Tilbakeblikk på Anbudsprosess Sykesignalanlegg. Heidi Sivertsen

Transkript

1 Tilbakeblikk på Anbudsprosess Sykesignalanlegg

2 Kunnskap fra forprosjektet Kjennskap til markedet/tekniske løsninger Kjennskap til dagens sykesignalanlegg Kjennskap til brukernes, medarbeidere, og organisasjonenes behov Kjennskap til bruker/pasienter på Lyngbakken Så satt vi der rundt bordet...med denne kunnskapen. Men ingen kravspesifikasjon Vi manglet «ny bestiller kompetanse»

3 Gjennomføring av hovedprosjekt Mandat Ny prosjektgruppe Ny kunnskap Nye Arbeidsprosesser Kravspesifikasjon

4 Oppstarts vansker.. - hvorfor? Hvor begynner vi? Hva er rammeverket for kravspesifikasjon? Hvordan beskrive behovene, og ikke teknologien? Hva er velferdsteknologi? Hvilken kompetanse trenger vi i prosjektgruppa for å løse oppgaven? Svar: Det er vanskelig å bestille noe en ikke vet hva er.

5 Prosjektdeltagere Ansattes kompetanse. Leder og organisasjonens kompetanse. It kompetanse. Prosjektkompetanse. Innkjøpskompetanse. Byggeteknisk kompetanse.

6 Kompetansebygging i prosjektgruppa Hvordan beskrive brukergruppens behov, og forstå hvilke krav vi skal stille? Det tok tid å få en felles forståelse av behovet for velferdsteknologi gjelder det oss? Erkjenne at felles kompetanseløft er krevende og tar tid. Ha beina på jorda vær innovativ Og hvordan gjør vi det

7 Erfaring fra et leverandørbesøk Hensikten var å få økt innsikt og forståelse. Opplevelsen ble et møte hvor vi var i to forskjellige verdener. De forsto ikke våre behov Eller var det faktisk slik at vi ikke viste hva vi skulle ha? Vi reiste hjem med uforrettet sak Motløse Læring: Sørg for at bestillingen er klar!

8 Skiens rammeverk for en innovativ anskaffelse. Hvilke primære oppgaver skal vi løse? 1. Anskaffe et sykesignalanlegg. 2.Tilrettelegge for bruk av velferdsteknologi. Hva og hvordan definerer vi behovet og innovasjonsrommet? 1. Brukergruppens funksjonsrettede behov 2.Teknologiens svar på løsning.

9 Kravspesifikasjonens arbeidslag Dialogkonferanse 1+2 kjennskap til markedet. Forprosjektrapport Sintef samlet interessent analyse. Egne erfaringer fra bruk av sykesignalanlegg i Skien Det som manglet ble et krav Funksjonsanalyse definisjon av brukergruppe og deres behov

10 Lederinvolvering Spørsmålene som ble sendt ut til ledere ved alle sykehjem. 1. Hvilket sykesignalanlegg har dere? 2. Hva er dere fornøyd med? 3. Hva er dere ikke fornøyd med? 4. Hva savner brukerne? 5. Hva savner de ansatte? 6. Hvilke erfaringer har dere som organisasjon?

11 Ansatte best i klassen til å se behovene og sammenhengen Ansatt involvering betyr å sette ord på taus kunnskap. Tidlig involvering, øker ansattes forståelse av hva velferdsteknologi er og kan være. Å beskrive egen arbeidsprosess fra alarmen går til alarm kvitteres ut. Å forstå og beskrive hvordan innføring og bruk av velferdsteknologi påvirker egen arbeidssituasjon

12 Spørsmål vi stilte, -men som ikke ble besvart. 1. Velg ut beboere med og uten kognitiv svikt. 2. Gi eksempel på scenarioer hvor alarmen går. 3. Beskriv hendelsesforløpet. 4. Hva skjer når det svikter i hendelsesløpets handlingskjede?

13 Metode for involvering og felles forståelse Alarm utløses Med hva varsles det? Hvor mottas/vises alarm Hvor avstilles alarm Med hva avstilles alarm Hva fungerer og hva fungerer ikke? Kan du beskrive en episode fra hverdagen når alarm går?

14 Brukerinvolvering Kartlegging av aktiv varsling ved Skien sykehjem. 1. Beskriv din opplevelse av å bruke sykesignalanlegget. 2. Har du noen tanker om hva som fungerer bra/ikke bra. 3. Hvordan skulle det vært hvis du fikk velge? Status : 34 av 74 beboere benyttet aktiv varsling

15 Svar fra beboer Skien sykehjem «Snora er så tynn. Med gikt i hender som er uten kraft, hender det at jeg ikke klarer å utløse alarmen» «Tror jeg har ringt, men så har jeg ikke ringt allikevel» Observasjon: Bruker sitter i en stol på motsatt side av rommet hvor alarmen befinner seg. Bruker kan ikke reise seg og har ingen mulighet til å nå ringesnoren.

16 Oppsummering av involveringsprosessen Beskriver funksjonsevnen og ressursene til brukergruppen. Beskriver manglende funksjonsevner. Belyser mangler i dagens sykesignalanlegg. Gir leverandørmarkedet en innsikt i brukergruppens behov. Målsetting: Kundens funksjonelle krav = Leverandørens innovative handlingsrom og leveranse.

17 Funksjonelle krav/innovasjon Funksjonsbeskrivelse av brukergruppens behov Konkretisering av formålet, og hvilke krav løsningen skal innfri? Leverandør og kundens handlingsrom for innovative løsninger

18 Historien om Anna fulgte oss Gjennom metodetenking. I innledningen til kravspesifikasjonen. Gjennom forhandlinger. I utarbeidelse av «case/oppgaver» I demo på gamle Ekdal. I vektingen. I opplæringen «Bor nå på Lyngbakken»

19 Anna Vi beskrev Anna slik: Kognitiv svikt. Ser og hører dårlig. Redusert gripeevne. Ustø, lett for å falle. Respirasjonsproblemer/angstrelatert.

20 Anskaffelsen Kjøp etter forhandling ( 2 faser). Prekvalifisering av leverandør (3 5). Kvalifisering av produkt. Kravspesifikasjon: Utgangspunkt i Annas behov. Inndeling: Obligatorisk og ønskelig krav. Innovasjonsrommet : Beskrivelse av senarioer relatert til brukerens behov.

21 Vi ventet på svar og tenkte.. Har de forstått Annas behov? Har vi laget en tydelig nok bestilling? Får vi sykesignalanlegg? Ja Får vi et sykesignalanlegg og teknologi som ivaretar Annas behov for å varsle?

22 Tilbudene kom Åpning av «pakker»- spennende nok!! Forhandlingsmøter: Mange spørsmål men ikke alltid svar Forstod vi tilbudet? Ja, men ikke godt nok. Hvordan vurdere og vekte når en ikke vet? Svar : Vi må ikke bare beskrive scenarioene, vi må se tilbudene demonstrert.

23 Demo Test arena Ekdal Hensikt: Kvalifisering/vekting/ansatt involvering/innovasjon. Fokus: Annas, ansattes og organisasjonens behov for sykesignalanlegg. Trinnvis prosess: Obligatoriske og ønskelige krav opsjoner og rom for innovasjon. Mål: Har vi klart å synligjøre behovene? Vi får se

24 Valg av leverandør Hvordan vekte funksjonelle krav i innovative anskaffelser? Oppfyllelse av gitte kriterier i kravspesifikasjon er overordnet. (hard score) Vurdering av brukervennlighet og innovative løsninger. (subjektiv og behovsrelatert vurdering) Demo av løsningen i testleilighet.

25 Ny kunnskap Kjenne til og beskrive brukergruppens behov Ny bestiller kompetanse Kjennskap til det teknologiske mulighetsrommet Lært at innovasjon skjer i møter mellom mennesker med ulike behov og ulik kompetanse

26 Takk for følge på vår reise