Memo - Notat. Linnea Rådgivning Erik Svendsen. Vedrørende ansvar og Historie

Størrelse: px

Begynne med side:

Download "Memo - Notat. Linnea Rådgivning Erik Svendsen. Vedrørende ansvar 709998 og 709999. Historie"

Pia Carlson
8 år siden
Visninger:

1 Memo - Notat Linnea Notat til: Notat fra: Oppland fylkeskommune Att: Egil Brenner Kopi til: Dato: Referanse: / (Korrigert versjon) Avskrivningsprogram Vedrørende ansvar og Historie Korreksjon markert i rødt. Nytt ansvar Gammel kombinasjon gjelder følgende historiske poster kr , kr , kr , kr , Skulle vært nedskrevet i null ved kjøringa av rutinen 2003, men står med kr ,- i rest, som kan sluttavskrives i regnskapet for Resultatet indikerer en mulig feil. Beløpene relaterer seg til Sølvskottberget og Hjelpemiddelsentralen, etter sjekk av konverteringsfila fra regnskapet. Gammel kombinasjon gjelder følgende historiske poster kr , kr , kr , kr , Linneavegen Lillehammer Telf: Mobil: Fax: post@linnearad.no Org.nr:

Gammel kombinasjon 100000 25000 10710 709999 25000 10710 gjelder følgende historiske poster 100000 22500 10710 kr 210 000,00 1991 100000 22500 10710 kr 2 364 000,00 1992 100000 22500 10710 kr 260

2 kr , kr , kr , kr , kr , kr , kr , kr , kr , kr , kr , Her er gjenstående saldo kr ,90. I henhold til koverteringsfila ( ), gjelder det følgende saldoer på det tidspunktet. Oppland Vaskeri kr ,52 Hjelpemiddelsentralen kr ,52 Sølvskottberget kr ,56 Sum kr ,60 I og med at avskrivningstida her er 50 år, gir dette liten avskrivning over årene fra Samtlige skulle vært sluttavskrevet i tilknytning til salg/realisasjon/statlig overtagelse. En grunn til at dette ikke gjøres er at det ikke etableres tilleggsdokumentasjon i tilknytning til de ulike postene, dvs hva de inneholder. Mener det er pekt på i min manual. Må således sluttavskrives, men regnskapsmessig blir det en liten utfordring. Gammel kombinasjon og gjelder følgende historiske poster kr , kr , kr , kr , kr , kr , kr , kr 586, kr , kr , kr , kr 7 973, kr 4 563, kr , kr , kr , kr ,00 Side

22800 10710 kr 637 223,00 1998 Her er gjenstående saldo kr 23 629 733,90. I henhold til koverteringsfila (1998 1999), gjelder det følgende saldoer på det tidspunktet.

3 Saldo pr er på Utgående_saldo kr ,23 (27000) og kr ,28 (28000). Samtlige poster er fra etter sist konvertering, og ser ut til i sin helhet å gjelde /infrastruktur. Her er det tre løsningsmuligheter etter min mening. 1. Opprette er eget ansvar for ufordelte byggeprosjekter innen videregående skole og legge begge hovedpostene der. 2. Fordele beløpet under på eksisterende skoler etter størrelse, og sluttavskrive posten ved regnskapsavslutning Sjekke bakgrunnsdataene. Samtlige innleggingsfiler fra finnes tilgjengelige, slik at vi kan finne opprinnelig prosjektkode. Noe arbeid er det, i og med at flere poster i innleggingsfila kan bli til en, men antallet er ikke stort V , V , V , , V00026 Planlegging skoler Konsulenttj. bygg/anlegg V00091 DIVERSE SKOLER, Overnatting/reiseutgifter, ikke opp V00091 DIVERSE SKOLER, Bilgodtgjørlese, oppgavepliktig V00091 DIVERSE SKOLER, Diettkostnader, oppgavepliktig V00091 DIVERSE SKOLER, Reiseutgifter, ikke oppgavepliktig V00091 DIVERSE SKOLER, Vedlikehold, bygg V00091 DIVERSE SKOLER, Konsulenttj. bygg/anlegg V , V , V , V , V , V , , , , , ,00 635, , , , V , X , ,00 Kr ,85 er relatert til prosjekt med kode V00052, samt at kr ,66 er relatert til prosjekt kode V00091 (adgangskontroll diverse skoler). Kan se ut som det hovedsakelig er knyttet til konsulenttjenester. På andre prosjekter er beløpet kr ,09, dvs. en relativ liten andel. Når det gjelder adgangskontroll, burde kostnadene trolig opprinnelig vært fordelt i forhold til investering i systemene på den enkelte skole. Side

Fordele beløpet under 27000 på eksisterende skoler etter størrelse, og sluttavskrive 28000 posten ved regnskapsavslutning 2004. 3. Sjekke bakgrunnsdataene.

4 Gammel kombinasjon gjelder følgende historiske poster kr , I og med at dette er bare en investering, regnskapspost, burde det være lett å finne fram til historien, og således få rett plassering av posten. Den er også tydelig knyttet til næringsaktivitet. Sjekk i bakgrunnsfila fra regnskapet viser at det gjelder følgende 2 poster. Reelt er dette ikke er kjøp, men knyttet til når Lillehammer Busstasjon AS ble oppløst, og eiendommen med bygg ble overført til Oppland fylkeskommune. Som på det tidspunktet var eneeier V00100 Kjøp av Lillehammer busstasjon V00100 Kjøp av Lillehammer busstasjon Kjøp av tomt Invest. Forretningsdrift Kjøp av Invest. Forretningsdrift eksisterende bygg og anlegg Det skulle danne grunnlag for en korrekt plassering av investeringen , ,00 Sum ,50 Konklusjonen for nytt ansvar at ulike poster må håndteres noe ulikt. Noe skal/må sluttavskrives og bør således føres bare på et dummyansvar, som går i null ved Noe kan vurderes fordelt, eller opprettholdes på et ufordelt ansvar som tydeligere sier noe om historien, og den siste posten bør kunne plasseres rett, gis et korrekt ansvar framover. Den reviderte gjennomgangen burde gi grunnlag for korrekt ansvarsplassering av objektene. Følgende forslag fremmes. 1. Eget ansvar opprettes for Lillehammer Busstasjon eventuelt at investeringen plasseres på samme ansvar som driftsutgifter. 2. Oppland Vaskeri og Sølvskottberget sluttavskrives i tilknytning til regnskapsavslutning Hjelpemiddelsentralen gis eget ansvar. 4. For , med rest kr ,- foretas sluttavskrivning. 5. For (22800) 10510, sjekkes opprinnelige prosjekt for å se om de kan danne grunnlag for fordeling. Dersom dette ikke lar seg gjøre, og prosjektene omfatter aktiviteter som reelt sett angår alle videregående skoler, anbefales at postene fordeles i henhold til skolenes budsjett. Nytt ansvar Ser det logiske i å samle alt tilknyttet Kirkegata i et ansvar, da dette forenkler, gjør at man slipper fordeling. Gjør det også lettere å håndtere eventuelle organisatoriske endringer. Når det gjelder eventuelle kostnadsanalyser er det ikke helt bra med så grov gruppering. For er data fra før 1999 av minimal interesse, da de er mer eller mindre nedskrevet i null. Side

Den er også tydelig knyttet til næringsaktivitet. Sjekk i bakgrunnsfila fra regnskapet viser at det gjelder følgende 2 poster.

5 Ansvar Tjeneste Tjeneste_av Nytt_ansvar Ny_tjenes Ny_tjenes Beløp skr te te_avskr kr , kr , kr , kr , kr , kr , kr , kr , kr , kr , kr , kr ,24 Kr ,36 De fleste beløpene her er små, så historikken er ikke så vesentlige. To beløp bør det knyttes en kommentar til. Beløpet på kr ,86 er knyttet til investeringer i 2001, 2002 og I og med at avskrivningstida er 50 år, og beløpet er av noen størrelse bør det legges inn en dokumentasjon i perm/system hva beløpet gjelder. Dette for eventuelle senere konverteringer. Beløpet på kr ,81 gjelder 42 (hvorav 35 fra 2003) enkeltposter fra av disse er på over 1 mill kr. Selv om avskrivningstida bare er 5 år, bør kanskje de store postene dokumenteres i forhold til hva det gjelder. Noe bedre objektdokumentasjon kan gjøre det enklere å håndtere eventuelle realisasjoner, jf de manglende sluttavskrivningene som er pekt på tidligere. Spørsmål om dokumentasjon i systemet jf kommentarer ovenfor. Det er teknisk relativt kurant å legge inn tilleggsinformasjon knyttet til de fleste postene. Det er heller ikke behov for å gå lengre tilbake enn 5, 10 og 8 år for 22400, og Videre er det i hovedsak små beløp på den enkelte post i grunnlagstabellen. Av over 1300 enkeltposter er kun 150 på over 2 mill kr og 288 over kr poster er på under kr i de opprinnelige investeringsopplysningene. Så ønskes det lagt inn tilleggsinformasjon om de litt større investeringsobjektene, er det faktisk en relativt overkommelig oppgave. Teknisk er det bare ca 1 times arbeid å klargjøre denne muligheten fullt ut. Ved gjennomgang av grunnlagsdata ser jeg at de er gitt på to ulike format i perioden. For 2001 er følgende format brukt V00026 Planlegging skoler Konsulenttj. bygg/anlegg Mens for de andre årene er følgende format brukt V ,00 Systemet er bygd opp for å håndtere formatet uten tekster, men det er en så stor fordel i eventuelt etterkontroll/tilbakesjekk av data å ha med tilleggsinformasjon at formatet som er brukt i 2001 bør brukes som standard videre. Det er ingen tekniske problemer knyttet til å Side ,60

200000 22400 10420 709998 22400 10420 200000 22500 10420 709998 22500 10420 kr 129 771,00 200000 22400 10421 709998 22400 10420 kr 517 414,80 160000 22400 10423 709998 22400 10420 kr 102 114,31

6 gjøre den endringen i programmet. Ser ut som prosjektnavn/beskrivelse gir nyttig tilleggsinformasjon. Videre lagrer ikke systemet opprinnelige grunnlagsdata i systemet. Grunnlaget for at disse kunne sjekkes er at undertegnede hadde samtlige grunnlagsfiler tilgjengelig. For videre dokumentasjon bør grunnlagsfilene lagres i systemet. Eventuelt/i tillegg kan investeringsopplysninger utvides med å inneholde prosjektkode. Side

Grunnlaget for at disse kunne sjekkes er at undertegnede hadde samtlige grunnlagsfiler tilgjengelig.

Like dokumenter

Notat Til: Kommunestyret Svarfrist: *

Notat Til: Kommunestyret Svarfrist: * Fra: Rådmannen Kopi: Dato: 18.10.2012 Sak: 12/1925 Arkivnr : 151 2. TERTIALRAPPORT 2012 OPPFØLGING FRA MØTET I FORMANNSKAPET Innledning Ved behandling av 2. tertial