KVARTERSTYREMØTE SAKSPAPIRER

Transkript

1 KVARTERSTYREMØTE SAKSPAPIRER Møtenummer Orienteringer 1. LEDER Foreligger ikke 2. ØKONOMIANSVARLIG Foreligger ikke 3. EKSTERNANSVARLIG Foreligger ikke 4. INTERNANSVARLIG Foreligger ikke 5. PR-ANSVARLIG Foreligger ikke 6. PROSJEKTANSVARLIG Har bestilt garderobeskilting på søyle i første etasje. Dette skulle ha kome litt før, men grunna heilagdagar og litt seine svar har det gått litt treigare. Eg har derimot fått attende eit forslag til korleis dei tenkte gjere det som følgjer ynska våre. Eg ventar dimed berre på svar frå leverandør om kortid dei kan skilte og vonleg får ein det opp snart. Garderobelappeprosjektet sette eg på pause til etter eksamensperioden min og pinsehelga var over. Dette skal eg prøve å få gjort noko med denne veka. På onsdag 19. mai skaffe eg og org.sek oss fire plakattavler gratis frå Sydneshaugen skule der fleire av tavlene som har hengt i gangareala skulle kastast. To av desse er hengt opp ved

2 sidan av Stjernesalen der avisene står (om enn feil veg...) og to andre kjem opp omsider ved sidan av handikapptoalettet like i nærleiken. Desse fire er tenkt å henge der til dess ei betre løysing er å finne. Eg og skjenkeansvarleg leikte kvartar under Heilhus på laurdag 22. mai, noko som var både lærerikt og interessant. Vi lagde pølser med brød til alle saman slik nokre har etterspurt, men dette viste seg å vere ein fiasko sidan ein enten ikkje likte pølser, var lei pølser, ville heller ha suppe, osb. Har elles vore med på møter med gamle og nye kvast om dorgeforhandlingar og dorgeforhandlingsmøte på tysdag 25. mai. 7. SKJENKEANSVARLIG Foreligger ikke 8. ADMINISTRASJONEN Det har blitt gjort arbeid med investeringslister samt avsluttende flisespikking av dokumenter rundt rombookingsprosessen. I tillegg har vi rensket opp i rutiner rundt håndtering av innfaktura samt forbedret datafilen dette blir ført i. Det vil ta litt tid å få det nye systemet 100% opp å gå, men det vil være operativt ved start av kommende semester. Bedre skjemaer for egenmeldinger for de ansatte er utviklet, og det er blitt klarhet i ferieavvikling. Semesterets siste personalmøte er blitt avholdt, Kvartene tar ferie fra og med søndag 30. mai og starter opp igjen 15. eller 16. august (avhengig om det skal være internfest den 15). Det er færre avvik om hus og flere avvik om grupper/arrangørere. Ansvarlige for de forskjellige grupper/arrangører bes ta dette videre med de relevante parter. April ble gjort opp med et overskudd på ,-. Av dette er ,- støttemidler. Dette medfører et overskudd uten ekstraordinære støttemidler på ca ,-. Renholdsregning på ,- for mars er ført på April grunnet sen levering fra renholdsbyrå. Vi ser at varekostnadene svinger og skaper uforutsigbar månedsavanse. Dette håper vi vil korrigeres når vi får lagermodul fra KDR. Vi fikk i April regnskapsført manglende leiestøtte for USF og støtte til teknisk utstyr fra Kommunen grunnet forsinket/manglende tilskuddsbrev fra kommunen. 9. REPRESENTANTSKAPET Foreligger ikke

3 Regnskapsrapport Oppdatert: Utskrift: Versjon: no 1.7 Innhold: Oppsummering med kommentarer (side 2) Resultatregnskap med prognose (side 3-4) Dekningsbidrag pr varegruppe (side 5-6) Balanseregnskap (side 7) Kontantstrømanalyse (side 8)

4 Hovedposter i rapporten DENNE PERIODE : 4 REGNSKAP REGNSKAP BUDSJETT PROGNOSE HITTIL I ÅR PROGN. ÅR SALGSINNTEKTER DRIFTSINNTEKTER OG TILSKUDD INNTEKTSPERIODISERINGER SUM INNTEKTER VAREKOSTNADER DEKNINGSBIDRAG (NB! KUN SALG MOT VARE.) ,86 % 49,76 % 49,76 % 41,36 % 48,73 % LØNNSKOSTNADER ANDRE DRIFTSKOSTNADER SUM DRIFTSKOSTNADER (VARE, LØNN OG ADK) RESULTAT FØR AVSKRIVNINGER (EBITDA) AVSKRIVING MASKINER OG INVENT FINANSPOSTER RESULTAT FØR SKATTEKOSTNAD Egenkapitalgrad ved inngangen til året: 32,89 % Egenkapitalgrad ved utgangen av perioden: 41,81 % 8,92 % KOMMENTAR FRA REGNSKAPSFØRER Periodens resultat er gjort opp med et overskudd på på kr ,-. Vi ser at tilskuddene på henholdsvis ,- og ,- fra UiB og SiB som man ikke hadde budsjettert med er med på å trekke opp resultatet. Salgsinntektene er fortsatt lavere enn forventet, men i motsetning til tallene for mars er det denne måneden høye varekostnader, noe som gir et dekningsbidrag som er svakere enn forventet. Vær obs på at faktura for renhold i mars ikke ble levert i tide for mars-rapporten, og at den derfor er med i april. Dekningsbidrag. Vær obs på at kassasystemet fortsatt behandler salg av importøl som vanlig øl. Det medfører en bedre dekningsgrad enn hva som er reelt for øl. Det er svake tall også for vin og tobakk. Når det gjelder vin kan det kanskje forklares med at en levering muligens ikke er medtatt i varetellingen. De store avvikene, spesielt for tobakk og vin, bør adminnistrasjonen se nærmere på. Ta gjerne kontakt om det skulle være behov for ytterligere opplysninger. Bergen, den Christian Tveit Autorisert regnskapsfører Vassdal & Eriksen Regnskapsbyrå AS

5 RESULTATOPPSTILLING DENNE PERIODE 4 DENNE PERIODE 4 HITTIL I ÅR PROGNOSE HELE ÅRET KTO KTO NAVN REGNSKAP BUDSJETT AVVIK REGNSKAP PROGNOSE AVVIK REGNSKAP BUDSJETT AVVIK PROGNOSE BUDSJETT AVVIK SALGSINNTEKTER 3010 SALG, ØL SALG, IMPORTØL SALG, VIN SALG. SOFTSPRIT SALG, MINERALVANN SALG, TOBAKK SALG, KAFFE, TE MM SALG, BRENNEVIN SALG, RUSBRUS, CIDER SALG, SNACKS SALG, MATVARER (VARM, KALD ETC) SALG, ANNET (AVIS ETC) SUM SALGSINNTEKTER DRIFTSINNTEKTER OG TILSKUDD 3097 INNTEKTER FRA KOPIERING SPONSORER, ANNONSER MED MER SALG, DIVERSE BILLETTINNTEKTER DRIFTSBIDRAG OG TILSKUDD SUM DRIFTSINNTEKTER OG TILSKUDD PERIODISERING INNTEKTER SUM INNTEKTER VAREKOSTNADER 4010 INNKJØP, ØL INNKJØP, IMPORTØL INNKJØP, VIN INNKJØP, SOFTSPRIT INNKJØP, MINERALVANN (13%) INNKJØP, TOBAKK INNKJØP, KAFFE, TE (13%) INNKJØP, BRENNEVIN INNKJØP, RUSBRUS, CIDER INNKJØP, SNACKS (13%) INNKJØP MATVARER INNKJØP, ANNET (AVISER ETC) DRIFTS- OG FORBRUKSMATERIELL BANDHONORAR ANDRE ARRANGEMENTSKOSTNADER TONO / NCB AVGIFTER PERIODISERING ANDRE ARR. KOSTN SUM VAREKOSTNADER DEKNINGSBIDRAG SALGSVARER ,86 % 49,76 % -12,91 % 36,86 % 49,76 % -12,91 % 41,36 % 49,48 % -8,12 % 48,73 % 51,11 % -2,38 % LØNNSKOSTNADER 5000 LØNN FASTE, HELTIDSANSATTE LØNN VARIABLE, TIMEANSATTE FERIEPENGER KOSTNAD FOR SIVILARBEIDER INNELEIDE VIKARER ETC ARBEIDSGIVERAVGIFT ARBEIDSGIVERAVGIFT AV FERIEP REFUSJON AV SYKEPENGER REFUSJON AV ARBEIDSGIVERAVGIFT YRKESSKADEFORSIKRING OTP FOR ANSATTE ANDRE PERSONALKOSTNADER PERIODISERING LØNN SUM LØNNSKOSTNADER

6 RESULTATOPPSTILLING DENNE PERIODE 4 DENNE PERIODE 4 HITTIL I ÅR PROGNOSE HELE ÅRET KTO KTO NAVN REGNSKAP BUDSJETT AVVIK REGNSKAP PROGNOSE AVVIK REGNSKAP BUDSJETT AVVIK PROGNOSE BUDSJETT AVVIK ANDRE DRIFTSKOSTNADER 6100 FRAKT TRANSP.KOST.FORSIKRINGER LEIE LOKALER LYS VARME (STRØMKOSTNADER) RENHOLDSUTGIFTER ANDRE KOSTNADER LOKALER LEIE MASKINER LEIE ANNET (INVENTAR ETC) INVENTAR DRIFTSMATERIALER ARBEIDSKLÆR OG VERNEUTSTYR REP. OG VEDLIKEH.BYGNINGER REP. OG VEDLIKEH.UTSTYR REVISJONSHONORARER REGNSKAPSHONORARER INNLEIDE KONSULENTER KONTORREKVISITA TRYKKSAKER AVISER TIDSSKRIFTER MV MØTEKOSTNADER ANDRE KONTORKOSTNADER TELEFON EDB KOSTNADER PORTO REISEKOSTN.IKKE OPPGAVEPLIKTIG MARKEDSAKTIVITETER REPRESENTASJONSUTGIFTER KONTIGENTER FRADRAGSBERETTIGET UTGIFT TIL GAVER FORSIKRINGSPREMIER AVGIFTER OG LISENSER (SKJENKEAVG., NrK ETC) BANKOG KORTGEBYRER (INKL TERMINAL) ANDRE KOSTNADER KASSEDIFFERANSE PERIODISERING ADK SUM ANNEN DRIFTSKOSTNAD SUM DRIFTSKOSTNADER (VARE, LØNN OG ADK) RESULTAT FØR AVSKRIVNINGER (EBITDA) AVSKRIVING MASKINER OG INVENT FINANSPOSTER 8050 ANDRE RENTEINNTEKTER ANDRE FINANSINNTEKTER ANDRE RENTEKOSTNADER ANDRE FINANSKOSTNADER SUM FINANSPOSTER RESULTAT FØR SKATTEKOSTNAD

7 Dekningsbidrag pr produktkategori DENNE PERIODE 4 DENNE PERIODE 4 HITTIL I ÅR REGNSKAP BUDSJETT AVVIK REGNSKAP PROGNOSE AVVIK REGNSKAP BUDSJETT AVVIK SALG, ØL INNKJØP, ØL ,78 % -6,78 % -2,34 % Bruttofortjenester i kroner Bruttofortjeneste i prosent 40,10 % 46,88 % 40,10 % 46,88 % 43,94 % 46,27 % SALG, IMPORTØL INNKJØP, IMPORTØL #DIV/0! #DIV/0! Bruttofortjenester i kroner Bruttofortjeneste i prosent #DIV/0! 55,49 % #DIV/0! 55,49 % #DIV/0! 55,49 % SALG, VIN INNKJØP, VIN ,23 % -45,23 % Bruttofortjenester i kroner Bruttofortjeneste i prosent 17,81 % 63,04 % 17,81 % 63,04 % 34,65 % 63,92 % SALG. SOFTSPRIT INNKJØP, SOFTSPRIT ,54 % 0,54 % Bruttofortjenester i kroner Bruttofortjeneste i prosent 76,47 % 75,93 % 76,47 % 75,93 % 81,76 % 75,93 % SALG, MINERALVANN INNKJØP, MINERALVANN (13%) ,67 % -15,67 % Bruttofortjenester i kroner Bruttofortjeneste i prosent 30,58 % 46,25 % 30,58 % 46,25 % 50,88 % 46,25 % SALG, TOBAKK INNKJØP, TOBAKK ,50 % -51,50 % Bruttofortjenester i kroner Bruttofortjeneste i prosent -20,10 % 31,40 % -20,10 % 31,40 % -5,57 % 31,87 % SALG, KAFFE, TE MM INNKJØP, KAFFE, TE (13%) ,03 % -94,03 % Bruttofortjenester i kroner Bruttofortjeneste i prosent -8,54 % 85,49 % -8,54 % 85,49 % 22,02 % 86,43 % SALG, BRENNEVIN INNKJØP, BRENNEVIN #DIV/0! #DIV/0! Bruttofortjenester i kroner Bruttofortjeneste i prosent #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! SALG, RUSBRUS, CIDER INNKJØP, RUSBRUS, CIDER ,15 % 28,15 % Bruttofortjenester i kroner Bruttofortjeneste i prosent 85,00 % 56,85 % 85,00 % 56,85 % 39,12 % 56,88 % #DIV/0! -29,27 % 5,83 % 4,62 % -37,44 % -64,41 % #DIV/0! -17,76 %

8 Dekningsbidrag pr produktkategori DENNE PERIODE 4 DENNE PERIODE 4 HITTIL I ÅR REGNSKAP BUDSJETT AVVIK REGNSKAP PROGNOSE AVVIK REGNSKAP BUDSJETT AVVIK SALG, SNACKS INNKJØP, SNACKS (13%) ,52 % -9,52 % Bruttofortjenester i kroner Bruttofortjeneste i prosent 54,37 % 63,90 % 54,37 % 63,90 % 18,70 % 64,74 % SALG, MATVARER (VARM, KALD ETC) INNKJØP MATVARER ,21 % -11,21 % Bruttofortjenester i kroner Bruttofortjeneste i prosent 48,79 % 60,00 % 48,79 % 60,00 % 49,11 % 60,00 % SALG, ANNET (AVIS ETC) INNKJØP, ANNET (AVISER ETS) #DIV/0! #DIV/0! Bruttofortjenester i kroner Bruttofortjeneste i prosent #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! -46,04 % -10,89 % #DIV/0! TOTAL SALG TOTAL INNKJØP ,91 % -12,91 % Bruttofortjenester i kroner Bruttofortjeneste i prosent 36,86 % 49,76 % 36,86 % 49,76 % 41,36 % 49,48 % -8,12 %

9 Balanseregnskap MASKINER ANLEGG OG INVENTAR MØBLER TEKNISK UTSTYR INVENTAR, UTSTYR KJØKKENINNREDNING UTSMYKKING EDB-UTSTYR BYGNINGSMESSIG INNREDNING PERIODISERTE AVSKRIVNINGER Sum MASKINER ANLEGG OG INVENTAR FINANSIELLE ANLEGGSMIDLER PENGEMARKEDSFOND (-KTO 1361) ANDRE FORDRINGER Sum FINANSIELLE ANLEGGSMIDLER ANLEGGSMIDLER VARELAGER OG FORSKUDD TIL LEVERANDØRER KORTSIKTIGE FORDRINGER UTESTÅENDE FORDRINGER (KUNDER) ANDRE KORTSIKTIGE FORDRINGER OPPTJENT, IKKE FAKTURERTE INNTEKTER FORSKUDD LØNN AVSETNING TAP PÅ FORDRINGER 0 0 Sum KORTSIKTIGE FORDRINGER FORSKUDDSBET.KOSTN. OG PÅLØPTE INNTEKTER DEPOSITUM OG SIKKERHETER FORSKUDDSBETALTE KOSTNADER PERIODISERINGER PÅLØPTE RENTEINNTEKTER Sum FORSKUDDSBET.KOSTN. OG PÅLØPTE INNTEKTER KONTANTER BANKINSKUDD O.L KONTANTBEHOLDNING BANKINNSKUDD BANKINNSKUDD BANKINNSKUDD (SK.TREKK) Sum KONTANTER BANKINSKUDD O.L OMLØPSMIDLER SUM EIENDELER EGENKAPITAL AKSJEKAPITAL ANNEN EGENKAPITAL AKK. UREVIDERT RESULTAT (UTEN SKATT) Sum EGENKAPITAL ANNEN LANGSIKTIG GJELD LÅN DET AKADEMISKE KVARTER ANSVARLIG LÅNEKAPITAL. DET AKADEMISKE KVARTER VEDLIKEHOLDSFOND LANGSIKTIG GJELD LEVERANDØRGJELD SAMLEKONTO KREDITORER (LEV.GJELD) Sum LEVERANDØRGJELD OFFENTLIGE AVGIFTER OG SKATTER FORSKUDDSTREKK PÅLEGGSTREKK OPPGJØRSKONTO MVA SKYLDIG ARB.G.AVGIFT SKYLDIG ARB.G.AVGIFT FERIEP Sum SKYLDIGE OFFENTLIGE AVGIFTER ANNEN KORTSIKTIG GJELD FORSKUDD FRA KUNDER GJELD TIL ANSATTE/FRIVILLIGE SKYLDIG FERIEPENGER PÅLØPT KOSTNADER 0 0 Sum ANNEN KORTSIKTIG GJELD KORTSIKTIG GJELD SUM GJELD & EGENKAPITAL

10 Kontantstrømoppstilling I - Kontantstrømmer fra operasjonelle aktiviteter Periodens resultat før skatt Periodens betalte skatt 0 + Tap / - Vinning ved salg av anleggsmidler 0 + Ordinære avskrivninger /- Endring i varelager /- Endring i kundefordringer /- Endring i leverandørgjeld /- Endring i andre tidsavgrensningsposter = Netto kontantstrøm fra operasjonelle aktiviteter II - Kontantstrømmer fra investeringsaktiviteter Innbetalinger ved salg av varige driftsmidler 0 Utbetalinger ved kjøp av varige driftsmidler Innbetalinger ved salg av aksjer og andeler 0 Utbetalinger ved kjøp av aksjer og andeler 0 Utbetalinger ved kjøp av andre investeringer 0 Innbetalinger ved salg av andre investeringer 0 = Netto kontantstrøm fra investeringsaktiviteter III - Kontantstrømmer fra finansieringsaktiviteter Innbetalinger ved opptak av ny langsiktig gjeld 0 Innbetalinger ved opptak av ny kortsiktig gjeld 0 Utbetalinger ved nedbetaling av langsiktig gjeld 0 Utbetalinger ved nedbetaling av kortsiktig gjeld Netto endring i kassekreditt 0 Innbetalinger av egenkapital 0 Tilbakebetaling av egenkapital 0 Utbetaling av utbytte 0 Innbetalinger av aksjonærbidrag 0 Innbetalinger av konsernbidrag 0 Utbetalinger av konsernbidrag 0 =Netto kontantstrøm fra finansieringsaktiviteter Effekt av valutakurendringer på kontanter og kontantekvivalenter 0 Netto endring i kontanter mv (I+II+III) +/- valuta Beholdning av kontanter og kontantekvivalenter ved årets begynnelse Beholdning av kontanter og kontantekvivalenter ved periodens slutt Kontantbeholdning mv fremkommer slik: Kontanter og bankinnskudd Innskudd på skattetrekkskonto = Beholdning av kontanter mv ved periodens slutt

11 KVARTERSTYREMØTE REFERAT Møtenummer Dato/Tid/Sted Innkalte Møtt fra RS Andre deltakere Fraværende Ordstyrer Referent , kl. 16:15 i Stillhet Kvarterstyret, Administrativ leder, medlem av Representantskapet Øvind Kinsey Sigrid J. Strand Økonomiansvarlig, Internansvarlig, Prosjektansvarlig Stian Dahle (leder) Martin Haram (organisasjonssekretær) 1. Godkjenning av innkalling og dagsorden Dagsorden mangler inbox Marte lurer på når de nye skal få innkalling til kvast møte Forslag om å skaffe kredittkort til innkjøp av nødvendig småting, inventar o.l 2. Orienteringer Her refereres tillegg til skriftlig orientering (vedlegg) Eksternansvarlig Har gjort en del arbeid med 17 mai Pr-ansvarlig Har jobbet med 17 mai Foreslår evaluering av 17 mai markeringen Skjenkeansvarløig Har vært på lov.com møte, angående retningslinjer for personalsaker. Venter på referat

12 Rs Har ikke foregått stort siden gf Noen har sett på retningslinjene personalsaker Arbeidet rundt evalueringen av gf Lars spør: angående alkohollisens, skal det serveres alkohol på neste gf? Øyvind: Var et moderat salg, noe som viser til at få overdrev alkoholinntaket. Fant ingen negative konsekvenser av skjenking denne gf en En del praktiske problem på gf, særlig tellingen av stemmer må sees nærmere på Leder Filmklubben må bli bedre til å slå av utstyr Interne blander seg inn i arbeidet når de er gjest, særlig i beruset tilstand Mangler møbler, ingen kontroll på hvor og hvorfor møbler blir flyttet på. Det mangler mange stoler i Teglverket Thomas tar møbelsaken videre 3. Innboks Kvartene etterlyser oppskrift til kdr 2 høytalere i eldorado er sprengt Skjenkerne synes puben ikke er godt nok vasket Thomas tar vaskesaken videre Stian har fått mail fra Rebekka, hun etterlyser belønninger for de som jobbet for gf Pr påpeker at det bør evalueres om de har gjort en ekstraordinær innsats Det er budsjettmessig vanskelig å gi ut belønninger i ettertid Det er gfansvarlig som etterlyser belønning ikke de som har jobbet Skal vi belønne? I tilfelle hvem? Thomas spør: Har vi nok penger i budsjettet Øyvind: ja men det jeg må ta det opp med rs om pengene kan benyttes eller ikke Positiv så lenge vi har penger i budsjettet Sommerkvarteret skal vaske ned huset på søndag

13 En del diskusjon rundt hvordan sommerkvarteret faktisk fungerer særlig i forhold til varelager De nye tv-dekoderne har kommet, vi må finne ut hvem som skal installere Stian tar saken med tv-dekoderne videre 4. AD A1901 Til grunn: Retningslinjer for plakatopphenging Skriv fra prosjektansvarlig Stian savner skilt der det står plakatopphenging forbudt Marte, jeg regner med at retningslinjene er videreført fra de gamle rettningslinjene, og det er derfor en del definisjonsproblemer, hvordan skal vi forholde oss til det? Diskusjon rundt retningslinjene Kvartene skal føre opp de som bryter plakatreglene Thomas tar plakatsaken saken videre 5. Vedtak V1901 Godkjenning av referat Til grunn: Referat VEDTAKSFORSLAG Kvarterstyret vedtar å godkjenne referat For 4 Mot 0 Avholdende 0 Vedtaket står

14 internnotat Fra Kvarterstyret Til SKiBAS Investeringer, høst 2010 Under følger forslag til utløsning av midler for videre investeringer i prioritert rekkefølge. Det følger også kort forklaring om hvert av punktene. Listen følger investeringsplanen vedtatt av Generalforsamlingen, men med rekkefølge prioritert av Kvarterstyret. Hva Sum 1. Projektorpakker ,- 2. 2x KDR-terminal ,- 3. Samband ,- 4. Utemøbler ,- (sum hentet fra forrige investeringsrunde) 5. Kortprinter ID-kort ,- 6. Backline ,- (sum hentet fra forrige investeringsrunde) Totalt ,- Generalforsamlingen vedtok å utsette følgende investeringer fra originale investeringsplanen for 2010: Bevegelig lys Digitalprojektor Det vil forhåpentligvis være rom for bevegelig lys på planen for Digitalprojektor vil være et samarbeidsprosjekt med Filmklubben. Her har disse satt i gang en omfattende søknadsprosess. Vi vil derfor avvente ferdigstilling av kinosal og Filmklubbens interne prosess. På den vedtatt revidert investeringsbudsjett var det også post med plakatmonter til ,-. Denne er fjernet fra innstilling til SKiBAS da dette er en del av støttemidler fra BT og må løses ut derfra. 1. Prosjektorpakker Se vedlagt skriv. 2. 2x KDR-terminal Her ønsker vi å få inn to av de nyeste modellen kasseterminaler slik at vi kan plassere disse i Pub og Speilsalen. Pub ser behov for 1 kasse til grunnet pågang og Speilsalen har dessverre blitt lite benyttet grunnet mangel av et godt kassesystem. 3. Samband Vi har sett et stort behov for flere samband. Ved starten av året fikk Vaktetaten nye samband, men vi merker at det er behov for samband også til driftsledere og ved skjenkepunkter. Dette for å bedre koordinere drift og sikkerhetstiltak. Hittil har driftsledere lånt to samband av vakt for å kunne utføre sin jobb på god nok måte. Dette har gått ut over sambandsmulighetene til vakt. Endelig tilbud og pakkeløsning skal utredes i mer detalj før endelig innkjøp. Gitt sum er makssum. 4. Utemøbler Primært tiltenkt bakgården som p.d.d. ikke har egne utemøbler, men benytter seg av noen av de gamle møblene som tidligere ble brukt ved inngangen til Stjernesalen. Vi håper å kunne plassere disse foran Stjernesalen igjen når arbeidet ved inngangspartiet er ferdigstilt. Bakgården har potensiale til å bli et attraktivt tilholdssted på dager med god temperatur. Det er innvilget søknad om besøksadresse Olav Kyrresgate 49 telefon postadresse PB 1822 Håkonsgaten telefaks Bergen e-post orgsek@kvarteret.no nett

15 skjenketillatelse i bakgården og det er dermed behov for møbler som er slitesterke, komfortable og av godt utseende. Det vil potensielt bli et problem med lagringsplass ved innkjøp av dette. 5. Kortprinter I dag har Kvarteret produksjon av internkort hos ekstern leverandør. Dette er både kostnadsmessig ugunstig i lengden, og tidsmessig ugunstig på kort sikt. Mulighet for rask produksjon av egne internkort vil bidra til bedre kontroll på internsalg, samt bedre oversikt over Kvarterets frivillige. Det er her hentet inn tilbud fra nåværende kortleverandør, men det er mulighet for billigere ved noe ekstra innsats. 6. Backline Backline er instrumenter til arrangement som har behov for dette. Det var påtenkt investeringer av dette til Tivoli, og vi ser et behov for dette da Tivoli har vist seg å bli en belastning på vår eksisterende backline. Det vil potensielt bli et problem med lagringsplass ved innkjøp av dette. Pris er innhentet ved forrige investeringrunde. Påtenkt leverandør da var 4Sound i Bergen. Vedtaksforslag SKiBAS vedtar å løse ut xxx,- til dekning av punkt x-x på den prioriterte listen over investeringsforslag. besøksadresse Olav Kyrresgate 49 telefon postadresse PB 1822 Håkonsgaten telefaks Bergen e-post orgsek@kvarteret.no nett

16 internnotat Fra Prosjektansvarlig Til Kvast Mandat til innkjøp av projektorer Det er fotball-vm i juli og på grunn av dette er det viktig å kjøpt inn projektorpakkane, som er på kr, før den tid. Vedlagt er ein plan for korleis innkjøpet skal skje, men sidan det ikkje er nokon heilt konkrete forslag på bordet endå trengs det ei godkjenning/eit klarsignal før ein går til endeleg innkjøp. Denne kan først kome etter at SKiBAS har godkjent investeringsplanen. Sidan Kvarterstyret ikkje møtast ofte om sommaren ville det vore praktisk å gje eit mandat til ein i kvarterstyret, til dømes økonomiansvarleg, prosjektansvarleg eller leiar, som då kan gje denne godkjenninga. Vedlagt ligg eit forslag/ein plan om innkjøp. Innkjøpet som skal godkjennast kjem ikkje til å avvike mykje frå denne. Vedtaksforslag Kvast vedtar å gi XX YY mandat til å godkjenne/frigi midler til innkjøp av projektorpakker etter at de midlene har vært frigitt av SKiBAS. Innkjøp skal skje i forhold til vedlagt plan. besøksadresse Olav Kyrresgate 49 telefon postadresse PB 1822 Håkonsgaten telefaks Bergen e-post orgsek@kvarteret.no nett

17 Forslag til anvendelse av projektor-kroner: Oversikt! til lysterk HD-ready projektor, fastmonteres! 2 * til semi-lyssterke HD-ready projektorer, fastmonteres! 2 * til enklere projektorer (min 1024*768) til mobilt bruk! < til 3 fastmonterte og 2 mobile lerreter! >5.000 til kabler og takbraketter Totalt ca Valg av leverandør Her har jeg ingen sterke meninger. Kvarteret har tidligere hatt svært gode erfaringer med Predata. Det har vært en fordel med en nærliggende leverandør som kan levere projektorer, kabling, installasjon, service, reparasjoner, erstatningsprojektorer, etc. på kort varsel. Det har vært et problem når projektorer har sluttet å virke at en ikke har visst hvor en skal henvende seg. Med serviceavtale hos Predata gikk oppetiden på projektorene kraftig opp. Men dersom en nå skaffer seg 5 nye projektorer er det ikke lenger kritisk at alle fungerer samtidig, og da er ikke behovet for serviceavtale det samme. Likevel kan det være gunstig for administrasjonen å ha en totalleverandør å forholde seg til. Valg av projektorer Den lyssterke projektoren monteres fast i pubben, det legges frem HDMI-kabel og VGAkabel ned til hørnet av barddisken. HDMI-strekket blir på ca. 10m, men det løses ved å kjøpe en kabel med kvalitet (tykk med god isolering, en får og tak i HDMI-kabler på 15m). Minimumskrav er 1280/720 (HD-Ready), HDMI, 3000Ansi og lyd ut. Forslag til projektor er Optoma EW766 (10927 eks.mva, 4000Ansi), InFocus IN3116 (7459 eks.mva, 3500Ansi) De 2 semi-lyssterke projektorene er tiltenkt fast montering. En av dem plasseres i Teglverket under fotball-vm, men på sikt plasseres de henholdsvis i Maos og Speilsalen, da det er rom som brukes mye til møter. Projektor i Speilsalen plasseres der dagens takbrakett er, og lerretet der hvor det henger et lerret i dag. Projektor i Maos plasseres noenlunde midt i taket, lerret plasseres på veggen som vender mot Stjernesalen (på den måten har en fri tilgang til baren fra hoveddøren (og toaletter) uten å komme i konflikt med siktlinjen). Fra begge disse strekkes det VGA-kabel ned til baren. Det er trolig allerede gjort i Speilsalen. Minimumskrav er 1280/720 (HD-Ready), HDMI, 2000Ansi og lyd ut. Forslag til projektorer er BenQ W600 (4.400 eks.mva, 2600Ansi), Optoma EW536 (5824 eks. mva 2800Ansi), Optoma DW318 (4.800 eks.mva, 2500Ansi)

18 De 2 mobile projektorene er tiltenkt ad-hoc bruk i rom som Stillhet/Støy, det kan videre være aktuelt å bruke dem i rom som Eldorado/Teglverket/Storelogen/Stjernesalen/eksternt når en skal ha en kort enkel presentasjon der bildekvaliteten ikke er det aller viktigste. Til disse projektorene trengs det og 2 portable lerreter. En bør utarbeide en satsliste til hvilke kabler som alltid skal ligge med i vesken, og sjekke at denne listen er komplett etter utlån. Ettersom det fortsatt eksisterer en projektor på huset kan en vurdere å kutte innkjøpet til kun en projektor, kanskje en da litt mer lyssterk en og gjerne med HDMI. Minimumskrav er 1024*768 og 2000Ansi. Forslag til projektorer er NEC NP210 (2.400 eks. mva, 2200Ansi), Dersom kun en projektor: BenQ MP575 (4.300eks.mva, 3000Ansi), BenQ MP670(5.600eks.mva, 3000Ansi) Et tilbud på projektor med feste/lerret (feste kan en bruke på et annet sted), BenQ MP625P (5.600 eks.mva, 2700Ansi) Forslag til lerreter Tror det skal være lerret i Tivoli allerede. Kjøp et stort lerret til Teglverket som er lett å henge opp/ta ned og kan lagres sikkert. Vet ikke om et sånt lerret allerede finnes på huset. Lerret til Pub, Maos og Speilsalen må skrus ordentlig fast, ellers går de fort i stykker. Ikke kjøp lerreter i 1:1. Kjøp i 4:3 eller aller helst 16:9 så slipper en å betale mye for en flate en ikke kan bruke. Et 16:9 lerret på 298*168cm koster 2239 eks.mva på Komplett.no. Forslag til kabler og takbraketter I første omgang ville jeg lagt frem VGA-kabel til alle de 3 fastmonterte projektorene. Den tåler greit en avstand på 10-15m. I tilegg ville jeg lagt litt penger i en HDMI-kabel fra projektoren i Pubb og frem til paraboltuner i baren. Det skal være en takbrakett i taket i Speilsalen og en i taket i Pubben. Tror disse i utgangspunktet er ment til Acer-projektorer, men det er godt mulig at de fungerer med andre og. Fremtidig distribusjon av videosignaler: En ser nå på en løsning for å kunne distribuere videosignaler til alle skjermer/projektorer på huset. Aktuelle kilder er Parabol, Intern-Tv, BSTV og evt. DVD/PC. Den mest aktuelle teknologien er HDMI over IP. Derfor har HDMI-inngang vært satt som et krav til fastmonterte projektorer. Dersom en og ønsker å kjøre lyd gjennom PA-anlegg vil det enkleste være å hente ut lyden fra projektoren, derfor har lyd-utgang vært satt som krav på fastmonterte projektorer. Dersom en gjennomfører en slik løsning vil en strekke en nettverkskabel fra et nettverkspunkt i det aktuelle lokalet frem til projektor/skjerm. Her vil en receiver motta IP-

19 signalet og konvertere til HDMI som sendes til projektoren. Lyd hentes fra projektor/skjerm og sendes så til PA. Valg av kilde styres via PC-program.

20 internnotat Fra Prosjektansvarlig Til Kvast Fakturering av BORG Utgiftene for sprengte høgtalarelement etter Heilhus 6. februar er på totalt ,20 kroner. Saken er so godt som ferdighandtert og det står berre att å fakturere Studentforeningen BORG. Det komplette regnestykket er (dette er for erstatningselementer, 3 * 4000) ,20 (for leie av en tredje sub, ettersom vi måtte vente en stund på det tredje elementet Totalt (eks. moms): ,20 kr I tillegg forfalt den første regningen og ble sendt til inkasso (på 2 * 4000, for to erstatningselement), så når vi godkjente denne, stod denne på en samleregning som var inkludert moms på 25%. Så det blir 2000 ekstra. Totalt ender vi opp at det har blitt godkjent ,20 fra konto 6620:800 til denne saken. Vedtaksforslag Kvast vedtar å fakturere Studentforeningen BORG for kr ,20 grunna utgifter som følgje av sprengte høgtalarelement 6. februar. besøksadresse Olav Kyrresgate 49 telefon postadresse PB 1822 Håkonsgaten telefaks Bergen e-post orgsek@kvarteret.no nett