KJØP AV TELEFONITJENESTER TIL TROMS FYLKESKOMMUNE OG TILSLUTTENDE KOMMUNER REFERAT FRA TILBUDSKONFERANSE

Transkript

1 Økonomisenteret Aktuelle tilbydere Vår ref.: Saksbehandler: Arkiv: 09/ Helene Lockertsen 601 SAKSARKIV Løpenr.: Tlf. dir.innvalg: Deres ref.: Dato: 1860/ KJØP AV TELEFONITJENESTER TIL TROMS FYLKESKOMMUNE OG TILSLUTTENDE KOMMUNER REFERAT FRA TILBUDSKONFERANSE Dato: kl 1200 Sted: Fylkeshuset, fylkesrådssalen Fra leverandør møtte: Avikom As/ibidium, Ventelo, Telenor, Umoe IKT, Atea, IT Partner og Netcom Fra oppdragsgivers prosjektgruppe møtte: Ronny Erlandsen (TK), Trond Elvestad (TK), Alf Martinsen (TFK) og Helene Lockertsen (innkjøpssjef TFK). Andre fra oppdragsgiver: Stig Nordby (innkjøpssjef TK), Ronny Theodorsen, Elvur Thorsteinnsdottir og Åge Kvilstad (deler av tiden). Etter en kort presentasjon av de fremmøtte ble kunngjøringen og konkurransegrunnlaget gjennomgått med noen presiseringer: Generelt om konkurransen: Anslått verdi på konkurransen er 60 millioner ekskl. mva for samtlige deltakende kommuner og hele opsjonsperioden. Tallet er et anslag. NB! Det er viktig at leverandører som ikke selv har lastet ned konkurransegrunnlaget påser at de mottar eventuell tilleggsinfo og oppdateringer som legges ut på Doffin. Konkurransegrunnlaget er basert på departementets mal og består at Grunndokument m/vedlegg. Besøksadresse Telefon Telefaks Bankgiro Org.nr. Strandveien NO Postadresse Epost mottak Internettadresse Postboks 6600, 9296 Tromsø

2 2 Grunndokumentet: Grunndokumentet ble gjennomgått. Alle punkter gjelder, men følgende ble særlig presisert: 1.1 Det skal inngås avtale med kun en leverandør. Deltakerne er forpliktet til å følge avtalen, men mindre deler av tilbudet kan velges bort. 1.2 Leverandør skal være en aktiv medspiller til å effektivisere telefonitjenestene. 1.3 Nytt: Ved utløsning av opsjon skal leverandør varsles 3 mnd før utløp av avtaleperiode. 1.9 Tilbyder står ansvarlig for underleverandør Oppdragsgiver utferdiger kontrakt som beskrevet her. Det inngås en kontrakt. Denne regulerer avtaleforholdet for alle deltakerne. Det understrekes at oppdragsgiver har alle intensjoner om å være en krevende kunde. Den kontrakt som skrives vil gjelde for alle oppdragsivers virksomheter, og samtlige skal ha lik kvalitet Etter kontraktsinngåelse gjennomføres ev. forhandlinger/tilpasninger og det skal utarbeides gjennomføringsplaner for den enkelte deltaker i konkurransen. Dette protokolleres/nedskrives. For endringer og tilpasninger henvises til pkt 1.1. i vedlegg Når innstilling til valg av leverandør er gjort, er alle dokumenter offentlige med mindre det er å anse som forretningshemmelighet. Dersom det ønskes innsyn i et tilbud vil oppdragsgiver be tilbyder sladde forretningshemmelighetene. Dette kan overprøves. 3.1 Samtlige kvalifikasjonskrav skal være oppfylt. 3.2 Nytt: Leverandører kan levere egne/andre versjoner av HMS-skjema 3.4 Under og begrepet ordbok fremkommer at god soliditet betyr minimum 18%. Dette er et absolutt krav. 3.5 Krav om relevant erfaring fra tilsvarende oppdrag betyr at tilbyder har levert et sammenlignbart spekter av tjenester, med et volum som tilsier at leverandøren har kapasitet til å ivareta en leveranse av dette omfanget. Kravet om god gjennomføringsevne tilfredsstilles ved at tilbyder har tilgjengelig personell med den kompetanse som oppdraget krever, i den mengde som kreves og at tilbyder reelt disponerer over dette personellet (se for øvrig avgjørelser i KOFA for ytterligere utdyping av spørsmålet). Nytt: Ved bruk av underleverandør kreves det dokumentasjon for at tilbyder disponerer personellet. 4.1 Gjelder krav til selve tilbudsforsendelsen og foreslås bruk som sjekkliste for tilbyder. Følgende punkter understrekes: Absolutt krav. Bedriftens offisielle brevhode betraktes som stempel lukket forsendelse merket forsendelse eksemplarer For de som går videre i konkurransen kan det bli aktuelt å be om elektronisk versjon av tilbudet. 4.2 Tilbudsfrist. Nytt: Tilbudsfristen endres til onsdag kl Vedståelsesfrist er på 6 mnd. 4.4 Innleveringssted står i konkurransegrunnlaget oppgitt slik: til: Troms fylkeskommune Dokumentsenteret Strandvegen Tromsø Nytt: Fylkeskommunens postadresse er: Postboks 6600, 9296 Tromsø

3 3 4.6 Det presiserer at det kun kan tas mindre vesentlige forbehold. Disse må fremgå av tilbudsbrevet, og må prissettes av hensyn til evalueringen. Vær obs! på at det ikke er nødvendig at orden forbehold benyttes for at det likevel er et forbehold. 1. Innspill fra leverandør: Det kan være vanskelig for leverandører å tolke jussen og hva som skal defineres som mindre forbehold. 1. Svar: Dette er i og for seg korrekt. Et forbehold kjennetegnes ikke av at ordet forbehold benyttes, men at leverandøren i sitt tilbud kommer med innspill som medfører tvil om hva som egentlig tilbys og/eller hvorvidt det som tilbys er inkludert i prisen tilbudet skal evalueres etter. Hva som er forbehold er derfor situasjonsbetinget. Det henvises til praksis i KOFA og veileder fra departementet for hvordan dette tolkes videre. 4.7 Alternative tilbud i anskaffelsesregelverket betyr alternativ løsning, dvs. en annen måte å imøtekomme oppdragsgivers behov på enn det som fremkommer i kravspesifikasjonen. Eksempel på alternativt tilbud i denne konkurransen: at det bare tilbys mobile tjenester. Konkurransen åpner ikke for alternative tilbud, og slik tilbud vil bli avvist. Det presiseres at alt som fremgår av kravspesifikasjonen er absolutt og må etterkommes. 2. Innspill fra leverandør: Vil det bli vurdert eventuelle tilleggsløsninger. Netcom har hatt dialog med en av kommunene vedrørende andre ytelser og løsninger. 2. Svar: Muligens kan disse dreie seg om innhold i en annen konkurranse hvor teknologi og struktur inngår, og er ikke relatert til denne telefonikonkurransen. 4.9 Punktet viser ønsket struktur på tilbudet. En annen struktur gir ikke grunnlag for avvisning. Felles struktur for alle tilbydere gjør evaluering enklere for oppdragsgiver, forebygger sjansen for å overse viktige ting, gir et godt inntrykk og gjør det enkelt for leverandør selv å sjekke at tilbudet er komplett. Kapittel 5 bygger i hovedsak på forskrift for offentlige anskaffelser (FOA) og tilkjennegir hvordan tilbud blir behandlet. 5.1 Registrering av tilbud skjer i Dokumentsenteret i fylkeshuset 5.2 Presiserer skille mellom tilbudsfrist og tilbudsåpning. Leverandører gis ikke anledning til å delta på åpning. Nytt: Tilbudsåpning finner sted onsdag kl Kapittel 6 henspeiler på avgjørelse av konkurransen.

4 Vedlegg1 - Kravspesifikasjon/tilbudsskjema: Kravspesifikasjonen ble gjennomgått. Alle punkter gjelder, men følgende ble særlig presisert: Forutsetninger Utgangspunktet er at alle kommuner har behov for likelydende spekter av tjenester og eventuelle avvik tas i dialog med den enkelte kommune etter inngåelse av kontrakt og samtidig som det lages en fremdriftsplan for hver enkelte kommune. Dette i tråd med konkurransegrunnlaget. NB! Ovennevnte presiseres fordi det ble stilt spørsmål om muligheten til å si noe om differensiering av tjenester til den enkelte deltakerne allerede i konkurransefasen. Dette er ikke mulig. Den leverandør som vinner skal i samarbeid med oppdragsgiver (kommune, fylkesmannen, fylkeskommunen) utarbeide implementeringsplan med milepæler og fremdrift. 1.2 Tildelingskriterier og evaluering Det fremkommer en feil i den opprinnelige kravspesifikasjonen. Korrekt tekst følger: Nytt: Valg av leverandør skjer på grunnlag av hvilket tilbud som er økonomisk mest fordelaktig, basert på følgende kriterier: Totalsum Kvalitet Administrative løsninger NB! Opplysning: Det er kun pkt C Mobiltelefoner og varslingssystem som er opsjon. Nytt: Opsjoner vil også evalueres Nytt: Opsjoner er ikke obligatoriske krav, men tilleggskrav Forklaring av karakterskala samt demonstrering av løsning: Karakterer gis i skala fra 1 til 6 med delkarakterer på 0,5. Det settes karakterer på de komponenter som inngår i kriteriene kvalitet og administrative løsninger. Lavere karaktersetting enn karakteren seks medfører straff på tilbudsprisen. 3. Innspill fra leverandør: Hvordan skal oppdragsgiver karaktersette kvalitet og administrative løsninger (subjektiv vurdering)? Og vil det være aktuelt med visning av løsninger? 3. Svar: Begge de to myker variablene, kvalitet og administrative løsninger, vil bli vurdert ut fra det tilbyder har levert av beskrivelser og dokumentasjon til hvert enkelt av punktene i kravspesifikasjonen. Det innleverte tilbudet må inneholde tilstrekkelig beskrivelse til at det gir et godt grunnlag for en første evaluering. NB! Kun de som går videre til forhandlinger vil få mulighet til å demonstrere sin løsning/sine produkt. Det er derfor viktig at tilbudsbeskrivelsen er god, for eksempel inneholder schreen shot. Vedrørende formel for evaluering: 4. Innspill fra leverandør: Evalueringen impliserer mye skjønn som oppleves utenfor tilbyderes oversikt og kontroll. 4. Svar: Karaktersetting av myke variabler kan aldri være totalt objektiv og skal i dette tilfellet gis av en sammensatt brukergruppe. Med hensyn på den skjønnsmessige delen av evalueringen så har

5 oppdragsgiver en klar opplysningsplikt slik at tilbyder vil få oppgitt og begrunnet hvilken karakter han har oppnådd på de enkelte hovedpunkter i kravspesifikasjonen. 5. Innspill fra leverandør: Denne info er vanskelig tilgjengelig for leverandører. Det oppleves diffust hvor oppdragsgiver setter fokus. 5. Svar: Fokus fremkommer av vektingen som er 60-40, på henholdsvis kvalitet og administrative løsninger. Alphaverdi er ikke valgt da denne utledes fra prisleiet på tilbudene, og det er p.t. stor usikkerhet på prisleiet av tilbudene. Gjennomføring av evaluering: Forhandlinger gjennomføres med 3 eller 4 av tilbyderne. Det gis deretter innspill på hvordan tilbyder kan forbedre sitt tilbud for å nå opp videre i konkurransen Kravspesifikasjon/tilbudsskjema Skjema skal brukes slik det fremstår. Andre opplysninger av betydning for leveransen kan legges ved. Nytt: Det er gjort endringer i forklaring til kolonnen. Følgende gjelder: Forklaring til kolonnen Kategori (O/T) : Står for et obligatorisk krav til tjenesteleveransen/løsningen. T står for tilleggskrav. Det er valgfritt om tilleggskravene tilbys. Tilleggskrav som oppfylles vil gi tilleggsscore ved evalueringen. Forklaring til kolonnen Svar (J/N) : J betyr at leverandøren leverer denne funksjonen eller aksepterer kravet. Svaret forplikter leverandøren til å oppfylle kravet samtidig med implementering. N betyr at funksjonen eller kravet ikke støttes. Presiserer kolonne Ja/Nei: En bedre beskrivelse forbedrer muligheten til høyere karakter sammenlignet med en dårligere. 6. Innspill fra leverandør: A/Mobile tjenester/pkt i): Hva legges i GSM Gateway? Boks sentralt eller SIM-kort? Boks medfører en betydelig kostnad, SIM ingen kostnad. 6. Svar: Dette er et tilleggskrav som leverandøren beskriver i den grad det kan leveres. Gjelder i dag Lenvik kommune. I utgangspunktet ønsker de å kjøre en egen GW boks med bare simkort. I dag har de en slik løsning med 2 GW termineringer med sim kort som de bruker på sin hovedsentral. Grunnen til dette er at de ser at ringemønsteret går mer og mer over til å ringe fra fast telefon til mobil. Med denne løsningen så ringer de fra mobil til mobil. Det blir billigere enn å ringe fra fast telefoni til mobil. Lenvik har store kostnader på samtaler fra Fast til Mobil, og mange av deres samtaler går i dag til Telenor Mobil abonnementer.

6 7. Innspil fra leverandør: A/Mobile tjenester/pkt b): Dreier dette seg om ISDN basis eller proff? 7. Svar: Tromsø kommune har stort sett ISDN basis. Der er noen få ISDN proff abonnement. Det var også stilt spørsmål om adressene disse abonnementene ligger i. Tromsø kommune har 4 stk UT i Rådhusgata 2, 9008 Tromsø og 1 stk UT i Ørneveien Tromsø. Adressene på alle de andre ISDN abonnementene har vi ikke per dags dato. I dag er det stort sett bare Tromsø kommune og ikke de øvrige deltakerne dette vil gjelde. 8. Innspill fra leverandør: A/Mobile tjenester/pkt j): Push to talk er ingen tjeneste i Norge i dag. 8. Svar: Det er ønsket bl.a. av brannstasjonen i TK. Fremgår ikke som et obligatorisk krav, men noe som ønskes beskrevet om kan tilbys. 9. Innspill fra leverandør: B/Trafikk/pkt e): Annet IN-tjenester 9. Svar: Dette er ikke et obligatorisk krav. Tilbyder skal beskrive muligheten for å dekke denne tjenesten. 10. Innspill fra leverandør: C/Opsjoner: O og T fjernes da denne ikke skal evalueres. Eventuelt skrives. 10. Svar: Kun C Mobiltelefoner og Varslingssystem er opsjon. Disse er å forstå som to separate opsjoner det er valgfritt for oppdragsgiver å utløse. Det ønskes beskrevet om opsjonene kan tilbys. Nytt: Kolonnen Kategori skal være: T (tilleggstjeneste) for alle punktene i C. Opsjoner vil evalueres. 11. Innspill fra leverandør: D/ xdsl spesifiseres. 11. Svar: Dete dreier seg om ADSL/Hjemmekontor: Leverandørene må gjerne tilby private abonnement her dersom disse vil bli dekket av krav som ellers er satt. Disse abonnementene må ikke kunne leveres med fast IP. Kravet vi har satt om fast IP gjelder kun dersom vi må bestille bedriftssamband på enden ADSL eller SHDSL. På hjemmekontorabonnementene ser vi for oss at det benyttes ADSL linjer som ligger på rundt 6 megabit nedlastingshastighet. 12. Innspill fra leverandør: E/Administrative løsninger/pkt f): Web sikerhetstiltak. Ikke et spesielt operatøransvar. 12. Svar: Dette er tenkt som en administrativ løsning. Nytt: Tjenesten endres fra obligatorisk og til en ønsket tilleggstjeneste (T). Vi må uansett ha et administrasjonsverktøy for mobiler, og må tenke en standardisering som vi kan bygge på. 13. Innspill fraleverandør: SLA-avtale Basert på egne krav eller godtas den SLA-avtalen som blir pålagt? 13. Svar: Vi ønsker at leverandøren beskriver hva som tilbys av SLA avtaler. Dette er tilleggstjeneste. 6

7 Vedlegg 2 Pristilbudsskjema: Vedlegg 2 ble gjennomgått. Alle punkter gjelder, men følgende ble særlig presisert: 7 Pristilbudsskjema er å betrakte som et teknisk skjema hvilket innebærer at det ikke viser et reelt omfang vedrørende alle kommuner, men kun ment for evaluering. Det presiseres at alle celler merket med X skal fylles ut av tilbyder. Det kan tenkes at enkelte leverandører muligens har en annen måte å prise sine tjenester på. Dette kan i så fall tydelig spesifiseres og redegjøres for i et alternativt pristilbud som beskrevet i pkt 1. Alternativt pristilbud fra leverandør som ikke tilfredsstiller disse krav vil det bli forkastet. Det presiseres at oppdragsgivers Pristilbudsskjema versjon II må fylles ut i den stand det foreligger. 14. Innspill fra leverandør: Det må gjøres en endring i skjema, med skille mellom utland og øvrig Europa. Ellers blir det umulig å prissette. EU har for eksempel fastsatt egne priser innenfor EU-land. Dette for å unngå rom for misforståelser. Det er et logisk skille mellom Norden, EU og Resten av verden 14. Svar: Se nytt pristilbudsskjema som legges ut på kunngjøringsdatabasen separat. Dette er merket Pristilbudsskjema versjon II. 15. Innspill fra leverandør: Hvordan vektlegges Alternativ prismodell? 15. Svar: Totale kostnader per år vil innsettes i evalueringsmodellen og vil beregnes og vektes tilsvarende det obligatoriske skjema. Leverandør må påse at det alternative tilbudet er oppgitt med samme volum og samme tjenestespekter som oppdragsgivers skjema. 16. Innspill fra leverandør: Oppdragsgiver har glemt/ikke tatt hensyn til interntrafikk, egne mobiler innenfor avtalen. Dette er ikke estimert, og må på plass i prisskjemaet. Kan utgjøre store kostnader. 16. Svar Dette er endret på i nytt pristilbudsskjema merket versjon II 17. Innspill fra leverandør: Kan forbruk som er oppgitt i pristilbudsskjema forfordele enkelte operatører? 17. Svar: Leverandørene diskuterte dette under tilbudskonferansen og kom frem til at så ikke er tilfelle. Vedlegg 3 Alminnelige kontraktsvilkår: Alle vilkår ikke alltid like relevant, men ment som et representativt tverrsnitt for å dekke mest mulig. Dette også angitt innledningsvis. TFK har mottatt flere spørsmål vedrørende disse, svar vil legges ut på Doffin som tilleggsopplysning fortløpende. Vedlegg 4: Spesielle kontraktsvilkår: TFK ønsker tett og god oppfølging og dialog gjennom hele avtaleperioden. En klar oppfordring til leverandørene om å ta høyde for kostnadsmessige forhold og inngi sitt pristilbud under hensyn til det. Tekniske og faglige kvalifikasjonskrav skal opprettholdes gjennom hele avtaleperioden.

8 For øvrig henvises til tilleggsdokument med spørsmål fra leverandør som vil foreligge med det første. Med vennlig hilsen Helene Lockertsen innkjøpssjef 8