POLITIET OSLO POLITIDISTRIKT

Transkript

1 POLITIET OSLO POLITIDISTRIKT Pourr- MOTTATT Politidirektoratet -Oslo Poli District Postboks 8051, Dep OSLO Deres referanse: 2012/ Vår referanse: Sted, dato Oslo, TERRORHENDELSENE POLITIETS EVALUERINGSRAPPORT OPPFøLGING Jeg viser til Politidirektoratets brev av angående oppfølging av politiets evalueringsrapport. Oslo politidistrikt har gjennom egen og direktoratets evalueringsrapporter avdekket en rekke lærings- og forbedringsområder etter hendelsene Mange av disse forbedringsområdene samsvarer godt med erfaringer politidistriktet (og andre politidistrikt) har gjort i forbindelse med øvelser gjennom de senere år. Flere forbedringsområder innen beredskap og krisehåndtering vil kreve tiltak hvor politidistriktet er avhengig av tildeling av ekstra økonomiske midler. Andre forbedringsområder krever beslutning fra overordnet myndighet, og bør tilbys alle politidistrikt/særorgan for å sikre en felles plattform/felles rutiner. Av forbedringsområder som tidligere er innmeldt til Politidirektoratet kan nevnes: Operasjonssenter 2010 Eget beredskapssenter i Oslo (samlokalisering av Beredskapstroppen, Hundetjenesten og Politihelikopteret) Helhetlig personellhåndteringsverktøy (felles for politi- og lensmannsetaten) System for massevarsling/innkalling av ansatte og varsling av samvirkeaktører ved ekstraordinære hendelser/kriser (felles for politi- og lensmannsetaten) Innen en rekke områder har politidistriktet allerede iverksatt tiltak for å forsterke og videreføre det som fungerte godt, og forbedre det som ikke fungerte så bra. Flere prosesser ble startet opp i 2011, og noen tiltak er fullført mens andre følges opp videre i Vedlagt følger en samlet oversikt over læringspunkter, hvordan disse er tenkt fulgt opp (tiltak) med tidsfrister og e. Punktene er systematisert i samsvar med temagruppene i evalueringsrapporten. For å sikre at politidistriktet tar ut læringspotensialet som ligger i de erfaringer ledere og medarbeidere gjorde seg under håndteringen av hendelsene og de påfølgende dagene, har jeg dedikert ressurser fra vårt lokale evalueringsutvalg som skal følge opp og koordinere POLITIMESTEREN 900 Politimesteren Telefon: (+47) / Org. nr: mva Post: Postboks 8101 Dep, 0032 Oslo Telefaks: (+47) Postgiro/bankgiro: Besøk: Grønlandsleiret 44, 0032 Oslo E-post: post.oslo@politiet.no

2 tiltak. Utvalget skal samarbeide med linjelederne og de operative stabsfunksjonene som har ansvar for å gjennomføre utviklingstiltakene. Se vedlagte mandat av 10. februar Politidistriktet må settes i stand til å løse sine pålagte oppgaver knyttet til beredskap og krisehåndtering, og jeg ber om at disse tema tas inn i styringsdialog og tilsyn, herunder at det defineres krav og målekriterier (standarder) knyttet til beredskap (jf ID 12, 13, 14 og 15 i den vedlagte oversikten). Som hovedstadspoliti, og med ansvar for nasjonale bistandsressurser, er Oslo politidistrikt en sentral aktør i den nasjonale kriseberedskapen, og bør derfor i fremtiden gis øremerkede økonomiske midler til beredskapsarbeid, øvelser, etc. f\med hilsen.\jviyx"j. \U\P 9\, Anstein Gjengedal Vedieøg: Oversikt over forbedringspunker med tiltak, oppdatert pr. 22. mai 2012 Mandat av 10. februar 2012 for oppfølging av evalueringen av Oslo politidistrikts håndtering av hendelsene Deres referanse: 2012/ Vår referanse: Side 2/2

3 POLITIET MANDAT Fm Politimesteren i Oslo Dato 10. februar 2012 MANDAT FOR OPPFØLGING AV EVALUER1NGEN AV OSLO POLITIDISTRIKTS HÅNDTERING AV HENDELSENE I OSLO OG PÅ UTØYA DEN 22. JULI 2011 BAKGRUNN OG BEHONT Politidirektoratet har den overordnede, faglige ledelsen av politiets virksomhet og ansvar for den systematiske erfaringslæringen i politiet. Som politimester i Oslo har jeg ansvar for palitidistriktets organisatoriske erfaringslæring. jeg er derfor opptatt av at vi i fellesskap utvikler en sterk læringskukur med gode læringsarenaer. Vi må skape rom for refleksjon hvor erfaringsbasert kunnskap hos den enkelte medarbeider hentes ut og deles med andre. Med bakgrunn i evalueringsrapporten av 6. desember 2011 fra Oslo politidistrikts evaluefingsutvalg til det sentrale evalueringsutvalget i Politidirektoratet, har jeg utpekt to fra utvalget som får ansvar for å følge opp læringspunktene som er identifisert i rapporten og i de lokale evalueringene. FORMÅL Evaluefingsrapporten har gitt oss kunnskap om effektiviteten i Oslo politidistrikts håndtering av hendelsene i Oslo og på Utøya den 22. juli 2011 og de følgende dagene. Evalueringen har forst og fremst fokusert på forhold som kan ha betydning for fremtidig oppgaveløsning, og identifisert områder som har fungert godt og områder som kan forbedres. For å styrke politidistriktets fremtidige innsatsevne må vi kvalitetssikre at beredskapsplaner og beredskapsavtaler samlet sett legger til rette for tilfredssfillende og fillitvekkende håndtering av uønskede hendelser og kriser. Formålet med å dedikere ressurser fra evalueringsutvalget, er å sikre at polindistriktet tar ut keringspotensialet som ligger i de erfaringer ledere og medarbeidere har gjort seg etter håndtering av hendelsene den 22. juli Det er viktig å utvilde et godt system for organisatorisk læring, hvor polifidistriktet har fokus på at også andre polifidistrikt kan lære av oss (nasjonal læring).

4 - 2 MANDAT Utvalget: Skal utarbeide en samlet oversikt over lacringspunkter og forbedringsområder, og holde oversikt over alle iverksatte tiltak. Kan på selvstendig grunnlag fremme forslag om prioriterte satsningsområder og utarbeide forslag til oppdragsbeskrivelser med tidsfrister. Skal følge opp og koordinere tittak i linjen som har overlappende funksjons- og ansvarsområde. Skal legge til rette for at utforte tiltak blir forankret og implementert organisasjonen. i Skal sørge for notoritet. Skal holde oppdragsgiver prosesser og utforte tiltak. og administrativ leder oppdatert om status i pågående Utvalget skal samarbeide med linjelederne og de operative stabsfunksjonene, som har ansvar for å gjennomføre utvildingstiltakene. ORGANISERING Oppdragsgiver: Administrativ leder: Utvalg: Vpm Roger Andresen Pi Johan Fredriksen Pob Klas Hohnedal og ser Janne Camilla Kapstad Ved behov kan utvalget knytte til seg flere for en spesifikk oppgave for en tidsbegrenset periode. Dette skal i så fall fremlegges for administrativ leder og godkjennes av opp dragsgiver. Prinsipielle spørsmål om oppfølgingen av tiltak skal legges frem for oppdragsgiver. FREMDRIFTSPLAN OG RAPPORTERING Utvalget skal utarbeide en plan for oppfølgingsarbeidet. Urvalget skal levere forste statusrapport innen fredag 2. mars 2012 (uke 9) i sammenheng med at Poliddirektoratets sentrale evalueringsutvalg legger frem sin rapport for Poliddirektøren (offentliggjøres/pressekonferanse i uke 10) Andre statusrapport skal være klar innen fredag 29. juni Rapporten oppdateres innen 22. juli-kommisjonen legger frem sin rapport fredag 10. august Dersom det på grunnlag av kommisjonens rapport er aktuelt å iverksette ytterligere tiltak, omfattes også disse av dette mandat. Utvalget rapporterer til oppdragsgiver.

5 UTTALELSER TIL MEDIA Utvalget skal ikke uttale seg til media, og eventuelle henvendelser skal videreformidles Kommunikasjonsenheten. Anstein Gjengedal PoNimester,

6 OPPFØLGING AV EVALUERINGEN AV 'S HÅNDTERING AV HENDELSENE Oppdatert pr: Status: UA = Under arbeid IP = Ikke påbegynnt S = Sluttført OP = Oversendt Pod Temagruppe Identifisert av tiltaket Varsling og alarmmelding Implementering av varslingsrutiner Rask innkalling og informasjon ut i organisasjonen, og evnt samvirkeaktørene. Varslingsserver er klargjort for implementering og opplæring er gitt til alle seksjoner. Instruks for enhetlige rutiner for varslinger for bruk av CIM. P Varsling og alarmmelding Varsling og alarmmelding Varsling og alarmmelding Sikre at alle aktuelle varslinger vurderes og gjennomføres i hht tiltakskortene. Tidlig varsling/underretting av alle aktuelle samvirkeaktører som ikke inngår i trippelvarsling. Opplæring bruk av sms-varsling. Bruke tiltakskortene aktivt. Utarbeide rutiner som sikrer at relevante samvirkeaktører varsles/underrettes tidlig. Opplæring av alle ansatte ved 01. P1, Varsling og alarmmelding Alarmmelding. Varsling og alarmmelding Opplæring i bruk av nasjonal varsling (riksalarm). Varsling og alarmmelding Opplæring i bruk av ALLREG. Ta i bruk malen og sende skriftlig anmodning om alarmmelding. Opplæring av alle ansatte ved 01. Opplæring av alle ansatte ved 01. Varsling og alarmmelding Gjøre det enkelt å få hjelp til å varsle dersom det skulle være behov for det. (I Tillegg til CIM-varsling). Utarbeide eget tiltakskort med kontaktinformasjon og rutiner Varsling og alarmmelding Systemet for alarmmelding for varsling må gjennomgås og forbedres. Innføre en enhetlig teknisk løsning og retningslinjer i alle politidistrikteter og særorganer. Riksalarmen må sendes tidligst mulig og bør kunne sendes direkte fra politidistriktet der hendelsen har skjedd. KH/JCK Utkriftsdato: Side 1 av 17

7 ID Se Status også Temagruppe Identifisert av tiltaket 10 IP Situasjonsrapportering Kvalitetssikre situasjonsrapportene. Sikre at riktig (verifisert m/kildehenvisning) og oppdatert situasjonsbeskrivelse formidles til pm, og samvirkeaktørene. Informasjonen må tilpasses mottaker av rapporten og det må klart fremgå hva som er ny informasjon siden forrige rapport. Situasjonsrapportering God situasjonsrapportering fra innsatsleder til operasjonsleder og stab. Løpende fokus på viktigheten av god situasjonsrapportering som grunnlag for beslutningstaking. Definere krav og målekriterier (standarder) knyttet til beredskap. Vurdere å innføre lokale krav og målekriterier for beredskap i påvente av sentrale føringer. Pm Reaksjonstid/Responstid. Vurdere hvilke beredskapsavtaler Opd totalt trenger for å sikre forutsigbar tilgang på kritiske ressurser og kompetanse, herunder nasjonale bistandsressurser, i normaltsituasjon og krise. Utrede behovet for å innføre reaksjonstid/responstid på kritiske tjenestefunksjoner, herunder nasjonale bistandsressurser. Utarbeide eget mandat/oppgavebeskrivelse. Pm Pm Utrede behovet for minimumsbemanning og kvalifikasjonskrav på utvalgte/kritiske områder i beredskapsorganisasjonen, samt rutiner for ROS i forbindelse med ferieavvikling og høytider. Vurdere om spennet i oppgaver i - funksjonen er hensiktsmessig. funksjonen er hensiktsmessig, og foreslå eventuelt ny organisering. Eget mandat vil bli utarbeidet. VPM A2 Pm Utfordringer knyttet til lokalisering av Etterretningsko, Etterforskningsko m/tilhørende Ressursko. Søke å samlokalisere Etterretningsko og VPM A Etterforskningsko m/tilhørende Ressursko. KH/JCK Utkriftsdato: Side 2 av 17

8 Temagruppe Identifisert av tiltaket Rask beslutning om og etablering av Forsterke og videreføre stab Lite egnede lokaliteter for krisehåndtering Oppdatert og godt planverk - avstemt mot samvirkeaktørene. Viktig at alle erkjenner til planverk og tiltakskort som er aktuelle i den oppståtte hendelse. Revitalisere behov for nye lokaliteter og fasiliteter for krisehåndtering v/, herunder sikre liaisonene gode arbeidsforhold - jfr. "Operasjonssenter Forsterke og videreføre det gode arbeidet med beredskapsplanlegging og lokalt planverk i samarbeid med samvirkeaktørene. Sikre at viktige elementer i kriseberedskapen blir vurdert og fulgt opp. Sikre at staben samlet sett er kompetent, robust og utholdende. Utrede om det er behov for flere faste assistenter i alle p'funksjoner, beredskapsordning, turnusordning, retn.linjer for ferieavvikling og ny funksjon som stabsassistent. Organisering av stabsarbeid. Forbedre samhandling i initialfasen. Notoritet under stabsoperasjoner. Lage tiltakskort. Arrangere møter hvor ulike scenarier diskuteres, beskrive nøyaktig hvordan P-funksjonene skal samhandle i initialfasen. Arrangere stabsøvelser. Innarbeide rutiner som sikrer notoritet på alle i operativ stab slik at informasjon er tilgjengelig og sporbar. STS3 Kont. Sikre at informasjon går ett sted som er tilgjengelig for alle medlemmer av operativ stab. Bør også spilles inn til slik at det blir samkjørt for hele landet. Under ble det sendt mye på mail til postmottak, alarmmottak og personlige postkasser. I forbindelse med ble det opprettet et slikt postmottak: postmottak_osio_beredskap@politiet.no - alle medlemmer i operativ stab har tilgang. KH/JCK Utkriftsdato: Side 3 av 17

9 Temagruppe Identifisert av tiltaket Meget gode erfaringer med utveksling av liaisoner. Videreutvikle og videreføre ordningen med utveksling av liaisoner med fokus på effektive kommunikasjonskanaler og korte beslutningsveier. Legge opp til mer aktiv bruk av redningsledelsen som rådgivere/liaisoner. Kalle inn hele eller deler av redningsledelsen oftere. Bistandsanmodninger fra Forsvaret - oppdatere malen. Nye maler utarbeidet sammen med og forsvarets liaison i. Videreutvikle nabohjelpkonseptet. Avklare med nabodistriktene hvilken bistand man kan forvente å få av hverandre, herunder rutine for tidlig ressurskartlegging av egne styrker når nabodistrikt har en krise/uønsket hendelse. Selvstendig initiativ. Forsterke og videreføre en kultur hvor de forskjellige funksjonene/ aktørene selv forstår når de skal handle, jfr. Lederplattformen, trening/øvelser, planverk, fellesarenaer med samvirkeaktørene. 31 UA God organisering og høy kompetanse hos beredskapsplanleggerne. Videreføre organiseringen og forsterke og videreutvikle det systematiske arbeidet hos beredskapsplanleggerne , 57, 58 UA Høy kompetanse i beredskapasorganisasjonen. Forsterke og videreføre utdanning og øvelser for stabsmedlemmer, innsatsleder og operasjonsleder IP Synkronisere PBS Web og PO-plan. Lokalt planverk (PBS III) oppdatert i PBS Web må synkroniseres med PO-plan UA Oversikt på KIKS objekter (Kritisk infrastruktur Kritiske samfunnsfunksjoner). Gjennomføre en større kartlegging av mulige KIKS objekter i Oslo pd jf s rundskriv 2010/ I løpet av 2012 KH/JCK Utkriftsdato: Side 4 av 17

10 ID Se Status Temagruppe også Identifisert av tiltaket 35 IP Avklare fremtidig bruk av politireserven; Når, hvordan og på hvilke vilkår. Avklare med Pod UA Beredskapstroppen - rask mobiliering, høy kompetanse, herunder avansert søk og livredning. Forsterke og videreføre UA Levere strategisk og operativ etterretningsinformasjon som skal til for å løse oppdraget/situasjonen. Etablere en funksjon som raskt kan levere tilstrekkelig ressurser og kompetanse til etterretningsfunksjonen ved krisehåndtering/større hendelse S Organisere P1 funksjonen. Alle aktørene som medvirker har skrevet egne tiltakskort. Møter er gjennomført og det er presisert for aktørene hva som forventes av dem. Etablert forpliktende avtaler med relevante aktører fra HR/HMS/BHT/ Økonomi/HVO/OPF/. P1 39 S Stabsarbeide - P1/. Avklare felles administrative oppgaver i stab. P1 og har noen oppgaver felles. Forventinger og utfordringer i funksjonene må avklares og implementeres i respektive tiltakskort. P1, UA Forbedring av kommunikasjon mellom stab og linje, bruk av felles postmottak. Avdeling 1 oppretter felles postmottak for hver seksjon samt eget telefonmottak i Plfunksjonen. P UA Tydeliggjøre politistasjonssjefenes ansvar for egne mannskaper ved større hendelser. For å redusere trykket inn mot Operasjonssentralen og sentralbordet i krisesituasjoner skal ansatte henvende seg til eget tjenestested og ikke operasjonssentralen. Arbeid iverksatt via POB-forum og stasjonene. P1, S Personelladministrasjon/bruk av rekvisisjoner. P1 har utarbeidet nye skjema til bruk for beordring av eksternt/internt tjenestepersonell. P1 Utført KH/JCK Utkriftsdato: Side 5 av 17

11 ID Se Status Temagruppe også Identifisert av tiltaket 43 UA Det er synliggjort behov for et helhetlig personellhåndteringsverktøy som kan kommunisere med et helhetlig materiellhåndteringsverktøy. /P1 har igjennom sine evalueringer synliggjort behov for IKT system(er) som ivaretar personelloversikter, kompetanse, vaktlister, materielloversikter og anskaffelser gjennom ett felles system eller systemer som snakker sammen. Systemet/ene bør også kunne brukes i det daglige. Dette er en sak som vil bli sendt i linjen gjennom stabssjef i forhold til videre saksbehandling/avklaring. P1, Utarbeide tiltakskort for Etterforsking/Etterretning. Tiltakskort for aktuelle hendelser/scenarioer Anskaffe mobile IKT-løsninger med tilgang til politiets datasystemer til bruk i etterforskning/etterretning i felt Utvikle struktur, organisering, samt plukke ut aktuelt personell tilknyttet -funksjonen. Organisasjonskart med avklarte kommunikasjons- og rapporteringslinjer uavhengig av hendelse. Plukke ut personell, gi opplæring og øve funksjonene/personellet Bedre samhandling mellom etterforsking og etterretning i forbindelse med større hendelser. Øve større hendelser og utvikle planverk for samhandling Forbedre evnen til å følge opp viktig informasjon. Utarbeide rutiner som sikrer at viktig informasjon raskt blir håndtert i organisasjonen og evnt videreformidlet eksternt., Rask beslutning og styrking av sentralbordet og operasjonssentralen. Forsterke og videreføre Rask respons, god ledelse og organisering i innsatsområdet Forsterke og videreføre KH/JCK Utkriftsdato: Side 6 av 17

12 Temagruppe Identifisert av tiltaket Høy kompetanse i innsatsstyrken Forsterke og videreføre sertifisering, trening og øvelser i sentral og lokale regi Kont. Tilrettelegge for at operasjonsleder gis tilstrekkelig rom for å lede i kriser Gjennomgang av alle oppgaver til operasjonsleder og overføre oppgaver til andre på operasjonssentralen eller eventuelt andre enheter Operasjonslederopplæring ved. Internt kurs er utlyst, kun interne aktører. I dialog med HR for hvordan dette skal videreføres Utvide instruktørkompetansen og kapasitet ved Operasjonssentralen Ansette/oppnormere to pob spesialister som fagutviklere med instruktør- og fagansvar Operasjonslederseminar hvert kvartal. Operasjonslederseminar av 1 ukes varighet for alle operasjonsledere (16). Iverksatt høsten seminar avholdt, neste i mai Endring av organiseringen av sambandsavsnittet. 5 nye ansatte ved sentralbordet og operasjonsassistenter tjenestegjør 100% på Operasjonssentralen Optimalisere samarbeidet Operasjonssentralen - Staben. Gjennomføre øvelser med stabsfunksjoner involvert Sikre god dialog mellom innsatsleder, operasjonsleder og stab. Tidlig etablere kommunikasjonsrutiner mellom innsatsleder, operasjonsleder og staben. Behov for å formalisere overlevering av oppdrag fra operasjonsleder til stab med tydelig status på hva er gjort - hva er ikke gjort, og avtale kommunikasjons- og rapporteringsrutiner (IL - OL- Stab). Etablere en rutine for overlevering av oppdrag fra operasjonsleder til stab som beskriver hva er gjort - hva er ikke gjort, jf planverk/tiltakskort. KH/JCK Utkriftsdato: Side 7 av 17

13 ID Se Status også Temagruppe Identifisert av tiltaket 60 IP Oprettelse av analysefunksjon ved Operasjonssentralen. Opd har over lengre tid jobbet med planer for en sentral analyseenhet. Sambandsavsnittet har fått i oppdrag å utarbeide forslag til å opprette dette ved operasjonssentralen. Dette arbeidet vil bli iverksatt inneværenede år og det er planlagt med at analysefunksjonen skal være i drift før årskiftet UA Loggfører i funksjonen. Egen loggfører for for å sikre notoritet. 62 UA IP God notoritet i hovedloggen i PO. Informasjonstilgang fra Operasjonssentralen og staben til Sentralbordet. Forsterke og videreføre det høye et på loggføring i sanntid ved operasjonssentralen. Systemer for dette har vært vurdert, men med dagens loaliteter er dette uhensiktmessig. Vurderes i forbindelse med ombygging av lokaler. 64 1,3 Internettilgang ved alle pulter (egne PC) på Operasjonssentralen for å kunne bjennomføre blant annet varslinger Gir operatørene mulighet til å gjennomføre varlinger. 65 S Utvidet bruk av Geopol. Opplæring av alle ansatte ved Operasjonssentralen i utvidet bruk av Geopol som hjelpeverktøy Besøk hos samarbeidspartnere for bedret forståelse av oppgaver (og avklare hvilken bistand (personell og materiell) man kan forvente å få av hverandre). Besøk hos beredskapsetaten i kommunen, Oslo Havn og DSB. 67 S ledelse,og samordning Øke operasjonsledernes kunnskap om og samvirke med Forsvaret Alle operasjonsledere har gjennomført besøk hos forsvaret og prosedyrer for bistand er gjennomgått UA Operasjonssentralens lokaler er lite egnet for håndtering av større hendelser/kriser. Endringsforslag levert - Utvidelse og ombygging av Operasjonssentralens lokaler. KH/JCK Utkriftsdato: Side 8 av 17

14 Temagruppe Identifisert av tiltaket Lite egnede lokaliteter for krisehåndtering. Endringsforslag levert - kortsiktig plan for ombygging av stabslokalene - i påvente av "Operasjonssenter 2010". Vurdere lydopptak i stabsrom og personlige diktafoner for stabsmedlemmene med tanke på notoritet Tiltakskort for /Operasjonssentralen. Utrede behov for system for lydopptak i stabsrommet og utstyre stabsmedlemmene med personlig diktafon Arbeid iverksatt med å lage operatørprosedyrer som er en forenklet utgave av tiltakskort som ligger i papirutgave ved hver operatørpult., Utfordring med bruk av stabsmodulen i PO som loggføringssystem i større operasjoner. Gjennomgang Av ICCS-systemet. Tiltaksbehadlingen i PO må forbedres. Ansvar PDMT? ICCS er telefonsystemet som blir brukt på Operasjonssentralen - dataverktøy som kan forbedres av oss som brukere ved optimalisering av funksjoner og opprydding i telefonlister. ASAP, Telefonlister til stabsfunksjoner og viderekobling til mobiltelefon. Alle telefoner i stabsrommet har fått mulighet for viderekobling til mobiltelefon. Dette gjør stabsmedlemmer tilgjengelig også når de må trekke seg ut fra stabsrommet. Lister med telefonnummer gjort tilgjengelig på PBS WEB samt for Sentralbordet, God og effektiv materiellhåndteringsfunksjon, herunder personlig tilpasset utstyr for IP-personell. Administrasjonsavdelingen skal utarbeide planverk som skal benyttes når operativ stab blir etablert. Forsterke og videreføre Det skal utarbeides et tydelig planverk som beskriver oppgaver, ansatte, fagområder, kontaktinformasjon og hvem som er stedfortreder osv KH/JCK Utkriftsdato: Side 9 av 17

15 Temagruppe Identifisert av tiltaket Oppdatering av tiltakskort iht. ny organisering/ansvarsfordeling i Administrasjonsavdelingen. Det vil bli en oppdatert versjon av tiltakskortene etter at oppgavefordelingen i Politiserviceseksjonen blir endret ved innflytning i nye lokaler i K Oppdatering av tiltakskort for. Tiltakskortene er oppdatert med utgangspunkt i evalueringen Må ringe to ganger på telefonsystemet for å kunne nå Ventelo-abonnenter. Operatører må ringe to ganger for å komme til politimobiltelefoner. PDMT er varslet gjentatte ganger. Oppgradere LRS-rommet med VTS. Oppdatere rekvisisjonsmalen for rekvirering av materiell, forpleining og forlegning og øvrige tjenester. LRS-rommet har fått installert videokonferanse og smartboard for bedret samhandling. Administrasjonsavdelingen skal utarbeide ny rekvisisjonsmal for å sikre bedre kvalitet på informasjon som er nødvendig for å høyne servicegraden på våre leveranser Oppdatere skjemaer, mv. knyttet til -funksjonen. Oppdatere maler, telefonlister, org.kart mv. slik at rutiner er innarbeidet når stab settes jfr. PBS I Opprettelse av Postmottak - Postmottak Oslo Stab logistikk. Det er opprettet postmottak hvor alle rekvisisjoner og behov skal sendes inn til i en planleggingsfase og gjennomføringsfase Opprette ny mappestruktur - filområde. Utarbeide ny mappestruktur for for å bedre oversikten Heve kompetansen i -funksjonen i bruk av PO. Personell som inngår i -funksjonen vil få opplæring i bruk av PO Heve kompetansen i -funksjonen i bruk av PBS Web. Det er gjennomført opplæring i bruk av PBS web for medlemmer i staben KH/JCK Utkriftsdato: Side 10 av 17

16 ID Se Status også Temagruppe Identifisert av tiltaket 87 S UA Møte med Barnehuset. Gjennomføre møter med våre samarbeidspartnere for å bli bedre kjent og tilegne oss kunnskap om deres kapasiteter med mer. P1 og har gjennomført møte med Barnehuset. Dette for å kartlegge kompetanse og hva Barnehuset kan bidra med når det er større hendelser som skjer i Oslo. Det vil bli gjennomført møter med våre samarbeidspartene i første halvår. Dette gjelder PDMT, HV, Sivilforsvaret og Oslo kommune mv UA Alternativ operasjonsentral. Forhåndsplanlegge med opprettelse av alternativ operasjonssentral ved Manglerud politistasjon Organisering/drifting av stabslokalene for. Alle medlemmer av staben vil få en gjennomgang av stabsrommet og innføring i bruk av div. systemer. Utarbeidelse av brukerveiledning vil bli vurdert UA Synliggjøre behov for nye avtaler på varer og tjenester. har igjennom sin evaluering synliggjort behov for nye avtaler. Dette med tanke på sperretjeneste, forpleining, forlegning og manglende avtaler på varer og tjenester. Vi må i sammenheng med dette utarbeide et forslag i forhold til videre drøfting med linjen IP Kommunikasjon på kryptert nett med Forsvaret og DSB (VTC). Avklare med Pod. 93 IP Samarbeidspartnere bør gis tilgang til politiets sambandssystem/nødnett. Avklare med Pod. 94 S Alle medarbeiderne i Kommunikasjonsenheten må være forberedt på å fylle rollen som når akutt behov oppstår og den forhåndsutpekte ikke er tilgjengelig. Utarbeide eget tiltakskort som i korte trekk beskriver oppgavene til, slik at det blir oversiktlig for den som får -rollen UA POLITI.NO er ikke egnet som publiseringsverktøy - behov for nytt verktøy. Erstatte publiseringsverktøyet med noe som er enklere, mer brukervennlig og raskere. Avklare med Pod. KH/JCK Utkriftsdato: Side 11 av 17

17 Temagruppe Identifisert av tiltaket Behov for å styrke -funksjonen med teknisk utstyr. Anskaffelse av div. teknisk utstyr. Eks.: trådløst nettverk, mobiltkontor, skrivere knyttet til internettpc Tiltakskort på alle oppgaver i - seksjonen. Utarbeide tiltakskort på alle oppgaver i - seksjonen, bl.a slik at de som bistår fra andre pd'er raskt skal komme i gang med arbeidsoppgavene Heve kompetansen i -funksjonen i bruk av PO. Opplæring i loggføring i PO for alle ansatte ved Kommunikasjonsenheten s lokaler er lite funksjonelle og ikke dimensjonert eller egnet for mediehåndtering i en større operasjon over tid. Selvstendig initiativ - medarbeidere (mange medarbeidere møtte/meldte seg på eget initiativ da de fikk kunnskap om hendelsene 22/7. Vurdere å omgjøre rom Bruke Medarbeiderplattformen aktivt i arbeidet med å utvikle medarbeiderne og arbeidsmiljøet. Linjeledelsen Evakuerte og pårørende Revisjon av Krise- og støtteplan/pårørende- og evakuertplan. Gjennomgå planverk særlig med tanke på organisering og funksjoner knyttet til sykehusene ved større hendelser. I tillegg en revisjon av lokaliseringen av eksisterende senter/hotell Evakuerte og pårørende Utpeke 2-4 faste pårørendekoordinatorer. Evakuerte og pårørende Utpeke faste pårørendekontakter. Utpeke personell med relevant kompetanse til å inneha rollene som pårørendekoordinator ved større hendelser. En stilling som pårørendekoordinator er lyst ut pr. mai Utpeke personell med relevant kompetanse til å inneha rollen som pårørendekontakt ved større hendelser Evakuerte og pårørende Sikre notoritet i pårørendekontaktfunksjonen. Utarbeide en loggmal, som kan tas i bruk av alle pårørendekontaktene for å sikre ensartethet og notoritet KH/JCK Utkriftsdato: Side 12 av 17

18 Identifisert av tiltaket Øke politiets kapasitet i parørendeog evakuertesenter. Øke politiets kapasitet i pårørendetelefon. Til enhver tid inneha full oversikt over kommunenes Berørtsenter. Forhåndsutpeke flere medarbeidere og gi dem opplæring i funksjonene, og etablere rutiner for nabohjelp. Forhåndsutpeke flere medarbeidere og gi dem opplæring i funksjonene, og etablere rutiner for nabohjelp. Oppdatere oversikt over beredskapsenterne i bydelene (som kan benyttes på anmodning fra politiet) DIR-systemet må ut til samtlige politidistrikter slik at alle jobber i det samme systemer når man bistår hverandre i samme hendelse. /Pdmt må tilby samtlige politidistrikt DIR, gi nødvendig opplæring og pålegge å ta det i bruk (herunder innabreide rutiner for test og vedlikeholdstrening). /Pdmt Utarbeide rutiner for å kvalitetssikre navnelister over savnede, skadde, døde. Rutiner som sikrer at informasjon om hendelsen, og i særlig grad sensitive opplysninger om antall døde og skadde, men også viktige momenter vedr etterforskninen m.v, - ikke slippes eller bekreftes i media, før de som arbeider med pårørende er orientert Fortløpende førstehåndsinformasjon til pårørende. Politidistriktets pårørendekoordinator bør koordinere all informasjon til pårørendekontakter i andre politidistrikt i forbindelse med hendelser som "eies" av Oslo pd. Rutiner som sikrer pårørende førstehåndskjennskap til utvikling i saken generelt og til sensitive opplysninger spesielt, tilsvarende hva 211 benytter i informasjonsarbeidet overfor pårørende i drapssaker. Innarbeide denne rutinen i planverket Iverksette rutiner for å sjekke at pårørendenummeret og DIR fungerer. Gjennomføre teknisk test hvert kvartal KH/JCK Utkriftsdato: Side 13 av 17

19 Identifisert av tiltaket Øve pa etablering og drifting av pårørendetelefon, registrering i DIR, etablering og drifting av evakuerteog pårørendesenter, herunder teknisk test av IKT-utstyr. Gjennomføre øvelser der håndtering av evakuerte og pårørende er øvingsmål. Vurdere å involvere nabodistriktene IKT-oppgradering og testing av IKT utstyr knyttet til evakuerte- og pårørørendsenteret. Oppgradere og deretter gjennomføre teknisk test hvert kvartal Klargjøre ledelse, samarbeid og oppgavefordeling mellom politiet, kommunen og andre samvirkeaktører i evakuerte og pårørendesenteret. Oppdatere planverket, som er avstemt mot samvirkeaktørenes planverk Koordinere informasjonsutveksling mellom helsevesen og politi slik at informasjon til pårørende kan formidles på en effektiv og hurtig måte. Avklare med Oslo Universitetssykehus hviiken type pasientinformasjon helsevesenet kan gi ut til politiet. Etablere samarbeidsavtaler som sikrer at politiet får tilgang på pasientopplysningene Gode erfaringer med befaring på åstedet for pårørende og etterlatte. Innarbeide i planverket at det bør gjøres vurderinger med tanke på befaring på åstedet for pårørende og etteriatte Gode erfaringer med å etablere sted for minnemarkering. Utvikle en utdanning for pårørendekoordinatorer-og konta kter. Innarbeide i planverket at det bør gjøres vurderinger med tanke på å etablere sted for minnemarkering. Nasjonal utdanning. P7 PHS Bruk av Twitter (og evnt andre sosiale medier) informerer nå media og andre som søker info via Twitter. Meget effektiv kanal for å formidle budskap, Vurdere om det er behov for å forhåndsutpeke talspersoner som ikke skal ha andre oppgaver knyttet til operasjonen. / Utarbeide eget mandat/oppgavebeskrivelse. Pm KH/JCK Utkriftsdato: Side 14 av 17

20 Identifisert av tiltaket Økt fokus på et langsiktig, strategisk perspektiv på krisekommunikasjon og mediehåndtering. Oppdatere P 5's planverk med rutiner for hvordan medieovervåking i praksis skal gjennomføres, analyseres og rapporteres. Utarbeide en plan for overordnet kommunikasjonsstrategi og rutiner for hvordan skal arbeide langsiktig og strategisk med mediehåndtering i krise. Strategien skal utarbeides på topplederet i Større fokus på informasjon til egne ansatte. Utarbeider eget tiltakskort. Etablere en tverrfaglig arbeidsgruppe som jobber sammen før, under og etter en krise Raskt ute med informasjon til befolkningen - prioriterte mediehåndtering. Pressetelefon: Bedre egnede lokaler til pressevaktene. Bedre informasjonsflyt Videreutvikle det allerede gode planverket med rutinebeskrivelser, ulike maler, etc. Utarbeider eget tiltakskort som beskriver rutiner og informasjonsflyt Pressekonferanser: Hyppighet, forberedelse og innhold. Utarbeider et eget tiltakskort som inneholder praktiske rutiner, men også bl.a. mål om rask etablering av faste pressekonferanser samt forberedelse av budskap og talepunkter Behov for presserom. Vurdere om studieturer til dansk og svensk politi for å sjekke ut utdanning/kurs for -funksjonen kan være relevant for oss. Opprette et egnet og lett tilgjengelig presserom (jf vedtatt investeringsplan, IDF ). I påvente av at PHS evnt etablerer et utdanningstilbud. Avklare hva det innebærer at ett politidistrikt får et koordinerende ansvar for hendelser som berører flere politidistrikter. Etablere en rutine der koordineringsansvaret formaliseres og skriftliggjøres skik at det er tydelig for alle berørte hva dette innebærer. KI-1/3CK Utkriftsdato: Side 15 av 17

21 Identifisert av tiltaket Samarbeid og koordinering med og andre politidistrikt med tanke på informasjon og mediehåndtering. Opprette nabohjelp for -funksjonen. I tillegg deltar i en arbeidsgruppe nedsatt av som skal se på forbedringspunkter, innholdet og utviklingen i -rollen, samt ulike kompetansehevende tiltak. Øke politiets og medias forståelse for hverandres roller, oppgaver og ansvar. Det ble avdekket at HMS-rutinene kanskje ikke ivaretok topplederne, stabsmedlemmene, operasjonsleder, innsatsledere og andre i sentrale lederfunksjoner i tilstrekkelig grad. Utrede om HMS-rutinene ivaretar toppledelsen og andre sentrale lederfunksjoner i tilstrekkelig grad. Pl-funksjonen har hatt et godt og tett samarbeid med HMS-aktørene ved distriktet over flere år, det samme gjelder for organisasjonene. Dette kom også til uttrykk i forbindelse med 22/7. Videreføre og forsterke det gode samarbeidet. P1 Kont. Forslag om opprettelse av personalomsorgsgruppe. Personalomsorgsgruppe opprettet formelt i møte mellom P1, BHT, HVO, HMS-rådgiver og P7 i desember P1, P7 Oppfølging av ansatte rett etter hendelser. Utarbeide rutiner som sikrer at det blir gitt muligheter for samlingssted ved Oslo politidistrikt ved større hendelser slik at personellet kan møtes for "utlufting" før de går hjem Omorganisering av Kollegastøtteordningen (KSO) Vurdere seksjonsvis koordinering av KSO P KH/JCK Utkriftsdato: Side 16 av 17

22 ID Se Status også Temagruppe Identifisert av tiltaket 138 UA HMS Personalomsorg - oppfølging av berørt personell i linjen. Handlingsplan for ivaretakelse av mannskaper etter 22/7, der særlige tiltak loggføres. Oppfølging skjer stadig i linjen, støttet av BHT eller videreformidlet til annen intern eller ekstern bistand. Aktuelle tiltak er: Ivaretakelse av mannskaper i forbindelse med rettssaken, utarbeidelse av kartleggingsskjema vedrørende belastningsskade og forberedelse av seminar for 22/7- enheten. Linje-ledelsen KH/3CK Utkriftsdato: Side 17 av 17