z:0 FORVALTNINGSREVISJON Byggesaksbehandling og tilsyn Karlsøy kommune K O M R E V NORD Vi skaper trygghet

Transkript

1 z:0 FORVALTNINGSREVISJON Byggesaksbehandling og tilsyn Karlsøy kommune Vi skaper trygghet K O M R E V NORD Rapport 2009

2 ii

3 Forord Kontrollutvalget i Karlsøy kommune besluttet i møte å få utført forvaltningsrevisjon av byggesaksbehandling og tilsyn i Karlsøy kommune. Revisjonens undersøkelse er gjennomført med henvisning til kommunelovens 77 nr 4 og 78 nr 2, samt forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner m.v. 7. Forvaltningsrevisjon er ifølge nevnte regler å gjennomføre systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger. Før igangsetting av forvaltningsrevisjonsprosjektet har revisjonen vurdert egen uavhengighet i forhold til Karlsøy kommune, jf. Kommuneloven 79 og revisjonsforskriften kapittel 6, og vi kjenner ikke til forhold som er egnet til å svekke tilliten til vår uavhengighet og objektivitet. Datainnsamlingen til prosjektet ble gjennomført i mars og april Revisjonen opplever kontakten med administrasjonen i Karlsøy kommune som konstruktiv og problemfri. Kontaktpersonen for prosjektet har gitt revisjonen tilgang på all nødvendig dokumentasjon. Revisjonen takker for samarbeidet med administrasjonen i forbindelse med prosjektet. Sammendrag KomRev NORD har undersøkt deler av byggesaksbehandlingen i Karlsøy kommune i Vi har i denne undersøkelsen konsentrert oss om de lovfastsatte saksbehandlingsfristene i byggesaker, samt sett om enhetens vedtak er utformet i henhold til forvaltningslovens saksbehandlingsregler. Vi har også undersøkt om Karlsøy kommune utfører sin tilsynsrolle etter plan- og bygningsloven. Revisjonen finner at Karlsøy kommune holder seg innenfor saksbehandlingsfristen i behandlingen av alminnelige søknader, men har overskridelser på fristen for behandling av enkle tiltak. Kommunen har en overholder forvaltningslovens saksbehandlingsregler når det kommer til utformingen av vedtak. Karlsøy kommune utfører ikke formelle tilsyn i byggesaker. Tromsø, Lars-Andrè Hanssen Oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor Lene Zahl Johnsen Prosjektleder, forvaltningsrevisor iii

4 iv

5 Innholdsfortegnelse 1 INNLEDNING PROBLEMSTILLINGER OG AVGRENSNING...3 Problemstillinger Avgrensing METODE OG DATAMATERIALE REVISJONSKRITERIER Saksbehandlingsfrister Saksbehandlingsregler...5 Tilsyn ORGANISERING AV BYGGESAKSKONTORET Organisering av byggesakskontoret OVERHOLDELSE AV SAKSBEHANDLINGSFRISTER Revisors funn KOSTRA Saksbehandlingsrutiner Saksbehandlingstid Administrasjonens begrunnelse av overskridelser av saksbehandlingsfrister Revisjonens vurderinger OVERHOLDELSE AV SAKSBEHANDLINGSREGLENE Revisors funn Begrunnelse av det faktiske grunnlaget Begrunnelse av det rettslige grunnlaget Dispensasjon Avslag Klageadgang og rett til å se sakens dokumenter Revisors vurderinger TILSYN Revisjonens funn Revisjonens vurderinger OPPSUMMERING Har Karlsøy kommune en tilfredsstillende saksbehandling i byggesaker? Overholdes saksbehandlingsfristene i plan- og bygningsloven? Overholdes saksbehandlingsreglene i forvaltningsloven? Hva er årsaken til Karlsøy kommunes avvik i saksbehandlingstid i forhold til sammenligningsgrunnlaget? Utøver Karlsøy kommune sin tilsynsmyndighet på en tilfredsstillende måte? HØRING ANBEFALINGER DOKUMENTASJONSLISTE VEDLEGG SJEKKLISTER FOR SØKNADER VEDLEGG SJEKKLISTE FOR ENKLE TILTAK VEDLEGG BEGRUNNELSER FOR VEDTAK VEDLEGG RÅDMANNENS HØRINGSSVAR...27 v

6

7 1 INNLEDNING Kontrollutvalget i Karlsøy kommune har, med bakgrunn i plan for forvaltningsrevisjon, bestilt et forvaltningsrevisjonsprosjekt innenfor byggesaksbehandling. Tema for undersøkelsen er overholdelse av saksbehandlingsfrister, utforming av vedtak og underretning om dette, samt utøvelse av kommunens tilsynsmyndighet. Kommunenes behandling av byggesøknader og byggemeldinger, har fått relativt stor oppmerksomhet de senere år. Det har vært påpekt at regelverket har vært komplisert og ressurskrevende for byggherre og ansvarshavende, og at saksbehandlingstiden i mange kommuner har vært for lang. I 1997 ble plan- og bygningsloven utsatt for omfattende endringer. Reformen skulle blant annet bidra til klarere ansvarsforhold, økt forutsigbarhet i saksbehandlingen og bedre kontroll. Ved denne endringen ble kommunenes rolle som tilsyns- og kontrollmyndighet vesentlig forandret. Hovedansvaret for kontrollen av selve byggverket ble lagt på tiltakshavers fagkyndige kontraktsmedhjelpere, som han plikter å la seg bistå av. Bygningsmyndighetene sin oppgave er å definere den kontrollen som skal gjennomføres, og se til at denne er gjennomført. For å effektivisere saksbehandlingen og bedre forutberegnligheten, ble det vedtatt endringer i lov og forskrift med virkning fra Ved denne lovendringen ble byggesaksbehandlingen i mye større grad enn tidligere regulert ved detaljerte maksimumsfrister. 1 Fra ble det også innført sanksjoner der fristen ikke holdes for rammesøknader og ettrinnsøknader. Dersom fristen ikke overholdes for disse skal gebyret reduseres med 25 % per uke fristen oversittes, jfr. Forskrift om saksbehandling og kontroll i byggesaker 23, bokstav d 2 ( SAK- forskriften). Det kan ligge en viss spenning mellom korte frister og krav til begrunnede vedtak. Vedtakene og underretningen er i dette prosjektet vurdert opp mot forvaltningslovens regler for saksbehandling. Å vurdere saksbehandlingstiden opp mot enkelte saksbehandlingsregler i forvaltningsloven, kan finne om fokuset på kortere frister fører til at vedtakene og underretningen blir mangelfull i forhold til de rettslige krav. Når det gjelder oppfølging og kontroll, førte lovreformen i 1997 til at hovedansvaret for kontrollen med selve byggverket, ble lagt til tiltakshavers fagkyndige medhjelpere som han plikter å la seg bistå av. Bygningsmyndighetene sin oppgave er å definere den kontrollen som skal gjennomføres, og se til at denne er gjennomført. Tilsynet kan inndeles i tre forskjellige områder 3 : tilsyn med prosjektering, tilsyn med utførelsen, samt tilsyn med foretakenes systemer. Med systemer menes kontroll og prosjektsystemer som skal sikre at kontrollen blir utført etter planene, og at det blir dokumentert hva som er gjort for å oppfylle kontrolloppgavene. Landsdekkende undersøkelser viser at over halvparten av kommunene med mindre enn 5000 innbyggere ikke fører tilsyn, og på bakgrunn av dette er det interessant å avdekk hvorvidt det foretas tilsyn i samsvar med plan- og bygningsloven, samt hvilket omfang dette har. Undersøkelsen vil vise hvilken oppmerksomhet kommunen vier dette området. Saksmengden til plan- og bygningskontoret i Karlsøy kommune har økt betydelig de siste årene. I stor grad skyldes det økningen i hytte- og fritidseiendommer. KOSTRA-tall for 2007 viser at gjennomsnittlig saksbehandlingstid i byggesaker ligger over gjennomsnittet i sammenlignbare kommuner, kommunene i Troms og alle kommuner i landet. Kontrollutvalget i Karlsøy kommune har uttrykket et ønske om å få undersøkt i hvilken grad saksbehandlingen i Karlsøy oppfyller de fastsatte fristene i plan- og bygningsloven, samt å få avdekket hva som påvirker saksbehandlingstiden i byggesaker/kartforretningssaker. På dette punktet har det vært sentralt å undersøke hvilke rutiner kommunen har i forhold til mottakskontroll, saksstyring og prioritering. 1 Før lovendringen var det bare for meldinger og søknader om enkle tiltak det var eksplisitte tidsfrister. 2 Fastsatt av Kommunal- og regionaldepartementet 24. juni 2003 med hjemmel i plan- og bygningslov av 14. juni 1985 nr Melding HO-1/2004, Statens byggtekniske etat. Side: 2

8 2 PROBLEMSTILLINGER OG AVGRENSNING 2.1 Problemstillinger KomRev NORD IKS har på bakgrunn av kontrollutvalgets bestilling utarbeidet to hovedproblemstillinger. 1. Har Karlsøy kommune en tilfredsstillende saksbehandling i byggesaker? Denne problemstillingen besvares gjennom tre underproblemstillinger: Overholdes saksbehandlingsfristene i plan- og bygningsloven og forskrift om saksbehandling og kontroll i byggesaker? Overholdes saksbehandlingsreglene i forvaltningsloven? Hva er årsaken til Karlsøy kommunes avvik i forhold til sammenlignbare kommuner, alle kommuner i Troms, samt landsgjennomsnittet når det gjelder gjennomsnittlig saksbehandlingstid i byggesaker/karforretningssaker? På bakgrunn av undersøkelser på landsplan som viser at kommunene i varierende grad og omfang fører tilsyn etter plan- og bygningsloven, 4 har revisjonen undersøkt hvilke rutiner og praksis Karlsøy kommune har på dette området. Problemstillingen er følgende: 2. Utøver Karlsøy kommune sin tilsynsmyndighet etter plan- og bygningsloven på en tilfredsstillende måte? 2.2 Avgrensing Den systematiske undersøkelsen av sakene er begrenset til en gjennomgang av ettrinnsøknader og rammesøknader, 5 samt søknader som klassifiseres som enkle tiltak. 6 I den videre gjennomgang blir det ikke skilt mellom ettrinnsøknader og rammesøknader, og disse vil samlet bli benevnt som alminnelige søknader. Ved denne gjennomgangen har vi også fått noe innsyn i andre sakstyper enheten behandler. 7 Videre avgrenses den reviderte perioden til søknader og enkle tiltak som er mottatt i kommunen i løpet av Når det gjelder forvaltningslovens saksbehandlingsregler, har vi fokusert på de reglene som gjelder for selve vedtaket og underretningen om dette. 8 Med dette avgrenser vi mot de reglene som skal sikre at saken utredes tilstrekkelig før vedtak treffes, her medregnet reglene som skal sikre at parten og andre berørte blir varslet og får muligheten til å kommentere opplysninger av interesse i saken. 9 Vi har 4 Brukerundundersøkelse 2006, Statens byggtekniske etat. 5 Ettrinnsøknader gjelder mindre tiltak der prosjekteringsomfanget er lite og rammebetingelsene uproblematiske. Flertrinnsøknader gjelder større og mer kompliserte tiltak. Prosessen blir da delt med en søknad om rammetillatelse, og deretter en søknad om igangsettingstillatelse. 6 Søknad om tiltak som er i samsvar med bestemmelser gitt i eller i medhold av plan og bygningsloven, der det ikke foreligger protester fra naboer og der det heller ikke er nødvendig å hente inn tillatelse, samtykke eller uttalelse fra annen myndighet, jfr. SAK- forskriften Eksempler på dette er meldinger, søknad om igangsettingstillatelse, midlertidig brukstillatelse og ferdigattest. Det er knyttet frister til alle disse sakstypene også, jfr. SAK forskriften Forvaltningsloven 25 og Forvaltningsloven 16 og 17. Side: 3

9 ikke foretatt noen faglig vurdering av de rettslige og skjønnsmessige sidene ved sakene vi har undersøkt. Revisjonen vil påpeke at våre vurderinger i det videre vil være avgrenset til de konkrete problemstillingene som er formulert for prosjektet. Prosjektet er ikke en fullstendig gjennomgang og vurdering av alle de oppgaver som ligger til den kommunale byggesaksbehandlingen. 3 METODE OG DATAMATERIALE Undersøkelsen baseres i hovedsak på dokumentanalyse av kommunens byggesaksmapper. Det er gjort en gjennomgang av saksbehandlingstiden i 28 søknader og enkle tiltak som er kommet inn til kommunen fra januar til desember I samtlige saker ble det også gjort en undersøkelse av begrunnelsesplikten. I tillegg har vi hatt samtaler med teknisk sjef og byggesaksbehandler, for å få supplerende faktaopplysninger. Revisjonen har blitt godt mottatt i kommunen. Gjennomføring av intervju, samt verifisering av referat av intervju har gått raskt. Mappegjennomgangen lot seg gjennomføre med letthet, da kommunens mapper var ryddige og oversiktlige. Side: 4

10 4 REVISJONSKRITERIER Revisjonskriterier er en samlebetegnelse på de regler og normer som gjelder innenfor det området som undersøkes. Revisjonskriterier er basis for de analyser og vurderinger som foretas, konklusjoner som trekkes, og de er et viktig grunnlag for å kunne dokumentere avvik eller svakheter. 4.1 Saksbehandlingsfrister Når det gjelder saksbehandlingstider er dette regulert direkte i plan og bygningsloven med forskrifter. Saksbehandlingsfristene og følgene av overskridelse av fristen er regulert i saksbehandlingsforskriften 23. Når det gjelder enkle tiltak er fristen tre uker. For ettrinnsøknader og rammesøknader er fristen 12 uker. Revisjonen vil også benytte saksbehandlingsforskriften 24 og forvaltningsloven 11a for å belyse denne problemstillingen. 4.2 Saksbehandlingsregler Forvaltningsloven har generelle saksbehandlingsregler som også gjelder for behandlingen av byggesaker. Litt forenklet kan man si at saksbehandlingsreglene skal ivareta to ulike hovedhensyn. For det første er det regler som skal være med på å sikre at vedtaket blir fattet på tilstrekklig og korrekt grunnlag av uhildete personer. Videre skal parten, når vedtak er fattet, bli gjort oppmerksom på hvorfor vedtaket ble som det ble. Dette innebærer at parten både skal gjøres kjent med hvilke faktiske opplysninger som er lagt til grunn, og hvordan dette forholder seg til det aktuelle regelverket. Parten skal også orienteres om hvilke rettigheter denne har etter forvaltningsloven. Eksempler på dette er opplysning om til rett til innsyn i sakens dokumenter og informasjon om adgangen til å påklage vedtaket. Det er de reglene som skal ivareta de sistnevnte hensyn som er undersøkt her. Kriteriene er hentet fra forvaltningsloven 24, 25 og Tilsyn Den rettslige reguleringen av tilsynsansvaret er plan og bygningsloven 10-1 og saksbehandlingsforskriften 35. Bortsett fra at det står at det skal føres tilsyn, sies det ikke noe om hvordan det skal føres tilsyn, og i hvilket omfang. Staten byggtekniske etat er en fagetat med særlig ansvar for oppfølging av dette saksområdet, med anbefalinger og informasjon. De har gitt ut et par veiledninger med råd og anbefalinger på tilsynsområdet. I melding HO-1/2004 har de gitt ut en temaveileder med tittelen Tilsyn i byggesak. I punkt tre i veilederen er planlegging og orientering av tilsyn beskrevet. Det fremheves som avgjørende at tilsynsarbeidet må planlegges i en årlig plan eller program og at denne evalueres ved årets slutt. Veilederen nevner også en del områder planen bør inneholde. Når det gjelder antall tilsyn kommunen bør gjennomføre, uttales det i veilederen at det bør gjennomføres i såpass mange saker at det i tilstrekklig grad avdekker regelbrudd i de byggesaker som behandles i kommunen. Etaten mener dette minimum bør tilsi tilsyn i 5 10 % av kommunens byggesaker. En nærmere operasjonalisering av revisjonskriteriene som danner grunnlag for revisors vurderinger, vil bli gitt fortløpende i gjennomgangen av Karlsøy kommunes byggesaksbehandling og tilsynsaktivitet. Side: 5

11 5 ORGANISERING AV BYGGESAKSKONTORET 5.1 Organisering av byggesakskontoret I Karlsøy kommune er byggesaksbehandlingen lagt til plan- og byggesakskontoret ved teknisk etat. Teknisk etat i Karlsøy kommune har siden hatt ett årsverk til administrasjon/ ledelse ved teknisk sjef. Før den tid var de tekniske kontorene (anleggskontoret og plan- og byggesakskontoret) adskilt og organisert under rådmannen. Plan- og byggesakskontoret disponerer per i dag tre årsverk, og oppgavene er knyttet til byggesak, kart, oppmåling, fradeling og dispensasjonssaker. Det er èn stilling knyttet til byggesak, og en til oppmåling og fradeling. Fra august 2008 ble det ansatt en ny person som hovedsakelig skal jobbe med dispensasjonssaker innenfor fradeling og byggesak. Før den tid var disse sakene lagt til byggesaksbehandler og oppmålingsansvarlig. Figur 1: Organisering av administrasjonen i Karlsøy kommune, med fokus på teknisk etat. Rådmann Servicekontor Økonomikontoret Næringskontoret Boligkontoret Teknisk etat Kultur- /oppvekstetaten Helse-/sosialetaten Anleggskontoret Landbruk og miljø Brann Renhold Plan- og byggesakskontoret Byggesaksbehandling Oppmåling/kart Fradeling-/ dispensasjonssaker Saksmengden til plan- og byggesakskontoret har økt betydelig de siste årene. De siste årene har man opplevd et stort press på søknader om bygging av, og i tilknytning til, fritidsboliger. Administrasjonen anslår at 70 % av søknadene som behandles i Karlsøy kommune er slike saker. I tillegg er antallet dispensasjonssøknader, i følge administrasjonen, høyt i Karlsøy kommune. Dette skyldes at Karlsøy kommune sin arealplan ikke har vært oppdatert siden Dagens arealplan er ikke rettslig bindende da den ikke oppfyller kravene i plan og bygningsloven 20-4 Arealdelen av kommuneplan. I tillegg har arealdelen har en begrenset virketid - fire år fra den er vedtatt Pbl Virkninger av kommuneplanen: Tiltak som nevnt i 81, 86a, 86b og 93 må, når ikke annet er bestemt, ikke være i strid med arealbruk eller bestemmelser fastlagt i endelig arealplan. Det samme gjelder andre tiltak som kan være til vesentlig ulempe for gjennomføringen av planen. For områder som skal båndlegges for nærmere angitte formål i medhold av denne eller andre lover, jfr første ledd nr. 4, er virkningen av arealdelen begrenset til 4 år fra Side: 6

12 6 OVERHOLDELSE AV SAKSBEHANDLINGSFRISTER Revisjonskriterier Plan- og bygningsloven 95b. Enkle tiltak Søknad om tillatelse til enkle tiltak skal avgjøres innen 3 uker, dersom tiltaket er i samsvar med bestemmelser gitt i eller i medhold av denne lov, samt at det ikke foreligger protester fra naboer eller gjenboere, og ytterligere tillatelse, samtykke eller uttalelse fra annen myndighet ikke er nødvendig. Hvis kommunen ikke har truffet vedtak innen fristens utløp, regnes tillatelse for gitt ved oversittelse av fristen. Klagefrist løper fra dette tidspunkt. Kommunens avgjørelse om sakstype kan ikke påklages. Saksbehandlingsforskriften 23. Tidsfrister - oversikt og rettsvirkninger d) Søknader etter pbl 93 skal behandles av kommunen innen tolv uker. Hvor søknaden er oppdelt gjelder denne fristen kun for rammetillatelsen. Denne fristen gjelder også for søknad om endring av rammetillatelse. Der tiltaket er særlig komplisert, krever ekstra politisk avklaring, eller tillatelse eller samtykke (vedtak) fra andre myndigheter etter pbl 95 nr. 3, kan kommunen forlenge fristen. Ny frist skal meddeles tiltakshaver og ansvarlig søker så snart det er klart at fristen vil bli overskredet. Ved overskridelse av fristen etter bokstav d første ledd skal kommunen tilbakebetale tiltakshaver 25% av det totale byggesaksgebyret for hver påbegynt uke fristen overskrides. Bestemmelsen gjelder ikke der det er avtalt særskilte frister eller kommunen har forlenget fristen etter annet ledd. I disse tilfeller inntrer virkninger av fristoverskridelse fra det tidspunkt den avtalte eller forlengede frist overskrides. g) Andre myndigheter skal avgi uttalelse eller ekspedere vedtak innen fire uker, jf. pbl 95 nr. 3. Der annen myndighet skal avgi uttalelse kan kommunen gi igangsettingstillatelse dersom det ikke foreligger slik uttalelse innen fristens utløp. Der det skal gis tillatelse eller samtykke kan bygningsmyndighetene ikke gi igangsettingstillatelse uten at slik avgjørelse foreligger. Frister som følger av annet regelverk går foran frister etter denne bestemmelsen. Saksbehandlingsforskriften 24. Beregning av tidsfrister For meldinger, søknader ( ) gjelder tidsfristen fra disse er mottatt og til vedtak er sendt. Der kommunen bruker standardisert anmodning om forhåndskonferanse løper fristen fra kommunen har mottatt denne. ( ) Nødvendig tidsbruk for feilretting eller supplering av opplysninger kommer i tillegg til fristen. Plan og bygningsloven 95. Behandling av søknaden i kommunen 3. Når tiltak etter denne loven eller andre lover krever tillatelse eller samtykke fra helsemyndighet, brannvernmyndighet, arbeidstilsynet, vegmyndighet, havnemyndighet, forurensningsmyndighet, Sivilforsvaret, jordlovmyndighet, friluftsmyndighet og fredningsmyndighet, eller planer for tiltaket skal legges frem for myndighet som nevnt, skal kommunen forelegge saken for vedkommende myndighet, hvis avgjerd eller uttalelse ikke er innhentet på forhånd. Ved forskrift kan denne bestemmelse utvides til også å gjelde overfor andre myndigheter. Andre myndigheter må innen 4 uker fra oversendelse fatte avgjørelse eller avgi uttalelse. Kommunen kan i særlige tilfelle, på anmodning, forlenge fristen før denne er utløpt. Når tiltaket ikke er betinget av tillatelse eller samtykke fra andre myndigheter, medfører fristoversittelse at bygningsmyndighetene kan avgjøre saken uten å ta hensyn til uttalelse som kommer inn senere. planen er vedtatt av kommunestyret. Departementet kan etter søknad fra kommunen forlenge virkningen med inntil 2 år. Side: 7

13 Forvaltningsloven 11a. Saksbehandlingstid, foreløpig svar Forvaltningsorganet skal forberede og avgjøre saken uten ugrunnet opphold. Dersom det må ventes at det vil ta uforholdsmessig lang tid før en henvendelse kan besvares, skal det forvaltningsorganet som mottok henvendelsen, snarest mulig gi et foreløpig svar. I svaret skal det gjøres rede for grunnen til at henvendelsen ikke kan behandles tidligere, og såvidt mulig angis når svar kan ventes. 6.1 Revisors funn KOSTRA 11 Karlsøy kommunes gjeldende gebyrregulativ for bygge- og delesak, kart og oppmålinger 12 er basert på KS sin gebyrmal for plan- og bygningsloven. Når det gjelder nivået på saksgebyrer for plan- og byggesaker viser KOSTRA-tall fra 2007 at Karlsøy kommune ikke avviker vesentlig fra gjennomsnittet for alle kommuner i Troms og gjennomsnittet for kommunegruppe KOSTRA-tallene viser videre at Karlsøy kommune i 2007 lå vesentlig under saksgebyrnivå i forhold til landsgjennomsnittet. Endringer i gebyrregulativet har medført en oppjustering av gebyrene i Landsgjennomsnittet har ikke økt tilsvarende mye. KOSTRA-tallene for 2007 viser at gjennomsnittlig saksbehandlingstid i byggesaker i Karlsøy kommune ligger over gjennomsnittet i sammenlignbare kommuner, kommunene i Troms og alle kommuner i landet. Tallene for 2008 viser en kortere gjennomsnittlig saksbehandlingstid. Tabell 1: Skjematisk presentasjon av KOSTRA-tall for 2007 for Karlsøy kommune, gjennomsnittet for kommunegruppe 6, gjennomsnittet for kommunene i Troms Fylke, samt gjennomsnittet for alle landets kommuner utenom Oslo. Karlsøy kommune Kom. gruppe 6 Troms fylke Landet utenom Oslo Brutto driftsutgifter til fysisk tilrettelegging og planlegging (funk. 301,302 og 303) i kr/innb Saksgebyret for privat forslag til reguleringsplan, jf. PBL Saksgebyret for oppføring av enebolig, jf. PBL 93 pkt. a, i kroner Standardgebyr for kombinert kart- og delingsforetn., tilsvarende en boligtomt 750 m2. Kr Gjennomsnittlig saksbehandlingstid, byggesaker (kalenderdager) Gjennomsnittlig saksbehandlingstid, kartforretning (kalenderdager) KOSTRA (kommune-stat-rapportering). Kommunenes rapportering til staten om kommunale tjenester og bruk av ressurser på ulike tjenesteområder. Informasjonen registreres og sammenstilles i en søkbar database på Statistisk sentralbyrås nettsider (ssb.no). 12 Vedtatt av kommunestyret i møte Kommunegruppene er laget av Statistisk sentralbyrå basert på antall innbyggere, hvor store bundne kostnader er og hvor store frie inntekter den enkelte kommune har (Forklaringen er hentet fra Statistisk sentralbyrå på adressen Side: 8

14 Tabell 2: Skjematisk presentasjon av KOSTRA-tall for 2008 for Karlsøy kommune, gjennomsnittet for kommunegruppe 6, gjennomsnittet for kommunene i Troms Fylke, samt gjennomsnittet for alle landets kommuner utenom Oslo. Karlsøy kommune Kom. gruppe 6 Troms fylke Landet utenom Oslo Brutto driftsutgifter til fysisk tilrettelegging og planlegging (funk. 301,302 og 303) i kr/innb Saksgebyret for privat forslag til reguleringsplan, jf. PBL Saksgebyret for oppføring av enebolig, jf. PBL 93 pkt. a, i kroner Standardgebyr for kombinert kart- og delingsforetn., tilsvarende en boligtomt 750 m2. Kr Gjennomsnittlig saksbehandlingstid, byggesaker (kalenderdager) Gjennomsnittlig saksbehandlingstid, kartforretning (kalenderdager) I KOSTRA-tallene som er meldt inn for 2008, er gjennomsnittlig saksbehandlingstid satt til 30 dager. Men etter endelig gjennomgang er antall dager funnet å være noe lavere det vil si 26 dager 14. Det meldes om at det bare er overskredet lovpålagt saksbehandlingstid for søknader om tiltak i én sak. Tabell tre viser oversikt over antall søknader og meldinger mottatt I Karlsøy kommune de siste årene: Tabell 3: Antall byggesaker behandlet i Karlsøy kommune Antall søknader om tiltak mottatt i kommunen Antall meldinger om tiltak mottatt i kommunen Saksbehandlingsrutiner Byggesaksbehandler opplyser at omtrent halvparten av søkerne tar kontakt per telefon eller møter opp på byggesakskontoret. Når så skjer har man en forhåndskonferanse, hvor byggesaksbehandler informerer om hvilken dokumentasjon som må vedlegges søknaden. Etter et slikt møte opplever man at søknadene som kommer inn er komplette. Den andre halvparten av søknadene, de som kommer inn per post, er i langt mindre grad komplett i følge byggesaksbehandler. Det følger da en periode med korrespondanse frem og tilbake for å få inn nødvendig informasjon. Det som er et særlig problem er forståelsen av hvilke naboer som må varsles. Det er i mange tilfeller bare naboer som grenser til tomten som blir varslet. Videre er det ofte mangelfull innmelding av ansvarsrett, situasjonsplaner, samt tegninger i målestokk. I et internt notat fra plan- og byggesakskontoret til teknisk utvalg, står det at hovedproblemet for den nevnte enheten er at innkommende søknader ikke er komplett. Det går derfor mye tid til å etterlyse dokumentasjon per brev og telefon for å komplettere søknadene 15. Manglende nabovarsel forsinker saksbehandlingen med inntil tre uker. I tillegg er forhold rundt ansvarsrett lite allment kjent. I notatet berettes det videre at det i de fleste tilfeller må sendes brev hvor lovverket gjengis, med presisering om at søknaden ikke kan behandles før den er komplett. Videre opplever man gjerne at det ikke leveres gode nok tegninger og situasjonsplaner 16. I notatet poengteres det at disse problemene i stor 14 Rådmannen kommenterer i høringen at prognoser for 2009 viser en ytterligere nedgang i saksbehandlingstiden. 15 Manglene gjelder i stor grad mangelfulle nabovarsler. Det er ikke slik at det kun er de naboene som tomten grenser opp til som skal varsles. Gjenboere (de som er synlig berørt av tiltaket) skal også varsles. 16 Det skal være en i en målestokk som gjør det mulig å måle avstand til veg, vann og tomtegrenser. Side: 9

15 grad kan unngås om man tar i bruk programmet ByggSøk 17 som tilbys av Statens byggtekniske etat - Ved bruk av ByggSøk får ikke kunden levert en søknad før den er komplett. Det understrekes i den forbindelse at muligheten til å effektivisere etatens arbeid avhenger av at forutsetninger og gode arbeidsverktøy er på plass. Det henvises her til dataprogram/utstyr og en oppdatert kommuneplan med arealdel. Det samme notatet avsluttes at arbeidsmengden på plan- og bygningskontoret ikke utelukkende kommer fra behandling av byggesaker. Ajourføring av GAB 18, veiledning og befaringer er også en vesentlig del av arbeidsoppgavene. Saksbehandler på plan- og byggesakskontoret opplever også langvarige diskusjoner med tiltakshavere i forbindelse med vurdering av skredfare. Kommunen støtter seg til skredfarekart fra NGI 19, og henviser til det ved avslag på søknader. Om tiltakshaver bestrider at det er fare for skred i området det ønskes bygd i, må tiltakshaver selv få en rapport som friskmelder området. Plan- og byggesakskontoret i Karlsøy kommune har flere sjekklister som benyttes i saksbehandlingen. Det er utviklet sjekklister for hva søker må dokumentere i søknad/vedlegg før søknader og meldinger kan behandles. I tillegg er det utarbeidet en enkel veileder med oversikt over hvordan tiltak skal plasseres og aktuelle skjema. Det foreligger også et standard skriv som sendes til tiltakshavere som eksempelvis tar kontakt per telefon om ønsker informasjon om hva som må dokumenteres og vedlegges søknader. Det kan også benyttes om byggesaksbehandler kontakter tiltakshaver i forbindelse med komplettering av mangelfulle søknader. Videre benytter byggesaksbehandler også NKF 20 sin oversikt til bruk ved vurdering av tiltakstyper. Den oversendes også søkere ved behov. Saksbehandlingssystemet som benyttes i byggesaker i Karlsøy kommune, er Kontor Sist gang Karlsøy kommune oppgraderte dette programmet var i Det er i følge administrasjonen et stort behov for et nyere system. I teknisk etat er man klar på at kommunen ville tjent mye på et nytt saksbehandlingssystem spesielt innenfor byggesak (på effektivitet, oversikt og funksjoner). Det er ansett som det viktigste tiltaket for å bedre byggesaksbehandlingen i Karlsøy kommune, noe det også er rapportert om i forbindelse med økonomiplanen. Eksempelvis er det ikke mulig å åpne nyere versjoner av pdf-filer som kommer per e-post. E-postprogrammet og saksbehandlersystemet snakker ikke sammen. Det er heller ikke mulig å knytte varsler til saker hvor saksbehandlingsfristen nærmer seg. Revisjonen blir fortalt at i en nyere versjon av Kontor 2000 er det mulig å styre fremdriften i saksbehandlingen gjennom milepæler og oppfølging. Videre er det ikke mulig å ta statistikk rett ut av Kontor Man kan ta ut rapporter, men de må bearbeides før de kan brukes. En sak kan for eksempel forekomme flere ganger, og det finnes ikke muligheter for å begrense utvalget. Byggesak sitt arkiv, arkivert etter gårds- og bruksnummer, eksisterer bare i papirformat. Basert på erfaringer fra andre kommuner, anser teknisk etat i Karlsøy kommune at et elektronisk arkiv vil være tidsbesparende. Man mener det vil lette oversikten. All post og dokumenter skal være samlet der, og man slipper å forholde seg til store papirmengder og flere fysiske mapper. Det er gitt politiske signaler om at søknader vedrørende bolig og næring skal prioriteres foran bygging til fritidsformål, men det har vært så lite slik aktivitet at det har ikke måttet gjøres slike prioriteringer. I forbindelse med at Karlsøy kommune innførte eiendomsskatt, ble det avdekket at det er omtrentlig like mange fritidsboliger som bolighus i kommunen. Det er få boliger og garasjer som er bygget de siste årene. I 2008 ble det gitt tillatelse til 2 nye bolighus samt en rammetillatelse for bolig. I 2007 var det noen flere. Det var et generelt bygge- og deleforbud i hele Karlsøy kommune i 2006, men bygge- og deleforbudet gjaldt ikke bolig og næringsutbygging. 17 Direkte avskrift fra notatet: ByggSøk-bygning er et system for elektronisk kommunikasjon mellom søker og kommune i byggesaker. Systemet innebærer elektronisk utfylling og innsendelse av byggesøknader. Systemet er et tilbud til søkere og kommunene og det er opp til den enkelte å ta det i bruk. Målet med ByggSøk er å effektivisere arbeidet bed byggesaker gjennom redusert tids- og ressursbruk hos dem som arbeider med slike saker. Det gjelder både for kommunens behandling av søknadene og for private og offentlige aktører som utarbeider søknader. 18 GAB (grunneiendom, adresser og bygninger) er et nasjonalt register og informasjonssystem med data om landets eiendommer, eiere, adresser og bygninger. 19 Norges Geotekniske Institutt. 20 Norsk Kommunalteknisk Forening. Tidligere Forum for byggesak. Side: 10

16 6.1.3 Saksbehandlingstid Fristen for saksbehandler å gjøre et vedtak i en byggesak, starter når søknaden mottas av kommunen. Fristen suspenderes dersom kommunen trenger ytterligere opplysninger fra den private part, for så å begynne å løpe når disse opplysningene er på plass. Nødvendig tidsbruk for feilretting eller supplering av opplysninger kommer altså i tillegg til fristen. Det er også rom for å suspendere fristen ved politisk behandling. I Karlsøy kommune går det i følge byggesaksbehandler veldig mange delesøknader til politisk behandling, men ikke svært mange byggesaker 21. For enkle tiltak er fristen tre uker, mens fristen for alminnelige søknader er 12 uker. I tabell 4 presenteres saksbehandlingstiden for samtlige saker som er vurdert, og som er grunnlag for dette forvaltningsrevisjonsprosjektet: Tabell 4: Saksbehandlingstid for behandlede byggesaker i Karlsøy kommune i Presentert i antall saker. 1 uke 2 uker 3 uker 4-5 uker 6-11 uker + 12 uker Totalt antall saker Enkle tiltak Alminnelige søknader Tabell 5: Saksbehandlingstid for behandlede byggesaker i Karlsøy kommune i Presentert i prosent. 1 uke < 8 2 uker uker uker uker uker > 77 Enkle tiltak 30,8 7,7 15,4 23,1 23,1 - Alminnelige søknader 6, ,3 - Som tabellen viser holdt enheten seg innenfor fristen for enkle tiltak i 53,9 % av sakene som ble behandlet i Når det gjelder alminnelige søknader blir fristene overholdt i 100 % av sakene. Til KOSTRA er det imidlertid rapportert om oversittelse av saksbehandlingsfrist for én alminnelig søknad i Byggesaksbehandler erkjenner at man i mange tilfeller er for lite kritisk når det kommer til muligheten til å gjøre saker om fra enkle tiltak til ettrinnsøknader. Det gjelder saker som feilaktig er kategorisert som enkle tiltak av tiltakshaver. Forskriften åpner for at saksbehandler kan omgjøre saken uten begrunnelse. En omgjøring av disse sakene ville medført en vesentlig forlenget saksbehandlingsfrist. I henhold til SAK-forskriften 23, åpnes det for at kommunen i enkelte tilfeller kan forlenge fristen på 12 uker i saker som er særlig kompliserte, krever ekstra politisk behandling eller tillatelse/samtykke etter plan- og bygningslovens 95 nr.3. Kommunen må da opplyse om den nye fristen straks det viser seg at de lov- og forskriftsatte fristene vil bli overskredet. Funn i undersøkelsene viser at det i Karlsøy kommune er praksis å gi tiltakshaver et foreløpig svar i de tilfeller man ser at det ikke vil være mulig å behandle søknaden innenfor den frist regelverket foreskriver. Dette gjøres med henvisning til forvaltningslovens 11a. Begrunnelser som gis for at frist ikke kan overholdes er stort arbeidspress i plan- og byggesakskontoret, høring hos andre offentlige instanser, samt politisk behandling i teknisk utvalg/kommunestyret (som ikke vil avholde møte før etter sommerferien) 22. Det er ikke alltid opplyst om når svar kan forventes. Frist for andre offentlige instanser å svare på saker som kommunen sender på høring, er fastsatt til 4 uker. Kommunen kan, på anmodning, forlende fristen før den er utløpt. Når tiltaket ikke er betinget av 21 I møtet i teknisk utvalg februar 2009 var det ni delingssaker. Dette fordi Karlsøy kommune har en arealplan som ikke har vært oppdatert siden I følgende saker har revisjonen regnet suspensjon av frist for saksbehandling grunnet foreløpig svar på søknad: sak 08/1348, sak 08/528, sak 08/685, sak 08/905, sak 08/954 og sak 08/1132. Side: 11

17 tillatelse eller samtykke fra andre myndigheter, kan kommunen etter 4-ukersfristens utløp avgjøre saken. Kommunen trenger da ikke å ta hensyn til uttalelser som kommer inn senere. Undersøkelsen viser at Karlsøy kommune ofte har mottatt høringssvar fra andre myndigheter etter at fristen på 4 uker har løpt ut. Revisjonen kan ikke se at det forekommer tilfeller der kommunen har forlenget denne frist på anmodning. I en sak 23 kunne revisjonen ikke finne at det var sendt ut manglebrev til tiltakshaver. Det er derfor ikke mulig å si noe om når frist skulle vært suspendert Administrasjonens begrunnelse av overskridelser av saksbehandlingsfrister Det har vært flere store utfordringene for teknisk etat og plan- og byggesakskontoret de senere år. I 2006 var det bygge- og deleforbud i Karlsøy kommune. Det ble opphevet På det tidspunkt lå det i følge byggesaksbehandler ca. 25 byggesøknader på vent til behandling. Samtidig ble det innført eiendomsskatt i Karlsøy kommune. Vedtaket om innføring av eiendomsskatt ble gjort i desember 2006, og alt skulle være taksert og klart innen utgangen av mai Det var i all hovedsak knyttet fire personer til denne oppgaven deriblant byggesaksbehandler. Plan- og byggesakskontoret var da tatt ut av ordinært arbeid for å bidra i denne jobben. Alle mapper i byggesaksarkivet ble gjennomgått for å finne tegninger, måle opp og taksere. I tillegg var byggesaksbehandler i stor grad involvert i klagebehandlingen i etterkant av første runde. Oppdatering av GAB 24, taksering for eiendomsskatt og klagebehandling i etterkant tok all tid til godt ut over høsten i Det ble dårlig tid i forbindelse med innføringen av eiendomsskatt - innbyggerne fikk ikke anledning til å etterse opplysninger om sin eiendom før faktura ble sendt ut. Det kom inn et vesentlig antall klagesaker. I en artikkel på Karlsøy kommunes egen hjemmeside, datert , står det å lese; Plan- og byggesakskontoret vil ikke være tilgjengelig for publikum foreløpig fram til 19. februar. De to som til daglig arbeider med byggesak, fradelings- og oppmålingssaker er tatt ut av ordinær jobb for oppgradering av nødvendige register. I en annen artikkel, datert , står det at antall nye saker til plan- og byggesakskontoret har økt betydelig den siste tiden. I tillegg til dette prioriterer vi nå ressurser til oppdatering av kart og register. Publikum må derfor påvente noe lengre saksbehandlingstid i 1. halvår Bolig- og næringssaker vil fortsatt ha høy prioritet. ( ) Vi jobber med å styrke plan- og byggesakskontoret bemanningsmessig, og forventer at saksbehandlingskapasiteten vil øke i 2. halvår Rådmannen. Denne oppbemanningen ble ikke gjort før 2. halvår Plan- og byggesakskontoret var i stor grad involvert når Karlsøy kommune overtok søndre del av Reinøya i Søndre del av Reinøya har vært et veldig attraktivt hytteområde for Tromsø kommune, og har gitt ansvar for mye ekstra areal og medført en langt større arbeidsmengde for planog byggesakskontoret. Som tidligere nevnt, er det en klar holdning i teknisk etat at kommunen ville tjent mye på et nytt saksbehandlingssystem spesielt innenfor byggesak. Det pekes her på gevinster som økt effektivitet og oversikt, samt bedre og flere funksjoner. Plan- og byggesakskontoret i Karlsøy kommune er svært sårbar for sykemeldinger ettersom det er èn person som behandler alle saker. Ingen kan ta over oppgavene når denne personen er borte. Alle saker blir liggende på vent til sykemeldingsperioden er over og nye saker har gjerne kommet til i mellomtiden. 23 Sak 08/ GAB (grunneiendom, adresser og bygninger) er et nasjonalt register og informasjonssystem med data om landets eiendommer, eiere, adresser og bygninger. Side: 12

18 Matrikkel 25 og EUREF er innført i Karlsøy kommune februar/mars 2009, noe som har ført til økt arbeidsmengde 2. halvår Byggesaksbehandler har oppgradert GAB - et svært ressurskrevende arbeid som har blitt gjort mellom normale arbeidsoppgaver/saksbehandling. I Karlsøy kommune var GAB mangelfull på det som var registrert før Man har i gjennomgangen også oppdaget at opplysningene ikke var vedlikeholdt godt også etter den tid. For fremtiden vil det ikke være mulig å tinglyse eiendommer før Matrikkel er oppdatert, men må gjøres fortløpende. Vedlikeholdet til Matrikkel vil innebære mer arbeid enn tidligere. Arbeidet er en naturlig del av sakebehandlingen, og det er to ansatte på plan- og byggesakskontoret som skal ha ansvaret for vedlikeholdet. Da Karlsøy kommune ikke har en oppdatert arealplan 27, må det i hver enkelt sak vurderes om det er en dispensasjon. Det går veldig mange delesøknader til politisk behandling, men ikke svært mange byggesaker. Det er stort sett dispensasjon i hver sak. Det krever store ressurser i følge administrasjonen. Til møtet i teknisk utvalg i februar var det ni delingssaker. Det har ikke vært ressurser til å oppdatere arealplanen. I 2006 ble arbeidet med arealplanen igangsatt, men ble lagt til side når bygge- og deleforbudet ble opphevet i januar Administrasjonen får stadig tilbakemelding fra Fylkesmannen og andre om det problematiske og alvorlige med at Karlsøy kommune har fylkets eldste arealplan i bruk. Det blir svært mye merarbeid for administrasjonen når de fleste delesøknader må behandles som dispensasjonssøknader. I et notat fra administrasjonen til teknisk utvalg hevdes det at alle dispensasjonssøknadene kommunen har stjeler mye tid. 6.2 Revisjonens vurderinger Som statistikken viser, holder enheten seg gjennomgående godt innenfor fristen på 12 uker for alminnelige søknader. Når det gjelder enkle tiltak er fristen tre uker. Antall enkle tiltak med fristoverskridelser er relativt stort 46,1 %. Fristen løper fra mottak, så for disse sakene blir det ekstra viktig at en ved en tidlig gjennomgang av sakene får avklart om det er mangler som må rettes opp. Da det i følge lovverket regnes for at tillatelse er gitt når fristen løper ut, er det i Karlsøy kommunes interesse å gå gjennom slike saker innen fristen. Revisjonen ser det som positivt at det sendes formelle mangelbrev når søknader er mangelfulle. Det forekommer imidlertid tilfeller der denne korrespondansen ikke er gjort skriftlig. Ved skriftlig mangelbrev, og skriftlig dokumentasjon som tilbakesvar fra tiltakshaver, kan behandlingstid lett dokumenteres. Som vi vil komme tilbake til, sikrer dette også at partene er omforent om hva det er søkt om og på hvilket grunnlag det er gjort vedtak/tillatelse/avslag. Revisjonen finner det mulig at kommunen har suspendert saksbehandlingsfrist på grunn av muntlig orientering om mangler og nødvendig politisk behandling eller høringsrunder i berørte interesse (reindrift, kulturminner osv), men dette er ikke tilstrekkelig dokumentert. Revisjonen ser positivt på at Karlsøy kommune er påpasselig med å sende midlertidig svar til tiltakshaver, om at kommunen ikke klarer å behandle saken innenfor frist. Det er særlig positivt om kommunen også setter en dato for når svar kan forventes. Revisjonen vurderer det imidlertid slik at det ikke gir Karlsøy kommune anledning til å suspendere saksbehandlingsfrist. Etter revisjonens vurdering omfatter ikke formuleringen ekstra politisk avklaring 28 ordinær behandling i et politisk utvalg, eller tilfeller hvor det er politisk uenighet. Heller ikke at det i saken er vanskelige skjønnsmessige vurderinger som etter kommunens reglement må gjennomgå en politisk behandling. Det er saker hvor det er påkrevd politisk behandling ut over de krav som følger av plan- og 25 Matrikkel er en offentlig register over grunneiendommer. Det ble opprinnelig innført for å foreta skattelegging av eiendommer. 26 Nytt koordinatsystem for kart, med flere og smalere soner enn tidligere system. 27 Karlsøy kommune har en arealplan som ikke har vært oppdatert siden Dagens arealplan er ikke rettslig bindende da den ikke oppfyller kravene i plan og bygningsloven 20-4 Arealdelen av kommuneplan. I tillegg har arealdelen har en begrenset virketid - fire år fra den er vedtatt 27. I tillegg er det en del enkeltsaker som går over lang tid og tar mye ressurser. 28 I saksbehandlingsforskriften 23d. Side: 13

19 bygningsloven og kommunens delegasjonsreglement. Revisjonen forstår det slik at Karlsøy kommune, på grunn av at kommunen ikke har en kommuneplan med gyldig arealdel, har et forholdsmessig høyt antall saker som må til politisk behandling. Revisjonen finner at slike tilfeller ikke faller inn under det som i denne paragrafen omtales som tiltak som er særlig komplisert eller krever ekstra politisk avklaring. Forlengelse av saksbehandlingsfrist/suspendert frist grunnet politisk behandling skal utelukkende forekomme i særlige tilfeller. Side: 14

20 7 OVERHOLDELSE AV SAKSBEHANDLINGSREGLENE Revisjonskriterier Forvaltningsloven 24. Når enkeltvedtak skal grunngis Enkeltvedtak skal grunngis. Forvaltningsorganet skal gi begrunnelsen samtidig med at vedtaket treffes. I andre saker enn klagesaker kan forvaltningsorganet la være å gi samtidig begrunnelse dersom det innvilger en søknad og det ikke er grunn til å tro at noen part vil være misfornøyd med vedtaket. Forvaltningsloven 25. Begrunnelsens innhold I begrunnelsen skal vises til de regler vedtaket bygger på, med mindre parten kjenner reglene. I den utstrekning det er nødvendig for å sette parten i stand til å forstå vedtaket, skal begrunnelsen også gjengi innholdet av reglene eller den problemstilling vedtaket bygger på. I begrunnelsen skal dessuten nevnes de faktiske forhold som vedtaket bygger på. Er de faktiske forhold beskrevet av parten selv eller i et dokument som er gjort kjent for parten, er en henvisning til den tidligere framstilling tilstrekkelig. I tilfelle skal det i underretningen til parten vedlegges kopi av framstillingen. De hovedhensyn som har vært avgjørende ved utøving av forvaltningsmessig skjønn, bør nevnes. Er det gitt retningslinjer for skjønnsutøvingen, vil i alminnelighet en henvisning til retningslinjene være tilstrekkelig. Forvaltningsloven 27. Underretning om vedtaket Det forvaltningsorgan som har truffet vedtaket, skal sørge for at partene underrettes om vedtaket så snart som mulig. ( ) I regelen gis underretning skriftlig. ( ) I saker der begrunnelsen etter 24 skal gis samtidig med vedtaket, bør grunnene gjengis i underretningen. Der dette på grunn av særlige forhold ikke kan gjennomføres, og likeledes der partene kan kreve grunngiing etter 24 annet ledd, skal det i underretningen isteden gis opplysning om på hvilken måte partene kan bli kjent med begrunnelsen. I underretningen skal videre gis opplysning om klageadgang, klagefrist, klageinstans og den nærmere fremgangsmåte ved klage, samt om retten etter 18, jfr 19 til å se sakens dokumenter. 7.1 Revisors funn Når det gjelder overholdelse av saksbehandlingsreglene i forvaltningsloven, har vi konsentrert oss om de reglene som gjelder selve utformingen av vedtakene. Dette vil si vedtakenes begrunnelse, samt underretning om andre rettigheter parten har etter forvaltningsloven. For det første har det blitt undersøkt om vedtakene inneholder de faktiske opplysningene som avgjørelsen bygger på, og om det er opplyst hva som er det rettslige grunnlaget for avgjørelsen, jfr. Forvaltningsloven 25. Tabell 6 gir en skjematisk fremstilling av hvilke begrunnelser som er gitt i de vedtak som er sendt ut. Tabell 6: Andel saker fra 2008 hvor det er gitt begrunnelser i vedtaket. Presentert i prosent. Begrunnelse Prosent Faktiske forhold 100 Rettslig grunnlag 100 Side: 15

21 7.1.1 Begrunnelse av det faktiske grunnlaget Gjennomgangen viser at vedtakene er bygget opp etter en fast mal. Malen omfatter også en henvisning til de faktiske forhold i saken. Denne er benyttet i samtlige vedtak. I forvaltningsloven 25 står det at en henvisning til den tidligere fremstillingen er tilstrekkelig. Det er hovedsakelig denne praksis som er benyttet i Karlsøy kommune. Det er henvist til tiltak (som riving av hus, mindre fasadeendinger på gbnr XX/XX, bygging av fritidshus) og innsendte søknad. Forvaltningsloven fastslår at om slik henvisning brukes, skal det i underretningen til parten legges ved en kopi av fremstillingen. Dette kan revisjonen ikke se at har blitt gjort. Det blir kun oppgitt hva det er søkt om i generelle vendinger. I de fleste tilfeller er det imidlertid knyttet kommentarer til vedtaket. De kortfattede kommentarene omhandler eksempelvis påminnelse om manglende søknad om utslippstillatelse, forbehold om at ferdig adkomst skal godkjennes av Statens vegvesen, og endring i plassering av bolig. Det vises ikke til ytterligere dokumentasjon som har kommet inn mens søknaden var til behandling. Gjennomgangen av plan- og byggesakskontorets arkiver viser at det forekommer en del muntlig korrespondanse mellom søker/tiltakshaver/utbygger og byggesaksbehandler. Ikke all korrespondanse mellom partene i perioden søknaden har blitt behandlet er dokumentert. Revisjonen forutsetter at alle vesentlige endringer i forhold til søknaden er ført opp i kommentarfeltet i vedtaksmeldingen som sendes tiltakshaver. I ett tilfelle 29 kan revisjonen ikke finne at det er gjort forbehold om et manglende nabovarsel i vedtaket som er datert Nabovarselet er stemplet inn i kommunens arkiv , og henviser til avtale om ettersending gjort per telefon Begrunnelse av det rettslige grunnlaget Som tabellen viser ble det i samtlige vedtaksbrev vist til det rettslige grunnlaget som er hjemmelen for vedtaket. Det vises generelt til plan- og bygningslovens 93, jfr 95. De vurderinger som er gjort i forbindelse med behandlingen av søknaden, har ofte sin bakgrunn i andre mer spesifikke bestemmelser som regulerer byggverkets avstand til nabogrenser, veg, eventuelt krav til estetikk og hensiktsmessighet. Det vises verken til hvilken hjemmel i plan- og bygningsloven vedtaket er fattet i medhold av, eller hvilke bestemmelser som er vurdert Dispensasjon Det må anses som god forvaltningsskikk å begrunne innvilgelse av dispensasjoner nøye, da det ikke skal være kurant å få dispensasjon. En dispensasjon krever særlige grunner, noe som i seg selv gjør det nødvendig å begrunne hvilke særlige grunner som foreligger. Man kan derfor argumentere at innvilgede søknader derfor gjennomgående bør inneholde fyldigere begrunnelse enn avslag. I den reviderte perioden var det dispensasjonssøknader knyttet til flere byggesaker. Dette fordi Karlsøy kommune ikke har en kommuneplan med gyldig arealdel. Revisjonen kan ikke se at det er gitt en særlig grundig begrunnelse for hvorfor dispensasjon er gitt. Dette kan få betydning når det gjelder presedens, på den måte at en grundigere begrunnelse gjør det lettere å skille saker i fremtiden, der de tilsynelatende er like Avslag I avslagssaker er det særlig viktig med mer utfyllende rettslig begrunnelse 30. Av de sakene som har blitt vurdert i denne undersøkelsen, var det ett rent avslag 31. Revisjonen kan ikke finne at vedtaket om avslag har blitt grundigere begrunnet enn saker som er innvilget uten korrigeringer/forbehold. 29 Sak 08/ Forvaltningsloven Sak 08/954. Side: 16