Forsidefoto: Stock Exchng

Transkript

1

2 Forsidefoto: Stock Exchng

3 Denne rapportens målgrupper er kontrollutvalget, andre folkevalgte, formelt ansvarlige i administrasjonen og utførende fagfolk i administrasjon. Rapporten er et offentlig dokument og skal være tilgjengelig også for media og andre interesserte. Behovene varierer, men her er en leserveiledning med to nivåer for hvor dypt rapporten kan behandles: 1. Innholdsfortegnelsen, sammendraget og rådmannens kommentarer 2. Hovedrapporten med innledning, fakta og vurderinger, samt vedlegg Innhold... 3 Sammendrag... 4 Rådmannens kommentar... 7 Rapporten Innledning Formål og problemstillinger Revisjonskriterier og metode Faktabeskrivelse Fakta Bakgrunn Organisering av innkjøpsfunksjonen Regelverk og praktisering i Randaberg Risikoområder Etikk Vurderinger og anbefalinger Vedlegg INNKJØP RANDABERG KOMMUNE

4 Målsetningen med dette prosjektet har vært å undersøke Randaberg kommunes organisering av innkjøpsfunksjonen, overholdelse av regelverket og identifisere risiko og praksis ved kjøp av varer og tjenester. Følgende problemstillinger er gitt: Organisering: Hvordan er kommunens innkjøpsfunksjon organisert, og hvordan er rolle- og fullmaktsstrukturen bygget opp? Risiko: På hvilke områder er det særlig sannsynlig at det kan oppstå brudd på regelverk, og med hvilke konsekvenser? Etikk: I hvilken grad tas det etiske hensyn i forbindelse med inngåelse av innkjøpsavtaler? Hvordan ivaretar kommunen sine forpliktelser som Fairtradekommune? Rammeavtaler: Hvilke områder er i dag dekket av rammeavtaler, brukes disse, og hvilket potensial foreligger for økt bruk av rammeavtaler på eksisterende og nye områder? Overholdelse av regelverket: basert på stikkprøver, i hvilken grad overholder kommunen eget og nasjonalt regelverk for anskaffelser? Alle virksomheter i kommunen har budsjettansvar og styrer sine innkjøp. I økonomiseksjonen er det en ansatt en kontroller med en del av stillingen som innkjøpsleder. Hun skal koordinere innkjøp, oppdatere rammeavtaler og lyse ut aktuelle innkjøp. Den budsjettansvarlige, som er identisk med virksomhetsleder ved den enkelte enhet, har ellers fått delegert ansvar for sine egne anskaffelser. Det er viktig at den enkelte enhet har generell innkjøpskompetanse. Kommunens største utfordring er å gi innkjøpsleder nok tid og å opprettholde nok kompetanse ute på enhetene. På spørsmål fra revisjonen om hva kommunen anser som de mest kritiske områder, nevnes følgende: Rammeavtaler som går ut, å inneha de nødvendige avtaler når behovet oppstår, jfr. vikarer. KOFA- klager Konsulentavtaler Beholde kontinuitet i kompetansen på innkjøp i kommunen Etter vår gjennomgang finner vi at kommunen har vurdert den konkrete risiko for sine kritiske områder på samme måte som revisjonen gjør. INNKJØP RANDABERG KOMMUNE

5 Randaberg kommune har inngått flere rammeavtaler. Kommunen har et tett samarbeid med Sandnes, Sola og Stavanger. Rammeavtalene ligger tilgjengelig på intranettet, men ikke som en samlet liste. Du må logge deg inn på enkeltikon. Vi vil anbefale å legge ut en liste med oversikt. Randaberg kommune har inngått mange rammeavtaler, og er i ferd med å lyse ut enda flere, slik at kommunen er godt dekket. Oversikten nedenfor viser omfanget av bruk av rammeavtaler på utvalgte områder i kommunen. 1 Tabell 1 Andel kjøp av rammeavtaleleverandører Konto Totalt per Andel kjøp av rammeavtaleleverandør(er) Kontormateriell % Læremidler % Medisinsk forbruksmateriell % Matvarer % Rengjøringsmidler % Randaberg kommune har ikke innført e-handel, noe som kunne ha økt bruken av rammeavtaler. Kontroll av 14 anskaffelser over kr , for å se om disse var utlyst i Doffin, viste at det var to anskaffelser som ikke var lyst ut. Det ene tilfellet representerte et klart brudd på regelverket, mens det andre er gjenstand for vurdering.. Gjennomgangen av seks prosjekter over kr viste at i de tilfellene hvor malen for anskaffelsesprotokoll 2 benyttes, blir alle punktene som kreves protokollført tilfredsstilt. Virksomhetens navn og adresse, protokollførers navn og anslått verdi på kontrakten er forhold som var utelatt i de tilfellene hvor standardskjemaet ikke ble benyttet. I ett tilfelle - hvor kommunen har samarbeidet med to andre kommuner - er det ikke fylt ut anskaffelsesprotokoll i det hele tatt. Vi konstaterte at det kun var tre av de gjennomgåtte protokollene her som var uten noen feil. Vi har tatt 16 stikkprøver av anskaffelser som overstiger kr per Det er kontrollert kjøp som til sammen blir over kr og enkeltkjøp. Kontrollen viste at det i seks tilfeller ikke var utarbeidet anskaffelsesprotokoll for innkjøpet. I ett tilfelle var ikke anslått verdi på kontrakten oppgitt, mens kort begrunnelse for valg av leverandør og kontraktsverdi var fraværende i to tilfeller. Skatteattest og egenerklæring om helse, miljø og sikkerhet mangler i fem av de kontrollerte tilfellene. Det var også en lø- 1 Se nærmere forklaring i pkt Vedlegg 4 i forskrift om offentlige anskaffelser INNKJØP RANDABERG KOMMUNE

6 pende avtale med et advokatfirma, der det ikke er ført protokoll som dokumenterer konkurranse. Vår vurdering er at Randaberg kommune har en del brudd på lov om offentlige anskaffelser. Det er flest brudd på de kjøpene som ikke er lyst ut i Doffin, det vil si at det er minst notoritet ved protokollføring på innkjøp mellom kr og kr Her er det et spørsmål om kompetanse i den enkelte enhet, siden de større kjøpene blir lyst ut av innkjøpsansvarlig i kommunen, og kvalitetssikret på den måten. Randaberg kommune har gode retningslinjer, men må sette mer inn på å gjennomføre innkjøpene korrekt. Randaberg kommune har forpliktet seg til å handle «Fairtradeprodukter» der det er mulig. Alle avtaler inngås etter lov om offentlige anskaffelser, men de velger de som leverer slike merkede produkter. Kommunen kjøper kaffe og te med fairtrademerket gjennom rammeavtale med ASKO. De fleste enheter i kommunen kjenner til hva dette innebærer, og de som f. eks handler kaffe for kommunen, handler disse produktene. Flere skoler gjør det samme for de ansatte. Ellers er det ikke egne etiske regler for innkjøp i Randaberg, men innkjøp omfattes av kommunens vanlige etiske retningslinjer. De enhetene vi sjekket, kjente til de etiske regler, og hadde en bevisst holdning til etikk i innkjøpssammenheng. Vi vil anbefale Randaberg kommune å: Øke og beholde kompetanse på innkjøp Vurdere å sette i verk e-handel og e-faktura Øke bruken av eksisterende rammeavtaler, og vurdere behovet for nye. INNKJØP RANDABERG KOMMUNE

7 Rådmannens kommentar, mottatt : Forvaltningsrevisjonsrapporten om innkjøp i Randaberg kommune er nyttig og interessant. Rapporten bekrefter at Randaberg kommune gjør mye godt innkjøpsarbeid og at en har bygd opp god innkjøpskompetanse. Rapporten peker på områder der kommunen kan og må bli bedre. Det er tre hovedanbefalinger i rapporten: 1. Øke og beholde kompetanse på innkjøp 2. Vurdere å sette i verk e-handel og e-faktura 3. Øke bruken av eksisterende rammeavtaler, og vurdere behovet for nye Til punkt 1: Randaberg kommune har hatt og vil fortsatt ha fokus på dette. Både den sentrale innkjøperen og prosjektledere med stort innkjøpsansvar har gått og vil fortsatt gå på kurs for å holde vedlike og oppdatere seg på innkjøpsområdet. Til punkt 2: Denne prosessen er startet, og Randaberg kommune satser på å innføre både en sentral e-handelsløsning og e-faktura i løpet av Flere av våre innkjøpere (= ledere med innkjøpsansvar) foretar i dag de fleste bestillinger på leverandørens nettside, men vi er ikke tilknyttet et sentralt innkjøps-/e-handelssystem (e-handelsplattformen). Til punkt 3: Dette er vår sentrale innkjøpers hovedoppgave. Både å følge opp og iverksette rammeavtaler i samarbeidet med Stavanger, Sandnes og Sola kommuner, og å gjennomføre egne konkurranser på nye og eksisterende egne rammeavtaler. Som rapporten viser, har omfanget av rammeavtaler økt kontinuerlig de siste åra. Det er konstatert brudd på lov om offentlige anskaffelser i rapporten. Dette tar Randaberg kommune alvorlig og vil arbeide for å redusere/fjerne disse. Når det gjelder ULOBA og BPA, brukerstyrt assistanse har Randaberg kommune vurdert dette og besluttet å gå ut på anbud i samarbeid med Sola kommune. Kommunen har hatt rammeavtale med Byggmester Sagen som nå er utløpt, det er nå opprettet et brukerutvalg og prosessen med anbudsrunde på denne type tjeneste er startet. Oversikten over rammeavtalene vil også bli lagt ut på intranettet / kvalitetslosen slik at en lett kan se hvilke rammeavtaler Randaberg kommune har. Avtalen vedrørende blomster til nyansatte er tatt ut av oversikten over rammeavtaler da dette gjelder enkeltkjøp. Avtalen som gjelder biladministrasjon var en utviding av tjenestetilbudet fra SR-bank som er vår bankforbindelse. Vi vil se nærmere på denne avtalen og vurdere å konkurranseutsette biladminstrasjon. Det er laget et oppsett som viser hvilke protokoller som skal arkiveres i arkivsystemet. INNKJØP RANDABERG KOMMUNE

8 INNKJØP RANDABERG KOMMUNE

9 Bakgrunnen for revisjonen er at Randaberg kommune hvert år gjør innkjøp for betydelige beløp, og at det er en generell risiko for både feil og misligheter på innkjøpsområdet. Prosjektet skal gjennomgå og vurdere kommunens organisering av innkjøpsfunksjonen, overholdelse av regelverket og identifisere risiko og praksis ved kjøp av varer og tjenester. Mandat for gjennomføring av prosjektet ble vedtatt av kontrollutvalget i møte I tillegg til formålet, framgår det av kontrollutvalgets bestilling at følgende problemstillinger skal besvares: Organisering: Hvordan er kommunens innkjøpsfunksjon organisert, og hvordan er rolle- og fullmaktsstrukturen bygget opp? Risiko: På hvilke områder er det særlig sannsynlig at det kan oppstå brudd på regelverk, og med hvilke konsekvenser? Etikk: I hvilken grad tas det etiske hensyn i forbindelse med inngåelse av innkjøpsavtaler? Hvordan ivaretar kommunen sine forpliktelser som Fairtradekommune? Rammeavtaler: Hvilke områder er i dag dekket av rammeavtaler, brukes disse, og hvilket potensial foreligger for økt bruk av rammeavtaler på eksisterende og nye områder? Overholdelse av regelverket: Basert på stikkprøver, i hvilken grad overholder kommunen eget og nasjonalt regelverk for anskaffelser? Revisjonskriteriene er elementer som inneholder krav eller forventninger, og vil bli brukt til å vurdere funnene i de undersøkelser som gjennomføres og dermed belyse problemstillingene. I dette prosjektet er kriteriene i første rekke utledet fra kommunens politiske og administrative vedtak, mål og føringer på innkjøpsområdet og lov og forskrift om offentlige anskaffelser. Metodisk har vi foretatt intervjuer med rådmann, sentral innkjøpsfunksjon og desentrale innkjøpere i et avgrenset omfang. Videre benyttes dokumentgransking og analyser. Det er tatt stikkprøver av enkeltanskaffelser opp mot lover og regler for offentlige anskaffelser, og det er gjennomført analyser av innkjøpspraksis i kommunens virksomhe- INNKJØP RANDABERG KOMMUNE

10 ter. En nærmere omtale av kriterier, metode og kildehenvisninger ligger i rapportens vedlegg. Vår samlete vurdering er at metodebruk og kildetilfang har gitt et tilstrekkelig grunnlag til å besvare prosjektets formål og de problemstillinger kontrollutvalget vedtok. INNKJØP RANDABERG KOMMUNE

11 Randaberg kommune kjøpte ifølge leverandøroversikten for 2010 varer og tjenester for i overkant av kr 193 mill. til drift og investering. I 2010 ble det håndtert fakturaer. Det er 865 ansatte fordelt på 640 årsverk i kommunen. Kommunen har 42 enheter som gjør innkjøp. Randaberg kommune har et innkjøpsreglement, som også uttrykker de overordnede mål for innkjøpsstrategi i Randaberg kommune: Alle anskaffelser i Randaberg kommune skal gjennomføres på en tillitsfull måte, og baseres på prinsippene om konkurranse, likebehandling, god forretningsskikk, forutsigbarhet, gjennomsiktighet og etterprøvbarhet. Alle innkjøp skal gjennomføres slik at kommunens totale økonomiske interesser blir ivaretatt best mulig. Det skal tilstrebes å oppnå ordninger og avtaler som sikrer både effektiv konkurranse og nødvendig kontinuitet. Det skal sikres nødvendig frihet til å kunne skifte leverandør når forholdene tilsier at dette bør gjøres. Ingen leverandør skal gis gunstigere forhold enn andre. Ingen medarbeider skal kunne oppnå personlige fordeler av kommunens leverandører eller andre forretningsforbindelser, jf. etiske retningslinjer vedtatt av kommunestyret (vedlegg 2). Det skal gis korrekt og objektiv informasjon om kommunens virksomhet. Randaberg kommune skal ta hensyn til livssykluskostnader og miljømessige konsekvenser ved sine anskaffelser. Randaberg kommune skal også arbeide for å bli en rettferdig kommune med fokus på rettferdig innkjøp. Kommunen er en Fairtrade kommune, i det ligger at kommunen har forpliktet seg til å kjøpe varer som er merket med dette symbolet. Fairtrade er en verdensomspennende virksomhet som har til formål å hjelpe bønder og arbeidere i utviklingsland å få selge varer til en fair pris og få bedre arbeidsforhold. INNKJØP RANDABERG KOMMUNE

12 Innkjøpslederfunksjonen er tillagt kontrollerstillingen, som organisatorisk er plassert i økonomiseksjonen. Innkjøp er en varierende del av hennes stilling, til tider går 70 % av stillingen til anskaffelser. Ansvaret som er lagt til innkjøpsleder er å holde rutinene oppdatert, å inngå og holde oversikt over rammeavtaler, og å koordinere avtaler som gjelder flere tjenesteområder. De faglig ansvarlige på de enkelte tjenesteområder skal delta i dette arbeidet. Instruksen sier at det skal lages brukerutvalg for den enkelte rammeavtale, spesielt i de avtaler som er i samarbeid med andre kommuner, og at dette brukerutvalget skal ha det faglig ansvarlige for rammeavtalen. Innkjøpsleder er med i disse brukerutvalgene for alle avtaler kommunen inngår. Det er også innkjøpsleder som skal sørge for at aktuelle oppdrag blir utlyst, det vil si at den tekniske utlysing skjer. Den enkelte enhet som skal ha varen må imidlertid selv sørge for at reglene om offentlige anskaffelser blir overholdt, innkjøpsleder er ikke ansvarlig for alle innkjøp ved alle enheter i kommunen. Den budsjettansvarlige, som er identisk med virksomhetsleder ved den enkelte enhet, har ellers fått delegert ansvar for sine egne anskaffelser. Dette skal skje gjennom rammeavtaler der dette foreligger. Dersom rammeavtaler ikke foreligger, skjer kjøp fra andre tilbydere av varer og tjenester, men regelverket for offentlige anskaffelser skal følges. Muligheten til å kjøpe inn varer og tjenester kan også fritt delegeres videre fra budsjettansvarlig ved enheten. Randaberg kommune har et nært samarbeid med andre kommuner i Rogaland, og har inngått flere rammeavtaler sammen med en eller flere av disse, spesielt Stavanger, Sola og Sandnes. Randaberg kommune har på et overordnet nivå organisert sin innkjøpsfunksjon etter ressurser og størrelse og de vurderinger som er lagt til grunn i veileder fra NHO: Figur 1 Momenter for organisering av innkjøp i kommunen (Kilde: NHO veielder til beste praksis) Kommunen har en kombinasjon i organisasjonsformen. Det er spisskompetanse sentralt i kommunen ved innkjøpsleder og de aktuelle grupper som opprettes, samtidig INNKJØP RANDABERG KOMMUNE

13 som den enkelte enhet med budsjettansvar og mulighet til innkjøp også må ha kompetanse. Lov om offentlige anskaffelser ble vedtatt 16. juli Formålet med loven 3 er at den skal bidra til økt verdiskapning i samfunnet ved å sikre mest mulig effektiv ressursbruk ved offentlige anskaffelser basert på forretningsmessighet og likebehandling. Loven skal også bidra til at det offentlige opptrer med integritet når offentlige midler anvendes til innkjøp av varer, tjenester og bygg- og anleggskontrakter. Lovens 5 omhandler grunnleggende krav til oppdragsgiver. Her fremgår det at oppdragsgiver skal opptre i samsvar med god forretningsskikk, sikre høy forretningsetisk standard i den interne saksbehandling og sikre at det ikke finner sted forskjellsbehandling mellom leverandører. Videre skal en anskaffelse så langt det er mulig være basert på konkurranse. Oppdragsgiver skal sikre at hensynet til forutberegnelighet, gjennomsiktighet og etterprøvbarhet ivaretas gjennom hele anskaffelsesprosessen. Oppdragsgiver kan ikke dele opp en planlagt anskaffelse i den hensikt å unngå at bestemmelser i lov om offentlige anskaffelser kommer til anvendelse. Lov om offentlige anskaffelser samt forskriftens del I gjelder for alle anskaffelser foretatt av kommunen. Dette innebærer at de grunnleggende prinsipper om anskaffelser gjelder for alle kjøp i kommunen. De grunnleggende prinsipper er: - Konkurranse - Forretningsskikk - Forholdsmessighet - Likebehandling av leverandører - Forutberegnelighet - Gjennomsiktighet - Etterprøvbarhet Lovens formål er tatt inn i kommunens innkjøpsstrategi, se over. For anskaffelser med en verdi over kr plikter kommunen å føre protokoll for anskaffelsen. Anskaffelser over kr plikter kommunen å lyse ut nasjonalt på nettstedet Doffin.no. Investeringer og anskaffelser av høyere beløp 4 medfører utlysning innenfor EØS området i TED basen.( Tenders Electronic Daily) For løpende anskaffelser skal de samlede anskaffelser av vedkommende kategori i løpet av 12 måneder legges til grunn. Ett enkelt kjøp eller samlet varekjøp av en varetype 3 Lov om offentlige anskaffelser 1 4 Se nedenfor INNKJØP RANDABERG KOMMUNE

14 i løpet av et år som overstiger kr ekskl. mva. skal lyses ut nasjonalt. Bruk av rammeavtaler forenkler innkjøpsarbeidet ettersom rammeavtalene kun må lyses ut hver gang de skal fornyes. Det er også tillatt med parallelle rammekontrakter hvor flere leverandører er med i avtalen. Der gjøres enkeltkjøp hos leverandøren med det beste tilbudet. Dersom det er parallelle rammeavtaler utføres en minikonkurranse mellom avtalepartene, eller det kan være at en avtale er prioritert på ett enkelt produkt av de som avtalene gjelder. Det skal skrives avrop på de enkelte kjøp. Dette er for å holde kontroll med bruken og se at vilkårene er oppfylt. Avrop er en bestilling som skjer i henhold til en eksisterende rammeavtale. Av hensyn til det grunnleggende prinsipp om konkurranse i offentlige anskaffelser, er hovedregelen at rammeavtaler ikke skal løpe over mer enn fire år, med unntak av tilfeller som er særlig berettiget ut fra rammeavtalens gjenstand. 5 Dersom en ønsker å inngå en avtale som løper over flere år, er det den samlede omsetning i hele avtaleperioden som skal inngå i verdiberegningen, inklusiv verdien av eventuelle opsjoner. Dersom samlet kjøp av en vare eller prioritert tjeneste overstiger kr 1,6 millioner ekskl. mva., krever EØS-regelverket at anbuds- og tilbudskonkurranser kunngjøres innenfor EØS-området 6. For bygge- og anleggskontrakter er grensen for plikt til å utlyse innenfor EØS på 40,5 millioner. 7 Ved beregning av terskelverdier er det den anslåtte verdi av den kontrakt som skal inngås for hele kontraktsperioden, som skal legges til grunn. For tjenestekontrakter som er tidsbegrenset, og som har en varighet på 48 måneder eller mindre, skal man ta utgangspunkt i det anslåtte beløp for hele kontraktens varighet. Eksempelvis vil en kommune som inngår en vedlikeholdsavtale for kopimaskiner for tre år, ha varierende behov for service i løpet av disse årene. Kommunen må likevel vurdere hvor ofte det sannsynligvis vil være behov for vedlikehold. Det anslåtte beløp for hele treårs-perioden legges så til grunn for vurdering av terskelverdier. Rogaland Revisjon har tatt stikkprøver fra leverandørene i kommunens leverandørstatistikk for 2010 og 2011, som viser samlet kjøp per leverandør via drifts- og investeringsregnskapet. Formålet med kontrollen var å avdekke kjøp fra leverandører som kommunen ikke har inngått rammeavtaler med, som ikke har blitt kunngjort i Doffin. Vi så på 14 anskaffelser som ikke var anskaffet i rammeavtaler. Bortsett fra de anskaffelser som er nevnt i tabellen under, var alle kjøp som skulle ut på anbud, lyst ut i Doffin. Tabellen under viser en oversikt over kjøp på mer enn kr fra leverandører hvor revisjonen ikke kan se at det eksisterer noen form for rammeavtale eller enkeltavtaler, og vi kan ikke se at det er foretatt utlysning i Doffin-basen. 8 5 Forskrift om offentlige anskaffelser 6-1, 4 ledd/ 15-1, 4. ledd 6 TEDs systemet. 7 Dette er dagens terskelverdier. 8 Se i tillegg undersøkelse av protokoll for seks øvrige kjøp i pkt INNKJØP RANDABERG KOMMUNE

15 Tabell 5 - Kjøp fra leverandører uten rammeavtaler, og uten nasjonal utlysning Lev.nr Lev.nr (T) Totalt 2010 Jan- sept Byggmester Sagen as ULOBA BA Omsetningen i tabellen ovenfor er inklusive merverdiavgift. Terskelverdien på kr er ekskl. merverdiavgift 9. I utgangspunktet skulle alle disse anskaffelsene over kr ha vært lyst ut. En vurdering av innholdet i hvert enkelt tilfelle er imidlertid påkrevet. Kommunen har hatt rammeavtale med Byggmester Sagen. Avtalen utløp , men kommunen har fortsatt å bruke avtalen uten å lyse den ut på ny. Beløpene i tabellen over inneholder også kjøp som er del av større prosjekter som er utlyst og som dermed ikke innebærer brudd på regelverket. Disse beløpene er likevel ikke det vesentlige i kjøpene. Kommunen har benyttet en rammeavtale som ikke lenger er gjeldende. Kjøp fra ULOBA BA gjelder å administrere og skaffe tilveie brukerstyrt personlig assistanse (BPA). Kommunen har brukt ULOBA siden BPA ble innført, og avtalen var i orden på det tidspunktet. ULOBA er en ideell organisasjon. Kommunen kan velge kun å invitere ideelle organisasjoner til anbudsrunder. Kommuner som åpner for fritt valg av BPA-arbeidsgiver, er i utgangspunktet underlagt regelverket om offentlige anskaffelser. De ulike alternativene er nærmere beskrevet i vedlegg. Randaberg kommune må vurdere hvilken løsning man velger. Ifølge forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) 9-2 første ledd (del II), kan oppdragsgiver som har tildelt en kontrakt gjøre resultatet kjent i Doffin basen. Ifølge FOA 18-4 første ledd (del III) skal imidlertid oppdragsgiver som har tildelt en kontrakt, rammeavtale eller arrangert en designerkonkurranse, senest 48 dager etter at kontrakter er tildelt gjøre resultatet kjent i en kunngjøring. Det er derfor kun anskaffelser som overstiger EØS-grenseverdiene, hvor kommunen har plikt til å gjøre resultatet kjent gjennom en kunngjøring. Det er ikke praksis i kommunen for å gjøre resultatet av en konkurranse kjent gjennom en kunngjøring i Doffin-basen. En rammeavtale 10 er en avtale som er inngått mellom en eller flere oppdragsgivere og en eller flere leverandører. Avtalen har til formål å fastsette vilkårene for de kontrakter som skal tildeles i løpet av en gitt periode, særlig med hensyn til pris og eventuelt planlagte mengder. 9 Merk at terskelverdi på kr eks. mva tilsvarer kr med 25 % mva., kr med 14 % mva. og kr med 8 % mva. 10 Veileder til reglene om offentlige anskaffelser, kap. 8. INNKJØP RANDABERG KOMMUNE

16 Bruk av rammeavtaler forenkler og reduserer arbeidet som må foretas i forbindelse med en anskaffelse, fordi den enkelte oppdragsgiver ikke selv behøver å gå gjennom hele anskaffelsesprosessen hver gang den skal kjøpe noe. Flere av aktivitetene som er påkrevd i forbindelse med anskaffelsen, er allerede utført ved inngåelsen av rammeavtalen. Bruk av rammeavtaler reduserer dermed det administrative arbeidet i forbindelse med den enkelte anskaffelse. Arbeidet med en hvilken som helst anskaffelse i offentlig sektor kan være tidkrevende, da alle anskaffelser er underlagt de sju grunnleggende prinsipper, jf. pkt Foruten spart arbeid, skal bruk av rammeavtaler gi bedre priser og betingelser ved kjøp. Det reelle gevinstpotensialet vil avhenge av hvilket nivå i kommunen man ser på, og hvor mye som er gjort tidligere. Den enkelte virksomhet kan nok i noen tilfeller oppnå bedre pris i markedet på enkelte varer sammenlignet med varer fra en leverandør man har rammeavtale med. For kommunen totalt sett kan likevel mange småkjøp ødelegge muligheten for volumrabatter, samt øke risikoen for lovbrudd gjennom manglende bruk av gjeldende avtaler og for liten oversikt over praksis for protokollføring og kunngjøring. Det er i ikke brudd på lov om offentlige anskaffelser å kjøpe utenom rammeavtaler, men kommunen ønsker at de enkelte enheter benytter inngåtte rammeavtaler, og det kan være særbestemmelser i den enkelte avtale. Per august 2011 har kommunen følgende rammeavtaler: Tabell 2 Rammeavtaler i Randaberg kommune per (Kilde: Randaberg kommune) Produkt/tjeneste Leverandør Avtalens lengde Sluttdato Alarmmottak og utrykningstjeneste Barnehagepersonell NorAlarm AS Adecco og Manpower (1+1) (1+1) Bredbånd ml kommunehuset og skolene Digitale tavler og prosjektorer Energi Kontorrekvisita Elektronisk Turnus og ressursstyringsprogram Elektrotjenester og materiell Håndterminaler Kopipapir Lyse AS Viju Lyse Energi A/S Corporate Express Gatsoft AS Apply TB AS Acento Corporate Express (+) (1+1) (1+1) (1+1) (1+1) Kaffemaskin Water Logic Legemidler og Multidose Alliance UniChem Norge (1+1) INNKJØP RANDABERG KOMMUNE

17 Lyskilder Lærebøker, læremidler i skolen Matvarer, 1. Kaffe og te Matvarer, 2. Kaker Matvarer, 3. Smør, margarin Matvarer, 4. Saft og juice Maske Gruppen AS BS Norli Skole AS Asko Asko Asko Asko Matvarer, 5. Frukt og grønt Bama Storkjøkken as Matvarer, 6.Syltetøy Matvarer, 7. Egg og fjørfe Matvarer, 8. Fersk fisk Matvarer,9. Fersk kjøtt, deiger og farser Matvarer, 10. Melk og flytende meieriprodukter Matvarer, 11. Ost Matvarer, 12. Brød og bakevarer Asko German Vervik Eft as NaustvikEnghav A. Idsøe as Tine SA Asko Bakers as Medisinsk forbruksmateriell NorEngros AS Multifunksjonmaskiner Personforsikring Personforsikring Personforsikring Reisebyråtjenester Rørleggearbeid og Rørleggemateriell Skadeforsikring Skolemateriell Storkopiering Svakstrømanlegg Telefoner Telefoni (fast og mobil) Utstyr og kjemikalier sv.- og idr.hall Sharp Electronics KLP (yrkesskade m.m.) Storebrand (gruppeliv) Europeiske (reiseforsikring) Via Flyspesialisten Stavanger AS Finn Midtbø AS Gjensidige Corporate Express Netprint Norge AS Solland Elektro AS Mobildata Telenor Pahlen Norge AS (1+1) (1+1) (1+1) (1+1) (1+1) (1+1) (1+1) (1+1) (1+1) (1+1) (1+1) (1+1) (1+1) (1+1) (1+1) Ikke lagt inn i kvalitetslosen Ikke lagt inn i kvalitetslosen Ikke lagt inn i kvalitetslosen (1+1) (1+1) Ikke lagt inn i kvalitetslosen (1+1) (1+1) (1+1) (1+1) (1+1) INNKJØP RANDABERG KOMMUNE

18 I tillegg til avtalene i tabellen over foregår det per i dag anbudsprosess/planlegging av anbudsprosess på følgene produktområder 11 : Brune- og hvitevarer Leker og formingsmateriell Renholdsprodukter Skole- og barnemøbler, kontormøbler Storkopiering (nåværende avtale går ut ) Storkjøkken Tømrer/snekker Ventilasjon Rammeavtalene ligger tilgjengelige for de enkelte enhetene i kommunen. Dette er en forutsetning for at de skal bli benyttet. Det er også en forutsetning at oversikten er oppdatert. I Randaberg ligger oversikten som enkeltikon, ikke som en liste. Det gjør at det ikke er så enkelt å få en oversikt over hvilke avtaler kommunen har. Den enkelte bruker må gå inn og se på hver enkelt avtale. I innkjøpsreglementet til kommunen står det klart at rammeavtaler skal benyttes. I tillegg ligger det et skjema der den enkelte enhet kan melde tilbake til innkjøpsleder hvorvidt de er tilfreds med avtalen eller ikke. Dette åpner for en større lojalitet til avtalene, siden brukerne har mulighet til å si fra. Oversikten over kommunens innkjøpsavtaler viser at kommunen har tre tidsubegrensede avtaler. Det er det ikke adgang til. For en oversikt over kommunens tidsubegrensede avtaler, se tabellen under. Tabell 3 Oversikt over rammeavtaler som er tidsubegrenset (Kilde: Randaberg kommune) Produkt/tjeneste Adgangskontrollanlegg Biladministrasjon Blomster til nyansatte Leverandør Rønning Elektro Bilplan Lande Gartneri Avtalens lengde Oppsigelse 3 måneder Fra Fra Ut fra oversikten er det ikke umiddelbart klart hva disse avtalene innebærer. Leverandøren av adgangskontrollanlegget har i den opprinnelige avtalen forpliktet seg til vedlikehold og service som en del av den opprinnelige avtalen. Da er dette ikke en rammeavtale, men et enkeltkjøp. Når det gjelder blomster, er dette ikke et omfattende kjøp, og kan innebære en rabatt, og slike avtaler bør ikke ligge i oversikten. Her skal det handles på de vanlige vilkår etter loven. Avtalen fra 2006 som gjelder biladministra- 11 Kilde: Randaberg kommunes oversikt over innkjøpsavtaler. INNKJØP RANDABERG KOMMUNE

19 sjon, kan se ut som en løpende avtale som må vurderes utlyst på ny, og det må fastsettes en bestemt periode slik som for andre tjenester av denne type. En nærmere undersøkelse av varegrupper hvor kommunen har rammeavtaler splittet i kjøp fra rammeavtaleleverandører og andre leverandører, gir et inntrykk av kommunens utnyttelse av eksisterende rammeavtaler. Se tabell under. Tabell 4 Andel kjøp av rammeavtaleleverandører Konto Totalt per Andel kjøp av rammeavtaleleverandør(er) Kontormateriell % Læremidler % Medisinsk forbruksmateriell % Matvarer % Rengjøringsmidler % Vi gjør oppmerksom på at de ulike kontoartene i tabellen ovenfor ikke direkte kan anses som rene varegrupper. Kommunens rammeavtaleleverandører dekker dermed ofte kun deler av artene som omhandles i regnskapet som en enhet. Vi har forsøkt å ta bort kjøp fra de leverandørene hvor det er åpenbart at kommunen ikke kan kjøpe tilsvarende varer hos rammeavtaleleverandøren. Til tross for at denne oversikten ikke er helt nøyaktig, gir den likevel en god illustrasjon på i hvilken grad kommunens kjøp foretas etter inngåtte rammeavtaler. Kommunen mener at det er nyttig å ha rammeavtaler, og at det er ressursbesparende å ha avtaler sammen med andre kommuner. De opplever også at avtalene blir «bedre» i en slik sammenheng. Når det gjelder virksomhetenes bruk av rammeavtalene, er det litt forskjellig etter hva det gjelder. Små enheter som skal ha litt mat, har en tendens til å handle på nærbutikken, ofte kan dette også være en del av opplæringen i f.eks. en barnehage. Reglene om protokollføring er et utslag av generelle gjennomsiktighets- og rettssikkerhetsprinsipper. Oppdragsgiver skal føre protokoll for anskaffelser som overstiger kr ekskl. mva. 12 Protokollen skal beskrive alle vesentlige forhold og viktige beslutninger gjennom hele anskaffelsesprosessen. For å lette arbeidet med protokollføring er det utarbeidet to maler for henholdsvis anskaffelser mellom kr og kr ekskl. mva. (forskriftens vedlegg 3) og anskaffelser som overstiger kr Forskrift om offentlige anskaffelser 3-2, 1. ledd. INNKJØP RANDABERG KOMMUNE

20 ekskl. mva. (forskriftens vedlegg 4). Ved anskaffelser over kr skal det dessuten legges fram skatteattest og egenerklæring om helse, miljø og sikkerhet fra leverandør. Det er viktig at man i forbindelse med en anskaffelse sørger for nødvendig dokumentasjon av de vurderinger som gjøres. Videre er det viktig å sørge for at prosedyrer for signering og oppbevaring av avtaler er på plass og fungerer slik som forutsatt. Protokollen skal føres underveis i prosessen for å dokumentere hva som er gjort. Departementet drøfter i sin veileder til forskriften 13 at i enkelte innkjøpsvirksomheter kan det være flere desentraliserte enheter, innenfor samme juridiske enhet, som gjør innkjøp. Dette vil typisk kunne være aktuelt i staten, eller i en stor kommune hvor for eksempel en skole gjør innkjøp av samme art som andre skoler. En aktuell problemstilling er da om anskaffelser som de ulike enhetene gjør må ses i sammenheng når terskelverdiene beregnes. Forskriften gir ikke svar på denne problemstillingen. Departementet skriver videre at det i vurderingen må legges vekt på om anskaffelsen skjer av innkjøpsuavhengige enheter. Sentrale momenter i vurderingen er: om enheten har eget budsjett og selvstendig innkjøpsansvar, om anskaffelsen kun er til denne enheten, og om beslutningen om inngåelse av kontrakt tas utelukkende av denne enheten for denne type anskaffelse. Dette vil si at enheten ikke trenger godkjennelse for anskaffelsen. Det heter videre at: Hvis en enhet koordinerer kjøp for flere andre enheter, for eksempel gjennom en felles rammeavtale, må verdien av alle de planlagte innkjøpene sees i sammenheng ved beregning av terskelverdiene. Dette gjelder selv om de forskjellige enhetene ellers har selvstendig innkjøpsansvar. Reglene om omgåelse må også tas i betraktning hvis motivet for at enheten inngår individuelle kontrakter er å omgå regelverket. Disse drøftingene vil kunne få direkte innvirkning på kommunens plikt til å utlyse og protokollføre anskaffelser. Følgende eksempel belyser problemstillingen: Dersom hver av en kommunes skoler kjøper inn varer i en bestemt kategori for kr i løpet av en 12 måneders periode, kan det til sammen beløpe seg til relativt store summer. I en sentralisert organisasjon skulle det medført krav om offentlig utlysning, kanskje også i EØS-området. I en desentralisert organisasjon vil det kanskje ikke foreligge tilsvarende krav, verken til protokollføring eller utlysning, med unntak av de tilfeller der kommunen selv velger å inngå rammeavtale, og gjøre den gjeldende for samtlige enheter i kommunen. 13 Veileder november 2006 utgaven, kap INNKJØP RANDABERG KOMMUNE