Kommunestyret. Møteinnkalling

Transkript

1 Kommunestyret Møteinnkalling Utvalg: Kommunestyret Møtested: Løperen, Rådhuset Dato: Tidspunkt: 17:00 Eventuelt forfall må meldes snarest på tlf Anser noen at de er ugilde i en sak, må det meldes fra om dette. Utvalget vil ta standpunkt til ugildhetsspørsmålet, jfr forvaltningsloven. Vararepresentanter møter etter nærmere melding. Sakskartliste: Saksnr: Sakstittel PS 57/13 Interpellasjoner PS 58/13 Spørsmål PS 59/13 Vedtekter for Østfold kontrollutvalgssekretariat (ØKUS) - endelig forslag etter høringsuttalelser PS 60/13 Forskrift om bruk og orden i havner og farvann - Hvaler kommune - Østfold fylke PS 61/13 Anmodning om bosetting av flyktninger i PS 62/13 Valg av representanter til 17. mai komiteen PS 63/13 Endrede betingelser for oppgradering av ephorte 5 - nytt saksbehandlingsog arkivsystem PS 64/13 Meldinger og informasjon RS 11/13 Orienteringssak - statusoppdatering i oppfølgingen av boplikten RS 12/13 Nettbrett til politikere - til orientering RS 13/13 Godkjent protokoll fra forrige møte Kl. 17:00: Møtet starter med en orientering om arbeidet i prosjektet Smart Energi Hvaler. Enkel servering fra kl 16:30 Eivind Norman Borge Ordfører Heidi Vildskog Rådmann (konst.) Møteinnkalling side 1 av 25

2 PS 57/13 Interpellasjoner Møteinnkalling side 2 av 25

3 PS 58/13 Spørsmål Møteinnkalling side 3 av 25

4 Hvaler kommune Saksnr 2011/606 - Østfold kontrollutvalgssekretariat - ØKUS - Doknr 87 Arkivkode 033 Saksbehandler Torunn Akselsen Engum Behandlingsrekkefølge Utvalg Møtedato Utvalgssak nr Formannskapet /13 Kommunestyret /13 Vedtekter for Østfold kontrollutvalgssekretariat (ØKUS) - endelig forslag etter høringsuttalelser Saksopplysninger Forslag til reviderte vedtekter for Østfold kontrollutvalgssekretariat ble sendt på høring til deltakerkommunene med svarfrist Hvaler kommunes høringsuttalelse til de reviderte vedtektene ble behandlet i kommunestyret , sak 10/13. Nå foreligger forslag til endelige vedtekter etter at alle deltakerkommunenes høringsuttalelser, og fylkesmannens vurdering av administrasjonssjefens møte- og talerett, er vurdert. Vedlegg Saksutskrift fra styrets behandling av saken Vedtekter for ØKUS endelig forslag etter at høringsuttalelser er vurdert Høringsuttalelser fra Moss, Rygge, Hvaler, Fredrikstad, Sarpsborg, Råde (datert ) Vurdering fra Fylkesmannen angående administrasjonssjefens møte- og talerett (datert ) Hjemmelsgrunnlag Kommunelovens 77 Kontrollutvalget Vurdering Ihht Kommuneloven 77 Kontrollutvalget nr 6, heter det Før en sak rapporteres til kommunestyret eller fylkestinget skal den ha vært forelagt administrasjonssjefen til uttalelse. Rådmannen bemerker at ØKUS delvis har imøtekommet Hvaler kommunes høringsuttalelse, og har utover dette ingen uttalelse til saken. Kontrollutvalgets forslag til vedtak Vedtekter for Østfold kontrollutvalgssekretariat (ØKUS) vedtas. Hvaler kommune, Heidi Vildskog Konst. rådmann Møteinnkalling side 4 av 25

5 Behandling i Formannskapet : Votering: Enstemmig Vedtak i Formannskapet : Saken tas til orientering Møteinnkalling side 5 av 25

6 Hvaler kommune Saksnr Arkivkode Saksbehandler 2013/73 - Havne- og farvannsloven - Doknr 17 P23 Gunn Karin Karlsen Behandlingsrekkefølge Utvalg Møtedato Utvalgssak nr Formannskapet /13 Kommunestyret /13 Forskrift om bruk og orden i havner og farvann - Hvaler kommune - Østfold fylke Sammendrag Formannskapet vedtok i sak 17/13 å legge forslag til forskrift om bruk av og orden i havner og farvann for kommunen ut på høring. Forslaget har vært på høring. Det kom inn to innspill som er hensyntatt og nytt forslag til forskrift legges fram for vedtak av kommunestyre før den sendes til Kystverket for endelig godkjenning og kunngjøring. Saksopplysninger Hvaler formannskap behandlet den i sak 17/13, forslag til ny forskrift om bruk av og orden i havner og farvann - Hvaler kommune Østfold fylke. Forslaget ble vedtatt sendt på høring og lagt ut på kommunens hjemmeside. Fra og med 2010 ble ny havne- og farvannslov gjort gjeldene. I den forbindelse forlenget Kystverket alle havnedistrikts forskrifter som var hjemlet i tidligere lov. Forskrift om bruk av og orden i havner i Hvaler kommune (ordensforskriften) ble forlenget til å gjelde til Innen dette tidspunktet er det en forutsetning at det blir laget en ny forskrift for dette området. Det er laget en ny mal som gjør forskriften mye enklere enn det den tidligere forskriften var. I Kystverkets veileder heter det: «Denne bestemmelsen åpner for at kommuner som har behov for det kan ta inn reguleringer som ikke allerede følger av malen. Bestemmelsen er valgfri. En forutsetning for å kunne ta i bruk denne bestemmelsen er at det kommunen ønsker å ta inn her er innenfor kommunens myndighet gitt i 14 første ledd og 42 første ledd, at den ikke er i strid med malen eller lovverkets bestemmelser for øvrig. Merk at dersom en kommune ønsker å ta i bruk denne bestemmelsen så skal forskriften godkjennes av Kystverkets hovedkontor.» Hvaler kommune har vedtatt forskrift om tildeling av båtplasser ved kommunale brygger og havner. Denne ble i sin tid hjemlet i kommuneloven fordi den ikke kunne hjemles i den tidligere havne- og farvannsloven. Konsekvensen av dette er at kommunen ikke kan ta i bruk reaksjonsmidler i havne- og farvannslovens kapittel 10 for å sikre etterlevelse av bestemmelsene i forskriften. Dette kan være pålegg om retting og stansing, forelegg om plikt til å etterkomme påbud og forbud, tvangsfullbyrdelse, tvangsmulkt og endring og tilbakekall av tillatelse. Den nye forskriften vil dersom den blir godkjent være en forenkling av tidligere bruk- og ordensforskrift for havnene - samt en sammenslåing av denne og tildelingsforskriften. Vedlegg Forslag til ny forskrift Innkomne merknader Nadir Hvaler Fjordcruise AS Kystverket Møteinnkalling side 6 av 25

7 Hjemmelsgrunnlag Havne- og farvannslovens 14 første ledd og 42 første ledd. Vurdering Det kom inn to kommentarer til forslaget. Det ene var fra Nadir Hvaler Fjordcruise AS som betjener sambandet Skjærhalden Strømstad. De viste til at forslagets 3 om bruk av propeller i havn, vil være vanskelig for selskapet å følge. De bruker propellen til å holde båten i riktig posisjon ved ankomst og avgang fra kai. Dette er tatt opp med Kystverket som anbefaler at paragrafen står slik som i malen, men at selskapet i et eget brev får tillatelse til å benytte propell for sine anløp i havna, når forskriften er endelig godkjent og trådt i kraft. Det andre innspillet kom fra Kystverket som ba kommunen redusere antall paragrafer som vi tar inn fra tildelingsforskriften og en del andre mindre redigeringer av forskriften. De viste til at flere av de paragrafene som er i dagens tildelingsforskrift har mer karakter av å være retningslinjer enn nødvendige paragrafer i en forskrift. Administrasjonen har tatt innspillene til etterretning og endret forslaget i tråd med innkomne innspill. Den nye malen som skal brukes til ny ordensforskrift er en forenkling av tidligere forskrift. Den største endringen for Hvaler kommune er at forskrift om tildeling av båtplass i kommunen blir innarbeidet i denne forskriften. Dette vil gi kommunen mulighet til å benytte havne- og farvannslovens sanksjonsregler når det skulle være nødvendig. I dag må kommunen benytte ordinært rettssystem for å kunne stoppe en ikke tillatt bruk av båtplass ved kommunal brygger og havner. Det er en svært omstendelig og tidkrevende prosess. Når kommunestyret har vedtatt forskriften skal den oversendes Kystverket som foretar den endelige godkjennelsen og får forskriften kunngjort. Konklusjoner Rådmannen anbefaler kommunestyret å vedta vedlagte forslag til ny forskrift om bruk av og orden i havner og farvann - Hvaler kommune Østfold fylke og sender den til godkjenning og kunngjøring av Kystverket. Rådmannens forslag til vedtak Med hjemmel i havne- og farvannsloven 14 første ledd og 42 første ledd vedtar Hvaler kommunestyre «Forskrift om bruk av og orden i havner og farvann - Hvaler kommune - Østfold fylke. Forskriften sendes Kystverket for endelig godkjenning og kunngjøring. Hvaler kommune, Heidi Vildskog rådmann Behandling i Formannskapet : Votering: Rådmannens forslag til vedtak ble enstemmig vedtatt Innstilling fra Formannskapet : Med hjemmel i havne- og farvannsloven 14 første ledd og 42 første ledd vedtar Hvaler kommunestyre «Forskrift om bruk av og orden i havner og farvann - Hvaler kommune - Østfold fylke. Forskriften sendes Kystverket for endelig godkjenning og kunngjøring. Møteinnkalling side 7 av 25

8 Hvaler kommune Saksnr Arkivkode Saksbehandler 2013/908 - Bosetting av flyktninger Doknr 3 F30 Lars H Larsen Behandlingsrekkefølge Utvalg Møtedato Utvalgssak nr Utvalget for kultur og personrettede tjenester /13 Formannskapet /13 Kommunestyret /13 Anmodning om bosetting av flyktninger i Sammendrag Hvaler kommune har frem til juli 2013 bosatt til sammen 45 flyktninger, hvorav 27 enslige mindreårige (EM). Ytterligere bosettingen er ventet å finne sted høsten I brev av kommer Integrerings- og mangfoldsdirektoratet IMDi med en ny forespørsel til Hvaler kommune gjeldende både for 2014 og de to påfølgende årene. IMDi ønsker at det bosettes15 personer i 2014 og 30 i neste to-årsperiode. Hvaler kommune er i dag godt rustet til mottak av flyktninger både gjennom barnevernets arbeid i tre bofellesskap og gjennom NAV (flyktningkonsulentens arbeid). Det som imidlertid fortsatt er en flaskehals i bosettingsarbeidet er tilgangen på egnede boliger, et forhold som kan endres i 2014 bl.a. gjennom fraflytting fra Oladammen. Med den kompetanse kommunen i dag har på flyktningarbeidet, den organisasjon som er bygget opp samt utsikter til en bedring i tilgang på leiligheter, anbefaler rådmannen at kommunen stiller seg positiv til å etterkomme IMDis anmodning om bosetting av flyktninger for årene UKPT innstiller ovenfor kommunestyret i saken, og formannskapet kan selv velge om de vil avgi uttalelse. Saksopplysninger I brev av anmoder Integrerings- og mangfoldsdirektoratet (IMDi) Hvaler kommune om bosetting av 15 flyktninger i I tillegg bes kommunen ta imot 30 flyktninger i , av disse 3 enslige barn og unge. I møte med representanter fra IMDi presiseres det at antall enslige barn og unge kan tilpasses til vår kommune. Det antall som kommunen blir anmodet om å bosette er summen av mindreårige barn og unge og voksne flyktninger. Bakgrunnen for IMDis anmodning til norske kommuner, herunder Hvaler, er det faktum at det i dag sitter rundt mennesker i asylmottak med lovlig oppholdstillatelse og forventninger om bosetting i en kommune. Av disse er det rundt 700 barn i familier. I sitt møte behandlet kommunestyret (sak 65/12) en tilsvarende sak om bosetting i 2013 og fattet følgende vedtak: Hvaler kommune stiller seg positiv til å ta imot inntil 10 flyktninger for bosetting i Dette forutsetter samme eller bedre tilskudds- og refusjonsordninger for voksne flyktninger fra statlig hold. Bosettingen vil finne sted i takt med tilgangen på egne boliger. Møteinnkalling side 8 av 25

9 Tidligere kommunale vedtak om bosetting og integrering av flyktninger Vedtak fattet i Kommunestyret og Utvalget for kultur og personrettede tjenester (UKPT) i 2009, 2010, 2011 og 2012 Kommunestyret vedtok i sak 75/08 bosetting av 15 flyktninger i Kommunestyret vedtok i sak 58/09 bosetting av 15 flyktninger i UKPT godkjente i møte integreringsplan for flyktninger i Hvaler Kommunestyret vedtok i sak 47/10 kjøp av boliger til bofellesskap for mindreårige flyktninger. Med ansvar også for enslige mindreårige ble virksomhet barnevern omorganisert fra UKPT, sak 7/10. Vedtak i Kommunestyret : (pkt 1. og 2 av 3) 1. Hvaler kommune opprettholder antall mindreårige flyktninger på dagens nivå (2011) og bosetter mindreårige flyktninger i takt med utflytting fra bofellesskapene. Dette forutsetter samme eller bedre tilskudd- og refusjonsordninger for mindreårige flyktninger fra statlig hold. 2. Hvaler kommune bosetter voksne flyktninger i takt med tilgang på boliger slik at summen av bosetting av mindreårige flyktninger og voksne til sammen utgjør 20 personer i perioden 2011 til Vedtak i Kommunestyret Hvaler kommune ønsker i tråd med tidligere vedtak å bosette flyktninger i takt med utflytting fra bofellesskapene. Dette forutsetter samme eller bedre tilskudd- og refusjonsordninger fra statlig hold. Vedtak i Kommunestyret referert over Tilskudd og økonomi Integreringstilskudd for år 1 og år 2-5 (2013) Når det gjelder tilskudd knyttet til arbeidet med flyktninger, så fastsettes dette årlig gjennom statsbudsjettet. For budsjettåret 2013 gjelder følgende satser for tildeling av integreringstilskudd til kommuner som bosetter flyktninger og personer med opphold på humanitært grunnlag, samt familieinnvandring med disse. Stortinget har fastsatt følgende satser for integreringstilskudd i 2013: Integreringstilskudd Bosettingsår Sats År-1 (2013) År-2 (2012) kr År-3 (2011) kr År-4 (2010) kr År-5 (2009) kr Skoletilskudd kr Barnehagetilskudd Eldretilskudd Særskilt tilskudd enslige mindreårige kr Personer med kjente funksjonshemminger kr (voksen)* kr (barn)* kr (enslig voksen) kr (enslig mindreårig) kr (engangstilskudd) kr (engangstilskudd) Tilskudd 1: kr (engangstilskudd) Tilskudd 2: Inntil kr i inntil 5 år *Personer regnes som voksne fra og med året de fyller 18 år. Integreringstilskuddet skal bidra til at kommunene gjennomfører et planmessig og aktivt bosettings- og integreringsarbeid, med sikte på at de bosatte skal komme i jobb og greie seg selv. Tilskuddet skal dekke kommunenes gjennomsnittlige utgifter ved bosetting og integrering i bosettingsåret og de fire neste årene. Siden arbeidet med bosetting av flyktninger startet opp høsten 2009, har Hvaler kommune gjort mange positive erfaringer og i så måte også høstet ros fra direktoratet (IMDi) for sitt arbeid både når det gjelder EM og voksne flyktninger. På kort tid er det etablert en egen virksomhet med ansvar for driften av tre bofellesskap. Når kommunen nå får en fornyet henvendelse fra overordnede integreringsmyndigheter om bosetting av mennesker med et reelt beskyttelsesbehov, er det et uttrykk for den tillit og respekt kommunen høster Møteinnkalling side 9 av 25

10 for sitt arbeid. Dernest er dette en viktig understrekning av det ansvar samtlige norske kommuner, herunder Hvaler, har for å etterleve de konvensjoner Norge har sluttet seg til på asyl- og flyktning området. Når det gjelder IMDis anmodning om bosetting av inntil 15 flyktninger i 2014 og 30 for perioden , er rådmannen av den oppfatning at Hvaler kommune bør stille seg positiv til dette ut fra den kapasitet og kompetanse kommunen i dag rår over. Det som imidlertid er en flaskehals for Hvaler kommune, i likhet med en rekke andre norske kommuner, er mangelen på egnede boliger. Dette også understreket i nylig vedtatt boligsosial handlingsplan og integrerings- og inkluderingsplan (k-sak 48/13 og 49/13). Et eventuelt positivt vedtak i kommunestyret om å ta imot 15 flyktninger i 2014 bør derfor ha som forutsetning at bosettingen først kan finne sted når egnede boliger er fremskaffet. Antydningsvis vil dette kunne skje gjennom: Frigjøring av boliger på Oladammen ved flytting til Østerhaug ultimo 2014 Ved oppføring av nye kommunale boliger Ved fortsatt leie i det private markedet Ved kjøp av boliger Her skal det understrekes at regjeringen, gjennom boligmeldingen, varsler inntil 40 % dekning av tilskudd til utleieboliger for flyktninger og andre prioriterte grupper. Når det gjelder videre bosetting av EM, forutsetter rådmannen at dette fortsatt vil finne sted i takt med utflytting fra bofellesskapene slik dette er uttrykt i kommunestyrets vedtak Som nevnt ovenfor vil 5 6 EM kunne flytte til selvstendig bolig allerede i løpet av kommende høst. Status vedr oppfølging av tidligere vedtak om bosetting Av samlede vedtak i kommunestyret fra 2008 og frem til dags dato er kommunen på god vei med å innfri sine forpliktelser. Samlet har kommunen vedtatt en bosetting av 55 flyktninger innen utløpet av I løpet av høsten 2013 vil det være bosatt 48 flyktninger i Hvaler kommune. Med signaler som kommer fra statlig hold vil kommunene gis bedre rammebetingelser på boligmarkedet og derigjennom få økonomisk hjelp i et trangt boligmarked. Det er stor sannsynlighet for at kommunen ikke vil kunne innfri sine forpliktelser med bosetting av 55 flyktninger i løpet av Økonomiske vurderinger Integrering av voksne flyktninger er økonomisk finansiert gjennom integreringstilskuddet se ovenfor. I tillegg er det flere statlige ordninger gjennom NAV som benyttes for å få flyktninger i fast arbeid og bli økonomisk selvstendige. Her kan nevnes statlige ordninger som Kvalifiseringsprogrammet (KVP) og finansiering av helsefagarbeidere. Dette er ordninger som benyttes i Hvaler i dag og som kommer i tillegg til integreringstilskuddet. Gjennom en egen fondsavsetning er det gjennom vedtak av kommunedelplan for integrering- og inkludering avsatt to millioner kroner i planperioden for integreringsfremmende tiltak. Hvaler kommune har så langt gode erfaringer med de voksne flyktningene nettopp i forhold til selvstendiggjøring. Flere har eller er i ferd med å få arbeid og inntekter som gjør at de økonomisk kan stå på egne bein. Våre erfaringer viser også at flere flytter ut fra Hvaler og etablerer seg utenfor kommunen. Med de erfaringer og statlige tilskuddordninger som i dag finnes, er rådmannen derfor av den oppfatning at det er mulig å integrere voksne flyktninger uten å påføre kommunen netto utgifter. Vedlegg Anmodningsbrev fra IMDI datert e-post fra fylkesstyret i KS Østfold datert 23. mai 2013 Innkomne merknader Ingen Hjemmelsgrunnlag Plan for integrering og inkludering Boligsosial Handlingsplan Møteinnkalling side 10 av 25

11 Vurdering Kommunen har fra 2008 og frem til dags dato bosatt 45 flyktninger. Kommunen har gjennom sitt arbeid med både enslige mindreårige flyktninger og voksne høstet verdifull erfaring. Som nevnt tidligere er boliger en flaskehals i vårt arbeid. Rådmannen vurderer at kommunen har en viktig rolle i den store statlige dugnaden det er å bosette flyktninger. Kommunen har gjennom avsettinger av integreringstilskudd i fond opparbeidet seg et godt økonomisk grunnlag for det videre arbeid. Rådmannen har flere positive erfaringer med bosetting av flyktninger i kommunen. Vi har i flere sammenheng fått tilbakemeldinger på at flyktninger bidrar til et bedre skolemiljø. Det er for barn i barnehage lærerikt og positivt å være sammen med barn fra andre kulturer. Flere av våre flyktninger har og har hatt praksisplasser og jobber i både private og offentlige virksomheter. Kultur og idrettslivet i kommunen får bidrag i form flyktningenes ferdigheter og innsyn i andres kulturer. Konklusjoner Kommunen har gjennom flere år opparbeidet seg erfaringer med bosetting av flyktninger som tilsier at også Hvaler kommune skal fortsette å delta i den nasjonale dugnaden med å bosette flyktninger. En forutsetting for ytterligere bosetting i kommunen må være at integreringstilskudd opprettholdes eller blir bedre og at Husbankens tilskuddsordninger økes slik at staten bidrar til at boligproblematikken reduseres. Rådmannens forslag til vedtak Rådmannen anbefaler Utvalget for kultur- og personrettede tjenester å innstille slik til kommunestyret: Hvaler kommune stiller seg positiv til å ta imot 15 flyktninger for bosetting i 2014 og inntil 30 i perioden Bosettingen vil finne sted i takt med tilgangen på egnede boliger. Bosetting av enslige mindreårige bosettes i tråd med tidligere vedtak og i det omfang som plasser blir ledige i eksisterende bofellesskap. Hvaler kommune, Heidi Vildskog rådmann (konst.) Behandling i Utvalget for kultur og personrettede tjenester : Votering: Rådmannens forslag til vedtak fikk 4 stemmer (Ådnem (SV), Bothne (Ap), Danielsen (Ap), Jørgensen (V)) mot 3 stemmer (Sørlien (Frp), Pettersen (Frp), Kahn (H)), og ble vedtatt. Innstilling fra Utvalget for kultur og personrettede tjenester : Hvaler kommune stiller seg positiv til å ta imot 15 flyktninger for bosetting i 2014 og inntil 30 i perioden Bosettingen vil finne sted i takt med tilgangen på egnede boliger. Bosetting av enslige mindreårige bosettes i tråd med tidligere vedtak og i det omfang som plasser blir ledige i eksisterende bofellesskap. Behandling i Formannskapet : Votering: Saken ble tatt til orientering mot 2 stemmer (Borge (Frp), Pettersen (Frp)) Vedtak i Formannskapet : Saken tas til orientering Møteinnkalling side 11 av 25

12 Hvaler kommune Saksnr 2011/ Valg av faste utvalg og nemnder for valgperioden Doknr 82 Arkivkode 080 Saksbehandler Torunn Akselsen Engum Behandlingsrekkefølge Utvalg Møtedato Utvalgssak nr Utvalget for kultur og personrettede tjenester /13 Kommunestyret /13 Valg av representanter til 17. mai komiteen Saksopplysninger I 2005 ble 17. mai komiteen satt sammen og organisert etter ønske om en bredere fordeling av oppgaver samt bevissthet rundt behov for godt samarbeid mellom de arrangerende organisasjonene. Komiteen består pr i dag av medlemmer fra menighetsrådet, skolenes FAU er, Musikkforeningen og 2 politisk oppnevnte representanter. Kulturkontoret i kommunen innkaller til konstituerende møte og bistår ellers komiteen der det er naturlig og etter tilgjengelig kapasitet. I kommunestyremøtet , sak 112/11, ble det vedtatt at de politiske representantene oppnevnes for 2 år av gangen, mot tidligere 4 år. Hjemmelsgrunnlag Kommunestyrevedtak , sak 112/11 Vurdering Til orientering var Anne May Sandvik Olsen og Ragnhild Ramberg politisk oppnevnte representanter i forrige 2 årsperiode. Olsen ønsker ikke gjenvalg til vervet. Det er UKPT som innstiller til kommunestyret i denne saken. Rådmannens forslag til vedtak Følgende personer oppnevnes til medlemmer i 17. mai komiteen for 2014 og 2015: Hvaler kommune, Heidi Vildskog rådmann (kst.) Møteinnkalling side 12 av 25

13 Behandling i Utvalget for kultur og personrettede tjenester : Gerd Ådnem (SV) fremmet følgende forslag til person 1: Paul Henriksen Wiggo Sørlien (Frp) fremmet følgende forslag til person 2: forslag fremmes i kommunestyret Votering: Ådnems forslag til vedtak ble enstemmig vedtatt Sørliens forslag til vedtak ble enstemmig vedtatt Innstilling fra Utvalget for kultur og personrettede tjenester : Følgende personer oppnevnes til medlemmer i 17. mai komiteen for 2014 og 2015: 1. Paul Henriksen 2. (forslag fremmes i kommunestyret) Møteinnkalling side 13 av 25

14 Hvaler kommune Saksnr 2012/ Ephorte - Doknr 7 Arkivkode 064 Saksbehandler Henrik Kristiansen Behandlingsrekkefølge Utvalg Møtedato Utvalgssak nr Formannskapet /13 Kommunestyret /13 Endrede betingelser for oppgradering av ephorte 5 - nytt saksbehandlings- og arkivsystem Sammendrag Innkjøp av ephorte 5 er lagt inn i budsjett for arkiv Utgangspunktet for beregning av kostnader var et pristilbud fra Evry som leverer ephorte. Et av argumentene for innkjøp av ephorte 5, er at vi skal ha samme programvare som Fredrikstad kommune, som drifter våre IT-løsninger. I ettertid viser det seg at Fredrikstad kommune ønsket en annen løsning enn standardløsningen Evry leverer. I den anledning har IT-avdelingen forhandlet frem et tilsvarende tilbud for Hvaler kommune. Kostnadene for det nye tilbudet er høyere enn det opprinnelige tilbudet. Rådmannen innstiller på å følge den nødvendige teknologiske utviklingen for ephorte, og til samme kvalitet som den Fredrikstad kommune velger. Ekstrakostnader knyttet til dette er i hovedsak engangs, og foreslås dekket av økt skatteanslag for budsjettåret Saksopplysninger Forskjellen på funksjonalitet i det nye og det gamle tilbudet er følgende: 1. I nytt tilbud får vi eis Enterprise, i motsetning til forrige tilbud med eis Single Integration. eis er den tekniske løsningen som gjør det mulig å integrere eksterne systemer enten med ephorte, eller direkte med Noark databasen. Med eis Enterprise kan vi integrere med et uendelig antall andre systemer. Med Single Integration ligger bare en integrasjon i prisen. I det siste tilfellet må vi betale ekstra for alle nye integrasjoner med unntak av en. I det nye tilbudet ligger Noarkkjernen i sikker sone. Dette muliggjør integrasjon mot fagsystemer med svært sensitiv informasjon, som for eksempel barnevern. Noark kjernen er den lovbestemte tekniske løsningen som gjør det mulig å oppbevare data og dokumenter over tid. 2. Sharepoint løsningen er ikke en del av opprinnelig tilbud. Sharepoint løsningen gjør det mulig å ta funksjonalitet som er nødvendig for saksbehandler ut på intranettet. Da vil saksbehandler se restanser og andre nødvendige elementer i ephorte direkte på intranettet. De behøver ikke logge seg på ephorte og de slipper å se all arkivfunksjonalitet de ikke har behov for. Outlookløsningen er del av begge tilbudene. Dette følger samme prinsippet som sharepoint, man tar nødvendig ephorte funksjonalitet til dit saksbehandler naturlig befinner seg. Man kan gjøre alle sine oppgaver fra Outlook og man behøver ikke logge seg på ephorte. Man kan jobbe i Outlook uten å være tilknyttet internett. Endringene man har gjort blir automatisk synkronisert med ephorte når man er tilkoblet internett. Hensikten med begge løsningen er å ta nødvendig arkivfunksjonalitet til dit saksbehandler er, uten at man behøver å gå inn i ephorte. Saksbehandler slipper unødvendig arkivfunksjonalitet, hverdagen blir enklere og det er mer sannsynlig at man journalfører for eksempel e-post. Endring av kostnader er følgende (se tabell). Alle priser er eks. mva. Selve installasjonen innebærer også kostnader til konsulentbistand m.m. Ved felles innføring av nytt system både i Hvaler kommune og Møteinnkalling side 14 av 25

15 Fredrikstad kommune, vil vi kunne oppnå lavere kostnad enn om vi innfører nytt system alene. Foreløpig tilbakemelding fra Fredrikstad kommune tilsier at de forventer installasjon i oktober Denne prosessen begynte med telefonmøte med leverandør allerede i starten av juni. Opprinnelig budsjett er oppgitt i egen tabell under. Estimerte kostnader ved selve innføringen vil maksimalt bli kr. Evry mener at brukerne av ephorte trenger halv dags kurs. Dette kurset holder vi selv. Grovt anslag på kostnad er 350 arbeidstimer (100 ansatte x 3,5 t). Kostnader Opprinnelig tilbud Nytt tilbud Dagens kostnader (årlig kr kr videreføres i ny avtale) Lisenspriser (engangs) kr kr Vedlikehold (årlig) kr kr Brukerstøtte (årlig) kr kr Installasjon ephorte (engangs) kr kr Installasjon sharepoint (engangs) kr Totalt kr kr Årlige driftskostnader ephorte 5 (etter 2013) kr kr Opprinnelig budsjett ephorte 2013 ephorte4 (I dag) ephorte 5 (ny) Flytte midler (innmelding Østfold interkommunale arkivselskap kommer 2014) Totalt (opprinnelig budsjett) Nytt budsjett Opprinnelig budsjett Behov tilleggsbevilgning Totalt budsjett Vedlegg Tilbud ephorte 5 nye moduler Tilbud ephorte 5 Hjemmelsgrunnlag Forskrift om offentlege arkiv ( ) 2-9 Vurdering Rådmannens vurdering er at det nye tilbudet gir oss en grunnleggende funksjonalitet, som er nødvendig for lovlig håndtering av dokumentasjon over tid. Dette åpner muligheten for at fagsystemer kan lagre dokumenter og data i en lovpålagt Noark-kjerne. Det nye tilbudet åpner for et uendelig antall av slike integrasjoner. Det gamle tilbudet vil innebære en merkostnad for alle nye integrasjoner utover en. At denne kjernen ligger i sikker sone innebærer at også fagsystemer brukt innen helse og barnevern oppfyller lovkrav ved bruk av denne. I tillegg vil vi være helt like Fredrikstad kommune, med ett unntak, og det er at vi har en annen type database. Totalt danner dette en stor del av grunnlaget for en fremtidsrettet datateknisk infrastruktur, som er helt nødvendig ved effektivisering og digitalisering av offentlig forvaltning. Konklusjon Rådmannen anbefaler å følge oppgraderingen av saksbehandlingssystemet ephorte 5 slik som beskrevet ovenfor og i tråd med Fredrikstad kommunes utvikling. Ekstrakostnader foreslås dekket av tilleggsbevilgning fra skatteanslag, som pr er på mill over budsjett. Møteinnkalling side 15 av 25

16 Rådmannens forslag til vedtak Det bevilges ytterligere kr til oppgraderingen av arkiv- og systemet ephorte 5. Midlene dekkes av den økte skatteinngangen for Hvaler kommune, Heidi Vildskog rådmann (konst.) Behandling i Formannskapet : Eivind Borge (Frp) fremmet følgende forslag til vedtak: Formannskapet ber rådmannen se på mulighet for annen intern finansiering sammen med økte skatteinntekter. Votering: Borges forslag til vedtak fikk 3 stemmer (Borge (Frp), Pettersen (Frp), Strøm (H)) og falt. Rådmannens forslag til vedtak fikk 4 stemmer (Wevling (Ap), Olsen (Ap), Fjeldberg (SV), Ballovarre (H)) og ble vedtatt. Innstilling fra Formannskapet : Det bevilges ytterligere kr til oppgraderingen av arkiv- og systemet ephorte 5. Midlene dekkes av den økte skatteinngangen for Møteinnkalling side 16 av 25

17 PS 64/13 Meldinger og informasjon RS 11/13 RS 12/13 RS 13/13 Orienteringssak statusoppdatering i oppfølgingen av boplikten Nettbrett til politikere til orientering Godkjent protokoll fra forrige møte Møteinnkalling side 17 av 25

18 Hvaler kommune Saksnr 2012/ Boplikt - Doknr 14 Arkivkode L19 Saksbehandler Håvard Skaaden Behandlingsrekkefølge Utvalg Møtedato Utvalgssak nr Utvalget for miljø og teknikk /13 Kommunestyret /13 Orienteringssak - statusoppdatering i oppfølgingen av boplikten Saksopplysninger Bakgrunn Administrasjonen har en tett oppfølging av boplikten. Som et tilbakeblikk på de erfaringene vi har fått til nå, legges det frem en oversikt over hva som har skjedd med ulike eiendommer, og hvordan oppfølgingen vil fortsette videre. Prosessen knyttet til bopliktoppfølgingen er tidkrevende på grunn av lange frister og klagemuligheter, og de virkelige resultatene blir mer synlige etter hvert som tiden går. I denne orienteringssaken belyses kun de eiendommene der boplikten har vært påvist brutt og dette har blitt fulgt opp av kommunen. Konsesjonsbehandlinger for nyervervede eiendommer er ikke tatt med i denne sammenhengen. Antall brudd Tidligere har det vært omtalt ulike tall, både av administrasjonen og i media. Dette har ofte vært tall som har pekt i retning av saker der det har vært mistanke om boplikten har vært brutt. Dette antallet har blitt nedjustert, som forventet. Administrasjonen har på det meste påvist cirka 70 konkrete brudd. I dag, den , er antallet cirka 45. I denne statistikken regnes kun de boligene der ingen er folkeregistrert. Eiendommer der noen er folkeregistrert, men ikke bor, er ikke en del av denne statistikken. Alle eiendommer der kommunen har mistenkt at det foreligger et brudd, har blitt tilskrevet og blir bedt om en redegjørelse om bruken av eiendommen. Samtidig oppfordres de til å tilflytte eiendommen, bekrefte at de bor der eller søke om konsesjon. Utvikling ved eiendommer der boplikten har vært brutt Tallene nedenfor er rundet av til nærmeste 5. Antallet i de ulike kolonnene forandrer seg hele tiden etter hvert som eiendommer får nye hjemmelshavere og blir til- og fraflyttet. Tidligere brudd Fortsatt brudd Boplikt oppfylt Annet sak pågår Tidligere brudd: det høyeste antallet brudd som har vært påvist. Fortsatt brudd: der ingen har tilflyttet eiendommen, selv etter kommunens oppfordring og pålegg. Sak pågår for alle disse eiendommene. Boplikt oppfylt: eiendommer som har blitt tilflyttet etter kommunens oppfølging. Disse sakene avsluttes. Annet: kan være eiendommer som ligger ute til salgs, noen bor på eiendommen men er ikke folkeregistrert der, eiendommen er et utleieobjekt og er midt mellom to leieforhold, dødsbo og lignende. Møteinnkalling side 18 av 25

19 Pålegg Flere hjemmelshavere har blir pålagt å søke om konsesjon dersom de ikke har etterkommet kommunens anbefalinger. Av de søknadene om konsesjon som har blitt behandlet i UMT, har samtlige blitt enstemmig avslått (gjelder de eiendommer der boplikten har vært brutt, og ikke nyervervede eiendommer). Etter behandling hos kommunen, oversendes sakene til Fylkesmannens juridiske avdeling. Administrasjonen har også sendt ut pålegg om overdragelse/salg av eiendom. Dette er for eiendommer der hjemmelshaver ikke har etterkommet kommunens krav, verken om tilflytting eller søkt om konsesjon, disse sakene må ikke gå via Fylkesmannen, og hjemmelshaver blir bedt om å overdra/selge eiendommen til andre. Det gis tre måneders frist. Foreløpig er det sendt ut fem slike pålegg. Der hjemmelshaver søker konsesjon, og det gis avslag, må saken først innom Fylkesmannen. Det forventes å bli en del flere pålegg om salg/erverv etter hvert som enkelte saker kommer langt nok i prosessen, og vi får tilbake de sakene som behandles hos Fylkesmannen. Der hjemmelshavere ikke følger kommunens pålegg om å selge/overdra eiendommen til andre, vil neste steg i prosessen å sende saken til Fylkesmannen for eventuell begjæring av tvangssalg. Reell beboelse Bopliktoppfølgingen har bidratt til at flere eiendommer har blitt tilflyttet. Det er imidlertid uklart hvorvidt det er reell/faktisk beboelse eller ikke på disse eiendommene. Administrasjonen er kjent med at det flere som er bosatt for eksempel i Fredrikstad, men folkeregistrert på Hvaler. Feilregistrering Administrasjonen har også erfart at det en del eiendommer der boplikten brytes ved et uhell. Det kan for eksempel være at hjemmelshaver feilaktig har folkeregistrert seg på feil eiendom eller glemt å opplyse folkeregisteret ved adresseendring. Selv om vedkomne faktisk bor på eiendommen, er dette også forhold som blir oppfulgt, dette blir som regel løst på enkelt vis. Bopliktoppfølgingen har bidratt til en opprydding i flere av denne type forhold. Utvikling i de enkelte saker Saksbehandlingen og prosessen som sådan er tidkrevende. I forhold til å iversette de sanksjonene kommunen har tilgjengelig, går det lang tid fra det første brevet sendes fra kommunen frem til Fylkesmannen kan gjennomføre et eventuelt tvangssalg. Nå er det imidlertid påbegynt saker på alle eiendommene, så prosessen er i gang og dette vil utvikle seg over tid. Konklusjoner Administrasjonen ser at boplikten har hatt en effekt ved at flere eiendommer har blitt tilflyttet. Flere av disse eiendommene er trolig ikke reell beboelse, dvs. noen er folkeregistrert der, men bor egentlig et annet sted. Det er også en økning i henvendelser fra publikum som er påpasselige i forbindelse med overdragelse av eiendommer i kommunen. Vi tror med andre ord at oppfølgingen også har hatt en preventiv effekt, og at (forhåpentligvis) færre spekulerer i å kjøpe helårsbolig til fritidsbruk. Dette vil også virke prisregulerende for helårsboliger i kommunen. Rådmannens forslag til vedtak UMT og Kommunestyret tar saken til orientering. Hvaler kommune, Torleif Gjellebæk rådmann Møteinnkalling side 19 av 25

20 Hvaler kommune Saksnr 2013/ Nettbrett til politikere - Doknr 1 Arkivkode 033 Saksbehandler Tora Klevås Behandlingsrekkefølge Utvalg Møtedato Utvalgssak nr Formannskapet /13 Kommunestyret /13 Nettbrett til politikere - til orientering Saksopplysninger Nettbrett til politikere i Hvaler komme har ved flere anledninger vært etterspurt. Administrasjonen har avventet konklusjoner om modeller og oppsett fra forsøket i formannskapet i Fredrikstad kommune. Endelig konklusjon forventes tidlig denne høsten, men i påvente av den ønsker administrasjonen å gi en foreløpig orientering om det vi kjenner til så langt i prosessen. Saken var sist behandlet i kommunestyret , hvor Jostein Dahl Myklatun (H) fremmet følgende interpellasjon fra Hvaler Høyre: Det er nå på høy tid å innføre fullelektroniske kommunestyremøter. Lik mange av våre nabokommuner, har innføring av PC og eller lesebrett vært en suksess og en besparelse for kommunene. Vi mener det er riktig at vi på Hvaler utreder og finner en god løsning for oss. Formål: - Redusere kostnader og administrativ tidsbruk knyttet til dokumentdistribusjon - Effektivisere politikernes hverdag gjennom elektroniske tjenester - Effektivisere selve møtene Dette er også en mulighet for kommunen til å fremstå som moderne og effektiv i forhold til politisk organisering. Med tanke på rekruttering av nye politikere, vil vilje til effektivisering av møtene bli oppfattet som positivt. Forslag til vedtak: Kommunestyret ber rådmannen utrede en løsning for elektroniske politiske saksdokumenter i Hvaler kommune med hensyn til fordeler, ulemper og økonomi. Votering: Forslaget til vedtak ble enstemmig vedtatt. Møteinnkalling side 20 av 25

21 Utredning om nettbrett til politikere i Hvaler kommune - orienteringssak Svar på PS 12/12 Interpellasjoner Ifølge vår it-avdeling i Fredrikstad er det nå mulig å innføre nettbrett til kommunens politikere. Hvaler kommunes administrasjon er blitt bedt av kommunestyret om å utrede saken om nettbrett til politikerne. Vår felles it-avdeling i Fredrikstad kommune har ennå ikke besluttet hvilken løsning de lander på, men Hvaler kommune ønsker allikevel å informere om hvilke muligheter som finnes slik at dere kan fatte en god beslutning. Vi forventer en snarlig avklaring fra Fredrikstad kommune, dvs. innen neste kommunestyremøte. Bakgrunn Det har i gjennom den seneste tiden blitt svært populært med bruk av nettbrett for politikere, og andre som deltar møter med stor dokumentmengde. Flere opplever at nettbrett er relativt gode å lese dokumenter på, men at de mangler funksjonalitet i forhold til å jobbe med (her tenkt som; skrive, rette, notere, skifte mellom flere dokumenter osv.). Andre opplever at det er problematisk å lese store dokumenter på nettbrett, men er glade for funksjonaliteten om å alltid ha dokumentene med seg samlet på et sted. I Fredrikstad innførte formannskapet ipads. Administrasjonen i Hvaler kommune har spurt it-avdelingen om hvordan de ble mottatt: «Forholdsvis greit, men har noen bakdeler. Kan ikke benytte Wordfiler, så vi må konvertere vi en annen type tekstbehandler. Pluss problematikken med at en bruker må ha en Apple-bruker. Dette må brukerne etablere selv. For og laste ned appene må man også ha en betalingstjeneste, og dette rotes sammen med privat bruk.» I formannskapet i Fredrikstad har politikerne hurtig vennet seg til nettbrettene, og ingen printer lengere ut møtedokumentene. På Windowsbrettene (senere omtalt som HP Elite) er løsningen konfigurert før den leveres ut, så man bruker vanlig «kommuneident» ved første gangs pålogging. Alle politikere i Hvaler kommune er registrerte brukere. Møteinnkalling side 21 av 25

22 Vi har ikke tidligere gitt politikere adgang til ephorte (saks- og arkivsystem), så dette må konfigureres eller politikerne kan hente sakspapirene på nettet. I Fredrikstad har politikerne inntil videre ikke tilgang til ephorte. Dagens økonomi I dag bruker vi omkring kroner årlig til å sende ut dokumenter til politisk behandling, av dem er størstedelen arbeidstimer. Utsending - porto Medlemmer Pris pr konvolutt Pris utsending Ant møter pr år Sum utsending Arbeidssentret pr møte pr år Kommunestyret 21 33,75 708, Formannskapet 7 33,75 236, UMT 7 33,75 236, UKPT 7 33,75 236, Adm.utvalget 10 33,75 337, I alt Kopiering og pakking antall timer Ant. timer Timesats Pris utsending Ant utsending pr år Sum utsending pr møte pr år KS 7,5 660* FS/UKPT/ADM 7, UMT 7, I alt * standard intern timesats Kopiering (print) og papir Vi bruker omkring ark pr år til møter i forbindelse med politiske møter. Ark Print (på to sider) I alt moms Årlige utgifter I alt gir dette en årlig utgift på Utsending Kopiering og pakking (arbeid) Print og papir Møteinnkalling side 22 av 25

23 Med moms Mulige løsninger Før interpellasjonens spørsmål besvares er det viktig å få et kostnadsbilde som viser hvilke utgifter som knytter seg til gjennomføring av fullelektroniske møter. Her følger en gjennomgang av hvilke produkter som er tilgjengelige. Det er flere muligheter når det gjelder bruk av nettbrett for politikere; 1. ipads/andre nettbrett uten adgang til kommunale systemer primært til lesning av dokumenter (men med mulighet for å notere i pdf er) 2. HP Elitepad nettbrett med adgang til kommunale systemer, Windowspakke osv. - til lesning av dokumenter og noe arbeidsfunksjonalitet 3. Ikke nettbrett, men små hjemmekontor-pc er. Til lesning av dokumenter og full funksjonalitet til å jobbe med. Antydninger om modeller og økonomi (inkl. moms) Produkt Pris pr enhet Pris ved 31 Representanter ipad 2990* * HP Elitepad HP-pc * Dette er Apples absolutt billigste modell og det er ikke umulig at det vil være naturlig å velge en litt bedre modell. Modellen er valgt slik at det er mulig å se hvilket spenn i konstnadsbildet som finnes. I tillegg kommer det ca. 900 kr. pr år pr enhet som del av driftsavtalen med it-avdelingen (TA-avgift). TAavgiften gjelder alle produkter. Årlig avgift Pris pr enhet Pris ved 31 Representanter TA-Avgift I tillegg til maskinvaren kommer følgende utgifter i form av timer som knyttes til prosjektet Timesats Timeantall Pris Innkjøp Distribusjon Opplæring Support I alt I forbindelse med alle løsninger kan det bli aktuelt med andre utgifter som programvare til brett osv. Derutover kommer det løpende arbeid med utsending av saker som vil ta kortere tid, men som ikke vil elimineres. Hvis vi estimerer at utsendingen pr møte faller fra 7,5 timer til 2 timer vil vi få en besparelse (i antall arbeidstimer) utregnet til Møteinnkalling side 23 av 25

24 Ant. timer Timesats Pris utsending Ant utsending pr år Sum utsending pr møte KS FS/UKPT/ADM UMT I alt Besparelse Svar på interpellasjonens spørsmål I interpellasjonen ble de stilte følgende spørsmål om formål; 1. Redusere kostnader og administrativ tidsbruk knyttet til dokumentdistribusjon 2. Effektivisere politikernes hverdag gjennom elektroniske tjenester 3. Effektivisere selve møtene Formål 1. Redusere kostnader og administrativ tidsbruk knyttet til dokumentdistribusjon Alle løsninger vil gjøre at administrasjonen bruker langt færre ressurser på kopiering, pakking og utsending av møtepapirer. Dette gjelder primært arbeidstimer og ikke så mye den økonomiske utgiften til kopiering, pakking og utsending av møtepapirer. Uavhengig av hvilken av de mulige løsningene som evt. blir valgt vil det ta år før innkjøpene er tjent inn, ikke minst med tanke på at både maskinvare og programvare må skiftes ut med jevne mellomrom. Formål 2. Effektivisere politikernes hverdag gjennom elektroniske tjenester Det er en rekke fordeler for politikere i bruk av «elektroniske tjenester» (her; i betydning lesebrett/pc), blant andre; Alle dokumenter samlet på et sted Kortere tid fra dokumentet sendes fra kommunen til det mottas Slippe «papirbunkene» Formål 3. Effektivisere selve møtene Som nettbrettløsningene fremstår i dag er det ikke mye som tyder på at selve møtene blir mer effektive med hensyn til tidsforbruk, men med innføring og ibruktaging av moderne teknologi vil vi legge grunnlaget for bedre og mer effektive møter i fremtiden. Foreløpig anbefaling Det gjennomføres et anskaffelse- og innføringsprosjekt for elektronisk saksdistribusjon og nettbrettløsning for politikere i utvalg og kommunestyre i Hvaler kommune. I første rekke anskaffes nettbrett til kommunestyre og utvalgenes faste medlemmer, til administrativ ledergruppe og til medarbeidere i politisk sekretariat. Administrasjonens anbefaling er foreløpig at det settes av 5000 kr pr nettbrettbruker i budsjettet for 2014 slik at vi, uavhengig av hvilken teknologi vi bruker, kan gi alle 31 politikere, kommunens administrative ledelse og politisk sekretariat samme utstyr. Antall Pris Sum utsending Nettbrett TA-avgift I alt Vi anbefaler ikke bruk SIM-kort, men at brettene får adgang til internett via trådløst nett. Rådmannen vil legge frem en sak for politisk behandling når endelige konklusjoner fra IT-avdelingen i Fredrikstad foreligger og i tide for budsjettering med nettbrettløsning for pr år Møteinnkalling side 24 av 25

25 Rådmannens forslag til vedtak Saken tas til orientering. Hvaler kommune, Heidi Vildskog rådmann (konst.) Behandling i Formannskapet : Votering: Enstemmig Vedtak i Formannskapet : Saken tas til orientering Møteinnkalling side 25 av 25