Åpen anbudskonkurranse. Hægebostad kommune brøyting/snørydding/strøing. Kvalifiseringsgrunnlag og konkurransegrunnlag HÆGEBOSTAD KOMMUNE

Transkript

1 HÆGEBOSTAD KOMMUNE Enhet for plan og drift Åpen anbudskonkurranse Hægebostad kommune brøyting/snørydding/strøing Kvalifiseringsgrunnlag og konkurransegrunnlag Tilbudsfrist: kl 13:00 Hægebostad

2 SIDE 2 AV 12 Innholdsfortegnelse 1 GENERELL INFORMASJON PROSEDYRE KRAV TIL UTFORMING AV TILBUDET VALG AV LEVERANDØR KRAVSPESIFIKASJON AV LEVERANSEN... 10

3 SIDE 3 AV 12 1 GENERELL INFORMASJON 1.1 REFERANSE Det vises til kunngjøringen i Doffin databasen, med referanse-id OPPDRAGSGIVER Oppdragsgiver for konkurransen er Hægebostad kommune ved avd. Plan og Drift. 1.3 KONTAKTPERSONER Kontaktperson: Organisasjon Hægebostad kommune Navn Arnt Nøkland Telefon Stilling Driftsingeniør, avd. Plan og Drift Faks arnt.nokland@haegebostad.kommune.no 1.4 FORVALTNINGSSTRUKTUR Forespørselen er basert på forvaltningsstruktur på utlysingstidspunktet. Det tas forbehold om utskillelse og/eller innlemmelse av enheter i avtaleperioden, så som overføring av enheter/avdelinger til/fra staten og/eller kommunene. 1.5 FORMÅL OG OMFANG Konkurransen gjelder innleie av traktorer og maskiner med fører for brøyting, rydding og strøing av veier som kommunen har ansvar for. Dette er nærmere spesifisert i del AVTALENS VARIGHET Avtalen gjelder for det spesifiserte omfanget. Oppstart er fra vintersesongen 2014/2015 og kontrakten vil vare ut vintersesongen 2017/2018, med opsjon om et års forlengelse (2018/2019). Kontrakten er i utgangspunktet bindene for hele kontraktsperioden, men vesentlige uforutsette endringer (sykdom eller andre årsaker som medfører at vedkomne ikke er i stand til å utføre kontraktens forpliktelser) kan føre til at kontraktøren kan si opp kontrakten (se avtaledokument). Kommunen kan på sin side si opp kontrakten med kort varsel hvis kontraktøren forsømmer sitt arbeid eller på annen måte misligholder kontraktens avtale (se avtaledokument). 1.7 GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN Totalverdien av anskaffelsen/avtalen er over EØS-avtalens terskelverdi for varekjøp og tjenestekjøp. Anskaffelsen gjennomføres som konkurranse med forhandling, i henhold til lov 1 og forskrift 2 om offentlige anskaffelser. 1 Lov 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser, ajourført med etterføgende endringer 2 Forskrift om offentlige anskaffelser, fastsatt ved kgl. res. 7. April 2006 nr. 402 med etterfølgende endringer

4 SIDE 4 AV 12 Samtlige som ønsker å delta i konkurransen kan levere tilbud basert på oppdragsgivers kvalifikasjons- og konkurransegrunnlag. 1.8 REGELVERK Konkurransen gjennomføres etter de bestemmelser som er gitt i lov om offentlige anskaffelser og tilhørende forskrifter. Det forutsettes at tilbyder har kjennskap til disse bestemmelsene ved innlevering av tilbud. 1.9 KONKURRANSEREGULERENDE AVTALER Konkurranseloven 3 forbyr konkurranseregulerende avtaler. Forbudet retter seg mot at næringsdrivende inngår avtaler, muntlige eller skriftlige, samordner praksis eller foretar annet som er egnet til å påvirke konkurransen, jfr. konkurranselovens kapitel 3. Bruk av slike avtaler medfører avvisning av tilbudet KONFIDENSIALITET Mottatte tilbud behandles konfidensielt, jamfør forskriftens 2 3-2, KOSTNADER I FORBINDELSE MED TILBUDSUTARBEIDELSE Kostnader tilbyder har i forbindelse med tilbudsprosessen skal i sin helhet dekkes av tilbyder. Tilbudene vil bli konfidensielt behandlet, og ikke antatte tilbud vil ikke bli returnert SPØRSMÅL OG SVAR I FORBINDELSE MED ANSKAFFELSESPROSESSEN Alle henvendelser i forbindelse med anskaffelsesprosessen skal fremsettes, helst skriftlig, til kontaktperson i punkt 1.3. Siste frist for mottak av spørsmål er 10 dager før tilbudsfrist. Oversikt over spørsmål vil bli anonymisert og svar på spørsmål som har betydning for kontrakten vil bli meddelt samtlige påmeldte tilbydere FREMDRIFTSPLAN Planlagt framdriftsplan for konkurransen er som følger: Utlysing av konkurranse: uke 32 / 2014 Frist for påmelding: kl Frist for å levere inn tilbud: kl Behandling av tilbud: uke / 2014 Avtaleinngåelse: uke / 2014 Avtaleperiode oppstart: Det tas forbehold om at endringer i framdrift kan bli gjort underveis BEHANDLING AV TILBUD Det vil ikke bli avholdt offentlig tilbudsåpning. Det føres protokoll fra tilbudsåpningen og deler av tilbudsprotokollen vil være offentlig tilgjengelig. Det vil ikke bli gitt opplysninger som knytter pris og andre konkurransemessige betingelser til navngitte leverandører. 3 Lov 5. mars 2004 nr. 12: Lov om konkurranse mellom foretak og kontroll med foretakssammenslutninger (konkurranseloven).

5 SIDE 5 AV TILDELING AV AVTALE Basert på innkomne tilbuds økonomiske fordelaktighet, forbeholder oppdragsgiver seg retten til å tildele en eller flere avtaler, eller vurdere hvorvidt det er økonomisk fordelaktig for oppdragsgiver å ha en totalavtale med en leverandør. Tilbyder kan gi tilbud på en del, flere deler eller alle deler av omfanget. Tildelingskriteriene som ligger til grunn for denne konkurransen er gitt i pkt Endelig avtale vil bli utarbeidet etter eventuelle avklaringsmøter, med utgangspunkt i konkurransegrunnlaget, generelle avtalevilkår og det antatte tilbud. Det vil ikke være anledning til forhandlinger forut for en eventuell avtaleinngåelse, jamfør forskriftens RETT TIL Å FORKASTE TILBUD Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å forkaste samtlige tilbud, jamfør forskriftens

6 SIDE 6 AV 12 2 KRAV TIL UTFORMING AV TILBUDET 2.1 UTARBEIDELSE AV TILBUD Tilbudet med eventuelle vedlegg skal være skriftlig og utarbeidet på norsk. Tilbudet skal vedstås til og med 3 måneder fra tilbudsfrist. Forbehold mot dette skal angis. Hvis et punkt ikke er relevant eller ikke kan besvares må dette begrunnes eller beskrives. Det gjøres her spesielt oppmerksom på muligheten for å stille spørsmål til forståelsen av konkurransegrunnlaget, se punkt 1.12, og forhandlingsforbudet ved åpen anbudskonkurranse, se punkt TILBUDSMAL Tilbudsevaluering er en omfattende prosess, hvor alle leverandører har krav på lik og rettferdig behandling. Det er derfor nødvendig at alle tilbudene er likt oppbygd og benytter referanser i henhold til konkurransegrunnlaget. Manglende besvarelse av ett eller flere punkter kan medføre avvisning av tilbudet. Tilbud skal leveres på vedlagt tilbudsskjema. Annen dokumentasjon nevnt i del 4 skal legges ved tilbudet. Det er viktig at relevante data for det utstyr som er tenkt benyttet kommer frem på tilbudsskjemaet. 2.3 INNLEVERING AV TILBUD FORMAT, PAKKING, MERKING OG FRIST Tilbudet skal være skriftlig. Priser skal leveres for hver rode det gis tilbud på vedlagte tilbudsskjema, ett skjema for hver rode. Komplett underskrevet tilbud inkludert elektronisk utgave sendes/leveres i lukket og merket forsendelse. Tilbudet skal merkes på utsiden av emballasjen med: Tilbud vintervedlikehold - Hægebostad kommune Tilbudet skal sendes eller leveres til følgende adresse: Hægebostad kommune Plan og Drift v/ Arnt Nøkland Adresse: Kommunehuset, 4595 BIRKELAND Tilbudet skal være Hægebostad kommune i hende innen mandag kl Dersom tilbudet sendes med post eller annen budtjeneste, men ikke er på adresse gitt over før utløp av fristen, vil tilbudet bli avvist. Det er tilbyders ansvar at tilbudet kommer frem til rett sted til rett tid, jamfør forskriftens (1). 2.4 KONTRAKTSVILKÅR Tilbudet skal utarbeides på bakgrunn av vedlegg 1, avtale om brøyteoppdrag. Dersom tilbyder har forbehold til kontraktsvilkår, se punkt 2.5. Det forutsettes at tilbyder ved levering av tilbud er inneforstått med at tilbyder i beredskapsperioden til enhver tid forplikter seg til å være disponibel og rette seg etter de instrukser og retningslinjer som gjelder. 2.5 FORBEHOLD OG RESERVASJONER Dersom tilbyder har forbehold eller reservasjoner i forhold til konkurransegrunnlaget skal dette fremkomme uttrykkelig i tilbudet. Det skal skilles mellom forbehold vedrørende konkurransegrunnlaget og forbehold vedrørende avtalevilkår.

7 SIDE 7 AV 12 Alle forbehold skal spesifiseres og om mulig prissettes, med henvisning til hvilket punkt forbeholdet gjelder. Forbehold skal være presise og entydige slik at oppdragsgiver kan kostnadsberegne disse uten kontakt med tilbyder. Henvisning til tilbyders egne avtalebestemmelser er å betrakte som forbehold, dersom disse avviker fra konkurransegrunnlaget. Forbehold og reservasjoner skal samles i eget vedlegg.

8 SIDE 8 AV 12 3 VALG AV LEVERANDØR Alle tilbydere til denne konkurransen må tilfredsstille minstekravene og oppfylle kvalifikasjonskravene. 3.1 GENERELT Minstekrav er regulert i forskrift 2 og gjelder for alle leverandører til det offentlige. Kvalifikasjonskrav omfatter krav til den enkelte tilbyders økonomiske og finansielle stilling. Dette betyr en vurdering av tilbyders økonomiske kapasitet, herunder soliditet, resultatgrad og fortjenestegrad, samt evne til å kunne oppfylle en eventuell avtale. Disse kravene vil variere for hver enkelt konkurranse. Kvalifikasjonskravene til denne konkurransen er gjengitt nedenfor. De tilbyderne som tilfredsstiller minstekravene og kvalifikasjonskravene stiller likt i den videre konkurransen. Tildeling av avtale vil derfor være basert på de angitte tildelingskriterier gitt i denne forespørselen. 3.2 MINSTEKRAV Samtlige tilbydere skal levere følgende dokumentasjon i tilbudet: Skatteattester for merverdiavgift og skatteattest for skatt, se ellers skatteetatens nettside, Attestene skal ikke være eldre enn 6 måneder. HMS-egenerklæring Mal for utfylling følger vedlagt, se vedlegg 4 Det stilles krav til at MVA, skatte- og trygdeavgiftattestene ikke innehar restanser. Tilbydere som ikke leverer attester for innbetalt skatt og mva (to attester), samt HMS-egenerklæring, vil kunne bli avvist. 3.3 KVALIFISERINGSKRAV Kvalifikasjonskravene danner grunnlag for vurdering av tilbyders mulighet til å oppfylle leveransen i dette konkurransegrunnlaget. Kvalifikasjonskravene vil være tilpasset den leveranse som omfattes av dette kvalifikasjonsgrunnlag. Det er et kvalifiseringskrav at tilbyder kan dokumentere at en har tilstrekkelig kompetanse, og ressurser (teknisk og økonomisk) til å kunne gjennomføre avtalen. Kvalifikasjonskravene er minimumskrav. De tilbydere som tilfredsstiller kvalifikasjonskravene vil bli vurdert likt i den videre konkurransen DOKUMENTASJON OMKRING ØKONOMISK OG FINANSIELL STILLING: Foretaksregistrering Tilbyder skal vedlegge attest for registrering i det faglige register som er bestemt ved lovgivningen i det land hvor tilbyder er etablert, for eksempel Foretaksregisteret i Brønnøysund. Tilbyders økonomi Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å gjennomføre kredittvurdering/-analyse av tilbyderne.

9 SIDE 9 AV 12 Organisasjon/erfaring Tilbyder skal beskrive sin organisasjon mht antall ansatte og annet relevant informasjon som beskriver virksomhetens generelle kompetanse og ressurser, inkludert eventuelle samarbeidspartnere som er relevante for leveransen. Tekniske ressurser, kompetanse og kvalitetssikring Tilbyder skal beskrive tilgjengelige tekniske ressurser (kompetanse og utstyr), relevant for denne leveransen. Tilbyder må bekrefte at han har en serviceorganisasjon som er tilgjengelig for oppdragsgiver innenfor normal arbeidstid. Forsikring Tilbyder skal fremlegge dokumentasjon på at nødvendige ansvarsforsikringer dekkende for oppdraget er inngått og er gyldige. Underleverandører Tilbyder skal gi informasjon om eventuell bruk av underleverandører, og hvor stor andel av avtalen som eventuelt tildeles underleverandører. Tilbyder står ansvarlig for sine underleverandører. Referanser Tilbyder skal oppgi erfaringer og referanser fra tilsvarende arbeider siste 2 år. 3.4 TILDELINGSKRITERIER Tilbydere som har levert inn korrekt tilbud og som tilfredsstiller minste- og kvalifiseringskravene, vil konkurrere på grunnlag av det totaløkonomisk mest fordelaktige tilbudet i henhold til følgende tildelingskriterier i uprioritert rekkefølge: TJENESTE Alder og tilstand på maskin/utstyr Maskinstørrelse Maskinførers erfaring og evne til samarbeid PRIS Total pris på tjenester

10 SIDE 10 AV 12 4 KRAVSPESIFIKASJON AV LEVERANSEN 4.1 GENERELT Kravspesifikasjonen angir detaljert hvilke produkt- og tjenesteområder oppdragsgiver ønsker tilbud på. Evalueringen av tilbudet vil i stor grad bli basert på tilbyders besvarelse av del FORMÅL MED LEVERANSEN Hægebostad kommune ønsker tilbud på brøyting/snørydding/strøing av kommunale veger og plasser fra og med sesongen 2014/2015 og 4 år fremover, med opsjon på 1 år i tillegg til dette. Omfang Brøyting/snørydding er delt opp i 5 roder (se vedlegg 2). Strøingen er delt opp i 2 geografiske soner, Eiken sone og Hægebostad sone. Plan og Drift har ansvaret for strøing av de fleste veiene i Eiken sone i egneregi, men vi ønsker inn pristilbud på strøing av de 4 kommunale veiene som ligger langs FV 759 som går fra Haddeland til Rossevatn i øvre del av kommunen, Rode 7 (se vedlegg 2). Vi ser for oss at dette blir en «tilleggsjobb» for en av brøytekontraktørne med avtale på en av de øvrige brøyterodene. Strøingen i Hægebostad sonen (rode 4, 5 og 6) er en del av dette anbudet og har betegnelsen Rode 6 (se vedlegg 2). Brøytesesongen/beredskapen har en varighet på 6 måneder (15.oktober-15.april). 4.3 PRIS/GODTGJØRELSE Det kan gis inn pris på 1 eller flere roder, men det må samtidig oppgis utstyr og mannskap som skal brukes på den enkelte brøyterode. Det skal gis inn timepris for brøyting/snørydding og evt. strøing, samt tilleggspris for bruk av privat snøfres. Evt. pristilbud for å holde eget utstyr prises med totalkostnad pr. år. Beredskapsgodtgjørelsen for brøyting er satt av kommunen til kr pr. brøyterode pr. sesong. Beredskapsgodtgjørelsen for strøing er satt av kommunen til kr pr. sesong (Rode 6). Beredskapsgodtgjørelsen for strøing Øvre Eiken er satt til kr pr. sesong (Rode 7) Regning for utført arbeid skal sendes til teknisk etat for 1 måned av gangen og innen den 15. i måneden etter arbeidet er utført. Eksempelvis skal regninga på brøyting i januar, være inne hos kommune innen den 15. februar, og denne rekninga skal kun inneholde brøyting m.m. for januar. Beredskapsgodtgjørelsen utbetales hver sesong i 2 omganger, første del i desember og siste del i mars. Kontraktørene må selv sende inn faktura på dette. Prisstigning blir for hver sesong godtgjort etter SSB Kostnadsindeks for drift og vedlikehold vegervintervedlikehold. Utgangspunktet vil være indeksen for september Første regulering blir dermed etter indeksen for september 2015.

11 SIDE 11 AV BRØYTING/BRØYTETIDER M.M. Brøyting Alle veger skal være gjennombrøytet før kl og holdes etter kommunenes normale standard frem til kl Eventuelle fravik fra dette skal avtales særskilt med den enkelte kontraktør. Utover dette tidsrommet (på natta) skal veiene allikevel være framkommelig for normalt vinterutrustede kjøretøy. Ved større snøfall, vind og lignende må det derfor regnes med brøyting også om natta. Man må være særlig oppmerksom på veger hvor det kjører skolebusser, melkebilen, postbilen og ellers andre offentlige kjøretøy på faste tidspunkt. Alle vegkryss skal ryddes/skuffest snarest mulig etter brøyting og kan ikke spares for eksempel til dagen etter. I enden av kommunal veg skal det ryddes snuplass. Ved bruk av snøfres, må det vises stor forsiktighet, spesielt i nærheten av bygninger. Skade på bygninger og ting er brøyterens ansvar. Se for øvrig vedlagte Instruks for snøbrøyting og snørydding i Hægebostad kommune (vedlegg 5). Strøing (Rode 6 og 7) Hægebostad kommune`s egen vakt har beredskap på strøing og vil i samarbeid med strøkontraktørene iverksette sandstrøing på kommunale veier. Kommunen vil på dagtid, og når dette passer i forhold til egendrift, selv foreta nødvendig strøing på kommunale veier på Rode 6 og 7. Responstid Ved utkalling på sandstrøing skal kontraktøren være fysisk i gang med strøingen senest innen en time fra mottatt beskjed. Utstyr Brøyting Kommunen holder i utgangspunktet brøyteutstyr (brøyteskjær, ploger, bakskraper og sandstrøapparat), men tilbyder må selv holde brøytefeste og annet utstyr som er nødvendig for å bruke brøyte-utstyret. I dette anbudet gis tilbyderne også mulighet til selv å holde nødvendig utstyr for vintervedlikehold mot en økonomisk kompensasjon. Godtgjørelsen for å holde eget utstyr prises inn som en rundsum pr. år i tilbudsskjemaet (vedlegg 3 Tilbudsskjema). Kommunen forbeholder seg retten til selv å avgjøre / velge om det skal bruks kommunalt utstyr eller om kontraktøren holder utstyr selv. Snøfres holdes av den enkelte kontraktør og godgjøres med eget tillegg på timeprisen. Kommunen ønsker tilbud med traktor med minimum 120 HK. Type, størrelse og årsmodell må oppgis. Strøing Kommunen holder strøsand og strøapparat, men tilbyder må selv holde nødvendig utstyr for å bruke apparatet. Kommunen er ansvarlig for sandlager, enten i egenregi eller gjennom avtaler med andre leverandører. Det ønskes tilbud på strøing med traktor eller evt. lastebil.

12 SIDE 12 AV 12 Generelt Kostnader for reparasjon av skader på kommunens utstyr som skyldes uforsiktig eller feil bruk vil kunne bli tilbakeført til kontraktøren. GPS-logging Hægebostad kommune vurderer å innføre GPS-enheter på alle maskiner for å kunne logge når og hvor det er utført brøyting/strøing. Tidspunkt for når dette skal iverksettes er ikke avklart enda, men det vil trolig bli iverksatt i løpet av dette anbudets kontraktsperiode. 4.5 KONTRAKTSTID Kontraktstida for brøytinga skal være for 4 sesonger, dvs. for 2014/2015, 2015/2016, 2016/2017 og 2017/2018 med opsjon om forlengelse i en sesong 2018/ VEDLEGGSOVERSIKT Vedlegg 1: Avtalemal Vedlegg 2: Brøyteroder i Hægebostad kommune Vedlegg 3: Tilbudsskjema Vedlegg 4: Helse- miljø og sikkerhets egenerklæring Vedlegg 5: Instruks for snøbrøyting og snørydding i Hægebostad kommune