Innovasjon steg-for-steg. - En veileder for gjennomføring av innovative offentlige anskaffelser

Transkript

1 Innovasjon steg-for-steg - En veileder for gjennomføring av innovative offentlige anskaffelser

2 Forord Denne veilederen bygger på et grunnarbeid som er gjort i Nasjonalt program for leverandørutvikling. Veilederen følger i hovedsak samme struktur som Difis generelle veiledning for gjennomføring av anskaffelser, men den skiller seg ut på to måter: 1. For det første oppfordrer vi til å starte prosessen ennå tidligere enn ved vanlige anskaffelser. Vi vil gjerne at dere tar et skritt tilbake og tenker på hva som er utfordringsbildet på lang sikt. Det er særlig her det kan være aktuelt med innovative anskaffelser. Vi har en ide om at dere som innkjøpere kan ta med dere veilederen inn i møter på strategisk ledelsesnivå og foreslå innovative anskaffelser som et verktøy for å løse strategiske utfordringer. 2. For det andre har vi innført en egen fase for dialog med leverandører. Mer og bedre dialog gir bedre varer og tjenester. Ikke bare når du skal jobbe med innovative anskaffelser, men for alle typer anskaffelser som ikke gjelder for helt standard hyllevare. Samtidig vet vi at dette er ukjent grunn for mange innkjøpere og et område som mange er redde for å gjøre feil på. Gjennom denne veilederen håper vi å bidra til at flere bruker muligheten til å finne ut av hva som er state- of-the-art i markedet og samtidig gi leverandørene informasjon om behovene og utfordringene som det offentlige har. Like barn leker kanskje best, men de leker det samme hele tiden, er det et ordtak som heter. Nå er tiden inne for å tenke utenfor boksen og gjøre ting på en ny måte. Gjennom et innovativt samarbeid med leverandører og brukere kan du som innkjøper bidra til effektivisering i offentlig sektor, miljøvennlige løsninger og strategisk gode anskaffelser for din virksomhet. Lykke til! Oslo, 12. oktober 2012 Dag Strømsnes Avdelingsdirektør

3 Innhold 1 Vurdere behov Identifisere utfordring og innovasjonsmulighet Forankre i strategi og planer Innovative anskaffelser eller FoU-prosjekt? Planlegge og organisere Sett av nok tid Forankre i ledelsen Involvere brukere og fagfolk Gjør en risikovurdering Regulering av risiko i kontrakt Dialog med markedet Hvordan gjennomføre dialogen? Hvem bør jeg har dialog med? Markedsundersøkelser Hvordan gjennomføre leverandørkonferanser? Målet med leverandørkonferansen Hvem er målgruppen? Innhold til agenda og foredragsholdere Budsjett for leverandørkonferansen Markedsføring Hvordan gjennomføre dialogkonferanser? Målet med dialogkonferansen Hvem er målgruppen? Innhold til agenda og foredragsholdere Medarrangør Budsjett for dialogkonferanse Booke egnede møtelokaliteter Markedsføring av dialogkonferansen Etter dialogkonferansen Hvordan gjennomføre en-til-en dialogmøter? Målet med dialogaktiviteten Hvem er målgruppen? Innhold til agenda Budsjett for en-til-en-møtene Markedsføring Bruke informasjonen fra dialog med markedet Tips til vurderinger Krav til likebehandling Gjennomføre konkurranse Utforme spesifikasjon Utforming av spesifikasjonen Kvalifikasjonskrav... 13

4 4.3 Alternative tilbud Fordeler ved å åpne for alternative tilbud: Forhold det er viktig å være oppmerksom på Valg av prosedyre Åpen og begrenset anbudskonkurranse Konkurranse med forhandling Fremme innovasjon gjennom konkurranse med forhandlinger Fordeler for innovasjon med konkurranse med forhandling: Begrensninger for innovasjon med konkurranse med forhandling: Konkurransepreget dialog Fordeler med konkurransepreget dialog: Krav til gjennomføring av konkurransepreget dialog: Plan- og designkonkurranse Hvordan gå frem i en plan- og designkonkurranse: Forutsetninger for at plan- og designkonkurranse skal fremme innovasjon: Tildelingskriterier Viktige momenter ved utforming av tildelingskriterier: Om tildelingskriteriet pris Evaluere tilbud Krav i kontrakten Betalingsplaner Risikoplassering Sanksjonsregime og håndhevelse av dette Huskeliste ved utforming av kontrakter Stimulere til innovasjon i gjennomføringsfasen Stimulere til innovasjon i kontraktsperioden Følge opp og evaluere Implementere innovasjonen Erfare og lære... 28

5 1 Vurdere behov En innovativ anskaffelse starter tidligere enn en ordinær anskaffelse. Behovet er mer åpent og det kan være mange ubesvarte spørsmål man må forholde seg til. Da gjelder det å være kreativ og bruke tid på å definere behovet godt. Ta utgangspunkt i langtidsplaner og framtidsscenarioer. Hva er de viktigste utviklingstrendene? Hva er sannsynlig utvikling i økonomi og behov? Hvordan vil dette feltet bli organisert i fremtiden? Et eksempel på en privat bedrift som har tatt langsiktige utviklingstrender som utgangspunkt for langsiktig satsing er Siemens. For noen år siden endret de strategien helt og holdent. De tok utgangspunkt i globale megatrender som energi- vann- og miljøutfordringer og bestemte seg for å begynne å produsere løsninger for slike utfordringer. Les mer om eksemplet på Identifisere utfordring og innovasjonsmulighet Alle anskaffelser starter med et behov. Når behovet ditt ikke kan dekkes av løsninger som allerede finnes i markedet, kan det være nødvendig å utvikle noe nytt. Det samme gjelder når virksomheten din blir stilt overfor nye utfordringer som miljøkrav, reduserte budsjett eller omorganiseringer. I privat sektor er det konkurransen i markedet som driver frem innovasjon. I offentlig sektor er det andre faktorer som er innovasjonsdrivere. Dette kan være: Budsjettkutt, eller krav til økt effektivitet Forventninger fra brukerne Nye lover eller regler, eksempelvis på miljøområdet. Politiske pålegg eller føringer Omorganiseringer og reformer i sektoren Å identifisere hva som er innovasjonsdrivere i din virksomhet er nyttig for å identifisere hvilke områder som har et særlig potensial for innovasjon. Hvis du vet at det kommer nye miljøregler innenfor et område som din virksomhet er engasjert i, så kan det være et område hvor innovative anskaffelser bør vurderes. Det samme gjelder hvis det skjer store omorganiseringer i sektoren. Eksempelvis kan samhandlingsreformen bety at det er behov for nye løsninger og nye grep i helse- og omsorgssektoren. Økt tilflytning til byen kan gjøre at kommunen må tenke nytt om byplanlegging og transportløsninger. Slike utfordringer er gode startpunkter for innovative anskaffelser. Når du skal identifisere potensielle innovative anskaffelser, så husk: Tenk langsiktig. Behovene kan endres over tid og kreve andre løsninger enn de man har hatt frem til nå. 1

6 Konsentrer deg om virksomhetenes overordnede mål og oppgave. Hvordan kan denne løses bedre? Ikke definer behovet for snevert. Ofte knytter man ubevisst behovsbeskrivelsen til dagens løsning. En bredere gjennomgang av behovet, kan vise at en helt annerledes løsning kan eliminere problemet, og samtidig løse flere utfordringer. Tips! Hvis du virkelig vil være i forkant og tenke nytt, så gjør som National Innovation Centre i Storbritannia og arranger en Crazy Friday en gang i kvartalet hvor alle blir utfordret til å tenke utenfor boksen og helt fritt fra dagens kontekst. Samle folk fra ulike fagmiljøer og avdelinger, gjerne i en setting som frigjør tankene fra hverdagen. Be alle om fritt å tenke på hva som hemmer virksomheten i å nå sine mål og hva som må til for at dere skal nå dem. Still spørsmålet og la alle assosiere fritt rundt spørsmålet: Ville det ikke vært fantastisk hvis? 1.2 Forankre i strategi og planer Arbeidet med innovative anskaffelser bør være en del av virksomhetens overordnede strategi, og bør også innarbeides i anskaffelsesstrategien. Dersom virksomheten din har en egen FOU-strategi, bør denne kobles sammen med anskaffelsesstrategien. De fleste offentlige virksomheter lager langsiktige planer eller strategier. I kommunene har man kommuneplaner som går over 4 år. I samferdselssektoren har man nasjonal transportplan som går over 10 år og omfatter flere virksomheters arbeidsområder. De langsiktige planene angir retning for virksomheten og sier noe om de viktigste satsingsområdene i perioden. I arbeidet med disse overordnede strategiene vil det sannsynligvis komme frem områder der det er behov for utvikling og innovasjon. Sjekk derfor disse planene når du lager anskaffelsesstrategi, og sørg for at det lages mål om innovative anskaffelser. Husk at innovative anskaffelser tar lang tid, og planleggingsprosessen må startes opp i god tid før anskaffelsene skal foretas. Når du skal lage anskaffelsesstrategi, sjekk da: Er det områder i den overordnede strategien der det trengs utvikling/innovasjon? Hvis virksomheten har en FoU-strategi, kan innovative anskaffelser spille en rolle her? Er anskaffelsesstrategi, overordnet strategi og evt. FoU-strategi koordinert? 2

7 1.3 Innovative anskaffelser eller FoU-prosjekt? Det kan være vanskelig å vite om det finnes løsninger i markedet som enten fullt ut eller med noen tilpasninger kan fylle behovet. Noen ganger kan løsningen være at flere leverandører finner hverandre og sammen kan tilby en helhetlig løsning på behovet. Andre ganger kan det være at behovet må løses gjennom helt ny utvikling. En grundig kartlegging i markedet vil gi svar på om det finnes løsninger som enkelt kan videreutvikles i dag, eller om det må settes i gang et forsknings- og utviklingsprosjekt. Bred dialog med markedet, inkludert bransjeorganisasjoner og forsknings- og utviklingsmiljøer som for eksempel Innomed innen helsesektoren, er det beste utgangspunktet for å finne svar på dette. Noen ganger bør man kanskje leie inn en innovasjonsrådgiver. Dersom dere har forsknings- og utviklingsmiljøer innomhus, så involver disse i prosessen. Denne kartleggingen krever tid, men kan også bidra til store besparelser dersom man finner ut av at det allerede eksisterer løsninger som for eksempel er tatt i bruk i andre sektorer, men som enkelt kan tilpasses ditt behov. For mer informasjon om Forsknings- og utviklingsoppdrag se også Til inspirasjon Anskaffelse av alarmer for demente i Bergen kommune Bergen kommune er pilot i Leverandørutviklingsprogrammet og startet i januar 2011 opp med en anskaffelse av alarmer for demente. De trodde i utgangspunktet at teknologien var tilgjengelig og at det ville være mulig å anskaffe eksisterende teknologi med visse justeringer. Gjennom bred markedsdialog kom de frem til at dette ikke var så enkelt som de trodde, blant annet som følge av personvernlovgivningen. De vurderer derfor å sette i gang et FoU-prosjekt i stedet. 3

8 Les mer om anskaffelsen av alarmer for demente i Bergen kommune på Nytt sentraldriftssystem i Stavanger kommune sparer penger og energi Stavanger kommune er også pilot i Nasjonalt program for leverandørutvikling og skal anskaffe nytt sentraldriftssystem for kommunen som skal bidra til å spare penger og energi. De trodde de sto overfor en ressurskrevende FoUprosess, men gjennom markedsdialog fant de ut at det eksisterer teknologi i andre land som per i dag brukes i andre sektorer, og som kan tilpasses bruk i kommunen. Les mer om anskaffelsen av nytt sentraldriftsystem i Stavanger kommune på 2 Planlegge og organisere En innovativ anskaffelse tar ofte lengre tid og involverer flere folk enn en ordinær anskaffelse. Dette må det gis rom for i planleggingen og organiseringen. Men en innovativ anskaffelse kan ikke planlegges i detalj det må være rom for at ting kan skje underveis. Noen ganger vil man finne ut underveis at det er en helt ny utvikling man trenger, og da må man gå inn i et forsknings- og utviklingsprosjekt. Detaljplanlegging er derfor ikke hensiktsmessig for innovative anskaffelser. 2.1 Sett av nok tid Mulighetene for innovasjon er ofte størst i fasen før selve anskaffelsen starter. Sett derfor i gang prosjektet i god tid før konkurransen skal gjennomføres. Det er stor variasjon i hvor lang tid som bør beregnes i fasen før konkurransen starter, både fordi prosjektene har ulik kompleksitet og størrelse, og fordi virksomhetene har ulik forkunnskap om alternative løsninger. Mange av forholdene som må tas i betraktning ved planlegging av innovative offentlige anskaffelser, vil være de samme som ved ordinære anskaffelser: Interne beslutningsprosesser (politiske beslutninger, budsjettprosesser osv.) Planlegging av anskaffelsen evt. kjøp av tjenester til ekstern rådgiver Gjennomføring av konkurransen og tidsfrister i regelverket om offentlige anskaffelser 4

9 Et eksempel på en milepælsplan for et pilotprosjekt i leverandørutviklingsprogrammet fremgår i tekstboksen under. Prosjektet har lagt opp til en dialogkonferanse med leverandørene for å få best mulig oversikt over alternative løsninger i markedet før konkurransen starter. Vær oppmerksom på at fasen før anskaffelsen starter ( forprosjekt ) kan innebære en rekke andre vurderinger, og at tidsplanen nedenfor kun er ment som en illustrasjon for hvordan markedet kan involveres. Tentativ tidsplan for Stavanger kommune: Dato Aktivitet Dialogkonferanse del I Frist for påmelding til dialogkonferanse del II (presentasjon av løsningsforslag) Frist for oversendelse av skriftlig løsningsforslag Dialogkonferanse del II (muntlig presentasjon av løsningsforslag) Mars 2011 Kunngjøring av konkurranse April 2011 Tilbudsfrist Mai 2011 Kontraktstildeling Juni 2011 Kontraktsoppstart Følgende tidsplan fra et prosjekt i Undervisningsbygg viser et mer omfattende prosjekt hvor de både gjennomførte dialogkonferanse med markedet og en planog designkonkurranse før selve anskaffelsen: Dato Januar 2008 Juli/september 2008 Januar 2009 Aktivitet Oslo bystyre vedtar utfasing av fossile energikilder i kommunale bygg innen 2020 Undervisningsbygg (UBF) utarbeider egen plan for utfasing Samarbeid UBF/Leverandørutvikling Hovedstadsregionene (LuHo) initieres Planleggingsmøte mellom UBF, LuHo og Oslo Renewable Energy and Environment Cluster (OREEC) Dialogkonferanse med LuHo som vertskap Utlysning av idékonkurranse Innovasjonsworkshop med OREEC som vertskap Frist for innlevering og deltakelse i idékonkurransen Vinnere kåret 5

10 2.2 Forankre i ledelsen Å sette i gang et prosjekt for å få frem nye løsninger og produkter forutsetter at du setter av tid og ressurser i organisasjonen. Arbeidet må derfor forankres hos både ledere og involverte fagmiljøer. Dette er viktig både for å få tilgang til ressurser og av hensyn til mulig risiko i prosjektet. Ledelsens støtte er avgjørende for en vellykket innovativ anskaffelse. Ledelsen må se på innovative anskaffelser som et strategisk virkemiddel for å nå virksomhetenes overordnede mål. Hvordan virksomheten er organisert, for eksempel om dere vanligvis jobber på tvers av fagmiljøer og i prosjekter eller om dere er strengt linjeorganiserte, kan være av betydning for hvor enkelt det vil være å jobbe med et tverrfaglig innovasjonsprosjekt. Like viktig er organisasjonskulturen. Er ledelse og medarbeidere innstilt på endring? Eller vil man helst gjøre ting slik man alltid har gjort det? Om kulturen fokuserer mer på å unngå feil enn på å prøve ut nye løsninger, vil ha mye å si for om et innovasjonsprosjekt blir vellykket eller ikke. Hvis man ønsker å satse på innovative anskaffelser som en regel heller enn et unntak, kan det være lurt å sette i gang tiltak rettet mot organisasjonskulturen også. 2.3 Involvere brukere og fagfolk Ta kontakt med, og involver både brukere og fagfolk for å få et best mulig bilde av hva som er det egentlige behovet. Relevante fagfolk kan være: personer med teknisk kompetanse, innovasjonspådrivere eller miljøer med kompetanse om forskningsog utviklingsprosjekter. Bred involvering kan både gi deg innspill om faglige spørsmål og bidra til å avdekke eventuelle hindringer i innovasjonsprosjekter. Dette kan for eksempel være interne retningslinjer, krav i budsjettsystemer eller lignende. Når du skal jobbe med innovative prosjekter, så er det lurt å tenke enda bredere enn ellers. En variert sammensatt arbeidsgruppe internt i huset kan komme med mange gode innspill. Brukerne er de som aller best kjenner på behovet. Store næringslivsaktører innen for eksempel mobiltelefoni og bilindustrien jobber målrettet med å avdekke udekte brukerbehov og bruker kunnskapen til å utvikle nye løsninger og produkter. Derfor ligger disse i forkant når det gjelder innovasjon. Det offentlige kan også bli mye bedre til å spørre brukerne direkte om hva deres behov egentlig er. Hvis du for eksempel skal anskaffe et nytt datasystem for eksterne brukere, så sett av tid til å gjennomføre en brukerundersøkelse i forkant for å avdekke hva brukerne er fornøyd med i dagens løsning og hva de 6

11 etterlyser av ny funksjonalitet. Ved anskaffelse av sammensatte tjenester som for eksempel eldreomsorg, kan man også sette sammen egne fokusgrupper bestående av de eldre selv, pårørende, hjemmetjenesten, hjelpemiddelsentralen, legen og kommunen for å utvikle helhetlige løsninger for brukeren. Man kan tenke seg tilsvarende fokusgrupper for utvikling av blant annet samferdselsløsninger. Til inspirasjon Brukerundersøkelse før anskaffelsen av ny Doffin-løsning Da Difi skulle anskaffe ny Doffin-løsning, ble det først gjennomført en brukerundersøkelse som ga en god indikasjon på hvilken funksjonalitet brukerne var opptatt av å få på plass. Konkurransegrunnlaget ble også lagt ut på Difis hjemmeside der det var åpnet opp for kommentarer og innspill. Til inspirasjon Håndbok i behovsdrevet innovasjon Innomed har laget en brosjyre om behovsdrevet innovasjon for helsesektoren. Brukere i helsesektoren er alt fra myndigheter, helseforetak, leger, spesialister og andre profesjoner innen helsetjenesten, til pasienter og pårørende. Brosjyrene skisserer hvordan man kan gå frem for å kartlegge brukernes behov og interesser og hvordan denne informasjonen kan brukes i utviklingen av nye produkter og tjenester. Les mer om Håndboken for behovsdrevet innovasjon på Gjør en risikovurdering Når du gjør anskaffelser som skal fremme innovasjon, er risikohåndtering ekstra viktig ettersom usikkerheten knyttet til produktet eller tjenesten som skal anskaffes kan være stor. Både du som oppdragsgiver og leverandøren vil ha risiko forbundet med en innovativ anskaffelse. Men begge vil også ha muligheter. Risiko kan være knyttet til følgende: Om leveransen virkelig oppfyller behovet Hva blir den endelige prisen? Om organisasjonen kan implementere og ta i bruk innovasjonen 7

12 Vil innovasjonen vinne frem i markedet? Risikoanalyser bør gjennomføres løpende gjennom anskaffelsesprosessen og fokusere på: Risikoene som finnes og sannsynlighetene for at disse risikoene faktisk slår til. På hvilket stadium i prosessen kan de avdekkede risikoene oppstå? Hvilken av partene som best kan «bære» risikoen ved innovasjonen. Plasserer du mesteparten av risikoen hos leverandøren, vil kostnadene sannsynligvis øke betydelig. Dette må avveies. Kan risikoen deles opp i elementer og deles mellom partene, på bakgrunn av den som best kan bære det enkelte risikoelement? Det er viktig å identifisere risiko og plassere den hos den part som er best egnet til å kontrollere risikoen. Dette vil i mange tilfeller også være den rimeligste løsningen Regulering av risiko i kontrakt På bakgrunn av resultatene av risikoanalyser, konkurransegrunnlag (spesifikasjon) og leverandørs tilbud bør en «innovasjonskontrakt» inneholde følgende elementer (ikke uttømmende listet): Leverandørens resultat/forpliktelser. Oppdragsgivers evaluering av leverandørens oppnåelse av tildelingskriteriene (kontraktfeste løsningen). En løsning/ordning i det tilfellet den foreslåtte løsningen ikke slår til/virker. Hvordan kontraktstyringen skal håndteres. Et system for bonus (evt. sanksjon) avhengig av oppnådde resultater. Immaterielle rettigheter og forholdet til tredjemannsrettigheter må reguleres i kontrakten. I anskaffelsesprosessen kan innkjøperen redusere egen risiko knyttet til produktet/tjenesten som skal utvikles. Figuren under synliggjør risikodempende tiltak som kan iverksettes: 8

13 I behovsdefinering I utvikling av konkurransegrunnlaget Tiltak for å redusere risiko Sette av nok tid til planleggingsfasen for å involvere sluttbrukere, avklare interne grensesnitt som må ivaretas Invitere inn eksterne fagmiljøer med annen/oppdatert fagkunnskap Undersøke muligheter i markedet (være i dialog med mulige leverandører) Utarbeide funksjonelle/ytelsesbaserte spesifikasjoner Kontraktsfeste krav til leveransekvalitet Kontraktsfeste insentiver og sanksjoner Benytte kontrakter med kontraktsperiode og kompensasjonsmodeller som reflekterer leverandørens krav til investering og risiko Formål Sikre at behovet som defineres er reelt, sikre at alle interne systemutfordringer håndteres i forbindelse med konkurransen (slik at produktet/tjenesten ikke stoppes i implementeringen) Avdekke alle relevante direkte og indirekte kostnader ved å definere behovet på ny måte Sikre oppdatert markedskunnskap (unngå å utvikle løsninger på plattformer/systemer som vil bli erstattet på kort sikt) Flytte risiko for behovsdekning av løsning fra kjøper til leverandør Avklare at tilbudt løsning dekker behovet/møter krav til leveranse Sikre at leverandøren har insentiv for å fortsette å videreutvikle/være innovative gjennom kontraktsperioden Unngå «overprising» som følge av risikodekning hos leverandøren Teksten er utarbeidet i samarbeid med Inventura. 1

14 Til inspirasjon Risikostyring i staten. Håndtering av risiko i mål- og resultatstyringen. Direktoratet for økonomistyring (DFØ) har laget en veileder for risikostyring i offentlig sektor. Det er en metode for hvordan man på en strukturert måte kan benytte risikostyring og intern kontroll som et verktøy for å gi rimelig sikkerhet for at virksomheten oppnår sine målsettinger. Les veilederen Risikostyring i staten. Håndtering av risiko i mål- og resultatstyringen på _av_risiko_i_maal_og_resultatstyringen.pdf 3 Dialog med markedet Innovative offentlige anskaffelser krever tettere kontakt mellom leverandører og kunder enn tradisjonelle anskaffelser. Dialog mellom markedet, brukere og andre fagmiljøer gir deg bedre informasjon om hva som finnes i markedet og hva slags mulige løsninger som kan utvikles. Hvis du også forteller markedet om dine langsiktige utviklingsbehov og om hva som er viktig for deg, for eksempel av miljøkrav, vil dette stimulere leverandørene til å utvikle nye løsningsforslag. Gjennomføring av plan- og designkonkurranse er en annen måte å få markedet til å utarbeide løsningsforslag til ulike utfordringer. Det kan du lese mer om i kapittel 5.8 Gjennomføre konkurranse. 3.1 Hvordan gjennomføre dialogen? Regelverket om offentlige anskaffelser er ikke til hinder for at offentlige virksomheter er i dialog med leverandører før konkurransen utlyses, men det er viktig å passe på at dialogen ikke utelukker konkurranse og at hensynet til likebehandling ivaretas. Du må derfor sørge for at du: Har tydelige spilleregler så det er klart hva som er målet med dialogen og at leverandørene senere må konkurrere om fremtidige leveranser Gir informasjonen om fremtidige planer på et overordnet nivå Gjør informasjonen tilgjengelig for alle interesserte leverandører Har møter hvor alle interesserte leverandører kan delta. Sørg for at møtene er bredt annonsert på forhånd 1

15 Annonsering bør gjøres: I form av en veiledende kunngjøring på Doffin når det er konkrete planer om en anskaffelse På egne hjemmesider Gjennom øvrig media og nettverk Les mer om likebehandlingsprinsippet og bruk av rådgivere ved utarbeidelse av spesifikasjoner i FADs veileder på eder-til-reglene-om-offentlige-anska/veileder-til-reglene-om-offentligeanska/5.html?id= Til inspirasjon Bygging av nye omsorgsboliger i Oslo kommune Prosjektet Omsorg + i Oslo kommune tar nettopp utgangspunkt i brukerens behov for et bredt utvalg av løsninger. Ved bygging av nye omsorgsboliger er brukerne tatt med på råd og det er laget en testmodell av boligen hvor brukere, både pasienter, pleiere og pårørende kan prøve ut ulike løsninger. Les mer om prosjektet på Prosjektet utarbeidet også Funksjonell kravspesifikasjon for Omsorg + bygg som du kan se på Invitasjonen m/agenda de sendte ut for dialogkonferansen i januar 2011 finner du på Dialog med leverandører og brukere av hørselshjelpemidler i NAV NAV ønsket seg de beste og nyeste hørselshjelpemidlene på markedet til brukernes beste. InnoMed gjennomførte først et uavhengig forprosjekt for å kartlegge helhetlige løsninger innen hørsel/varsling mens brukerorganisasjonene ble tett involvert i arbeidet med å definere behovet. NAV har i etterkant av dette hatt en bred tidlig dialog med markedet som har skaffet dem kunnskap om teknologi og tjenester for best å møte brukernes behov. Blant annet la NAV ut en 2

16 veiledende kunngjøring på Doffin ( for å invitere leverandører til dialogmøter for å diskutere ulike muligheter og løsninger for brukere innen kommunikasjons-, hørsels- og varslingshjelpemidler. Dette stimulerte leverandørene til innovasjon og sikret økt interesse og konkurranse til anskaffelsen som ble lyst ut februar Ved en god behovsdefinering har det imidlertid fremkommet nye uløste behov gjennom den brede prosessen som NAV har kjørt mot leverandørene. NAV lyste derfor ut en egen designkonkurranse våren 2011 med mulighet for etterfølgende utviklingsprosjekter. Les mer om NAV-prosjektet på Hvem bør jeg har dialog med? Hvem som bør involveres i dialogen avhenger av dine behov og hvor mye kunnskap dere har fra før om hvilke muligheter som allerede eksisterer. Dialog kan du gjennomføre på mange måter og med både leverandører, forskningsmiljøer og andre relevante fagmiljøer eller brukergrupper. Aktuelle miljøer du kan involvere, kan være: Leverandører Bransjeforeninger og bedriftsnettverk Bruker- og interesseorganisasjoner Næringsutviklingsmiljøer Andre offentlige virksomheter, for eksempel planmyndigheter Forsknings- og utviklingsmiljøer 3.3 Markedsundersøkelser Når du skal gjøre en innovativ anskaffelse, bør du sjekke et bredere marked enn ved ordinære anskaffelser. Det kan være at det finnes løsninger på ditt behov som utvikles til bruk i andre markeder. Markedsundersøkelser bør også inkludere hva som skjer i forsknings- og utviklingsmiljøer på området. En enkel markedsundersøkelse starter med et søk på Internett. Det er etablert mange grupper på sosiale medier som LinkedIn, Facebook osv. som man kan følge med på. Det kan også være lurt å delta på messer og konferanser der det presenteres nye løsninger, for eksempel innen IKT. Det skjer også mye i EU. Innen for eksempel velferdsteknologi og omsorgsboliger er det nå mange prosjekter som pågår. Oversikt over pågående innovasjonsprosjekter i EU finner du på 3

17 En liste over prosjekter som har mottatt OFU-støtte finner du på OFUIFU/Suksesshistorier2/ I løpet av 2013 vil det komme et eget skjema for markedsundersøkelser på Doffin. 3.4 Hvordan gjennomføre leverandørkonferanser? Leverandørkonferanse kan du bruke når du ønsker å orientere generelt om virksomhetens fremtidige behov og fremdriftsplaner for anskaffelsene. Du får innspill fra leverandørene som kan brukes i det videre arbeidet. Man kan også bruke en leverandørkonferanse til å orientere om spesielle forhold man vil vektlegge fremover, for eksempel miljøhensyn Målet med leverandørkonferansen Virksomheten ønsker å informere og forberede leverandørmarkedet om kommende anskaffelser. Virksomheten ønsker økt oppmerksomhet, flere tilbydere og større konkurranse Hvem er målgruppen? Konferansen er åpen for alle leverandører Relevante bransjeforeninger og bedriftsnettverk FoU-miljøer Relevante interesseorganisasjoner og næringsutviklingsmiljøer Planmyndigheter Innhold til agenda og foredragsholdere Informasjon om egen virksomhet Presentasjon av virksomhetens fremtidige anskaffelser Presentasjon av spesielle fokusområder for virksomheten Anskaffelsenes tids- og fremtidsplan Budsjett for leverandørkonferansen Deltakeravgift Kostnad forelesere Møtelokaler Bevertning Invitasjoner Annonsering Markedsføring Frivillig/veiledende kunngjøring på Doffin Innkjøpers websider Øvrige media og nettverk 4

18 Til inspirasjon Invitasjon m/agenda til leverandørkonferanse for nytt Østfoldsykehus Informasjon om hvordan prosjektet nytt Østfoldsykeshus inviterte til leverandørkonferanse og hvilken agenda de hadde finner du på Hvordan gjennomføre dialogkonferanser? Dialogkonferanse fokuserer på konkrete leverandørutfordringer innen et eller flere fagområder. Målet er å diskutere utfordringer sammen med leverandører og relevante fagmiljøer for å få innspill om hva som finnes i markedet og ulike måter å gjennomføre en fremtidig anskaffelse på for å fremme innovasjon. For å fremme innovasjon og sikre konkurranse bør kommunikasjonen med relevante aktører fokusere på oppdragsgivers utfordringer og behov, og ikke løsninger Målet med dialogkonferansen Virksomheten har en anskaffelse med fokus på et eller flere fagområder Virksomheten har definert konkrete leverandørutfordringer og ønsker å presentere dette for leverandørmarkedet Virksomheten ønsker en dialog med leverandørene på hva som kan leveres Virksomheten ønsker økt oppmerksomhet, flere tilbydere og større konkurranse Hvem er målgruppen? Åpent for alle leverandører med interesse for anskaffelsen Relevante bransjeforeninger og bedriftsnettverk FoU-miljøer Relevante interesseorganisasjoner og næringsutviklingsmiljøer Innhold til agenda og foredragsholdere Informasjon om virksomheten, mål og hva som skal anskaffes Presentasjon av spesielle fokusområder for virksomheten Innkjøper presenterer konkrete behov og leverandørutfordringer Dialog mellom innkjøper og leverandører/bransjer/fou-aktører Anskaffelsens tids- og fremdriftsplan Medarrangør Virksomheten kan arrangere dialogkonferansen sammen med relevante bransjeforeninger, bedriftsnettverk osv. 5

19 Medarrangøren kan stille som foreleser innen det aktuelle fagområdet som skal belyses og bistå med informasjonsspredning til aktuelle leverandører I etterkant av en dialogkonferanse kan bedriftene ha et behov for felles samling og drøfte virksomhetens aktuelle leverandørutfordring her kan medarrangør ta en aktiv rolle Budsjett for dialogkonferanse Deltakeravgift Kostnad forelesere Møtelokaler Bevertning Invitasjoner Annonsering Booke egnede møtelokaliteter Ønskes skoleoppsett eller gruppebord osv Markedsføring av dialogkonferansen Frivillig/veiledende kunngjøring på Doffin Innkjøpers websider Øvrige media og nettverk Etter dialogkonferansen Skriv et referat fra dialogkonferansen inkludert presentasjonene fra møtet og legg dette ut på virksomhetens hjemmeside, slik at samme informasjon er tilgjengelig også for de som ikke kunne delta. Bedrifter som ønsker å være med videre kan i etterkant av dialogkonferansen sende inn en skriftlig beskrivelse av hvordan de best kan løse de behov og utfordringer som er presentert (bør ikke være mer enn 4 A4-sider) og gi oppdragsgiver gode råd i anskaffelsesprosessen. Det er hensiktsmessig å be om at løsningsforslag som blir presentert er beskrevet på et overordnet og funksjonelt nivå. Idéer som kommer frem i denne prosessen vil kunne bli brukt i både utarbeidelse av kravspesifikasjoner og i senere anskaffelser. Deretter kan det inviteres til og gjennomføres dialogmøter en-til-en med alle interesserte for å få presentert innspill muntlig og åpne for dialog om utfordringer og mulige løsninger. Målet er å få best mulig kunnskap om mulighetsrommet og alternative løsninger for den planlagte anskaffelsen. 6

20 Til inspirasjon Bygging av nye omsorgsboliger i Oslo kommune Prosjektet Omsorg + i Oslo kommune tar nettopp utgangspunkt i brukerens behov for et bredt utvalg av løsninger. Ved bygging av nye omsorgsboliger er brukerne tatt med på råd og det er laget en testmodell av boligen hvor brukere, både pasienter, pleiere og pårørende kan prøve ut ulike løsninger. Les mer om prosjektet på -pilotprosjekter/oslo-kommune-omsorg-article html Prosjektet utarbeidet også Funksjonell kravspesifikasjon for Omsorg + bygg som du kan se på Invitasjonen m/agenda de sendte ut for dialogkonferansen i januar 2011 finner du på Etnedal kommune: Gangbro i tre Etnedal kommunen ønsker å bruke innovative offentlige anskaffelser som et ledd i bygging av ny gangbro i tre. Hvordan de har gjennomført en dialogkonferanse med potensielle leverandører kan du lese om på Omsorgsboliger med smarthusteknologi, Lyngdal kommune Vi er ikke redde for at teknologien skal erstatte de varme hendene, sa Maureen Johnsen, enhetsleder i Lyngdal kommune, da de sammen med Nasjonalt program for leverandørutvikling arrangerte dialogkonferanse for nye omsorgsboliger med smarthusteknologi. Lyngdal kommune har ca innbyggere, frem til 2025 vil de ha en økning av eldre fra alderen 67+ på 35%. I henhold til planen for fremtidens omsorgstjeneste i Lyngdal er det behov for opprettelse av ca. 10 rehabiliterings-, avlastnings og korttidsplasser i tilknytning til Lyngdal bo- og servicesenter. Plassene skal være i tilknytning til en avdeling og skal inkludere treningsrom for fysioterapeuter og ergoterapi, undersøkelsesrom for kartlegging av syn og hørsel, undersøkelses rom for tilsynslege og personalrom/sentral for mottak av alarmer/koordinering av teknologi. Opprettelse av disse plassene i eksisterende bygningsmasse vil utløse behov for nye omsorgsboliger med smarthusteknologi. Tjenestemottakerne i Lyngdal er norske med et langt aktivt arbeidsliv og de har 7

21 store krav aktivitet. 75% av mottakerne er kvinner og 25% er menn, de har sammensatte hov som demens, diabetes 2, hjerte- og sirkulasjonsproblemer, KOLS, syn/hørselsproblemer og fysiske funksjonshemninger. De største utfordringene er kognitiv svikt, fall og ensomhet. Det vil være behov for en rekke funksjoner inne teknologi og byggmasse. De ansatte har gjort en grundig jobb i sin evaluering av dagens løsning opp mot ønskede behov. På kommunens hjemmesider ligger utfyllende presentasjoner av dialogkonferansen. Konferansen ble filmet. Gjennom dialogkonferansen fikk Lyngdal kommune presentert sine fremtidige behov for leverandørene. De som ønsket å delta i neste runde, dialogkonferanse del 2 med en til en møter, måtte levere skriftlig løsningsforslag innen 25. mai. Dialogkonferanse del 2 ble gjennomført 31. mai 1. juni. 3.6 Hvordan gjennomføre en-til-en dialogmøter? Det kan være vanskelig å få leverandører til å dele informasjon når det er andre konkurrerende bedrifter til stede. En mulighet kan da være å ha et felles møte først hvor oppdragsgiver gir felles informasjon om planer og utfordringer, og at leverandørene gir informasjon om sine løsninger i separate møter etterpå. Oppdragsgiver bør lage noen spilleregler for møte med leverandørene, og stille krav om hvordan informasjonen skal presenteres Målet med dialogaktiviteten Denne møteformen arrangeres i etterkant av en dialogkonferanse Virksomheten ønsker at leverandøren skal komme med forslag på leverandørutfordringen Virksomheten ber deltagerbedrifter å sende et skriftlig løsningsforslag før en-til-en-møte Løsningsforslagene skal danne grunnlag for virksomhetens kommende funksjonelle kravspesifikasjon Hvem er målgruppen? Alle deltagere fra tidligere dialogkonferanse inkl. nye interessenter Innhold til agenda Virksomheten setter opp en møteplan der virksomheten møter hver deltagerbedrift i en-til-en-møter. Møtets varighet ca minutter. Virksomheten setter opp en fast agenda for alle møtene, med de samme punktene/spørsmålene som skal drøftes dette for å sikre likebehandling. Leverandøren presenterer løsningsforslaget muntlig. I møte snakkes det kun om innsendt dokumentasjon. Informasjonen som sendes inn er fortrolig Budsjett for en-til-en-møtene Møtelokaler Bevertning 8

22 Invitasjoner Annonsering Markedsføring Frivillig/veiledende kunngjøring på Doffin Innkjøpers websider Øvrige media og nettverk Det er også mulig å be om å få sendt inn beskrivelse som svar på behovet uten å gjennomføre en-til-en-møter. Eksempelet under er brukt i noen av pilotprosjektene til Nasjonalt program for leverandørutvikling: Det er ønskelig at de løsningsforslag som blir presentert er av beskjedent omfang og at forslagene er beskrevet på et overordnet og funksjonelt nivå. De som ønsker å presentere sine løsningsforslag vil få anledning til å legge frem en skriftlig beskrivelse (helst ikke mer enn 5 A4-sider) samt foreta en muntlig presentasjon. Ideer som kommer frem i denne prosessen vil bli kunne brukt i både utarbeidelse av kravspesifikasjonen og i senere anskaffelser. Disse anskaffelsene vil bli gjennomført som en etterfølgende prosess i henhold til lov om offentlige anskaffelser" Til inspirasjon Bygging av nye omsorgsboliger i Oslo kommune Prosjektet Omsorg + i Oslo kommune tar nettopp utgangspunkt i brukerens behov for et bredt utvalg av løsninger. Ved bygging av nye omsorgsboliger er brukerne tatt med på råd og det er laget en testmodell av boligen hvor brukere, både pasienter, pleiere og pårørende kan prøve ut ulike løsninger. Les mer om prosjektet på Prosjektet utarbeidet også Funksjonell kravspesifikasjon for Omsorg + bygg som du kan se på Invitasjonen m/agenda de sendte ut for dialogkonferansen i januar 2011 finner du på 9

23 3.7 Bruke informasjonen fra dialog med markedet Informasjonen du har fått gjennom dialog med leverandører og fagmiljøer, gir nyttige innspill i arbeidet med konkurransegrunnlaget. Pass på at du ikke avslører forretningshemmeligheter, at dialogen ikke fører til forskjellsbehandling eller utelukker konkurranse Tips til vurderinger Tips til vurderinger du bør gjøre før du skriver konkurransegrunnlaget: Har informasjonen du har fått, gitt grunnlag for å beskrive behovet på en annen måte enn det som først var planlagt? Hvordan bør konkurransen utformes med tanke på oppdeling av anskaffelsen, konkurranseform og tildelingskriterier? Er det behov for å starte et utviklingsarbeid nå for å ivareta mer langsiktige behov? Leverandørene kan gjennom dialogen ha kommet med forslag eller idéer som inneholder forretningshemmeligheter. Du må være oppmerksom på dette, og ikke avsløre forretningshemmeligheter når konkurransegrunnlaget skal lages Krav til likebehandling En utfordring er å bruke informasjonen du har fått gjennom dialogen på en måte som ikke utelukker konkurranse, og som ivaretar kravet til likebehandling. Pass derfor på å: Sørge for at all informasjon om prosjektet/anskaffelsen er tilgjengelig for alle interesserte leverandører Beskrive behovet i form av ytelses- eller funksjonskrav og ikke skreddersy konkurransegrunnlaget til én leverandørs løsning Utjevne eventuelle konkurransefordeler enkelte leverandører kan ha fått ved å gi lengre tidsfrist for innlevering av tilbud Les mer om likebehandlingsprinsippet og bruk av rådgivere ved utarbeidelse av spesifikasjoner i FADs veileder på eder-til-reglene-om-offentlige-anska/veileder-til-reglene-om-offentligeanska/5.html?id= Gjennomføre konkurranse Anskaffelsesregelverket gir rom for innovasjon og samarbeid mellom oppdragsgiver og leverandør. Måten oppdraget beskrives på i konkurransegrunnlaget er spesielt viktig for å åpne for innspill fra leverandørene og dermed fremme innovasjon. 10

24 Noen prosedyrer er også spesielt godt egnet for å fremme innovasjon. Her beskrives hvordan du kan fremme innovasjon gjennom spesifisering av oppdraget og valg av konkurranseform. Til inspirasjon Procurement for Innovative Proposals Pianoo er en nederlandsk organisasjon som jobber for å profesjonalisere offentlige anskaffelser. Pianoo har gitt ut en veileder på engelsk om hvordan offentlige innkjøpere kan stimulere til innovasjon gjennom anskaffelsesprosessen. Veilederen finner du på orinnovativeproposalsdecember2011.pdf 4.1 Utforme spesifikasjon Detaljerte tekniske spesifikasjonskrav gir ofte ikke leverandørene mulighet til å tilby nye løsninger. Beskriv heller behovet og/ eller hva som skal være resultatet og effektene av løsningen dere ønsker fra leverandørene Utforming av spesifikasjonen Hvordan stimulere til innovasjon ved utformingen av spesifikasjonen? Fokuser på å beskrive behovet/funksjonen som skal dekkes snarere enn løsningen som skal tilbys. Formuler behovs-/funksjonskravene på en så nøyaktig måte at leverandørene lett kan forstå kontraktens gjenstand. En spesifikasjon uansett type vil normalt ha «skal-krav», «bør-krav» og noen ganger «kjekt å ha-krav». Utstrakt bruk av skal-krav vil redusere muligheten for innovasjon. En behovs-ytelsesspesifikasjon beskriver hvilke behov som skal dekkes, uten å gå nærmere inn på hvordan. Dermed overlater du til markedet å foreslå den beste mulige måten behovet kan dekkes på. Her ligger det rom for innovasjon. I tillegg øker potensialet for at flere leverandører vil vise interesse for konkurransen. Funksjonell spesifikasjoner beskriver både hvilket behov som skal dekkes og hvordan behovet skal dekkes (funksjon). En slik spesifikasjon er karakterisert ved å ha fokus på resultatet og effekter. Det er opp til markedet å foreslå hvordan oppgaven skal løses og hvilken metode som skal brukes. En avtale som inneholder en funksjonsspesifikasjon blir derfor fulgt opp og kontrollert på 11

25 bakgrunn av oppstilte resultatmål og ikke på enkeltaktiviteter i kontraktsperioden. Du kan lese mer om kravspesifikasjonen på Til inspirasjon Behovs-/ytelsesspesifikasjon Overgang fra oljefyring til mer miljøvennlige oppvarmingsmåter. Behovet er oppvarming og det skal være miljøvennlig (eks. fra Undervisningsbygg). Behovet er møbler til tomme lokaler: Løsningen kan være omtrekking og oppussing av møbler fremfor nyinnkjøp. Behovet er persontransport på vei: Løsning kan være bil, buss, bildeling. Bygging av ny omsorgsboliger i Oslo kommune Prosjektet Omsorg + i Oslo kommune tar nettopp utgangspunkt i brukerens behov for et bredt utvalg av løsninger. Ved bygging av nye omsorgsboliger er brukerne tatt med på råd og det er laget en testmodell av boligen hvor brukere, både pasienter, pleiere og pårørende kan prøve ut ulike løsninger. Les mer om prosjektet på Prosjektet utarbeidet også Funksjonell kravspesifikasjon for Omsorg + bygg som du kan se på Invitasjonen m/agenda de sendte ut for dialogkonferansen i januar 2011 finner du på 12

26 Funksjonell spesifikasjon Eksempel på funksjonskrav knyttet til facility management av offentlig bygningsmasse brukt av mange, f.eks. et sykehus: «Bygninger og arealer skal fremstå pene, funksjonsdyktige, velholdte og rene og således understøttet kjerneaktivitetene samt medvirke til brukers trivsel. Leverandøren skal understøtte organisasjonens miljøprofil. Medarbeiderne skal ha den nødvendige utdannelse og bakgrunn til å håndtere relevante maskiner og produkter (f.eks. kjemikalier). Det skal ved arbeidets utførelse anvendes alminnelig anerkjente, faglige arbeidsmetoder og materiell for oppnåelse av korrekt utførelse.» Kilde: Til inspirasjon Inspirasjonsmateriale til anskaffelse av Facilities Management på sykehus etter funksjonskrav Ernst & Young på oppdrag fra Utbudsrådet i Danmark publisert en veileder med inspirasjonsmateriale for bruk av funksjonelle krav i offentlige anskaffelser. Veilederen har særlig fokus på Facilities Management. Lenke til veilederen er ionsmateriale_om_funktionsudbud.pdf 4.2 Kvalifikasjonskrav Ønske og mål om å fremme innovasjon i anskaffelsesprosessen bør alltid komme klart frem av konkurransegrunnlaget. Ved å formulere kvalifikasjonskrav og/eller tildelingskriterier som viser at du er ute etter og vil honorere innovative leverandører og løsninger, sender du klare og tydelige signaler til leverandørene om at dette er avgjørende for å være med i og nå opp i konkurransen. Kvalifikasjonskrav er krav en virksomhet må oppfylle for å vurderes som egnet for gjennomføring av kontrakten. Dersom leverandørens erfaring og kompetanse knyttet til innovasjon er avgjørende for å lykkes med en bestemt leveranse, bør dette stilles krav om allerede ved kvalifisering av leverandørene. 13

27 Det kan være aktuelt å stille krav om: Erfaringer med å jobbe med innovasjon. Dokumentasjon: Erfaringsoversikt. Referanser fra tidligere innovasjonsprosjekter. Dokumentasjon: Referanseoversikt. Opplysninger om hvordan leverandøren i liknende oppdrag har bidratt til innovative elementer. Hvis kravene ovenfor brukes, må det presiseres hva som menes med innovasjon, for eksempel erfaring med å utvikle nye relevante løsninger, referanse fra et forsknings og utviklingsprosjekt. 4.3 Alternative tilbud Uansett hva slags anskaffelsesprosedyre du velger, kan rammene i konkurransegrunnlaget begrense leverandørenes mulighet for å foreslå nye løsninger i tilbudet. Anskaffelsesregelverket åpner for at du i konkurransegrunnlaget kan tillate at markedet kommer med alternative tilbud. FOA 4-1 bokstav k definerer et alternativt tilbud som «tilbud som er utarbeidet etter oppdragsgivers oppgitte alternative minimumskrav til ytelse eller funksjon, og eventuelle spesielle krav til utformingen av tilbudet. Et alternativt tilbud er dermed et tilbud hvor leverandøren bevisst fraviker spesifikasjonene på ett eller flere punkter. Dersom du vil tillate alternative tilbud, må dette angis i kunngjøringen. I konkurransegrunnlaget må det dessuten stå: Alternative minstekrav til ytelse og funksjon. Uten at dette er angitt, er det ikke anledning til å levere inn eller akseptere alternative tilbud. At tildelingen av kontrakt vil skje på bakgrunn av det mest fordelaktige tilbudet. Evaluering av tilbud i en konkurranse hvor det er åpnet for alternative tilbud kan være svært utfordrende. Et alternativt tilbud kan kun velges hvis det fører til en bedre totalløsning for oppdragsgiver, basert på de samme tildelingskriteriene som for de øvrige i konkurransen. Alternative tilbud er mer aktuelt der anskaffelsen er beskrevet med detaljerte tekniske spesifikasjoner enn der den er beskrevet gjennom behov/ytelse eller funksjon. Ved en funksjonell teknisk spesifikasjon velger leverandør selv hvordan man vil tilfredsstille kravene. Oppdragsgiver er ikke forpliktet til å velge et alternativt tilbud selv om det er åpnet for dette. 14

28 4.3.1 Fordeler ved å åpne for alternative tilbud: Markedet får mulighet til å vise alternative løsninger Gir potensielt bedre behovsdekning for oppdragsgiver Utfordrer markedet til å tenke kreativt rundt løsninger Forhold det er viktig å være oppmerksom på I konkurranser hvor det åpnes for alternative tilbud er det viktig å være oppmerksom på: Oppdragsgiver må ha en grundig plan for konkurransegjennomføringen. Tildelingskriteriene må utformes slik at de tar høyde for premiering av relative fordeler ved et bredt spekter av løsningsforslag. Oppdragsgiver må ha en gjennomtenkt modell for evalueringen slik at sammenligningen av ulike løsningsforslag blir relevant. Det må fokuseres ekstra på god evalueringskompetanse. 4.4 Valg av prosedyre Regelverket for offentlige anskaffelser åpner for flere prosedyreformer for gjennomføring av konkurransen. Prosedyreformene gir forskjellig rom for interaksjon mellom partene og påvirker i praksis også muligheten for innovasjon. Overordnet kan de ulike anskaffelsesprosedyrene rangeres som følger, fra lav til høy grad av innovasjonsmulighet: Åpen anbudskonkurranse (lav grad) Begrenset anbudskonkurranse (lav grad) Konkurranse med forhandling (medium grad) Plan og designkonkurranser (medium grad) Konkurransepreget dialog (høy grad) Uavhengig av valg av prosedyre vil muligheten for innovasjon bli påvirket sterkt av måten behovet er spesifisert på. 4.5 Åpen og begrenset anbudskonkurranse Anbudskonkurranser gir lite insitament til å søke etter innovative løsninger. De strikte rammene i anbudskonkurranser fører ofte til at innkjøperen stiller detaljerte krav til løsninger. For markedet er det også mindre attraktivt å tilby kreative og innovative løsninger når muligheten for dialog og tilpasninger er begrensede. Både åpen og begrenset anbudskonkurranse er kjennetegnet ved at partene er avskåret fra å forhandle om løsninger som del av konkurransegjennomføringen, jf. forhandlingsforbudet i FOA 12-1 og Oppdragsgiveren er dermed avhengig av å presentere et endelig og fullt ut dekkende grunnlag for konkurransen i forbindelse med kunngjøringen. 15