Sammendrag og kommentarer fra Nord-Trøndelag politidistrikt på Politidirektoratets evaluering av politiets innsats 22. juli 2011

Transkript

1 Sammendrag og kommentarer fra Nord-Trøndelag politidistrikt på Politidirektoratets evaluering av politiets innsats 22. juli 2011 INNHOLDSFORTEGNELSE: Sammendrag 2 Kommentarer til læringspunktene 4 Varsling og alarmmelding 4 Situasjonsrapportering 6 Organisering, ledelse og samordning 7 Evakuerte og pårørende 12 Informasjons- og mediehåndtering 14 Helse, miljø og sikkerhet 16 1

2 SAMMENDRAG Varsling og alarmmelding Forventing om oppfølging fra Politidirektoratet o Systemet for alarmmelding må gjennomgås og forenkles. Det bør utredes om systemet for varsling og sending av alarmer kan implementeres i de arbeidsstasjonene som operatør/operasjonsleder daglig benytter. Bruk av Indicia som støttesystem bør utredes. o Alle typer alarmer bør kunne sendes direkte fra politidistriktet der hendelsen skjer. o Ved alarmvarslinger må det følge beskrivelse av tiltak som ønskes iverksatt. Egen oppfølging o Sikre at alle operatører/operasjonsledere kjenner rutinene for mottak og sending av alle typer alarmer. Situasjonsrapportering Forventing om oppfølging fra Politidirektoratet o Intet ut over det som framkommer i Politidirektoratets egen evaluering. Egen oppfølging o Samarbeid med andre etater, utarbeiding og oppdatering av planverk må prioriteres, noe som krever mer personell enn det som er tilgjengelig i dag. Organisering, ledelse og samordning Forventing om oppfølging fra Politidirektoratet o Krav til bemanning, kompetanse og responstid må utredes. o Krisehåndteringsverktøyene må forbedres, PO er ikke dimensjonert for å håndtere ekstraordinære hendelser. o Nabohjelp samvirke mellom staber i ulike politidistrikt krever tilgang til felles krisehåndteringsverktøy. o Helikopter bør ha krav til beredskap, samt plasseres og ha kapasitet til å flytte innsatsstyrker i Midt-Norge. Samarbeidsavtaler med Forsvaret må utredes. o Annen transportkapasitet for innsatsstyrker i likhet med helikopterbistand, bør avtaler om rekvirering av fly og båt utredes. o Beredskapsevnen må vies større oppmerksomhet i Politidirektoratets styringsdokumenter til politidistriktene. Egen oppfølging o Tydeliggjøring og etterprøving av vår leveringsevne på beredskapsevne. o Hele politiressursen må være disponert slik at den inngår i beredskapen. o Bemanning på operasjonssentralen det må til en hver tid være kvalifisert operasjonsleder tilstede, samt at operasjonssentralen alltid bør være bemannet med minst to personer. o Nabohjelp samarbeidsavtaler med nabodistriktene må inngås og konkretiseres i forhold til stabssamarbeid, operativt samarbeid og videreformidling av nødanrop innenfor de løsningene som kan leveres av PDMT og Telenor. Samarbeidsavtalene må gi grunnlag for konkrete instrukser og rutinebeskrivelser. o Beredskapsevnen må inngå i politidistriktets styringsdialog. 2

3 o Kompetansehevende tiltak for stab og operatører og operasjonsledere ved operasjonssentralen. o Kommunikasjon mellom taktisk og operasjonelt nivå - øve og tilrettelegge for bruk av scireduct/mobiliti. o Samvirke og øving med de andre nødetatene. Evakuerte og pårørende Forventing om oppfølging fra Politidirektoratet o DIR er ikke et hensiktsmessig system for registrering, slik vi kjenner systemet i dag. Verktøyet må være tilgjengelig til en hver tid, slik at det kan øves og benyttes i det behovet oppstår. Excel blir i stedet benyttet. Egen oppfølging o Planverk for drift av pårørendesenter og pårørendetelefon må utvikles, samt fast pårørendekoordinator og pårørendekontakter må utpekes og gis kompetanse. o Nabohjelp etablere rutiner vedrørende bistand til og fra andre politidistrikt i pårørendearbeidet. o Prosedyrer for utveksling av pasientinformasjon må etableres med helsemyndighetene, samt innarbeide rutiner for utveksling av liaisoner. Informasjons- og mediehåndtering Forventing om oppfølging fra Politidirektoratet o Intet ut over det som framkommer i Politidirektoratets egen evaluering. Egen oppfølging o Klargjøre støtte og oppgavene til P5-funksjonen, ut over allerede oppnevnt fast P5 og P5 assistent. Egen medieovervåker vil være en av støttefunksjonene. o Planverk for kommunikasjon og mediehåndtering må utvikles o Kommunikasjon på sosiale media må utvikles. o Kompetanse og forståelse for medias oppgaver må utvikles. Helse, miljø og sikkerhet Forventing om oppfølging fra Politidirektoratet o Intet ut over det som framkommer i Politidirektoratets egen evaluering. Egen oppfølging o Intet ut over det som framkommer i Politidirektoratets egen evaluering 3

4 KOMMENTARER TIL LÆRINGSPUNKTENE Læringspunktene omhandlet i kapitlene 4, 5, 6, 7, 8 og 9 i evalueringsrapporten fra Politidirektoratet er kommentert. Overskrifter og læringspunkter fra Politidirektoratet sin rapport er gjengitt her med uthevet skrift. Varsling og alarmmelding Forbedringspunkter Systemet for alarmmelding ved varsling må gjennomgås og forbedres: Ansvarsforhold knyttet til system, drift, opplæring og testing må avklares. Før 22/7: Ansvaret for systemet/drift ligger hos Kripos samt hos lokal IKT-avdeling opp mot det tekniske. Daglig drift i form av daglig testing og mottak av melding blir ivaretatt av operasjonsleder. Dette blir tidvis ikke gjort, vesentlig pga manglende gjennomgående operasjonsledelse hele uka, samt bemanning på operasjonssentral (OPS). Operasjonsleder (OPL) er tidvis i praksis operatør og ikke leder, da vedkommende er alene på jobb. Testingen lokalt ble innført i november 2010 og dokumentert elektronisk fra da av. Testen foretas ved at pc restartes hver dag samt test ved sending av mail hver onsdag. Dette i henhold til lokal rutinebeskrivelse, jfr. PBS-web. Rutinebeskrivelse for dette ble gjenomgått på parole i Det er imidlertid kun de som har anledning som deltar på parolene. Det er ingen rutiner som sikrer at alle som tjenestegjør på OPS får opplæring i nye systemer. Etter 22/7: Kripos sender jevnlig testing og at det er innført lyd på alarmvarslingen. Lyden virker imidlertid ikke alltid, uten at vi har klart å finne årsak til dette. Systemet er dermed ikke helt forutsigbart. Rutiner for testing og rutiner for føring av meldinger i Politi operativt system (PO) er laget. Det er også laget undermapper i innboks for lagring av reelle meldinger - notoritet. Imidlertid kan disse slettes av alle, og da er notoritet og skriftlighet borte fra Outlook. Ingen maler for hvordan meldinger skal lages. Rutiner og maler for meldinger må gjennomgås, og skriftlighet i alle ledd må vurderes. Før 22/7: Rutinebeskrivelsen sier i grove trekk noe om utsending av meldinger, men er ikke spesifisert. Det er heller ikke laget egen mal. Malen må hentes fra rundskrivet det henvises til i rutinebeskrivelsen i PBS-web, noe som kan være tidkrevende i hastesaker. Mottatte Riksalarmer skal inn i PO, jfr. lokal rutinebeskrivelse. De faste operatørene på OPS er av ulik oppfatning i forhold til hvordan melding skal sendes ut. Etter 22/7: Ikke endret etter 22/7. Her bør det lages maler hvor det fremgår innhold og hvordan en skal gå fram (om det er politidistriktet eller Kripos som skal sende ut). Lokal erfaring er at ved enkelte tidspunkt er Desken på Kripos enmannsbetjent og at de derfor ikke alltid er ved Nasjonal Varslings (NV) pc. Politidistriktet bør derfor selv kunne sende Riksalarm. OPS er alltid besatt. 4

5 Teknisk må systemet være driftsikkert, pålitelig og ha høy beredskap på feilretting. Outlook er det systemet som er valgt i dag. Systemet oppleves som ustabilt og har vært lite brukt. Vi er kjent med at dette systemet ikke ble anbefalt av Politiets Data- og materielltjeneste (PDMT). Vi forventer at det blir laget et system som er pålitelig, stabilt, virker etter sin hensikt og har notoritet. Det bør utredes om det finnes muligheter for å implementere slik varsling i eksisterende system som operasjonsleder benytter til daglig. Dermed blir det ikke nok et system å holde kontroll på. Det må ha en enhetlig løsning i alle politidistrikter og særorganer. Når melding mottas, må den vekke oppmerksomhet hos mottaker og kvitteres for slik at avsender kan registrere om meldingen har kommet frem. Det er ønskelig at melding m/ alarm kommer inn på samme pc som operatøren sitter og jobber i. Denne alarmen burde gått til alle posisjoner (arbeidsstasjoner) på OPS. Riksalarmer bør kunne sendes direkte fra politidistriktet der hendelsen har skjedd. Riksalarm skal i henhold til rundskriv fra POD sendes fra Kripos etter anmodning fra operasjonsleder (OPL) lokalt. Dette fremgår ikke av lokal rutinebeskrivelse, og grunnet manglende opplæring internt, er dette sannsynligvis ikke kjent for alle. Politidistriktet burde ha mulighet til å sende riksalarm direkte pga at Desken v/kripos erfaringsvis kan være dårlig bemannet. Indicia kan være et hensiktsmessig støtteverktøy. Ved implementering av nye løsninger/ordninger bør direktoratet sørge for oppfølging og kvalitetssikring. Vi er generelt meget skeptisk til at systemer innføres i etaten til tross for faglige motforestillinger enten teknisk eller operativt. Kvalitetssikring av systemene i etaten bør tilligge PDMT. Ved gjeninnføring av kontroll på Schengens indre grenser må tiltakene beskrives i en operasjonsordre til politidistriktene. Tiltakene bør komme som en operasjonsordre til politidistriktene. Det bør i tillegg etableres en rutinebeskrivelse lokalt på hvilke tiltak/gjøremål som skal gjennomføres ved mottak av en slik operasjonsordre. Det bør tidligere i en ekstraordinær hendelse eller krise sendes oppdatert informasjon til alle landets politidistrikter. NV har erfaringsvis blitt lite benyttet, og i de tilfeller det har vært brukt, oppleves det at informasjon kom for sent. Det er en forventning til at 22/7-hendelsen medvirker til at terskelen for bruk av NV senkes. Hendelser i andre distrikt kan være viktig informasjon til resten av landet. 5

6 Situasjonsrapportering Hva fungerte godt Enkelte distrikter har oppdatert planverk og god kjennskap til rutinene for gjennomføring av situasjonsvurdering, og har lagt vekt på å involvere samvirkeaktører i vedlikehold og oppdatering av lokalt planverk. Det gjennomføres årlige øvelser hvor planverket, inkludert situasjonsrapportering, blir prøvd. Politidistriktene viderefører arbeidet med å oppdatere egen PBS III i samarbeid med samvirkeaktørene og sørge for at situasjonsrapportering inngår som en del av tiltakene. Utarbeidelse og oppdatering av planer og samarbeid med andre etater og organisasjoner krever både kompetanse og personell utover det som besittes i dag. Oppdatering av PBS III og koordinering av planverket med øvrige aktører kan være krevende over et stort geografisk område, blant annet 27 kommuner. Vi har imidlertid et godt samarbeid med Fylkesmannen i så måte. En rekke tiltak for å bedre samhandlingen og situasjonsrapporteringen mellom for eksempel kommunene og operasjonssentralen /LRS har vært iverksatt, blant annet i samarbeid med Fylkesmannen. Rapportering, liaisonordinger og samhandling med Helseforetaket (strategisk nivå) er avtalt og innlagt i PBS III. I dialogen, initiert av politidistriktet, har også fylkesmannen deltatt for samordne tiltak og rutiner mot kommunal kriseledelse. Politidistriktet er i en endringsprosess som følge av Resultatreformen. Herunder er det etablert funksjonsledelse på regionalt nivå med ansvar blant annet for regionenes operative planlegging. Vi har forventninger til at endringen vil styrke samarbeidet med kommunene. Det var gode erfaringer med bruk av liaisoner for å supplere opplysninger i situasjonsrapportene. Rådgiver- og liaisonordningen utvikles og videreføres. Det er gjort avtale med flere samarbeidspartnere om liaison. I tillegg er det generelt beskrevet i PBS II (innsatsplaner) at det skal opprettes liaison ordninger. Det er opp til operasjonsleder ved operasjonssentralen og operativ stab, å benytte liaisoner ved uønskede hendelser. Det er høstet ulike erfaringer med bruk/ikke bruk av liaison, slik at det er grunn til å anta at bruk av liaison er godt forankret som et viktig virkemiddel. Forbedringspunkter Politiet må gjennomføre kompetansehevende tiltak inn situasjonsrapportering, med spesielt fokus på at opplysningene er verifisert, at informasjonen er tilpasset mottakeren av rapporten, og at man klart angir hvilken informasjon som er ny siden forrige situasjonsrapportering. Anbefalingen tiltredes. Politidirektoratet må ha rutine for å etterspørre oppdatert situasjonsrapport fra politidistriktene som eier hendelsen. Utfordringen ville vært løst ved et nytt krisestøtteverktøy, som integrerer loggføring, stabslogg, planverk og kartverk, og som samtidig ville gitt POD mulighet til å følge utviklingen i sann tid. Det ville i tillegg frigjort ressurser lokalt. PO som loggføringssystem er utdatert. 6

7 Organisering, ledelse og samordning Hva fungerte godt Punktene blir ikke kommentert herfra. Forbedringspunkter Minimumsbemanning og -kompetanse i politiet må utredes. Hendelsene den 22.juli 2011 utfordret politiets beredskap på en måte som etaten ikke er dimensjonert for. Heller ikke i fremtiden kan være dimensjonerende for hva vi skal ha kapasitet til å håndtere. Evalueringsrapporten fra POD peker på 54 forbedringsområder, og mange av disse kan være relevante også for politiet i Nord-Trøndelag. PBS I definerer beredskap som de tiltak vi setter inn for å forebygge, begrense eller håndtere uønskede og/eller ekstraordinære hendelser. Politiberedskap omfatter vår døgnkontinuerlige ressurs i form av innsatsmannskap, planverk, kompetanse og organisering. Den alminnelige bemanningen er dimensjonert for å håndtere de daglige hendelsene. Beredskapen for å takle de alvorligste hendelsene er derfor tuftet på vår evne til å mobilisere egne mannskaper som ikke er i tjeneste, og på å innhente støtte fra andre politidistrikt, nasjonale beredskapsressurser og samarbeidende etater. Beredskapen avhenger derved av vår evne til å håndtere den øyeblikkelige innsatsen, parallelt med at forsterkninger blir mobilisert og ikke minst organisert. Krav til responstid i politiet bør utredes. Det bør utredes og innføres responstid i politiet på lik linje som for de øvrige nødetatene, helse og brann. I vurderingen om responstiden bør det antagelig tas geografiske hensyn. Massevarslingssystem må anskaffes. NTPD har et massevarslingssystem (UMS - Unified Messaging Systems). NTPD anskaffet UMS, som er et web-basert innkallings- og varslingssystem, våren Dette benytter SMS (tekstmelding) og talemeldinger til telefon. Det forenkler varsling av ressurser ved større hendelser, alvorlig kriminalitet og andre hendelser som krever ekstraordinær innsats av både egne og eksterne ressurser. Systemet kan betjenes fra 4 posisjoner på Operasjonssentralen. Det er tilgang til systemet på to datamaskiner som er uavhengige av politinettet. Oppkobling og bruk av systemet er også innlagt på en bærbar PC, hvor enten eget trådløsnett eller FM i Nord-Trøndelags nett kan benyttes. Systemet brukes både til varsling av egne mannskap, herunder også ordinær planlagt overtid og akutt overtid, men også til varsling av samarbeidspartnere som rådgivere i stab, private aktører i forbindelse med redningstjeneste m.m. Systemet er etter vår oppfatning praktisk og logisk oppbygd, og det er oversiktlig også på den måten at alle utsendinger blir lagret, og dermed dokumentert. Når det gjelder internt drift er det rutiner for testing av systemet en gang pr uke (hver onsdag). Denne rutinen har i all vesentlighet blitt gjennomført i 2012, og er således bra. Oppdatering av varslingslistene gjennomføres jevnlig. 7

8 Er politiet for tilbakeholdne med massemobilisering i kritiske situasjoner? Det erfares at det kan være motstand mot for tidlig varsling og utkalling av ressurser. Særlig gjelder det mannskap og spesialavdelinger innenfor egen etat. Tidlig utkalling har i gitte situasjoner aldri vært møtt med kritikk fra overordnet ledelse. I vårt planverk har vi lagt inn en rekke tiltak og varslinger som umiddelbart skal gjennomføres, uansett. Kommunikasjon internt og med andre etater og organisasjoner har medvirket til en betydelig holdningsendring og vi kan for vår del nesten oppfatte dette til å være et ikke problem. Politidistriktene må avklare med sine nabodistrikter hvilken bistand man kan forvente å få eller måtte gi i ekstraordinære hendelser og kriser. Det er behov for en løsning som både operativt og administrativt håndterer mannskap og utstyr på tvers av politidistrikter og særorganer. PBS II - Operasjonssentraler - bemanning og distriktssamarbeid Det vises til skriv av fra POD om bemanning av operasjonssentral og distriktssamarbeid knyttet til det. Bemanning av operasjonssentralen Tjenestelistene er innrettet slik at det alltid er en grunnbemanning på to tjenestemenn på operasjonssentralen. Dette er ikke en definert minimumsbemanning, men ved fravær blir det forsøkt å sikre at det til enhver tid er to tjenestemenn til stede. Vi har pr. i dag 6 operasjonsledere, og er i ferd med å rekruttere den sjuende. Vi vil på noe sikt nå vår målsetning om 9 operasjonsledere for å sikre at det er kvalifisert operasjonsleder til stede til enhver tid. Sentralbordet er bemannet med to sivile mandag til fredag i tidsrommet Vi vil i løpet av 2012 etablere et team av sivilt ansatte som blant annet skal dekke ressursbehovet på sentralbordet. Vi vil på den måten bli mindre sårbare ved fravær, og ha flere å spille på ved kritiske hendelser. Oppbemanning av operasjonssentralen Vi har ingen beredskapsordning for ansatte som har tjenestefri. Under uheldige omstendigheter er det dermed en risiko for at vi ikke klarer å skaffe forsterkninger så raskt som ønskelig ved kritiske hendelser. For å avhjelpe dette har vi investert i et automatisk varslingssystem (UMS) som sikrer rask varsling og innkalling, både av egne ressurser og fra bistandsenheter. Erfaringsmessig har vi klart å oppbemanne operasjonssentralen innen rimelig tid ved kritiske hendelser. Nabohjelp samarbeid med nabodistrikt Politidistriktet er enige om at vi vil benytte oss av mulighetene som ligger i å hente bistand fra nabodistrikt i tråd med løsningen som leveres av PDMT og Telenor. Det foreligger en samarbeidsavtale mellom Nord- og Sør-Trøndelag fra Denne må vi bygge videre på for å ivareta konkrete behov for instrukser og rutinebeskrivelser. 8

9 Politiet må øke kapasiteten for å motta henvendelser på nødtelefon (112) Kapasiteten på 112 er nå økt til 7 inngående linjer etter en tilleggsmontering på 4 linjer etter 22/7. Normalt er operasjonssentralen bemannet med 2 tjenestepersoner. Bemanningen kan på virkedager økes forholdsvis raskt med personell fra FOE. Det er ikke noen form for bakvakt eller beredskap slik at en oppbemanning utenom nevnte tidsrom må skje med innkalling av mannskap fra fritid. Av erfaring har vi sett at det kan være en tidkrevende oppgave og derfor har innført UMS (automatisk oppringning/melding) både for å få raskere innkalling og bedre fokus på pågående operasjon (er). Det er ikke automatisk viderekobling til nabodistrikt (STPD) og det er ikke inngått avtale eller etablert rutiner for videreformidling av nødanrop til STPD. Det bør innføres krav til beredskap for politihelikopter. Stasjonering av politihelikopter i Oslo (Østlandet) er ikke tilfredsstillende for vårt vedkommende. For å få en troverdig helikopterberedskap bør det etableres en politihelikoptertjeneste i Midt- Norge, med base på Værnes. En annen kan være mulighet kan være å sikre helikopterberedskap gjennom avtale med Forsvaret på Ørland eller Værnes. En slik beredskap bør ha kapasitet til å flytte innsatsstyrker i Midt-Norge. Helikopteret i Oslo vil i en gitt akutt hendelse, for eksempel skyting pågår, uansett bruke for lang tid på transport fra basen til operasjonsområdet. I tillegg kan det være utfordringer mht været, særlig passering over fjellområdene (Dovrefjell). Annen transportbistand for innsatsstyrker, slik som fly og båt, bør også utredes. Politiet mangler et kommando-, kontroll- og informasjonssystem (KKI) ved ekstraordinære hendelser og kriser. Vi har i dag tre grunnleggende krisehåndteringsverktøy, PBS-web, PO og Geopol, som bare delvis snakker sammen. PO er både et logg- og plansystem og fungerer rimelig godt som loggverktøy, til tross for at det er utdatert. Alle de nevnte systemene benyttes daglig på av operasjonssentralen. Patruljene/IL i vakt og beredskapssystemet benytter PO. Det er således naturlig å bruke disse systemene ved ekstraordinære hendelser. Ved Nord-Trøndelag pd tilknyttes PO-plan ved enhver hendelse. I ekstraordinære situasjoner benyttes telleverket (P1-P7) og tiltaksbehandling. I tillegg vil vi opprette egne tidsbegrensede operasjoner og benytte PHS versjon for føring av PO i operativ stab.. Muligheten og bruken av PO er ikke tilstrekkelig bekjentgjort og øvd. Det er imidlertid ikke tvil om at man burde ha et KKI-system med logg, plan og kart (samt flyfoto) som snakker sammen. Det kan tillegges at vi har erfart at PO ikke er dimensjonert teknisk for ekstraordinære hendelser. Politiets styringsdialog må vie politiets beredskapsevne større oppmerksomhet, og må tydeliggjøre hvilke konkrete krav som stilles til innhold og beredskapsevne. Et viktig styringsdokument for politidistriktet i forbindelse med samfunnssikkerhet og beredskap er Justisdepartementets disponeringsskriv til Politidirektoratet, videreført i politidirektoratets disponeringsskriv til politidistriktene (2007), jf. St.meld. nr. 22 ( ). 9

10 Samfunnssikkerhet, samvirke og samordning, hvor det fremkommer at politiet skal være den sentrale aktøren i den sivile samfunnsberedskap under kritiske og ekstraordinære situasjoner, jf. blant annet politiets lovpålagte oppgaver iht. politilovens 2 og 27. Politiets beredskapssystem (PBS I) gir retningslinjer for hvordan vi skal planlegge, samordne og utøve ledelse ved ulike uønskede hendelser på taktisk, operativt og strategisk nivå. I tillegg gir Politiinstruksens bestemmelser om politiets plikter i ulykkestilfelle uansett hendelsens omfang og karakter. Samfunnssikkerhet og beredskap har i svært liten grad vært gjenstand for oppmerksomhet i Politidirektoratets styringsdokument til politidistriktet. Politiets sentrale rolle på dette området, har verken på taktisk, operativt eller strategisk nivå, vært godt nok ivaretatt i strategiske analyser eller i virksomhetsplanlegging. Det bør derfor i styringsdialogen, også lokalt, legges større vekt på samfunnssikkerhet og beredskap og settes konkrete krav på alle nivå. Politiet bør gjennomføre kompetansehevende tiltak for stab i et slikt omfang at de er robuste nok til å håndtere ekstraordinære hendelser og kriser over tid. Øvingsaktiviteten bør intensiveres. Nord-Trøndelag pd har meldt sin interesse for stabskurs ved PHS Stavern og vil delta med operativ stab og redningsledelsen iht. kursplan i løpet av Vi ser allikevel at dette ikke er tilstrekkelig. Vi ser behov for å iverksette grunnleggende opplæring både av operativ stab og operasjonslederne i stabsarbeid, herunder bruk av PO jf pkt H. Grunnleggende opplæring av stabsmedlemmer og personell i de ulike P-seksjonen er ikke gjennomført, og det har vist seg ved øvelser og reelle hendelser at dette er uheldig. Mangel på opplæring kan gi liten følelse av trygghet og usikkerhet som kan medføre oversikt og beslutningsevne. Opplæring av operasjonsledere er avgjørende for en kvalifisert ledelse på operativt nivå. Derfor vil vi sørge for at alle operasjonslederne deltar på ulike kurs, øvelser og gjennomfører PHS kurs i operasjonsledelse. Pr. juni 1012 har vi 2 av 12 fast ansatte ved operasjonssentralen som har gjennomført operasjonsledestudiet. Bemanningen ved operasjonssentralen er imidlertid såpass så sårbar at det begrenser muligheten for deltagelse på kurs, studier og øvelser. Dvs. at bemanningen begrenser muligheten til kompetanseutvikling. Lav bemanningen har også avgjørende betydning på vår evne til utholdenheten ved ekstraordinære hendelser. Utvalget anbefaler at nødetatene i fellesskap søker å utvikle effektive løsninger for samhandling i områder som ikke fullt ut kan erklæres som klarert område. Det for flere år siden etablert et samarbeidsforum mellom fagsentralene, brann (110), AMK (113) og operasjonssentralen (112) I forumet drøftes og avtales rutiner for håndtering av akutte hendelser. Det er årlig tre faste møter. Trippelvarling gjennomføres alltid ved alle hendelser. Samhandling med helse og brann i forbindelse med evakuering av skadde og uskadde i en skyting pågår hendelse er avtalt med fagsentralene på operativt nivå og beskrevet i plan PBS-web og PO, men lite øvd. Kun øvd i forbindelse med Øvelse Trøndelag 2006 gisselsituasjon og CBRN. 10

11 Følgene av at nabodistrikter har forskjellige sambandsløsninger med (nødnett og analogt samband) ble merkbare. Utvalget peker på nødvendigheten av å bringe disse erfaringene videre i utbyggingen av det landsdekkende nødnett. Det skal taes ut en prosjektledelse for innføring av nødnett i løpet av våren 2012, og slik vi kjenner planene skal nabodistriktene ha en samtidig innfasing. Det er viktig å avklare kommunikasjonskanaler mellom taktisk og operasjonelt nivå, slik at det sikres notoritet på viktige vurderinger og beslutninger. PBS I har beskrevet myndighet, ansvar og oppgaver, samt kommunikasjon mellom taktisk og operativt nivå.. I vårt planverk har vi beskrevet kommunikasjon mellom nivåene iht. PBS I. Vår erfaring at det er viktig med rolleavklaring og at det er viktig at retningslinjene i PBS blir fulgt. Særlig i akutte hendelser vil det være liten notoritet på taktisk nivå (IL-KO) Det forutsettes at kommunikasjon mellom IL og OPS logges av OPS og at kommunikasjon teipes i lydloggen. Det er et forbedringspotensial på dette området. Det er fullt mulig å opprette felles logg med operasjonssentralen og innsatsleder/ko i PO via scireduct/mobiliti, men da må man ha tilgjengelig kjøretøy (kommandobil) som er forberedt med tekniske løsninger som støtter en slik løsning. Det er behov for rutiner knyttet til dedikerte telefonlinjer for prioritert trafikk mellom politidistriktenes operasjonssentraler. Det er etablert direkte linje, MD 110 Da-feltet, til operasjonssentralene ved nabodistriktene Helgeland pd og Sør-Trøndelag pd. Alle anrop på for eksempel nødtelefon som egentlig er rettet til nabodistriktene, blir viderekoblet vi denne linjen. Lokalt planverk må oppdateres i PBS-web og koordineres med PO-plan. Alle tiltakene listet under punktene Iverksett primærvarsling og tiltak (skal alltid iverksettes) Vurder ressurser og tiltak og Vurder ytterligere ressurser, i innsatsplaner i PBS-web er speilet i PO-plan. PO-plan med loggverktøy benyttes alltid ved uønskede hendelser, uansett hendelsens omfang og kompleksitet. Det pågår en kontinuerlig oppdatering av planverket. Arbeidet med å gi Forsvaret, HRS, andre beredskapsaktører og frivillige organisasjoner tiltang til nødnettet, bør forseres. Anbefalingen tiltredes. Politidirektoratet må følge opp å kvalitetssikre implementeringen av nye retningslinjer, rutiner og prosedyrer på beredskapsområdet. Anbefalingen tiltredes. Politidirektoratet bør etter vår mening ha en mer sentral rolle innenfor dette området, jf St.meld. nr. 22 ( ) Samfunnssikkerhet, samvirke og samordning, hvor det fremkommer at politiet skal være den sentrale aktøren i den sivile samfunnsberedskap under kritiske og ekstraordinære situasjoner, jf. blant annet politiets lovpålagte oppgaver iht. politilovens 2 og

12 Evakuerte og pårørende Hva fungerte godt Punktene blir ikke kommentert herfra. Forbedringspunkter Det er mangelfulle planverk i flere politidistrikter for håndtering av evakuerte og pårørende. Utvalget anbefaler at politiet og kommunen samarbeider om planer for evakuerte- og pårørendesenter som omfatter flere kommuner der det er naturlig. Som evalueringsrapporten påpeker, er også Nord-Trøndelag politidistrikts planverk vedrørende håndtering av evakuerte og pårørende mangelfull. Alle kommunene i politidistriktet har planer for evakuerte- og pårørendesenter i sine kriseplaner. Disse planverkene er tilgjengelige i politidistriktets PBS-web. Kommunenes planer bygger i for liten grad på samarbeid med andre kommuner. Kommunene er tilskrevet via fylkesmannen og gitt instruks om hvordan kommunikasjon mellom kommunen (kriseledelse) og politiet og andre aktører skal være i uønsket hendelse. Fylkesmannen arrangerer kommunale kriseøvelser for kommunene. God krisehåndtering forutsetter et nært samarbeid mellom politiet og kommunen(e) som er berørt. Lensmannen har en viktig rolle som kommunens kontaktpunkt mot politiet, og som forbindelsesledd mellom den kommunale kriseledelsen og politimesterens stab, evt. operasjonssentralen. Planverk for rask bemanning av evakuerte- og pårørendesenter og nasjonal pårørendetelefon bør inkludere muligheter for bruk av nabohjelp. Vi har ikke øremerket tilstrekkelig antall personell til bemanning av evakuerte- og pårørendesenter. Vi har ikke tatt høyde for bistand til pårørendearbeid fra andre politidistrikt (nabohjelp). Alle politidistrikter bør inkludere det nasjonale pårørendenummeret. Det må være en koordinering av informasjonsutvekslingen på den nasjonale pårørendetelefon når flere politidistrikter betjener nummeret. Ansvaret må ligge til det politidistriktet som blir utpekt til å eie hendelsen. Anbefalingen tiltredes. Rutinene for vedlikeholdskontroll ved bruk av nasjonal pårørendetelefon må forbedres. Det må avklares rutiner for avlesing av antall innringere på den nasjonale pårørendetelefon. Anbefalingen tiltredes. Operatørene må ha kompetanse på sorg- og stressreaksjoner. Det er ikke utarbeidet tiltakskort for personell som skal arbeide med pårørende og evakuerte. Dette personellet har heller ikke i stor nok grad kompetanse på sorg- og stressreaksjoner. Alle politidistrikter bør ha tilstrekkelig tilgang til kapasitet og kompetanse på registrering av evakuerte og pårørende (DIR). Politidistriktet har liten erfaring ved bruk av DIR. Dataverktøyet ble brukt på en øvelse for 5 år siden, men er ikke brukt siden. 12

13 Flere politidistrikter mangler øvelse i bruk av nasjonal pårørendetelefon og registrering i DIR. Systemet ikke er tilgjengelig for politidistriktet via politiets sentrale systemer. Det er ikke mulig for distriktets medarbeidere å gjøre seg kjent med systemet, bruke det på mindre øvelser og dermed vedlikeholde sin kunnskap. Politidistriktet har i dag derfor ingen medarbeidere som har kompetanse på DIR. IKT-utstyr knyttet til registrering må forbedres. På reelle hendelser og øvelser med et begrenset antall involverte har politidistriktet god erfaring med bruk av Excel som verktøy til å holde oversikten over de involverte. I og med at DIR er lite tilgjengelig, er spørsmålet om det er hensiktsmessig at alle politidistrikt øver og har kompetanse på dette verktøyet. Bør vi i stedet satse på at det bygges opp regional kompetanse på dette feltet? Det er viktig med synlighet (uniformering eller bruk av vester) for lett å kunne identifisere ledelse og andre funksjoner ved evakuerte- og pårørendesenteret. Anbefalingen tiltredes. Utstyr som brukes i evakuerte- og pårørendesenteret, bør være forhåndsplanlagt og lett tilgjengelig. Politidistriktet har ikke IKT-utstyr og annet utstyr til bruk ved evakuerte- og pårørendesenter forhåndsplanlagt og lett tilgjengelig. Politidistriktet må utpeke en fast pårørendekoordinator og faste pårørendekontakter. Funksjonsbeskrivelser må utarbeides. Pårørendekontaktene bør i utgangspunktet rekrutteres ut fra erfaring med etterforskning og håndtering av pårørende. Politidistriktet har ikke utpekt fast pårørendekoordinator og faste pårørendekontakter. Det er følgelig heller ikke utarbeidet funksjonsbeskrivelser. Det må utvikles et fellesfaglig kompetansetilbud for pårørendekoordinatorer og pårørendekontakter, og funksjonen må øves under stabsøvelser. Politihøgskolen har nedfelt dette i utkastet til særskilte oppdrag for Anbefalingen tiltredes. Pårørendekoordinatoren og -kontaktenes aktivitet må loggføres. Anbefalingen tiltredes. Politi og helsetjenesten må utarbeide prosedyrer for utveksling av pasientinformasjon. Politidistriktet har regelmessig møter på forskjellig nivå med helsemyndighetene. Utveksling av pasientinformasjon har vært tema på flere av disse møtene. Vi har så langt ikke utarbeidet egne prosedyrer for utveksling av pasientinformasjon. Politi og helsemyndigheten i distriktet har imidlertid planer for og innarbeidede rutiner med liaisoner i hverandres staber. Vi har også erfart at det er viktig å ha politi til stedet i mottagelsen på sykehuset og på sykehusenes pårørendemottak. 13

14 Informasjons- og mediehåndtering Hva fungerte godt Punktene blir ikke kommentert herfra. Forbedringspunkter Behovet for personell ble undervurdert. Det finnes i liten grad planer for å forsterke kommunikasjonsfunksjonen ved ekstraordinære hendelser og kriser av lang varighet. Et konsept for nabohjelp bør formaliseres for å kunne styrke D5/P5-funksjonen. I tillegg bør det vurderes å opprette et ressursteam som kan styrke P5-funksjonen. Politidistriktet har etablert P5-funksjon i stab med ass. P5. Plan for etablering av medieovervåkning og tre telefonsvarere/mottakere er beskrevet og utprøvd i noen grad. Teknisk tilrettelegging av lokalt telefonnummer for mottak av pressehenvendelser er etablert. Behov for språkkunnskap til pressekonferanse og støtte til oversettelser kan oppstå men er ikke beskrevet. Det trengs en arena og tiltak for langsiktig strategisk planlegging og omdømmehåndtering. Planverk må revideres for å omhandle det kommunikasjonsstrategiske arbeidet. Det foreligger overordnet plan for presse- og informasjonstjenesten. Ut fra beredskapshensyn bør alle distrikter ha kommunikasjonsfaglige medarbeidere. P5-funksjonen må fylles av kommunikasjonsfaglig personell, stedfortredere og øvrige medarbeidere må utpekes. Funksjonen må være integrert i staben. P5-funksjonen har kommunikasjonsfaglig medarbeider. Utvikling av rollen som P5 må gjøres basert på erfaringslæring i distriktet. Det bør utarbeides nærmere beskrivelse av hvem disse personene til enhver tid kler de forskjellige rollene i tillegg til P5 og P5 ass. Planverk for krisekommunikasjon og personell i D5-/P5-funksjonen må øves. Burde ha vært hyppigere og kortere, eks. å øve enkelte funksjoner hver for seg. Funksjonsleder D5/P5 må unngå å bli opptatt med arbeidsoppgaver som for eksempel medieovervåking, svare på mediehenvendelser mv. Det planlegges med egen medieovervåker. Forbedringspunktet støttes og er avgjørende for fungeringen av funksjonens tiltenkte oppgaver. 14

15 Det er akutt behov for en ny publiseringsløsning for politi.no. Inntil en ny løsning er på plass, bør Politidirektoratet få nasjonal publiseringsrolle for å bistå distriktene ved ekstraordinære hendelser og kriser. Etableringen av KriseWeb viktig for fungeringen, dette for å kunne publisere på forsiden av politi.no. Publiseringsverktøyet er ok, men litt tungvint. For tiden oppleves verktøyet som ganske stabilt. Pod med nasjonal publiseringsrolle for å bistå ved kriser vil være fornuftig. Lokal publiseringskompetanse og utførelse må ikke gå på bekostning av en slik rolle, det må være en tilleggsrolle ved ekstraordinære hendelser. Politiet må ha uniformerte talspersoner i innsatsområdet. Plan for P5 åstedskontakt etablert i politidistriktet. Ordningen bør kjennes av IL og kanskje pekes ut av lokal leder ved de enkelte hendelser. Tilrettelegger for media lokalt for innsatsleder. Politiet må kommunisere i flere kanaler (bl.a. sosiale medier) for å nå flest mulig. Så langt brukes kun politi.no. Forslag til distriktets kommunikasjonsstrategi skal utvikles, blant annet bruk av sosiale medier. Tilbakemeldinger viser at politiet og media mangler forståelse for hverandres oppgaver, ansvar og utfordringer. Informasjonsmedarbeider samlinger/møter med media. Gjennomført en gang, bør gjentas. Det bør etableres kompetansehevende tiltak for P5-funksjonen. Planverk og deretter lokale øvelser. Økt PO-kompetanse trengs. Planverket må revideres for å uttrykke forventninger til bemanning, kompetanse og beredskap samt klargjøre Politidirektoratets koordinerings- og kommunikasjonsstrategiske rolle. Nabohjelp må videreutvikles igjennom tettere samarbeid og tilrettelegging på tvers av grenser. Involverte D5/P5- funksjoner må etablere effektive kommunikasjonskanaler seg imellom. Dialog etablert og fungerer godt. Kan videreutvikles. Politidirektoratet, alle distrikter og eventuelt særorganer må ha et funksjonelt system for pressetelefonmottak. Ordningen er etablert med en ressurs begrenset til normale hendelser. Ordningen er noe dårlig øvd. De utvalgte bør i tillegg ha opplæring på publisering slik at de kan avhjelpe P5/ass. P5 ved behov. 15

16 Helse, miljø og sikkerhet Hva fungerte godt Blir ikke kommentert herfra. Forbedringspunkter I aksjonsfasen hadde ikke operasjonslederne kapasitet til å følge opp HMS-arbeidet. Operasjonsleder må nødvendigvis sammen med innsatsleder vurdere sikkerhetstiltak før/under og etter en aksjon. Kvaliteten på de løpende vurderingene kan føres tilbake til planverk og trening. I en aksjonsfase er det normalt liten tid til å stoppe opp og spesifikt foreta risikovurderinger både mht aksjonen og aktuelle HMS tiltak. I denne fasen er det viktig at eksisterende planer, HMS håndbok, IP-trening og øvelser osv. gir tilstrekkelig kompetanse til at HMS vurderinger skjer som del av løpende vurderinger hos innsatsleder og operasjonsleder. Når stab er satt så skal det i kunne være bedre ivaretatt. Dette ved at HMS-rådgiver/personalsjef inngår i stab, og har blikk for HMS under operasjoner. Dette blikket skal også omfatte berørte ledere og stabsmedlemmer. HMS-planverket må se nærmere på om HMS-rutiner i god nok grad ivaretar toppledere, stabsmedlemmer og andre personellkategorier. Det er viktig at det ikke dykkes ned i detaljer omkring spørsmål om sikkerhet før en ser sammenhengen med eksisterende planer sentralt og lokalt. Vårt planverk, sentralt PBS HMS håndbok sammen med IP-trening og øvelser er risikoforebyggende tiltak. Dette er tiltak som er erfaringsbasert og som skaper grunnlag for en god kompetanseplattform for innstaspersonell og ledere. Det gir grunnlag for innsatspersonell til å samordne innsats og den skaper forutberegninglig for mannskaper som har deltatt i treningene. Det er grunn til å peke på de HMS ordninger vi har i organisasjonen med verneombud, kollegastøtteordning og tillitsvalgte, men dette er funksjoner som i liten grad er aktiv i en aksjonsfase. Det kan muligens påvises noe effekt i de tilfeller HMS personell deltar i en aksjon som operative og at de har rom for å gi råd til innsatsleder/operasjonsleder. Innsatslederne og -strykene måtte på egen hånd vurdere sikkerhetstiltak i aksjonsfasen. Blir ikke kommentert herfra. Det er behov for å tilpasse roller, ansvar og oppgaver nærmere i HMS-arbeidet i Politidirektoratet. Blir ikke kommentert herfra. 16