Brukerhåndbok Crewonly v2.0

Transkript

1 Brukerhåndbok CrewOnly v2.0 Side 1 av 38

2 Innhold 1 Innledning Om denne brukerhåndboken Generell systembeskrivelse Drift og support på systemet Tilgang til Crewonly Første gangs innlogging Mistet passord Forsiden Min profil Medlemmer Tillitsvalgte Mannskapsbok Utsjekk Del 1, Innhold Del 1, Registrere nytt medlem Del 1, Tilordne medlemmer i andre korps som medlem i eget korps Del 1, Endre RS medlemsnummer Del 2, Innhold Del 2, Registrere kurs, sertifikater, grunnleggende og periodisk utsjekk Del 2, Laste opp elektroniske kopier av sertifikater mm Del 3, Innhold Del 3, Registrere utsjekk Vaktpreferanser Vaktplan Vaktplan i kalendermodus Visning av vakter i kalendermodus Vaktplan i utvidet modus Opprette og oppdatere vakt Vakt uten vaktlag Vakt med vaktlag Les vaktrapporter Send vaktrapporter Rapport etter beredskap Rapport etter utrykning i forbindelse med beredskap Rapport etter patrulje, øvelse og spesialoppdrag Øvelser Laste opp og tilpasse øvelser Faste rutiner Oppdater faste rutiner Teknisk RS Vedlikehold RS Registrer vedlikehold Aktivitetsplan Opprette nye og endre aktiviteter Melde seg på en aktivitet Meldinger Opprette ny melding eller oppdatere en eksisterende Dokumenter Side 2 av 38

3 19.1 Administrasjon av dokumentdatabasen Statistikk Avviksrapport Uniformbestilling Tilpassinger for RS sentralt Lokal og sentral administrasjon Oversikt over utsjekk Tilpassing for RS sentralt Eksport av medlemsinformasjon Vcard Excel Tilpassing for RS sentralt Aktivitets logg Lokal administrasjon Tilpassing av korps Administrasjon av vaktdatabasen Opprett vakter i databasen Tilordne mannskap til vaktlag Definere antall vaktlag og vaktlagsgrupper Tilordne mannskap til vaktlag Tilordne vaktlag til vakter Oversikt over vaktrapporter Besøksrapport Informasjon til medlemmer via mail Mail til nye medlemmer Nyhetsbrev Mail til utvalg av medlemmer Sentral administrasjon Vedlikehold fartøy RSRK fartøyer Administrasjon av utsjekkpunkter Opprette eller endre RSRK Endre verv og operativ status Prosedyrer Legge inn nytt medlem Tilordne et medlem fra et annet korps som medlem i eget korps Stenge / åpne tilgang til Crewonly for et gitt medlem Endre RS medlemsnummer for et gitt medlem Figurer Figur 1: Vaktplan i kalender modus...9 Figur 2: Vakter i kalendermodus Figur 3: Vaktplan i detaljert modus...11 Figur 4: Oppdater vakt uten vaktlag Figur 5: Oppdater vakt med vaktlag Figur 6: Valg av ny rapport for vakt eller oppdatering av eksisterende rapport Figur 7: Vaktrapport etter beredskap Figur 8: Laste opp og tilpasse øvelser Figur 9: Opprette eller endre aktivitet Figur 10: Melde seg på en aktivitet Side 3 av 38

4 Figur 11: Opprette en ny melding eller oppdatere en eksisterende melding...23 Figur 12: Administrasjon av dokumentdatabasen Figur 13: Oversikt over utsjekkspunkter Figur 14: Eksempel på rapport over utsjekk...26 Figur 15: Tilpassing av korps Figur 16: Opprette vakter i vaktdatabasen...29 Figur 17: Tilordne mannskap til vaktlag...30 Figur 18: Tilordne vaktlag til vakter...31 Figur 19: Oversikt over vaktrapporter Figur 20: Adm. av vedlikeholdsaktiviteter Figur 21: Adm. av RSRK fartøy...34 Figur 22: Adm. av utsjekkpunkter Figur 23: Endre verv og operativ status...37 Figur 24: Åpne / stenge tilgang til crewonly Side 4 av 38

5 1 Innledning 1.1 Om denne brukerhåndboken Denne brukerhåndboken har til hensikt å gi en enkel innføring i bruk av Crewonly samt en beskrivelse av de enkelte komponenter som systemet består av. 1.2 Generell systembeskrivelse Crewonly er en felles plattform for alle RSRK for registrering av medlemmer, kompetanse, utsjekk, vaktplaner, vaktrapporter, teknisk vedlikehold, rutiner, dokumenter mm. Hvert enkelt korps har funksjoner for tilpassing av de enkelte komponentene i systemet. Felles database gjør det mulig for et medlem å være tilknyttet flere korps og samle all utsjekk og erfaring i en felles mannskapsbok. RS sentralt har tilgang til en utvidet versjon hvor de kan lese statistikker, vaktrapporter mm for alle korpsene, samt sende ut meldinger og dokumenter til alle korpsene. 1.3 Drift og support på systemet Crewonly kjører på webhotell hos Webhuset i Bergen. Webhuset står for alt vedlikehold av servere samt backup av databasen. Support på crewonly ytes av dataavdelingen i RS. 2 Tilgang til Crewonly Crewonly er tilgjengelig på Som brukernavn benyttes medlemmets RS medlemsnummer. 2.1 Første gangs innlogging Ved førstegangs innlogging på crewonly benyttes RS medlemsnummer som brukernavn og «firsttime» som passord. Crewonly vil nå genere et nytt passord som sendes medlemmet på den mailadressen som medlemmet er registrert med i crewonly. Dette passord benyttes ved senere innlogging. Medlemmet kan endre dette passordet under funksjonen «Min profil». 2.2 Mistet passord Bruker kan få sitt passord tilsendt på mailadressen de er registrert med fra loginsiden. Brukernavn, RS medlemsnummer, må legges inn. 3 Forsiden Forsiden på Crewonly kan tilpasses av hvert enkelt korps, elementer kan tas vekk eller legges til under funksjon «Tilpassing av eget korps» under administrasjon. Forsiden kan, om den er satt opp slik, gi en rask oversikt over hva som skjer i korpset kommende uke, hvilke filer som er lastet opp og hvilke tekniske saker som er åpne på korpsets fartøyer. Meldinger fra RS sentralt og fra korpset lokalt vil også være synlig på forsiden. Side 5 av 38

6 4 Min profil Funksjonen «Min profil» benyttes av medlemmer for å legge inn eller endre egne personalia, opplysinger om pårørende samt opplasting av eget profilbilde. Felter merket med er obligatoriske felter. RS medlemsnummer kan ikke endres i denne funksjonen. Er det behov for å endre dette må dette gjøres av et medlem med administrator rettigheter gjennom funksjonen «Utsjekk». Profilbildet vil være synlig for alle medlemmer gjennom funksjonen «Medlemmer». Som profilbilder godtas kun jpg filer. 5 Medlemmer Funksjonen «Medlemmer» gir oversikt over korpsets medlemmer, profilbilder for alle medlemmer i korpset. Om korpset benytter vaktlag, vil oversikt over disse komme nederst i dette formularet. Det ingen funksjon for oppdatering av data i dette panelet. 6 Tillitsvalgte Funksjon «Tillitsvalgte» gir en oversikt over alle medlemmer i korpset som er registrert med verv eller utvidede rettigheter i Crewonly. Det er ingen funksjon for oppdatering av data i dette panelet. Nederst i dette panelet finnes en oversikt over hvilke personer i RS sentralt som har utvidede rettigheter til «ditt korps». Utvidede rettigheter vil i denne sammenheng si at de har tilgang til å registrer nye medlemmer samt registrer kurser og annen utsjekk. 7 Mannskapsbok Funksjon «Mannskapsbok» gir en oversikt over utsjekk, sertifikater, kurser og aktiviteter for et gitt medlem. Informasjon i denne oversikten gjenspeiler det som er registrert under utsjekk og aktivitet som er registrert i vaktrapportene. Øverst i panelet finnes en link for å komme til en utskriftsvennlig side. Et medlem har tilgang til å se andre medlemmers mannskapsbok gjennom nedtrekksmenyen øverst i panelet. Tilgang til andre medlemmers mannskapsbok gis i henhold til følgende tabell. Har tilgang til Fører Bestmann Matros Aspirant Leder, nestleder og ansvarlig for opplæring V V V V Fører X V V V Bestmann X X V V Matros X X X X Aspirant X X X X Side 6 av 38

7 Informasjon i Mannskapsboken del 4.1 Erfaringslogg beregnes ut fra informasjon som er registrert i vaktrapportene. Fra og med 2011 knyttes antall beredskapsvakter og antall timer i beredskap til hvert enkelt medlem. Denne informasjonen kommer med i mannskapets mannskapsbok. 8 Utsjekk Funksjonen «Utsjekk» benyttes til å registrere medlemmer, endre medlemmers personalia, registrere utsjekk, kurser, sertifikater og til å laste opp elektroniske kopier av sertifikater mm. Panelet vil endre seg med medlemmets verv og operativ status i henhold til følgende tabell. Har tilgang til Del 1 Del 2 Del 3 (se note) Leder, nestleder og ansvarlig for opplæring V V V Fører X X V Bestmann X X V Matros X X V Aspirant X X V For del 3 gjelder følgende begrensninger. Medlemmer uten verv gis tilgang til å registrere utsjekk på medlemmer som har lavere operativ status som det de selv er registrert med. Medlemmer uten verv gis kun tilgang til å registrere utsjekk på punkter som kreves til lavere stilling enn stillingen de selv innehar. I praksis betyr det at en fører ikke kan registrere utsjekk på førerpunkter, en bestmann kan ikke registrere utsjekk på bestmannspunkter osv. Ved inngang til funksjonen vil en pr default få opp oversikt over egen utsjekk. Om en har rettigheter til å registrere utsjekk på andre medlemmer vil en få tilgang til å velge et annet medlem i nedtrekksmenyen øverst i formularet. Leder av korps «RS sentralt» har samme rettigheter som opplæringsansvarlig i eget korps. 8.1 Del 1, Innhold Mannskapsboken del 1 inneholder personalia, ingen felter i tillegg til de som medlemmet selv har har tilgang under «Min profil». I tillegg til dette er det informasjon om hvorvidt medlemmet har tilgang til crewonly og muligheter for å endre dette. Om medlemmet har en rolle i flere korps, så vil informasjon om dette fremkomme i del 1 sammen med informasjon om hvilke av korpsene som vil være det man kommer inn i ved innlogging på crewonly. Side 7 av 38

8 8.2 Del 1, Registrere nytt medlem Nytt medlem registreres ved å velge «Registrer nytt medlem» fra nedtrekksmenyen i panelet «utsjekk». En vil komme inn i et nytt panel hvor en må legge inn RS medlemsnummer, navn og epost adresse. Når informasjon er lagt inn og en har aktivert disse så vil en komme tilbake til panelet «utsjekk» hvor en kan fortsette registrering av andre personalia, utsjekk mm. Passord etc vil være satt slik at medlemmet kan logge inn som beskrevet i kapittel 2.1 Første gangs innlogging. 8.3 Del 1, Tilordne medlemmer i andre korps som medlem i eget korps Tilordne medlemmer i andre korps som medlem i eget korps gjøres etter samme prosedyre som ved registrering av nytt medlem. En vil få beskjed om medlemmet allerede er medlem i annet korps når en legger inn medlemmet RS medlemsnummer. Når en trykker utfør i formularet så vil medlemmet bli knyttet til eget korps og en vil komme tilbake til panelet «utsjekk» hvor en har tilgang til registrering av personalia med mer. Denne funksjonaliteten lå tidligere under administrasjonsmenyen. 8.4 Del 1, Endre RS medlemsnummer RS medlemsnummer kan endres direkte under «utsjekk del 1». Systemet krever at RS medlemsnummer er unikt. Om en forsøker å endre RS medlemsnummer til et nummer som allerede finnes i databasen, vil crewonly forkaste endringen og gi en melding om dette samt informasjon om hvilke medlem som har det aktuelle RS medlemsnummer og hvilke korps vedkommende tilhører. Denne prosedyren måtte tidligere utføres manuelt i databasen. 8.5 Del 2, Innhold Mannskapsboken del 2 er delt opp i tre deler, sertifikater, kurser og periodisk resertifisering. Sertifikater og kurser må registres med klasser og kurstyper. Nye kurstyper og klasser registreres av RS sentralt slik at disse er tilgjengelige for de enkelt korpsene. Alle punktene i mannskapsboken del 2 registreres med en utløpsdato. Til hvert enkelt punkt som det er registrert utsjekk på for aktuelt medlem, kan det lastes opp en elektronisk kopi av attester, kursbevis etc. En kopi pr utsjekk. 8.6 Del 2, Registrere kurs, sertifikater, grunnleggende og periodisk utsjekk Punkter under Mannsapsboken del 2 registreres sammen med utløpsdato, klasse etc ved å angi datoer og huke av i avkryssingsboksen «reg». Lagring av informasjon gjøres nederst i formularet. Tilgang til å registrere utsjekk i del 2 er begrenset til leder, nestleder og opplæringsansvarlig. 8.7 Del 2, Laste opp elektroniske kopier av sertifikater mm. Kopier av sertifikater etc lastes opp ved å trykke på knappen «Last opp filer», som finnes øverst i del 2. En får opp et nytt vindu hvor en får tilgang til å laste opp en fil pr utsjekk. Filene må være pdf filer. Etter opplasting vil filene være tilgjengelige via linker i «Utsjekk del 2». det ligger samme begrensing på tilgang til filene som til selve utsjekkspunktene. Side 8 av 38

9 8.8 Del 3, Innhold Mannskapsboken del 3 inneholder et sett utsjekkspunkter som normalt registreres av mannskap, fører eller bestmann i løpet av en vakt. Det ligger begrensninger knyttet til egen operativ status i hvilke punkter en får tilgang til å registrere for andre medlemmer. Generelt sett får en tilgang til å registrere utsjekk på mannskap som har lavere rang enn en hva en selv har. RS sentralt har tilgang til å opprette nye, endre og deaktivere utsjekkspunter. 8.9 Del 3, Registrere utsjekk. I del 3 registreres utsjekk med dato for gjennomført utsjekk. Velg dato i datovelgeren og huk av i avkryssingsboksen «Reg». Trykk «Lagre endringer» nederst i formularet. Feilaktig registrert utsjekk kan slettes ved å huke av i avkryssingsboksen «Slett» ved det aktuelle utsjekkspunkt. RS sentralt har tilgang til å opprette nye utsjekkspunkter, kurser etc. Dette er beskrevet i kapittel 26.3 Administrasjon av utsjekkpunkter. 9 Vaktpreferanser Vaktpreferanser er en funksjon hvor medlemmet legger inn informasjon om tilgjengelighet for å kunne ta vakter. Vaktpreferanser er delt opp i tre perioder pr dag og kan legges inn for opptil 20 uker fremover i tid. Et medlems vaktpreferanser er synlige for andre medlemmer gjennom vaktplanen. 10 Vaktplan Vaktplanen gir en oversikt over vakter og mannskap, informasjon til mannskapet med mer. Vakter vises i tre forskjellige formater alt etter hvilke modus vaktplanen er i. Gjennom vaktplanen kan medlemmer uten utvidede rettigheter oppdatere mannskap, legge til gjester og informasjon på vakter. Medlemmer med administrator rettigheter, har i tillegg mulighet til å opprette nye vakter, stenge vaktene for allmenn registrering, endre antall plasser ombord, legge til vaktlag, endre vakttype og slette vakter Vaktplan i kalendermodus Vaktplanen vil normalt vises i kalendermodus, faste og bevegelige helligdager vil være markert som vist i Figur 1: Vaktplan i kalender modus. Vaktplanen vil vises for et år fremover i tid. Figur 1: Vaktplan i kalender modus Side 9 av 38

10 I kalendermodus vil vaktplanen inneholde linker for oppdatering av vakter og for skifte av modus. Forklaring til figur 1: 1. Link for oppretting av nye vakter ligger under dato feltet for alle datoer fra og med dagens dato og fremover. Denne vil kun være tilgjengelig for medlemmer med administrator rettigheter. 2. Link for oppdatering av vakter ligger under tidsangivelsen for hver enkelt vakt for alle vakter som ligger fremover i tid. Ved å aktivere denne linken kommer en inn i formularet for oppdatering av vakter. Dette formularet vil inneholder forskjellige felter alt etter hvilke type vakt det gjelder og hvilke rettigheter medlemmet har. Se kapittel 10.3 Opprette og oppdatere vakt for mer informasjon. 3. Link for å vise vaktplan i utvidet modus ligger under ukenummeret. I detaljert modus vil en få opp mer informasjon om alle vakter innenfor den aktuelle uke samt alle registrerte vaktpreferanser for den samme uke. Se kapittel 10.2 Vaktplan i utvidet modus for mer informasjon Visning av vakter i kalendermodus Når vaktplanen er i kalendermodus benyttes forkortelser og symboler fremfor full tekstbeskrivelse. Forklaring til vaktene vist i Figur 2: Vakter i kalendermodus. Vakten 14 mars Lag : A1 Vaktlag A1 er tilordnet denne vakten. Medlemmer av vaktlaget er liste opp med operativ status. Rollefordelingen ombord avtales internt. Figur 2: Vakter i kalendermodus <= Indikerer at dette medlemmet av vaktlaget utgår. => Indikerer at dette medlemmet erstatter et av vaktlagets medlemmer. t Indikerer at dette medlemmet kommer i tillegg til det opprinnelige vaktlaget. Disse symboler gjelder kun om vakten er tilordnet et vaktlag. Vakten 21. mars Her er det ikke tilordnet vaktlag. For vakter uten tilordnet vaktlag vil rollen ombord være vist, ikke medlemmets operative status som er tilfelle for vakter med tilordnet vaktlag. Antall posisjoner vist i vaktplanen tilsvarer antall mannskapsplasser ombord for den gjeldende vakten Vaktplan i utvidet modus Vaktplan i utvidet modus aktiveres ved å aktivere linken under ukenummeret. Informasjon om vaktene og mannskapet vil inneholde mer informasjon og den vil være lettere å lese spesielt om det Side 10 av 38

11 ligger mye tekst i informasjonsfeltet på en av vaktene. I utvidet modus vil en se alle registrerte vaktpreferanser for den gjeldende uke. I Figur 3: Vaktplan i detaljert modus, er et eksempel på hvordan vakter og vaktpreferanser ser ut når vaktplan er i detaljert modus. Vaktpreferanser vises som symboler. Tre symboler pr dag som deler døgnet i tre perioder, , og Forklaring til symbolene som er brukt i vaktpreferanser Ønsker å bytte til meg vakt Tar gjerne vakt, ring meg. Setter meg på vakt når jeg kan, ikke ring meg. Ferie eller ikke tilgjengelige Jeg har vakt denne dagen, men ønsker å bytte den bort. Ikke registrert. Figur 3: Vaktplan i detaljert modus 10.3 Opprette og oppdatere vakt Medlemmer med rettigheter som administrator kan opprette vakter direkte fra vaktplanen ved å aktivere linken under datofeltet. Vakter oppdateres ved å aktivere linken under tidsangivelsen for den aktuelle vakten. Begge linkene vil åpne formularet for endring av vakt. Formularet inneholder i all hovedsak de samme feltene om det er registrering av en ny vakt eller oppdatering av en eksisterende vakt Vakt uten vaktlag Figur 4: Oppdater vakt uten vaktlag viser et formular for oppdatering av en vakt uten vaktlag. Formularet består av to hoveddeler: Del 1, kun tilgjengelig for medlemmer med rettigheter som administrator. Start vakt : Angir starttidspunkt for vakten. Om det er en ny vakt, vil dato være den samme som den dato en aktiverte formularet fra. Varighet vakt : Vaktens varighet angis i dager og timer, opp til 7 dager, fra nedtrekkslisten. Vaktlag : Vaktlag velges fra nedtrekkslisten. Alle vaktlag definert for dette korpset er tilgjengelige i nedtrekksliten. Formular for vakter som har tilordnet et vaktlag vil senere ha et annet innhold enn det som er vist i Figur 4: Oppdater vakt uten vaktlag, se kapittel for ytterligere informasjon. Type vakt : Type vakt velges fra nedtrekkslisten. Crewonly behandler de forskjellige type vakter forskjellig. For vakttypene Patrulje, Øvelse og Spesialoppdrag : Disse vil det være mulig å sende inn vaktrapport på, med mannskap, oppdrag, øvelser og fartøyinformasjon. Side 11 av 38

12 For vakttype Beredskap : Crewonly vil automatisk generere vaktrapport med oversikt over mannskap, tidsinformasjon og informasjontekst, men uten øvelser og fartøyinformasjon. Denne informasjon kan senere endres som beskrevet i kapittel 12 Send vaktrapporter. Oppdrag som utføres i løpet av en beredskapsvakt skal føres som «Utrykking» i vaktrapportene. Dette er ytterligere forklart i kapittel 12 Send vaktrapporter. Antall plasser ombord : Antall plasser tilgjengelig for registrering i crewonly settes for denne vakten i dette feltet. Minimum to plasser, fører og bestmann, maximum 9 plasser. Antallet registret i dette feltet vil gjelde kun denne vakten. Default antall plasser settes under funksjon «Administrasjon av korps» beskrevet i kapittel Slett vakten : Vakten vil bli slettet hvis det er krysset av i denne avkryssingsboksen ved lagring av vakten. Lukket registrering : Lukket registrering vil fjerne linken under tidsinformasjon i vaktplanen for medlemmer som ikke har rettigheter som administrator, slik at det kun er medlemmer med rettigheter som administrator som kan oppdatere mannskap på denne vakten. Vakt sist oppdatert : Viser informasjon om når og hvem som sist oppdaterte denne vakten. Del 2, tilgjengelig for alle medlemmer I del 2 registreres mannskap, gjester og informasjon. Antall plasser som vil være tilgjengelige for registrering settes i del en. Side 12 av 38

13 Figur 4: Oppdater vakt uten vaktlag Vakt med vaktlag Figur 5: Oppdater vakt med vaktlag viser et formular for oppdatering av en vakt uten vaktlag. Del 1, kun tilgjengelig for medlemmer med rettigheter som administrator. Denne er i all hovedsak den samme som beskrevet under kapittel Vakt uten vaktlag, eneste forskjellen er at en her vil se hvilke vaktlag som er tilordnet denne vakten. Del 2, tilgjengelig for alle medlemmer Øverste del av del 2 vil inneholde informasjon om medlemmer i det vaktlaget som er tilordnet denne vakten. Mannskapsbytte eller mannskap som utgår markeres ved hjelp av nedtrekkslistene. Crewonly tillater maximalt 4 mannskapsbytter, inklusive mannskaps som utgår, pr vakt. Nederste del av del 2 vil inneholde medlemmer som kommer i tillegg til det opprinnelige vaktlaget. Side 13 av 38

14 Figur 5: Oppdater vakt med vaktlag 11 Les vaktrapporter Vaktrapporter leses via menyvalget «Les vaktrapporter». Ved inngang vil en få opp rapporter for inneværende måned. Eldre rapporter er tilgjengelige via nedtrekkslisten øverst på siden. 12 Send vaktrapporter Etter utført oppdrag, øvelse eller beredskap skal det lages en vaktrapport. Disse rapportene danner grunnlaget for statistikker og for erfaringsloggen i medlemmenes mannskapbøker. Under menyvalget «Send vaktrapport» finnes en nedtrekksliste hvor en kan velge en vakt fra vaktdatabasen, en allerede innsendt vaktrapport eller en blank vaktrapport uten forhåndsutfylt informasjon. Eksempel på hvordan denne listen kan se ut finnes i Figur 6: Valg av ny rapport for vakt eller oppdatering av eksisterende rapport. Forklaring til figur 6: 1. Vakt : indikerer at det er en vakt fra vaktdatabasen som det ikke tidligere har vært sendt inn Side 14 av 38

15 vaktrapport for. Alle vakter av type Spesialoppdrag, Patrulje og øvelse for de siste 31 dager som det ikke har vært rapportert på, kommer med i denne listen. Rapport : indikerer at dette er en vaktrapport. Vaktrapporter kan være innsendt av medlemmer eller de kan være generert av crewonly. Rapporter etter beredskapsvakter genereres av crewonly, resterende opprettes manuelt. Listen inneholder alle vaktrapporter for de siste 31 dager. 2. Indikerer hvilke type vakt dette dreier seg om. Type kan være Spesialoppdrag, Øvelse eller Patrulje. Beredskapsvakter genereres automatisk og vil finnes lenger ned på listen som en rapport. 3. Indikerer hvilke type rapport dette dreier seg om. Beredskap er generert av crewonly med mannskap fra vaktdatabasen og en standard tekst. Figur 6: Valg av ny rapport for vakt eller oppdatering av eksisterende rapport 12.1 Rapport etter beredskap Crewonly genererer vaktrapport etter beredskapsvakter. Disse rapportene inneholder informasjon fra vaktdatabasen med vaktlag og eventuelle erstattere samt en kort standardtekst. De inneholder ikke informasjon om fartøy øvelser med mer. Informasjonteksten i rapporten kan oppdateres med generell informasjon om vakten. Hvis det er utført oppdrag skal det i tillegg sendes en vaktrapport med oppdragstype «Utrykning». Informasjon fra vaktrapporter etter beredskap benyttes til å beregne timer i beredskap for korpset og for hvert enkelt medlem. For hvert enkelt medlem kommer denne informasjon inn i mannskapboken med antall beredskapsvakter og antall timer. Side 15 av 38

16 Figur 7: Vaktrapport etter beredskap 12.2 Rapport etter utrykning i forbindelse med beredskap Etter en utrykning i forbindelse med beredskapsvakter skal det lages en vaktrapport, velg «Ny rapport uten informasjon fra vaktdatabasen» i nedtrekklisten vist i Figur 6: Valg av ny rapport for vakt eller oppdatering av eksisterende rapport. For innhold i rapporten gjelder følgende : Start- og slutt-tid skal være tidspunkt for avgang base og ankomst base. Disse tidene benyttes for å beregne antall timer i tjeneste for korpset og for hvert enkelt medlem som deltok på oppdraget. Mannskap ombord skal være de som faktisk var ombord, ikke vaktlaget eller medlemmene som er i beredskap. Informasjon om fartøy vil være hentet fra tidligere vaktrapporter og korpsinformasjon. Crewonly vil sette opp informasjon for korpsets primærfartøy med de siste registrerte timetellere. Antall oppdrag skal reflektere antall oppdrag utført. Kun hovedhendelsen skal rapporteres. f.eks skal en brann med et påfølgende slep rapporteres som en brann, ikke som en brann og ett slep. Informasjon fra denne vaktrapporten danner grunnlaget for korpsets statistikker og vil komme med i hvert enkelt medlems mannskapsbok. Side 16 av 38

17 12.3 Rapport etter patrulje, øvelse og spesialoppdrag Etter gjennomført patrulje, øvelse eller spesialoppdrag skal det lages en vaktrapport, velg den vakten som det skal sendes inn en rapport for i nedtrekkslisten vist i Figur 6: Valg av ny rapport for vakt eller oppdatering av eksisterende rapport. Crewonly vil fylle inn informasjon basert på data fra vaktdatabasen, tidligere vaktrapporter og korps konfigurasjonen. For innhold i rapporten gjelder følgende: Start- og slutt-tid skal være start og slutt på vakten. Disse tidene benyttes for å beregne antall timer i tjeneste for korpset og for hvert enkelt medlem som deltok på vakten. Mannskap ombord skal være de som faktisk var ombord. Informasjon om fartøy vil være hentet tidligere vaktrapporter og korps informasjon. Crewonly vil sette opp informasjon for korpsets primærfartøy med de siste registrerte timetellere. Antall oppdrag skal reflektere antall oppdrag utført. Kun hovedhendelsen skal rapporteres. f.eks skal en brann med et påfølgende slep rapporteres som en brann, ikke som en brann og ett slep. 13 Øvelser Modulen «Øvelser» gjør det mulig å definere egne øvelseopplegg, laste opp disse som egne filer samt rapportere på disse i vaktrapportene. Et korps kan dele sine øvelsesopplegg med de andre korpsene som om de ønsker det kan velge om de vil benytte disse. Om korpset har lokale øvelser og gjort disse tilgjengelig for sine medlemmer, vil formularet for innsending av vaktrapporter inneholde felter for rapportering av gjennomført øvelse Laste opp og tilpasse øvelser Medlemmer med rettigheter som administrator har tilgang til å oppdatere øvelser gjennom link øverst i formularet. Formularet for opplasting av nye og tilpasning av øvelser er vist i Figur 8: Laste opp og tilpasse øvelser. Beskrivelse av figur Laste opp nye øvelsesopplegg. Fil : Felt for valg av fil for opplasting. Beskrivelse : Navnet på øvelsen. Tilgjengelighet for andre korps : Her setter en opp hvorvidt øvelsen skal være tilgjengelig for andre korps. NB : Om en gir andre korps full tilgang til å benytte øvelsen så vil dette ikke kunne endres senere. Tilgjengelighet for eget korps : Her setter en opp hvorvidt øvelsen skal være tilgjengelig for eget korps. Lokalt tillegg til øvelsen : Her kan en legge inn en tekst som f. Eks en lokal posisjon, brygge, telefon etc. Side 17 av 38

18 2. Disse feltene vil være synlige om øvelsen tilhører ditt korps. I eksemplet er øvelsene 24 til 27 lastet opp av RSRK Oslo og er ikke tilgjengelige for andre korps. 3. Lokal tilpasning og synlighet for egne medlemmer. I eksemplet er øvelse 1-3 øvelser som er gjort tilgjengelig for alle korpsene av RSRK Stavanger. Øvelse 1 2 er åpnet for bruk i RSRK Oslo Figur 8: Laste opp og tilpasse øvelser 14 Faste rutiner Faste rutiner for korpset finnes under menyvalget «Faste rutiner». Medlemmer med rettigheter som administrator kan oppdatere faste rutiner for aktuelt korps gjennom linken øverst i formularet Oppdater faste rutiner Linken «Oppdater faste rutiner» åpner funksjonen for oppdatering av faste rutiner gjennom en HTML editor. Oppdateringen vil være synlig for alle medlemmer i eget korps umiddelbart etter oppdatering. Side 18 av 38

19 15 Teknisk RS Funksjonen «Teknisk RS» benyttes for å opprette og følge opp tekniske saker på korpsets fartøyer. I menyen vil det være innslag for korpsets primær- og sekundær-fartøy. Tekniske saker følger fartøyet, stasjoner som overtar fartøy fra andre stasjoner vil på den måten kunne lese historikken for fartøyet. Åpne tekniske saker for korpsets primær- og sekundær-fartøy vil være synlige på forsiden av crewonly om dette er satt opp i korpsets administrasjonsfunksjon. Nye tekniske saker opprettes ved å velge «Opprett ny teknisk sak» fra nedtrekkslisten øverst i formularet. Eksisterende tekniske saker oppdateres ved å velge gjeldende sak fra nedtrekkslisten øverst i formularet. Tekniske saker kan ha status som «Åpen», «Avventende» og «Fartøy er ikke operativt». Når saker lukkes, kan en velge om en vil beholde saken eller om en ønsker at den skal slettes. Teksten i tekniske saker kan ikke endres. 16 Vedlikehold RS Funksjonen «Vedlikehold RS» benyttes for å holde oversikt over utført og forefallende vedlikehold på korpsets fartøyer. I menyen vil det være innslag for korpsets primær- og sekundær-fartøy. Vedlikehold følger fartøyet, stasjoner som overtar fartøy fra andre stasjoner vil på den måten kunne lese vedlikeholdshistorikken for fartøyet. Formularet er todelt. Del en gir oversikt over utført vedlikehold, siste timeteller og bunkers gruppert på måneder. Hvor mange måneder som skal vises i dette formularet settes for hvert enkelt korps i korpsets administrasjonsfunksjon. Del to gir oversikt over alle vedlikeholdsaktiviteter, med informasjon om dato og timetellere for når de sist var utført, intervallet for hver enkelt vedlikeholdsaktivitet samt hvor lenge det eventuelt er igjen til forfall Registrer vedlikehold Funksjon for å «Registrere utført vedlikehold» kommer en til ved å klikke på linken nederst i formularet. Formularet er todelt. Del en gir oversikt over alt utført vedlikehold for dette fartøyet, med mulighet for å slette feilaktige registreringer. Del to inneholder en liste over alle vedlikeholdaktiviter i databasen, med forslag til intervaller, datovelger og checkboks for registrering. RS sentralt har en egen funksjon for å registrere nye vedlikeholdsaktiviteter, gjennom denne funksjonen kan de også deaktivere vedlikeholdsaktiviteter. Forslag til intervall settes opp etter følgende logikk. For aktiviteter som det ikke har vært registrert vedlikehold på for gjeldene fartøy, benyttes standard intervall som er satt av RS sentralt ved registrering av aktiviteten. For aktiviteter som det har vært registret vedlikehold på for gjeldene fartøy, benyttes intervallet fra siste registrering. Side 19 av 38

20 Timetellere hentes fra vaktrapportene. Ved lagring av utført vedlikehold vil crewonly finne siste timeteller for gjeldene fartøy for hvor dato er mindre enn dato for utført vedlikehold. RS sentralt har tilgang til å å opprette nye vedlikeholdsaktiviteter, se kapittel 26.1Vedlikehold fartøy. 17 Aktivitetsplan Aktivitetsplanen vises som en kalender med bevegelige og faste helligdager. Medlemmer med rettigheter som administrator har mulighet til å opprette nye og endre eksisterende aktiviteter direkte fra kalenderen. Det kan om ønskelig knyttes krav om påmeldinger til en aktivitet. I slike tilfeller vil medlemmer ha mulighet til å melde seg på og se hvilke andre medlemmer som er deltagere på aktiviteten Opprette nye og endre aktiviteter Medlemmer med rettigheter som administrator har tilgang ti å opprette nye og endre eksisterende aktiviteter direkte fra aktivitetsplanen. I aktivitetsplanen er det linker under dato og under hver enkelt aktivitet. Ved å aktivere disse vil en få tilgang til å opprette nye eller oppdatere eksisterende aktiviteter. Eksempel er vist i Figur 9: Opprette eller endre aktivitet. Forklaring til figur 9: 1. Medlemmer med rettigheter som administrator har tilgang til linken som ligger under datoen. Ved å trykke på denne vil en få opp et formular for å opprette en ny aktivitet. 2. Alle medlemmer har tilgang til link som ligger under aktiviteten. Medlemmer med rettigheter som administrator vil få opp et formular hvor en kan endre aktiviteten eller foreta påmeldinger til aktiviteten. 3. Denne delen av formularet inneholder felter for tid, sted, tema med mer. Status kan ha følgende verdier : Planlagt ikke bekreftet : Aktiviteten vil være synlig i aktivitetsplanen, men ikke på forsiden. Bekreftet : Synlig både på forsiden og i aktivitetsplanen. Bekreftet, påmelding er påkrevet : Her må en sette opp antall deltagere. Denne status vil åpne for påmeldingsdelen (4). Antall deltagere settes fra 0 til Påmeldingsdelen. Medlemmer med rettigheter som administrator har tilgang til å melde på alle medlemmer via nedtrekkslistene. Side 20 av 38

21 Figur 9: Opprette eller endre aktivitet 17.2 Melde seg på en aktivitet Medlemmer uten rettigheter som administrator har tilgang til link under aktiviteten i aktivitetsplanen som åpner et formular med informasjon om aktiviteten. Om aktiviteten krever påmelding, vil medlemmet har mulighet til å melde seg på aktiviteten gjennom dette formularet. Eksempel på dette er vist i Figur 10: Melde seg på en aktivitet. forklaring til figur 10: 1. Link under aktiviteten. 2. Avkryssingsboks for påmelding. Om medlemmet allerede er påmeldt vil denne avkryssingsboksen ha funksjon for avmelding til aktiviteten. Side 21 av 38

22 Figur 10: Melde seg på en aktivitet 18 Meldinger Meldinger kan legges ut av RS sentralt og av lokalt korps. Meldinger vil være synlig på forsiden med full meldingstekst en uke etter at de er lagt ut eller oppdatert, siden vil kun headingen være synlig på forsiden. Full meldingstekst vil alltid være tilgjengelig under menyvalget «Meldinger». Ved å aktivere menyvalget vil en få opp en liste over meldinger fra RS sentralt og lokalt korps. Medlemmer med rettigheter som administrator har tilgang til å opprette nye eller oppdatere eksisterende meldinger gjennom nedtrekkslisten øverst på siden Opprette ny melding eller oppdatere en eksisterende Nye meldinger opprettes med heading og meldingstekst. I datofeltet angis hvor lenge meldingen skal være synlig for medlemmene. Meldingen vil være synlig frem til klokken den angitte dato. Om en har huket av i avkryssingsboksen «Meldingen skal slettes fra databasen når dato er passert» vil meldingen bli slettet på angitt dato. Om det ikke er krysset av i dette feltet, vil meldingen være tilgjengelig for oppdatering og senere bruk i nedtrekkslisten på hovedsiden for meldinger. Side 22 av 38

23 Figur 11: Opprette en ny melding eller oppdatere en eksisterende melding 19 Dokumenter Dokumenter kan legges ut av RS sentralt og av lokalt korps. Dokumenter fra RS sentralt vil være synlig for alle korps, lokale dokumenter vil være synlig kun for lokalt korps. Styrende dokumenter som handbøker bør ikke legges ut av hvert enkelt korps. Disse bør legges ut av RS sentralt, på denne måten blir det lettere å holde dokumentdatabasen konsistent. Informasjon om nye dokumenter fra RS sentralt og fra lokalt korps vil komme på forsiden av crewonly. Hvor lenge denne informasjonen vil være tilgjengelig på forsiden, settes av hvert enkelt korps under «Administrasjon -> Tilpasning av korps». Medlemmer med rettigheter som administrator har tilgang til funksjon for administrasjon av dokumentdatabasen gjennom linken «Administrer dokumentdatabasen», som er å finne øverst på siden Administrasjon av dokumentdatabasen Administrasjon av dokumentdatabasen er tilgjengelig for alle medlemmer med rettigheter som administrator. Formularet for administrasjon av dokumentdatabasen er vist i Figur 12: Administrasjon av dokumentdatabasen. Forklaring til figur 12 : 1. Oppretter nye kategorier. Kategorier vil synes som underkataloger under RS sentralt eller under lokalt korps. I trestrukturen vil kun kategorier som har underliggende dokumenter være synlige. 2. Opplasting av filer. For opplasting av filer gjelder følgende begrensninger : Max fil størrelse : 5MB Filtyper : xls, pdf, ppt, doc og rtf Varsel om at nye filer er lastet opp sendes via mail til et utvalg av medlemmer ved å huke av for dette i formularet. Side 23 av 38

24 Filer kan sette til kun å være synlige for styret. 3. Endring av enkeltfiler. Her får en full oversikt over alle dokumentene i databasen. Kategorier, synlighet for medlemmer og dokumentbeskrivelsen kan endres, og filer kan slettes gjennom dette formularet. Figur 12: Administrasjon av dokumentdatabasen 20 Statistikk Statistikker for eget korps er tilgjengelig gjennom menyvalget «Statistikker». Ved inngang vil en få opp statistikker for inneværende år. Statistikker for tidligere år er tilgjengelige via nedtrekkslisten øverst på siden. Statistikkene er basert på innsendte vaktrapporter. Det er gjort endringer i datastrukturen i crewonly v2.0. Grunnet denne endringen er tallene som er knyttet til beredskapsvakter missvisende for årene 2005 til Avviksrapport Avviksrapport er en statisk link til RS sitt system for avvikshåndtering. Denne linken kan aktiveres eller deaktiveres for hvert enkelt korps i korpsets administrasjonsfunksjon. 22 Uniformbestilling Uniformbestilling er en statisk link til RS sitt system for uniformbestillinger. Denne linken kan aktiveres eller deaktiveres for hvert enkelt korps i korpsets administrasjons funksjon. Side 24 av 38

25 23 Tilpassinger for RS sentralt. RS sentralt har tilgang til å lese informasjon for alle korps. Dette er løst ved at de har en egen nedtrekksliste for valg av korps i følgende funksjoner : Medlemmer, Tillitsvalgte, Vaktplan, Les vaktrapporter, Aktivitetsplan og Statistikk. For funksjonen Vedlikehold er det en egen rapport som inneholder alt utført og forefallende vedlikehold, timetellere og bunkers for alle fartøyene. For tekniske saker er det en egen rapport som inneholder all informasjon for alle åpne tekniske saker på alle aktive fartøyer. 24 Lokal og sentral administrasjon Funksjoner under lokal og sentral administrasjon er tilgjengelig for alle korps samt RS sentralt. Funksjonaliteten i disse funksjonene vil i noen grad være avvikene for RS sentralt sett i forhold til lokale korps Oversikt over utsjekk Ved inngang til funksjonen «Oversikt over utsjekk» vil en få opp en liste over alle utsjekkspunkter i databasen. Fra denne listen velger en hvilke punkter en vil generere oversikt over. Eksempel på formularet er vist i Figur 13: Oversikt over utsjekkspunkter. Forklaring til figur 13: 1. Oversikt over alle valgbare utsjekkspunkter som ikke er valgt. 2. Oversikt over alle valgte utsjekkspunkter. 3. Knapper for overføring av utsjekkspunkter mellom valgte og ikke valgte punkter. Flytting kan også fortas ved dobbeltklikk av hvert enkelt punkt. Figur 13: Oversikt over utsjekkspunkter Eksempel på oversikt over utsjekk er vist i Figur 14: Eksempel på rapport over utsjekk. I headingen er det knapper og lister for sortering og filtrering. Side 25 av 38

26 Figur 14: Eksempel på rapport over utsjekk Tilpassing for RS sentralt For RS sentralt vil medlemmer fra alle korps komme med i oversikten. Det kan filtreres og sorteres på korps på lik linje med navn, operativ status med mer Eksport av medlemsinformasjon Oversikt over alle medlemmer i databasen kan eksporteres som vcard eller som excel filer Vcard Medlemsinformasjon kan eksporteres som vcard fil for import i epostleser eller kontaktlister. Alle vcard vil være samlet i en fil Excel Medlemsinformasjon med alle personalia og informasjon om pårørende kan eksporteres som en excel fil for videre behandling. Data er kodet med ISO karaktersett Tilpassing for RS sentralt Dataeksporten vil inneholde medlemmer i alle korps med informasjon om hvilke korps vedkommende medlem tilhører Aktivitets logg Alle endringer av data i crewonly logges. Oversikt over endringer for lokalt korps er tilgjengelig for alle medlemmer med rettigheter som administrator. 25 Lokal administrasjon Lokal er ikke tilgjengelig for RS sentralt Tilpassing av korps Funksjonen «Tilpassing av korps» benyttes til å sette opp mailadresser, korpsnavn, fartøyer og tilgang til moduler i crewonly. Funksjonen er ikke tilgjengelig for RS sentralt. Formularet er vist i Figur 15: Tilpassing av korps. Forklaring til figur 15: Side 26 av 38

27 1. Korpsnavn og mailadresser. Mailadresser vil komme med i oversikten over tillitsvalgte. Dette er det eneste stedet i crewonly hvor disse benyttes. Korpsnavn kan også endres i en modul som kun er tilgjengelig for RS sentralt. Denne modulen er beskrevet i kapittel 26.4 Opprette eller endre RSRK. 2. Fartøyer. Korpset kan sette opp bruk av to fartøyer, primær og sekundær. Om modulene «Tekniske saker» og / eller «Vedlikehold fartøy» benyttes vil en få tilgang til disse modulene for valgt fartøy fra hovedmenyen. I modulen «Send vaktrapport» vil timetellere for valgt primærfartøy bli hentet fra gamle vaktrapporter satt inn i dertil hørende felter i nye rapporter. 3. Tilgang til moduler i crewonly. Her kan moduler deaktiveres / aktiveres etter korpsets ønsker. 4. Tilpassing av enkeltmoduler i crewonly. «Vis vedlikehold, antall måneder» angir hvor mange måneder tilbake i tid en vil se teknisk vedlikehold for i funksjon «Vedlikehold RS». «Antall plasser ombord på vakter» angir hvor mange mannskapspossisjoner crewonly setter opp som default når en oppretter en vaktplan. Dette kan senere endres for hver enkelt vakt. «Filer på forsiden, antall dager» angir hvor lenge en ønsker å få informasjon om nye dokumenter på forsiden av crewonly. Side 27 av 38

28 Figur 15: Tilpassing av korps 25.2 Administrasjon av vaktdatabasen Menyvalget «Administrasjon av vaktdatabasen» åpner en side hvor en får tilgang til flere funksjoner for administrasjon av vaktdatabasen. På denne siden gis en kort beskrivelse av de forskjellige funksjonene Opprett vakter i databasen Funksjonen «Opprett vakter i databasen» er ment for å opprette vakter over en lengre periode, enkeltvakter bør opprettes direkte i vaktplanen. I formularet som er vist i Figur 16: Opprette vakter i vaktdatabasen, defineres vaktene i en typisk uke samt perioden det skal defineres vakter for. Forklaring til figur Avkryssingsboksen «Slette alle vakter som allerede finnes i den angitte perioden før nye Side 28 av 38

29 vakter opprettes» benyttes om en ønsker at crewonly skal fjerne alle vakter i vaktdatabasen innenfor valgt periode før nye vakter opprettes. Denne funksjonen kan benyttes om en ønsker å lage en helt ny vaktplan for en periode hvor det allerede finnes vakter i databasen. 2. Nedtrekkslistene «Opprett vakter fra og med» og «Opprett vakter til og med» benyttes for å definere perioden en ønsker å opprette vakter for. Start er på mandag og slutt er på søndag, kun hele uker. 3. Felter for valg av «Type vakt», her velges type vakt som skal opprettes. Hvis det er huket av på «Ingen vakt» vil det ikke bli generert vakt. Vakttype «Beredskap» vil håndteres som beskrevet i kapittel 12.1 Rapport etter beredskap. For at statistikkene skal bli korrekte bør en være nøye med å sette type vakt korrekt. Alle typer vakter vil kunne tilordnes vaktlag og endres gjennom vaktplanen. 4. Avkryssingsboksen «Lukket registrering» hukes av om en ønsker lukket registrering. Vakter med Lukket registrering vil kun kunne oppdateres av medlemmer med administrator rettigheter. 5. Nedtrekkslistene «Startdag», «Starttid» og «Antall timer» benyttes for å angi starttid og varighet for vaktene. Figur 16: Opprette vakter i vaktdatabasen Tilordne mannskap til vaktlag Funksjonen «Tilordne mannskap til vaktlag» har to funksjoner, disse er beskrevet i underkapitlene. Eksempel på formularet er vist i Figur 17: Tilordne mannskap til vaktlag. Side 29 av 38

30 Definere antall vaktlag og vaktlagsgrupper For å kunne benytte vaktlag og for å kunne tilordne vaktlag til vakter må en først definere hvor mange vaktlag korpset skal benytte. Vaktlag kan inndeles i opp til fem grupper. Alle gruppe har et vaktlag A0-E0 som kun kan brukes for å definere vaktlagsledere for en gruppe av vaktlagene. I alle gruppene kan det være opp til 22 vaktlag, som nummereres A1 A22, B1 B22 osv. Definering av antall vaktlag gjøres i del 1 av formularet Tilordne mannskap til vaktlag Tilordning av mannskap til vaktlag gjøres i del 2 og 3 i formularet. I del 2 av formularet får en oversikt over medlemmer som er tilordnet som medlem av et vaktlag. Tilhørighet til vaktlaget kan endres eller fjernes i dette formularet. I del 3 av formularet er alle medlemmer liste opp, har kan en lage en ny vaktlagstilhørighet. Det er fult mulig for et medlem å være tilknyttet flere vaktlag. Alle endringer som gjøres i dette formularet vil endre mannskap på alle vakter i databasen hvor det aktuelle vaktlag er tilordnet en vakt. Figur 17: Tilordne mannskap til vaktlag Side 30 av 38

31 Tilordne vaktlag til vakter Vaktlag kan tilordnes alle typer vakter. Det er en forutsetning at det er definert bruk av vaktlag for det aktuelle korpset, slik som beskrevet i kapittel Definere antall vaktlag og vaktlagsgrupper og Tilordne mannskap til vaktlag. Vakter hvor det er definert vaktlag vil endre layout og funksjonalitet i vaktplanen som beskrevet i kapittel 10 Vaktplan. Alle vakter i vaktdatabasen vil komme med i formularet for tilordning av vaktlag. Eksempel på formularet er vist i Figur 18: Tilordne vaktlag til vakter. Forklaring til figur N/A avhukes for alle vakter hvor det ikke er ønskelig med tilordning av vaktlag eller hvor det ikke har vært valgt et vaktlag. 2. Vaktlag A1, A2 osv vil avhukes i henhold til ønsket tilordning. Antall vaktlag i denne oversikten vil være avhengig av antall vaktlag som er definert for dette korpset. Figur 18: Tilordne vaktlag til vakter Oversikt over vaktrapporter Oversikt over vaktrapporter gir en oversikt over alle vaktrapporter for de siste 12 måneder for det aktuelle korpset. Hensikten med denne oversikten er gi en oversikt over relevante data for statistikkene, slik at disse kan rettes opp om det skulle være foretatt feilaktige eller ulogiske registreringer. Crewonly sjekker en del av informasjonen og merker denne med rød tekst om det skulle være merkverdigheter i registreringene. Eksempel på formularet er gitt i Figur 19: Oversikt over vaktrapporter. Forklaring til figur 19. Side 31 av 38

32 1. Type vakt, men link for å kunne endre vaktrapporten. 2. Start og sluttid, merket med rødt om det ikke finnes en tilstøtende rapport. 3. Mannskap, av plasshensyn notert med internt medlemsnummer. Hensikten med denne oversikten er å lett kunne se hvor det mangler mannskap og om det eventuelt er dobbeltregistrering av mannskap. 4. Maskintimer start og stop. Overlappende timetellere merkes med rødt. 5. RS nummer. 6. Hvem som har registrert rapporten og når registreringen ble foretatt. Figur 19: Oversikt over vaktrapporter 25.3 Besøksrapport Besøksrapporten viser siste vellykkede innlogging på crewonly sortert etter tid for innlogging på aktuelt korps. Oversikten gir ingen informasjon over hvor mange ganger medlemmet har vært logget inn Informasjon til medlemmer via mail Crewonly har en funksjon for å sende mail til medlemmene. Alle mailer sendes i html formatert form og editeres gjennom en html editor. Mailtypen velges fra en nedtekksliste ved inngang til funksjonen. Mailtypene er beskrevet i de påfølgende kapitler Mail til nye medlemmer Mail til nye medlemmer kan sendes til alle medlemmer med operativ status ny og som ikke har vært logget inn på crewonly. Malen for slik mail inneholder informasjon om hvordan man kommer inn på crewonly med brukernavn og førstegangs passord samt informasjon om hvordan man mottar passord for fremtidig bruk. Når medlemmet har vært logget inn på crewonly, er det ikke lenger mulig å sende slik mail til vedkommende medlem. Side 32 av 38

33 Nyhetsbrev Nyhetsbrev sendes til alle medlemmer som har operative status Fører, Bestmann, Matros, Aspirant, Ny, Interessent og Ikke operativ. Det ligger en enkel mail i crewonly som videreforedles i en html editor før den sendes Mail til utvalg av medlemmer Mail til utvalg av medlemmer editeres i en html editor før de sendes. Mottakere velges i avkryssningsboksene, det er kun tilgang til å velge hele grupper basert på operativ status. 26 Sentral administrasjon Sentral administrasjon er kun tilgjengelig for RS Sentralt. Funksjonene under dette menyvalget er funksjoner for global tilpassing av crewonly Vedlikehold fartøy Funksjonen vedlikehold av fartøy benyttes for å definere nye eller endre eksisterende vedlikeholdsaktiviteter. Eksempel på formularet er vist i Figur 20: Adm. av vedlikeholdsaktiviteter. Forklaring til figur Del en benyttes for å definere en ny vedlikeholdsaktivitet. Intervall enten som antall måneder eller som antall timer ved å velge fra nedtrekkslisten. 2. Del to benyttes for å endre beskrivelsen av, deaktivere eller aktivere eksisterende vedlikeholdskativiteter. Vær oppmerksom på at intervallet som settes i denne bolken, kun vil påvirke aktiviteter som det ikke er foretatt registrering på for gjeldene fartøy. Hver enkelt vedlikeholdsaktivitet kan deaktiveres / aktiveres ved å benytte avkryssingsfeltet «Aktiv». Intervall settes som måned eller som timer. Måneder fra 1 til 24, timer fra 50 til 500. For aktiviteter hvor det er definert intervall basert på et antall måneder, vil crewonly benytte dato for siste registrering når forfall skal beregnes. For timebasert vedlikehold benyttes timeteller fra styrbord maskin. Intervall vil bli benyttet som forslag til intervall ved første gangs registrering av aktuell vedlikeholdsaktivitet på et fartøy. Siden vil crewonly benytte siste registrerte intervall på aktuell vedlikeholdsaktivitet for det gjeldene fartøy. Side 33 av 38

34 Figur 20: Adm. av vedlikeholdsaktiviteter 26.2 RSRK fartøyer Denne funksjonen benyttes for å definere nye samt aktivere / deaktivere eksisterende RSRK fartøyer. Eksempel på formularet er vist i Figur 21: Adm. av RSRK fartøy. Forklaring til figur Opprette nytt RSRK fartøy. Angi navn og nummer på nytt fartøy. Fartøyet vil være tilgjengelig for bruk i vaktrapporter og som primær- og sekundær-fartøy i funksjonen «Tilpassing av korps». Fartøynummer må være unikt. 2. Deaktivere / aktivere eksisterende RSRK fartøy. Et deaktivert fartøy vil ikke være tilgjengelig for bruk i vaktrapporter og i funksjonen «Tilpassing av korps». Figur 21: Adm. av RSRK fartøy Side 34 av 38

35 26.3 Administrasjon av utsjekkpunkter Funksjonen «Administrasjon av utsjekkpunkter» gir RS Sentralt tilgang til å opprette nye, endre teksten på eksisterende samt aktivere / deaktivere utsjekkpunkter, kurser og sertifikater. Endringer i den beskrivende teksten vil umiddelbart være synlige i medlemmene mannskapsbøker og i funksjonen «Utsjekk» selv for utsjekk som allerede er foretatt. Deaktivering av et utsjekkpunkt vil føre til at utsjekkpunktet ikke lenger vil være synlig i medlemmenes mannskapsbøker og i funksjonen «Utsjekk». Allerede registrert utsjekk på det gjeldende punktet vil fremdeles ligge i databasen og vil komme til syne igjen om punktet på et senere tidspunkt blir aktivert. Utsjekkpunkter kan ikke slettes. I Figur 22: Adm. av utsjekkpunkter finnes et utklipp av formularet. Forklaring til figur Endre beskrivelse etc. - Beskrivende tekst er den tekst som kommer frem i funksjonen «Utsjekk» og i medlemmenes mannskapsbøker. Endringer i denne teksten vil påvirke alle tidligere registreringer for det gjeldene punkt. - Krav til hvilke operativ status, angir hvilke gruppe av medlemmer som skal ha denne utsjekk. - Aktiv, angir om punktet er aktivt. Et deaktivert punkt vil ikke være synlig i medlemmenes mannskapsbøker og i funksjonen «Utsjekk». Deaktiverte punkter kan senere aktiveres og gamle registreringer vil igjen være tilgjengelig i medlemmenes mannskapsbøker. 2. Opprette nytt utsjekkpunkt. I nedtrekkslisten velges det ovenforliggende punkt som det nye utsjekkpunktet skal ligge under. Om det skal opprettes en ny sertifikattype eller en ny kurstype må en først legge inn sertifikattype eller kurstype og legge denne under punkt 2.3 sertifikat eller punkt 2.4 kurs, for så å opprette en ny kasse eller kurstype og legge dette under det nydelig opprettede sertifikat eller kurstype. Om det nye punktet skal kobles til en operativ status velges dette fra nedtrekkslisten «Krav til». Figur 22: Adm. av utsjekkpunkter Side 35 av 38

36 26.4 Opprette eller endre RSRK Funksjonen «Opprette eller endre RSRK» benyttes for å opprette et nytt korps eller endre navn på et eksisterende korps. Velg «Opprette nytt korps» eller navnet på et eksisterende korps fra nedtrekkslisten. Medlem som oppretter et nytt korps vil ha tilgang til det nye korpsets crewonly fra menyen. For å legge inn nye medlemmer eller knytte eksisterende medlemmer til det nye korpset velger en det nye korpset fra menyen og utfører disse operasjonene fra det nye korpsets crewonly sider i henhold til prosedyrene som er beskrevet i kapittel 8.2 Del 1, Registrere nytt medlem. Endring av korpsets navn kan også gjøres av hvert enkelt korps, gjennom funksjonen «Administrasjon -> Tilpassing av korps» Endre verv og operativ status Funksjonen «Endre verv og operativ status» benyttes for å endre den beskrivende teksten for verv og operativ status. Crewonly benytter verv og operativ status for å styre tilgang til en rekke funksjoner i systemet. Av denne grunn bør en ikke endre betydningen av verv eller operativ status. I formularet, som er vist i Figur 23: Endre verv og operativ status, er det angitt hvilke verv og operativ status det er viktig ikke å endre betydningen av for å opprettholde funksjonaliteten i crewonly. Øvrige verv og operativ kan man endre betydningen for uten at dette går utover funksjonaliteten. Endringer vil umiddelbart være synlige i crewonly. Forklaring til figur Operativ status = 1 vil alltid være øverstkommanderende ombord, Operativ status = 4 vil alltid være den siste operative status som vil være tilgjengelig for vakter etc. 2. Verv = 1, 2 og 7 må ikke endre betydning. Disse verv gir utvidede rettigheter i funksjonen «Utsjekk». Øvrige verv kan endres uten at det går ut over funksjonaliteten i crewonly. Side 36 av 38

37 Figur 23: Endre verv og operativ status Prosedyrer Legge inn nytt medlem Nytt medlem legges inn ved hjelp av funksjonen «Utsjekk». Velg «Registrer nytt medlem» fra nedtrekkslisten. Legg inn RS medlemsnummer, navn og epost adresse og trykk «Utfør». Crewonly vil returnere til formularet for registreringa av personalia og utsjekk. Om det allerede er registrert i crewonly vil en få beskjed om hvilke korps medlemmet er registret under. «Utfør» vil i så fall knytte dette medlemmet til aktuelt korps Tilordne et medlem fra et annet korps som medlem i eget korps Se kapittel 27.1 Legge inn nytt medlem Stenge / åpne tilgang til Crewonly for et gitt medlem Tilgang til crewonly for et medlem stenges / åpnes gjennom funksjonen «Utsjekk». I Figur 24: Åpne / stenge tilgang til crewonly er det angitt hvor i formularet en finner avkryssingsboks for å endre tilgang til crewonly. Endring av tilgang til crewonly vil kun gjelde for aktuelt korps. Side 37 av 38

38 Figur 24: Åpne / stenge tilgang til crewonly 27.4 Endre RS medlemsnummer for et gitt medlem. RS medlemsnummer endres i funksjonen «Utsjekk». RS medlemsnummer må være unikt i crewonly. Om en forsøker å endre RS medlemsnummer til et nummer som allerede finnes i crewonly, vil en få en melding om hvilke medlem som allerede har dette nummeret og hvilke korps vedkommende er medlem av. Crewonly vil i slike tilfeller forkaste endringen. Side 38 av 38