FORVALTNINGSREVISJON. Byggesaksbehandling og tilsyn NORD. Longyearbyen lokalstyre. Vi skaper trygghet K O M R E V

Transkript

1 FORVALTNINGSREVISJON Longyearbyen lokalstyre Vi skaper trygghet K O M R E V NORD Rapport 2011

2 Side: 2

3 Forord Kontrollutvalget i Longyearbyen lokalstyre besluttet i møte å få utført forvaltningsrevisjon av byggesaksbehandling og tilsyn i Longyearbyen lokalstyre. Revisjonens undersøkelse er gjennomført med henvisning til kommunelovens 77 nr 4 og 78 nr 2, samt forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner m.v. 7. Forvaltningsrevisjon er ifølge nevnte regler å gjennomføre systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger. Før igangsetting av forvaltningsrevisjonsprosjektet har revisjonen vurdert egen uavhengighet til Longyearbyen lokalstyre, jf. kommuneloven 79 og revisjonsforskriften kapittel 6, og vi kjenner ikke til forhold som er egnet til å svekke tilliten til vår uavhengighet og objektivitet. Oppstartsmøte med administrasjonen ble avholdt Datainnsamlingen til prosjektet ble gjennomført Revisjonen har blitt godt mottatt og opplever kontakten med administrasjonen i Longyearbyen lokalstyre som konstruktiv og problemfri. Fagansvarlig for arkiv har vært svært behjelpelig med å fremskaffe dokumentasjon. Og kommunens ryddige og oversiktlige saksmapper både fysiske og i det elektroniske saksbehandlingssystemet ephorte, gjorde mappegjennomgangen enkel for revisor. Revisjonen takker administrasjonen for samarbeidet. Sammendrag KomRev NORD IKS har undersøkt deler av byggesaksbehandlingen i Longyearbyen lokalstyre i perioden fra siste halvdel av 2008 til første halvdel av Vi har i denne undersøkelsen konsentrert oss om de lovfastsatte saksbehandlingsfristene i byggesaker, samt sett om enhetens vedtak er utformet og meddelt søker i henhold til forvaltningslovens saksbehandlingsregler. Vi har også undersøkt om Longyearbyen lokalstyre utøver sin tilsynsrolle etter plan- og bygningsloven. Revisjonen konkluderer med at Longyearbyen lokalstyre hovedsaklig innfrir krav til behandlingstid i byggesaker. I tillegg oppfyller Longyearbyen lokalstyre kriteriene tilknyttet begrunnelsen av og underretningen om vedtak innen byggesak. Longyearbyen lokalstyre utøver ikke sin tilsynsmyndighet på en tilfredsstillende måte. Tromsø, Lars-Andrè Hanssen Oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor Lene Zahl Johnsen Prosjektleder, forvaltningsrevisor Side: 3

4 Side: 4

5 Innholdsfortegnelse 1 INNLEDNING PROBLEMSTILLINGER OG AVGRENSNING Problemstillinger Avgrensing METODE OG DATAMATERIALE REVISJONSKRITERIER Saksbehandlingsfrister Saksbehandlingsregler Tilsyn SAKSBEHANDLINGSFRISTER Revisjonens funn Revisjonens vurderinger SAKSBEHANDLINGSREGLER Revisjonens funn Begrunnelsens innhold Underretning om vedtaket Revisjonens vurderinger TILSYN Revisjonens funn Revisjonens vurderinger OPPSUMMERING HØRING ANBEFALINGER DOKUMENTASJONSLISTE VEDLEGG SJEKKLISTER FOR SAKSBEHANDLINGSTID ADMINISTRASJONSSJEFENS HØRINGSSVAR...20 Side: 5

6 Side: 6

7 1 INNLEDNING Kontrollutvalget i Longyearbyen lokalstyre bestilte i sak 18/10 et forvaltningsrevisjonsprosjekt innenfor byggesaksbehandling. Tema for undersøkelsen er overholdelse av saksbehandlingsfrister, utforming av vedtak og underretning om dette, samt utøvelse av kommunens tilsynsmyndighet. Kommunenes behandling av byggesøknader og byggemeldinger har fått relativt stor oppmerksomhet de senere år. Det har vært påpekt at regelverket har vært komplisert og ressurskrevende for byggherre og ansvarshavende, og at saksbehandlingstiden i mange kommuner har vært for lang. I 1997 ble plan- og bygningsloven gjenstand for omfattende endringer. Reformen skulle blant annet bidra til klarere ansvarsforhold, økt forutsigbarhet i saksbehandlingen og bedre kontroll. For å effektivisere saksbehandlingen og bedre forutberegneligheten, ble det vedtatt endringer i lov og forskrift med virkning fra Ved denne lovendringen ble byggesaksbehandlingen i mye større grad enn tidligere regulert ved detaljerte maksimumsfrister. 1 Fra ble det også innført sanksjoner for de tilfellene der kommunen ikke overholder saksbehandlingsfrister for rammesøknader og ettrinnssøknader. Ved fristbrudd skal saksbehandlingsgebyret reduseres med 25 % per uke fristen oversittes. Det kan ligge en viss spenning mellom korte frister og krav til begrunnede vedtak. Vedtakene og underretningen til søker er i dette prosjektet vurdert opp mot noen av forvaltningslovens regler for saksbehandling. Å vurdere saksbehandlingstiden opp mot enkelte saksbehandlingsregler i forvaltningsloven, kan si noe om fokuset på kortere frister fører til at vedtakene og underretningen blir mangelfulle i forhold til de rettslige krav. Ved lovreformen i 1997 ble kommunenes rolle som tilsyns- og kontrollmyndighet vesentlig forandret. Samtidig ble hovedansvaret for kontrollen med selve byggverket lagt til tiltakshavers fagkyndige medhjelpere, som han plikter å la seg bistå av. Den kommunale bygningsmyndighetens oppgave er å definere den kontrollen som skal gjennomføres, og se til at denne er gjennomført. Kommunens tilsyn kan inndeles i tre forskjellige områder 2 : tilsyn med prosjektering, tilsyn med utførelsen, samt tilsyn med foretakenes systemer. 1 Før lovendringen var det bare for meldinger og søknader om enkle tiltak det var eksplisitte tidsfrister. 2 Melding HO-1/2004, Statens bygningstekniske etat. Side: 7

8 2 PROBLEMSTILLINGER OG AVGRENSNING 2.1 Problemstillinger KomRev NORD IKS har på bakgrunn av kontrollutvalgets bestilling utarbeidet tre problemstillinger. Overholdes saksbehandlingsfristene i plan- og bygningsloven? Overholdes saksbehandlingsreglene i forvaltningsloven? Utøver Longyearbyen lokalstyre sin pålagte tilsynsmyndighet? 2.2 Avgrensing Undersøkelsen er begrenset til en gjennomgang av enkle tiltak 3, ettrinnssøknader og rammesøknader 4. I den videre gjennomgang blir det ikke skilt mellom ettrinnssøknader og rammesøknader, og disse vil samlet bli benevnt som søknader. Revisjonen avgrenser den reviderte perioden til å undersøke søknader som er mottatt fra siste halvdel av 2008 til første halvdel av Avgrensningen til siste halvdel av 2008 begrunnes med at Longyearbyen lokalstyre la om til elektronisk arkivsystem fra , og revisjonens tilgang til byggesaksmapper før denne dato er begrenset. Avgrensing til første halvdel av 2010 følger av at nye bestemmelser i plan- og bygningsloven trådte i kraft (byggedelen). Når det gjelder forvaltningslovens saksbehandlingsregler, har vi fokusert på de reglene som gjelder for utformingen av selve vedtaket og underretningen om dette. Med dette avgrenser vi mot de reglene som skal sikre at saken utredes tilstrekkelig før vedtak treffes, her medregnet reglene som skal sikre at parten og andre berørte blir varslet og får muligheten til å kommentere opplysninger av interesse i saken. Vi har ikke foretatt noen faglig vurdering av de rettslige og skjønnsmessige sidene ved sakene vi har undersøkt. Presentasjon av våre funn og vurderinger vil være avgrenset til de konkrete problemstillingene som er formulert for prosjektet. Prosjektet er ikke en fullstendig gjennomgang og vurdering av alle de oppgaver som ligger til Longyearbyen lokalstyres byggesaksbehandling. 3 Søknad om tiltak som er i samsvar med bestemmelser gitt i eller i medhold av plan og bygningsloven, der det ikke foreligger protester fra naboer og der det heller ikke er nødvendig å hente inn tillatelse, samtykke eller uttalelse fra annen myndighet, jfr. SAK- forskriften Ettrinnssøknader gjelder mindre tiltak der prosjekteringsomfanget er lite og rammebetingelsene uproblematiske. Rammesøknader gjelder større og mer kompliserte tiltak. Prosessen blir da delt med en søknad om rammetillatelse, og deretter en søknad om igangsettingstillatelse. Side: 8

9 3 METODE OG DATAMATERIALE Prosjektet er gjennomført i henhold til RSK 001, som er Norges Kommunerevisorforbunds standard for forvaltningsrevisjon. I 2009 var det 100 byggesaker i Longyearbyen lokalstyre, mens antallet i 2010 var 110 saker. Foruten de type saker som undersøkes i dette forvaltningsrevisjonsprosjektet, omfatter denne saksmengden delingssaker, meldinger om ferdigstillelse, anmodninger om midlertidig brukstillatelse, samt meldinger om tiltak. I tillegg er det årlig noen søknader som ikke blir behandlet fordi de ikke blir komplettert av søker, selv etter at de har mottatt mangelbrev fra byggesaksbehandler. Forvaltningsrevisjonsprosjektet baseres i hovedsak på dokumentanalyse av Longyearbyen lokalstyres byggesaksmapper i form av en gjennomgang av 29 søknader fra en toårsperiode (medio 2008 medio 2010) - noe som omfatter nær samtlige enkle tiltak, ettrinnssøknader og rammesøknader i den aktuelle perioden. I tillegg har vi fått supplerende faktaopplysninger gjennom samtaler med byggesaksbehandler og plan- og utviklingssjef. Med gyldige data menes at det skal være samsvar mellom revisjonskriteriene og problemstillingen for undersøkelsen og de data som er samlet inn. Vi mener at data i denne undersøkelsen er egnet til å svare på problemstillingene, ved at vi har relevant og tilstrekkelig informasjon. I tillegg er høy gyldighet sikret gjennom at vi har sammenlignet faktafunn fra dokumentanalyse og intervju/muntlig informasjon. Med pålitelige data menes at data skal være mest mulig presise og nøyaktige. For å sikre at data er pålitelige, er det nødvendig å vurdere eventuelle feilkilder. Dette er ivaretatt ved kvalitetssikring av faktaopplysningene som er framkommet fra dokumenter, og verifisering av faktaopplysninger framkommet i intervju og samtaler. 4 REVISJONSKRITERIER Revisjonskriterier er en samlebetegnelse på regler og normer som gjelder innenfor det området som undersøkes. Revisjonskriterier er basis for revisjonens analyser, vurderinger og konklusjoner, og de er et viktig grunnlag for å kunne dokumentere avvik eller svakheter. 4.1 Saksbehandlingsfrister Når det gjelder saksbehandlingstider, er dette direkte regulert i Lov av nr 77 Plan- og bygningslov (pbl) og Forskrift av nr 749 (KAD) om saksbehandling og kontroll i byggesaker (saksbehandlingsforskriften/sak). Pbl 95 nr 1 og SAK 23 nr 1 d) pålegger kommunen å behandle søknader snarest, og senest innen tolv uker. I spesielle tilfeller kan kommunen forlenge fristen. Pbl 93b gir kommunen en tre ukers frist på å behandle enkle tiltak. SAK 24 gir nærmere regler om hvordan tidsfristene i gjeldende lov og forskrift skal beregnes. Side: 9

10 4.2 Saksbehandlingsregler Forvaltningsloven har generelle saksbehandlingsregler som også gjelder for behandlingen av byggesaker. Litt forenklet kan man si at saksbehandlingsreglene skal ivareta to ulike hovedhensyn. Vi vil ikke undersøke om Longyearbyen lokalstyre fatter vedtak på tilstrekkelig og korrekt grunnlag av uhildete personer. Det vi vil undersøke er om tiltakshaver, når vedtak er fattet, bli gjort oppmerksom på hvorfor vedtaket ble som det ble. Dette innebærer at parten både skal gjøres kjent med hvilke faktiske opplysninger som er lagt til grunn, og hvordan dette forholder seg til det aktuelle regelverket. Parten skal også orienteres om hvilke rettigheter denne har etter forvaltningsloven. Eksempler på dette er opplysning om til rett til innsyn i sakens dokumenter og informasjon om adgangen til å påklage vedtaket. Revisjonskriteriene er hentet fra forvaltningsloven 24, 25 og Tilsyn Undersøkelser på landsplan viser at kommunene i varierende grad og omfang fører tilsyn etter plan- og bygningsloven. 5 Den rettslige reguleringen av tilsynsansvaret er plan og bygningsloven 10-1 og forskrift om saksbehandling og kontroll i byggesaker 35. Bortsett fra at det står at det skal føres tilsyn, sies det ikke noe om hvordan og i hvilket omfang. Staten bygningstekniske etat er en fagetat med særlig ansvar for oppfølging av dette saksområdet, med anbefalinger og informasjon. De har gitt ut veiledninger med råd og anbefalinger på tilsynsområdet, bl.a. melding HO-1/2004 som er en temaveileder med tittelen Tilsyn i byggesak. I punkt 3 i veilederen er planlegging og organisering av tilsyn beskrevet. Det fremheves som avgjørende at tilsynsarbeidet må planlegges i en årlig plan eller program og at denne evalueres ved årets slutt. Veilederen nevner også en del områder planen bør inneholde. Når det gjelder antall tilsyn kommunen bør gjennomføre, foreskriver veilederen at det bør gjennomføres i såpass mange saker at det i tilstrekkelig grad avdekker regelbrudd i de byggesaker som behandles i kommunen. Statens byggtekniske etat mener dette minimum bør tilsi tilsyn i 5-10 % av kommunens byggesaker. Konkrete revisjonskriterier fremgår av tekstboks i innledningen til hovedkapitlene som behandler hver enkelt problemstilling. 5 Brukerundundersøkelse 2009, Statens bygningstekniske etat. Side: 10

11 5 SAKSBEHANDLINGSFRISTER Revisjonskriterier Plan og bygningsloven 95. Behandling av søknaden i kommunen 1. Når søknaden er fullstendig skal den snarest mulig og senest innen 12 uker behandles og avgjøres av kommunen. 3. Når tiltak etter denne loven eller andre lover krever tillatelse eller samtykke fra helsemyndighet, brannvernmyndighet, arbeidstilsynet, vegmyndighet, havnemyndighet, forurensningsmyndighet, Sivilforsvaret, jordlovmyndighet, friluftsmyndighet og fredningsmyndighet, eller planer for tiltaket skal legges frem for myndighet som nevnt, skal kommunen forelegge saken for vedkommende myndighet, hvis avgjerd eller uttalelse ikke er innhentet på forhånd.(.) Plan- og bygningsloven 95b. Enkle tiltak Søknad om tillatelse til enkle tiltak skal avgjøres innen 3 uker, dersom tiltaket er i samsvar med bestemmelser gitt i eller i medhold av denne lov, samt at det ikke foreligger protester fra naboer eller gjenboere, og ytterligere tillatelse, samtykke eller uttalelse fra annen myndighet ikke er nødvendig. Hvis kommunen ikke har truffet vedtak innen fristens utløp, regnes tillatelse for gitt ved oversittelse av fristen. SAK 23 Tidsfrister oversikt og rettsvirkninger Nr 1 d) Søknader etter pbl 93 skal behandles av kommunen innen tolv uker. Hvor søknaden er oppdelt gjelder denne fristen kun for rammetillatelsen. Denne fristen gjelder også for søknad om endring av rammetillatelse. Der tiltaket er særlig komplisert, krever ekstra politisk avklaring, eller tillatelse eller samtykke (vedtak) fra andre myndigheter etter pbl 95 nr. 3, kan kommunen forlenge fristen. Ny frist skal meddeles tiltakshaver og ansvarlig søker så snart det er klart at fristen vil bli overskredet. SAK 24. Beregning av tidsfrister For ( ), søknader ( ) gjelder tidsfristen fra disse er mottatt og til vedtak er sendt. Nødvendig tidsbruk for feilretting eller supplering av opplysninger kommer i tillegg til fristen. 5.1 Revisjonens funn Byggesaksbehandlingen i Longyearbyen lokalstyre ivaretas av én saksbehandler. Byggesaksbehandler er organisert under plan- og utviklingssjef, som rapporterer til administrasjonssjefen. De senere årene har det vært stor utskifting av byggesaksbehandlere. Nåværende byggesaksbehandler begynte i jobben 1. mars Forhenværende byggesaksbehandler hadde jobben fra høsten 2008 til desember Plan- og utviklingssjef behandlet de byggesaker som kom inn i januar og februar Ved tidligere vakanser har det blitt leid inn konsulenter for å ivareta byggesakstjenesten. Longyearbyen lokalstyre la om til det elektroniske saksbehandlingssystemet ephorte Hensikten var at lokalstyret ikke lengre skulle holde et papirbasert arkiv, men utelukkende oppbevare elektronisk dokumentasjon for byggesakstjenesten. Med litt erfaring kom Side: 11

12 administrasjonen til at det ikke var tilstrekkelig å bare ha elektronsk arkiv. For det første ble det dårlig kvalitet på tegningene når de ble skannet inn. I tillegg har Longyearbyen lokalstyre ingen pc hvor publikum kan få tilgang til sakenes dokumenter. Derfor er det praktisk å ha papirdokumenter å hente frem. Det ble derfor besluttet at lokalstyret skal holde elektronisk arkiv og arkiv på papir som skal være identiske. Men det er en omfattende prosess å bygge opp et papirarkiv, og byggesak har et etterslep på to år med denne jobben. Det er utarbeidet en rutine for hvordan arkiveringen skal gjøres både i ephorte og i den fysiske saksmappen. Fagansvarlig for arkiv anser byggesakstjenesten for å være gode til å jobbe med og følge opp saksbehandlingssystemet ephorte. Longyearbyen lokalstyre har maler/sjekklister for byggesaksbehandlingen gjennom byggesaksmodulen i det elektroniske saksbehandlingssystemet ephorte. Saksbehandler må markere alle sjekkpunktene for å komme videre i systemet, og sikrer slik at alle nødvendige trinn i behandlingen av byggesaker blir gått gjennom. Disse er tilpasset Longyearbyens lokale forhold. Likeledes benyttes en lokalt utarbeidet mal for vedtaksbrev i alle saker. Når en søknad mottas, går byggesaksbehandler gjennom den. Om søknaden ikke er komplett, skriver saksbehandleren et mangelbrev som sendes tiltakshaver/ansvarlig søker hvor det påpekes hvilken dokumentasjon som må ettersendes før søknaden kan behandles. Byggesaksbehandler opplever at arkitektene som sender søknader på vegne av tiltakshaver, sender komplette søknader. Privatpersoner som søker, sender ikke alltid komplette søknader. Men det er få privatpersoner som søker om tillatelse til å gjennomføre tiltak. Ofte kommer de private søkerne innom for å få informasjon om hva en komplett søknad skal inneholde. Det avholdes sjeldent formelle forhåndskonferanser. Longyearbyen lokalstyre har utarbeidet en referatmal for forhåndskonferanser. Om byggesaksbehandler mottar en søknad med mangler eller feil, utarbeider hun/han et mangelbrev som sendes til søker. Saksbehandlingsfristen suspenderes når mangelbrev sendes fra Longyearbyen lokalstyre. Fristen begynner ikke å løpe før tiltakshaver har komplettert/rettet opp feil i søknad. Våre undersøkelser avdekker at Longyearbyen lokalstyre i seks saker enten ikke kan dokumentere at mangelbrev ble sendt, eller når søknaden var komplett. Revisjonen finner at Longyearbyen lokalstyre gir søker skriftlig melding dersom det blir nødvendig å behandle søknaden politisk, og at det derfor forventes en noe lengre saksbehandlingsfrist enn normalt. Revisjonen har i slike tilfeller betraktet saksbehandlingstiden som supendert fra brev om politisk behandling sendes til søker inntil miljø- og næringsutvalget har fattet et vedtak i saken. Undersøkelsen viser at Longyearbyen lokalstyre ved flere tilfeller har mottatt sent høringssvar fra andre myndigheter, som Sysselmannen og Riksantikvaren. Normal høringsfrist er fire uker, og på fastlandet kan kommunene fatte et vedtak selv om svar ikke er mottatt innen høringsfristens utløp. Men om denne fristen ikke overholdes, må Longyearbyen lokalstyre uansett la byggesaker bero inntil de mottar høringssvar. Revisjonen har i beregningen av saksbehandlingstid derfor ansett saksbehandlingstiden som suspendert i perioden fra høringsbrev sendes til svar er mottatt. Byggesaksbehandler tar daglig ut restanselister ut fra saksbehandlingssystemet ephorte. I tillegg varsler ephorte når det nærmer seg frist for å ferdigbehandle de enkelte sakene. Men for at denne skal fungere, må byggesaksbehandler legge inn all korrespondanse mellom partene, som mangelbrev, slik at systemet kan beregne saksbehandlingstid. Dette fordi fristen for saksbehandling ikke løper før søknaden er komplett. Byggesaksbehandler forteller at det er få Side: 12

13 byggesaker i Longyearbyen, og hun anser det verken som et problem å holde oversikt over de aktive sakene eller å få dem behandlet innen fristen løper ut. Det er ikke gjort politiske eller administrative vedtak om at spesielle type saker skal prioriteres i saksbehandlingen av byggesaker. Men om byggesaksbehandler for eksempel får beskjed om at det står en maskin klar til å slå påler i bakken, og byggesaksbehandler har tid, blir denne søknaden prioritert som en hastesak. Da kan det bli fattet et vedtak i løpet av dagen. I tabell 1 presenteres saksbehandlingstiden for de byggesakene som er undersøkt av revisjonen. Sakene er presentert i antall. I parentes fremkommer akkumulert prosentandel ferdigbehandlede saker. 1 uke < 8 dager 2 uker 8-14 dager 3 uker dager 4-5 uker dager 6-12 uker dager > 12 uker > 84 dager Enkle tiltak 2 (18) 4 (55) 3 (82) 2 (100) Søknader 7 (39) 3 (56) 2 (67) 4 (89) 2 (100) - 18 Totalt antall saker Som tabellen viser, ble samtlige søknader som er undersøkt, behandlet innen tolv uker etter at Longyearbyen lokalstyre hadde mottatt fullstendig søknad, det vil si etter at søker har supplert informasjon på forespørsel fra Longyearbyen lokalstyre. Ni av elleve enkle tiltak ble behandlet innen tre uker, men to saker ble behandlet innen fire uker etter at Longyearbyen lokalstyre hadde mottatt fullstendig melding. 5.2 Revisjonens vurderinger Longyearbyen lokalstyre holder seg i samtlige saker innenfor frist på tolv uker i saksbehandlingen av søknader, jf. plan- og bygningslovens 95 nr 1 og saksbehandlingsforskriften 23 nr 1. I behandlingen av enkle tiltak har Longyearbyen lokalstyre i to av de undersøkte sakene overskredet den tre ukers saksbehandlingsfristen, jf. plan og bygningslovens 95b. Side: 13

14 6 SAKSBEHANDLINGSREGLER Revisjonskriterier Forvaltningsloven 24. Når enkeltvedtak skal grunngis Enkeltvedtak skal grunngis. Forvaltningsorganet skal gi begrunnelsen samtidig med at vedtaket treffes. I andre saker enn klagesaker kan forvaltningsorganet la være å gi samtidig begrunnelse dersom det innvilger en søknad og det ikke er grunn til å tro at noen part vil være misfornøyd med vedtaket. Forvaltningsloven 25. Begrunnelsens innhold I begrunnelsen skal vises til de regler vedtaket bygger på, med mindre parten kjenner reglene. I den utstrekning det er nødvendig for å sette parten i stand til å forstå vedtaket, skal begrunnelsen også gjengi innholdet av reglene eller den problemstilling vedtaket bygger på. I begrunnelsen skal dessuten nevnes de faktiske forhold som vedtaket bygger på. Er de faktiske forhold beskrevet av parten selv eller i et dokument som er gjort kjent for parten, er en henvisning til den tidligere framstilling tilstrekkelig. I tilfelle skal det i underretningen til parten vedlegges kopi av framstillingen. De hovedhensyn som har vært avgjørende ved utøving av forvaltningsmessig skjønn, bør nevnes. Er det gitt retningslinjer for skjønnsutøvingen, vil i alminnelighet en henvisning til retningslinjene være tilstrekkelig. Forvaltningsloven 27. Underretning om vedtaket Det forvaltningsorgan som har truffet vedtaket, skal sørge for at partene underrettes om vedtaket så snart som mulig. ( ) I regelen gis underretning skriftlig. ( ) I underretningen skal videre gis opplysning om klageadgang, klagefrist, klageinstans og den nærmere fremgangsmåte ved klage, samt om retten etter 18, jf 19 til å se sakens dokumenter. 6.1 Revisjonens funn Begrunnelsens innhold Gjennomgangen av vedtaksbrevene viser at de er bygget opp rundt en fast mal, som er benyttet i alle saker som er undersøkt i dette forvaltningsrevisjonsprosjektet. Vedtaksbrevene har innledningsvis en kort benevnelse av tiltakets art (eksempelvis nytt bygg ikke boligformål over 70 m2 ), adresse og bruksareal. Brevet er delt inn i avsnitt for vedtak, saksutredning/begrunnelse for vedtaket og øvrige lovbestemmelser. I vedtaksbrevets avsnitt om selve vedtaket, benyttes følgende standardformulering om søknaden: I medhold av byggesaksforskrift for Longyearbyen 14, jf plan- og bygningsloven 93 og 95 godkjennes søknad mottatt xx.xx.20xx om tillatelse til ett trinn for oppføring av xxxx på eiendommen xx/xxx på følgende vilkår: (..) Det vises for øvrig til søknadens vedlagte tegninger. Vilkårene som nevnes er for eksempel at avfallsplan skal sendes inn, bygget skal fargesettes i Side: 14

15 samsvar med innsendte fargeforslag, bygget skal plasseres i byggegrense vist i delplanen, slik tilsendt situasjonskart viser. Ved rammetillatelse presiserer brevet at tiltaket ikke tillates igangsatt før igangsettingstillatelse er gitt. Samtidig presenteres søker for vilkår som hun/han må oppfylle før igangsettingstillatelse kan gis. Når det er aktuelt, spesifiseres det i brevet hvilke punkt i søknaden Longyearbyen lokalstyre innvilger og hvilke punkt som ikke tillates. For øvrig har malen punkter om plassering i horisontalplanet og høydeplassering, atkomst/avkjørsel, godkjenning av ansvarsrett, kontrollform og ansvar. Avsnittet om saksutredning/begrunnelse for vedtaket, har kortfattede beskrivelser om planstatus for det aktuelle området og nabovarsel for tiltaket (med lovhjemmel). Videre følger administrasjonens drøfting/begrunnelse av følgende punkt: utforming/tilpassing, estetiske krav (med lovhjemmel), beliggenhet og høydeplassering, kontroll, ansvar (med lovhjemmel), uttalelse/krav fra andre myndigheter (det presiseres hvilken instans det gjelder), vannforsyning, avløp, fjernvarme (viser til krav) og elektrisk energi, sikkerhet i bruk (forskrift), sikring av byggeplass (med lovhjemmel), avfall (forskrift), varsel om forurensingsgebyr (forskrift og gebyrregulativ), dokumentasjon ved tilsyn, spesielle forhold (eksempelvis forekomster av sårbare plantearter), kulturminner (hvilke fredede kulturminner tiltaket grenser til), samt et punkt om øvrige opplysninger. I avsnittet øvrige lovbestemmelser belyses anmodning om ferdigattest (med hjemmel), bortfall av tillatelse (med hjemmel), samt klageadgang (med hjemmel) Underretning om vedtaket Revisjonen finner at søkerne er underrettet om vedtak umiddelbart etter at vedtaket er fattet. I samtlige vedtaksbrev gjør Longyearbyen lokalstyre tiltakshaver/ansvarlig søker oppmerksom på klageadgang med følgende formulering: Denne avgjørelse er et enkeltvedtak etter forvaltningslovens bestemmelser som kan påklages av partene til overordnet forvaltningsorgan inne 3 uker, jf forvaltningsloven 28 ff. En slik klage kan føre til at avgjørelsen blir omgjort. Longyearbyen lokalstyre er ikke ansvarlig for tap som tiltakshaver måtte lide ved en slik omgjøring. Eventuell klage framsettes for Longyearbyen lokalstyre ved administrasjonssjef. Dokumentet gjør ikke rede for rett til å kreve begrunnelse, hva en klage skal inneholde, tiltakshavers rett til å se sakens dokumenter, retten til veiledning, muligheten for å få dekket kostnader ved klagesak, samt muligheten for å klage til Sivilombudsmannen. 6.2 Revisjonens vurderinger Etter revisjonens vurdering har Longyearbyen lokalstyre begrunnet de undersøkte vedtakene i byggesaker slik forvaltningslovens 24 krever. Innholdet i begrunnelsene anser revisjonen at oppfyller kravene i forvaltningslovens 25, da så vel det faktiske som det rettslige grunnlaget for avgjørelsen framgår av vedtakene. Underretning er sendt så snart som mulig, jf forvaltningslovens 27. Innholdet i underretningene omfatter ikke søkers rettigheter i forbindelse med og den nærmere fremgangsmåte ved klage, slik forvaltningslovens 27 krever, og heller ikke om retten til å se sakens dokumenter etter forvaltningslovens 18. Side: 15

16 7 TILSYN Revisjonskriterier Plan- og bygningsloven Kommunens oppgaver og samarbeidsplikt Kommunen skal utføre de gjøremål som er lagt til den i denne lov, forskrift og vedtekt, og føre tilsyn med at plan- og bygningslovgivningen holdes i kommunen. Tilsyn i byggesak HO-1/2004, Statens bygningstekniske etat. 3.2 Tilsynsplan/tilsynsprogram Et effektivt tilsyn er avhengig av at kommunen utarbeider en årlig tilsynsplan eller et tilsynsprogram med målsettinger og strategier for hvordan dette skal gjennomføres og organiseres. ( ) Planen/programmet bør ta for seg bl.a.: målsettinger om antall tilsyn som skal gjennomføres prioriteringer hvilke temaer tilsynet skal fokusere på organisasjonsbeskrivelse for det kommunale tilsynsapparatet hvilke ressurser som skal avsettes kompetanseoppbygging samarbeid med nabokommuner rutiner for tilbakemeldinger til Statens bygningstekniske etat. Hvert år bør kommunen gjennomgå resultatene på området og foreta en evaluering av om de satte målene er oppnådd og mulige forbedringer. Tilsyn i byggesak HO-1/2004, Statens bygningstekniske etat. 3.3 Hvor mange tilsyn bør kommunen gjennomføre Skal tilsyn ha noen effekt anbefaler Statens bygningstekniske etat tilsyn i minimum 5-10 % av kommunens byggesaker. 7.1 Revisjonens funn Byggesakstjenesten i Longyearbyen gjennomfører ikke tilsyn, og utarbeider følgelig ikke et tilsynsprogram/tilsynsplan. Longyearbyen lokalstyre begrunner den manglede tilsynsaktiviteten med at det har vært stor utskiftning av byggesaksbehandlere de senere år. Plan- og utviklingssjef forteller at det er en målsetning å komme i gang med planlagt og systematisk tilsynsaktivitet så snart som mulig. Longyearbyen lokalstyre iverksatte 1. februar 2011 tilsyn på branndokumentasjon i ett tiltak. Dette er utenfor perioden som revideres i dette forvaltningsrevisjonsprosjektet. I brevs form ble det bedt Side: 16

17 om dokumentasjon på at det planlagte bygget vil tilfredsstille krav til brannsikring ved ferdigstillelse. Før den reviderte perioden gjennomførte Longyearbyen lokalstyre et tilsyn på sikring av en byggeplass. Tilsynet ble gjennomført i I den forbindelse ble det sendt ut et pålegg til alle som drev byggeaktivitet i området, om at de må sikre byggeplassene i henhold til regelverket. I tillegg påpekte Longyearbyen lokalstyre at det er begrensninger for hvor mye støy som kan aksepteres fra en byggeplass. Utskrift av de aktuelle lover/retningslinjer ble vedlagt brevet. Planog utviklingssjef forteller at utbyggerne nå sikrer sine byggeplasser. Det er få aktører som driver byggeaktivitet i Longyearbyen, og alle disse hadde aktivitet på plassen i 2007, og er derfor kjent med at Longyearbyen lokalstyre følger opp manglende sikring av byggeplasser. 7.2 Revisjonens vurderinger Revisjonen vurderer at Longyearbyen lokalstyre ikke oppfyller tilsynskravet i pbl Longyearbyen lokalstyre har ingen plan eller program for tilsynsvirksomheten slik Statens bygningstekniske etat anbefaler i HO-1/2004. Omfanget av tilsyn med byggesaker er ikke i tråd med SBEs anbefalinger i ovennevnte veileder. 8 OPPSUMMERING Revisjonen finner at Longyearbyen lokalstyre hovedsaklig har holdt seg innenfor fristene i lovverket i saksbehandlingen av de byggesaker som er undersøkt i dette forvaltningsrevisjonsprosjektet. Longyearbyen lokalstyre oppfyller kriteriene tilknyttet begrunnelsen av vedtak innen byggesak. De oppfyller i hovedsak også krav til underretning om vedtak. Longyearbyen lokalstyre kan ikke sies å utøve sin tilsynsmyndighet på en tilfredsstillende måte, verken i omfang eller utførelse. 9 HØRING Rapporten ble sendt på høring til administrasjonssjefen i Longyearbyen lokalstyre den , med frist for tilbakemelding den Revisjonen mottok administrasjonssjefens høringsbrev Administrasjonssjefens høringsbrev er i sin helhet lagt ved rapporten. 10 ANBEFALINGER På bakgrunn av forvaltningsrevisjon av byggesaksbehandling og tilsyn, anbefaler revisjonen Longyearbyen lokalstyre å planlegge hvordan de skal komme i gang med tilsyn slik dette er forutsatt i plan- og bygningsloven. Side: 17

18 11 DOKUMENTASJONSLISTE Brukerundersøkelse 2009, Statens bygningstekniske etat. Forskrift om saksbehandling og kontroll i byggesaker ( SAK), Fastsatt av kommunal og regionaldepartementet 24. juni 2003 med hjemmel i plan og bygningsloven. Lov om kommuner og fylkeskommuner av Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker av Plan- og bygningsloven av , nr. 77. Melding HO 1/2004: Tilsyn i byggesak temaveiledning. Statens bygningstekniske etat. Rundskriv H 13/03 Lovendringer om tidsfrister i byggesaker, forenklinger m.m., Kommunal og regionaldepartementet. Byggesaksmapper (papirformat og i saksbehandlingssystemet ephorte) Side: 18

19 12 VEDLEGG SJEKKLISTER FOR SAKSBEHANDLINGSTID E 2010/xxx = enkle tiltak Saksnummer Søknad mottatt Mangelbrev/ høring/politisk behandling Søknad fullstendig Vedtak ut Total saksbehandlingstid 2010/ dager E 2010/ dager E 2010/ dager 2010/ Mangelbrev foreligger ikke dag E 2010/ dager E 2010/ dager E 2010/ dager 2010/ Mangelbrev Mangelbrev dager 2010/ dager 2010/ Mangelbrev dager E 2010/ Mangelbrev Kan ikke dokumenteres dager 2010/ Mangelbrev foreligger ikke dager E 2009/ Mangelbrev dager 2009/ dager 2009/ Mangelbrev foreligger ikke dager 2009/ dager 2009/ Mangelbrev Mangelbrev dager 2009/ dager E 2009/ Mangelbrev foreligger ikke dag 2009/ dager 2009/ Mangelbrev foreligger ikke Nabovarsel Møte i miljø- og næringsutvalget / dager 2009/ dager 2009/ Høring Sysselmannen/ Riksantikvaren Møte i miljø- og næringsutvalget dager 2009/ Høring Sysselmannen Høringssvar dager E 2009/ dager E 2009/ dager 2009/ dag E 2009/ dager Side: 19

20 14 ADMINISTRASJONSSJEFENS HØRINGSSVAR LONGYEARBYEN LOKALSTYRE KomRev NORD IKS Postboks HARSTAD Kontaktperson: Lene Zahl Johnsen Deres referanse: Vår referanse: Saksbehandler Dato: 2011/ Ivar Undheim HØRING - FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT BYGGESAKSBEHANDLING OG TILSYN Viser til brev av fra KomRev NORD. Det har vært en god dialog med plan- og utviklingsavdelinga under arbeidet med rapporten, og vi har ingen merknader til rapporten slik den nå foreligger. Dette brevet sendes som vedlegg til mail og via posten. Med hilsen Ivar Undheim administrasjonssjef Kopi: Vigdis Hole Postadresse: Postboks 350, 9171 Longyearbyen Telefon: Bank: Besøksadresse: Næringsbygget Tlf. direkte Org.nr.: E-post: postmottak@lokalstyre.no Telefaks: Internett: Side: 20