Distanseledelse. Slik lykkes du som leder av geografisk spredte team. For ledere, team og kunnskapsarbeidere

Transkript

1 Distanseledelse Slik lykkes du som leder av geografisk spredte team For ledere, team og kunnskapsarbeidere Gjør en smart endring på jobben. La teknologi og struktur arbeide for deg, frigjør plass i hodet til innovasjon og til å skape resultater.

2 Praktisk oppsett av PC Gjøres før kursstart Hva Nøkkel/lenke Beskrivelse Trådløst nettverk Navn: LINKEN Passord: Velkommen OneNote bok for kurset Trådløst nettverk Lenke til arbeidsbok for kurset med gruppeoppgaver. Når arbeidsboken åpner i OneNote, velg "Rediger i leser"

3 «Slik får du medarbeiderne til å gi jernet» Marie Hallander Larsson - HR-direktør i svenske Försäkringskassan Det er ingen fancy mirakelkur. De fem første punktene handler om grunnleggende mellommenneskelige forhold. De fem siste punktene handler om struktur og system 1. Respekt 2. Samvirke; som i samarbeid 3. Mulighet til påvirke 4. nerkjennelse 5. Rett belønning; som i rettferdig belønning 5. Kommunikasjon 6. Helhetssyn 7. Mål 8. Kompetanseutvikling 9. Mulighet til å få gjennomføre

4 Oppgave Handlingsplan for videre arbeid Skriv ned aktivitetene du avtale med Vigdis i går Ditt navn ktiviteter jeg vil gjennomføre innen 3 måneder Gjøres innen Hva kan stoppe meg? Hva kan jeg gjøre for å sikre gjennomføring?

5 Gruppeoppgave Forventninger til dagen Skriv inn i arbeidsboken på nett Kort informasjon om team du leder Forventinger til dagen

6 Teamscenarier Den nye arbeidshverdagen er mer kompleks, og stiller nye krav til både ledere og teammedlemmer innen rbeidsform, struktur og mål Kommunikasjon Oppfølging og kontroll Kultur og miljø Like jobbroller, men arbeider på ulike steder M vdelingskontor, eller hjemmekontor M M Forskjellige jobbroller. Skaper felles resultat M Prosjekt, eller virituelt team

7 Oppgave Teamformer Tegn og beskriv de ulike teamscenariene dere har i gruppene for hverandre (gjerne på papir Hvilke topp tre utfordringer ser dere i forhold til å lede teamene? Diskuter i gruppen. Del gjerne erfaringer som kan hjelpe andre Like jobbroller, men arbeider på ulike steder M vdelingskontor, eller hjemmekontor M M Forskjellige jobbroller. Skaper felles resultat M Prosjekt, eller virituelt team

8 I den nye arbeidshverdagen, også kalt The New World of Work, kan det gå dager og uker mellom hver gang en medarbeider ser sin leder, samtidig som det er store forventninger til å lykkes som team. Hvordan påvirker dette deg som leder, og dine medarbeidere?

9 Ledere og medarbeidere i dag må beherske nye arbeidsformer rbeide utenfor kontoret Nye organisasjonsformer og komplekse mål Nettsamarbeid Balansere tillit og kontroll Sosialt miljø når man arbeider ulike steder

10 Oppgave: Hvor mye tid har du til å være teamleder? Teamleder % Lede teamet mot felles mål, oppfølging av team-medlemmer, fordele ansvar og oppgaver Funksjonsleder % Planlegging, budsjett, rapportering Tidsfordeling Bidragsyter % Gjøre arbeid som team-medlem ndre oppgaver % ndre roller, bidra i ledergruppe, prosjekter

11 Hva du kan gjøre for å legge til rette for å lede på avstand Utvikle egen lederplan optimalisert for lederutfordringene i et geografisk spredt team Bruke den teknologien du har tilgjengelig til å optimalisere tiden du har til god teamledelse

12 Hva forventer du av dine team-medlemmer? Hva forventer de av deg? «Medarbeiderne er mer motiverte i jobben sin når deres forventninger er i overensstemmelse med sjefens forventninger» Førsteamanuensis Sut I. Wong Humborstad BI Medarbeidere forventer å ha klare mål, få tillit fra leder til at de gjør jobben, og at leder er tilgjengelig når det er nødvendig Lederen forventer at medarbeidere overholder frister, leverer på avtalte mål og at de søker støtte hos leder når det er nødvendig

13 Ser du målet?

14 Delt målbilde Å beskrive et målbilde er både en formulering og en dialog, der dialogen er det viktigste

15 Fra mål til handling Virksomhetens visjon og overordnede mål vdelingens/funksjonens/prosjektets mål Planlegging Rollens/team-medlems mål Prosjekter og aktiviteter Handling Daglige oppgaver/gjøremål

16 Fokuser på strategiske arbeidsoppgaver 1. Hvilke prioriterte områder må vi fokusere på som virksomhet og/eller gruppe for å oppnå våre mål? 2. Hva må mine team-medlemmer fokusere på?

17 Oppgave Prioriter fokusområder for teamet 1. Tenk gjennom hva du må fokusere på i din rolle for at du og ditt team skal nå sine mål 2. Skriv ned fokusområder (2). 3. Prioriter så fokusområdene i høyre kolonne 4. Før de 2-3 høyest prioriterte over til Prioriterte fokusområder for teamet (3). 5. Hvilket fokusområde i virksomheten er dette koblet til? Fokusområder for team Kundetilfredshet 1. Salg Teamutvikling Prioriterte fokusområder:

18 Etabler klar sikt fra mål til handling Planlegging Fokusområder Handlingsplan og ktivitetsplaner Eks. Kundetilfredshet Eks. for handlingsplaner Gruppe: Forbedre kundetilfredshet i bedriftsmarkedet Personlig: Innføre kundetilfredshetsmåling Handling ktiviteter Eks. velge metode for måling av kundetilfredshet Oppgaver Eks. Innhente informasjon om leverandører av målinger

19 Seth Godin s topp 3 tips for å nå målene 1. Du kan ikke planlegge og gjennomføre KPI er, bare aktiviteter 2. Start aktiviteter tidlig og du kommer i mål 3. Gjør det lett å følge opp aktiviteter. Utført eller ikke utført.

20 Oppgave Strategisk handlingsplan for team Hva er de overordnede aktivitetene må vi gjøre innen hvert fokusområde for å oppnå ønsket resultat? Når må dette skje? Fokusområde for året/tidsperioden Handlingsplan Milepæl Ønsket resultat Eks. Forbedre kundetilfredshet i bedriftsmarkedet 1. Innføre kundetilfredshetsmåling 2. nalysere første resultater 3. Sette i verk forbedringstiltak 4. Måle på nytt 1. Undersøkelse gjennomført før 1. mars 2. Forbedringsplan iverksatt før 1. mai 3. Ny måling i august Minst 20% forbedring av tilfredshet

21 Lunch

22 Hvordan arbeide og kommunisere i det virtuelle rom? SMLOKLISERT TEM GEOGRFISK SPREDT TEM Plamlagt kommunikasjon Planlagt kommunikasjon d-hoc kommunikasjon d-hoc kommunikasjon rbeide på egen hånd rbeide på egen hånd

23 Kommunikasjon uten fysisk tilstedeværelse 1:1 1 : Mange Mange : Mange PLNLGT KOMMUNIKSJON E-post Planlagte Nettmøter 1:1 Grupper llmøte Publisering Sosiale media D-HOC KOMMUNIKSJON E-post d-hoc nettmøter Meldinger Sosiale media

24 Hvordan lede team med selvstendige medarbeidere som har høy fleksibilitet i når og hvor de arbeider Mål for året Handlingsplan Ønsket resultat Oppsummere året og måloppnåelse vtale mål 5-7 målområder Hvordan skal målet nås Hvordan vet vi at målet er nådd Felles resultattavle med månedlig oppdatering på viktige målområder Korriger mål, og/eller handlingsplan Regelmessig sjekk av fremgang Skape handlingsplan Årsplan for Fellesmøter Gruppemøter 1:1 møter

25 Etabler kommunikasjonsplan med møteplasser Fordi alle må planlegge for å få hverdagen til å gå opp Periode Tema/fokus Sted Årlig Målsettingsmøte Kick-off Kontor Offsite Kvartal llmøte Hovedkontor Månedlig Månedsmøte med faggruppeoppdatering 1:1 med leder Online Ukentlig Teammøte Online Ved behov Prosjektstatusmøte Kontor/online

26 Oppgave Lag din kommunikasjonsplan Målgruppe Type kommunikasjon Team Møte Status, oppdatering, informasjonsutveksling Tema/fokus Frekvens Sted/teknologi Ukentlig Nettmøte, Lync Team Møte Planer og mål for nytt år Årlig Off-site samling Ledergruppe Møte Informasjonsutveksling og beslutninger Månedlig Nettmøte, Lync Team E-post Resultatstatus Ukentlig E-post, Outlook Teammedlemmer 1:1 Oppfølging teammedlem Ukentlig nsikt til ansikt eller Lync

27 Overfør kommunikasjonsplanen til kalenderen Send ut møteinnkallinger med lenke til nettmøter for så langt du kan i fremtiden Bruk regelmessige avtaler

28 Tips for teamkommunikasjon på e-post Vær tydelig på hva temaet, og hensikten med E-posten er i overskriften Ett emne pr. E-post Sett tidsfrister dersom du vil ha et svar Kom fort til poenget, og gi tilstrekkelig informasjon Gode overskrifter på e-post Trenger dine innspill til forretningsplan i dag Kontroller kostnadsrapporten før 12 fredag. Frist 1. okt. for sammenstilling av workshopresultat. Nå har du mulighet til å påvirke budsjettet ditt Gjør det enkelt å svare. Ja/nei, eller bruk tabell Før du sender, les igjennom og still deg selv følgende kontrollspørsmål: 1. Er det enkelt for mottakeren å forstå tema og hva som forventes av handlinger for E-posten fra Emnelinjen (på mobilen)? 2. Har jeg inkludert nok informasjon til at mottakeren ikke kommer tilbake med oppfølgingsspørsmål? 3. Sender jeg E-posten bare til de de dette virkelig angår? 4. Har jeg sjekket at den ikke inneholder stave-, eller grammatikalske feil (spesielt om du skriver på fremmedspråk)?

29 Svarer du alltid på en e-post med en e-post? Utnytt nye kommunikasjonsmuligheter Når bør du ikke svare på en e-post med en ny e-post? Når det haster å få en avklaring 1. Svar med en øyeblikksmelding 2. Ring avsenderen (fra PC) Når e-post utveksling utvikler seg til en diskusjon 1. Svar alle med en øyeblikksmelding 3. Inviter til et (nett)møte Når emnet er for komplisert til å løses på e-post 3. Inviter til et (nett)møte 1 Illustrasjon fra Microsoft Lync. Tilsvarende for Google brukere er Hangouts og for Notesbrukere Sametime Connect

30 Har du noen minutter? Når du ikke kan gå bort til en kollega for å ta en uformell prat Finn personen og sjekk status i Lync eller tilsvarende verktøy Spør om det passer å ta en prat Kan legge til tale, bilde og informasjon om ønskelig 1 2 1

31 Gjør alle møter stedsuavhengige! lle møter inneholder invitasjon til nettmøte -lle deltakere er bare1-klikk unna møtedeltakelse! Denne uken deltar to fra møterommet på kontoret Deltar fra nettbrett fra hytta siden dette er et viktig møte. Jobber hjemme med sykt barn, og deltar fra hjemmearbeidsplassen Deltar via Smarttelefon fra bilen Tips: Start med nettmøte og legg til ett eller flere møterom i tillegg

32 Video er bra, men. Hvordan vet alle hvor vi er på agendaen? Hvor er agendaen? Hvor er presentasjonen? Hva skriver hun på tavlen i møterommet nå? IN THE ERLY STGES OF VIDEOCONFERENCING, SEEING ND HERING OTHERS WS THE FOCUS. NOW, CONTENT IS KING. «Steelcase»

33 Videokonferanserommet er dødt leve videokonferansen! Jo Video er viktig Men interaksjon er viktigere

34 Gruppeoppgave: Delta i nettmøte Åpne et nettleservindu og skriv Dersom du har Lync installert vil denne bli startet og du vil komme inn i møtet Har du ikke Lync vil møtet starte i nettleseren. Skriv inn navn og koble til møtet Svar ja på å tillate å installere plugin

35 Bruk tavlefunksjon til å få innspill fra mange på en gang Tavlefunksjonen er det samme som møterommets whiteboard. Den gjør det enkelt å samle innspill fra mange på en gang. lle deltakere kan få en tusj å skrive med. Du kan opprette flere tavler for ulike tema. Innhold kan lagres for bruk etter møtet

36 Tips for å engasjere møtedeltakere i nettmøter Bruk WEB-kamera Ikke la deltakerne dempe mikrofonen med mindre det er mye bakgrunnsstøy Be om innspill ofte, enten verbal, i spørreundersøkelser, eller på tavlen La møteledelse og gå på rundgang La ulike deltakere gjøre møtenotater La hver enkelt notere sine egne avtalte gjøremål

37 Ingen liker møter for møtes skyld Evaluer team-møter ofte for å sikre at de tilfører ønsket verdi Dersom du er i et møterom, skriv tre Post-It notes i denne rekkefølgen: 1. Hva fungerte bra 2. Hva kunne vært bedre 3. En ting å forandre La team-medlemmer sette dem opp på veggen i tre kolonner Grupper svarene, analyser og gjør en til to endringer til neste møte For nettmøter, bruk tavlefunksjonen i Lync eller tilsvarende (Du kan for eksempel bruke hvis du ikke har Lync)

38 Du er ikke Cæsar så du kan ikke bruke hans metoder

39 Fordeler med geografisk avstand til teamet 1. De lærer å bli problemløsere 2. De lærer å bli den lokale guvernøren som representerer lederen og teamet 3. De må bli gitt myndighet til å ta beslutninger og utvikler egen dømmekraft til å gjøre dette 4. De må lære å uttrykke teamets formål og mål til kolleger og andre de samarbeider med der de er 5. De er teamets øyne og ører i de lokale miljøet og må fange opp og kommunisere viktig informasjon til leder og team 6. Ved å arbeide selvstendig sparer de mye tid for lederen

40 Hvordan lede team med selvstendige medarbeidere Mål for året Handlingsplan Ønsket resultat Oppsummere året og måloppnåelse vtale mål 5-7 målområder Hvordan skal målet nås Hvordan vet vi at målet er nådd Korriger mål, og/eller handlingsplan Skape handlingsplan Felles resultattavle med månedlig oppdatering på viktige målområder Regelmessig sjekk av fremgang Årsplan for Fellesmøter Gruppemøter 1:1 møter

41 Fokuser på strategiske arbeidsoppgaver Hva må mine team-medlemmer fokusere på?

42 Oppgave Etabler mål for team-medlem 1. Tenk på et team-medlem eller rolle 2. Skriv ned 2-3 mulige målområder koblet til ett eller flere av teamets fokusområder Mål for året/ perioden 5-7 målområder Hvordan målet skal nås Føringer for hvordan målet skal nås Ønsket resultat Hvordan vet vi at målet er nådd 3. Skriv ned mulige føringer for hvordan målet skal nås 4. Hvordan vet team-medlemmet at han/hun har lykkes? Tips: ikke tenke SMRT, men DUMB DUMB = Direct - Understandable - Meaningful Believable

43 Deling av resultater

44 Balanser tillit og kontroll For ledere, lederteam og kunnskapsarbeidere Gjør en smart endring på jobben. La teknologi og struktur arbeide for deg, frigjør plass i hodet til innovasjon, og til å skape resultater Bjørn O. Hopland bjorn.hopland@smartendring.no

45 Mål Sjekkpunkt/delmål Sjekkpunkt/milepæl Sjekkpunkt/delmål

46 Følg opp med 1:1 møter ofte og dokumenter underveis

47 Prioriter arbeid som fører til resultater Strategisk Planlagt Meg selv Taktisk Uplanlagt ndre

48 Oppgave: Er du fornøyd med hvordan du bruker tiden din? I dag Ønsket På en skala fra 0 til 5, plott hvordan du 1. erfarer balansen langs hver av aksene i dag 2. hvordan du ønsker den skulle være. Tid brukt på uplanlagt arbeid Strategisk arbeid rbeid for å nå mine mål Sett et merke på hver av de 6 aksene mellom 0 til 5 og trekk en linje mellom merkene. 0 Ikke analyser for mye. Bidra til at andre når sine mål Bruker tiden som planlagt Bruk magefølelsen Taktisk/daglig operasjonelt arbeid

49 Er du fornøyd med hvordan du bruker tiden din? I dag Ønsket På en skala fra 0 til 5, plott hvordan du 1. erfarer balansen langs hver av aksene i dag 2. hvordan du ønsker den skulle være. Tid brukt på uplanlagt arbeid Strategisk arbeid rbeid for å nå mine mål Sett et merke på hver av de 6 aksene mellom 0 til 5 og trekk en linje mellom merkene. 0 Ikke analyser for mye. Bidra til at andre når sine mål Bruker tiden som planlagt Bruk magefølelsen Taktisk/daglig operasjonelt arbeid

50 Balanser forespørsler fra andre og egne oppgaver! rbeid med forespørsler fra andre rbeid med mine viktige oppgaver

51 Skaff deg oversikt over din totale arbeidsbelastning Møter + Illustrasjon fra Microsoft Outlook. For Google, Notes og pple kan man benytte heldagsavtaler for å oppnå tilsvarende oversikt Oppgaver = Total daglig arbeidsbelastning

52 Skaff deg oversikt over din totale arbeidsbelastning Møter + Oppgaver = Total daglig arbeidsbelastning

53 Bruker du Innboksen som huskeliste?

54 Din Innboks

55 Ville det ikke være fint å ha en assistent som kunne sortere og prioritere e-posten din? Fra dette.

56 Er du på mange distribusjonslister, eller får du mange e-poster fra samme avsender? Regler kan sortere posten din automatisk i mapper Fra en avsender Sendt til en gruppe E-post der du er på cc-linjen

57 Smarttelefonen en velsignelse eller en forbannelse? 1. E-post jeg mest sannsynlig må lese så fort som mulig 2. E-post jeg må lese, men som mest sannsynlig ikke inneholder oppgaver for meg 3. E-Post jeg ikke ønsker å se på telefonen

58 Ta kontroll over og prioriter oppgaver du får på E-post! 1. Bestem med en gang hva du vil gjøre med e-posten 2. Prioriter i forhold til viktighet og tidsfrister Bruk 4 D er som guide: Do now Delegate Delete Do later Gjør nå Deleger Slett Flagg for oppfølging lager oppgaver av epost 3. Flytt flagget epost ut av Innboksen

59 Planlegg med egne aktiviteter for å nå dine mål! Overfør egne aktiviteter og løse oppgaver til oppgavelisten Husk å Klikk og skriv inn oppgaven Eks. Følge opp fremdrift i prosjektet

60 Planlegg egne aktiviteter for å gjennomføre handlingsplanen! Fokusområde Handlingsplan Ønsket resultat Eks. Forbedre kundetilfredshet i bedriftsmarkedet 1. Innføre kundetilfredshetsmåling 2. nalysere første resultater 3. Sette i verk forbedringstiltak 4. Måle på nytt 1. Undersøkelse gjennomført før 1. mars 2. Forbedringsplan iverksatt før 1. mai 3. Ny måling i august som vise minst 20% forbedring av tilfredshet 1. Gjennomgå handlingsplaner ukentlig 3. Lag ukeplan med oppgaver 2. Velg aktiviteter du må starte, eller følge opp neste uke Klikk og skriv inn oppgaven (Outlook) Eks. Sende ut spørreskjema til kunder

61 Lag en balansert ukeplan Ingen tid til oppgaver

62 Ta kontroll over egen hverdag prioriter realistisk! 1. Prioriter etter viktighet og tidsfrister 3. Legg inn egne oppgaver Bruk 4 D er som guide: Do now Delegate Delete Do later Gjør nå Deleger Slett Flagg for oppfølging lager oppgaver av epost 2. Flytt flagget epost ut av Innboksen 4. Lag en realistisk ukeplan

63 Ledertips: Slutt å lete i alle mappene. Bare søk! Bruk flere søkekriterier for å finne det du ønsker fortere Oppgave: Finn et dokument Tom har sendt deg på E-post 170 treff 12 treff 4 treff Eksempel fra Microsoft Outlook. Tilsvarende mulighet finnes i Gmail, Notes og pple Mail

64 Oppgave: Hvordan du kan involver teammedlemmer for å sikre engasjement og fremme fellesskap Hvilke faggrupper, fokusgrupper og prosjektgrupper har du, eller kan du opprette? Country Name HRWeb CRM Knowledge Base PMCD Process DP/ Payroll ustria Charlotte Stemmer 2 1 Belgium Neele Parys 1 Denmark Mia Hommelgaard Employee archive / HR Portal. Scoreboard Finland Päivi Ranta Ireland Ken Byrne Ireland licia Healy Empl letter 1 Italy Maria Grazia Rosito 1 2 Netherlands Jan Pieter Janssen 1 Hand over to other. Keep metrics/kpi's Norway Jo ndreas Nordli 1 Portugal Rita Cardoso Spain Carmen Carrato 1 Sweden Sofia Bergqvist 1 Content 2 Work with me on this

65 Ledertips: Mal for Status Faggruppe/Fokusgruppe Gruppens mål Hva fungerer bra? Hva kan bli bedre? Fokus for gruppen fremover Hva vi trenger fra ledelsen

66 Vær personlig det styrker relasjonen og kommunikasjon

67 Hvordan opprettholde det sosiale miljøet over avstand? 100 % Hva vil vi dele hvor? Yammer Epost Trenger ikke dele 80 % 60 % 40 % 20 % 0 %

68 Eksempel på å skape team-engasjement Team medlem holder opplæring for de andre i teamet

69 Beste praksis for å lykkes med distribuerte team *) Veloverveid bruk av fysiske møter for å etablere sosiale relasjoner og felles målforståelse Regelmessig, planlagt kommunikasjon Etablere mindre arbeidsgrupper for faglig utvikling og prosjekter Åpen kommunikasjon og kunnskapsdeling Felles måltall/scorecard Standardiserte og dokumenterte prosesser og arbeidsformer Hensiktsmessig Teknologi/Infrastruktur *) i henhold til Best Practices LLC og Sobel Lojeski/Reilly: Uniting the Virtual workforce

70 Oppgave Handlingsplan for videre arbeid Skriv ned de viktigste 2-3 aktivitetene du vil gjøre som følge av din lederplan Diskuter med en eller flere gruppen og bli enige om å følge hverandre opp ktiviteter jeg vil gjennomføre innen 3 måneder Gjøres innen Hva kan stoppe meg? Hva kan jeg gjøre for å sikre gjennomføring?