IKT i samkommunen. Sammenlikningsanalyse. Levanger og Verdal kommune

Transkript

1 IKT i samkommunen Sammenlikningsanalyse Levanger og Verdal kommune Forvaltningsrevisjon nr 1719/1721-1/2010

2 Forord KomRev Trøndelag IKS har i perioden november 2009 til juli 2010 gjennomført en forvaltningsrevisjon av IKT i samkommunen. Prosjektet er bestilt av kontrollutvalgene i Levanger og Verdal etter en rullering av plan for forvaltningsrevisjon som ble behandlet i kontrollutvalgene henholdsvis og Vår kontaktperson i samkommunen har vært IKT- leder i samkommunen Torbjørn Olsen. Vi takker for positivt samarbeid med alle vi har samarbeidet med i Innherred samkommune, og vil samtidig rette en takk til IKT-lederne i INVEST-samarbeidet og Værnesregionen for nyttige bidrag. Levanger Tove Melgård Oppdragsansvarlig revisor Marit Ingunn Holmvik Prosjektleder IKT i samkommunen 2

3 Innholdsfortegnelse 0 Sammendrag Innledning Organisering IKT- enhetens oppgaver Problemstillinger og revisjonskriterier Avgrensning Gjennomføring og metode Om dataenes gyldighet og relevans Sammenlikningsanalyse KOSTRA IKT- enhetens kostnadsutvikling i ISK IKT- utgifter på artsnivå i kommunene Skille investering - drift Vurdering Er målsettinger for IKT-tjenesten i samkommunen oppfylt? Revisjonskriterier Data Vurdering Konklusjon Anbefalinger Høring Litteraturliste Vedlegg IKT i samkommunen 3

4 0 Sammendrag I dette forvaltningsrevisjonsprosjektet har det vært viktig å gi Innherred samkommune en formening om det drives kostnadseffektivt innenfor IKT-området. Bakgrunnen er blant annet at IKT-kostnadene har økt og at samkommunen til dels har hatt betydelige budsjettoverskridelser innenfor IKT. Kontrollutvalget ønsket av den grunn å foreta sammenlikninger med andre kommuner av tilnærmet samme størrelse. Vi har arbeidet ut fra to problemstillinger: Skiller samkommunen seg fra andre kommuner når det gjelder IKT-kostnader? Er målsettinger for IKT-tjenesten i samkommunen oppfylt? Det fins ingen andre samkommuner eller tilsvarende ordninger å sammenlikne med. Vi har valgt å sammenlikne Innherred samkommune med nabokommunene Steinkjer og Stjørdal på grunn av ønsker fra bestiller av prosjektet. Steinkjer og Stjørdal er to av de største enkeltkommunene i Nord-Trøndelag, og begge deltar i interkommunale samarbeidsordninger. Kommunene kan ikke direkte sammenliknes med samkommunen. Det er av den grunn gjort noen tilpasninger for å få dette til. IKT-kostnader er lite tilgjengelig i dagens systemer for rapportering, og det er derfor uoversiktlig hva dette utgjør av kostnader for kommunene. Dette er det enighet om på nasjonalt plan, men det er foreløpig lite som er gjort på området. Vi har på tross av mangler laget en sammenlikning, med en lang rekke forbehold, som vi mener kan gi en pekepinn på hvordan samkommunen ligger an i forhold til nabokommunene når det gjelder kostnadsnivå. Resultatene fra sammenlikningsanalysen viser at samkommunen til tross for økning i driftsutgiftene har lyktes med å holde et kostnadsnivå som er akseptabelt i forhold til nabokommunene. Samkommunen har stordriftsfordeler både når det gjelder innkjøp og driftsmåte i forhold til andre samarbeidsordninger. IKT-enheten drives samlet fra ett kontor og har oversikt over det meste som foregår av innkjøp innenfor IKT-området i de to kommunene som utgjør Innherred samkommune. Ved å ta utgangspunkt i målformuleringer i Innherred samkommunes grunnavtale og senere driftsavtale har vi vurdert IKT-tjenesten opp mot kriterier som bl.a. omfang av driftsstanser, kompetanse, rasjonalitet og kostnadseffektivitet. Vi mener at IKT-tjenesten har nådd flere av målsettingene som var utgangspunktet for opprettelsen av samkommunen. Revisjonen anbefaler samkommunen å etterspørre framtidige KOSTRA-tall for IKT-området. IKT i samkommunen 4

5 1 Innledning Innherred Samkommune (ISK) ble etablert 1. februar 2004 med IKT som en av flere enheter. Det ble gjennomført omfattende prosesser i forkant av etableringen for å enes om mål for samkommunen og operasjonalisering av disse. Premissene for samarbeidet ble stort sett lagt høsten Gjennom dette strategiarbeidet, en forundersøkelse fra , og også mer uformelle møter mellom IKT-enhetene i de to kommunene ble det ifølge IKT-leder lagt et godt grunnlag for felles IKT- tjenester i kommunene. Det ble bestemt å satse på felles fagsystemer, og det ble i stor grad delegert til rådmennene å utføre dette arbeidet. Samkommunen har i flere av de siste årene hatt budsjettavvik på IKT-enheten. Dette har resultert i et ønske om å sammenlikne IKT-driften i samkommunen med andre kommuner for å se om IKT-kostnadene er på et akseptabelt nivå. Kontrollutvalgene i Levanger og Verdal kommune bestemte høsten 2009 at de ville at revisjonen skulle lage en form for sammenlikningsanalyse. Grunnlaget for dette arbeidet har vært utfordrende da det ikke har vært lett å finne sammenlignbare tall for IKT-kostnader fra andre kilder enn kommunenes egne regnskaper, og da på til dels detaljert nivå. Følgende sitater viser at dette ikke er enkelt: (Computerworld ) FAD: Avdelingsdirektør Kai-Ove Nauen i FAD har ingen eksakte tall over it-kostnadene i offentlig sektor - Finansdepartementet har ikke oversikt, og peker på ansvarlig departement. - Fornyings- og administrasjonsdepartementet kan ikke presentere konkrete tall, og rister oppgitt på hodet. - Statistisk sentralbyrå, som gjennom sine KOSTRA-undersøkelser skal gi informasjon om ressursbruk i statlig og kommunal sektor, har ikke oversikt. - KS har ikke korrekte tall for kommunene. - Direktoratet for forvaltning og ikt (Difi), som er opprettet for å effektivisere offentlig sektor, kan heller ikke svare, men viser til tall fra bransjeorganisasjonen IKT-Norge. Prosjektet er gjennomført i perioden november juli Sluttrapport Forstudium Tema: Felles IKT-strategi IKT i samkommunen 5

6 1.1 Organisering Innherred samkommune består pr mai 2010 av 9 enheter med følgende organisering: Figur 1: Organisasjonskart Innherred samkommune IKT - enheten er organisert med en avdeling for brukerstøtte og en avdeling for drift og installasjon. Disse er underlagt enhetsleder IKT, og holder til i Levanger. Figur 2: Organisering av IKT- enheten I følge årsrapporten for 2009 har IKT- enheten 7 årsverk og drifter nesten 4000 pcer. IKT i samkommunen 6

7 1.2 IKT- enhetens oppgaver I henhold til IKT-enhetens egen IT-plan for 2010 består enhetens oppgaver i følgende: IKT har som hovedansvar å holde systemene oppegående og tilgjengelige samtidig som data skal skjermes for uvedkommende. Herunder ligger: Identitetsforvaltning Drift og utbygging av datanett både fast og trådløst Drift og utbygging av telefoninett både fast og trådløst Drift av alt IT-utstyr (servere, skrivere, pcer osv) Sikker lagring av data Drift og utvikling av programmer Rådgiving for andre enheter Brukerstøtte Opplæring (først og fremst av superbrukere) Hjemmekontorløsning 2 Problemstillinger og revisjonskriterier Tabell 1. Problemstillinger Skiller samkommunen seg fra andre kommuner når det gjelder IKT-kostnader? Revisjonskriterier Sammenlikningsanalyse Sammenligning med andre lignende IKT-samarbeid. INVEST-samarbeidet og Værnesregionen er valgt ut og det er brukt regnskapstall fra to kommuner i samarbeidene. KRS nr 4 2 Avgrensingen mellom driftsregnskapet og investeringsregnskapet Er målsettinger for IKT-tjenesten i samkommunen oppfylt? Grunnavtale ISK Samarbeidsavtale for Innherred Samkommune 2 KRS: Kommunal Revisjonsstandard IKT i samkommunen 7

8 2.1 Avgrensning Prosjektet begrenses til de tre siste årene. Regnskapstall fra årene er benyttet. Vi har ikke foretatt vurderinger i forhold til eventuelle budsjettavvik. Dette anser vi for grundig vurdert i forbindelse med årsoppgjørene. Omfang og kvalitet på IKT-tjenestene er ikke omtalt. Vi har videre utlukket lønnsutgifter i sammenlikningsanalysen. 3 Gjennomføring og metode Utfordringen i denne undersøkelsen har vært å finne en tilfredsstillende metode for analyse. Vi har valgt en kombinasjon av dokumentanalyse og intervju. I sammenlikning mellom kommuner brukes ofte statistikk fra Statistisk Sentralbyrå (SSB). På IKT- området er slike tall foreløpig ikke en del av statistikken som presenteres fra SSB. I KOSTRA- rapporteringen føres fellesutgifter IKT på funksjon 120 administrasjon som er en stor sekkepost. Vi har derfor benyttet kommunenes kontoplaner 3 som er satt opp i henhold til KOSTRA 4 og utarbeidet en analyse på grunnlag av regnskapene i kommunene. Sammenlikninger er gjort med Stjørdal og Steinkjer, begge kommuner som er med i et regionalt IKT- samarbeid, såkalt vertskommunesamarbeid, henholdsvis Værnesregionen og INVEST - samarbeidet 5. Sammenlikningsanalysen er utført med utgangspunkt i kommunenes artsbruk, (se forklaring til det regnskapstekniske i kap.4.1). Vi har foretatt et utplukk av arter, som vi i samråd med IKT-lederne i kommunene, har definert som IKT- utgifter. Utplukk på artsnivå medfører at alle enheters IKT- utgifter er med, uavhengig av hvor i kommunen utgiften er belastet. Det vil si at analysen omfatter kommunenes samlede IKT- utgifter og ikke kun IKT- enhetenes. I tillegg til analyse på artsnivå, har vi foretatt analyser på ansvarsnivå, der IKT- enhetens netto driftsutgifter kommer frem. Det har vært en utfordring å få til et tilfredsstillende sammenlikningsgrunnlag med andre kommuner. Dette med bakgrunn i at ulike måter å organisere et samarbeid på får innvirkning på fordeling av utgifter og inntekter. Vi har gjennomført intervju av IKT-leder og rådmennene i de to kommunene, samt IKTlederne i INVEST-samarbeidet og Værnesregionen. Alle disse har fått data som gjelder deres områder til verifisering. 3 Kontoplanen er bygd opp for rapportering i KOSTRA. Delt i tre; ansvar, art og funksjon. Art og funksjon er lik for alle kommuner. Ansvar kan kommunene selv velge. Rapporteringen til KOSTRA skjer på art og funksjon. 4 KOSTRA se kap Værnesregionen: Stjørdal, Selbu, Malvik, Tydal, Meråker og Frosta. INVEST: Inderøy, Verran, Steinkjer IKT i samkommunen 8

9 3.1 Om dataenes gyldighet og relevans Regnskapstall og annet innsamlet tallmateriale er behandlet med forsiktighet. For å få til realistiske sammenligninger har vi utarbeidet egne måltall der brøkene består av regnskapstall i teller og tall oppgitt fra IKT-enhetene i nevner. Det kan være fare for at vi i sammenligningsgrunnlagene ikke har fått med alt som burde vært med. Dette gjelder spesielt utgifter som kan være skjult på andre enheter, og inntekter/refusjoner som vi i større grad burde tatt hensyn til. Vi mener at det til tross for usikkerhet er mulig å si noe om nivået på IKT-kostnadene. Vi har fått innspill på at vi burde tatt med lønnsutgifter som en del av IKT-kostnadene og vist dette i sammenlikningsanalysen. Dette har vi ikke hatt ressurser til å gå nærmere inn på. Lønnsutgiftene kan ikke plukkes direkte fra regnskapene hos sammenlikningskommunene. Vi har av den grunn valgt å gi en verbal beskrivelse i denne omgang. På bakgrunn av de utfordringene som ligger i å finne og gi eksakte svar, håper vi rapporten vil bli utgangspunkt for videre arbeid og diskusjon i samkommunen og den enkelte kommune om IKT-enheten; drift, økonomi og målsettinger. 4 Sammenlikningsanalyse Til problemstillingen om kostnadsnivå har vi ikke brukt kriterier, men foretatt en sammenlikningsanalyse. Analysen danner grunnlag for det videre arbeidet i problemstillingen om samkommunen har oppnådd sine målsettinger og forventninger til IKT-tjenesten. 4.1 KOSTRA Kostraveilederen skiller i tjenesterapporteringen i hovedsak på tre nivå. Det er Ansvar - Tjeneste (funksjon) og Art. Ansvar: HVEM som bruker ressursene Tjeneste (funksjon): HVA produseres med ressursene Art: HVILKE typer ressurser brukes Det er lagt opp til strenge føringer på hva som kan føres på tjeneste og art slik at rapporteringen på dette skal bli sammenlignbar. IKT er en intern tjeneste og av den grunn føres tjenesten på en funksjon som kalles administrasjon uten nærmere spesifisering. Statistikkbanken har dessverre ikke tall på IKT- området som kan brukes i sammenlikningsanalysen. Dette arbeides det for å få til, men pr juli 2010 er dette ikke å oppdrive. Revisjonen har derfor brukt kontoplanen og foretatt en analyse på grunnlag av regnskapene i kommunene. Regnskapene er ført i henhold til tjenesterapporteringen i KOSTRA. IKT i samkommunen 9

10 4.2 IKT- enhetens kostnadsutvikling i ISK Vi viser i dette kapitlet IKT-utgifter på ansvarsnivå i samkommunen. Det aller meste av IKT-utgiftene anvises på ansvar for IKT, dvs IKT-enheten, men ikke alt. I denne tabellen presenteres alle kostnadene ved å drifte IKT- enheten og inntektene/refusjonene på samme område, dvs netto driftsutgifter. Tabell 2 viser netto driftsutgifter IKT- enheten i ISK i årene Kilde: Driftsregnskapet i kommunene I løpet av de tre årene vi har sett på, ser vi en utvikling med en topp på netto driftsutgifter i 2008, for så å gå ned i Økningen i 2008 kommer av at det i samarbeid med revisjonen ble gjort regnskapstekniske endringer mellom investerings -og driftsregnskap som gjorde utslag på drift. Jf kap 4.4 om skille investering - drift. Reduksjonen i 2009 skyldes i all hovedsak at det ble innført internfakturering mellom IKT-enheten og de som mottar tjenestene på kr 1000 pr driftet pc/år. Dette har medført en inntektsøkning internt på IKT-enheten på ca 3 mill. kr i I tillegg til hva det koster å drifte IKT-enheten påløper det også andre IKT-utgifter på øvrige enheter i samkommunen og i kommunene. Dette beskrives nærmere i kap Sammenligning med andre kommuner på ansvarsnivå er ikke mulig, da det ikke fins andre med tilsvarende organisering å sammenlikne med. 4.3 IKT- utgifter på artsnivå i kommunene I dette kapitlet vil vi presentere driftsutgifter IKT på artsnivå. Driftutgiftene som presenteres for samkommunen inneholder regnskapsarter fra ISKregnskapet, og fra Levanger og Verdal sine regnskap. Dette er gjort med bakgrunn i at det påløper driftsutgifter til IKT i morkommunene i tillegg til det som IKT-leder har ansvar for i samkommunen. Det dreier seg om utgifter til datakommunikasjon, lisenser, kopieringsavtaler, vedlikeholdsavtaler på programvare og teknisk infrastruktur. Beløpene varierer fra kr pr år i Verdal kommune og fra kr pr år i Levanger kommune. Det er i vår presentasjon av tallene ikke tatt hensyn til om kommunene har eventuelle inntekter/refusjoner knyttet til disse inntektene. For å finne ut hvordan kostnadsnivået er i kommunene, har vi sett på driftsutgifter på artsnivå i kommunene. Vi har i samarbeid med IKT-enhetene i ISK, INVEST og Værnesregionen blitt enige om at de artene vi har presentert fra regnskapene er aktuelle driftsutgifter innen IKT. IKT i samkommunen 10

11 For å foreta sammenlikning mellom kommunene har vi kommet fram til at felles måltall kan være å dele driftsutgifter IKT på antall brukere/antall pcer. Måltallet er ikke optimalt, men pr tidspunkt det beste vi har. Valget av denne type måltall er diskutert med IKT-lederne, og ingen bedre forslag har kommet opp. Vi har lagt inn alle arter som vi har forutsatt er IKTutgifter og fordelt pr bruker/antall pcer. På grunn av ulik organisering, ulike refusjonsordninger og den friheten kommunene har til å organisere eget regnskap på ansvarsnivå, har vi ikke kunnet ta med lønn og øvrige driftsutgifter i sammenlikningsanalysen. Figurene er ment å si noe om kostnadsnivået, og det er ikke nødvendigvis slik at beløpene er helt korrekte. Forklaring til tallene: Vi har for å beregne enhetskostnader kommet fram til en brøk som grunnlag for sammenlikning. Tall i teller er artsutplukk fra driftsregnskapene i kommunene og oversikt over disse følger som vedlegg til rapporten, jf vedlegg 2-4. Tall i nevner er innhentet fra IKT-ledere i kommunene og viser antall pcer og antall brukere. Antall pcer er i 2009 oppgitt til ca 2200 i samkommunen, og 1000 i både Steinkjer og Stjørdal. I tillegg til disse kommer elevpcer. Disse tallene er ikke nøyaktige, men basert på kvalifisert skjønn fra IKT-lederne. Moms og lønnsutgifter er holdt utenom. Det vises til vedlegg 2-4 for mer detaljert framstilling fra den enkelte kommune. Fig 3 Driftsutgifter pr pc/år ekskl lønn og elevpcer Fig 4 Driftsutgifter pr pc/år ekskl lønn inkl elevpcer Fig 5 Driftsutgifter pr bruker/år ekskl lønn Kilde: kommuneregnskap/ikt- enhetene i kommunene/gsi Figurene viser at utgiftsnivået pr pc eller bruker i samkommunen er lavere eller jevnt med nivået i Steinkjer kommune i 2007 og Samkommunen har økning i driftsutgiftene og ligger litt høyere enn Steinkjer i Stjørdal skiller seg ut med høyere forbruk i alle årene. Steinkjer og Stjørdal viser en svak nedgang i utgiftsutviklingen, mens samkommunen øker noe. IKT i samkommunen 11

12 Samkommunens driftsutgifter til IKT har økt i perioden fra Tall fra IKT-lederne viser at det har vært andelsmessig større økning i antall pcer og brukere i samkommunen enn i sammenlikningskommunene. Kommentarer til de kommunene ISK blir sammenliknet med: Stjørdal: Stjørdal er vertskommune i et Interkommunalt samarbeid etter kommunelovens 27; Værnesregion. Alle utgifter føres i vertskommunens regnskap. Dette gjøres opp og fordeles på kommunene ved årets slutt. I forsøk på å rendyrke Stjørdal kommunes IKT-utgifter er følgende korrigering foretatt: Driftsutgifter 6 i regnskapet for Stjørdal er korrigert for de andre kommunenes andel av utgiftene i Værnesregionsamarbeidet. Note 8 i Stjørdal kommune sitt regnskap er brukt som grunnlag for korreksjonen. Begge figurene viser at tross korrigering er Stjørdal kommune den av disse tre som bruker mest på IKT. Steinkjer: Steinkjer er vertskommune i et Interkommunalt samarbeid, INVEST. Kommunen har lave kostnader til datakommunikasjon pga en investering i egne linjer gjort for noen år siden. Lønn i IKT- enhetene: Samkommunen har 7 årsverk som er lønnet av IKT-enheten. Lønnsutgiftene er inkludert i netto driftsutgifter vist i tabell 2 på side 9. I følge IKT-leder er det ikke behov for ITpersonale i ytre enheter og lønn utover disse 7 skal ikke belastes IKT. Dette innebærer bla at IKT-enheten drifter alle elevpcer i samkommunen. Fra samkommunen har vi fått oppgitt at lønna utgjør ca 20 % av driftsutgiftene til IKT-enheten. INVEST-samarbeidet hadde 4 årsverk i IKT, men ble fra og med 2009 sammenslått med arkivfunksjonen, og har i realiteten 3 årsverk + 3 lærlinger. IT-lederen har lederansvaret for både IT og arkiv. I tillegg lønner de to andre kommunene hver sin IKT-medarbeider. I Steinkjer kommune deles drift av elevpcer mellom IKT-enheten og ansatte ved skolene. Værnesregionen: Enhet IT i Stjørdal kommune har i følge årsrapporten ,25 årsverk + 2 lærlinger. I tillegg er det IT-ansatte i hver av de 5 andre kommunene som er med i samarbeidet. Vi har fått opplyst fra IT-enheten at elevpcene i grove trekk driftes ute på skolene, mens ansvaret for drift ligger hos IT. Fra 2009 ble IT-lederen i Stjørdal kommune ansatt som IT-leder i Værnesregionen. 4.4 Skille investering - drift Kommunens endelige driftsresultat påvirkes av hvordan skillet mellom investering og drift er ivaretatt i den enkelte kommune. Foreningen for God Kommunal Regnskapsskikk (GKRS) 6 Følgende arter er med i driftsutgifter IKT: telefon, datakommunikasjon, lisenser, it-utstyr, leie/leasing av data/kopimaskiner, serviceavtaler kopimaskiner, driftsavtaler, konsulenttjenester. IKT i samkommunen 12

13 har utarbeidet en foreløpig standard med anbefalinger for hvordan skillet mellom investering og drift best kan ivaretas. Fra KRS nr 4 siteres følgende: 1. Som investering anses anskaffelser av eiendeler av vesentlig verdi som er bestemt til eget, varig eie eller bruk, samt påkostning på allerede eksisterende varige driftsmidler. Alle investeringer skal utgiftsføres i investeringsregnskapet og aktiveres i balansen. 2. Med varig menes en økonomisk levetid på minst 3 år regnet fra anskaffelsestidspunktet. 3. Med vesentlig verdi menes en anskaffelseskost på minst kr ,-. Standarden har vært under utvikling i flere år, og en ny versjon av foreløpig standard ble vedtatt av styret for GKRS våren Det kan forekomme ulike vurderinger når det gjelder regnskapsprinsipper i kommunene. Vi har sett på innholdet av det som er postert i regnskapene for ISK og for de to kommunene vi sammenlikner med, Steinkjer og Stjørdal, for å se om det forekommer noen prinsipielle forskjeller. ISK: Investeringene skjer i Levanger og Verdal kommune, og det er fra begge disse regnskapene tallene er hentet fra. For Levanger og Verdal kommune er innkjøp av inventar og utstyr det eneste som forekommer i investeringsregnskapet. Det har vært drøftinger med revisjonen om hva som kan, og ikke kan, posteres i investeringsregnskapet. Steinkjer: Artsbruken i investeringsregnskapet er noe mer variert enn i ISK. Vi finner investering hovedsak på art for inventar og utstyr, samt pc, servere og programvare. I tillegg forekommer en uvesentlig andel medgått til lisenser og gebyrer. Stjørdal skiller seg fra både ISK og Steinkjer ved at en del av lisensene er postert i investeringsregnskapet. Dette gjelder en 7-årig avtale med Microsoft Irland, og er gitt aksept av revisjonen som en varig investering. Dette utgjør mellom ca 2-2,7 mill årlig. 4.5 Vurdering Vi ser at det kan være en utfordring å få klarhet i hva kommunene eier av utstyr til enhver tid, og at tallene vi har tilgang til varierer fra kilde til kilde, også innad i kommunene. Dette har betydning for hvor god kvalitet vi har fått på våre måltall. Revisjonen mener på tross av usikkerhet når det gjelder i hvilken grad måltallene, og derav sammenlikningene mellom kommunene er matematisk korrekte, at vi kan komme med noen vurderinger. Fra vår side ser vi på disse resultatene som presenteres som diskusjonsgrunnlag til bruk i samkommunen. Samkommunen har et utgiftsnivå på IKT-området som ikke skiller seg negativt ut fra de kommunene det er gjort sammenlikninger med. Samkommunen har hatt en økning i driftsutgiftene i årene , men har og hatt en stor økning i antall pcer og brukere. I figur 3, 4 og 5 viser vi at flere pcer/brukere gir flere å dele utgiftene på. Nivået på utgiftene er ikke høyt sammenlignet med for eksempel nivået i Stjørdal kommune. IKT i samkommunen 13

14 Det er verdt å merke seg at driftsutgiftene er økende i samkommunen også, og videre være oppmerksom på hva som gjør at disse øker. På enkelte områder kan det være nyttig for administrasjonen i kommunene å se nærmere på detaljer i vedleggene til rapporten.(vedlegg nr 2) Fremdeles føres en del driftsutgifter til IKT i morkommunene. Vi anbefaler at det gjøres en vurdering av om disse utgiftene skal belastes kommunene eller om det skal føres på IKTenheten. Vi har i liten grad vurdert hvilken påvirkning lønn har på IKT-området. Dette fant vi vanskelig å sammenlikne tallmessig på grunn av ulik organisering. Antall ansatte og driftsmåter påvirker totaltallene. Ut fra samtaler med IKT-lederne, samt årsrapporter fra kommunene, har vi inntrykk av at samkommunen stort sett har hatt de samme personalressursene på IKT-enheten selv om driftsomfanget har økt betydelig. Dette kan i seg selv tyde på kostnadseffektiv drift. Investeringene har i gjennomsnitt økt noe i perioden , men kan vanskelig sammenliknes eller måles da vi bare har sett på tre år. Det er for kort tidsperspektiv i investeringssammenheng. Forskjellene mellom kommunene kan forklares med innholdet i de investeringene som er gjort i perioden. Stjørdal skiller seg ut med 7-årige lisensavtaler med Microsoft, mens lisenser i ISK og i Steinkjer i all hovedsak tas over drift. Det kan være grunnlag for kommunene å få klarlagt grensene for hva som kan belastes investering kontra drift. 5 Er målsettinger for IKT-tjenesten i samkommunen oppfylt? 5.1 Revisjonskriterier Da Innherred samkommune ble opprettet ble det utarbeidet en grunnavtale. Ved fornyelse av samarbeidet ved årsskiftet 2009/2010 ble det utarbeidet en samarbeidsavtale. I begge avtalene er formål og hovedmål for samarbeidet presentert 7. Formål Innherred samkommune skal bidra til å gi innbyggerne bedre tjenester, effektiv offentlig ressursbruk som skal gi reduserte driftsutgifter på sikt, grunnlag for helhetlig politisk styring over regionale oppgaver og styrkede fagmiljøer Av hovedmål nevner vi her: Bedre tjenester innefor eksisterende/stramme økonomiske rammer Opparbeide/øke beredskap til å møte nye utfordringer Reduserte driftsutgifter på sikt Sterke fagmiljø Samarbeid på fagområder/tjenesteområder for å støtte oppgaver som fortsatt skal ligge i morkommunene 7 Se vedlegg 1 IKT i samkommunen 14

15 I kommuneplanens samfunnsdel er det satt opp som mål at Levanger og Verdal skal være foregangskommuner innen bruk av teknologi. Alle ansatte skal ha relevant kompetanse i bruk av digitale verktøy og ny teknologi. I følge evalueringsrapport fra ble felles IKT-plattform vurdert til å være grunnleggende for å oppnå effektiviseringsgevinster, både i forhold til andre støttefunksjoner og i selve driftingen av IKT-systemene. Felles IKT-tjenester vil derfor være sentralt både i forhold til hovedmålene om bedre tjenester og reduserte driftsutgifter. IKT er en intern tjeneste, men vi har likevel valgt å bruke samkommunens målsettinger som utgangspunkt. På denne bakgrunn er det utledet følgende revisjonskriterier for å svare på problemstillingen: Det skal være rasjonell og kostnadseffektiv tjeneste Det skal være god driftsikkerhet for anleggene og kort ventetid ved behov for hjelp Det skal brukes samme programvare/etablert felles løsninger for sentrale funksjoner IKT-enheten skal ha et stabilt og godt fagmiljø 5.2 Data Da samkommunen ble opprettet i 2004 ble IKT-tjenestene i de to kommunene slått sammen til en enhet. IKT-kostnadene for årene er nærmere beskrevet i kapittel 4. Netto driftsutgifter for IKT-enheten økte fra 2005 fra i underkant av 11 millioner kroner til vel 15,5 millioner kroner i I perioden fra 2004 til 2010 har antall pcer i de to kommunene blitt tilnærmet tredoblet i følge administrasjonen til i underkant av 4000 pcer i juni Flere ansatte bruker IKT i sitt daglige arbeid nå enn ved etableringen av samkommunen, og nye fagprogrammer er tatt i bruk. Flere enheter er knyttet til et felles datanett, og alle skolene er i perioden slått sammen med kommunene for øvrig i den perioden samkommunen har eksistert. I årsmeldingen fra 2007 står det at driftutgiftene pr pc er halvert siden starten av ISK 10, i årsmeldingen for 2008 står det at driftutgifter pr pc har gått drastisk ned med unntak av lisenser 11. IKT-enheten har hele tiden hatt ca 7 årsverk, og arbeidsstokken har vært svært stabil. De ansatte har i følge IKT-leder god kompetanse med IKT grunnutdanning og flere som har spesialsertifisering innenfor ulik programvare. IKT-lederen tror at det er de faglig utfordrende oppgavene med rom for utviklingsarbeid i en større enhet som gjør at stabiliteten blant de ansatte er så god. Dette kommer også til uttrykk i årsmeldingen for 2008: På noen områder er kompetansen langt over det som kan forventes i 8 Vedtatt av Kommunestyret i Innherred samkommune , Kommunestyret i Levanger , Kommunestyret i Verdal Nord-Trøndelagsforskning Årsmelding ISK 2007 s Årsmelding ISK 2008 s 8 IKT i samkommunen 15

16 en situasjon på vår størrelse. Utfordringen er å beholde eksisterende kompetanse og videreutvikle den i takt med den teknologiske utviklingen. En felles IKT- avdeling, som yter tjenester til mange brukere, har muligheter for å gjøre større innkjøp, inngå bedre avtaler og få til en standardisering når det gjelder programvare som i følge administrasjonen har bidratt til rasjonalisering og billigere drift enn om kommunene skulle har hatt slik tjeneste hver for seg. Alle innkjøp av pcer gjøres via IKT-enheten, noe som er en forutsetning for å få den på nett. Administrasjonen mener at ytterligere effektivisering kan tas ut ved å utnytte teknologi til møter og samhandling internt i kommunene. Det er også en utfordring å ta i bruk potensial som finnes i systemene, men dette er et organisatorisk/opplæringsmessig problem mer enn en IKT-utfordring. Etter hvert som nye fagprogrammer implementeres vil det også kunne føre til effektiviseringsgevinst. IKT-leder forteller at antall og omfang av driftsstanser er redusert, og at det nå stort sett bare er stans på grunn av planlagt vedlikehold. I følge lederen er arbeidet med datasikkerhet intensivert, og det er fokus på rask service til brukere. Det føres ikke statistikk over henvendelser, og det er ikke gjennomført undersøkelse om brukertilfredshet. Etablering av en IKT-enhet med flere ansatte har i følge IKT-leder gjort det enklere å avvikle ferie, og sårbarhet ved sykdom og annet fravær er betydelig redusert. Fra rådmannsnivået sies det at etablering av felles IKT-tjeneste har gitt økt driftssikkerhet og bedre evne til å møte uforutsette hendelser. Driftsstanser er uhyre sjelden, noe de mener er et viktig mål for kvalitet. Det har vært kort tid til førstehjelp for den enkelte bruker. Administrasjonen i samkommunen mener at det er IKT-enheten som i størst grad har oppfylt målsettingen med opprettelsen av samkommunen. Både i underveisevaluering og i sluttevaluering 12 blir det referert til at enhetene rapporterer om økt kompetanse, gjennomføringsevne og god måloppnåelse. Full måloppnåelse på økt tjenestekvalitet kunne være vanskelig å oppnå, og for 2007 skyldes dette at man ikke alltid har kapasitet til å levere innenfor ønskede frister. I sluttrapporten fra 2007 heter det: Samarbeidet om interne støttefunksjoner i Innherred samkommune ser ut til å gi store gevinster man ikke hadde klart å realisere hver for seg. Samlokalisering har vært lite kontroversielt og man har oppnådd samordning av ressurser, kompetanseutvikling, harmonisering og bedring av tjenestekvalitet samt besparelser. Samkommunen synes for eksempel å ha oppnådd grunnlag for en årlig besparelse på om lag 7 % av netto ressursbruk innen interne tjenester (2,5 mill. kr) samtidig som man har oppnådd effektiviserings-gevinster i andre enheter i Levanger og Verdal kommune. Dette er et bra resultat når en tar i betraktning økende lønnskostnader og ressursbruk i øvrige enheter i de to kommunene i samme periode. 12 Trøndelag forskning og utvikling as 2006 og 2007 IKT i samkommunen 16

17 5.3 Vurdering IKT-tjenesten gir med samme personale et større og bredere omfang av tjenester nå enn ved opprettelsen av Innherred samkommune. Sammen med innføring av felles fagsystemer, lite omfang av uforutsette driftsstanser og kort ventetid for brukerhjelp, tyder det på at IKTtjenesten arbeider rasjonelt. Samkommunen ser ut til å være på nivå med Steinkjer når det gjelder kostnadseffektiv drift av IKT-tjenester, men er mer effektiv enn Stjørdal. Årsakene til dette kan være flere og henger hovedsakelig sammen med at IKT-enheten har en rasjonell driftsform. Selv om lønn utgjør en liten andel av de totale kostnadene i denne sammenhengen, antar vi at forskjellene på kostnader pr pc/bruker ville ha blitt større, til samkommunens fordel, dersom vi hadde hatt mulighet for å inkludere disse i beregningene. Dette fordi forholdet mellom antall pcer/brukere og antall personer som drifter disse varierer mellom kommunene. Gjennomføring av utviklingsarbeid i egenregi, utarbeidelse av IT-plan fra 2010, lite omfang av uforutsette driftsstanser og kort ventetid for brukerhjelp tyder på at IKT-enheten har god fagkompetanse. Når det i tillegg har vært få utskiftinger av personale i IKT-enheten tyder det på et stabilt og godt fag- og arbeidsmiljø. 6 Konklusjon Samkommunen har den fordelen at de i innkjøps - og forhandlingssammenheng kan opptre som en stor kommune og få stordriftsfordeler, noe de andre samarbeidene ikke har i like stor grad. Om dette potensialet er utnyttet godt nok kan vi ikke svare på, men vi ser at det kan ha betydning. Vår vurdering er at samkommunen ser ut til å drive sin IKT tjeneste på en like kostnadseffektiv måte som Steinkjer, men bedre enn Stjørdal. Vi ser at samkommunen har hatt en økning i utgifter i 3-årsperioden, mens de to andre kommunen har hatt en nedgang i samme periode. Dette kan tyde på at det er potensial for ytterligere effektivisering, men 3 år er et for spinkelt grunnlag å trekke bastante konklusjoner på. Vi mener at på bakgrunn av de forholdene vi har vurdert at målsettingene for felles IKTtjeneste i Innherred samkommune er oppfylt. 7.1 Anbefalinger For at kommunene lettere skal få tilgang til hva IKT koster er det viktig med systemer for rapportering. Dette kan ikke kommunen selv kan gjøre noe med. Det kommunene kan gjøre er å vise at det er et behov for slik kunnskap, og at det er viktig å få oversikt over alle typer kostnader om det er til internt eller eksterne tjenester. Kanskje er det mulig for samkommunen å inspirere til å videreutvikling av KOSTRA-tallene slik at disse i framtida kan vise hva IKT koster i kommunene? IKT i samkommunen 17

18 Det er viktig at samkommunen har oppdaterte oversikter over hva og hvor mye som driftes. På den måten sikrer en be, og med andre kommuner. 7 Høring Hele rapporten inkl. konklusjoner har vært på høring hos administrasjonssjefen. I tillegg har revisjonen hatt et avslutningsmøte med administrasjonssjefen og IKT-leder. Som resultat av høringen er det tatt inn en tilleggsfigur i kap 4.3 som viser driftsutgiftene inklusive alle elevpcene. Dette medfører ikke endring i konklusjonene. Høringssvar er vedlagt i sin helhet, jf vedlegg 5. IKT i samkommunen 18

19 8 Litteraturliste FLV-ikt 2002: Muligheter i utvikling av et tettere interkommunalt samarbeid mellom Frosta Levanger og Verdal kommuner (FLV). Sluttrapport Forstudium Tema: Felles IKT-strategi Innherred samkommune 2004: Grunnavtale for Innherred samkommune Innherred samkommune 2009 : Samarbeidsavtale for Innherred samkommune Innherred samkommune 2007: Årsrapport 2007 Innherred samkommune 2008: Årsrapport 2008 Levanger kommune, Verdal kommune, Innherred samkommune 2008: Kommuneplanens samfunnsdel Roald Lysø, Nord-Trøndelagsforskning 2004: Innherred samkommune 1. milepælsevaluering av forsøket Roald Sand, Trøndelag forskning og utvikling AS 2006: Evaluering av Innherred samkommune. Resultater vel halvveis i forsøksperioden Roald Sand, Jørund Aasetre, Roald Lysø, Trøndelag forskning og utvikling AS 2007: Evaluering av Innherred samkommune IKT i samkommunen 19

20 9 Vedlegg Vedlegg 1 Fra Grunnavtale for Innherred samkommune, vedtatt i Levanger kommunestyre og Verdal kommunestyre Samkommunens formål og hovedmål Formål Innherred samkommune skal bidra til å gi innbyggerne bedre tjenester, effektiv offentlig ressursbruk som skal gi reduserte driftsutgifter på sikt, grunnlag for helhetlig politisk styring over regionale oppgaver og styrkede fagmiljøer. Hovedmål Bedre tjenester innefor eksisterende økonomiske rammer Opparbeide/øke beredskap til å møte nye utfordringer Være drivkraft i utvikling av samarbeid i Innherredsregionen Være tyngdepunkt for regional utvikling (kulturbasert forretningsutvikling) Det skal skapes et positivt bilde /image av regionen Reduserte driftsutgifter på sikt Fra Samarbeidsavtale for Innherred samkommune, vedtatt i Verdal kommunestyre , og i Levanger kommunestyre Samkommunens formål og hovedmål Formål Innherred samkommune skal bidra til å gi innbyggerne bedre tjenester, effektiv offentlig ressursbruk som skal gi reduserte driftsutgifter på sikt, grunnlag for helhetlig politisk styring over regionale oppgaver og styrkede fagmiljøer. Hovedmål Innherred samkommune skal bidra til: Bedre tjenester innenfor stramme økonomiske rammer Effektiv offentlig ressursbruk og reduserte driftsutgifter på sikt Utvikling av lokaldemokratiet gjennom helhetlig politisk styring av interkommunalt samarbeid Regional- og nasjonal utviklingskraft Sterke fagmiljø Økt beredskap for å møte nye utfordringer Et positivt og utviklingsorientert bilde av regionen omdømmebygging. Samarbeid på fagområder/tjenesteområder for å støtte oppgaver som fortsatt skal ligge i morkommunene Lovfesting av samkommunen som modell for interkommunalt samarbeid IKT i samkommunen 20

21 ISK Vedlegg 2 Art ISK Verdal Levanger Driftsutgifter telefon fast datakommunikasjon, linjeleie mobiltelefoner lisenser kopieringsavtaler vedlikeholdsavtaler programvare utstyr leie av kopimaskiner service driftavtaler og reparasj teknisk infrastruktur IKT leiekjøring datasentraler konsulenttjenester(kun fra ansvar 7030) driftsutgifter driftsutgifter tillegg fra Verdal driftsutgifter tillegg fra Levanger Sum driftsutgifter Investering inventar og utstyr Tall oppgitt fra IKT-leder Pcer Elevpcer Adm Lukket Lege Eksterne Sum Antall pc'er Brukere Elever Lærere Adm + lukket Eksterne GSI-tall elev-pcer Kommune Levanger Verdal Sum ISK IKT i samkommunen 21

22 Steinkjer Vedlegg 3 INVEST-samarbeidet - Steinkjer kommune. Drift Art Telefon Radio/samband, linjeleie Internett, etabl/bruk Lisenser datasystemer (ikke fagsystem) Lisenser fagssytemer(skjønnsmessig utplukk på denne arten) PC, utstyr til PC og programvare AV-matr/ped. programvare Drift/service-avtaler kopimaskiner Drift/service-avtaler it/data Driftsavtale skatteregnskap Sum kjøp av varer og tjenester Investering Art Avgifter, gebyrer, lisenser , Inventar, utstyr og maskiner (kjøp og leie) , PC, servere, programvare Tjenesteenhet IKT Ansvar netto driftsutgifter Antall pc'er GSI tall elev-pc'er Antall brukere Brutto driftsutgifter pr år/pc eksl lønn Brutto driftsutgifter pr bruker eksl lønn IKT i samkommunen 22

23 Vedlegg 4 Stjørdal Art TELEFON,TELEFAX DATAKOMMUNIKASJON LISENSER/ÅRLIG VEDL.H. DATAPROGRAMMER LISENSER TV, TONO, KOPIERINGSAVTALER IT-UTSTYR LEIE/LEASING DATAMASKINER LEIE/LEASING KOPIMASKINER SERVICEAVTALER KOPIMASKINER M.M DRIFTSAVTALER MED DATASENTRALER andel VR som trekkes fra (se forklaring under) Konsulenttjeneste (Stjørdals andel) Sum kjøp av varer og tjenester IKT Antall pc'er (tall oppgitt fra Ikt-leder) antall elevpcer (GSI) Antall brukere (tall oppgitt fra IKT-leder) driftsutgifter pr pc/år eksl lønn driftsutgifter pr bruker/år ekskl lønn Forklaring til tallene: Alle arter unntatt 1270 er kopiert rett fra regnskapene for de aktuelle årene. Rapportene er tatt ut på år og art Lønn er holdt utenom. Art 1270 er tatt med pga av at den skiller seg ut med et større beløp på ansvar 825 Investering lisenser Lisenser og dataprogrammer Datamaskiner og it-utstyr it-utstyr Sum investering andel VR som trekkes fra(note 8) Andel Værnesregion Summert tilsvarende arter fra ansvar *andel VR. Unntak 2007 summert arter ansvar 124 *andel VR IKT i samkommunen 23

24 Vedlegg 5 IKT i samkommunen 24

25 IKT i samkommunen 25

26 IKT i samkommunen 26