Vannlaboratoriet Rapport fra partsammensatt arbeidsgruppe for vurdering av framtidige oppgaver, ressursbehov, organisering og ledelse.

Transkript

1 Dato: 5. august 2009 KFVANN /09 Styret for Bergen Vann KF Vannlaboratoriet Rapport fra partsammensatt arbeidsgruppe for vurdering av framtidige oppgaver, ressursbehov, organisering og ledelse. JHSV BV Hva saken gjelder: AMU i Bergen Vann KF opprettet i sak en partsammensatt arbeidsgruppe for vurdering av vannlaboratoriet sine framtidige oppgaver, ressursbehov, organisering og ledelse. Den ble rapporten behandlet i AMU som fattet følgende vedtak: Arbeidsmiljøutvalget i Bergen Vann KF tar rapporten til orientering og slutter seg til arbeidsgruppen sine konklusjoner/tilrådinger slik de framkommer i rapportens kap. 8. Arbeidsmiljøutvalget forutsetter at de fast ansatte og de midlertidige ansatte som blir berørt av endringene blir ivaretatt på en god måte i tråd med personalreglement, regelverk og praksis for øvrig. Akkurat nå bemannes laboratoriet utelukkende av midlertidig ansatte. Av laboratoriets fast ansatte er to for tiden i svangerskapspermisjon mens de øvrige to har sluttet. Bergen Vann er nå i gang med rekruttering av en ny leder og en medarbeider til laboratoriet i henhold til anbefalinger i vedlagte rapport og vedtak i AMU. Forslag til vedtak: Styret i Bergen Vann KF tar rapporten til orientering og slutter seg til de konklusjoner og tilrådninger som fremkommer i rapportens kap. 8. Ole Dan Lundekvam Direktør 1

2 Saksutredning: Her følger rapporten i sin helhet : "1. Bakgrunn. Vannlaboratoriet har vært under stadig utvikling siden opprettelsen midt på nittitallet. Det er nå et behov for å se på vannlaboratoriets framtidige oppgaver, ressursbehov, organisering og ledelse slik at det er mest mulig rustet til å løse sine framtidige oppgaver. 2. AMU sitt vedtak. AMU gjorde i sak følgende vedtak : " 1. For å foreta en gjennomgang av vannlaboratoriets framtidige oppgaver, ressursbehov, organisering og ledelsesfunksjon etableres en partsammensatt gruppe bestående av Ole Dan Lundekvam, Susan Nordhagen Dahle og Arne Seim oppnevnt av administrasjonen og 2 representanter utpekt av de tillitsvalgte. 2. Arbeidsgruppens mandat og forventet framdrift er angitt i saksframstillingen. 3. Gruppens konklusjoner og anbefalinger legges fra for AMU-møtet i juni. 4. Tillitsvalgtes representanter avklares ". 3. Mandat. Arbeidsgruppa skal vurdere : vannlaboratoriets framtidige oppgaver og ressursbehov hvordan vannlaboratoriet bør være organisert internt i foretaket hvilke funksjoner/oppgaver som bør plasseres på ledelsesnivå og hvilke som bør ligge i vannlaboratoriet sin organisasjon krav til ledelsesfunksjonen av vannlaboratoriet avhengig av framtidige oppgaver og organisering Den korte fristen kan medføre at ikke alle problemstillinger kan behandles like detaljert. Det mest vesentlige i denne omgang er å få på plass det mest nødvendige slik at eventuelle rekrutteringsprosesser/opplæringstiltak kan starte opp. 4. Sammensetning av arbeidsgruppen. Arbeidsgruppe har hatt følgende sammensetning : Fra administrasjonen : Arne Seim, leder Ole Dan Lundekvam Susan Nordhagen Dahle Fra de tillitsvalgte : Roger Hammersland, Parat Astrid Olsen, NITO 5. Arbeidet i gruppa. Gruppa har hatt 7 møter. 2

3 Det er laget referater fra de 5 første møtene. 6. Dagens situasjon. Markedet. Laboratoriemarkedet har de siste årene gjennomgått store endringer. Etter at Mattilsynet avviklet sin laboratorievirksomhet ble det etablert en rekke mindre laboratorier med basis i det som tidligere hadde vært Mattilsynet sine laboratorier. Noen av desse er fortsatt i drift men hovedtendensen i den siste tiden har vært at en stor aktør har overtatt mye av markedet på Østlandet, Sørlandet og deler av Vestlandet. Oppkjøp og lav prising har vært/er viktige grunner til dette. Bergen Vann KF får i dag dekket sine analysebehov på følgende måte : Avløpsprøver : eksternt laboratorium Parasittanalyser vann : eksternt laboratorium Utvidet rutinekontroll vannprøver : eksternt laboratorium Enkel rutinekontroll vannprøver : eksternt laboratorium Nettkontroll vannprøver : vannlaboratoriet Bruddprøver etc : vannlaboratoriet Badevannprøver : vannlaboratoriet Vannlaboratoriet utfører i dag analyser på de parametrene som hører til de 3 siste kategoriene. Skal en analysere prøver som hører inn under enkel og utvidet rutinekontroll kreves at laboratoriet er akkreditert for desse prøvene. Vannlaboratoriet analyserer i dag for følgende kunder : Private eksterne Andre eksterne Andre kommuner Vann -og avløpsetaten Andre kommunale etater Bergen Vann KF Ca 70% av omsetningen kommer fra Bergen Vann KF. Bergen Vann KF og noen av omegnskommunene har inngått en felles avtale med et eksternt laboratorium vedrørende utførelse av enkel og utvidet rutinekontroll. Vannlaboratoriet sørger her for pakking og forsendelser. Det samme utføres for parasittanalysene som sendes til Stockholm. Analyser som utføres av vannlaboratoriet legges av laboratoriet også inn i vannkvalitetsdatabasen. Vannlaboratoriet har åpent 5 dager i uken men utfører også analyser 7 dager i uka dersom det er behov for det ( f.eks i forbindelse med bruddreparasjoner ). Bemanning. Fra 1. juni har vannlaboratoriet følgende bemanning : 1 kjemiing. ( engasjement ) 1 bio.ing ( engasjement ) 3

4 1 laborant ( engasjement ) 2 av de fast ansatte har for tiden fødselspermisjon. 7. Besvarelse. Besvarelsen til AMU er tilpasset AMU sitt ansvarsområde og behov. Gruppa har også vurdert økonomiske og forretningsmessige forhold men desse er ikke detaljert medtatt i rapporten. Desse forholdene vil eventuelt bli vurdert og videre behandlet i andre organer i foretaket. Laboratoriemarkedet vil fortsatt være under endring framover. Bergen Vann KF som foretak må også være innstilt på endringer. Slik utvikling må en ta hensyn til. Valgt strategi for laboratoriet vil måtte evalueres på sikt. Nå må det velges strategi tilpasset forventet utvikling slik den ser ut i dag. Tidshorisonten er kort og det må legges opp en strategi som gir rom for endringer underveis. Gruppa har lagt følgende sammenhenger til grunn for sitt arbeid. Avhengig av hvilke Mål/oppgaver laboratoriet skal ha må en sørge for at det er tilhørende ressurser/ferdigheter tilstede innenfor Organisasjon, Teknologi, Medarbeidere. Organisering Administrasjon Ledelse Lokaler Utstyr Adm. Hjelpemidler Akkreditering Riktige analyseresultater Lønnsom drift Markedsandel Antall Kompetanse Opplæring Rekruttering 4

5 7.1 Vannlaboratoriets framtidige oppgaver og ressursbehov. Gruppa har drøftet ulike strategier for framtiden og mellom annet tatt utgangspunkt i følgende: Mål/oppgaver : Analyserer prøver fra vannforsyning Rapportering av egne resultater til felles vannkvalitetsdatabase Forsendelser av prøver til eksterne laboratorier Veiledning av driftspersonell i analysespørsmål Tilsyn med driftslaboratoriene på vannbehandlingsanleggene Produksjon av div. løsninger til de ulike driftslaboratoriene/anleggene God kvalitet på analysearbeidet God tilgjengelighet, rask responstid Intet økonomisk overskudd ( eller underskudd ) med dagens omsetning. Et minus er store faste kostnader knyttet til lokaler og adm.løsninger. Teknologi : Laboratoriet har i dag lokaler som er hensiktsmessige og har kapasitet til enda større analyseomfang ( dyr løsning med dagens analyseomfang ). Laboratoriet har utstyr godt tilpasset de analysetypene som blir utført i dag. Laboratoriet har de administrative hjelpemidler som er nødvendig uavhengig av volum ( system for prøvemottak, resultater, rapportering og fakturering ) ( dyr løsning med dagens analyseomfang ). Laboratoriet er ikke akkreditert. Det å være akkreditert for de analyseparameterne som laboratoriet utfører er en nødvendighet for fortsatt drift med dagens analyseomfang og ikke minst dersom dette omfanget skal økes. Medarbeidere : Totalt inkl. de som arbeider på engasjement har vi tilgang på god kompetanse for videre drift. Hittil har driften av laboratoriet vært basert på 3 ansatte. Dette er for lite. 4 ansatte er nødvendig for å opprettholde driften og sørge for videre utvikling av prosedyrer, rutiner etc. Det har vært god søknad av kvalifiserte søkere på ledige stillinger. Bergen Vann KF tilbyr gode opplæringsmuligheter dersom det er nødvendig Organisasjon : Laboratorievirksomheten er i dag organisert innad i seksjon for vannproduksjon på samme måte som de enkelte vannbehandlingsanlegg. En videre drift må baseres på en ytterligere profesjonalisering og større faglig og administrativ/ledelsesmessig selvstendighet. Det må settes større fokus på ledelsesfunksjonen Organisasjonen er liten og er derfor sårbar dersom noen slutter, har permisjon, langvarig sykdom etc. 5

6 Gruppa har stilt opp 2 strategiske alternativ: A. Redusert aktivitet som innebærer stagnasjon og nedbygging av egen analysevirksomhet og overgang til mer forsendelser av prøver til analyse hos andre laboratorier B. Øket aktivitet som innebærer satsing på utvikling av virksomheten, øket omfang av egen analysevirksomhet og tilpassing av laboratoriet til å utføre flere oppdrag og analyser. Redusert aktivitet vil bety å kun spesialisere på noen få analyseparametre innenfor vannforsyning. Akkreditering vil ikke bli nødvendig. Dagens lokaler vil være for store og kostbare. Deler av lokalene vil muligens måtte leies ut. Kontakt og samarbeid med nabokommuner blir redusert hvis laboratoriet ikke tilbyr tjenester. Øket aktivitet betyr at vi er i stand til holde på dagens kunder, vi beholder kontakt og samarbeid med nabokommunene, vi kan øke aktiviteten til å omfatte nye typer analyser for eksempel innenfor avløpssektoren, og vi kan betjene nye kunder. Vi vil utnytte dagens lokaler mer optimalt og har bedre mulighet for å få lønnsomhet i virksomheten. Dette krever imidlertid større profesjonalitet av organisasjonen og ledelsen av laboratoriet. Gruppen går inn for at alternativ B skal legges til grunn for videre arbeid. 7.2 Hvordan vannlaboratoriet bør være organisert internt i foretaket. Gruppa har vurdert følgende organisajonemessige plassering : Organiseres som en del av seksjon for vannproduksjon Organiseres som en selvstendig seksjon Organiseres som en fellestjeneste under direktør Pr i dag foreslår gruppa at vannlaboratoriet fortsatt er organisert som en del av seksjon for vannproduksjon. Årsakene er mellom annet fortsatt behov for støtte fra denne seksjonen i den videre utviklingen av laboratoriet og at en annen organisering har slikt omfang at det krever en annen type formell behandling i Bergen Vann KF sine organer. Dette vil være første steg på den videre utviklingen av laboratoriet og en annen organisatorisk tilhørighet kan senere være mer hensiktsmessig. Gruppa har undersøkt hvordan ulike laboratorier er organisert hos andre selskaper og VAvirksomheter i Norge og Sverige. Flere har laboratorievirksomhet organisert som en del av produksjonsavdelinger. Laboratoriets sin uavhengiget i det å levere riktige analyseresultarer sikres da gjennom stillingsbeskrivelser, instrukser, rutiner etc. Dette er et krav som spesielt er viktig for akkrediterte analyser. En slik uavhengighet vil uansett måtte dokumenteres uansett hvordan laboratorievirksomheten er organisert innad i foretaket. 7.3 Hvilke funksjoner/oppgaver som bør plasseres på ledelsesnivå og hvilke som bør ligge i vannlaboratoriet sin organisasjon. Laboratorievirksomheten er en del av foretaket og forholder seg til de fellestjenester/bestemmelser som gjelder ( økonomi, adm, personal etc ). Det har hele tiden 6

7 vært et siktemål å utvikle laboratorievirksomheten slik at den i størst mulig grad kan fungere som en egen enhet. Det er viktig at denne utviklingen fortsetter og at det blir lagt til rette for at den fortsetter. Laboratorevirksomhet er så faglig spesielt at den ikke kan forvente faglig bistand fra andre i organisasjonen. I dag har laboratorievirksomhetene status organisatorisk som det enkelte vannbehandlingsanlegg, dvs driftsledernivå. Som et ledd i en utvikling mot større selvstendighet foreslås at laboratorievirksomheten gis status som "gruppe" og den som leder virksomheten får status som gruppeleder. En slik endring er også en fordel i det å oppnå akkreditering da den i større grad gir mulighet til å forankre dette i formelle faglige kvalifikasjoner hos ledelsen. Ansvar for viktige elementer knyttet til den daglige drift innenfor økonomi, personal, kunder, HMS, forretningsutvikling etc legges da til gruppa. Dette vil være utfordrende for den som leder en slik organisasjon og for de andre i organisasjonen. Ofte vil slike endringer utløse positive krefter blant de ansatte, dette er viktig for å bringe laboratorievirksomheten videre og for å øke trivselen for de ansatte. 7.4 Krav til ledelsesfunksjonen av vannlaboratoriet avhengig av framtidige oppgaver og organisering. Som gruppeleder vil lederen ha ansvar for viktige elementer knyttet til den daglige drift innenfor økonomi, personal, kunder, HMS, forretningsutvikling etc. Arbeidsgruppa ser på forslaget til organisering som et steg på veien mot en ytterligere friere organisatorisk tilhørighet i foretaket. Dette vil ytterligere sette krav til formelle kvalifikasjoner. Sammenlignet med tilsvarende gruppelederstillinger vil følgende kvalifikasjonskrav gjelde : Ingeniør/master-utdanning Relevant erfaring fra laboratoriedrift Gode datakunnskaper Bevist forhold til effektiv produksjonsstyring Kunde -og forretningsorientert Lederegenskaper og integritet Fleksibel og løsningsorientert Miljøbevist og kunnskapssøkende 8. Konklusjoner/tilrådinger. Arbeidsgruppa tilrår følgende : Det satses på fortsatt laboratorievirksomhet. Dagens laboratorieaktiviteter utvikles videre i omfang og kvalitet innenfor de krav til lønnsomhet og nytte som fastsettes. De fleste analysene som laboratoriet skal tilby skal være akkreditert. Akkreditering har stor prioritet da den er grunnlaget for fortsatt eksistens og drift. Vannlaboratoriet organiseres fortsatt som en del av seksjon for vannproduksjon, annen organisering vurderes etter hvert. Laboratoriet gis status som organisatorisk gruppe innenfor seksjonen. Lederen for laboratoriet får status som gruppeleder. 7

8 Lederen for laboratoriet må oppfylle kvalifikasjonskrav som settes til gruppelederstillinger i Bergen Vann KF. Stilling som gruppeleder for laboratoriet lyses ut eksternt. Ved eventuelle endringer i stillingsfunksjoner forutsettes at de fast ansatte ivaretas på en god måte innenfor gjeldene regelverk og praksis Sluttkommentar. Arbeidsgruppen er oppmerksom på at dagens laboratorieleder for tiden er i svangerskapspermisjon. Stillingen tenkes utlyst eksternt og alle kvalifiserte kan dermed søke. Gruppen er klar over at dagens laboratorieleder ikke har de formelle kvalifikasjoner som kreves i den nye stillingen som leder. Gruppen bemerker at saken kan være vanskelig for en person som ved tilbakekomst fra permisjon vil kunne få sin stilling endret. Gruppen legger til grunn at tiltakene blir gjennomført på en måte som sikrer at interessene til dagens laboratorieleder blir ivaretatt på en god måte i tråd med personalreglement, regelverk og praksis for øvrig. " ( slutt rapport ). * * * Videre saksbehandling. Rapporten er sendt arbeidstakerorganisasjonen til uttalelse. Denne saksframstillingen er laget før fristen for arbeidstakerorganisasjonene til å gi uttalelse er utløpt. Uttalelsene vil bli ettersendt evt. lagt fram for medlemmene i AMU på møtet. Den stramme tidsfristen for avholdelse av AMU-møtet er årsaken til dette. AMU sitt vedtak vil være et grunnlag for den videre behandlingen av denne saken i Bergen Vann KF. 8