Klubbens styrearbeid i praksis VEILEDNING TIL KURSLÆRER Pr august 2015

Transkript

1 Klubbens styrearbeid i praksis VEILEDNING TIL KURSLÆRER Pr august 2015 Velkommen som kurslærer for kurset «Klubbens styrearbeid i praksis»! På dette kurset skal du som kurslærer gi deltakerne en god innsikt i hvilket ansvar man har som tillitsvalgt i klubb. Du må gi en oversikt på de viktigste lover og regler som klubben må forholde seg til. Som navnet på kurset sier, skal deltakerne også få veiledning og tips på det praktiske styrearbeidet. Du skal gjennom kurset gi dem noen gode verktøy som kan benyttes i klubbarbeidet for å prioritere og skape god struktur i organiseringen av klubben. Mål for kurset Deltakerne skal bli trygge på hva rollen deres i styret innebærer. De skal få god grunnleggende forståelse for hva som er styrets ansvar og arbeidsområde, og de skal bli i stand til å ivareta ansvaret og styrearbeidet gjennom konkrete verktøy og hjelpemidler som: Klubbhåndbok Virksomhetsplan Organisasjonsplan Klubbutviklingsarbeid Målgruppe Kurset er for styret i klubben. I fleridrettslag er det viktig at både hovedstyret og gruppestyrene deltar. Det er nyttig om klubben i tillegg inviterer personer som styret arbeider tett sammen med og delegerer ansvar og oppgaver til (valgkomiteèn, andre tillitsvalgte, administrasjon og trenere). Tid 4 timer. Krav til kurslærer Alle som skal levere dette kurset må delta på et 6 timers kurslærerkurs der rammer, innhold og metodikk gjennomgås. Som kurslærer er det ditt ansvar å legge til rette for at hensikten og målene med kurset realiseres. Når du kjører kurset kommer det alltid mange grunnleggende spørsmål om drift, samt lover og regler for idrettslag. Du må derfor ha grunnleggende organisasjonsforståelse og vite hvilke formelle krav et idrettslag må forholde seg til. Kurslærere skal kunne gi klubben konkrete tips og hjelpemidler til styrearbeidet, så det er en fordel om du har egen erfaring med klubbdrift. I løpet av kurset oppdager deltakerne alltid flere forhold som de ønsker å løse eller ta fatt på og arbeide med. Du må kjenne hvilke muligheter klubbene har for å få gjennomført klubbutvikling, samt hvor de kan henvende seg for å få mer hjelp på spesifikke områder/temaer. Hjelpemidler Kurslærere trenger pc og prosjektor, samt kurspresentasjon i powerpoint med hjelpetekst. Det er i tillegg nyttig med en flipover for å ha mulighet til å notere dersom det kommer frem viktige forhold gjennom kurset. Deltakere (kan benytte elektroniske linker til disse): Deltakermateriell (egen versjon av kurspresentasjonen med kommentarfelt som sendes i pdf) NIFs lov med lovnorm for idrettslag og regnskaps- og revisjonsbestemmelser Veileder for klubbhåndbok med maler og eksempler Eksempel på virksomhetsplan og organisasjonsplan

2 Innhold Kurset er delt i 3 moduler med undertemaer. Ansvarsoppgaver Strategioppgaver Ressursoppgaver Idrettens regelverk. - Styrets ansvar. - Årsmøtet. - Forholdet til idrettslagets medlemmer, tillitsvalgte og ansatte. Økonomistyring - Roller og ansvarsfordeling. - Budsjett og budsjettoppfølging. - Regnskapsregler. - Regnskap og bokføring. - Oppfølgingsrutiner og kontrolltiltak. Hva er klubbens forutsetninger for å lykkes? - Har klubben en plan for virksomheten? - Hvordan utarbeide en god plan? - Hvordan kommunisere planen? Ressurser til det klubben skal oppnå. Valgkomiteens betydning. Vurdering av klubbens ressursbehov. Ledelse som sikrer involvering og ivaretar medlemmene. Forsvarlig og fornuftig organisering. Effektivt styrearbeid. Ressursgrupper for klubben. Ansatte. Hvordan utvikle klubben videre? Arbeidsmetoder I kurset skal du ikke gå mer i dybden på temaene enn det som er definert. Som kurslærer må du legge opp arbeidsmåtene slik at du kommer gjennom stoffet og realiserer hensikten og målene med kurset. I den første modulen må du formidle de viktigste lovene og reglene som gjelder for et idrettslag. Du må fortelle deltakerne hvor de kan finne ut mer og gi tips til hva de kan gjøre for å ivareta de formelle kravene. I denne modulen er det viktig at du kan svare på grunnleggende spørsmål om lovene og reglene, men du skal ikke gå inn i saksbehandling eller lange og detaljerte diskusjoner. I slike tilfeller må du henvise til idrettskretsen som kan behandle saker på lovområdet. I de to siste modulene er det lagt inn flere oppgaver knyttet til hvordan klubben har det og hvordan den fungerer. Her skal du ha tid til å utfordre deltakerne litt på situasjonen i deres klubb. I disse modulene bør du vektlegge å la dem vurdere egen situasjon, benytte eksempler og erfaringer, samt gi deltakerne praktiske tips. Kurset skal ikke gjennomføres som en klubbutviklingsprosess, men i hver modul skal klubben svare på noen spørsmål som hjelper dem til å finne ut hva de har kontroll på og hva de bør gjøre noe med. Etter kurset vil svarene på disse spørsmålene danne et godt grunnlag for det de velger å gjøre etter kurset. Denne sjekken må du legge inn i rapporten etter kurset.

3 KVALITETSSIKRING AV KURSET Bruk denne sjekklisten for å sikre et best mulig kurs som gir ønsket læringsutbytte for deltakerne. Sjekklisten angir hva du som veileder bør gjøre, tenke gjennom og ha kontroll på før, under og etter kurset. Forberedelser Avklar det du trenger og sørg for nødvendig kontakt med arrangøren som tilrettelegger kurset. o Ha en avtale med gjensidige betingelser som gjelder for oppdraget Ta rede på ting som påvirker dine forberedelser. o Hvem deltar: Antall og forutsetninger? o Setting: Tidspunkt, sted, utstyr og oppsett av lokalet? o Hva må du ta med av utstyr og hjelpemidler til kurset? Ut fra deltakernes og dine egne forutsetninger, hva må du gjøre for å sikre at hensikten og målene med kurset oppnås? Før kurset må du vite litt om den klubben du kommer til. Sjekk om klubben har en hjemmeside og ta en kikk på den. Gjennomfør en samtale med lederen i klubben slik at du oppretter kontakt og får vite det du trenger om klubben før du kommer dit. Benytt kartleggingsskjemaet i denne rammeplanen. Som regel gir hjemmesiden svar på mye av det du trenger og resten kan du avklare i en samtale med lederen. Ut fra det du vet om klubben må du planlegge gjennomføringen og vektlegge hvilke deler av innholdet du må fokusere mest på. Når du planlegger så husk at tekst som står i notatfeltet skal ikke flyttes opp i lysbildene. Veksle mellom å bruke lysbilder og flipover. Ta skjermdump av klubbens hjemmeside og sett inn i presentasjonens strategidel. Ta gjerne med kopi av presentasjonen med støtteark til deltakerne, men ikke send ut kursmateriellet i forkant. Erfaringsmessig fungerer det godt å sette opp stoler uten bord. Er det plass så settes disse opp i en halvsirkel foran veileder. Dette skaper gode lytteforhold og engasjement. Vurder om og hvordan kurset skal evalueres? Gjennomføring Få deltakerne til å sjekke deltakerlisten og legge inn nødvendige opplysninger. Presenter deg selv og etabler en god og trygg relasjon til deltakerne. La deltakerne presentere seg raskt og dele sine forventninger. Avklar praktiske forhold for kurset. Klargjør hensikt og mål med kurset allerede når du viser den første foilen. Tematikk skal gjøres anvendbar på en konkret måte for deltakerne. Veiled deltakerne slik at de ser mulige handlingsalternativer og kan anvende teorien i klubbens praktiske arbeid. Svar på konkrete spørsmål underveis, men vurder hva du kan bruke tid på. Er det temaer du er usikker på, ikke svar. Si at du undersøker og gir svar i etterkant av kurset. Ta pause mellom hver modul, dvs. etter hver sjekkliste med spørsmål som oppsummerer modulen. Noter viktige ting som dukker opp underveis, slik at du kan skrive det inn i rapporten og klubben kan ta det med seg etter kurset. Bruk P-hus på tavle/flipover til slike temaer som dukker opp underveis, men som ikke skal diskuteres i dybden på kurset. Se på dette til slutt, i sammenheng med svarene etter hver modul. Anbefal klubbutvikling og andre virkemidler der det er naturlig underveis i kurset. Bryt opp med et par ice-breakere. Du finner ideer til slike på veiledersidene under klubbutvikling. Oppsummer til slutt og hent opp hvilke handlingsalternativer som har dukket opp i løpet av kurset. Gi eventuelt råd om grep som klubben kan gjøre videre basert på det de selv har oppdaget under kurset og svarene som de har gitt på sjekklistene. Bruk klubbutviklingsmodellen og forsøk å få en konkret avtale med klubben om oppfølging og videre prosess. Avstem målene og deltakernes forventninger til kurset og noter deres tilbakemeldinger. Si om det vil sendes ut evaluering til deltakerne etter kurset.

4 Etter kurset Send presentasjonen i pdf format til deltakerne dersom de ikke har fått den under kurset. Skriv og send en kort rapport/oppsummering fra kurset. Denne skal vise hva deltakerne svarte på sjekklistene og andre ting som du synes det er viktig å melde tilbake om. Det er viktig at rapporten lages slik at den gir klubben et konkret grunnlag for å jobbe videre med de tingene som ble oppdaget i kurset. Bruk gjerne malen bak i denne veilederen. Rapporten sendes både til klubben og arrangøren (særforbundet og/eller idrettskretsen). Send deltakerlisten til arrangøren, slik at kurset kan rapporteres i kursdatabasen. Deltakerlisten må alltid inneholde navn, fødselsdato og epostadresse. Husk å levere faktura/timeliste, skattekort og eventuelt skjema for reiseregning dersom du har hatt utlegg til reise som du skal få refundert. Les evaluering fra deltakerne og noter de 2-3 viktigste områdene for forbedring til neste gang du skal kjøre kurset. Vurder din egen læring og om det er noe du vil gjøre annerledes ved neste kurs? o Hva var det du lyktes med og bør fortsette med? o Hva bør du kutte ut eller gjøre på en annen måte? o Hva bør du legge til?

5 Informasjon om klubben Kartlegging i forkant av kurset MERK: Kurslærer bør skaffe seg en enkel innsikt i klubben der kurset skal kjøres. Bruk dette skjemaet som et utgangspunkt og ta rede på de forholdene som står i skjemaet sånn at du kan tilrettelegge innholdet i kurset på en best mulig måte. Skjemaet kan fylles ut av leder/styret/kontaktperson i klubben og sendes til kurslærer, eller kurslærer kan skaffe seg informasjonen ved å se på klubbens hjemmeside og/eller snakke med lederen Klubb Kontaktperson Mobil E-postadresse Dato for kurset Klokkeslett Sted Svar kort på de spørsmålene som er relevante: Spørsmål til din klubb Svar/kommentarer 1 Har klubben vedtektene/ lovene oppdatert ihht. ny lovnorm 2 Har klubben definert visjon, verdier og mål? (virksomhetsplan) 3 Fortell kort om styrestrukturen 4 5 Har styret+utvalg beskrevet arbeidsoppgaver/ funksjonsbeskrivelser? Har klubben ansatte? Hvis ja, i hvilke roller og hvor store stillingsprosent?

6 6 Kort beskriv klubbens økonomi og omsetning? 7 Har klubben en stabil medlemsmasse? Hvor mange medlemmer? Hvilken vei går utviklingen? 8 Har klubben en sportslig plan? 9 Hvilke aktivitetstilbud har klubben? 10 Har klubben egne arrangementer? 11 Status vedr. anlegg? 12 Har klubben gjennomført klubbutvikling nylig? 13 Andre kommentarer? Styret Trenere Ansatte Andre tillitsvalgte Totalt Forventet antall deltakere

7 Klubbens styrearbeid i praksis Rapport etter kurs Dato: Klubb: Sjekkliste Hva har vi kontroll på og hva bør vi sjekke eller gjøre noe med? Har klubben god nok kontroll på disse forholdene Ja Delvis Nei Gjennomført årsmøte i henhold til idrettens regelverk? Fulgt opp vedtakene fra årsmøte? Sikret at alle tillitsvalgte er medlem av klubben? Oppdaterte lover i henhold til lovnorm? Tilstrekkelig kompetanse om idrettens lover? Utarbeidet fullmaktsoversikter? Tilfredsstillende budsjett? Tilfredsstillende regnskapsrutiner? Kontroll med penger på konto (ikke penger på private kontoer)? To personer til å disponere konto? Underslagforsikring? Gode rutiner for politiattest? Definert klubbens verdier, visjon og virksomhetside? Felles forståelse av mål og hva klubben skal oppnå? Felles forståelse av hvordan dere skal jobbe for å nå målene? En god og fungerende plan i klubben? En god og fungerende kommunikasjon med medlemmer, foreldre og andre? Prioritert oppgaver i forhold til organisasjonshjulet? Oversikt over ressursbehovene i forhold til definerte oppgaver? En plan for hvordan dere kan sikre nok frivillige til klubben? En god organisasjonsplan som ivaretar klubbarbeidet? Utarbeidet funksjonsbeskrivelser? En demokratisk arbeidsmåte i styre? Plan for kompetansearbeid og utdanning? Rutiner for HMS? Medlemsregister som ivaretar idrettens krav? Klubbhåndbok som beskriver hvordan ting gjøres i klubben? Er det aktuelt og ønskelig å gjøre en prosess for å vurdere våre behov for utvikling av områdene i organisasjonshjulet? (Veileder skriver mer her dersom det kom opp andre viktige spørsmål, behov eller ønsker ) Veileder