FØLGEEVALUERING AV OSLO KOMMUNE OG OMSORG +

Transkript

1 PILOT 1: FØLGEEVALUERING AV OSLO KOMMUNE OG OMSORG + - Prosessen frem mot funksjonell kravspesifikasjon

2 FORORD Denne rapporten er utarbeidet av Analyse & Strategi på oppdrag for Nasjonalt Program for Leverandørutvikling v/ NHO Rapporten er utarbeidet i perioden fra oktober til november 2011, og er utarbeidet av Hanne Jordell og Therese Holm Thorvaldsen. Øyvind Såtvedt har vært oppdragsleder. Oslo Analyse & Strategi AS Kjell Ove Kalhagen Side 2

3 Innholdsfortegnelse 1 Om Omsorg Bakgrunn og status Metode Om prosessen Aktivitetene Tilbakemelding fra leverandører Nytten av aktiviteter Positive og negative effekter av aktivitetene i leverandørutviklingsprogrammet Ressursbruk Innovasjon Tilbakemelding fra oppdragsgiver Innledende fase Prosessen med utvikling av kravspesifikasjon Aktiviteter Involverte aktører Ressurser Tilfredshet med programmet/oppfølging fra NHO Tilbakemelding fra bransjeforening: Norsk Teknologi (NT) Innledende fase Selve prosessen Kritisk suksessfaktor og foreløpig resultat Oppsummering og avsluttende kommentarer Side 3

4 1 Om Omsorg+ Oslo kommune tilbyr tjenesten Omsorg+, et botilbud for eldre (67+). Omsorg + er et nytt tilbud i tiltakskjeden for eldre i Oslo kommune. Med økende alder vil flere rammes av ulike funksjonsnedsettelser, som nedsatt syn, hørsel, dårlig håndgrep, balanse og demenssykdommer. Omsorg+ skal legge til rette for å opprettholde helse og funksjonsnivå for beboerne. Beboerne skal gjennom Omsorg+ kunne bo i eget hjem lengst mulig og fungere optimalt ut fra egne ressurser. med Omsorg+ er et samlokalisert boligtilbud mellom eget hjem og sykehjem. Bakgrunnen for tilbudet er tilbakemeldinger fra eldre som trenger et bredere tilbud enn hjemmebaserte tjenester, men som ikke er så pleietrengende at de trenger sykehjemsplass. Oslo kommune leier bygg som skal benyttes til Omsorg+ konseptet. Byggene må være av en viss standard for å kunne være et Omsorg+ bygg, og Oslo kommune utarbeider derfor en kravspesifikasjon for disse på sammen måte som for andre formålsbygg. 1.1 Bakgrunn og status I forkant av leverandørutviklingsprosessen forelå det en kravspesifikasjon for Omsorg +. Denne var utarbeidet i forbindelse med anskaffelse av løsninger til omsorgsbolig på Ensjøtunet. Disse boligene er i drift, men har ikke full smarthus- og velferdsteknologi installert. Det er etterspurt et system som fanger opp totaliteten som fremtidens omsorgsboliger skal ivareta, og derfor behov for å videreutvikle kravspesifikasjonen. Den nye kravspesifikasjonen for fremtidige anskaffelser er ment å være funksjonell og skal inneholde krav til smarthus- og velferdsteknologi. 1 Oslo kommune stod overfor to alternativer i revideringsprosessen. Enten kunne de revidere den eksisterende kravspesifikasjonen gjennom en ordinær prosess, eller så kunne de benytte leverandørutvikling som metode. Å benytte leverandørutviklingsprogrammet til NHO og KS ble valgt med tanke på å få innspill fra potensielle leverandører om hvordan kravspesifikasjonen burde se ut. Målet for Omsorg+ prosjektet er å ha ferdigstilt 1000 leiligheter med Omsorg+ standard innen Det er pekt ut et pilotbygg på Kampen som skal være det første som tar utgangspunkt i den nye funksjonelle kravspesifikasjonen. Oslo kommune tar sikte på å utlyse konkurranse tidlig Metode For følgeevalueringen av piloter i NHO/KS Nasjonalt Program for leverandørutvikling har Analyse & Strategi og Econ Pöyry utviklet to elektroniske spørreundersøkelser; en rettet mot bestillere og en rettet mot leverandører. Spørsmålene i spørreundersøkelsene er kvalitetssikret av oppdragsgiver. 1 Det vil fortsatt være nødvendig å lyse ut en særskilt konkurranse for hvert bygg, men den funksjonelle kravspesifikasjonen skal ligge i bunn. Side 4

5 Disse skjemaene er utviklet for å sendes ut når konkurransegrunnlaget eller kravspesifikasjonen er ferdig (fase 1) Oslo kommune representerer bestiller i denne piloten. Her var det tre respondenter totalt, men kun to svarte på undersøkelsen. Disse to ble også fulgt opp gjennom utdypende spørsmål på telefon. Når det gjelder leverandører, ble spørreskjema utelukkende sendt ut til de som deltok på en-til-en møter med oppdragsgiveren. Dette var totalt 30 leverandører, og 16 av disse har svart på spørreundersøkelsen (Svarprosent 55 %). Imidlertid kjenner vi til at det var flere leverandører som deltok på åpen dialogkonferanse/dialogmøte. Disse har vi ikke mottatt kontaktinformasjonen til, og er dessverre derfor ikke en del av evalueringen. Videre utviklet vi en intervjuguide for bransjeforeninger, for å få synliggjort deres oppfatninger av prosessen. For denne piloten gjennomførte vi et times langt dybdeintervju, over telefon, med bransjeforeningen Norsk Teknologi. 3 Om prosessen Oslo kommune deltar i partnerskapet for NHO /KS Nasjonalt program for leverandørutvikling, og er representert i styringsgruppen. Oslo kommune kjenner derfor godt til muligheten for å benytte leverandørutvikling i utvikling av kravspesifikasjoner/konkurransegrunnlag for offentlig anskaffelser. Omsorg + ble valgt som pilot, både fordi Oslo kommune er en av programpartnerne, men også fordi det forelå en kravspesifikasjon for fremtidens omsorgsboliger som skulle videreutvikles og forbedres. Det var ønskelig å utvikle kravspesifikasjonen på en slik måte at den bidrar til å løse et behov, snarere enn konkrete løsninger. Dette er sentralt, siden det er fullt mulig at bestiller selv ikke klarer å beskrive de løsningene som best løser behovet, siden de ikke innehar all kunnskap om mulighetene. Oslo kommune har en hypotese om at en leverandørutviklingsprosess vil føre til flere tilbud av høyere kvalitet for den kommende konkurransen. 3.1 Aktivitetene I leverandørutviklingsprogrammet legges det opp til flere måter å involvere leverandører på: 1. Åpen dialogkonferanse/dialogmøte 2. Speed-dating mellom leverandører 3. Workshop i regi av bransjer/leverandører 4. En-til-en møter med oppdragsgivere 5. Evt. andre tiltak. Aktivitet 1, 2 og 4, altså de aktivitetene som er uthevet i listen over, har blitt gjennomført i denne prosessen. Imidlertid står Oslo kommune ansvarlig for aktivitet 1 og 4, mens Oslo Mectech, på eget initiativ igangsatte aktivitet 2. Side 5

6 Arbeidet ble formelt igangsatt med åpen dialogkonferanse som ble avholdt i januar Det møtte opp interesserte aktører fra leverandører, KS, NAV, NHO og andre aktører, deriblant Oslo Medtech. På dialogkonferansen tilbød Oslo Medtech å arrangere og finansiere speed-dating mellom leverandører. Hensikten med aktiviteten var at bedrifter med komplementær kompetanse, som er på jakt etter partnere innen FoU og teknologi, skulle møtes og bli kjent med hverandre for å starte arbeidet med utarbeidelse og innsending av felles innspill til Oslo kommune. Del 2 av dialogkonferansen ble avholdt som en-til-en møter mellom leverandører og Oslo kommune. Her ble leverandørene invitert til å komme med innspill, og presentere seg selv for Oslo kommune. Det ble avholdt en-til-en møter med 30 leverandører i prosessen. Oslo kommune ønsket i den forbindelse at følgende spørsmål skulle besvares: 1. Hva kreves av grunninstallasjon i et kommunalt Omsorg+ bygg for å kunne gjennomføre deres løsning? 2. Gi et estimat for kostnader for en plattform/grunnpakke for installasjon, i hver bolig og sentralt i bygget både for investering og drift 3. Er det krav som vil begrense konkurransen eller gjøre løsningen unødvendig kostbar. En-til-en møtene foregikk slik at leverandører fikk en halv time til å presentere seg selv og sitt løsningsforslag for en tverrfaglig sammensatt gruppe i kommunen. Side 6

7 4 Tilbakemelding fra leverandører I dette kapittelet gjennomgår vi tilbakemeldinger fra leverandører knyttet til leverandørutviklingsprosessen, herunder nytte, effekter og ressursbruk. 4.1 Nytten av aktiviteter Det framgår av spørreundersøkelsen at alle de 16 respondentene har deltatt på dialogkonferansen, 8 har deltatt på speed-dating mellom leverandører og 15 har deltatt på en-til-en møter med oppdragsgiveren. Noen av leverandørene mener de har deltatt på work-shops, men siden dette ikke er en aktivitet som ble arrangert, har vi ikke tatt med vurderingene knyttet til denne aktiviteten. Mulig leverandørene ikke selv er helt klar over hva slags aktiviteter de har deltatt på. Figurene under illustrerer hvordan respondentene rangerer nytteverdien til de ulike aktivitetene som har vært arrangert. Figur 1 Hvordan vurderer virksomheten nytten av aktivitetene Oslo kommune har arrangert i forbindelse med prosessen? 0 % 10 % 20 % 30 % 40 % 50 % 60 % 70 % 80 % 90 % 100 % Åpen dialogkonferanse/dialogmøte Speed-dating mellom leverandører En-til-en møter med oppdragsgiver Svært nyttig Litt nyttig Hverken nyttig eller unyttig Ikke spesielt nyttig Direkte unyttig Under har vi laget kakediagrammer for hver enkelt av aktivitetene som ble arrangert, men der kategoriene svært nyttig og litt nyttig er slått sammen til én kategori: nyttig, og kategoriene ikke spesielt nyttig og direkte unyttig har blitt slått sammen til én kategori: unyttig. Side 7

8 Figur 2 Hvordan vurderer virksomheten nytten knyttet til Åpen dialogkonferanse/dialogmøte? Åpen dialogkonferanse/dialogmøte 6 % 6 % Nyttig 88 % Verken nyttig eller unytting Unyttig Figur 3 Hvordan vurderer virksomheten nytten knyttet til Speed-dating mellom leverandører? 2 Speed-dating mellom leverandører 27 % Nyttig 9 % 64 % Verken nyttig eller unytting Unyttig 2 Det gjøres oppmerksom på at selv om det kun er 8 respondenter som har meddelt at de har deltatt på speeddating mellom leverandører, så er det 11 respondenter som har uttalt seg om nytteverdien til denne aktiviteten. Side 8

9 Figur 4 Hvordan vurderer virksomheten nytten knyttet til en-til-en møter med oppdragsgiver? En-til-en møter med oppdragsgiver 6 % 7 % Nyttig Verken nyttig eller unytting 87 % Unyttig Som det kommer fram av figurene over, er overvekten av respondentene godt fornøyd med aktivitetene, og vurderer dem til å ha vært nyttige. De fleste respondentene vurderer nytten til å være svært høy. Det framkommer imidlertid at det er aktiviteten speed-dating mellom leverandører som leverandørene har vært minst fornøyd med. Respondentene ble også spurt hvorvidt de ville vært interessert i å delta på tilsvarende aktiviteter i forbindelse med en annen konkurranse eller utvikling av kravspesifikasjon. Figuren under illustrerer svarene på dette spørsmålet. Side 9

10 Figur 5 Vil virksomheten deres vært interessert i å delta på følgende aktiviteter i forbindelse meden konkurranse eller utvikling av kravspesifikasjon i fremtiden? 0 % 20 % 40 % 60 % 80 % 100 % Åpen dialogkonferanse/dialogmøte Speed-dating mellom leverandørerer Workshop En-til-en møter med oppdragsgiver Annet Ja Nei Usikker Svarene her underbygger svarene knyttet til nytteverdi. Respondentene virker å se nytten av denne typen aktiviteter, og vil derfor i stor grad delta ved en senere anledning. Det framkommer også av denne figuren at det er noe mer usikkerhet knyttet til speed-dating mellom leverandører enn de andre aktivitetene. En-til-en møter med oppdragsgiver ønsker alle respondenter å delta på ved en senere anledning. Ved denne piloten ble det ikke gjennomført workshop i regi av bransjer/leverandører, men som Figur 5 viser, er det flere respondenter som kunne tenkt seg å delta på en slik aktivitet. 4.2 Positive og negative effekter av aktivitetene i leverandørutviklingsprogrammet Figurene under illustrerer hva respondentene har når det gjelder positive og negative effekter av aktivitetene i leverandørutviklingsprogrammet. Side 10

11 Figur 6 Hvilke positive effekter har aktivitetene til Oslo kommune hatt for virksomheten? Økt kunnskap om kunden generelt 56,2% Økt kunnskap om kundens behov 75,0% Mulighet til å presentere virksomheten for kunden Mulighet til å informere kunden om virksomhetens løsninger som egner seg for denne kravspesifikasjonen 81,2% 81,2% Mulighet til å levere et bedre tilbud enn ellers 43,8% Mulighet til å delta på relevante bransjetreff 18,8% Fått kontakt med mulige samarbeidspartnere 37,5% Fått bedre kunnskap om markedet 43,8% Fått kunnskap om ny teknologi generelt 6,2% Har blitt inspirert til å drive innovasjon/utvikle nye løsninger 31,2% Annet (spesifiser i feltet under) 6,2% Alle de 16 respondentene i spørreundersøkelsen krysset av på en eller flere av kategoriene under positive effekter. Som det går fram av figuren, har de største positive effektene vært at virksomheten har hatt mulighet til å presentere seg for kunden, og presentere den løsningen de sitter på som kan være relevant for denne kravspesifikasjonen. Totalt 13 av de 16 respondentene har påpekt dette. Det er også flere som trekker fram at økt kunnskap om kundens behov har vært en positiv effekt (12 respondenter). En respondent har krysset av for annet, og i kommentarfeltet kom det fram at det var positivt at virksomheten fikk synliggjort begrensningene. Side 11

12 Figur 7 Hvilke negative effekter har aktivitetene til Oslo kommune hatt for virksomheten? Markedsposisjonen vår trues generelt gjennom at flere potensielle leverandører får kontakt med kunden 12,5% Prosessen øker trolig konkurransen 50,0% Vi er bekymret for at konkurrentene har fått for mye informasjon om våre løsninger/produkter 12,5% Annet (spesifiser i feltet under) 37,5% Når det gjelder negative effekter, så er det bare 8 av respondentene som har krysset av for en eller flere av kategoriene. Dette innebærer at halvparten av respondentene antakelig ikke opplevde noen negative effekter ved å delta i leverandørutviklingsprogrammet. Av de 8 som krysset av på negative effekter, var det fire stykker som påpekte at prosessen trolig øker konkurransen. Det er tre respondenter som har krysset av på andre negative effekter, men fra kommentarfeltet framkommer det at det i realiteten kun er en respondent som opplevde andre negative effekter, og dette var knyttet til ressursbruken. De andre kommentarene uttrykker at det egentlig ikke var noen negative effekter. En respondent påpekte følgende: Når en skal leve delvis av rådgivning, oppleves dette litt som å "gi bort" kompetanse. Vi anser det likevel som nødvendig å delta for å kunne være i posisjon når anbudsinvitasjonen kommer. Side 12

13 4.3 Ressursbruk Figuren under illustrerer deltakernes tilbakemeldinger når det gjelder ressursbruk i denne prosessen. Figur 8 Gitt at virksomheten deres ikke vinner anbudskonkurransen som vil arrangeres i framtiden. Hvordan vurderer dere resultatet av aktivitetene dere har deltatt på? Vi har oppnådd mer enn ressursene som er brukt 31,2% Vi har oppnådd det samme som ressursene som er brukt 12,5% Vi har oppnådd mindre enn ressursene som er brukt 56,2% Alle de 16 respondentene svarte på dette spørsmålet. Som det framkommer av figuren, mener over halvparten av respondentene (9 respondenter) at dersom de ikke vinner den framtidige konkurransen, vil ressursbruken ikke svare til resultatet. Respondentene ble også bedt om å spesifisere timeantallet de har brukt på de enkelte aktivitetene. Av de totalt 16 respondentene, har 14 spesifisert timeantallet brukt på dialogkonferansen. Her framkommer det at virksomhetene i gjennomsnitt har brukt om lag 15 timer til dette. Variasjonen mellom respondentene er imidlertid stor. En av virksomhetene har stipulert 50 timer, mens andre har stipulert 4-5 timer. Av de totalt 16 respondentene, har 11 spesifisert timeantallet brukt på en-tilen møter. Her er gjennomsnittlig timebruk rundt 11 timer, men den varier mellom 3 og 30 timer hos den enkelte respondent. Det framkommer også at virksomhetene i gjennomsnitt har brukt 15 timer ekstra på denne prosessen sammenliknet med en ordinær anskaffelsesprosess. Side 13

14 4.4 Innovasjon Respondentene ble stilt spørsmålet hvorvidt deres tilbud ville sett vesentlig annerledes ut, dersom de ikke hadde deltatt i prosessen. Figuren under illustrerer svarene på dette spørsmålet. Figur 9 Ville et tilbud fra virksomheten deres sett vesentlig annerledes ut, dersom dere ikke hadde deltatt i prosessen? 0,0% 10,0% 20,0% 30,0% 40,0% 50,0% Ja 25,0% Usikkert 31,2% Nei 43,8% Som det framgår, er det et mindretall av respondentene som mener tilbudet ville sett annerledes ut uten denne prosessen. 43,8 prosent mener at tilbudet ikke ville sett noe særlig annerledes ut (7 respondenter). Dette illustrerer at prosessen kanskje ikke har bidratt til så veldig mye innovasjon hos leverandørene. På den andre siden, viser Figur 6 at 43,8 prosent av respondentene at en av de positive effektene ved å delta i denne prosessen, var at leverandørene fikk mulighet til å levere et bedre tilbud enn ellers. Leverandørene ble også stilt spørsmålet hvorvidt de tror oppdragsgiver får et bedre produkt enn de ville fått tidligere. Side 14

15 Figur 10 Tror dere at Oslo kommune vil oppnå en leveranse som svarer bedre til behovet, som følge av aktivitetene som er arrangert? 0,0% 10,0% 20,0% 30,0% 40,0% 50,0% 60,0% Ja, helt sikkert 12,5% Ja, kanskje 56,2% Nei, antageligvis ikke 18,8% Nei, helt sikkert ikke 6,2% Vet ikke 6,2% Som figuren viser mener de fleste av respondentene at de tror Oslo kommune får en bedre leveranse som følge av aktivitetene som er arrangert. Imidlertid er ikke dette ensbetydende med at leveransen vil være mer innovativ enn uten denne prosessen. Side 15

16 5 Tilbakemelding fra oppdragsgiver I dette kapittelet gjennomgår vi tilbakemeldingene fra oppdragsgiver knyttet til leverandørutviklingsprosessen. Det er to respondenter fra Oslo kommune som har vært intervjuet. Det er verdt å merke seg at disse to har hatt ulike roller i prosjektet. Den ene respondenten er prosjektleder for anskaffelsen og den andre respondenten er Oslo kommunes representant inn i styringsgruppen for leverandørutviklingsprogrammet. 5.1 Innledende fase Omsorg+ en viktig satsing for Oslo kommune, og bystyremelding 1/2008 om fremtidens eldreomsorg i Oslo er utgangspunktet for behovet som skal løses innenfor Omsorg +. Fra bystyremeldingen 3 : Byrådet vil satse på å realisere omsorgsboliger med døgnbemanning i Omsorg+. Samlet kapasitet i sykehjemsplasser og Omsorg+ tilbud skal tilsvare en dekningsgrad på minimum 25 % av eldrebefolkningen som er 80 år og over. Omsorg+ skal være en moderne bolig som har beholdt aldershjemmets sentrale kvaliteter. Byrådet vil at det i de nye Omsorg+ prosjektene og ved nye sykehjemsprosjekter skal vurderes hvorvidt, og evt. i hvilken grad bruk av smarthusteknologi kan bedre tryggheten og sikkerheten for beboerne. Målsettingen med Omsorg + er at den enkelte eldre skal få bo hjemme lengst mulig. Ved årsskiftet 2010/2011 hadde kommunen ferdigstilt 249 slike boliger, og denne satsingen vil øke kraftig. Innen 2015 er målsettingen å utvikle Omsorg+ leiligheter, fordelt på alle bydeler. Dessuten skal sykehjemsplasser moderniseres innen 2020, og modernisering av ytterligere 300 plasser og nyutvikling av plasser innen For gjennomføring av leverandørutviklingspiloten, ble det nedsatt en egen prosjekt- og arbeidsgruppe som ble ledet av byrådsavdeling for eldre og sosiale tjenester. Oslo kommune er av den oppfatning at organiseringen av prosjektet var hensiktsmessig og at beslutningen om at denne metoden skulle brukes var godt forankret i ledelsen. Begge respondentene fra Oslo kommune er av den oppfatning at det er viktig at kravspesifikasjonen knytter leverandørens produkt/løsning til innovasjon. For denne anskaffelsen ønsker de å oppnå innovasjon gjennom en ny sammensetning av eksisterende produkter/løsninger. De er også helt 3 Notat (2010): Smarthusteknologi i Oslo kommune (Omsorg +). Pilotprosjekt i NHO/KS Nasjonalt program for Leverandørutvikling og Regionalt program for Leverandørutvikling Hovedstadsregionen. Side 16

17 samstemte når det gjelder egnetheten til leverandørutvikling som metode for å oppnå denne innovasjonen. 5.2 Prosessen med utvikling av kravspesifikasjon Begge respondenter er helt samstemte når det gjelder tilfredshet med leverandørutviklingsprosessen. Begge er av den oppfatning at kravspesifikasjonen har blitt mer funksjonell, noe som gir markedet større muligheter til å bli mer innovative samtidig som Oslo kommune får tilgang på flere løsninger å velge mellom for den endelige anskaffelsen Aktiviteter Oslo kommune vurderer dialogkonferanse og en til en møter til å ha vært svært nyttige aktiviteter, og scorer høyest på skalaen fra 1 til 5. Når det gjelder speed-dating i regi av bransjen blir også denne vurdert til å ha vært nyttig, men scorer likevel noe dårligere sammenlignet med de andre aktivitetene. For bestiller har det sammenheng med at spørsmålet var vanskelig å svare på i og med at de ikke selv arrangerte aktiviteten. Som det fremgikk av svarene til leverandørene vurderer også de speed-dating som en nyttig aktivitet, men mindre nyttig enn de andre aktivitetene. Som nevnt i kapittel 4, har noen av leverandørene opplyst om at de var med på workshops, til tross for at det ikke inngikk som en av aktivitetene som ble gjennomført i prosessen. Det kan tyde på at det ikke har kommet helt godt frem hva slags aktivitet de har vært med på Involverte aktører I tillegg til leverandørene ble noen andre relevante aktører trukket med i prosessen. I første rekke dreide det seg om representanter for ansatte ved omsorgboliger i bydeler i Oslo og noen fra Omsorgsbygg. Når det gjelder IKT-løsninger, ble det involvert noen fra Utviklings- og kompetanseetaten(uke) i Oslo kommune. Da første utkast til nåværende funksjonell kravspesifikasjon forelå ble den sendt på høring til Rådet for mennesker med nedsatt funksjonsevne og til det sentrale eldrerådet. Førstnevnte hadde ingen innspill, men det sentrale eldrerådet mente kravspesifikasjonen var for tekniske til at de kunne komme med noen konkrete innspill. De hadde ønsket å bli involvert tidligere i prosessen Ressurser I Oslo kommune ble det nedsatt en arbeidsgruppe til å jobbe med aktiviteter, og følge opp prosessen. Begge respondenter anslår at det totalt for Oslo kommune gikk med mellom fire og åtte ukesverk ekstra til denne prosessen, sammenlignet med en ordinær kravspesifikasjon. Det var ikke satt av eget 4 Informasjon mottatt under telefonintervju med Eva Hurtig 27. okt 2011 Side 17

18 budsjett til dette, men oppdragsgiverne oppfattet ikke dette som problematisk. Det var nok økonomiske ressurser til gjennomføring av leverandørutviklingsprosessen. Respondentene oppfattet også at det var handlingsrom til å legge til aktiviteter som opprinnelig ikke var planlagt, dersom det viste seg hensiktsmessig. Imidlertid sprakk tidsskjemaet i forhold til det som opprinnelig var planlagt. Omfang og fremdrift for prosjektet ble definert i dialog med NHO i desember I den opprinnelige gjennomføringsplanen var det lagt av mindre tid enn det som faktisk gikk med. Det var lagt opp til at kravspesifikasjonen skulle være ferdig på vårparten, men den ble ikke klar før 31. august, siden oppfølging av dialogaktiviteter tok lenger tid enn planlagt. Her kom frem mer informasjon enn forventet, og det tok derfor lenger tid å bearbeide dette enn det som var lagt inn i den opprinnelige fremdriftsplanen. En av respondentene trakk fram at workshops er en aktivitet som med fordel kunne være tilbudt i denne leverandørutviklingsprosessen, for å bidra til en bedre gruppedynamikk. 5.3 Tilfredshet med programmet/oppfølging fra NHO Begge respondenter er tilfredse med selve programmet og den oppfølgingen de har fått av NHO. De oppgir at prosessen har gitt dem kunnskap om løsninger som de ellers ikke ville ha fått, at de har fått en mer omfattende dialog med leverandører som følge av å benytte metoden. De oppgir at leverandørutvikling som metode har vært en effektiv måte å komme i kontakt med leverandørene på, og dermed bidratt til å gi god oversikt over hva markedet kan tilby innen dette segmentet. Selv om denne prosessen ble mer ressurskrevende enn en ordinær prosess 5 tyder bestillers tilfredshet på at de har fått mer igjen for det enn de har investert. En av respondentene nevner eksplisitt at leverandørutvikling som metode åpner for større muligheter for innovasjon ved at kunden må være tydelige på hva som er behovet og så lar markedet vurdere alternative løsninger. Derfor er det nyttig for fremtidige anskaffelser. I anskaffelsesstrategien til Oslo kommune er det nedfelt at kommunen skal arbeide med innovasjon gjennom offentlig anskaffelser, og leverandørutvikling som metode er en måte å gjøre det på. Begge respondenter oppgir i undersøkelsen at det er sannsynlig at de kommer til å benytte metoden ved fremtidige anskaffelser. Respondentene mener videre, at bistanden fra NHO/KS Nasjonalt program for leverandørutvikling har vært svært nyttig for å kunne gjennomføre prosessen med å utvikle en mer funksjonell kravspesifikasjon. Kommunen fikk i prosessen en oversikt over hva markedet kan tilby, noe som ga en trygghet og bevissthet når kravspesifikasjonen skulle utarbeides. 5 Begge oppgir at det gikk med 4-8 ekstra ukesverk i utforming av denne kravspesifikasjonen sammenlignet med det som legges av i en ordinær prosess. Side 18

19 Bestiller trekker frem at programmet konkret har bistått med råd og veiledning i forbindelse med utforming av kravspesifikasjonen samt at de aktivt har bidratt i planlegging og gjennomføring av aktiviteter i prosessen. Side 19

20 6 Tilbakemelding fra bransjeforening: Norsk Teknologi (NT) Norsk Teknologi er en landsforening i NHO som omfatter de tekniske entreprenørbedriftene i Norge. NT har vært involvert i flere leverandørutviklingsprosesser tidligere, og har derfor erfaring og kunnskap fra tidligere medvirkningsprosesser i forbindelse med offentlige anskaffelser. 6.1 Innledende fase NT har vært involvert i prosessen med Omsorg + siden bystyremelding 1/2008 om fremtidens eldreomsorg i Oslo ble vedtatt. De har både deltatt i forarbeid til kravspesifikasjonsarbeidet, og i den endelige prosessen med utvikling av kravspesifikasjon, som fulgte leverandørutvikling som metode. Rollen NT har hatt i prosessen har både bestått i å bistå Oslo kommune med nødvendig informasjon om leverandørmarkedet gjennom møter og workshops i innledende fase, og å informere og motivere egne medlemmer, altså leverandørbedriftene, til å delta i aktiviteter i leverandørutviklingsprosessen. Når det gjelder ressurser anslår de at det fra NT sin side er lagt ned 2-3 dagsverk i selve leverandørutviklingsprosessen. På et overordnet nivå ligger NT sin motivasjon for deltagelse i vissheten om at det er et betydelig potensial for innovasjon og mer effektive resultater i offentlige anskaffelser. Det er en fordel at bestiller er oppdatert på mulighetsrommet om hva som kan tilbys i dagens marked, og spesielt innen dette området hvor det kan finnes mange ulike kombinasjoner av løsningsforslag som kan dekke behovet for morgendagens omsorgsboliger. På et mer konkret nivå har NT har fått tilbakemeldinger fra sine medlemmer om at det grunnet anskaffelsesreglene tradisjonelt er en utfordring å komme i inngrep med innkjøper, og at det er behov for juridisk kvalitetssikrede dialogarenaer der de får anledning til å presentere sine teknologiske løsninger. NT opplever derfor at mandatet til NHO/KS Nasjonalt Program for Leverandørutvikling er svært viktig, både i et samfunnsmessig perspektiv, for de aktuelle offentlige bestillere og for egne medlemmer. NT trekker også frem at det er en stor fordel med en nøytral fasilitator i slike prosesser som tar hånd om at dialog og kontakt foregår innenfor godkjente anskaffelsesjuridiske rammer. Det har bidratt til trygghet om at prosessen går riktig for seg, og ført til et godt sluttresultat. 6.2 Selve prosessen NT deltok selv ikke i dialogmøtene i regi av Oslo kommune, men trekker frem at det har vært en god dialog med bestiller og programmet, og at de har fulgt prosessen gjennom sine medlemmer. Både når det gjelder oppslutning og deltagelse på aktiviteter, og når det gjelder tilbakemeldinger fra medlemmer anser NT prosessen som profesjonelt gjennomført og vellykket. Leverandører NT har vært i kontakt med trekker blant annet frem at de opplevde hos Oslo kommune å få gehør for å se anskaffelsen i et bredere faglig og organisatorisk perspektiv. De har blitt lyttet til hos bestiller, slik at det i prosessen både har vært fokus på å se anskaffelse og drift i sammenheng. På Side 20

21 en slik måte blir livsløpsperspektivet vektlagt, som er viktig for å få et totalbilde over funksjonalitet, løsningskvaliteter, kostnader og mulige besparelser. NT trekker frem at innovasjonspotesialet også må sees i et langsiktig livsløpsperspektiv. Det ligger store muligheter for innovasjon både i nye, konkrete produkter, løsningsdesign for gode funksjoner for beboere og personell og i måten omsorgsboligene driftes på. Altså både produkt-, prosess- og tjenesteinnovasjon. Tilbakemeldingene vi får fra NT er at prosessen har vært nyttig, og helt nødvendig for å komme til den funksjonelle kravspesifikasjonen som i dag foreligger. Samtidig understreker de at tidlig dialog med leverandørmarkedet er et virkemiddel, ikke et mål i seg selv. 6.3 Kritisk suksessfaktor og foreløpig resultat NT har satt seg inn i den endelige kravspesifikasjonen, og er godt fornøyd med resultatet, som et godt utgangspunkt for å starte de konkrete anskaffelsene. Men, det er viktig at den oppdateres ved behov underveis, når en begynner å ta lærdom av hvordan den fungerer i praksis. NT mener modellen Oslo kommune har valgt er god, ved å beskrive funksjonskrav, og slik la det være fleksibilitet for at tilbydere kan bruke ulike tilnærminger for løsningsforslag. Den funksjonelle kravspesifikasjonen gir handlingsrom for å realisere de brukeroptimale løsningene. Modellen vil samtidig stille krav til gjennomføringsfasen, ved å åpne opp for mulighet for å innovere når jobben skal gjøres; i etterkant av kontraktsinngåelse mellom bestiller og valgt(e) leverandør(er). Kravspesifikasjonen er krevende, i den forstand at flere leverandører antagelig må finne samarbeidspartnere for å levere bredden av - og optimale løsninger. I den forbindelse er NT kjent med at det er kontakt mellom leverandører, som en følge av prosessen. NT mener at det er svært viktig at leverandørene ser at det er et mål i sikte (her en konkurranse). Dette er viktig for å motivere leverandørene til å delta og å engasjere seg i prosessen. Alle er interessert i hva som potensielt er i den andre enden for akkurat dem, og da må det komme en konkret konkurranse mens de fremdeles har prosessen friskt i minnet. NT trekker frem at det hadde vært interessant å se på muligheter for en involvering av leverandørutviklingssekretariatet når prosessen med prosjektgjennomføring pågår. På den måten kan gjennomføringsfasen også fungere som en lærings- og utviklingsarena der eksterne aktører, deriblant brukergrupper, involveres. Alt i alt oppsummerer NT med at opplegget har fungert svært godt, og de vil fortsette aktivt å promotere fremtidige leverandørutviklingsprosesser som er interessante for deres medlemmer. Side 21

22 7 Oppsummering og avsluttende kommentarer Som denne undersøkelsen viser, virker både leverandører og oppdragsgivere å være fornøyd med leverandørutviklingsprogrammet, og prosessen de har vært igjennom for å utvikle en funksjonell kravspesifikasjon for Omsorg +. Det samme gjelder for bransjeforeningen Norsk Teknologi som vi snakket med. Oppdragsgiver er også fornøyd med det foreløpige resultatet. Dette er første fasen av en følgeevaluering av piloten, og det er derfor vanskelig å vurdere hvorvidt prosessen har bidratt til økt innovasjon så lang, altså om det har skjedd innovasjon ved utvikling av kravspesifikasjonen. Innovasjonseffektene, hvorvidt man har lykkes med en mer innovativ løsning enn tidligere, vil forhåpentligvis kunne vise seg senere, i konkurransegjennomføringen og i oppføring av pilotbyggene. Det virker ikke som om oppdragsgivere og leverandører har brukt uforholdsmessig mye ressurser på prosessen. Det er i alle fall ikke noe som har blitt trukket fram som et stort problem, selv om enkelte leverandører har stilt spørsmålet om kompensasjon for tidsbruk. Det går an å vurdere om det finnes måter å redusere ressursbruken på. Oslo kommune nevnte at den første delen av dialogkonferansen, som i praksis i hovedsak er presentasjon av oppdragsgivers problemstilling, kan overføres på web. Da vil aktører som ikke har muligheter til å delta på konferansen, også få en bedre innsikt i kommunens problemstilling. Dette er ressursbesparende totalt sett, og det bidrar også til å involvere flere aktører. Når det gjelder aktivitetene, viste det seg at speed-dating mellom leverandører i regi av Oslo MedTech i mindre grad enn de øvrige aktivitetene har vært nyttige. Det kan være hensiktsmessig å grave litt mer i årsakene til dette, for det er jo ønskelig at leverandører skal komme i dialog med hverandre, for å se om det finnes helt nye løsninger som kan tilbys i samarbeid. I den sammenhengen kan det også være interessant å vurdere om workshops vil kunne være en vel så egnet metode for å få dialog mellom leverandører, slik Oslo kommune påpekte. I løpet av evalueringsperioden vil det være hensiktsmessig å se hvorvidt det er aktiviteter som i praksis viser seg å være unødvendige for resultatet. Både Oslo kommune og bransjeforeningen er godt fornøyd med den funksjonelle kravspesifikasjonen, som et godt utgangspunkt for å starte de konkrete anskaffelsene. Men, det er viktig at den oppdateres ved behov underveis, når en begynner å ta lærdom av hvordan den fungerer i praksis. Det er også trukket frem som en viktig kritisk suksessfaktor at det relativt raskt kommer en konkurranse i etterkant av en leverandørutviklingsprosess, slik at leverandørene opplever at det er mål i sikte når de deltar i dialogaktivitetene. Både leverandørene og eldrerådet stusset over at sluttbrukerne, altså de som kan tenkes å bo i en slik fremtidsrettet omsorgsbolig, i liten grad ble involvert i prosessen. I følge Oslo kommune, skal de være representert gjennom det sentrale eldrerådet, men som nevnt, ble de involvert sent i prosessen, og de hadde dessuten utfordringer med å gi en god tilbakemelding, siden kravspesifikasjonen er meget teknisk. Brukere kjenner behovet aller best, og kan følgelig bidra med relevante innspill til hva som kan gjøre en hverdag enklere. Vi vil derfor trekke frem at brukere eller brukerorganisasjoner ikke har vært involvert som en mulig svakhet ved denne piloten, og en problemstilling som man kan tenke på ved senere piloter. Side 22

23 NHO/KS Nasjonalt Program for leverandørutvikling har fått gode skussmål når det gjelder ytt bistand, både fra leverandører, Norsk Teknologi og Oslo kommune. Tidsskjemaet sprakk noe sammenlignet med den opprinnelige planen, så det ligger et forbedringspotensial i å klare å planlegge bedre for tidsbruk, og slik treffe bedre når det gjelder omfanget av å gjennomføre prosessen. Side 23

24 Side 24