Møte nr. 51 i Nasjonal IKT

Transkript

1 Møte nr. 51 i Nasjonal IKT Til: Herlof Nilssen, Kristin Weidemann Wieland, Anders Grimsmo, Bjørn Nilsen, Oddvar Larsen, Hans Nielsen Hauge, Bård Helge Hofstad, Christine Bergland, Kai Rune Furberg, Steinar Lund, Siri Cathrine Rølland, Reidun Mattingsdal, Erik M. Hansen, Håkon Grimstad Kopi Arild Pedersen, Ketil Are Lund, Ellen Strålberg, Johnny Heggestad, Arild Faxvaag, Per Olav Skjesol, Roger Schäffer, Cato Rindal, Vidar Kårikstad, Ola I. Vikland Fra: Programkontoret ved Dagfinn Hallseth og Anne Line Grepne Sted: Radisson SAS Airport Hotel (Gardermoen) Tid: kl. 09:30-15:00 Leseveiledning Underlag markert i kursiv er kun til informasjon. Agenda Nr Sak Underlag 01 Godkjenning av innkalling 02 Godkjenning av referat fra møtet Vedl. 02: Møtereferat 03 Gjennomgang av prosjektstatus Til orientering. Vedl. 03: Statusrapport 04 Mandatendringer som følge av ny organisering Forslag til mandatpresiseringer og endringer i Nasjonal IKTs bemanning. Til beslutning. 05 Innføring av nytt kodeverk for Radiologi (tiltak 35) Fremleggelse av presentasjon og rapport fra prosjektet. Til beslutning. 06 Nynorsk talegjenkjenning (tiltak 32) Presentasjon av prosjektets hovedkonklusjoner. Til beslutning. 07 Eventuell felles drift av nasjonal publiseringsplattform (tiltak 36) Forslag til igangsetting av konsekvensutredning basert på utarbeidet notat fra Programkontoret. Til beslutning. Vedl. 04a: Saksnotat fra Programkontoret Vedl. 04b: Mandat - SG Vedl. 04c: Mandat - PEF Vedl. 05a: Saksnotat fra Programkontoret Vedl. 05b: Presentasjon fra prosjektet Vedl. 05c: Sluttrapport fra prosjektet Vedl. 05d: Utkast til brev til Helsedirektoratet Vedl. 05e: Estimeringsgrunnlag Vedl. 06a: Saksnotat fra Programkontoret Vedl. 06b: Presentasjon fra prosjektet (tas i møtet) Vedl. 06c: Utkast til sluttrapport (Ettersendes) Vedl. 07a: Saksnotat fra Programkontoret Vedl. 07b: Oppdatert utkast

2 Dato 17/6/2010 Emne Agenda møte nr. 51 Side 2 av 2 08 IKT-støtte i akuttmottak (tiltak 31.2) Fremleggelse av prosjektdirektiv, forslag til igangsetting av prosjekt. Til beslutning. 09 Data i den akuttmedisinske kjeden Søknad om midler fra Nasjonal IKT til fagprosjekt. Til beslutning. 10 eresept Kortsiktig tilnærming (tiltak 24.3) Status og fremleggelse av utkast til prosjektdirektiv. Til beslutning. 11 Regnskap Nasjonal IKT 2009 Fremleggelse av regnskap 2009 og status t.o.m. 1. tertial Til beslutning. til prosjektdirektiv Vedl. 08a: Saksnotat fra Programkontoret Vedl. 08b: Utkast til prosjektdirektiv Vedl. 09a: Saksnotat fra Arild Pedersen Vedl. 09b: Forprosjektsøknad Vedl. 10a: Saksnotat fra Programkontoret (Ettersendes) Vedl. 10b:Utkast til prosjektdirektiv (Ettersendes) Vedl. 11a: Regnskap 2009 Vedl. 11b: Økonomistatus Samlinger for prosjektledere Forslag fra Programkontoret. Til beslutning. Vedl. 12: Saksnotat fra Programkontoret 13 Status for ny løsning webside og prosjektweb Forslag fra Programkontoret. Til beslutning. Vedl. 13: Saksnotat fra Programkontoret 14 Medisinske kvalitetsregistre (tiltak 28) Fremleggelse av utkast til prosjekt- / programdirektiv. Til orientering. Vedl. 14a: Saksnotat Vedl. 14b: Utkast til prosjektdirektiv 15 Status v/ Helsedirektoratet a. Kjernejournal. Til orientering. b. Etablering av ehelsedivisjonen. Til orientering. c. Innføring av automatisk frikort. Til orientering. Tas i møtet 16 Informasjon fra Programkontoret a. Etablering av ehelsegruppen (nasjonalt organ). Til orientering. b. Invitasjon til 1) Nasjonal Møteplass: Elektronisk tilgang til egen journal og 2) Velferdsteknologikonferansen. Til orientering. Vedl. 16a: HOD-invitasjon Vedl. 16b: Program for arrangementene 17 Eventuelt

3 Referat fra møte nr. 50 i Nasjonal IKT Til: Herlof Nilssen, Kristin Weidemann Wieland, Anders Grimsmo, Bjørn Nilsen, Oddvar Larsen, Hans Nielsen Hauge, Bård Helge Hofstad, Asbjørn Seim, Kai Rune Furberg, Steinar Lund, Siri Cathrine Rølland, Reidun Mattingsdal, Erik M. Hansen, Håkon Grimstad Kopi: Arild Pedersen, Ketil Are Lund, Ellen Strålberg, Johnny Heggestad, Arild Faxvaag, Per Olav Skjesol, Roger Schäffer, Cato Rindal, Vidar Kårikstad, Ola I. Vikland Fra: Programkontoret ved Dagfinn Hallseth og Anne Line Grepne Sted: Radisson SAS Airport Hotel (Gardermoen) Tid: kl. 12:30-15:30 Deltagere Til stede: Herlof Nilssen (leder), Kristin Weidemann Wieland, Anders Grimsmo, Bjørn Nilsen, Arild Pedersen (for Bård Helge Hofstad), Asbjørn Seim, Siri Cathrine Rølland, Reidun Mattingsdal, Erik M. Hansen, Håkon Grimstad. Dagfinn Hallseth, Anne Line Grepne, Sigurd Loven Kirkebø. Hans Christian Holte, direktør Difi, deltok på sak 1 og 3. Forfall: Oddvar Larsen, Bård Helge Hofstad, Steinar Lund, Hans Nielsen Hauge, Kai Rune Furberg. Agenda Nr Sak Ansvarlig 01 Godkjenning av innkalling Innkallingen ble godkjent uten kommentarer. Sakene ble gjennomgått i følgende rekkefølge: 1, 3, 2, 4-13, 16, 14-15, deretter 17 og stigende rekkefølge. Det ble meldt to saker til eventuelt: 1. NSEP Videreføring av finansiering 2. NSEP Orientering fra Anders Grimsmo Vedtak: Innkallingen ble godkjent. 02 Godkjenning av referat fra møtet Det var ingen kommentarer til referatet. Vedtak: Referatet ble godkjent. 03 ID-porten felles infrastruktur for eid i offentlig sektor Hans Christian Holte, Difi, presenterte Difi, nasjonal IT-samordning og ID-porten. Han vektla at Difi skal fremskaffe kunnskap, gi råd, bidra til fellesløsinger og levere tjenester (eks. norge.no og minside.no) og presenterte noen relevante deler av Difis arbeid. Styringsgruppen ga innspill til Difi knyttet til fokus på infrastruktur vs. fokus på tjenesteutvikling, behov for forbedring av presentasjonsgrensesnittet som møter den gjennomsnittlige bruker, samt dagens opplevde skille mellom individers rolle som hhv. Vedl Møtereferat Nasjonal IKT Justert.doc 1

4 privatperson og arbeidstaker. NIKT pekte på behovet for sikkerhetsløsninger knyttet til samhandling mellom ansatt og organisasjon, til forskjell fra borger-til-offentlig samhandling. Styringsgruppen pekte deretter på de utfordringer RHFene ser knyttet til utrulling av sikkerhetsnivå 4, blant annet i forhold til kostnader som påløper ved integrasjon mot RHFenes fagapplikasjoner og påfølgende implementeringsutfordringer. For å igangsette investeringer av dette omfanget må RHFene føle seg trygge på at Difi har utviklet en teknologi som kommer til å vare ved over en tilstrekkelig lang periode. Difi meldte tilbake at en ser at det er behov for å ytterligere konkretisere tilbudte tjenester, samt å få en omforent forståelse av nytten ved å satse på felles systemer. Nasjonal IKT takket for presentasjonen og begge parter ser behovet for videre samarbeid. Vedtak: Styringsgruppen tok saken til orientering. 04 Gjennomgang av prosjektstatus Programkontoret orienterte kort om status. Følgende prosjekter ble kommentert spesielt: 5.11 Elin-S Støtte for behandlingsprosser mellom foretak: Mangler deltakelse fra Helse Sør-Øst. Kontakt mellom partene er imidlertid opprettet, regner derfor med at dette ordner seg. Tiltak 25 Etablering samhandling rehabilitering/ habilitering: Har søkt om å omdisponere midler (jf. sak 10). Tiltak 32 Nynorsk talegjenkjenning: Er noe forsinket. Prosjektet har få avhengigheter til andre prosjekter i porteføljen. Vedtak: Styringsgruppen tok status til orientering. 05 Nasjonal IKT strategi Programkontoret orienterte kort om justert Nasjonal IKT-strategi hvor mottatte innspill har blitt innarbeidet. Justert strategi ble også behandlet i Prosjekteierforum , hvor to mindre innspill ble gitt. Disse har blitt tatt hensyn til. Styringsgruppen ga sin tilslutning til justert strategi, med enkelte endringsforslag: Beskrivelsen av satsingsområde 1 må inkludere arbeid med å tilrettelegge for klinisk styringsinformasjon. Beskrivelsen av forholdet mellom NHN og Nasjonal IKT bør justeres noe (s.24), og det presiseres at det er behov for en videreføring av Nasjonal IKT. Dette er grunnlaget for utarbeidet strategi. I setningen I perioden må Nasjonal IKTs plass i den fremtidige nasjonale styringsmodellen for IKT avklares på s.9 endres ordet avklares til gjennomgås. I figur 1 på s.9 erstattes linjene fra KRD til kommunene med stiplede linjer. Setningen En annen utviklingsretning kan være å etablere beslutningsstøtte for pasienter og klinikere basert på kliniske resultater,.. på s.14 bør endres til En annen utviklingsretning kan være å etablere beslutningsstøtte for pasienter, klinikere og ledelse basert på kliniske resultater,... Ordene i henhold til vedtak i Nasjonal IKTs styringsgruppe på s.15 fjernes. Vedtak: 1. Styringsgruppen godkjenner Nasjonal IKTs strategi for med de justeringer som fremkom i møtet. 2. Nasjonal IKTs strategi for oversendes RHF-styrene med Nasjonal IKTs årsmelding for behandling og til HOD og Helsedirektoratet til orientering. Programkontoret Programkontoret Vedl Møtereferat Nasjonal IKT Justert.doc 2

5 06 Fremtidig organisering av Nasjonal IKT Programkontoret orienterte kort om utarbeidet forslag til endret organisering av Nasjonal IKT. Presentasjonen tok utgangspunkt i Nasjonal IKTs roller som definert i strategi for Styringsgruppen kom med følgende kommentarer: Vedr. oppgaver: Oppgaven Prioritere tiltak bør tilligge Styringsgruppen, men Prosjekteierforum kan foreslå en prioritering av tiltak. Styringsgruppens oppgave Etablere Nasjonal IKTs strategi bør endres til Etablere og forvalte Nasjonal IKTs strategi. Vedr. sammensetning: Styringsgruppen og Prosjekteierforum skal være organisatorisk representative, men dette trenger ikke nødvendigvis bety at hvert RHF har like mange representanter. Vedr. aktører: Helsedirektoratet og NHN er ikke nevnt spesielt i saksunderlaget, men det er et klart ønske om at man viderefører dagens representasjon og samarbeid. Vedtak: 1. Styringsgruppen vedtar forslaget til ny organisering med de endringer som framkom i møtet. 2. Styringsgruppens formann oversender forslag til ny organisering for forankring i RHF AD-møtet. I etterkant av dette, vil bemanningen av Nasjonal IKTs fora gjennomgås. 3. Styringsgruppen ber Nasjonal IKTs ulike fora, i dialog med Programkontoret, utarbeide en presisering av dagens mandater i henhold til endringene som foreslås her, samt avklare oppgaver i grensesnittet mellom de ulike fora. 4. Styringsgruppen ber om at forslag til mandatpresiseringer og forslag til endringer i bemanningen legges fram for Styringsgruppen for godkjenning på møtet 17. juni Programkontoret Programkontoret Programkontoret/Fagfora 07 eresept og intern forordning Strategi medikasjon (tiltak 24.1) Programkontoret orienterte om at prosjektet, basert på vedtak i Nasjonal IKTs styringsgruppemøte , har utarbeidet endelig forslag til prosjektdirektiv for analysefasen. Prosjekteierforum ga sin tilslutning til dette direktivet i møte Styringsgruppen ga sin tilslutning til direktivet, med to mindre endringsforslag: Direktivet bør tydeliggjøre at representanter fra Helsedirektoratet må delta i prosjektets styringsgruppe. Slik deltakelse er viktig å for å ivareta samordning (også ift. arbeidet med kjernejournal, jf. sak 17). I direktivets kommunikasjonsplan (s. 25) er både tillitsvalgte organisasjoner og arbeidstakerorganisasjoner nevnt som mottakere. Dette går ut på det samme, og én av gruppene kan derfor strykes. Vedtak: 1. Styringsgruppen godkjenner fremlagt prosjektdirektiv for analysefasen hensyntatt de endringer som framkom i møtet. 2. Styringsgruppen ber prosjektet igangsette analysefasen. 3. RHFenes bes om å melde inn kandidater til prosjektets styringsgruppe innen Styringsgruppen bevilger 7,2 mnok til gjennomføring av analysefasen (ihht. prosjektets fremlagte budsjett). Prosjektet NIKTs RHFmedlemmer 08 Arkitektur brosjyre og sammendrag (tiltak 33.1) Programkontoret orienterte kort om saksprosessen så langt. Saken ble utsatt på Nasjonal IKTs styringsgruppemøte I etterkant har Fagforum Arkitektur mottatt og innarbeidet innspill til styresak og brosjyre. Endringene i brosjyre er beskrevet i saksunderlaget, brosjyren vil oppdateres i etterkant av møtet. I tillegg har fagforumet revurdert anbefaling til videre håndtering. Det anbefales nå at Vedl Møtereferat Nasjonal IKT Justert.doc 3

6 saken tas i RHF AD-møtet for forankring og beslutning. Den tidligere styresaken er derfor omarbeidet og omgjort til en sak til RHF AD-møtet. Det har også kommet forslag til endringer i sammendraget. Fagforum Arkitektur mener at summen av endringene er såpass stor at fagforumet ikke anbefaler å gjennomføre disse. Styringsgruppen kommenterte at oversendelsen til AD-møtet bør spesifisere at ADmøtet må ta stilling til eventuell videre behandling i regionene. Vedtak: 1. Styringsgruppen godkjenner saksnotat for sak til RHF AD-møtet, brosjyre (med endringer som fremkommer i saksunderlaget) og sammendrag for Tjenesteorientert arkitektur for spesialisthelsetjenesten. 2. Saken oversendes RHF AD-møtet for behandling. Sammen med fremlegging av arkitektursaken oversendes brosjyre og sammendraget. En representant fra Nasjonal IKTs Fagforum Arkitektur deltar ved behandling av saken. 3. Styringsgruppen ber Programkontoret om å bestille trykking av 2000 eksemplarer av brosjyren og om å tilgjengeliggjøre brosjyre og sammendrag elektronisk. Fagforum Arkitektur/ Programkontoret 09 Nytt hjelpenummer i helsenettet (tiltak 15.6) Programkontoret orienterte kort om forslag om prosjektutvidelse for å inkludere HL7 V3-baserte tjenester for felles hjelpenummer i helsenettet. Vedtak: 1. Styringsgruppen anbefaler å utvide tiltak 15.6 til å inkludere HL7 V3-baserte tjenester for felles hjelpenummer i helsenettet. 2. Styringsgruppen anbefaler at tiltak benytter seg av Expert-track for å bygge kompetanse inn i gruppen og i tillegg sikre resultatet. 10 Søknad om omdisponering av midler (tiltak 25) Programkontoret orienterte om søknad fra prosjektet Etablering samhandling rehabilitering/ habilitering (tiltak 25) om omdisponering av midler. Vedtak: Styringsgruppen Nasjonal IKT godkjenner søknad om å endre post 5 i budsjettet fra en pilot til stimuleringstiltak. 11 Innføring av nytt kodeverk for Radiologi (tiltak 35) Programkontoret orienterte om status for oppstart i prosjektet. Prosjektet skal levere innenfor en kort tidsfrist, og er i full gang med arbeidet. Prosjektet har identifisert en utfordring knyttet til at det kan synes som om det er et behov for å presisere kodeverket, slik at leverandørene kan starte sin tilpasning. Kodeverket og den foreløpige kravspesifikasjonen fra Helsedirektoratet oppleves som for lite presis for å kunne implementeres slik de nå foreligger. Programkontoret har orientert Helsedirektoratets implementeringsprosjekt om dette. Vedtak: Styringsgruppen tok saken til orientering. 12 Anskaffelse av nasjonalt system for Medisinsk Teknisk Utstyr (MTU) og behandlingshjelpemidler (BHM) Programkontoret orienterte om saken. Denne ble diskutert i nasjonalt AD-møte hvor følgende ble vedtatt: AD-møtet oversender forslaget til Nasjonal IKT for behandling og oppfølging. Styringsgruppen ga positive tilbakemeldinger på at saken blir løftet nasjonalt og koordinert. Per dags dato oppfattes en MTU- og BHM-anskaffelse å ha ulik prioritet i Vedl Møtereferat Nasjonal IKT Justert.doc 4

7 de ulike RHFene men det ble presisert at man tenker seg at resultatet av dette arbeidet er en rammeavtale med opsjon slik at den er tilgjengelig for alle RHFene. Styringsgruppen ser behov for å gjennomføre en forstudie for å utrede hvorvidt dette er et prosjekt som skal gjennomføres på nasjonal basis. En foranalyse må blant annet vurdere tallmaterialet og gjøre dette nasjonalt, beskrive nærmere mulige konsekvenser av en potensiell monopolsituasjon, samt spesifisere at man skal utrede gode driftsmodeller og anbefale den beste modellen. Forstudien vil være prosjektets første fase. Styringsgruppen ba Programkontoret bistå prosjektet i en tidligfase med å formulere bestillingen for forprosjektet ved å bruke mal for konsekvensutredning. Vedtak: 1. Styringsgruppen tok saken til etterretning og ga sin tilslutning til prosjektets hovedinnretning. 2. Styringsgruppen ber om at det utføres en forstudie, og at neste fase i prosjektet ikke iverksettes før resultatene fra forstudien har blitt behandlet i Nasjonal IKT. 3. Styringsgruppen ber Helse Nord RHF som prosjekteier inkludere de andre RHFene i det videre arbeidet. 4. Styringsgruppen bevilger til igangsettelse av prosjektets første fase for å dekke utgifter til prosjektledelse og felles prosesskostnader. Det forutsettes at øvrige kostnader dekkes av respektive RHFer. 5. Styringsgruppen ber Prosjekteierforum bistå med identifisering av aktuell kandidat knyttet til IKT-faglig kompetanse inn i prosjektet. 6. Nasjonal IKT stiller prosjektmetodikk til rådighet for prosjektet. Styringsgruppen ber om at prosjektet holder Nasjonal IKT orientert om utviklingen gjennom gjeldende rapporteringsrutiner. 7. Styringsgruppen ber prosjektet komplettere prosjektgruppen med IKT-teknisk kompetanse fra regionene og ber om at prosjektet i tillegg forankrer arbeidet i Nasjonal IKTs Fagforum Arkitektur. 8. Styringsgruppen ber om at endelig prosjektdirektiv og kost/nytte-vurdering forelegges Nasjonal IKT ved ferdigstillelse. Prosjektet Programkontoret Prosjekteierforum 13 Eventuell felles drift av nasjonal publiseringsplattform Programkontoret orienterte om saken ihht. saksunderlaget, og orienterte om dialogen rundt dette med RHFenes kommunikasjonsdirektører. I prosjektforslaget som fremlegges er prosjektets styringsgruppe foreslått å være kommunikasjonsdirektørene, og at Nasjonal IKT bidrar inn i ressursgruppe og med prosjektleder for utredningen. Styringsgruppen uttrykte klart at man ønsket å utgjøre prosjektets styringsgruppe og å ta eierskap til leveransen. Nasjonal IKTs styringsgruppe bør fungere som styringsgruppe for prosjektet, men prosjektet må ivareta en tett dialog med kommunikasjonsdirektørene slik at utredningen er i tråd med utfordringsbildet, f. eks. gjennom at disse utgjør en referansegruppe. Forholdet mellom det langsiktige målbildet og det konkrete oppdraget ble diskutert. Likeledes ble forholdet mellom inter-/intra- og ekstranett diskutert og at man ser behovet for at disse henger sammen. Det er behov for å presisere hva man mener med felles publiseringsplattform for at utredningsprosjektet skal kunne svare ut bestillingen. Styringsgruppen ba om at Programkontoret utarbeider et notat til neste RHF-AD møte for å løfte problemstillingen opp dit. Basert på dette ber man så om at det fremlegges et notat til neste møte i Nasjonal IKT. Der skal formålet med konsekvensutredningen spesifiseres nærmere, det langsiktige perspektivet skisseres, og hva som menes med publiseringsplattform presiseres. Det er behov for å se dette i en strategisk sammenheng før man gjennomfører en konsekvensvurdering. Tidsfristen for arbeidet ble påpekt og diskutert ( ). Gitt at dette arbeidet er første fase i et lengre løp, Vedl Møtereferat Nasjonal IKT Justert.doc 5

8 ble det uttrykt ønske å forsøke å svare ut bestillingen innen denne fristen. Vedtak: 1. Styringsgruppen tar saksunderlaget og utkast til prosjektdirektiv til orientering. 2. Styringsgruppen ber Programkontoret utarbeider et notat til RHF-AD møtet og en sak til neste møte i Nasjonal IKT om hvordan oppgaven gitt i RHFenes foretaksprotokoll kan løses. 14 Deltakelse i styringsgruppe for Meldingsløftet i kommunene Styringsgruppen stilte seg bak forslaget om at Anne Bjørlykke, programleder for Helse Vests regionale meldingsløftprosjekt, deltar i styringsgruppen. Vedtak: 1. Styringsgruppen foreslår at Anne Bjørlykke (HV) stiller som Nasjonal IKTs representant til styringsgruppen for Meldingsløft i kommunene. 2. Styringsgruppen ber representanten holde Nasjonal IKT orientert og rapportere status i tråd med rutiner. 15 Status vedr. eresept Kortsiktig tilnærming Erik M. Hansen orienterte kort om status for eresept Kortsiktig tilnærming. Det skal avholdes et møte med HOD der beskrivelse av innholdet i den kortsiktige løsningen skal gjennomgås. Helsedirektoratet kommenterte at de anser regelverksbegrensningen knyttet til PKI som hovedutfordringen ved den kortsiktige løsningen, de andre begrensningene mener man er mulige å løse. Styringsgruppen stilte seg bak den anbefalte tilnærmingen. Vedtak: Styringsgruppen tok saken til orientering. 16 Forprosjekt om nasjonal journaltilgang for pasienter Programkontoret orienterte kort om forprosjektet, samt behandling av saken i Prosjekteierforum I Prosjekteierforum besluttet man at Programkontoret skal be prosjektet presentere sine fremtidige resultater for Nasjonal IKT, at Fagforum Arkitektur vil invitere seg inn i prosjektet, og at det vil utarbeides en liste over innovasjonsprosjekter som berører Nasjonal IKT. Styringsgruppen kommenterte at både lovmessige hindringer og vurdering av hensiktsmessigheten ved journaltilgang for pasienter bør undersøkes. I tillegg fremkom det et ønske om å kartlegge hvilke andre tilsvarende initiativer som er i gang, dette anses delvis ivaretatt gjennom oppgaven tildelt Arild Pedersen i forrige Prosjekteierforum ( Utarbeide en liste over innovasjonsprosjekter som berører NIKT ). Vedtak: Styringsgruppen tok saken til orientering, og ber om at Programkontoret sørger for at det blir gjort en gjennomgang av tilsvarende initiativer. Programkontoret Programkontoret 17 Status vedrørende Kjernejournal Helsedirektoratet, ved Asbjørn Seim, orienterte kort om status. Helsedirektoratet har fått i oppdrag fra HOD å gjennomføre et forprosjekt som skal reflektere sektorens interesse for en fremtidig kjernejournal. Helsedirektoratet har i tillegg fått i oppdrag å 1 gi tekstinnspill til forskrift for regional kjernejournal innen , noe som gir et svært utfordrende tidsbilde. Forprosjektet er i gang med å samle en ekspertgruppe som vil møtes i tre 1 Teksten gjennomføre en høringsrunde i løpet av 2010 knyttet til hvilke lover og regelverk som krever justering som følge av en fremtidig kjernejournal. Fristen for å beskrive en kjernejournalløsning er er erstattet med å gi tekstinnspill til forskrift for regional kjernejournal innen etter innspill fra Asbjørn Seim. Vedl Møtereferat Nasjonal IKT Justert.doc 6

9 heldagssamlinger. Direktoratet har tatt høyde for finansiering av forprosjektet, men en evt. gjennomføringsprosess vil kreve ytterligere bevilgninger. Styringsgruppen uttrykte bekymring knyttet til tidsaspektet og tilgang til nødvendig kompetanse. Vedtak: Styringsgruppen tok saken til orientering. 18 Etablering av Fagkomité for standardisering Programkontoret orienterte kort om saken. Deltakelse fra Nasjonal IKT, representert ved lederne for Fagforum Arkitektur og EPJ Fagforum, på permanent basis vil kreve en tydeliggjøring av bestillingen og at man ser denne komiteen opp mot andre initiativ og organer. Vedtak: Styringsgruppen tok saken til orientering. Eventuelt Det var meldt to saker til eventuelt: 1. NSEP - Videreføring av finansiering Anders Grimsmo meldte seg inhabil i saken. Innledningsvis ba Herlof Nilssen om eventuelle innsigelser på hans habilitet i denne saken grunnet hans rolle som rådsleder i NSEP. Styringsgruppen hadde ingen innsigelser. Herlof Nilssen kommenterte kort at Nasjonal IKT ved inngåelse av samarbeidet med NSEP ikke hadde tatt stilling til varigheten av Nasjonal IKTs finansiering. Det lå imidlertid som en underliggende premiss at finansieringen fra Nasjonal IKT var av midlertidig karakter. Det vil være rimelig å videreføre finansieringen i ytterligere ett år. På sikt må imidlertid NSEP finne øvrige bidragsytere, men Nasjonal IKT vil kunne være med som én av flere bidragsytere. Styringsgruppen oppfordret til å benytte NSEPs erfaringer i større grad, da dette fagmiljøet blant annet har betydelig kunnskap om internasjonale erfaringer. Vedtak: 1. Styringsgruppen Nasjonal IKT innvilger NSEP et basistilskudd på årsbasis på opptil 3 MNOK for 2010, samt opptil 1,5 MNOK for 1. halvår Styringsgruppen Nasjonal IKT ber om at NSEP starter arbeidet med å finne øvrige bidragsytere for videre finansiering etter 1. halvår Det forutsettes at basistilskuddet inkluderer videre drift av Nasjonal IKTs EPJ Fagforum. 4. Styringsgruppens formann vil ta opp NSEPs fremtidige rolle, finansiering og organisatoriske plassering med eier. NSEP 2. NSEP Orientering fra Anders Grimsmo Anders Grimsmo orienterte om at NSEP har vært under tilsyn og utredning fra Datatilsynet og at dette har resultert i en tilsynssak. Grimsmo orienterte om hovedinnholdet i denne. Styringsgruppen hadde ingen spørsmål til orienteringen. Herlof Nilssen kommenterte at hans oppfatning er at NSEP tar grep for å sikre at dette ikke skjer igjen. Det inntrufne bør ikke ha betydning for Nasjonal IKTs videre finansiering av NSEP. Vedtak: Styringsgruppen tok saken til orientering. Vedl Møtereferat Nasjonal IKT Justert.doc 7

10 Statusrapport Nasjonal IKT Vedlegg 03 Styringsgruppen Nasjonal IKT 17/06/2010 1

11 Definisjoner statusrapportering til Styringsgruppen Nasjonal IKT Statusrapporten viser status i forhold til siste vedtatte prosjektplan for det igangsatte tiltaket, med fokus på endringer siden forrige rapportering. Der prosjektet er et nasjonalt koordineringsprosjekt, er det statusen på koordineringsprosjektet som vises, ikke de lokale prosjektene. I den grad koordineringsprosjektets fremdrift forsinkes av de lokale prosjektene, tas dette med. Oversikt over alle tiltak med status grønn, gul, rød eller blank: Grønn: Prosjektet går etter plan Gul: Mindre avvik fra plan, ikke kritisk Rød: Store avvik fra plan, kritisk Blank: Ikke igangsatt eller videreført aktivitet Tiltaket ferdigstilt * Tiltaket har endret status siden forrige rapportering Tiltak med status rød vil bli rapportert i mer detalj. Tiltak med status gul vil i tvilstilfeller bli rapportert i mer detalj. Tiltak med status grønn vil kun bli gitt en overordnet status. 2 Vedlegg 03

12 Definisjoner statusrapportering til Styringsgruppen Nasjonal IKT Forklaring til hvordan statusrapportens felter skal brukes: 3 Vedlegg 03

13 Status prosjektportefølje Tiltak Status Neste milepæl Kommentar 5.3 Etablering av test og godkjenningsordning G N/A Prosjektet er i driftsfasen. 5.9: Elin-k - Hovedprosjekt fase 2: Informasjonsutveksling mellom kommuner og sykehus Y Gjennomført utvikling i leverandørsystemene Leverandørenes prioritering av de ulike prosjekt og kapasitet til utvikling er en utfordring Elin-S Støtte for behandlingsprosser G Leveranse fra delaktivitet 1 1. modellutkast blir foreløpig. 5.12: Elin-h (Elektronisk info-utveksling i helsestasjonstjenesten) G Ivareta høringsprosesser, justere kravspesifikasjonene Bearbeiding av høringssvar må gjennomføres etter ferien Folkeregisteret i helsenettet G Utvikling av ny tjeneste Utvikling av nødvendige HL7- tjenester fører til en forsinkelse Nytt hjelpenummer i helsenettet G Utvikling av ny tjeneste Forsinkelse i utvikling av HL7- grensesnittet Medikasjonstjeneste G Prosjekt og SG etablert Mangler innspill til SGmedlemmer fra HN, HV, HMN. 25: Etablering samhandling rehabilitering/ habilitering G Få oversikt over om leverandørene vil delta Viktig med krav om godkjenning av meldinger. 29: Sykehus-FEST G / Y Ferdig med prioritering av datafylling (oppr. dato ) Har sett størst risiko knyttet til forankring hos sluttbrukere. 32: Talegjenkjenning Nynorsk G / R Utkast til sluttrapport Videre fremdrift er avhengig av tbm. fra Max Manus HL7 implementeringsguide G Ferdigstille oppdatert dokument. Venter på oppdatert dokument fra Fagforum Arkitektur. 4 Vedlegg 03

14 Satsningsområde Meldingsutveksling Prosjekteier Helsedirektoratet Tiltak 5.3 Etablering av test og godkjenningsordning Prosjektleder Magnus Alsaker STATUS Endring i status siden sist: Prosjektleders risikovurdering Avgrensning og innhold Ressurser Fremdrift Ekstern avhengighet G G G G Nei. Risikoområder i forhold til leverandører: Flere leverandører har ikke konkrete planer for godkjenning av aktuelle meldinger, spesielt gjelder dette lab. meldingene. Leverandører lar u-testede meldinger bli tatt i bruk hos kunden. I noen regioner opptrer regionale IT-enheter som leverandører flere av disse mangler planer for godkjenning. Prosjektet er i driftsfasen Løpende tjeneste Fremdriftsplan milepæler Kommentar Totalt 52 mottatte leverandørløsninger til godkjenning i leverandørløsninger er godkjent så langt i februar ble det avhold eget møte på Gardermoen med leverandører og regionale IT-enheter med fokus på krav til labmeldingene. Ca. 25 personer deltok Sertifiseringsmøte hos Profdoc og Infodoc er gjennomført. Tilsvarende møter er avtalt med og Hove/System X og flere lableverandører Alle XML-meldinger kan valideres på testserver (testserver.kith.no) Nye krav for mottak av meldinger er revidert basert på innspill fra Helse Vest IKT og innarbeides i testene nå Tjenesten Meldingshjelp er mye brukt av både leverandører og brukermiljøer i sektoren 5 Vedlegg 03

15 Satsningsområde Meldingsutveksling Prosjekteier NSF, KS Tiltak 5.9 Elin-k prosjektet, fase 2: Informasjonsutveksling mellom kommuner og sykehus Prosjektleder Sissel Skarsgaard. NSF STATUS Avgrensning og innhold Ressurser Fremdrift Ekstern avhengighet Y G Y Y Endring i status siden sist: Nei. Nei. Nei. Nei. Prosjektleders risikovurdering Fremdrift: 1.Leverandørenes prioritering av de ulike prosjekt og kapasitet til utvikling er en utfordring. ELIN-k er særlig sårbar mht. at alle 5 leverandørene må forholde seg stramt til samme fremdriftsplan for å kunne sikre fullverdig test og pilotering av løsningene innenfor prosjektperioden. 2.Videre har sykehusenes mulighet for oppgradering effekt på fremdriften i prosjektet og vil ha innvirkning på muligheten for pilotering ved alle 5 pilotsykehus. (Bl.a. på bakgrunn av ulike prioriteringer som gjøres mellom HF innen hver region.) Fremdriftsplan milepæler Når avtale er inngått med leverandørene (ok) Når endelig løsningsforslag fra leverandørene er evaluert (ok) Når avtale er inngått med pilotkommuner og sykehus (ok) Når utvikling i leverandørsystemene er gjennomført (2) Når test og godkjenning av løsningene er gjennomført (3) Når faglige veiledninger til meldingene er utviklet og godkjent (4) Når det er gjennomført opplæring i de ulike løsningene Når løsningene er prøvd ut (3) Når løsningene er evaluert og justert (1) Sluttdato Kommentar (1)(2): Leverandører - Utvikling:/test og godkjenning PLO-leverandører (Acos, Tieto, Visma) har utviklet alle PLO-meldingene for fase 2. DIPS: Utviklet alle PLO-meldingene for fase 2. Løsningen i test på UNN og AHUS. Videre skal SUS og Sunnaas etter planen starte test i slutten av mai. Siemens: Utviklet logistikkmeldinger, forespørsel/svar, mottak av innleggelsesrapport. Test delvis i gang. Pilotering ventes å starte opp i aug (Siemens leverer de to siste meldingene i juni Test og pilotering ca okt/nov 2010.) Status test og godkjenning av meldingene (kith): (se vedlagt matrise). ELIN-k skal i samarbeid med pilotaktørene godkjenne løsningene etter at pilotering er gjennomført. (1)(3): Utprøving: (se status pilotering.) Forsinkelsen i prosjektet siste år skyldes at det gjennom test er avdekket feil og mangler som har vært helt nødvendig å få korrigert før forsvarlig pilotering av løsningene kan gjennomføres. For å sikre fremdrift og mulighet for å pilotere løsningene inneværende år følges leverandørene opp gjennom tlf møter hver 14. dag samt enkelte workshops. Oppstart pilotering avhenger av tidspunkt for oppradering for sykehus. Planlagt oppstart aug./sept. alle 4 pilotsykehus. Oppstartstidspunkt for pilotering på SUS noe usikkert.(pga prioriteringer i Helse Vest IKT.) (4): Retningslinjer for bruk av ELIN-k meldingene er utarbeidet. Godkjenning for fase 2 meldingene foretas i forbindelse med prosjektavslutning. 6 6 Vedlegg 03

16 Satsningsområde Meldingsutveksling Prosjekteier Nasjonal IKT Tiltak 5.11 Elin-S Støtte for behandlingsprosser mellom foretak Prosjektleder Grete Bach, KITH AS STATUS Avgrensning og innhold Ressurser Fremdrift Y G G Endring i status siden sist: Nei Ja. Ja. Prosjektleders risikovurdering Prosjektdirektivet er per d.d. formelt ikke endelig godkjent, men muntlig godkjent av styringsgruppen i møte Alle RHF er nå representert. Fremdrift ok, økonomi ok. Ekstern avhengighet G Ja. Bemanning fra RHFene er avklart, også fra HSØ. Godkjenning av prosjektdirektiv Workshop for scenario 1 Workshop for scenario 2 Workshop for scenario 3 Fremdriftsplan milepæler Leveranse fra delaktivitet 1, utkast Kartlegging av tilsvarende aktiviteter som berører samhandling mellom sykehus, delaktivitet 2 Leveranse fra delaktivitet 2, Prosjektplan for hovedprosjekt, leveranse fra delaktivitet 3, utkast Slutt (Forprosjektet er presentert og prosjektplan for hovedprosjekt endelig versjon er ferdigstilt) Kommentar Endelig versjon av prosjektdirektiv sendt til godkjenning. Første workshop avholdt (17.3). Andre workshop avholdt (19.3), begge ang. scenario 1, mange gode innspill. Planlegging av de neste foregår an.g scenario 2 og 3. (19.5. og 16.6.). Utkastet som leveres til vil ikke være fullstendig, men basert på arbeidet i de 3 første workshopene. I rute iht. revidert prosjektplan ref. styringsgruppemøtet Kartleggingen er startet. Leveranser skal ferdigstilles til møter i PEF og SG hhv og Tilleggskommentarer: God fremdrift, men pga problemer m/ avklaring av møtetidsp. for delt. vil første utkast av modellene for arbeidsprosesser være foreløpige. Fått nyttige ressurser fra Helsedir. og Meldingsløftet. 2 personer skal bistå i forprosjektet, i tillegg er det også lovt juridisk kompetanse. 7 Ønsker å få til en oppsamlingsworkshop med alle deltakerne etter sommeren (sept.) for en siste gjennomgang og kvalitetssikring av18/01/2010 resultatene.

17 Satsningsområde Meldingsutveksling Prosjekteier NSF og Stavanger kommune Tiltak 5.12 Elin-h (Elektronisk informasjonsutveksling i helsestasjonstjenesten) Prosjektleder Sissel Skarsgaard, NSF STATUS Endring i status siden sist: Prosjektleders risikovurdering Avgrensning og innhold Ressurser Fremdrift G G Y Nei. Nei. Nei. Risikovurdering først og fremst relatert til hovedprosjektet, men knyttet til arbeidet i forprosjektet: - Finansiering av hovedprosjekt. - Leverandørenes vilje til deltakelse i denne type utviklingsprosjekt. Ekstern avhengighet Fremdriftsplan milepæler Samordning mot andre tilgrensende prosjekter Informasjon og forankring Kravspesifikasjon/funksjonalitet/presentasjon/brukerven nlighet Informasjonsmodell, de gode meldinger (innhold/struktur) og kravspesifikasjon er utarbeidet Ivareta høringsprosesser, justere kravspesifikasjonene Utarbeide faglige retningslinjer og testmateriale Utforme informasjonsstrategi Ferdigstille forprosjektrapport Sluttdato forprosjekt: juni 2010 G Nei. ok juni 2009 april 2010 (1) juni/aug (2) (3) (4) (5) Kommentar Hovedmålet for forprosjektet: Kartlegge, beskrive og koordinere de helsefaglige krav til elektronisk kommunikasjon mellom helsestasjons-tjenesten i kommunene og spesialisthelsetjenesten. (1)Kravspesifikasjon sendt ut på høring i april med høringsfrist 4.6. (2)Nasjonal IKT og Legeforeningen har bedt om utsettelse på høringsfrist til Dette gjør at bearbeiding av høringssvar må gjennomføres etter ferieavviklingen. (2)Det er ønskelig å sikre tilbakemeldinger både fra helsefagmiljøene og it-miljøene. Leverandørene er av den grunn invitert til et høringsmøte for en gjennomgang av ELIN-h-prosjektets innhold og krav. Samt informere om ELIN-metodikken som benyttes i ev gjennomføring av hovedprosjektet. Dette bl.a. for at vi i neste omgang kan innhente leverandørenes vurderinger mht løsning, ressursbruk samt mulighet for deltakelse. Dette har også betydning for søknad om midler til et ev hovedprosjekt. - Det pågår dialog med Hdir. vedr. planlegging, organisering og finansiering av hovedprosjekt. Forutsatt at finansiering kommer på plass vil planlagt oppstart være (3)(4) Planlagt gjennomføring høst 2010 Erfaringsmessig er det en fordel å utarbeide testmateriale og utkast til faglige retningslinjer i forkant av hovedprosjektet. 8 (5): Ferdigstilles etter at høringsprosessen er avsluttet Vedlegg 03

18 Satsningsområde Systemarkitektur, informasjonsgrunnlag og definerte fellestjenester Prosjekteier Nasjonal IKT Tiltak 15.5 Folkeregisteret i helsenettet Prosjektleder Cathrine Hole STATUS Endring i status siden sist: Prosjektleders risikovurdering Avgrensning og innhold G Videre framdrift avhenger av utvidet tillatelse til distribusjon. Ressurser Fremdrift G Y Endret fra G til Y. Ikke kritisk, og de involverte brukere er orientert. Utvikling av nødvendige HL7-tjenester er avgjørende for å realisere HL7-grensesnitt for tjenesten, og fører til en forsinkelse i prosjektet. Ekstern avhengighet G Fremdriftsplan milepæler Utvikling av ny tjeneste. Start Slutt Kvalitetssikring og testing. Start Slutt Utbredelse. Start Utbredelsesprosjektet er siste delleveranse for det totale prosjektet. Mål for utbredelsesprosjektet er at alle RHF har tatt i bruk tjenesten. Avslutning av utbredelsesprosjektet avhenger av framdrift hos RHF-ene. Når tilstrekkelige tillatelser er tildelt fra Skattedirektoratet kan vi definere nye utbredelsesprosjekter for de nye brukergruppene. Kommentar Utvikling av HL7-tjenester skal skje i samarbeid med HL7 Norge. Dette arbeidet skal skje medio juni, og implementasjonsguide vil ferdigstilles i løpet av juni. Dette betyr at HL7-grensesnitt for tjenesten ikke vil være klart til 1. juni. Helse Vest og OUS skal benytte seg av dette grensesnittet. Andre grensesnitt, f.eks mot Helse Midt-Norge, Pasienttransport, Helse Nord og enkelte HF i Helse Sør-Øst, vil ferdigstilles til 1. juni. Helse Vest IKT vil bidra med kompetanse på implementasjon og testing av HL7-grensesnittet. 9 Vedlegg 03

19 Satsningsområde Systemarkitektur, informasjonsgrunnlag og definerte fellestjenester Prosjekteier Nasjonal IKT Tiltak 15.6 Nytt hjelpenummer i helsenettet Prosjektleder Cathrine Hole STATUS Endring i status siden sist: Prosjektleders risikovurdering Avgrensning og innhold Ressurser G G Utvikling av HL7-tjenester er avgjørende for framdrift i prosjektet, og bidrar til en forsinkelse i utvikling av HL7- grensesnittet. Fremdrift Ekstern avhengighet Y G Endret fra G til Y. Ikke kritisk, og de involverte brukere er orientert. Fremdriftsplan milepæler Utvikling av ny tjeneste. Start Slutt Kvalitetssikring og testing. Start Slutt Utbredelse. Start Når tjenesten er klar til utbredelse skal den i første omgang tas i bruk av RHFene. Andre brukere identifiseres i prosjektperioden, og utbredelse til disse brukerne vurderes løpende. Kommentar Utvikling av HL7-tjenester skal skje i samarbeid med HL7 Norge. Dette arbeidet skal skje medio juni, og implementasjonsguide vil ferdigstilles i løpet av juni. Dette betyr at HL7-grensesnitt for tjenesten ikke vil være klart til 1. juni. Helse Vest og OUS som piloter skal benytte seg av dette grensesnittet. Etablering av andre grensesnitt vurderes. Helse Vest IKT vil bidra med kompetanse på implementasjon og testing av HL7-grensesnittet. Prosjektet samler nå inn brukernes krav til tjenesten, og det arbeides med en sikkerhetsmodell. 10 Vedlegg 03

20 Satsningsområde Meldingsutveksling Prosjekteier Nasjonal IKT Tiltak 24.2 Medisineringstjeneste Prosjektleder Knut Hellwege, HSØ STATUS Endring i status siden sist: Prosjektleders risikovurdering Avgrensning og innhold G Nei Se prosjektdirektiv for initiell prosjektrisiko. Ressurser G Fremdrift G Ekstern avhengighet G Fremdriftsplan milepæler M1 - Prosjekt etablert M2 - Analyse og dokumentasjon ferdig M3 - Kvalitetssikring og forankring ferdig M4 - Behandlet i RHF og NIKT Kommentar Prosjekt under etablering. Styringsgruppe under etablering. Resursforespørsel sendes ut for etablering av prosjektgruppe. 11 Vedlegg 03

21 Satsningsområde Meldingsutveksling Prosjekteier Nasjonal IKT Tiltak 25 Etablering samhandling rehabilitering/ habilitering Prosjektleder Terje Sagen STATUS Endring i status siden sist: Prosjektleders risikovurdering Avgrensning og innhold Ressurser G G Kostnadene i prosjektet vil være innenfor budsjettet. Styringsgruppen har godkjent at post 5 endres til stimuleringstiltak. Leverandørenes evne til å levere de endringer som trengs. Tid for utvikling av test scenarie /testmeldinger. Fremdrift Y Ekstern avhengighet Y Fremdriftsplan milepæler Prosjektleder ble meddelt 29.april at Styringsgruppen godkjenner endring av post 5 til stimuleringsmidler. Det jobbes opp mot leverandørene med å få oversikt over om de vil delta og om de vil klare dette innen fristen. Det jobbes med å avklare de ovennevnte punkter. Fremdriftsplan: Avhengig av ressurser hos leverandørene og for Test og godkjenning. Kommentar 1) Samordnet henvisningsskjema BUP, Hab og Rehab utgår. 2) EPJ leverandør stimuleres til ferdigstilling av applikasjon med godkjente løsning hos KITH for mottak av epikrise/henv. innen ) Meldingsløftet har sett at det er veldig få som har fått sine meldinger godkjent. Årsak er at det ikke prioriteres da ordningen ikke er obligatorisk. Det er derfor viktig at det er KRAV for Rehableverandørene. Ytterligere kommentarer: Se tilleggsslides. 12 Vedlegg 03

22 Satsningsområde Systemarkitektur, informasjonsgrunnlag og definerte felles tjenester Prosjekteier Nasjonal IKT Tiltak 29 Sykehus-FEST Prosjektleder Bjarne Hegge STATUS Avgrensning og innhold Ressurser Fremdrift Ekstern avhengighet G G Y Y Endring i status siden sist: Det er gjennomført en replanlegging av prosjektet som nå er koordinert med øvrige ereseptmilepæler. I forhold til de nye milepæler er det nå 2 mindre avvik fra planen. Sykehus-FEST prosjektet har ikke mottatt tilbakemelding fra regionene som forutsatt (M3), men er nå lovet ett brev om dette. Ettersom piloten i eresept er flyttet til vil også dette påvirke og sammenfalle med produksjonssettingen av 2.3 for Sykehus-FEST (M4). Denne ble produksjonssatt Fremdriftsplan milepæler M1 Når spesifikasjon av Sykehus-FEST-modellen er ferdig , Avsl M2 Når møte med referansegruppen er avholdt , Avsl M3 Når prioriteringen av datafyllingen er ferdig , M4 Når M30 V2.3 er produksjonssatt , Avsl M5 Når M30 V2.4 er produksjonssatt Prosjektleders risikovurdering Prosjektgruppa har sett størst risiko knyttet til forankring av Sykehus-FEST hos sluttbrukere. Planlagte tiltak for involvering og kommunikasjon, er møter med referansegruppa som også består av leverandører av EPJog kurvesystemer. Det planlagte møtet med leverandørene ble vellykket gjennomført. Møter med enkeltleverandører er også gjennomført. Prosjektet vil også lage en kommunikasjonsplan som støtte for videre informasjonsaktiviteter. Kommentar Sykehus-FEST har to resultatmål: Sørge for at FEST leverer et datainnhold slik at FEST kan erstatte Sykehusapotekenes Legemiddelregister som kilde for foretakene. Planlegge/forberede mottak i foretakene. Det første målet nås gjennom FESTs to neste leveranser, som er koordinert med, og følger, utviklingsløpet til ereseptprogrammet. Hoveddelen er etter 3 ukers forsinkelse i pilot i og endose-delen er planlagt i oktober. Spesifikasjonen for Sykehus-FEST modellen var ferdig i januar. Denne modellen er et resultat av samarbeid mellom ereseptprogrammet og Legemiddelverket hvor det er tatt hensyn til listen med meldte endringsbehov. Møte med systemleverandører (M2) er gjennomført Det pågår også en prosess for prioritering av hvilket datainnhold som skal med først. Her skulle det komme innspill fra Helseregionene i løpet av februar. Disse innspillene er nå lovet, men ikke mottatt. Prioriteringen vil påvirkes av innspillene og Legemiddelverkets muligheter til å skaffe dataene. Styringsgruppemøte ble avholdt Vedlegg 03

23 Satsningsområde Systemarkitektur, informasjonsgrunnlag og definerte fellestjenester Prosjekteier Nasjonal IKT Tiltak Tiltak 32: Talegjenkjenning Nynorsk Prosjektleder Bjørn Nagell, Devoteam davinci STATUS Endring i status siden sist: Prosjektleders risikovurdering Avgrensning og innhold Ressurser Fremdrift Ekstern avhengighet G G R R Det går mot en løsning med oversettelse av ordboken i dagens bokmålsversjon av TGK. Nye forsøk gjort med oversettelse til nynorsk. Venter tilbud fra Max Manus i uke 20. Innsamling av data fra RHF-ene har tatt mer tid enn forutsatt. Fremdeles mangler tilbakemelding fra enkelte HF spesielt i Helse Sørøst og eksempler på nynorsk journalmateriale fra sykehuset Førde. Foreløpig vurdering tilsier at eksisterende kontrakt med Max Manus kan benyttes. Utløper i desember Videre fremdrift er helt avhengig av tilbakemelding fra Max Manus med underleverandører. Oversettelse fra bokmål anses nødvendig usikkert hvilken kvalitet som kan oppnås. Fremdriftsplan milepæler Oppstart: Uke Lovmessige krav beskrevet Uke 57 Konklusjon om anbefalt løsning Uke Prosjektplan for hovedprosjekt Uke 4 Utkast til sluttrapport Uke 8 Sluttrapport godkjent Uke 11 Kommentar OK OK Forløpig konklusjon avtegner seg. Forbereder presentasjon for Prosjekteierforum 27. mai. Utkast til sluttrapport kan foreligge i uke Vedlegg 03

24 Satsningsområde Meldingsutveksling Prosjekteier Nasjonal IKT Tiltak 33.2 HL7 implementeringsguide Prosjektleder (KITH) STATUS Endring i status siden sist: Prosjektleders risikovurdering Avgrensning og innhold Ressurser Fremdrift Ekstern avhengighet G G G G Nei. Nei. Nei. Ja. Se kommentar pkt. 6 Fremdriftsplan milepæler 1. Gjennomføre kurs i HL nov 2. Gjennomgang av HL7 impl. guide 3. Presentasjon av foreløpige funn 4. Sende på forenklet høring (m.a. arkitekturforum) 5. Eventuelt arbeidsmøte 6. Ferdigstilles Kommentar Gjennomført Ferdig 31. januar Presentert for NIKTs Arkitektur Fagforum 8. februar Utsendt 12. februar Gjennomført 7. mai Venter på oppdatert dokument fra Fagforum Arkitektur i henhold til gjennomgang på arbeidsmøtet. Dette skal deretter ferdigstilles av KITH. Tilleggskommentarer (fra Per Olav Skjesol, Fagforum Arkitektur): KITH har levert en rapport til Fagforum Arkitektur hvor denne er gjennomgått. Fagforumet har noen kommentarer til denne og vil derfor gjennomføre et møte over påske med KITH for å avklare endelig innhold. Fagforumet er usikker på resultatet og om det er godt nok. Det er også usikkerhet knyttet til om KITHs foreslåtte vei videre er den korrekte. Dette vil vi komme endelig tilbake til etter gjennomført møte. Se kommentar pkt Vedlegg 03

25 Andre prosjekter 16 Vedlegg 03

26 Tiltak / Prosjekt Meldingsløftet i kommunene Prosjekteier Helsedir. Nasjonal IKTs repr. Anne Bjørlykke, Helse Vest IKT Prosjektleder Helsedir. oppnevner programkoordinator STATUS Avgrensning og innhold Ressurser Fremdrift Endring i status siden sist: Programmet er i ferd med å startes opp, så det er ingen status å rapportere enda. Vurdering av kritiske suksessfaktorer: Tydelig beskrivelse av ansvar i hovedsamarbeidskommuner er vesentlig for å sikre videre bredding til nye kommuner. Det er også viktig at Meldingsløftet i kommunene samarbeider mer de regionale Meldingsløft-prosjektene for å sikre at man er samkjørte med tilrettelegging av legekontor, samt prioritering av meldinger mellom foretak og kommuner. Ekstern avhengighet Fremdriftsplan hovedmilepæler: Etablering (des. 09- April 10) Prosjektetablering i hovedsamarbeidskommuner (mai 10 - sept. 10) Gjennomføring i hovedsamarbeidskommuner (okt des. 11) Samarbeidskommuner (sept. 10-des. 10) Prosjektetablering i alle samarbeidskommuner (nov. 10- feb. 11) Gjennomføring i samarbeidskommuner (feb. 11 -f eb. 12) Oppfølgning og understøttende tiltak (feb. 10 nov.- 10) Kommentarer: 17 18/01/2010

27 Vedlegg tiltak Vedlegg 03

28 Status test og pilotering ELIN-k fase 2 Pilotkommuner (6) Pilotsykehus (5) Leverandør Testing Pilot-drift- Planer Stavanger kommune SUS Acos DIPS Tromsø kommune UNN Visma Mai/juni (Aug/sept) DIPS Mai/juni Aug/sept Trondheim kommune St.Olavs hospital Tieto Siemens Skedsmo kommune Ahus Tieto DIPS Mai/juni Mai/juni Aug/sept Aug/sept Oslo kommune Drammen kommune Sunnaas sykehus Tieto Tieto Mai/juni Aug/sept DIPS 19 Vedlegg 03

29 20 Vedlegg 03

30 Vedlegg tiltak Vedlegg 03

31 Eventuelle tilleggskommentarer 1) Generelt: Elektronisk samhandling har utviklet seg siden tiltak 25 ble iverksatt fra NIKT. Elektronisk samhandling er i fokus og Elektronisk henvisning og epikrise er i dag en naturlig del av alle Elektronisk pasientjournalsystem. 2) NIKT ønsker å gjenbruke mest mulig av de meldinger som allerede er standardiserte og ikke utvikle egen melding. Dette passer med de signaler KITH AS og Nasjonalt meldingsløft har gitt. 3) Henvisning 1.0 (Den gode henvisning) er videreutviklet og inneholder i dag de fleste elementer som er spesifiserte, men noen Rehab elementer mangler. 4) De elementer som mangler overlapper dels med de som BUP og RUS trenger, og det ble derfor startet med et løp hvor disse tre samordner elementene. Hdir, har stoppet utviklingen av BUP/RUS inntil videre, noe som betyr at tiltak 25 fortsetter uten BUP/RUS. 5) Det Nasjonale meldingsløft ønsker ikke å endre den strukturerte henvisningen, slik at de spesifikke feltene vil bli overført som del av Anamnese. Dette alternativet er godt nok og fastlegene kan overføre den nødvendige informasjon til Rehab institusjonen. 6) NIKT var bekymret for å inngå avtale med én leverandør om en pilot, da det gir konkurransefortrinn. Siden elektronisk samhandling nå er krav fra kundene og som nevnt over nå er en naturlig del av EPJ, støtter prosjektleder de leverandørene som ønsker det med kunnskap og veiledning om hvordan elektronisk henvisning bør utformes iht. nasjonale standarder, og hvordan dette kan implementeres. Prosjektet betaler ikke for utvikling hos EPJ. 7) Det viktige er at EPJ leverandører får sin løsning godkjent gjennom KITHs test- og godkjenningsordning. Dette er noe som dessverre ofte blir nedprioritert. PL anbefaler at NIKT gir tillatelse til å bruke post 5 i budsjettet som stimuleringsmiddel til de leverandører som får sin løsning testet og godkjent (det er 3 aktuelle leverandører). Dette vil kunne gi stimulering med NOK til leverandørene for hver godkjenning. 22 Vedlegg 03

32 Eventuelle tilleggskommentarer 8) Tabell 1: Estimerte kostnader for gjenstående hovedprosjekt 23 Vedlegg 03

33 Vedlegg 04a Til: Styringsgruppen Nasjonal IKT Kopi Fra: Programkontoret NIKT Dato: Saksnr: 04/ Mandat- og oppgaveendringer som følge av ny organisering Bakgrunn og situasjon Våren 2010 har Programkontoret gjennomgått Nasjonal IKTs interne organisering i sin helhet. Saken har tidligere blitt behandlet i Prosjekteierforum 14.april 10 og i Styringsgruppen De to styringsforaene sluttet seg til hovedlinjene i forslaget, men kom også med innspill til endringer og forbedringer. Programkontoret har innarbeidet innspillene. Prosjekteierforum ba også om at de ulike mandater ble detaljert, slik at oppgavefordelingen mellom de ulike foraene blir tydeligere. Programkontoret har utarbeidet et forslag til mandatpresiseringer og ny fordeling av oppgaver mellom de ulike organisatoriske enhetene (se vedlegg 04b og 04c). Prosjekteierforum behandlet dette i sitt møte , og kom med innspill og kommentarer, som Programkontoret har innarbeidet. Forslag til løsning Figuren under viser en skjematisk framstilling av forslaget til ny organisering: Programkontoret har utarbeidet forslag til justerte mandater for eksisterende fora, og for første versjon av innholdselementer i nye mandat. Mandat for systemeierfora er p.t. ikke utarbeidet. Prosjekteierforum og ledere av eksisterende fagfora har vært invitert til å diskutere forslagene og prosessen videre før dette nå legges frem til Styringsgruppen Nasjonal IKT for endelig vedtak. I denne omgang fremlegges mandat for Nasjonal IKTs Styringsgruppe og Prosjekteierforum, da øvrige mandater henger sammen med endelig utforming av disse og derfor er under bearbeiding og forankring. I forkant av at Styringsgruppen vedtar de oppdaterte mandatene har RHF AD-møtet vært invitert (i møte ) til å diskutere Nasjonal IKTs rolle og innretning, og komme med innspill. Vedl 04a Mandatendringer som følge av ny organisering v1.0.doc 1

34 Vedlegg 04a Forslag til vedtak Styringsgruppen vedtar mandatene for Styringsgruppen Nasjonal IKT og Prosjekteierforum, slik de foreligger i vedlegg 4b og 4c, med de innspill som fremkom i møtet. Vedl 04a Mandatendringer som følge av ny organisering v1.0.doc 2

35 Vedlegg 04b Styringsgruppen for Nasjonalt IKT Mandat Dokumentkontroll Forfatter Gjennomgang Godkjent av Programkontoret Nasjonal Nasjonal IKTs Styringsgruppe Styringsgruppen Nasjonal IKT IKT Endringslogg Versjon Dato Endring Første versjon Oppdatert versjon til Nasjonal IKTs styringsgruppe Nasjonalt IKTs Styringsgruppe Dato: Versjon nr. 1.1 Side 1 av 5

36 Vedlegg 04b INNHOLD: 1. BAKGRUNN NAVN MANDAT OG OPPGAVER ORGANISERING OG SAMMENSETNING RESSURSER OG ØKONOMI ROLLER... 4 Nasjonalt IKTs Styringsgruppe Dato: Versjon nr. 1.1 Side 2 av 5

37 Vedlegg 04b 1. BAKGRUNN Styringsgruppen for Nasjonal IKT ble etablert etter initiativ fra Helsedepartementet i Nasjonal IKT er spesialisthelsetjenestens hovedarena for samhandling innenfor informasjons- og kommunikasjonsteknologi (IKT). Dette gjelder både samhandling innad i spesialisthelsetjenesten (mellom de ulike helseforetakene og de regionale helseforetakene) og samhandling med andre sentrale aktører som kommunehelsetjenesten, Helse- og omsorgsdepartementet, Helsedirektoratet og Norsk Helsenett. Styringsgruppen er det øverste besluttende organ i Nasjonal IKT. Styringsgruppen skal fokusere på strategisk retning og er ansvarlig for å prioritere Nasjonal IKTs tilgjengelige midler. 2. Navn Gruppens navn: Styringsgruppen for Nasjonal IKT. 3. Mandat og oppgaver Nasjonal IKT har sitt mandat og myndighet gjennom styringslinjen i spesialisthelsetjenesten. Ansvaret for å håndtere felles, nasjonale IKT-- utfordringer er i sektoren er delegert fra RHF-styrene til Nasjonal IKT gjennom dette mandatet og gjennom styregodkjenning av Nasjonal IKTs strategi. Nasjonal IKTs strategi er Nasjonal IKT styringsdokument. Styringsgruppen Nasjonal IKT er ansvarlig for utvikling og forvaltning av en felles strategi for informasjons- og kommunikasjonsteknologi (IKT) for de regionale helseforetakene (RHF). Styringsgruppens oppgaver vil være: o Etablere og forvalte Nasjonal IKTs strategi o Forankre strategi i RHFs styrene o Vedta Nasjonal IKTs point of view (arkitekturrapporten er et eksempel) o Vedta prioritering av tiltak o Forvalte Nasjonal IKTs budsjett o Sikre formell forankring mot RHF AD-møtet o Sikre forankring mot HF/RHF o Utpeke deltakere til Nasjonal IKTs fora o Bidra til gevinstrealisering 4. Organisering og sammensetning Nasjonal IKTs øverste ansvarlige organ er Styringsgruppen Nasjonal for IKT. Styringsgruppen for Nasjonal IKT har ansvaret for å sørge for en hensiktsmessig organisering av gjennomføringen av vedtatte felles strategier for RHFene. Styringsgruppen har en leder og et sekretariat som forvalter økonomi og sentrale rammeavtaler og avrop på disse. Styringsgruppen består av representanter fra ledelsen i RHF-ene og Helsedirektoratet, to representanter fra de konserntillitsvalgte, samt observatører fra Helsedepartementet (HOD) og Norsk Helsenett (NHN). Nasjonalt IKTs Styringsgruppe Dato: Versjon nr. 1.1 Side 3 av 5

38 Vedlegg 04b Styringsgruppens sammensetning skal være organisatorisk representativ, men dette trenger ikke nødvendigvis bety at hvert RHF har like mange representanter. Styringsgruppens representanter fra ledelsen i RHFene skal inkludere personer med helsefaglig kompetanse. Styringsgruppen skal ha en årlig plan for sine aktiviteter, herunder en møteplan med minimum 5 møter hvert år. 5. Ressurser og økonomi Nasjonal IKTs aktivitet dekkes i hovedsak av en årlig tildeling fra RHFene. Nasjonal IKT kan utover dette søke om støtte av spesifikke prosjekter og aktiviteter fra RHFene eller fra andre kilder. Det settes opp et årlig budsjett for Nasjonal IKT som omhandler finansiering av programstyring, gjennomføring av tiltak og prosjekter og andre direkte utgifter som utgifter til infrastruktur, kommunikasjon og møtevirksomhet med mere. De ressurser som deltar i Styringsgruppen forventes å avgi minimum 2 dagsverk i måneden. Dette og utgifter i forbindelse med dette finansieres av det respektive RHF. Som hovedregel gjelder at alle RHF dekker medgått tid og utgifter til ulike aktiviteter i regi av Nasjonal IKT. Unntaket er de tilfeller der enkelt RHF bærer en uforholdmessig stor byrde av helheten. I slike tilfeller kan det søkes om å dekke RHFets utgifter over Nasjonal IKTs budsjetter. 6. Roller Nasjonal IKT skal være en premissgiver og møteplass på faglig og administrativt ledelsesnivå, og samtidig ivareta arbeidet med å spre kunnskap og bygge konsensus på viktige områder. Utvikling av omforente og langsiktige målbilder og strategier for IKT-arbeidet i spesialisthelsetjenesten skal være i kjernen av virksomheten. Nasjonal IKT vil eie prioriterte prosjekter innenfor strategiske områder, og ha en fokusert porteføljestyring. Nasjonalt IKTs Styringsgruppe Dato: Versjon nr. 1.1 Side 4 av 5

39 Vedlegg 04b Som øverste organ er Nasjonal IKTs Styringsgruppe ansvarlig for å sikre at Nasjonal IKTs ulike roller ivaretas, disse er: Gi retning og premisser: Nasjonal IKT er ansvarlig for utarbeidelse av RHFenes felles IKT-strategi. Styringsgruppen skal vedta Nasjonal IKTs strategi, og sende denne til RHFene for behandling. Prosjekteier: Nasjonal IKT eier en prosjektportefølje. Styringsgruppen skal vedta oppstart av nye prosjekter, innhold og omfang av disse. Katalysator for samordning og samarbeid: Gjennom sine faste møteplasser, prosjektdeltakelse og programkontorets arbeid er Nasjonal IKT en plattform og pådriver for samordning og samarbeid. Styringsgruppen skal sikre at Nasjonal IKT har de rette arenaer og fora for samarbeid og samhandling. Ivaretaker av brukerbehov: Nasjonal IKT vil bidra til at brukernes behov ivaretas i løsningene som utvikles. Styringsgruppen skal sikre at prosjekter som igangsettes involverer brukere og hensyntar brukerbehov i tilstrekkelig grad. Utreder og konsensusbygger: Nasjonal IKT bruker sine fagfora og spesialbestilte utredninger til å tegne langsiktige målbilder. Styringsgruppen skal sikre at Nasjonal IKTs strategi og arbeid kommuniseres ut og at det arbeides aktivt med å skape felles målbilder. Økonomisk bidragsyter: Nasjonal IKT skal finansiere prosjekter som skal løftes til et nasjonalt nivå, Nasjonal IKT bidrar også med delfinansiering der dette er nødvendig for å sikre fremdrift i utvalgte prosjekter. Styringsgruppen skal vedta finansiering og delfinansiering av prosjekter som skal løftes til et nasjonalt nivå. Innovator: Forutsetter nær kontakt med innovasjonsmiljøer og virkemiddelapparatet. Styringsgruppen skal oppmuntre til nær kontakt og dialog mot denne typen miljøer. Gatekeeper : Nasjonal IKT får mange prosjektinnspill som ønsker støtte. EPJ Fagforum og Fagforum Arkitektur vurderer om disse innspillene er i samsvar med de langsiktige målbildene, og om innspillene bør samordnes med andre initiativer i sektoren. Fagforaene skal også sikre at initiativer som fremlegges holder tilstrekkelig faglig kvalitet. Styringsgruppen skal påse tilstrekkelig kvalitetssikring og vurdering av helheten i prosjektporteføljen ved vedtak om nye prosjekter. Kommunikasjon og informasjon: Nasjonal IKT skal gjennom utredninger, prosjekter og tiltak spre informasjon, og åpne for kommunikasjon og samarbeid med andre aktører i bransjen. Styringsgruppen skal påse at Nasjonal IKT benytter de rette kommunikasjonskanaler, både eksternt og internt. Dette skal i hovedsak skje gjennom vedtak av kommunikasjonsstrategi for Nasjonal IKT og løpende oppfølging av Programkontoret. Nasjonalt IKTs Styringsgruppe Dato: Versjon nr. 1.1 Side 5 av 5

40 Vedlegg 04c Nasjonalt IKTs Prosjekteierforum Mandat Dokumentkontroll Forfatter Gjennomgang Godkjent av Programkontoret Nasjonal IKT Nasjonal IKTs Prosjekteierforum Styringsgruppen Nasjonal IKT Endringslogg Versjon Dato Endring Første versjon Oppdatert versjon til Nasjonal IKTs styringsgruppe Nasjonalt IKTs Prosjekteierforum Dato: Versjon nr. 1.1 Side 1 av 4

41 Vedlegg 04c INNHOLD: 1. BAKGRUNN NAVN MANDAT OG OPPGAVER ORGANISERING OG SAMMENSETNING RESSURSER OG ØKONOMI... 4 Nasjonalt IKTs Prosjekteierforum Dato: Versjon nr. 1.1 Side 2 av 4

42 Vedlegg 04c 1. BAKGRUNN Styringsgruppen for Nasjonal IKT ble etablert etter initiativ fra Helsedepartementet i Nasjonal IKT er spesialisthelsetjenestens hovedarena for samhandling innenfor informasjons- og kommunikasjonsteknologi. Dette gjelder både samhandling innad i spesialisthelsetjenesten (mellom de ulike helseforetakene og de regionale helseforetakene) og samhandling med andre sentrale aktører som kommunehelsetjenesten, Helse- og omsorgsdepartementet, Helsedirektoratet og Norsk Helsenett. Prosjekteierforum (PEF) er Styringsgruppens operative organ for styring innenfor Nasjonal IKTs virkefelt. PEF er en ledelsemessig og faglig møteplass som skal bistå med operativ oppfølgning av Nasjonal IKTs strategi, sakshåndtering, saksforberedelse og forankring i forbindelse med styringsgruppemøter. I tillegg skal PEF være en arena for koordinering overfor andre aktører som leverandørindustrien og innovasjonsmiljøer. 2. Navn Gruppens navn: Nasjonal IKTs Prosjekteierforum. 3. Mandat og oppgaver Prosjekteierforums mandat er innenfor rammen av Nasjonal IKTs strategi. Prosjekteierforum er Nasjonal IKTs arbeidsutvalg som skal sikre samordning av IKT-oppgaver innen spesialisthelsetjenesten. Prosjekteierforum rapporterer til styringsgruppen Nasjonal IKT. Prosjekteierforums oppgaver vil være: o Gi innspill vedrørende Nasjonal IKTs strategi til Styringsgruppen o Foreslå tiltak, herunder utredninger o Forslå prioritering av tiltak o Etablere tiltak o Følge opp tiltak o Forberede saker for Styringsgruppen o Følge opp fagfora o Følge opp systemeierfora o Koordinering av oppfølging av leverandører o Sørge for allokering av avtalte ressurser til prosjekter og tiltak 4. Organisering og sammensetning PEF består av representanter for premissgiver og de regionale IKT-enhetene i de 4 RHFene, samt representanter fra Norsk Helsenett og Helsedirektoratet. PEF s sammensetning skal være organisatorisk representativ, men dette trenger ikke nødvendigvis bety at hvert RHF har like mange representanter. Representantene i PEF skal være personer med ledende IKT-roller, samt helsefaglig kompetanse. Lederne fra Nasjonal IKTs fagforum (EPJ Fagforum og Fagforum Arkitektur) skal være representert i PEF. Nasjonalt IKTs Prosjekteierforum Dato: Versjon nr. 1.1 Side 3 av 4

43 Vedlegg 04c Programkontoret og Nasjonal IKTs pågående tiltak rapporterer til PEF, som igjen rapporterer til Styringsgruppen. PEF skal ha en årlig plan for aktiviteter og møtefrekvens (min. 5 hvert år). 5. Ressurser og økonomi Prosjekteierforums aktivitet finansieres innenfor rammen av NIKTs budsjetter. Det settes opp et årlig budsjett som omhandler utgifter til drift av Prosjekteierforum. Dette inkluderer møtefasilitering De ressurser som deltar i Prosjekteierforum forventes å avgi minimum 2 dagsverk i måneden. Dette, samt utgifter til aktiviteter i regi av Prosjekteierforum og Nasjonal IKT, finansieres av det respektive RHF. Nasjonalt IKTs Prosjekteierforum Dato: Versjon nr. 1.1 Side 4 av 4

44 Vedlegg 05a Til: Styringsgruppen Nasjonal IKT Kopi Fra: Programkontoret NIKT Dato: Saksnr: 05/ Innføring av nytt kodeverk for Radiologi Bakgrunn og situasjon KITH har utarbeidet et nytt kodeverk for radiologi på oppdrag fra Helsedirektoratet. Kodeverket er utarbeidet for å kunne bestille og dokumentere bruken av radiologiske tjenester og er egnet for både polikliniske og innlagte pasienter. Erfaringsmessig er det store teknologiske og organisatoriske utfordringer knyttet til skifte av sentrale kodeverk. Styringsgruppen Nasjonal IKT besluttet derfor i møte å utføre en konsekvensutredning før beslutning om tidspunkt for innføring. Følgende ble referatført: Innføring av nytt kodeverk for Radiologi Erik M Hansen orienterte om saken ihht saksunderlaget. Hansen foreslo å gjennomføre en konsekvensutredning i henhold til Nasjonal IKTs mal for konsekvensutredning. Denne konsekvensutredningen bør være ferdig innen styringsgruppens møte 29. april. Vedtak: Styringsgruppen ber om at det utføres en konsekvensutredning før beslutning om tidspunkt for innføring. Konsekvensutredningen skal også avklare om det er behov for koordinering av planleggings- og gjennomføringsarbeidet knyttet til innføring av nytt kodeverk for radiologi. Kodeverksprosjektet Problemstilling Gjennomføring av konsekvensutredningen har blitt ledet av eksterne ressurser fra Devoteam davinci. Prosjektleder har vært Heidi Elisabeth Krossen. Hvert RHF har utpekt ressurser som har bistått i prosjektets arbeid. Prosjektets hovedmål var formulert som: Prosjektet skal vurdere de IKT-messige konsekvensene ved innføring av nytt kodeverk for radiologi for spesialisthelsetjenesten. Herunder skal det også vurdere hvilke konsekvenser nytt kodeverk kan ha for forvaltning av IKT-systemene (både fagsystemene og de økonomirelaterte systemene), eventuelle konsekvenser for arbeidsprosessene og eventuelle behov for opplæring relatert til bruken av IKT-systemene. Forslag til løsning Prosjektet anbefalinger inkluderer: En vurdering av det samlede risikobildet per 25. mai 2010 innebærer at en oppstart av NCRP på nasjonalt nivå per 1. januar 2011 ikke vurderes som gjennomførbar på forsvarlig vis. Konklusjon vedrørende anbefalt dato for iverksettelse kan gjøres når: Dersom forhold knyttet til tolkning og kostnadsestimat av NCRP, samt ferdigstillelse av løsningsforslag er på plass innen 1. september 2010, kan en innføring av NCRP pr 1. januar Vedl 05a Innføring av nytt kodeverk for radiologi v1.0.doc 1

45 Vedlegg 05a 2012 forsvares. Dette vil kreve noe parallell innføring hos leverandører og i lokale driftsmiljøer. Det bør etableres nasjonal koordinering mellom RHFene i forhold til avklaring av faglige/administrative forhold vedrørende NCRP, koordinert opptreden fra kundesiden ved endringer i RIS-systemene, og koordinert prioritering av leverandørens ressurser. Det bør planlegges og etableres dedikerte prosjekter for NCRP i alle RHFene. Forslag til vedtak 1. Styringsgruppen tar prosjektets funn til etterretning og godkjenner sluttrapporten fra prosjektet. 2. Programkontoret kommuniserer prosjektets hovedfunn, anbefalinger og behov for avklaringer i brev til Helsedirektoratet. 3. Nasjonal IKT ber Helsedirektoratet svare ut avklaringsbehovene overfor RHFene. 4. Når avklaringer er foretatt og tilbakemelding mottatt, bes Prosjekteierforum vurdere behovet for igangsetting av eventuelle felles nasjonale tiltak som understøtter RHFenes arbeid med implementering av kodeverket. Vedl 05a Innføring av nytt kodeverk for radiologi v1.0.doc 2

46 Nasjonal IKT Vedlegg 05b Konsekvensutredning radiologi - nytt kodeverk (NCRP)

47 Agenda Vedlegg 05b 1. Bakgrunn 2. Analyse 3. Anbefalinger

48 Oppgavebeskrivelse Vedlegg 05b Prosjektet skal vurdere de IKT-messige konsekvensene ved innføring av nytt kodeverk for radiologi for spesialisthelsetjenesten. Herunder skal det også vurdere hvilke konsekvenser nytt kodeverk kan ha for forvaltning av IKT-systemene (både fagsystemene og de økonomirelaterte systemene), eventuelle konsekvenser for arbeidsprosessene og eventuelle behov for opplæring relatert til bruken av IKT-systemene. Delmål 1 Konsekvensvurdering Vurdere konsekvenser med utgangspunkt i Nasjonal IKTs mal for konsekvensvurdering. Vurderingen er ikke begrenset til Innholdselementene i denne malen, men skal inkludere alle relevante forhold. Delmål 2 Vurdere innføringstidspunkt Basert på konsekvensvurdering, vurdere innføringstidspunkt for kodeverket. Delmål 3 Vurdere nødvendige tiltak Prosjektet skal foreslå nødvendige tiltak for å implementere det nye kodeverket. Delmål 4 Avklare koordinering av planleggings- og gjennomføringsarbeide Prosjektet skal avklare og anbefale eventuelt behov for koordinering mellom de fire regionale helseforetakene i det videre arbeidet. Delmål 5 - Sluttrapport Prosjektet skal oppsummere sitt arbeid i en sluttrapport i tråd med Nasjonal IKTs mal, som skal fremlegges for og godkjennes av Nasjonal IKT. I tillegg skal sluttrapporten presenteres i en powerpoint.

49 Vedlegg 05b Deltakere i konsekvensutredning Helse Sør Øst: Åge Sjåfjell og Håvard Roterud Helse Vest: Gerhard Lund Furnes og Mona Lisa Larsen Helse Midt-Norge: Kjell-Åge Tingstad og Sverre Fossen Helse Nord: Kåre Christian Nordhus og Jan-Magnar Kirkerud Devoteam davinci: Olav Strand, Kjell Arne Grøtting og Heidi Elisabeth Krossen

50 Vedlegg 05b Status pr RHF - oppsummert I hvilken grad har RHF påbegynt forberedelser og planlegging av innføringen? I hvilken grad er konsekvenser for organisasjon og prosesser kartlagt? I hvilken grad blir den totale endringsbelastni ngen for HF så stor at NCRPprosjektet blir vanskelig å gjennomføre innen fristen? Hvordan er prosjektgjennomføringskapasiteten (ressurser)? Er det økonomisk kapasitet i RHF til å gjennomføre prosjektet? Hvor store er det tekniske utfordringer knyttet til oppgradering av løsningen? (eks. komplisert løsning, mange integrasjoner etc.) Vurdering Vurdering Vurdering Vurdering Vurdering Vurdering Helse Sør Liten grad Liten grad Meget stor grad Liten Liten Store Øst Helse Vest Godt i gang Noen grad Meget stor grad Liten Bra Store Helse Midt Helse Nord Noen grad Godt i gang Stor grad Bra Noe Middels Liten grad Liten grad Noen grad Bra Noe Middels

51 Vedlegg 05b Målsettinger ved innføring av NCRP (fra Helsedirektoratets beskrivelse av kodeverket datert ) 1.Forenkling relativt få koder skal bidra til at kodeverket er enkelt og oversiktlig 2.Bred anvendelse kodeverket skal kunne brukes både ved bestilling og dokumentasjon av radiologiske tjenester 3.Konsistent begrepsbruk kodeverket legger til rette for en komplett og entydig dokumentasjon og rapportering av radiologisk aktivitet 4.Entydig aktivitetsbeskrivelse kodeverket legger til rette for en komplett og entydig dokumentasjon og rapportering av radiologisk aktivitet 5.Bedre grunnlag for aktivitetsbasert finansiering kodeverket skal representere en aktivitetsbeskrivelse som kan brukes som grunnlag for en enkelt og transparent refusjonsordning.

52 Vedlegg 05b Minstekrav ved innføring av nytt radiologikodeverk og ny finansieringsordning for poliklinisk radiologi (fra versjon 26.3) Ved implementering vil minstekravet til ny funksjonalitet være: 1.Nytt kodeverk skal brukes for dokumentasjon av alle utførte radiologiske undersøkelser og intervensjoner, og for både innlagte og polikliniske pasienter 2.Nasjonale betegnelser i det nye kodeverket skal benyttes i registreringen av undersøkelser og intervensjoner i EPJ og RIS 3.Både offentlige og private virksomheter skal benytte det nye kodeverket 4.Ved innsending av krav om refusjon etter Lov om folketrygd skal det nye kodeverket benyttes både av offentlige og private aktører

53 Vedlegg 05b Hvilke IKT systemer vil innføring av NCRP ha konsekvenser for? Innføringen vil kreve endringer i RIS-systemer og bestillinger av endret funksjonaliet til følgende leverandører: Siemens, Carestream, Agfa, DIPS, Sectra og RisCo Nytt kodeverk vil kreve tilpasninger i integrasjoner mot modaliteter og rekvisisjonsfunksjonalitet i sykehusinterne systemer PAS/EPJ (HIS) RIS Modalitet PACS For ekstern rekvirering kreves tilpasninger i funksjonalitet i legekontorers EPJ

54 Vedlegg 05b Innføring av NCRP krever koordinert innsats fra 3 nivåer Implementeringen av NCRP har konsekvenser for: De radiologiske enhetene RIS-leverandørene Sykehusenes IKT driftsleverandører Endringen må skje koordinert mellom disse tre nivåene, og alle berørte ledd må ha kapasitet til å gjennomføre de nødvendige oppgaver når nødvendig. RIS systemene er bl.a. virksomhetskritiske produksjonsstyringssystemer i de radiologiske avdelingene. Endringer i disse systemene må derfor gjøres gjenstand for profesjonell endringshåndtering.

55 De radiologiske enhetene optimal gjennomføring for ett HF Vedlegg 05b ID Task Name Duration 2nd Quarter 3rd Quarter 4th Quarter 1st Quarter 2nd Quarter 3rd Quarter 4th Quarter 1st Quarter 2nd Quarter 3rd Quarter May Jun Jul Aug Sep Oct Nov Dec Jan Feb Mar Apr May Jun Jul Aug Sep Oct Nov Dec Jan Feb Mar Apr May Jun Jul 1 Utvikling og innføring av NCRP 205 days? 2 Leverandørrettede aktiviteter 145 days 3 Klargjøre og sammenstille krav 40 days 4 Utforme løsningsbeskrivelser 40 days 5 Bestilling 10 days 6 Utvikle og teste løsning RIS 40 days 7 RIS klar for leveranse til driftsmiljer 5 days 8 Utvikle og teste løsninger grensesnitt EPJ 70 days 9 Løsning klar for leveranse til driftsmiljøer 5 days 10 Innføring I HF-ene 153 days 11 Prosjektetablering 15 days 12 Innføring, opplæring og klargjøring 60 days 13 Planlegge integrasjoner 15 days 14 Sette opp integrasjon modaliteter 10 days 15 Sett opp integrasjon EPJ 25 days 16 Integrasjonstest - modaliteter 15 days 17 Produkjsonstest HF 15 days 18 Innføring I driftsmiljøene 105 days 19 Konsekvensvurdering 25 days 20 Akseptansetest RIS 25 days 21 Akseptansetest EPJ og integrasjon 20 days Ovenstående oppsett forutsetter optimal prosjektgjennomføring fra nå av Dersom det ikke fantes kapasitetsbegrensninger verken hos RIS-leverandører eller i sykehusenes IKT driftsmiljøer, ville det kunne være mulig å innføre NCRP pr 1. april Vår kartlegging viser imidlertid at det sannsynligvis må gjennomføres 21 RIS oppgraderingsprosjekter for å få innført NCRP på forsvarlig vis. I tillegg kommer prosjekter for private røntgeninstitutter og private sykehus som vil belaste 3 av RIS leverandørene

56 Vedlegg 05b Leverandøroversikt Leverandør Leverer til Antallet prosjekter Annet Siemens AHUS, Innlandet, VVHF (SAB), Fonna, OUS (Ullevål) Carestream Stavanger, VVHF, OUS (Aker) 3 Agfa DIPS Sectra Bergen, Telemark, OUS (Radiumhospitalet) Nordland, Helgeland, Førde, Sørlandet Midt-Norge, OUS (Rikshospitalet), Vestfold, Østfold RisCo UNN, Finnmark 2 6 Leverandør til stor privat kjede 3 6 Leverandør til 2 private sykehus 5 Leverandør til stor privat kjede

57 Antall prosjekter pr RIS leverandør Vedlegg 05b Leverandør Antall Prosj. Forutsetninger Antall mdr Siemens 6 Det antas at de 3 store HF må implementeres sekvensielt. De medium store HFene, samt den private røntgenkjeden kan kjøres noe parallelt. 3 store HF * 3 mnd = 9 mnd 5 mnd totalt for 2 medium HF og privat kjede Carestream 3 Det antas at alle 3 HF må implementeres sekvensielt grunnet kapasitet hos leverandør. Dette gir: 1 stort HF * 3 mnd = 3 mnd 2 medium HF * 2 mnd = 4 mnd Agfa 3 Det forutsettes at de to medium HFene kan innføres noe Beregnet implementeringstid inkludert parallelt tilpasninger med en total hos leverandør innføringstid er følgende: for disse på 3 mnd. 1 stort HF * 3 mnd, 2 medium HF: 3 mnd Aktivitet Antall kalendermåneders implementeringstid Nødvendige tilpasninger hos leverandør 2 mnd Total implementeringstid HF noe parallell innføring. 15 mnd 1 stort HF * 3 mnd Buffertid grunnet risiko for forsinkelser 3 medium HF samt2 2mnd privat sykehus: 5 mnd Totalt tidsforløp implementering 19 mnd DIPS 6 DIPS har varslet at de har bra kapasitet. Dermed forutsettes Sectra 5 Det antas at de 2 store HF må implementeres sekvensielt. Det antas at de to medium HFene og privat røntgenkjede kan implementeres noe parallelt. Dette gir: 2 store HF * 3 mnd = 6 mnd 2 medium HF og privat kjede til sammen 4 mnd RisCo 2 Risco antas å ha god kapasitet. Det forutsettes likevel at det ikke er parallell innføring samtidig med implementering av 1 stort HF. 1 stort HF * 3 mnd, 1 medium HF * 2 mnd

58 Antall prosjekter pr IKT - driftsmiljø Vedlegg 05b Beregnet implementeringstid inkludert tilpasninger hos leverandør er følgende: Aktivitet Nødvendige tilpasninger hos leverandør Total implementeringstid HF Buffertid grunnet risiko for forsinkelser Totalt tidsforløp implementering Antall kalendermåneders implementeringstid 2 mnd 15 mnd 2 mnd 19 mnd

59 Antall prosjekter pr IKT - driftsmiljø Vedlegg 05b Leverandør Antall Prosj. Forutsetninger Antall mdr HSØ-Sør 5 Prosjekter med 4 RIS leverandører 9 HSØ OUS 4 Prosjekter med 4 RIS leverandører 10 HV IKT 4 Prosjekter med 4 RIS leverandører 10 HEMIT HN - IKT 4 Prosjekter med 2 RIS leverandører 9 Øvrige 1 AHUS, Innlandet, Østfold og VVHF-SAB har til dels separate driftsmiljøer og har ikke intern køproblematikk 3-4

60 Vedlegg 05b Estimert implementeringstid gitt antatte beskrankninger i kapasitet hos internt driftsmiljø Aktivitet Nødvendige tilpasninger hos leverandør Total implementeringstid HF Buffertid grunnet risiko for forsinkelser Totalt tidsforløp implementering Antall kalendermåneders implementeringstid 2 mnd 10 mnd 2 mnd 14 mnd

61 Kostnadsestimater Vedlegg 05b Element Beregning Sum Kalkulatoriske timepriser er: Type ressurs Timepris Timepris inkl mva Ekstern leverandør Kr 1300 Kr 1625 Driftsleverandør IKT Kr 1000 Kr 1250 Sykehuspersonell Kr 500 Kr 625 Estimerte implementeringskostnader pr stort HF: Type ressurs Estimert Timepris Totalsum timeforbruk Ekstern leverandør 500 timer Kr 1300 Kr Driftsleverandør IKT 600 timer Kr 1000 Kr Sykehuspersonell 750 timer Kr 500 Kr Sum 1 stort HF Kr Sum 1 medium HF (ca 65 % av kostnadene) Kr Estimerte totalkostnader implementering av NCRP i alle HF Beskrivelse Beregning Sum Antall store HF 11 * Kr Kr Antall medium HF 10 * Kr Kr Totalsum implementeringskostnader alle HF Kr

62 Vedlegg 05b Analyse I Forberedelsene til innføring av NCRP i alle RHF unntatt Midt-Norge er pr i dag ikke kommet langt Det foreligger pr i dag ingen omforent løsningsbeskrivelse for håndtering av NCRP mellom noen RIS leverandør og RHF Det gjenstår pr i dag flere uavklarte forhold vedr praktisk fortolkning av NCRP For å nå målsettingene med NCRP bør disse avklaringene ikke overlates til implementeringen av NCRP i det enkelte HF, men gjøres i henhold til en omforent nasjonal tolkning

63 Vedlegg 05b Analyse II Kapasitetsbegrensninger både hos enkelte RIS leverandører og i de regionale IKT driftsmiljøene, medfører at systemendringer ikke kan gjennomføres samtidig alle steder kø må påregnes Når kapasitetsbegrensninger både hos leverandører og i de regionale IKT driftsmiljøene skal koordineres med innføring i de enkelte HF/billeddiagnostiske avdelinger, kan ytterligere forsinkelser påregnes En optimistisk vurdering tilsier at en gjennomføringstid på måneder etter at omforent løsningsbeskrivelse foreligger, kan være mulig på nasjonalt nivå dersom tiltaket prioriteres både hos leverandører, hos regionale driftsmiljøer og i sykehusene Denne tiden kan komprimeres noe dersom leverandører og regionale IKT driftsmiljøer i større grad enn beregnet kan håndtere prosjekter i parallell

64 Vedlegg 05b Anbefalinger I En vurdering av det samlede risikobildet per 25. mai 2010 innebærer at en oppstart av NCRP på nasjonalt nivå per 1. januar 2011 ikke vurderes som gjennomførbar på forsvarlig vis. Konklusjon vedrørende anbefalt dato for iverksettelse kan gjøres når: Gjenstående avklaringer i forhold til tolkning av NCRP er gjort Når leverandører og RHF har konkludert sine løsningsforslag Når økonomidelen av NCRP foreligger Dersom disse forhold er på plass innen 1. september 2010, kan en innføring av NCRP pr 1. januar 2012 forsvares. Dette vil kreve noe parallell innføring hos leverandører og i lokale driftsmiljøer

65 Anbefalinger II Vedlegg 05b Nasjonal koordinering mellom RHF-ene bør umiddelbart etableres i for å: - sikre snarlig og koordinert avklaring av faglige/administrative forhold vedrørende NCRP på nasjonalt nivå - sikre at kundesiden opptrer koordinert i forhold til utforming av nødvendige endringer i RIS systemene (gjelder alle systemer/leverandører unntatt TRIS, som bare er representert i HN) - koordinere prioriteringen av leverandørenes ressurser i den utstrekning dette blir en knapp faktor i prosjektgjennomføringen (dette gjelder flere leverandører) - gjøre IKT-arkitekturmessige avklaringer på nasjonalt nivå - koordinere de regionale prosjektene (se nedenfor) med hensyn på tolkninger av regelverk, løpende koordinering med Helsedirektoratet og praktiske løsninger i radiologimiljøene

66 Vedlegg 05b Anbefalinger III Det bør parallelt med det nasjonale avklaringsarbeidet planlegges og etableres dedikerte prosjekter for NCRP i alle RHF(I tillegg til, eller som en utvidet del av, det som i dag håndteres innenfor de igangsatte POLK/BKMprosjektene) Disse prosjektene bør koordinere prosjektgjennomføringen på region- og HF-nivået (særlig koordineringen mellom HF og IKT driftsmiljøer), samt sikre tilstrekkelig forankring av det nasjonale avklaringsarbeidet Slike prosjekter må i tillegg til IT faglige ressurser også ha representasjon fra de billeddiagnostiske avdelingene, hvorfra både fra radiologer og radiografer bør delta.

67 Støttefoiler Vedlegg 05b

68 Vedlegg 05b Avklaringspunkter etter gjennomgang med ressurspersoner fra RHFene Det må avklares hvorledes bestillinger for 2011 skal behandles (avhenger av i hvilken grad NORAKO koder i dag brukes i rekvireringen) Det må avklares hvordan historiske data skal behandles (med tanke på statistikk) Det må avklares i forhold til mail sendt Nasjonal IKT for avklaringer mot Hdir: viktig å få med Høyre og Venstre som en del av koden med tilhørende benevnelse ikke bare som tilleggskoder viktig at nukleærmedisinske koder blir ferdigstilt og får samme struktur som NCRP viktig med felles nasjonale forkortelser av benevnelsene slik at disse kan innpasses innenfor rammene av DICOM formatet på samme måte de avklaringer Hdir påtok seg i møtet 4. mai Foreslått nasjonal koordinering av: videre praktisk konkretisering av kodeverket (forkortelser med mer) utarbeide kravspesifikasjon og bestillinger fra leverandørene planlegge innføringstakt og koordinere innføring for de HF som mottar løsning fra samme leverandør (av kapasitetshensyn) Ønske fra et RHF: etablere et nasjonalt organ som samordner implementering av myndighetspålagte krav

69 Minimums implementering høyde for integrasjon mot modaliteter Kommentar Vedlegg 05b ID Task Name Duration 2nd Quarter 3rdQuarter 4th Quarter 1st Quarter 2ndQuarter 3rd Quarter 4th Quarter 1st Quarter 2ndQuarter 3rd Quarter May Jun Jul Aug Sep Oct Nov Dec Jan Feb Mar Apr May Jun Jul Aug Sep Oct Nov Dec Jan Feb Mar Apr May Jun Jul 1 Utvikling og innføring av NCRP 147days? 2 Leverandørrettede aktiviteter 105 days? 3 Klargjøreog sammenstillekrav 20 days? 4 Utforme løsningsbeskrivelse 20days 5 Bestilling 0 days 6 Utvikle og teste løsning 60 days? 7 Løsning klar for leveranse til driftsmiljøer 5 days 8 Innføring I HF-ene 75 days 9 Prosjektetablering 15 days 10 Innføring, opplæring og klargjøring 60days 11 Planlegge integrasjoner 15days 12 Setteoppintegrasjon modaliteter 10days 13 Integrasjonstest 15 days 14 Produkjsonstest HF 15days 15 Innføring I driftsmiljøene 95 days? 16 Konsekvensvurdering 25 days 17 Akseptansetest 30 days? En første implementering som kun er tilrettelagt for å sikre de kortsiktige målene, må også gjøres gjenstand for forsvarlig endringshåndtering, dvs konsekvensanalyse i forhold til tilgrensende IKT systemer, inkl radiologisk modaliteter. Et crash prosjekt som kun hensyntar de kortsiktige målsettingene kan stå i et motsetningsforhold til langsiktige og gode løsninger som sikrer realisering av målsettingene med NCRP Forutsetter også at regionale driftsmiljøer, helseforetak og leverandører ikke får kapasitetsproblemer, mao at de kan kjøre alle sykehus og driftsmiljøer i parallell. Dette er en forutsetning som vår kartlegging har vist at vil briste. Det er IKKE mulig å kjøre alle sykehus og driftsmiljøer i parallell

70 Vedlegg 05b Økonomiske konsekvenser - usikkerhet 1. Prosjektkostandene for innføring av NCRP er betydelige 2. På RHF-nivå er det gjennomgående satt av noen midler til gjennomføring av myndighetspålagte krav 3. Dedikerte midler til innføring av NCRP foreligger i følge oppnevnte ressurspersoner ikke 4. Ingen RHF har ennå mottatt prissatte tilbud fra leverandørene 5. Økonomiske konsekvenser som følge av varslet endring av takster med basis i NCRP er ikke mulig å analysere fordi reviderte takster ennå ikke foreligger

71 Vedlegg 05c SLUTTRAPPORT FRA KONSEKVENSUTREDNING RADIOLOGI - NYTT KODEVERK NCRP Distribusjonsliste Tittel: Navn Institusjon Prosjekteier Styringsgruppen Nasjonal IKT Styringsgruppen Nasjonal IKT Kontraktsansvarlig Erik M. Hansen Nasjonal IKT Prosjekteierforum Programkontor Anne Line Grepne Dagfinn Hallseth Tiltak:35 Prosjekt:Konsekvensutredning Milepæl: radiologi Foretak: Versjon nr.0.91 Dato: Ansvarlig: Arkiv nr. Side 1 av 27

72 Vedlegg 05c 1. Innholdsfortegnelse 1. INNHOLDSFORTEGNELSE SAMMENDRAG AV HOVEDKONKLUSJON/HOVEDFUNN FRA UTREDNINGEN INNLEDNING BESKRIVELSE AV OPPDRAGET AVGRENSNINGER OPPSUMMERING AV GJENNOMFØRT OPPGAVE DELTAKERE ARBEIDSFORM INITIELLE TELEFONMØTER MED RESSURSPERSONENE MER OMFATTENDE TELEFONMØTER BASERT PÅ SPØRRESKJEMA PLENUMSSAMLING 10. MAI 2010 PÅ GARDERMOEN PRESENTASJONER AV RAPPORTEN AMBISJONSNIVÅ SOM LEGGES TIL GRUNN VED FØRSTE GANGS IMPLEMENTERING OVERSIKT OVER IMPLIKASJONER VED INNFØRING (SYSTEMMESSIGE, PROSESSMESSIGE, ORGANISATORISKE, ØKONOMISKE M.M.) HOVEDOPPSUMMERING OG PER FORETAK HELSE SØR-ØST HELSE VEST HELSE MIDT-NORGE HELSE NORD OPPSUMMERING AV STATUS PER RHF FRA PLENUMSGJENNOMGANG 10. MAI GARDERMOEN: KONSEKVENSER FOR HVEM KONSEKVENSER FOR ARBEIDSPROSESSENE I SYKEHUS ANDRE KONSEKVENSER KONSEKVENSER FOR RIS-SYSTEMER OG EVENTUELLE GRENSESNITT KONSEKVENSER FOR DRIFTSMILJØENE KONSEKVENSER AV ØKONOMISK ART VED INNFØRING I RHF/HF KOSTNADSESTIMAT RISIKOVURDERING HOVEDELEMENTENE I RISIKOVURDERINGEN ER: LITE TILGJENGELIG TID FREM TIL NCRP SKAL VÆRE IMPLEMENTERT LEVERANDØRERS GJENNOMFØRINGSEVNE ESTIMERT IMPLEMENTERINGSPERIODE GITT ANTATTE BESKRANKNINGER I LEVERANDØRENS GJENNOMFØRINGSEVNE Tiltak:35 Prosjekt:Konsekvensutredning Milepæl: radiologi Foretak: Versjon nr.0.91 Dato: Ansvarlig: Arkiv nr. Side 2 av 27

73 Vedlegg 05c 6.4. INTERNE DRIFTSMILJØERS GJENNOMFØRINGSEVNE ESTIMERT IMPLEMENTERINGSTID PR RHF GITT ANTATTE BESKRANKNINGER I LEVERINGSEVNE HOS INTERNT DRIFTSMILJØ OPPSUMMERING ESTIMERT IMPLEMENTERINGSTID ENDRINGSBELASTNING OG ENDRINGSTRETTHET ØVRIGE RISIKOFAKTORER FORSLAG TIL INNFØRINGSSTRATEGI ANBEFALING OM INNFØRINGSTIDSPUNKT FOR KODEVERKET NASJONAL KOORDINERING MELLOM RHF-ENE FORSLAG TIL ANDRE TILTAK SOM ER NØDVENDIGE FOR Å IMPLEMENTERE DET NYE KODEVERKET Tiltak:35 Prosjekt:Konsekvensutredning Milepæl: radiologi Foretak: Versjon nr.0.91 Dato: Ansvarlig: Arkiv nr. Side 3 av 27

74 Vedlegg 05c 2. Sammendrag av hovedkonklusjon/hovedfunn fra utredningen NCRP 1 forelå 3. februar Høringsutkast til kravspesifikasjon forelå 26. mars Endelig kravspesifikasjon vedrørende NCRP forelå 16. april, og ble distribuert til de regionale Helseforetakene i forbindelse med møte i Helsedirektoratet 4. mai Denne kravspesifikasjonen inneholder imidlertid ikke retningslinjer for hvordan økonomisk oppgjør skal håndteres. Dette vil ha betydning for utforming av de administrative prosessene, og ved endelig design av de nødvendige systemendringene i RIS systemene. Det er dessuten et faktum at deler av innholdet i den aktuelle kravspesifikasjonen ikke fremstår som tilstrekkelig avklart. Avklaringsbehov som er tatt opp av de regionale helseforetakene er så langt ikke besvart av Helsedirektoratet. De regionale helseforetakene ble allerede i oppdragsdokument for 2009 (ref. revidert oppdragsdokument per juli 2009) varslet om at nytt kodeverk for radiologi skal innføres 1. januar I det samme tildelingsbrevet ble det imidlertid opplyst at NCRP skulle foreligge i oktober Det er på det rene at de regionale helseforetakene per i dag ikke har helhetlige planer for innføring av NCRP. Helse Vest (HV) og Helse Midt-Norge (HMN) har kommet lengst, sistnevnte har også den klart enkleste endringsoppgaven (felles systemløsning for alle HF). I de andre regionale helseforetakene er arbeidet i ulik grad startet opp i tilknytning til innføringen av BKM/utfasingen av POLK 2. Konsekvenser for de radiologiske enhetene er så langt i liten grad berørt. Den systemmessige kompleksiteten i Helse Vest (HV) og Helse Sør-Øst (HSØ) er meget stor (hhv 4 og 5 ulike RIS-systemer i ulike konfigurasjoner som driftes i ulike miljøer). Dette innebærer at endringsprosjektene i disse to regionene rent teknisk er av mye større kompleksitet enn i HMN. 1 NCRP er forkortelse for Norsk klassifikasjon av radiologiske prosedyrer 2 BKM er forkortelse for behandlerkravmeldingen og erstatter POLK. Helsedirektoratet innfører et nytt system (BKM) som gjelder for innsending av refusjonskrav for poliklinisk behandling. Dette betyr at POLK-applikasjonen som i dag benyttes av helseforetak ved innsending av refusjonskrav fases ut. Det nye systemet kan tas i bruk 1. januar POLK-meldinger vil ikke aksepteres etter 1. januar Tiltak:35 Prosjekt:Konsekvensutredning Milepæl: radiologi Foretak: Versjon nr.0.91 Dato: Ansvarlig: Arkiv nr. Side 4 av 27

75 Vedlegg 05c Helse Nord er midt inne i en rammeavtaleprosess som også berører RIS-systemene. Selv om de bare har 2 RIS, så kompliserer dette dialogen med leverandørene. Implementeringen av NCRP har konsekvenser for: De radiologiske enhetene RIS-leverandørene Sykehusenes IKT driftsleverandører Endringen må skje koordinert mellom disse tre nivåene, og alle berørte ledd må ha kapasitet til å gjennomføre de nødvendige oppgaver når nødvendig. RIS systemene er bl.a. virksomhetskritiske produksjonsstyringssystemer i de radiologiske avdelingene. Endringer i disse systemene må derfor gjøres gjenstand for profesjonell endringshåndtering. Et normalforløp for en slik endring vurderes til å være ca. 6-9 måneder fra det tidspunkt en omforent løsningsspesifikasjon foreligger. Dette forutsetter et optimalt endringsløp hvor alle aktører er koordinerte og det ikke inntreffer uforutsette problemer. Situasjonen er per i dag at det ikke foreligger noen omforent løsningsspesifikasjon for noen leverandør. Det gjenstår dessuten avklaringer som må gjøres før en slik spesifikasjon kan konkluderes. De regionale IKT driftsmiljøene i HV og HSØ er midt inne i andre omfattende prosjekter, og har kapasitetsutfordringer. I HN påvirkes situasjonen av den pågående rammeavtaleprosessen. Fordi innføring av NCRP av kapasitetsårsaker hos leverandører og IKT driftsmiljøer ikke kan gjennomføres samtidig ved alle HF, vil ikke et innføringsløp for NCRP være optimalt. Derfor bør i dette tilfellet måneder fra det tidspunkt omforent løsningsspesifikasjon foreligger, legges til grunn som basis for en forsvarlig systeminnføring. En vurdering av det samlede risikobildet per 25. mai 2010 innebærer at en oppstart av NCRP på nasjonalt nivå per 1. januar 2011 frarådes. Konklusjon vedrørende anbefalt dato for iverksettelse kan gjøres når: Gjenstående avklaringer i forhold til tolkning av NCRP er gjort Når leverandører og RHF har konkludert sine løsningsforslag Når økonomidelen av NCRP foreligger Dersom disse forhold er på plass innen 1. september 2010, kan en innføring av NCRP pr 1. januar 2012 forsvares. For å sikre en så rask og effektiv implementering av NCRP som mulig, anbefales følgende: Nasjonal koordinering mellom RHF-ene bør umiddelbart etableres i for å: o Å sikre snarlig og koordinert avklaring av faglige/administrative forhold vedrørende NCRP på nasjonalt nivå o Å sikre at kundesiden opptrer koordinert i forhold til utforming av nødvendige endringer i RIS systemene (gjelder alle systemer/leverandører unntatt TRIS, som bare er representert i HN) o Å koordinere prioriteringen av leverandørenes ressurser i den utstrekning dette blir en knapp faktor i prosjektgjennomføringen (dette vil sannsynligvis gjelde flere leverandører) o Å gjøre IKT-arkitekturmessige avklaringer på nasjonalt nivå Tiltak:35 Prosjekt:Konsekvensutredning Milepæl: radiologi Foretak: Versjon nr.0.91 Dato: Ansvarlig: Arkiv nr. Side 5 av 27

76 Vedlegg 05c o Å koordinere de regionale prosjektene (se nedenfor) med hensyn på tolkninger av regelverk, løpende koordinering med Helsedirektoratet og praktiske løsninger i radiologimiljøene Det bør parallelt med det nasjonale avklaringsarbeidet etableres dedikerte prosjekter for NCRP i alle RHF. (I tillegg til, eller som en utvidet del av, det som i dag håndteres innenfor de igangsatte POLK/BKM-prosjektene). Disse prosjektene bør koordinere prosjektgjennomføringen på region og HF-nivået (særlig koordineringen mellom HF og IKT driftsmiljøer), samt sikre tilstrekkelig forankring av det nasjonale avklaringsarbeidet Slike prosjekter må i tillegg til IT faglige ressurser også ha representasjon fra de billeddiagnostiske avdelingene, hvorfra både fra radiologer og radiografer bør delta. 3. Innledning 3.1. Beskrivelse av oppdraget KITH har utarbeidet et nytt kodeverk for radiologi på oppdrag fra Helsedirektoratet. Norsk klassifikasjon av radiologiske prosedyrer (NCRP) er utarbeidet for å kunne bestille og dokumentere bruken av radiologiske tjenester og er egnet for både polikliniske og innlagte pasienter. Iht. Helsedirektoratets dokument NCRP Norsk klassifikasjon av radiologiske prosedyrer Beskrivelse av kodeverket, 2. mars 2010, er formålet med å innføre et nytt radiologikodeverk følgende: Forenkling: relativt få koder skal bidra til at kodeverket er enkelt og oversiktlig Bred anvendelse: kodeverket skal kunne brukes både ved bestilling og dokumentasjon av radiologiske tjenester Konsistent begrepsbruk: kodeverket skal kunne benyttes for lagring og gjenfinning i PACS, samt for dokumentasjon og presentasjon i RIS og EPJ Entydig aktivitetsbeskrivelse: kodeverket legger til rette for en komplett og entydig dokumentasjon og rapportering av radiologisk aktivitet Bedre grunnlag for aktivitetsbasert finansiering: kodeverket skal representere en aktivitetsbeskrivelse som kan brukes som grunnlag for en enkel og transparent refusjonsordning Det vil bli obligatorisk å bruke dette kodeverket for å registrere og rapportere radiologisk aktivitet både for offentlige og private virksomheter. Erfaringsmessig er det store utfordringer knyttet til skifte av sentrale kodeverk. Dette handler både om teknologiske utfordringer relatert til oppgradering av systemer og integrasjoner og om organisatoriske utfordringer relatert til opplæring i kodeverk og kodepraksis. Det vises her til tidligere konsekvensutredning vedrørende innføring av nytt laboratoriekodeverk. Saken om å konsekvensutrede innføring av nytt radiologisk kodeverk NCRP ble drøftet på Nasjonal IKTs møte den 18. februar Der ble følgende referatført: Tiltak:35 Prosjekt:Konsekvensutredning Milepæl: radiologi Foretak: Versjon nr.0.91 Dato: Ansvarlig: Arkiv nr. Side 6 av 27

77 Vedlegg 05c Innføring av nytt kodeverk for Radiologi: Erik M Hansen orienterte om saken iht saksunderlaget. Hansen foreslo å gjennomføre en konsekvensutredning i henhold til Nasjonal IKTs mal for konsekvensutredning. Denne konsekvensutredningen bør være ferdig innen styringsgruppens møte 29. april. Vedtak: Styringsgruppen ber om at det utføres en konsekvensutredning før beslutning om tidspunkt for innføring. Konsekvensutredningen skal også avklare om det er behov for koordinering av planleggings- og gjennomføringsarbeidet knyttet til innføring av nytt kodeverk for radiologi. Det ble deretter utlyst et oppdrag om å gjennomføre konsekvensutredningen som et prosjekt. Oppgavebeskrivelsen var følgende: Prosjektet skal vurdere de IKT-messige konsekvensene ved innføring av nytt kodeverk for radiologi for spesialisthelsetjenesten. Herunder skal det også vurdere hvilke konsekvenser nytt kodeverk kan ha for forvaltning av IKT-systemene (både fagsystemene og de økonomirelaterte systemene), eventuelle konsekvenser for arbeidsprosessene og eventuelle behov for opplæring relatert til bruken av IKT-systemene. Devoteam davinci Consulting ble valgt til å gjennomføre konsekvensutredningen. Konsekvensutredningen hadde følgende delmål: Delmål 1 Konsekvensvurdering Vurdere konsekvenser med utgangspunkt i Nasjonal IKTs mal for konsekvensvurdering. Vurderingen er ikke begrenset til innholdselementene i denne malen, men skal inkludere alle relevante forhold. Delmål 2 Vurdere innføringstidspunkt Basert på konsekvensvurdering, vurdere innføringstidspunkt for kodeverket. Delmål 3 Vurdere nødvendige tiltak Prosjektet skal foreslå nødvendige tiltak for å implementere det nye kodeverket. Delmål 4 Avklare koordinering av planleggings- og gjennomføringsarbeid Prosjektet skal avklare og anbefale eventuelt behov for koordinering mellom de fire regionale helseforetakene i det videre arbeidet. Delmål 5 - Sluttrapport Prosjektet skal oppsummere sitt arbeid i en sluttrapport i tråd med Nasjonal IKTs mal, som skal fremlegges for og godkjennes av Nasjonal IKT. I tillegg skal sluttrapporten presenteres i en powerpoint. I tillegg til å oppfylle delmålene skulle prosjektet blant annet: Hente inn et bredt og godt informasjonsgrunnlag (blant annet om andre relevante initiativ i sektoren) for innretning av prosjektdirektiv for utviklingsprosjekt På en pedagogisk god måte synliggjøre konsekvenser og foreslå hva man bør gjøre for å kunne implementere kodeverket Sørge for at en ressursgruppe fra de regionale helseforetakene mobiliseres og engasjeres Trekke på ressursgruppen bestående av representanter fra RHFene ved gjennomføringen av arbeidet, i tillegg til egen innsikt i problemstillingen Utføre arbeidet i dialog med det pågående arbeidet i Helsedirektoratet Tiltak:35 Prosjekt:Konsekvensutredning Milepæl: radiologi Foretak: Versjon nr.0.91 Dato: Ansvarlig: Arkiv nr. Side 7 av 27

78 Vedlegg 05c Forankre arbeidet i ressursgruppe og fagmiljø Engasjere EPJ Fagforum og Fagforum Arkitektur for å sikre at konsekvenser blir belyst fra disse faglige ståstedene Avgrensninger Prosjektet hadde en avgrensing ved at de ikke skulle forhandle på vegne av eller representere de regionale helseforetakene. Beslutninger skulle følge linjen Oppsummering av gjennomført oppgave Prosjektet ble sammen med Nasjonal IKTs Programkontor enige om en innholdsfortegnelse som hensyntar rammebetingelsene, dvs. tilgjengelig tid til å utforme rapporten, samt når i forberedelsesløpet rapporten er skrevet. Prosjektet har vurdert konsekvenser av å innføre nytt kodeverk for radiologi NCRP fra 1. januar Basert på de konsekvenser som er avdekket så langt, har prosjektgruppen, sammen med ressurspersoner fra RHFene, vurdert ulike innføringsscenarier, nødvendige tiltak og behov for nasjonal koordinering Deltakere Via Nasjonal IKTs Programkontor fikk prosjektet oppgitt kontaktinformasjon for ressurspersoner per RHF. Enkelte av ressurspersonene som prosjektet hadde fått oppgitt, pekte på andre ressurspersoner enten isteden for, eller i tillegg til, seg selv. Den endelige listen med ressurspersoner ble: Helse Sør-Øst: Åge Sjåfjell og Håvard Roterud Helse Vest: Gerhard Lund Furnes og Mona Lisa Larsen Helse Midt-Norge: Kjell-Åge Tingstad og Sverre Fossen Helse Nord: Kåre Christian Nordhus og Jan-Magnar Kirkerud Devoteam davinci Consulting: Olav Strand, Kjell Arne Grøtting og Heidi Elisabeth Krossen 3.3. Arbeidsform Prosjektet utarbeidet en prosjektplan som ble godkjent av Nasjonal IKTs Programkontor. Basert på denne planen gjennomførte prosjektet flere kommunikasjonsrunder med ressurspersonene og andre aktuelle interessenter. Hensikten med kommunikasjonen var både å hente inn informasjon, samt å forankre prosjektets arbeid. Ressurspersonene gjorde en stor innsats i å fremskaffe informasjon om status og utfordringer for sine respektive RHFer. Da prosjektet startet hadde det i lengre tid pågått et arbeid med kodeverket i regi av Helsedirektoratet ved prosjektleder Geir Brandborg. Konsekvensutredningsprosjektet fikk derfor i oppgave å koordinere sitt arbeid med prosjektet i Helsedirektoratet, og tok kontakt med Geir Brandborg. Etter en initiell informasjonsutveksling per telefon avtalte prosjektene å møtes. Gjennom møtet kom det frem nyttig informasjon som prosjektet tok med seg i den videre konsekvensutredningen. I tillegg deltok prosjektet i møte arrangert av Tiltak:35 Prosjekt:Konsekvensutredning Milepæl: radiologi Foretak: Versjon nr.0.91 Dato: Ansvarlig: Arkiv nr. Side 8 av 27

79 Vedlegg 05c Helsedirektoratet 4. mai 2010, hvor Geir Brandborgs kontaktpersoner per RHF, samt RISleverandører, var invitert for å snakke sammen om innføringen av NCRP. I dette møtet fremkom det et sterkt behov fra RHFenes ressurspersoner om å kunne samarbeide mht. bestilling fra leverandører og koordinere innføringen av NCRP, og det ble etterlyst arenaer for et slikt samarbeid. Risikoer ved en innføring per 1. januar 2011 ble også diskutert. I møtet ble det bl.a. diskutert at det finansielle aspektet ved kodeverket ikke ville være klart før det ble vedtatt i statsbudsjettet, og hvilke implikasjoner dette ga for innføringen av kodeverket. Det ble også diskutert flere momenter ved den praktiske bruken av kodeverket, bl.a.: Avklaring av hvorledes bestillinger for 2011 skal behandles (avhenger av i hvilken grad NORAKO kode i dag brukes i rekvireringen) Avklaring av hvordan historiske data skal behandles (med tanke på statistikk) Viktigheten av å få med Høyre og Venstre som en del av koden med tilhørende benevnelse, ikke bare som tilleggskoder Viktigheten av at nukleærmedisinske koder blir ferdigstilt og får samme struktur som NCRP Viktigheten av felles nasjonale forkortelser for benevnelsene slik at disse kan innpasses innenfor rammene av DICOM-formatet på samme måte Helsedirektoratet påtok seg ansvaret for å gjøre nødvendige avklaringer. Dette er siden fulgt opp av ressurspersonene via prosjektet og Nasjonal IKTs Programkontor Initielle telefonmøter med ressurspersonene Prosjektet gjennomførte initielle telefonmøter med ressurspersonene ved at hver enkelt ble oppringt Mer omfattende telefonmøter basert på spørreskjema På grunnlag av de initielle telefonmøtene utarbeidet prosjektet et spørreskjema, se vedlegg. Dette spørreskjemaet var basis for en omfattende gjennomgang med ressurspersonene, og var en viktig del av konsekvensutredningen. For HSØ ble denne gjennomgangen foretatt i møte i Oslo. For HV, HMN og HN ble gjennomgangen foretatt via telefonmøter. Spørreskjemaet ble sendt til ressurspersonene per mail noen dager før selve telefonmøtet som et forberedelsesgrunnlag Plenumssamling 10. mai 2010 på Gardermoen Basert på svarene utformet prosjektet agenda for en felles gjennomgang 10. mai, hvor alle ressurspersonene og prosjektet møttes. Agenda var da todelt. Etter avtale med Nasjonal IKTs Programkontor ga prosjektet RHFenes ressurspersoner anledning til å koordinere seg i første del av arbeidsmøtet, med tanke på utforming av kravspesifikasjon og bestilling fra leverandører. Det samarbeidet som allerede har skjedd har konkret resultert i at når Helse Vest kontakter sine leverandører, er kontakten i forståelse med de andre RHFene som har samme leverandører. Tiltak:35 Prosjekt:Konsekvensutredning Milepæl: radiologi Foretak: Versjon nr.0.91 Dato: Ansvarlig: Arkiv nr. Side 9 av 27

80 Vedlegg 05c I del to av plenumssamlingen ble det foretatt en plansimulering. Som input til simuleringen hadde hvert RHF forberedt seg både via telefonmøtene og forøvrig i tiden frem mot møtet ved å ta rede på bl.a.: Status Omfang av endringer (hvem som ble berørt, systemer som måtte tilpasses og status hos berørte leverandører, grensesnitt som måtte tilpasses) Gjennomføringsevne (tilgjengelige ressurser til å gjennomføre innføringen av NCRP) Endringsbelastning (f.eks. antall parallelle prosjekter) Andre risikomomenter Erfaringer fra andre innføringsprosjekter, bl.a. tid som medgår fra løsningen tilgjengeliggjøres for RHFet for test, frem til idriftsetting, tid som brukes på opplæring m.m. Med dette som input ble det gjennomført plansimulering både i forhold til et svært enkelt løp hvor kun de absolutt nødvendige endringer ble gjennomført, og et mer omfattende løp hvor brukergrensesnittet og andre grensesnitt i større grad ble ivaretatt. Hensikten var å finne et realistisk gjennomføringsløp Presentasjoner av rapporten Rapporten ble fremlagt for Prosjekteierforum i Nasjonal IKT torsdag 27 mai. Det ble gitt tilbakemeldinger som er hensyntatt i denne versjonen av rapporten, som legges frem for Styringsgruppen for Nasjonal IKT torsdag 17 juni. 4. Ambisjonsnivå som legges til grunn ved første gangs implementering I følge Helsedirektoratets beskrivelse datert 2. mars.2010, er målsettingen med det nye kodeverket femdelt (jf. avsnitt 3.1). I Kravspesifikasjonen (26. mars 2010) er minstekravene til ny funksjonalitet ved iverksettelsesdatoen 1. januar 2011 definert som: 1. Nytt kodeverk skal brukes for dokumentasjon av alle utførte radiologiske undersøkelser og intervensjoner, og for både innlagte og polikliniske pasienter 2. Nasjonale betegnelser i det nye kodeverket skal benyttes i registreringen av undersøkelser og intervensjoner i EPJ og RIS 3. Både offentlige og private virksomheter skal benytte det nye kodeverket 4. Ved innsending av krav om refusjon etter Lov om folketrygd skal det nye kodeverket benyttes både av offentlige og private aktører Endringer i sykehusenes RIS-systemer som følge av innføring av NCRP vil være betydelige, også ved minimumsimplementeringen. Forskjellen i kompleksitet ved de ulike ambisjonene er først og fremst knyttet til integrasjoner mot rekvirerende systemer og evt. PACS. Integrasjon mot modaliteter må ivaretas også ved en minimumsimplementering. Det er således relativt lite å spare på en minimumsimplementering sammenlignet med en implementering som har hele målsettingen med NCRP som ambisjon. Tiltak:35 Prosjekt:Konsekvensutredning Milepæl: radiologi Foretak: Versjon nr.0.91 Dato: Ansvarlig: Arkiv nr. Side 10 av 27

81 Vedlegg 05c Innføring av NCRP er en så vidt stor endring av de radiologiske avdelingenes kjernesystem, at man selv med en minimums implementering må gjøre gjeldende omfattende endrings- og testprosedyrer. Oppgaven er uegnet for shortcuts og quick fixes, både sett fra leverandørers og driftsmiljøers side. 5. Oversikt over implikasjoner ved innføring (systemmessige, prosessmessige, organisatoriske, økonomiske m.m.) Det generelle inntrykket er at RHFene ikke har kommet langt i sine forberedelser, noe som gir risiko for videre fremdrift. Videre er det generelle inntrykket at: Det gjenstår avklaringer rundt kodeverket Det er mange parallelle myndighetspålagte prosjekter som treffer hverandre (utfasing av POLK, BKM-melding, frikort og NCRP) Det er uro i forhold til at kontrollene (fakturagrunnlag, sjekk av fødselsnummer med mer) som gjøres i forbindelse med POLK forsvinner. Nye kontroller må på plass, men det er ikke avklart hvor Nytt kodeverk vil treffe hele radiologiavdelingen, og gi et stort opplæringsbehov Det er en viss endringstretthet Det er begrensninger i gjennomføringskapasitet hos enkelte sentrale leverandører, grunnet parallelle aktiviteter 5.1. Hovedoppsummering og per foretak Nedenfor er det gitt en kort oppsummering per regionalt helseforetak Helse Sør-Øst Det er ikke igangsatt noe regionalt prosjekt for NCRP, men det er satt i gang et POLK/BKMrelatert prosjekt. En undersøkelse hos alle HF i HSØ viser at det er ressursknapphet i forhold til innføring av systemendringer både i driftsmiljøer og HF. RHFet har flere store pågående omorganiseringer (OUS, VVHF og Sykehuspartner). Tilbakemeldingene fra HFene er at det er viktig at nukleærmedisinske koder kan implementeres samtidig med de radiologiske. RHFet har RIS-løsninger fra 5 ulike leverandører som driftes i ulike miljøer. Dette gir kapasitetsmessige utfordringer knyttet til nødvendig teknisk oppgradering av løsning. Spørreskjemaet som lå til grunn for gjennomgang med ressurspersonene fra RHFene er sendt til og besvart av samtlige HF i HSØ. Det er gjennomgående 2-4 parallelle prosjekter per HF. Ingen HF har igangsatt arbeid relatert til innføring av nytt kodeverk for radiologi, men virker å ha oversikt over de endringer dette vil medføre. Ingen HF har satt av egne midler til innføring av NCRP, og nøkkelressurser er i stor grad også belastet med andre aktiviteter Helse Vest Helse Vest er i gang med arbeidet og har organisert NCRP som en del av POLK- og BKMarbeidet. Det er mange parallelle prosjekter i RHFet, noe som gir begrenset tilgang på Tiltak:35 Prosjekt:Konsekvensutredning Milepæl: radiologi Foretak: Versjon nr.0.91 Dato: Ansvarlig: Arkiv nr. Side 11 av 27

82 Vedlegg 05c ressurser. Innføringen av NCRP vil gi stor belastning på organisasjonen. Det er mange som må læres opp og tas ut av sitt daglige virke, noe som medfører behov for vikarer og/eller redusert drift.(dette gjelder også de andre RHFene). Helse Vest har RIS løsninger fra 4 leverandører, noe som sammen med mange integrasjoner gir tekniske/kapasitetsmessige utfordringer. Det er innledet dialog med Agfa og DIPS om håndtering av NCRP, dette er samordnet med de andre RHFene Helse Midt-Norge Helse Midt-Norge har igangsatt arbeidet og gitt en overordnet bestilling til Hemit. Det gjenstår å spesifisere mer i detalj hvilke tilpasninger som må gjøres. Det antas at dette blir en større prosessmessig utfordring enn rent teknisk. Helse Midt-Norge har stor grad av parallelle prosjekter, men mener likevel å ha grei gjennomføringskapasitet i forhold til NCRP. Det er kun 1 RIS og en samlet løsningsplattform, noe som gir en vesentlig enklere teknisk gjennomføring enn i de andre RHFene. Helse Midt-Norge er i dialog med SECTRA om løsningsforslag Helse Nord Helse Nord har ikke startet opp noe regionalt prosjekt. RHFet er midt i en anbudsprosess, noe som påvirker tilgang på ressurser internt i forhold til å gjennomføre innføring av nytt kodeverk. Anbudsprosessen kan også påvirke dialog med leverandører som berøres av nytt kodeverk. Frist for anbud er 20. mai Helse Nord har nå kun 2 RIS-løsninger, noe som forenkler teknisk gjennomføring. Helse Nord har også etablert prosedyrer og prosesser når det gjelder nye releaser. Helse Sør Øst 5.6. Oppsummering av status per RHF fra plenumsgjennomgang 10. mai Gardermoen: I hvilken grad har RHF påbegynt forberedelser og planlegging av innføringen? I hvilken grad er konsekvenser for organisasjon og prosesser kartlagt? I hvilken grad blir den totale endringsbelastningen for HF så stor at NCRPprosjektet blir vanskelig å gjennomføre innen fristen? Hvordan er prosjektgjennomføringskapasiteten (ressurser)? Er det økonomisk kapasitet i RHF til å gjennomføre prosjektet? Vurdering Vurdering Vurdering Vurdering Vurdering Vurdering Liten grad Liten grad Meget stor grad Liten Liten Store Helse Vest Godt i gang Noen grad Meget stor grad Liten Bra Store Hvor store er det tekniske utfordringer knyttet til oppgradering av løsningen? (eks. komplisert løsning, mange integrasjoner etc.) Helse Midt Noen grad Godt i gang Stor grad Bra Noe Middels Helse Nord Liten grad Liten grad Noen grad Bra Noe Middels Tiltak:35 Prosjekt:Konsekvensutredning Milepæl: radiologi Foretak: Versjon nr.0.91 Dato: Ansvarlig: Arkiv nr. Side 12 av 27

83 Vedlegg 05c 5.7. Konsekvenser for hvem Innføringen av NCRP vil få konsekvenser for alt personell i alle de radiologiske avdelingene, samt i noen grad rekvirerende leger. Økonomiavdelingen blir berørt. I tillegg vil det få konsekvenser for driftsmiljøene på sykehusene Konsekvenser for arbeidsprosessene i sykehus Konsekvenser for arbeidsprosesser er i liten grad kartlagt. Først etter at RHFene/HFene er kjent med behovet for endringer og tilpasninger i systemer er det hensiktsmessig å kartlegge omfanget av behov for endringer i arbeidsprosesser. Funn fra Helse Vest viser at det å endre prosesser kan være omfattende. Helse Vest vil derfor jobbe med prosesser parallelt med at de får løsningsbeskrivelse fra leverandør. Dette er også inntrykket fra andre RHF. Det er forventet et relativt stort opplæringsbehov. Alle ansatte, dvs. leger/radiologer, radiografer, sykepleiere, hjelpepleiere og kontorpersonale, må lære seg og forholde seg til nye koder/betegnelser. Internt i avdelinger i HSØ finnes det flere steder protokoller som er utviklet basert på NORAKO-koder. En protokoll sier noe om hvordan en undersøkelse skal gjennomføres, og hvilken kode en undersøkelse skal registreres med. Alle protokoller må gjennomgås med tanke på oppgradering til NCRP-kodeverket. I HMN brukes prosedyrehåndbøker når det gjennomføres undersøkelser. Prosedyrehåndbøkene må også gjennomgås mtp. oppgradert kodeverk. I Helse Vest estimeres det at Haukeland Universitetssykehus alene må ta ca. 100 personer ut av sitt daglige virke og lære dem opp i nytt kodeverk for radiologi. Dette må derfor planlegges nøye, da ikke alle 100 kan tas ut samtidig. Det må også arbeides med å skaffe vikarer. Det er betydelige kostnader knyttet til 100 mennesker i kurs. Slike opplæringskostnader er det ikke satt av penger til på RHF-nivå i Helse Vest. Hvert enkelt HF må kartlegge behov for opplæring, og ta dette på sine budsjetter. Behov for endringer i samhandling/rekvirerende enheter Helsedirektoratet har åpnet for at kodeverket kan innføres etappevis. I dokumentet Nasjonale krav ved implementering datert 16. april 2010 står det: I denne omgang legges det ikke opptil at samtlige krav til ny funksjonalitet skal være realisert ved implementering av nytt kodeverk fra 1. januar Det gjelder f. eks elektronisk henvisning og elektronisk svarrapportering, hvor det ikke stilles krav om iverksettelse fra denne dato. Slik funksjonalitet vil håndteres i en egen prosess for elektronisk meldingsutveksling, som følger en egen tidsplan. Dette betyr det nå ikke behøves å legges til rette for at at rekvirerende leger og mottakere av elektronisk svarrapportering må implementere kodeverket fra 1. januar For de som har elektronisk henvisning betyr det at dersom man venter med innføringen må det etableres midlertidig mappinger mellom nytt og gammelt kodeverk. En faseinndelt innføring forutsetter også at RIS-leverandører legger til rette for dette. Ressurspersonene mener at innføringen ikke bør deles opp slik at det blir to radiologikodeverk i drift parallelt. Tiltak:35 Prosjekt:Konsekvensutredning Milepæl: radiologi Foretak: Versjon nr.0.91 Dato: Ansvarlig: Arkiv nr. Side 13 av 27

84 Vedlegg 05c 5.9. Andre konsekvenser Det antas at rapporter basert på det nye kodeverket ikke uten videre vil kunne benyttes til aktivitetsrapportering, benchmarking, statistikk o.l. basert på det gamle kodeverket. Man vil derfor miste historikken i styringsrapportene. Fremtidige planlagte undersøkelser er registrert iht. NORAKO-standarden. Når NCRP tas i bruk kan det bli en utfordring å få konvertert de planlagte undersøkelsene til NCRP. Gjenfinning av bilder i PACS skjer i dag via kode eller kodebetegnelse basert på dagens NORAKO-standard. Hvordan radiologen skal finne igjen tidligere bilder for sammenligning når han/hun gransker nye bilder vil være en utfordring å få til ved overgang til NCRP Konsekvenser for RIS-systemer og eventuelle grensesnitt Sykehusenes PAS/EPJ- 3 (HIS-), RIS- 4 og PACS- 5 systemer er ofte basert på ulike informasjonsmodeller og samme data kan være lagret i flere databaser med behov for synkronisering, se figur nedenfor. PAS/EPJ (HIS) RIS Modalitet PACS Dagens NORAKO-koder med tilhørende beskrivelser etc. er lagret i RIS. NCRP skal erstatte disse og vil således også lagres i RIS. Behovet for endringer i RIS som følge av NCRP er avhengig av i hvor stort omfang dataformater, datastrukturer og eventuelle prosedyrer for bearbeiding og presentasjon av NCRP-data som i dag brukes til NORAK kan gjenbrukes eller må endres. Foreløpige tilbakemeldinger fra leverandørene indikerer at det er behov for en del tilpasninger. I tillegg har leverandørene gitt tilbakemelding på at de er usikre på 3 Pasientadministrativt system/elektronisk basert pasientjournal (Hospital Informastion System) 4 Radiology Information System: Radiologisk informasjonssystem for å støtte informasjonshåndteringen i en røntgenavdeling. 5 Picture Archiving and Communication system: System for digital lagring, kommunikasjon og presentasjon av medisinske bilder. Tiltak:35 Prosjekt:Konsekvensutredning Milepæl: radiologi Foretak: Versjon nr.0.91 Dato: Ansvarlig: Arkiv nr. Side 14 av 27

85 hvordan endringer i BKM og forhold relatert til endringer i POLK vil påvirke NCRPrepresentasjonen i RIS. Vedlegg 05c Dersom RIS og PACS er levert av samme leverandør vil tilgang på NCRP i PACS være en del av en samlet integrert RIS/PACS-løsning. Dersom RIS og PACS leveres av ulike leverandører vil det være behov for tilpasninger i grensesnittet mellom RIS og PACS. Ved billedtakning på modalitet må riktige koder og betegnelser være overført og integrert mot RIS/PACS (avhengig av hvordan arbeidsflyten er lagt opp). Denne integrasjonen må derfor tilpasses som følge av NCRP. I første omgang er det foreslått at henvisning/rekvisisjon og elektronisk svar mellom PAS/EPJ og RIS skal realiseres senere. Når det skal gjennomføres er det behov for endringer i integrasjonen mellom PAS/EPJ og RIS. Flere helseforetak har i dag etablert elektronisk samhandling seg i mellom hva gjelder utveksling av billedinformasjon og elektroniske svar, samt at det er etablert samhandling mot Norsk Teleradiologisk Senter. Løsningene for dette er forskjellige. Men felles for de alle er at det følger med koder og betegnelser baser på dagens NORAKO-standard. Innføringen av NCRP vil derfor måtte tilpasses i disse løsningene. Omfanget på dette er ikke kartlagt, men all erfaring tilsier at denne type tilpasninger ofte er krevende fordi det involverer flere leverandører. Det stilles erfaringsmessig også store krav til en ryddig og synkronisert testplanlegging og gjennomføring. Oppsummert kan praktisk avklaring av kodeverket, kartlegging av implikasjoner for systemer, gjennomføring av nødvendige systemtilpasninger, omkonfiguering, oppdatering i modaliteter, tilpasninger i prosesser og gjennomføring av opplæring være utfordrende å få til innen 1. januar Leverandøroversikt De løsningen som blir berørt av innføringen av kodeverket er i hovedsak RIS-løsningene. Nedenfor gis en oversikt over antall HF som hver RIS-leverandør leverer til: Leverandør Antall HF Hvorav store HF Hvorav medium HF Antall private røntgenlab Siemens Sectra Carestream DIPS Agfa Risco Sum Antall private sykehus Innføringen vil kreve endringer i RIS-systemer og bestillinger til disse leverandørerene Siemens Leverer til: Ahus, Innlandet, VVHF (SAB), Fonna, OUS (Ullevål) Tiltak:35 Prosjekt:Konsekvensutredning Milepæl: radiologi Foretak: Versjon nr.0.91 Dato: Ansvarlig: Arkiv nr. Side 15 av 27

86 Vedlegg 05c Status: RHFene melder om noe blandet erfaring med Siemens mht. fremdrift Er også leverandør til en stor privat kjede Carestream Leverer til: Stavanger, Vestre Viken, OUS (Aker) Status: RHFene melder om noe blandet erfaring mht. fremdrift Agfa DIPS Leverer til: Helse Bergen, Sykehuset Telemark, OUS (Radiumhospitalet) Status: Har meldt fra at de har god kapasitet til å bistå med innføring av kodeverket gjennom høsten RHFene har noe forskjellig erfaring med Agfa Leverer til: Nordlandssykehuset, Helgelandssykehuset, Helse Førde, Sykehuset Sørlandet Status: RHFene melder at DIPS virker å ha kontroll på det nye kodeverket, og at det er grei erfaring med DIPS mht. fremdrift Sectra Leverer til: Helse Midt-Norge, OUS (Rikshospitalet), Sykehuset i Vestfold, Sykehuset Østfold Status: RHFene mener Sectra virker å ha kontroll mht. det nye kodeverket, og har grei erfaring mht. fremdrift Er også leverandør til 1 stor privat kjede RisCo (TRIS) Leverer til: UNN og Helse Finnmark Status: Lokal leverandør med base i Tromsø Oppsummert har RHFene noe blandet erfaring med fremdriften hos enkelte av leverandørene. Flere av leverandørene leverer til mange HF. I tillegg til arbeidet med NCRP har leverandørene pågående prosjekter i forhold til tilpasning av BKM-melding, meldingsløftet, utfasing av POLK m.m. Det er derfor et stort press på leverandørenes leveringsevne. Dette gir utfordringer i forhold til innføring av NCRP Konsekvenser for driftsmiljøene Gjennomgående har de regionale driftsmiljøene relativt stor belastning grunnet innføring av BKM, frikort og utfasing av POLK, samt regionale og lokale prosjekter. Når det gjelder HSØ er Sykehuspartner i en omorganisering, noe som vil påvirke gjennomføringsevnen. I tillegg etableres OUS. I Helse Vest skal POLK fases ut i 21 systemer. Dette gir ekstra jobb for de regionale driftsmiljøene, samtidig med innføringen av NCRP-kodeverket som skal erstatte NORAKO-kodene Konsekvenser av økonomisk art ved innføring i RHF/HF På RHF-nivå er det gjennomgående satt av noen midler til gjennomføring av myndighetspålagte krav. Det virker ikke å være øremerkede midler til innføring av NCRP. Tiltak:35 Prosjekt:Konsekvensutredning Milepæl: radiologi Foretak: Versjon nr.0.91 Dato: Ansvarlig: Arkiv nr. Side 16 av 27

87 Vedlegg 05c Ingen RHF har ennå mottatt prissatte tilbud fra sine RIS-leverandører. Tilbakemeldingene fra ressurspersonene er at siden den endelige kravspesifikasjonen fra Helsedirektoratet først forelå i andre halvdel av april, har det ennå ikke vært tilgjengelig tid til å spesifisere kravene og sende over kravspesifikasjon til leverandør. De økonomiske konsekvensene er derfor fortsatt uoversiktlige, men vil bli tydeligere når leverandørene gir prissatte tilbud. Økonomiske konsekvenser som følge av varslet endring av takster er ikke mulig å gjennomføre fordi reviderte takster ikke foreligger. Et prisestimat som muligens er noe sammenlignbart er kostnader relatert til POLK-utfasing. Helse Vest har fra en av sine leverandører mottatt et tilbud om dette på NOK per HF. Prisen er satt under forutsetning om at alle HF som har løsning fra denne leverandøren oppgraderer. Prosjektkostnadene er ikke kartlagt ennå. Det vil medføre betydelige kostnader å kjøpe inn vikartjenester i forbindelse med at radiologiavdelingens ansatte må kurses i nytt kodeverk. Omfanget av endringer og behovet for opplæring vil først kunne beregnes når leverandørene gir sine løsningsspesifikasjoner. I tillegg må det avsettes ressurser til selve systemimplementeringen og test i driftsmiljøene hos HFene Kostnadsestimat Som en del av konsekvensutredningen er det utarbeidet et kostnadsestimat. Som angitt ovenfor er det fortsatt uklart hvor stort omfang endringene vil ha, da kravene ennå ikke er spesifisert. Det er derfor hentet erfaringstall fra en vanlig implementering av et RIS, samt at det er gjort en vurdering i forhold til en realistisk plan basert på anerkjent prosjektmetodikk (PM fra PMI). Kalkulatoriske timepriser er: Type ressurs Timepris Timepris inkl mva Ekstern leverandør Kr 1300 Kr 1625 Driftsleverandør IKT Kr 1000 Kr 1250 Sykehuspersonell Kr 500 Kr 625 Estimerte implementeringskostnader pr stort HF: Type ressurs Estimert Timepris Totalsum timeforbruk Ekstern leverandør 500 timer Kr 1300 Kr Driftsleverandør IKT 600 timer Kr 1000 Kr Sykehuspersonell 750 timer Kr 500 Kr Sum 1 stort HF Kr Sum 1 medium HF (ca 65 % av kostnadene) Kr Tiltak:35 Prosjekt:Konsekvensutredning Milepæl: radiologi Foretak: Versjon nr.0.91 Dato: Ansvarlig: Arkiv nr. Side 17 av 27

88 Vedlegg 05c Kostnader ved implementering ved 1 medium HF antas å utgjøre ca. 65 % av kostnadene ved 1 stort HF, dvs. ca kr Beskrivelse Beregning Sum Antall store HF 11 * Kr Antall medium HF 10 * Kr Totalsum implementeringskostnader alle HF Kr Det er avdekket at enkelte eksterne leverandører har høyere timepriser enn det som er benyttet i estimatet ovenfor, dvs. at estimatet ovenfor kan betraktes som et forsiktig estimat. RHFene påregner én RIS-oppdatering i året og avsetter normalt økonomiske ressurser til en slik oppdatering. Innføring av NCRP utgjør en langt mer omfattende oppdatering og implementering, med tilhørende høyere kostnader. Kostnader som kommer i tillegg til totalsummen ovenfor Det må påregnes et produksjonstap ved noe lavere aktivitet umiddelbart etter innføring av nytt radiologisk kodeverk. Det må også påregnes kostnader til anskaffelse av ny versjon av RISet. I avtale med enkelte av RIS-leverandørene er kostnader til oppgradering knyttet til innføring av myndighetspålagte krav en del av vedlikeholdsprisen. For andre RIS-leverandører må nye versjoner som følge av oppgradering knyttet til myndighetspålagte krav betales særskilt. 6. Risikovurdering I arbeidet med å konsekvensutrede er risikovurderingen gitt stor betydning. Dette er fordi de risikoer som er avdekket er store og omfattende og vil gi kritiske konsekvenser dersom de inntreffer. Logikken i rapporten bygger på risikovurderingen. Arbeidet med å innhente og vurdere risikoer er derfor gitt stor plass, og allerede i første telefonsamtale med ressurspersonene ble det satt i gang arbeid med å identifisere og vurdere risikoer. Risikovurdering var også en viktig del av plenumssamlingen 10. mai Hovedelementene i risikovurderingen er: Under arbeidet med å konsekvensvurdere innføring av NCRP har det kommer frem følgende risikoer: Lite tilgjengelig kalendertid frem til NCRP skal være implementert Risiko relatert til RIS leverandørenes gjennomføringsevne Risiko relatert til de interne driftsmiljøenes gjennomføringsevne Risiko i forhold til hvorvidt HFene er rede til å ta i mot og implementere RIS med NCRP-kodeverk Øvrige risikoer Tiltak:35 Prosjekt:Konsekvensutredning Milepæl: radiologi Foretak: Versjon nr.0.91 Dato: Ansvarlig: Arkiv nr. Side 18 av 27

89 Vedlegg 05c 6.2. Lite tilgjengelig tid frem til NCRP skal være implementert RHFenes ressurspersoner har meldt fra om at det er lite tilgjengelig tid til å innføre NCRP. Endelig kravspesifikasjon ble først ferdig 16. april 2010, noe som gir lite tid til å avdekke og koordinere behov for videre spesifisering, og gjøre bestillinger mot leverandør. For lite tid til planlegging og implementering av endringer vil tradisjonelt gå utover kvalitet og organisasjonenes evne til å implementere endringene. Det er også utfordrende at kravspesifikasjonen ikke omfatter økonomidelen av kodeverket. At det er lite tilgjengelig tid frem til fristen for innføring av NCRP er også vesentlig i forhold til RIS-leverandørerers og interne driftsmiljøers gjennomføringsevne Leverandørers gjennomføringsevne Gjennomføringsevne er her definert som et resultat av antall samtidige oppgaver hos de leverandører som skal gjennomføre aktiviteter relatert til innføring av NCRP, og gjenstående kapasitet og evne til å innføre NCRP. Det er gjennom konsekvensutredningen avdekket at RIS-leverandørene er tungt belagt med oppgaver knyttet til gjennomføring av mange parallelle prosesser, som er et resultat av de myndighetspålagte kravene som skal gjennomføres, samtidig som det er lokale prosjekter som også gjennomføres. De myndighetspålagte kravene gjelder helsekortrefusjon, utfasing av POLK og innføring av BKM-meldinger For enkelte av RIS-leverandørene har RHF-enes ressurspersoner meldt om noe blandet erfaring med gjennomførings- og leveringsevnen. Dette kan ha sammenheng med bl.a. tilgjengelige personalressurser hos leverandørene, samt mengden av pågående parallelle aktiviteter. Dette kan bli kritisk for leverandører som leverer til mange HF, og det kan oppstå køer ved innføring. Dersom dette medfører at HF som er klare til å motta og idriftsette RISversjon med NCRP får forsinkede leveranser, vil de kunne miste inntektsgrunnlag og oversikt over sin røntgenvirksomhet. Da både RIS-leverandørers og interne driftsmiljøers gjennomførings-/leveringsevne er trukket frem som potensielle utfordringer mht. å implementere NCRP innen , er det i de følgende kapitler gjennomført en estimering av behov for samlet implementeringsperiode. Det er gjort antagelser av forhold som er antatt å ha betydning for fremdrift. Tiltak:35 Prosjekt:Konsekvensutredning Milepæl: radiologi Foretak: Versjon nr.0.91 Dato: Ansvarlig: Arkiv nr. Side 19 av 27

90 Vedlegg 05c Estimert implementeringsperiode gitt antatte beskrankninger i leverandørens gjennomføringsevne Forutsetninger for estimeringen Selv om det kan være flere installasjoner pr HF, forutsetter denne estimeringen en samordnet og sentralisert innføring internt i hvert HF. Et unntak er OUS hvor det er beregnet 5 separate innføringer, og VVHF, hvor det er beregnet 2 6. Dette grunnet antallet ulike RIS systemer internt i RHFet. Ses det bort fra OUS og VVHF, vil det trolig medgå mer tid enn det som er lagt til grunn, der hvor forutsetningen om en samordnet og sentralisert innføring brytes. Det forutsettes også at HFenes driftsmiljø er beredt og har kapasitet til å bistå ekstern leverandør i implementering og test, samt at det også er tilgjengelig tilstrekkelige ressurser fra berørt fagmiljøer. Leverandørens kapasitet: Det forutsettes at ingen av leverandørene har kapasitet og ressurser til å innføre samtlige installasjoner i parallell. Det forutsettes videre: 1 stort HF krever 3 mnd implementeringstid 1 medium HF krever 2 mnd implementeringstid 1 privat røntgenlaboratorium krever 2 mnd implementeringstid 1 privat sykehus krever 2 mnd implementeringstid Dette gir følgende: Leverandør Antall HF Beregningsgrunnlag implementeringsperiode Siemens 5 Det antas at de 3 store HF må implementeres sekvensielt. De medium store HFene, samt det private røntgenlaboriatoriet kan kjøres noe parallelt. Det antas en utrullingsperiode på: 3 store HF * 3 mnd = 9 mnd 2 medium HF og privat røntgenlab = 5 mnd Total implementeringstid beregnet til 14 kalendermnd Sectra 4 Det antas at de 2 store HF må implementeres sekvensielt. Det antas at de to medium HFene kan implementeres noe parallelt, dvs. en total implementeringstid på 3 mnd for 2 6 VVHF har et pågående prosjekt for å samkjøre sine tre installasjoner fra Carestream. Tiltak:35 Prosjekt:Konsekvensutredning Milepæl: radiologi Foretak: Versjon nr.0.91 Dato: Ansvarlig: Arkiv nr. Side 20 av 27

91 Vedlegg 05c Leverandør Antall HF Beregningsgrunnlag implementeringsperiode medium HF. Det antas at det samme gjelder for 1 privat røntgenlab og 1 privat sykehus. Dette gir: 2 store HF * 3 mnd = 6 mnd 2 medium HF til sammen 3 mnd 1 privat røntgenlab og sykehus til sammen 3 mnd Total implementeringstid beregnet til 12 kalendermnd Carestream 3 Det antas at alle 3 HF må implementeres sekvensielt grunnet kapasitet hos leverandør. Dette gir: 1 stort HF * 3 mnd = 3 mnd 2 medium HF * 2 mnd = 4 mnd Total implementeringstid er beregnet til 7 kalendermnd DIPS 4 DIPS har varslet at de har bra kapasitet. Dermed forutsettes noe parallell innføring. Dette kan gjøres ved at DIPS innfører 2 medium sykehus innenfor 3 mnd 1 stort HF * 3 mnd 3 medium HF samt 2 privat sykehus: 7mnd Total implementeringstid er beregnet til 10 kalendermnd Agfa 3 Agfa melder at de har god kapasitet. Det forutsettes derfor at de to medium HFene kan innføres noe parallelt med en total innføringstid for disse på 3 mnd. 1 stort HF * 3 mnd 2 medium HF: 3 mnd Total implementeringstid er beregnet til 6 kalendermnd Risco 2 Risco antas å ha god kapasitet. Det forutsettes likevel at det ikke er parallell innføring samtidig med implementering av 1 stort HF. 1 stort HF * 3 mnd 1 medium HF * 2 mnd Total implementeringstid er beregnet til 5 kalendermnd Tiltak:35 Prosjekt:Konsekvensutredning Milepæl: radiologi Foretak: Versjon nr.0.91 Dato: Ansvarlig: Arkiv nr. Side 21 av 27

92 Leverandør Antall HF Beregningsgrunnlag implementeringsperiode Vedlegg 05c Total implementeringstid etter at leverandører har gjennomført nødvendige tilpasninger i sine løsninger er beregnet til 14 mnd. I tillegg bør det avsettes noe ekstra tid til mulige forsinkelser. Beregnet utviklings-/tilpasningstid hos leverandør: Er beregnet fra når omforent løsningsbeskrivelse foreligger foreligger. Det er forutsatt 1 mnd til utvikling, 1 mnd til test og retest, dvs. 2 mnd. Dette er et forsiktig estimat, og for enkelte leverandører kan dette tidsestimatet være snaut. Beregnet implementeringstid inkludert tilpasninger hos leverandør er følgende: Aktivitet Nødvendige tilpasninger hos leverandør Total implementeringstid HF Buffertid grunnet risiko for forsinkelser Totalt tidsforløp implementering Antall kalendermåneders implementeringstid 2 mnd 14 mnd 2 mnd 18 mnd Det er leverandøren Siemens som har flest installasjoner og store installasjoner og dermed lengst implementeringsperiode. Det bør derfor startes en dialog med Siemens umiddelbart for å se på hvorvidt noen av implementeringene kan kjøres i parallell. Andre momenter som må hensyntas Implementeringstiden er også avhengig av at implementeringen ikke treffer tidspunkt med frysperioder. Dette kan forskyve implementeringstiden. I f.eks. Helse Vest er det frysperiode fra primo desember til medio januar, og fra primo juni til medio august. I disse periodene er det ikke mulig å gjennomføre implementering. Dette er ikke hensyntatt i estimatet i tabellen ovenfor, og kan gi en lengre implementeringsperiode enn 19 kalendermåneder. Dersom det ikke er parallell innføring vil det måtte åpnes for å rapporteres enten på ny eller gammel ordning i perioden mellom implementering og budsjettårets start, evt. at versjonene støtter nytt kodeverk og refusjonsmekanismer, samt beholder støtte for dagens kodeverk og refusjonsmekanismer Interne driftsmiljøers gjennomføringsevne Samlet gjennomføringsevne hos interne driftsmiljø er her definert som et resultat av antall samtidige oppgaver hos de som skal gjennomføre aktiviteter relatert til innføring av NCRP, og gjenstående kapasitet og evne til å innføre NCRP. IT-enhetene i RHF/HF er, slik som RIS-leverandørene, tungt belagt med oppgaver knyttet til gjennomføring av mange parallelle prosesser, som er et resultat av de myndighetspålagte kravene skal gjennomføres, samtidig som det er lokale prosjekter som også gjennomføres. Tiltak:35 Prosjekt:Konsekvensutredning Milepæl: radiologi Foretak: Versjon nr.0.91 Dato: Ansvarlig: Arkiv nr. Side 22 av 27

93 Vedlegg 05c Det meldes om høy aktivitet hos de regionale og lokale IT-enhetene, grunnet mange parallelle aktiviteter. NCRP vil trolig kreve mye arbeidsinnsats. Det er da en risiko for at det vil kunne bli knapphet på ressurser til å gjennomføre NCRP-innføringen, eventuelt at NCRPinnføringen vil gå på bekostning av gjennomføringen av andre pågående eller planlagte aktiviteter. Dette kan gi en situasjon hvor enkelte HF ikke tidsnok får innført NCRP, og hvor et RHF over en periode har noen HF med gammelt radiologisk kodeverk og noen HF med nytt (NCRP). Dette kan gi utfordringer i forhold til aktivitetsoversikter og det å ha oversikt over inntektsgrunnlaget innenfor radiologi Estimert implementeringstid pr RHF gitt antatte beskrankninger i leveringsevne hos internt driftsmiljø Det RHF-interne produksjonsmiljøets gjennomføringsevne/kapasitet er en kritisk faktor når estimert innføringstid pr RHF skal beregnes. I tillegg til at eksterne leverandører av RISet må avsette tid og ressurser til å bistå HFene i å implementere ny versjon av RISet, må RHFenes/HFenes interne driftsmiljøer bidra ved implementeringen. RHF Helse Sør Øst: HF Størrelse Leverandør AHUS Stort Siemens OUS UUS Stort Siemens OUS RH Stort Sectra Innlandet Stort Siemens VVHF Stort Siemens/Carestream Sørlandet Stort DIPS Østfold Medium Sectra Vestfold Medium Sectra OUS Aker Medium Carestream OUS Radium Medium Agfa OUS Telemark Medium Agfa Det forutsettes at de to HF Ahus, HF Innlandet og HF Østfold (SECTRA) implementeres parallelt, men det er en leverandørbegrensning ved at to av Hfene har samme leverandør. Dette betyr at det blir en implementeringsperiode på 3 mnd + 3 mnd = 6 mnd Sørlandet (DIPS), Vestfold, VVHF og Telemark har samme driftsmiljø og kan derfor ikke implementeres parallelt. Dette gir en estimert implementeringsperiode på 3 mnd + 2 mnd + 2 mnd +2 mnd = 9 mnd (grunnet begrensninger i HS driftsmiljø) OUS har sitt eget driftsmiljø, men har til gjengjeld 2 store og 2 medium HF. De kan ikke kjøres i parallell. Dette gir en estimert implementeringsperiode på 3 mnd +3 mnd +2 mnd +2 mnd = 10 mnd. RHF Helse Vest HF Størrelse Leverandør Tiltak:35 Prosjekt:Konsekvensutredning Milepæl: radiologi Foretak: Versjon nr.0.91 Dato: Ansvarlig: Arkiv nr. Side 23 av 27

94 HF Størrelse Leverandør Stavanger Stort Carestream Bergen Stort Agfa Fonna Medium Siemens Førde Medium DIPS Vedlegg 05c Helse Vest har ett driftsmiljø. Det forutsettes at implementeringen derfor må skje sekvensielt. Dette gir en estimert implementeringsperiode på 3 mnd +3 mnd +2 mnd +2 mnd = 10 mnd RHF Midt Norge HF Størrelse Leverandør Midt-Norge Stort Sectra Totalt 3 mnd RHF Nord Norge HF Størrelse Leverandør UNN Stort Risco Nordland Medium DIPS Helgeland Medium DIPS Finnmark Medium Risco Nord Norge har ett driftsmiljø. Det forutsettes derfor at implementeringen må skje sekvensielt. Dette gir en estimert implementeringsperiode på 3 mnd +2 mnd +2 mnd +2 mnd = 9 mnd Når det gjelder alle RHFene har RHF Sør Øst og RHF Nord lengst implementeringstid som er 10 mnd. Det er ikke tatt fullt ut hensyn til begrensningene som ligger i at en og samme leverandør leverer til flere HF innen samme RHF. Når dette hensyntas, vil den samlede implementeringstiden sannsynligvis øke noe. Når kun interne driftsmiljøers kapasitet henyntas er beregnet implementeringstid, inkludert tilpasninger hos leverandør, følgende: Aktivitet Nødvendige tilpasninger hos leverandør Total implementeringstid HF Buffertid grunnet risiko for forsinkelser Totalt tidsforløp implementering Antall kalendermåneders implementeringstid 2 mnd 10 mnd 2 mnd 14 mnd Oppsummering estimert implementeringstid Estimert implementeringstid er hhv. 14 og 18 mnd, sistnevnte når RIS-leverandørers leveringsevne hensyntas. Det er altså RIS-leverandørers leveringsevne/gjennomføringsevne Tiltak:35 Prosjekt:Konsekvensutredning Milepæl: radiologi Foretak: Versjon nr.0.91 Dato: Ansvarlig: Arkiv nr. Side 24 av 27

95 Vedlegg 05c som er aller mest kritisk når det gjelder samlet kalendertid for implementering og som gir den største beskrankningen i tid Endringsbelastning og endringstretthet Endringsbelastning er erfaringsmessig koblet sammen med antall samtidige prosjekter, pågående omorganiseringer og stort trykk i produksjonen. Informasjonen som er samlet inn gjennom konsekvensutredningen viser at det gjennomgående er stor endringsbelastning. Det er store omorganiseringer i flere RHF, HN har en stor anbudskonkurranse, og i tillegg er RHFene pålagt gjennomføring av myndighetspålagte krav som løper parallelt med innføringen av NCRP. Dette gir en stor endringsbelastning og det er risiko for endringstretthet. Dersom denne risikoen inntreffer, vil det bli vanskeligere å innføre NCRP på en god måte. Ved endringstretthet er det vanskeligere å motta og gjøre bruk av ny informasjon og opplæring. Erfaring tilsider at man er lite mottagelig for endringer og derfor fortsetter å arbeide som tidligere, uten å ta inn over seg pålagte endringer Øvrige risikofaktorer Finansiering kan være en risikofaktor, spesielt gitt den store mengden samtidige myndighetspålagte krav. At det fortsatt gjenstår å avklare deler av innholdet i den aktuelle kravspesifikasjonen, er også en risikofaktor. Det er sendt mail til Helsedirektoratet uten at dette så langt er mottatt svar fra Helsedirektoratet. Mailen inneholdt behov for å få avklart: Det må avklares hvorledes bestillinger for 2011 skal behandles (avhenger av i hvilken grad NORAKO-koder i dag brukes i rekvireringen) Det må avklares hvordan historiske data skal behandles (med tanke på statistikk) Det må avklares i forhold til mail sendt Nasjonal IKT for avklaringer mot Hdir: o Viktig å få med Høyre og Venstre som en del av koden med tilhørende benevnelse ikke bare som tilleggskoder o Viktig at nukleærmedisinske koder blir ferdigstilt og får samme struktur som NCRP o Viktig med felles nasjonale forkortelser av benevnelsene slik at disse kan innpasses innenfor rammene av DICOM formatet på samme måte o Øvrige avklaringer Hdir påtok seg i møtet 4. mai 2010 Manglende avklaring av disse punktene forsinker arbeidet med å detaljspesifisere krav til leverandører og gjøre nødvendige og riktige tilpasninger i RIS-systemene. Manglende krav kan medføre forsinket innføring av NCRP, og/eller eventuelt tilpasninger som ikke er tilstrekkelige eller riktige. Ressurspersonene fra RHFene har vært unisone i sine bekymringer i forhold til de avdekkede risikoer. Tiltak:35 Prosjekt:Konsekvensutredning Milepæl: radiologi Foretak: Versjon nr.0.91 Dato: Ansvarlig: Arkiv nr. Side 25 av 27

96 Vedlegg 05c 7. Forslag til innføringsstrategi 7.1. Anbefaling om innføringstidspunkt for kodeverket En vurdering av det samlede risikobildet per 25. mai 2010 innebærer at en oppstart av NCRP på nasjonalt nivå per 1. januar 2011 ikke kan gjennomføres. Konklusjon vedrørende anbefalt dato for iverksettelse kan gjøres når: Gjenstående avklaringer i forhold til tolkning av NCRP er gjort Når leverandører og RHF har konkludert sine løsningsforslag Når økonomidelen av NCRP foreligger Dersom disse forhold er på plass innen 1. september 2010, kan en innføring av NCRP pr 1. januar 2012 forsvares. Dette vil kreve noe parallell innføring hos leverandører og i lokale driftsmiljøer 7.2. Nasjonal koordinering mellom RHF-ene Nasjonal koordinering mellom RHF-ene bør umiddelbart etableres i for å: sikre snarlig og koordinert avklaring av faglige/administrative forhold vedrørende NCRP på nasjonalt nivå sikre at kundesiden opptrer koordinert i forhold til utforming av nødvendige endringer i RIS systemene (gjelder alle systemer/leverandører unntatt TRIS, som bare er representert i HN) koordinere prioriteringen av leverandørenes ressurser i den utstrekning dette blir en knapp faktor i prosjektgjennomføringen (dette gjelder flere leverandører) gjøre IKT-arkitekturmessige avklaringer på nasjonalt nivå koordinere de regionale prosjektene (se nedenfor) med hensyn på tolkninger av regelverk, løpende koordinering med Helsedirektoratet og praktiske løsninger i radiologimiljøene 7.3. Forslag til andre tiltak som er nødvendige for å implementere det nye kodeverket Det bør parallelt med det nasjonale avklaringsarbeidet planlegges og etableres dedikerte prosjekter for NCRP i alle RHF(I tillegg til, eller som en utvidet del av, det som i dag håndteres innenfor de igangsatte POLK/BKM-prosjektene) Disse prosjektene bør koordinere prosjektgjennom-føringen på region- og HF-nivået (særlig koordineringen mellom HF og IKT driftsmiljøer), samt sikre tilstrekkelig forankring av det nasjonale avklaringsarbeidet Slike prosjekter må i tillegg til IT faglige ressurser også ha representasjon fra de billeddiagnostiske avdelingene, hvorfra både fra radiologer og radiografer bør delta Tiltak:35 Prosjekt:Konsekvensutredning Milepæl: radiologi Foretak: Versjon nr.0.91 Dato: Ansvarlig: Arkiv nr. Side 26 av 27

97 Vedlegg 05c I tillegg kan det være ønskelig å etablere en D-dags rapportering eller lignende på nasjonalt nivå i forhold til leverandører og de regionale prosjektene. Som en direkte følge av det foreliggende prosjektet er det satt et forsterket søkelys på NCRP innføringen i alle regioner. Det har dessuten skjedd en de-facto samordning nasjonalt i forhold til både leverandører og Helsedirektoratet. Tiltak:35 Prosjekt:Konsekvensutredning Milepæl: radiologi Foretak: Versjon nr.0.91 Dato: Ansvarlig: Arkiv nr. Side 27 av 27

98 Vedlegg 05d Til: Helsedirektoratet v/ Geir Brandborg Kopi Fra: Nasjonal IKT v/ Programkontoret Dato: Saksnr: Konsekvensutredning radiologi - nytt kodeverk (NCRP) - Anbefalinger og innspill til Helsedirektoratets implementeringsprosjekt Bakgrunn KITH har utarbeidet et nytt kodeverk for radiologi på oppdrag fra Helsedirektoratet. Kodeverket er utarbeidet for å kunne bestille og dokumentere bruken av radiologiske tjenester og er egnet for både polikliniske og innlagte pasienter. Erfaringsmessig er det store teknologiske og organisatoriske utfordringer knyttet til skifte av sentrale kodeverk. Styringsgruppen Nasjonal IKT besluttet derfor i sitt møte å gjennomføre en konsekvensutredning før beslutning om tidspunkt for innføring. Prosjektets hovedoppgave var å vurdere de IKT-messige konsekvensene ved innføring av nytt kodeverk for radiologi for spesialisthelsetjenesten. Herunder skulle prosjektet også vurdere hvilke konsekvenser et nytt kodeverk kan ha for forvaltning av IKT-systemene (både fagsystemene og de økonomirelaterte systemene), eventuelle konsekvenser for arbeidsprosessene og eventuelle behov for opplæring relatert til bruken av IKT-systemene. Funn og anbefalinger Arbeidet med konsekvensutredningen i Nasjonal IKT er nå ferdigstilt. Prosjektet har tatt opp en del momenter vedrørende kodeverket i møte med Helsedirektoratet ( ), og i tillegg har en del momenter blitt oppsummert i mail til Geir Brandborg Under følger en oppsummering av innspill og kommentarer ved prosjektets avslutning: Helsedirektoratet har tatt initiativ for å lansere et nasjonalt prosjekt for NCRP. Status i dag er at de regionale helseforetakene vil være avhengig av sentrale avklaringer fra Helsedirektoratet for å få på plass egne, helhetlige planer for innføring av NCRP. Utfordringen med å innføre vil blant annet avhenge av hvilke systemporteføljer de forskjellige regionale helseforetakene har. Helse Vest (HV) og Helse Midt-Norge (HMN) har kommet lengst med hensyn til forberedelse som kan gjøres uavhengig av avklaringene fra Helsedirektoratet. HMN har den klart enkleste endringsoppgaven knyttet til denne innføringen (felles systemløsning for alle HF). Det arbeides parallelt i tilknytning til innføringen av BKM (NPR-BehandlerKravMelding) / utfasingen av POLK 1. Konsekvenser for de radiologiske enhetene er så langt i liten grad berørt. 1 POLK vedlikeholdes av Helsedirektoratet og benyttes til å kontrollere og lage oppgjørsfiler for poliklinisk refusjon. Vedl 05d Utkast til brev til Helsedirektoratet v1.0.doc 1

99 Vedlegg 05d Den systemmessige kompleksiteten i HV og Helse Sør-Øst (HSØ) er meget stor (hhv 4 og 5 ulike RIS-systemer i ulike konfigurasjoner som driftes i ulike miljøer). Dette innebærer at endringsprosjektene i disse to regionene rent teknisk har mye større kompleksitet enn i HMN. Helse Nord er midt inne i en rammeavtaleprosess som også berører RIS-systemene. Selv om de bare har 2 RIS, så kompliserer dette dialogen med leverandørene. Implementeringen av NCRP har konsekvenser for: De radiologiske enhetene RIS-leverandørene Sykehusenes IKT-driftsleverandører Endringen må skje koordinert mellom disse tre nivåene, og alle berørte ledd må ha kapasitet til å gjennomføre de nødvendige oppgaver når nødvendig. RIS- systemene er bl.a. virksomhetskritiske produksjonsstyringssystemer i de radiologiske avdelingene. Endringer i disse systemene må derfor gjøres gjenstand for profesjonell endringshåndtering. Den minimumsløsning som er foreslått av direktoratet, endrer ikke dette bildet vesentlig. I et idealforløp hvor alle aktører er koordinerte og det ikke inntreffer uforutsette problemer kan det tenkes at slike endringer kan innføres i løpet av en periode på 9 måneder fra det tidspunkt en omforent løsningsspesifikasjon foreligger. Det gjenstår i dag avklaringer som må gjøres før en slik spesifikasjon kan konkluderes. Situasjonen er per i dag derfor at det ikke foreligger noen omforent løsningsspesifikasjon for noen leverandør. I tillegg til dette påvirkes situasjonen av at de regionale IKTdriftsmiljøene i HV og HSØ er midt inne i andre omfattende prosjekter, og har kapasitetsutfordringer. I Helse Nord (HN) påvirkes situasjonen av den pågående rammeavtaleprosessen. Når man også hensyntar de private radiologikjedene og private sykehus, skal det gjennomføres ca. 25 oppgraderingsprosjekter av RIS og tilknyttede systemer for å få innført NCRP på forsvarlig vis. Fordi innføring av NCRP av kapasitetsårsaker hos leverandører og IKT-driftsmiljøer ikke kan gjennomføres samtidig ved alle HF, vil ikke et innføringsløp for NCRP være optimalt. Derfor bør i dette tilfellet måneder fra det tidspunkt omforent løsningsspesifikasjon foreligger, legges til grunn som basis for en forsvarlig systeminnføring. En vurdering av det samlede risikobildet per innebærer at en oppstart av NCRP på nasjonalt nivå per ikke vurderes som gjennomførbart på forsvarlig vis. Konklusjon vedrørende anbefalt dato for iverksettelse kan gjøres når: Gjenstående avklaringer i forhold til tolkning av NCRP er gjort Leverandører og RHF har konkludert sine løsningsforslag Økonomidelen av NCRP foreligger Dersom disse forhold er på plass innen , kan en innføring av NCRP per forsvares. Konklusjon Nasjonal IKT inviterer til et samarbeid med Helsedirektoratet for så raskt som mulig å få ryddet unna de tolkningsspørsmålene i forhold til NCRP som er tatt opp. De regionale helseforetakene vil, når avklaringer er gjort og etter behov kunne koordinere seg for: Vedl 05d Utkast til brev til Helsedirektoratet v1.0.doc 2

100 Vedlegg 05d Å sikre snarlig og koordinert avklaring av faglige/administrative forhold vedrørende NCRP på nasjonalt nivå Å sikre at kundesiden opptrer koordinert i forhold til utforming av nødvendige endringer i RIS-systemene (gjelder alle systemer/leverandører unntatt TRIS, som bare er representert i HN) Å koordinere prioriteringen av leverandørenes ressurser i den utstrekning dette blir en knapp faktor i prosjektgjennomføringen (dette vil sannsynligvis gjelde flere leverandører) Å gjøre IKT-arkitekturmessige avklaringer på nasjonalt nivå Å koordinere de regionale prosjektene med hensyn på tolkninger av regelverk, løpende koordinering med Helsedirektoratet og praktiske løsninger i radiologimiljøene Dette vil kreve mobilisering av et Nasjonal IKT-prosjekt for å håndtere disse aktivitetene, og forutsetter derfor budsjettmidler i Nasjonal IKT og noe mobiliseringstid. Vi håper disse innspillene og anbefalingene er til nytte i Helsedirektoratets videre arbeid. Vedl 05d Utkast til brev til Helsedirektoratet v1.0.doc 3

101 Vedlegg 06a Til: Styringsgruppen Nasjonal IKT Kopi Fra: Programkontoret NIKT Dato: Saksnr: 06/ Forprosjekt Nynorsk talegjenkjenning (tiltak 32) Bakgrunn og situasjon Personell i spesialisthelsetjenesten benytter talegjenkjenning i forbindelse med oppdatering av pasientjournaler. Dagens situasjon er at det kun eksisterer et system for talegjenkjenning som håndterer bokmål. Nynorsktalende leger har tilkjennegjort et behov for at talegjenkjenningssystemet tilpasses deres målform. Styringsgruppen Nasjonal IKT vedtok igangsettelse av nynorsk talegjenkjenning som et nasjonalt tiltak Forprosjektet hovedoppgave var å avklare om systemet for talegjenkjenning kan utvides til også å omfatte nynorsk Problemstilling Tilrettelegging av datagrunnlaget er hovedutfordringen i forbindelse med utvikling av nynorsk talegjenkjenning. Forprosjektet hadde i oppgave å avklare følgende: 1. Hvilke juridiske og forskriftsmessige krav pålegger helseregionene å tilby talegjenkjenning på nynorsk? 2. Hvilke muligheter eksisterer med tanke på å benytte eksisterende rammeavtale for utvidelse av talegjenkjenningssystemet? Avklare alle avtalemessige forhold. 3. Forberede hovedprosjekt for anskaffelse av talegjenkjenning på nynorsk. 4. Utarbeide komplett prosjektdirektiv inklusiv prosjektplan, milepælsplan, kostnadsramme og avklaring vedrørende finansiering av prosjektet. Prosjektet har i sin gjennomføringsperiode samlet inn informasjon fra RHFene vedr. bruken av nynorsk i journaler, men har møtt på utfordringer i forhold til å motta tilstrekkelige svar på sine forespørsler. Andre utfordringer har vært knyttet til begrensede mengder relevant nynorsk tekst i eksisterende journaler, samt det faktum at det finnes mange sideformer på nynorsk, noe som gjør at det finnes mange lovlige alternative måter å skrive på. Forslag til løsning Forprosjektets har identifisert tre alternative løsninger, men anbefaler at alternativ nr. 3, oversettelse av Nuance ordbok, tas videre. Max Manus er eneste mulige leverandør av en slik oppgave, og forprosjektets foreløpige vurdering tilsier at eksisterende kontrakt med Max Manus kan benyttes. Denne utløper i desember Alternativ 3 medfører en viss risiko mht. kvalitet (bl.a. vil ikke Max Manus gi garantier for gjenkjennelsesprosent), men alternativet gir størst gir sikkerhet for levering/leveringstid. Forprosjektet har p.t. ikke mottatt et pristilbud fra Max Manus, men håper dette vil være klart innen kort tid. I utgangspunktet ser man for seg å gjøre en direkte anskaffelse hos Max Manus på grunnlag av enerett (dette på bakgrunn av råd fra Kluge Advokatfirma DA). Forslag til vedtak Vedl 06a Nynorsk talegjenkjenning v1.0.doc 1

102 Vedlegg 06a Styringsgruppen tar prosjektets funn til orientering og godkjenner utarbeidet sluttrapport. Styringsgruppen er innstilt på at Max Manus utviklingskostnader dekkes over Nasjonal IKTs budsjett. Dette forutsetter forhandling, godkjenning av økonomiske rammer og avtaleinngåelse. Styringsgruppen anbefaler at Helse Vest tar ansvar for å videreføre arbeidet med å gjennomføre anskaffelsen. I etterkant av gjennomført anskaffelse vil det være opp til de enkelte RHFer/HFers ansvar å beslutte å ta i bruk løsningen. Vedl 06a Nynorsk talegjenkjenning v1.0.doc 2

103 Vedlegg 07a Til: Styringsgruppen Nasjonal IKT Kopi Fra: Programkontoret Nasjonal IKT Dato: Saksnr: 07/ Eventuell felles drift av nasjonal publiseringsløsning Forslag til igangsetting av konsekvensutredning Bakgrunn og situasjon RHFene har fått i oppdrag, via foretaksprotokollen, å gjennomføre en konsekvensvurdering av eventuell felles drift av en nasjonal publiseringsplattform i Norsk Helsenett SF. Vurderingen skal sendes departementet innen Viser før øvrig til behandling av saken i Prosjekteierforum og i Styringsgruppen Følgende ble referatført etter styringsgruppemøtet: 1. Styringsgruppen tar saksunderlaget og utkast til prosjektdirektiv til orientering. 2. Styringsgruppen ber Programkontoret utarbeider et notat til RHF-AD møtet og en sak til neste møte i Nasjonal IKT om hvordan oppgaven gitt i RHFenes foretaksprotokoll kan løses. Basert på denne bestillingen har Programkontoret utarbeidet et notat til RHF AD-møtet som vil bli behandlet i møte Parallelt har Programkontoret, i dialog med RHFenes kommunikasjonsdirektører, oppdatert utkast til prosjektdirektiv basert på mottatte innspill fra Prosjekteierforum og Styringsgruppen. Problemstilling Det er enighet om at Nasjonal IKT bør ha ansvaret for gjennomføringen av konsekvensvurderingen, men at kommunikasjonsdirektørene må involveres slik at man sikrer forankring og at man ivaretar bestillingen fra HOD om samordnet kommunikasjon. Konsekvensvurderingen skal klarlegge de teknologiske og økonomiske konsekvensene av og premissene for felles drift av en eventuell felles drift av en nasjonal publiseringsplattform i Norsk Helsenett SF. Konsekvensvurderingen skal sendes departementet innen 1. oktober Basert på denne beskrivelsen skal departementet beslutte hvorvidt det er hensiktsmessig å drifte en slik plattform i fellesskap. Utgangpunktet for konsekvensvurderingen blir innenfor rammen av dagens situasjon for RHFene og eksisterende systemportefølje. Det må spesifiseres hva som defineres som en nasjonal publiseringsplattform. Forslag til løsning Det foreslås at Nasjonal IKT har ansvar for gjennomføring av konsekvensvurderingen og at styringsgruppen for konsekvensutredningen legges til Nasjonal IKT v/ Prosjekteierforum, mens RHFenes kommunikasjonsdirektører inviteres til å delta i en referansegruppe. I forkant av endelig leveranse av konsekvensvurderingen vil denne fremlegges for kommunikasjonsdirektørene for å sikre forankring. Med bakgrunn i den korte tiden som gjenstår frem til oversendelse av konsekvensvurderingen til departementet ( ) har Programkontoret igangsatt anbudsrunde for å engasjere prosjektleder. Vedl 07a Felles publiseringsløsning v1.0.doc 1

104 Vedlegg 07a Frist for mottak av tilbud var kl Det er planlagt å gjennomføre kontraktssignering og starte prosjektet , men rammeavtalepartnerne har blitt informert om at tilbakemeldinger fra møte i Styringsgruppen kan medføre endringer i omfang og innhold, eller i ytterste konsekvens at oppdraget kanselleres. Forslag til vedtak Styringsgruppen Nasjonal IKT gir sin endelige tilslutning til prosjektets hovedinnretning med de innspill som framkom i møtet. Styringsgruppen Nasjonal IKT bevilger en ramme på inntil kr til dette arbeidet. Styringsgruppen Nasjonal IKT godkjenner igangsettelse av prosjektet og at Programkontoret engasjerer prosjektleder for å gjennomføre arbeidet. Basert på prosjektets behov, varsles det om at det trolig vil være behov for tilgang til enkelte ressurser i RHFene for å gjennomføre arbeidet. Prosjekteierforum vil bistå i dette arbeidet. Vedl 07a Felles publiseringsløsning v1.0.doc 2

105 Vedlegg 07b PROSJEKTDIREKTIV FOR Konsekvensutredning - Felles drift av en nasjonal publiseringsplattform Dokumentkontroll Forfatter Gjennomgang Godkjent av Programkontoret Nasjonal IKT Nasjonal IKT Distribusjonsliste Tittel: Navn Institusjon Prosjektansvarlig Programkontor Endringslogg Versjon Dato Endring Første utkast Utkast revidert etter innspill fra PEF Utkast revidert etter innspill fra RHFenes kommunikasjonsdirektører mottatt Utkast revidert etter nye innspill fra RHFenes kommunikasjonsdirektører mottatt Utkast revidert etter innspill fra PEF og SG , samt dialog med RHFenes kommunikasjonsdirektører Utkast oversendt PEF Utkast revidert etter innspill fra PEF Tiltak: Prosjekt: Milepæl: Foretak: Versjon nr. Dato: Ansvarlig Arkiv nr. Side 1 av 10

106 Vedlegg 07b INNHOLD: 1. BAKGRUNN MÅL HOVEDMÅL DELMÅL: UTARBEIDE KONSEKVENSVURDERING DELMÅL: UTARBEIDE SLUTTRAPPORT OPPGAVER OG AVGRENSNINGER OPPGAVER AVGRENSNINGER BUDSJETTRAMMER KOST-NYTTE VURDERING MULIGE KVANTITATIVE GEVINSTER VED FELLES DRIFT MULIGE KVALITATIVE GEVINSTER VED FELLES DRIFT EVALUERING RISIKOVURDERING PROSJEKTPLAN PROSJEKTORGANISERING OG ANSVARSDELING PROSJEKTORGANISASJON ANSVARSDELING OPPFØLGING OG STATUSRAPPORTERING PROSJEKTADMINISTRATIVE RUTINER KOMMUNIKASJONSPLAN AKSEPTANSETESTKRITERIER RETTIGHETER OG TAUSHETSERKLÆRINGER SIGNATUR Tiltak: Prosjekt: Milepæl: Foretak: Versjon nr. Dato: Ansvarlig Arkiv nr. Side 2 av 10

107 Vedlegg 07b 1. BAKGRUNN Helse- og omsorgsdepartementet (HOD) har satt krav om standardisering av spesialisthelsetjenestens nettsider, samt etablert et forpliktende rammeverk for helseforetakenes nettløsninger. Rammeverket, Felles rammeverk for nettbasert kommunikasjon i spesialisthelsetjenesten, har følgende overordnede målsetting: En samordnet og brukertilpasset kommunikasjon på nett i spesialisthelsetjenesten. Helse Sør-Øst RHF (HSØ) har gjennomført et regionalt prosjekt for å etablere en felles plattform for foretakenes nettløsninger. Prosjektet leverte sin rapport og anbefalinger Foretaksprotokollene fra møte i XX RHF 2010, pkt Samordnet kommunikasjon, inneholder følgende formulering: XX RHF skal fortsatt arbeide aktivt for å styrke pasientrollen gjennom å forbedre pasientrettet informasjon på internett. Helseforetakene skal bidra til dette ved å utarbeide felles informasjon slik at kvaliteten på informasjon og tjenester rettet mot pasienter, brukere og pårørende via internett kan øke. Foretaksmøtet ba XX RHF om fortsatt å delta i det nasjonale samarbeidet med å tilrettelegge for publisering av felles informasjon for spesialisthelsetjenesten, i tråd med rammeverket for nettbasert kommunikasjon i spesialisthelsetjenesten. Det arbeides med å ferdigstille oppdatering av det nasjonale profilprogrammet. Det justerte profilprogrammet skal tas i bruk så snart det foreligger. Foretaksmøtet ba XX RHF sammen med de øvrige regionale helseforetakene om å gjennomføre en konsekvensvurdering av eventuell felles drift av en nasjonal publiseringsplattform i Norsk Helsenett SF. Konsekvensvurderingen skal sendes departementet innen 1. oktober Kommunikasjonsdirektørene i de regionale helseforetakene har over lengre tid arbeidet med denne bestillingen. Man har pågående prosesser knyttet til kulepunkt én i ovennevnte utdrag fra foretaksprotokollen og har en samordnet tilnærming til problemstillingen. Kommunikasjonsdirektørene har i samarbeid med departementet vært med på å utvikle et felles nasjonalt rammeverk for nettbasert kommunikasjon, og det har særlig vært fokus på pasientrettet informasjon. I den etappevise planen som er lagt her, er øverste trinn en samordning av systemer og felles publiseringsløsning. Programkontoret Nasjonal IKT har vært i dialog med kommunikasjonsdirektørene om saken og har blitt orientert om status i arbeidet så langt. Dette prosjektet er avgrenset til å svare på kulepunkt to (med uthevet skrift); nemlig eventuell felles drift av en nasjonal publiseringsplattform i Norsk Helsenett SF. En konsekvensvurdering vil ha som formål å klarlegge de teknologiske og økonomiske konsekvensene av og premissene for felles drift av en slik plattform. Utgangpunktet for vurderingen blir innenfor rammen av dagens situasjon for RHFene og eksisterende systemportefølje. En viktig målsetting for Helse- og omsorgsdepartementet som eier er å sikre at spesialisthelsetjenesten på nett framstår helhetlig og koordinert. Felles drift av en nasjonal plattform er et av flere mulige virkemidler som vil kunne bidra til å oppnå denne målsettingen. Tiltak: Prosjekt: Milepæl: Foretak: Versjon nr. Dato: Ansvarlig Arkiv nr. Side 3 av 10

108 Vedlegg 07b Å legge dette til Norsk Helsenett SF (NHN) som ansvarlig for nasjonale interesser knyttet til drift og utvikling av IKT-infrastruktur i helse- og omsorgssektoren er derfor vurdert som aktuelt. I forkant av eventuell innføring av felles drift av en nasjonal publiseringsplattform vil det være hensiktsmessig å gjennomføre en vurdering av konsekvensene knyttet til et slikt alternativ. Disse konsekvensene kan inkludere ikke bare IKT-messige forhold, men også forhold knyttet til deling av innhold, kobling mellom internett og intranett, integrasjon mellom løsningen og brukerkataloger for å understøtte personalisering i intranett, integrasjoner relatert til pasientrettet informasjon m.m. Dette prosjektdirektivet beskriver gjennomføring av arbeidet med en slik vurdering. 2. MÅL 2.1. Hovedmål Prosjektet skal klarlegge de teknologiske og økonomiske konsekvensene av og premissene for felles drift av en eventuell felles drift av en nasjonal publiseringsplattform i Norsk Helsenett SF. Konsekvensvurderingen skal sendes departementet innen 1. oktober Basert på denne beskrivelsen skal departementet beslutte hvorvidt det er hensiktsmessig å drifte en slik plattform i fellesskap Delmål: Utarbeide konsekvensvurdering Prosjektet skal vurdere konsekvenser med utgangspunkt i Nasjonal IKTs mal for konsekvensvurdering. Vurderingen skal inkludere alle relevante teknologiske og økonomiske konsekvenser av og premisser for felles drift av en slik plattform. Vurderingen skal ta utgangpunkt i dagens situasjon for RHFene og eksisterende systemportefølje. Vurderingen må også inkludere en nærmere spesifikasjon av hva som menes med en nasjonal publiseringsplattform. Prosjektet skal overordnet skissere gevinstområder og estimere kost/nytte ved felles drift. De tekniske løsningene og driften av disse må sees i sammenheng med det innholdsmessige, og det blir vurdert som viktig at intranett- og internettløsninger sees i sammenheng. Det understrekes at prosjektet ikke skal levere et løsningsforslag, men konsekvensvurderingen bør ta inn over seg at en fremtidig løsning også må ta hensyn til fremtidig behov for deling av pasientrettet informasjon. I tillegg skal prosjektet gi innspill til tiltak som må iverksettes ved en eventuell overgang fra regionale plattformer til én nasjonal plattform, dette vil inkludere tiltak av teknisk, forvaltningsmessig og organisatorisk art. Prosjektet skal gi en overordnet vurdering av behov for koordinering mellom de fire regionale helseforetakene i det videre arbeidet, samt gi innspill til eventuelt innføringstidspunkt for en nasjonal publiseringsplattform Delmål: Utarbeide sluttrapport Prosjektet skal oppsummere sitt arbeid i en sluttrapport i tråd med Nasjonal IKTs mal, som skal fremlegges for og godkjennes av Nasjonal IKT. I tillegg skal sluttrapporten presenteres i en powerpoint. Det skal også utformes brev med vedlegg til HOD. Tiltak: Prosjekt: Milepæl: Foretak: Versjon nr. Dato: Ansvarlig Arkiv nr. Side 4 av 10

109 Vedlegg 07b 3. OPPGAVER OG AVGRENSNINGER 3.1. Oppgaver Oppgavene følger av delmålene i prosjektet. Vi spesifiserer at prosjektet skal: Hente inn bredt og godt informasjonsgrunnlag (bl.a. fra prosjekter som arbeider med relaterte problemstillinger, spesielt rapport fra HSØ knyttet til Deling av pasientrettet informasjon ). Tydeliggjøre hva som ligger i oppdraget fra foretaksprotokollen, herunder hvorvidt oppdraget inkluderer en utskifting av eksisterende publiseringsplattform Synliggjøre konsekvenser og foreslå hva man bør gjøre for å implementere felles drift av publiseringsløsning på en pedagogisk god måte. Vurdere teknologiske og økonomiske konsekvenser av og premisser for felles drift av en felles publiseringsplattform. Skissere overordnede gevinstområder og estimere kost/nytte ved felles drift. Oppsummere sitt arbeid i en sluttrapport i tråd med Nasjonal IKTs mal. Basert på gjennomført konsekvensvurdering, skal prosjektet: Gi innspill til tiltak av teknisk, forvaltningsmessig og organisatorisk art som må iverksettes ved overgangen fra regionale plattformer til én nasjonal plattform. Gi en overordnet vurdering av behov for koordinering mellom de fire regionale helseforetakene i det videre arbeidet. Gi innspill til en vurdering av innføringstidspunkt for en nasjonal publiseringsplattform. I tillegg er det viktig at prosjektet tar hensyn til følgende i forbindelse med dialog og ressursbruk: Ivareta en tett dialog med både Nasjonal IKT og RHFenes kommunikasjonsdirektører i prosjektet. Sørge for at en ressursgruppe fra de regionale helseforetakene mobiliseres og engasjeres. Trekke på ressursgruppen, bestående av representanter fra RHFene, Norsk Helsenett SF, Fagforum Arkitektur og EPJ Fagforum, ved gjennomføringen av arbeidet, i tillegg til egen innsikt i problemstillingen. Sikre at konsekvenser blir belyst fra ressursenes ulike faglige ståsted. Trekke på RHFenes kommunikasjonsdirektører for å sikre forankring og ivaretakelse av bestillingen fra HOD om samordnet kommunikasjon. Forankre arbeidet i ressursgruppe og fagmiljø Avgrensninger Vurderingen skal ta utgangpunkt i dagens situasjon for RHFene og eksisterende systemportefølje. Kommunikasjonsdirektørene ønsker en helhetlig tilnærming til problemstillingen. Prosjektet vil være avhengig av føringer fra kommunikasjonsdirektørene knyttet til hvilke løsningsalternativer som skal vurderes. Tiltak: Prosjekt: Milepæl: Foretak: Versjon nr. Dato: Ansvarlig Arkiv nr. Side 5 av 10

110 Vedlegg 07b Prosjektet skal kun vurdere konsekvenser av en eventuell felles drift, ikke gjennomføre en slik eventuell beslutning. 4. BUDSJETTRAMMER Aktivitet (Halv)år 1 (Halv)år 2 Sum Finansiering Anskaffelser til utstyr Anskaffelser til programvare og lisenser Kostnader til eksterne konsulenter prosjektledelse - opplæring - programutvikling - etc Egne administrasjonskostnader? 0? Egeninnsats fra Helseforetak/RHF? 0? Sum Prosjektets ramme er bestemt av vedtatt foretaksprotokoll i de fire RHFene i Det vedtas her at konsekvensvurderingen skal sendes HOD innen 1. oktober Prosjektet bør derfor ha en ramme på ca. 3månedsverk inkl. avvikling av sommerferie for en ekstern prosjektleder. Prosjektet vil videre involvere deltakere fra RHFene, Norsk Helsenett SF, Fagforum Arkitektur, EPJ Fagforum og RHFenes kommunikasjonsstaber ved behov. Det forventes at volumet av interne timer hos RHFene begrenses. 5. KOST-NYTTE VURDERING Foretaksprotokollen gir helseregionene i oppdrag å samarbeide om å utarbeide en konsekvensvurdering, noe som fremstår som formålstjenelig fremfor at alle RHFene gjennomfører hver sin individuelle konsekvensvurdering. I tillegg vil gjennomføring av en slik vurdering før felles plattformdrift implementeres kunne medvirke til å redusere fremtidige kostnader og ressursbruk, samt effektivisere prosessen knyttet til et eventuelt fremtidig innkjøp, utrulling og drift av en felles plattform. Når det gjelder kost-nyttevurdering knyttet til en eventuell implementering av felles drift, skal dette gjennomføres i prosjektet og vil fremkomme som et resultat av gjennomført konsekvensvurdering. På det nåværende tidspunkt er det selvsagt verken mulig eller ønskelig å utarbeide en fullstendig oversikt over disse, men innspill til relevante gevinster prosjektet bør vurdere inkluderer: 5.1. Mulige kvantitative gevinster ved felles drift Redusert enhetspris som følge av én felles driftsleverandør kontra fire regionale leverandører. Redusert antall lisenser. Reduserte kostnader knyttet til feilretting etc. forbundet med daglig drift. Mindre tid brukt på utarbeidelse og registrering av samme informasjon i ulike regionale og lokale publiseringsløsninger. Tiltak: Prosjekt: Milepæl: Foretak: Versjon nr. Dato: Ansvarlig Arkiv nr. Side 6 av 10

111 Vedlegg 07b 5.2. Mulige kvalitative gevinster ved felles drift Identifikasjon av eventuelle kvalitative gevinster vil fremkomme som et resultat av gjennomført konsekvensvurdering. 6. EVALUERING Prosjektet evalueres basert på sluttrapport og presentasjon. Prosjektet skal klart synliggjøre konsekvenser ved innføring av felles drift av en nasjonal publiseringsplattform. 7. RISIKOVURDERING Risikovurderingen skal etableres og ajourføres av prosjektleder i forbindelse med prosjektoppstart. 8. PROSJEKTPLAN Milepælsplan skal utarbeides under prosjektetableringen, og prosjektdirektivet oppdateres etter dette. Prosjektoppstart anslås til ultimo juni, og prosjektets varighet anslås til ca. 3 måneder inkl. avvikling av sommerferie. Prosjektets konsekvensvurdering skal sendes HOD innen 1. oktober PROSJEKTORGANISERING OG ANSVARSDELING 9.1. Prosjektorganisasjon Prosjekteier for prosjektet vil være Nasjonal IKT. Styringsgruppe vil være Nasjonal IKTs Prosjekteierforum. Nasjonal IKT vil også være ansvarlig for å avrope prosjektleder og finansiere denne stillingen. Kommunikasjonsdirektørene må involveres slik at man sikrer forankring og at man ivaretar bestillingen fra HOD om samordnet kommunikasjon. Prosjektleder leder prosjektet og forestår all dokumentasjon og tilhørende prosjektarbeid. Til bistand i sitt arbeid vil prosjektet få knyttet til seg en ressursgruppe blant annet bestående av personer fra RHFene, NHN, Fagforum Arkitektur og EPJ Fagforum. Dette kan illustreres på følgende måte: Tiltak: Prosjekt: Milepæl: Foretak: Versjon nr. Dato: Ansvarlig Arkiv nr. Side 7 av 10

112 Vedlegg 07b Prosjekteier / Styringsgruppe Nasjonal IKT (Prosjekteierforum) Prosjektleder Avropes og finansieres av Nasjonal IKT Prosjektgruppen Med bidrag fra Nasjonal IKT og de regionale IKT-enhetene 9.2. Ansvarsdeling Prosjektleders viktigste oppgaver ved prosjektoppstart: Prosjektleder skal sammen med en rådgivende prosjektgruppe: - Ferdigstille og spisse prosjektdirektivet - Utarbeide forslag til endelige prosjektplaner / aktivitetsplaner basert på prosjektdirektivet - Utarbeide forslag til endelige konkrete og målbare mål og delmål (resultatmål/effektmål ved behov) - Utarbeide forslag til endelige bemanningsplaner (hvem, timer, når) - Utarbeide forslag til endelig prosjektbudsjett - Utarbeide kost/nytte analyse (enten forenklet eller fullstendig) - Utarbeide møteplaner og informasjonsplan (hvilke målgrupper/interessenter har prosjektet, hvordan skal disse informeres, hvem har ansvaret for informasjonen). Prosjektleders viktigste oppgaver ved prosjektgjennomføring: - Sikre prosjektets faglige innhold. Ansvarlig for innhold og å produsere prosjektets leveranser - Sikre at overordnet og detaljert prosjektplan gjennomføres slik at leveransene kommer til riktig tid med riktig ressursbruk - Involvere relevante fagmiljø ved behov - Trekke på supplerende kompetanse der dette er nødvendig, eks. juridisk og avtalemessig bistand - Håndtere avvik - Sekretær for styringsgruppen - Rapportere til styringsgruppen og Nasjonal IKT Prosjektleder viktigste oppgaver ved prosjektavslutning: - Forberede og gjennomføre sluttleveranse i hht mandat og plan - Gjennomføre evaluering Tiltak: Prosjekt: Milepæl: Foretak: Versjon nr. Dato: Ansvarlig Arkiv nr. Side 8 av 10

113 Vedlegg 07b 10. OPPFØLGING OG STATUSRAPPORTERING I løpet av prosjektet vil følgende rutine for statusrapportering og oppfølging bli benyttet. Trinn 1: Den enkelte prosjektdeltaker rapporterer egne oppgaver/ansvarsområder innen en gitt frist før prosjektmøtet på standard mal. I denne skal det også rapporteres på ulike risikoområder som avdekkes underveis i prosjektet og som tidligere ikke er vurdert. Trinn 2: Prosjektleder koordinerer rapportene inn i felles prosjektrapportmal, og gjør denne tilgjengelig for møtedeltakerne i møtet. Trinn 3: Den oppsummerte prosjektrapporten gjennomgås som en del av sakslisten på møtet. Videre gjennomgås andre aktuelle saker inklusive vurdering av risikoanalysen. Det skal utarbeides et referat fra møtet der saker, ansvar for gjennomføring og tidsfrist er oppgitt. Prosjektleder vil etter møtet oppsummere prosjektstatus og utarbeide en overordnet prosjektrapport til styringsgruppen i henhold til fastlagte rutiner for dette. Ved behov skal det fylles ut endrings-/og tilleggsmeldinger dersom avvikene i prosjektet tilsier dette. Alle endrings-/og tilleggsmeldinger skal koordineres hos prosjektlederen før disse sendes prosjektansvarlig for videre behandling. Trinn 4: Referat og oppdatert prosjektrapport sendes ut til prosjektdeltakerne som jobber videre med prosjektoppgavene sine inntil prosessen gjentas fra trinn 1 i forkant av neste prosjektgruppemøte i hht møteplan. 11. PROSJEKTADMINISTRATIVE RUTINER Prosjektets administrative rutiner utover prosjektoppfølging skal generelt holdes på et minimum. Prosjektet skal ha et elektronisk arkiv under kontroll av prosjektleder. 12. KOMMUNIKASJONSPLAN Kommunikasjonsplan skal utarbeides under prosjektetableringen. 13. AKSEPTANSETESTKRITERIER For at prosjektet kan aksepteres som fullført skal det foreligge en sluttrapport med beskrivelse av identifiserte konsekvenser. 14. RETTIGHETER OG TAUSHETSERKLÆRINGER Alle parter som deltar i prosjektet forplikter seg til å overholde de restriksjoner som gjelder ved tilgang til taushetsbelagt informasjon og rettighetsbeskyttet dokumentasjon. Rettighet til produsert materiale spesifiseres. Tiltak: Prosjekt: Milepæl: Foretak: Versjon nr. Dato: Ansvarlig Arkiv nr. Side 9 av 10

114 Vedlegg 07b 15. SIGNATUR Prosjektdirektivet er gjennomgått og godkjent av prosjekteier. Dato, signatur Tiltak: Prosjekt: Milepæl: Foretak: Versjon nr. Dato: Ansvarlig Arkiv nr. Side 10 av 10

115 Vedlegg 08a Til: Styringsgruppen Nasjonal IKT Kopi Fra: Programkontoret NIKT Dato: Saksnr: 08/ IKT-støtte i akuttmottak (tiltak 31.2) Bakgrunn og situasjon Viser til tidligere behandling av IKT-støtte i akuttmottak i PEF og styringsgruppen. Følgende ble referatført etter styringsgruppemøtet : 06 IKT-støtte i akuttmottak - Kartlegging og analyse (tiltak 31.1) Programkontoret orienterte om sluttrapporten fra tiltak Styringsgruppen kommenterte at IT støtte i akuttmottak er meget krevende. Helse Sør-Øst har etter en gjennomgang konkludert med at en trolig har alle systemer som trengs til dette. Grimsmo kommenterte at for kompliserte systemer i akuttmottak kan utgjøre en risiko for pasientsikkerheten. Det var enighet i styringsgruppen om at videre arbeid måtte fokusere på å analysere kliniske behov, og arbeid med å etablere prosessbeskrivelser. Det ble avslutningsvis kommentert at man bør se på viktigheten av dette arbeidet opp mot andre prioriterte områder. Vedtak: 1. Styringsgruppen Nasjonal IKT godkjenner sluttrapporten fra tiltak Styringsgruppen tar anbefalingene i rapporten til orientering, men velger en annen innretning på det videre arbeidet. 2. Nasjonal IKT ber om at Programkontoret i samarbeid med Arkiterktur og EPJ Fagforum utarbeider et forslag til prosjektdirektiv for et prosjekt som skal: a. Etablere prosessbeskrivelser og funksjonelle beskrivelser av klinisk behov for systemstøtte i akuttmottak. b. Definere en tjeneste som kan inngå i en tjenesteorientert arkitektur, basert på robuste behovs og prosessbeskrivelser. c. Utvikle spesifikasjon for en tjeneste som kan inngå i en tjenesteorientert arkitektur. d. Etablere standardiserte begreper og kodeverk for den akuttmedisinske kjeden. 3. Videre arbeid med Akuttdatabasen utviklet i Helse Vest tas ut av Nasjonal IKTs prosjektportefølje. 4. Styringsgruppen Nasjonal IKT ber om at prosjektdirektivet må legge til rette for god kontakt med de tilgrensende initiativene, for å gjenbruke mest mulig av arbeidet som allerede er gjort. Programkont or og Fagforum Problemstilling Prosjektet skal beskrive prosessene for arbeidsflyt og pasientflyt i den akuttmedisinske kjeden. Basert på denne beskrivelsen skal prosjektet definere og utvikle spesifikasjon for en løsning (bestående av et sett av tjenester) for systemstøtte i akuttmottak, som kan inngå i tjenesteorientert arkitektur. Vedl 08a IKT-støtte i akuttmottak v1.0.doc 1

116 Vedlegg 08a Programkontoret har, i samarbeid med Fagforum Arkitektur og EPJ Fagforum, utarbeidet et forslag til prosjektdirektiv for et prosjekt som oppfyller behovene som er gjengitt i ovennevnte referatutdrag. Direktivet legger til rette for god kontakt med tilgrensende initiativer, for å gjenbruke mest mulig av arbeidet som allerede er gjort. Forslag til løsning Prosjektdirektivet foreslår at Prosjekteierforum blir prosjektets styringsgruppe. Medlemmer fra EPJ Fagforum og Fagforum Arkitektur vil være deltakere i prosjektet, mens foraene i sin helhet vil inneha en rolle som prosjektets referansegruppe. Prosjektets leveranser må vurderes, kvalitetssikres og evalueres av fagforaene. Etter prosjektevaluering må man evaluere effekt på pasientbehandling, effektivisering av pasientstrømmen, dokumentasjon, arbeidsflyt og informasjonsflyt av bedre IKT-verktøy. Spesielt skal det legges vekt på effekt for pasient / bruker, personale og virksomheten. Prosjekteierforum ga sin tilslutning til prosjektdirektivets hovedinnretning i møte Programkontoret, i samarbeid med Arkitektur Fagforum, har i etterkant oppdatert direktivet med de mindre innspill og kommentarer som fremkom i Prosjekteierforum. Forslag til vedtak Styringsgruppen Nasjonal IKT gir sin tilslutning til prosjektdirektivets hovedinnretning med de innspill som framkom i møtet. Styringsgruppen Nasjonal IKT bevilger en ramme på inntil kr til dette arbeidet. Styringsgruppen Nasjonal IKT ber Programkontoret igangsette prosjektet og engasjere prosjektleder. Vedl 08a IKT-støtte i akuttmottak v1.0.doc 2

117 Vedlegg 08b PROSJEKTDIREKTIV FOR Tiltak IKT-støtte i akuttmottak - Kartlegging og analyse Dokumentkontroll Forfatter Gjennomgang Godkjent av Programkontoret Nasjonal IKT Nasjonal IKT Distribusjonsliste Tittel: Navn Institusjon Prosjektansvarlig Programkontor Endringslogg Versjon Dato Endring Første utkast Revidert utkast Revidert utkast (basert på innspill fra fagforaene) Revidert utkast oversendt PEF Revidert utkast basert på innspill fra PEF Tiltak: Prosjekt: Milepæl: Foretak: Versjon nr. Dato: Ansvarlig Arkiv nr. Side 1 av 10

118 Vedlegg 08b INNHOLD: 1. BAKGRUNN MÅL HOVEDMÅL DELMÅL: BESKRIVE PROSESSER OG BEHOV DELMÅL: DEFINERE OG SPESIFISERE TJENESTE DELMÅL: ETABLERE BEGREPER OG KODEVERK OPPGAVER OG AVGRENSNINGER OPPGAVER AVGRENSNINGER BUDSJETTRAMMER KOST-NYTTE VURDERING KVANTITATIVE GEVINSTER KVALITATIVE GEVINSTER EVALUERING RISIKOVURDERING PROSJEKTPLAN PROSJEKTORGANISERING OG ANSVARSDELING PROSJEKTORGANISASJON OPPFØLGING OG STATUSRAPPORTERING PROSJEKTADMINISTRATIVE RUTINER KOMMUNIKASJONSPLAN AKSEPTANSETESTKRITERIER RETTIGHETER OG TAUSHETSERKLÆRINGER SIGNATUR... 9 Tiltak: Prosjekt: Milepæl: Foretak: Versjon nr. Dato: Ansvarlig Arkiv nr. Side 2 av 10

119 Vedlegg 08b 1. BAKGRUNN Nasjonal IKTs tiltak 31.1 IKT-støtte i akuttmottak har nå levert sin rapport. Der påpekes det blant annet at det er et reelt og stort behov for bedre IKT-støtte i akuttmottakene. Rapporten ble godkjent på Nasjonal IKTs styringsgruppemøtet 18.februar Styringsgruppen tok anbefalingene i rapporten til orientering, men er enige om at videre arbeid må fokusere på å analysere kliniske behov, og arbeid med å etablere prosessbeskrivelser. Dette prosjektdirektivet beskriver organiseringen av dette arbeidet. Se for øvrig vedlegg 1 for referat fra Nasjonal IKTs saksbehandling. 2. MÅL Prosjektet skal beskrive prosessene for arbeidsflyt og pasientflyt i den akuttmedisinske kjeden. Basert på denne beskrivelsen skal prosjektet definere og utvikle spesifikasjon for en løsning (bestående av et sett av tjenester) for systemstøtte i akuttmottak, som kan inngå i tjenesteorientert arkitektur Hovedmål Prosjektet skal levere: Prosessbeskrivelser for relevante verdikjeder. Beskrivelse av brukerhistorier, arbeidsprosesser og tjenester tilknyttet verdikjedene og funksjonelle beskrivelser av klinisk og logistikkmessig behov for systemstøtte. Definisjon av en løsning som kan inngå i en tjenesteorientert arkitektur, basert på robuste behovs- og prosessbeskrivelser. Overordnet skal fremtidig løsning understøtte både behov for tilgang til og logging av pasientinformasjon og behov knyttet til pasientlogistikk (oversikter, prioritering, oppfølgning etc) Spesifikasjon av en løsning (bestående av flere tjenester) som kan inngå i en tjenesteorientert arkitektur. Spesifisere behov for å etablere standardiserte begreper og kodeverk for den akuttmedisinske kjeden der dette mangler og beskrive hvilke eksisterende kodeverk som kan benyttes Delmål: Beskrive prosesser og behov Prosjektet skal beskrive de relevante verdikjeder i akuttmottak, herunder pasientflyt, med tilhørende arbeidsprosesser og behov for IKT -systemstøtte. Behov for integrasjon og dataflyt til og fra andre systemer må belyses. Behovs- og prosessbeskrivelsene bør ta utgangspunkt i generiske beskrivelser, men legge til rette for tilstrekkelig fleksibilitet slik at disse kan tilpasses de forskjellene som finnes i de ulike enhetene. Prosessbeskrivelsene bør også ta utgangspunkt i dokumenterte brukerhistorier / use case og leveres i BPMN notasjon. Styringsdokumentet "Tjenesteorientert arkitektur for spesialisthelsetjenesten" er førende for de beskrivelser som skal leveres også når det gjelder notasjon på beskrivelser. Fagforum, Tiltak: Prosjekt: Milepæl: Foretak: Versjon nr. Dato: Ansvarlig Arkiv nr. Side 3 av 10

120 Vedlegg 08b Arkitektur er i ferd med å utvikle et nettsted som vil legge ut maler på hvordan arkitekturmessige forhold skal beskrives. Disse malene skal benyttes i prosjektets arbeid. Sluttrapporten fra tiltak 31.1 oppgir følgende behov som de viktigste funksjonelle behovene: Brukergrensesnitt Pasientlogistikkstyring Integrasjon med andre systemer God rapporterings- og statistikkfunksjonalitet Listen over funksjonelle behov skal kvalitetssikres i prosjektet Delmål: Definere og spesifisere tjeneste(r) Basert på beskrivelser av arbeidsprosessene skal prosjektet definere en løsning for IKTstøtte i akuttmottak. Prosjektet skal videreutvikle tjenestedefinisjon til en behovsspesifikasjon for en løsning som kan inngå i en helhetlig, tjenesteorientert arkitektur i spesialisthelsetjenesten. Det finnes flere potensielle tjenesteleverandører, og det bør derfor etableres en felles nasjonal definisjon og behovsspesifikasjon av tjenesten. Behovsspesifikasjonen skal oversettes til en kravspesifikasjon som må inkludere etterprøvbare krav til funksjonalitet, layout og brukergrensesnitt. Alle tjenester skal være i henhold til Tjenesteorientert arkitektur for spesialisthelsetjenesten Delmål: Spesifisering av veien videre og kostnytte Prosjektet skal utarbeide en kost- nytteanalyse for de foreslåtte, fremtidige løsningene som grunnlag for vurdering av videre arbeidet. Kostnytteanalysen skal definere hovedområder for gevinster knyttet til foreslåtte, fremtidige løsninger, og avklare hvem som vil være ansvarlig for å realisere gevinstene. Prosjektet skal også overlevere en prosjektplan for videreføring av arbeidet. 3. OPPGAVER OG AVGRENSNINGER 3.1. Oppgaver Oppgavene følger av delmålene i prosjektet. Vi spesifiserer at prosjektet skal: Hente inn bredt og godt informasjonsgrunnlag, blant annet fra prosjekter som arbeider med relaterte problemstillinger og tilgrensende initiativer innenfor dette området, for å gjenbruke mest mulig av arbeidet som allerede er gjort. Beskrive verdikjede, tjenester, arbeidsprosesser og kliniske og logistikkmessige behov for systemstøtte i akuttmottak. Utarbeide en felles nasjonal definisjon for en løsning som kan inngå i en tjenesteorientert arkitektur. Utarbeide en felles nasjonal behovsspesifikasjon for en løsning som kan inngå i en tjenesteorientert arkitektur. Spesifikasjon må inkludere etterprøvbare krav til funksjonalitet, layout og brukergrensesnitt. Tiltak: Prosjekt: Milepæl: Foretak: Versjon nr. Dato: Ansvarlig Arkiv nr. Side 4 av 10

121 Vedlegg 08b Forankre prosjektdirektivet i alle relevante fagfora, i alle RHFer og i Nasjonal IKTs Prosjekteierforum og styringsgruppe. Prosessbeskrivelser på overordnet nivå skal være intuitive og kommuniserbare Avgrensninger Hvert RHF, og ikke det sentrale prosjektet, vil være ansvarlig for utforming av regionale kravspesifikasjoner som tar regionale hensyn med tanke på integrasjon mot regionens spesielle behov (dette kan skyldes ulike fagsystem, medisinsk teknisk utstyr o.l.). Eksempelvis arbeider akuttmottakene i dag med ulike triageringsmodeller. Utformede regionale kravspesifikasjoner vil gi viktig input til det sentrale prosjektet og vil måtte tas hensyn til i det videre arbeidet. Anbudsprosessen i forbindelse med kjøp og pilotering av en nasjonal tjeneste vil i utgangspunktet ikke være inkludert i det sentrale prosjektets arbeidsomfang. Utrulling og innføring av innkjøp tjeneste i de ulike regionene vil kreve egen prosjektorganisering i hver region og i er i utgangspunktet ikke inkludert i det sentrale prosjektets arbeidsomfang BUDSJETTRAMMER Aktivitet (Halv)år 1 (Halv)år 2 Sum Finansiering Anskaffelser til utstyr Anskaffelser til programvare og lisenser Kostnader til eksterne konsulenter prosjektledelse - opplæring - programutvikling - etc Egne administrasjonskostnader??? Egeninnsats fra Helseforetak/RHF??? Sum Prosjektet bør ha en ramme på ca. 12 månedsverk på full tid for en ekstern prosjektleder. Prosjektet vil videre involvere deltakere fra Fagforum Arkitektur og EPJ Fagforum. I tillegg vil det være behov for bidrag fra de ulike RHFene på ad-hoc basis. Det forventes at volumet av interne timer hos RHFene begrenses. RHFene dekker selv påløpte kostnader til arbeidet. 4. KOST-NYTTE VURDERING Det er p.t. ikke gjort en detaljert kost-nytte vurdering for prosjektet som beskrives i dette direktivet, men prosjektet skal utarbeide en kost-nytte vurdering av den foreslåtte, fremtidige løsningen. Tiltak: Prosjekt: Milepæl: Foretak: Versjon nr. Dato: Ansvarlig Arkiv nr. Side 5 av 10

122 Vedlegg 08b I forkant av oppstart av tiltak antok man at det eksisterer et behov for den funksjonaliteten som er utviklet for dette formålet basert på summen av forespørsler etter Akuttdatabasen. Tiltak 31.1s leverte rapport har gjennomført en kost-nytte vurdering som oppsummert viser følgende hovedresultater i forhold til kvantitative og kvalitative gevinster 1 : 4.1. Kvantitative gevinster Det forventes ikke store kvantitative gevinster ved innføring av bedre IKT-verktøy på akuttmottakene. Det er heller ikke forventinger om økonomiske gevinster som er hovedbakgrunnen for at en ønsker å innføre bedre IKT-verktøy på akuttmottakene. Bedre IKT-verktøy forventes å kunne føre til følgende kvantitative gevinster: Bortfall av dobbeltregistreringer av samme informasjon i elektronisk ulike systemer Bortfall av dobbeltregistreringer av samme informasjon på papir og elektronisk Mindre tid brukt på statistiker og rapporter ved at disse kan produseres enklere og med bedre kvalitet i nytt verktøy 4.2. Kvalitative gevinster Innføring av bedre IKT-verktøy på akuttmottakene forventes å kunne føre til følgende kvalitative gevinster: Bedre kvalitet på pasienthåndteringen i akuttmottakene: Den viktigste gevinsten ved innføring av IKT-verktøy er bedre kvalitet på pasienthåndteringen og pasientbehandlingen på akuttmottakene. Bedre kontroll med logistikk i akuttmottakene. Bedre dokumentasjon av pasientbehandling i akuttmottakene. Standardisering av informasjonselementene (somatikk og psykiatri): Nytten av å bruke de samme standardiserte informasjonselementene i hele den akuttmedisinske kjeden må vurderes som svært god. Mulighetene for misforståelser og uklarheter unngås, samtidlig som man legger grunnlaget for kvalitetssikring, arbeidsplanlegging, ressursstyring, statistikker og rapporter. Integrasjon (AMK, EPJ, Fagsystem som benyttes ved laboratorier og røntgenavdelinger): Ønske om integrasjon med ulike IKT-system er påpekt av de fleste under intervjuene. 5. EVALUERING Prosjektets leveranser må vurderes, kvalitetssikres og evalueres av Nasjonal IKTs Fagforum Arkitektur og EPJ Fagforum. Etter prosjektevaluering må man evaluere effekt på pasientbehandling, effektivisering av pasientstrømmen, dokumentasjon, arbeidsflyt og 1 For flere detaljer: Se tiltak 31.1s rapport IKT-støtte i akuttmottak. Kartlegging og analyse. Tiltak: Prosjekt: Milepæl: Foretak: Versjon nr. Dato: Ansvarlig Arkiv nr. Side 6 av 10

123 Vedlegg 08b informasjonsflyt av bedre IKT-verktøy. Spesielt skal det legges vekt på effekt for pasient / bruker, personale og virksomheten. 6. RISIKOVURDERING Risikovurderingen skal etableres og ajourføres av prosjektleder ifm prosjektoppstart. 7. PROSJEKTPLAN Milepælsplan skal utarbeides under prosjektetableringen, og prosjektdirektivet oppdateres etter dette. Prosjektoppstart anslås til ca. 15. juni, og prosjektets varighet anslås til ca. 12 måneder. 8. PROSJEKTORGANISERING OG ANSVARSDELING 8.1. Prosjektorganisasjon Prosjekteierforum er prosjektets styringsgruppe, og er ansvarlig for prosjektet. Medlemmer fra EPJ Fagforum og Fagforum Arkitektur vil være deltakere i prosjektene, men foraene i sin helhet vil inneha en rolle som prosjektets referansegruppe dvs. de kan brukes i begrenset omfang og til kvalitetssikring av meget kritiske leveranser. Prosjektleders viktigste oppgaver ved prosjektoppstart: Prosjektleder skal sammen med en rådgivende prosjektgruppe: - Ferdigstille og spisse prosjektdirektivet - Utarbeide forslag til endelige prosjektplaner / aktivitetsplaner basert på prosjektdirektivet. - Utarbeide forslag til endelige konkrete og målbare mål og delmål (resultatmål/effektmål ved behov) - Utarbeide forslag til endelige bemanningsplaner (hvem, timer, når) - Utarbeide forslag til endelig prosjektbudsjett - Utarbeide kost/nytte analyse (enten forenklet eller fullstendig) - Utarbeide møteplaner og informasjonsplan (hvilke målgrupper/interessenter har prosjektet, hvordan skal disse informeres, hvem har ansvaret for informasjonen). Prosjektleders viktigste oppgaver ved prosjektgjennomføring: - Sikre at overordnet og detaljert prosjektplan gjennomføres slik at leveransene kommer til riktig tid med riktig ressursbruk - Håndtere avvik - Sekretær for styringsgruppen - Rapportere til styringsgruppen og Nasjonal IKT Prosjektleder viktigste oppgaver ved prosjektavslutning: - Forberede og gjennomføre sluttleveranse i hht mandat og plan - Gjennomføre evaluering Tiltak: Prosjekt: Milepæl: Foretak: Versjon nr. Dato: Ansvarlig Arkiv nr. Side 7 av 10

124 Vedlegg 08b 9. OPPFØLGING OG STATUSRAPPORTERING I løpet av prosjektet vil følgende rutine for statusrapportering og oppfølging bli benyttet. Trinn 1: Den enkelt prosjektdeltaker rapporterer egne oppgaver/ansvarsområder innen en gitt frist før prosjektmøtet på standard mal. I denne skal det også rapporteres på ulike risikoområder som avdekkes underveis i prosjektet og som tidligere ikke er vurdert. Trinn 2: Prosjektleder koordinerer rapportene inn i felles prosjektrapportmal, og gjør denne tilgjengelig for møtedeltakerne i møtet. Trinn 3: Den oppsummerte prosjektrapporten gjennomgås som en del av sakslisten på møtet. Videre gjennomgås andre aktuelle saker inklusive vurdering av risikoanalysen. Det skal utarbeides et referat fra møtet der saker, ansvar for gjennomføring og tidsfrist er oppgitt. Prosjektleder vil etter møtet oppsummere prosjektstatus og utarbeide en overordnet prosjektrapport til styringsgruppen i henhold til fastlagte rutiner for dette. Ved behov skal det fylles ut endrings-/og tilleggsmeldinger dersom avvikene i prosjektet tilsier dette. Alle endrings-/og tilleggsmeldinger skal koordineres hos prosjektlederen før disse sendes prosjektansvarlig for videre behandling. Trinn 4: Referat og oppdatert prosjektrapport sendes ut til prosjektdeltakerne som jobber videre med prosjektoppgavene sine inntil prosessen gjentas fra trinn 1 i forkant av neste prosjektgruppemøte i hht møteplan. 10. PROSJEKTADMINISTRATIVE RUTINER Prosjektets administrative rutiner utover prosjektoppfølging skal generelt holdes på et minimum. Prosjektet skal ha et manuelt og maskinelt arkiv under kontroll av prosjektleder. 11. KOMMUNIKASJONSPLAN Kommunikasjonsplan skal utarbeides under prosjektetableringen. 12. AKSEPTANSETESTKRITERIER For at prosjektet kan aksepteres som fullført skal det foreligge en rapport med beskrivelse av valgt løsningsspesifikasjon som inkluderer: Prosessbeskrivelser og funksjonelle beskrivelser av klinisk behov for systemstøtte i akuttmottak godkjent av EPJ Fagforum. Definert og spesifisert tjeneste som kan inngå i en tjenesteorientert arkitektur, basert på robuste behovs- og prosessbeskrivelser godkjent av Fagforum Arkitektur. Tiltak: Prosjekt: Milepæl: Foretak: Versjon nr. Dato: Ansvarlig Arkiv nr. Side 8 av 10

125 Vedlegg 08b Utvikle spesifikasjon for en tjeneste som kan inngå i en tjenesteorientert arkitektur godkjent av Fagforum Arkitektur. Sluttleveransene skal godkjennes av prosjektets styringsgruppe og Styringsgruppen Nasjonal IKT. 13. RETTIGHETER OG TAUSHETSERKLÆRINGER Alle parter som deltar i prosjektet forplikter seg til å overholde de restriksjoner som gjelder ved tilgang til taushetsbelagt informasjon og rettighetsbeskyttet dokumentasjon. Rettighet til produsert materiale spesifiseres. 14. SIGNATUR Prosjektdirektivet er gjennomgått og godkjent av prosjekteier. Dato, signatur Tiltak: Prosjekt: Milepæl: Foretak: Versjon nr. Dato: Ansvarlig Arkiv nr. Side 9 av 10

126 Vedlegg 08b 15. Vedlegg 1: Referat fra Nasjonal IKTs møte IKT-støtte i akuttmottak - Kartlegging og analyse (tiltak 31.1) Programkontoret orienterte om sluttrapporten fra tiltak Styringsgruppen kommenterte at IT støtte i akuttmottak er meget krevende. Helse Sør-Øst har etter en gjennomgang konkludert med at en trolig har alle systemer som trengs til dette. Grimsmo kommenterte at for kompliserte systemer i akuttmottak kan utgjøre en risiko for pasientsikkerheten. Det var enighet i styringsgruppen om at videre arbeid måtte fokusere på å analysere kliniske behov, og arbeid med å etablere prosessbeskrivelser. Vedtak: 1. Styringsgruppen Nasjonal IKT godkjenner sluttrapporten fra tiltak Styringsgruppen tar anbefalingene i rapporten til orientering, men velger en annen innretning på det videre arbeidet. 2. Nasjonal IKT ber om at Programkontoret i samarbeid med Arkiterktur og EPJ Fagforum utarbeider et forslag til prosjektdirektiv for et prosjekt som skal: a. Etablere prosessbeskrivelser og funksjonelle beskrivelser av klinisk behov for systemstøtte i akuttmottak. b. Definere en tjeneste som kan inngå i en tjenesteorientert arkitektur, basert på robuste behovs og prosessbeskrivelser. c. Utvikle spesifikasjon for en tjeneste som kan inngå i en tjenesteorientert arkitektur. d. Etablere standardiserte begreper og kodeverk for den akuttmedisinske kjeden. 3. Videre arbeid med Akuttdatabasen utviklet i Helse Vest tas ut av Nasjonal IKTs prosjektportefølje. 4. Styringsgruppen Nasjonal IKT ber om at prosjektdirektivet må legge til rette for god kontakt med de tilgrensende initiativene, for å gjenbruke mest mulig av arbeidet som allerede er gjort. Tiltak: Prosjekt: Milepæl: Foretak: Versjon nr. Dato: Ansvarlig Arkiv nr. Side 10 av 10

127 Vedlegg 09a Til: Styringsgruppen Nasjonal IKT Kopi Fra: Arild Pedersen, Helse Midt-Norge RHF Dato: Saksnr: 09/ Søknad om støtte til forprosjekt: Fagprosjekt data i den akuttmedisinske kjeden - En utprøving og vurdering av datasett og egnethet for å oppnå bedre styring og samhandling Bakgrunn og situasjon Viser til sak 08 om tiltak IKT-støtte i akuttmottak. Følgende ble referatført fra møte i PEF : Det ble konkludert med følgende i saken: Programkontoret, i samarbeid med Fagforum Arkitektur, oppdaterer direktivet iht. de innspill som framkom i møtet. Prosjekteierforum anbefaler at styringsgruppen Nasjonal IKT gir sin tilslutning til prosjektdirektivets hovedinnretning med de innspill som framkom i møtet. Prosjekteierforum anbefaler at styringsgruppen Nasjonal IKT bevilger en ramme på inntil kr til dette arbeidet. Prosjekteierforum anbefaler at styringsgruppen Nasjonal IKT ber Programkontoret igangsette prosjektet og engasjere prosjektleder. Som kjent, så foregår det nasjonalt flere parallelle aktiviteter på dette området, herunder foreligger en stor utredning om datastøtte i den akuttmedisinske kjede i regi av Helse-Nord (Innomed/NST m.fl.) kalt Need-to-know. I denne sammenheng utkrystalliserer det seg noen innovasjonsprosjekter, der noen er vedtatt igangsatt i form av forprosjekter med bevilget finansiering. Ett av disse er prosjektet Digital penn for bruk i ambulansesammenheng. En videreføring av dette er vedlagte forprosjekt: Fagprosjekt data i den akuttmedisinske kjede (vedlegg 09b). I avholdt styringsgruppemøte for Innomed , ble prosjektet bevilget støtte på kr ,-. Grunnen til at ikke hele søknadsbeløpet, kr ,-, ble bevilget, er at innovasjonspotensialet ikke var tydeliggjort i tilstrekkelig grad, men at en likevel ønsket å stimulere til igangsetting da det er stor tro på prosjektet. Problemstilling Forprosjektet Fagprosjekt data i den akuttmedisinske kjeden har sterk sammenheng med målene i tiltak 31.2 IKT-støtte i akuttmottak og kan bidra til raskere å oppnå flere av hovedmålene skissert i prosjektdirektivet for dette, som: Prosessbeskrivelse for relevante verdikjeder og Spesifisere behov for å etablere standardiserte begreper og kodeverk for den akuttmedisinske kjeden der dette mangler. Fagprosjekt data i den akuttmedisinske kjede har følgende mål/tiltak: 1. Vurdere hvilke teknologier som kan benyttes til datafangst i bil-, båt- og luftambulansetjenesten og i tilgrensende ledd i den akutte behandlingskjeden, herunder vurdere anvendbarheten 2. Utvikle utkast til journalformater for ambulansetjenestene 3. Utvikle utkast til datasett for operativ og klinisk registrering samt rapportering Vedl 09a Fagprosjekt data i den akuttmedisinske kjeden.doc 1

128 Vedlegg 09a 4. Teste utkast til datasett mht validitet som styringsinformasjon 5. Vurdere med utgangspunkt i myndighetenes behov for nasjonal rapportering hvilke data som bør registreres og hvordan de best kan fremstilles i rapporter 6. Utforme et utkast til minste felles datasett for prehospitale tjenester 7. Være en testarena for utvikling av de standarder som savnes Resultatene vil danne grunnlag for utarbeidelse av spesifikasjoner og standarder for registrering og lagring av data i flere ledd. Det er altså ønskelig å inngå et tett samarbeide mellom prosjekt for tiltak 31.2 IKT-støtte i akuttmottak og ovennevnte forprosjekt. Forslag til løsning Tiltak 31.2 IKT-støtte i akuttmottak trekkes inn forprosjekt for Fagprosjekt data i den akuttmedisinske kjeden i sitt videre arbeid. Det søkes om Nasjonal IKT bevilger inntil kr ,- til forprosjektet. Forslag til vedtak Styringsgruppen NIKT gir sin tilslutning til et tett samarbeid mellom prosjekt for tiltak 31.2 IKTstøtte i akuttmottak og forprosjekt Fagprosjekt data i den akuttmedisinske kjeden. Styringsgruppen NIKT bevilger en ramme på inntil kr ,- til prosjektet Fagprosjekt data i den akuttmedisinske kjeden. Vedl 09a Fagprosjekt data i den akuttmedisinske kjeden.doc 2

129 PROSJEKTSØKNAD Forprosjekt 3 Prosjekttittel: Enhetlig registrering av data i den akuttmedisinske kjeden. En utprøving og vurdering av datasett og egnethet for å oppnå bedre styring og samhandling. Prosjektområde: Den akuttmedisinske kjeden Prosjekteier i HS: St Olavs Hospital HF og Helse Midt-Norge RHF Prosjektsøker: InnoMed v/ TTO Nord AS Total budsjett: NOK Søknadsbeløp: NOK Utarbeidet av: St.Olavs Hospital v/sindre Mellesmo, Gunnar Vangberg og InnoMed v/ Wenche Poppe Dato: 12 mai Sammendrag Prosjektet Need to know hadde som mål å kartlegge hvordan det kan oppnås en helhetlig, oppdatert informasjon og dokumentasjon av pasientopplysninger i den akuttmedisinske kjeden. Anbefalinger fra prosjektet var: 1. Utarbeide modell/standard for elektronisk journal i ambulansetjenesten og for oppdragssystem 2. Definisjon av et minste felles datasett 3. Integrasjon mellom elektroniske system i kjeden 4. Tilgang til historiske (kjerne) data 5. Integrasjon mellom EKG-utstyr og systemer for elektronisk pasientjournal (EPJ) 6. Integrasjon mellom medisinsk utstyr, multimedia og EPJ 7. Standardisering, begrepsdefinisjoner, kodeverk og statistikk 8. Innføring av elektronisk system for prioritering (triage) og beslutningsstøtte Et prosjekt som tidligere har søkt støtte fra Innomed er nå i prosess for å søke OFU midler fra Innovasjon Norge. I dette prosjektet skal bedriften Digital Penn AS utvikle en teknisk løsning for fangst av data fra bil- og luftambulansejournal til en relasjonsdatabase for senere analyse, uthenting av styringsdata og rapporter, samt formidling av sammenlignbare data videre i kjeden. Prosjektets gjennomføring og resultat har for St Olavs Hospital sin del som mål å løse det meste av tiltakene 1-3 (jf over). En gjenstående utfordring er imidlertid at dette ikke sikrer en nasjonal akseptert løsning for de prehospitale tjenestene med etablerte standarder for minste felles datasett eller en entydig definisjonsprotokoll som grunnlag for nasjonal rapportering. Helsedirektoratet møter store utfordringer med å hente ut egnede styringsdata for nasjonal rapportering. Det gjelder alle typer operativ informasjon; både knyttet til tidsmessig gjennomføring, posisjoneringsdata, aktører, problemstilling, behandlingsdata og utfall. Noe av årsaken til dette er at: 1. Data registreres ikke fordi det er mangel på nasjonal enighet om hva som skal registreres og hvilken definisjon som skal legges til grunn 2. Data registreres i forskjellige papirformater og overføres ikke til elektronisk lagring, eventuelt registreres i ettertid av personell som ikke har eierskap til primærdataene 3. Registrerte og elektronisk lagrede data er ikke validerte mht verdi som klinisk eller operativ styringsinformasjon, eller sikret identisk betydning brukere imellom 1

130 I tillegg til mangel på kvalitetssikret styringsinformasjon er det også et problem at kliniske data om pasienten ikke flyter sømløst mellom de forskjellige behandlingsleddene. Årsakene er at: 1. Data registreres ikke i elektronisk form 2. I den grad data registreres elektronisk, er formatene ikke sikret mht nødvendig integrasjon mot applikasjoner i kjedens øvrige ledd 3. Det er ikke enighet om hvilke data som skal utveksles og hvilke standarder som skal følges ved slik utveksling Dette forprosjektet har som mål å benytte OFU prosjektet med digital penn som et laboratorium for å: 1. Vurdere hvilke teknologier som kan benyttes til datafangst i bil, båt- og luftambulansetjenesten og i tilgrensende ledd i den akutte behandlingskjeden, herunder vurdere anvendbarheten 2. Utvikle utkast til journalformater for ambulansetjenestene 3. Utvikle utkast til datasett for operativ og klinisk registrering samt rapportering 4. Teste utkast til datasett mht validitet som styringsinformasjon 5. Vurdere med utgangspunkt i myndighetenes behov for nasjonal rapportering hvilke data som bør registreres og hvordan de best kan fremstilles i rapporter 6. Utforme et utkast til minste felles datasett for prehospitale tjenester 7. Være en testarena for utvikling av de standarder som savnes iht pkt 7 i tiltakslisten etter Need to know prosjektet. Resultatet vil danne grunnlag for utarbeidelse av en kravspesifikasjon for dataformater for ambulansejournaler og tilgrensende ledd i kjeden tilpasset nasjonale behov. Intensjonen er videre å legge et grunnlag for å kunne kravspesifisere løsninger i tilgrensende ledd i behandlingskjeden. Forankring Forprosjektet er forankret hos: Helsedirektoratet Akuttmedisinsk fagavdeling ved St Olavs Hospital HF og Helse Midt-Norge RHF Luftambulansetjenesten ANS HEMIT NAKOS KOKOM 2

131 2 Dokumentasjon i henhold til styringsgruppens kvalifiseringskriterier 1) Identifisert innovasjonsprosjekt fra forstudie Enhetlig registrering av data i den akuttmedisinske kjeden. En utprøving og vurdering av datasett og dets egnethet for å oppnå bedre styring og samhandling i den akutte behandlingskjeden 2) Type innovasjonsprosjekt Forprosjektet har som mål å utvikle et bedre datasett for registrering av operative og kliniske data i den nasjonale akuttmedisinske kjeden, og teste ut datasettets egnethet og validitet mht ønsket styringsinformasjon og formidling av nødvendig klinisk informasjon mellom aktørene i behandlingskjeden. Resultatene vil danne grunnlag for utarbeidelse av spesifikasjoner og standarder for registrering og lagring av data i flere ledd. Forprosjektet sees i sammenheng med resultatene fra prosjektet Need to know og svarer spesielt på tiltakene 3, 7 og i fremtiden tiltak 4. Forprosjektet vil bruke prosjektet med bruk av digital penn som et laboratorium for å vurdere en teknologi som kan benyttes til datafangst og teste ut anvendbarheten av denne. Videre utvikle en database egnet til lagring, analyse og rapportering av styringsinformasjon, og som kan danne grunnlag for fremtidig tilgang til historiske data. Det skal testes ut rapporteringsformater iht myndighetenes behov for nasjonal rapportering. Resultatene har som mål å danne et grunnlag for nasjonale spesifikasjoner og standarder. Prosjektet; Kan bidra til å utvikle nasjonale standarder for de prehospitale tjenestene i oppfølging av Need to know Kan resultere i utvikling av ny og egnet løsning for datafangst, registrering, analyse, rapportering og informasjonsflyt i den akuttmedisinske kjeden Kan resultere i løsning for sektorens fortsatt uløste behov for standardisering, innhenting av data og utveksling av slike 3) Prosjekteier i sektor Prosjekteier er Klinikk for anestesi og akuttmedisin, St. Olavs hospital HF, ved Akuttmedisinsk fagavdeling i samarbeid med Helsedirektoratet 4) Behovets størrelse Hvert år er det over ø-hjelp hendelser på landsbasis. Hittil har man ikke oppnådd tilfredsstillende kunnskap om disse hendelsene med utgangspunkt i aggregert og validert styringsinformasjon Hittil har man ingen tilfredsstillende løsning for utveksling av nødvendig klinisk informasjon om pasient mellom aktørene i behandlingskjeden 5) Marked Prosjektet søker å dekke et nasjonalt behov for klinisk informasjonsflyt og operative styringsdata i den akutte behandlingskjeden og med fokus på de prehospitale tjenestene 3

132 6) Industripartnere I OFU prosjektet som skal fungere som laboratorium for forprosjektet, er det norske selskapet Digital penn AS partner og leverandør. Andre industriaktører som kan få en rolle i prosjektet er leverandører av systemer og elektroniske pasientjournaler som benyttes i primærhelsetjenesten, i akuttmottak og på sykehus. 7) Prosjektets unikhet Utvikling av en egnet og validert plattform for registrering, lagring, analyse, rapportering og formidling av nasjonale styringsdata i behandlingskjeden er unikt. Tilsvarende løsninger foreligger ikke, noe som prosjektet Need to know har belyst. 8) Prosjektbeskrivelsen Forprosjektet tar utgangspunkt i et utviklingsprosjekt som skal gjennomføres sammen med selskapet Digital Penn AS. Med bakgrunn i erfaringer fra prosjektet og data som sankes i testperioden, skal prosjektet: 1. Vurdere hvilke teknologier som kan benyttes til datafangst i bil, båt- og luftambulansetjenesten og i tilgrensende ledd i den akutte behandlingskjeden, herunder vurdere anvendbarheten 2. Utvikle utkast til journalformater for ambulansetjenestene 3. Utvikle utkast til datasett for operativ og klinisk registrering samt rapportering 4. Teste utkast til datasett mht validitet som styringsinformasjon 5. Vurdere med utgangspunkt i myndighetenes behov for nasjonal rapportering hvilke data som bør registreres og hvordan de best kan fremstilles i rapporter 6. Utforme utkast til et minste felles datasett for prehospitale tjenester 7. Være en testarena for utvikling av de standarder som savnes iht pkt 7 i tiltakslisten etter Need to know prosjektet. 4

133 3. Prosjektbeskrivelse 3.1 Målsetting Målsetningen til prosjektet er å komme videre med definisjoner av data og utprøving av datasett som skal samles inn fra forskjellige ledd i den akuttmedisinske kjeden. Forprosjektets målsetning er å: 1. Vurdere hvilke teknologier som kan benyttes til datafangst i bil, båt- og luftambulansetjenesten og i tilgrensende ledd i den akutte behandlingskjeden, herunder vurdere anvendbarheten 2. Utvikle utkast til journalformater for ambulansetjenestene 3. Utvikle utkast til datasett for operativ og klinisk registrering og rapportering 4. Teste utkast til datasett mht validitet som styringsinformasjon 5. Vurdere med utgangspunkt i myndighetenes behov for nasjonal rapportering hvilke data som bør registreres og hvordan de best kan fremstilles i rapporter 6. Utforme utkast til et minste felles datasett for prehospitale tjenester 7. Være en testarena for utvikling av de standarder som savnes iht pkt 7 i tiltakslisten etter Need to know prosjektet. 3.2 Prosjektbeskrivelse Arbeidet deles inn i 9 delaktiviteter: Aktivitet 1: Etablering av prosjekt Denne aktiviteten innebærer å informere involverte parter om prosjektet samt lage en omforent detaljplan for fremdriften til de forskjellige aktivitetene. Prosjektet er forankret i Helsedirektoratet og i Helse-Midt RHF samt hos Luftambulansetjenesten ANS, KOKOM og NAKOS. Det skal i løpet av prosjektet vurderes hvordan flere kompetansemiljøer kan involveres. KITH vil ha en spesiell rolle i forbindelse med utvikling av etterlyste nasjonale standarder og vil kunne følge prosjektet og høste resultater underveis. Aktivitet 2: Forankring og formidling Prosjektet vil fra starten være forankret hos de mest sentrale aktørene i forhold til utvikling av nye nasjonale standarder. Prosjektet vil også gjennomføres i tett samarbeid med disse. Det vil imidlertid være behov for å få formidlet og diskutert resultater underveis så det planlegges ett eller to møteplassarrangementer i regi av Innomed. Aktivitet 3: Definering av styringsdata Flere aktiviteter inngår: 1. Definere behov for styringsinformasjon med utgangspunkt i de parametere som i dag rapporteres inn og analysere behovet for endring av disse opp mot faglige, operative og økonomiske mål (test av datasettets egnethet til å gi styringsinformasjon, konkludere og utarbeide kravspesifikasjon) 2. Definere sentrale myndigheters behov for informasjon og vurdere disse opp mot registrerte data 3. Resultatet fra aktivitetene skal danne grunnlag for utarbeidelse av spesifikasjoner og standarder for data som skal høstes i den akuttmedisinske kjeden. Aktivitet 4: Definering av Minste felles datasett 1. Ut fra utførte kartlegginger vurdere behovet for fangst av kliniske data for videre formidling, analyse og rapportering. Teste ut forslag til minste felles datasett i laboratoriet som er tilgjengelig gjennom prosjektet med Digital Penn AS. 2. Gi innspill til KITH sitt arbeid med å revidere og etablere nasjonale standarder 5

134 Aktivitet 5: Utprøving og endring i laboratoriet 1. Uttesting av datafangst fra bil- og luftambulanse 2. Vurdere innsamlede data i forhold til integrasjon (basis for videre formidling av data) 3. Foreslå grensesnitt for videre formidling av data i kjeden 4. Teste ut kvalitet og innhold i rapporter som omhandler styringsdata til foretaket og myndighetene Aktivitet 6: Analyse av testresultater Det er sentrale fagmiljø og interessenter innen den akuttmedisinske kjeden som må vurdere resultater oppnådd gjennom test av digital penn løsningen. Dette vil gjøres gjennom arbeidsmøter og høring av resultater hos de sentrale interessentene. Aktivitet 7: Utvikling av standarder og spesifikasjoner Resultater fra Need to know prosjektet samt erfaring fra utprøving med digital penn er utgangspunkt for datasettet som skal evalueres. Erfaringer fra utprøvingen vil gi grunnlag for å etablere en nasjonal standard for minste felles datasett for operativ og klinisk informasjon fra ambulansetjenestene. Datasettet legges til grunn for utforming av forslag til nye journaler og databaser som skal utvikles og etableres i den akuttmedisinske kjeden. Aktivitet 8: Anbefale videre aktivitet Helsedirektoratet er ansvarlig for å koordinere videre utvikling innen den akuttmedisinske kjeden. Helsedirektoratet har også ansvar for å beslutte og iverksette utvikling av nye standarder og kodeverk. Prosjektet vil komme med en anbefaling om videre aktivitet, men det er Helsedirektoratet som prioriterer og koordinerer utviklingsaktiviteten. Aktivitet 9: Sluttrapportering Det skal skrives en kortfattet rapport som oppsummerer aktivitetene i prosjektet. 3.4 Leveranser Spesifikasjon av minste felles datasett som utgangspunkt for utvikling av nasjonal standard Spesifikasjon av styringsdata for analyse og oppfølging Spesifikasjon av data for nasjonal rapportering Spesifikasjon av grensesnitt for utveksling av informasjon mellom aktører og løsninger i kjeden En rapport som oppsummerer aktivitetene fra forprosjektet. 3.5 Organisering Arbeidet vil gjennomføres i et samarbeid mellom St. Olavs Hospital HF, Helsedirektoratet, KOKOM, NAKOS, Luftambulansetjenesten ANS og InnoMed. Prosjekteier: Prosjektansvarlig: Prosjektleder: St. Olavs Hospital HF St. Olavs Hospital, Akuttmedisinsk fagavdeling v/ Sindre Mellesmo Gunnar Vangberg Prosjektgruppe: St. Olavs Hospital HF: Sindre Mellesmo og Gunnar Vangberg, akuttmedisinsk fagavdeling Luftambulansetjenesten ANS: Pål Madsen 6

135 Prosjektet er forankret i flere av organisasjonene som skal være med i prosjektet. De forskjellige aktørene vil delta i forskjellige aktiviteter ut fra deres interessefelt. Deltagere vil være Helsedirektoratet Kokom NAKOS KITH Fagpersoner fra Luftambulansetjenestens medisinske nettverk NST Andre regionale Helseforetak 3.6 Tidsplan og budsjett Arbeidet vil startes opp umiddelbart etter eventuell innvilgning. Tidsplanen er angitt i måneder etter oppstart. Aktivitet Q Etablering av prosjekt 2. Forankring og formidling 3. Definering av styringsdata 4. Definering minste felles basis datasett 5. Utprøving i laboratorium 6. Analyse av testresultater 7. Utvikling av standarder og spesifikasjoner 8. Anbefale videre aktivitet 9. Sluttrapportering Q Q Q Q Q Budsjett Timer interessenter LA ANS NAKOS KO KOM HD Hemit Timer St Olav Timer Innom Total 1. Etablering av prosjekt Forankring og formidling Definering av styringsdata Definering minste felles basis datasett Utprøving i laboratorie Analyse av testresultater Innspill til utvikling av standarder og spesifikasjoner Anbefale videre atkivitet Sluttrapportering Sum prosjektkostnader Det søkes om NOK ,- til prosjektet. Egeninnsats interessenter og St. Olav NOK ,-. Direktekost Reisekost 7

136 Vedlegg 11a Til: Styringsgruppen Nasjonal IKT Kopi Fra: Programkontoret Nasjonal IKT Dato: Saksnr: 11/ Prosjektregnskap for Nasjonal IKT for 2009 Bakgrunn Helse Vest IKT er regnskapsfører for Nasjonal IKT. Programkontoret Nasjonal IKT fører et eget skyggeregnskap for aktiviteten i regi av Nasjonal IKT, hvor forbruk per prosjekt settes opp. Dette er å betrakte som et programregnskap. I Prosjekteierforum ble følgende referatført: 18 Programkontoret informerer a. Regnskap Nasjonal IKT Programkontoret orienterte kort om regnskap for 2009 hvor man oppnådde et positivt resultat på kr , som er et positivt avvik på kr fra budsjett. Prosjekteierforum tok regnskapet til orientering og anbefalte Styringsgruppen Nasjonal IKT å overføre resultatet for 2009 til I etterkant av Prosjekteierforum har det fremkommet at Nasjonal IKT ikke fakturerte RHFene for det budsjetterte beløpet på NOK Grunnet god likviditet ble kun halvparten fakturert, og regnskapet må endres slik at de regnskapsmessige inntektene representerer de reelle inntektene, som var på NOK Dette endrer resultatet fra det Prosjekteierforum fikk fremlagt, og dermed også vedtakspunktene og anbefalingen til Styringsgruppen. Situasjon Oppstilling av inntekter og kostnader per prosjekt for Nasjonal IKT i 2009 fremgår i tabellen nedenfor. I Nasjonal IKTs møte ble overdragelse av HER til Norsk Helsenett (NHN) behandlet og prinsippbesluttet. NHN jobber nå med å sette i stand en kjøpsavtale og en kundeavtale, slik at overføringen kan skje. Ferdigstillelse av dette, samt finansiering av kjøp, er estimert å være på plass i begynnelsen av oktober Nasjonal IKT hadde i 2009 inntekter på kr , der kr var tilskudd fra de regionale helseforetakene, og resterende inntektene var prosjektstøtte fra Innovasjon Norge til Elin S-prosjektet samt innbetalte deltakeravgifter for HL7-konferansen. Nasjonal IKT hadde i 2009 kostnader på kr Dette gir et negativt resultat på kr , som er et negativt avvik på kr fra budsjett. Det største avviket skyldes at man ikke fakturerte RHFene for deres bidrag i andre halvår av Det er tre andre forhold som bidrar til det positivt til resultat. Det første er at det planlagte videre arbeidet med endret organisering av arbeidet rundt Nasjonal IKT ble stanset. Det andre var at man avventet igangsettelse av store tiltak i påvente av Samhandlingsreformen. Ytterligere kommentarer på Vedl 11a Regnskap 2009 v1.0.doc 1

137 Vedlegg 11a avvik følger under tabellen. Det tredje er at noen igangsatte prosjekter ikke har sluttfakturert i 2009, men gjør dette i Tabell 1 Oversikt prosjektregnskap for Nasjonal IKT 2009 Vedl 11a Regnskap 2009 v1.0.doc 2