SAKSFRAMLEGG. Saksbehandler: Vidar Stein Andersen, Arkiv: Arkivsaksnr.: 12/56-1

Transkript

1 SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Vidar Stein Andersen, Arkiv: Arkivsaksnr.: 12/56-1 ENHETSOVERGRIPENDE PERSONALFLYT - ET TILTAK FOR Å BEDRE TJENESTEKVALITET OG REDUSERE UØNSKET DELTID BLANT ANSATTE Rådmannens forslag til vedtak: ::: Sett inn innstillingen under denne linja 1. Alle stillinger som er eller opprettes i tilknytning til funksjonshemmede brukere uansett alder, skal vurderes i forhold til personalflyt for å sikre god, faglig kontinuitet rundt brukeren. Det understrekes at tilsetting skjer i Kragerø kommune, og at arbeidet kan utføres på flere arenaer. Dette bør fremgå av utlysningsteksten for nye eller ledige stillinger. Pedagogisk personell i skole og barnehage unntas. 2. Enhetene for omsorg, skole, barnehage og helse/rehab får ansvaret med å utarbeide retningslinjer for personalflyt, kriterier for arbeidsavtaler, budsjett- og regnskapsmessige forhold, arbeidstidsbestemmelser og ledelsesmessig ansvar. Enhetene har et fellesansvar for å etablere nødvendige møtepunkter og mandat for ansvarlig personell på tvers av enhetene hvor fellesbruk av personell avklares. 3. Kommunens personalavdeling tillegges et koordineringsansvar for å sikre at ansettelser i tilknytning til funksjonshemmede er vurdert med tanke på personalflyt, dette gjelder både nye og gamle stillinger. ::: Sett inn innstillingen over denne linja... Sett inn saksutredningen under hjelpeoverskriftene nedenfor denne linja Kragerø, den Ole Magnus Stensrud Rådmann

2 SAKSOPPLYSNINGER Saken ekspederes til: Rådmannen Enhetsledere for skole, helse/rehab., omsorg og barnehager Hovedtillitsvalgte Hovedverneombud Som trykte vedlegg følger: Ingen Følgende dokumenter finnes i saksmappen: Tilbakemeldinger fra Enhet for skole, Enhet for barnehager, Enhet for Helse- og rehabilitering Bakgrunnen for saken I forbindelse med at Hovedutvalg for helse, omsorg og sosiale tjenester behandlet konsulentrapporten fra Rune Devold AS i mai 2010 sak 09/3092, ble det blant annet fattet følgende vedtak: 3. Ved bygging av ny avlastningsinstitusjon og nye omsorgsboliger på Kalstadveien 18 skal samordning av driften mellom disse og dagens bofellesskap Biørnebo skje så langt det er praktisk og faglig mulig. Et av siktemålene er felles turnusløsninger med vekt på store stillinger for å sikre stabilitet og kontinuitet samt unngå uønsket deltid. Det nedsettes en egen plangruppe med representasjon fra ansatte, tillitsvalgte, ledere og brukerrepresentant. Utpeking av brukerrepresentasjonen overlates til Rådet for funksjonshemmede. Som en konsekvens av dette ble arbeidet med planlegging av bygg og driftsopplegget i tilknytning til disse, organisert som et eget prosjekt. Selve byggeprosjektet er nå vedtatt av kommunestyret og arbeidet med planlegging av driften er godt i gang. I forbindelse med første kartlegging av individuelle behov til brukere av både omsorgsboligene og avlastningsinstitusjonen, melder det seg en rekke utfordringer og problemstillinger av organisatorisk karakter. Disse kan også ha stor betydning for tjenestekvaliteten. Dette gjør det nødvendig å løfte blikket ut over omsorgsenhetens ansvarsog myndighetsområder. Saksbeskrivelse Formålet med dette saksfremlegget er å få politisk aksept for noen grunnleggende prinsipper om personalflyt på tvers av kommunens driftsenheter. I første omgang av personell som jobber med funksjonshemmede barn, unge og voksne, men på sikt bør dette også omfatte andre personellgrupper. Spørsmål om tjenestekvalitet og uønsket deltid har vært på den administrative og politiske dagsorden gjentatte ganger. Spørsmålsstillingene henger tett sammen. Et høyt antall deltidsansatte gir redusert tjenestekvalitet, begrenset oversikt og dårlig faglig kontinuitet for enkelte brukergrupper, særlig der hvor kontinuitet er av stor betydning for brukerens utvikling og livskvalitet.

3 Det store antallet hoder pr. årsverk genererer tilleggskostnader i form av sykefravær, opplæringsvakter, vikarproblematikk, overtid og ledelsesmessige utfordringer m.v. Ved Kommunestyrets behandling av omsorgsplan 2020, sak 45/10 i mai 2010 ble bl.a. gjort vedtak med konsekvenser for uønsket deltid og samhandling (sitat): Det ligger en utfordring i forhold til å kunne tilby fulle stillinger til alle som ønsker det. Målet er at det skal arbeides med en omorganisering av organisasjonen på tvers slik at ufrivillig deltid i mest mulig grad reduseres. Det bør i større grad der det er mulig, stilles krav til at ansatte kan arbeide på tvers i organisasjonen. Det er saksbehandlers inntrykk at i de flestes oppfatning har spørsmål om uønsket deltid vært en problemstilling av særlig stor betydning for ansatte i Enhet for omsorg og som må finne sin løsning der. Men deltidsproblematikk finnes i en rekke driftsenheter fra renhold, til barnehager, skole og skolefritidsordingene selv om omfanget er langt mindre. I april 2011 behandlet Kommunestyret en rapport fra et arbeidsutvalg som hadde sett nærmere på dagens og fremtidens organisering av Kalstad Voksenopplærings og aktivitetssenter (KVOA). I tillegg til at støttekontakttjenestene legges til Enhet for kultur, skal de pedagogiske ressursene legges til Enhet for kompetanse og integrering. Kommunestyrevedtaket pålegger bl.a. enhetsledere for helse og rehabilitering, kultur, omsorg, kompetanse og integrering å utarbeide retningslinjer og rutiner for regelmessig samarbeid, og pålegger enhetene å følge opp anbefalingene i arbeidsutvalgets rapport. I forbindelse med Rune Devold AS konsulentgjennomgang av omsorgstjenestene i 2010 pekte han i sin rapport bl.a. på at dagens boligstruktur med små bofellesskap for funksjonshemmede begrenser god faglig kvalitet og rasjonell drift. God personalflyt mellom botiltak og dagtilbud/skole/barnehage kan være et av flere virkemidler for å øke effektiviteten. For å illustrere problemstillingene gis følgende beskrivelser: Et funksjonshemmet barn gis et tilbud i barnehage, siden i skolen. Noen av disse barna må ha tett oppfølgning og det knyttes særskilte personalressurser i form av assistenter/miljøarbeidere opp mot barnet. Egne pedagogiske team bistår gjennom arbeid direkte med barnet og ved veiledning av ansatte. En eller flere assistenter kan dele på oppgaven de fleste er fast ansatte enten i barnehagen, skolen eller skolefritidshjemmet. Ved overgang fra en arena til neste møter barnet nye personer. Samtidig kan hjemmesituasjonen som følge av særlig tyngende omsorgsarbeid være svært krevende og foreldrene søker om avlastningstjenester på regelmessig basis i form av privatavlastning eller kommunal institusjon/barnebolig. Kretsen av nye personer utvides ytterligere. For enkelte barn er dette svært uheldig selv om man etter beste evne forsøker å kompensere gjennom samhandling og regelmessige møter i ansvarsgrupper som går på tvers. Neste utfordringer i livsløpet er når barnet/ungdommen skal over i videregående opplæring i regi av fylkeskommunen. Også her risikerer brukeren å møte nye og ukjente personer med de

4 konsekvenser dette vil skape. Fylkeskommunen har stilt seg positiv til å kjøpe assistenttjenester fra kommunen i slike tilfeller. De fleste fagpersoner er enige om at mangel på samhandling og personalflyt gir et dårligere faglig tilbud og skaper en rekke særskilte problemer for barnet/ungdommen. Et annet eksempel er brukere av arbeidstilbudet ved Delecto (egen kommunal særbedrift/as) eller aktivitetstilbudet ved Kalstad Voksenopplærings- og aktivitetssenter (KVOA) hvor det overordnede driftsansvaret ligger hos Enhet for helse- og rehabilitering. Boligpersonalet bistår brukeren i morgenstellet og oppgavene slutter idet brukeren forlater sin bolig eller avlastningsplass. Ved inngangsdøren til aktivitetssenteret eller arbeidstilbudet overtas oppfølgningsansvaret av annet personell nye personer å forholde seg til. For omsorgsboligen representerer dette bl.a. en turnusmessig utfordring. På dagtid står boligen tilnærmet tom med lite eller ingen personale. På ettermiddag, kveld, natt og helger er boligen bemannet opp. For ansatte innebærer dette mye kvelds- og helgearbeid og få dagvakter. Hele stillinger klippes opp for å få til tilstrekkelig dekning på kveld og helg og antallet hoder blir betydelig høyere enn ønskelig. Ved å tenke personellflyt hvor ansatte i større grad følger brukeren vil dette muliggjøre flere store stillinger, bedre kontinuitet og faglighet, og færre personer å forholde seg til både for brukeren og ledelsen. Dette kommer i tillegg til effekten ved å vurdere alternative turnusløsninger. Flere foreldre til funksjonshemmede barn og unge har gjentatte ganger gitt uttrykk for frustrasjon og fortvilelse i forhold til at barnet/ungdommen må forholde seg til stadig nye personer. Disse overgangene kan ofte medføre uro og utagering som igjen skaper utfordringer for omgivelsene, familien og tjenesteapparatet. Slike situasjoner forårsaker også økt ressursbruk. Problemstillingene som er beskrevet i denne saksfremstillinger er drøftet i møte med helsesjef Anny S. Grøgaard, daglig leder av KVOA (Kalstad Voksenopplærings- og aktivitetssenter) Merete F. Brattli, lagleder/prosjektleder Aslaug Skaalid, distriktsleder Stella-R. Syvertsen og saksbehandler i møte den 7. juni Samtlige deltagere støtter prinsippet om personalflyt og ønsker en prinsippavklaring i dette spørsmålet. ANDRE OPPLYSNINGER - høringsuttalelser Utkastet til denne saken ble den 23. juni sendt til enhetene for skole, barnehage, helse/rehab og NAV for nærmere vurdering og tilbakemeldinger med frist 15. august. Innspillende følger i sin helhet saksutkastet som trykte vedlegg. Undertegnede har forsøkt å oppsummere de viktigste betraktningene som fremkommer i tilbakemeldingene: OPPSUMMERING - BETRAKTNINGER FRA BARNEHAGE, SKOLE, HELSE/REHAB (kvoa):

5 Enhver personalflyt mellom enhetene bør i stor grad skje på frivillig basis. Enhet for barnehage kan ikke se at det er riktig og hensiktsmessig å beordre ansatte som har utdannelse og ønsker om å jobbe med barn mellom 0 6 år, eller i barnehage over i andre organisasjoner. (barnehage) Skole ønsker ikke at spesialpedagogisk personalet blir en del av denne ordningen, da det er mest bruk for denne yrkesgruppen i undervisningssammenheng. (skole) Ordningen vil kunne være aktuell ved ansettelse av vernepleiere / barnevernspedagoger, fagarbeidere og assistenter. (skole) Ordningen vil gjelde et begrenset antall barn og må ikke lages for stor / byråkratisk. Det bør ligge noen grunnprinsipper i bunn og så tilpasses det enkeltes barn behov. (skole) Store stillinger rundt et enkelt barn kan være svært krevende for arbeidstakeren. En bedre ordning er ofte flere kvalifiserte voksne, som har en del av stillingen sin knyttet til enkelt barn. Dette letter også situasjonen rundt dette å finne kvalifiserte vikarer. (skole) Hvordan vil arbeidstakere forholde seg til dette å jobbe i flere enheter? Ønskelig eller ikke ønskelig. Kan vi få et bemanningsproblem? (skole) Kan skape særskilte utfordringer for Enhet for barnehage som er i gang med å bygge opp og videreutvikle et team bestående av spesialpedagoger og støttepedagoger med tanke på satsingen på tidlig intervensjon. Dette avhenger av stabilt personal som utvikler seg og sin kompetanse både på enkeltbarns utfordringer, men også på barnehagen som en pedagogisk arena. Miljøterapeuter/arbeidere fra omsorg kan ikke uten videre gå inn i funksjoner som innebærer opplæring/aktiviteter (KVOA) (helse/rehab) Færre hoder som også jobber helger gir praktiske utfordringer for aktivitetstilbudet ved KVOA ved at turnusansatte har fridag(er) på ukedager (helse/rehab) Enhet for barnehage (sitat fra tilbakemelding): Hva kan enhet for barnehage bidra med for å bedre overganger i barns liv? Jo bedre kompetanse ansatte i enhet for barnehage har om det enkelte barn dess bedre kan vi bidra til gode overgangsordninger. Det som vi har erfart er at overgangen må begynne i god tid. Da mener vi i noen tilfeller for eksempel ett år før barnet begynner på skole. Det kan også være aktuelt å bidra i lengre perioder etter overgangen. Det kan også være aktuelt å bidra med personale i andre enheter i perioder. Veiledning er også viktig bidrag.

6 Vår erfaring i mange overganger er at satsing fra alle parter bidrar til gode løsninger. Det kan også være positivt for et barn at etter mange år med samme personale gradvis beveger seg over i et annet system med nytt personale. Det som er avgjørende er hvordan det skjer. Overgangsrutinene for barn med nedsatt funksjonsnivå bør gjennomgås på nytt med sikte på at alle bidrar og at det blir lagt til rette for kvalifisert personale i god tid. Det er for sent å begynne i mai når barnet skal på skole i august. SAKSVURDERING Alle uansett enhetstilknytning - er ansatt i Kragerø kommune og arbeidsgiver har styringsretten. Dette fungerer stort sett greit i forbindelse med attføringssaker, omplassering eller nedbemanning. I organisatoriske prosesser er personalflyt langt mer komplisert å gjennomføre i praksis. Usikkerhet i forhold til oppgaver, ukjente arbeidsplasser og kollegaer, turnusbelastninger, kompetansekrav, og praktiske problemer med transport til og fra arbeid dukker opp som noen av motforestillingene blant ansatte. Vi vet hva vi har men ikke hva vi får er et velkjent uttrykk. Det er svært krevende å balansere faglige hensyn rundt brukere opp mot ansattes behov for stillingsstørrelse, forutsigbarhet og tilhørighet. Spesifikke kompetansekrav kan også virke begrensende. I tillegg vil personalflyt kunne skape en rekke forvaltningsmessige utfordringer i forhold til avlønning, arbeidstid, ledelse, HMS, og budsjetttekniske forhold. Enkelte konkrete utfordringer i forhold til samordning av personell på tvers av enhetene har vært drøftet ved flere anledninger, men har ikke resultert i vesentlige endringer. Årsakene er sammensatte; gjeldene arbeidsavtaler, lønnsmessige forskjeller, uklare myndighetsforhold, motstand fra berørte ansatte, skepsis fra lokal ledelse, budsjettmessige forhold og lignende; kort og godt; hvem gjør hva og når? Når omsorgstjenestene nå planlegger fremtidig drift av nye omsorgsboliger og ny avlastningsinstitusjon samlokalisert i Kalstadveien i tråd med Hovedutvalgets vedtak, melder en rekke av ovennevnte problemstillinger seg som kompliserende faktorer for ressurseffektiv drift med vekt på den faglige kvaliteten. Foreløpig kartlegging av ressursbehovet hos disse brukerne viser at flertallet av disse vil ha sitt aktivitetstilbud i regi av KVOA selv om andre løsninger også er under vurdering. KVOA har i dag ca. 9 årsverk fordelt på 13 ansatte og åpningstiden på tilbudet er fra til Enkelte ansatte har uttrykt ønske om stillingsutvidelse. Dagens drift av Kalstadveien 16 kombinert med avlastningsinstitusjonen Skogstjerneveien 4 har en total stillingsramme (m/tilleggsressurser) på 15,5 årsverk og fordelt på 26 ansatte. Når vi samtidig vet at arbeidslaget har ansvaret for 9 brukere (4 i heldøgns bolig og 5 i avlastningsinstitusjon) bekrefter dette utfordringene. Det er stor sannsynlighet for at stillingsrammen må utvides ytterligere når nye, unge beboere flytter inn i de nybygde boligene i løpet av 2012.

7 For å unngå en ytterligere økning i antallet ansatte i deltidsstillinger, bør det vedtas noen prinsipper vedrørende personalflyt på tvers av kommunens driftsenheter. Dette er nødvendig også med tanke på bedring av tjenestekvaliteten i oppfølgningen av barn, unge og voksne med sammensatte og komplekse problemstillinger. Uten disse grunnleggende prinsippene vil det være svært vanskelig å få til nødvendig omstilling. Det må samtidig tilføyes at personalflyt hvor ansatte følger en bruker på ulike arenaer enten det er barnehage, skole, skolefritids eller avlastnings/omsorgsboligtilbud, i noen tilfeller kan gi slitasje på personellet. Det kan være svært krevende å følge en og samme bruker over tid (år) på ulike arenaer, og det kan derfor i enkelte tilfeller være behov for en viss utskifting. Dette er faglige og administrative utfordringer som må finne sin løsning gjennom drøftinger med den enkelte ansatte, med tillitsvalgte og på tvers av driftsenhetene. Som det fremgår av innspillene fra skole og barnehage stilles det også spørsmålstegn ved omfanget/behovet for tunge systemer som regulerer personalflyt i særlig grad når det gjelder personell med pedagogisk og spesialpedagogisk kompetanse på høgskole eller universitetsnivå. Skolen stiller seg mer åpen for personalflyt av fagarbeidere og assistenter. Det antydes også muligheter for økt bruk av vernepleiere og barnevernspedagoger. Om disse bør/skal kunne inngå i personalflyt er noe uklart, men det er allerede igangsatt et konkret tiltak i fellesskap mellom skole og omsorg. Fra barnehagenes side har man høstet konkrete erfaringer med overgang fra barnehage til skole og er innstilt på å kvalitetssikre slike overganger enda bedre. Dette gjelder planlegging i forkant og oppfølgning i etterkant. Fra skolens side hevdes det at man allerede har gode rutiner på dette. De viktigste sider ved saken En ønsker å oppnå personalflyt på tvers av kommunens driftsenheter for å oppnå økt tjenestekvalitet for funksjonshemmede barn, unge og voksne med sammensatte problemstillinger. Dette oppnås gjennom større faglig kontinuitet og kjente hjelpere. Personalflyt på tvers av driftsenhetene vil også motvirke uønsket deltid. Pedagogisk og spesialpedagogisk personell ansatt i barnehager og skole bør av faglige årsaker muligens unntas fra slik personalflyt. Målsetting Det er et enhetsovergripende ansvar å bidra til personalflyt i tilknytning til funksjonshemmede brukere med sammensatte problemer uansett alder. Retningslinjer og spilleregler skal utarbeides. Forslag til løsning 1. Alle stillinger som er eller opprettes i tilknytning til funksjonshemmede brukere uansett alder, skal vurderes i forhold til personalflyt for å sikre god, faglig kontinuitet rundt brukeren. Det understrekes at tilsetting skjer i Kragerø kommune, og at arbeidet kan utføres på flere arenaer. Dette bør fremgå av utlysningsteksten for nye eller ledige stillinger. Pedagogisk personell i skole og barnehage unntas. 2. Enhetene for omsorg, skole, barnehage og helse/rehab får ansvaret med å utarbeide

8 retningslinjer for personalflyt, kriterier for arbeidsavtaler, budsjett- og regnskapsmessige forhold, arbeidstidsbestemmelser og ledelsesmessig ansvar. Enhetene har et fellesansvar for å etablere nødvendige møtepunkter og mandat for ansvarlig personell på tvers av enhetene hvor fellesbruk av personell avklares. 3. Kommunens personalavdeling tillegges et koordineringsansvar for å sikre at ansettelser i tilknytning til funksjonshemmede er vurdert med tanke på personalflyt, dette gjelder både nye og gamle stillinger. KONSEKVENSER Økonomiske: Det er en kvalifisert antagelse om at personalflyt på tvers av brukerarenaene vil være kostnadseffektivt ved at man kan tilby større stillinger og de fordeler som følger av dette. Personalflyt som beskrevet i saken kan innebære at ansatte i noen tilfeller må defineres som turnusarbeidere med lavere ukentlig arbeidstid enn dagarbeidere dersom de inngår i bolig eller avlastningstjenestene. Dette vil også gjelde turnuspersonell som følger brukeren fra heldøgns bolig til arbeid/aktivitetstilbud. For dagtilbudene (barnehage, skole/skolefritids, aktivitetssenter) vil endinger i arbeidstidsfaktoren (turnus) innebære tap av ukentlig arbeidstid eller noe høyere kostnader pr. timeverk. Bedring i den faglige kontinuiteten kan innebære mindre problematferd hos enkelte brukere og derved færre kostnadskrevende krisetiltak. Administrative: Arbeidet med å få på plass spilleregler for personalflyt vil være krevende. Når systemet er etablert vil dette utvilsomt øket den faglige kvaliteten vis av vis brukerne ved at disse over tid vil få færre personer å forholde seg til. I enkelte tilfeller vil dette sikre en bedre utvikling og livskvalitet hos brukeren, og større trygghet hos foreldre/foresatte. Personalflyt vil motvirke uønsket deltid. Næringsmessige: Ingen Miljømessige: Ingen ytre miljøeffekter