informasjon på tvers av alle HF og RHF ved å standardisere på publiseringsløsning og samlokalisere driften. Man får også stordriftsfordeler på drift når man har et miljø for en publiseringsløsning for alle RHF-ene. Videreutvikling utføres også en gang istedenfor flere ganger for en felles løsning. Det er viktig å merke seg at det også blir en rekke flere utfordringer dersom det blir mer byråkratisk å utvikle ny funksjonalitet i løsningene og mer byråkratisk å gjøre endringer. Det må også etableres arenaer med klare mandater som gjør at man klarer å realisere de potensielle gevinstene ved å samarbeide effektivt på tvers av RHF-ene Standardisering på verktøy og felles drift kun på internett (alternativ 3b) Dette alternativet er en variant av alternativ 3 som kun inkluderer felles internett. RFH-ene vil med dette alternativet beholde dagens løsninger for intra- og ekstranett. Konsekvensene for Tiltak:36 Prosjekt: Nasjonal Milepæl: publiseringsløsning Foretak: Versjon nr.1.5 Dato: Ansvarlig: Arkiv nr. Side 32 av 51

156 Vedlegg 06c alternativ 3b er langt på vei de samme som alternativ 3, men vesentlig mindre komplekst og med lavere risiko. Vurdering Vurderingen er lik som alternativ 3, men gjelder kun for internett. Det er vesentlig mindre komplekst å kun innføre felles internett da flere av de største konsekvensene identifisert i alternativ 3 er relatert til intranett. Ved å velge dette alternativet får man ikke en enhetlig nasjonal løsning for inter-/intra-/ekstranett. Man kan evt. vurdere å se på det som et første skritt for å etablere en nasjonal løsning for inter-/intra-/ekstranett (alternativ 3). Se kap for mer om helheten inter-/intra-/ekstranett. Det er også verdt å merke seg at en nasjonal løsning begrenset til internett ikke er risikofri, da den vil innebære større endringer for de aller fleste RHF-ene selv om kompleksiteten og omfanget er redusert ift. alternativ Identifisering av kostnadsområder For å kartlegge kostnadsområder er det hentet inn tall fra RHF-ene, Crayon, samt Norsk Helsenett og Ergoavtalen. Det er lagt vekt på å finne kostnadsvirkingen av en eventuell nasjonal løsning. Estimatene som er presentert kan derfor ikke brukes som grunnlag for budsjetter og lignende, men det forutsettes at tallene likevel kan benyttes på et overordnet nivå, og gi en indikasjon som benyttes som del av et beslutningsunderlag. På bakgrunn av innhentede tall er det identifisert kostnadsområder. De største kostnadsområdene er prioritert og bearbeidet, og lagt til grunn for estimatskjema som er sendt RHFer for estimering. Estimater fra RHFer er lagt ved denne rapporten se Kostnadsmatrise v.1.1 Vedlegg 1. Kostnadsområdene er delt inn i internett og intranett, de fleste avtaler og løsninger som ligger til grunn for estimatene skiller på inter- og intranett. Dette er også greit da man trolig vil måtte ta i bruk en eventuell nasjonal løsning stegvis ref. kap. 5.6 Innføringsstrategi. I kapitlene under er estimater for alle RHF-ene beskrevet nærmere Årlig kost i dag og engangsinvesteringer Det har blitt hentet inn estimater fra de ulike helseregionene for hva dagens løsninger koster å drifte. Målet har ikke vært å få et komplett kostnadsbilde men å vurdere kostnadssiden i forhold til en nasjonal løsning i forhold til dagens løsning. Helse Nord Helse-Nord har er ikke basert på SharePoint i dag. Årlig kost dagens løsning Internett Intranett Totalt Lisens kr kr Drift (årsverk) kr kr Teknisk støtte (årsverk) kr kr Hardware SUM kr kr kr Sum årlige kostnader dagens løsning: ca. 1.3 millioner kr per år. Tiltak:36 Prosjekt: Nasjonal Milepæl: publiseringsløsning Foretak: Versjon nr.1.5 Dato: Ansvarlig: Arkiv nr. Side 33 av 51

157 Vedlegg 06c Merk at oppdeling internett/intranett er kunstig for Helse Nord da de har en løsning for inter- /intra-/ekstranett, og skulle man velge å først få en nasjonal løsning som er kun er for internett en periode vil mesteparten av de årlige kostnadene for løsningen beholdes. Dette er forsøkt synliggjort ved at 2/3 av kostnadene ligger på intranett delen i tabellen. Hardware kostnader er ikke inkludert i Helse-Nord sine estimater. Engangsinvesteringer nasjonal løsning Internett Intranett Totalt Konverteringskostnader Opplæring brukere/redaktører Konvertering / avviklingskostnader Integrasjoner kr kr kr Felles brukeridentifisering Tilslutningskostnader ErgoGroup SharePoint Inranett lisens kr kr kr Andre kostnader SUM kr Sum investeringskostnader: ca. 12 millioner for inter- og intranett. Disse kostnadene er svært høye for Helse-Nord da de bla. inkluderer en kostnad på 5,8 millioner til SharePoint Standard editon Det er høy usikkerhet knyttet til lisenskostnadene for SharePoint for intranett (ref. kap ). Helse Nord har ingen lisenser de kan benytte innenfor dagens avtaler. Kostnader lokal drift av nasjonal løsning Internett Intranett Totalt Konverteringskostnader Bygge kompetanse på drift Opplæring teknisk støtte kr kr kr Sum kostnader kompetanseoppbygging: ca. 2,6 millioner. for inter- og intranett. Disse kostnadene er kun relevant ift. alternativ 1- standardisere på publiserningsløsing uten felles drift. Dette er kun kostnader relatert til kompetansebygging. Dersom man har felles drift vil altså disse kostnadene ikke være relevante. Helse Midt-Norge Helse Midt-Norge har allerede konsolidert på SharePoint for intranett. Årlig kost dagens løsning Internett Intranett Totalt Lisens kr kr Drift (årsverk) kr kr Teknisk støtte (årsverk) kr 0 kr 0 Vedlikeholdsavtale - kr Hardware - kr SUM kr kr kr Tiltak:36 Prosjekt: Nasjonal Milepæl: publiseringsløsning Foretak: Versjon nr.1.5 Dato: Ansvarlig: Arkiv nr. Side 34 av 51

158 Vedlegg 06c Sum årlige kostnader dagens løsning: ca. 2.3 millioner kr per år Lisenskostnader for SharePoint er ikke med for intranett da disse blir det samme med nasjonal løsning. Hardware er inkludert i driftskostnadene for internett, for intranett er det estimert et forsiktig anslag basert på kostnadene identifisert hos Helse Vest. Engangsinvesteringer nasjonal løsning Internett Intranett Totalt Konverteringskostnader Opplæring brukere/redaktører Konvertering / avviklingskostnader Integrasjoner Felles brukeridentifisering kr kr kr Tilslutningskostnader ErgoGroup kr kr kr Andre kostnader SUM kr Sum investeringskostnader: ca. 5,7 millioner for inter- og intranett. HMN har allerede Intranett basert på SharePoint og nødvendige SharePoint lisenser de kan benytte for intranett. SharePoint lisenser er derfor ikke med i estimatene her. Kostnader lokal drift av nasjonal løsning Internett Intranett Totalt Konverteringskostnader Bygge kompetanse på drift Opplæring teknisk støtte kr kr kr Sum kostnader kompetanseoppbygging: 150 t kr. for inter- og intranett. Kostnadene er lave hos HMN da de har kompetanse på SharePoint fra før. Disse kostnadene er kun relevant ift. alternativ 1- standardisere på publiserningsløsing uten felles drift. Dette er kun kostnader relatert til kompetansebygging. Dersom man har felles drift vil altså disse kostnadene ikke være relevante. Helse Vest Helse Vest benytter ErgoGroup løsningen men drifter denne lokalt. De planlegger å konsolidere intranett til SharePoint Der forutsettes i estimatene her at en slik konsolidering er gjort når det er aktuelt å migrere til nasjonal løsning. Årlig kost dagens løsning Internett Intranett Totalt Lisens kr kr 0 Drift (årsverk) kr kr Investeringskostnader/aktiverte verdier kr Hardware (årlige kostnader) kr kr Tiltak:36 Prosjekt: Nasjonal Milepæl: publiseringsløsning Foretak: Versjon nr.1.5 Dato: Ansvarlig: Arkiv nr. Side 35 av 51

159 Vedlikeholdsavtale kr kr Merkostnad konsolidert plattform kr SUM kr kr kr Sum årlige kostnader dagens løsning: ca. 3,82 millioner kr per år Vedlegg 06c Merk at Helse Vest har på internett gjort investeringer på 6,88 millioner kr. Med en avskriving på 5 år blir dette en kostnad på millioner i året. Denne kostnadene er ikke summer med i de årlige kostnadene, da disse kostnadene allerede er tatt i Helse Vest (og for å gjøre tallene sammenlignbare). Det blir en betydelig investering i Hardware som må avskrives dersom Helse Vest skulle flytte internett løsningen sin til en nasjonal driftet løsning før Helse Vest har også gjort betydelige hardware investeringer og betaler årlig leie på disse. Ved flytting til sentral drift på internett i slutten av 2012 vil avskrivingen beløpe seg til 2.75 millioner kr. Det vil også kreves en betydelig investering i hardware hos NHN for å kunne håndtere alle brukerne hos Helse Vest som håndteres av denne løsningen i dag. For intranett er det estimert kostnader til dagens løsninger. Disse er basert på løsninger som man antar er nedskrevet ift. lisenser og andre investeringer. Helse Vest er derimot i startfasen med å konsolidere til SharePoint 2010 på intranett. Kostnadene og investeringene for en slik løsning vil være høyere enn for internett, det er derfor lagt på en merkostnad som er estimert til litt over kr da dette er mer relevant for kostnadsbildet. Estimatet er utledet fra HMN sine kostnader for SharePoint utfra antall HF i HMN kontra HV. Engangsinvesteringer nasjonal løsning Internett Intranett Totalt Konverteringskostnader Opplæring brukere/redaktører Konvertering / avviklingskostnader Integrasjoner Tilslutningskostnader ErgoGroup Andre kostnader Felles brukeridentifisering SUM kr kr kr kr kr kr kr Sum investeringskostnader: ca. 7,1 millioner for inter- og intranett. Helse Vest kjører allerede på ErgoGroup avtalen, men løsningen kjører lokalt og på et dedikert miljø som ikke bare er å migrere inn i en virtuell løsning hos Norsk helsenett. Det er dermed også for Helse Vest identifisert relativt store konverteringskostnader for internett. Helse Vest har allerede lisenser for alle sine brukere for SharePoint Standard Edition for intranett. Kostnader knyttet til konvertering til ny felles løsning for intranett er estimert utfra Helse Midt-Norge sine estimater. Helse Midt-Norge har allerede en konsolidert løsning for SharePoint for intranett som er under planlegging i Helse-Vest. Kostnader lokal drift av nasjonal løsning Internett Intranett Totalt Tiltak:36 Prosjekt: Nasjonal Milepæl: publiseringsløsning Foretak: Versjon nr.1.5 Dato: Ansvarlig: Arkiv nr. Side 36 av 51

160 Vedlegg 06c Konverteringskostnader Bygge kompetanse på drift Opplæring teknisk støtte kr 0 kr kr Sum kostnader kompetanseoppbygging: 600 t kr. for inter- og intranett. Kostnadene reflekterer at HV har kompetanse på SharePoint fra før og allerede drifter internettløsningen til ErgoGroup lokalt. Disse kostnadene er kun relevant ift. alternativ 1- standardisere på publiseringsløsing uten felles drift. Dette er kun kostnader relatert til kompetansebygging. Dersom man har felles drift vil altså disse kostnadene ikke være relevante. Helse Sør-Øst Helse Sør-Øst benytter ErgoGroup løsningen hos Norsk Helsenett allerede. Når det gjelder intranett planlegger de å konsolidere intranett til SharePoint Der forutsettes i estimatene her at en slik konsolidering er gjort når det er aktuelt å migrere til nasjonal løsning. Årlig kost dagens løsning Internett Intranett Totalt Lisens kr Drift (årsverk) - - Investeringskostnader/aktiverte verdier kr kr Hardware (årlige kostnader) Vedlikeholdsavtale kr Merkostnad konsolidert plattform kr SUM kr kr kr Sum årlige kostnader dagens løsning: ca. 6,6 millioner kr per år Som første RHF på avtalen med ErgoGroup avtalen og Norsk Helsenett har de utløst investeringskostnader på totalt 7,7 millioner kroner (1.925 millioner per år over 4 år) som alle RHF-ene vil kunne kunne benytte. Før dagens avtale går ut, i løpet av 2012 kan man dermed benytte opsjonen i ErgoGroup-avtalen på å innføre løsningen for internett i alle regionene til en relativ lav kostnad. Merk at kostnaden på 7,7 millioner kroner ikke er tatt med i de årlige kostnadene, den utgjør over 4 år 1,925 millioner per år. Denne kostnaden er ikke med da den allerede er tatt (og for å gjøre tallene sammenlignbare). Lisenskostnadene for internett inkluderer hardware kostnader og SharePoint lisens for internett. For intranett har Helse Sør-Øst en rekke løsninger. Kostnadene på disse har vært svært vanskelig å finne da det dreier seg om et svært høyt antall løsninger basert på ulike løsninger. Kostnadene for disse er heller ikke relevant da Helse Sør-Øst planlegger å konsolidere på ny intranett løsning basert på SharePoint Man kan trolig trygt si at kostnadene relatert til intranett uansett vil være høyere enn for intrernett idag. Basert på kostnadene per HF i HMN (som har intranett med SharePoint) er det beregnet en tilsvarende kostnad på en konsolidert intranett løsning basert på SharePoint for HSØ. Tiltak:36 Prosjekt: Nasjonal Milepæl: publiseringsløsning Foretak: Versjon nr.1.5 Dato: Ansvarlig: Arkiv nr. Side 37 av 51

161 Vedlegg 06c Engangsinvesteringer nasjonal løsning Internett Intranett Totalt Konverteringskostnader Opplæring brukere/redaktører Konvertering / avviklingskostnader Integrasjoner Felles brukeridentifisering kr 0 kr kr Tilslutningskostnader kr 0 kr kr Løsningsleverandør Andre kostnader SUM kr Tabellen over synliggjør investeringskostnadene som er estimert for Helse Sør-Øst. Det er ingen kostnader for internett da man her allerede benytter den nasjonale løsningen. Helse Sør-Øst har allerede lisenser for SharePoint Standard Edition for intranett. Kostnader knyttet til konvertering til ny felles løsning er estimert utfra Helse Midt-Norge sine estimater Kostnadsvurdering av nasjonal publiseringsløsning Internett For internett er det etablerte avtaler hos Norsk Helsenett og med ErgoGroup som regulerer kostnadene. Se kap og for mer informasjon om disse avtalene. Kostnader drift av løsningen for alle RHF-ene (Norsk Helsenett): kr. Dette inkluderer alle driftskostnader inkludert lisenser for operativsystem, SharePoint for internett, hardware m.m. Vedlkeholdsavtale ErgoGroup kostnader for alle RHF-ene: kr. Inkluderer vedlikehold av publiseringsløsningen for internett. Kostnadene over er i tabellen fordelt etter antall ansatte i regionene. Denne fordelingsnøklen avviker trolig noe fra hva som vil brukes reelt sett. Det er også blitt foretatt en investeringskostnad som Helse Sør-Øst allerede har tatt og dermed ikke summer med i den årlige kostnaden. Denne er på totalt 7,7 millioner og blir millioner fordelt på kontraktens levetid (4 år). Alternativkostnaden for Helse Sør-Øst og de andre RHF-ene vil trolig også bli minst like stor om man ikke har felles drift ref. at Helse Vest har gjort investeringer alene på ca. 6,9 millioner kr for sin internett løsning idag. Estimat av årlig kost etter etablering av evt. ny felles løsning HSØ HV HMN HN Investeringskostnader/aktiverte verdier kr Drift (NHN avtalen drift, lisens, nedskriving) kr kr kr kr Teknisk støtte (Brukerstøtte NHN) kr 0 kr 0 kr 0 kr 0 Vedlikeholdsavtale (Ergo) kr kr kr kr SUM kr kr kr kr Tiltak:36 Prosjekt: Nasjonal Milepæl: publiseringsløsning Foretak: Versjon nr.1.5 Dato: Ansvarlig: Arkiv nr. Side 38 av 51

162 Vedlegg 06c Samlet kostnader for alle RHFer Årlige kostnader som er identifisert INTERnett Årlig kost dagens løsninger for internett kr Estimat av årlig kost etter etablering av evt. ny felles løsning kr Potensiell besparelse per år kr For å etablere en nasjonal publiseringsløsning med felles drift vil det vil være investeringskostnader. Estimater på dette er gitt i tabellen under. Investeringskostnader (Engangskostnader) INTERnett Opplæring av brukere/ redaktører Konverteringer/avviklingskostnader Etablere funksjonalitet/integrasjon Andre kostnader kr Innføringskost - Ergoavtalen Lisens - Ergoavtalen Annet kr Sum investeringskostnader kr Intranett For intranett fins det ingen etablerte avtaler i dag for en nasjonal løsning. Estimatene for intranett har dermed vesenlig høyere usikkerhet enn for internett. Estimater for kostnadene under er fordelt på RHF-ene med samme fordelingsnøkkel som for internett: Brukerstøtte har Norsk Helsenett estimert en kostnad på 4 millioner. Driftskostnad på 3 millioner er utledet/estimert ut fra dagens kostnad for internett hos NHN. Vedlikeholdskostnad på 2 millioner er utledet/estimert ut fra dagens avtale med Ergo Group for vedlikehold for internettløsning. Lisenskostnad til Intranett leverandør kostnad på 8 millioner er utledet/estimert ut fra dagens avtale med Ergo Group for vedlikehold for internettløsning. Estimat av årlig kost etter etablering av evt. ny felles løsning HSØ HV HMN HN Lisens SharePoint N/A N/A N/A kr Drift (NHN avtalen drift, lisens, nedskriving) kr kr kr kr Teknisk støtte (Brukerstøtte NHN) kr kr kr kr Vedlikeholdsavtale (intranett leverandør) kr kr kr kr SUM kr kr kr kr Tiltak:36 Prosjekt: Nasjonal Milepæl: publiseringsløsning Foretak: Versjon nr.1.5 Dato: Ansvarlig: Arkiv nr. Side 39 av 51

163 Vedlegg 06c Felles løsning er estimert utfra SharePoint Standard Edition. Alle helseforetakene unntatt Helse Nord antas at uansett vil ha lisenser for SharePoint Standard Edition siden de enten har eller planlegger å benytte SharePoint for intranett regionalt. Det er dermed kun Helse Nord som får en ny kostnad for SharePoint lisenser ved en nasjonal løsning. Investeringskostnaden for Helse Nord er estimert til 5.8 millioner. Helse Nord får også estimert en vedlikeholdskostnad på 25% (ca. 1,44 mill) i løpende kostnader i tillegg til investeringskostnad for SharePoint. Merk at lisenskostnadene for SharePoint for intranett må avklares med reelle forhandlinger og kan ref. kap bli både vesentlig høyere eller lavere enn estimert her. Samlet kostnader for alle RHFer Årlige kostnader som er identifisert INTRAnett Årlig kost dagens løsninger for internett kr Estimat av årlig kost etter etablering av evt. ny felles løsning kr Potensiell besparelse per år -kr Det er altså estimert økte kostnader for en sentralisert nasjonal løsning for intranett sammenlignet med lokale løsninger. Investeringskostnader (Engangskostnader) INTRAnett Opplæring av brukere/ redaktører Konverteringer/avviklingskostnader Etablere funksjonalitet/integrasjon Andre kostnader kr Innføringskost Lisens Annet kr Sum investeringskostnader kr Det er altså store engangskostnader og negative årlige kostnadsgevinster som er identifisert i estimatene for felles intranett. Det er høy usikkerhet knyttet til disse estimatene da de ikke er bygget på etablerte avtaler. Den negative besparelsen og investeringene vil for eksempel bli vesentlig redusert eller øke voldsomt om man velger en annen Sharepoint lisens/avtalestruktur. Samlet vurdering av kostnadene for inter-/intra-/ekstranett Her er kostnadene for inter- og intranett summert opp. Tallene er bygget opp fra internett og intranett tabellene over. Ekstranett er forutsatt er inkludert i kostnadene for intranett. Estimat av årlig kost etter etablering av evt. ny felles løsning HSØ HV HMN HN Lisens kr 0 kr 0 kr 0 kr Drift (NHN avtalen drift, lisens, nedskriving) kr kr kr kr Teknisk støtte (Brukerstøtte NHN) kr kr kr kr Vedlikeholdsavtale (Ergo) kr kr kr kr Tiltak:36 Prosjekt: Nasjonal Milepæl: publiseringsløsning Foretak: Versjon nr.1.5 Dato: Ansvarlig: Arkiv nr. Side 40 av 51

164 Vedlegg 06c SUM kr kr kr kr Samlet kostnader for alle RHFer Årlige kostnader som er identifisert Samlet Årlig kost dagens løsninger for internett kr Estimat av årlig kost etter etablering av evt. ny felles løsning kr Potensiell besparelse per år -kr Estimatene viser altså en kostnadsøkning per år selv om det gjøres omfattende investeringer som tabellen under viser. Investeringskostnader (Engangskostnader) Samlet Opplæring av brukere/ redaktører Konverteringer/avviklingskostnader Etablere funksjonalitet/integrasjon Andre kostnader kr Innføringskost Lisens Annet kr Sum investeringskostnader kr Som tabellene viser er det store investeringskostnader knyttet til felles plattform for inter- /intra- og ekstranett. Tallene må sees i lys av at det er høy usikkerhet, spesielt for intranett tallene. Totalt er det snakk om svært høye investeringskostnader. Selv om disse vil kunne fordeles over mange år og til alle RHF-ene viser kostnadene at det er vanskelig å identifisere gevinster på kostnadene for en felles løsning for inter-/intra-/ekstranett Oppsummering kostnadsvurdering av nasjonal publiseringsløsning Ser man på internett isolert er det identifisert stordriftsfordeler utfra kostnader regulert i etablerte avtaler. Noe av besparelsene skyldes at Helse Sør-Øst har gjort store investeringer som man nyter godt av når først er tatt. Det er derimot viktig å se at Helse-Vest alene nesten har gjort tilsvarende investeringer som Helse Sør-Øst. Så investeringene i forskjellige løsninger for alle RHF-ene vil trolig bli større enn for en nasjonal løsning. Men det kan også være forskjeller i kvaliteten på tjenestene som leveres, så kostnadsbildet må ikke sees på isolert. Kvaliteten på tjenestene for internett vil synliggjøres når Helse Sør-Øst får fått etablert alle sine løsninger på ErgoGroup løsningen hos Norsk Helsenett iløpet av høsten Ser man samlet på inter-/intra-/ekstranett er usikkerheten høyere ift. estimatene. Det er ikke lenger identifisert noen kostnadsbesparelser med en nasjonal publiseringsløsning Dette skyldes at intranett øker kompleksiteten ift. en nasjonal publiseringsløsning. Noe skyldes også høye lisenskostnader for SharePoint. Benytter man den rimeligste SharePoint lisensen Tiltak:36 Prosjekt: Nasjonal Milepæl: publiseringsløsning Foretak: Versjon nr.1.5 Dato: Ansvarlig: Arkiv nr. Side 41 av 51

165 Vedlegg 06c for intranett vil man kunne få stordriftsfordeler også når man ser de årlige kostnadene for inter-/intra-/ekstranett under ett. Derimot kommer man uansett ikke bort fra at det er svært høye investeringskostnader/engangskostnader relatert til å gå for en nasjonal løsning som også inkluderer intranett. Forklaringen på dette er nærmere forklart under. Kostnadsdrivere intranett Normal skulle man tro at trenden som fremkommer fra vurdering av felles internett driftet hos Norsk Helsenett, også er representativ for intranett, spesielt om samme løsning skulle benyttes for inter-, intra-, og ekstranett. Mye av investeringene i ErgoGroup sin SharePoint løsning er allerede tatt hos Norsk Helsenett. På bakgrunn av dette er det sannsynlig at det vil være en god del rimeligere totalt sett å drifte en nasjonal løsning som støtter inter-/intra- /ekstranett, framfor 7 forskjellige løsninger/varianter man har i dag hos mange forskjellige driftsleverandører hvis man ser isolert på kostnader. Det er derimot en del elementer som kompliserer kostnadsbildet. Et intranett for alle RHF-ene vil bli Norges desidert største intranett løsning noe som vil kreve investeringer i infrastruktur, autentiseringsløsninger m.m. Selv om det skulle være stordriftsfordeler som identifisert for internett vil disse motvirkes av kostnader relatert til: Felles federert autentiseringsløsning (se. kap ) Lisenskostnader relatert til SharePoint i en sentralisert løsning Økt kompleksitet relatert til store lokale variasjoner i behov og integrasjoner Det er ingen avtaler i dag som regulerer priser for en nasjonal løsning for intranett. Det er derimot klart at lisenskostnader for SharePoint er betydelig høyere enn for internett (se kap for lisenskostnader intranett). Intranett har en rekke kompliserende faktorer da man bl.a. i større grad vil ha lokale tilpasninger og mer krevende å gjøre integrasjoner mot interne systemer. En nasjonal løsning vil ha større utfordringer ift. internett da intranett er vanskeligere å standardisere. Dette blir utfordrende, da det bl.a. stiller store krav til nasjonalt forvaltningsregime. Dette vil også være kostnadsdrivende for en eventuell nasjonal publiseringsløsning for intranett. Disse identifiserte kostnadsdriverne gjør at man ikke nødvendigvis kommer ut med lavere kostnader om man etablerer en nasjonal løsning for inter-/intra-/ekstranett. Spesielt for Helse Nord sin del vil det helt tydelig bli betydelig dyrere løsning da de i dag har en enkel og rimelig løsning som dekker deres behov i dag Konsekvenser og forutsetninger ved felles intranett En felles driftet nasjonal intranettløsning for alle RHF-ene vil bli Norges desidert største intranettløsning i antall brukere. Det vil være svært komplekst og utfordrende i seg selv. Det er en del ekstra utfordringer knyttet til hovedsakelig felles drift av intranett. Dette er spesielt knyttet til tilgangskontroll, autentisering og autorisasjon. Tiltak:36 Prosjekt: Nasjonal Milepæl: publiseringsløsning Foretak: Versjon nr.1.5 Dato: Ansvarlig: Arkiv nr. Side 42 av 51

166 Vedlegg 06c Federering av brukere Tilgang til intranett må styres på nasjonalt nivå med brukerfederering for å oppnå Sikkerhetsnivå og tekniske løsninger må tilpasses bruk av intranettet. Dette stiller krav til federering av brukere og en del utfordringer knyttet integrasjoner mot interne systemer. Intranett løsningene til Helse Sør-Øst, Helse Vest og Helse Midt-Norge er basert på at de kan identifisere brukerne som benytter intranettet. Her vil det være påkrevd med sømløs pålogging slik at bruker ikke trenger på oppgi Windows brukernavn og passord. Når man samlokaliserer driften krever dette at man må kunne autentisere brukeren uavhengig av hvilken region brukeren er fra. Tidligere krevde dette at man måtte bygge opp en nasjonal brukerdatabase (felles katalogtjenester). Dette ville være svært krevende ift. administrasjon med mer. I løpet av den siste tiden er det derimot kommet ny teknologi som gjør det mulig å forholde seg til en virtuell nasjonal bruker database. Dette gjør at man ikke trenger å opprette en nasjonal brukerdatabase, og at RHF-ene kan fortsette å administrere sine brukere lokalt slik de gjør det i dag. Det blir derimot en forutsetning for å samlokalisere driften også av intranett at man klarer å etablere en slik federeringsløsning mellom partene i helsenettet hos Norsk Helsenett. I løpet av vinteren 2011 vil alle RHF-ene med unntak av Helse Sør-Øst ha kun en brukerdatabase/integrasjonspunkt å forholde seg til. Helse Sør-Øst vil ha fire brukerdatabaser. Helse Sør-Øst kjører høsten 2010 et prosjekt for å etablere infrastruktur og tjenester som gir brukerne tilgang til interne og eksterne web baserte løsninger. For å sikre en akseptabel brukeropplevelse for brukere i helseforetakene (ansatte) ved bruk av en nasjonal publiseringsløsning realisert vil det altså være nødvendig med en løsning for identitetsfederering mellom Norsk Helsenett SF som tjenestetilbyder (SAML - Service provider) og de forskjellige (regionale) helseforetakene og deres brukerkataloger (SAML Identity provider). En federert identitetsløsning basert på SAML standarden vil også heve sikkerhet og tillitsnivået mellom de samarbeidende partene, og dersom det på sikt skal åpnes for tilgang til klinisk og pasientsensitiv informasjon vil det være en forutsetning at slik infrastruktur og tjenester er på plass. En slik federeringsløsning er noe Norsk Helsenett per i dag ikke tilbyr. Rent teknisk er det derimot ikke noe i veien for at Norsk Helsenett vil kunne støtte dette i løpet av 1-2 år. Helse Sør-Øst har som nevnt over et tilsvarende prosjekt mellom sine HF der de benytter den samme teknologien. Erfaringer herfra bør benyttes i en eventuell federering på nasjonalt nivå. En federert identitetsløsning vil være en kostnadsdriver for intranett og ha en total kostnad i størrelsesorden 6 millioner. Norsk Helsenett har derimot uansett behov for å få etablert en slik identitetsløsning, og kostnadene vil derfor bli delt på flere prosjekter. Norsk Helsenett sitt anslag er en kostnad på anslagsvis 2 millioner kroner for publiseringsløsningen. Om noe av dette belastes RHF er ikke avklart, men uansett vil det være en kostnad for hvert RHF for å rydde i egne brukerdatabaser for å kunne koble seg til nasjonal brukerdatabase. Tiltak:36 Prosjekt: Nasjonal Milepæl: publiseringsløsning Foretak: Versjon nr.1.5 Dato: Ansvarlig: Arkiv nr. Side 43 av 51

167 Vedlegg 06c Integrasjoner mot interne systemer Intranett har for de fleste RHF-ene med unntak av Helse Nord en rekke integrasjoner mot interne systemer. Å flytte disse ut i en sentralisert driftsløsning er ikke helt uproblematisk da det betyr at man må åpne opp interne systemer for ekstern tilgang. Rent teknisk er ikke dette noe problem, men det vil kunne stride mot gjeldende sikkerhets-policier. En tilnærming til dette problemet kan være å gå bort fra dagens soneinndeling for å ivareta sikkerhet, og isteden bruke tilgangsstyring på applikasjonsnivå. Dette regnes også som mer fremtidsrettet. Norsk Helsenett tilbyr allerede i dag sikker kommunikasjon mellom RHF-ene. Etablering av federert identitetsløsning basert på SAML vil ytterligere kunne heve sikkerheten og tillitsnivået mellom Norsk Helsenett og RHF-ene. Det er dermed mulig at man med dette og andre tiltak vil kunne finne en løsning som er akseptabel for alle parter spesielt når man holder sensitive personopplysninger utenfor. Dette er derimot noe som per i dag må løses før man kan gjennomføre integrasjoner mot interne systemer fra en ekstern publiseringsløsning Design og maler Ved felles intranett forutsettes det at design og maler blir gjenbrukbart slik at mye kan gjenbrukes på tvers mellom RHF-ene. En konsekvens av dette kan være at det må gjøres et arbeid for å bli enige om nasjonale retningslinjer også for intranett Føringer for tidsplan og innføring av nasjonal plattform Det er identifisert en rekke føringer som gir innspill på en eventuell innføring av nasjonal publiseringsløsning hos Norsk Helsenett. 1. RHF-ene har i dag lagt budsjettene sine for 2011 i forhold til dagens løsninger og planlagte konsolideringsplaner. Det er dermed vanskelig å innføre nye løsninger før tidligst i budsjettåret Det er nødvendig å planlegge godt en overgang til nasjonal publiseringsplattform. En nasjonal forvaltningsregime og evt. redaksjon bør etableres samtidig som det igangsettes tiltak for å etablere en kultur for å tenke nasjonalt og øke tilgangen på felles informasjon. 3. Rammeavtalen med ErgoGroup har levetid på kun 3 år, og går ut 1. januar Avtalen kan utvides med ett år slik at den gjelder fram til 1. januar Denne avtalen har gunstige vilkår for RHF-ene til å tilknytte seg løsningen for internett. En fornyelse og tilhørende konkurranseutsettelse av avtalen i 2012 kan også utvide avtalen til å omfatte intranett og ekstranett slik intensjonen har vært med avtalen opprinnelig. 4. For å kunne ha felles publiseringsløsning som også inkluderer intranett er det som beskrevet i kap. 5.4 nødvendig å etablere federering av brukerdatabasene og løse utfordringene omkring integrasjon mot interne systemer. Dette er noe som Norsk Helsenett trolig ikke kan ha klart før Ved innføring av ny løsning bør det tas hensyn til tilstøtende prosjekter (som klinisk arbeidsflate og helseportalen) med tanke på avgrensing av oppgaven, samt utnyttelse av ressurser internt i RHF-ene. Tiltak:36 Prosjekt: Nasjonal Milepæl: publiseringsløsning Foretak: Versjon nr.1.5 Dato: Ansvarlig: Arkiv nr. Side 44 av 51

168 Vedlegg 06c Det er også flere andre ting man må hensynta. Norsk Helsenett har i dag bygd opp kompetansen sin vesentlig på ErgoGroup-løsningen de nå drifter for Helse Sør-Øst for internett. For å kunne håndtere alle regionene for internett må de bygge opp ytterligere kapasitet. Å migrere til en felles driftsleverandør er noe som ikke kan gjøres samtidig for alle regionene, da det vil være viktig å få kontroll på en region av gangen. Antagelig vil man migrerer en og en publiseringsløsning for et HF av gangen slik man har gjort i dag for Helse Sør-Øst sine internettløsninger. En slik migrering for publiseringsløsningene vil også fort kunne ta mange måneder, og vil kreve mye forberedelse og planlegging på forhånd. En nasjonal publiseringsløsning som også omfatter intra- og ekstranett vil kreve ytterligere forberedelse, kompleksitet og oppskalering. En eventuell innføring av inter-/intra-/ekstranett løsning bør derfor først gjøres for internett som også gunstige avtaler for dette i dag Innføringsstrategi for en eventuell felles løsning Ved innføring av en nasjonal publiseringsløsning er det naturlig å tenke seg at internett er den første delen som tas i bruk (ref. kap. 5.5). Det er også slik at det kun er internett man har etablert avtale på for en nasjonal publiseringsløsning. Internettløsningen er også mindre kompliserte enn intranett. Deretter kan den nasjonale løsningen utvides til å gjelde inter- /intra-/ekstranett. En ny løsning basert på en nasjonal publiseringsløsning for inter-/intra-/ekstranett må tas i bruk gradvis samtidig som en utfaser eldre løsninger parallelt. Dvs. ny løsning erstatter gammel i prioritert rekkefølge etter en omforent tidsplan. Dette bør planlegges i god tid slik at migreringen kan passe inn med investeringer som gjøres for de lokale løsningene. Hva som skal være med av innhold fra gammel til ny løsning må avklares, men erfaring tilsier at en tar med for mye informasjon over i ny løsing. -informasjon må behandles som ferskvare. Det forutsettes også at når en ny region slippes inn på en nasjonal publiseringsløsning vil den kunne gjenbruke maler, design m.m. slik at de raskt kommer opp på ny løsning. Ved gradvis å ta i bruk nasjonal publiseringsløsning vil forankring av løsningen hos informasjonseierne og brukere lettere lykkes. Det er viktig å understreke at innføring må ta hensyn til modenheten i RHFene, da dette er et av de største suksesskriteriene. Samtidig må man få trygget for at en nasjonal publiseringsløsning fungerer tilfredsstillende før man tilslutter seg denne. Det legges ikke så stor vekt på ekstranett da det ansees å være et verktøy som ikke krever mye felles informasjon på nasjonalt nivå. Funksjonaliteten til et ekstranett er også relativt enkel og vil være enkel å tilby om man har en løsning som allerede har inter- og intranett. Tiltak:36 Prosjekt: Nasjonal Milepæl: publiseringsløsning Foretak: Versjon nr.1.5 Dato: Ansvarlig: Arkiv nr. Side 45 av 51

169 Vedlegg 06c Avtaler Kostnader 5.7. Oppsummering av konsekvenser Videreføre dagens løsninger og utveksle informasjon (Alternativ 0) RHF-ene har hver sine avtaler for egne løsninger. Ingen investeringskostnader Årlige kostnader blir som i dag Integrasjonskostnader av ukjent omfang Standardisere på publiseringsløsning uten felles drift (Alternativ 1) Kun nasjonal avtale for internett er etablert Etablert avtale forutsetter felles drift. Krever etablering av nasjonal avtale som omfatter inter-, intraog ekstranett Antas å bli omtrent som i dag for alle RHF-ene untatt Helse Nord som vil få en vesentlig høyere kostnad bl.a. pga SharePoint lisenser Samlokalisere driften uten standardisering på verktøy (Alternativ 2) Driftsavtale med NHN for internettløsning er etablert Høy investering tilsvarende alt. 3a Årlige kostnader ikke lavere enn alt.3a Standardisere på verktøy og felles drift (Alternativ 3) Kun nasjonal avtale for internett er etablert. Driftsavtale med NHN for internettløsning er etablert Krever etablering av nasjonal avtale som omfatter inter-, intra- og ekstranett Estimert årlig besparelse -kr Estimert Investeringskost Kr Standardiser på verktøy på internett og felles drift (Alt 3b) Avtaler for internett er etablert nasjonalt som alle regionene kan benytte seg av Estimert årlig besparelse Kr Estimert Investeringskost Kr Tiltak:36 Prosjekt: Nasjonal Milepæl: publiseringsløsning Foretak: Versjon nr.1.5 Dato: Ansvarlig: Arkiv nr. Side 46 av 51

170 Vedlegg 06c Konsekvenser RHF-ene er langt på vei fornøyd med dagens løsninger som de har investert mye ressurser i Krever ingen store endringer og har derfor lav risiko Utveksle informasjon (søk/gjenbruk) på tvers av løsninger/standarder er svært omfattende og krevende Utvikle/vedlikeholde integrasjon for minst 7 lokale løsninger. Ved f.eks. 4 eksterne informasjonsleverandører vil det krever opptil 11 integrasjoner i tilegg til regionale Må revidere malverk og design for flere løsninger Utveksle informasjon (søk/gjenbruk) på tvers av regioner er komplisert og krevende RHF-ene får beholde nærhet til lokal drift Utveksle informasjon (søk/gjenbruk) på tvers av regioner er komplisert og krevende Utvikle/vedlikeholde tilsvarende løsninger i alle regionene Gjenbruk av funksjonalitet/utvikli ng. Utvikling må hensynta alle regioner for gjenbruk krever med tid Kan standardisere på kompetanse og erfaringsutveksle på tvers av regionene Uten standardisering av løsninger får en lite stordriftsfordeler Driftsleverandør må byge kompetanse på alle løsningene Mange leverandører og løsningene å forholde seg til gjør forvaltning komplisert Krever mer formelle prosesser for drift Begrenset gevinst og synergier uten standardisering på verktøy Risikerer redusert kvalitet med økt avstand til driftsleverandør Krysspublisering på tvers av inter- /intra-/ekstranett og regioner Enkelte stordriftsfordeler er identifisert hovedsakelig for internett Høy kompleksitet ved løsning som omfatter intranett Svært høye investeringskostnader for løsning som omfatter intranett bl.a. pga. høye SharePoint lisenser for Helse Nord Brukerfederering må etableres for intranett. Krever mer formelle prosesser for drift Gjenbruk av funksjonalitet/utvikling. Utvikling må hensynta alle regioner for gjenbruk krever med tid Relevant kompetanse er etablert hos NHN og kan skaleres opp. Få leverandører Risikerer redusert kvalitet med økt avstand til driftsleverandør Kan standardisere på kompetanse og erfaringsutveksle på tvers av regionene Krysspublisering og gjenbruk på tvers av RHF-er for internett Lavere kompleksitet og investeringskostnader ved å kun omfatte internett Må etablere integrasjoner mot regionale intranett for krysspublisering til intranett Kan være 1. trinn i en nasjonal løsning for inter-/intra-/ekstranett på sikt Risiko for at man får forskjellige løsninger på inter-/intra-/ekstranett i lang tid Stordriftsfordeler Krever mer formelle prosesser for drift Gjenbruk av funksjonalitet/utvikling. Utvikling må hensynta alle regioner for gjenbruk krever med tid Relevant kompetanse er etablert hos NHN og kan skaleres opp. Få leverandører Risikerer redusert kvalitet med økt avstand til driftsleverandør Kan standardisere på kompetanse og erfaringsutveksle på tvers av regioner på internett Konsekvensene treffer de forskjellige RHF-ene forskjellig. Dette er illustrert i tabellen under. Matrisen viser hvordan de mest tungtveiende konsekvenser funnet i utredningen treffer de forskjellige RHF-ene. Forholdet er rangert fra 1-4, der 1 er best og 4 kommer dårligst ut. Tiltak:36 Prosjekt: Nasjonal Milepæl: publiseringsløsning Foretak: Versjon nr.1.5 Dato: Ansvarlig: Arkiv nr. Side 47 av 51

171 Vedlegg 06c Videreføre dagens løsninger og utveksle informasjon Standardisere på publiseringsløsning uten felles drift Felles drift uten standardisering på verktøy Kun standardisere på internett og felles drift av denne Standardisere på verktøy og felles drift Alt. 0 Alt. 1 Alt. 2 Alt. 3 Alt. 3b HSØ HV HMN HN HSØ HV HMN HN HSØ HV HMN HN HSØ HV HMN HN HSØ HV HMN HN Endringskonsekvenser for RHF Investeringskostnader Årlig kost Kvalitet/respons publiseringstjenester Synergier utvikling / drift nasjonalt Enkelt å framstå enhetlig eksternt Sammhandling på tvers av RHF/eksternt Helhetlig løsning (inter/intra/ekstranett) Endringskonsekvenser for RHF Hvor mye endringer som blir nødvendig for den enkelte RHF ift. flytte drift og ny publiseringsløsning. Investeringskostnader og årlig kost - Basert på tabellene i kap. 5.3 Identifisering av kostnadsområder. Kvalitet/respons publiseringstjenester - Nærhet til drift og forventet endringstakt ift. endringer/feilretting på drift og utvikling av funksjonalitet m.m. Synergier utvikling/drift nasjonalt - Identifiserte synergier nasjonalt ift. videreutvikling og utvidet åpningstider på drift m.m. Enkelt å framstå enhetlig eksternt Hvor enkelt det blir å forvalte felles rammeverk, maler, design m. m. over tid. Samhandling på tvers av RHF/eksternt Hvor enkelt det blir å gjenbruke informasjon mellom RHF-er og eksterne felleskilder. Tiltak:36 Prosjekt: Nasjonal Milepæl: publiseringsløsning Foretak: Versjon nr.1.5 Dato: Ansvarlig: Arkiv nr. Side 48 av 51

172 Vedlegg 06c Helhetlig løsning (inter/intra/ekstranett) Hvorvidt man innen den enkelte RHF får en helhetlig løsning for inter-/intra/ekstranett. Tiltak:36 Prosjekt: Nasjonal Milepæl: publiseringsløsning Foretak: Versjon nr.1.5 Dato: Ansvarlig: Arkiv nr. Side 49 av 51

173 Vedlegg 06c 6. Konklusjon og anbefaling Som tabellene i kap. 5.7 Oppsummering viser, så tegner det seg et relativt komplekst bilde av hvordan de forskjellige konsekvensene treffer de forskjellige RHF-ene. Alternativ 0 (videreføre dagens løsninger) og alternativ 3b (felles drift av internett) er de alternativene som i en samlet vurdering blir ansett som de beste og mest realistiske alternativene. Ingen i arbeidsgruppen har anbefalt noen andre alternativer enn disse to. Alternativ 0 krever kun mindre endringer i forhold til dagens situasjon og har derfor lav risiko. De ulike RHF-ene er langt på vei er fornøyd med publiseringsløsningene de har i dag som er tilpasset deres behov. I konsekvensvurderingen er det pekt på en rekke ankepunkter mot å standardisere på felles driftet løsning for felles inter-/intra-/ekstranett (alternativ 3). Disse er: 1. Høye investeringskostnader er identifisert i estimatene. Man risikerer bl.a. vesentlig dyrere lisenskostnader ved en nasjonal intranett løsning 2. Det er høy kompleksitet med en løsning som også skal inkludere intranett. 3. Utfordringer relatert til å etablere tilstrekkelig effektivt samhandlingsregime nasjonalt for realisering av potensielle gevinster Disse ankepunktene er først og fremst knyttet til at løsningen inkluderer felles driftet intranett. Alternativ 3b inkluderer kun felles driftet internett, og dermed reduseres investeringskostnadene, kompleksiteten og utfordringene som er identifisert med en nasjonal løsning. Det betyr ikke at disse faktorene er borte, det vil fortsatt være en betydelig endring med tilhørende risiko og investeringskostnader ift. å sentralisere drift av internett og konvertere til en nasjonal internettløsning. Disse må sees opp mot de potensielle gevinstene en slik sentralisert internettløsning har nasjonalt ift. å understøtte oppdraget gitt av HOD: 1. Enklere å søke opp, utveksle informasjon på tvers av RHF-ene og nasjonale informasjonskilder 2. Funksjonalitet blir utviklet en gang istedenfor flere ganger 3. Enklere å tilfredsstille og vedlikeholde enhetlig brukeropplevelse for pasienter og pårørende Det blir påpekt at dersom man kun etablerer felles internett vil man få forskjellige løsninger for internett og intranett (selv om disse langt på vei kan være basert på samme verktøy). Flere mener at dette likevel har mindre konsekvenser da det er forskjellige målgrupper for internett og intranett. Konsekvensene ved å ha adskilt internett fra intra-/ekstranett er skissert i kap Selv om alternativ 3b kan være et første steg for en nasjonal løsning som på lengre sikt også kan inkludere intranett, risikerer man med alternativ 3b å få forskjellige løsninger for internett og intranett i lang tid, gitt de konsekvensene som er gjeldende i dag ift. felles drift av internett og intranett (alternativ 3). En forutsetning for at en nasjonal publiseringsløsning kan gi gevinster vil være modenhet og vilje til å samarbeide på tvers av helseregioner. Uten et slikt samarbeid vil de samlede kostnadene trolig være betydelig større enn gevinstene. Ved en eventuell etablering av en nasjonal løsning blir det også viktig at de RHF-ene som rammes skjevt økonomisk blir kompensert for dette. Tiltak:36 Prosjekt: Nasjonal Milepæl: publiseringsløsning Foretak: Versjon nr.1.5 Dato: Ansvarlig: Arkiv nr. Side 50 av 51

174 Vedlegg 06c Uansett hvilket alternativ man ønsker å gå videre med vil det være enkelte opplagte synergier med økt koordinering nasjonalt. Disse kan realiseres uansett hvilken modell for standardisering av publiseringsløsning og drift man realiserer for en nasjonal publiseringsløsning som skal understøtte formålet om samordnet kommunikasjon. Eksempler på dette er: o etablere felles komponenter for eksempel multimedia for filmer etc. framfor at dette utvikles hver for seg i alle RHF-ene o etablere nasjonal(e) innholdsredaksjon(er) som kvalitetssikrer felles informasjon ett sted slik at dette kan gjenbrukes nasjonalt o utveksling av informasjon mellom publiseringsløsninger og nasjonale kilder. 7. Referanseliste [1] Felles rammeverk for nettbasert kommunikasjon i spesialisthelsetjenesten. [2] Deling av pasientrettet informasjon. Status muligheter og plan for videre arbeid. Rapport fra arbeidsgruppe 1. februar [3] Helse Sør-Øst regionalt prosjekt for å etablere en felles plattform for foretaksenes nettløsninger der de bl.a. vurderer delbarhet ift. innholdskategorier Vedleggsoversikt Vedlegg 1: Kostnadsmatrise v.1.3 Tiltak:36 Prosjekt: Nasjonal Milepæl: publiseringsløsning Foretak: Versjon nr.1.5 Dato: Ansvarlig: Arkiv nr. Side 51 av 51

175 Alt. 0 Alt. 1 Alt. 2 Alt. 3 Alt. 3b HSØ HV HMN HN HSØ HV HMN HN HSØ HV HMN HN HSØ HV HMN HN HSØ HV HMN HN Endringskonsekvenser for RHF Investeringskostnader Årlig kost Kvalitet/respons publiseringstjenester Synergier utvikling / drift nasjonalt Enkelt å framstå enhetlig eksternt Sammhandling på tvers av RHF/eksternt Helhetlig løsning (inter/intra/ekstranett) Poeng hvor 1 er best og 4 dårligst Videreføre dagens løsninger og utveksle informasjon Standardisere på publiseringsløsning uten felles drift Felles drift uten standardisering på verktøy Standardisere på verktøy og felles drift Endringskonsekvenser for RHF Hvor mye endrniger som blir nødvendig for den enkelte RHF ift. flytte drift og ny publiseringsløsning. Kun standardisere på internett og felles drift av denne Investeringskostnader og årlig kost - Basert på tabellene i kap. 5.3 Identifisering av kostnadsområder. Kvalitet/respons publiseringstjenester - Nærhet til drift og forventet endringstakt ift. endringer/feilretting på drift og utvikling av funksjonalitet m.m. Synergier utvikling/drift nasjonalt - Identifiserte synergier ved felles nasjonal løsning ift. videreutvikling og høyere åpningstider på drift m.m. Enkelt å framstå enhetlig eksternt Hvor enkelt det blir å forvalte felles rammeverk, maler, design m. m. over tid. Samhandling på tvers av RHF/eksternt Hvor enkelt det blir å gjenbruke informasjon mellom RHF-er og eksterne felleskilder. Helhetlig løsning (inter/intra/ekstranett) Hvorvidt man innen den enkelte RHF får en helhetlig løsning for inter-/intra/ekstranett.

176 INTERnett - Kostnadselementer eks. mva. per år Senario: Innføring av nasjonal publiseringsløsning basert på Ergo/NHN senario. HSØ HV HMN HN Felles Kommentar Internett Internett Internett Internett Internett Årlig kost dagens løsning Lisens kr kr kr kr Lisens publiseringløsning, OS, SW/HW Drift (årsverk) kr 0 kr kr kr Årsverk driftspersonell Teknisk støtte (årsverk) kr 0 kr 0 kr 0 kr Årsverk brukerstøtte og systemansvarlig Investeringskostnader/aktiverte verdier kr kr Avskriving på 4 år HSØ og 5 år HV Hardware (årlige kostnader) kr 0 kr kr 0 kr 0 - Vedlikeholdsavtale kr kr kr 0 kr 0 - Feilretting, patching og mindre forbedringer/endringer/tilpas ninger SUM (uten investeringskostnader) kr kr kr kr Estimat av årlig kost etter etablering av evt. ny felles løsning Lisens kr 0 kr 0 kr 0 kr 0 kr 0 Drift (NHN avtalen drift, lisens, nedskriving) kr kr kr kr kr Inkluderer hardware Teknisk støtte (Brukerstøtte NHN) kr 0 kr 0 kr 0 kr 0 kr 0 Investeringskostnader/aktiverte verdier kr 0 kr 0 kr 0 kr 0 kr 0 Hardware kr 0 kr 0 kr 0 kr 0 kr 0 Vedlikeholdsavtale (Ergo) kr kr kr kr kr SUM (uten investeringskostnader) kr kr kr kr Estimat av kostnader knyttet til kompetanseheving ved lokal drift. Engangkost Bygge kompetanse på drift - - kr kr Opplæring teknisk støtte - - kr 0 kr SUM kr 0 kr 0 kr kr Estimat av kostnader knyttet til konvertering til evt. ny felles løsning Engangkost Opplæring av brukere/ redaktører - - kr kr 0 - Konverteringer/avviklingskostnader - - kr kr Etablere funksjonalitet/integrasjon - kr kr kr Andre kostnader ved evt. ny løsing? - kr kr kr 0 - SUM kr 0 kr kr kr

177 Estimat tilslutningskostnader ved evt. ny felles løsning. Engangkost Innføringskost - Ergoavtalen kr 0 kr kr kr Lisens - Ergoavtalen kr 0 kr 0 kr 0 kr 0 - Annet (Konsulettimer, reisekostnader med mer) kr 0 kr 0 kr kr SUM kr 0 kr kr kr Tall i blått celler er grove etsimater, da tallgrunnlag ikke er tilgjengelig. Tall i kursiv er ikke med i utregninger, og tall som fordeles mellom RHFer. Sum publiseringsløsninger RHFer INTERnett Årlig kost dagens løsning kr Estimat av årlig kost etter etablering av evt. ny felles løsning kr Sum potensiell gevinst kr Estimat av kostnader knyttet til kompetanseheving ved lokal drift. kr Estimat av kostnader knyttet til konvertering til evt. ny felles løsning kr Estimat tilslutningskostnader ved evt. ny felles løsning. Engangkost kr SUM engangskost felles løsning kr Antall ansatte/fordelingsnøkkel HSØ ,56 HV ,20 HMN ,12 HN ,11 SUM ,00 Inter- og intranett HSØ HV HMN: HN: Totalt Årlig kost dagens løsninger kr kr kr kr kr Årlig kost felles løsning kr kr kr kr kr Sum potensiell gevinst -kr Engangskostnader kr kr kr kr kr Konvertering kr kr kr kr kr internett kr 0 kr kr kr intranett kr kr kr kr Tilslutning kr kr kr kr kr internett kr 0 kr kr kr intranett kr kr kr kr Kostnad lokal drift: N/A kr kr kr kr

178 INTRAnett - Kostnadselementer eks. mva. per år Senario: Innføring av nasjonal publiseringsløsning basert på Ergo/NHN senario. Årlig kost dagens løsning HSØ HV HMN HN Felles Kommentar Intranett Intranett Intranett Intranett Intranett Lisens - - kr kr Drift (årsverk) - kr kr kr Teknisk støtte (årsverk) - kr 0 kr Hardware kr kr kr kr 0 - Vedlikeholdsavtale - kr kr kr 0 - Estimert merkostnad etter planlagt konsolideringer/oppgradering kr kr SUM kr kr kr kr Estimat av årlig kost etter etablering av evt. ny felles løsning Lisens Sharepoint N/A N/A N/A kr N/A Drift (NHN avtalen drift, lisens, nedskriving) kr kr kr kr kr Teknisk støtte (Brukerstøtte NHN) kr kr kr kr kr Vedlikeholdsavtale (intranett leverandør) kr kr kr kr kr SUM kr kr kr kr Estimat av kostnader knyttet til kompetanseheving ved lokal drift. Engangkost Bygge kompetanse på drift N/A kr kr kr Opplæring teknisk støtte N/A kr 0 kr 0 kr SUM kr 0 kr kr kr HMN: SPS lisenser tas ikke med, forutsetter gjenbruk i ny løsning Årsverk driftspersonell Årsverk brukerstøtte og systemansvarlig Hardware er estimert forsiktig utfra reelle kostnader hos HV. HN har nedbetalt HW. Feilretting, patching og mindre forbedringer/endringer/ti lpasninger HSØ: HMN sum intranett delt på HFer og * HSØ HFer HW er inkludert i beløp hos NHN

179 Estimat av kostnader knyttet til konvertering til evt. ny felles løsning Engangkost HSØ og HV har estimert kostnader utfra HMN Opplæring av brukere/ redaktører kr kr kr kr HSØ og HV har estimert kostnader utfra HMN Konverteringer/avviklingskostnader kr kr kr kr HSØ og HV har estimert kostnader utfra HMN Etablere funksjonalitet/integrasjon kr kr kr kr HSØ og HV har estimert kostnader utfra HMN Andre kostnader ved evt. ny løsing? kr kr kr Etablering av felles brukeridentifisering kr kr kr kr kr SUM kr kr kr kr Estimat tilslutningskostnader ved evt. ny felles løsning. Engangkost Innføringskost - intranett leverandør leverandør kr kr kr kr kr Lisens - Sharepoint kr Annet (Konsulettimer, reisekostnader med mer) kr kr kr kr kr SUM kr kr kr kr Tall i blått celler er grove etsimater, da tallgrunnlag ikke er tilgjengelig. Tall i kursiv er ikke med i utregninger, og tall som fordeles mellom RHFer. Sum publiseringsløsninger RHFer INTRAnett Årlig kost dagens løsning kr Estimat av årlig kost etter etablering av evt. ny felles løsning kr SUM potensiell gevinst -kr Estimat av kostnader knyttet til kompetanseheving ved lokal drift. Engangkost kr Estimat av kostnader knyttet til konvertering til evt. ny felles løsning Engangkostkr Estimat tilslutningskostnader ved evt. ny felles løsning. Engangkost kr SUM engangskost felles løsning kr Antall ansatte/fordelingsnøkkel HSØ ,56 HV ,20 HMN ,12 HN ,11 SUM ,00

180 Beskrivelse av kostnadsområder Årlig kost dagens løsning Lisens Drift (årsverk) Teknisk støtte (årsverk): (Systemansvarlig) Vedlikeholdsavtale Estimat av kostnader knyttet til kompetanseheving ved lokal drift. Engangkost Bygge kompetanse på drift: Kun aktuelt om løsning skal driftes lokal i RHF. Opplæring teknisk støtte: Kun aktuelt om løsning skal driftes lokal i RHF. Estimat av kostnader knyttet til konvertering til evt. ny felles løsning Engangkost Opplæring av brukere/ redaktører. Konverteringer/avviklingskostnader: I hovedsak vil dette være flytting av data, behovet bør vurderes nøye, da en erfaringsmessig flytter mye utdatert informasjon. Etablere funksjonalitet/integrasjon: Funksjoner og integrasjoner som eksisterer lokalt må støttes i ny løsning, men potensialet for felles behov og gjenbruk er stort. Andre kostnader ved evt. ny løsing? Herunder er samling av mindre ikke identifiserte kostnader som vil tilkomme. Etablering av felles brukeridentifisering: Norsk Helsenett er i samarbeid med DiFi, Helsedirektoratet og Folkehelseinstituttet i gang med å realisere en POC basert på denne teknologien. Andelen av denne kostnaden som tilfaller dette nasjonal publiseringsløsning er ikke avklart, men det anslås at kostnadene hos hvert RHFer for å tilpasse seg denne løsningen er større. Estimat tilslutningskostnader ved evt. ny felles løsning. Engangkost Innføringskort Ergoavtalen: Kostnader for Internett er kartlagt, men for utvidelse til Intranett er uklart. Lisens - Ergoavtalen: Denne kostnaden er tatt av HSØ og HV for internett, men for intranett ser en for seg å benytte en SPLA avtale, og kostnader er lagt til løpende kostnader etter etablering. Annet (Konsulettimer, reisekostnader med mer) Estimat av årlig kost etter etablering av evt. ny felles løsning Drift - NHN avtalen(inkl HW, lisenser, avskrivning med mer.): For internett er kostnaden avklart, og det vil tilkomme noe kost for HMN og HN om de benytter seg av Internettløsningen. Dersom avtalen utvides til å omfatte

181 For internett er kostnaden avklart, og det vil tilkomme noe kost for HMN og HN om de benytter seg av Internettløsningen. Dersom avtalen utvides til å omfatte intranett vil det tilkomme kostnader, men mye kan gjenbrukes dersom en ikke benytter sonemodell for sikkerhet, men å tilstrebe å ivareta sikkerhet på applikasjonsnivå som er mer fremtidsrettet. Brukerstøtte SPOC (NHN): Per i dag er det brukerstøtte for internettløsningen, for utvidelse til intranett vil det tilkomme en vesentlig kost. Vedlikehold Ergo: Avklart for internett, ikke for intranett. Lisenskost Ergoavtalen: For internett er det ingen brukerbaserte lisenskostnader, kun for servere som inngår i driftsavtalen men NHN. For intranett vil dette være en ny anskaffelse som vil være en av de største kostnadene.

182 Kostnadselementer eks. mva. per år HSØ HSØ Internett Intranett Dagens kostnader for RHF Forslag til beregning Lisens Ergo/NHN løsing Drift (årsverk) Ergo/NHN løsing Teknisk støtte (årsverk) Ergo/NHN løsing Antatte kostnader ved innføring av ny løsning Bygge kompetanse på drift Ergo/NHN løsing For eksempel dagens årsverk * X% Opplæring teknisk støtte Ergo/NHN løsing For eksempel dagens årsverk * X% Opplæring av brukere/ redaktører Ergo/NHN løsing 2 timer per bruker Konverteringer/avviklingskostnader Ergo/NHN løsing 2 * årskost for dagens løsning? Etablere funksjonalitet/integrasjon Ergo/NHN løsing Kort beskrivelse til/fra system - integrasjon 1 Ergo/NHN løsing Kort beskrivelse til/fra system - integrasjon 2 Ergo/NHN løsing Kort beskrivelse til/fra system - integrasjon 3 Ergo/NHN løsing Andre kostnader ved evt. ny løsing? Ergo/NHN løsing

183 Kostnadselementer eks. mva. per år HV Internett Intranett Dagens kostnader for RHF Lisens Drift (årsverk) Teknisk støtte (årsverk) Antatte kostnader ved innføring av ny løsning Bygge kompetanse på drift Opplæring teknisk støtte Opplæring av brukere/ redaktører Konverteringer/avviklingskostnader Etablere funksjonalitet/integrasjon Kort beskrivelse til/fra system - integrasjon 1 Kort beskrivelse til/fra system - integrasjon 2 Kort beskrivelse til/fra system - integrasjon 3 Andre kostnader ved evt. ny løsing? N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A Forslag til beregning Har SPS løsninegn fra Ergo per i dag for internett. Estimat for å flytte drift til NHN er ca Et år er beregnet til 230 arbeidsdager som resulterer i 1725 timer Det benyttes timepris på kr 500 i internkost. ETA: 1725t * 500kr. = kr. Fordeling mellom inter og intranett er satt til 1/3 for internett og 2/3 for intranett

184 Kostnadselementer eks. mva. per år HMN Internett Intranett Dagens kostnader for RHF Forslag til beregning Lisens ++ (eksterne kostnader) Trukket fra søkemotor optiomalisering på fra internett. Drift (årsverk) Ca Hemit-timer totalt Teknisk støtte (årsverk) Inngår i rad 5 Antatte kostnader ved innføring av ny løsning Bygge kompetanse på drift For eksempel dagens årsverk * X% Opplæring teknisk støtte Etter min mening det samme som i rad 9 Opplæring av brukere/ redaktører timer per bruker Konverteringer/avviklingskostnader * årskost for dagens løsning? Etablere funksjonalitet/integrasjon Integrasjon fra EQS til internettløsning, publisering av prosedyrer fra EQS Integrasjon fra Ephorte til internettløsning, publisering av postjournal Integrasjon fra Concentric til intranett, publisering av KPI Diverse RSS-integrasjoner til intranett, for å hente inn informasjon fra internett Usikkerhet omkring hvor store kostnadene blir på dette. Utfordringen er at AD ligger lokalt og at publiseringsløsningen ligger sentralisert. Norsk helsenett sier det kan løses med federert tilgangskontroll, såkalt claims-basert. Ettersom det er en ny teknologi som skal etableres, og det foreløpig er på SSO mot intranett, for automatisk POC-stadiet, så er kostnadsestimatet naturlig nok høyst pålogging/autentisering/gjenkjenning av bruker usikkert. Diverse spesialutviklede og spesialkonfigurerte webparter Andre kostnader ved evt. ny løsing? Ekstra brukerstøtte pga "plunder og heft" som følger av bytte av løsning

185 Kostnadselementer eks. mva. per år HN Publiseringsløsning Dagens kostnader for RHF Forslag til beregning Lisens ~ Lisens/vedlikehold. Drift (årsverk) ~ 1/2 FTE (HNIKT) Teknisk støtte (årsverk) ~ 1 FTE (HNIKT) Antatte kostnader ved innføring av ny løsning Internett Intranett Bygge kompetanse på drift FTE, kost delt 1/3 internett og 2/3 intranet Opplæring teknisk støtte FTE, kost delt 1/3 internett og 2/3 intranet Opplæring av brukere/ redaktører FTE, ingen opplæring på internett Konverteringer/avviklingskostnader millioner Etablere funksjonalitet/integrasjon millioner Kort beskrivelse til/fra system - integrasjon 1 Ingen integrasjoner Kort beskrivelse til/fra system - integrasjon 2 Ingen integrasjoner Kort beskrivelse til/fra system - integrasjon 3 Ingen integrasjoner Andre kostnader ved evt. ny løsing? ~ ~ SharePoint lisensisers med en «Client Access License» (CAL) pr tilnyttet bruker eller PC. En standard CAL koster 549 kr og utvidelse til «enterprise» koster ytterligere 483 kr (totalt 1032,-) pr bruker eller PC. Se kommentar om kostnadene. Et år er beregnet til 230 arbeidsdager som resulterer i 1725 timer Det benyttes timepris på kr 500 i internkost. ETA: 1725t * 500kr. = kr. Fordeling mellom inter og intranett er satt til 1/3 for internett og 2/3 for intranett

186 Kommentar, andre kostnader Dette er prisene som gjelder, det er verdt å merke seg at SA er prisen for vedlikehold ut året. På en ny avtale vil det være for 3 år, dette gjelder for kjøp etter Det er også greit å merke seg at disse prisene er på en Select avtale Det blir en annen pris hvis dette var med i en EA pakke enheter internt, disse lisenseres gjennom Enhets klient aksess lisenser. På server siden håndteres disse av en Sharepoint Server. Da sitter vi igjen med dette, antall servere kommer ann på en del variabler. For Enterprise funksjonalitet trengs både Standard og Enterprise CAL Varenummer Beskrivelse Enhetspris Type Antall Sum 76N SharePointEntCAL SNGL Lic MVL DvcCAL N SharePointEntCAL SNGL 121 SAMVL DvcCAL 76M SharePointStdCAL SNGL Lic MVL DvcCAL H SharePointStdCAL SNGL 138 SAMVL DvcCAL 76P SharePointSvr SNGLic MVL 5 (eksempel) H SharePointSvr SNGL7179 SA MVL SA Summering Videre for de eksterne brukerne må vi inn med en Internet Sites lisens, denne er kun lisensiert på serversiden, avhengig av belastningen vil også antall servere her påvirkes. Det kan være nok med 1. Varenummer Beskrivelse Enhetspris Type Antall Sum CKF SharePointIntrntSitesEnt Lic 2010 SNGL MVL 2 (eksempel) CKF SharePointIntrntSitesEnt SA SNGL SA MVL Summering Intern + Ekstern

187 Dersom de eksterne brukere skal ha nøyaktig samme tilganger, kan det lisensieres gjennom internet sites lisens og uten CALer, men da må det som sagt være samme tilgang for både eksterne og interne brukere. Det vil da også samtidig bli en del mer belastning på serveren som medfører behov for flere servere The Server only licensing model is for external users only. Internal users can use this license only if all content, information, and applications are also accessible to external users. If the server has items that are for internal use only, those users require CALs, and their servers require licenses for SharePoint Server People who create content for external access can use SharePoint Server 2010 for Internet Sites. Server and CAL licensing is not required for people who use SharePoint only to author information. SharePoint Server 2010 for Internet Sites must be licensed on all servers (staging, application, index, front-end) that provide content to external users. If connecting internal- and external-facing SharePoint deployments, you can purchase licenses for SharePoint Server 2010 and SharePoint Server 2010 for Internet Sites, Enterprise, and assign them to the same running instances of the software. SharePoint Server 2010 for Internet Sites, Enterprise, also includes the rights to FAST Search Server for use in Internet or Extranet scenarios. You can deploy a single server license of SharePoint Server 2010 for Internet Sites, Enterprise, as SharePoint server or a FAST Search server but not both concurrently. Uten Enterprise funksjonalitet, men utover fundamentals: Interne Enheter Kroner: Varenummer Beskrivelse Enhetspris Type Antall Sum CLF SharePointIntrntSitesStd Lic 2010 SNGL MVL 2 (eksempel) CLF SharePointIntrntSitesStd SA SNGL SA MVL Summering Intern + Ekstern En del av Enterprise funksjonaliteten er som følger: - Publisering av Access Databaser - Søkbar metadata og sortering på metadata - Diagrammer - Dashbord for fremstilling av data fra flere forskjellige kilder - Excel og PowerPivot for Sharepoint - FastSearch - InfoPath forms services - Lignende treff på søkene dine - Forhåndsvisning av sideinnhold fra søkesiden - Publisering av Visio diagrammer

188 Vedlegg 07a Til: Styringsgruppen Nasjonal IKT Kopi Fra: Klinisk IKT Fagforum (Programkontoret Nasjonal IKT) Dato: Saksnr: 07/ Terminologbinding av archetypes med eksisterende terminologier og SNOMED CT Bakgrunn og situasjon Viser til tidligere behandling av Tiltak 27 Definisjonskatalog i PEF og styringsgruppen. Tiltakets sluttrapport ble godkjent i styringsgruppemøte i Nasjonal IKT Følgende ble vedtatt: 1. Styringsgruppen tar den faglige rapporten til etterretning, godkjenner leveransen og forprosjektet avsluttes. 2. NIKTs Fagforum EPJ får i oppdrag å utarbeide prosjektdirektiv for de to foreslåtte tiltak: a. en mindre aktivitet for å etablere enighet om termer i brukergrensesnitt i kurvesystemer, herunder bruk av symboler. b. et pilotprosjekt for å skaffe erfaring og kartlegge konsekvenser omkring bruk av arketyper/terminologibinding/snomed CT i et kurvesystem Forslag til løsning Basert på vedtaket i styringsgruppen har Klinisk IKT Fagforum utarbeidet utkast til prosjektdirektiv for et pilotprosjekt for å skaffe erfaring og kartlegge konsekvenser omkring bruk av arketyper / terminologibinding / SNOMED CT i et kurvesystem og i medisinske kvalitetsregistre (tiltak 2b over). Prosjektets hovedmål er å realisere utvikling av en definisjonskatalog av datastrukturer med tilhørende terminologi til bruk i elektroniske kurvesystemer og kvalitetsregistre som er basert på Arketyper / templat metodikk og teknologi. Knytning til terminologi anbefales gjort gjennom eksisterende nasjonale terminologier og SNOMED CT. Ved fullført prosjekt vil man ha utviklet en standard for kliniske opplysninger i elektroniske kurvesystemer og kvalitetsregistre som kan implementeres av de IKT-bedrifter som leverer slike systemer. Ved behandling i PEF ga PEF sin tilslutning til prosjektdirektivets hovedinnretning og anbefalte igangsettelse av prosjektet. I etterkant av dette har direktivet blitt utvidet til også å gjelde medisinske kvalitetsregistre etter innspill fra fagforaene. Styringsgruppen inviteres til å diskutere tilnærmingen til problemstillingen og komme med innspill til prosjektdirektivet. Forslag til vedtak Styringsgruppen Nasjonal IKT gir sin tilslutning til prosjektdirektivets hovedinnretning med de innspill som framkom i møtet. Styringsgruppen Nasjonal IKT bevilger en ramme på inntil kr. 2,4 mnok. til dette arbeidet. Styringsgruppen Nasjonal IKT ber Programkontoret igangsette prosjektet og engasjere prosjektleder. Vedl 07a Bruk av arketyper v1.0.doc 1

189 Vedlegg 07b PROSJEKTDIREKTIV FOR Terminologbinding av arketyper med eksisterende terminologier og SNOMED CT Dokumentkontroll Forfatter Gjennomgang Godkjent av Klinisk IKT Fagforum v/ Arild Faxvaag (og Programkontoret) Distribusjonsliste Tittel: Navn Institusjon Prosjektansvarlig Programkontor Endringslogg Versjon Dato Endring Oversendt versjon til Prosjekteierforum Oppdatert versjon til Styringsgruppen Tiltak: Prosjekt: Milepæl: Foretak: Versjon nr. Dato: Ansvarlig Arkiv nr. Side 1 av 10

190 Vedlegg 07b INNHOLD: 1. INTRODUKSJON BAKGRUNN ARKETYPE TEKNOLOGI OG TERMINOLOGISYSTEMET SNOMED MÅL HOVEDMÅL DELMÅL Vurdering og utvikling av arketyper/templater Knytting av identifiserte begreper fra nasjonale terminologier og fra SNOMED CT til arketypene Oversettelse av begreper i SNOMED CT Veiledning for implementering av arketypene Samhandling med sektoren Samhandling med personer som deltar i det internasjonale standardiseringsarbeidet OPPGAVER OG AVGRENSNINGER VURDERING OG UTVIKLING AV ARKETYPER/TEMPLATER KNYTTING AV IDENTIFISERTE BEGREPER FRA NASJONALE TERMINOLOGIER OG FRA SNOMED CT TIL ARKETYPENE OVERSETTELSE AV BEGREPER I SNOMED CT VEILEDNING FOR IMPLEMENTERING AV ARKETYPENE SAMHANDLING MED SEKTOREN SAMHANDLING MED PERSONER SOM DELTAR I DET INTERNASJONALE STANDARDISERINGSARBEIDET AVGRENSNINGER BUDSJETTRAMMER KOST-NYTTE VURDERING EVALUERING RISIKOVURDERING PROSJEKTPLAN PROSJEKTORGANISERING OG ANSVARSDELING OPPFØLGING OG STATUSRAPPORTERING MØTEPLANER KOMMUNIKASJONSPLAN AKSEPTANSETESTKRITERIER RETTIGHETER OG TAUSHETSERKLÆRINGER SIGNATUR Tiltak: Prosjekt: Milepæl: Foretak: Versjon nr. Dato: Ansvarlig Arkiv nr. Side 2 av 10

191 Vedlegg 07b 1. INTRODUKSJON 1.1. Bakgrunn Da leveransen fra Nasjonal IKTs Tiltak 27 Forprosjekt for nasjonal definisjonskatalog for kliniske variabler i EPJ og tilknyttede fagsystemer ble behandlet i Nasjonal IKTs styringsgruppe ble Klinisk IKT Fagforum bedt om å utarbeide prosjektdirektiv for to foreslåtte tiltak: a) en mindre aktivitet for å etablere enighet om termer i brukergrensesnitt i kurvesystemer, herunder bruk av symboler. b) et pilotprosjekt for å skaffe erfaring og kartlegge konsekvenser omkring bruk av arketyper / terminologibinding / SNOMED CT i et kurvesystem Dette dokumentet er et utkast til prosjektdirektiv for del b), basert på forslaget i forprosjektrapporten Arketype teknologi og terminologisystemet SNOMED EPJ-systemer og andre kliniske informasjonssystemer inneholder nedtegnelser om helsehjelp. De inneholder beskrivelser av tilstanden til pasienten før behandlingen, hva slags behandling pasienten fikk og hvordan behandlingen virket. Kliniske informasjonssystemer er institusjonenes hukommelse, til hjelp for helsepersonell i nye møter med pasienten, men samtidig også institusjonenes juridiske arkiv. Kliniske opplysninger har også nytteverdi ut over de situasjoner der pasienten ble ytet helsehjelp. Kliniske opplysninger kan for eksempel sammenstilles slik at det blir mulig å ta stilling til effektiviteten og kvaliteten på behandlingen som ble gitt, og om den er i tråd med internasjonale og nasjonale anbefalinger. I EPJ er en stor del av de kliniske opplysningene er lagret som fritekst. Opplysningene er organisert i et system (EPJ systemet) men mangler den struktur som er nødvendig for at de også skal kunne bearbeides av en datamaskin og for eksempel gjenbrukes til kvalitetssikringsformål. Både nasjonalt og internasjonalt er det bred enighet om betydningen av å utvikle kliniske informasjonssystemer som har bedre støtte for produksjon og lagring av strukturerte kliniske opplysninger. I disse bestrebelsene står to teknologier sentralt: 1) Utvikling av et dataspråk for å beskrive kliniske opplysninger på en strukturert måte og 2) Utvikling av terminologisystemer som gjør det mulig å standardisere de ordene som brukes i den kliniske dokumentasjonen. Tiltak: Prosjekt: Milepæl: Foretak: Versjon nr. Dato: Ansvarlig Arkiv nr. Side 3 av 10

192 Vedlegg 07b Arketype teknologi er en standard for representasjon og lagring av kliniske opplysninger i EPJ-systemer som har vært under utvikling siden 90-tallet og som nå er blitt en del av CEN og ISO EPJ-system standarden EN/ISO EPJ-systemer som implementerer arketype teknologi har to typer informasjonsmodeller. Den mest basale spesifiserer grunnmodellen i EPJ-systemet og skal vare i EPJ-systemets levetid. Den andre informasjonsmodellen er basert på arketyper og er beregnet for spesifikasjon av kliniske opplysninger. Arketype teknologi er utviklet med tanke på at de kliniske informasjonsmodellene kan utvikle seg over tid. I en klinisk informasjonsmodell som er designet med arketype teknologi er det også mulig å spesifisere koblinger mellom ord som brukes i informasjonsmodellen og termer i et terminologisystem à la SNOMED 2. Gjennom arketype teknologi, kan altså klinikere ha fått en metode for å binde ord og uttrykk i dokumentasjonen til en terminologi uten at de behøver å slå opp i et terminologisystem. De som har utviklet arketype teknologien hevder den løser to store problem som EPJ-system utviklere sliter med i dag: 1. Hvordan konstruere EPJ-system teknologi som kan representere og lagre strukturerte kliniske opplysninger uten at de kliniske informasjonsmodellene må bygges inn i modellen for selve systemet. 2. Hvordan utvikle et verktøy for spesifikasjon av klinisk innhold som klinikere forstår og kan lære seg å bruke og som resulterer i informasjonsmodeller med koblinger til termer fra et terminologisystem. De som nå prøver ut arketype teknologi i design og konstruksjon av kliniske IKT-systemer ser ut til å finne anvendelse av teknologien utover det å spesifisere modeller for de kliniske opplysningene som skal lagres i systemet. Utviklere ser for seg at arketype teknologi også kan brukes til å modellere kliniske retningslinjer 3, opplysninger i kvalitetsregistre 4 og til å modellere kliniske ord og uttrykk som skal visualiseres i brukergrensesnitt til EPJ-system 4. Det prosjektet som beskrives i dette prosjektdirektivet skal skaffe erfaringer med bruk av arketype teknologi i norsk spesialisthelsetjeneste. Det konkrete problemet er behovet for standardisering av termer i brukergrensesnitt i elektroniske kurvesystemer og medisinske kvalitetsregistre, men teknologien kan også anvendes i det langsiktige arbeidet med care pathways og klinisk dokumentasjon. 2. MÅL 1 Beale T: Archetypes: Constraint-based domain models for future-proof information systems. [ / publications/ archetypes/ archetypes_beale_oopsla_2002.pdf] 2 Erik Sundvall: Integration of tools for binding archetypes to SNOMED CT [ 3 R Chen: Legacy Clinical Content & Clinical Guidelines & Quality Register [ 4 S Rosenbloom: Interface terminologies: facilitating direct entry of clinical data into electronic health record systems. [ Tiltak: Prosjekt: Milepæl: Foretak: Versjon nr. Dato: Ansvarlig Arkiv nr. Side 4 av 10

193 Vedlegg 07b 2.1. Hovedmål Prosjektet skal realisere utvikling av en definisjonskatalog av datastrukturer med tilhørende terminologi til bruk i elektroniske kurvesystemer og medisinske kvalitetsregistre som er basert på Arketyper / templat metodikk og teknologi. Knytning til terminologi anbefales gjort gjennom eksisterende nasjonale terminologier og SNOMED CT. Ved fullført prosjekt har vi fått utviklet en standard for kliniske opplysninger i elektroniske kurvesystemer som kan implementeres av de IKT-bedrifter som leverer slike systemer Delmål Vurdering og utvikling av arketyper/templater Prosjektet skal foreta en strukturert gjennomgang av eksisterende arketyper / templater for å komme fram til en tiltaksliste; hva kan oversettes og brukes for norske forhold, og hva må utvikles på nytt for å dekke behovene i kurvesystemer og medisinske kvalitetsregistre. Dette arbeidet tar også utgangspunkt i variablene i kurvesystemer og kvalitetsregistre som er i bruk ved norske sykehus. Prosjektet skal også utvikle de arketyper/templater som det er behov for og som ikke dekkes av eksisterende arketyper/templater Knytting av identifiserte begreper fra nasjonale terminologier og fra SNOMED CT til arketypene Prosjektet skal identifisere aktuelle og nødvendige begreper fra nasjonale terminologier og fra SNOMED CT, og knytte begrepene til arketypene Oversettelse av begreper i SNOMED CT Prosjektet skal oversette det som anses som aktuelle og nødvendige begreper i SNOMED CT, samt fastsette normert norsk forkortelse av disse termene som kan benyttes i brukergrensesnittet i kurvesystemene og de medisinske kvalitetsregistrene. Å dekke disse behovene innebærer ikke en komplett oversettelse av SNOMED CT Veiledning for implementering av arketypene Prosjektet skal utarbeide veiledninger for implementering av de relevante arketypene Samhandling med sektoren Prosjektet skal arbeide aktivt mot sektoren for å bidra til at sektoren tar i bruk det som utvikles i hovedprosjektet: Gjennomføre informasjonsvirksomhet for å informere a) systemeiere i helseforetak, b) utviklere ved helseforetakenes IKT-avdelinger og c) leverandører av kliniske IKT systemer. Tiltak: Prosjekt: Milepæl: Foretak: Versjon nr. Dato: Ansvarlig Arkiv nr. Side 5 av 10

194 Vedlegg 07b Arrangere workshops med leverandører for å oppmuntre til bruk av ISO/IEEE x73- standarden Samhandling med personer som deltar i det internasjonale standardiseringsarbeidet I gjennomføringen av prosjektet skal prosjektleder aktivt søke råd fra personer som har forsøkt å implementere arketype teknologi internasjonalt og som deltar i det internasjonale standardiseringsarbeidet på dette området. Prosjektleder skal dele erfaring fra arketype teknologi utprøvning i Norge med de samme aktørene. 3. OPPGAVER OG AVGRENSNINGER Under følger en kort oppsummering av de oppgaver som skal gjennomføres i prosjektet. Disse vil bli ytterligere detaljert av utnevnt prosjektleder i forbindelse med oppstart av prosjektet Vurdering og utvikling av arketyper/templater Gjennomgang av arketyper / templater som er utarbeidet og publisert internasjonalt. Vurdering av hvilke arketyper / templater som kan oversettes og hvilke som må utvikles på nytt. Utvikling av nye arketyper. Dette arbeidet skal gjennomføres i en prosjektgruppe der både helsepersonell og IKT utviklere skal være representert Knytting av identifiserte begreper fra nasjonale terminologier og fra SNOMED CT til arketypene Prosjektet skal identifisere aktuelle og nødvendige begreper fra nasjonale terminologier og fra SNOMED CT, og knytte begrepene til arketypene. a) Eksisterende terminologier anbefales benyttet for en rekke områder, f.eks. tiltak/prosedyrer, legemiddelinformasjon, laboratorieundersøkelser, billeddannende undersøkelser, mm. b) SNOMED CT anbefales som primær kilde til terminologi for fysiologiske variabler, kliniske observasjoner, hendelser og faser, ernæring og væske, skåringssystemer, medisinsk-teknisk utstyr. Dette er anbefalt fordi nasjonale standarder mangler på disse områdene (hvis man i hovedprosjektet blir gjort kjent med relevante standarder må disse selvfølgelig tas i betraktning). Hovedprosjektet bør søke å finne ut hva resultatene fra arbeidet med terminologien DATAMS (Distributed Anesthesia Terms and Mapping System) er, og om deler av dette kan være aktuelt å benytte i terminologibindingen som foreslås. c) Det finnes få proofs-of-concept for Archetypes og SNOMED CT. På grunn av den manglende erfaring man har med disse teknologiene er det likevel viktig at standardisering innenfor dette området prøves ut stegvis før det breddes nasjonalt. Tiltak: Prosjekt: Milepæl: Foretak: Versjon nr. Dato: Ansvarlig Arkiv nr. Side 6 av 10

195 Vedlegg 07b Prosjektet skal også vurdere hvilke komponenter i de relevante arketyper som man anbefaler å implementere i de elektroniske kurvesystemene og de medisinske kvalitetsregistrene. Arketyper definerer et maksimumssett av opplysninger som er relevante for den enkelte kliniske variabel, uavhengig av kontekst Oversettelse av begreper i SNOMED CT Prosjektet skal oversette det som anses som aktuelle og nødvendige begreper i SNOMED CT, samt fastsette normert norsk forkortelse av disse termene som kan benyttes i brukergrensesnittet i kurvesystemer og medisinske kvalitetsregistre. Å dekke disse behovene innebærer ikke en komplett oversettelse av SNOMED CT Veiledning for implementering av arketypene Lage og publisere veiledninger for implementering av de relevante arketypene Samhandling med sektoren Kunngjøre informasjon om prosjektet på www. Informere om prosjektets mål, progresjon og resultater på relevante møter. Arrangere workshops med leverandører Samhandling med personer som deltar i det internasjonale standardiseringsarbeidet Aktivt bruke e-postlister og andre nettverktøy som disse faggruppene har etablert. Lage og publisere informasjon om prosjektet på engelsk Avgrensninger Hovedprosjektet har ikke ansvar for følgende punkter: Implementering av nødvendige endringer i kurvesystemer og kvalitetsregistre for å ta i bruk definisjonskatalogen og vedlikeholde mapping til standard terminologi. Dette må gjøres av RHF/HF i samarbeid med aktuelle leverandører. Implementering av funksjonalitet for rapportering og statistikk. Dette må gjøres av RHF/HF i samarbeid med aktuelle leverandører. 4. BUDSJETTRAMMER Basert på foreløpige anslag er prosjektets budsjettrammer: Aktivitet Timer Kostnad (inkl. mva) Tiltak: Prosjekt: Milepæl: Foretak: Versjon nr. Dato: Ansvarlig Arkiv nr. Side 7 av 10

196 Vedlegg 07b Prosjektledelse Vurdering og utv. av arketyper: - Innleie av kursholdere Archetypes og SNOMED CT Gjennomføring av modelleringsworkshops Oversettelse av relevante SNOMED CT begreper Knytting av identifiserte begreper fra nasjonale terminologier og fra SNOMED CT til arketypene* Utarbeidelse av veileder Samhandling med sektoren Internasjonal samhandling Totalt * Inkludert lisenskostnader SNOMED CT. Utregningen av kostnader er basert på en estimert ekstern timepris på kr Dersom interne ressurser benyttes i større grad i aktivitetene vil denne timeprisen reduseres. Prosjektet forutsetter for øvrig egeninnsats fra RHFene i prosjektets arbeidsgruppe. 5. KOST-NYTTE VURDERING Det er p.t. ikke foretatt en kost-nytte vurdering. Dette vil inngå som en aktivitet i forbindelse med oppstarten av prosjektet (etter at prosjektleder har blitt utpekt). Det kan imidlertid nevnes at kost-nytte må sees i sammenheng med at dette prosjektet skal prøve ut noe nytt og høste erfaringer med to teknologier som er utviklet internasjonalt. Som sådan vil prosjektet derfor gi begrenset direkte nytteverdi, men kan allikevel potensielt bli svært viktig. 6. EVALUERING Prosjektet evalueres basert på utviklet definisjonskatalog av datastrukturer med tilhørende terminologi, samt prosjektets utarbeidede sluttrapport og presentasjon. 7. RISIKOVURDERING Risikovurderingen skal etableres og ajourføres av prosjektleder i forbindelse med oppstart av prosjektet. Relevante risikoer vil kunne inkludere: Manglende tilgang til ressurser som har vært / er involvert i tilgrensende prosjekter og utfordringer med å få tilstrekkelige råd fra personer som har implementert arketype teknologi internasjonalt og som deltar i det internasjonale standardiseringsarbeidet på dette området Diskontinuitet i ressurser fra RHFene Manglende tilgang til ressurser med bred nok samlet kompetanse (IKT utviklere, klinikere, arkitekter) Manglende tilgang til ressurser på riktig nivå (konseptnivå og teknisk nivå) Manglende interesse fra leverandørene til å delta i workshops m.m. Manglende erfaring med Archetypes og SNOMED CT vanskeliggjør standardisering innenfor dette området Tiltak: Prosjekt: Milepæl: Foretak: Versjon nr. Dato: Ansvarlig Arkiv nr. Side 8 av 10

197 Vedlegg 07b Andre pågående prosjekter i RHFene har høyere prioritet og tar fokus og ressurser Manglende forankring i alle RHFer som resulterer i manglende implementering av prosjektets leveranser i sektoren 8. PROSJEKTPLAN Milepælsplan skal utarbeides under prosjektetableringen, og prosjektdirektivet oppdateres etter dette. Oppstart av prosjektet anslås til primo medio januar 2011, og prosjektets varighet anslås til ca. 1 år. 9. PROSJEKTORGANISERING OG ANSVARSDELING Prosjekteier vil være Nasjonal IKT. Det vil bli opprettet en egen styringsgruppe for tiltaket, denne vil utpekes av Nasjonal IKTs Prosjekteierforum. Nasjonal IKT vil også være ansvarlig for å avrope prosjektleder og finansiere denne stillingen. Det vil i første omgang søkes etter en intern prosjektleder. Prosjektleder leder prosjektet og forestår all dokumentasjon og tilhørende prosjektarbeid. Til bistand i sitt arbeid vil prosjektet få knyttet til seg en arbeidsgruppe blant annet bestående av personer fra RHFene, Klinisk IKT Fagforum og Fagforum Arkitektur. Det bør i tillegg vurderes å utpeke en egen referansegruppe for prosjektet. Prosjektleders viktigste oppgaver ved prosjektoppstart: Prosjektleder skal sammen med en rådgivende prosjektgruppe: - Ferdigstille og spisse prosjektdirektivet og utarbeide kost-/nyttevurdering - Utarbeide forslag til endelige prosjektplaner / aktivitetsplaner basert på prosjektdirektivet - Utarbeide forslag til endelige konkrete og målbare mål og delmål (resultatmål/effektmål ved behov) - Utarbeide forslag til endelige bemanningsplaner (hvem, timer, når) - Utarbeide forslag til endelig prosjektbudsjett - Utarbeide kost/nytte analyse (enten forenklet eller fullstendig) - Utarbeide møteplaner og informasjonsplan (hvilke målgrupper/interessenter har prosjektet, hvordan skal disse informeres, hvem har ansvaret for informasjonen). Prosjektleders viktigste oppgaver ved prosjektgjennomføring: - Sikre prosjektets faglige innhold. Ansvarlig for innhold og å produsere prosjektets leveranser - Sikre at overordnet og detaljert prosjektplan gjennomføres slik at leveransene kommer til riktig tid med riktig ressursbruk - Involvere relevante fagmiljø ved behov - Trekke på supplerende kompetanse der dette er nødvendig, eks. juridisk og avtalemessig bistand - Håndtere avvik - Sekretær for styringsgruppen - Rapportere til styringsgruppen og Nasjonal IKT Tiltak: Prosjekt: Milepæl: Foretak: Versjon nr. Dato: Ansvarlig Arkiv nr. Side 9 av 10

198 Vedlegg 07b Prosjektleders viktigste oppgaver ved prosjektavslutning: - Forberede og gjennomføre sluttleveranse i hht mandat og plan - Gjennomføre evaluering 10. OPPFØLGING OG STATUSRAPPORTERING Prosjektet skal rapportere til Nasjonal IKT i hht etablerte rutiner. Prosjektet forholder seg til Programkontoret i den daglige oppfølgingen. 11. MØTEPLANER Prosjektleder vil utarbeide møteplan ifm. oppstart av prosjektet. 12. KOMMUNIKASJONSPLAN Prosjektleder vil utarbeide kommunikasjonsplan ifm. oppstart av prosjektet. 13. AKSEPTANSETESTKRITERIER Innlevert og godkjent rapport og presentasjon med beskrivelse av utviklet definisjonskatalog av datastrukturer med tilhørende terminologi. 14. RETTIGHETER OG TAUSHETSERKLÆRINGER Alle parter som deltar i prosjektet forplikter seg til å overholde de restriksjoner som gjelder ved tilgang til taushetsbelagt informasjon og rettighetsbeskyttet dokumentasjon. Rettighet til produsert materiale spesifiseres. 15. SIGNATUR Prosjektdirektivet er gjennomgått og godkjent av prosjekteier. Dato, signatur Tiltak: Prosjekt: Milepæl: Foretak: Versjon nr. Dato: Ansvarlig Arkiv nr. Side 10 av 10

199 Vedlegg 08a Til: Styringsgruppen Nasjonal IKT Kopi Fra: Programkontoret Nasjonal IKT Dato: Saksnr: 08/ Prosjektoppdrag videreutvikling av arkitektur Bakgrunn og situasjon Viser til tidligere behandling av saken Videreutvikling av arkitektur i Prosjekteierforum PEF ble i dette møtet fremlagt et foreløpig prosjektdirektiv og ga sine innspill til dette. Fagforaene fikk i oppgave å fullføre direktivet med de mangler som var i den framlagte utgaven og fremlegge dette i neste møte i PEF og i Styringsgruppen. Forslag til løsning Endelig utarbeidet direktiv (vedlagt) er utarbeidet med bakgrunn i et identifisert behov for å gjennomføre et prosjekt for å utvide dagens prosess- og tjenestemodell til også å omfatte utdanning av helsepersonell, opplæring av pasienter og pårørende samt forsknings- og utviklingsprosesser. Prosjektets hovedmål er å konstruere og validere en prosess- og tjenestemodell som inkluderer forskning og utvikling, opplæring av helsepersonell, opplæring av pasienter og pårørende. Prosjektet skal også vurdere med bakgrunn i utarbeidede modeller hva disse betyr for den eksisterende arkitekturen på de øvrige områdene som arkitekturen dekker. Et slikt prosjekt vil bidra til å skape en helhetlig forståelse av hvilke tjenester spesialisthelsetjenesten leverer og hvilke prosesser disse inngår i. Spesielt vil prosjektet fokusere på områdene forskning og utdanning og hvordan disse inngår i helheten for alle prosesser og tjenester i spesialisthelsetjenesten. Ved behandling i PEF ga PEF sin tilslutning til prosjektdirektivets hovedinnretning og anbefalte igangsettelse av prosjektet. Styringsgruppen inviteres til å diskutere tilnærmingen til problemstillingen og komme med innspill til prosjektdirektivet. Forslag til vedtak Styringsgruppen Nasjonal IKT gir sin tilslutning til prosjektdirektivets hovedinnretning med de innspill som framkom i møtet. Styringsgruppen Nasjonal IKT bevilger en ramme på inntil kr. 1,85 mnok til dette arbeidet. Styringsgruppen Nasjonal IKT ber Programkontoret igangsette prosjektet og engasjere prosjektleder. Vedl 08a Videreutvikling av arkitektur v1.0.doc 1

200 Vedlegg 08b PROSJEKTDIREKTIV FOR Videreutvikling av prosess. Og tjenestemodellen i Nasjonal IKT sin arkitekturstrategi på alle områder knyttet til spesialisthelsetjenestens oppgaver. Dokumentkontroll Forfatter Gjennomgang Godkjent av Arild Faxvaag Per Olav Skjesol Distribusjonsliste Tittel: Navn Institusjon Prosjektansvarlig Programkontor Endringslogg Versjon Dato Endring Første versjon Innarbeidet kommentarer fra Torill Kristiansen Bearbeidet versjon til Prosjekteierforum Bearbeidet versjon til Styringsgruppen Tiltak: Prosjekt: Milepæl: Foretak: Versjon nr. Dato: Ansvarlig Arkiv nr. Side 1 av 15

201 Vedlegg 08b 1. BAKGRUNN BAKGRUNN NASJONAL IKT SIN ARKITEKTURSTRATEGI FORSKNINGS- OG UTDANNINGSPROSESSER VED NORSKE SYKEHUS INTEGRERT MED PASIENTBEHANDLINGEN MÅL DELMÅL 1: (EFFEKTMÅL) DELMÅL 2: (RESULTATMÅL) DELMÅL 3: (RESULTATMÅL): DELMÅL 4: (RESULTATMÅL): OPPGAVER OG AVGRENSNINGER OPPGAVE OPPGAVE AVGRENSNINGER ANDRE FORHOLD BUDSJETTRAMMER KOST-NYTTE VURDERING REDUSERTE KOSTNADER VED DESIGN AV NYE LØSNINGER LOKALT, REGIONALT OG NASJONALT REDUSERTE KOSTNADER GENERELT KNYTTET TIL FORSKNING OG UTDANNING EVALUERING RISIKOVURDERING PROSJEKTPLAN PROSJEKTORGANISERING OG ANSVARSDELING PROSJEKTORGANISASJON Prosjektansvarlig og styringsgruppe Prosjektleder Prosjektgruppe SAMLEOVERSIKT OVER PROSJEKTORGANISASJONEN OPPFØLGING OG STATUSRAPPORTERING ENDRINGSKONTROLL OG VERSJONSSTYRING PROSJEKTADMINISTRATIVE RUTINER ANDRE PLANER AKSEPTANSETESTKRITERIER RETTIGHETER OG TAUSHETSERKLÆRINGER SIGNATUR Tiltak: Prosjekt: Milepæl: Foretak: Versjon nr. Dato: Ansvarlig Arkiv nr. Side 2 av 15

202 Vedlegg 08b 1. BAKGRUNN 1.1. Bakgrunn Nasjonal IKT sin arkitekturstrategi Nasjonal IKT har utviklet en første versjon av arkitekturstrategi. En sentral komponent i denne er en tjenestemodell samt kravet til at det skal utarbeides prosessmodeller for å sikre en best mulig beskrivelse av virksomheten. I arkitekturstrategiens innledning (kapittel 1.2) beskrives hvilke avgrensninger som er gjort: Daværende EPJ-fagforum skrev dette i sin uttalelse om arkitekturdokumentet: Nasjonal IKT sitt Fagforum Arkitektur og Klinisk IKT Fagforum er enige i at det bør gjennomføres et prosjekt med tanke på å utvikle en prosess- og tjenestemodellen som omfatter utdanning av helsepersonell, opplæring av pasienter og pårørende samt forsknings og utviklingsprosesser. Tiltak: Prosjekt: Milepæl: Foretak: Versjon nr. Dato: Ansvarlig Arkiv nr. Side 3 av 15

203 Vedlegg 08b 1.2. Forsknings- og utdanningsprosesser ved norske sykehus integrert med pasientbehandlingen Det foregår en omfattende forskning ved Norske sykehus. Vi finner særlig mange eksempler i kreftomsorgen der pasientene ofte tilbys en kombinasjon av terapi som har dokumentert effekt og mer eksperimentell behandling gjennom deltagelse i forskningsprosjekter. Denne type pasientnær forskningen har ofte sitt utspring i et helsefaglig nettverk, dvs. en gruppe av helsepersonell som har det til felles at de arbeider med samme type helseproblem, har et felles teknologi- og metoderepertoar, samt benytter seg av, og videreutvikler en felles kunnskapsbase. Et eksempel på et slikt fagnettverk finner vi i The Nordic Myeloma Study Group en gruppe kreftleger som samarbeider om utvikling av ny kunnskap om behandling av sykdommen Myelomatose ( Thalidomide to Patients With Previously Untreated Multiple Myeloma er navnet på et forskningsprosjekt ( som utgikk fra denne gruppa. I denne studien samarbeidet leger ved 48 skandinaviske sykehus om å rekruttere pasienter og gjennomføre prosjektet. Etter fullført datainnsamling laget forskningsgruppen en vitenskapelig rapport som ble publisert i et internasjonalt fagtidsskrift i mai i år ( Utdrag av slike forskningsrapporter pleier også å bli lagt fram på møter i fagnettverkene. Hvis rapportene har blitt til på en vitenskapelig god måte og inneholder et betydelig forskningsresultat har rapportene gjerne den effekt at den behandlingen som ble prøvd ut etter hvert blir en del av den ordinære behandlingen som gis til pasientene. Slik utvikles ny kunnskap mens pasienter behandles, og slik blir den nye kunnskapen nyttig for nye pasienter. En annen type forskningsresultater er den kunnskap som leder til utvikling av medisinskteknisk utstyr som sykehusene deretter går til anskaffelse av. Mange Norske sykehus deltar aktivt i utviklingen av ny medisinsk teknologi. Akkurat som forskning er utdanning av helsepersonell tett integrert med pasientbehandlingen. En nyutdannet sykepleier som legger inn sitt fjerde blærekateter yter ikke bare helsehjelp. Sykepleieren øver også inn en ny ferdighet, samtidig som han bygger opp sin personlige erfaringsdatabase. Ferdighetsinnøvelse er et særlig viktig aspekt ved alle kirurgiske fag, og ved bruk av medisinsk-teknisk utstyr der det stilles store krav til opplæringen. Et annet aspekt ved utdanning av helsepersonell er de store ressursene som går med til veiledning og supervisjon. Spesialisthelsetjenestens rolle i opplæring av pasienter og pårørende må sees i sammenheng med de rettigheter borgerne har som pasienter, herunder rett til opplysning og rett til å bli informert og delta aktivt i beslutningsprosesser. Tiltak: Prosjekt: Milepæl: Foretak: Versjon nr. Dato: Ansvarlig Arkiv nr. Side 4 av 15

204 Vedlegg 08b Nordmenns bruk av nettbank ordninger illustrerer hvilket potensiale som ligger i en IKTbasert dialog og informasjonsutveksling mellom behandler og pasient. 2. MÅL Å konstruere og validere en prosess- og tjenestemodell som inkluderer forskning og utvikling, opplæring av helsepersonell, opplæring av pasienter og pårørende. Disse skal utarbeides i tråd med de standarder som er beskrevet i nåværende dokument for tjenesteorientert arkitektur i spesialisthelsetjenesten Delmål 1: (effektmål) Skape en helhetlig forståelse av hvilke tjenester spesialisthelsetjenesten leverer og hvilke prosesser disse inngår i. Dette spesielt sett i relasjon til områdene forskning og utdanning og hvordan disse inngår i helheten for alle prosesser og tjenester i spesialisthelsetjenesten. Dette vil også skape bedre forståelse i forhold til prosesser som går inn og ut av spesialisthelsetjenesten, samt hvilke tjenester som man yter mot andre konsumenter enn de internt i spesialisthelsetjenesten Delmål 2: (resultatmål) Det skal foreligge en tjenestemodell på overordnet nivå som viser tjenester som spesialisthelsetjenesten yter innen området forskning og utvikling, opplæring av helsepersonell, pasienter og pårørende. Denne skal også vise en fornuftig gruppering av disse tjenestene i tråd med eksisterende modell for gruppering av tjenester 2.3. Delmål 3: (resultatmål): Det skal foreligge en prosessmodell på overordnet nivå som viser tjenester som spesialisthelsetjenesten yter innen området forskning og utvikling, opplæring av helsepersonell, pasienter og pårørende Delmål 4: (resultatmål): Beskrive andre områder i arkitekturen som bør utdypes nærmere som følge av det som kommer fram gjennom modelleringsarbeidet. Eksempler på aktuelle problemstillinger er: Kan gjeldende arkitekturprinsipper også benyttes til dette området Betyr dette noe for valg av standarder og bør det gjøres arbeid for å finne standarder som kan benyttes innenfor dette området Betyr dette endrede krav til sikkerhet Betyr dette noe for teknologiske valg Tiltak: Prosjekt: Milepæl: Foretak: Versjon nr. Dato: Ansvarlig Arkiv nr. Side 5 av 15

205 Vedlegg 08b 3. OPPGAVER OG AVGRENSNINGER I dette kapitlet beskrives kort de oppgaver som skal gjennomføres i prosjektet. I mange tilfeller vil oppgavene være sammenfallende med milepælene. Imidlertid kan det forekomme at en milepæl inneholder flere viktige oppgaver og i så fall må oppgavene beskrives hver for seg Oppgave 1 Utarbeide prosess- og tjenestemodeller for de områdene som mangler i eksisterende arkitektur da spesielt knyttet til forskning og utdanning Oppgave 2 Vurdere med bakgrunn i oppgave 1 hva dette betyr for den eksisterende arkitekturen på de andre områdene som arkitekturen dekker. Dette innbefatter: Arkitekturprinsipper Sikkerhet Teknologi Standarder 3.3. Avgrensninger Prosjektet skal ikke beskrive endringer i eksisterende arkitektur ut over prosessmodeller og tjenestemodeller, men vurdere behov for å gjøre noe med resten av arkitekturen Andre forhold Resultatene fra dette arbeidet skal inngå som en del av det arkitekturrepository som er under utarbeidelse i Nasjonal IKT og vilvære publisert på en slik måte at det er fritt tilgjengelig for alle som har behov for det. 4. BUDSJETTRAMMER Prosjektets budsjettrammer settes opp i følgende tabell Aktivitet (Halv)år 1 (Halv)år 2 Sum Finansiering Anskaffelser til utstyr 0 Anskaffelser til programvare og 0 lisenser Kostnader til eksterne konsulenter Tiltak: Prosjekt: Milepæl: Foretak: Versjon nr. Dato: Ansvarlig Arkiv nr. Side 6 av 15

206 Vedlegg 08b - prosjekt- og prosessledelse - opplæring - programutvikling - etc Egne administrasjonskostnader Egeninnsats fra Helseforetak/RHF Egeninnsats NIKT Fagforum ark (1 000 timer) timer 200 timer Egeninnsats Klinisk IKT Forum 100 timer Reisekostnader Uforutsett Sum KOST-NYTTE VURDERING Å kvantifisere gevinster knyttet til å ha en generell oversikt over prosesser knyttet til forskning og utdanning og hvordan dette inngår i øvrige tjenester og prosesser i spesialisthelsetjenesten er krevende. Gevinstene er knyttet til områder som: Felles forståelse for hvilke tjenester og prosesser som eksisterer innenfor området gir større mulighet for å peke ut de rette områder som det bør utvikles nye IKT løsninger innenfor eller gjøres organisatoriske eller prosessuelle endringer innenfor Reduserte utviklingskostnader knyttet til nye IKT løsninger fordi man utvikler de på de rette områdene og der behovene er størst Redusert risiko ved gjennomføring av utviklingsprosjekter Redusert gjennomføringstid og kostnader knyttet til utviklingsprosjekter Bidra til å kunne utarbeide systemer som støtter et bredere repertoar av tjenester som på sikt vil redusere behovet for fagspesifikke systemer Hvor store disse gevinstene er vil være knyttet til hva som er dagens situasjon og utgangspunkt, krav til nye systemer og løsninger. Det er også knyttet til i hvor stor grad og hvor raskt virksomheten i seg selv vil endre seg framover og hvilke krav dette stiller til IT støtte. Under er det tatt fram noen områder hvor man med stor sannsynlighet kan kvantifisere gevinster Reduserte kostnader ved design av nye løsninger lokalt, regionalt og nasjonalt En prosess- og tjenestemodell som gir en konkret beskrivelse av hvordan virksomheten fungerer vil redusere antall spørsmålsstillinger i prosjekter og sørge for felles målbilder på tvers av prosjekter. Siden det ikke er ubetydelige kostnader i prosjekter som går med til å Tiltak: Prosjekt: Milepæl: Foretak: Versjon nr. Dato: Ansvarlig Arkiv nr. Side 7 av 15

207 Vedlegg 08b skaffe seg oversikt over dette vil dette gi en generell effekt på den totale porteføljen. Det antas derfor en effekt på 5-10 % av den delen av prosjektporteføljen som berører forskning og utdanning. I tillegg vil det også gi en mindre effekt på resten av porteføljen siden forskning og utdanning ofte er del elementer i andre prosjekter Reduserte kostnader generelt knyttet til forskning og utdanning. En felles prosess- og tjenestemodell som også viser hvordan forskning og utdanning inngår i de andre prosessene vil skape en felles forståelse for hvordan den totale virksomheten er bygd opp og fungerer. En slik felles forståelse vil gi effekter både i den daglige driften og i strategi og utviklingsarbeid. Dette er vanskelig å tallfeste, men sett i forhold til totalomfanget av spesialisthelsetjenesten vil dette forsiktig anslås til å være flere millioner. 6. EVALUERING Prosjektet må sørge for at prosjektresultatene vurderes av Nasjonal IKTs Klinisk IKT Fagforum og av Nasjonal IKTs Fagforum Arkitektur som en del av kvalitetssikringen. I tillegg skal resultatet av prosjektet evalueres opp mot oppdragsgivers forventninger i forhold til prosjektets mål. 7. RISIKOVURDERING Det skal gjennomføres en risikovurdering for alle IKT-prosjekter som gjennomføres i programmet for nasjonal IKT. Risikovurderingen skal foretas på fastlagt mal for dette (MAL 05 Risikoanalyse). Nr Risikoelement Elementer gjennomgått ved etablering 1 For lite avsatte ressurser til prosjektarbeid i organisasjonen Risiko før tiltak *: Konsekvens Sannsynlighet 10 8 Tiltak Bruk av eksterne konsulenter, fordeling av oppgavene mellom RHF ene. Vedtak i styringsgruppe og prosjekteierforum om ressursuttak Tiltak: Prosjekt: Milepæl: Foretak: Versjon nr. Dato: Ansvarlig Arkiv nr. Side 8 av 15

208 Vedlegg 08b 2 Avtalte ressurser prioriterer andre oppgaver, eller har ikke tid til prosjektarbeid 3 Prosjektet endrer omfang underveis med tilhørende endring i ressursbehov Feil eller manglende kompetanse blant sentrale prosjektaktører Andre nasjonale prosjekter med tilgrensende problemstillinger Manglende styring nasjonalt 7 Feil eller manglende kompetanse blant rådgivere 5 5 Løpende rapportering til styringsgruppen som må ha ansvar for ressursene. 2 representanter fra hver region i det delprosjekt som regionen er ansvarlig for Månedlige koordineringsmøter i nasjonal arkitekturgruppe. Endringer i omfang må vedtas av prosjektets st.gruppe, eventuelt overordnet organ Bruk av eksterne konsulenter. Forankring i prosjekteierforum Koordinering gjennom Programkontoret Forankring i styringsgruppen. PEF er st.gruppe. Sjekke muligheter for å benytte RHF avtaler på konsulentkjøp. Tidlig forespørsel Manglende implementering av arkitekturen lokalt 9 5 Forankring i prosjekteierforum. Nye elementer avdekket under gjennomføring 8. PROSJEKTPLAN Nr Aktivitet Uke 1 Etablering av prosjekt m/ arbeidsgrupper Kartleggingsarbeid med personer i foretakene Sluttføring av prosess og tjenestemodeller Verifikasjon mot resten av arkitekturen Produksjon av sluttrapport og høring Tiltak: Prosjekt: Milepæl: Foretak: Versjon nr. Dato: Ansvarlig Arkiv nr. Side 9 av 15

209 Vedlegg 08b 9. PROSJEKTORGANISERING OG ANSVARSDELING 9.1. Prosjektorganisasjon Nasjonal IKTs Prosjekteierforum vil være styringsgruppe for prosjektet. Nasjonal IKT vil være ansvarlig for å avrope prosjektleder og finansiere denne stillingen. Prosjektleder leder prosjektet og forestår all dokumentasjon og tilhørende prosjektarbeid. Til bistand i sitt arbeid vil prosjektleder få knyttet til seg en prosjektgruppe og diverse arbeidsgrupper. Se figur under. Styringsgruppe Referansegruppe Programkontor Prosjektgruppe m/ prosjektleder Arbeidsgruppe HV Arbeidsgruppe HSØ Arbeidsgruppe HMN Arbeidsgruppe HN Arkitektur Arbeidsgruppe Prosjektansvarlig og styringsgruppe Prosjektansvarlig / styringsgruppens hovedoppgaver er: At prosjektets leveranser er i samsvar med bestillingen Overordnet ansvar for prosjektets rammer Sikre nødvendige ressurser for gjennomføring av prosjektet Beslutningspunkt ved passering av milepæler (portpassering) Avklare strategiske spørsmålsstillinger og grensesnitt med andre prosjekter og aktiviteter Ledelsestøtte for prosjektleder Behandle endringer i oppdragsbeskrivelsen (vesentlige avvik) Tiltak: Prosjekt: Milepæl: Foretak: Versjon nr. Dato: Ansvarlig Arkiv nr. Side 10 av 15

210 Vedlegg 08b Styringsgruppens viktigste oppgaver ved prosjektoppstart: Vedta prosjektdirektivet som blant annet skal inneholde: prosjektplaner / aktivitetsplaner, eventuelle konkrete resultatmål, spesifisert prosjektbudsjett, kost- /nytteanalyse og informasjonsplan Avtalemessige forhold Sikre tilgang på ressurser for prosjekt- (og eventuelt delprosjekt) deltakere Ved å vedta prosjektdirektivet gir styringsgruppen fullmakter til prosjektlederen som får prosjektdirektivet som styringsdokument. Dette betyr at endringer og avvik som måtte oppstå underveis i prosjektet i forhold til innholdet i prosjektdirektivet (som vil medføre endringer/korrigeringer i prosjektdirektivet mht for eksempel mål/delmål, milepælsplaner, budsjett, kost/nytte) må behandles av styringsgruppen. Styringsgruppens viktigste oppgaver ved prosjektgjennomføring: Behandle overordnete statusrapporter Vedta korrigerende tiltak etter forslag fra prosjektleder Avtalemessige forhold (unntatt der prosjektleder har sine fullmakter) Styringsgruppens viktigste oppgaver ved prosjektavslutning: Godkjenne sluttleveransen Godkjenne evaluering Prosjektleder Alle prosjekter som gjennomføres under Programkontoret for Nasjonal IKT skal ha en prosjektleder. Prosjektleder skal gjennomføre prosjektet i henhold til prosjektdirektivet og rapportere iht. styringsprinsippene definert i dette. Hovedoppgavene er: At prosjektets leveranser er i samsvar med bestillingen At prosjektets rammer holdes At avvik avdekkes og avklares Prosjektleders viktigste oppgaver ved prosjektoppstart: Sammen med prosjektgruppen skal prosjektleder: Utarbeide forslag til endelige prosjektplaner / aktivitetsplaner basert på prosjektdirektivet. Tiltak: Prosjekt: Milepæl: Foretak: Versjon nr. Dato: Ansvarlig Arkiv nr. Side 11 av 15

211 Vedlegg 08b Utarbeide forslag til endelige konkrete mål og delmål (resultatmål/effektmål ved behov) Utarbeide forslag til endelige bemanningsplaner (hvem, timer, når) Utarbeide forslag til endelig prosjektbudsjett Utarbeide kost/nytte analyse (enten forenklet eller fullstendig) Utarbeide møteplaner og informasjonsplan (hvilke målgrupper/interessenter har prosjektet, hvordan skal disse informeres, hvem har ansvaret for informasjonen). Prosjektleders viktigste oppgaver ved prosjektgjennomføring: Sikre at overordnet og detaljert prosjektplan gjennomføres slik at leveransene kommer til riktig tid med riktig ressursbruk Håndtere avvik Sekretær for styringsgruppen Rapportere til styringsgruppen og Nasjonal IKT Prosjektleders viktigste oppgaver ved prosjektavslutning: Forberede og gjennomføre sluttleveranse i hht mandat og plan Gjennomføre evaluering Prosjektgruppe Alle prosjekter som gjennomføres under Programkontoret for Nasjonal IKT skal ha en prosjektgruppe ledet av prosjektleder. Prosjektgruppen skal søkes sammensatt slik at prosjektenes faglige innhold, personalmessige konsekvenser og brukerperspektivet blir ivaretatt. Prosjektgruppemedlemmene skal utføre tildelte oppgaver i prosjektet. Prosjektmedlemmene skal om nødvendig, hente inn kompetanse fra linjeorganisasjonen. Det skal i utgangspunktet opprettes én arbeidsgruppe per RHF. Helse Nord har imidlertid påpekt (i Prosjekteierforum ) at det er tvilsomt om regionen vil ha kapasitet til å opprette en egen arbeidsgruppe. I disse arbeidsgruppene skal det inngå en arkitekt fra den regionen som har dette delprosjektet. I tillegg skal det opprettes en arkitekturarbeidsgruppe som skal bestå av de 4 arkitektene som også deltar i de øvrige 4 arbeidsgruppene. Medlemmene i prosjektgruppen skal sammen med prosjektleder bidra til at prosjektet leverer iht. prosjektoppdrag og aktivitetsplan. Medlemmene skal sikre at: At alle relevante fakta blir innhentet At faglige utredninger og vurderinger blir utført Tiltak: Prosjekt: Milepæl: Foretak: Versjon nr. Dato: Ansvarlig Arkiv nr. Side 12 av 15

212 Vedlegg 08b At aktiviteter blir gjennomført iht. aktivitetsplan At avtalte rapporter blir utarbeidet og gitt til styringsgruppen og Nasjonal IKT At eventuelle veivalg underveis blir belyst og fremsatt for styringsgruppen i en slik form at beslutning kan tas At avvik blir meldt At problemer og uforutsette komplikasjoner blir tatt opp og håndtert At avtalt leveranse blir overlevert styringsgruppen Prosjektgruppen bør være sammensatt av både arkitektur og klinisk kompetanse. Prosjektgruppen har et spesielt ansvar for å samkjøre resultatene fra de 4 arbeidsgruppene som representerer hver region. Arbeidsgrupper i prosjekt I prosjektet skal det i utgangspunktet opprettet 5 arbeidsgrupper. 4 av disse er like, men representerer hver sin region i forhold til utarbeidelse av det som skal produseres i prosjektet. Personer i disse gruppene må representere aktive forsknings- og utdanningsmiljøer i den enkelte region. Det er ønskelig å få med personer som har lederansvar eller prosessansvar knyttet til dette. Referansegrupper Referansegrupper kan opprettes når prosjektet trenger spesiell kompetanse for å utvikle og / eller kvalitetssikre prosjektet. Det har blitt spilt inn (i Prosjekteierforum ) at det nasjonale arkitekturutvalget under ehelsegruppen bør fungere som en referansegruppe for prosjektet Samleoversikt over prosjektorganisasjonen Fylles inn av prosjektleder ifm. prosjektoppstart. Rolle Navn Enhet Telefon E-post Prosjektansvarlig Styringsgr. Nasjonal IKTs PEF Prosjektleder Medl. prosjektgr. Medl. prosjektgr. Medl. prosjektgr. Medl Referansegr Medl Referansegr Medl Arbeidsgr Tiltak: Prosjekt: Milepæl: Foretak: Versjon nr. Dato: Ansvarlig Arkiv nr. Side 13 av 15

213 Vedlegg 08b Medl Arbeidsgr 10. OPPFØLGING OG STATUSRAPPORTERING I løpet av prosjektet vil følgende rutine for statusrapportering og oppfølging bli benyttet. Trinn 1: Den enkelt prosjektdeltaker rapporterer egne oppgaver/ansvarsområder innen en gitt frist før prosjektmøtet på standard mal. I denne skal det også rapporteres på ulike risikoområder som avdekkes underveis i prosjektet og som tidligere ikke er vurdert. Trinn 2: Prosjektleder koordinerer rapportene inn i felles prosjektrapportmal (aktivitetsansvarskart med fremdriftsrapport), og gjør denne tilgjengelig for møtedeltakerne i møtet. (Se MAL Aktivitetsansvarskart m rapport ) Trinn 3: Den oppsummerte prosjektrapporten gjennomgås som en del av sakslisten på møtet. Videre gjennomgås andre aktuelle saker inklusive vurdering av risikoanalysen. Det skal utarbeides et referat fra møtet på fastlagt referatmal der saker, ansvar for gjennomføring og tidsfrist er oppgitt. Prosjektleder vil etter møtet oppsummere prosjektstatus og utarbeide en overordnet prosjektrapport til styringsgruppen i henhold til fastlagte rutiner for dette. Ved behov skal det fylles ut endrings-/og tilleggsmeldinger dersom avvikene i prosjektet tilsier dette. Alle endrings-/og tilleggsmeldinger skal koordineres hos prosjektlederen før disse sendes prosjektansvarlig for videre behandling. Trinn 4: Referat og oppdatert prosjektrapport sendes ut til prosjektdeltakerne som jobber videre med prosjektoppgavene sine inntil prosessen gjentas fra trinn 1 i forkant av neste prosjektgruppemøte i hht møteplan. 11. ENDRINGSKONTROLL OG VERSJONSSTYRING Følgende dokumenter skal underlegges formell endringskontroll og versjonsstyring: Prosjektdirektiv Prosjektplan Prosjektets budsjett Prosjektrapport Tiltak: Prosjekt: Milepæl: Foretak: Versjon nr. Dato: Ansvarlig Arkiv nr. Side 14 av 15

214 Vedlegg 08b 12. PROSJEKTADMINISTRATIVE RUTINER Prosjektets administrative rutiner utover prosjektoppfølging skal generelt holdes på et minimum. Prosjektet skal ha et arkiv under kontroll av prosjektleder. Arkivet skal omfatte: Prosjektdirektiv (alle versjoner) Prosjektrapport (alle versjoner) Møteinnkallinger og -referater Statusrapporter til styringsgruppen Referater fra prosjektgruppens og styringsgruppens møter Andre arbeidsdokumenter 13. ANDRE PLANER Møteplan og kommunikasjonsplan utarbeides av prosjektleder ifm. prosjektoppstart. 14. AKSEPTANSETESTKRITERIER For at prosjektet kan aksepteres som fullført skal det foreligge utarbeidede prosess- og tjenestemodeller for de områdene som mangler i eksisterende arkitektur da spesielt knyttet til forskning og utdanning, samt en vurdering av hva dette betyr for den eksisterende arkitekturen på de andre områdene som arkitekturen dekker. 15. RETTIGHETER OG TAUSHETSERKLÆRINGER Alle parter som deltar i prosjektet forplikter seg til å overholde de restriksjoner som gjelder ved tilgang til taushetsbelagt informasjon og rettighetsbeskyttet dokumentasjon. Rettighet til produsert materiale spesifiseres. 16. SIGNATUR Prosjektdirektivet er gjennomgått og godkjent av prosjekteier. Dato, signatur Tiltak: Prosjekt: Milepæl: Foretak: Versjon nr. Dato: Ansvarlig Arkiv nr. Side 15 av 15

215 Vedlegg 09a Til: Styringsgruppen Nasjonal IKT Kopi Fra: Programkontoret Nasjonal IKT Dato: Saksnr: 09/ Deltakere til styringsgruppen for Nasjonal helseportal Bakgrunn og situasjon Det skal etableres en styringsgruppe for Helsedirektoratets prosjekt knyttet til Nasjonal helseportal. Prosjektet ledes av helsedirektør Bjørn-Inge Larsen. I tillegg vil kommunikasjonsdirektør Berit Kolberg Rossiné delta i prosjektet. Helsedirektoratet har ansvar for fremdrift og leveranser i prosjektet. Styringsgruppen skal beslutte målbilder for portalen på kort og lengre sikt samt bidra til en god forankring av prosjektet i hele helsetjenesten. Styringsgruppen skal ta stilling til problemstillinger av helsefaglig, kommunikasjonsfaglig og IKT-faglig karakter på et strategisk nivå. Styringsgruppen må også beslutte hvordan portalen skal driftes og forvaltes når prosjektet avsluttes. Problemstilling Helsedirektoratet har, i brev av (vedlagt) bedt de regionale helseforetakene om å utnevne to representanter innen Når representantene er oppnevnt, vil Helsedirektoratet utarbeide en møtekalender for Første møte skal avholdes i januar. I dette møtet vil konsept for første leveranse 15. juni 2011 bli presentert og diskutert. Til informasjon har Helsedirektoratet også bedt de regionale helseforetakene om å oppnevne 2-4 personer til prosjektgruppen for Nasjonal helseportal innen Ressursene til prosjektet fra sektoren bør være tilgjengelig minst 50 % og bør tiltre så snart som mulig (senest fra januar/februar 2011). Nasjonal IKTs Prosjekteierforum har blitt bedt om å spille inn ressurser til dette. Det pågår nå en sammenstilling av potensielle kandidater til dette arbeid i Programkontoret. Forslag til løsning Styringsgruppen Nasjonal IKT bes vurdere aktuelle kandidater i forkant av møtet og å bringe disse innspillene til møtet. Beslutning om hvilke to kandidater som utnevnes vil bli tatt i møtet. Forslag til vedtak Styringsgruppen Nasjonal IKT utnevner N.N. og N.N. som RHFenes representanter til styringsgruppen for Nasjonal helseportal. Programkontoret Nasjonal IKT videreformidler utnevnelsen av representanter til Helsedirektoratet innen Vedl 09a Deltakere til SG for Nasjonal helseportal v1.0.doc 1

216 VEDLEGG 09B Regionale helseforetak Difi Folkehelseinstituttet KITH Kommunenes sentralforbund Kunnskapssenteret Norsk Helsenett Deres ref.: Saksbehandler: CBE Vår ref.: 10/5087 Dato: Nasjonal helseportal Helsedirektoratet viser til møte i ehelsegruppen 9. november hvor vi presenterte modell for styring og gjennomføring av helseportalprosjektet. Representanter til styringsgruppe Det skal etableres en styringsgruppe for prosjektet som ledes av Bjørn-Inge Larsen. I tillegg vil kommunikasjonsdirektør Berit Kolberg Rossiné delta. Vi ber de regionale helseforetakene utnevne to representanter og tilsvarende to representanter fra KS. I tillegg ber vi Folkehelseinstituttet, Difi, Kunnskapssenteret, KITH og Norsk Helsenett utnevne én representant hver. Styringsgruppen skal beslutte målbilder for portalen på kort og lengre sikt samt bidra til en god forankring av prosjektet i hele helsetjenesten. Styringsgruppen skal ta stilling til problemstillinger av helsefaglig, kommunikasjonsfaglig og IKT-faglig karakter på et strategisk nivå. Styringsgruppen må også beslutte hvordan portalen skal driftes og forvaltes når prosjektet avsluttes. Helsedirektoratet har ansvar for fremdrift og leveranser i prosjektet. Når representantene er oppnevnt, vil vi lage en møtekalender for Første møte skal avholdes i januar. Her vil konsept for første leveranse 15. juni 2011 bli presentert og diskutert. Før viktige prinsipielle saker blir lagt frem for styringsgruppen blir de forelagt til diskusjon for fag- og arkitekturutvalgene som er opprettet i forbindelse med ehelsegruppen. Ressurser til prosjekt Helseportalen skal gjenbruke deler av innhold i eksisterende nettsteder og selvbetjeningsløsninger i sektoren. I tillegg skal det også etableres nytt innhold og ny selvbetjeningsfunksjonalitet. For å sikre at prosjektet har tilstrekkelig helsefaglig kompetanse, kunnskap om viktige initiativer innenfor sektoren, samt god nok kjennskap til innhold på eksisterende nettsteder, ønsker vi å knytte til oss ressurser fra sektoren i prosjektet. Helsedirektoratet legger til grunn at portalen vil utvikles i et prosjekt i to-tre år og deretter overføres til forvaltning og drift. Helsedirektoratet «Soa_Navn» «Sse_Navn» «Sbr_Navn», tlf.: «Sbr_Tlf» Postadr: Pb 7000 St. Olavs plass, 0130 Oslo Besøksadr: Universitetsgata 2 Tlf.: Faks: Org. nr.: postmottak@helsedir.no

217 VEDLEGG 09B For å rekke leveransen 15. juni har det vært nødvendig å gjennomføre en rask innbemanning både fra Helsedirektoratet og helsetjenesten for øvrig. Vi har således engasjert i 50 % stillinger to personer fra spesialisthelsetjenesten, en fra Kunnskapssenteret samt en fra Lyngdal kommune. Disse er henholdsvis Børre Arntzen fra kommunikasjonsavdelingen i Helse-Nord, Marte Bø ved Min journal OUS, Anne Hilde Røsvik ved Helsebiblioteket, samt Anne Mette Lorentzen fra Lyngdal kommune. For videre innbemanning ønsker vi at deltakerne er utpekt av aktørene selv. Vi ber om at Regionale helseforetak oppnevner to til fire personer som kan delta i prosjektgruppen. RHF ene avgjør selv om personene som allerede er identifisert inngår i kabalen eller ikke. Kommunesektoren oppfordres på lignenede måte å oppnevne to til fire personer inn i prosjektet. Norsk Helsenett og Folkehelseinstituttet oppfordres til å identifisere én ressurs hver. Når personer fra sektoren er oppnevnt, vil Helsedirektoratet supplere med kompetanse som ikke er dekket. Det er således anledning til å oppnevne personer både med helsefaglig-, kommunikasjons- og/eller prosjektfaglig kompetanse. Helsedirektoratet har inngått avtale med Accenture om bistand innen prosjektledelse, teknisk utvikling, konseptutvikling, design, etc. Helsedirektoratet vil også lyse ut stillinger som prosjektdirektør og prosjektmedarbeidere i løpet av november. Ressursene til prosjektet fra sektoren bør være tilgjengelig minst 50%. Vi ønsker tiltredelse så snart som mulig og senest fra januar/februar. Personene bør kunne arbeide med ulike prosjektoppgaver og oppgavene vil variere over tid. Det er behov for utvikling av både helsefaglig redaksjonelt innhold og viktig selvbetjeningsfunksjonalitet. I tillegg vil det være oppgaver knyttet til innføring av løsning og kommunikasjon i sektoren og med brukere. Det vil også være oppgaver av mer teknisk karakter. Helsedirektoratet dekker lønnskompensasjon samt eventuell reise og diett etter avtale. Prosjektets arbeidssted vil være Oslo, men det vil også være mulig å gjøre oppgaver fra andre steder. Det er ønskelig at ressurser til prosjektet skal være tilgjengelige for to dagers arbeidsmøte tentativt desember. Her vil vi diskutere hvilket innhold helseportalen skal ha ved lansering av første versjon 15. juni 2011, og hvordan eksisterende innhold fra sektoren kan bidra inn i dette

218 VEDLEGG 09B Vi ber om forslag til deltakere i styringsgruppen innen 13. desember og ressurser til prosjektet innen 2. desember Navn kan meldes på epost til Christine Bergland, cbe@helsedir.no. Vennlig hilsen Bjørn-Inge Larsen e.f. helsedirektør Dokumentet er godkjent elektronisk Christine Bergland divisjonsdirektør Kopi: Helse- og omsorgsdepartementet Postboks 8011 Dep 0030 OSLO Nasjonal IKT Mottakere: Difi Folkehelseinstituttet KITH Kommunenes sentralforbund Kunnskapssenteret Norsk Helsenett Regionale helseforetak - 3 -

219 Vedlegg 10 Til: Styringsgruppen Nasjonal IKT Kopi Fra: Programkontoret Dato: Saksnr: 10/ Vedrørende roller og ansvar knyttet til IKT i helsesektoren Bakgrunn og situasjon Basert på innspill har Programkontoret blitt bedt om å løfte følgende diskusjon i Nasjonal IKTs Prosjekteierforum og Styringsgruppe. Dagens organisering og leveranse av helsetjenester er utenkelig uten IKT-understøttelse både av administrative og kliniske støtteprosesser, så vel som kliniske kjerneprosesser. Trenden peker tydelig i retning av at løsningene på dagens og morgendagens utfordringer blant annet finnes gjennom bruk av nye IKT-løsninger. Samtidig som IKT-bruken har tiltatt og utbredelsen har økt, har nye utfordringer og avhengigheter blitt avdekket. IKT-bruken har fremtvunget nye organiserings- og samarbeidsformer i sektoren, og nye styrings- og oppfølgningsvirkemidler har vært forsøkt. Spesialisthelsetjenestens fora for samordning av IKT-utvikling, Nasjonal IKT, er et eksempel på dette. Problemstilling Utviklingen av institusjoner og fora har over tid delvis vært bevisst styrt i lys av et helhetsperspektiv, delvis blitt til mer tilfeldig underveis. Den senere tid har flere nye tiltak sett dagens lys, alle som et resultat av en erkjennelse av at helsesektoren alene, og i samhandling med andre sektorer, har et underliggende behov for koordinering, styring, standardisering og involvering. Helheten fremstår p.t. imidlertid ikke som koordinert og tydelig. I dag er det mange aktører og tidvis kompliserte grensesnitt. Roller og ansvar er ikke alltid tydelig definert. Det indikeres at organiseringen av IKT-området i sektoren nå i sum fremstår som fragmentert, og at det er utfordrende å få oversikt og klarhet i roller og ansvar. Tidvis er det frustrasjon rundt dette, og tids- og ressursbruken knyttet til deltakelse i ulike organer begynner å bli tyngende for en del nøkkelressurser. Manglende klarhet i roller og ansvar kan også forplante seg rundt i sektoren på mange andre måter, fra strategisk til operativt nivå. Det fører eksempelvis til ulik forståelse av hva sentrale aktørers strategiske oppgaver er, og at konkrete oppgaver som prosjektgjennomføring og organisering av driftsoppgaver blir gjenstand for diskusjoner. I en slik situasjon er det også en fare for overetablering av organisatoriske enheter eller tiltak. Uklarhetene og diskusjonene gjentas rundt i systemet og på mange nivåer. Problemstillingen ble blant annet påpekt i Nasjonal IKTs høringssvar til NHNs strategi våren Eksempler på problemstillinger er mange, og eksempelvis kan følgende nevnes: Utvikling og forvaltning av felles løsninger (inkl. nasjonale tjenester i en tjenesteorientert arkitektur) for spesialisthelsetjenesten spesielt og sammen med andre sektorer spesielt NHNs rolle kontra de regionale IKT-leverandørenes rolle I forhold til kvalitetsregister: NHNs rolle kontra HEMITs rolle kontra SKDEs rolle I forhold til arkitektur: Fagforum Arkitekturs rolle kontra KITHs rolle kontra Helsedirektoratets rolle kontra DIFIs rolle som sektorovergripende kompetansemiljø I forhold til utvikling og forvaltning: Helsedirektoratets rolle kontra NHNs rolle De ulike kompetansesentrenes rolle (KITH, NSEP, Nasjonalt senter for samhandling og telemedisin, Folkehelseinstituttet) kontra myndigheter og de utøvende etater (kommuner og helseforetak) Det pågår flere strategiske prosesser i sektoren, og en tydeliggjøring av roller og ansvar ville kunne bidra til en forenkling av disse prosessene. Vedl Roller og ansvar knyttet til IKT i sektoren v1.0.doc 1

220 Vedlegg 10 Til tross for utfordringene beskrevet ovenfor, understrekes det at mange samarbeids- og samhandlingsarenaer fungerer godt, og at man fra spesialisthelsetjenestens side opplever stor vilje til samarbeid på tvers mellom sentrale aktører. Dette positive samarbeidsklimaet har blant annet blitt styrket gjennom ehelsegruppens arbeid og samarbeidet med aktørene knyttet til dette arbeidet. Klarere roller og ansvar, kombinert med nasjonal styring setter imidlertid økte krav til utvikling av en forståelse for hvor det er hensiktsmessig å utøve klarere nasjonal styring. I UK har man forsøkt å gå meget langt med sentralisering av IKT-utvikling i helsesektoren blant annet gjennom et storstilt nasjonalt program. Dette er en tilnærming som har kostet skattebetalerne dyrt, som har gitt lite verdi og som man i dag klart advarer mot. Man peker på at enkelte, spesifikke områder er relevante kandidater for nasjonale, tverrsektorielle IKT-programmer. På andre områder er det mer hensiktsmessig at beslutninger og myndighet delegeres til dem som sitter tettest på problemene. Saken ble diskutert på Prosjekteierforum der følgende ble referatført: Programkontoret informerte innledningsvis om utarbeidet saksnotat basert på innspill til Helse Sør- Øst. PEF kommenterte at dette er et viktig tema, men at det antakelig vil være mer hensiktsmessig å behandle dette i mer detalj på et senere tidspunkt. Det er viktig at diskusjonen fokuserer på saklige og velbegrunnede innspill og endringsforslag innenfor tema som framtidige styringsmodeller og finansiering, og at de enkelte aktører tar stilling til problemstillingen uavhengig av eget organisatorisk ståsted. Det er også essensielt at sektorens eier deltar i denne diskusjonen. Det ble spilt inn at en relatert problemstilling vil bli diskutert på neste møte i ehelsegruppen (i slutten av januar 2011). I forkant av behandling i Styringsgruppen vil Programkontoret innarbeide et avsnitt knyttet til forslag til videre prosess og mulige løsningsforslag i utarbeidet saksnotat og sende dette på høring til PEF. Forslag til løsning Med utgangspunkt i overstående saksbeskrivelse, bes Nasjonal IKTs styringsgruppe diskutere følgende foreslåtte tilnærming til problemstillingen: 1. Etter at saken tas opp i Nasjonal IKTs Styringsgruppe, foreslås saken oversendt til RHF-ADmøtet til videre behandling. 2. Basert på dette tar styringsgruppens leder, og eventuelt nærmere avtalte andre personer, kontakt med eier for å diskutere ønsket om en dialog knyttet til ovenstående problemområde. 3. RHFene ser for seg en dialog mellom eier og alle relevante samarbeidsaktører for å tydeliggjøre roller, klargjøre ansvar og få etablert et omforent rolle- og ansvarsklart for helsesektoren. Forslag til vedtak Styringsgruppen Nasjonal IKT mener økt samhandling vil medføre et økt behov for tettere samarbeid med andre aktører. Dette setter ytterligere krav til tydelighet i forhold til roller og ansvar ut over det vi kjenner i dag. Styringsgruppen Nasjonal IKT vil understreke at det per i dag er et godt samarbeidsklima på tvers av aktører i sektoren, men mener en ytterligere tydeliggjøring av roller, oppgaver og ansvar vil gjøre samhandlingen lettere og mer effektiv i tiden som kommer. Styringsgruppen Nasjonal IKT ser derfor behovet for at roller og ansvar tydeliggjøres i sektoren og vil derfor ta dette opp med eier. 2 Vedl Roller og ansvar knyttet til IKT i sektoren v1.0.doc

221 Vedlegg 11a Til: Styringsgruppen Nasjonal IKT Kopi Fra: Per Olav Skjesol / Programkontoret Nasjonal IKT Dato: Saksnr: 09/ Status - Medisinske kvalitetsregistre Bakgrunn og situasjon Følgende ble referatført etter behandling av saken Medisinske kvalitetsregistre i Nasjonal IKTs Styringsgruppe : Programkontoret innledet kort. Prosjektets styringsgruppe er den interregionale styringsgruppen for kvalitetsregistre oppnevnt av de regionale ADene. Nasjonal IKT v/ PEF er foreslått som referansegruppe. Styringsgruppen uttrykte bekymring knyttet til fremdrift og kapasitet hos Hemit. Styringsgruppens inntrykk er at disse problemene til dels skyldes en noe mangelfull styringsmodell og definisjon av roller og ansvar, men Styringsgruppens representanter fra Helse Midt-Norge vil ta en avsjekk i eget RHF for å avdekke hvilke utfordringer man står overfor. Det ble også nevnt at det på sikt bør utarbeides en mer hensiktsmessig finansieringsmodell for dette prosjektet, da en vurderer at rammetilskudd er en utfordrende finansieringsform til denne type oppgaver. Styringsgruppen ber videre prosjektet om å legge frem en helhetlig gjennomgang av problemstillinger og utfordringsbildet, roller og ansvar til neste møte. Vedtak: 1. Styringsgruppen tok saken til orientering. 2. Styringsgruppen ber om at det fremlegges en sak i neste møte i Styringsgruppen som presenterer status i arbeidet, utfordringsbildet, samt tydelig avklaring av roller og ansvar (inkl. Helsedirektoratet og andre myndighetsorganers roller og ansvar). Forslag til løsning I Prosjekteierforum presenterte Per Olav Skjesol kort prosjektets hovedmål, forutsetninger, status og utfordringsbilde. Han informerte om at prosjektet til en viss grad har undervurdert planleggings- og estimeringsbehovet, og har jobbet i for stor grad med parallelle aktiviteter. Dette har resulterte i store koordinerings- og fremdriftsutfordringer. Man har utviklet en god lokal løsning, men det har vist seg å være mer komplisert enn antatt å finne en god nasjonal, sentralisert løsning. Videre planer inkluderer Utvikling av teknisk løsning for alle kvalitetsregistre som har fått nasjonal status i 2011 Etablering av drift og tjenester i tilknytning til en sentral driftsløsning for kvalitetsregistre (i første omgang hos Helse Nord IKT, deretter hos Norsk Helsenett). Integrasjon mot EPJ Økte muligheter for rapportering og analyse, pseudonymiseringsløsning og forenklet autorisasjonsløsning Skjesol gjennomgikk også kort roller og ansvar i prosjektet. Det påpekes at dette er et oppdrag gitt til HMN og at det er de som har ansvaret for å gjennomføre det. Den interregionale styringsgruppen har Vedl 11a Status - Medisinske kvalitetsregistre v1.0.doc 1

222 Vedlegg 11a rollen for å sikre at utviklingen ivaretar fagdirektørenes behov for tekniske løsninger knyttet til medisinske kvalitetsregistre. I tillegg vil Nasjonal IKT fungere som en referansegruppe for de tekniske løsningene. Dette for å sikre at disse er i tråd med krav Nasjonal IKT stiller til slike løsninger. Prosjekteierforum kommenterte at fremlagt organisasjonskart må endres dersom man skal gå bort fra en rammefinansiert ordning og at det er behov for å tydeliggjøre Nasjonal IKTs rolle. Det forventes at rammefinansiering minst vil gå ut 2012 ut fra signaler gitt fra Helse- og omsorgsdepartementet. Det vil bli gitt en kort orientering i Styringsgruppen basert på informasjonen i de vedlagte foilene (vedlegg 11b). Forslag til vedtak Til diskusjon. Vedl 11a Status - Medisinske kvalitetsregistre v1.0.doc 2

223 Status medisinske kvalitetsregister 9. desember 2010 Vedlegg 11b

224 Etablere felles tekniske løsninger I hovedsak innebærer dette: Videreutvikle MRS som en felles nasjonal plattform Etablere registre på nasjonal plattform Etablering av driftsmiljø og fellesløsning for rapporter er ikke en del av dette, ut over tilrettelegging og grensesnitt. Vi har konkret ansvar for den tekniske løsningen og skal være bidragsytere til at hele verdikjeden rundt kvalitetsregister skal fungere 2

225 Hva har vi forutsatt Registreringskjedens kompletthet, hvilke deler må på plass for det kvalitetsregisterfeltet skal oppleve at de har velfungerende tekniske løsninger? Føringer fra Nasjonalt Helseregister Prosjekt Hva har vært forutsatt av andre aktører NHN: Felles autentiseringsløsning, psaudonymiseringsløsnig, supportert folkeregistertjeneste, drift, RHF: teknisk noderessurs Hva mangler. Teknisk drift Rapportering og analyse Pseudonymisering Felles autentiseringsløsning Supportert folkeregistertjeneste 3 fra NHN

226 Status Første versjon av driftsløsning på plass i Helse Nord IKT til registre i drift på denne løsningen fra denne dato Sikkerhetsløsning i tråd med krav Utviklingsorganisasjon og forvaltningsorganisasjon er i ferd med å komme på plass Noder for desentralisert utvikling og tekniske løsninger for dette er i ferd med å komme på plass Krav til tjenesteorientert arkitektur er ivaretatt 4

227 Hva er undervurdert i planlegging og estimering Behovene for endring i kjernen, for å endre en god lokal løsning til å bli en god nasjonal, sentralisert, løsning. Vi har i for stor grad jobbet med mange parallelle aktiviteter, dette gir store koordinerings og framdriftsutfordringer. De omkringliggende aktiviteter som foregår ut over produksjon av registrere og teknisk løsning. 2 faktor autentisering. Det er gjort mye for å få på plass kvalitetssikring av løsningen. Nopir 2 mnd utviklingsarbeid + oppryddingsarbeid i etterkant 5

228 Videre planer Etablering av drift og tjenester i tilknytning til en sentral driftsløsning for kvalitetsregistre. Dette inkluderer innloggingsløsning, faktisk driftsetablering og evt. flytting av løsning til Norsk Helsenett. Det skal avklares med NHN hvilke tjenester som kan omfattes av deres plattform. Registerutvikling og etablering av resterende nasjonale registre med behov for inn registrerings løsning. Smidige prosesser for utvikling i samarbeid med lokale noder Videreutvikling og forbedring av MRS felles tjenester og funksjonalitet. Herunder bl.a. rapportering, pseudonymisering etc. Hemits bidrag i ulike fora, deltakelse i seminarer / konferanser og møter knyttet til kvalitetsregisterfeltet. 6

229 Videre planer Etablering av ny sikkerhetsløsning som gjør det mulig å integrere sikkerheten med eksisterende sikkerhetsløsninger i helseforetakene Etablering av pseudonymiseringsløsning Strukturering av data gjennom bruk av arketyper og standard kodeverk Mer effektiv registerutvikling og høyere kapasitet Etablering av forvaltningsavtaler for feilretting og videreutvikling Etablering av driftsavtaler for teknisk drift av løsningen Integrasjon med EPJ Etablering av rapporteringsmuligheter Tilgang for pasient Etablering av læringssløyfe 7

230 8

231 Organisering AD-møtet HOD AD AD AD HMN RHF AD RegisterLeder A Interregional styringsgruppe RegisterLeder B RegisterLeder C RegisterLeder D Fagdir HSØ Fagdir HN Fagdir HV Fagdir HMN HEMIT Direktør Prosjekt og stab AD Hemit MRS Utvikling POS MRS utvikling Enkelt registre Driftsorganisasjon IKT Drift Helse Nord IKT / Norsk 9 Helsenett Fagdir

232 Viktige signaler fra Nasjonal IKT Kvalitetsregister skal så langt som mulig utvikles på en felles teknisk løsning Kvalitetsregistre skal driftes på et sted og da fortrinnsvis NHN Løsningen skal følge føringer gitt i tjenesteorientert arkitektur og Nasjonalt Helseregister Prosjekt (NHRP) 10

233 Vedlegg 12 Til: Styringsgruppen Nasjonal IKT Kopi Fra: Programkontoret Nasjonal IKT Dato: Saksnr: 12/ Status vedr. anskaffelse Nynorsk talegjenkjenning Bakgrunn og situasjon Viser til tidligere behandling av forprosjektet knyttet til nynorsk talegjenkjenning (tiltak 32) i Styringsgruppen Styringsgruppen tildelte Helse Vest ansvaret for å videreføre arbeidet med å gjennomføre anskaffelsen, og Erik M. Hansen videreformidlet status i dette arbeidet til Styringsgruppen Følgende ble referatført etter dette møtet: Erik M. Hansen kommenterte at Helse Vest har mottatt et kostnadsestimat fra Max Manus. Hansen anbefalte at Max Manus knytter til seg konsulenter (Språkrådet m.fl.) for avklaringer av nynorskfaglig språkprofil. Styringsgruppen stilte seg bak dette. Estimatet for oversettelse, test, pilot, evaluering og rapportering er ca. 2,5 mnok. I tillegg til dette kommer 210 timer med bidrag fra Helse Vest. Det ble opprinnelig budsjettert med en kostnad på 2 mnok. Styringsgruppen ga sin tilslutning til at arbeidet videreføres og at man i første omgang fokuserer på talegjenkjenning for somatikk (det vil ikke være fordyrende å vente med talegjenkjenning for radiologi). Endelig prosjektdirektiv vil fremlegges Prosjekteierforum, og det vil til neste møte i Styringsgruppen ( ) fremlegges et kort notat knyttet til status, økonomiske forhold m.m. Styringsgruppen kommenterte til slutt at dette er et tema som skaper mye diskusjon i RHFene og henviste til to publikasjoner. I PEF informerte Erik M. Hansen om at Max Manus på det tidspunktet ikke hadde oppgitt et endelig kostnadsestimat fordi selskapet ventet på ytterligere avklaringer fra Nuance. Forslag til løsning Helse Vest utarbeider p.t. et tilbud som vil danne grunnlag for en kontrakt med Max Manus, samt prosjektdirektiv for arbeidet. Disse dokumentene var ikke ferdig utarbeidet på tidspunkt for saksutsendelse. Erik M. Hansen vil gi en muntlig orientering i møte i Styringsgruppen Styringsgruppen inviteres til å gi evt. innspill til tilnærmingen til problemstillingen. Forslag til vedtak Til diskusjon. Vedl Nynorsk talegjenkjenning v1.0.doc 1

234 Vedlegg 13a Til: Styringsgruppen Nasjonal IKT Kopi Fra: Programkontoret Nasjonal IKT Dato: Saksnr: 13 / Nasjonal tiltaksplan for innovasjonssatsing Bakgrunn og situasjon I 2007 lanserte Helse- og omsorgsdepartementet og Nærings- og handelsdepartementet en femårig satsing på behovsdrevet innovasjon og næringsutvikling i helsesektoren. Potensialet for verdiskaping i form av økt kvalitet og effektivitet i helsetjenesten og flere konkurransedyktige kunnskapsarbeidsplasser er betydelig gjennom utvikling og implementering av nye innovative løsninger i helseog omsorgstjenesten. Endringer i rammebetingelser for helsetjenesten forutsetter at denne bedrer innovasjonsevnen gjennom å bli mer nyskapende og krevende som kunde. Videre krever det kompetente leverandører, et samordnet virkemiddelapparat og at aktørene samordner ressursbruken. For å følge opp satsningen inngikk RHF ene, Helsedirektoratet, Innovasjon Norge og Forskningsrådet i 2008 en nasjonal samarbeidsavtale med målsetting om å øke innovasjonstakten i helsesektoren betydelig, samt bedre utnyttelsen av offentlige ressurser knyttet til innovasjon i helsesektoren. For å operasjonalisere satsningen, har samarbeidspartnerne besluttet en nasjonal tiltaksplan for innovasjon og næringsutvikling i helse- og omsorgssektoren. Gjennom Nasjonal IKT strategidokument for er det vedtatt å fokusere på innovasjonsområder og muligheter knyttet til satsingsområdene. Problemstilling Følgende er bl.a. inkludert vedrørende IKT-området i handlingsplanen: Samhandlingsreformen slår fast at elektronisk kommunikasjon skal erstatte papiret som den vanligste måten å kommunisere på i helsetjenesten. Helsesektoren har vært kjennetegnet av et mangfold av fragmenterte og for lite standardiserte elektroniske løsninger, som ikke understøtter behovene for effektiv prosesstøtte og samhandling. Bruk av felles standarder og sertifiserte løsninger er en forutsetning for effektiv elektronisk samhandling i helse- og omsorgssektoren. Etablering av standarder og sertifiserte løsninger bidrar også til et mer homogent marked for næringslivet, hvilket fremmer konkurranse og gjør det mer interessant for bedriftene å satse på og utvikle gode løsninger. Hovedutfordringene knyttet til ehelse og IKT er i første rekke sektorens evne til å utnytte og anvende teknologien på en slik måte at det fremmer effektiv og sikker elektronisk behandling av informasjon, understøtter fagutøvelse og fagutvikling, samt fremmer økt pasientsikkerhet og brukermedvirkning. For å understøtte disse formålene er det avgjørende at det etableres en god koordinert nasjonal styring ved utvikling, innføring og forvaltning av nye løsninger. HOD har iverksatt en prosess for å 1 Vedl 13a Innovasjon i helsesektoren v1.0.doc

235 Vedlegg 13a sikre en samordnet, bedre og mer effektiv satsing på IKT i hele helsetjenesten, der Norsk helsenett er tiltenkt en sentral rolle og ehelsegruppen er etablert. De regionale helseforetakene ved Nasjonal IKT er blitt enig om en felles IKT-strategi og har identifisert flere aktuelle innovasjonsområder Følgende tiltak er foreslått: 1. Helsedirektoratet, i samarbeid med aktørene, forankret i ehelsegruppen, må sørge for at det etableres og tas i bruk felles standarder, i henhold til etablert nasjonal samhandlingsarkitektur, som sikrer at de nye IKT-løsningene baseres på enhetlig, trygg og effektiv kommunikasjon mellom systemer. Sertifisering av funksjonalitet i EPJ-systemer er en del av dette bildet. 2. Nasjonal IKT tar initiativet til dialog med Helsedirektoratet, Innovasjon Norge og Forskningsrådet, for å identifisere områder som kan understøttes av Nasjonal IKT, Helsedirektoratet og virkemiddelaktørene, og for å legge en plan for videre arbeid. 3. Nasjonal IKT tar et pådriveransvar for nasjonal koordinering på RHFenes ansvarsområder og iverksetting av før-kommersielle anskaffelser innenfor prioriterte IKT-områder, Det er allerede iverksatt flere innovasjonsprosjekter som berører Nasjonal IKT, eksempler på dette er prosjektene Min Journal og Data i akuttmottak. Forslag til løsning Saken ble behandlet i Prosjekteierforum PEF kommenterte at man per i dag observerer at gode ideer ikke deles på tvers i tilstrekkelig grad og at FoU-prosjekter ikke prioriteres høyt nok. Med et stadig økende behov for arbeidskraft i helsesektoren vil innovasjonsbehovet bli sterkere og sterkere. PEF var av den oppfatning at Nasjonal IKT bør vurdere hvorvidt det er behov for å opprette et eget innovasjonssekretariat. I planen fremgår det at 2. Nasjonal IKT tar initiativet til dialog med Helsedirektoratet, Innovasjon Norge og Forskningsrådet, for å identifisere områder som kan understøttes av Nasjonal IKT, Helsedirektoratet og virkemiddelaktørene, og for å legge en plan for videre arbeid. For å få dette til, kan en tilnærming være at det utarbeides et helhetsbilde av den fremtidige helsesektoren slik vi ser for oss denne, og deretter å benytte dette bildet som et rammeverk for videre valg og prioriteringer. Arild Pedersen og Johnny Heggestad, som begge er representert i koordineringsutvalget, vil holde i aksjonspunktene i planen knyttet til Nasjonal IKT. Til informasjon ble Nasjonal tiltaksplan for innovasjonssatsing også behandlet i AD-møtet hvor følgende ble vedtatt: På bakgrunn av generell tilslutning til den nasjonale tiltaksplanen i forankringsrunden, stiller RHF seg bak tiltaksplanen som aktørenes nasjonale tiltaksplan for å følge opp Innovasjonssatsningen og tar denne til orientering. Det bes om at Styringsgruppen diskuterer innretningen på Nasjonal IKTs tilnærming til innovasjonssatsingen på IKT-området og herunder hvilke grep Nasjonal IKT skal gjøre for å svare i forhold til tiltaksplanens aktiviteter rettet mot IKT. Forslag til vedtak Til diskusjon. 2 Vedl 13a Innovasjon i helsesektoren v1.0.doc

236

237 1 SAMMENDRAG SATSING PÅ INNOVASJON - BETYDELIG POTENSIAL FOR NORSK VERDISKAPING ØKT KVALITET OG EFFEKTIVITET I HELSE- OG OMSORGSTJENESTEN OG FLERE KONKURRANSEDYKTIGE BEDRIFTER Innovasjon er et viktig virkemiddel for å nå helsepolitiske mål Stort innovasjonspotensial i helse- og omsorgssektoren flere innovasjonsdrivere Stort og voksende marked nasjonalt og internasjonalt Verdiskaping gjennom økt samarbeid mellom helsesektoren og næringslivet REGJERINGENS INNOVASJONSSATSNING NASJONAL SAMARBEIDSAVTALE SAMARBEIDSAVTALENS KOORDINERINGSUTVALG Ledelse og sammensetning Mandat NASJONAL TILTAKSPLAN MULIGHETER, UTFORDRINGER OG TILTAK MULIGHETER PRIORITERTE SATSINGSOMRÅDER Utfordringer fremover store og økende pasientgrupper MULIGHETER TEKNOLOGIUTVIKLING OG TJENESTEUTVIKLING Medisinsk teknologi Biomedisin IKT Tjenesteutvikling MULIGHETER ØKT SATSING PÅ INNOVASJON KNYTTET TIL ANSKAFFELSER I HELSE- OG OMSORGSSEKTOREN Helsesektorens anskaffelsesstrategier og samarbeid med leverandørindustrien UTFORDRINGER, MULIGHETER OG TILTAK Helseforetakene Styrking og rendyrking av InnoMeds rolle Samordning av TTO systemet for å fremme innovasjon Forskningsrådet og Innovasjon Norge Et sammenhengende virkemiddelapparat REALISERING AV VERDISKAPINGSPOTENSIALET NASJONAL UTBREDELSE OG IMPLEMENTERING AV INNOVASJONSPROSJEKTER SENTRALE SUKSESSFAKTORER FOR Å UTLØSE INNOVASJONSPOTENSIALET SAMORDNING AV OFFENTLIG RESSURSBRUK - MATRISE FOR SAMARBEID MELLOM AKTØRENE OPPSUMMERING AV TEMA (MULIGHETER/UTFORDRINGER), MÅLSETTINGER, TILTAK OG ANSVARLIG

238 1 Sammendrag I 2007 lanserte Helse- og omsorgsdepartementet og Nærings- og handelsdepartementet en femårig satsing på behovsdrevet innovasjon og næringsutvikling i helsesektoren. Potensialet for verdiskaping i form av økt kvalitet og effektivitet i helsetjenesten og flere konkurransedyktige kunnskapsarbeidsplasser (vinn-vinn) er betydelig gjennom utvikling og implementering av nye innovative løsninger i helse- og omsorgstjenesten. Endringer i befolkningens sykdomsbilde, demografiske endringer, utviklingen av nye behandlingsmetoder og medisinsk teknologi, eskalerende kostnader, samt økt fokus på pasientsikkerhet og kvalitet, gjør at helse- og omsorgstjenesten må utvikles kontinuerlig. Det er behov for forskning, utvikling og implementering av nye produkter, tjenester, behandlingsprosesser og organisasjonsformer knyttet til hele pasientforløpet forebygging, diagnostisering, behandling og rehabilitering - slik at tilgjengelige ressurser kan utnyttes best mulig. Dette forutsetter at helsetjenesten bedrer innovasjonsevnen gjennom å bli mer nyskapende og krevende som kunde. Videre krever det kompetente leverandører, samordnet virkemiddelapparat og at aktørene samordner ressursbruken. For å følge opp satsningen inngikk aktørene; de regionale helseforetakene, Helsedirektoratet, Innovasjon Norge og Forskningsrådet i 2008 en nasjonal samarbeidsavtale med målsetting om å øke innovasjonstakten i helsesektoren betydelig, samt bedre utnyttelsen av offentlige ressurser knyttet til innovasjon i helsesektoren. For å operasjonalisere satsningen, har samarbeidspartnerne besluttet en nasjonal tiltaksplan for innovasjon og næringsutvikling i helse- og omsorgssektoren. Tiltaksplanen er bredt forankret i respektive organisasjoner og i nasjonale- og regionale FoU-fora. Planen foreslår tiltak som samarbeidspartnerne mener er viktig for å løse ut potensialet for offentlig og privat verdiskaping i helse- og omsorgssektoren. Noen tiltak kan løses på kort sikt mens andre vil kreve mer langsiktig innsats. Tiltakene kan betraktes som en meny av muligheter for en offensiv satsing på helse, innovasjon og næringsutvikling. 10. november

239 2 Satsing på innovasjon - betydelig potensial for norsk verdiskaping 2.1 Økt kvalitet og effektivitet i helse- og omsorgstjenesten og flere konkurransedyktige bedrifter Innovasjon er et viktig virkemiddel for å nå helsepolitiske mål Regjeringen definerer innovasjon som; "en ny vare, en ny tjeneste, en ny produksjonsprosess, anvendelse eller organisasjonsform som er lansert i markedet eller tatt i bruk i produksjonen for å skape økonomiske verdier." 1 I helse- og omsorgssektoren vil innovasjon kunne måles i økonomiske verdier som skapes gjennom økt kvalitet, økt effektivitet, økt produktivitet og økt tilfredshet hos ansatte, pasienter og pårørende. Helse- og omsorgsminister Anne-Grete Strøm-Erichsen påpeker viktigheten av innovasjon som virkemiddel for å nå de helsepolitiske målene om å skape gode og dynamiske helse- og omsorgstjenester for å stå bedre rustet for å møte de store utfordringene som tjenesten står overfor 2. Gjennom utvikling og implementering av nye produkter, tjenester, behandlingsprosesser og nye organisasjonsformer knyttet til hele pasientforløpet, forebygging, diagnostisering, behandling og rehabilitering, er målsettingen økt kvalitet og økt effektivitet i helsetjenesten. Økningen i antall eldre med kroniske sykdommer og/eller livsstilsykdommer som kols, demens, slag, kreft, diabetes og psykiske lidelser vil føre til en kraftig vekst i behovet for helse- og omsorgstjenester i årene som kommer, samtidig som det blir relativt færre yrkesaktive. Dette representerer betydelige utfordringer både for den kommunale helse- og omsorgstjenesten og spesialisthelsetjenesten i årene som kommer 3. Nasjonal Helseplan fremhever mangel på samhandling innad og mellom kommunale helse- og omsorgstjenester og spesialisthelsetjenester som kanskje den største utfordringen helsetjenesten står overfor, med høye kostnader for helsetjenesten og unødige lidelser og problemer for pasienter og pårørende. For å møte disse utfordringene har helse- og omsorgssektoren behov for innovasjon gjennom nye teknologiske løsninger og nye organisatoriske løsninger for bedre og mer effektiv pasientbehandling og drift. 1 St.meld.nr.7 ( ) Et nyskapende og bærekraftig Norge (Innovasjonsmeldingen) 2 Intervju med statsråden i fbm. InnoMeds Årsrapport Statssekretær Dagfinn Sundsbø, Helse- og omsorgsdepartementet, foredrag på Innovasjonskonferansen 09. Samhandlingsreformen Innovasjon som virkemiddel. 4

240 2.1.2 Stort innovasjonspotensial i helse- og omsorgssektoren flere innovasjonsdrivere Innovasjonspotensialet i helse- og omsorgssektoren er betydelig og det er flere innovasjonsdrivere som kan bidra til å utløse dette potensialet (se figur). Innovasjonsdrivere Brukerbehov Forskning Ny teknologi (gjerne fra andre områder) Idéer fra ansatte i helsesektoren Idéer fra bedrifter Idéer fra enkeltpersoner VERDISKAPING INNOVASJONSPOTENSIAL Helse- og omsorgssektoren (nasjonalt og internasjonalt) Behovsdrevet innovasjon 4 handler om å kartlegge og forstå brukernes erkjente og ikkeerkjente behov, se markedspotensialet, finne teknologi og samarbeidspartnere som kan dekke det faktiske behovet og se hvordan teknologi kan anvendes på nye måter. Hensikten er å avdekke og bruke viten om brukerens behov, til å utvikle og implementere de rette produkter og tjenester. Overordnet handler behovsdrevet innovasjon om å treffe markedet riktig, og minimere forretningsrisikoen. Forskning er en viktig og prioritert oppgave for helseforetakene. Det avsettes årlig ca. 2 mrd. kroner til forskning i spesialisthelsetjenesten 5, mens det nesten ikke avsettes midler til innovasjonsprosjekter. Det er viktig å få til en sterkere kopling mellom forskning og innovasjon. Forskningsdrevet innovasjon 6 handler om å bygge opp og utnytte ny forskningsmessig kunnskap og omsette forskningsresultater til nyttige produkter, tjenester eller måter å organisere virksomheten på. Forskningsdrevet innovasjon springer ut fra offentlige så vel som private forskningsinstitusjoner, som ofte bruker mange år på å utvikle nye teknologiprodukter, tjenester eller organisasjonsformer. For eksempel baseres ofte et nytt legemiddel, ny sensorteknologi, nye plastmaterialer og IKT-baserte tjenester på forskningsdrevet innovasjon. Disse to innovasjonstilnærmingene utfyller hverandre og står ikke i motsetning til hverandre. Det øker verdien på alle innovasjoner når de utvikles tett opp mot eksisterende eller kommende behov. I tillegg kan forskning i sterk grad bidra til å gjøre innovasjonsprosesser bedre ved å hente inn og tilpasse helt ny relevant kunnskap. Formålet er å gjøre innovasjonene mer robuste og øke verdiskapingen ytterligere. 4 Rapport: Danmarks erhvervsråd, Handlingsplan for brukerdrevet innovasjon. 5 NIFU Step, rapport 26/2009, Ressursbruk til forskning i helseforetakene i Rapport 2005, FORA. Økonomi- og Ervervsministeriets enhed for erhvervs- og økonomisk forskning og analyse, Riis Consulting. 5

241 2.1.3 Stort og voksende marked nasjonalt og internasjonalt Helse- og omsorgssektoren representerer et stort og voksende marked nasjonalt og internasjonalt. Samlede helseutgifter i Norge i 2008 var på 217 mrd. kr, hvor det offentlige stod for om lag 84 %. Dette utgjør i underkant av 9 % av BNP. 7 Offentlige innkjøp innen helse- og omsorgssektoren var på 77 mrd. kr i Det norske helsemarkedet utgjør 0,4 % av helsemarkedet internasjonalt. Vekstraten i det internasjonale helsemarkedet er på ca 7 %. Norsk helseindustri er karakterisert ved noen få store aktører som står for mesteparten av omsetningen og noen hundre små og mellomstore bedrifter med løsninger utviklet særskilt mot helsemarkedet. Flere medisinske bedrifter som ble etablert i Norge inngår i dag i store internasjonale bedrifter, eksempelvis Nycomed som nå er en del av GE Health Care og Dynal som er en del av Invitrogen. Norske matnæringer og kostholdsaktører inngår også i økende grad i samarbeid om løsninger i og til helsesektoren. Andelen norske produkter i det norske helsemarkedet varierer mellom 5 % og 25 % avhenging av produktkategori. Samlet omsetning fra norske virksomheter innen medisiner og engangsprodukter utgjør ca 10 milliarder kroner, og norske bedrifter med teknisk utstyr til helsesektoren har en omsetning på ca 4 milliarder kroner. Norske biomedisinske bedrifter har omsetning på om lag 7 milliarder kroner 9. Innovasjon i helsesektoren kan bety innføring av nye prosedyrer, behandlingsformer eller forebyggende tiltak. Det kan innebære overføring av ansvar for pasienter fra spesialisthelsetjenesten til kommunehelsetjenesten. Nye innovative løsninger gjør det ofte nødvendig å endre refusjonsordninger og betalingsløsninger. Dette siste er vanskelig og tar lang tid. Det er derfor viktig å se på regelverket i forbindelse med innovative prosjekter og også samarbeidet mellom tjenestenivåene, Helsedirektoratet og Husbanken slik at ikke regelverket og organisering hindrer tjenesten å ta i bruk nye, innovative løsninger Verdiskaping gjennom økt samarbeid mellom helsesektoren og næringslivet Erfaringer fra Norge og andre land viser at utvikling av nye varer og tjenester i helse- og omsorgssektoren har best forutsetninger for å lykkes når utviklingen skjer i et samspill mellom helsesektoren, FoU-miljøer og næringslivet nasjonalt og internasjonalt. Innovasjon forutsetter også at kommuner og helseforetak blir informert om vellykkede pilotprosjekter og kan nyttiggjøre seg av erfaringene. De regionale helseforetakene representerer 4 av Norges største kunnskapsorganisasjoner med et budsjett på om lag 95 mrd. kr (en økning på 7 % fra 2007) og årsverk i De representerer kliniske og teknologiske fagmiljø som ligger i front internasjonalt. Gjennom et tettere samarbeid mellom en kunnskapsintensiv helsesektor og norske bedrifter om utvikling og implementering av nye innovative løsninger i helse- og omsorgstjenesten og ved å øke norske bedrifters andel i helsemarkedet (vinn-vinnsituasjonen), vil det kunne utløses et betydelig potensial for norsk verdiskaping gjennom økt 7 SSB, Helseregnskap, SSB, Offentlige innkjøp helse og sosiale tjenester. 9 St.meld.nr.7, Et nyskapende og bærekraftig Norge (Innovasjonsmeldingen), s O.J. Marvik: Norwegian life science industry, overview and status, extracts and comments to norbiobase. Forfattet på oppdrag fra Innovasjon Norge, oktober SSB, 6

242 kvalitet og effektivitet i helsetjenesten og flere konkurransedyktige kunnskapsarbeidsplasser i næringslivet. 3 Regjeringens innovasjonssatsning Helse- og omsorgsdepartementet (HOD) og Nærings- og handelsdepartementet (NHD) iverksatte i 2007 en felles satsning på behovsdrevet innovasjon og næringsutvikling i helsesektoren, med målsetting om å utløse det betydelige potensialet for verdiskaping. Viktige samarbeidspartnere ble utpekt til å være de regionale helseforetakene (RHFene), Helsedirektoratet, InnoMed, Forskningsrådet og Innovasjon Norge. Helsedirektoratet er gitt et strategisk lederansvar med hensyn på å sikre helhetlig oppfølging og koordinering av satsningen til aktørene. Satsningen er utvidet til 10 år i forbindelse med Stortingets behandling av Innovasjonsmeldingen. Forutsetningen er en positiv halvveisevaluering høsten Satsningen er utvidet til å omfatte den kommunale helse- og omsorgstjenesten og inkluderer både forsknings- og behovsdrevet innovasjon. Det skal legges vekt på bioteknologi/biomedisin og tjenesteutvikling. Dette kommer i tillegg til de etablerte områdene medisinsk teknisk utstyr og IKT. Regjeringens innovasjonssatsning er forankret i Soria Moria-erklæringen, Nasjonal helseplan ( ), St. meld. nr 30 ( ) Klima for forskning (Forskningsmeldingen), HODs forskningsstrategi ( ), St.meld. nr 7 ( ) Et nyskapende og bærekraftig Norge (Innovasjonsmeldingen), St.meld. nr 47 ( ) Samhandlingsreformen (Samhandlingsmeldingen) og meldingen om offentlige innkjøp (St.meld. nr 36 ( )). Føringer i forbindelse med satsningen er dessuten gitt i: Statsbudsjettet for Oppdragsbrev fra HOD til RHFene Tildelingsbrev for fra HOD til Helsedirektoratet om InnoMed Oppdragsdokument fra NHD til Innovasjon Norge i Prioritert satsning i St.meld. nr 7 ( ) Et nyskapende og bærekraftig Norge Nasjonal samarbeidsavtale om innovasjonssatsingen av

243 Samarbeidspartnerne mener føringene for Innovasjonssatsningen operasjonalisert gjennom nasjonal samarbeidsavtale og nasjonal tiltaksplan forutsetter økonomiske rammer og føringer for at aktørene skal kunne følge opp tiltaksplanen. 3.1 Nasjonal samarbeidsavtale Øverst fra venstre: Bjørn-Inge Larsen, helsedirektør Helsedirektoratet, Hans Petter Aarseth, divisjonsdirektør Helsedirektoratet, Bente Mikkelsen, administrerende direktør Helse Sør-Øst RHF, Herlof Nilssen, administrerende direktør Helse Vest RHF. Nederst fra venstre: Lars Vorland, administrerende direktør Helse Nord RHF, Gunn Ovesen, administrerende direktør Innovasjon Norge, Arvid Hallén, administrerende direktør Forskningsrådet, Gunnar Bovim, administrerende direktør Helse Midt-Norge RHF. For å følge opp regjeringens innovasjonssatsing er det etablert en nasjonal samarbeidsavtale mellom Helsedirektoratet, de regionale helseforetakene, Forskningsrådet og Innovasjon Norge foranket i ledelsen ved administrative direktører i respektive organisasjoner. Avtalen ble inngått i juni 2008 og med en varighet til Samarbeidspartnerne vil forlenge avtaleperioden i tråd med regjeringens langsiktige satsing og invitere KS med i samarbeidet. Gjennom samarbeidsavtalen ønsker samarbeidspartnerne å øke innovasjonstakten betydelig, samt bedre utnyttelse av de offentlige ressursene knyttet til innovasjon i helsesektoren. Det ble etablert et koordineringsutvalg (arbeidsgruppe) mellom aktørene med ansvar for konkretisering og operasjonalisering av det nasjonale samarbeidet. Mandatet til koordineringsutvalget ble gitt i forbindelse med kick-off for den nasjonale samarbeidsavtalen på Gardermoen 25. august

244 3.2 Samarbeidsavtalens koordineringsutvalg Ledelse og sammensetning Koordineringsutvalget er sammensatt av representanter fra respektive organisasjoner og som har en sentral rolle i forhold til innovasjonssatsingen. Helsedirektoratet leder utvalget. Helsedirektoratet Helse Nord RHF Helse Midt-Norge RHF Helse Vest RHF Helse Sør-Øst RHF InnoMed Forskningsrådet Innovasjon Norge Kristin Skogeng, leder Tove Klæboe Nilsen Arild Pedersen Johnny Heggestad Bjørn Grønli Merete Rørvik Trond Knudsen Helge Kildal Mandat Koordineringsutvalget mandat er: Sammenstille aktørenes forslag til tiltak og resultatmål for å få frem ev. synergieffekter Løse praktiske samordningsproblemer i tilknytning til enkeltprosjekter Peke på behovsområder og foreslå nye nettverk og samarbeidspartnere der det er behov Foreslå områder hvor det er behov for oppbygging av kunnskapsgrunnlag Foreslå suksesskriterier for satsningen Koordineringsutvalget har foreslått en nasjonal tiltaksplan for å operasjonalisere innovasjonssatsingen og det nasjonale samarbeidet. Tiltaksplanen er forankret i miljøet og vedtatt av samarbeidspartnerne, som med denne mener å ha et samordnet og langsiktig verktøy for satsingen på innovasjon og næringsutvikling i helsesektoren. 9

245 4 Nasjonal tiltaksplan muligheter, utfordringer og tiltak Samarbeidspartnerne vil iverksette en tiltaksplan med mål og overordnede og konkrete tiltak for å realisere samarbeidspartneres ambisjoner om å øke innovasjonsaktiviteten betydelig og bedre utnyttelsen av de offentlige ressursene knyttet til innovasjon i helsesektoren. Med bakgrunn i regjeringens langsiktige satsning for å styrke behovsdrevet innovasjon i helsesektoren, er det behov for et forum/arena for å gi statusoversikt og samordning av tiltak. Helsedirektoratet vil etablere dette forumet i kraft av sin strategiske rolle. Samarbeidspartnerne foreslår at Helsedirektoratet inviterer KS til å delta i samarbeidsavtalen og at samarbeidsavtalen revideres i tråd med en ev. utvidelse og forlenges i tråd med regjeringens langsiktige satsning. Samarbeidspartnerne vil iverksette tiltak for å: (jf. tabellen i kap. 4.8 med oversikt over tiltakene inndelt i tema, målsetting, tiltak og ansvar.) sikre langsiktig og målrettet satsing gjennom forlengelse av samarbeidsavtalen i tråd med regjeringens satsning prioritere felles satsingsområder, sikre forankring og eierskap i RHFer og HFer, bidra til å fremme innovasjonskultur i RHFer og HFer, samordne ressurser nasjonalt, utnytte potensialet for innovasjon i offentlige anskaffelser, styrke innovasjonsfasilitatorer, sikre et sammenhengende virkemiddelapparat, sikre realisering av gevinstpotensialet, I arbeidet med innovasjon i helsetjenesten vil samarbeidspartnerne peke på at samarbeidet med næringslivet stiller helsesektoren overfor nye utfordringer. Det gjelder bl.a. etiske utfordringer. Samarbeidspartnerne vil særlig understreke viktigheten av å følge habilitetsregler og ikke blande roller. Det er viktig å ha en klar rolleforståelse i forbindelse med samarbeid om utviklingsprosjekter med bedrifter. Ansatte i helsesektoren kan ikke sitte på to sider av bordet i konkrete samarbeidsprosjekter og bør vise stor aktsomhet i slike spørsmål. Samarbeidspartnerne viser til EU- systemet som har stor satsing på forskning og innovasjon og som kan ha stor betydning for norsk innsats på området. Det gjelder ikke minst i forhold til de programmer for forskning og innovasjon i EU. Samarbeidspartnerne peker på viktigheten av at norske miljøer både i helsetjenesten og i næringslivet, er aktive for å utnytte de finansierings og samarbeidsmuligheter EU representerer. I den langsiktige tenkningen er det viktig å bygge inn forståelse for innovasjon og entreprenørskap i utdanningen. Dette mener samarbeidspartnerne bør skje innen mange fagområder slik at nyskaping blir en integrert del av fagutdanningene. Aktørene ser det som positivt at Universitetet i Oslo nå vurderer entreprenørskap som integrert del av tilbudet på universitet. 10

246 4.1 Muligheter Prioriterte satsingsområder Aktørene mener utvikling av produkter, tjenester og organisasjonsformer 11 som kan svare på helsetjenestens utfordringer og bidra til bedre og mer effektiv pasientbehandling, og samhandling innad og mellom tjenestenivåene bør ha høy prioritet. I tråd med nasjonale føringer foreslår utvalget samordnet og prioritert satsing innenfor medisinsk teknologi, biomedisin, IKT og tjenesteutvikling. Aktørene understreker betydningen av at det utøves innovasjonsledelse og at det utvikles en innovasjonskultur i helsesektoren. På denne måten vil innovasjon blir en akseptert, integrert og kontinuerlig aktivitet i helseforetakene og dermed i større grad sikre størst mulig verdiskaping over tid Utfordringer fremover store og økende pasientgrupper I tråd med bakgrunnen for regjeringens innovasjonssatsing, føringer i HODs oppdragsdokument til RHFene og RHFenes egne forskningsstrategier i samarbeid med universitetene (NSG), foreslår aktørene at innovasjonssatsingen konsentreres om å utvikle og implementere nye løsninger for å møte de store utfordringene som helse- og omsorgssektoren står overfor med store og raskt økende pasientgrupper med kroniske sykdommer og livsstilsykdommer som psykisk helse, rus, diabetes, kols, slag, demens, kreft, overvekt jf. figur i kap Det vil være et betydelig behov for innovasjon og nye løsninger for å bidra til bedre og mer effektiv helsetjeneste for disse pasientene knyttet til hele pasientforløpet: Forebygging, diagnose, behandling, rehabilitering, hjemmesituasjon. Tiltak: 1. Samarbeidspartnerne prioriterer økt satsing på innovasjon og nye løsninger for å møte de store utfordringene som helse- og omsorgstjenesten står overfor med endret sykdomsbilde og store pasientgrupper med kroniske sykdommer og livsstilssykdommer som psykisk helse, rus, diabetes, kols, slag, demens, kreft, overvekt. 2. Samarbeidspartnerne stimulerer til økt innovasjon innenfor et bredt perspektiv som omfatter både teknologiutvikling og tjenesteutvikling med fokus på: Medisinsk teknologi Nye løsninger for bedre og mer effektiv diagnostikk, behandling og rehabilitering. Nye løsninger som gir hjelp til selvhjelp (tekniske hjelpemidler) for å ta vare på restfunksjoner og øke selvstendighet og livskvalitet og frigjøre personellressurser. 11 Jf. regjeringens definisjon av innovasjon: Innovasjon defineres som et nytt produkt, ny tjeneste, ny anvendelse eller organisasjonsform er tatt i bruk eller lansert i markedet for å skape økonomiske verdier, St. meld. nr. 7 ( ) Et nyskapende og bærekraftig Norge (Innovasjonsmeldingen) 11

247 Biomedisin - Nye medisiner for bedre og mer effektiv forebygging og behandling. IKT Nye løsninger for å støtte opp under bedre diagnostikk og behandling, administrasjon og organisasjon, kommunikasjon og samhandling helhetlige behandlingsforløp, informasjon og beslutningsstøtte, pasientinformasjon og pasientinvolvering. Tjenesteutvikling Nye organisatoriske løsninger for bedre og mer effektivt helsetilbud til befolkningen. 3. RHFene samordner seg også på innovasjonssiden gjennom egnede fora. 4.2 Muligheter Teknologiutvikling og tjenesteutvikling Medisinsk teknologi Den norske helsesektoren er oversiktlig sammenliknet med mange andre vestlige land og med en relativt homogen befolkning er Norge unikt som laboratorium for kliniske utprøvinger og utvikling innen medisinsk teknologi. Videre har Norge den fordelen at det er lave profesjonsbarrierer mellom teknologer og klinikere der man får i gang samarbeidsprosjekter (Trondheimsmiljøet og samarbeidet mellom SINTEF/NTNU og St. Olavs Hospital er et godt eksempel på dette). Det ligger store muligheter i å utnytte dette på nasjonal basis i større grad, inkludert samarbeid med næringslivsaktører og andre relevante aktører utenfor offentlig sektor. Det skjer nå en rask utvikling innenfor mange medisinske teknologiområder, f.eks. diagnostikk, sensorer, trådløse systemer og personalized health 12. Dette muliggjør omfattende endringer i måten man behandler og forebygger sykdommer, og hvordan man produserer helsetjenester. Norge har flere ledende miljøer innen FoU på bl.a. in-vitro diagnostikk (IVD) 13, nanosensorer og lab-on-a-chip med industriaktører som Invitrogen-Dynal (Lifetech), NorChip, Axis-Shield, Diabeads og NorDiag, og forskningsaktører som SINTEF som innehar unik infrastruktur for denne type FoU (MiNaLab). Det norske miljøet har i tillegg evne til å gjennomføre prosjekter basert på total systemforståelse/helhetlige løsninger i samarbeid med brukerne. Videre er dette markedssegmentet i sterk vekst, % per år, spesielt innen mikrosystemer og mikrofluidikk. Det finnes sterke politisk og økonomisk relaterte insentiver og drivere i tillegg til innbyggerhensyn for å flytte viktige deler av pasienttestingen fra sykehus til primærhelsetjenesten (nær pasientene). Dette åpner for nye produkter innenfor området Pointof-Care 14. Dagens PoC IVD produkter preges av klare og velkjente begrensninger og det er et , SINTEFs strategi medisinsk teknologi; Persionalized health er løsninger som er individtilpasset helse / behandling (diagnostikk, forebygging, rehabilitering). 13 Med in-vitro diagnostikk (IVD) menes (bio)kjemiske, cellulære eller mikrobiologiske analyser utført på prøver (blod, urin, celler, vev m.fl.) som er tatt av pasienter. Dagens IVD-analyser utføres i hovedsak på sykehuslaboratorier; dels på store, kostbare laboratoriemaskiner, dels ved hjelp av manuelle analyser som i mange tilfeller er tidkrevende og upålitelige. 14 Wikipedia, Point-of-care (PoC) is defined as diagnostic testing at og near the site of the patient. The driving notion behind PoC is to bring the test conveniently and immediately to the patient. 12

248 stort behov for forbedringer. Norge besitter nøkkelteknologi i så henseende og det er et bredt marked med mange nisjer og markedssegmenter. Dessuten satser EU tungt på Micro-Nao-Bio tilnærmelse for framtidens diagnostikk/helse. Innenfor diagnostikk fokuseres utvikling av avanserte løsninger som for eksempel nye detektorer for MR-utstyr som kan kartlegge detaljer i hjernen og revolusjonere forskning på lidelser som Alzheimer. GE Vingmed Ultrasound har utviklet et avansert håndholdt ultralydapparat (VScan) som kan benyttes av f.eks. primærleger slik at en større andel av diagnostisering kan skje i 1. linje og dermed endre tjenestebildet. Kombinasjon av løsninger for diagnostikk og behandling er anslått til å ha et marked globalt på 2-10 billion i Flere nasjonale miljøer vil kunne bidra sterkt innenfor dette feltet. Videre vil det være et økende behov for raske, spesifikke, sensitive og minimalt invasive analyser for sykdommer med økende antall tilfeller (kardiovaskulær, kreft). Målrettet medisinering basert på avbildningsmetoder (eks. fokusert ultralyd) satses det mye på i EU. Tekniske hjelpemidler og løsninger som kan gi hjelp til selvhjelp øker livskvalitet og selvstendighet og frigjør personellressurser. Her skjer en utvikling mot anvendelse av robotteknologi, og det burde være stort potensial i deler av norsk industri og forskningsinstitusjoner for å være med i slikt utviklingsløp. NST, gjennom Tromsø Telemedicine Laboratory, et SFI, er ett av flere miljø i Norge som har kompetanse på dette området. Behovet for velferdsteknologi er erkjent og anerkjent av myndigheter, nasjonalt og internasjonalt (samhandlingsreform, Innovasjon og omsorg ), og markedet for helhetlige løsninger er i sterk vekst. Det kan imidlertid synes som aktørene i dag ikke ser på dette som et marked da forretningsmodellene er utydelige og lite attraktive. Dermed ser de heller ikke utviklingsmuligheter. Det er nødvendig å utarbeide tydelige, sentrale kravspesifikasjoner og opprette dialog med aktuelle aktører i markedet. Innovasjon og FoU innenfor IKT kan bidra til bedre pleie og omsorgsløsninger. Både nasjonalt og internasjonalt er det behov for utvikling av kommunikasjonsplattformer for velferdsteknologi. Det vil bli et økt fokus på kostnad og IKT løsninger kan spille en nøkkelrolle i denne sammenheng. Et økende antall norske bedrifter ser potensial i sektoren og sammen med helsesektoren og FoU institutter kan flere miljøer i Norge tilby unik teknologi og kompetanse innen måling av kost-/nytteeffekter. Tiltak 1. RHFene etablerer en felles policy for innovasjon innen medtek-området basert på de utfordringer helsetjenesten står overfor og utnyttelse av nasjonale fortrinn med lave barrierer mellom klinikere og teknologer og videre satser der vi er gode, jf. satsinger og nasjonale kompetansesentra. 2. RHFene tar en aktiv rolle for utvikling, utprøving og verifisering av forskningsresultater innen medtek gjennom etablering av samarbeid som muliggjør utprøving av nye løsninger på tvers av geografi, gjerne på nasjonalt eller nordisk nivå. 15 Joint European Commission, ETP Nanomedicine, Expert report 2009: Roadmaps in nanomedicine Towards

249 4.2.2 Biomedisin Utvikling av medisiner krever et globalt marked, det norske helsemarkedet utgjør ca 0,4 % av verdensmarkedet. Dette er kostnadskrevende innovasjoner med høy risiko, men dersom man lykkes er verdiskapingspotensialet betydelig. Biomedisinsk sektor er forskningsintensiv og prosjekter starter oftest gjennom grunnforskning ved universiteter eller translasjonsforskning ved sykehus. Det er et betydelig technology push i sektoren, men relativt lite market pull fra norske bedrifter som vil ta over prosjektene på et tidlig stadium. Norsk tradisjon innen legemiddelutvikling er begrenset, følgelig er det få bedrifter i Norge som har internasjonal markedskompetanse og disponerer et globalt markedsapparat innen denne sektoren. Bioteknologi og biomedisin er imidlertid et vekstområde hvor norske bedrifter har mulighet for større deltakelse 16. En viktig forutsetning i denne sammenheng for at norske bedrifter skal lykkes i dette markedet, er at man på et tidspunkt allierer seg med en internasjonal farmasibedrift. Et slikt samarbeid kan enten skje ved en lisensiering eller aller helst gjennom en partneringavtale. Vi har flere eksempler på norske bedrifter som har gått inn i store internasjonale foretak, eksempelvis Nycomed som nå er en del av GE Health Care og Dynal som er en del av Invitrogen 17. Vi har også flere gode innovasjonsnettverk innen biomed. Det ledende nettverk i Norge er Oslo Cancer Cluster som er en forsknings- og industriklynge med basis i Oslo-regionen, dedikert til å akselerere utviklingen av innovativ kreftbehandling og diagnostikk. Klyngen fikk i 2007 status som Norwegian Centre of Expertise. Klyngen har ca 60 medlemmer. Figur 18 : Et eksempel på et langt og kostbart utviklingsløp innen biomedisin. Safety and pharmacology in animals Safety in man Clinical efficacy Side effects and comparison to used treatment I RESEARCH VERIFICATION P.C. N Phase I D Phase II Phase III N D A MARKETING AND SALES 8-12 months 9 months 2 years 2-4 years NOK 10 mill NOK 10 mill NOK mill NOK mill 16 O.J. Marvik: Norwegian life science industry, overview and status, extracts and comments to norbiobase (2005). 17 St.meld. nr. 7 ( ) Et nyskapende og bærekraftig Norge (Innovasjonsmeldingen) 18 Innovasjon Norge, Typisk modell som illustrerer utviklings- og kommersialiseringsløpet innen biomedisin. 14

250 Nye legemidler eller produkter for klinisk diagnostikk eller anvendelse er underlagt strenge regulatoriske krav. Dette fører til meget lang og kostbar produktutvikling. Figuren over viser den generelle verdikjeden for legemiddelutvikling med typiske tidslinjer og kostnader. Forskningsrådet støtter forskningen og verifikasjon knyttet til en mulig forretningsidé og prekliniske undersøkelser gjennom programmene FORNY og BIA (Brukerstyrt innovasjonsarena). Innovasjon Norge (IN) støtter verifikasjon av klinisk fase I og II gjennom OFU/IFU ordningen. Dersom det er behov for offentlig støtte i fase III er det på dette området mest aktuelt med lånefinansiering. Vekslingsfeltet mellom Forskningsrådet og Innovasjon Norge i biomedisinsk sektor er langt både mht prosess og varighet. De to organisasjonens virkemidler skal på bakgrunn av nylig inngått samarbeidsavtale nå avstemmes bedre slik at man oppnår maksimal effekt. Det er et gap i vekslingsfeltet mellom akademisk forskning og bedriftsfinansiert produktutvikling. Overgangen fra verifikasjon til prekliniske/kliniske studier er en betydelig flaskehals for innovasjonsprosjekter innen biomedisin. Biomedisin krever en betydelig større innsats når det gjelder verifikasjon enn hva som er typisk for de fleste andre sektorer, og behovet for støtte og risikoavlastning i denne fasen er stort. Det er imidlertid et hull i virkemiddelapparatet, vi har ikke gode nok støtteordninger i dag. Innovasjon Norges har tatt tak i utfordringen og foreslått et nytt virkemiddel; FORSTERK 19. Tiltak 1. Forskningsrådet og IN sikrer at virkemidler og vekslingsfeltet i regi av virkemiddelapparatet avstemmes og tilpasses for å oppnå maksimal effekt innen biomedisinsk innovasjon. 2. Forskningsrådet og IN etablerer større kompetanse og handlekraft rundt markedsarbeidet innen biomedisinsk innovasjon, herunder både muligheter og begrensninger. 3. IN prioriterer etablering av et nytt virkemiddel, FORSTERK, som skal lukke gapet i vekslingsfeltet mellom akademisk forskning og bedriftsfinansiert produktutvikling i sine planer og forslag til NHD og HOD. 4. RHFene tar en aktiv rolle i å utvikle, utprøve og verifisere forskningsresultater innen biomedisin gjennom å etablere samarbeid som muliggjør utprøving på tvers av geografi, gjerne på nasjonalt eller nordisk nivå IKT Samhandlingsreformen slår fast at elektronisk kommunikasjon skal erstatte papiret som den vanligste måten å kommunisere på i helsetjenesten. Helsesektoren har vært kjennetegnet av et mangfold av fragmenterte og for lite standardiserte elektroniske løsninger, som ikke understøtter behovene for effektiv prosesstøtte og samhandling. 19 Status: Innovasjon Norge har foreslått dette prioritert i forbindelse med innspill til Statsbudsjettet

251 Bruk av felles standarder og sertifiserte løsninger er en forutsetning for effektiv elektronisk samhandling i helse- og omsorgssektoren. Dagens standardiseringsarbeid er basert på frivillighet. Etablering av standarder og sertifiserte løsninger bidrar også til et mer homogent marked for næringslivet, hvilket fremmer konkurranse og gjør det mer interessant for bedriftene å satse på og utvikle gode løsninger. Hovedutfordringene knyttet til ehelse og IKT er i første rekke sektorens evne til å utnytte og anvende teknologien på en slik måte at det fremmer effektiv og sikker elektronisk behandling av informasjon, understøtter fagutøvelse og fagutvikling, samt fremmer økt pasientsikkerhet og brukermedvirkning. For å understøtte disse formålene er det avgjørende at det etableres en god koordinert nasjonal styring ved utvikling, innføring og forvaltning av nye løsninger. HOD har iverksatt en prosess for å sikre en samordnet, bedre og mer effektiv satsing på IKT i hele helsetjenesten, der Norsk helsenett er tiltenkt en sentral rolle og ehelsegruppen 20 er etablert. Den nasjonale strategien for elektronisk samhandling i sektoren, Samspill 2.0 ( ), definerer plattformen for elektronisk samhandling i sektoren. Samspill 2.0 omhandler viktigheten av konsistent bruk av felleskomponenter i henhold til etableringen av nasjonale standarder. Det kortsiktige målet for strategien er konsolidering og implementering av vel utprøvde samhandlingsløsninger, parallelt med prioriterte nysatsninger. Nasjonal helse- og omsorgsplanen (NHOP) utdyper og reviderer videre tiltak fra Samspill 2.0 for planperioden. Innen rammen av Samspill 2.0 har de regionale helseforetakene ved Nasjonal IKT (NIKT) 21 blitt enig om en felles IKT-strategi og har identifisert flere aktuelle innovasjonsområder. Tiltak 1. Helsedirektoratet, i samarbeid med aktørene, forankret i ehelsegruppen, må sørge for at det etableres og tas i bruk felles standarder, i henhold til etablert nasjonal samhandlingsarkitektur, som sikrer at de nye IKT-løsningene baseres på enhetlig, trygg og effektiv kommunikasjon mellom systemer. Sertifisering av funksjonalitet i EPJ-systemer er en del av dette bildet. 2. Nasjonal IKT tar initiativet til dialog med Helsedirektoratet, Innovasjon Norge og Forskningsrådet, for å identifisere områder som kan understøttes av Nasjonal IKT, Helsedirektoratet og virkemiddelaktørene, og for å legge en plan for videre arbeid. 3. Nasjonal IKT tar et pådriveransvar for nasjonal koordinering på RHFenes ansvarsområder og iverksetting av før-kommersielle anskaffelser innenfor prioriterte IKT-områder. 20 ehelsegruppen er et nasjonalt organ etablert av HOD for å ta et sterkere grep om IKT-utviklingen i helse- og omsorgssektoren. Gruppen er rådgivende for HOD og skal bidra til samordning, koordinering og prioritering av IKT-tiltak. 21 (NIKT) er etablert og eies av RHFene for å ivareta og koordinere innsatsen nasjonalt på viktige IKT-områder for spesialisthelsetjenesten, herunder grenseflaten mot primærhelsetjenesten og andre sentrale helseaktører. 16

252 4.2.4 Tjenesteutvikling Bedre og mer effektive helsetjenester gjennom nye organisatoriske løsninger, er et viktig satsingsområde for helsetjenesten. Brukere av tjenestene, som pasienter og pårørende, blir viktige høringsinstanser og samarbeidspartnere i utvikling av nye tjenester. I Norge gjøres det imidlertid lite forsknings- og utviklingsarbeid innen teknologistøttet organisasjons- og tjenesteutvikling. Noen muligheter: Bedre og mer effektive arbeidsprosesser og pasientforløp gjennom innovasjon og bruk av ny teknologi. Bedre og mer effektive tjenester gjennom innovasjon og mobile løsninger som støtter både pasientens og behandlingsapparatets behov. Både telemedisin og nye hjemmebaserte tjenester er gode eksempler på dette. Her blir det enda viktigere fremover å utnytte de teknologiske mulighetene på en optimal måte for de ulike pasientgruppene. Bedre læring og kompetanseheving basert på kunnskap og erfaring nasjonalt og internasjonalt. Samarbeid med relevante tjenesteutviklere og -leverandører. Utvikle systemer for pasientlogistikk og ressursstyring inkludert booking for bedre pasientopplevd kvalitet og bedre ressursutnyttelse av personell og andre innsatsfaktorer. Opprette en nasjonal helseportal hvor pasienter, brukere og pårørende kan få enkel tilgang til blant annet informasjon om sykdom og behandling, behandlingstilbud og rettigheter. På sikt videreutvikle den nasjonale helseportalen til å gi brukere tilgang til hele eller deler av egne journalopplysninger på internett, og til å kunne kommunisere direkte med helsepersonell. Tiltak 1. Forskningsrådet og IN etablerer virkemidler og bidrar til økt satsing på forskning og kunnskapsutvikling i grenselandet mellom utvikling og implementering av ny teknologi på den ene siden og organisasjons- og tjenesteutvikling på den andre. Større innsikt på dette området vil øke potensialet for å skape en mer optimal organisering i utviklingen av fremtidens tjenestetilbud samlet. 2. RHFene utvikler en felles policy for å integrere tjenester og teknologi bl.a. for å involvere pasientene mer direkte i behandlingen. 3. HOD i samarbeid med andre departementer vurderer flere finansieringskilder for å ta i bruk nye innovative tjenester. 17

253 4.3 Muligheter Økt satsing på innovasjon knyttet til anskaffelser i helseog omsorgssektoren Helsesektorens anskaffelsesstrategier og samarbeid med leverandørindustrien For lite innovasjon betyr tapte muligheter for verdiskaping. I Norge er det et stort og uutnyttet potensial for stimulering til økt innovasjon i forbindelse med offentlige anskaffelser generelt og anskaffelser i helse- og omsorgssektoren spesielt. Figur 22 I 2008 kjøpte offentlig sektor inn varer og tjenester for om lag 380 mrd. kr 23 Offentlige innkjøp innen helse- og omsorgssektoren var på 77 mrd. kr i Offentlig sektor kan som en stor og betydningsfull kunde stimulere til produktutvikling og innovasjon hos sine leverandører, bl.a. ved å stille fremtidsrettete krav til varer og tjenester. Flere rapporter indikerer at offentlige innkjøp kan gi stor effekt på innovasjon, gjerne raskere og i større grad enn det hadde vært mulig ved iverksetting av kunnskap eller forskningsresultater fra forskerstyrt forskning 25. EU-kommisjonen publiserte i 2007 et arbeidsdokument som anbefaler bruk av førkommersielle anskaffelser, COM (2007) 799 final, Her skisseres en modell som tar utgangspunkt i en konkurranse mellom bedrifter i en idéfase og deretter en utsilingsprosess hvor man sitter igjen med noen få kvalifiserte leverandører. Ordningen er implementert i norsk lov og forskrift for offentlige anskaffelser 26. Stimulering av før-kommersielle anskaffelsesprosjekter kan fås fra Innovasjon Norge gjennom IFU/OFU-ordningen og gjennom Forskningsrådets brukerstyrte (BIP) eller offentlig styrte (OSIP) 27 innovasjonsprosjekter. Dette vil kunne redusere risikoen ved en senere innovativ anskaffelse. Direktoratet for forvaltningsutvikling og IKT, DIFI, har en rolle som kompetansemiljø og aktiv veileder og samarbeidspartner innenfor offentlig forvaltnings- og tjenesteutvikling, inkludert bruk av IKT og god bruk av offentlige anskaffelser. Helsesektorens aktører utnytter 22 Finansdepartementet, statssekretær Roger Scherva, presentasjon på Helsekonferansen SSB, Offentlig innkjøp SSB, Offentlige innkjøp helse og sosiale tjenester. 25 Windrum, P. and P. Koch: Innovation in Public Sector Services, Edward Elgar, Cheltenham, UK Se også rapportene D19, D20 og D12-4 fra det EU-finansierte PUBLIN-prosjektet, nedlastbare fra 26 Se forskrift om offentlige anskaffelser av nr 402; paragraf 1.3 punkt 2 underpunkt g, 27 Forskningsrådet har besluttet å åpne for å ta OSIP i bruk i utlysninger med søknadsfrist etter

254 liten grad denne kompetansen, samtidig som DIFI i sin aktive oppbygging av ny kompetanse trolig kan stimulere til et sterkere fokus på helse- og omsorgssektoren. Det bør derfor stimuleres aktivt til tettere samarbeid mellom RHFene, HINAS, Helsedirektoratet, virkemiddelaktørene og DIFI for å bedre sektorens anskaffelsesstrategier og samarbeid med relevante leverandører og andre kompetansemiljøer. Gjennom anskaffelser kan helsetjenesten stimulere bedriftene til å utvikle nye eller forbedrede varer, prosesser og tjenester. Erfaringer viser at manglende kunnskap og kompetanse om regelverk, metodikk og måter å organisere offentlige innkjøp ofte er en utfordring når det gjelder innovasjon i offentlige anskaffelser. Det er viktig at det klargjøres hva som er lov å inngå av avtaler knyttet til innovajon opp mot anskaffelsesregelverket, og at denne kompetansen aktiviseres i helsetjenestens langsiktige innkjøpsstrategier. Spesielt er man i Norge restriktive med å sette i gang forskningsprosjekter med tanke på å framskaffe kunnskap for åpen deling i offentlig sektor 28. Samtidig kan kompetansen om de rammevilkår som gjelder for offentlig sektor i enkelte tilfeller være mangelfull i næringslivet. Muligheten for dialog mellom innkjøper og leverandør i planleggingsfasen blir i alt for liten grad utnyttet som et mulighetsrom for samspill for innovasjon. Både myndigheter og næringsliv er opptatt av å videreutvikle prosessene og kompetansen rundt offentlige innkjøp slik at offentlige anskaffelser kan brukes for å fremme mer forskning og innovasjon i offentlig sektor og næringslivet med referanse til regjeringens Handlingsplan for miljø- og samfunnsansvar i offentlige anskaffelser, St.meld. nr 7 ( ), Et nyskapende og bærekraftig Norge, St. meld. nr 36 ( ) Det gode innkjøp. Aktørene viser til erfaringer fra Norge og andre land at utviklingen av nye varer og tjenester i helse- og omsorgsektoren har gode forutsetninger for å lykkes når utviklingen skjer i et samspill mellom offentlig sektor, FoU-miljøer og det næringslivet som leverer eller samarbeider om drift av produkter eller tjenester. Kobling mellom RHFenes forsknings- og innovasjonsstrategier og deres langsiktige anskaffelsesstrategier og -planer vil være viktig for å få fram nye løsninger. Det bør derfor stimuleres til økt fokus på denne typen samarbeid. NHO i samarbeid med KS har vært pådrivere for etablering av Nasjonalt program for leverandørutvikling, med mål om å fremme innovative offentlige anskaffelser. Programmet har et 5-års perspektiv og helse- og omsorgssektoren har prioritet. Tiltak 1. RHFene etablerer en langsiktig innkjøpsstrategi hvor innovasjon og utvikling av nye produkt og løsninger blir planlagt og prioritert. Bruk av før-kommersielle innkjøp med innovasjon som formål bør testes ut. 2. RHFene iverksetter tiltak for å sikre god kopling mellom forsknings- og innovasjonsstrategiene og langsiktige anskaffelsesstrategier og -planer ved å iverksette konkrete innovasjonsprosjekter innenfor medtek, IKT og tjenesteutvikling. 3. RHFene, i samarbeid med Helseforetakenes innkjøpssentral AS (HINAS), iverksetter tiltak internt i HFene for økt kunnskap og kompetanse om regelverk, metodikk og måter å organisere offentlige innkjøp. 4. RHFene iverksetter tiltak overfor næringslivet for å øke forståelsen deres om de rammevilkår som gjelder for offentlig sektor. 28 Slike prosjekter krever ikke anbudsutlysning iht. samme regelverk som angitt i fotnote over. 19

255 5. RHFene utfordrer Nasjonal IKT til å etablere noen større før-kommersielle nasjonale utviklingsprosjekter innen IKT og hvor kompetente leverandører samarbeider med krevende kunder. 6. RHFene vurderer deltakelse i Det nasjonale leverandørutviklingsprogrammet i regi av NHO og KS. 7. Helsedirektoratet, RHFene og virkemiddelapparatet etablerer samarbeid med DIFI for støtte og veiledning knyttet til organisering av innovasjons- og fornyingsprosesser i helse- og omsorgssektoren. DIFI stimuleres til å øke sin kompetanse og kapasitet vedrørende bruk av før-kommersielle og kommersielle anskaffelser og utnyttelse av virkemiddelapparatet til innovasjon i helse- og omsorgssektoren. 8. RHFene etablerer møteplasser for næringslivet hvor RHFene presenterer sine langsiktige anskaffelsesplaner. 4.4 Utfordringer, muligheter og tiltak Helseforetakene De regionale helseforetakene har kommet ulike langt i å følge opp overordnede føringer. Et hovedtrekk som de fleste regionale foretakene nå er i ferd med å følge opp er å utvikle en forskningsstrategi hvor innovasjon er en integrert del. Flere av foretakene er nå også i ferd med å utforme handlingsplaner på grunnlag av strategien. I mange HF er det imidlertid fortsatt mye som mangler før den grunnleggende infrastrukturen på dette området er på plass. En forutsetning for å øke innovasjonsevnen er at innovasjon forankres i toppledelsen. Et slikt engasjement er avgjørende for innovasjonsprosessen, ikke minst for implementeringen (endringskompetanse). Videre er det er avgjørende at ledelsen ser at ny teknologi gir muligheter for å hente ut gevinster gjennom tjenesteinnovasjon og nye organisasjonsformer. Tiltak 1. RHFene innfører tiltak/struktur for å organisere innovasjonssatsingen med en klar linjemessig forankring. Ansvaret for innovasjon plasseres høyt i organisasjonen. 2. RHFene tar inn innovasjon som et naturlig element i sine forskningsstrategier. RHFene legger til rette for en god innovasjonskultur som kan bidra til at gode ideer kommer fram og kan bli vurdert. 3. RHFene etablerer et system for vurdering av innovasjonspotensial både i sektoren og i samfunnet generelt i den omfattende forskningen som helseforetakene gjør. Et første felles skritt bør være å inkludere innovasjon i det elektroniske søknadsskjemaet for lettere å kunne identifisere potensielle innovasjonsmuligheter. Dette arbeidet er i gang, men bør komme på plass så snart som mulig. 4. RHFene setter av midler til å dekke interne kostnader i innovasjonsprosjekter med bedrifter som mottar støtte fra virkemidler som Offentlige forsknings- og utviklingskontraktene i Innovasjon Norge og BIPer i Forskningsrådet, jf. Oppdragsdokumentet. 5. RHF ene tar initiativ til at innovasjon blir merriterende. 6. RHFene, gjennom NIKT, tar ansvar for samordning av innovasjonsprosjekter innen IKT 20

256 7. Helse Sør-Øst RHF bidrar til at Innovasjonsledelse og -kultur tas inn helseforetakenes topplederprogram RHF bidrar til å implementere vellykkede innovasjonsprosjekter. 9. RHFene etablerer nettverk mellom av innovasjonsansvarlige i HFene Styrking og rendyrking av InnoMeds rolle InnoMed er etablert for å fasilitere behovsdrevet innovasjon i helse- og omsorgssektoren på oppdrag fra HOD og Helsedirektoratet. InnoMeds virksomhet er rettet inn mot tidlig innovasjonsfase og har tre prioriterte hovedoppgaver: Stimulering og forankring av satsingen på behovsdrevet innovasjon i helse- og omsorgssektoren. Identifisering og iverksetting av behovsdrevne utviklingsprosjekter gjennom forstudier og forprosjekter. Kunnskapsutvikling og formidling av gode metoder og verktøy som kan bidra til å støtte opp om arbeidet med behovsdrevet innovasjon. InnoMed har lykkes med å skape svært gode resultater med begrensede økonomiske ressurser og er et effektivt og velfungerende virkemiddel for fasilitering av behovsdrevet innovasjon i helsesektoren 30. InnoMeds virksomhet finansieres i dag av Helsedirektoratet og Innovasjon Norge. InnoMed har fått en sentral rolle i regjeringens satsing på behovsdrevet innovasjon med referanse til sentrale offentlige dokumenter som statsbudsjettet, Innovasjonsmeldingen og Forskningsmeldingen. I St. prp. nr 1 ( ) fra Næringsdepartementet heter det klart: Nærings- og handelsdepartementet ønsker å øke antall prosjekter med offentlige kundepartnere ytterligere. Helsesektoren er et særskilt satsingsområde. Innovasjon Norge er, i samspill med InnoMed, de regionale helseforetakene og Norges Forskningsråd en viktig aktør i regjeringens satsing på innovasjon og næringsutvikling i helsesektoren. Et sentralt mål er å øke antall FoUkontrakter med helseforetak som kunde. I tillegg er det et mål å videreutvikle arenaer og møteplasser mellom leverandørindustrien, helsesektoren og virkemiddelapparatet. I Innovasjonsmeldingen står det også at De regionale helseforetakene har utviklet en felles handlingsplan for å konkretisere oppfølgingen av oppdraget. Satsingen tar utgangspunkt i eksisterende virkemidler og er blant annet blitt fulgt opp med tiltak for å øke bruken av forsknings- og utviklingskontrakter i helse- og omsorgsektoren og styrking av InnoMed. Også i St.meld. nr 47 ( ) Samhandlingsreformen understrekes behovet for å styrke innovasjonsevnen i helse- og omsorgsektoren og den rollen InnoMed har i denne sammenheng. 29 Se 30 Tilbakemeldinger fra oppdragsgiver v/ Hans Petter Aarseth, Helsedirektoratet og konklusjoner fra InnoMeds styringsgruppe i forbindelse med InnoMeds Årsrapporter 2007, 2008,

257 Samarbeidspartnerne understreker betydningen av den sentrale rollen InnoMed har fått i forbindelse med regjeringens innovasjonssatsing og ser dette som en viktig forutsetning for å lykkes med økt innovasjon i helse- og omsorgssektoren. Samarbeidspartnerne mener samtidig at det er påfallende begrensede økonomiske ressurser som er stilt til rådighet for virksomheten. Disse har holdt seg på omtrent samme nivå over en årrekke. I praksis er det derfor ikke mulig for InnoMed å øke innsatsen. Samarbeidspartnerne mener derfor at dersom ambisjonene i de sentrale offentlige dokumentene skal innfris, må InnoMed styrkes med økte ressurser. Samarbeidspartnerne mener også at det er viktig at InnoMed opprettholder spissrollen for Innovasjon Norge knyttet til etablering av Offentlige forsknings- og utviklingskontrakter. Ikke minst er det naturlig når helsesektoren er et spesielt satsingsområde for Innovasjon Norge og hvor InnoMed har et formalisert og velutviklet nettverk mot helseforetakene. Tiltak 1. InnoMeds tilskudd (økonomiske ramme) bør økes i tråd med økte ambisjoner gjennom regjeringens innovasjonssatsning og InnoMeds sentrale rolle i denne sammenheng. InnoMeds tilskudd fra Helsedirektoratet vurderes økt i tråd med dette. De øvrige samarbeidspartnerne v/rhfene, Forskningsrådet og Innovasjon Norge bør vurdere å bidra til at denne økningen realiseres Det bør også vurderes om Kommunal- og regionaldepartementet bør bidra etter at Innovasjonssatsningen er utvidet til å omfatte den kommunale helse- og omsorgstjenesten. 2. InnoMeds rolle opprettholdes og spisses mot: o Etablere og øke antall samarbeidsarenaer og møteplasser mellom helsesektoren, kompetansemiljøer og bedrifter med sikte på å utnytte innovasjonspotensialet i helsesektoren. o Øke antall OFU-kontrakter ved å få fram forprosjekter mellom helsesektoren og leverandørbedrifter som grunnlag for utviklingskontrakter i neste omgang. o Etablere et solid kunnskapsgrunnlag til støtte i arbeidet med behovsdrevet innovasjon gjennom gode metoder og verktøy. 3. InnoMed etablerer en aktiv rolle sammen med andre innovasjonsaktører i helse- og omsorgssektoren som aktør for å stimulere til etablering av innovasjonsprosjekter med støtte fra Forskningsrådet, de nye regionale forskningsfond og relevante nordiske og europeiske virkemiddelaktører Samordning av TTO systemet for å fremme innovasjon TTOene, The Technology Transfer Offices er det etablerte apparatet for kommersialisering av forskningsresultater herunder resultater fra medisinsk forskning. TTOene finansieres bl.a. gjennom FORNY-programmet i Forskningsrådet. Det er behov for å se på hele TTOstrukturen i Norge og vurdere om antall kommersialiseringsaktører er optimalt og om muligheten for å samordne og utnytte den samlede kompetansen bedre. Videre er det viktig å sikre rammebetingelsene for TTOene fremover bl.a. gjennom opprettholdelse av grunnfinansieringen på et høyt nivå, slik at TTOene er i stand til å yte tjenester til helse- og omsorgssektoren på alle nivå og i hele landet. Aktørene ser dette som viktig for å kunne innfri 22

258 de forventninger myndighetene har formulert i forhold til å hente ut innovasjonspotensialet i helsesektoren. Det arbeides med et nytt FORNY-program, FORNY 2020, og i denne sammenheng vil Aktørene peke på tre viktige forutsetninger for å lykkes: Helseforetakene må få incentiver som bidrar til økt fokus på kommersialisering Systemet med kommersialiseringsaktører må koordineres og profesjonaliseres Rammebetingelsene, inkludert grunnfinansieringen, til TTO-systemet må opprettholdes på et høyt nivå. TTO-systemet må settes bedre i stand til å understøtte regjeringens langsiktige strategi for forskning og innovasjon innen medisin, helse og omsorg. Tiltak 1. RHFene og Forskningsrådet initierer vesentlig bedre samordning og optimalisering av TTO-systemet, inkludert mulig sammenslåing av de deler hvor det kan være hensiktmessig. 2. RHFene sammen med universitetene og i samråd med virkemiddelapparatet, tar initiativ til samordning innen innovasjon i helsesektoren på følgende områder: a. Innovasjon med sikte på kommersialisering og næringsutvikling. b. Innovasjon med lange utviklingsløp som sikter mot bedre helse i samfunnet på områder der Norge og Norden har spesielt gode forutsetninger for å bidra globalt. 3. Forskningsrådet må i sine forslag til relevante departementer prioritere at rammebetingelser og grunnfinansieringen for TTOene opprettholdes på et høyt nivå gjennom FORNY-ordningen Forskningsrådet og Innovasjon Norge Et sammenhengende virkemiddelapparat Forskningsrådet og Innovasjon Norge er organisert ulikt i forhold til satsingen mot helse- og omsorgssektoren og relevante virkemidler for innovasjon er i hovedsak rettet inn mot næringslivet. Formålet til virkemidlene og føringene som er knyttet til dem, gjør at det er utfordringer knyttet til å dekke behovet for støtte og til å få virkemidlene til å fremstå koordinerte og optimale i forhold til behovene i sektoren. Som eksempel kan IN støtte prosjekter løpende, mens Forskningsrådet gir støtte til prosjekter gjennom konkurransearenaer med enkeltutlysninger knyttet til mange programmer og satsinger i løpet av året. I en forskningsintensiv sektor som medisin og helse er det meget viktig at Forskningsrådet og IN betrakter hverandre som partnere i hele innovasjonsprosessen fra idé til marked. Det bør være tydelig sammenheng mellom helsetjenestens behov for ny kunnskap og nye løsninger og virkemidlene innrettet mot forskning, innovasjon og næringsutvikling. Forskningsrådet og IN har et potensial for bedre samarbeid. Flere virkemidler har overlapp slik at de kan forsterke hverandre. Det er potensial for at ulike virkemidler kan avløse hverandre langs utviklingskjeden. Et arbeid for oppdatering av status for samarbeidet mellom Forskningsrådet og IN som omfatter helseområdet konkluderte med blant annet følgende: 23

259 Det kan hentes ut større effekter av institusjonenes arbeid innen helseområdet. Det bør bl.a. skje gjennom en tettere kopling av sektorarbeid og virkemidler til aktuelle forskningsprioriteringer. Videre bør prosjekter under Forskningsrådets brukerstyrte programmer koples med aktuelle finansieringsordninger i IN. Dialogen på helseområdet bør intensiveres, og det bør samarbeides om utvikling/tilpassing av programmer og virkemidler. Det bør også legges opp til et effektivt samspill mellom virkemidler rettet mot det enkelte prosjekt. De to institusjonene bør ta opp igjen arbeidet med porteføljeanalyse og vurdere et utvalg prosjekter, særlig de som har kommersialiseringspotensial. Sikring av styrket dialog og økt samarbeid om utvikling av kompetanse knyttet til kommersialiseringspotensial og av koordinerte strategier bør prioriteres for å få mer verdiskaping fra eksisterende og nye virkemidler. Det er en utfordring at det ikke eksisterer tilstrekkelige virkemidler for risikoavlastning for helsetjenesten i innovasjonsprosjekter. Det er en økende erkjennelse at offentlig sektor i større grad må settes i stand til selv å drive innovasjonsprosesser og å fylle rollen som krevende kunde. Bortsett fra OFU-kontrakter (og her er praksisen restriktiv når det gjelder direkte støtte til de offentlige virksomhetene) og begrenset bruk av Forskningsråds-støttede offentlige styrte innovasjonsprosjekter har vi få virkemidler som stimulerer til innovasjon i offentlige virksomheter og institusjoner. Tiltak 1. Forskningsrådet og IN formaliserer en tett og god dialog både med helsetjenesten og næringslivet for å sikre at virkemidlene treffer det faktiske behovet for innovasjon. 2. Forskningsrådet og IN etablerer et tettere samarbeid både på strategisk og operasjonelt nivå for å sikre en sammenhengende virkemiddelportefølje langs hele verdikjeden fra idé til marked. 3. Forskningsrådet og IN sikrer bedre koordinering av det løpende praktiske arbeidet på sektornivå. Dette omfatter samspill rettet mot forskningsinstitusjoner, klyngeaktører, nettverksarenaer, konferanser og internasjonale profileringstiltak. 4. Forskningsrådet og IN bør i større grad utnytte hverandres komplementære kompetanseressurser i prosjektvurdering. For Forskningsrådet gjelder dette bedriftsstyrte og offentlig styrte innovasjonsprosjekter, SFIer, prosjektetableringsstøtte og FORNY-støtte. For Innovasjon Norge gjelder dette etablererstipend, inkubatorstipend, OFU/IFU og internasjonal rådgivningstjeneste. 5. IN prioriterer sitt initiativ til å etablere FORSTERK overfor NHD for å få lukket gapet i vekslingsfeltet mellom akademisk forskning og bedriftsfinansiert produktutvikling. 6. Forskningsrådet tar i bruk søknadstypen offentlig styrt innovasjonsprosjekt, OSIP 31 som et nytt virkemiddel for å øke innovasjonsaktiviteten på helse. 7. RHFene følger opp forslaget til etablering av virkemidler til risikoavlastning til helseforetak og kommuner i forbindelse med innovasjonsprosjekter med HOD, KRD og NHD. Det er viktig å få på plass gode incentiv-ordninger for helsetjenesten. 31 Se for informasjon om OSIP 24

260 8. IN følger opp muligheten som har åpnet seg gjennom OFU/IFU-ordningen med sikte på å gi helseforetak og kommuner muligheten for delvis finansiering av egen aktivitet i helseprosjekter. 9. IN tilpasser OFU- ordningen til bruk i klinisk uttesting. 10. Forskningsrådet, IN og SIVA sikrer at den omfattende medisinske forskningen i Norge, gjennom virkemidler som SFI, NCE og ARENA i langt større grad fokuserer på innovasjon. 4.5 Realisering av verdiskapingspotensialet nasjonal utbredelse og implementering av innovasjonsprosjekter En viktig forutsetning for å lykkes med innovasjonssatsingen er å sikre vellykkede innovasjonsprosjekter og piloter hvor effekten i form av verdiskaping innen helse, omsorg og forebygging er dokumentert, faktisk blir tatt i bruk og får et bredt gjennomslag. Det er avgjørende for verdiskapingen i næringslivet at det faktisk er et marked og i offentlig sektor at regelverk og samhandlingsordninger muliggjør gevinstrealisering. I RHFenes handlingsplan påpekes manglende system/mekanismer for å implementere og sikre videre utvikling og bredt gjennomslag for vellykkede innovasjonsprosjekter. I tråd med Samarbeidsavtalen har aktørene et felles ansvar for å informere og spre kunnskap om betydningen av innovasjon, virkemidler og resultater av innovasjonsprosesser. I innovasjonsprosessen kan det være flere barrierer som gjør at implementeringen tar tid. Aktørene vil peke på at bl.a. manglende finansierings- og refusjonsordninger, jf. mobil røntgen, kan virke hemmende på at nye løsninger ikke blir tatt i bruk. Med sitt hovedansvar for drift og utvikling av finansierings- og refusjonsordninger i spesialisthelsetjenesten, kan Helsedirektoratet vurdere om det er behov for å se på nye løsninger i forhold til eksisterende regelverk og reguleringer. Tiltak 1. RHFene etablerer rutiner for gevinstmåling i forbindelse med innovasjonsprosjekter. 2. RHFene etablerer rutiner for informasjonsdeling om, implementering og utbredelse av vellykkede innovasjonsprosjekter. 3. Helsedirektoratet har ansvar for å vurdere og foreslå utvikling av refusjonsordningene, herunder vurdere hvordan dokumentert effektive nyvinninger kan understøttes gjennom ordningene. 4.6 Sentrale suksessfaktorer for å utløse innovasjonspotensialet Følgende suksesskriterier er sentrale for å utløse innovasjonspotensialet i helse- og omsorgssektoren: At dette blir en langsiktig satsing innovasjon tar tid At RHFene arbeider aktivt med en mest mulig samordnet innovasjonssatsningen, herunder å være krevende kunde. 25

261 At RHFene blir tilført ressurser for risikoavlastning knyttet til innovasjonsprosjekt, på tilsvarende måte som næringslivet støttes gjennom virkemiddelapparatet. At det etableres gode samarbeidsrelasjoner mellom helsesektoren og næringslivet. At kommunesektoren samordner seg og definerer felles utfordringer og behov for nye løsninger. Dette skaper et mer interessant marked for næringslivet og kan bidra til bedre og billigere løsninger for kommunene At refusjonsordninger utvikles slik at dokumentert effektive nyvinninger kan understøttes gjennom ordningene. 26

262 4.7 Samordning av offentlig ressursbruk - matrise for samarbeid mellom aktørene Samarbeid Forprosjekter OFU-prosjekter BIP OSIP SFI Helseforetak Finansierer og gjennomfører Medfinansierer, kundepartner Egenfinansiering, partner Leder, partner, egenfinansiering Deltaker forskning, innovasjon Førkommersielle prosjekter Finansiør Helse-TTOer Støtter Stimulerer søkere Stimulerer søkere Stimulerer søkere Støtter deltakere Tilrettelegger InnoMed Initierer, finansierer, koordinerer Stimulerer søkere Stimulerer søkere Stimulerer søkere Kilde for nye prosjekter Tilrettelegger Innovasjon Norge Stimulerer søkere Veileder, finansierer Stimulerer søkere Stimulerer søkere Stimulerer søkere Tilrettelegger, støtter Forskningsrådet Støtter, stimulerer søkere Stimulerer søkere Veileder, finansierer Veileder, finansierer Veileder, finansierer Tilrettelegger, støtter Bedrifter Initierer, finansierer Søker, medfinansierer Hovedsøker, medfinansierer Medvirker Medvirker Medfinansierer, medvirker Interesseorganisasjoner Initierer, finansierer Medvirker Medvirker, medfinansierer Medvirker Medvirker Støtter, medvirker

263 4.8 Oppsummering av tema (muligheter/utfordringer), målsettinger, tiltak og ansvarlig TEMA MÅLSETTING TILTAK ANSVAR Langsiktig og målrettet innovasjonssatsing Innovasjonssatsingen er langsiktig gjennom: forlengelse av samarbeidsavtalen i tråd med regjeringens langsiktige Innovasjonssatsning kommunal helse- og omsorgstjeneste er med i samarbeidet Samarbeidspartnerne bidrar til at samarbeidsavtalen og tiltaksplanen forlenges i tråd med utvidelsen av satsningen til ti år, forutsatt en positiv halvveisevaluering. Samarbeidspartnerne inviterer KS med i samarbeidsavtalen Helsedirektoratet tar initiativ til etablering av møteplass mellom de berørte aktørene. Møteplassen skal gi grunnlag for oversikt over status i satsingen og samordning av nasjonale tiltak. Møteplassen finner sted to ganger i året. HOD og NHD bør være med som observatører. Helsedir. Helsedir. Helsedir. Strategiske satsingsområder Innovasjonssatsingen fokuserer på nye løsninger for å møte de store utfordringene som helse- og omsorgstjenesten står over for Samarbeidspartnerne prioriterer og samordner sine ressurser/ virkemidler for økt satsing på innovasjon og nye løsninger for å møte de store utfordringene i helse- og omsorgssektoren med endret sykdomsbilde og store pasientgrupper med kroniske sykdommer og livsstilssykdommer som psykisk helse, rus, diabetes, kols, slag, demens, kreft, overvekt. Samarbeidspartnerne Innovasjonssatsingen har et bredt perspektiv gjennom satsing både på teknologiutvikling og tjenesteutvikling Samarbeidspartnerne stimulerer til økt innovasjon innenfor et bredt perspektiv, både teknologiutvikling og tjenesteutvikling, med fokus på medisinsk teknologi, biomedisin, IKT og organisasjonsutvikling. Samarbeidspartnerne RHFene samordner seg på innovasjonssiden tilsvarende som på forskningssiden gjennom egnede fora. RHFene 28

264 Potensialet for økt innovasjon innenfor medisinsk teknologi utløses gjennom å samordne ressursbruken mot behov i helsesektoren og utnytte nasjonale fortrinn Økt satsing på forskning og kunnskapsutvikling i grenselandet mellom teknologiutvikling og organisasjonsutvikling RHFene etablerer en felles policy for innovasjon innen medtek-området basert på de utfordringene helsetjenesten står overfor og utnyttelse av nasjonale fortrinn med lave barrierer mellom klinikere og teknologer og videre satse der vi er gode, jf. satsinger og nasjonale kompetansesentra. NFR og IN etablerer virkemidler og bidrar til økt satsing på forskning og kunnskapsutvikling i grenselandet mellom utvikling og implementering av ny teknologi på den ene siden og organisasjons- og tjenesteutvikling på den andre. Større innsikt på dette området vil øke potensialet for å skape en mer optimal organisering i utviklingen av fremtidens tjenestetilbud samlet. RHFene Forskningsrådet og IN 29

265 TEMA MÅLSETTING TILTAK ANSVAR Innovasjon er godt forankret i ledelsen i RHFer og HFer RHFene innfører tiltak/struktur for å organisere innovasjonssatsingen med en klar linjemessig forankring. Ansvaret for innovasjon plasseres høyt i organisasjonen RHFene Forankring og eierskap i helsesektoren Innovasjon er implementert og fått en sentral plass i RHFenes og HFenes strategier og planer RHFene tar inn innovasjon som et naturlig element i sine forskningsstrategier og legger til rette for en god innovasjonskultur som kan bidra til at gode ideer kommer fram og kan bli vurdert. RHFene Forskningsaktiviteten i regi av RHFene/ HFene er viktig innovasjonsdriver RHFene etablerer et system for vurderingen av innovasjonspotensial både i sektoren og i samfunnet generelt i den omfattende forskningen som helseforetakene gjør. Et første felles skritt bør være å inkludere innovasjon i det elektroniske søknadsskjemaet for å lettere kunne identifisere potensielle innovasjonsmuligheter. Dette arbeidet er i gang, men bør komme på plass så snart som mulig. RHFene 30

266 TEMA MÅLSETTING TILTAK ANSVAR RHFer og HFer har økt fokus på innovasjonsledelse og innovasjonskultur Helse Sør-Øst RHF bidrar til at innovasjonsledelse og - kultur tas inn i inn på helseforetakenes toppleder program RHFene etablerer nettverk mellom innovasjonsansvarlige i HFene. Helse Sør- Øst RHF RHFene Fremme innovasjonskultur i RHFer og HFer Incentivordninger og risikoavlastning for HFer i innovasjonsprosjekter er etablert RHFene setter av midler til å dekke interne kostnader i før-kommersielle anskaffelser med bedrifter som mottar støtte fra virkemidler som Offentlige forsknings- og utviklingskontraktene i Innovasjon Norge og brukerstyrte (BIP) eller offentlig styrte (OSIP) i Forskningsrådet, jf. Oppdragsdokumentet. RHFene Anerkjennelse til ansatte i helsesektoren for innovasjonsaktivitet RHFene tar initiativ til at innovasjon blir merriterende for ledere og ansatte i RHFene og HFene. RHFene 31

267 TEMA MÅLSETTING TILTAK ANSVAR Nasjonal samordning og koordinering av innovasjonsprosjekter Nasjonale innovasjonsprosjekter innen IKT iverksettes Sikre enhetlig, trygg og effektiv kommunikasjon mellom IKTløsninger er etablert RHFene utvikler en felles policy for å integrere tjenester og teknologi bl.a. for å involvere pasientene mer direkte i behandlingen RHFene, gjennom NIKT, tar ansvar for samordning av innovasjonsprosjekter innen IKT i spesialisthelsetjenesten. Nasjonal IKT tar initiativet til dialog med Helsedirektoratet, Innovasjon Norge og Forskningsrådet, for å identifisere områder som kan understøttes av Nasjonal IKT, Helsedirektoratet og virkemiddelaktørene, og for å legge en plan for videre arbeid. NIKT tar et pådriveransvar for nasjonal koordinering på RHFenes ansvarsområder og iverksetting av førkommersielle anskaffelser innenfor prioriterte IKTområder. Helsedirektoratet, i samarbeid med aktørene, forankret i ehelsegruppen, må sørge for at det etableres og tas i bruk felles standarder, i henhold til etablert nasjonal samhandlingsarkitektur, som sikrer at nye IKT-løsninger baseres på enhetlig, trygg og effektiv kommunikasjon mellom systemer. Sertifisering av funksjonalitet i EPJsystemer er en del av dette bildet. RHFene RHFene RHFene/ NIKT RHFene /NIKT Helsedir Nasjonalt/nordisk samarbeid om verifisering og dokumentasjon av nye løsninger gjennom kliniske utprøvinger er etablert RHFene tar en aktiv rolle for utvikling, utprøving og verifisering av forskningsresultater innen medtek og biomedisin, gjennom etablering av samarbeid som muliggjør utprøving av nye løsninger på tvers av geografi, gjerne på nasjonalt eller nordisk nivå. RHFene 32

268 TEMA MÅLSETTING TILTAK ANSVAR Innovasjon i forbindelse med offentlige anskaffelser RHFene bidrar aktivt til å stimulere til og utløse potensialet for innovasjon i forbindelse med anskaffelser RHFene etablerer en langsiktig innkjøpsstrategi hvor innovasjon og utvikling av nye løsninger blir planlagt og prioritert. Bruk av før-kommersielle innkjøp med innovasjon som formål bør testes ut. RHFene iverksetter tiltak for å sikre god kopling mellom forsknings- og innovasjonsstrategiene og langsiktige anskaffelsesstrategier og -planer ved å iverksette konkrete innovasjonsprosjekter innenfor medtek, IKT og tjenesteutvikling. RHFene, i samarbeid med Helseforetakenes innkjøpssentral AS (HINAS), iverksetter tiltak internt i HFene for økt kunnskap og kompetanse om regelverk, metodikk og måter å organisere offentlige innkjøp. Helsedirektoratet, RHFene og virkemiddelapparatet etablerer samarbeid med DIFI for støtte og veiledning knyttet til organisering av innovasjons- og fornyingsprosesser i helse- og omsorgssektoren. DIFI stimuleres til å øke sin kompetanse og kapasitet vedrørende bruk av førkommersielle og kommersielle anskaffelser og utnyttelse av virkemiddelapparatet til innovasjon i helse- og omsorgssektoren. RHFene RHFene RHFene Samarbeidspartnerne 33

269 TEMA MÅLSETTING TILTAK ANSVAR Innovasjon i forbindelse med offentlige anskaffelser Gjøre næringslivet bedre i stand til å møte helsetjenestens behov for nye og bedre tjenester RHFene iverksetter overfor næringslivet for å øke forståelsen deres om de rammevilkår som gjelder for offentlig sektor. RHFene utfordrer Nasjonal IKT til å etablere noen større før-kommersielle nasjonale utviklingsprosjekter innen IKT og hvor kompetente leverandører samarbeider med krevende kunder. RHFene vurderer deltakelse i det nasjonale leverandørutviklingsprogrammet i regi av NHO og KS. RHFene etablerer møteplasser for næringslivet hvor RHFene presenterer sine langsiktige anskaffelsesplaner RHFene RHFene RHFene RHFene 34

270 TEMA MÅLSETTING TILTAK ANSVAR InnoMeds tilskudd (økonomiske ramme) fra Helsedirektoratet vurderes økt i tråd med økte ambisjoner gjennom Innovasjonssatsningen og InnoMeds sentrale rolle i denne sammenheng. De øvrige samarbeidspartnerne v/rhfene, Forskningsrådet og Innovasjon Norge bør vurdere å bidra til at denne økningen realiseres. Det bør også vurderes om Kommunal- og regionaldepartementet (KRD) bør bidra etter Innovasjonssatsningen er utvidet til å omfatte den kommunale helse- og omsorgstjenesten. Styrking av innovasjonfasilitatorene InnoMeds ramme vurderes økt i tråd med ambisjoner og for å sikre: Bedre forankring av regjeringens innovasjonssatsing og stimulering til økt satsing gjennom flere møteplasser mellom myndigheter, helse, FoU og næring. Flere vellykkede behovsdrevne innovasjonsprosjekter er realisert Et solid kunnskapsgrunnlag for behovsdrevet innovasjon er etablert gjennom gode metoder og verktøy.innomeds rolle opprettholdes og spisses mot: o Etablere og øke antall samarbeidsarenaer og møteplasser mellom helsesektoren, kompetansemiljøer og bedrifter med sikte på å utnytte innovasjonspotensialet i helsesektoren. o Øke antall OFU-kontrakter ved å få fram forprosjekter mellom helsesektoren og leverandørbedriftene som grunnlag for utviklingskontrakter i neste omgang. o Etablere et solid kunnskapsgrunnlag til støtte i arbeidet med behovsdrevet innovasjon gjennom gode metoder og verktøy. InnoMed etablerer en aktiv rolle sammen med andre innovasjonsaktører i helse- og omsorgssektoren som aktør for å stimulere til etablering av innovasjons- HOD, Helsedir, RHFene, Forskningsrådet, Innovasjon Norge og KRD 35

271 prosjekter med støtte fra Forskningsrådet, de nye regionale forskningsfond og relevante nordiske og europeiske virkemiddelaktører. TTO systemet styrkes gjennom bedre samordning og optimalisering for å sikre: Flere vellykkede forskningsbaserte innovasjonsprosjekter er realisert RHFene og Forskningsrådet initierer vesentlig bedre samordning av TTO-systemet, inkludert mulig sammenslåing av de deler hvor det kan være hensiktsmessig. RHFene sammen med universitetene og i samråd med virkemiddelapparatet tar initiativ til samordning innen innovasjon i helsesektoren på følgende områder: o Innovasjon med sikte på kommersialisering og næringsutvikling o Innovasjon med lange utviklingsløp som sikter mot bedre helse i samfunnet på områder der Norge og Norden har spesielt gode forutsetninger for å bidra globalt. Forskningsrådet må i sine forslag til relevante departementer prioritere at rammebetingelsene for TTOene opprettholdes på et høyt nivå gjennom FORNY-ordningen. RHFene RHFene, Forskningsrådet Forskningsrådet 36

272 TEMA MÅLSETTING TILTAK ANSVAR Forskningsrådet og IN formaliserer en tett og god dialog både med helsetjenesten og næringslivet for å sikre at virkemidlene treffer det faktiske behovet for innovasjon. Forskningsrådet og IN Forskningsrådet og IN etablerer et tettere samarbeid både på strategisk og operasjonelt nivå for å sikre en sammenhengende virkemiddelportefølje langs hele verdikjeden fra idé til marked. Forskningsrådet og IN Et sammenhengende virkemiddelapparat Offentlige virkemidlene er sammenhengende og tilpasset helsesektorenes og næringslivets behov, gjennom tettere og bedre samarbeid mellom Forskningsrådet og Innovasjon Norge. Forskningsrådet og IN sikrer bedre koordinering av det løpende praktiske arbeidet på sektornivå. Dette omfatter samspill rettet mot forskningsinstitusjoner, klyngeaktører, nettverksarenaer, konferanser og internasjonale profileringstiltak. Forskningsrådet og IN etablerer større kompetanse og handlekraft rundt markedsarbeidet innen biomedisinsk innovasjon, herunder både muligheter og begrensninger. Forskningsrådet og IN Forskningsrådet og IN Forskningsrådet og IN bør i større grad utnytte hverandres komplementære kompetanseressurser i prosjektvurdering. For Forskningsrådet gjelder dette bedriftsstyrte og offentlig styrte innovasjonsprosjekter, SFIer, prosjektetableringsstøtte og FORNY-støtte. For Innovasjon Norge gjelder det etablererstipend, inkubatorstipend, OFU/IFU og internasjonal rådgivningstjeneste. Forskningsrådet og IN 37

273 Forskningsrådet og IN sikrer at virkemidler og vekslingsfeltet i regi av virkemiddelapparatet avstemmes og tilpasses for å oppnå maksimal effekt innen biomedisinsk innovasjon. IN prioriterer sitt initiativ til å etablere FORSTERK overfor NHD for å få lukket gapet i vekslingsfeltet mellom akademisk forskning og bedriftsfinansiert produktutvikling. Forskningsrådet tar i bruk søknadstypen offentlig styrte innovajonsprosjekter som et nytt virkemiddel for å øke innovasjonsaktiviteten på helse. RHFene følger opp forslaget til etablering av virkemidler til risikoavlastning til helseforetak og kommuner i forbindelse med innovasjonsprosjekter med HOD, KRD og NHD. Det er viktig å få på plass gode incentiv-ordninger for helsetjenesten. IN følger opp muligheten som har åpnet seg gjennom OFU/IFU-ordningen med sikte på å gi helseforetak og kommuner muligheten for delvis finansiering av egen aktivitet i helseprosjekter. IN tilpasser OFU- ordningen til bruk i klinisk uttesting. NFR, IN og SIVA sikrer at den omfattende medisinske forskningen i Norge, gjennom virkemidler som SFI, NCE og ARENA i langt større grad fokuserer på innovasjon. Forskningsrådet og IN IN RHFene IN IN Forskningsrådet Forskningsrådet, IN, SIVA 38

274 TEMA MÅLSETTING TILTAK ANSVAR Realisering av gevinstpotensialet Vellykkede innovasjonsprosjekter (piloter) blir tatt i bruk og breddet ut i helsesektoren RHFene etablerer rutiner for gevinstmåling i forbindelse med innovasjonsprosjekter. RHFene etablerer rutiner for informasjonsdeling om, implementering og utbredelse av vellykkede innovasjonsprosjekter HOD i samarbeid med andre departementer vurdere flere finansieringskilder for å ta i bruk nye innovative løsninger. Helsedir har ansvar for å vurdere og foreslå utvikling av refusjonsordning, herunder vurdere hvordan dokumentert effektive nyvinninger kan understøttes gjennom ordningene. RHFene RHFene HOD Helsedir. 39

275

276 Vedlegg 14a Til: Styringsgruppen Nasjonal IKT Kopi Fra: Programkontoret Nasjonal IKT Dato: Saksnr: 14/ Videre finansiering av NSEP Bakgrunn og situasjon Norsk senter for elektronisk pasientjournal (NSEP) er et tverrfaglig forskningsmiljø ved NTNU der det utføres forskning vedrørende utvikling, bruk og nytte av elektronisk pasientjournalsystemer og pasientjournalopplysninger. Viser til tidligere behandling av saken Videre finansiering av NSEP i Styringsgruppens møte I dette møtet tok Herlof Nilssen opp en sak knytte til dette under "Eventuelt". Følgende ble referatført: Finansiering NSEP: Herlof Nilssen henviste til tidligere behandling av NSEP-finansiering. P.t. har NSEP foretatt seg lite for å skaffe tilveie en bredere finansiering, men de vil utarbeide en presentasjon og ta en runde i relevante organer (departement, direktorat, Difi, m.fl.) innen kort tid. Nasjonal IKT bør bidra til at NSEP-miljøet opprettholdes, og man vil be NSEP gjennomgå presentasjonen i styringsgruppens første møte i 2011 og gi sine innspill i dette møtet. Forslag til løsning I dialog med Programkontoret har NSEP, ved Arild Faxvaag og Trond S Johansen, informert om at Arild Faxvaag vil gjennomgå presentasjonen man ser for seg å ta med til relevante organer for å søke om støtte i Styringsgruppens møte Presentasjonen vil bli ettersendt. Forslag til vedtak Til diskusjon. Vedl 14a Videre finansiering av NSEP v1.0.doc 1

277 Vedlegg 15a Til: Styringsgruppen Nasjonal IKT Kopi Fra: Programkontoret Nasjonal IKT Dato: Saksnr: 15/ Diverse saker til orientering Nr. Sak Bakgrunn og situasjon Forslag til løsning a) Evaluering av Nasjonal IKTs Prosjektsamling høst personer deltok på Nasjonal IKTs Prosjektsamling oktober. Disse var prosjektledere for Nasjonal IKTs prosjekter, deltakerne fra de ulike RHFene, fagforumene m.fl. I etterkant av samlingen ble det sendt ut en kort spørreundersøkelse til deltakerne som vil danne grunnlag for evt. fremtidige samlinger. 19 personer (61 %) svarte på spørreundersøkelsen. På en skala fra 1 (svært dårlig) til 5 (svært bra) svarte respondentene at deres helhetsinntrykk av samlingen var 4,2. Alle respondentene mener man bør forsette med Prosjektsamlinger i regi av Nasjonal IKT. Respondentene oppgir at de er fornøyde med samlingen og at de føler den ga mye faglig påfyll og nyttig informasjon. Undersøkelsen har i tillegg gitt Programkontoret en del nyttige innspill ift. prioritering av temaer til kommende samlinger, mulige forelesere, praktisk avholdelse m.m. b) Juridisk vurdering - nasjonale avtaler vedr. talegjenkjenning I PEF ble følgende aksjonspunkt referatført (med HSØ som ansvarlig): "Gjennomføre juridisk vurdering av foreslått prosess for nasjonale avtaler vedr. talegjenkjenning". c) Felles høringssvar til NHNs strategi Norsk Helsenett (NHN) har revidert sitt strategidokument og sendte dette ut på Programkontoret foreslår å gjennomføre samlinger à la Prosjektsamling høst-2010 årlig (hver høst) og vil komme tilbake til planlegging av Prosjektsamling høst-2011 på et senere tidspunkt. Juridisk vurdering ble oversendt HSØ i uke 46, denne har blitt videreformidlet til PEF (se vedlegg 15b). HSØ oppfatter vurderingen slik at rammeavtalen maksimalt kan forlenges frem til RHFer / HFer som benytter seg av avtalen innenfor dette tidsrommet kan også benytte avtalen til å avrope anskaffelse knyttet til nynorsk talegjenkjenning (det er tiltenkt at en slik anskaffelse gjøres nasjonalt). Ved innkjøp utover dette, må man gjennomføre en ny anskaffelse. RHFene har utarbeidet et sammenstilt høringssvar. Hvert RHF utpekte en kontaktperson (Kristin W. Wieland (HSØ), Erik M. Hansen 1 Vedl 15a Diverse saker til orientering v1.0.doc

278 Vedlegg 15a Nr. Sak Bakgrunn og situasjon Forslag til løsning høring (HV), Arild Pedersen (HMN) og Line Lindstad (HN)) som var ansvarlig for å sende RHFets høringssvar til Programkontoret og deretter gi tilbakemeldinger på Programkontorets utkast til sammenstilt høringssvar. d) Tilbakemelding fra HSØ til forprosjekt kjernejournal e) Organisering av forprosjekt Pasientrettede IKT-tjenester i spesialisthelsetjenesten (tiltak 38) f) Avklaringer fra Hdir. knyttet til nytt radiologikodeverk v/ Programkontoret Helse Sør-Øst oversendte sine tilbakemeldinger på saksdokumenter tilsendt i forbindelse med referansegruppemøte i forprosjekt kjernejournal. Dokumentet ble sendt til Nasjonal IKT som kopi. I PEF ble det bedt om fremlegges av et prosjektdirektiv med komplett oversikt over prosjekt- og styringsgruppens deltakere i neste møte. PEF kommenterte at en intern prosjektleder vil være å foretrekke Programkontoret oversendte en oppfølging vedr. anbefalinger og innspill til Helsedirektoratets implementeringsprosjekt g) Videre forvaltning av BUP-data. I SG fikk HMN v/ Hemit ansvar for den videre prosessen knyttet til behov for videre avtale for forvaltning Høringssvaret (vedlegg 15c1-c2) er basert på innspill fra bl.a. helseforetak, Nasjonalt senter for samhandling og telemedisin (NST), diverse brukerutvalg og regionale IKT-fora og ble oversendt til NHN innen frist for høringssvar Dokumentet har følgende hovedkonklusjoner: Spesialisthelsetjenesten er ikke godt nok ivaretatt i forprosjekt kjernejournal. Bl.a. er ikke tidligere og pågående arbeid i spesialisthelsetjenesten i regi av NIKT, vedr medikasjonstjenesten ivaretatt. Forprosjekt kjernejournal bør tegne opp prosesser for hele helsetjenesten og se på informasjonsbehovet i de enkelte steg slik kan man kan se om infobehovet er likt og evt. hvor det skiller seg ut. Da er det også enklere å prioritere. Glenn Melby, HSØ, har blitt utpekt som prosjektleder. Følgende har blitt foreløpig blitt meldt inn til styringsgruppen: Arild Faxvaag (Klinisk IKT Fagforum). Følgende har foreløpig blitt meldt inn til prosjektgruppen: Heidi Jacobsen (HN), Helen Aareskjold (HV), Renard Sharif Nilsen (FF Arkitektur), Ellen Jaatun (Klinisk IKT FF). RHFene har blitt bedt om å melde inn øvrige ressurser innen Helsedirektoratet v/ Geir Brandborg har bekreftet at implementering av kodeverket er utsatt til Han understreker at Helsedirektoratet har ingen formell rolle mht implementeringen av nytt kodeverk i HFene, det er hvert enkelt RHF som må sørge for at det utarbeides kravspesifikasjoner relevant for egne HF. Helsedirektoratet vil foreslå at direktoratet fasiliterer et nettverk for implementering av nytt radiologikodeverk der både de regionale helseforetakene, de private røntgeninstituttene/rifo, samt leverandørene inngår. Hemit har identifisert to hovedalternativ; 1) Iverksette anskaffelsesprosess 2) Vurdere risiko for å kjøre uten avtale og med nye løsninger på plass Det siste alternativet medfører at 2 Vedl 15a Diverse saker til orientering v1.0.doc

279 Vedlegg 15a Nr. Sak Bakgrunn og situasjon Forslag til løsning av BUP-data. man ikke iverksetter en anskaffelsesprosess, men at man søker om dispensasjon fra myndighetskrav. Gitt de høye kostnadene relatert til en anskaffelse og det faktum at dette kun vil være et problem for Helse Midt-Norge (og OUS) vil alternativ 2 være mest hensiktsmessig. Helse Midt-Norge vil derfor trolig ikke arbeide videre med en anskaffelsesprosess. 3 Vedl 15a Diverse saker til orientering v1.0.doc

280 Vedlegg 15b Notat Til: Helse Sør-Øst RHF v/ Geir Tore Gaukerud Fra: Wikborg Rein Dato: 18. november 2010 Ansvarlig partner: Morten Goller Vurdering av tilleggskjøp og forlengelse av kontrakt med Max Manus AS 1 INNLEDNING Tidligere Helse Sør RHF inngikk våren 2006 avtale med Max Manus AS om kjøp og vedlikehold av system for talegjenkjenning. Talegjenkjenning innebærer automatisk konvertering av tale til tekst. Avtalen omfattet alle helseforetak i det tidligere Helse Sør RHF. Den 7. desember 2006 inngikk Helse Øst RHF ved Nye Ahus avtale med Max Manus om kjøp og vedlikehold av et tilsvarende system for talegjenkjenning ("Ahusavtalen"). Av punkt A2.1 i bilag A2 til denne avtalen fremkommer det at anskaffelsen er et fellesprosjekt mellom Helse Øst RHF ved utbyggingsorganisasjonen for nytt sykehus og Nye Ahus/Akershus Universitetssykehus HF. Videre heter det at anskaffelsen omfatter "en rammeavtale for talegjenkjenning, der Helse Øst RHF, Helse Vest RHF, Helse Midt-Norge RHF og Helse Nord RHF samt alle underliggende helseforetak og sykehus med driftsavtale skal kunne benytte rammeavtalen." Det samme fremgikk eksplitt av konkurransegrunnlaget. Vi har videre fått opplyst at avtalen mellom tidligere Helse Sør og Max Manus ble avviklet og overført til Ahusavtalen i juni 2010, slik at alle sykehus i Norge nå er underlagt denne avtalen. Vi har ikke vurdert det rettslige grunnlaget for denne overføringen. Uansett betyr dette i utgangspunktet at alle norske sykehus kan avrope kjøp av talegjenkjenningssystem fra Max Manus under avtalen. Vi er ikke kjent med hvorvidt andre sykehus enn Ahus har foretatt avrop under rammeavtalen. Rammeavtalen har etter punkt A2.1 siste avsnitt varighet på tre år med opsjon på forlengelse i to år med ett år av gangen. Denne kontraktsperioden var også angitt i konkurransegrunnlaget. Det vil si at dersom opsjonene benyttes, utløper rammeavtalen 7. desember I e-poster fra Helse Sør-Øst RHF ved Geir Tore Gaukerud 12. oktober 2010 og 2. november 2010 er vi bedt om å vurdere muligheten for å forlenge avtalen. Vi legger til grunn at det er en eventuell forlengelse av rammeavtalen utover den avtalte avtaleperioden på fem år som ønskes vurdert. Selv om regelverket for offentlige anskaffelser i utgangspunktet krever at rammeavtaler ikke er av mer enn fire års varighet, jf (4) i forskrift for offentlige L_ _V

281 2/10 Vedlegg 15b anskaffelser (FOA), kan vi i utgangspunktet ikke se at en forlengelse med det siste året er rettsstridig. Det kan argumenteres for at hensynet til å få en enhetlig løsning i forskjellige sykehus tilsier en relativt lang avtaleperiode, og uansett er det også bare tale om ett år mer enn de uansett aksepterte fire år. Vi nevner i denne sammenheng at varigheten av rammeavtalen først og fremst har betydnin for muligheten til å foreta nye avrop under rammeavtalen. Kontraktene for de sykehus som har foretatt avrop under rammeavtalen er ikke nødvendigvis underlagt denne tidsbegrensningen. Ahus vil for eksempel kunne forsette en løpende vedlikeholdsavtale (dersom denne er avropt) utover denne perioden. Vi er også bedt om å redegjøre for hvorvidt Helse Sør-Øst kan utvide avtalen til også å gjelde en nynorsk versjon av talegjenkjenningssystemet. Endelig er vi anmodet om å beskrive handlingsrommet dersom det utlyses ny konkurranse for nynorskløsningen alene. Hvorvidt disposisjonene kan foretas uten forutgående kunngjøring og konkurranse, vil bero på om unntakene i 14-4 bokstav c og j i FOA kommer til anvendelse. Dersom vilkårene i unntaksbestemmelsene ikke er oppfylt, men man likevel ikke gjennomfører en konkurranse, vil det foreligge en ulovlig direkte anskaffelse. Dette kan som kjent gi grunnlag for overtredelsesgebyr. 2 OPPSUMMERING OG HOVEDKONKLUSJONER Vår konklusjon er at vilkårene i FOA 14-4 bokstav c og j ikke er oppfylt i dette tilfellet. Det betyr at man ikke bare kan forlenge avtalen ut over rammeavtalens utløp eller anskaffe nynorskløsningen etter utløp av rammeavtalen, men at det må utlyses ny konkurranse. Når det gjelder kjøp av nynorskløsningen, mener vi det er mulig å hevde at sykehus som allerede har kjøp talegjenkjenningssystem kan kjøpe dette som en tilleggsmodul fra Max Manus under gjeldende rammeavtale. Nynorskløsningen må da avropes før rammeavtalen utløper. Sykehus som velger å utlyse ny konkurranse for nynorskløsningen alene, vil kunne stille krav om at de løsninger som tilbys er kompatible med det eksisterende talegjenkjenningssystemet. Det er også viss anledning for oppdragsgiver til å legge vekt på omstillingskostnader ved leverandørskifte i tildelingen. Dette forutsetter imidlertid at det er opplyst om at omstillingskostnader vil bli vektlagt i konkurransegrunnlaget. 3 KJØP AV NYNORSKLØSNING 3.1 Foreligger det en utvidelse av eksisterende kontrakt? Når det gjelder kjøp av nynorskløsningen, kan det reises spørsmål om dette faktisk vil medføre en utvidelse av kontrakten eller om et slik kjøp ligger innenfor den allerede inngåtte rammeavtalen. L_ _V

282 3/10 Vedlegg 15b Av kravspesifikasjonen i kontraktsdokumentene fremkommer det at kjøpet omfatter talegodkjenning "på norsk" uten at det er nærmere presisert om dette gjelder nynorsk eller bokmål. Eksempelvis heter det i bilag B2 punkt B2.2 "Omfang av leveransen" at "Anskaffelsen omfatter en komplett, integrert systemløsning for: Et elektronisk verktøy for simultan gjenkjenning av innlest tale som automatisk omgjøres til digital tekst. Verktøyet skal ha tilhørende vokabular som dekker de fleste vanlige kliniske fagområder på norsk." I konkurransegrunnlaget er det på tilsvarende måte etterspurt en løsning "på norsk" uten at det ble presisert at man med det kun mente bokmål. Det kan da hevdes at kjøp av nynorskløsningen ligger innenfor den eksisterende rammeavtalen. Videre var det i konkurransegrunnlaget bilag B1 punkt B1.1.1 uttrykkelig angitt at "Eventuelle andre tjenester som/ytelser som ønskes utført av Leverandøren, skal kunne avropes i hht avtalte timepriser eller enhetspriser i avtalen, eller etter nærmere avtalt pris på spesifiserte oppdrag." Det var såldes uttrykkelig forutsatt at kjøp av enkelte tilleggstjenester kunne komme på tale. Vi mener derfor det kan være gode argumenter for å hevde at sykehus som allerede har kjøpt talegjenkjenningssystemet, vil kunne kjøp nynorskløsning direkte av Max Manus under gjeldene rammeavtale. Nynorskløsningen må da avropes før rammeavtalen utløper. I denne sammenheng er det også av betydning at avtalens prisbilag angir timepriser for regningsarbeider, samt priser for utviklingen av andre nærmere angitte løsninger (opsjonene). Vi antar derfor at det med utgangspunkt i disse mekanismene vil være mulig å beregne en pris for utviklingen av nynorskløsningen som innebærer at Max Manus ikke overkompenseres. Det må imidlertid nevnes at omfanget av regningsarbeider i konkurransegrunnlaget var estimert å være 700 timer. Utviklingen av nynorskløsningene bør derfor helst kunne skje innenfor, eller i hvert fall i nærheten av, denne rammen for å kunne forankres i gjeldende rammeavtale. Vi kjenner ikke til i hvor stort omfang det allerede er utført regningsarbeid under kontrakten, og dette vil også kunne påvirke konklusjonen. 3.2 Om adgangen til å foreta tilleggskjøp Dersom det må legges til grunn at kjøp av nynorskløsningen ikke er dekket av eksisterende rammeavtale (eller rammeavtalen har utløpt) oppstår spørsmålet om vilkårene for å gjennomføre et tilleggskjøp hos eksisterende leverandør er oppfylt. FOA 14-4 bokstav j fastslår at oppdragsgiver kan benytte konkurranse med forhandling uten forutgående kunngjøring ved tilleggstjenester som ikke var med i det opprinnelige prosjektforslag eller i den opprinnelige kontrakten og tilleggsarbeider som ikke var med i den opprinnelige kunngjøring eller i den opprinnelige kontrakten. Forutsetningen er imidlertid blant annet at forhold oppdragsgiver ikke kunne forutse gjør det nødvendig å utføre tilleggstjenesten eller tilleggsarbeidet for å utføre de tjenestene som opprinnelig ble beskrevet. L_ _V

283 4/10 Vedlegg 15b Om denne forutsetningen skriver Fornyings- administrasjons- og kirkedepartementet (FAD) i sin veileder på side 100: "Nødvendigheten av å utføre tilleggstjenesten eller tilleggsarbeidet, må skyldes forhold oppdragsgiver ikke kunne forutse. En må foreta en objektiv vurdering, med utgangspunkt i hva en normalt påpasselig oppdragsgiver ville ha fortusett. Dersom årsaken til at oppdragsgiver har behov for tilleggsytelsen skyldes dårlig planlegging med hensyn til hva som skulle innkjøpes i første omgang, vil vilkåret ikke være oppfylt. Det må foreligge årsakssammenheng mellom de uforutsette forholdene og behovet for tilleggsytelsen." Vilkårene for tilleggskjøp er altså strenge. Det avgjørende i vår sak blir om oppdragsgiver ved avtaleinngåelsen kunne ha forutsatt at det kunne bli aktuelt å utvide kontrakten til å omfatte en nynorskløsning, samt om en slik utvidelse er "nødvendig" for at systemet skal fungere som forutsatt. Etter vår vurdering er det rimelig klart at vilkårene i 14-4 j ikke er oppfylt. Behovet for en nynorskløsning kunne vært forusett ved kontraktsinngåelsen. Det må i denne sammenheng særlig nevnes at også sykehus i nynorskspråklige områder var omfattet av den opprinnelige avtalen. Videre vil nynorskløsningen ikke oppfylle nødvendighetsvilkåret, da løsningen isolert sett fungerer som forutsatt i dag. Spørsmålet blir etter dette om unntaksbestemmelsen i FOA 14-4 bokstav c kommer til anvendelse. Ettersom bestemmelsen også vil være den relevante hjemmelen for en eventuell forlengelse av kontrakten, foretar vi en felles drøftelse av dette nedenfor. 4 NÆRMERE OM UNNTAKSBESTEMMELSEN I FOA 14-4 C FOA 14-4 bokstav c gir oppdragsgiver mulighet til å benytte konkurranse med forhandling uten forutgående kunngjøring dersom ytelsen av tekniske eller kunstneriske grunner eller for å beskytte en enerett, bare kan presteres av en bestemt leverandør. Bestemmelsen ivaretar regelverkets formål om effektive anskaffelser ettersom det i slike tilfeller ville være bortkastet bruk av tid og ressurser å gjennomføre en konkurranse. Det er oppdragsgiver som har bevisbyrden for at anskaffelsen faktisk bare kan foretas hos en leverandør i markedet. FAD omtaler unntaket på side i sin veileder til reglene om offentlige anskaffelser. Her heter det at: "Det må foreligge objektive årsaker, for eksempel rettslige skranker, til at kun én leverandør kan oppfylle ytelsen. Det er ikke tilstrekkelig å bevise at én leverandør kan levere ytelsen mer effektivt enn andre, det må bevises at det kun er én leverandør som kan produsere det som er etterspurt. L_ _V

284 5/10 Vedlegg 15b Oppdragsgiver må kunne godtgjøre at det kun er én leverandør i hele EØS-området. Det er altså ikke tilstrekkelig at det kun er én leverandør i Norge som kan levere ytelsen. For at oppdragsgiver skal kunne sannsynliggjøre at denne bestemmelsen er oppfylt, kreves det derfor inngående innsikt i alle potensielle leverandører i hele EØS området." (Vår understrekning). Det følger av disse uttalelsene at vilkårene for å kunne gjennomføre en anskaffelse uten forutgående kunngjøring i medhold av denne unntaksbestemmelsen er strenge. Veilederen utdyper hva som ligger i vilkåret om tekniske grunner: "Det kan for eksempel tenkes at kun én leverandør har teknisk kompetanse til å utføre arbeidet, eller at det kun er én leverandør som produserer produktet. Ettersom teknisk ekspertise stadig er i utvikling skal det svært mye til for å sannsynliggjøre at andre leverandører, herunder grupper av leverandører, ikke kan eller ikke vil kunne bli i stand til å levere den aktuelle ytelsen. ( ) Dersom én leverandør har enerett på ytelsen, og ytelsen derfor kun kan leveres av denne, vil vilkåret være oppfylt. Med enerett siktes det typisk til immaterielle rettigheter som patenter, varemerker, mønsterbeskyttelse mv. Det er antatt at det ikke er tilstrekkelig at leverandøren har enerett i juridisk forstand, det kreves også at det faktisk ikke er andre leverandører som kan tilby ytelsen. Unntaket gjelder ikke dersom den som har enerett har gitt andre lisens til å tilby ytelsen, ettersom det da vil være flere leverandører som kan tilby ytelsen." (Vår understrekning). Allerede ut fra det siterte kan det konstateres at unntaksbestemmelsen i 14-4 bokstav c sjelden vil være anvendelig. I vår sak er spørsmålet om det av tekniske eller andre grunner kun er Max Manus som kan levere de etterspurte systemer for talegjenkjenning. Når det gjelder markedssituasjonen for talegjenkjenningssystemer, er denne omtalt i et notat fra Helse Sør-Øst RHF datert 13. februar 2008, samt i en e-post fra Oskar Aanonsen i Sykehuspartner 11. oktober Etter vår vurdering kan det på bakgrunn av informasjonen i disse redegjørelsene ikke konkluderes med at Max Manus er eneste leverandør av de etterspurte tjenestene. Tvert i mot, det er flere forhold som etter vår vurdering peker i retning av at det eksisterer også andre potensielle leverandører (selv om det ikke er veldig sannsynlig at noen av disse vil inngi tilbud, og langt mindre at de reelt vil kunne konkurrere med Max Manus). Vi nevner i denne sammenheng også at i forbindelse med Helse-Sørs utlysning i 2005, meldte det seg to tilbydere hvorav Max Manus var den ene. Den andre tilbyderen trakk seg underveis på grunn av et oppkjøp. Forholdet viser likevel at det eksisterte mer enn en leverandør som anså seg kompetent til å levere. L_ _V

285 6/10 Vedlegg 15b Det er også av betydning at denne utlysningen fant sted i Den vil derfor neppe bli tillagt særlig vekt i dag, jf. FADs uttalelse i veilederen om at teknisk ekspertise stadig er i utvikling. Det kan derfor ikke utelukkes at det har etablert seg andre aktuelle leverandører i løpet av de siste fem år. Så vidt vi kan se, foreligger det heller ingen rettslige skranker, slik som for eksempel patenter, som kan hindre at andre leverandører vil kunne ha utviklet et produkt tilsvarende det Max Manus leverer. Så vidt vi forstår er det heller ikke tvilsomt at det eksisterer andre leverandører av løsninger for talegjenkjenning i det internasjonale markedet. Det følger av redegjørelsen over at vurderingen må ta hensyn til alle potensielle tilbydere innen EØS-markedet. Av e-posten fra Aanonsen fremkommer det at et selskap som vurderer tilbydere av helseteknologi identifiserte 11 leverandører av løsninger for talegjenkjenning i Den eventuelle usikkerheten knytter seg derfor først og fremst til om disse tilbyr/vil kunne en løsning på norsk. Etter vår vurdering må det bringes på det rene at ingen av de internasjonale aktørene vil kunne tilby en norsk løsning, før det kan konkluderes med at Max Manus er eneste aktuelle leverandør. I forlengelsen av dette nevner vi at det ikke er sikkert at det vil være mulig å konkludere med at Max Manus er eneste tilbyder forut for en anbudskonkurranse. Vi understreker at vi ikke kjenner det aktuelle markedet, men det vil kunne være av betydning om internasjonale aktører som har utviklet talegjenkjenningsteknologi ofte tilbyr løsninger på flere språk, og om de relativt enkelt kan utvikle sin løsning til å omfatte nye språk. Dersom det er tilfellet, vil spørsmålet om hvorvidt en aktuell tilbyder vil utvikle/tilby en norsk løsning først og fremst bero på en kommersiell vurdering. Det kan da tenkes at de ulike tilbyderne først vil foreta vurderingen av om de ønsker å tilby en norsk løsning, når kontrakten er utlyst. I så fall mener vi det vil være vankelig å påvise at vilkårene i 14-4 bokstav c er oppfylt. Som det fremgår av redegjørelsen over, mener vi eksisterende materiale/markedsundersøkelse ikke gir tilstrekkelig grunnlag for å kunne konkludere med at Max Manus er eneste leverandør. Basert på den informasjonen vi har mottatt, kan vi heller ikke se at det foreligger andre grunner til å hevde at Max manus er eneste leverandør. Unntaksbestemmelsen i 14-4 bokstav c er da ikke anvendelig. Etter vår vurdering er det også lite trolig at det overhode vil være mulig å oppfylle unntaket i et tilfelle som dette. 5 NÆRMERE OM HANDLINGSROMMET VED EN NY KONKURRANSE Dersom sykehus som allerede har avropt talegjenkjenningssystemet velger å utlyse ny konkurranse for nynorskløsningen, oppstår spørsmålet om regelverket åpner for at det stilles krav om at tilbydere tar utgangspunkt i sykehusets eksisterende system og tilbyr en tilleggsmodul for nynorsk som kan integreres/snakke med det eksisterende talegjenkjenningssystemet. Sagt på en annen måte: hvordan og på hvilken måte kan oppdragsgiver beskytte allerede foretatte investeringer i talegjenkjenningssystem ved en eventuell ny konkurranse om nynorskløsningen. Som et utgangspunkt står oppdragsgiver nokså fritt til å definere sitt behov og den ytelsen som skal løse eller oppfylle behovet. Samtidig følger det av FOA 17-3 (2) at tekniske spesifikasjoner skal gi leverandørene like muligheter og ikke medføre unødvendige hindringer for konkurransen. En særlig problemstilling som oppstår i denne sammenheng er i hvilken L_ _V

286 7/10 Vedlegg 15b grad oppdragsgiver kan kreve at etterspurte tjenester/systemer er kompatible med eksisterende systemer. Slike krav vil ofte virke diskriminerende og gi eksisterende leverandør et konkurransefortrinn. Praksis synes å legge til grunn at oppdragsgiver har stor adgang til både å definere sitt behov og en vid, men noe mer begrenset adgang til å definere hvordan behovet skal dekkes. Dersom oppdragsgiver spesifiserer hvordan behovet skal dekkes på en slik måte at det begrenser konkurransen, må oppdragsgiver kunne gi en saklig og rimelig begrunnelse for dette. Kravet til begrunnelse må være forholdsmessig (proporsjonal) i forhold til hvor diskriminerende spesifikasjonen virker. Det følger videre av praksis fra KOFA at oppdragsgiver må gi en begrunnelse for en diskriminerende spesifikasjon, jf. sak 2003/152, som gjaldt en konkret vurdering av om daværende forskrifts 12-2 (2) var krenket ved at det var stilt krav om samme type søppelbøtte som oppdragsgiver allerede benyttet: "Innklagede har oppgitt i kunngjøringen at det kun ønskes tilbud på avfallsbeholdere av Shäfer fabrikat, og av typen GMT 120. En slik spesifikasjon favoriserer forhandlere av Shäfer avfallsbeholdere i forhold til andre forhandlere av konkurrerende produkter i markedet, slik som for klageren i denne saken. Regelverket forbyr ikke kategorisk bruk av produktrelatert spesifikasjon, men stiller som krav at kontraktsgjenstanden tilsier at en slik spesifikasjon må gjøres. Det hviler da naturlig på oppdragsgiver å godtgjøre at dette vilkåret er tilfredsstilt. (Vår understrekning). Fra rettkildene kan det ikke utledes noen klar terskel for når det kan gis en diskriminerende spesifikasjon. Dette må vurderes konkret for hver anskaffelse. Ved denne vurderingen vil man blant annet måtte se hen til hvor lenge det er siden siste konkurranse, hvor store investeringer som er foretatt, kostnadene ved å bytte eksisterende system og hvor stor den diskriminerende effekten er. KOFA har uttalt seg konkret om noen enkeltanskaffelser, se f.eks. sak 2003/152, 2005/157 og 2009/124. I sak 2009/124 skulle oppdragsgiver anskaffe klient- og tjenesteprogramvare for nytt e-postsystem med tilhørende tjenester og bistand for kommunens virksomheter. Selve anskaffelsen gjaldt tjenerprogramvare og tynn klient, med mulighet for å tilby opsjon på tykk klient. Dette var definert slik: "(i) Programvare som installeres på hver enkelt brukers PC ("tykk klient") (ii) Programvare som muliggjør tilgang til e-post/kalender/kontaktregister via en nettleser på en hvilken som helst PC, for eksempel fra en internettkafe, hotell eller lignende ("tynn klient") (iii) Programvare for de bakenforliggende tjenermaskiner (servere) som driver systemet ("tjenerprogramvare")" Det var beskrevet at oppdragsgiver i øyeblikket benytter Microsoft Outlook som brukerprogram "tykk klient" og at det var forutsatt at tynnklient og tjenerprogram var kompatibelt med dette. Saken gjaldt til dels uenighet om kravspesifikasjonen faktisk virket diskriminerende. KOFA uttalte seg imidlertid også om adgangen til å bygge videre på eksisterende programvare: L_ _V

287 8/10 Vedlegg 15b "(29) Spørsmålet er om forutsetningen om at den tilbudte løsningen benytter Microsoft Outlook 2003 eller høyere som brukerprogram gir leverandørene like muligheter eller om den medfører unødvendige hindringer for konkurranse om offentlige kontrakter, jf. 17-3(2). Bestemmelsen tilsvarer artikkel 23 nr 2 i EF direktiv 2004/18, og ble inntatt i norsk rett i ved forskriftsendringene av 7. april En lignende bestemmelse fantes også i den tidligere forskriften 5-2 (2), som tilsvarte dagens 17-3(10) som forbyr bruk av tekniske spesifikasjoner eller bestemt betegnede varer dersom det favoriserer enkelte foretak. Bestemmelsene i 17-3 supplerer likebehandlingsprinsippet ved å understreke at tilbyderne gis ensartede vilkår for konkurransen, og at det må foreligge en kvalifisert begrunnelse for hindring av konkurranse, jf. Steinicke og Groesmeyers kommentarer til EU s udbudsdirektiver 2008 side 706. ( ) (33) Da innklagede allerede benytter Microsoft Outlook som tykk klient/brukerprogram, og det ikke er omstridt at kravspesifikasjonene i konkurransegrunnlaget ellers kan tilfredsstilles av de fleste kjente systemer for gruppevare/e-post, medfører ikke kravet om at de tilbudte løsninger benytter Microsoft Outlook 2003 og høyere som brukerprogram, unødvendige hindringer for konkurranse om offentlige kontrakter, jf. 17-3(2)." KOFA konkluderte dermed med at det å kreve kompatibilitet ikke er diskriminerende fordi de fleste kjente systemene som kan tenkes å bli tilbudt var kompatible. Hvorvidt dette vil være tilfellet i med talegjenkjenningssystemet i vår sak har vi ikke forutsetninger for å vurdere. Det følger imidlertid av drøftelsen over at relevante momenter ved vurderingen vil være hvor lenge det eksisterende systemet har vært i bruk, herunder om sykehuset har fått avskrevet sin investering og hvor lenge som gjenstår av systemets normale levetid. Ettersom det er relativt kort tid siden systemet ble anskaffet antar vi at det i dette tilfellet vil kunne hevdes at det vil være uforholdsmessig for oppdragsgiver å ikke kunne fortsette å nyttiggjøre seg av det eksisterende systemet. I så fall vil det kunne avholdes en konkurranse som utelukkende gjelder tilleggsmodulen for nynorsk. Vi understreker at vi ikke har innsikt i hvordan dette systemet teknisk fungerer, og vi tar derfor forbehold om at det er mulig at slik innsikt ville kunne påvirke våre konklusjoner. Vi nevner også at en mulighet for avhjelpe de diskriminerende sidene ved en slik konkurranse er at konkurransegrunnlaget åpner for at leverandører som ikke kan tilby en løsning som er kompatibel med det eksisterende systemet, i stedet kan tilby et komplett system (dvs. et system for norsk og nynorsk). I konkurranser om tjenester og systemer som skal bygge på eksisterende systemer oppstår også spørsmålet om hvordan og hvor detaljert oppdragsgiver må beskrive det eksisterende systemet for å sikre likebehandling. Ufullstendig eller misvisende informasjon vil kunne gi eksisterende leverandør en fordel. Nærmere krav til beskrivelsen av kontraktsgjenstanden er fastsatt i FOA 17-3 (10) som lyder L_ _V

288 9/10 Vedlegg 15b "Med mindre kontraktens gjenstand berettiger det, skal tekniske spesifikasjoner ikke vise til et bestemt merke, en bestemt opprinnelse, en bestemt prosess, eller til varemerker, patenter, typer eller en bestemt opprinnelse eller produksjon som har som virkning at visse foretak eller produkter favoriseres eller utelukkes. Slik henvisning skal unntaksvis tillates der en tilstrekkelig presis og forståelig beskrivelse av kontraktens gjenstand i henhold til fjerde og femte ledd ikke er mulig. En slik henvisning skal ledsages av uttrykket «eller tilsvarende»." Det følger av ordlyden at det som hovedregel for eksempel ikke være tilstrekkelig å angi de merker det eksisterende systemet bygger på. Det skal som hovedregel gis en "presis og forståelig beskrivelse av kontraktens gjenstand". Unntak vil først tillates der det verken er mulig å ytelses- eller funksjons beskrive det man etterspør eller beskrive ved bruk av de standarder som er angitt i FOA 17-3 (4). Det er viktig at disse kravene ivaretas ved utformingen av konkurransegrunnlaget for nynorskløsningen. Ettersom avtalen med Max Manus omfatter kjøp av systemdokumentasjon antar vi at dette vil være mulig å løse. Vi understreker også at det som hovedregel ikke er adgang til å spesifisere den funksjon man ønsker med en henvisning til et bestemt merke. I forlengelsen av det ovennevnte oppstår også spørsmålet om oppdragsgiver kan vektlegge omstillingskostnader ved leverandørbytte i prisevalueringen. Utgangpunktet er at oppdragsgiver har en stor grad av frihet ved fastsettelsen av tildelingskriteriene. Tildelingskriteriene må være egnet for oppdragsgiver til å utpeke det for ham økonomisk mest fordelaktige tilbud. En grunnleggende forutsetning for å vektlegge merkostnader ved leverandørbytte er selvsagt at oppdragsgiver opplyser om dette i konkurransegrunnlaget. KOFA aksepterte i sak 2006/65 at omstillingskostnader vektlegges som tildelingskriterium. Oppdragsgiver skulle kjøpe hofte- og kneproteser. Rammeavtalen hadde en verdi på mellom NOK 16 og 25 millioner. Det var i konkurransegrunnlaget angitt kostnader ved å bytte leverandør ville bli vektlagt. Dette ville skje ved at det for hofteproteser ville bli gitt et tillegg for andre enn den eksisterende leverandøren på kr for interne opplæringskostnader ved bytte. For kneproteser var det oppgitt kostnader knyttet til at oppdragsgivers varelager ikke lenger kunne benyttes, og opplæringskostnader ved bytte, totalt ca. kr Pris, bestående av momentene kjøpesum, levetidskostnader og omstillingskostnader var vektet 30 %. KOFA uttalte: (45) Å legge omstillingskostnader til nye leverandørers tilbudspriser vil objektivt sett medføre et konkurransefortrinn for eksisterende leverandør. Spørsmålet er derfor om forskjellsbehandlingen er saklig begrunnet. Det kan tenkes tilfeller hvor omstillingskostnader er så avledet eller så store i forhold til anskaffelsens verdi, at det vil være i strid med kravet til likebehandling å ta hensyn til omstillingskostnadene i tilbudsevalueringen. Hvor denne grensen går, har klagenemnda imidlertid ikke funnet grunnlag for å ta stilling til i denne saken. ( ) L_ _V

289 10/10 Vedlegg 15b (47) Innklagede har begrunnet tillegget i tilbudspris for eksisterende varelager med at disse lagrene må anses tapt ved skifte av leverandør fordi de gjenværende protesedelene ikke kan brukes i kombinasjon med proteser fra en annen produsent. Innklagede har videre anført at det var nødvendig til enhver tid å ha et lager av et visst omfang liggende. Verdien av lagervarene er som utgangspunkt dokumenterbare. Ved vurderingen av verdien på kontraktens gjenstand må det i dette tilfellet være adgang til å legge vekt på hvilken mulighet den tilbudte løsningen gir oppdragsgiver til å benytte eksisterende varelager han allerede har finansiert. (48) Leverandørene skal inkludere pris på brukeropplæring i tilbudsprisene. Etter klagenemndas syn må det være adgang til å kreve at prisen som tilbys av leverandørene, skal dekke opplæring av oppdragsgivers ansatte, selv om opplæringskostnadene vil kunne være høyere for nye leverandører enn for eksisterende leverandør. (Vår understrekning). Sak 2003/152 sitert ovenfor gjaldt også adgangen til vektlegge omstillingskostnader i tildelingsfasen. KOFA uttalte at kostnader ved bytte av søppelbøttetype kunne vektlegges i tildelingsfasen (daværende 10-2 regulerte tildelingskriterier i daværende del III) : "Eventuelle besparelser i driftsbudsjettet ved kun å operere med én type avfallsbeholder er etter klagenemndas forståelse av saken ikke nok til at unntaket i 12-2 (2) slår inn, men kan være relevant når den endelige tildeling skal vurderes etter 10-2 (om dette nedenfor)." Det følger imidlertid av avgjørelsen at kravet til likebehandling oppstiller begrensninger for hvor store omstillingskostnader som kan vektlegges. Denne saken lå klart innenfor grensen. Omstillingskostnadene utgjorde under 10 % av anskaffelsens verdi og ville bli vektlagt som en del av totalprisen. Totalprisen var vektet 30 %. En alternativ leverandør ville dermed på grunn av omstillingskostnader få ca. 10 % dårligere uttelling på tildelingskriteriet pris, som utgjorde 30 % av vektingen. Konkurranseulempen var dermed liten ettersom omstillingskostnader totalt var vektet med omtrent 3 %. Vi mener at det må være adgang til å tillegge omstillingskostnader betydelig større vekt enn det som var tilfelle i denne saken. Det foreligger ikke noe rettskildemateriale for å fastsette noen nærmere grense, men vi mener at oppdragsgiver trolig ikke kan tillegge omstillingskostnader større vekt enn totalt % av tildelingskriteriene. Hvis pris er vektet med 50 %, kan omstillingskostnader gi maksimalt 30 % tillegg til prisen. L_ _V

290 Sammenstilt høringssvar til Norsk Helsenett SF Vedlegg 15c1 Til: Adm. dir. Håkon Grimstad, Norsk Helsenett Kopi Fra: Nasjonal IKTs Programkontor på vegne av de 4 RHFene Dato: Strategi Norsk Helsenett SF v3.0: Sammenstilt høringssvar fra RHFene Vi viser til Norsk Helsenetts (NHN) reviderte strategidokument og høringsbrev av , og takker for anledningen til å uttale oss. Dette gir et godt utgangspunkt for å videreføre vårt gode samarbeid. RHFene har valgt å utarbeide et sammenstilt høringssvar. Høringssvaret er basert på innspill fra bl.a. helseforetak, Nasjonalt senter for samhandling og telemedisin (NST), diverse brukerutvalg og regionale IKT-fora. Innledning I forbindelse med høring av NHNs første versjon av strategidokumentet (jf. høringsbrev av ) meldte RHFene inn en rekke innspill til endringer og forbedringer i høringssvar oversendt Vi registrerer med glede at NHN i stor grad har tatt til følge innspillene spesialisthelsetjenesten kom med. I hovedsak oppfatter vi nå NHNs reviderte strategidokument å være sammenfallende med RHFenes oppfatning av hva som bør være NHNs hovedoppgaver og strategiske retning. Strategidokumentet er kortfattet og tydelig på de aller fleste områder. Like fullt har vi mottatt en del innspill også til det reviderte strategidokumentet. Disse er gjengitt nedenfor og inkluderer to generelle innspill til strategidokumentet, en del konkrete innspill til enkeltavsnitt / -kapitler, samt noen innspill til tema vi mener burde vært omtalt. Generelle innspill til strategidokumentet RHFene har alle store IKT-organisasjoner med til dels omfattende drifts- og forvaltningsmiljøer. Disse miljøene kan både medvirke til utarbeidelse av nye løsninger og eventuelt få ansvar (på vegne av NHN) for å drifte enkelte nasjonale tjenester. RHFene anbefaler derfor at et tettere leveransesamarbeid med de regionale IKT-leverandørene utredes nærmere. NHNs strategi bør inkludere informasjon om hvordan RHFene kan levere og drifte tjenester i helsenettet. NHNs strategi bærer fortsatt noe preg av at roller, oppgaver, ansvar og myndighet innenfor IKT i helsesektoren ikke er tilstrekkelig definert, eksempelvis er dette tydelig innenfor kvalitetsregisterområdet. Det er et klart behov for at sektorens eier (Helse- og omsorgsdepartementet (HOD)) foretar avklaringer som gjør det mulig å etablere klarere strategier innenfor klarere ansvarslinjer. Vi har mottatt innspill om at NHNs strategi tydeligere bør definere hva som inngår, samt hva som ikke inngår, i NHNs oppgaver. Dette er et signal om at også NHN bør bringe denne problemstillingen inn til eier. Konkrete innspill til enkeltavsnitt / -kapitler Kapittel 1 - Grunnlaget Avsnitt 1.8 refererer til ambisjonene med ett eierskap til journalen. Journalen inneholder både informasjon om pasientens helsetilstand og den behandlende institusjons Vedl 15c Høringssvar fra RHFene til NHN v1.0.doc 1

291 Sammenstilt høringssvar til Norsk Helsenett SF Vedlegg 15c1 dokumentasjon av utført helsehjelp. For RHFene synes det ikke klart at disse, i utgangspunktet ulike hensynene, kan forenes i ett eierskap. Kapittel 3 - Samfunnsoppdraget Begrepet elektronisk samhandlingsarena bør defineres nærmere for å sikre at leserne sitter igjen med en noenlunde sammenfallende oppfatning av NHNs samfunnsoppdrag. Kapitlet sier videre at; Norsk Helsenett skal levere og ha kontroll med én IKT-infrastruktur, der nettverksinfrastrukturen er en nødvendig, men ikke tilstrekkelig forutsetning for å realisere samhandlingsarenaen for sektoren. Denne formuleringen kan oppfattes dit hen at NHN skal ha kontroll med hele IKT-infrastrukturen for helse- og omsorgstjenesten, og bør derfor omskrives noe. Generelt bemerkes det at begrepet infrastruktur bør defineres tydelig. Kapittel Virksomhetsbeskrivelse Generelle kommentarer: Det er til dels stort overlapp mellom kapittel 5 og 6. RHFene oppfatter imidlertid at kapittel 6 inneholder de tiltak og aktiviteter som NHN har økonomiske rammer og kompetanse til å gjennomføre i 2011, og forventer således at NHN raskt vil kunne dokumentere leveranser i tråd med denne kortsiktige strategien. Kapittel 5 bør for øvrig spesifisere strategiens totale varighet. NHN bør i tillegg gi innspill i strategien til hvordan statsforetaket ser for seg at sentrale fellesoppgaver fremover skal finansieres. Sikkerhet (avsnitt 4.1, 5.1 og 6.1): Strategidokumentet peker på utfordringene ved å etablere et enhetlig sikkerhetsregime som svarer på samfunnets forventninger og krav, men bør da også inkludere informasjon om hvilken rolle NHN skal ha i forhold til disse utfordringene. Selv om kapittel 6 beskriver enkelte tekniske tiltak knyttet til sikkerhet (datarom, PKI osv.), savner RHFene noe mer beskrivelse av NHNs strategi for å sørge for videre sikkerhetsutvikling. Per i dag er det en oppfatning i helseforetakene av at helsenettet har et lavere sikkerhetsnivå enn helseforetakenes egne sikre soner. Dette er en problemstilling NHN må forholde seg til. I tilknytning til avsnitt 6.1 og planlagt opprettelse av en CSIRT-funksjon ønsker RHFene å påpeke at de regionale IKT-enhetene bør trekkes inn i utformingen av tjenestene som sentrale brukere. NHNs ambisjoner i forhold til etterlevelse og innfrielse av norm for informasjonssikkerhet vil utvilsomt kreve store ressurser, og RHFene ber derfor NHN vurdere omfanget av de oppgavene NHN her legger opp til å utføre. Helsenettet (avsnitt 4.3, 5.3 og 6.3): Etter vår oppfatning bør NHNs hovedfokus være rettet mot å gi tilgang til fellestjenester, fremfor et for stort fokus på det fysiske nettverket. Se også kommentar knyttet til dette under ( Innspill til tema som burde vært omtalt ). For øvrig tilsier RHFenes erfaringer fra Meldingsløftet at NHN bør vurdere å tilby drift av IT-løsninger for legekontorer. NHN strategi bør i tillegg inkludere en teknisk og økonomisk gjennomgang av nåværende avtaler med Telenor. Dette for å sikre rett tjenesteinnhold og et kosteffektivt kostnadsnivå. Video (avsnitt 4.5, 5.5 og 6.5): RHFene støtter at det gjennomføres en vurdering av denne type løsninger, og ønsker å påpeke at NST bør tas med på råd i denne prosessen. Brukerstøtte, kundeoppfølging m.m.(avsnitt 4.6, 5.6, 6.6): Vedl 15c Høringssvar fra RHFene til NHN v1.0.doc 2

292 Sammenstilt høringssvar til Norsk Helsenett SF Vedlegg 15c1 Ut fra RHFenes ståsted er det ønskelig at NHN samordner og organiserer behovet for en 24/7-basert brukerstøttefunksjon med regionale og lokale initiativ, samt behov i sektoren. Samarbeid i sektoren (avsnitt 4.7, 5.8 og 6.8): RHFene vil understreke viktigheten av at NHNs initiativ til å etablere nye arenaer for samarbeid i hvert enkelt tilfelle avklares med eier og innrettes slik at roller, mandat og sammensetning passer inn i den samlede styringsmodellen for arbeidet med IKT i helse- og omsorgssektoren. Innspill til tema som burde vært omtalt RHFene ønsker å peke på enkelte tema vi mener burde vært omtalt i større grad i NHNs strategidokument. Dette gjelder: Analyse av dagens situasjon: RHFene savner en kort analyse av NHNs nåværende styrker og svakheter, samt en plan for fremtidig organisering og kompetanseutvikling for å realisere organisasjonens målbilde og visjon. Profesjonalisering av registertjenester NHN er ansvarlig for å forvalte: Det er ønskelig at NHN tydeliggjør sitt ansvar for videreutvikling og forvaltning av felles informasjons- og registertjenester (inkl. bl.a. organisasjons- og adresseregisteret, felles folkeregister og fastlegeregisteret). Vår oppfatning er at hovedfokuset i nær fremtid bør være på ytterligere profesjonalisering av kjernetjenestene og forbedring av leveranseevne. Strategi for utvikling av helsenettet: Kravspesifikasjon for fremtidens helsenett må utvikles i dialog med telekommunikasjonsindustrien og kundene i sektoren. Gjeldende avtale med Telenor går snart ut, og det må derfor igangsettes prosesser for erstatning / fornying av denne. De regionale IKT-enhetene bør tas med på råd i denne prosessen og forhandlingene må inkludere spørsmål rundt gevinster knyttet til mørk fiber. Tydeligere omtale av planlagt forretningsmodell: NHNs forretningsmodell bør defineres tydeligere. Tydelighet rundt marginer, inntekter og kostnader relatert til helsenettet er viktig for RHFene. NHN bør vurdere utvikling av en oversiktlig prisstruktur og pakkeløsninger i tråd med hvordan mange bredbånds- og telefoniselskaper har organisert sine produkter og tjenester. Strukturell endring av elektronisk meldingsflyt mellom partene i sektoren: RHFene er av den oppfatning at det må tas strukturelle grep når det gjelder den elektroniske meldingsformidlingen. I et utredningsnotat laget for HOD våren 2009 oppsummeres fordelene og ulempene ved dagens nasjonale meldingsutveksling. Dagens mange-tilmange relasjoner kan endres gjennom strukturelle grep der relasjonene blir mange-tilen. En struktur basert på mange-til-en vil både måtte gjøre bruk av teknologiske tiltak for å sikre enklere teknisk samhandling og organisatoriske grep for å plassere ansvar og myndighet og for å utnytte bedre avgrenset og spesialisert kompetanse. For øvrige detaljer henvises det til kap. 5.2 i dette notatet (vedlegg 1). I tillegg til ovennevnte punkter bør strategidokumentet si noe mer om utviklingen og forvaltningen av tjenestene som tilbys til enhver tid, anvendelse av beste praksis prosesser (f. eks. ITIL), telemedisinske løsninger, samt kompetanse som kreves eller planer for kompetanseutvikling for å kunne tilby gode tjenester til markedet. Strategien bør, i lys av Samhandlingsreformen, legge større vekt på pasientrettet IKT/ velferdsteknologi. Til slutt ønsker vi å påpeke at det er ønskelig med et tiltak i handlingsplanen som muliggjør en koordinert oppkoblingsprosess for kommuner rundt et HF. Avslutning RHFene ønsker lykke til videre med strategiutviklingen og det videre arbeidet og ser frem til et videre samarbeid med Norsk Helsenett SF for å realisere nasjonale helsepolitiske mål. Vedl 15c Høringssvar fra RHFene til NHN v1.0.doc 3

293 Vedlegg 15c2 5.2 Mange-til-en en-til-mange meldingsutveksling En forutsetning for at aktører i helsesektoren skal kunne samhandle elektronisk på en god måte er at alle parter benytter standardiserte løsninger. Det er nødvendig med en felles samhandlingsarkitektur for å kunne kommunisere mellom de ulike IKT-systemer som benyttes av aktørene i sektoren. En samhandlingsarkitektur er en overordnet beskrivelse av de ulike elementene som må på plass for å kunne kommunisere elektronisk mellom ulike aktører eller IKTsystemer i sektoren, og hvordan elementene forholder seg til hverandre. KITH har sammen med aktører i sektoren utarbeidet en Samhandlingsarkitektur for meldingskommunikasjon, jfr. figur nedenfor. Ved hjelp av samhandlingsarkitekturen skal alle parter kunne samhandle elektronisk. Erfaringene viser at dette likevel er en krevende oppgave. Slik samhandlingen i dag er strukturert, har hver part selv ansvaret for egen bruk av standardene. Hver part må således forholde seg til alle øvrige parter når det gjelder den faktiske elektroniske samhandlingen. Dersom en annen part har implementert standarden på basert på avvikende tolkninger, må partene i dialog og i kontakt med KITH finne frem til en avklaring. Det er og et problem at flere har implementert bare deler av arkitekturen. De har utelatt mekanismene for å sikre tilgjengelighet (transportkvittering, applikasjonskvittering). Deretter er løsningen tatt i bruk som om det var en fullverdig løsning. KITH har etablert, med støtte fra Helsedirektoratet og Nasjonal IKT, en test- og godkjenningsordning for elektroniske meldinger. Gjennom denne ordningen kan aktørene i sektoren og leverandørene av IKT-løsninger forhåndsteste at deres elektroniske meldinger samsvarer med de nasjonale standardene. Test- og godkjenningsordningen hos KITH har klart forbedret evnen til elektronisk samhandling. 1