Vestlandsnettverk for innovasjon gjennom anskaffelser. «What s in it for us?» Uwe Matthäus, Bergen kommune, innkjøpsseksjonen

Transkript

1 Vestlandsnettverk for innovasjon gjennom anskaffelser «What s in it for us?» Uwe Matthäus, Bergen kommune, innkjøpsseksjonen

2 Forskjellige utgangspunkt Gjesdal kommune Lindås kommune Voss kommune Askøy kommune Hordaland fylkeskommune Bergen kommune Organisering Rolle og ansvar Prosjektledere Enhetsledere Innkjøpere Behov Kompetanse og erfaring

3 Innovasjonsmetodikken er ikke vanskelig Funksjonsbeskrivelse, ikke detaljert teknisk kravspesifikasjon (gjelder både for varer og tjenester) Hvilket problem skal anskaffelsen løse? Hvilket behov skal det dekke? Eks.: Behovet er ikke lysrør, men god belysning av rom for å kunne utføre arbeid der. Vi kjøper ikke lysrør, vi kjøper timer med lys. Dialog med markedet basert på funksjonskrav og behovsbeskrivelse Fortell markedet hva som er utfordringen, ikke hva som er løsningen.

4 Hvordan får jeg i gang dialogen med markedet? Veiledende kunngjøring får frem interessentliste Henvendelse til bransjeforeninger og interesseorganisasjoner (f eks NHO) Annonse i fagblad Gule Sider Søk på internett

5 Hva skal jeg snakke om med Beskriv behovet! interessentene? Fortell om utfordringer og dilemma! Etterspør idéer og nye eller forbedrete løsninger!

6 Konkurranseformer som fremmer innovasjon Konkurranse med forhandlinger Konkurransepreget dialog Plan- og designkonkurranse Også i tradisjonelle anbudskonkurranser kan man ivareta innovasjonspotensiale, f eks ved Dialog med markedet forut for konkurransen Funksjonsbeskrivelse Kvalitative tildelingskriterier

7 Hvor står Bergen kommune? Deltatt i Leverandørutviklingsprogram met de siste 5 årene Gjennomført 1 ½ pilotprosjekter; ønsker flere Innkjøpsseksjonen har medlem i styringsgruppen og én person som har ansvar for å følge prosjekter/prosesser Anskaffelsesprosesser initieres sjelden av innkjøpsseksjonen (unntak: rammeavtaler) Behovet oppdages i fagenhetene Beslutningene om anskaffelse tas i fagenhetene Tidsplan frem til leveranse defineres av fagenhetene Innkjøpsseksjonen kontaktes for rask og formelt korrekt gjennomføring av anskaffelsen Konsekvens: Ikke tid til dialog med markedet!

8 Mål: Innovasjonstenkning og innovasjonskultur på alle kommunale nivå Mål: Kunnskap om innovasjonsmetodikk Erfaring fra bruk av metodikken Spredning av «det glade budskap» om innovasjon i offentlige anskaffelser i egen organisasjon Økt antall innovasjonsfremmende anskaffelser Check:

9 Bergen kommunes mål med Vestlandsnettverket for innovasjon: På praktisk nivå: Anskaffe innovative løsninger (varer, tjenester, bygg & anlegg) Bruke metodikken i flere anskaffelser Etablere en «innovasjonskultur» i kommunen Innovasjonstekning og -handling i daglig drift Innovasjon inn i målstyringssystemet På systemnivå: Samarbeide med KS og kommunene i nettverket om forankring av innovasjonstenkning i kommunen. Forankring (beslutningstakere adm/politisk nivå) «Hva er løsningen?» «Hva er mulig?»

10 Her stopper første del av innlegget (mandag), og andre del (tirsdag) begynner igjen med lysbilde nr. 9.

11 Forankring av innovasjonstenkningen kommunen (1) - Anskaffelsesstrategi Fra Bergen kommunes anskaffelsestrategi : «Utstrakt bruk av eksterne konsulenter som skal ivareta både tekniske og innkjøpsfaglige sider av prosjektene, kan medføre at innkjøpsfaglige prinsipper blir nedprioritert, eventuelt at preferanser til bestemte løsninger hemmer konkurranse og innovasjon.» «Anskaffelser innen IKT-området: Innkjøpsseksjonen fått en mer sentral og definert rolle, ved at en i tillegg til å ivareta det innkjøpsfaglige ansvaret, også har hatt prosjektlederansvar for flere større IKT-anskaffelser.»

12 Forankring (2) Mål og tiltak fastsatt i anskaffelsesstrategien Mål Fremtidsrettede behov skal identifiseres i alle anskaffelser over EØS-terskelverdi. Tiltak - Fokus på behov og løsninger på et funksjonelt nivå. - Alle innkjøpere og innkjøpskoordinatorer må være kjent med NHO/KS sin metode for innovative anskaffelser. - Innovasjonspotensialet skal beskrives i Byrådsavdelingenes årlige anskaffelsesoversikt

13 Forankring (3) vedtak i bystyret: «Bergen bystyre behandlet saken i møtet sak og fattet følgende vedtak: 1. Bystyret gir sin tilslutning til Anskaffelsesstrategi og målsettinger knyttet til denne. Merknad Bystyret viser til pkt. 2.4 (innovasjon) der det pekes på at Bergen kommune deltar i NHO og KS sitt nasjonale program for leverandørutvikling. Selv om et større engasjement innenfor innovasjon og leverandørutvikling selvsagt må veies opp mot ressursbruk, vil bystyret likevel vise til at Bergen kommune er landets største primærkommune og således aktivt bør stimulere til slik utvikling. Innovasjon vil dessuten i neste omgang kunne bidra til vekst i sysselsetting og verdiskaping blant selskaper i bergensregionen.»

14 Forankring (4) Målstyringssystemer Hva blir vi målt på? Interne kompetanse- og opplæringstiltak Frokostmøter Interne kurs Maler Sjekklister for forberedelse og gjennomføring av konkurranser Tilpasning av mal for kravspesifikasjon til «åpne» krav Interne veiledningsdokumenter Etterspørre innovasjon i saker hvor innkjøpere yter bistand til anskaffende enheter

15 Hvordan kan vestlandsnettverket bidra? Påvirkning «utenfra» Politisk ledelse Rådmenn Etats- og enhetsledere