Forvaltningsrevisjon NORD. Byggesaksbehandling og tilsyn. Skjervøy kommune. Vi skaper trygghet K O M R E V

Transkript

1 Forvaltningsrevisjon Byggesaksbehandling og tilsyn Skjervøy kommune K O M R E V NORD Vi skaper trygghet Rapport 2007

2 Byggesaksbehandling og tilsyn Skjervøy kommune En rapport laget av: KomRev NORD IKS Utarbeidet av Lene Zahl Johnsen Ferdigstilt 30. oktober 2007 Side: 2

3 Innholdsfortegnelse SAMMENDRAG INNLEDNING BAKGRUNN DATAGRUNNLAGET PROBLEMSTILLING OG AVGRENSING REVISJONSKRITERIER FAKTABESKRIVELSE OG VURDERINGER GENERELL OVERSIKT OVER BYGGESAKSTJENESTEN I SKJERVØY KOMMUNE OPPFYLLER ENHETEN SAKSBEHANDLINGSFRISTENE I PLAN OG BYGNINGSLOVEN? Utledete revisjonskriterier Revisors funn Vurdering BLIR FORVALTNINGSLOVENS SAKSBEHANDLINGSREGLER FULGT? Utledete revisjonskriterier Revisors funn Vurdering UTØVER SKJERVØY KOMMUNE SIN ROLLE SOM TILSYNSMYNDIGHET ETTER PLAN- OG BYGNINGSLOVEN PÅ EN TILFREDSSTILLENDE MÅTE? Utledete revisjonskriterier Revisors funn Vurdering KONKLUSJONER ER SAKSBEHANDLINGEN AV BYGGESAKER TILFREDSSTILLENDE? UTØVER SKJERVØY KOMMUNE SIN ROLLE SOM TILSYNSMYNDIGHET ETTER PLAN- OG BYGNINGSLOVEN PÅ EN TILFREDSSTILLENDE MÅTE? HØRING ANBEFALINGER REFERANSER VEDLEGG...19 Side: 3

4 Sammendrag KomRev NORD har undersøkt deler av oppgaveløsningen til byggesakskontoret i Skjervøy kommune i 2005 og Vi har i denne undersøkelsen konsentrert oss om de lovfastsatte saksbehandlingsfristene i byggesaker, samt sett på hvordan enhetens vedtak forholder seg til forvaltningslovens saksbehandlingsregler. Vi har også undersøkt i hvilken grad kommunen utfører sin tilsynsrolle etter plan og bygningsloven. Revisjonen finner at Skjervøy kommune gjennomgående forholdt seg til lovfastsatte saksbehandlingsfrister i Med hensyn til å utforme vedtak i henhold til forvaltningslovens saksbehandlingsregler, har kommunen et forbedringspotensial. Kommunen utfører ikke formelle tilsyn i byggesaker. 1. Innledning 1.1 Bakgrunn Skjervøy kommunestyre godkjente Analyse/plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen inneholder en prioritert liste over enheter/områder det ønskes forvaltningsrevisjon. I denne har gjennomgang av kommunens byggesaksbehandling fått høy prioritet. Undersøkelsen er gjennomført med grunnlag i, og i samsvar med kommuneloven 77 nr. 4, og Forskrift om revisjon 7. 1 Forvaltningsrevisjon er i forskriftens 7 definert som systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger Kommunenes behandling av byggesøknader og byggemeldinger, har fått relativt stor oppmerksomhet de senere år. Det har vært påpekt at regelverket har vært komplisert og ressurskrevende for byggherre og ansvarshavende, og at saksbehandlingstiden i mange kommuner har vært for lang. I 1997 ble plan- og bygningsloven utsatt for omfattende endringer. Hovedformålet med reformen var å heve kvaliteten på byggverk. Videre skulle reformen bidra til klarere ansvarsforhold, økt forutsigbarhet i saksbehandlingen og bedre kontroll. Ved denne endringen ble kommunenes rolle som tilsyns- og kontrollmyndighet vesentlig forandret. Hovedansvaret for kontrollen av selve byggverket ble lagt på tiltakshavers fagkyndige kontraktsmedhjelpere, som han plikter å la seg bistå av. Bygningsmyndighetene sin oppgave er å definere den kontrollen som skal gjennomføres, og se til at denne er gjennomført. For å effektivisere saksbehandlingen og bedre forutberegnligheten, ble det vedtatt endringer i lov og forskrift med virkning fra Ved denne lovendringen ble byggesaksbehandlingen i mye større grad enn tidligere regulert ved detaljerte maksimumsfrister. 2 Fra ble det også innført sanksjoner der fristen ikke holdes for rammesøknader og ettrinnsøknader. Dersom fristen 1 Lov om kommuner og fylkeskommuner av nr Før lovendringen var det bare for meldinger og søknader om enkle tiltak det var eksplisitte tidsfrister. Side: 4

5 ikke overholdes for disse skal gebyret reduseres med 25 % per uke fristen oversittes, jfr. Forskrift om saksbehandling og kontroll i byggesaker 23, bokstav d 3 ( SAK- forskriften). 1.2 Datagrunnlaget Undersøkelsen baseres på dokumentanalyse av kommunens byggesakesmapper. I tillegg har vi hatt samtaler med byggesaksbehandler, for å få supplerende faktaopplysninger. Det er gjort en gjennomgang av saksbehandlingstiden i alle de 30 oversendte søknader/enkle tiltak fra januar 2005 til desember I samtlige saker ble det også gjort en undersøkelse av begrunnelsesplikten. Revisjonen har blitt godt mottatt i kommunen. Gjennomføring av intervju, samt verifisering av referat av intervju har gått raskt. Oversendelse av dokumentasjon har delvis blitt preget av forsinkelser, begrunnet med arbeidspress og ferieavvikling i kommunen. Kommunen viser en god holdning til sin stilling som tjenesteyter, og synes å ha en genuin interesse i å utvikle sin tjeneste innen byggesaksbehandling. 2. Problemstilling og avgrensing Formålet med forvaltningsrevisjonsprosjektet er å undersøke kommunens saksbehandling av byggesaker. Undersøkelsen blir gjennomført ut i fra følgende problemstilling: Er saksbehandlingen av byggesaker tilfredsstillende? Denne problemstillingen besvares gjennom to underproblemstillinger: Oppfyller enheten saksbehandlingsfristene i plan- og bygningsloven? Blir forvaltningslovens saksbehandlingsregler fulgt? Når det gjelder forvaltningslovens saksbehandlingsregler, har vi fokusert på de reglene som gjelder for selve vedtaket og underretningen om dette. 4 Med dette avgrenser vi mot de reglene som skal sikre at saken utredes tilstrekkelig før vedtak treffes, her medregnet reglene som skal sikre at parten og andre berørte blir varslet og får muligheten til å kommentere opplysninger av interesse i saken. 5 Vi har ikke foretatt noen faglig vurdering av de rettslige og skjønnsmessige sidene ved sakene vi har undersøkt. Den mer systematiske undersøkelsen av sakene er begrenset til en gjennomgang av ettrinnsøknader og rammesøknader, 6 samt søknader som klassifiseres som enkle tiltak. 7 I den 3 Fastsatt av Kommunal- og regionaldepartementet 24. juni 2003 med hjemmel i plan- og bygningslov av 14. juni 1985 nr Forvaltningsloven 25 og Forvaltningsloven 16 og Ettrinnsøknader gjelder mindre tiltak der prosjekteringsomfanget er lite og rammebetingelsene uproblematiske. Flertrinnsøknader gjelder større og mer kompliserte tiltak. Prosessen blir da delt med en søknad om rammetillatelse, og deretter en søknad om igangsettingstillatelse. Side: 5

6 videre gjennomgang blir det ikke skilt mellom ettrinnsøknader og rammesøknader, og disse vil samlet bli benevnt som alminnelige søknader. Ved denne gjennomgangen har vi også fått noe innsyn i andre sakstyper enheten behandler. 8 På bakgrunn av undersøkelser på landsplan som viser at kommunene i varierende grad og omfang fører tilsyn etter plan- og bygningsloven, 9 har revisjonen undersøkt hvilke rutiner og praksis Skjervøy kommune har på dette området. Problemstillingen er følgende: Utøver Skjervøy kommune sin tilsynsmyndighet etter plan- og bygningsloven på en tilfredsstillende måte? 3. Revisjonskriterier Revisjonskriterier er en samlebetegnelse på de regler og normer som gjelder innenfor det området som undersøkes. Revisjonskriterier er basis for de analyser og vurderinger som foretas, konklusjoner som trekkes, og de er et viktig grunnlag for å kunne dokumentere avvik eller svakheter. Vi har hentet revisjonskriteriene fra følgende regelverk og dokumenter: Plan- og bygningsloven av , nr. 77. Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker av Forskrift om saksbehandling og kontroll i byggesaker (SAK) av Temaveiledning Tilsyn i byggesak, Statens bygningstekniske etat. 4. Faktabeskrivelse og vurderinger 4.1 Generell oversikt over byggesakstjenesten i Skjervøy kommune Etter at tidligere byggesaksbehandler sluttet i sin jobb i 2005, var det teknisk sjef som stod for byggesaksbehandlingen i kommunen. I mai 2006 ansatte Skjervøy kommune en ny byggesaksbehandler som er utdannet brannverningeniør, og har kompetanse innen bygg, lovverk og tilsyn. Hans virke er delt mellom en 50 % stilling som byggesaksbehandler og en 50 % stilling som varabrannsjef. 7 Søknad om tiltak som er i samsvar med bestemmelser gitt i eller i medhold av plan og bygningsloven, der det ikke foreligger protester fra naboer og der det heller ikke er nødvendig å hente inn tillatelse, samtykke eller uttalelse fra annen myndighet, jfr. SAK- forskriften Eksempler på dette er meldinger, søknad om igangsettingstillatelse, midlertidig brukstillatelse og ferdigattest. Det er knyttet frister til alle disse sakstypene også, jfr. SAK forskriften Brukerundundersøkelse 2006, Statens byggtekniske etat. Side: 6

7 Gebyrregulativ Med hjemmel i plan- og bygningsloven 109, skal kommunen utarbeide og vedta et gebyrregulativ som viser hvilke kostnader som er knyttet til de ulike tillatelser og planer tiltakshaver er avhengig av. I Skjervøy kommune justeres gebyrene årlig, men kommunen benytter et gammelt oppsett for å fastsette gebyrer. Ettersom inndelingene ikke stemmer overens med gjeldende lovverk, hender det at saksbehandler må vurdere hvilken gebyrsats som enkelte saker faller innenfor. Det er planlagt en oppdatering av oppsettet neste gang gebyrene skal fastsettes. Det antas at gebyrene vil bli mer reelle etter at denne jobben er gjort. Dette er imidlertid en omfattende oppgave ettersom hele regelverket og sakstyper må vurderes og kategoriseres helt på ny. Byggesaksbehandler har en god dialog med byggesaksbehandlerne i nabokommunene. Det har vært diskutert å innlede samarbeid om slike typer gjennomganger, uten at det har kommet noe konkret avtale. Et slikt samarbeid kan vise seg tidsbesparende for kommunen. I det følgende vil vi kort presentere noen KOSTRA-tall for Skjervøy kommune og to referansegrupper 10. Tabell 1: KOSTRA-tall 2005 Skjervøy kommune Gruppe 3 Troms fylke Brutto driftsutg. til fysisk tilrettelegging og planlegging (funk. 301,302 og 303) i kr/innb Saksgebyret for privat forslag til reguleringsplan, jf. PBL Saksgebyret for oppføring av enebolig, jf. PBL 93 pkt. a, i kroner Standardgebyr for kombinert kart- og delingsforetn., tilsvarende en boligtomt 750 m2. Kr Gjennomsnittlig saksbehandlingstid, byggesaker (kalenderdager) Gjennomsnittlig saksbehandlingstid, kartforretning (kalenderdager) Tabell 2: KOSTRA-tall 2006 Skjervøy kommune Gruppe 3 Troms fylke Brutto driftsutg. til fysisk tilrettelegging og planlegging (funk. 301,302 og 303) i kr/innb Saksgebyret for privat forslag til reguleringsplan, jf. PBL Saksgebyret for oppføring av enebolig, jf. PBL 93 pkt. a, i kroner Standardgebyr for kombinert kart- og delingsforetn., tilsvarende en boligtomt 750 m2. Kr Gjennomsnittlig saksbehandlingstid, byggesaker (kalenderdager) Gjennomsnittlig saksbehandlingstid, kartforretning (kalenderdager) Tabellen viser at Skjervøy kommune har lavere driftsutgifter til fysisk tilrettelegging enn både gruppe 3 og gjennomsnittet i Troms fylke. Når det gjelder gebyrene ligger kommunen lavere enn gruppe 3, men høyere enn snittet i Troms fylke. Saksbehandlingstiden for byggesaker er lavere enn begge referansegruppene, mens i saksbehandlingstiden for reguleringsplaner og kartforretninger ligger kommunen høyt over de andre. 10 Gruppe 3 er en referansegruppe som benyttes av Statistisk sentralbyrå (SSB). Denne består av 33 kommuner som anses som sammenliknbare. Side: 7

8 Hjelpemidler i saksbehandlingen Byggesaksbehandler har i løpet av 2006 og 2007 oppdatert malene som brukes i saksbehandlingen i henhold til lovhjemler og forskrifter. Disse revideres nå fortløpende av kommunen. Kommunen har ikke et internt reglement for byggesaksbehandling. Det finnes for eksempel ikke et reglement for hvordan eventuelle situasjoner hvor saksbehandler er inhabil skal håndteres innenfor byggesaksbehandling. I kommunens saksbehandlingssystem er det en sjekkliste for bruk til gjennomgang av byggesøknader. Nåværende saksbehandler har også utarbeidet en sjekkliste for meldingssaker og en for søknader, som har henvisninger til relevante lover og den dokumentasjon som må foreligge for at søknaden skal kunne behandles. Saksbehandler har i tillegg orientert seg i hvilke verktøy enkelte andre kommuner har, men av kapasitetsproblemer i etaten har ikke andre verktøy enn de nevnte sjekklistene blitt utarbeidet. 4.2 Oppfyller enheten saksbehandlingsfristene i plan og bygningsloven? Utledete revisjonskriterier Plan- og bygningsloven med forskrift fastsetter maksimumsfrister for de ulike tiltakene. De ulike fristene med rettsvirkninger er detaljregulert i SAK-forskriften 23 og 24. Virkningen av at 12-ukersfristen for alminnelige søknader oversittes, er at gebyret skal reduseres med 25 % for hver påbegynte uke. Søknadspliktige tiltak som tilfredsstiller kravene for å bli behandlet som enkle tiltak etter plan- og bygningslovens 95 bokstav b skal behandles av kommunen innen tre uker, jfr. bokstav f. Tillatelse regnes som gitt dersom denne fristen oversittes. Når forskriften inneholder så detaljerte frister, og klare rettsvirkninger ved oversittelse, er det av vesentlig betydning å ha kontroll på hvordan disse fristene beregnes. Forskriftens 24 inneholder en nærmere regulering av dette. Det følger av 1. ledd i denne bestemmelsen at fristen løper fra søknaden er mottatt i kommunen, til vedtaket er sendt. I fjerde ledd er det inntatt en svært viktig modifikasjon, da nødvendig tidsbruk for feilretting eller supplering av opplysninger kommer i tillegg til fristen. Fristen starter altså ved mottak, men suspenderes dersom kommunen trenger ytterligere opplysninger fra den private part, for så å begynne å løpe når disse opplysningene er på plass. En forutsetning for at fristene om tilbakemelding skal gjelde, er at søknadene er i samsvar med gjeldende arealplaner. Noen av sakene som er med i undersøkelsen inneholder dispensasjoner fra areal- eller reguleringsplan og kommer egentlig ikke under denne fristen. I henhold til SAKforskriften 23, åpnes det for at kommunen i enkelte tilfeller kan forlenge fristen på 12 uker i saker som er særlig kompliserte, krever ekstra politisk behandling eller tillatelse/samtykke etter plan- og bygningslovens 95 nr.3. Kommunen må da opplyse om den nye fristen straks det viser seg at de lov- og forskriftsatte fristene vil bli overskredet. Med ekstra politisk avklaring siktes det ikke til at saken skal behandles i et politisk utvalg eller hvor det er politisk uenighet. Heller ikke at det i saken er vanskelige skjønnsmessige vurderinger som etter kommunens reglement må Side: 8

9 gjennomgå en politisk behandling. Det er saker hvor det er påkrevd politisk behandling ut over de krav som følger av plan- og bygningsloven og kommunens delegasjonsreglement. Jfr. SAK-forskriften 3, kan søknader om dispensasjon sendes separat eller samtidig med søknad om tiltaket for øvrig. Men så lenge dispensasjon er innvilget særskilt i egen sak, kan resten av byggesaken følge reglene for enklere behandling Revisors funn Saksbehandlingsrutiner I Skjervøy kommune kommer søker ofte direkte til saksbehandler med søknaden. Saksbehandler går da gjennom søknaden og vedleggene, for å avdekke om det er åpenbare feil eller mangler. Om så er tilfellet, blir søker bedt om å rette dette opp før søknaden sendes inn. Om søknaden ved første øyekast ser grei ut, blir den overlevert kontorfullmektig, som registrerer den i kommunens saksbehandlingssystem. 11 Når saksbehandler får saken tilbake etter registrering, kontrollerer han hvert punkt mot bestemmelser og reguleringer. Etter at vedtak er underskrevet av saksbehandler, blir vedtaket sendt til søker. Saken er ferdigbehandlet i forhold til fristen i loven når denne sender sakene ut, og registrerer dette i journalen. 12 Kommunen opplyser at det ikke er noen spesielle forhold som påvirker saksbehandlingstiden i byggesaker. Ved fravær grunnet sykdom, tar teknisk sjef over saksbehandlingen av byggesaker. Ved delvis sykemelding, har behandling av byggesaker blitt prioritert før andre oppgaver, slik at denne funksjonen blir berørt i minst mulig grad. Etter det ble innført gebyrreduksjon ved alminnelige søknader, har andre kommuner prioritert slike søknader for å hindre gebyrbortfall. Revisjonen har i møte med etaten blitt orientert om at saksbehandler prøver å behandle sakene etter hvert som de kommer inn. Det hender at enkeltsaker blir prioritert dersom de av kommunestyret blir kategorisert som hastesaker, da gjerne fordi den politiske behandlingen av saken har dratt ut i tid. Dette skjer sjelden, og det oppleves ikke som at det går vesentlig på bekostning av andre byggesaker som er til behandling. Prioritering mellom type saker har vært diskutert i etaten, men det har blitt enighet om at det ikke skal gjøres prioriteringer før det eventuelt blir gjort et politisk vedtak om at så skal skje. Det er i kommunens saksbehandlingssystem ikke knyttet varsler til saker som nærmer seg frist for tilbakemelding, men byggesaksbehandler holder oversikt ved hjelp av dataprogrammet Outlook. Dette er ikke en formell rutine i kommunen. 11 Kommunen har i lengre tid vært i en prosess for å få nytt saksbehandlingssystem. Dette gjøres i samarbeid med kommunene i nord-troms. Revisjonen har blitt fortalt at av denne grunn er ikke alle saker registrert i saksbehandlingssystemet. 12 SAK-forskriften 24. Side: 9

10 Saksbehandlingstid Følgende antall saker er grunnlag for dette forvaltningsrevisjonsprosjektet: Tabell 3: Antall byggesaker behandlet i Skjervøy kommune Antall søknader og enkle tiltak mottatt i kommunen I følgende tabell presenteres saksbehandlingstiden for samtlige saker som er vurdert. For enkle tiltak er fristen tre uker, mens fristen for alminnelige søknader er 12 uker. Tabell 4: Saksbehandlingstid i %. 1 uke 2 uker 3 uker 4-5 uker 6-11 uker + 12 uker Enkle tiltak 25 16,7 16,7 8,3 25 8,3 Alminnelige søknader 21,4 7,1-21,4 28,6 21,4 Som tabellen viser holdt enheten seg innenfor fristen for enkle tiltak i 58,4 % av sakene som ble behandlet i 2005 og Når det gjelder alminnelige søknader blir fristene overholdt i 78,5 % av sakene. I bestillingen av dette forvaltningsrevisjonsprosjektet, ble det uttrykket et ønske om å få avdekket utviklingen i saksbehandlingens kvalitet. I følgende tabell blir søknadene fordelt på de to årene som undersøkes i dette prosjektet. Tabell 5: Saksbehandlingstid fordelt på 2005 og Presentert i antall saker. 1 uke 2 uker 3 uker 4-5 uker 6-11 uker + 12 uker Ikke dok. vedtak 2005 Enkle tiltak Alminnelige søknader Enkle tiltak Alminnelige søknader Totalt antall saker Ut fra denne tabellen ser vi at det har vært en økning både i antall mottatte enkle tiltak og alminnelige søknader i kommunen fra 2005 til Vi ser også at kommunen er langt bedre til å overholde tidsfrister i behandlingen av enkle tiltak fra 2005 til Mens 25 % av enkle tiltak ble behandlet innen tre uker i 2005, ble 75 % behandlet innen fristen året etter. I 2005 ble fire av fem (80 %) alminnelige søknader behandlet innen 12 uker. I 2006 var syv av ni vedtak behandlet innen fristen (77,8 %). Her overholder man frist i omtrentlig like stor grad fra det ene året til det neste, men vi ser samtidig en relativt stor økning i antall alminnelige søknader fra 2005 til Side: 10

11 I noen saksmapper fant ikke revisjonen kopi av vedtaksbrev sendt til søker. 13 Da det ikke kan dokumenteres når søker er informert om vedtaket, er det ikke mulig for revisjonen å vurdere saksbehandlingstiden på disse sakene. De er derfor ikke tatt med i tabell fire, men ført opp i siste kolonne i tabell fem som ikke dokumentert vedtak. Sakene er ført inn i den skjematiske oversikten som er vedlagt rapporten. Dokumentering av saksgang, og bruk av formelle prosedyrer I en del saker var det vanskelig å holde tråden i saksbehandlingen. Det er tydelig at det er en del muntlig kommunikasjon mellom saksbehandler og søker. I dokumentene revisjonen har fått tilgang på, henvises det blant annet til samtaler. Denne kommunikasjonen mellom partene finnes det ingen dokumentasjon på. Det gjør det vanskelig å være nøyaktig med hensyn til saksbehandlingstid. I disse sakene kan det være unnlatt å sende ut mangelbrev, mens saksbehandler har valgt å formidlet behov for ytterligere dokumentasjon muntlig. Revisjonen kan derfor ikke avklare med sikkerhet om kommunens frist for tilbakemelding skulle vært suspendert, og i så fall hvor lenge. Kommunen har innimellom særskilt ressurskrevende saker. Om aktører er uenig i saksbehandlers vurdering i utsendte mangelbrev, kan det følge en lengre periode med både muntlig og skriftlig korrespondanse. Revisjonen registrer at saksbehandler i ett tilfelle har valgt å sende avslag, når det etter en tid ikke har sett ut som om man skal komme til enighet. Kommunen informerte søker ved flere tilfeller om at søknaden ikke ville bli behandlet før den var komplett Vurdering Relativt sett er det verdt å merke seg at det har vært en økt byggeaktivitet i kommunen. Fra 2005 til 2006 har antall søknader og enkle tiltak økt med 42 %. Denne oppgangen synes kommunen å ha håndtert godt. Som statistikken viser, holder enheten seg gjennomgående godt innenfor fristeren på 12 uker for alminnelige søknader. Revisjonen kan ikke se at det gjøres noen prioriteringer mellom type saker. Når det gjelder enkle tiltak er fristen tre uker. For disse sakene blir det ekstra viktig at en ved en tidlig gjennomgang av sakene får avklart om det er mangler som trengs rettet opp, da fristen løper fra mottak. Som oversikten viser holder også kommunen seg gjennomgående innenfor frist i behandlingen av enkle tiltak i En svært god forbedring fra Etter revisjonens mening, virker det fornuftig å prioritere foreløpig gjennomgang av søknader om enkle tiltak noe høyere da disse er klart mer sårbare for fristoverskridelser, og at tillatelse regnes for gitt dersom fristen oversittes. At søker ofte kommer direkte til kommunens saksbehandler med søknaden, kan forklare at det sendes ut relativt få mangelbrev fra kommunen. Denne praksis er en god service til kommunens innbyggere, og bidrar til at søker raskere kan gjøre søknaden fullstendig. 13 Dette gjelder sakene 05/119, 05/2215, 06/405, 06/1169. I de tre sistnevnte sakene er det gjort politiske vedtak, men vedtaksbrev er ikke å finne i revisjonens kopi av byggesaksmappen. I høringen fikk revisjonen opplyst at søkerne i disse sakene ble informert om vedtakene ved at de fikk tilsendt særutskrift fra politisk møte. Dato for utsendelse er ikke kjent for revisjonen. Side: 11

12 Stor grad av muntlig informasjon mellom kommunen og søker etter at søknaden er mottatt av kommunen, gjør det vanskelig å gjøre en nøyaktig fastsetting av saksbehandlingstid. Skulle kommunen få en klage på at de har oversittet fristen, og søker derfor krever reduksjon i gebyret, er det viktig å kunne dokumentere hvor lang tid man har brukt til å behandle saken. Ved skriftlig mangelbrev og skriftlig dokumentasjon, kan behandlingstiden lett kontrolleres i kommunens saksbehandlingssystem. Kommunen har også en tid ikke fulgt rutiner for registrering i saksbehandlingssystemet konsekvent. Også særlig ressurskrevende saker har etter revisjonens vurdering blitt behandlet grundig. Ettersom kommunen bare har en 50 % stilling knyttet til dette formålet, kan det argumenteres for at det ikke er heldig at særlig krevende saker ikke blir avvist med henvisning til lovhjemler, men tillates å dra ut i tid. Kapasitet blir bundet opp til saker, hvor utfallet ikke blir annerledes enn det søker ble informert om i mangelbrev. Kommunen må på dette punkt, vurdere i hvert tilfelle om det er mest hensiktsmessig å gi skriftlig tilbakemelding med et formelt avslag for å forhindre at saker blir for ressurskrevende. Så lenge kommunen hjemler avslag, har søker klagemuligheter som også kan formelt behandles innenfor lovverket. En mer utførlig begrunnelse her kan også være ressursbesparende, da en unngår unødige klagesaker. Revisjonen finner at kommunen i tre saker i 2005, har latt søknader om enkle tiltak blitt behandlet som dette, til tross for at det etter regelverket skulle vært en alminnelig søknad. 14 Dette fordi det skulle vært søkt om dispensasjon til tiltak. Sakene skulle derfor vært til politisk behandling, noe som ikke har skjedd. Vi finner imidlertid at Skjervøy kommunes prosedyre i behandling av dispensasjonssøknader er tilfredsstillende i Etter revisjonens oppfatning, følges regler i lovverket som gir kommunen anledning til, så fremst dispensasjonen er behandlet i egen sak, ikke å kreve at det leveres ny søknad for hele tiltaket. Resten av saken kan derfor følge reglene for enklere behandling. I henhold til regelverket (SAK 3), må alle opplysninger som skal ligge ved foreligge for at sakene skal kunne behandles slik. Revisjonen finner det uheldig at det i noen av sakene som har blitt vurdert, ikke foreligger et formelt vedtaksbrev, og grunnlag for vedtaket. 4.3 Blir forvaltningslovens saksbehandlingsregler fulgt? Utledete revisjonskriterier Forvaltningsloven har generelle saksbehandlingsregler som også gjelder for behandlingen av byggesaker. Litt forenklet kan man si at saksbehandlingsreglene skal ivareta to ulike hovedhensyn. For det første er det regler som skal være med på å sikre at vedtaket blir fattet på tilstrekklig og korrekt grunnlag av uhildete personer. Videre skal parten, når vedtak er fattet, bli gjort oppmerksom på hvorfor vedtaket ble som det ble. Dette innebærer at parten både skal gjøres kjent 14 Dette er sakene 05/788, 05/809, samt 05/874. Alle tre sakene er ført opp som enkle tiltak i sjekklisten som er lagt ved rapporten. Sak 05/874 ble tatt opp til ny behandling våren 2006, på grunn av at utførelsen av tiltaket var i strid med søknad og tillatelse. Ny søknad ble sendt til kommunen høsten 2006, da i form av en alminnelig søknad (og ikke som søknad om enkle tiltak som i første omgang). Kommunens behandling etter gjenåpning av saken er i denne rapporten behandlet som en egen sak. Andre gangs behandling er derfor ført inn i vedlagte sjekkliste for alminnelige søknader, og blir i rapporten behandlet som søknad mottatt i Side: 12

13 med hvilke faktiske opplysninger som er lagt til grunn, og hvordan dette forholder seg til det aktuelle regelverket. Parten skal også orienteres om hvilke rettigheter denne har etter forvaltningsloven. Eksempler på dette er opplysning om til rett til innsyn i sakens dokumenter og informasjon om adgangen til å påklage vedtaket. Det er det de reglene som skal ivareta de sistnevnte hensyn som er undersøkt her. Kriteriene er hentet fra forvaltningsloven 24, 25 og Revisors funn Når det gjelder overholdelse av saksbehandlingsreglene i forvaltningsloven, har vi konsentrert oss om de reglene som gjelder selve utformingen av vedtakene. Dette vil si vedtakenes begrunnelse, samt underretning om andre rettigheter parten har etter forvaltningsloven. For det første har det blitt undersøkt om vedtakene inneholder de faktiske opplysningene som avgjørelsen bygger på, og om det er opplyst hva som er det rettslige grunnlaget for avgjørelsen, jfr. Forvaltningsloven 25. Tabellene nedenfor gir en skjematisk fremstilling av hvilke begrunnelser som er gitt i de vedtak som er sendt ut 15. Tabell 6: Andel saker fra 2005 hvor det er gitt begrunnelser i vedtaket. Presentert i prosent. Begrunnelse Prosent Faktiske forhold 0 Rettslig grunnlag 100 Tabell 7: Andel saker fra 2006 hvor det er gitt begrunnelser i vedtaket. Presentert i prosent. Begrunnelse Prosent Faktiske forhold 81,3 Rettslig grunnlag 93,8 Gjennomgangen viser at vedtakene er bygget opp etter en noenlunde fast mal. Det vises til dato for søknad, og de som står som ansvarlig for de ulike byggearbeidene og kontrollen av disse. Malen benyttes både for alminnelige søknader og enkle tiltak. Fra 2006 har det blitt en rutine å kommentere om vedtak er politisk fattet, og av hvilket politisk organ. Ved flere tilfeller er det spesifisert hvilke gebyr som vil bli fakturert tiltakshaver, samt størrelsen på de årlige avgifter som følger av tiltaket. 15 Revisjonen fant i kapittel at kommunen i tre av de fire tilfellene de har unnlatt å sende vedtaksbrev til søker, sendte særutskrift fra politiske møter for å informere om vedtaket. Ved en slik praksis, får ikke søker informasjon om plikter og rettigheter som følger vedtaket. Saker hvor det ikke foreligger et formelt skriftlig vedtaksbrev til søker, er ikke tatt med i utregningen. 16 Det foreligger skriftlig vedtak i åtte saker i Det foreligger ikke skriftlig vedtak i to saker. Én sak (05/2340) var fortsatt til behandling når revisjonen avsluttet sine undersøkelser i forbindelse med denne rapporten. 17 Det totale antall saker i 2006 som det foreligger skriftlig vedtak i, er 16. I to vedtak er ikke skriftlig vedtaksbrev vedlagt i saksmappen. Én søknad (søknad nummer to under saksnummer 05/874) var fortsatt til behandling når revisjonen avsluttet sine undersøkelser i forbindelse med denne rapporten. Side: 13

14 Når det gjelder faktiske forhold som ligger til grunn for vedtaket, oppgir kommunen dette mange saker i Dette var ikke fast rutine i I forvaltningsloven 25, står det at en henvisning til den tidligere fremstillingen er tilstrekkelig. Det er denne praksis som er benyttet i Det er henvist til søknad, og om det er gjort politiske vedtak i saken. Forvaltningsloven fastslår at om slik henvisning brukes, skal det i underretningen til parten legges ved en kopi av fremstillingen. Dette kan revisjonen ikke se at har blitt gjort. Det blir kun oppgitt hva det er søkt om i generelle vendinger. Det vises ikke til ytterligere dokumentasjon som eventuelt er kommet inn mens søknaden var til behandling. Som tabell syv viser, ble det i én av de undersøkte sakene i 2006, ikke vist til det rettslige grunnlaget som er hjemmelen for vedtaket. I disse vedtakene er det ikke vist til noen bestemmelser i bygningslovgivningen. Det vil for det første si at det ikke vises til den generelle hjemmelen i 93, som regulerer hvilke tiltak en trenger tillatelse fra kommunen til å foreta. Samtidig vil ofte de vurderingene som gjøres ha sin bakgrunn i andre mer spesifikke bestemmelser som regulerer byggverkets avstand til nabogrenser, veg, evt. krav til estetikk og hensiktsmessighet. I vedtakene kommenteres det kort at vedtak er fattet i henhold til plan- og bygningsloven, og når siste endring i denne ble gjort. Samme generelle frase benyttes i alle vedtak. Det henvises verken til hvilken hjemmel i plan- og bygningsloven vedtaket er fattet i medhold av, eller hvilke bestemmelser som er vurdert. Det er to unntak fra denne praksis. 18 Det er de to tiltakene som i den reviderte perioden ble besvart med avslag. Disse to avslagene er begrunnet med henvisning til lovhjemmel. En generell mal benyttes i kommentarfeltet i vedtaket, hvor det henvises til klageretten i henhold til plan- og bygningsloven 15 og forvaltningsloven 28, og frist for klage. Det gis ikke opplysninger om retten til å se sakens dokumenter, retten til veiledning og andre opplysninger som forvaltningslovens 27 krever skal gis ved underretning om vedtak. Det refereres også til ansvarlig søkers plikt til å tilse at byggearbeidet følger gjeldende lovverk og frist for igangsettelse. Også rutiner for å få midlertidig brukstillatelse nevnes kort Vurdering Begrunnelse av det faktiske grunnlaget Begrunnelsene knyttet til det faktisk grunnlaget for vedtakene må sies å være litt grundigere i 2006 enn 2005, ettersom det vises til søknad og politisk behandling, og ikke bare korte benevnelser. Men det vises fortsatt ikke til eventuell etterfølgende korrespondanse, og de faktiske forhold som har betydning for saken fremheves ikke. Muntlig korrespondanse gjør at revisjonen finner det noe vanskelig å orientere seg i sakene. Det gjør at det blir hull/brudd i informasjonen i saksmappen. Men saksbehandler virker å ha god oversikt over de saker revisjonen har stilt spørsmål om. Revisjonen kan likevel ikke finne at det godt nok sikres at den private part er inneforstått med det faktiske grunnlaget for vedtaket. Kommunikasjonen mellom partene mens saken behandles, bør skriftliggjøres i så stor grad som mulig. Når dette grunnlaget ikke gjøres skriftlig og bekreftes som vedlegg til vedtaket, kan det ikke dokumenteres at partene har forstått hvilke faktiske forhold som er vurdert/innvilget/avslått, og det rettslige grunnlaget de er vurdert etter. Muligheten for at det oppstår misforståelser må 18 Det er sakene 06/351 og 06/1784. Side: 14

15 anses som større enn om svar formuleres skriftlig, og i så tilfelle kan det bli mer komplisert å rydde opp i konflikten. Begrunnelse av det rettslige grunnlaget Vedrørende det rettslige grunnlaget, skal kommunen i begrunnelsen vise til de regler vedtaket bygger på, med mindre parten kjenner reglene. 19 I den utstrekning det er nødvendig for å sette parten i stand til å forstå vedtaket, skal begrunnelsen også gjengi innholdet av reglene eller den problemstilling vedtaket bygger på. Revisjonen kan ikke se at det i noen av sakene har blitt henvist til de konkrete reglene som er relevante for vedtaket, og andre hensyn som er tatt i vedtaket. Forvaltningsloven gir adgang til å sløyfe samtidig begrunnelse dersom forvaltningsorganet innvilger en søknad og det ikke er grunn til å tro at noen part vil være misfornøyd med vedtaket. 20 Revisjonen mener likevel det er lite ressurskrevende med en kort henvisning til den aktuelle lovebestemmelse også i disse tilfellene. Parten har uansett rett til å kreve en etterfølgende begrunnelse. Revisjonen er kjent med at andre kommuner har utarbeidet informasjonsskriv for ulike type tiltak, som legges ved vedtakene som sendes til søker. Her får søker informasjon om hva som vurderes i søknader og meldinger om tillatelse til tiltak. Dette tjener da som den rettslige begrunnelsen for vedtaket. En del av jobben med et slikt informasjonsskriv er gjort i Skjervøy, gjennom sjekklistene som benyttes i dag. For eksempel ved å legge ved standardskriv som opplyser om klageadgangen, kan kommunen oppfylle kravene på en enkel og effektiv måte. Dispensasjon Det må anses som god forvaltningsskikk å begrunne innvilgelse av dispensasjon nøye, da det ikke skal være kurant å få dispensasjon. En dispensasjon krever særlige grunner, noe som i seg selv gjør det nødvendig å begrunne hvilke særlige grunner som foreligger. Man kan derfor argumentere at innvilgede søknader derfor gjennomgående bør inneholde fyldigere begrunnelse enn avslag. I den reviderte perioden var en dispensasjonssøknad knyttet til åtte byggesaker. Revisjonen kan ikke se at det er gitt en særlig grundig begrunnelse for hvorfor dispensasjon er gitt. Dette kan ha betydning når det gjelder presedens, på den måte at en grundigere begrunnelse gjør det lettere å skille saker i fremtiden, der de tilsynelatende er like. Avslag I avslagssaker er det særlig viktig med mer utfyllende rettslig begrunnelse. Av de sakene som har blitt vurdert i denne undersøkelsen, var det to rene avslag. 21 I disse avslagene er det gitt en grundigere begrunnelse for vedtaket enn i de saker som ble innvilget uten korrigeringer/forbehold. Begge sakene ble i ettertid godkjent, etter at søknadene ble endret i henhold til de punkter som dannet grunnlag for avslaget. 19 Forvaltningsloven Forvaltningsloven Sak 06/351 og sak 06/1784. Side: 15

16 4.4 Utøver Skjervøy kommune sin rolle som tilsynsmyndighet etter plan- og bygningsloven på en tilfredsstillende måte? Utledete revisjonskriterier Når det gjelder oppfølging og kontroll, førte lovreformen i 1997 til at hovedansvaret for kontrollen med selve byggverket, ble lagt til tiltakshavers fagkyndige medhjelpere som han plikter å la seg bistå av. Bygningsmyndighetene sin oppgave er å definere den kontrollen som skal gjennomføres, og se til at denne er gjennomført. Tilsynet kan inndeles i tre forskjellige områder Tilsyn med prosjektering 2. Tilsyn med utførelsen 3. Tilsyn med foretakenes systemer Med systemer menes kontroll og prosjektsystemer som skal sikre at kontrollen blir utført etter planene, og at det blir dokumentert hva som er gjort for å oppfylle kontrolloppgavene. Den rettslige reguleringen av tilsynsansvaret er plan- og bygningsloven 10-1 og saksbehandlingsforskriften 35. Bortsett fra at det står at det skal føres tilsyn, sies det ikke noe om hvordan det skal føres tilsyn, og i hvilket omfang det skal føres tilsyn. Staten byggtekniske etat er en fagetat med særlig ansvar for oppfølging av dette saksområdet, med anbefalinger og informasjon. De har gitt ut noen veiledninger med råd og anbefalinger på tilsynsområdet. 23 I punkt tre i veilederen er planlegging og orientering av tilsyn beskrevet. Det fremheves som avgjørende at tilsynsarbeidet må planlegges i en årlig plan eller program og at denne evalueres ved årets slutt. Veilederen nevner også en del områder planen bør inneholde. Når det gjelder antall tilsyn kommunen bør gjennomføre uttales det i veilederen at bør gjennomføres tilsyn i såpass mange saker at det i tilstrekklig grad avdekker regelbrudd i de byggesaker som behandles i kommunen. Etaten mener dette minimum bør tilsi tilsyn i 5 10 % av kommunens byggesaker Revisors funn Teknisk etat i Skjervøy kommune opplyser at den ikke driver tilsyn slik det er forutsatt i plan- og bygningsloven Dette begrunnes med ressurssituasjonen tilknyttet denne tjenesten. 24 Denne forklaringen gis også av andre kommuner som ikke har kommet i gang med tilsyn. 25 Videre er mangel på kunnskap en viktig faktor, men da i de små kommunene. 22 Melding HO 1/2004, Statens bygningstekniske etat. 23 Blant annet melding HO 1/2004, Statens bygningstekniske etat. 24 I denne sammenheng opplyses det at enheten har hatt noen sykemeldinger knyttet til byggesaksfunksjonen. 25 Statens byggtekniske etat gjennomfører årlige brukerundersøkelser på landsbasis. I siste brukerundersøkelse fra 2006, rapporterer 75 % av kommunene at de driver med tilsyn av byggesaker. Dette er en økning på 50 % fra året før. På landsbasis gjennomføres det tilsyn på 8 9 % av byggesakene. Side: 16

17 Skjervøy kommune har vært i kontakt med BI for å få hjelp til å komme i gang med tilsyn. Kommunen har en ansatt som har erfaring med å gå tilsyn, og det vil derfor ikke være en stor utfordring å få gjennomført tilsynene. Administrasjonen ser at det er et behov for å føre tilsyn. Revisjonen registrerer i gjennomgangen av byggesakene at kommunen har mottatt varsel på at ansvarlige søkere ikke forholder seg til det de har søkt om, og fått tillatelse til å gjøre. Det følger da gjerne skriftlig melding til ansvarlig søker, og eventuelt et tilsynsbesøk. Dette er imidlertid ikke planlagt og formalisert kontrollvirksomhet, men som en reaksjon på klager fra eksempelvis naboer. Det eksisterer verken en plan eller et program for aktiviteten, og det berører ikke 5 10 % av kommunens behandlede byggesaker Vurdering Administrasjonen i Skjervøy kommune fremholder at det ikke er tid og ressurser til å organisere og gjennomføre tilsyn. Revisjonen finner imidlertid at utgiftene til tilsyn kan dekkes gjennom gebyrregulativet på lik linje med bygningsmyndighetenes øvrige oppgaver. Dersom kommunen i dag ikke har ressurser til tilsyn, må gebyrregulativet endres slik at det også dekker utgiftene til dette. Utgifter til tilsyn er for øvrig nevnt i saksbehandlingsforskriften 36, som gir en nærmere opplisting av hvilke oppgaver kommunen kan benytte som grunnlag ved fastsetting av gebyrer. I rundskriv fra Kommunaldepartementet i forbindelse med lovendringene i 2003 er det uttalt at det er ønskelig med et sterkere fokus på kommunens tilsynsrolle. Departementet skriver videre at den manglende detaljreguleringen i lov- og forskrift på dette området har bakgrunn i at tilsyn kan gjennomføres på mange ulike måter, og at veiledning er den ønskelige framgangsmåte. Det blir imidlertid ikke utelukket nærmere lovregulering på litt lengre sikt. 26 På bakgrunn av dette er det etter revisjonens vurdering viktig at Skjervøy kommune går i gang med å planlegge hvordan kommunen kan komme i gang med tilsyn slik dette er forutsatt i plan- og bygningsloven. 26 Rundskriv H 13/03, Kommunal og regionaldepartementet. Side: 17

18 5. Konklusjoner 5.1 Er saksbehandlingen av byggesaker tilfredsstillende? Revisjonen fant i undersøkelsen at kommunen har vist en klar forbedring fra 2005 til 2006 med hensyn til å behandle enkle tiltak innenfor den pålagte fristen på 3 uker. I 2006 holdt kommunen seg gjennomgående innefor de lovfastsatte fristene i plan og bygningsloven både i alminnelige søknader og søknader om enkle tiltak. Generelt virker kommunen å ha et veldig uformelt system for byggesaksbehandling. Gangen i saksbehandlingen er i varierende grad skriftliggjort og arkivert, og kommunen kan av den grunn ikke nødvendigvis dokumentere alle forhold som er vurdert i forbindelse med vedtak. Når det gjelder å begrunne vedtakene, avdekket revisjonen at det også her har vært en viss forbedring fra 2005 til 2006, men finner samtidig at det er potensial for ytterligere forbedringer. Revisjonen finner at begrunnelsene også i 2006 ikke er fyldig nok for å sikre at søker er inneforstått med hva som er vurdert, hva det er gitt tillatelse/avslag på, og søkers rettigheter og plikter knyttet til tiltaket. Revisjonen ser det som positivt at kommunen søker å komme i dialog/samarbeid med nabokommuner i et så ressurs- og kompetansekrevende felt som utvikling av byggesakstjenesten. Skjervøy kommunes saksbehandling av byggesaker innenfor de områder revisjonen har undersøkt, kan på bakgrunn av dette anses som delvis tilfredsstillende. 5.2 Utøver Skjervøy kommune sin rolle som tilsynsmyndighet etter plan- og bygningsloven på en tilfredsstillende måte? Skjervøy kommune gjennomfører ikke tilsyn slik det er forutsatt i plan og bygningsloven. 6. Høring Rapporten ble sendt på høring til administrasjonen 2. oktober Frist for tilbakemelding ble satt til 17. oktober. Revisjonen mottok administrasjonens høringskommentarer 16. oktober. Administrasjonen hadde syv merknader. Disse er innarbeidet i rapporten. Administrasjonen presiserte også i høringen at de ble forelagt en konstruktiv rapport som gir godt grunnlag for videreutvikling ift. Byggesaksbehandling. 7. Anbefalinger Revisjonen anbefaler følgende: Skjervøy kommune bør sende ut skriftlig vedtak i samtlige byggesaker, hvor det faktiske og rettslige grunnlag blir begrunnet så utfyllende at søker er i stand til å forstå vedtaket. Side: 18

19 Kommunen bør sørge for å ha gode verktøy for bruk i byggesaksbehandlingen, og løpende revideringer av disse. Det være seg internt reglement (for eksempel med rutiner ved habilitetsspørsmål og prosedyrer for saksbehandling), sjekklister, informasjonsskriv og gebyrregulativ som benyttes i byggesaksbehandlingen. Videre bør kommunen få en mer formell saksgang ved å skriftliggjøre kommunikasjonen mellom søker og kommunen, og sikre at man overholder frister for tilbakemelding på alle søknader som kommer inn. Kommunen bør lage en plan for tilsyn etter plan- og bygningsloven. Revisjonen anbefaler at Statens bygningstekniske etats temaveileder benyttes til dette formålet. Kommunen bør vurdere ressurssituasjonen i etaten i lys av det tilsynsansvaret de er pålagt i plan- og bygningsloven. I dette arbeidet bør gebyrregulativet gjennomgås, da kommunes arbeidsoppgaver med tilsyn kan dekkes ved hjelp av gebyrer. 8. Referanser Brukerundersøkelse 2006, Statens bygningstekniske etat. Forskrift om saksbehandling og kontroll i byggesaker ( SAK), Fastsatt av kommunal og regionaldepartementet 24. juni 2003 med hjemmel i plan og bygningsloven. Lov om kommuner og fylkeskommuner av Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker av Plan- og bygningsloven av , nr. 77. Melding HO 1/2004: Tilsyn i byggesak temaveiledning Statens bygningstekniske etat. Rundskriv H 13/03 Lovendringer om tidsfrister i byggesaker, forenklinger m.m., Kommunal og regionaldepartementet. 9. Vedlegg 9.1 Sjekkliste for søknader 9.2 Sjekkliste for enkle tiltak 9.3 Begrunnelser presentert i vedtak fattet av teknisk etat eller i politiske organ i Skjervøy kommune (enkle tiltak og alminnelige søknader). Side: 19

20 9.1 Sjekkliste for søknader Saksnr. Mottatt Søkn. levert i 2006 Mangelbrev/ evt. politisk behandling Innkalling til møte sendt Møte avholdt Mangelbrev sendt Fullstendig Vedtak ut Total saksbeh. tid 05/ /874 Over 12 uker 05/ / / Pol behandling / Brev sendt om pol behandling / Mangelbrev Sak sett i sammenheng med annen søknad Ikke sendt ut formelt vedtaksbrev, men særutskrift fra pol. beh Over 12 uker 06/ /351 Søknad om ett trinn Disp. søkn Avslag Mangelbrev til søknad Svar disp. søkn og f.skap Møte Svar Nye innvendinger / Brev om f-sak Sak opp og /1281 (06/911) Melding om forsinket beh. pga ferie - ikke datert. Høring sametinget/ fylkesmannen Disp pol. beh Ikke skriftlig melding om dette. Krav om mer redegjørelse Bransjetid Over 12 uker Over 12 uker Tilsyn Kommentar Gjenåpnet i Opprinnelig enkelt tiltak Fortsatt til behandling når revisjonen gj.førte sine undersøkelser Fortsatt til behandling når revisjonen gjennomførte sine undersøkelser 06/ / Mangelbrev Side: / Søknad riving 06/ Søknad om nybygg

21 9.2 Sjekkliste for enkle tiltak Saksnr. Mottatt Mangelbrev/ evt politisk beh 05/ Ikke sendt ut vedtak til søker. Fullstendig Vedtak ut Total tid saksbeh 05/ / / / Bransjetid Komm. - - Saken ble ikke skriftlig behandlet 06/ Svarbrev om pol beh. Pol Beh / Ikke sendt ut formelt vedtak, men særutskrift fra pol. beh / Varsel fra nabo. Brev til tiltakshaver Tilsyn. 06/ Mangelbrev / / Disp søkn Klage fra nabo / Ny søknad justert for forhold i avslag 06/ / Korresp / / Politisk behandling Ikke sendt ut formelt vedtak, men særutskrift fra pol. beh. Brev ut brukstill. - - Disp. søknad og enkelt tiltak Side: 21

22 9.3 Begrunnelser presentert i vedtak fattet av teknisk etat eller i politiske organ i Skjervøy (enkle tiltak og alminnelige søknader). Saksnummer Faktisk grunnlag Rettslig grunnlag Merknader 05/111 Nei Ja 05/ Ikke dokumentasjon på at vedtak er sendt til søker 05/272 Nei Ja 05/788 Nei Ja 05/809 Nei Ja 05/874 Nei Ja 05/ Gjenåpnet, og ny søknad sendt i Fortsatt til behandling når revisjonen gjorde sine undersøkelser 05/1164 Nei Ja 05/1861 Nei Ja 05/2117 Nei Ja 05/ Ikke dokumentasjon på at formelt vedtaksbrev er utsendt. Særutskrift fra politisk behandling er iflg. adm. sendt. 05/ Fortsatt til behandling når revisjonen gjorde sine undersøkelser 06/76 Nei Ja 06/351 Ja Ja Avslag 06/ Ikke dokumentasjon på at formelt vedtaksbrev er utsendt. Særutskrift fra politisk behandling er iflg. adm. sendt. 06/600 Nei Nei 06/986 Ja Ja 06/ Ikke dokumentasjon på at formelt vedtaksbrev er utsendt. Særutskrift fra politisk behandling er iflg. adm. sendt. 06/1281 Ja Ja 06/1369 Ja Ja 06/1452 Nei Ja 06/1756 Ja Ja 06/1784 Ja Ja Avslag 06/1784 Ja Ja 06/1799 Ja Ja 06/1852 Ja Ja 06/1852 Ja Ja 06/1952 Ja Ja 06/2060 Ja Ja 06/2199 Ja Ja Side: 22