Samarbeid mellom kunde og leverandør for å skape innovasjon i anskaffelsesprosessen. Seniorrådgiver Kjersti K. Berg

Transkript

1 Samarbeid mellom kunde og leverandør for å skape innovasjon i anskaffelsesprosessen Seniorrådgiver Kjersti K. Berg

2 Difi utvikler offentlig sektor Bedre offentlige anskaffelser Økt innovasjonseffekt av offentlige anskaffelser innovative anskaffelser

3 Film

4 Dato

5

6 Foto: Jo Michael Nyttige leverandørdialoger og innovasjon i offentlige anskaffelser NOKIOS 2014 Nasjonalt program for leverandørutvikling

7 Lov om offentlige anskaffelser "Loven skal bidra til økt verdiskapning i samfunnet ved å sikre mest mulig effektiv ressursbruk ved offentlige anskaffelser " -> Et krav om å forvalte pengene best mulig Gjør vi det? 7

8 Nasjonale utfordringer krever nye løsninger Offentlige anskaffelser må utnyttes på en mer aktiv måte som stimulerer til konkurranse, næringsutvikling og innovasjon. Vi må samhandle smartere! 8

9 Nasjonalt program for leverandørutvikling Programansvarlige NHO KS Ledende pådrivere Nærings- og fiskeridepartementet Helse- og omsorgsdepartementet Fornyings- og adm.dep Kommunal- og moderniseringsep. Framtidens byer/miljø/klimadep. Innovasjon Norge Forskningsrådet Direktoratet for IKT og forvaltning Helsedirektoratet Ledende statlige virksomheter Statsbygg Forsvarsbygg Jernbaneverket Statens Vegvesen NAV Avinor Helse Sør-Øst Kommunal sektor Oslo kommune Bergen kommune Stavanger kommune 9

10 Regionalt program for leverandørutvikling

11 Programmets formål Fremme innovative offentlige anskaffelser Øke innovasjonseffekten av offentlige anskaffelser Øke kunnskapen Øke gjennomføringen Smartere innkjøp med leverandørdialog Leverandørutvikling 11

12 Programmets rolle Fasilitere planleggingsfasen i anskaffelser / spisskompetanse -> gode eksempler Metodisk tilnærming / kunnskapsspredning Ledelsesforankring, forankre i strategi Pådriver Fasilitator Evaluator Dele nettverk Rådgiverfunksjon Organisasjonsendring * 2 viktige faktorer i Menon-rapport om hvordan lykkes med å implementere innovative offentlige anskaffelser 12

13 Målgrupper Offentlige virksomheter Leverandører Utviklings- og FoU-aktører 13

14 Hva er innovasjon? Definisjoner Stortingsmelding nr. 7. ( ) Et nyskapende og bærekraftig Norge definerer innovasjon som: en ny vare, en ny tjeneste, en ny produksjonsprosess, anvendelse eller organisasjonsform som er lansert i markedet eller tatt i bruk i produksjonen for å skape økonomiske verdier. Regjeringens strategi for innovasjon i kommunesektoren (2013): «Innovasjon er prosessen med å utvikle nye idear og realisere dei slik at dei gjev meirverdi for samfunnet.» Kortversjonen : Nytt nyttig og nyttiggjort.

15 Innovative anskaffelser handler om at innkjøper etterspør: De nyeste produkter/tjenester tilgjengelig på markedet Produkter/tjenester til bruk innenfor en sektor/et marked til bruk i en ny sektor/marked Produkter/tjenester som innebærer en videreutvikling/optimalisering av eksisterende løsning Helt nye produkter/tjenester som krever FoU Produkter/tjenester fra flere leverandører som samlet sett gir et nytt produkt/tjeneste

16 Innovasjon er mer enn produktet! Innovasjon som metode/verktøy, og ikke et mål i seg selv

17 Hvorfor innovative anskaffelser? Bedre tjenester til befolkningen Mer effektiv ressursbruk Løse samfunnets utfordringer Mer innovativt og konkurransedyktig leverandørmarked

18 Innovative anskaffelser De viktigste elementene: Mer vekt på behovsavklaring brukermedvirkning Mer vekt på dialog med markedet Beskrive behovet, ikke løsningen Valg av prosedyre Plan- og designkonkurranse Konkurransepreget dialog Før-kommersielle anskaffelser Ny EU-prosedyre innovative partnerskap

19 Innovativ anskaffelse steg for steg Mulighetsrom Utfordring Vurdere behov Planlegge og organisere Dialog med markedet Gjennomføre konkurransen Implementere og følge opp

20 Hvordan møte eldrefloka?

21 Identifisere utfordring og innovasjonsmulighet Innovasjonsdrivere: Budsjettkutt, eller krav til økt effektivitet Forventninger fra brukerne Nye lover eller regler, eksempelvis på miljøområdet Politiske pålegg eller føringer Omorganiseringer og reformer i sektoren

22 Hva er viktig ved behovsvurderingen? Tenk langsiktig. Hvordan kan virksomhetens overordnede mål nås bedre? Ikke definer behovet for snevert. «Vi går alt for raskt til løsning, uten å ha forstått behovene først.»

23 Planlegge og organisere Mer tid i tidlig fase utnytt mulighetsrommet!

24 Sett av nok tid! Involvering av flere krever mer tid Ikke planlegg i detalj ting skjer underveis Forankring ledere og medarbeidere Dialogaktiviteter Gjennomføring av konkurransen og tidsfrister i regelverket om offentlige anskaffelser

25 Forankre i ledelsen Lederen må se på innovative anskaffelser som et strategisk virkemiddel for å nå virksomhetens overordene mål, ikke som risikofylte prosjekt med usikkert utfall. Fra NOU 2011:11 Innovasjon i omsorg

26 Involvere brukere og fagfolk Mål: Få et best mulig bilde av hva som er det egentlige behovet Hvem: Personer med fagkompetanse Administrasjon /budsjett Jurist Innovasjonspådriver Miljøer med kompetanse om FoU Brukere

27 Verktøy til bruk for å «treffe» bedre på behov Tidlig brukerinvolvering SNAKK MED DE!

28 Dialog med markedet Vet du hva markedet kan tilby? - Få kunnskap om hva markedet kan tilby Vet markedet hva du trenger? - Gi leverandørene informasjon om ditt behov

29 Hva er status? Lite dialog Mange bruker samme konkurransegrunnlag som sist Konkurransegrunnlagene blir mer og mer detaljerte Hvorfor? Lite tid til dialogaktiviteter Redd for å gjøre feil favorisere noen tilbydere Mangler kultur for åpenhet og deling?

30 Hva sier loven om dialog med leverandørene før konkurransen? Regelverket ikke til hinder for dialog med markedet så lenge kravet til likebehandling og konkurranse ivaretas. Sentrale spørsmål: Hvilken informasjon gir oppdragsgiver om den fremtidige anskaffelsen? Hvordan brukes informasjon du har fått fra leverandørene i forberedelsen til konkurransen?

31 Prinsippene Forholdsmessighet Forretningsskikk Likebehandling Konkurranse Forutberegnelighet Gjennomsigtighet Etterprøvbarhet advokat Kjell Steffner, LYNX advokatfirma

32 Hvordan gjennomføre dialogen? Kan ha ulike typer av dialogaktiviteter, men felles for alle er: Tydelige spilleregler Informasjonen på overordnet nivå Tilgjengeliggjør informasjonen til alle Tilrettelegge møter så alle interesserte kan delta. Annonsere bredt på forhånd Gi tilstrekkelig tid for andre tilbydere

33 Hvem bør jeg ha dialog med? Aktuelle miljøer du kan involvere, kan være: Leverandører. Bransjeforeninger og bedriftsnettverk. Bruker- og interesseorganisasjoner. Næringsutviklingsmiljøer. Andre offentlige virksomheter, for eksempel planmyndigheter. Forsknings- og utviklingsmiljøer.

34 Ulike former for dialog 1. Markedsundersøkelse 2. Leverandørkonferanse 3. Dialogmøte 4. En-til-en-møter Plan- og designkonkurranse Kravspesifikasjon på høring

35 Innovativ anskaffelse som verktøy for å utvikle nye løsninger

36 Dialogkonferansen ble avsluttet med speed dating mellom leverandører som ønsket å bli bedre kjent med hverandre.

37

38 Etter dialogkonferansen - husk: Legg ut referat inkludert presentasjonene fra møtet på Doffin/hjemmesider Invitere leverandører til å sende inn skriftlig beskrivelse av hvordan de best kan løse de behov og utfordringer som er presentert Invitere leverandører til en-til-en møter for å få presentert innspill muntlig og åpne for dialog om utfordringer og mulige løsninger

39 Hvordan bruke informasjonen fra dialogaktiviteter? Har informasjonen du har fått, gitt grunnlag for å beskrive behovet på en annen måte enn det som først var planlagt? Hvordan bør konkurransen utformes med tanke på oppdeling av anskaffelsen, konkurranseform og tildelingskriterier? Er det behov for å starte et utviklingsarbeid nå for å ivareta mer langsiktige behov? NB! Pass på å ikke avsløre forretningshemmeligheter.

40 Beskriv behovet ikke løsning Beskrive krav til ytelsens funksjon, inkl. resultater og effekter, i stedet for å stille krav til den nøyaktige fremgangsmåte eller detaljerte spesifikasjonen Hvorfor: Gir mer plass til nye og innovative løsninger

41 Før-kommersielle anskaffelser Anskaffelse av FoU-tjenester

42 Hvordan kan IT-anskaffelser gjøres bedre? Forsiktighetskultur i offentlig sektor må endres til innovasjonskultur Innovasjon være strategisk forankret og signaliseres tydelig fra ledelsen Bredere IKT-kompetanse hos oppdragsgiver Hva som etterspørres må være basert på BEHOV Leverandørene gir forslag på løsning, og få mulighet til å konkurrere om de beste og mest innovative løsningene Ikke tekniske spesifikasjoner Regelverket er IKKE til hinder, men HVORDAN anskaffelsene blir gjennomført 42

43 5 Hvorfor ikke vente til konkurransen kommer Konkurransefortrinn Unik mulighet til å få innsikt i kundens behov Åpne for egne løsninger Økt mulighet for å påvirke kommende konkurranse Lever treffsikre løsninger Vite hvem du konkurrerer med 43

44 5 Hvorfor ikke vente til konkurransen kommer Mulighet for å: Bygge nettverk Finne samarbeidspartnere Få kjennskap til markedstrender og -utvikling Å bli kjent med forsknings- og utviklingsmiljø 44

45 Hvorfor vet vi at det virker? Evaluering 80 pilotprosjekter på landsbasis Oslo, Bergen, Trondheim, Stavanger, Tromsø kommuner Flere fylkeskommuner Flere mellomstore og små kommuner NAV Hjelpemiddel Avinor Helse Sør Øst (helseforetakene) Statsbygg Forsvarsbygg Direktoratet for byggkvalitet Skatteetaten Universitetssykehuset Nord-Norge / Nasjonalt senter for samhandling og telemedisin Politiet Uninett St. Olavs hospital Bygg Miljøløsninger bygg og transport IKT / digitalisering Vann og avløp Hjelpemidler Fysiske og digitale Velferdsteknologi Kino-konsept Kai-anlegg Varedistribusjonsløsninger Ny graveteknologi Tunnel- og bro-konstruksjoner Infrastruktur Klær / uniformer 45

46 Hva oppnår leverandørene ved bruk av innovativ anskaffelsesmetode? Bedre innsikt i behovet / utfordringen og organisasjonen som etterspør Er det forhold ved den offentlige virksomheten som bør tas hensyn til når løsninger skal tilbys? Dialogaktivitetene anses som nyttig Kjennskap til markedet Gir bedre og mer treffsikre tilbud og løsninger 32% har blitt inspirert til å innovere ytterligere, videreutvikling eller nyutvikling 46

47 Tilbakemeldinger fra en leverandør Dette har helt klart gitt oss mer kunnskap om Fosenkommunene og deres behov, og vi leverer et mer spisset tilbud ift. hva de har etterspurt. Vi fikk mulighet til å presentere oss tidlig i prosessen og presentere våre løsninger og hva vi kan tilby, som vi ser på som svært nyttig for både oss og kommunene. Vi har også blitt inspirert og motivert av behovet hos Fosenkommunene, og tar innspill med i vår videreutvikling av våre løsninger i samarbeid med våre eksisterende kunder. Vi er helt klart blitt motivert av Fosenkommunenes behov til videreutvikling av våre løsninger. Vi dekker en god del av det som Fosenkommunene etterspør allerede i vår standard hyllevareløsning, men vi ser også helt klart nyutvikling som vil komme våre andre kunder til gode som vi svært gjerne ønsker å videreutvikle i samarbeid med Fosenkommunene. I denne casen vil vi nok vurdere deltakelse på dialogen som nyttig uansett utfall og verdt ressursbruken. Dialogaktivitetene har gitt oss et bedre grunnlag i vår anbudsbesvarelse. Dette er noe med det mest gjennomarbeidede grunnlaget vi noen gang har mottatt, vil vi tørre å påstå. 47

48 Digital eksamen dialogkonferanse 23. juni 2014 Vi har lyktes å få oppmerksomhet i leverandørmarkedet. Vi har gått fra 2 aktive til 16 flere potensielle leverandører. Det er bra at vi i dialogen oppfordrer leverandørene til samarbeid, og til samarbeid med den offentlige oppdragsgiveren,for å utvikle nye løsninger. 48

49 From demand, through an R&D-project towards a procurement. OFU-prosjekt Anskaffelse 49

50 1 Bakgrunn Hva betyr det for dere Ny måte å være i kontakt med markedet på Leverandør Nye møteplasser Nye markedsmuligheter Økt mulighet for å komme i posisjon 50