Lokalisering av turistkontor i Kongsvinger

Transkript

1 KONGSVINGER KOMMUNE SKAL BEHANDLES I Utvalg Møtedato Saksnr Saksbehandler Formannskap /13 LGI Saksansv.: Lars Gillund Arkiv:K2-U01 : Arkivsaknr.: 11/1040 Lokalisering av turistkontor i Kongsvinger Vedlegg: Anskaffelsesprotokoll_Turistinformasjon.doc Konkurransegrunnlag_Turistinformasjon.docx Doffin-utlysing.pdf Tilbud på drift av turistinformasjonen Kongsvinger - Reiser & Opplevelser AS Vedlegg CV HMS- erklæring Bilder Attest om restanse Firmaattest Årsregnskap 2010 Årsregnskap 2011 Tilbudsbrev - drift av turistinformasjonskontor i Kongsvinger - Hedmark fylkesmuseum Firmaattest CV Vedlegg Årsmelding 2010 Årsmelding 2011 Foto Dokumentliste: Nr Dok.type Dok.dato Avsender/Mottaker Tittel 10 S Lokalisering av Turistinformasjon i Kongsvinger Saksopplysninger: Dagens turistinformasjon har vært drevet av Reiser og Opplevelser AS v/ Siw Solberg i 4 år. Reiser og Opplevelser AS har i disse fire årene hatt kontrakt for et år av gangen for drift av turistinformasjonen. I forbindelse med Kongsvinger kommunes dialog med Hedmark Fylkesmuseum om å samle museumsvirksomheten på Gyldenborg ble det lagt inn en forventning om at partene også skulle inngå en avtale om drift av turistkontoret på Gyldenborg. Bakgrunnen for dette var at et samarbeid med fylkesmuseet ville gi svært gode synergier fordi det skjer mye knyttet til reise, opplevelse og turistnæring på Festningen/Øvrebyen. I sak 100/12 Museum på Gyldenborg, som ble behandlet i kommunestyret heter det

2 blant annet i rådmannens vurdering i forhold til midler til museets virksomhet I tillegg vil det være en avtale for drift av turistinformasjonen for en sum av kr ,-. Det er nå inngått en avtale om å flytte Fylkesmuseets virksomhet til Gyldenborg, og lokalene er tatt i bruk. Reiser og Opplevelser AS ble orientert om dette allerede høsten Da det ikke viste seg mulig få etablert museets virksomhet på Gyldenborg i 2012 inngikk administrasjonen en avtale med Reiser og Opplevelser AS om drift av turistinformasjonen i Det ble i dialogen om avtalen for 2012 gjort klart at Kongsvinger kommune jobbet for å få i stand en avtalte med Hedmark fylkesmuseum om drift av turistinformasjon på Gyldenborg. Lokalisering av turistinformasjonen ble imidlertid behandlet som en politisk sak i desember 2012 (sak 12/27619) der følgende vedtak ble fattet: Rådmannen bes om å forlenge avtalen med Reiser og Opplevelser AS frem til Rådmannen bes innhente tilbud på drift av turistinformasjon for perioden fra , der blant annet følgende skal belyses: - åpningstid - tilgjengelighet/universell utforming - mulighet til å legge ut brosjyrer - betjening av digitale kanaler - pris Rådmannen har med bakgrunn i dette forlenget den nåværende avtale med Reiser og Opplevelser ut Med utgangspunkt i kommunestyrets vedtak har rådmannen gjennomført en offentlig utlysning hvor det ble bedt om tilbud på drift av turistinformasjon mot et tilskudd på eks mva (utlysningstekst ligger vedlagt). Intensjonen har vært å inngå en tjenestekonsesjonskontrakt for drift av Kongsvinger turistinformasjon. I utlysningen ble presisert at tilbudene ville bli vurdert ut fra åpningstider, universell utforming og kvalitet på tjenesten. Ved fristens utløp hadde det kommet inn to skriftlige tilbud fra henholdsvis Reiser og Opplevelser AS og Hedmark fylkesmuseum. I tillegg til de skriftelige tilbudene har administrasjonen gjennomført intervjuer / samtaler med begge tilbyderne for å få et best mulig grunnlag for å kunne gjøre en endelig vurdering. Intervjuene / samtalene har tatt utgangspunkt i vurderingsskjemaet som var vedlagt utlysningsteksten. I forbindelse med intervjuene / samtalene har administrasjonen også fått omvisning i lokalene som er tenkt benyttet til turistinformasjon. Samtalene med de to tilbyderne har vært et viktig grunnlag for å danne seg et helhetlig bilde av de innkomne tilbudene. I tilbudet til Kongsvinger kommune tilbyr Reiser og Opplevelser AS opprettholdelse av turistinformasjon i Sentrum Syd, mens Fylkesmuseet tilbyr etablering av turistinformasjon på Gyldenborg i samlokalisering med museet.

3 Begge tilbyderne har i sine tilbud forutsatt et økonomisk tilskudd fra Kongsvinger kommune på kr pr år til drift av turistinformasjonen. Vurdering: Rådmannen har vurdert begge tilbudene ut fra åpningstider, universell utforming og kvalitet på tilbudet. Åpningstider: Når det gjelder åpningstider tilfredsstiller begge tilbyderne kravene som stilles i forbindelse med NHO-reiselivs autorisasjonskrav knyttet til grønne skilter. Reiser og Opplevelser AS tilbyr å ha åpent 6 dager i uken. I høysesong vil åpningstiden være på hverdager og på lørdager. Tilbyder presiserer imidlertid at det er mulighet for å utvide åpningstidene i takt med en eventuell utvidelse av tilbudet / etterspørsel fra markedet. Fylkesmuseet tilbyr å ha åpent 7 dager i uka. I høysesong vil åpningstiden være alle dager. Rådmannen vurderer tilbyderne som rimelig likestilte når det gjelder åpningstider, selv om den ene tilbyderen legger opp til å være åpne 7 dager i uken og den andre tilbyr lengre åpningstider 6 dager i uken. Universell utforming: Universell utforming må vurderes både ut i fra hvor tilgjengelig lokalet er og tilgangen til selve lokalet for mennesker med en eller annen form for nedsatt funksjonsevne. Når det gjelder tilgjengeligheten til lokalet har både Reiser og Opplevelser AS og Fylkesmuseet lokaler som er godt tilgjengelige for buss / bil, med parkeringsmuligheter rett utenfor lokalet. Reiser og Opplevelser AS kan imidlertid tilby en lokasjon som gir enklere tilgjengelighet for de som kommer med kollektivtransport og sykkel. Ut i fra et universelt utformingsperspektiv kan dette telle til dette tilbudets fordel. Når det gjelder tilgangen til lokalet er det stor forskjell mellom tilbudene. Fylkesmuseets lokale har en planløsning som gjør turistinformasjonen enkelt tilgjenglig for alle uavhengig av eventuell funksjonshemning, og det er godt tilrettelagt med hensyn til handlikaptoalett. Fylkesmuseet skal også installere heis slik at museeumslokalet i kjelleren på Gyldenborg blir tilgjengelig for alle. Reiser og Opplevelser As har i dag en lokalisering som gjør at rullestolbrukere ikke har tilgang til lokalet. Dette er pr i dag løst ved at de har en ringeklokke som turister i rullestol kan ringe på, og turistinformasjonen kan da komme ut til brukeren. Reiser og Opplevelser AS er imidlertid klare på at de kan gjøre nødvendige tilpasninger av lokalet eller flytte til en annen lokalisering som er universelt utformet hvis de får tilbud om å drifte turistinformasjonen. En rampe med

4 riktig stigning på utsiden vil være vanskelig å få til og tilgjengeligheten må trolig løses ved at det lages inngang til turistkontoret via andre deler av samme bygg. Rådmannen bemerker at dette i så fall er løsninger som Reiser og Opplevelser AS må påkoste selv. Oppsummert vurderer rådmannen det slik at begge tilbyderne vil kunne møte alle brukere slik at de får nødvendig og relevant informasjon som turist i Kongsvinger, selv om selve lokalet som fylkesmuseet tilbyr er bedre tilrettelagt pr i dag. Lokaliseringen hos Reiser og Opplevelser AS er imidlertid mer hensiktsmessig om reisende kommer med tog / buss. Kvalitet: Rådmannen har vurdert kvalitet ut i fra følgende kriterier (jfr vurderingsskjema benyttet i anbudsprosess og i forbindelse med intervjuer): - Lokalisering i forhold til ulike målgrupper - Driftsmodell - Mulighet for turistnæringen til å profilere seg / lokalets attraktivitet - Kompetanse ift service / turisme og digitale medier Lokalisering i forhold til ulike målgrupper Reiser og opplevelser AS tilbyr lokalisering i sentrum ved jernbanestasjon / bussankomst. Dette vil gjøre turistinformasjonen enkelt tilgjengelig for besøkende som kommer med buss / tog. I tillegg vil en slik lokalisering gjøre at turister som er ute etter å løse ærender i byen har en enkelt tilgang til disse i tilknytning til at de besøker turistinformasjonen. Fylkesmuseet tilbyr en lokalisering ved festningen / festningshotellet og Øvrebyen. Løsningen kan sammenlignes med løsningen i Elverum hvor turistinformasjonen ligger lokalisert i Skogbruksmuseet (på utsiden av sentrum og flere kilometer fra jernbane og busstasjon). Løsningen får svært gode tilbakemeldinger både fra Elverum kommune, Skogbruksmuseet og NHO-reiseliv. Når det gjelder f.eks banktjenester er dette i Elverum løst ved at turistene kan ta ut penger via bankterminalen på Skogbruksmuseet. Rådmannen ser fordeler med lokalisering både i sentrum og på Gyldenborg. Enkel tilgang for turister som kommer via kollektivtrafikk taler for en sentrumslokalisering. Samtidig ankommer de fleste turistene / besøkende til Kongsvinger ved bil, og da vil en lokasjonen på festningen også fungere godt under forutsetning av at skiltingen er god. I forbindelse med behandlingen av saken om turistinformasjon før jul kom Byen vår med en uttalelse hvor de ønsket at turistinformasjonen skulle ligge i sentrum. Dette for å stimulere til handel. Rådmannen ser betydningen av dette aspektet. Kongsvinger kommune har tidligere i prosessen hatt tett dialog med Fyrtårnene (Skaslien, Opaker, Magnor glassverk, Vinger Hotell, Kvinnemuseet og Nasjonale festningsverk), og har gjennom den fått tilbakemelding på at en løsning med å legge turistinformasjonen til Gyldenborg vurderes som hensiktsmessig. Det betyr at ulike interessenter har ulike preferanser i forhold til hvor det er best å legge en turistinformasjon.

5 Driftsmodell Reiser og Opplevelser AS er en kombinasjon av reisebyrå og turistinformasjon, med en daglig leder og en (deltids-) ansatt. Virksomheten rekrutterer inn kompetanse ved behov. Ved siden av driftstilskudd finansieres virksomheten blant annet gjennom salgsavtaler / samarbeidsavtaler og provisjon fra bedrifter som profilerer seg / får brosjyreplass i turistinformasjonen. Fylkesmuseet har en driftsmodell hvor de kombinerer museum og turistinformasjon (tilsvarende modell som i Elverum). Turistinformasjonen er en ikke-kommersiell virksomhet. Museet har seks ansatte i Kongsvinger, rekrutterer i mai en ny frontansatt til resepsjonen Hedmark fylkesmuseum har til sammen 130 årsverk. Samarbeidspartnerne må ikke betale for samarbeid / profilering / salg. Fylkesmuseet er i dag deltakere i det interkommunale Fyrtårnssamarbeidet. Ved vurdering av driftsmodell er rådmannen opptatt av to faktorer: 1) Hvor robust er driftsmodellen 2) I hvilken grad driftsmodellen er hensiktsmessig for turistnæringen: Rådmannen vurderer det slik at Fylkesmuseet har den mest robuste driftsmodellen. Ved siden å ha en organisasjon bestående av 6 ansatte på Kongsvinger, har avdelingen i Kongsvinger en kompetanseorganisasjon i ryggen som bistår med kompetanse ved behov, for eksempel knyttet til web/ikt, opplæring, drift/administrasjon. Rådmannen vurderer modellen som Fylkeskommunen som mest hensiktsmessig for turistnæringen da disse ikke må betale verken for utstillingsplass eller provisjon i forbindelse besøk / booking. Modellen til Reiser og Opplevelser AS kan imidlertid ha den fordel at de i større grad pucher salg av overnatting / bespisning da de er en reisebyråvirksomhet og de blant annet finansieres av provisjon. Mulighet for turistnæringen til å profilere seg/lokalets attraktivitet Reiser og Opplevelser AS har en strategisk beliggenhet i en av våre sentrale bygater, og har plass nok til å promotere reiselivsbransjen. Aktørene som skal profilere seg betaler for plass i vindu, i lokale og for brosjyreplass. Utstillinger mv utvikles i dialog med samarbeidsaktørene. Ulike næringer kan også betale for å drive salg av artikler i turistinformasjonens lokale. Hos fylkesmuseet må ingen aktører betale for å plassere brosjyrer. Fylkesmuseet vil profilere hele regionens attraksjoner, overnatting og bespisning i sitt lokale. I profileringen legges det vekt på et estetisk og profesjonalisert uttrykk blant annet gjennom et regionalt kart utformet av en lokal kunstner. Kartet skal synliggjøre de regionale attraksjonene. Kartet vil imidlertid bli utarbeidet uavhengig av om fylkesmuseet får ansvar for turistinformasjonen eller ikke. Pr i dag besøker mennesker Festningen hvert år. Festningen og museet håper på å kunne øke dette til En lokalisering av turistinformasjon på Gyldenborg vil gi en mulighet for at de som besøker festningen også blir bevisst på andre opplevelser og muligheter som finnes i regionen

6 Rådmannen vurderer tilbudet fra Fylkesmuseet som det beste da ulike aktører får anledning til å profileres seg gratis. I tillegg vurderer rådmannen det som hensiktsmessig at utstillingen i turistinformasjonen er utarbeidet ut i fra en profesjonalisert og helhetlig vurdering av regionens attraksjoner og ikke ut fra hvem som betaler for salgsplass. I tillegg til den økte turisttrafikken som forventes på festningen Øvrebyen vurderer rådmannen dette slik at Fylkeskommunen har det mest gunstige tilbudet mht til å profilere turistnæringen. Kompetanse Hos Reiser og Opplevelser AS har daglig leder har svært god kompetanse i forhold til turisme, firmaet har også en deltidsansatt med god kompetanse innen reiseliv. Virksomheten rekrutterer også inn kompetanse ved behov (for eksempel i forbindelse med ferier / sykdom). Virksomheten vil jobbe for å utvikle digitale produkter, blant annet i samarbeid med Destinasjon Sør-Hedmark. Fylkesmuseet har i dag 6 ansatte på Gyldenborg med bred kompetanse innen både formidling, service og turisme. I tillegg skal fylkesmuseet i løpet av mai i år rekruttere en person til resepsjonen. Denne personen skal ha relevant kompetanse ift turisme /service. Det forventes i tillegg at hele administrasjonen ved fylkesmuseet bruker sin kompetanse i forhold til å betjene turistinformasjonen, etter modell fra Elverum. Fylkesmuseet jobber med en vertskapsplan for hele Hedmark fylkesmuseum, og det gjennomføres standard kurs i forhold til vertskapsrollen i regi av Fylkesmuseet. Hedmark fylkesmuseum har god tilgang på digital kompetanse i egen organisasjon. Fylkesmuseet har felles interesse med turistnæringen i forhold til å utvikle digitale produkter i forhold til salg og profilering av museets virksomhet. Rådmannen vurderer det slik at begge aktørene har nødvendig kompetanse ift turisme / service. Reiser og Opplevelser AS har en spisskompetanse hos daglig leder utviklet over tid. Fylkesmuseet kan imidlertid tilby en profesjonalisert serviceorganisasjon hvor vertskapsrollen er satt i system. Rådmannen vurderer også fylkeskommunens driftsmodell som mindre sårbar i forhold til sykdom eller lignende. Konklusjon: Med bakgrunn i anskaffelseskriteriene (kvalitet på tjenesten, åpningstider og universell utforming) anbefaler rådmannen kommunestyret å tilby Fylkesmuseet driftstilskuddet for drift av turistinformasjonen. Dette begrunnes i hovedsak med kvaliteten på det tilbudet som tilbyder kan gi. Fylkesmuseet er en profesjonell og robust service- og formidlingsorganisasjon, med bred kompetanse innen både formidlig, service og turisme. Fylkesmuseet har allerede i dag gode samarbeidsrelasjoner til andre turistaktører i regionen, og rådmannen er sikker på at den anbefalte modellen vil styrke det regionale reiselivet. Modellen som rådmannen anbefaler er vel utprøvd i Elverum, og både museet, Elverum kommune og NHO-reiseliv er godt fornøyd med modellen / turistinformasjonen. Rådmannen forutsetter selvfølgelig at turistinformasjonen skal driftes iht grønn autorisasjon fra NHOreiseliv, og i henhold til de kriterier som er beskrevet i saken og tilbudet fra Fylkesmuseet.

7 De vurderingene som ligger til grunn for denne saken er knyttet til en utlysning der hensikten har vært å inngå en tjenestekonsesjonskontrakt. Ved en slik anskaffelse er man forpliktet til å gjøre vurderingen ut i fra de kriterier som er satt for anskaffelsen. I tråd med utlysningen er det derfor gjort en helhetlig vurdering av tilbudene ut fra kvalitet på tjenesten, åpningstider og universell utforming. Lokalisering knyttet til den ene eller andre siden av elva har ikke vært en del av kriteriene selv om flere har pekt på at det er viktig å beholde dette tilbudet på sørsiden. Nærhet til kommunikasjonsknutepunktet har imidlertid vært en del av vurderingen knyttet til universell utforming/tilgjengelighet, og i forhold til akkurat det kriteriet har Reiser og opplevelser AS en bedre beliggenhet enn Fylkesmuseet. Ut i fra en helhetlig vurdering av alle kriteriene har imidlertid rådmannen valgt å innstille på at fylkesmuseet skal få tilbudet. Rådmannen mener allikevel det bør ses på muligheten for å opprettholde en form for minituristinformasjon nært kommunikasjonsknutepunktet for å gi et tilbud til reisende som kommer med offentlige kommunikasjonsmidler. Rådmannen mener derfor det bør ses på muligheten for å etablere et mini-turistkontor på sydsiden innenfor en årlig ramme på kr pr år. Rådmannens INNSTILLING Kongsvinger kommune inngår avtale med Fylkesmuseet om å drifte turistinformasjonen på Gyldenborg, med et årlig tilskudd på kr. Tilskuddet vil vare i 2 år fra og med med opsjon på ytterligere 1+1 år. Rådmannen gis i oppdrag å se på muligheten for å etablere et mini-turistkontor nært kommunikasjonsknutepunktet på sydsiden innenfor en årlig ramme på kr pr år Formannskap Fellesforslag fra Frp og AP: 1. Kongsvinger kommune opprettholder turistkontor i sentrum syd v/siv Solberg, Reiser og opplevelser. Det bevilges kr ,-. 2. Det bevilges kr ,- til etablering av et mini-turiskontor ved Gyldenborg. 3. Tilskuddene vil vare i 2 år fra og med med opsjon på ytterligere år. FS-026/13 Vedtak: Kongsvinger kommune inngår avtale med Fylkesmuseet om å drifte turistinformasjonen på Gyldenborg, med et årlig tilskudd på kr. Tilskuddet vil vare i 2 år fra og med med opsjon på ytterligere 1+1 år. Rådmannen gis i oppdrag å se på muligheten for å etablere et mini-turistkontor nært kommunikasjonsknutepunktet på sydsiden innenfor en årlig ramme på kr pr år.

8 Vedtaket ble gjort med 4 (H 2, PP 1, Krf 1) mot 4 (Ap 3, Frp 1) stemmer. Ordførers dobbeltstemme ble avgjørende. Mindretallet stemte på fellesforslag fra Frp og Ap.