Å lede på avstand. Slik lykkes du som leder av geografisk spredte team. For ledere, team og kunnskapsarbeidere

Transkript

1 Å lede på avstand Slik lykkes du som leder av geografisk spredte team For ledere, team og kunnskapsarbeidere Gjør en smart endring på jobben. La teknologi og struktur arbeide for deg, frigjør plass i hodet til innovasjon og til å skape resultater.

2 Praktisk oppsett av PC Gjøres før kursstart Hva Nøkkel/lenke Beskrivelse Trådløst nettverk OneNote bok for kurset Trådløst nettverk Lenke til arbeidsbok for kurset med gruppeoppgaver. Når arbeidsboken åpner i OneNote, velg "Rediger i leser" Nettmøte Lenke til nettmøte test gjerne at du kommer inn i møtet. Følg instruksjonene du får. Godta å åpne innhold. Lederplan Lenke til område du kan laste ned din lederplan i Word og i OneNote. Du lager din egen plan gjennom kurset. Bli kjent lysbilde Lenke til Powerpoint lysbilde. Last gjerne ned. Brukes i en oppgave i løpet av kurset.

3 Hva du tar med hjem 1. Analyse av tid brukt i lederrollen 2. Prioriterte fokusområder 4. Strategisk handlingsplan for team 5. Mål for team-medlem/rolle 6. Teknologisk delings og kommunikasjonsplan 7. Plan for Fag-/Fokus-/Prosjektgrupper 8. Kommunikasjonsplan 9. Kartlegging av opplevd avstand i teamet A. Handlingsplan for videre arbeid

4 Oppgave (i arbeidsbok) Bli kjent + forventninger til kurset Skriv inn i arbeidsboken på nett *) Kort informasjon om team du leder Forventinger til kurset Bestem feriemål for gruppen og bli enige om aktiviteter på reisemålet Presenter gruppens feriemål og aktiviteter i plenum *)

5 I den nye arbeidshverdagen, også kalt The New World of Work, kan det gå dager og uker mellom hver gang en medarbeider ser sin leder, samtidig som det er store forventninger til å lykkes som team. Hvordan påvirker dette deg som leder, og dine medarbeidere?

6 Oppgave 2 (i arbeidsbok) Utfordringer ved å lede på avstand HVA KJENNETEGNER GEOGRAFISK SPREDTE TEAM? Den nye arbeidshverdagen er mer kompleks, og stiller nye krav til både ledere og teammedlemmer innen Arbeidsform, struktur og mål Kommunikasjon Oppfølging og kontroll Kultur og miljø HVILKE UTFORDRINGER MØTER VI? 1. Diskuter i gruppen Noter 3-5 viktigste utfordringene 2. Presenter resultater for de andre gruppene 3. Oppsummering

7 Utfordringer ved å lede på avstand HVA KJENNETEGNER GEOGRAFISK SPREDTE TEAM? Den nye arbeidshverdagen er mer kompleks, og stiller nye krav til både ledere og teammedlemmer innen Arbeidsform, struktur og mål Kommunikasjon Oppfølging og kontroll Kultur og miljø HVILKE UTFORDRINGER MØTER VI? Tilstedeværelse og tilgjengelighet Møteformer fysisk og på nett Ad-hoc kommunikasjon «har du 5 minutter? Sosial kontakt Samarbeid mellom teammedlemmer på ulike steder Kunnskapsdeling Tekniske utfordringer Opplæring

8 The focus is no longer on control and attendance, but on trust and output Theo Rinsma. GM Microsoft NEtherlands

9 Distanseledelse et spørsmål om tillit Medarbeidere er ikke avhengige av å være nær lederen for å være fornøyde Individuals working from afar were more satisfied with their jobs than those working proximate to their managers. Accessibility was a significant predictor of satisfaction with manager in the distanced group; actual physical distance was not a significant predictor. Distanced versus Proximate Teams: The relationships among perceived communicative behaviors of leaders and employee satisfaction S. L. Connaughton & J. A. Daly

10 Pause I skate to where the puck is going to be, not where it has been. Wayne Gretzky

11 Prestasjon og medarbeiderengasjement «Medarbeidere som opplever en høy grad av jobbautonomi leverer bedre arbeidsprestasjoner, har mindre stress, angst, utbrenthet, rollekonflikt og fravær» Professor Bård Kuvås, BI «Høy jobbautonomi, sosial tilhørighet og mestringsopplevelse gir høy indre motivasjon» Doktorgradsstipendiat Beate Jelstad, NHH

12 God avstandsledelse krever selvstendige medarbeidere og en coachende leder Highly effective virtual team leaders are mentors and exhibit a high degree of understanding and empathy towards their team members. (Kayworth & Leidner, 2002) Virtual team leaders do not control others; rather, they coach individuals in remote locations on how to control themselves. (Fisher & Fisher, 2001) Leadership success factors for virtual teams Morten T. Hansen Collaboration

13 Vi forventer forskjellige ting «Medarbeiderne er mer motiverte i jobben sin når deres forventninger er i overensstemmelse med sjefens forventninger» Førsteamanuensis Sut I. Wong Humborstad BI

14 Oppgave (i arbeidsbok): Forventninger Hva forventer du av teammedlemmene? Hva tror du de forventer av deg???

15 Teammedlemmers forventning til sin leder Å bidra meningsfullt til teamet Lytte til teamets ideer, og bruke deres kunnskap La teammedlemmers bidrag bli kjent og anerkjent Kjenne hvert teammedlem og dets styrker og behov Felles team-mål og ansvar

16 Hva en leder kan forvente av sine teammedlemmer Bidra med sine ideer. Tørre å utfordre det bestående. Bidra med sin kunnskap til teamet Søke hjelp hos teamet Være en leder for sitt ansvarsområde Felles team-mål og ansvar

17 Alle medlemmer i geografisk spredt team må utøve ledelse for at teamet skal lykkes Teamlederskap utøves ikke bare av leder, men av alle teammedlemmer! Det er ikke lederens team, men alles team Teamet kan bare lykkes dersom man utnytter all kunnskap og kapasitet sammen for et felles formål. Suksess kan ikke oppnås for lederen alene, eller for enkelte team-medlemmer alene. Felles team-mål og ansvar

18 Oppgave (i lederplan): Hvor mye tid har du til å være teamleder? Teamleder % Lede teamet mot felles mål, oppfølging av team-medlemmer, fordele ansvar og oppgaver Funksjonsleder % Planlegging, budsjett, rapportering Tidsfordeling Bidragsyter % Gjøre arbeid som team-medlem Andre oppgaver % Andre roller, bidra i ledergruppe, prosjekter

19 Work environments that get the best out of people Gallup Survey - First Break All The Rules 1. Do I know what is expected of me at work? 2. Do I have the materials and equipment I need to do my work right? 3. At work, do I have the opportunity to do what I do best every day? 4. In the last 7 days, have I received recognition or praise for good work? 5. Does my supervisor seem to care about me as a person?

20 Hva du kan gjøre for å legge til rette for å lede på avstand Utvikle egen lederplan optimalisert for lederutfordringene i et geografisk spredt team Bruke den teknologien du har tilgjengelig til å optimalisere tiden du har til god teamledelse

21 Hvordan arbeide og kommunisere i det virtuelle rom? SAMLOKALISERT TEAM GEOGRAFISK SPREDT TEAM Strukturert kommunikasjon Strukturert kommunikasjon Ustrukturert kommunikasjon Ustrukturert kommunikasjon Arbeide på egen hånd Arbeide på egen hånd

22 Oppgave (i arbeidsbok): Hvilke kommunikasjonskanaler? Hvilke kommunikasjonskanaler og verktøy kan vi bruke for strukturert og ustrukturert kommunikasjon? Hva er optimalt for ulike formål? 1 : 1 1 : mange Mange : mange

23 Lunch

24 Som leder har du ansvar for å utvikle en god kommunikasjonskultur E-post som kommunikasjonsform Bruk av Til: og Kopi: Sint eller irritert? Korte beskjeder? Annet?

25 Tips for teamkommunikasjon på e-post Vær tydelig på hva temaet, og hensikten med E-posten er i overskriften Ett emne pr. E-post Sett tidsfrister dersom du vil ha et svar Kom fort til poenget, og gi tilstrekkelig informasjon Gode overskrifter på e-post Trenger dine innspill til forretningsplan i dag Kontroller kostnadsrapporten før 12 fredag. Frist 1. okt. for sammenstilling av workshopresultat. Nå har du mulighet til å påvirke budsjettet ditt Gjør det enkelt å svare. Ja/nei, eller bruk tabell Før du sender, les igjennom og still deg selv følgende kontrollspørsmål: 1. Er det enkelt for mottakeren å forstå tema og hva som forventes av handlinger for E-posten fra Emnelinjen (på mobilen)? 2. Har jeg inkludert nok informasjon til at mottakeren ikke kommer tilbake med oppfølgingsspørsmål? 3. Sender jeg E-posten bare til de de dette virkelig angår? 4. Har jeg sjekket at den ikke inneholder stave-, eller grammatikalske feil (spesielt om du skriver på fremmedspråk)?

26 Ledertips: Vis e-post som diskusjoner Vist i Outlook, men Notes, Gmail og Apple har samme mulighet

27 Svarer du alltid på en e-post med en e-post? Utnytt nye kommunikasjonsmuligheter Når bør du ikke svare på en e-post med en ny e-post? Når det haster å få en avklaring 1. Svar med en øyeblikksmelding 2. Ring avsenderen (fra PC) Når e-post utveksling utvikler seg til en diskusjon 1. Svar alle med en øyeblikksmelding 3. Inviter til et (nett)møte Når emnet er for komplisert til å løses på e-post 3. Inviter til et (nett)møte 1 Illustrasjon fra Microsoft Lync. Tilsvarende for Google brukere er Hangouts og for Notesbrukere Sametime Connect

28 Har du noen minutter? Når du ikke kan gå bort til en kollega for å ta en uformell prat Finn personen og sjekk status i Lync eller tilsvarende verktøy Spør om det passer å ta en prat Kan legge til tale, bilde og informasjon om ønskelig 1 2 1

29 I den nye arbeidshverdagen er sjelden alle teammedlemmer på samme sted Hei! Jeg jobber hjemme med sykt barn og kan dessverre ikke komme på ukemøtet Sukk! Denne uken blir det visst bare oss to på ukemøtet. Hvordan skal vi komme oss videre i prosjektet på denne måten? Hei! Jeg må kjøre til kunde, så kan ikke delta på møtet denne uken. Hei! Jeg er på hytta, men kan godt ringe inn om det er viktig at jeg er med på møtet

30 Gjør alle møter stedsuavhengige! Alle møter inneholder invitasjon til nettmøte -Alle deltakere er bare1-klikk unna møtedeltakelse! Denne uken deltar to fra møterommet på kontoret Deltar fra nettbrett fra hytta siden dette er et viktig møte. Jobber hjemme med sykt barn, og deltar fra hjemmearbeidsplassen Deltar via Smarttelefon fra bilen Tips: Start med nettmøte og legg til ett eller flere møterom i tillegg

31 Ledertips: Innkall til 25 eller 50 minutters møter Ser din kalender slik ut?

32 Ledertips: Aksepterer du møter ukritisk?

33 Vær personlig det styrker relasjonen og kommunikasjon

34 Oppgave (i arbeidsbok) La teamet bli kjent med hverandre Noter ned stikkord for deg selv Skriv gjerne dine notater i din lederplan, eller rett i lysbilde du finner her Del med teamet 1 minutt hver

35 Ser du målet?

36 Delt målbilde Å beskrive et målbilde er både en formulering og en dialog, der dialogen er det viktigste

37 Smart arbeid og samarbeid i den nye arbeidshverdagen 1. Prioriter arbeid som fører til resultater 2. Etabler klar sikt fra mål til handling 3. Fokuser på strategiske arbeidsoppgaver 4. Lag en plan for å nå resultatmål 5. Balanser forespørsler fra andre og egne oppgaver! 6. Arbeid med og samarbeid om aktiviteter 7. Sikre gjennomføring av planer

38 Fra mål til handling Virksomhetens visjon og overordnede mål Avdelingens/funksjonens/prosjektets mål Planlegging Rollens/team-medlems mål Prosjekter og aktiviteter Handling Daglige oppgaver/gjøremål

39 Fokuser på strategiske arbeidsoppgaver 1. Hvilke prioriterte områder må vi fokusere på som virksomhet og/eller gruppe for å oppnå våre mål? 2. Hva må mine team-medlemmer fokusere på?

40 Oppgave (i lederplan) Prioriter fokusområder for teamet 1. Tenk gjennom hva du må fokusere på i din rolle for at du og ditt team skal nå sine mål 2. Skriv ned fokusområder (2). 3. Prioriter så fokusområdene i høyre kolonne 4. Før de 2-3 høyest prioriterte over til Prioriterte fokusområder for teamet (3). 5. Hvilket fokusområde i virksomheten er dette koblet til? Fokusområder for team Kundetilfredshet 1. Salg Teamutvikling Prioriterte fokusområder:

41 Etabler klar sikt fra mål til handling Planlegging Fokusområder Handlingsplan og Aktivitetsplaner Eks. Kundetilfredshet Eks. for handlingsplaner Gruppe: Forbedre kundetilfredshet i bedriftsmarkedet Personlig: Innføre kundetilfredshetsmåling Handling Aktiviteter Eks. velge metode for måling av kundetilfredshet Oppgaver Eks. Innhente informasjon om leverandører av målinger

42 Seth Godin s topp 3 tips for å nå målene 1. Du kan ikke planlegge og gjennomføre KPI er, bare aktiviteter 2. Start aktiviteter tidlig og du kommer i mål 3. Gjør det lett å følge opp aktiviteter. Utført eller ikke utført.

43 Oppgave (i Lederplan) Strategisk handlingsplan for team Hva er de overordnede aktivitetene må vi gjøre innen hvert fokusområde for å oppnå ønsket resultat? Når må dette skje? Fokusområde for året/tidsperioden Handlingsplan Milepæl Ønsket resultat Eks. Forbedre kundetilfredshet i bedriftsmarkedet 1. Innføre kundetilfredshetsmåling 2. Analysere første resultater 3. Sette i verk forbedringstiltak 4. Måle på nytt 1. Undersøkelse gjennomført før 1. mars 2. Forbedringsplan iverksatt før 1. mai 3. Ny måling i august Minst 20% forbedring av tilfredshet

44 Pause Du er ikke Cæsar så du kan ikke bruke hans metoder

45 Fordeler med geografisk avstand til teamet 1. De lærer å bli problemløsere 2. De lærer å bli den lokale guvernøren som representerer lederen og teamet 3. De må bli gitt myndighet til å ta beslutninger og utvikler egen dømmekraft til å gjøre dette 4. De må lære å uttrykke teamets formål og mål til kolleger og andre de samarbeider med der de er 5. De er teamets øyne og ører i de lokale miljøet og må fange opp og kommunisere viktig informasjon til leder og team 6. Ved å arbeide selvstendig sparer de mye tid for lederen

46 Har du et stort kontrollbehov? Dette er en kontrollfrik: En kontrollfrik er en person som legger overdreven vekt på å kontrollere sine omgivelser. I jobbsammenheng karakteriseres dette ved at personen kan være ekstremt perfeksjonistisk, opptatt av orden, har tendenser til å være arbeidsnarkoman. Stoler ikke på at andre har kontroll på sitt. Test deg selv: 1. Fortell teamet om ditt behov for å ha kontroll. Det er tross alt ditt ansvar at teamet leverer i henhold til forventning 2. Vær tydelig på at det er viktig for deg at alle forstår teamets mål og be dem spørre om noe er uklart 3. Forklar at du er innstilt på å gi alle stort spillerom til å velge hvordan oppgaver skal utføres og at du stoler på at de spør om de ønsker din mening, eller hjelp 4. Forklar at det som beroliger deg og viser at teammedlemmer har kontroll på sine oppgaver er at man overholder tidsfrister og gjerne rapporterer om status i viktige prosjekter uoppfordret.

47 Hvordan lede team med selvstendige medarbeidere Mål for året Handlingsplan Ønsket resultat Oppsummere året og måloppnåelse Avtale mål 5-7 målområder Hvordan skal målet nås Hvordan vet vi at målet er nådd Korriger mål, og/eller handlingsplan Skape handlingsplan Felles resultattavle med månedlig oppdatering på viktige målområder Regelmessig sjekk av fremgang Årsplan for Fellesmøter Gruppemøter 1:1 møter

48 Etabler klare mål for team og teammedlemmer Mål for året/perioden Handlings-plan Ønsket resultat 5-7 målområder Føringer for hvordan målet skal nås Hvordan vet vi at målet er nådd

49 Fokuser på strategiske arbeidsoppgaver Hva må mine team-medlemmer fokusere på?

50 Oppgave (i Lederplan) Etabler mål for team-medlem 1. Tenk på et team-medlem eller rolle 2. Skriv ned 2-3 mulige målområder koblet til ett eller flere av teamets fokusområder Mål for året/ perioden 5-7 målområder Hvordan målet skal nås Føringer for hvordan målet skal nås Ønsket resultat Hvordan vet vi at målet er nådd 3. Skriv ned mulige føringer for hvordan målet skal nås 4. Hvordan vet team-medlemmet at han/hun har lykkes? Tips: ikke tenke SMART, men DUMB DUMB = Direct - Understandable - Meaningful Believable

51 Felles mål som krever innsats fra hele teamet for å oppnås Tips: Les boken DUMB = Direct - Understandable - Meaningful Believable

52 Deling av resultater

53 Balanser tillit og kontroll For ledere, lederteam og kunnskapsarbeidere Gjør en smart endring på jobben. La teknologi og struktur arbeide for deg, frigjør plass i hodet til innovasjon, og til å skape resultater Bjørn O. Hopland bjorn.hopland@smartendring.no

54 Mål Sjekkpunkt/delmål Sjekkpunkt/milepæl Sjekkpunkt/delmål

55 Følg opp med 1:1 møter ofte og dokumenter underveis

56 Oppgave (i arbeidsbok): Delta i nettmøte Åpne et nettleservindu og skriv Dersom du har Lync installert vil denne bli startet og du vil komme inn i møtet Har du ikke Lync vil møtet starte i nettleseren. Skriv inn navn og koble til møtet Svar ja på å tillate å installere plugin

57 Video er bra, men. Hvordan vet alle hvor vi er på agendaen? Hvor er agendaen? Hvor er presentasjonen? Hva skriver hun på tavlen i møterommet nå? IN THE EARLY STAGES OF VIDEOCONFERENCING, SEEING AND HEARING OTHERS WAS THE FOCUS. NOW, CONTENT IS KING. «Steelcase»

58 Videokonferanserommet er dødt leve videokonferansen! Jo Video er viktig Men interaksjon er viktigere

59 Tips for å presentere i nettmøter - Demo Last opp PowerPointpresentasjonen! Det gir bedre kvalitet og flere muligheter enn skjermdeling Bruk pekere og markeringsverktøy Tavlefunksjon (whiteboard) Bryt opp presentasjonen for å skape engasjement Bruk tavlefunksjon for samtidig innspill fra mange Undersøkelse (poll) Tavlefunksjonen er det samme som møterommets whiteboard. Alle deltakere kan få en tusj å skrive med. Innhold kan lagres for bruk etter møtet

60 Bruk tavlefunksjon til å få innspill fra mange på en gang Tavlefunksjonen er det samme som møterommets whiteboard. Den gjør det enkelt å samle innspill fra mange på en gang. Alle deltakere kan få en tusj å skrive med. Du kan opprette flere tavler for ulike tema. Innhold kan lagres for bruk etter møtet

61 Tips for å engasjere møtedeltakere i nettmøter Bruk WEB-kamera Ikke la deltakerne dempe mikrofonen med mindre det er mye bakgrunnsstøy Be om innspill ofte, enten verbal, i spørreundersøkelser, eller på tavlen La møteledelse og gå på rundgang La ulike deltakere gjøre møtenotater La hver enkelt notere sine egne avtalte gjøremål