Åpen anbudskonkurranse. Toveis SMS-løsning Vest-Agder fylkeskommune. Kvalifiseringsgrunnlag og konkurransegrunnlag

Transkript

1 Åpen anbudskonkurranse Toveis SMS-løsning Vest-Agder fylkeskommune Kvalifiseringsgrunnlag og konkurransegrunnlag Saksnummer: 12/06352 Forespørselsnummer: VAF-F Tilbudsfrist: kl 15:00 Kristiansand VERSJON 1.7

2 VEST-AGDER FYLKESKOMMUNE SIDE 2 AV 14 Innholdsfortegnelse 1 GENERELL INFORMASJON REFERANSE OPPDRAGSGIVER KONTAKTPUNKT FORVALTNINGSSTRUKTUR FORMÅL OG OMFANG AVTALENS VARIGHET PROSEDYRE GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN KONFIDENSIALITET KOSTNADER I FORBINDELSE MED TILBUDSUTARBEIDELSE SPØRSMÅL OG SVAR I FORBINDELSE MED ANSKAFFELSESPROSESSEN FREMDRIFTSPLAN BEHANDLING AV TILBUD TILDELING AV AVTALE RETT TIL Å FORKASTE TILBUD KRAV TIL UTFORMING AV TILBUDET UTARBEIDELSE AV TILBUD TILBUDSMAL INNLEVERING AV TILBUD FORMAT, PAKKING, MERKING OG FRIST KONTRAKTSVILKÅR FORBEHOLD OG RESERVASJONER VALG AV LEVERANDØR LEVERANDØROPPLYSNINGER MINSTEKRAV KVALIFISERINGSKRAV TILDELINGSKRITERIER KRAVSPESIFIKASJON AV LEVERANSEN GENERELT FORMÅL MED LEVERANSEN TILBUDETS INNHOLD PRISSETTING BETALINGSPLAN INNHOLDSFORTEGNELSE FOR TILBUDSBESVARELSEN VEDLEGGSOVERSIKT ENDRINGSLOGG...14

3 VEST-AGDER FYLKESKOMMUNE SIDE 3 AV 14 1 GENERELL INFORMASJON 1.1 REFERANSE Det vises til kunngjøringen i Doffin databasen, med referanse OPPDRAGSGIVER Oppdragsgiver for konkurransen er Vest-Agder fylkeskommune. 1.3 KONTAKTPUNKT Kontaktperson, merkantilt: Organisasjon Vest-Agder fylkeskommune Navn Stilling Knut Otto Pedersen Rådgiver innkjøp Telefon KnutOtto.Pedersen@vaf.no 1.4 FORVALTNINGSSTRUKTUR Forespørselen er basert på forvaltningsstruktur på utlysingstidspunktet. Det tas forbehold om utskillelse og/eller innlemmelse av enheter i avtaleperioden, så som overføring av enheter/avdelinger til/fra staten og/eller kommunene. 1.5 FORMÅL OG OMFANG Konkurransen gjelder anskaffelse av toveis SMS-løsning for bruk i Vest-Agder fylkeskommunes virksomhet. Dette er nærmere spesifisert i del AVTALENS VARIGHET Avtalen gjelder for det spesifiserte omfanget. Oppstart leveranse vil være umiddelbart etter avtaleinngåelse. Avtalen vil være løpende med tre måneders oppsigelse.

4 VEST-AGDER FYLKESKOMMUNE SIDE 4 AV 14 2 PROSEDYRE 2.1 GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN Totalverdien av anskaffelsen/avtalen er over EØS-avtalens terskelverdi for varekjøp og tjenestekjøp. Anskaffelsen gjennomføres som åpen anbudskonkurranse, i henhold til lov 1 og forskrift 2 om offentlige anskaffelser. Det forutsettes at tilbyder har nødvendig kunnskap om dette regelverket ved innlevering av tilbud. Samtlige som ønsker å delta i konkurransen kan levere tilbud basert på oppdragsgivers kvalifikasjons- og konkurransegrunnlag. 2.2 KONFIDENSIALITET Mottatte tilbud behandles konfidensielt, jamfør forskriftens 2 3-5, KOSTNADER I FORBINDELSE MED TILBUDSUTARBEIDELSE Kostnader tilbyder har i forbindelse med tilbudsprosessen skal i sin helhet dekkes av tilbyder. Tilbudene vil bli konfidensielt behandlet, og ikke antatte tilbud vil ikke bli returnert. 2.4 SPØRSMÅL OG SVAR I FORBINDELSE MED ANSKAFFELSESPROSESSEN Alle henvendelser i forbindelse med anskaffelsesprosessen skal fremsettes skriftlig til kontaktperson, merkantilt punkt 1.3. Siste frist for mottak av spørsmål er 6 dager før tilbudsfrist. Oversikt over spørsmål vil bli anonymisert og svar vil bli meddelt samtlige tilbydere. 2.5 FREMDRIFTSPLAN Planlagt framdriftsplan for konkurransen er som følger: Utlysing av konkurranse: Frist for å levere inn tilbud: kl 15: Behandling av tilbud: uke 6-7/2013 Avtaleinngåelse: uke 7-9/2013 Avtaleperiode oppstart: Det tas forbehold om at endringer i framdrift kan bli gjort underveis. 2.6 BEHANDLING AV TILBUD Det vil ikke bli avholdt offentlig tilbudsåpning. Det føres protokoll fra tilbudsåpningen og deler av tilbudsprotokollen vil være offentlig tilgjengelig. Det vil ikke bli gitt opplysninger som knytter pris og andre konkurransemessige betingelser til navngitte leverandører. 2.7 TILDELING AV AVTALE Oppdragsgiver vil tildele en avtale på hele det definerte omfanget. Tilbyder skal gi tilbud på alle deler av det definerte omfanget. Tildelingskriteriene som ligger til grunn for denne konkurransen er gitt i pkt Endelig avtale vil bli utarbeidet etter gjennomførte forhandlinger, med utgangspunkt i konkurransegrunnlaget, avtalevilkår og innlevert tilbud. 1 Lov 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser med etterfølgende endringer 2 Forskrift om offentlige anskaffelser, fastsatt ved kgl. res. 7. april 2006 mv, med etterfølgende endringer

5 VEST-AGDER FYLKESKOMMUNE SIDE 5 AV RETT TIL Å FORKASTE TILBUD Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å forkaste samtlige tilbud, jamfør forskriftens

6 VEST-AGDER FYLKESKOMMUNE SIDE 6 AV 14 3 KRAV TIL UTFORMING AV TILBUDET 3.1 UTARBEIDELSE AV TILBUD Tilbudet med eventuelle vedlegg skal være skriftlig og utarbeidet på norsk. Tilbudet skal vedstås til og med 4 måneder fra tilbudsfrist. Forbehold mot dette skal angis. Tilbudsinstruksen skal følges og alle punkter i konkurransegrunnlaget skal besvares. Hvis et punkt ikke er relevant eller ikke kan besvares må dette begrunnes eller beskrives. Det gjøres her spesielt oppmerksom på muligheten for å stille spørsmål til forståelsen av konkurransegrunnlaget, se punkt TILBUDSMAL Tilbudsevaluering er en omfattende prosess, hvor alle leverandører har krav på lik og rettferdig behandling. Det er derfor nødvendig at alle tilbudene er likt oppbygd og benytter referanser i henhold til konkurransegrunnlaget. Manglende besvarelse av ett eller flere punkter kan medføre avvisning av tilbudet. Tilbudet skal bygges opp etter tilbudsmal som vist i oversikten i del INNLEVERING AV TILBUD FORMAT, PAKKING, MERKING OG FRIST Tilbudet skal være skriftlig og leveres som ett komplett utskrevet og undertegnet eksemplar, samt en komplett og ordnet elektronisk versjon på minnepenn/cd. Dette gjelder også eventuelt brosjyremateriell. Årsmeldinger og annet tilsvarende trykt materiale, samt annen åpen dokumentasjon, kan leveres kun som elektroniske filer på minnepenn/cd sammen med tilbudet, alternativt med henvisning til nettsider/url, for å begrense innlevert papirmengde. Papirversjonen skal ikke stiftes eller bindes inn på en måte som vanskeliggjør scanning av tilbudet for elektronisk arkiv. Egnet leveringsmåte er ringperm eller mappe. Dersom det er avvik mellom innlevert papirversjon og den elektroniske versjonen, vil skriftlig versjon gjelde før elektronisk. Det gjøres spesielt oppmerksom på at tilbudet ikke kan leveres på e-post, da dette ikke oppfyller forskriftens krav om konfidensiell behandling av tilbud, jf forskriftens Komplett underskrevet tilbud inkludert elektronisk utgave på minnepenn/cd sendes/leveres i lukket og merket forsendelse. Tilbudet skal merkes på utsiden av emballasjen med: Tilbud VAF-F SMS-løsning VAF Tilbudet skal sendes eller leveres til følgende adresse: Vest-Agder fylkeskommune Innkjøp v/ Knut Otto Pedersen Postadresse: Postboks 517 Lund 4605 KRISTIANSAND S. Gateadresse: Tordenskjoldsgate KRISTIANSAND S. Tilbudet skal være Vest-Agder fylkeskommune i hende innen kl 15:00. Dersom tilbudet sendes med post eller annen budtjeneste, men ikke er Vest-Agder fylkeskommune i hende på adresse gitt over før utløp av fristen, vil tilbudet bli avvist. Det er tilbyders ansvar at tilbudet kommer frem til rett sted til rett tid, jamfør forskriftens (1).

7 VEST-AGDER FYLKESKOMMUNE SIDE 7 AV KONTRAKTSVILKÅR Tilbudet skal utarbeides på bakgrunn av Statens standardavtaler, Den lille Kjøpsavtalen, se og Statens standardavtaler, Den lille Vedlikeholdsavtalen, Tilbudet skal inneholde kontraktsutkast for begge disse avtalene. Disse er ikke vedlagt konkurransegrunnlaget. Dersom tilbyder har forbehold til kontraktsvilkår, se punkt FORBEHOLD OG RESERVASJONER Dersom tilbyder har forbehold eller reservasjoner i forhold til konkurransegrunnlaget skal dette fremkomme uttrykkelig i tilbudet. Det skal skilles mellom forbehold vedrørende konkurransegrunnlaget og forbehold vedrørende avtalevilkår. Alle forbehold skal spesifiseres og prissettes, med henvisning til hvilket punkt forbeholdet gjelder. Forbehold skal være presise og entydige slik at oppdragsgiver kan kostnadsberegne disse uten kontakt med tilbyder. Ved manglende prissetting vil oppdragsgiver prissette forbehold etter eget skjønn. Henvisning til tilbyders egne avtalebestemmelser er å betrakte som forbehold, dersom disse avviker fra konkurransegrunnlaget. Forbehold og reservasjoner skal samles i eget vedlegg.

8 VEST-AGDER FYLKESKOMMUNE SIDE 8 AV 14 4 VALG AV LEVERANDØR Alle tilbydere til denne konkurransen må tilfredsstille minstekravene og oppfylle kvalifikasjonskravene. Minstekrav er regulert i forskrift 2 og gjelder for alle leverandører til det offentlige. Kvalifikasjonskrav omfatter krav til den enkelte tilbyders økonomiske og finansielle stilling. Dette betyr en vurdering av tilbyders økonomiske kapasitet, herunder soliditet, resultatgrad og fortjenestegrad, samt evne til å kunne oppfylle en eventuell avtale. Disse kravene vil variere for hver enkelt konkurranse. Kvalifikasjonskravene til denne konkurransen er gjengitt nedenfor. De tilbyderne som tilfredsstiller minstekravene og kvalifikasjonskravene stiller likt i den videre konkurransen. Tildeling av avtale vil derfor være basert på de angitte tildelingskriterier gitt i denne forespørselen. 4.1 LEVERANDØROPPLYSNINGER Følgende informasjon skal oppgis: Tilbyders navn, organisasjonsnummer, postadresse, postnummer, poststed, telefon, telefaks, firmas e-postadresse og internett-adresse Kontaktpersons navn, e-postadresse og direkte telefon/mobiltelefon 4.2 MINSTEKRAV Samtlige tilbydere skal levere følgende dokumentasjon i tilbudet: Skatteattester for merverdiavgift og skatteattest for skatt, se ellers skatteetatens nettside, Attestene skal ikke være eldre enn 6 måneder. HMS-egenerklæring Det stilles krav til at MVA, skatte- og trygdeavgiftattestene ikke innehar restanser. Tilbydere som ikke leverer attester for innbetalt skatt og mva (to attester), samt HMS-egenerklæring, vil kunne bli avvist. 4.3 KVALIFISERINGSKRAV Kvalifikasjonskravene danner grunnlag for vurdering av tilbyders mulighet til å oppfylle leveransen i dette konkurransegrunnlaget. Kvalifikasjonskravene vil være tilpasset den leveranse som omfattes av dette kvalifikasjonsgrunnlag. Det er et kvalifiseringskrav at tilbyder kan dokumentere at en har tilstrekkelig kompetanse, og ressurser (teknisk og økonomisk) til å kunne gjennomføre avtalen. Kvalifikasjonskravene er minimumskrav. De tilbydere som tilfredsstiller kvalifikasjonskravene vil bli vurdert likt i den videre konkurransen Dokumentasjon omkring økonomisk og finansiell stilling: Tilbyders økonomiske og finansielle stilling vurderes på bakgrunn av følgende punkter: Foretaksregistrering Tilbyder skal være lovlig registrert firma Dokumentasjon: Tilbyder skal vedlegge attest for registrering i det faglige register som er bestemt ved lovgivningen i det land hvor tilbyder er etablert, for eksempel Foretaksregisteret i Brønnøysund.

9 VEST-AGDER FYLKESKOMMUNE SIDE 9 AV 14 Årsregnskap Dokumentasjon: Tilbyder skal ha tilstrekkelig økonomisk soliditet Tilbyder skal vedlegge de siste tre års regnskap, eller utdrag (minimum resultat og balanse) av dette. Kun konsernets eller moderselskapets regnskap aksepteres ikke. Revisorberetning skal medfølge. Oppdragsgiver kan gjennomføre kredittvurdering/-analyse av tilbyderne, også eventuelle medtilbydere/garantister. Lav score (< 30 av 100 poeng eller tilsvarende) på slik kredittvurdering/- analyse vil kunne medføre diskvalifisering av tilbyder. Experian AS og/eller Dun&Bradstreet Norge AS benyttes for slike analyser. Samarbeidsavtaler Krav Samarbeidsavtaler skal være inngått og garantier være stilt før tilbudsfrist. Dokumentasjon Samarbeidsavtaler og felles levering av tilbud og eventuelle økonomiske garantier i dette forholdet skal dokumenteres i tilbudet, hvor det angis hvem som er hovedtilbyder. I de tilfeller to firma gir tilbud i samarbeid og den ene stiller økonomiske garantier på vegne av den andre, må en av disse være hovedtilbyder, og det andre være med-/underleverandør. I disse tilfeller skal det leveres dokumentasjon etter hele punkt 4.4 for begge/alle tilbydere og samarbeidspartnere Dokumentasjon omkring tilbyders tekniske kapasitet: Organisasjon Dokumentasjon: Tilbyder skal ha tilstrekkelig kapasitet til gjennomføring av oppdraget i hele leveranseperioden inkludert eventuelle forlengelser. Tilbyder skal beskrive sin organisasjon med hensyn til antall ansatte, antall år virksomheten har drevet virksomhet knyttet til det leveransen omfatter, og annet relevant informasjon som beskriver virksomhetens generelle kompetanse og ressurser, inkludert eventuelle samarbeidspartnere som er relevante for leveransen. Samarbeidsforhold skal dokumenteres med egnede erklæringer. Tilbyder må bekrefte at han har en serviceorganisasjon som er tilgjengelig for oppdragsgiver innenfor normal arbeidstid. Tekniske ressurser, kompetanse og kvalitetssikring Tilbyder skal ha tilstrekkelig teknisk kompetanse og utstyr for gjennomføring av oppdraget. Dokumentasjon: Tilbyder skal beskrive tilgjengelige tekniske ressurser (kompetanse og utstyr), relevant for denne leveransen. Tilbyder skal dokumentere nødvendig godkjenning som kreves for å utføre arbeid knyttet til levering av aktuelt utstyr og tjenester. Dokumentasjon: Tilbyder skal ha nødvendig kompetanse og godkjenninger for installasjon, drift, reparasjon og service på tilbudt løsning. Tilbyder skal dokumentere hvilken kompetanse, godkjenning, sertifikat eller autorisasjon tilbyderen har for bygging, installasjon, drift, reparasjon

10 VEST-AGDER FYLKESKOMMUNE SIDE 10 AV 14 og service av den løsning som tilbys. Dette skal dokumenteres med kopi av sertifikater eller lignede som beskriver nødvendig kompetanse. Dokumentasjon: Tilbyder skal ha et operativt kvalitetssikringssystem Tilbyder må beskrive overordnet hvilket kvalitetssikringssystem bedriften bruker i leveransen mot kunde. Det skal dokumenteres at kvalitetssystemet har vært i drift minimum ett år før tilbudsdato, og kan dokumenteres med kopi av overordnet systemdokumentasjon, sertifikater eller annen egnet dokumentasjon. Underleverandører Dokumentasjon: Tilbyder skal utføre arbeid i forbindelse med dette oppdraget med eget eller underleverandørs personell Tilbyder skal gi informasjon om eventuell bruk av underleverandører, og hvor stor andel av avtalen som eventuelt tildeles underleverandører. Tilbyder står ansvarlig for sine underleverandører som det var eget personell. Referanser Dokumentasjon: Tilbyder skal ha erfaring fra de siste tre år med leveranse, installasjon, drift, reparasjon og service av tilsvarende utstyr og/eller løsninger som det som omfattes av denne leveransen, og skal videre ha utført dette arbeidet på en tilfredsstillende måte. Tilbyder skal oppgi erfaringer og referanser fra tilsvarende avtaler /leveranser/oppdrag siste 3 år. De tre mest relevante referansene for denne konkurransen skal kunne dokumenteres med skriftlige referanser, også for tidligere oppdrag for Vest-Agder fylkeskommune Etisk handel Vest-Agder fylkeskommune har vedtatt følgende retningslinjer knyttet til etisk handel: 1. Gjennom valg av handelspartnere og ved å bruke sin innflytelse som kunde overfor leverandører og produsenter, skal Vest-Agder fylkeskommune innenfor de begrensninger som til enhver tid følger av norsk lov og internasjonal rett og avtaleverk bygge opp under en internasjonal anerkjent etisk norm som bidrar til at varer produseres etisk forsvarlig. 2. Ved kjøp av trevirke i møbler, kontorinventar og byggematerialer som kommer fra tropisk tømmer, skal det stilles krav om dokumentasjon på at produktene er produsert på basis av prinsippene for bærekraftig utvikling. 3. Ved kjøp av varer skal det stilles krav til leverandøren at det ved innlevering av tilbud skal legges ved en bekreftelse på at tilbudet ikke inkluderer produkter som er tilvirket (gjelder hele verdikjeden) i strid med ILO`s kjernekonvensjoner som: Retten til organisering og til å inngå kollektive avtaler Forbud mot slave- og tvangsarbeid Forbud mot barnearbeid Forbud mot diskriminering

11 VEST-AGDER FYLKESKOMMUNE SIDE 11 AV 14 Dokumentasjon: Tilbyder skal i tilbudet dokumentere at disse kravene oppfylles for de varer og tjenester som leveres over avtalen ved å avgi egnet erklæring og levere egnet dokumentasjon. 4.4 TILDELINGSKRITERIER Tilbydere som har levert inn korrekt tilbud og som tilfredsstiller minste- og kvalifiseringskravene, vil konkurrere på grunnlag av det totaløkonomisk mest fordelaktige tilbudet i henhold til følgende tildelingskriterier: Produkt/kvalitet Vekt 40 % Kvalitet/funksjonalitet/ytelse for tilbudt løsning Tilgjengelighet og brukervennlighet Leveranse. Vekt 10 % Leveringspresisjon og oppfølging; evne til å betjene oppdragsgiver Gjennomføringsevne/ferdigstillelse/leveringstid Spesifikk tilbud kompetanse Priser. Vekt 50 % Total pris for leveransen Oppdragsgiver vil evaluere tilbudene relativt til hverandre.

12 VEST-AGDER FYLKESKOMMUNE SIDE 12 AV 14 5 KRAVSPESIFIKASJON AV LEVERANSEN 5.1 GENERELT Kravspesifikasjonen angir detaljert hvilke produkt- og tjenesteområder oppdragsgiver ønsker tilbud på. Evalueringen av tilbudet vil i stor grad bli basert på tilbyders besvarelse av del FORMÅL MED LEVERANSEN Oppdragsgiver skal anskaffe toveis SMS-løsning til sine skoler. Krav til leveransen og spesifikasjon av utstyr som skal skiftes er spesifisert i vedlegg V1. Oversikt over skoler, elever, lærere og administrativt ansatte er gitt i vedlegg V TILBUDETS INNHOLD Tilbyder skal beskrive sin løsning i detalj, og besvarelsen skal inneholde tydelige henvisninger til hvert punkt i kravspesifikasjonen, og eventuelt videre til spesielle punkter i prisskjemaet. Tilbudet skal i tillegg inneholde ferdig utfylt forslag til kjøpskontrakt og vedlikeholdskontrakt, se informasjon under punkt 3.4 Kontraktsvilkår. 5.4 PRISSETTING Pris for tjenesten skal gjøres som gitt i vedlegg V2 basert på det antall brukere som er gitt i tabellen over. Prisoppsettet skal følges slik det er fremsatt. Pris skal inneholde alle priselementer for komplett installert løsning. Alle kostnader som tilbyder vet vil komme, men som ikke er angitt, oppfattes som innkalkulert i gitte priser. 5.5 BETALINGSPLAN Betaling skjer etter følgende plan 30 % ved installert løsning (totalsum installasjon) 70 % ved ferdig godkjent installert løsning på tre skoler. Avvik fra denne vil vurderes opp mot bestemmelser i punkt 3.5 Forbehold og reservasjoner Vedlikeholdskostnader løper fra et tidspunkt ett år etter tidspunkt for ferdig godkjent installert løsning på tre skoler, se prisskjema vedlegg V2. Eventuelle utgifter knyttet til utsendelse av SMS faktureres spesifisert minimum på skolenivå etterskuddsvis hvert kvartal. Alle underliggende data skal være sporbare.

13 VEST-AGDER FYLKESKOMMUNE SIDE 13 AV 14 6 INNHOLDSFORTEGNELSE FOR TILBUDSBESVARELSEN Tilbyder skal bygge opp tilbudet sitt etter følgende oppbygning, og vedlegg skal følge punktene: Nedenfor er spørsmål oppgitt i stikkordsform relatert til punkter i konkurransegrunnlaget Punkt/oppdeling Besvart / vedlegges 1. Signert tilbudsbrev m/ tilbyders navn og adresse (4.1) Tilbyders navn, organisasjonsnummer, postadresse, postnummer, poststed, telefon, telefaks, firmas e-postadresse og internett-adresse Kontaktpersons navn, e-postadresse og direkte telefon og mobiltelefon Ikke besvart / begrunnelse 2. Tilbyders forbehold og reservasjoner Oppgi forbehold/reservasjoner til konkurransegrunnlaget Oppgi forbehold/reservasjoner til avtalevilkår 3. Tilbyders dokumentasjon vedrørende minstekrav (4.2) Skatteattester mva og skatt (vedlegg) HMS-egenerklæring (vedlegg) 4. Tilbyders dokumentasjon vedrørende kvalifiseringskrav (4.3) Dokumentasjon omkring tilbyders økonomiske og finansielle stilling (inkl. vedlegg) Dokumentasjon omkring tilbyders tekniske stilling (inkl. vedlegg) Dokumentasjon etiske krav 5. Tilbud Beskrivelse av tilbudte tjenester/produkter Pris for tilbudte tjenester og produkter Ferdig utfylt forslag avtale kjøp og vedlikehold 6. Annet:

14 VEST-AGDER FYLKESKOMMUNE SIDE 14 AV VEDLEGGSOVERSIKT V1: Kravspesifikasjon/kravskjema V2: Produkt- og prisskjema (tilbudsskjema) 6.2 ENDRINGSLOGG Versjon Dato Tekst V Korrigert tilbudsfrist til på forside, bunntekst og punkt 2.5