Innkalling til årsmøte 2013

Transkript

1 Innkalling til årsmøte 2013 Søndag 10. mars i Biskopshavn kirke, menighetssalen Søndag 10. mars er det årsmøte for Bjørgvin krets av Norges KFUK-KFUM-speidere. Vi tar sikte på å ha en innholdsrik dag hvor vi på forskjellige måter jobber med å forme kretsens arbeid fremover. Når: Årsmøtet starter kl Gudstjeneste kl 11. Hvor: For hvem: Biskopshavn kirke, menighetssalen. Klikk her for å se kart. Parkering langs vei og på Handelshøyskolen (NHH) sine parkeringsplasser. Herfra er det 2-3 min å gå til kirken. Kollektivtransport: Fra sør: Buss nr 3 fra Kong Oscars gate, buss nr 4 og 6 fra Festplassen. Busstopp ved E39, si at du skal av ved NHH. Gå under motorveien, og følg Helleveien nedover (se kart). Fra nord: De fleste busser fra Knarvik og Åsane stopper ved NHH. Medlemmer over 15 år som har lyst til å vite hva som skjer i kretsen, og som vil være med på å bestemme hva som skal skje videre. Stemmerett: Hver gruppe har en stemme for gruppeleder og en stemme pr. påbegynte 10 medlemmer. Representantene må være over 15 år. Du kan også møte som observatør om du ikke har stemmerett. Hva skjer: 11:00 Gudstjeneste i Biskopshavn kirke. Vi stiller med flaggborg i beste speiderstil. 13:00 Årsmøtet starter 15:00 Middag 19:00 Slutt senest. Vi avslutter tidligere hvis vi klarer å bli ferdige før. Flaggborg: Hver gruppe stiller med norsk flagg på stang, samt flaggbærer. Møt kl Antrekk: Påmelding: Pris: Sakspapirer: Speiderskjorte. Senest 6. mars via Min Side. Vi har påmelding pga middagsbestilling. 50 kr pr pers betales til kretsens konto senest 6. mars. Merk innbetalingen med navn, gruppe og «årsmøte». Prisen inkluderer middag og div annen servering. Saksliste følger på side 3. Årsmeldingen medfølger i eget dokument. Revidert regnskap for 2012, budsjett for 2013, sak om legatet og valgkomiteens innstilling ettersendes når dette er klart. Dokumentene blir også lagt ut her: 1

2 Mat: Kirkekaffe etter gudstjenesten. Middag (med vegetaralternativ). Kaffe, te, sjokolade, frukt og kaker mellom slagene. Vel møtt! Kretsstyret v/ kretssekretær Irmelin Marie Brun tlf

3 Saksliste 1. Konstituering av møtet Valg av møteleder. Forslag: Erlend Veland Thorsen Valg av referent. Forslag: Irmelin Marie Brun Valg av to personer til å undertegne protokollen. Valg av tellekorps. Observatører kan bli gitt tale- og forslagsrett 2. Godkjenning av innkalling og saksliste 3. Gjennomgang og godkjenning av kretsens årsmelding for Fremlegg av regnskap for Thorbjørg Hauge/Bergen Seniors 1's legat 5. Sak: Evt avvikling av legatet og hvordan pengene skal forvaltes Saksdetaljer og forslag til vedtak ettersendes når dette er klart 6. Gjennomgang og godkjenning av regnskap for Sak: Vekstressurs Se s 4 for detaljerte opplysninger og forslag til vedtak. 8. Budsjett for Orienteringssaker Vestlandsmesterskap i speiding v/ Erik Lie-Nielsen Speiding som en del av kirkens dåpsopplæring. Nils Agnar Eldholm innleder. Informasjon om lederinnsettelse v/ Åshild Havro Jamboree 2015 i Japan og Roverkongress 2014 i Bergen v/ Vanja Flatberg Roverlandsleiren v/ Kristin Lothe Eldholm NSF sin landsleir 2013 i Stavanger 10. Valg av: Visekretsleder To styremedlemmer To vararepresentanter til styret Valgkomité 11. Valg av revisor. 12. Valg av tre delegater til Landstinget 13. Eventuelt I løpet av årsmøtet vil også Øystein Sørgjerd fra landsstyret gi oss et innblikk i landsstyrets arbeid. 3

4 Sak: Vekstarbeider Hva: 20 % stilling Hvem: Kretssekretæren Når: juni 2013-juni 2015 Hvor mye: Kr (2013) Kr (2014) Kr (2015) Medlemstallet i Bjørgvin krets har en klar nedadgående tendens. Dette medfører gradvis mindre kretskontingent inn og vanskeligere å opprettholde aktivitetsnivået i kretsen. I tillegg synes vi speidersaken er så viktig at vi bør snu trenden slik at flere barn og unge kan få mulighet til å være speider! Det begynner å bli en god stund siden noen aktivt har jobbet med vekst på vestlandet. Kretsstyret foreslår at disse oppgavene gjøres av ansatt. Heldigvis har vår nåværende kretssekretæren evner og motivasjon til å gjøre slike oppgaver. Det er veldig viktig å ha rett person til jobben! Det er flere muligheter til å søke støtte til et slikt prosjekt, både fra offentlige tilskuddsordninger og privat næringsliv. Søknad om driftsmidler er vanskelig å få godkjent, men noe som er prosjektbasert er desto enklere. Forbundskontoret har mye erfaringer vi vil kunne dra nytte av. Der hevdes det følgende tre viktigste hovedområder for å sikre vekst: Støtte eksisterende grupper Starte nye grupper Beholde speidere i ungdomsskolealder Kretsstyret skal gjøre evaluering underveis, og saken kommer opp på årsmøtet i Tanken er at vi skal få vite kretsstyrets og vekstarbeiderens vurdering av fremgang, nytteverdi og videre arbeidsoppgaver. Vi skal i dag vedta budsjett for 2013, men denne saken vil også påvirke budsjettene i to år fremover, så det er viktig at vi tenker igjennom om vi vil dette. En ansatt må ha forutsigbarhet i ansettelsesperiode, så det er ikke aktuelt å brått avslutte prosjektet ved neste årsmøte. På årsmøtet 2014 kommer saken opp igjen hvis kretsstyret mener at vi bør utvide prosjektet til å vare lenger enn til juni Hvor mye er vi villig til å bruke av egenkapitalen? Dersom offentlige tilskuddsordninger og privat næringsliv gir oss penger til prosjektet, kunne vi tenke oss å øke stillingsprosenten tilsvarende? Nytter det? Det vet vi ærlig talt ikke. Men vi tror i hvert fall ikke vi blir færre speidere om vi prøver ut et slikt prosjekt. Vi vet også at det er et stort potensial for vekst. Tiltaket kan dessuten komme til å bidra til inspirasjon og støtte i gruppene. Kretsstyret ønsker at hele kretsen (alle gruppene) skal føle eierskap til vekstressursen. Burde vi hatt et utvalg som kontinuerlig (for eksempel halvårlig) vurderer fremdrift og fokusområder? 4

5 Forslagsstiller: Kretsstyret Forslag til vedtak: Det opprettes prosjektstilling på 20 %. Prosjektet skal vare fra 1. juni 2013 til 1. juni Nåværende kretssekretær besettes. Dersom kretssekretæren sier opp stillingen før prosjektet er avsluttet, må personlig egnethet til den nye kretssekretæren vurderes. Vedlagt følger detaljert prosjektbeskrivelse (neste side). 5

6 Prosjektbeskrivelse: Medlemsvekst i Bjørgvin KM-speidere Tidsperiode: 2 år (juni 2013 juni 2015) Innledning/behovsbeskrivelse: Medlemstallet i Bjørgvin har hatt følgende endring de siste årene: 2006: : : : : : : Ca 630 Kretsstyret bør gjøre oppgaver knyttet til vekst. Både støtte grupper som strever med ledermangel eller motivasjon, og jobbe med oppstart av nye grupper. De fleste styremedlemmene i kretsstyret er aktive i lokal gruppe, og derfor lykkes ikke kretsstyret med å få utført veksttiltak. Det er behov for at noen har et helt spesielt dedikert ansvar og tid til å arbeide med vekst. Det er nå gått noen år siden forrige gang noen hadde en stilling som gikk ut på jobbe med vekst spesielt rettet mot vestlandet. Den gang ble nye grupper opprettet. Etter den tid har ansatte på forbundskontoret i Oslo hatt som oppgave å arbeide med vekst (i hele landet). Disse erfaringene vil vi gjøre oss nytte av. I tillegg kan vi jobbe videre med det arbeidet som har vært gjort. MÅL OG MÅLGRUPPE Mål: Øke antall medlemmer i kretsen vår til over 700. Hovedtiltak: Støtte og styrke eksisterende speidergrupper. Nystart av speidergrupper. Støtte kretsens arbeid for speidere i ungdomskolealder Målgruppe: Støtte eksisterende speidergrupper Nystart i Bergen og omegn Speidere i ungdomskolealder Lederne på arrangementene for speidere i ungdomskolealder Aktiviteter: Tilby kurs for erfarne ledere Tilby kurs for ledere uten speiderbakgrunn Coaching/mentoring: Ledere i ungdomsarbeidet (Ung Aktiv) Kontakte speiderledere som flytter til Bergen for å studere, eller har flyttet tilbake etter endte studier for å bosette seg i Bergen. Ta kontakt med menigheter, kystlag og andre som kan være interessert i å starte opp en speidergruppe 6

7 Coaching (gruppesamtalen): Motivere til at ledere involveres i opplegget som organisasjonen har laget. Jobbe tett med dem som planlegger nystart. Særlig støtte aktiviteter som er viktig for å bevare medlemmene i ungdomsskolealder. Våren 2013: Kontakte andre kretser og finne ut om noen skal til Bergen for å studere. Finne ut om de eventuelt er interessert i å være med i roverarbeid, speidergruppe, komité for kretsarrangement, kretsstyret, eller annet. Kontakte ledere/rovere som har vært borte fra speideren en stund for å finne ut om de vil komme tilbake. Høsten 2013: Ta kontakt med menigheter (og eventuelt andre) forbundet har hatt kontakt med tidligere og som har signalisert interesse for å starte speidergruppe eller konfirmantspeiding. Kartlegge gruppenes behov (spørreskjema) Tilby støtte til Ung Aktiv (lederne på arrangementene for speidere i ungdomskolealder) Jobbe med informasjon om ledersamtaleopplegg, og motivere ledere til å delta i opplegget. Våren 2014 Kurs for ledere uten speiderbakgrunn Mentoring/coaching til Ung Aktiv Jobbe med høstens eventuell oppstart av speidergrupper Kontakte andre kretser og utveksle informasjon om ledere/rovere man vet skal flytte til/fra Bergen Høsten 2014 Jobbe med eventuelt oppstart Jobbe videre med pågående aktiviteter Aktivitetsplanen endres etter evalueringen og vurdering av videre fremdrift Våren 2015 Jobbe videre med pågående aktiviteter Aktivitetsplanen endres etter evalueringen og vurdering av videre fremdrift Organisering: Ansette en person i 20 % stilling (kan løses ved å øke kretssekretærens stilling fra 40 % til 60 %). Kostnaden er ca kr årlig. Finansiering: Søke støtte fra privat næringsliv. (Særlig sparebanker) Søke støtte fra det offentlige. (Fylkeskommune og kommune) Kretsen bruker av egenkapitalen for å dekke inn resterende beløp 7

8 8