DEN NORSKE KIRKE Gjesdal kirkelige fellesråd

Transkript

1 Møtebok for Møtedato: Møtetid: kl. 18:00 Møtested: Ålgård kirke (Møterom, kirkekontoret) Tilstede: Aud Marit Eidsaa Hauge, Torgeir Lima, Frank Sivertsen, Lars Arne Ueland, Helge Årsvoll, Terje Kårstad, Oddbjørn Stangeland. Meldt forfall:. Saker Sak 001/17 Økonomiplan for GKF Økonomiplan med handlingsprogram for legges her frem for fellesråd. AU har jobbet frem et forslag til reviderte målsettinger som fellesråd kommer til å bruke noe tid i møte til å diskutere. Ellers legger planen frem oppgaver for fellesråd i Gjesdal kommune, samt en gjennomgang av de tre funksjonene i budsjettet. I kapittel 4 er det gjort rede for behov for drift og investeringer, gjennom prioriteringer for inventar og utstyr, samt vedlikeholdsoppgaver som bør prioriteres i fireårsperioden. Etter at fellesråd de siste årene har måttet kutte i driften, viser dette igjen. Likevel vil kirkeverge benytte anledningen til å gi stor ros til kirketjenere og driftsansvarlig som får gjort mye godt vedlikehold på byggene for lite midler. Det legges opp til et enda strammere vedlikeholdsbudsjett i årene som kommer, da en vet at en må kutte for å dekke inn merforbruk i investeringsregnskapet. Det samme viser igjen i inventar og utstyr, der kun det mest nødvendige er funnet rom for. Det gjør at oppgaver som opprinnelig stod i økonomiplan er blitt noe skjøvet på, det gjelder særlig knelebenker til Ålgård kirke som er en for stor kost å ta i årets investeringer. godkjenner økonomiplanen for perioden Sak 002/17 Budsjett 2017 Bakgrunn: vedtar sitt endelige budsjett etter at kommunestyret har vedtatt sitt budsjett for I henhold til økonomiforskriften skal fellesrådet vedta sitt budsjett innen utgangen av februar. Budsjettet er satt opp i balanse og skal være etter de føringer som forskriften tilsier. Budsjettet er en bindende plan for virksomheten for Saksutredning: Gjesdal kommune overfører kr. for Dette inkluderer dekning av lån til Ålgård kirke på 2,4 millioner kroner. Det er lagt til en pris- og lønnsvekst på kr., ellers er tilskuddet uendret fra 2016.

2 Budsjettet er i år svært stramt. Det skyldes særlig at en skal overføre godt kr til investering for å dekke inn tidligere ikke-overført mva. til investering fra drift. I tillegg må fellesråd se på alle muligheter en har for å dekke inn de kr som står udekket i investeringsregnskapet. En har i dette budsjettet funnet rom for kr utover de kr som allerede er vedtatt i overføringer til investering. Det ligger også i år at fellesråd dekker inn deler av lånet Gjesdal sokneråd har hatt etter Oltedal kyrkje, noe som gjør at de vel kr som står på konto for Oltedal kyrkje evt. kan benyttes til inndekking av merforbruk i investering. Det er likevel et ansvarlig og godt budsjett innenfor de rammene en har. En skal nå være glad for de omstillingene som ble gjort i Budsjettet skal ivareta de menneskelige ressursene på en god måte i tråd med målsettingene, samt ansvarlig i forhold til nødvendig vedlikehold. Men det er ikke rom for noen store utforutsatte kostnader. Innspill til budsjettet ble tatt opp første gang i mai, deretter i fellesråd november 2016, og AU har jobbet frem et forslag til budsjett i begynnelsen av januar Inntekter: Inntektene består i hovedsak av tilskudd fra kommunen. Det er også over kr i øremerkede midler til trosopplæring fra bispedømmet og overføring fra sokneråd og menighetsråd for lønnsmidler til stiller basert på givertjeneste. Det forventes noe inntekter på utleie av kirker, samt noe gaveinntekter til menighetsbladet. Utgifter: Store deler av budsjettet er bundet opp av faste midler. Det er særlig lønnsmidler, inkluderte feriepenger, pensjonsutgifter og arbeidsgiveravgift. Ellers er det forsikringer og ulike nødvendige avgifter til kommune, kopiering, HMS avtaler og lisenser. Strømregninger er også en stor utgift som kan variere noe fra år til år, selv om en jobber hardt for å holde de nede. Betjening på lånet til Oltedal kyrkje er en fast utgift ut 2018, og overføringer til investeringsregnskapet må en også foreta. Det vil si at de postene som det er mulig å endre på, er kontoarter fra Det er i år prioritert noe mer i kursutgifter, og en holder av en sum til HMS og Organisasjonsutviklingstiltak. Dette for å ivareta de menneskelige ressursene på en god måte. Vedlikehold blir ivaretatt i størst mulig grad det lar seg gjøre innenfor de midlene en har til rådighet. Det er satt av forholdsvis mer til materiell enn til innkjøp av tjenester. Dette for at eksisterende arbeidskraft skal få handlingsrom til å gjøre en del viktig arbeid på byggene innenfor enklere midler og løsninger. Innkjøp av inventar og utstyr er også svært lav i år, noe som gjør at for eksempel knelebenker til Ålgård kirke blir utsatt ett år. Det er prosjektor i Dirdal og hjertestarter i Ålgård som er prioritert. Her kan fellesråd være med å ta avgjørelser på dette. Det vises til vedlagt budsjett med forklarende noter. Konklusjon: Budsjett for 2017 er satt i balanse slik økonomiforskriften tilsier. Budsjettet vil kreve en sterk grad av styring gjennom året, og det er lite rom for mindre og større utforutsatte hendelser og innkjøp. Likevel mener vi at det er et forsvarlig budsjett i møte med et krevende årsregnskap for 2016.

3 Budsjett 2017 for godkjennes. Sak 003/17 Overføring av kirkelige eiendommer fra kommuen til soknet I 2002 kom et rundskriv fra departementet om overføring av kirkelige eiendommer fra kommune til sokna. Det viser til at etter kirkeloven 17, 3. ledd og gravferdsloven 1, 3. ledd er kirker og kirkegårder soknets eiendom, med mindre annet følger av særskilt rettsgrunnlag. For kirker fulgte det samme av tidligere lovgivning på det kirkelige område. Noen tilsvarende bestemmelse for kirkegårder fantes ikke tidligere, men oppfatningen har lenge vært at også disse var i soknets eie med mindre annet ble godtgjort. Se vedlagt rundskriv fra Kultur og kirkedepartementet. Pr. i dag står alle kirkene med gravplasser og parkeringsplasser oppført som kommunens eiendom, noe som skulle vært overført i etterkant av dette rundskrivet. Kirkeverge og fellesrådsleder tok opp dette i samtaler med økonomisjef og rådmann, og det ble da bestemt at dette skulle nå gjennomføres med hjelp fra adminstrasjonen. Det har vært stor velvilje fra saksbehandler i kommunen, og vi har hatt flere møter og en befaring for å avklare grenser. Det er stort behov for større gravplass på Dirdal, og dette vil iløpet av 2017 bli prosjektert som tidligere orientert om i fellesråd. Da det allerede er påbegynte avtaler med kommune og grunneier ang. jord rundt kirken, utsetter vi overføringen av eiendommen til dette er gjennomført. Oltedal kyrkje: Her har grensene vært ryddige, da det er klart avgrenset parkeringsplass, kirketomt og gravplass. En kan se på kartet at det er tatt med muligheter for utvidelse av gravplassen lengst vekk fra kirken. Så langt kirkeverge kan se er dette ukomplisert. Gjesdal kyrkje: Her er avgrensingen gjort som vist på kartet ved at kirken, bårehus, kirkegård og ny gravplass, samt nye parkeringsplasser er tatt med. Det har blitt diskutert noe parkeringsplasser bort mot bygdahuset, da de først var inne i overdragelsen. Det gjaldt kommunen sine parkeringsplasser som utgjør ca. halvparten av parkeringen, samt ansvar for mur satt opp ned mot åna. Dette ble etterpå tatt bort da kommunen mener den er til felles bruk for kirke, turgåere og bygdahus. Det som blir viktig er å få en bruksavtale på disse parkeringsplassene, om det ikke er kirkens eiendom. Parkeringsplassene mot ny gravplass er ikke tilstrekkelig for kirkens bruk. Ålgård kirke: Når det gjelder denne eiendommen har det noe korrespondanse frem og tilbake med administrasjonen i kommunen. Det gjelder tre punkter: 1. Bårehus inne på gravplassen 2. Redskapsbygg i tilknytning til ny gravplass 3. Grense mellom den gamle stasjonen og ungdomskjeller. Til første punkt ang. bårehuset er rådgiver i KA (Kirkens arbeidsgiveroganisasjon) klar på at dette bør tilhøre Ålgård sokn så lenge det ligger inne på gravplassen. Men det er en noe mer komplisert sak å overføre dette til soknet da det tilhører Ålgård vel, som ikke lenger har en fungerende organsiasjon og styre. Det ligger

4 derfor en del mer arbeid å finne ut av dette, noe som tar tid. Men forutsetningen er at dette også blir overført med resterende kirkegård. Det andre punktet er nytt redskapshus i tilknytning til ny gravplass. Dette ble bygget i forbindelsen med gravplassen, men ligger ikke inne på området. Det har egen innkjørsel, og det oppbevares annet utstyr der inne. Men skulle kirken og kommunen inngå en avtale som ikke innebærer full tjenesteyting på gravplassene, må fellesråd har mulighet for bruksrett til dette bygget for å gjennomføre arbeidet. Evt. må kommune stille til rådighet annen tomt/bygning for lagring av utstyr. Det tredje punktet er grensen mellom stasjonsbygg og ungdomskjeller. Slik det foreligger nå, eier fellesråd tom trappen. Mellom stasjonsbygg og ungdomskjeller eier kommunen 4 meter fra husveggen. Dette har vært diskutert i befaringen om det er nok, og det pågår en avklaring mellom prosjektleder for utvidelsen og saksbehandler i kommunen. Det er en forutsetning at fellesråd har nok tomt til å bygge tegnet inngangsparti, slik at en har mulighet for et universelt utformet inngangsparti. Det bør også legges noen føringer for bruk av området mellom stasjonsbygg og ungdomskjeller. Forslag fra byggekomite er: Det må alltid være fri passasje og tilkomst til ungdomskjeller Det skal ikke være oppbevart utstyr/avfall av den art som kan være til sjenanse for brukere i ungdomskjeller eller stasjonsbygg. Fremtidig bruk av stasjonsbygg skal være forenlig med kirkens aktiviteter. Ved evt. rivning skal det ikke bygges opp nytt bygg til sjenanse for kirken. Eiendom for Oltedal kyrkje etter grunnkart datert overføres Gjesdal sokn. Eiendom for Gjesdal kyrkje etter grunnkart datert overføres Gjesdal sokn, med forutsetning om at en får en bruksavtale om Gjesdal kommunes parkeringsplasser bort mot Gjesdal bygdahus. Eiendom for Ålgård kirke etter grunnkart datert overføres Ålgård sokn med noen forutsetninger: Bårehus med tilhørende grunn inne på gravplass overføres Ålgård sokn så snart formaliteter er i orden. Ved en evt. endring i full tjenesteyting på gravplassene mellom GK og GKF, gis det bruksrett til redskapsbygg ved gravplass, evt. andre lokaler. Grensene mellom stasjonsbygg og ungdomskjeller justeres slik at det er mulig å bygge planlagt inngangsparti som er universelt utformet. Det skal være fri passasje inn til ungdomskjeller og bruken av uteområdet skal ikke være til sjenanse for den andre part. Kommunen eier 4m fra grunnmur på Stasjonsbygg inn mot Ungdomskjeller Ålgård kirke. Sak 004/17 Oppretting av bundet fond til kirkemusikk og søknad om støtte Ålgård kirkekor la ned driften av koret våren 2016, dette var etter 30 års virke i Ålgård og Gjesdal sokn. Fellesråd skal være godt orientert om denne prosessen, da dette var en konsekvensene etter at fellesråd besluttet å redusere organiststillingen.

5 Etter statuttene til Ålgård kirkekor skal alle aktiva tilfalle fellesrådet ved oppløsning/avslutning av koret. Korkappene skal koret selv prøve å få solgt gjennom kirkesangforbundet, og notearkivet skal flyttes over i den nye kirken. Det jobbes med å finne en god løsning for ivaretakelse av arkivet. ÅMR hadde regnskapet til kirkekoret, og ved årsslutt 2016 stod det ,63 kr. Dette ble overført til fellesrådets konto 5. januar 2017, og skal etter statuttene ivaretas av fellesrådet inntil nytt kor kan startes. Kirkevergen anbefaler derfor å sette disse midlene på et bundet fond til kirkemusikk. Det er opp til fellesråd å sette noen kriterier for bruk av disse midlene. Vedlagt saksdokumentene ligger en søknad fra tidligere Ålgård kirkekor, om støtte til en kortur til Tønsberg våren Dette har tidligere blitt behandlet i ÅMR, og saksdokumenter er vedlagt. Søknad kan nå behandles av GKF, da midlene har blitt overført til GKF. Det har vært et ønske fra koret siden de ble oppløst, å samle koret igjen til en avslutningstur. Som de skriver er det de selv som har skaffet disse pengene til veie, men det må da også presiseres at fellesråd har gjennom mange år dekket både dirigent og lokaler til koret, noe som har vært til stor berikelse for menighetene. Det er ikke vanlig praksis at enkeltpersoner søker fellesrådet om støtte. Likevel er det forståelig at det er et ønske om å få bruke noen av disse midlene til et slikt formål, som en engangshendelse og en avslutning for korets medlemmer. Dette er opp til fellesråd å vurdere i møtet. Hvis fellesråd ønsker å støtte dette prosjektet, må en ta visse hensyn. For fellesråd er det komplisert å betale ut enkeltpersoner, men tidligere dirigent har et foretak og kan sende faktura for sine utgifter. Det anbefales da å legge det inn som honorar og reiseutgifter, da fellesråd ikke dekker vikartjenester i andre fellesråd. Det er også mulig at enkeltpersoner samler kvitteringer for reiseutgifter og sender et samlet krav til fellesråd. 1. Gjesdal fellesråd dekker lønn og reisegodtgjørelse inntil kr for tidligere dirigent, slik at tidligere Ålgård kirkekor kan gjennomføre sin avslutningstur til Tønsberg våren Det kan også sendes et felles krav på reiseutgifter inntil 4500kr. Faktura dekkes inn av midler overført fra ÅMR, aktiva Ålgård kirkekor. 2. Resterende beløp settes på bundet fond merket kirkemusikk. Sak 005/17 Drift og vedlikehold av Ålgård gamle kirke Kommunestyret vedtok vedlagt vedtak som omfatter overtakelse av drift og vedlikehold av Ålgård gamle kirke, i forbindelse med videre bruk eller riving av kirken. Vedtaket skal behandles av Ålgård menighetsråd i møtet , men første punkt angår fellesrådet da dette går på videre drift og vedlikehold av kirken. Jurist på bispedømmet anbefaler fellesråd å skrive en enkel tjenesteytingsavtale, da kommunen overtar driften og vedlikeholdet. Det har blitt kommunisert at menigheten kan bruke kirken inntil ungdomskjelleren er klar. Vedlagt brev sendt Gjesdal kommune viser reelle driftsutgifter på ca kr. Da fellesråd ikke har mulighet å drifte Ålgård gamle kirke innenfor de økonomiske rammene en har, forutsettes det at disse driftsmidlene går til drift av ny kirke.

6 Gjesdal kirkelig fellesråd inngår en tjenesteytingsavtale med Gjesdal kommune om drift og vedlikehold av Ålgård gamle kirke. Sak 006/17 Utleiereglemet - innspill fra Gjesdal sokn Etter sak 29/16 der fellesrådet vedtok en endring av utleiereglementet ved begravelser, satte Gjesdal sokneråd saken opp i møtet i januar. De ønsker ikke at fellesråd skal ta betalt for begravelser for ikkemedlemmer i DnK i Dirdal kyrkje, da fellesråd leier bedehusene gratis ved behov. Det vises til saksfremlegg fra Gjesdal sokn: Gjesdal sokneråd har innvendingar mot Fellersådets vedtak om å auke leigeprisen for kyrkjene ved gravferd/vigsel av ikkje-medlemmar. Dette kan skape utfordringar sett i forhold til vårt mål om ei kyrkje som skal vera open for alle, slik vår biskop Erling har poengtert i mange samanhengar. Det er viktig at måten me organiserer og forvaltar kyrkja på stemmer overeins med lokalmiljøet og den lokale konteksten. For Gjesdal sokneråd gjeld dette særskilt Dirdal kyrkje. Innover i bygdene ser me for oss at det kan verta nokre gravferder i regi av NLM dei neste åra. Då vil det vera naturleg å stilla kyrkja i Dirdal til disposisjon, utan høgare leigepris enn det me må ta for kyrkjetenaren sine oppgåver. Det er fleire grunnar til dette: - I mange år har konfirmantundervisninga i Gjesdal sokn vore på Gilja bedehus. Annankvar mandag heile året lånar me husrom og utstyr gratis. Det same gjeld Dirdal bedehus, som sist vart lånt ut gratis til kyrkjekaffi i anledning Pauline Gilje sin avgang som klokkar, og LysVåken helga i november. - Dirdal kyrkje ligg midt på den kommunale gravplassen. Dette er den mest naturlege staden å halda gravferd i bygda. - Dirdal kyrkje vart i si tid bygd av folket og enda er mykje av vedlikehaldet gjort på dugnad, både av folk som går ofte i kyrkja og av dei som går ved særskilte anledningar. Kyrkja og samarbeid med denne har stor oppslutning i bygda. Det er svært viktig for Gjesdal sokneråd å halda på ein god relasjon til Dirdal misjonslag og bedehusa. Frå møtebehandlinga: Soknepresten sa litt om bakgrunnen for saka frå soknerådet si side og situasjonen i Dirdal og Gilja. Vi samtalte om dette. Kyrkjeverje og leiar av fellesrådet sa noko om bakgrunnen for vedtaket. Det har alltid vore eit regelverk og prisar for utleige, men nå har desse prisane blitt justerte. Spørsmålet om det og burde gjelda eit unntak for Oltedal og Gjesdal kom opp. Gjesdal sokneråd oppmodar fellesrådet om å vedta eit unntak for Dirdal kyrkje, der den kan leigast ut til kyrkjetenaromkostningspris, så lenge Gjesdal sokneråd lånar bedehusa i Dirdal og Gilja. Det blir selvsagt en vurderingssak å sette en kirke utenom øvrig leieavtale, men argumenter frå sokneråd er tungtveiene i en slik sak. Det er ingen andre kirker som har tilsvarende leieavtaler/sambruk med andre bygg, og kirkeverge ser derfor at det er mulig å gjøre et unntak i utleiereglementet. En kan vedta å fakturere 300kr/timen som en har i reglementet for uteleie av kirker i andre anledninger. Samtidig er det pr. i dag rom i stilling til kirketjener i Dirdal å gjennomføre dette utan ekstra timebetaling. Det må vurderes ressursen på fakturering av små beløp opp mot inntekten. Utleiereglementet sendes etter dette vedtaket til bispedømmet for godkjenning.

7 4 Begravelser/vigsler Gjelder for personer som ikke er medlemmer av Den norske kirke eller ikke bosatt i Gjesdal kommune. Om en i brudeparet er medlem, faktureres det ikke. o Leie av kirke kr ,- (kirketjener er inkludert i prisen) o Organist kr ,- Unntak: Så lenge fellesråd har fri leie av bedehus på Gilja, tar en ikke leie av kirken ved begravelser. Siste del av 4 står uendret. Ålgård For Oddbjørn Stangeland Referent Aud Marit E. Hauge Saksbehandler