z:0 FORVALTNINGSREVISJON Byggesaksbehandling og tilsyn Balsfjord kommune K O M R E V NORD Vi skaper trygghet Rapport 2010

Transkript

1 z:0 FORVALTNINGSREVISJON Byggesaksbehandling og tilsyn Balsfjord kommune u Vi skaper trygghet K O M R E V NORD Rapport 2010

2

3 Forord Kontrollutvalget i Balsfjord kommune besluttet i møte 14. mai 2009 å få utført forvaltningsrevisjon av byggesaksbehandling og tilsyn i Balsfjord kommune. I møte 13. oktober 2009 utvidet kontrollutvalget forvaltningsrevisjonen til også å gjelde en gjennomgang av byggesaker i regi av Balsfjord kommunalteknikk KF. Revisjonens undersøkelse er gjennomført med henvisning til kommunelovens 77 nr 4 og 78 nr 2, samt forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner m.v. 7. Forvaltningsrevisjon er ifølge nevnte regler å gjennomføre systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger. Før igangsetting av forvaltningsrevisjonsprosjektet har revisjonen vurdert egen uavhengighet i forhold til Balsfjord kommune, jf. kommuneloven 79 og revisjonsforskriften kapittel 6, og vi kjenner ikke til forhold som er egnet til å svekke tilliten til vår uavhengighet og objektivitet. Datainnsamlingen til prosjektet ble gjennomført i februar, mars og april Revisjonen opplever kontakten med administrasjonen i Balsfjord kommune som konstruktiv og problemfri. Kontaktpersonen for prosjektet har gitt revisjonen tilgang på all nødvendig dokumentasjon. Revisjonen takker administrasjonen for samarbeidet i forbindelse med prosjektet. Sammendrag KomRev NORD har undersøkt deler av byggesaksbehandlingen i Balsfjord kommune i 2007, 2008 og første halvdel av Vi har i denne undersøkelsen konsentrert oss om de lovfastsatte saksbehandlingsfristene i byggesaker, samt sett om enhetens vedtak er utformet i henhold til saksbehandlingsregler i forvaltningsloven. Vi har også undersøkt om Balsfjord kommune utfører sin tilsynsrolle etter plan- og bygningsloven. Videre har vi gjennomgått tiltakene i regi av Balsfjord kommunalteknikk KF for perioden Revisjonen finner at Balsfjord kommune for enkle tiltak oversatt saksbehandlingsfristen i samtlige saker i 2007, i 80 prosent av sakene i 2008 og i 50 prosent av sakene i For søknader som krever tillatelse etter plan- og bygningsloven 93, var saksbehandlingsfristen oversittet i en fjerdedel av sakene i 2007, mens kommunen i 2008 holdt seg innenfor saksbehandlingsfristen. I 2009 hadde kommunen ingen 93-søknader. I de undersøkte byggesakene har kommunen overholdt forvaltningslovens saksbehandlingsregler når det kommer til underretning om vedtak og innholdet i disse. Balsfjord kommune utfører ikke formelle tilsyn i byggesaker. Balsfjord kommunalteknikk KF har i den undersøkte perioden omsøkt to av sine prosjekter, som nå er til behandling. For tidligere tiltak har de lagt til grunn at de ikke har trengt å søke når de har foretatt endringer eller utvidelse av allerede eksisterende anlegg. Sammenlignet med andre kommuner hadde Balsfjord i 2007 kort behandlingstid på byggesaker, men har siden økt tidsbruken og lå i 2009 i overkant av sammenligningskommunene i saksbehandlingstid. Tromsø, Lars-Andrè Hanssen Oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor Monica Brox Pettersen Prosjektleder, forvaltningsrevisor

4

5 Innholdsfortegnelse 1 INNLEDNING PROBLEMSTILLINGER OG AVGRENSNING Problemstillinger Avgrensing METODE OG DATAMATERIALE REVISJONSKRITERIER Saksbehandlingsfrister Saksbehandlingsregler Tilsyn BYGGESAKSKONTORET ORGANISERING OG RUTINER KOSTRA SAMMENLIGNING SAKSBEHANDLINGSTID Revisors funn Revisors vurderinger...10 Konklusjon SAKSBEHANDLINGSREGLER Revisors funn Begrunnelsens innhold Underretning om vedtaket Revisors vurderinger Konklusjon TILSYN Revisors funn Revisors vurderinger Konklusjon BALSFJORD KOMMUNALTEKNIKK KF HOVEDKONKLUSJON OG OPPSUMMERING HØRING ANBEFALINGER DOKUMENTASJONSLISTE VEDLEGG...15

6 - 1 -

7 1 INNLEDNING Kontrollutvalget i Balsfjord kommune har, med bakgrunn i plan for forvaltningsrevisjon, bestilt et forvaltningsrevisjonsprosjekt innenfor byggesaksbehandling. Tema for undersøkelsen er overholdelse av saksbehandlingsfrister, utforming av vedtak og underretning om dette, samt utøvelse av kommunens tilsynsmyndighet. I tillegg ønskes det en gjennomgang av alle byggesaker i forbindelse med tiltak i regi av Balsfjord kommunalteknikk KF. Kommunenes behandling av byggesøknader og byggemeldinger har fått relativt stor oppmerksomhet de senere år. Det har vært påpekt at regelverket har vært komplisert og ressurskrevende for byggherre og ansvarshavende, og at saksbehandlingstiden i mange kommuner har vært for lang. I 1997 ble plan- og bygningsloven 1 gjenstand for omfattende endringer. Reformen skulle blant annet bidra til klarere ansvarsforhold, økt forutsigbarhet i saksbehandlingen og bedre kontroll. For å effektivisere saksbehandlingen og bedre forutberegneligheten, ble det vedtatt endringer i lov og forskrift med virkning fra Ved denne lovendringen ble byggesaksbehandlingen i mye større grad enn tidligere regulert ved detaljerte maksimumsfrister. 2 Fra ble det også innført sanksjoner for de tilfellene der kommunen ikke overholder saksbehandlingsfrister for rammesøknader og ettrinnssøknader. Ved fristbrudd skal saksbehandlingsgebyret reduseres med 25 % per uke fristen oversittes. Det kan ligge en viss spenning mellom korte frister og krav til begrunnede vedtak. Vedtakene og underretningen til søker er i dette prosjektet vurdert opp mot noen av forvaltningslovens regler for saksbehandling. Å vurdere saksbehandlingen opp mot enkelte saksbehandlingsregler i forvaltningsloven, kan si noe om fokuset på kortere frister fører til at vedtakene og underretningen blir mangelfulle i forhold til de rettslige krav. Ved lovreformen i 1997 ble kommunenes rolle som tilsyns- og kontrollmyndighet vesentlig forandret. Samtidig ble hovedansvaret for kontrollen med selve byggverket lagt til tiltakshavers fagkyndige medhjelpere, som han plikter å la seg bistå av. Den kommunale bygningsmyndighetens oppgave er å definere den kontrollen som skal gjennomføres, og se til at denne er gjennomført. Kommunens tilsyn kan inndeles i tre forskjellige områder 3 : tilsyn med prosjektering, tilsyn med utførelsen, samt tilsyn med foretakenes systemer. Med systemer menes kontroll- og prosjektsystemer som skal sikre at kontrollen blir utført etter planene, og at det blir dokumentert hva som er gjort for å oppfylle kontrolloppgavene. Landsdekkende undersøkelser 4 viser at over halvparten av kommunene med mindre enn 5000 innbyggere ikke fører tilsyn, og på bakgrunn av dette er det interessant å avdekke hvorvidt det foretas tilsyn i samsvar med plan- og bygningsloven, samt hvilket omfang dette har. Undersøkelsen vil vise hvilken oppmerksomhet kommunen gir dette området. 1 Lov nr 77: Plan og bygningslov 2 Før lovendringen var det bare for meldinger og søknader om enkle tiltak det var eksplisitte tidsfrister 3 Melding HO-1/2004, Statens bygningstekniske etat 4 Brukerundersøkelse 2009, Statens bygningstekniske etat, 2

8 2 PROBLEMSTILLINGER OG AVGRENSNING 2.1 Problemstillinger KomRev NORD IKS har på bakgrunn av kontrollutvalgets bestilling utarbeidet som hovedproblemstilling. 1. Har Balsfjord kommune tilfredsstillende saksbehandling i byggesaker? Denne problemstillingen besvares gjennom tre underproblemstillinger: Gjennomsnittlig saksbehandlingstid i byggesaker i Balsfjord kommune i forhold til sammenlignbare kommuner, alle kommuner i Troms samt landsgjennomsnittet Overholdes saksbehandlingsfristene i plan- og bygningsloven? Overholdes saksbehandlingsreglene i forvaltningsloven? På bakgrunn av undersøkelser på landsplan som viser at kommunene i varierende grad og omfang fører tilsyn etter plan- og bygningsloven, har revisjonen undersøkt hvilke rutiner og praksis Balsfjord kommune har på dette området. Problemstillingen er følgende: 2. Utøver Balsfjord kommune sin tilsynsmyndighet på en tilfredsstillende måte? Revisjonen har også sett på byggesøknader i regi av Balsfjord kommunalteknikk KF gjennom følgende problemstilling: 3. En gjennomgang av byggesaker i forbindelse med tiltak i regi av Balsfjord kommunalteknikk KF i perioden med formål å undersøke hvorvidt disse er omsøkt og saksbehandlet i henhold til regelverket 2.2 Avgrensing Den systematiske undersøkelsen av sakene er begrenset til en gjennomgang av ettrinnssøknader og rammesøknader 5, dvs tiltak som krever søknad og tillatelse etter plan- og bygningsloven 93, samt søknader om enkle tiltak etter pbl 95 b. 6 I den videre gjennomgangen blir det ikke skilt mellom ettrinnssøknader og rammesøknader, og disse vil samlet bli benevnt som søknader eller 93- søknader. Søknader som klassifiseres som enkle tiltak, blir i rapporten bare omtalt som enkle tiltak eller 95b-tiltak. Den reviderte perioden avgrenses til 2007, 2008 og første halvdel av Avgrensingen til første halvdel av 2009 begrunnes med at nye bestemmelser i plan- og bygningsloven trådte i kraft hhv (plandelen) og (byggedelen). Funnene i vår undersøkelse er vurdert i forhold til gammel plan og bygningslov. 5 Ettrinnsøknader gjelder mindre tiltak der prosjekteringsomfanget er lite og rammebetingelsene uproblematiske. Rammesøknader gjelder større og mer kompliserte tiltak. Prosessen blir da delt med en søknad om rammetillatelse, og deretter en søknad om igangsettingstillatelse. 6 Søknad om tiltak som er i samsvar med bestemmelser gitt i eller i medhold av plan og bygningsloven, der det ikke foreligger protester fra naboer og der det heller ikke er nødvendig å hente inn tillatelse, samtykke eller uttalelse fra annen myndighet, jfr. SAK-forskriften 14. Enkle tiltak kan igangsettes uten skriftlig tillatelse dersom kommunen ikke har behandlet søknaden innen utløpet av saksbehandlingsfristen på tre uker. 3

9 Når det gjelder forvaltningslovens saksbehandlingsregler, har vi fokusert på de reglene som gjelder for utformingen av selve vedtaket og begrunnelsen og underretningen om dette. 7 Med dette avgrenser vi mot de reglene som skal sikre at saken utredes tilstrekkelig før vedtak treffes, her medregnet reglene som skal sikre at parten og andre berørte blir varslet og får muligheten til å kommentere opplysninger av interesse i saken. 8 Vi har ikke foretatt noen faglig vurdering av de rettslige og skjønnsmessige sidene ved sakene vi har undersøkt. Presenterte data og revisjonens vurderinger i det videre vil være avgrenset til de konkrete problemstillingene som er formulert for prosjektet. Prosjektet er ikke en fullstendig gjennomgang og vurdering av alle de oppgaver som ligger til den kommunale byggesaksbehandlingen. 3 METODE OG DATAMATERIALE Forvaltningsrevisjonsprosjektet er utført i henhold til RSK 001, som er Norges Kommunerevisorforbunds standard for forvaltningsrevisjon. Undersøkelsen baseres i hovedsak på dokumentanalyse av kommunens byggesaksmapper. Det er gjort en gjennomgang av saksbehandlingstiden i 28 søknader og enkle tiltak som er kommet inn til kommunen i 2007, 2008 og første halvdel av I samtlige saker ble det også gjort en undersøkelse av begrunnelsesplikten. I tillegg har vi hatt samtale med byggesaksbehandler for å få supplerende faktaopplysninger, samt mottatt informasjon fra daglig leder i Balsfjord Kommunalteknikk KF. Med gyldige data menes at det skal være samsvar mellom kontrollspørsmålene og problemstillingen for undersøkelsen og de data som er samlet inn. Vi mener at data i denne undersøkelsen er egnet til å svare på problemstillingene, ved at vi har relevant og tilstrekkelig informasjon. I tillegg er høy gyldighet sikret gjennom triangulering av faktafunn fra dokumentanalyse og intervju/muntlig informasjon. Med pålitelige data menes at data skal være mest mulig presise og nøyaktige. For å sikre at data er pålitelige, er det nødvendig å vurdere eventuelle feilkilder. Dette er ivaretatt ved kvalitetssikring av faktaopplysningene som er framkommet fra dokumenter, og verifisering av faktaopplysninger framkommet i intervju og samtaler. Rapporten har vært på verifisering og høring i Balsfjord kommune. Kommunens påviste feil i revisors faktabeskrivelse/funn, er korrigert i den endelige rapporten. 4 REVISJONSKRITERIER Revisjonskriterier er en samlebetegnelse på de regler og normer som gjelder innenfor det området som undersøkes. Revisjonskriterier er basis for de analyser og vurderinger som foretas, konklusjoner som trekkes, og de er et viktig grunnlag for å kunne dokumentere avvik eller svakheter. Når det gjelder behandlingstiden i byggesaker i Balsfjord kommune sammenlignet med saksbehandlingstiden i andre kommuner, er dette en såkalt deskriptiv problemstilling. I en deskriptiv problemstilling gjør vi en ren kartlegging, der det ikke utledes revisjonskriterier og derfor heller ikke gjøres vurderinger av hvorvidt det foreligger avvik. 7 Forvaltningsloven 25 og 27 8 Forvaltningsloven 16 og 17 4

10 4.1 Saksbehandlingsfrister Når det gjelder saksbehandlingstider, er dette direkte regulert i Lov av nr 77 Plan og bygningslov (plan- og bygningsloven/pbl) og Forskrift av nr 749 (KAD) om saksbehandling og kontroll i byggesaker (saksbehandlingsforskriften/sak). Pbl 95 nr 1 og SAK 23 nr 1 d) pålegger kommunen å behandle søknader snarest, og senest innen tolv uker. I spesielle tilfeller kan kommunen forlenge fristen. Iflg SAK 23 nr 3 gjelder fristen i nr 1 bokstav d) kun for saker som er i samsvar med gjeldende arealplaner, reguleringsplaner og i samsvar med plan- og bygningslovens 17-2 (100- metersbeltet langs sjøen). Det betyr at saksbehandlingsfristen på tolv uker ikke gjelder for såkalte dispensasjonssaker som skal behandles etter pbl 7. Enkle tiltak skal avgjøres innen tre uker. Hvis kommunen ikke har truffet vedtak innen fristens utløp, regnes tillatelse for gitt ved oversittelse av fristen. Dette framgår av plan- og bygningsloven 95b. SAK 24 gir nærmere regler om hvordan tidsfristene i gjeldende lov og forskrift skal beregnes. Lov av om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven/fvl) gjelder også for saker som behandles etter plan- og bygningsloven. Fvl 11a pålegger kommunen å forberede og avgjøre en sak uten ugrunnet opphold. Dersom det må forventes at det vil ta uforholdsmessig lang tid før saken kan besvares, skal det gis et foreløpig svar med redegjørelse for grunnen til forsinkelsen og om mulig angi når tid svar kan ventes. 4.2 Saksbehandlingsregler Forvaltningsloven har generelle saksbehandlingsregler som også gjelder for behandlingen av byggesaker. Litt forenklet kan man si at saksbehandlingsreglene skal ivareta to ulike hovedhensyn. For det første er det regler som skal være med på å sikre at vedtaket blir fattet på tilstrekkelig og korrekt grunnlag av uhildete personer. Videre skal parten, når vedtak er fattet, bli gjort oppmerksom på hvorfor vedtaket ble som det ble. Dette innebærer at parten både skal gjøres kjent med hvilke faktiske opplysninger som er lagt til grunn, og hvordan dette forholder seg til det aktuelle regelverket. Parten skal også orienteres om hvilke rettigheter han har etter forvaltningsloven. Eksempler på dette er opplysning om til rett til innsyn i sakens dokumenter og informasjon om adgangen til å påklage vedtaket. Det er de reglene som skal ivareta de sistnevnte hensyn som er undersøkt her. Kriteriene er hentet fra forvaltningsloven 24, 25 og Tilsyn Den rettslige reguleringen av tilsynsansvaret er plan og bygningsloven 10-1 og saksbehandlingsforskriften 35. Bortsett fra at det står at det skal føres tilsyn, sies det ikke noe om hvordan det skal føres tilsyn, og i hvilket omfang. Statens byggtekniske etat er en fagetat med særlig ansvar for oppfølging av dette saksområdet, med anbefalinger og informasjon. De har gitt ut veiledninger med råd og anbefalinger på tilsynsområdet. I melding HO-1/2004 har de gitt ut en temaveileder med tittelen Tilsyn i byggesak. I punkt 3 i veilederen er planlegging og orientering av tilsyn beskrevet. Det fremheves som avgjørende at tilsynsarbeidet må planlegges i en årlig plan eller program og at denne evalueres ved årets slutt. Veilederen nevner også en del områder planen bør inneholde. Når det gjelder antall tilsyn kommunen bør gjennomføre, uttales det i veilederen at det bør gjennomføres i såpass mange saker at det i tilstrekklig grad avdekker regelbrudd i de byggesaker som behandles i kommunen. Etaten mener dette minimum bør tilsi tilsyn i 5 10 % av kommunens byggesaker. Konkrete revisjonskriterier fra nevnte kilder fremgår av tekstboksen for hvert hovedkapittel/ problemstilling i gjennomgangen av Balsfjord kommunes byggesaksbehandling og tilsynsaktivitet. 5

11 5 BYGGESAKSKONTORET ORGANISERING OG RUTINER Byggesaksbehandlingen i Balsfjord er lagt til resultatenhet for Næring og forvaltning. Ansvarsområdet for enheten omfatter næringsutvikling, arealplanlegging, oppmåling, landbruk, skogbruk, miljø- og naturvern, byggforvaltning samt vei og havn. Revisjonen er kjent med at Balsfjord kommune etter undersøkelsesperioden har styrket bemanningen på byggesaksbehandling. Ut juni måned 2011 er det to personer i 100 prosent stilling på byggesak. Budsjettmessig legges det opp til at ansvarsområdet deretter vil ha 150 prosent stillingshjemmel ut Tabell 1 viser oversikt over antall søknader mottatt i Balsfjord kommune de siste årene: Tabell 1: Antall byggesaker mottatt i Balsfjord kommune Antall søknader om tiltak mottatt i kommunen Antall søknader om enkle tiltak mottatt i kommunen * 125 *Kommunen har i høringsuttalelse til revisjonens rapport stilt spørsmål med hvorvidt antallet (55) saker i 2008 er korrekt. Revisjonen har hentet tallet fra KOSTRA, men er oppmerksom på at det kan foreligge feilregistrering her. Ifølge informasjon fra kommunen har saksmengden til plan- og bygningskontoret i Balsfjord kommune økt de siste årene. Dette skyldes hovedsakelig økningen i hytte- og fritidseiendommer, samt at flere ønsker å etablere næringsvirksomhet i Balsfjord. Byggesaksbehandlingen har fram til tidspunkt for datainnsamling vært ivaretatt av én saksbehandler. Byggesaksbehandler, oppmålingsingeniør og kommuneplanlegger besvarer henvendelser vedrørende eiendomsinformasjon og meglerpakker. Byggesaksbehandler opplyser at omtrent halvparten av søkerne tar kontakt per telefon eller møter opp på byggesakskontoret. Når så skjer, informerer byggesaksbehandler om hvilken dokumentasjon som må vedlegges søknaden. Etter et slikt møte opplever man at søknadene som kommer inn, er komplette. Ifølge byggesaksbehandler er den andre halvparten av søknadene, de som kommer inn per post, i langt mindre grad komplette. Det følger da en periode med mangelbrev og kommunikasjon frem og tilbake for å få inn nødvendig informasjon. Videre er det ofte mangelfull innmelding av ansvarsrett, situasjonsplaner, samt tegninger i målestokk. Det forekommer imidlertid tilfeller der denne kommunikasjonen ikke er gjort skriftlig. Plan- og næringsetaten i Balsfjord kommune benytter ikke sjekklister ved mottak av søknader for å se om søknadene er mangelfulle. Byggesaksbehandler ser, ved mottak av søknaden, gjennom saken for å se om noe mangler. Byggesaksbehandler erkjenner at man i mange tilfeller er for lite kritisk når det kommer til muligheten til å gjøre saker om fra enkle tiltak til ettrinnssøknader. Det gjelder saker som feilaktig er kategorisert som enkle tiltak av tiltakshaver. Forskriften åpner for at saksbehandler kan omgjøre saken uten begrunnelse. En omgjøring av disse sakene ville medført en vesentlig forlenget saksbehandlingstid. Saksbehandlingssystemet som benyttes i byggesaker i Balsfjord kommune, er Ephorte. Det opplyses at kommunen har for lite kjennskap til systemet til å vite og benytte seg av hvilke muligheter som finnes for eksempel ved restanselister, alder på saker, saker som nærmer seg frist for saksbehandlingstid og saker over saksbehandlingstid. 6

12 6 KOSTRA SAMMENLIGNING Revisjonen har foretatt en sammenligning av KOSTRA 9 -tallene for Balsfjord kommune, gjennomsnittet for kommunegruppe 11, gjennomsnittet for kommunene i Troms fylke, samt gjennomsnittet for alle landets kommuner. Revisjonen har her foretatt en sammenligning uten revisjonskriterier og der vi heller ikke gjør vurderinger av eventuelle avvik, jfr kapittel 4 om revisjonskriterier. Balsfjord kommunes gjeldende gebyrregulativ 10 er hentet fra en annen kommunes gebyrmal som er funnet på internett. Når det gjelder nivået på saksgebyrer for plan- og byggesaker, viser KOSTRA-tall fra 2007, 2008 og 2009 at Balsfjord kommune ikke avviker vesentlig fra gjennomsnittet for alle kommuner i Troms og gjennomsnittet for kommunegruppe KOSTRA-tallene for 2007 viser at gjennomsnittlig saksbehandlingstid i byggesaker i Balsfjord kommune lå under gjennomsnittet i sammenlignbare kommuner, kommunene i Troms og alle kommuner i landet utenom Oslo. Byggesaker i denne sammenheng omfatter både 93-søknader og 95b-tiltak. Tallene for 2008 og 2009 viser økt saksbehandlingstid, som nå lå på samme nivå som gjennomsnittet i sammenlignbare kommuner, kommunene i Troms og landet utenom Oslo. Tabell 2: Skjematisk presentasjon av KOSTRA-tall for 2007, 2008 og 2009 for Balsfjord kommune, gjennomsnittet for kommunegruppe 11, gjennomsnittet for kommunene i Troms fylke, samt gjennomsnittet for alle landets kommuner utenom Oslo. Balsfjord kommune Kom. gruppe 11 Troms fylke Landet utenom Oslo Gjennomsnittlig saksbehandlingstid, byggesaker 2007 (kalenderdager) Gjennomsnittlig saksbehandlingstid, byggesaker 2008 (kalenderdager) Gjennomsnittlig saksbehandlingstid, byggesaker 2009 (kalenderdager) Av KOSTRA tallene fremgår det at saksbehandlingsfristen er overskredet i alle saker i 2008 og Dette samsvarer imidlertid ikke med de funn revisjonen har gjort ved vår gjennomgang av konkrete saker i kommunens system. Uoverensstemmelsen mellom revisjonens funn og KOSTRA-tallene kan skyldes feilregistreringer i kommunens rapporteringer til KOSTRA. 9 KOSTRA (kommune-stat-rapportering). Kommunenes rapportering til staten om kommunale tjenester og bruk av ressurser på ulike tjenesteområder. Informasjonen registreres og sammenstilles i en søkbar database på Statistisk sentralbyrås nettsider (ssb.no). 10 Vedtatt av kommunestyret i Kommunegruppene er laget av Statistisk sentralbyrå basert på antall innbyggere, hvor store bundne kostnader er og hvor store frie inntekter den enkelte kommune har (Forklaringen er hentet fra Statistisk sentralbyrå på adressen 7

13 7 SAKSBEHANDLINGSTID Revisjonskriterier Plan- og bygningsloven 95b. Enkle tiltak Søknad om tillatelse til enkle tiltak skal avgjøres innen 3 uker, dersom tiltaket er i samsvar med bestemmelser gitt i eller i medhold av denne lov, samt at det ikke foreligger protester fra naboer eller gjenboere, og ytterligere tillatelse, samtykke eller uttalelse fra annen myndighet ikke er nødvendig. Hvis kommunen ikke har truffet vedtak innen fristens utløp, regnes tillatelse for gitt ved oversittelse av fristen. Klagefrist løper fra dette tidspunkt. Kommunens avgjørelse om sakstype kan ikke påklages. Saksbehandlingsforskriften 23. Tidsfrister - oversikt og rettsvirkninger Nr. 1, bokstav d) Søknader etter pbl 93 skal behandles av kommunen innen tolv uker. Hvor søknaden er oppdelt gjelder denne fristen kun for rammetillatelsen. Denne fristen gjelder også for søknad om endring av rammetillatelse. Der tiltaket er særlig komplisert, krever ekstra politisk avklaring, eller tillatelse eller samtykke (vedtak) fra andre myndigheter etter pbl 95 nr. 3, kan kommunen forlenge fristen. Ny frist skal meddeles tiltakshaver og ansvarlig søker så snart det er klart at fristen vil bli overskredet. Nr. 1 bokstav g) Andre myndigheter skal avgi uttalelse eller ekspedere vedtak innen fire uker, jf. pbl 95 nr. 3. Der annen myndighet skal avgi uttalelse kan kommunen gi igangsettingstillatelse dersom det ikke foreligger slik uttalelse innen fristens utløp. Der det skal gis tillatelse eller samtykke kan bygningsmyndighetene ikke gi igangsettingstillatelse uten at slik avgjørelse foreligger. Frister som følger av annet regelverk går foran frister etter denne bestemmelsen. Saksbehandlingsforskriften 24. Beregning av tidsfrister For meldinger, søknader ( ) gjelder tidsfristen fra disse er mottatt og til vedtak er sendt. Der kommunen bruker standardisert anmodning om forhåndskonferanse løper fristen fra kommunen har mottatt denne. ( ) Nødvendig tidsbruk for feilretting eller supplering av opplysninger kommer i tillegg til fristen. Plan og bygningsloven 95. Behandling av søknaden i kommunen 3. Når tiltak etter denne loven eller andre lover krever tillatelse eller samtykke fra helsemyndighet, brannvernmyndighet, arbeidstilsynet, vegmyndighet, havnemyndighet, forurensningsmyndighet, Sivilforsvaret, jordlovmyndighet, friluftsmyndighet og fredningsmyndighet, eller planer for tiltaket skal legges frem for myndighet som nevnt, skal kommunen forelegge saken for vedkommende myndighet, hvis avgjerd eller uttalelse ikke er innhentet på forhånd. Ved forskrift kan denne bestemmelse utvides til også å gjelde overfor andre myndigheter. Andre myndigheter må innen 4 uker fra oversendelse fatte avgjørelse eller avgi uttalelse. Kommunen kan i særlige tilfelle, på anmodning, forlenge fristen før denne er utløpt. Når tiltaket ikke er betinget av tillatelse eller samtykke fra andre myndigheter, medfører fristoversittelse at bygningsmyndighetene kan avgjøre saken uten å ta hensyn til uttalelse som kommer inn senere. Forvaltningsloven 11a. Saksbehandlingstid, foreløpig svar Forvaltningsorganet skal forberede og avgjøre saken uten ugrunnet opphold. Dersom det må ventes at det vil ta uforholdsmessig lang tid før en henvendelse kan besvares, skal det forvaltningsorganet som mottok henvendelsen, snarest mulig gi et foreløpig svar. I svaret skal det gjøres rede for grunnen til at henvendelsen ikke kan behandles tidligere, og såvidt mulig angis når svar kan ventes. 8

14 7.1 Revisors funn I Balsfjord kommune går det i følge byggesaksbehandler svært få byggesaker til politisk avklaring. I tabell 3-5 presenteres saksbehandlingstiden for samtlige saker som er gjennomgått av revisjonen i dette forvaltningsrevisjonsprosjektet: Tabell 3: Saksbehandlingstid for behandlede byggesaker i Balsfjord kommune i Presentert i antall saker (prosent i parentes). 1 uke 2 uker 3 uker 4-5 uker 6-11 uker + 12 uker Totalt antall saker Enkle tiltak (75) 8 (12,5) (12,5) Søknader (25) 0 2 (50) 1 (25) 4 Tabell 4: Saksbehandlingstid for behandlede byggesaker i Balsfjord kommune i Presentert i antall saker (prosent i parentes) 1 uke 2 uker 3 uker 4-5 uker 6-11 uker + 12 uker Enkle tiltak (20) 0 1 (20) 3 (60) 5 Søknader 1 (20) 0 1 (20) 0 3 (60) 0 5 Totalt antall saker Tabell 5: Saksbehandlingstid for behandlede byggesaker i Balsfjord kommune i Presentert i antall saker (prosent i parentes) Enkle tiltak 0 1 (16,6) 1 uke 2 uker 3 uker 4-5 uker 2 (33,2) 1 (16,6) 6-11 uker 2 (33,2) + 12 uker Totalt antall saker 0 6 Revisjonen fant ingen 93-søknader for 2009 i kommunens system. Funn i undersøkelsene viser at det i Balsfjord kommune ikke er praksis å gi tiltakshaver et foreløpig svar i de tilfeller man ser at det ikke vil være mulig å behandle søknaden innenfor den frist regelverket foreskriver. Administrasjonens begrunnelse av fristoverskridelser I Balsfjord kommune har det de siste 15 årene vært èn person som har hatt ansvar for byggesakene. Han har i tillegg hatt andre oppgaver og derfor ikke jobbet fullt med dette. Frem til 2007 var kommunen i stor grad à jour med byggesakene. I 2007 innførte kommunen eiendomsskatt. Det var kommunens byggesaksbehandler som fikk oppgaven med innføring av eiendomsskatt. Han ble tatt ut av saksbehandlingen av byggesaker, og fra og frem til november jobbet han med dette. Han fikk beskjed om ikke ta byggesaker, telefoner eller andre henvendelser fra publikum, men kun konsentrere seg om innføringen av eiendomsskatten. Dette medførte at restansene økte, og da han i november 2007 igjen startet med saksbehandling av byggesaker, lå 250 saker og ventet. Administrasjonen fremholder at de er klar over at byggesakene ikke har vært håndtert slik de burde vært i forhold til saksbehandlingstid og rutiner for saksbehandlingen. Dette har de nå tatt tak i, og ser fremover. Fra 2010 følger de prosedyrene de har for saksbehandling på nye saker som kommer inn, mens de eldre sakene blir tatt innimellom. 9

15 7.2 Revisors vurderinger I de sakene revisjonen har undersøkt, holdt enheten seg i hovedsak innenfor fristen på tolv uker for søknader som krever tillatelse etter pbl 93. Når det gjelder enkle tiltak, er antallet med fristoverskridelser stort. Fristen er oversittet i samtlige gjennomgåtte saker i 2007, 80 prosent av sakene i 2008 og 50 prosent av sakene i Fristen løper fra mottak, så for disse sakene blir det ekstra viktig at en ved en tidlig gjennomgang av sakene får avklart om det er mangler som må rettes opp, evt om enkle tiltak bør omgjøres til ettrinnssøknader. Da det i følge lovverket regnes for at tillatelse er gitt når fristen løper ut, er det i Balsfjord kommunes interesse å gå gjennom slike saker innen fristen. Revisjonen ser det som positivt at det sendes formelle mangelbrev når søknader er mangelfulle, men det er uheldig at det forekommer kommunikasjon mellom kommunen og tiltakshaver ikke er gjort skriftlig. Skriftlig mangelbrev sammen med skriftlig tilbakemelding fra tiltakshaver, sikrer dokumentasjon av saksbehandlingstid og at partene er omforent om hva det er søkt om og på hvilket grunnlag det er gjort vedtak. Revisjonen ser positivt på at Balsfjord kommune tilstreber å sende midlertidig svar til tiltakshaver, om at kommunen ikke klarer å behandle saken innenfor frist. 7.3 Konklusjon Balsfjord kommune oppfyller delvis saksbehandlingsfristene i plan- og bygningsloven. For saker som krever søknad og tillatelse etter pbl 93, var behandlingsfristen oversittet i en fjerdedel av sakene i 2007, mens kommunen for resten av undersøkelsesperioden holdt seg innenfor saksbehandlingsfristen. For enkle tiltak oversatt kommunen saksbehandlingsfristen i et flertall av de undersøkte sakene. Dette har imidlertid ikke negative følger for tiltakshaverne, som etter regelverket kan igangsette tiltaket når søknadsfristen er utløpt. 10

16 8 SAKSBEHANDLINGSREGLER Revisjonskriterier Forvaltningsloven 24, første og andre ledd første punktum. Når enkeltvedtak skal grunngis Enkeltvedtak skal grunngis. Forvaltningsorganet skal gi begrunnelsen samtidig med at vedtaket treffes. I andre saker enn klagesaker kan forvaltningsorganet la være å gi samtidig begrunnelse dersom det innvilger en søknad og det ikke er grunn til å tro at noen part vil være misfornøyd med vedtaket. Forvaltningsloven 25. Begrunnelsens innhold I begrunnelsen skal vises til de regler vedtaket bygger på, med mindre parten kjenner reglene. I den utstrekning det er nødvendig for å sette parten i stand til å forstå vedtaket, skal begrunnelsen også gjengi innholdet av reglene eller den problemstilling vedtaket bygger på. I begrunnelsen skal dessuten nevnes de faktiske forhold som vedtaket bygger på. Er de faktiske forhold beskrevet av parten selv eller i et dokument som er gjort kjent for parten, er en henvisning til den tidligere framstilling tilstrekkelig. I tilfelle skal det i underretningen til parten vedlegges kopi av framstillingen. De hovedhensyn som har vært avgjørende ved utøving av forvaltningsmessig skjønn, bør nevnes. Er det gitt retningslinjer for skjønnsutøvingen, vil i alminnelighet en henvisning til retningslinjene være tilstrekkelig. Forvaltningsloven 27, første ledd første og fjerde punktum, andre ledd, 3 ledd første punktum. Underretning om vedtaket Det forvaltningsorgan som har truffet vedtaket, skal sørge for at partene underrettes om vedtaket så snart som mulig. ( ) I regelen gis underretning skriftlig. ( ) I saker der begrunnelsen etter 24 skal gis samtidig med vedtaket, bør grunnene gjengis i underretningen. Der dette på grunn av særlige forhold ikke kan gjennomføres, og likeledes der partene kan kreve grunngiing etter 24 annet ledd, skal det i underretningen isteden gis opplysning om på hvilken måte partene kan bli kjent med begrunnelsen. I underretningen skal videre gis opplysning om klageadgang, klagefrist, klageinstans og den nærmere fremgangsmåte ved klage, samt om retten etter 18, jfr 19 til å se sakens dokumenter. 8.1 Revisors funn Begrunnelsens innhold I vårt datagrunnlag forekommer det ingen avslag, dvs. at de undersøkte vedtakene innvilger de omsøkte tiltakene. I alle sakene gjengir vedtakene de faktiske opplysningene som avgjørelsen bygger på og viser til plan- og bygningsloven 93 jfr. 98 som er det rettslige grunnlaget for avgjørelsen. Gjennomgangen viser at de undersøkte vedtakene er bygget opp etter en fast mal. Malen omfatter også en henvisning til de faktiske forhold i saken. Denne er benyttet i samtlige vedtak. I hovedsak viser vedtakene til innsendt søknad (som riving av hus, mindre fasadeendinger på gbnr XX/XX, bygging av fritidshus) med tegninger og vedlegg. I de fleste tilfeller er det knyttet kommentarer til vedtaket. De kortfattede kommentarene omhandler eksempelvis påminnelse om manglende søknad om utslippstillatelse, forbehold om at ferdig adkomst skal godkjennes av Statens vegvesen, og endring i plassering av bolig. Det vises ikke til ytterligere dokumentasjon som har kommet inn mens søknaden var til behandling. Ikke all kommunikasjon mellom partene i perioden søknaden har blitt behandlet, er dokumentert i saksmappen. Revisor har fått opplyst at det ikke alltid føres notater fra telefonsamtaler med søker. 11

17 8.1.2 Underretning om vedtaket Underretning om vedtak er sendt søker umiddelbart etter at vedtak er fattet og parafert. Ifølge administrasjonen vedlegges i alle vedtaksbrev som sendes tiltakshavere, dokumentet Melding om rett til å klage over forvaltningsvedtak (Forvaltningsloven 27 tredje ledd). Det fremgår imidlertid ikke en vedleggsliste sist i alle vedtaksbrev som opplyser om at dette er vedlagt. Dokumentet inneholder en kort redegjørelse for en klageprosess, hvem som er klageinstans, og frister presenteres utfyllende. Det vises også til søkerens rett til å kreve begrunnelse for vedtaket. Det er videre et eget punkt der det opplyses om søkerens rett til å se sakens dokumenter, hvem som i så fall skal kontaktes, samt at man kan kreve veiledning om reglene for saksbehandling og fremgangsmåten ved klager. Videre vises det også til hva klagen skal inneholde, samt muligheten til å søke om å få dekket kostnader i forbindelse med klagesaken. 8.2 Revisors vurderinger Etter revisjonens vurdering har Balsfjord kommune begrunnet de undersøkte vedtakene i byggesaker slik fvl 24 krever. Innholdet i begrunnelsene anses å oppfylle kravene i fvl 25, da så vel det faktiske som det rettslige grunnlaget for avgjørelsen framgår av vedtakene. Når det gjelder utforming av vedtakene i byggesaker i Balsfjord kommune, finner revisjonen at praksis er å henvise til hva det er søkt om. I forvaltningslovens 25 gis det anledning til dette. I de tilfeller det er tilkommet tilleggsopplysninger underveis i saksbehandlingen, fremkommer ikke dette særskilt i vedtakene. Vedrørende det rettslige grunnlaget, skal kommunen i begrunnelsen vise til de regler vedtaket bygger på, med mindre partene kjenner reglene 12. I den utstrekning det er nødvendig for å sette parten i stand til å forstå vedtaket, skal begrunnelsen også gjengi innholdet i reglene eller den problemstilling vedtaket bygger på. Revisjonen kan ikke se at det i noen av sakene har blitt gjengitt innholdet i de konkrete reglene som vedtaket bygger på. I de saker som er undersøkt i denne rapporten, er krav til underretning om den rettslige begrunnelse for vedtaket innfridd ved en henvisning til lovparagraf. Denne kan etter revisjonens vurdering være mer utfyllende, uten at det trenger å bli vesentlig ressurskrevende. Forvaltningsloven gir adgang til å sløyfe samtidig begrunnelse dersom forvaltningsorganet innvilger en søknad og det ikke er grunn til å tro at noen part vil være misfornøyd med vedtaket 13. Det kan da argumenteres med at praksisen i Balsfjord kommune er ansett som uproblematisk om vedtak er i tråd med hva som er omsøkt. Parten har uansett rett til å kreve en etterfølgende begrunnelse. Vi er kjent med at andre kommuner har utarbeidet informasjonsskriv for ulike typer tiltak, som legges ved vedtakene som sendes til søker. Dette tjener da som den rettslige begrunnelsen for vedtaket. Kommunens plikt etter fvl 27 til å underrette tiltakshaver om vedtaket snarest mulig anses oppfylt for alle de undersøkte sakene. Etter revisjonens vurdering sikrer et dokument som vedlegges alle vedtaksbrev, at partene får tilfredsstillende informasjon om klageadgang og retten til å se sakens dokumenter slik fvl 27 krever. 8.3 Konklusjon Balsfjord kommune overholder forvaltningslovens saksbehandlingsregler om underretning om vedtak til tiltakshavere i byggesaker. Underretningene tilfredsstiller kravet om å opplyse om klageadgang og retten til å se sakens dokumenter. Kravene til begrunnelse av vedtak er også oppfylt, men begrunnelsene kan etter revisjonens oppfatning gjøres mer utfyllende uten at det vil være vesentlig ressurskrevende. 12 Forvaltningsloven Forvaltningsloven 24 12

18 9 TILSYN Revisjonskriterier Plan- og bygningsloven 10-1, første ledd. Kommunens oppgaver og samarbeidsplikt Kommunen skal utføre de gjøremål som er lagt til den i denne lov, forskrift og vedtekt, og føre tilsyn med at plan- og bygningslovgivningen holdes i kommunen. Saksbehandlingsforskriften 35. Kommunens tilsyn Kommunen skal føre tilsyn med at bestemmelser gitt i eller i medhold av plan- og bygningsloven holdes i kommunen, jf. pbl 10-1 første ledd. Tilsynet gjelder også tiltak som behandles etter reglene om melding og tiltak som er unntatt fra byggesaksbehandling. Tilsyn i byggesak, Statens bygningstekniske etat. 3.2 Tilsynsplan/tilsynsprogram Et effektivt tilsyn er avhengig av at kommunen utarbeider en årlig tilsynsplan eller et tilsynsprogram med målsettinger og strategier for hvordan dette skal gjennomføres og organiseres. ( ) Planen/programmet bør ta for seg bl.a.: målsettinger om antall tilsyn som skal gjennomføres prioriteringer hvilke temaer tilsynet skal fokusere på organisasjonsbeskrivelse for det kommunale tilsynsapparatet hvilke ressurser som skal avsettes kompetanseoppbygging samarbeid med nabokommuner rutiner for tilbakemeldinger til Statens bygningstekniske etat. Hvert år bør kommunen gjennomgå resultatene på området og foreta en evaluering av om de satte målene er oppnådd og mulige forbedringer. Tilsyn i byggesak, Statens bygningstekniske etat. 3.3 Hvor mange tilsyn bør kommunen gjennomføre Skal tilsyn ha noen effekt anbefaler Statens bygningstekniske etat tilsyn i minimum 5-10 % av kommunens byggesaker. Det kan selvsagt gjennomføres langt flere tilsyn. 9.1 Revisors funn Næring og forvaltning i Balsfjord kommune opplyser at det ikke drives tilsyn slik det er forutsatt i plan - og bygningsloven Dette begrunnes med manglende ressurser tilknyttet denne tjenesten. Ifølge opplysninger fra kommunen føres det tilsyn når administrasjonen blir varslet av kommunens innbyggere om forhold som fremstår som ulovlig. Men denne aktiviteten er ikke systematisk eller formalisert i en slik grad at det kan defineres som tilsynsaktivitet. Kravet om tilsyn innskjerpes i plan- og bygningsloven som trådte i kraft i Næring og forvaltning er oppmerksom på at kommunen i den forbindelse må sørge for å gjennomføre systematisk og formalisert tilsynsaktivitet. 13

19 Mangel på tid og ressurser er den årsaken flest kommuner på nasjonalt nivå (90 %) oppgir som grunn til liten eller ingen tilsynsaktivitet i Statens byggtekniske etats brukerundersøkelse for Videre oppgis mangel på kunnskap som en viktig faktor i 24 % av de som svarte på undersøkelsen, men da i de små kommunene. Manglende prioritet i kommunen oppgis som en grunn av 33 % av kommunene. 9.2 Revisors vurderinger Balsfjord kommune oppfyller ikke de kravene plan- og bygningsloven stiller til tilsyn i byggesaker. 9.3 Konklusjon Balsfjord kommune utøver ikke sin tilsynsmyndighet på en tilfredsstillende måte. 10 BALSFJORD KOMMUNALTEKNIKK KF Foretaket har tre ansatte inkludert daglig leder. Styret består av tre folkevalgte og er direkte underlagt kommunestyret i Balsfjord. Daglig leder fungerer som styrets sekretær. Foretaket leier lokaler og kjøper merkantile tjenester av Balsfjord kommune og Balsfjord Arbeidssamvirke. Revisjonen har i samtale med daglig leder i Balsfjord Kommunalteknikk KF fått opplyst at med unntak av to saker, er ingen saker i perioden omsøkt i henhold til regelverket. Da revisjonen hadde datainnsamling, var sakene til behandling ved plan- og næringsetaten. Balsfjord Kommunalteknikk KF har lagt til grunn at når det igangsettes utbedringer, utbygging og lignende av allerede eksisterende installasjoner og bygninger, er det ikke nødvendig å søke da de utfører arbeid som kommunen i sin tid startet. I tillegg er det opplyst fra daglig leder i Balsfjord Kommunalteknikk KF at de i alle saker har glemt Sametinget som høringsinstans. 11 HOVEDKONKLUSJON OG OPPSUMMERING Balsfjord kommunes saksbehandling i byggesaker kan etter revisjonens vurdering sies å være langt på vei tilfredsstillende. Kommunen ligger rimelig godt an når det gjelder saksbehandlingstid i byggesaker i forhold til sammenlignbare kommuner. Sammenlignet med gjennomsnittet for kommunene i Troms, har imidlertid Balsfjord litt lengre saksbehandlingstid. Det største avviket revisjonens undersøkelse viser, er manglende tilsyn i byggesaker. Kommunen har også et forbedringspotensial når det gjelder å redusere saksbehandlingstiden. Revisjonen forutsetter at dette vil være mulig i nær framtid, etter den økningen kommunen har gjort når det gjelder saksbehandlingsressurser på området. I tillegg kan kommunens elektroniske system utnyttes bedre og bidra til effektivisering av byggesaksbehandlingen. Revisjonen finner at med unntak av to saker, er ikke byggesaker i regi av Balsfjord Kommunalteknikk KF omsøkt eller behandlet i henhold til regelverket. 14 Statens bygningstekniske etat gjennomfører årlige brukerundersøkelser på landsbasis. I siste undersøkelse fra høsten 2009, rapporterer 40 % av kommunene som deltok i undersøkelsen at de ikke driver tilsyn av byggesaker. Kommunene svarer videre at de i gjennomførte tilsyn i 5 til 6 % av byggesakene. 14

20 12 HØRING Rapporten ble sendt på høring til rådmann i Balsfjord kommune den , med frist for tilbakemelding den Revisjonen mottok rådmannens kommentarer Høringskommentarene er hensyntatt i rapporten. I tillegg er rådmannens høringsbrev i sin helhet lagt ved rapporten. 13 ANBEFALINGER Revisjonen gir på bakgrunn av forvaltningsrevisjon av byggesaksbehandlingen i Balsfjord kommune følgende anbefalinger: Balsfjord kommune bør jobbe aktivt for å få behandlet alle søknader innen saksbehandlingsfristene som er fastsatt i SAK 23. Bedre utnyttelse av kommunens saksbehandlersystem vil gi bedre oversikt over hvilke saker som nærmer seg fristens utløp. Balsfjord kommune bør starte å planlegge hvordan kommunen kan komme i gang med tilsyn slik dette er forutsatt i plan- og bygningsloven. Balsfjord Kommunalteknikk KF bør ta kontakt med Plan- og næringsavdelingen før igangsetting av saker for å få vurdert om de er søknadspliktige. 14 DOKUMENTASJONSLISTE Brukerundersøkelse 2008, Statens bygningstekniske etat. Forskrift om saksbehandling og kontroll i byggesaker (SAK), Fastsatt av kommunal og regionaldepartementet 24. juni 2003 med hjemmel i plan og bygningsloven. Lov om kommuner og fylkeskommuner av Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker av Plan- og bygningsloven av , nr. 77. Melding HO 1/2004: Tilsyn i byggesak temaveiledning. Statens bygningstekniske etat. Rundskriv H 13/03 Lovendringer om tidsfrister i byggesaker, forenklinger m.m., Kommunal og regionaldepartementet. Byggesaksmapper 15 VEDLEGG Høringssvar datert fra rådmannen i Balsfjord Sjekklister 15

21 SJEKKLISTE FOR 93-SØKNADER Saksnr. Mottatt Mangelbrev/høring/ politisk behandling Fullstendig Vedtak ut Total tid saksbeh. Kommentar saksbehandling 2007/ dager Ingen dokumentasjon i saken på hva som er gjort fra / dager Søknad om endring av tillatelse. Ønsker å bygge hytte i stedet for enebolig. 2008/ / / / dager Levert som melding om tiltak. Fått brev om at det må søkes, og hva som må følge med søknaden dager I vedtaket er det henvist til søknad av Ingen søknad av denne dato i saken, men Lagt til grunn at det er skrivefeil i søknaden dager dager 2007/ Endring av ansvarlig søker dager 2008/ / Vedtak før søknad dager Sak har startet tidligere 16

22 SJEKKLISTE FOR ENKLE TILTAK Saksnr. Mottatt Mangelbrev/ Høring/politisk Behandling 2007/472 Datert , ikke stemplet 2007/710 Datert , ikke stemplet. Reg. inn Fullstendig Vedtak ut Total saksbehandlingstid Kommentar om saksbehandlingen dager I sakspapirene fremkommer det ikke om, og hvilken kontakt det har vært i forbindelse med mangelfull søknad dager 2007/ dager Var kontakt med kommunen i forkant av søknaden 2008/ dager 2008/ dager 2009/ dager 2007/ , da med nødvendig dokumentasjon 2007/ Sendt brev om lang saksbehandlingstid, samt at det må innhentes uttalelse fra fylkeskommunen dager Melding i hht fvl. 11 sendt, men ikke datert dager Fremkommer ikke i saken om Troms fylkeskommune er kontaktet. 2008/ dager 2009/ dager 2007/ dager 2007/ dager 2007/ Uklart om søknaden har vært hos Reindriftforvaltningen / dager 346 dager Del av vedtak av mangler i saken 2008/ dager 17

23 2009/ dager 2009/ dager Burde vært omgjort til søknad. Det er tatt forbehold om at det gis dispensasjon for bygging nærmere vegen enn byggrense, og at endring av reguleringsplan blir vedtatt. 2009/ dager 2009/ dager 18

24 BEGRUNNELSER FOR VEDTAK Saksnummer Faktisk grunnlag Rettslig grunnlag Merknader 2007/472 Ja, faktum gjengitt Det er henvist til 2007/710 Ja, faktum gjengitt Det er henvist til 2007/855 Ja, faktum gjengitt Det er henvist til 2007/1221 Ja, faktum gjengitt Det er henvist til 2008/82 Ja, faktum gjengitt Det er henvist til 2005/533 Ja, faktum gjengitt Det er henvist til 2008/624 Ja, faktum gjengitt Det er henvist til 2008/984 Ja, faktum gjengitt Det er henvist til 2007/1306 Ja, faktum gjengitt Det er henvist til 2005/1503 Ja, faktum gjengitt Det er henvist til 2008/66 Ja, faktum gjengitt Det er henvist til 19

25 2009/563 Ja, faktum gjengitt Det er henvist til 2007/387 Ja, faktum gjengitt Det er henvist til 2008/829 Ja, faktum gjengitt Det er henvist til 2007/326 Ja, faktum gjengitt Det er henvist til 2007/86 Ja, faktum gjengitt Det er henvist til 2009/536 Ja, faktum gjengitt Det er henvist til 2008/891 Ja, faktum gjengitt Det er henvist til 2009/364 Ja, faktum gjengitt Det er henvist til 2007/643 Ja, faktum gjengitt Det er henvist til 2009/473 Ja, faktum gjengitt Det er henvist til 2008/662 Ja, faktum gjengitt Det er henvist til 20

26 2007/787 Ja, faktum gjengitt Det er henvist til 2009/512 Ja, faktum gjengitt Det er henvist til ikke gjengitt 2007/386 Ja, faktum gjengitt Det er henvist til ikke gjengitt 2008/501 Ja, faktum gjengitt Det er henvist til ikke gjengitt 2008/819 Ja, faktum gjengitt Det er henvist til ikke gjengitt 2009/136 Ja, faktum gjengitt Det er henvist til ikke gjengitt 21