KONKURRANSEGRUNNLAG for anskaffelse av Lastebiler, traktorer og redskapsbærere til vinterdrift i Skien kommune Tilbudsfrist: kl.12.

Transkript

1 KONKURRANSEGRUNNLAG for anskaffelse av Lastebiler, traktorer og redskapsbærere til vinterdrift i Skien kommune Tilbudsfrist: kl Konkurransegrunnlag vinterdrift 2016

2 Innholdsfortegnelse 1 KORT BESKRIVELSE AV OPPDRAGET 3 2 GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN Anskaffelsesprosedyren Frister Avtalens varighet Spørsmål til konkurransen Innlevering av tilbud Tilbudsåpning Omkostninger 4 3 KRAVSPESIFIKASJON Beskrivelse av anskaffelsen Utstyr til lastebil, traktorer og redskapsbærere Kommunikasjon Brøyteutstyr Eget utstyr Melding om utstyrets tilstand Skifte av fører Opplæring Endring av driftsopplegg Forsikring/erstatning for skader 6 4 PRISER OG BETINGELSER Timepris Beredskapsgodtgjørelse Betaling/oppgjør Betalingsbetingelser Prisregulering Arbeidstid Beredskapsperioden 7 5 LEVERANDØRENS TILBUD Kvalifikasjonsopplysninger Tilbudsopplysninger Pristilbud. 7 6 KVALIFISERING AV LEVERANDØR Attest for betalt skatt og avgift Økonomisk gjennomføringsevne Tekniske og faglige kvalifikasjoner Referanser 8 7 VALG AV LEVERANDØR 8 8 KONTRAKT 9 9 Leverandørens dokumentasjonsliste Retningslinjer for utrykning på brøyting i Skien kommune Rodeoversikt Vedlegg 1 - Tilbudsskjema 13 Konkurransegrunnlag vinterdrift

3 1 KORT BESKRIVELSE AV OPPDRAGET Konkurransen gjelder innleie av lastebiler, traktorer og redskapsbærere med sjåfør til brøyting for Skien kommune, Drift og anlegg. Vi skal også inngå avtale om strøing med enkelte av entreprenørene og eventuell transport av strøsand. 2 GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN Konkurransen er kunngjort i Doffin og Skien kommunes internettsider. Tilbudet skal inneholde alle de opplysninger som denne tilbudsinnbydelsen stiller krav om, og følge samme inndeling/nummerering som konkurransegrunnlaget. Tilbud som avviker fra konkurransegrunnlaget kan bli avvist. Konkurransen er regulert av lov og forskrift om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69. Ajourført med endringer, senest ved lov 30. juni 2006 nr. 41. Forskrift fastsatt ved kgl.res. 7.april 2006 nr. 402 med hjemmel i lov 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser 11 første ledd. Fremmet av Fornyings- og administrasjonsdepartementet. Endret ved forskrift 24. november 2006 nr Informasjon om regelverket er å finne på Fornyings- og administrasjonsdepartementet internettsider Anskaffelsesprosedyren Åpen anbudskonkurranse 2.2 Frister Frist for å stille spørsmål til konkurransen: Fredag Tilbudsfrist (tilbudet skal være kommunen i hende): Mandag , kl.12:00 Vedståelsesfrist: Fredag For sent innlevert tilbud blir avvist 2.3 Avtalens varighet Skien kommune skal inngå rammeavtale for 2 år. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å kunne prolongere avtalen med 2 år (1+1). 2.4 Spørsmål til konkurransen Spørsmål i forbindelse med anbudet skal rettes til: Skien kommune, Drift og anlegg. Kontaktperson: Bjarne Skauen Adresse: Henrik Ibsensgt. 2, 3707 Skien. Telefon: Mobil: E-post: bjarne.skauen@skien.kommune.no Alle relevante spørsmål med svar, vil bli anonymisert og distribuert til samtlige interessenter/tilbydere. 2.5 Innlevering av tilbud Tilbudet sendes/leveres i lukket nøytral konvolutt merket Anbudskonkurranse vinterdrift Tilbudet skal bestå av følgende: Ett 1 sett i papirformat fullstendig tilbud. Eller: Konkurransegrunnlag vinterdrift

4 Ett - 1- sett elektronisk - USB-stick. Tilbudet skal leveres/sendes til følgende adresse: Skien kommune, Drift og anlegg. Postboks Skien Tilbud pr. e-post eller telefaks aksepteres ikke. Tilbudet skal være utformet på norsk. Tilbyder kan ikke gjøre endringer i tilbudet eller kalle tilbudet tilbake etter tilbudsfrist. Kontaktperson: Bjarne Skauen 2.6 Tilbudsåpning Det vil ikke bli foretatt offentlig tilbudsåpning. Tilbudene vil bli protokollført. 2.7 Omkostninger Omkostninger som tilbyderen pådrar seg ved utarbeidelsen av tilbudet vil ikke bli refundert av kommunen. 3 KRAVSPESIFIKASJON 3.1 Beskrivelse av anskaffelsen Skien kommune ønsker å inngå kontrakt for brøyting og eventuelt strøing for Drift og anlegg. Kontrakten vil gjelde for 2 år med mulighet for oppdragsgiver å forlenge med 1+1 år. Kontrakten vil gjelde for sesongene 2016/2017, 2017/2018. Krav til lastebiler er min. euro 4 klasse. Krav til maskiner og traktorer ikke eldre enn 10 år. I anbudskonkurransen skal det innhentes tilbud på ca. 26 enheter fordelt på 12 roder. Innenfor enkelte roder vil det være behov for flere enheter. Rodeoversikten er vist i pkt. 14 i konkurransegrunnlaget. I tillegg gjelder anbudet også øvrig vinterdrift etter oppdrag fra Skien kommune, Drift og anlegg. Med øvrig vinterdrift menes rydding og bortkjøring av snø samt strøing. 3.2 Utstyr til lastebil, traktorer og redskapsbærere Leverandøren holder nødvendig plogfeste med frontplate samt nedsenket frontbjelke og hydraulisk plogløft. Det vises til vegvesenets standard NS 820. Leverandøren må videre bekoste innkjøp og montering av varsellykt som gir blinkende gult lys, samt brøytelys (lysutstyr) og annet nødvendig varselutstyr. Leverandøren plikter å gjøre seg kjent med instruksen for bruk av varsellykt. Konkurransegrunnlag vinterdrift

5 Et eventuelt bytte av lastebil, traktor eller redskapsbærer i løpet av kontraktsperioden skal godkjennes av Skien kommune. Alle kostnader må her dekkes av leverandør. 3.3 Kommunikasjon Skien kommune har tatt i bruk flåtestyring i fm. Vinterdrift, Guardsystems. Systemet gir en fullstendig oversikt over bedriftens kjøretøy i sanntid. Rode App er utviklet for sjåfører og er et nytting verktøy i fm. Bekrefting av utkalling samt utførsel av arbeid. I beredskap og under oppdrag skal entreprenøren/sjåføren alltid være tilgjengelig på mobiltelefon med krav om Smarttelefon. I tillegg er det krav om montering av GPS i alle enheter i forbindelse med flåtestyring. Fakturahåndtering i systemet kan bli aktuelt på et senere tidspunkt. 3.4 Brøyteutstyr Drift- og anlegg holder nødvendig plogmateriell. Det forutsettes benyttet vendbart kommunalblad. Under spesielle forhold kan det være nødvendig å bruke spissplog på en rode som normalt brøytes med kommunalblad. Godtgjørelsen er i tilfellet den samme med mindre annet er angitt. Reparasjoner av kommunens brøyteutstyr skal utføres etter nærmere avtale og bekostes av oppdragsgiver, såfremt skaden ikke skyldes uaktsomhet fra leverandørens side. Det forutsettes at skifte av skjære og ski foretas av leverandøren. Etter sesongavslutning skal kommunalt utstyr leveres på lager anvist av oppdragsgiver og innen 1. mai (dersom ikke annet er avtalt). Dersom utstyret ikke er i orden innen fristen, vil entreprenøren ha ansvaret før neste vintersesong. 3.5 Eget utstyr Dersom tilbyder ønsker å benytte eget brøyteutstyr, vil kommunen dekke reparasjoner, men ikke deler. Det er ikke tillegg i prisen for eget brøyteutstyr. Vi ønsker å inngå avtaler med enkelte entreprenører for strøoppgaver. Det må legges inn timepris for denne oppgaven hvor tilbyder holder eget strøapparat. Det samme gjelder for snøfres (tilbudsskjema, vedlegg nr. 1). 3.6 Melding om utstyrets tilstand Leverandøren vil få utlevert eget skjema for rapport om tilstand på materiell og utstyr som er kommunens eie. Skjemaet skal fylles ut etter hver vintersesong og fortløpende i sesongen dersom det er nødvendig. 3.7 Skifte av fører Det forutsettes at eventuelt skifte av fører meddeles og godkjennes av Drift- og anlegg. Arbeidet skal utføres av leverandør eller dennes ansatte. Det er ikke tillatt for leverandør å sette bort hele eller deler av arbeidet til andre. Det er heller ikke tillatt å overføre kontrakten til andre leverandører. I spesielle tilfeller kan slik overdragelse likevel gjøres etter nærmere avtale med Skien kommune. 3.8 Opplæring Leverandøren er ansvarlig for at fører/avløsere får full opplæring og kjennskap til kontraktens krav til utførelse og ansvar. Alt personell som skal utføre Konkurransegrunnlag vinterdrift

6 vinterarbeider, plikter å delta på eventuelle møter/ kurs uten kostnad for oppdragsgiver. 3.9 Endring av driftsopplegg Når ekstraordinære forhold gjør dette nødvendig, kan kommunen foreta omplasseringer av lastebiler, traktorer og redskapsbærere uten konsekvenser for det økonomiske oppgjøret mellom partene Forsikring/erstatning for skader Leverandøren er ansvarlig for at de nødvendige forsikringer er tegnet. Kopi av forsikringspolisen med tilhørende vilkår skal på forlangende kunne legges fram. Leverandøren er ansvarlig for eventuelle skader på privat og offentlig eiendom ifm arbeidene. Ved eventuelle skader skal leverandøren kontakte skadelidte etter avklaring med oppdragsgiver og dekke kostnadene. 4 PRISER OG BETINGELSER 4.1 Timepris Tilbudt timepris legges inn i vedlagte tilbudsskjema (vedlegg nr.1). Timeprisen gjelder for hele døgnet. Prisene skal oppgis i NOK eks. mva., men inkludert leverandørens øvrige kostnader (gebyrer, godtgjørelser og lignende). Den angitte timepris skal benyttes ved brøyting, snøfresing og eventuelt strøing etter oppdrag fra oppdragsgiver. 4.2 Beredskapsgodtgjørelse Pris på beredskapsgodtgjørelsen legges inn i tilbudsskjema (vedlegg nr.1) og skal dekke beredskapskostnadene i kontraktsperioden. Prisene skal oppgis i NOK eks. mva. og utbetales i månedsvis like store beløp i den årlige beredskapsperioden. Første utbetaling vil skje den måneden beredskapen starter (jfr. pkt. 4.7). Leverandør skal sende faktura på beløpet i fm. arbeidene. 4.3 Betaling/oppgjør Oppgjør vil bli gitt på grunnlag av kjøreoppgaver attestert av representant for oppdragsgiver, som er oppsynsmann på veg. Faktura sendes fortløpende og ikke senere enn 30 dager etter at arbeidene er avsluttet. Bestiller nummer skal oppgis av oppdragsgiver og skal alltid føres opp på fakturaen. 4.4 Betalingsbetingelser Betalingsbetingelser er fri leveringsmåned + 30 dager 4.5 Prisregulering Fastgodtgjørelse og timepris vil bli regulert årlig og senest innen 1. oktober etter Statistisk Sentralbyrås Kostnadsindeks for drift og vedlikehold av veger, Vinterdrift. Basis er 3. kvartal Konkurransegrunnlag vinterdrift

7 4.6 Arbeidstid Det angis ikke fast arbeidstid for brøyting eller andre oppgaver innen vinterdrift. Arbeidene utføres i henhold til dette konkurransegrunnlaget, kontrakt og instruks for brøyting i Skien kommune. 4.7 Beredskapsperioden Beredskapen skal gjelde i perioden 15. oktober til 15. april. I de tilfeller hvor vinterarbeider er påkrevet utenom den fastsatte perioden, har leverandøren plikt til å utføre slike arbeider etter nærmere avtale med Drift og anlegg. 5 LEVERANDØRENS TILBUD Tilbudet skal inneholde leverandørens dokumentasjonsliste (pkt. 9) 5.1 Kvalifikasjonsopplysninger Tilbudet skal inneholde all dokumentasjon som etterspørres under pkt. 6. Kvalifisering av leverandør. 5.2 Tilbudsopplysninger Tilbudet skal inneholde all dokumentasjon som relevant under pkt. 3. Kravspesifikasjon. 5.3 Pristilbud. Tilbudet skal inneholde all dokumentasjon som etterspørres under pkt. 4 «Priser og betingelser». 6 KVALIFISERING AV LEVERANDØR Kvalifikasjonskravene ved denne forespørselen er listet opp nedenfor, og hvilke dokumentasjon som kreves framlagt for å vurdere om kravene er oppfylt. 6.1 Attest for betalt skatt og avgift Skatt og MVA- attest RF-1316, ikke eldre enn 6 måneder, som bekrefter at tilbyder har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av skatter, trygdeavgifter og MVA. Skatteattesten bestilles via Altinn, skatteetaten eller kemnerkontoret. Dokumentasjon: Legg ved gyldig attest for skatt og avgift. 6.2 Økonomisk gjennomføringsevne Det kreves at tilbyderen har økonomisk evne til å gjennomføre avtalen. Dokumentasjon: Fremleggelse av selskapets komplette årsregnskap for de to siste regnskapsår (dvs. resultatregnskap, balanseregnskap, styrets årsberetning og revisjonsberetning). Dersom tilbyder har gyldig grunn til ikke å legge ved denne dokumentasjonen, kan leverandøren godtgjøre sin økonomiske og finansielle stilling med ethvert dokument som oppdragsgiver kan akseptere. Konkurransegrunnlag vinterdrift

8 6.3 Tekniske og faglige kvalifikasjoner Kompetanse Tilbyderen skal ha tilstrekkelig kompetanse til å gjennomføre rammeavtalen av dette omfang. Dokumentasjon: Oversikt over formell faglig kompetanse og erfaring for medarbeidere som vil være involvert i gjennomføringen av denne rammeavtalen. 6.4 Referanser Dokumentasjon: Liste over de viktigste leveranser/avtaler av tilsvarende karakter de siste tre år, herunder leveransens verdi og tidspunkt, samt kontaktinformasjon. Oppdragsgiver vil kunne ta kontakt med de oppgitte referanser dersom dette anses som nødvendig. Egne erfaringer vil ha tilsvarende betydning som referanser ved kvalifisering. Manglende oppfyllelse av kvalifikasjonskravene kan føre til at tilbudet blir avvist. 7 VALG AV LEVERANDØR Følgende vil bli lagt til grunn ved vurdering av tilbudene: Kriterium Vekt Priser 60 % Kvalitet 20 % Kapasitet 20 % Beregningsmodell For hvert kriterium rangeres det enkelte tilbud på en poengskala fra 1 10, der 10 er høyest. Beste tilbud innenfor hvert kriterium oppnår 10 poeng. Hvor stor del av poengskalaen som benyttes ved poenggivningen avhenger av hvor store forskjeller det er mellom tilbudene på de enkelte kriteriene. Poeng pr. kriterium multipliseres med kriteriets vekt. Det tilbud som oppnår høyest totalscore, defineres som det økonomisk mest fordelaktige tilbudet og er vinner av konkurransen. Priser 60 % Herunder vurderes pris på tilbudt lastebil, traktor og redskapsbærer, samt årlig fastgodtgjørelse, jfr. pkt. 4. Priser og betingelser, samt vedlagt tilbudsskjema (vedlegg 1). Konkurransegrunnlag vinterdrift

9 Kvalitet 20 % Her vurderes euroklasse og alder på lastebiler, maskiner og traktorer. Kapasitet 20 % Her vurderes leverandørens kapasitet (antall maskiner og mannskap). I enkelte roder vil oppdragsgiver at leverandøren dekker roden med flere enheter/eller kapasitet til flere roder. Dette vil ikke gjelde alle rodene. 8 KONTRAKT Kommunens beslutning om hvem som skal tildeles kontrakt vil bli skriftlig meddelt alle deltakerne i konkurransen i rimelig tid før kontrakt inngås. Innstillingen inneholder en begrunnelse for valget og angir frist (karenstid) for leverandører til å klage på beslutningen. Det vil bli inngått kontrakt med den/de leverandør(er) som gir det beste tilbudet i henhold til tildelingskriteriene (jfr. pkt. 7). Kontrakt inngås i henhold til NS 8406 som grunnlag og kontrakten vil bli skrevet i Blankett NS 8406 A. Kontrakten skal underskrives i 2 to eksemplarer. Ett eksemplar til leverandør og ett eksemplar til Skien kommune, Drift og anlegg. Konkurransegrunnlag vinterdrift

10 9 Leverandørens dokumentasjonsliste Tilbyder skal i skjemaet nedenfor fylle ut opplysninger om egen organisasjon: Kontaktinformasjon: Firmanavn: Kontaktperson: Besøksadresse: Postadresse: E-postadresse: Telefon (kontor): Telefon (mobil): Følgende dokumentasjon er vedlagt (merk at manglende dokumentasjon kan føre til at tilbudet avvises): Økonomiske og tekniske minstekrav, Jfr. pkt Dokumentasjon Attest for betaltskatt og merverdiavgift (jfr. pkt.6.1) Foretakets årsregnskap (jfr. pkt.6.2). Tekniske og faglige kvalifikasjoner (jfr. pkt. 6.3) Referanser (jfr. pkt. 6.4) Vedlegg nr. Andre opplysninger: Dokumentasjon Tilbudsskjema vedlegg 1 (jfr. pkt. 4 Priser og betingelser) Redegjørelse for kvalitet på lastebiler, maskiner og traktorer (Jfr. Pkt. 3.1) Vedlegg nr. Konkurransegrunnlag vinterdrift

11 10 Retningslinjer for utrykning på brøyting i Skien kommune Sted Merknader Snødybde Fortau Utrykning etter målte cm 5 Gang- og sykkelveger Utrykning etter målte cm 5 Boliggater og veger Utrykning etter målte cm 8 Kommunale hovedveger og gater Utrykning etter målte cm 5 cm Utrykning på andre snødybder og Våt snø Uten definerte vurdering av temperaturutvikling Saltrute i egenregi Entreprenør brøyter også her innenfor sin rode ved behov. snødybder Kombinasjon av nedbør og temperatur Entreprenøren forutsettes å gjøre seg godt kjent med brøyteroden før sesongstart. Entreprenøren rykker ut på brøyting etter utkalling av oppsynsmann, driftsleder eller ingeniørvakt, dersom ikke annet er bestemt. Utkalling skjer via Guardsystems og applikasjon på smarttelefon (Rode App). Det er derfor krav til entreprenør om å være tilgjengelig på smarttelefon (jf. pkt. 3.3). Entreprenør skal bekrefte utkalling og start/stopp i applikasjon med mindre annet er avtalt. Det vil bli gitt obligatorisk opplæring i utkallingssystemet før sesongstart. Entreprenører som har avtale om strøing, rykker ut etter utkalling av oppsynsmann, driftsleder eller ingeniørvakt, dersom om ikke annet er bestemt. Vegbanen ryddes i full bredde. Utbrøyting av møteplasser og busslommer skal utføres parallelt med brøyting av kjørebanen. Rydding av kryss skal i størst mulig grad utføres samtidig med den øvrige brøytingen. Hvis det oppstår forhold som gjør at det ikke er mulig å utføre brøyting i henhold til instruks, skal oppsynsmann, driftsleder eller ingeniørvakt kontaktes snarest mulig. Konkurransegrunnlag vinterdrift

12 11 Rodeoversikt Konkurransegrunnlag vinterdrift

13 12 Vedlegg 1 - Tilbudsskjema Konkurransegrunnlag vinterdrift