KRAVSPESIFIKASJON/TILBUDSSKJEMA OG EVALUERINGSKRITERIER

Transkript

1 Vedlegg : ravspesifikasjon/tilbudsskjema og evaluering RAVSPESIFIASJN/ILBUDSSJEMA G EVALUERINGSRIERIER rav til telefonitjenester fremgår av skjema punkt.3 ravspesifikasjon/ilbudsskjema. Skjema skal fylles ut og leveres som en del av tilbudet. Evalueringen av tilbudet vil foregå som beskrevet i punkt.2 Evaluering. Forutsetninger ppdragsgiver forutsetter at det ikke må gjøres investeringer for å kunne ta avtalen i bruk. Dersom leverandør blir oppmerksom på at den tilbudte løsningen krever investeringer, skal dette opplyses. Investeringskostnader vil i så fall komme i tillegg til totalsum i vedlegg 2 Prisskjema og tas med i evaluering avtilbudet. Etter at kontrakt er inngått skal leverandøren i samråd med oppdragsgiver utarbeide detaljert fremdriftsplan for implementering av avtalen. Utarbeidelse av fremdriftsplan og implementeringskostnader skal dekkes av leverandøren. unden dekker sine interne kostnader, som for eksempel lønn til egne ansatte. Det kan bli aktuelt at enkelte av deltakerne i konkurransen velger bort mindre deler av tilbudet. Leverandøren skal sørge for at det ikke blir opprettet abonnement som vil gi bindingstid utover inngått avtaletid. Dersom dette gjøres skal disse slettes ved avtaleslutt uten kostnad for kunden..2 ildelingskriterier og evaluering Valg av leverandør skjer på grunnlag av hvilket tilbud som er økonomisk mest fordelaktig, basert på følgende kriterier: otalsum valitet punktene Administrative løsninger otalsum Fremkommer i vedlegg 2: onkurransens volum - Pristilbudsskjema valitet Fremkommer under A - D i skjema pkt..3 ravspesifikasjon/tilbudsskjema. Unntak: Pkt. C psjoner vil ikke telle med i evalueringen Administrative løsninger Fremkommer under E og F i skjema pkt..3 ravspesifikasjon/tilbudsskjema onkurranse vedr. kjøp av telefonitjenester til F og tilsluttende kommuner Arkivsak: 09/292 Side av 2

2 Vedlegg : ravspesifikasjon/tilbudsskjema og evaluering Både hva angår kvalitet og administrative løsninger vil tilbudet bli vurdert i sin helhet og karaktergitt etter en skala:,0 -,5-2,0-2,5 osv. til,0. rav som ikke beskrives vil gi karakter =. Ved valg av leverandør vektlegges det enkelte kriterium i henhold til følgende formel for indeksverdi: I otalsum kvalitet kvalitet faktisk kvalitet faktisk 00 I Indeksen, som er oppdragsgivers beslutningsparameter for valg av leverandør. Leverandør med tilbud som oppnår lavest indeksverdi anses å ha det økonomisk mest fordelaktige tilbud, og følgelig tildeles leverandør med slikt tilbud kontrakt. kvalitet Høyest mulig oppnåelige karakter på tildelingskriteriet kvalitet. faktisk kvalitet arakter som leverandørs tilbud faktisk oppnår på tildelingskriteriet kvalitet. Høyest mulig oppnåelige karakter på tildelingskriteriet administrative løsninger. faktisk arakter som leverandørs tilbud faktisk oppnår på tildelingskriteriet administrative løsninger. onstant som er bestemmende for prisingen av de myke tildelingskriteriene, dvs. kvalitet og administrative løsninger. onstant som viser hvor mye tildelingskriteriet kvalitet veier i forhold til de andre myke tildelingskriteriene i indeksen, I. onstant som viser hvor mye tildelingskriteriet administrative løsninger veier i forhold til de andre myke tildelingskriteriene i indeksen, I. Påslag = Økning i indeksen I med basis i otalsum og, som inntreffer hvis leverandør ikke oppnår imal karakteruttelling. I denne konkurransen er det mulig å oppnå imalt karakteren for hver av variablene kvalitet og administrative løsninger. Videre benyttes følgende størrelser: β = 0, og δ = 0,4 I formelen for I betyr de fastsatte verdiene β = 0, og δ = 0,4 at tildelingskriteriene kvalitet og administrative løsninger veier henholdsvis 0 % og 40 % i forhold til hverandre. onkurranse vedr. kjøp av telefonitjenester til F og tilsluttende kommuner Arkivsak: 09/292 Side 2 av 2

3 Vedlegg : ravspesifikasjon/tilbudsskjema og evaluering Vi har i den konkurransen ikke valgt størrelse på α. Dette skjer ved oppstart av evalueringen og vil gjelde fra og med uttak av leverandør som går videre til forhandling og gjennom hele evalueringsprosessen frem til valg av leverandør. Eksempel på bruk av formelen. Det mulig å oppnå imalt karakteren for hver av variablene kvalitet og administrative løsninger. Videre benyttes følgende størrelser i vårt eksempel: α = 250 β = 0, δ = 0,4 Innsetting av de fastsatte tallverdier for kvalitet,,, og i formelen gir følgende endelige formel i denne konkurransen: I otalsum 250 0, 0,4 0, 0, faktisk kvalitet 0,4 0,4 faktisk 00 Anta at leverandørene A og B konkurrerer om denne samme leveransen. (Beløpene er kun ment som eksempel og ikke retningsgivende i denne konkrete konkurransen). Leverandør A inngir tilbud på kr 0 mill og oppnår karakterene: valitet = 4 og Administrative løsninger = 2. For leverandør A får man da, når man bruker formelen for I og innsetter i denne: I , 4 0, eller: I , , kr onkurranse vedr. kjøp av telefonitjenester til F og tilsluttende kommuner Arkivsak: 09/292 Side 3 av 2

4 Vedlegg : ravspesifikasjon/tilbudsskjema og evaluering Leverandør B inngir tilbud på kr,5 mill og oppnår karakterene: valitet = og Administrative løsninger = 5. For leverandør B får man da, når man bruker formelen for I og innsetter i denne: I , 0, eller: I , , kr onklusjon: Leverandør B vinner konkurransen onkurranse vedr. kjøp av telefonitjenester til F og tilsluttende kommuner Arkivsak: 09/292 Side 4 av 2

5 Vedlegg : ravspesifikasjon/tilbudsskjema og evaluering Gjennomføring av konkurranse med forhandling Denne konkurransen følger forskriften del I og II og gjennomføres som konkurranse med forhandlinger. Ved konkurranse med forhandling er det tillatt å forhandle om alle sider ved tilbudet. Gjennomføring av prosedyren konkurranse med forhandling reguleres i hovedsak av de grunnleggende prinsippene om konkurranse, likebehandling, ikke-diskriminering, god forretningsskikk, etterprøvbarhet og forutberegnelighet. For forhandlinger etter forskriftens del II er -8 sentral. Denne konkurransen gjennomføres som en ett trinns prosedyre. Det betyr at alle interesserte gis anledning til å innlevere et tilbud. Leverandørene sender inn dokumentasjon på at de er kvalifisert samtidig med tilbudet (derav navnet ett trinns prosedyre). Forhandlingene gjennomføres i tildelingsfasen. Formålet med forhandlingene er å tilpasse tilbudene til tildelingskriteriene og dermed skaffe et best mulig sluttprodukt for oppdragsgiver. Det er adgang til å forhandle om endringer eller suppleringer av alle sider ved tilbudet. Det kan ikke forhandles om absolutte vilkår oppdragsgiver har stilt i kravspesifikasjonen. Før forhandlingene kan starte vil oppdragsgiver ta stilling til om leverandøren er kvalifisert, jf kravene i grunndokumentet kap. 3, rav til leverandør. Valg av leverandør som går videre til forhandling blir gjort på basis av de mottatte tilbud. Det tas sikte på å føre forhandlinger med 3 til 4 tilbydere. Dersom det mottas tilbud fra mer enn 4 leverandører, vil en reduksjon skje i forkant av forhandlingene på bakgrunn av de oppgitte tildelingskriteriene. Forhandlingene skal gjennomføres ved at hever enkelt tilbyder gis mulighet til muntlig å redegjøre for sitt tilbud. ppdragsgiver vil samtidig gi konkrete tilbakemeldinger til tilbuet og leverandøren gis mulighet til å levere revidert skriftlig tilbud til fastsatt tilbudsfrist. Denne tidsfristen vil være felles for alle som er med i forhandlingsrunden. Revidert tilbud må være levert innen tidsfristen og følger for øvrig Forskriftens -. Det gis bare en mulighet til å innlevere revidert tilbud. De reviderte tilbudene vil deretter evalueres jf. tildelingskriteriene og vinner av konkurransen innstilles. Innholdet av tilbudet skal holdes hemmelig for de øvrige leverandørene for å beskytte forretningshemmeligheter og for å forhindre at noen leverandører får et konkurransefortrinn. onkurranse vedr. kjøp av telefonitjenester til F og tilsluttende kommuner Arkivsak: 09/292 Side 5 av 2

6 Vedlegg : ravspesifikasjon/tilbudsskjema og evaluering.3 ravspesifikasjon/tilbudsskjema Forklaring til skjema Skjema angir hvilke funksjoner løsningen skal ha. Samtlige punkt skal besvares og beskrives slik at det gir et godt grunnlag for evaluering. I stedet for å fylle alle opplysninger i skjema, kan det henvises til egne bilag. Eventuelle bilag må tydelig merkes med hvilket punkt i skjema det gjelder. Det kan i tilbudet også legges ved andre opplysninger om den tilbudte løsningen som leverandøren mener er av betydning for leveransen. Dersom tilbyder blir oppmerksom på mangler i kravspesifikasjonen som er av betydning for valg av produkt eller for løsningens funksjonalitet, skal oppdragsgiver gjøres oppmerksom på dette. NB! Alle svarruter i kolonne Svar (J/N) og Utfyllende informasjon skal besvares. All dokumentasjon med mer skal settes inn under tilbudets skilleark 3. Forklaring til kolonnen Beskrivelse : Her fremkommer oppdragsgivers krav eller ønsker til leveransen som tilbyder må redegjøre for hvordan han dekker. Forklaring til kolonnen ategori (/) : Står for et obligatorisk krav til tjenesteleveransen/løsningen og kan bare i mindre vesentlig grad fravikes oppfylt. står for tilleggskrav. Det er valgfritt om tilleggskravene tilbys. illeggskrav som oppfylles vil kunne gi tilleggsscore ved evalueringen. Forklaring til kolonnen Svar (J/N) : J betyr at leverandøren leverer denne funksjonen eller aksepterer kravet. Svaret forplikter leverandøren til å oppfylle kravet samtidig med, eller i rimelig tid etter implementering. N betyr at funksjonen eller kravet ikke støttes. Forklaring til kolonnen Utfyllende informasjon : Her skal tilbyderen legge inn mer informasjon, eventuelt referere til egne bilag med informasjon til det aktuelle kravet. Det er viktig at tilbyder skisserer hvordan tjenestene kan leveres og beskriver sine tjenester så godt som mulig slik at det gir oppdragsgiver et godt grunnlag for evaluering av løsningen. rav som ikke beskrives vil gi karakter =. onkurranse vedr. kjøp av telefonitjenester til F og tilsluttende kommuner Arkivsak: 09/292 Side av 2

7 Vedlegg : ravspesifikasjon/tilbudsskjema og evaluering RAVSPESIFIASJN - ILBUDSSJEMA A. Abonnement Funksjon Fasttelefoni Mobile tjenester ategori Beskrivelse (/) ppgi hvilke av følgende sambandstyper som tilbys: a) Analog b) ISDN G c) ISDN U (evt. fleksibel mht. antall kanaler spesifiser) d) IP-grensesnitt mot gateway hos operatør. e) Redundans på GW som kan tilbys, beskrivelse av løsning f) Pro Aktiv ppfølging, med tanke på pris og tjenester. Spesifiser hvilke av følgende mobile tjenester som tilbys: a) GSM beskriv tjenester som inngår i basisabonnement b) GSM tilleggstjenester som ikke inngår i basisabonnementet. c) Mobilt datasamband beskriv teknisk løsning, funksjonalitet og spesifiser hastigheter og prismatrise. d) Mobilt VPN samband beskriv teknisk løsning, funksjonalitet og spesifiser hastigheter e) 3 G - beskriv tekniske løsninger for hele leveringsområdet f) Andre tjenester (SMS fra WEB). Mobilt kontor eller tilsvarende tjeneste. g) Mulighet for å ta inn private abonnement med eksisterende nummer/ rabattordninger inn i avtalen h) an det tilbys pakkeløsninger på mobil data aksess (eksempelvis til drifts team) i) GSM Gateway. an kunde få egen aksess? j) Beskriv mulighet for tjenesten push to talk Svar (J/N) Utfyllende informasjon onkurranse vedr. kjøp av telefonitjenester til F og tilsluttende kommuner Arkivsak: 09/292 Side 7 av 2

8 Vedlegg : ravspesifikasjon/tilbudsskjema og evaluering B. rafikk Funksjon rafikk fra fasttelefoner rafikk fra mobiltelefoner Annet Beskrivelse ategori (/) Spesifiser hvilke av følgende trafikktyper / tjenester som tilbys: a) il fasttelefon og mobiltelefon egne abonnement b) il fasttelefon og mobiltelefon ansattes abonnement c) il fasttelefon og mobiltelefon øvrige i Norge d) il utland, både fasttelefon og mobil e) Annet Spesifiser hvilke av følgende trafikktyper/tjenester som tilbys: a) il fasttelefon og mobiltelefon innenfor avtalen b) il fasttelefon og mobiltelefon øvrige i Norge c) il utland, både fasttelefon og mobil d) Datatrafikk, beskriv typer, kapasitet/hastighet e) SMS /MMS. a) Beskriv løsninger som kan gi gode kosteffektive løsninger for samtrafikk mellom ulike abonnement: fast til fast, mobil til fast, og mobil til mobil. b) Mulighet for SMS-tjenester via Web c) Mulighet for telefonsvarer-tjeneste d) Muligheter for telefonkonferanser e) Mulighet for IN-tjenester f) Muligheter og omfang for egen (kundens) administrasjon av mobil-, fast- og internettabonnement g) Annet Svar (J/N) Utfyllende informasjon onkurranse vedr. kjøp av telefonitjenester til F og tilsluttende kommuner Arkivsak: 09/292 Side 8 av 2

9 Vedlegg : ravspesifikasjon/tilbudsskjema og evaluering C. PSJN Mobiltelefoner og varslingssystem Funksjon ilbud på mobiltelfoner Beskrivelse a) Beskriv rutiner for innkjøp. Lokal butikk, web shop med mer. b) Prosedyrer ved reparasjoner og reklamasjoner. Disse må beskrives i forhold til samtlige som deltar i konkurransen (kommunene). c) ilbys det låneapparater? Beskriv fremgangsmåte. ategori (/) Svar (J/N) Utfyllende informasjon Varslingssystem Beskriv og prissett varslingssystemsom kan tilbys til for eksempel krisehåndtering. Administrativ løsning som gir mulighet til masseutsendelse av sms, oppringing med talebeskjed, køsystem med svarer. System som gir mulighet til å plukke ut nummer/navn basert på grupper, geografisk område, triangulering og lignende. D. xdsl for eksterne enheter/hjemmekontor Funksjon Beskrivelse ategori (/) xdsl/ilgang til Internett a) Mulighet for xdsl og ISP-tjeneste b) Prosedyre for levering fra bestilling til aktiv tilgang c) Beskriv rutiner for oppsigelse og hvor lang oppsigelsestid kunden har. d) id for igangsetting av feilretting fra mottatt feilmelding. e) Mulighet for fast IP Svar (J/N) Utfyllende informasjon onkurranse vedr. kjøp av telefonitjenester til F og tilsluttende kommuner Arkivsak: 09/292 Side 9 av 2

10 Vedlegg : ravspesifikasjon/tilbudsskjema og evaluering E. Administrative løsninger Funksjon Beskrivelse ppretting av a) Beskriv rutiner for bestillinger, endringer, oppsigelser og nye abonnement forespørsler. b) Beskriv rutiner for portering. På hvilken måte kan disse forenkles mest mulig. Faktura a) Beskriv layout og fleksibilitet i fakturaen med opplysning om skille mellom fastnett og mobiltjenester og forskjellige typer tjenester. Web ategori (/) b) Alle enhetspriser skal komme frem på fakturaen. c) Beskriv løsning for E-faktura og andre løsninger med hensyn til faktura. d) Faktura og andre skriftlige henvendelser skal inneholde enhetsnavn i adressefeltet. I tillegg må bestillernummer stå i selve faktura/brevet. e) Mulighet for statistikker og rapporter m.m. Beskriv rapporter, fleksibilitet i rapporteringsløsningen mht kontostruktur, trafikkdata, kostnader osv. a) Beskriv Web-tilgang til administrative løsninger og omfanget/fleksibiliteten av tjenestene som tilbys. b) Mulighet for lesetilgang til faktureringssystemet via web. c) Mulighet for å administrere egne abonnement via webgrensesnitt. d) Mulighet for bestilling/avbestilling av tjenester og abonnement via web. Status på utførelsen av bestillingene/avbestillingene. e) Administrasjon av brukerkontoer f) Beskriv sikkerhetstiltak. (ved tap/tyveri av mobiltelefoner, admin verktøy, eks ved bruk av push mail, giftpiller, sentralt sletting av mobil/pda data. g) Muligheten for statistikker/logger i) Annet Svar (J/N) Utfyllende informasjon onkurranse vedr. kjøp av telefonitjenester til F og tilsluttende kommuner Arkivsak: 09/292 Side 0 av 2

11 Vedlegg : ravspesifikasjon/tilbudsskjema og evaluering Leverandørens oppfølging av kunden Annet Forvaltning a) Det er viktig for oppdragsgiver å ha tett oppfølging fra leverandøren i implementeringsfasen og i avtaleperioden. Det må beskrives hvordan dette er tenkt gjennomført. b) Beskriv kontaktform mellom tilbyder og kunde i avtaleperioden. c) unden må ha et eget kontaktpunkt (fast kontakt/ kontaktperson) mot leverandøren. Det kan være forskjellige kontaktpunkt for den enkelte deltaker i konkurransen. a) Beskriv hvordan tjeneste tilsvarene Styrt nummervisning er løst/kan løses a) Leverandør må gjennomføre regelmessige møter med kunden der man gjennomgår - I) valitet på leveranse - II) Prisjusteringer - III) Nye tjenester og funksjoner for mer effektive telefonitjenester Beskriv hvordan dette kan foregå. b) Slike møter skal holdes hos kunden uten ekstra kostnader, eventuelt kan det benyttes telefonkonferanse eller videokonferanse. onkurranse vedr. kjøp av telefonitjenester til F og tilsluttende kommuner Arkivsak: 09/292 Side av 2

12 Vedlegg : ravspesifikasjon/tilbudsskjema og evaluering F. ilgjengelighet Funksjon ppetid og SLA Nummerserier Beskrivelse a) Leverandøren skal beskrive hvilken oppetid de kan tilby på alle tilbudte produkter og løsninger. ategori (/) b) Leverandør skal vedlegge forslag til SLA for alle tilbudte tjenester/løsninger. c) Beskriv rutiner for feilmeldinger til leverandøren. d) Beskriv rutiner for stenging/erstatnig av SIM-kort ved tap av telefoner. e) Leverandørens skal beskrive totalløsning for effektiv problemløsning og service. f) ilbyder skal beskrive dekning av tjenester (kart) og evt. utbyggingsplaner. g) Leverandøren må dokumentere hvordan sikkerhet/redundans er i tilbudt løsning, med spesiell vekt på fasttelefoni. a) ppdragsgiver skal kunne beholde dagens nummer og nummerserier. (Der mulig vil det også fases inn lokasjonens originale nummerserie.) b) Beskriv fremgangsmåte dersom eksisterende nummerserie må utvides. Svar (J/N) Utfyllende informasjon.. Dato og underskrift onkurranse vedr. kjøp av telefonitjenester til F og tilsluttende kommuner Arkivsak: 09/292 Side 2 av 2