Vassdragsstyret for øvre Otra - Oppsamling av krypsiv i Åraksfjorden

Transkript

1 VASSDRAGSSTYRET FOR ØVRE OTRA - VØO VØO er eit samarbeidsorgan for kommunane Bykle, Valle og Bygland, grunneigarrepresentantar og Oteraaens Brugseierforening. Kontoradresse: Bygland kommune, 4745 Bygland Åpen anbudskonkurranse Vassdragsstyret for øvre Otra - Oppsamling av krypsiv i Åraksfjorden Kvalifiseringsgrunnlag og Konkurransegrunnlag Tilbudsfrist: kl Bygland,

2 SIDE 2 AV 16 Innholdsfortegnelse 1 GENERELL INFORMASJON PROSEDYRE KRAV TIL UTFORMING AV TILBUDET VALG AV LEVERANDØR KRAVSPESIFIKASJON AV LEVERANSEN TILBYDERS BESVARELSE PRISTILBUD, KONTRAKT M.M... 14

3 SIDE 3 AV 16 1 GENERELL INFORMASJON 1.1 REFERANSE Det vises til kunngjøringen i Doffin databasen, med referanse. 1.2 OPPDRAGSGIVER Oppdragsgiver for konkurransen er Vassdragsstyret for øvre Otra v/ prosjektleiar. 1.3 KONTAKTPERSONER Kontaktperson: Organisasjon Vassdragsstyret for øvre Otra (VØO) Navn Stilling Arne Vethe fiskebiolog Telefon Faks ;mob arne.vethe@bygland.kommune.no 1.4 FORVALTNINGSSTRUKTUR Forespørselen er basert på forvaltningsstruktur på utlysingstidspunktet. Det tas forbehold om utskillelse og/eller innlemmelse av enheter i avtaleperioden, så som overføring av enheter/avdelinger til/fra staten og/eller kommunene. 1.5 FORMÅL OG OMFANG Konkurransen gjelder innleie av traktorer/maskiner, båt/amfibiefartøy med personell til å gjennomføre oppsamling av krypsiv i Åraksfjorden, etter kontrollert innfrysingsprosjekt på vinteren. Flytende flak med krypsiv skal samles opp når det er tilgjengelig etter issmelting på våren, rydding av krypsiv langs strender, drift av oppsamlingslenser / not ved innløpet til Åraksfjorden gjennom vår- og sommersesongen. Det må også etableres godkjent deponi. Dette er nærmere spesifisert i del AVTALENS VARIGHET Avtalen gjelder for det spesifiserte omfanget. Oppstart kan skje fra og med vårsesongen 2014 og vil vare til høsten 2017, totalt 4 år. (Det er søkt om innfrysing til og med vinteren 2017) Det tas forbehold om at planlagt innfrysning i Otra mellom utløpet til Brokke kraftstasjon og Ose bru blir gjennomført vinteren 2013/2014 for at avtaleperioden starter i Anbudet lyses ut i god tid fordi avtale må være klar før innfrysing av Otra iverksettes (januar 2014, evt. desember -13).

4 SIDE 4 AV 16 2 PROSEDYRE 2.1 GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN Totalverdien av anskaffelsen/avtalen kan vera over EØS-avtalens terskelverdi for varekjøp og tjenestekjøp. Anskaffelsen gjennomføres som åpen anbudskonkurranse, i henhold til lov 1 og forskrift 2 om offentlige anskaffelser. Samtlige som ønsker å delta i konkurransen kan levere tilbud basert på oppdragsgivers kvalifikasjons- og konkurransegrunnlag. 2.2 REGELVERK Anskaffelsen gjennomføres etter lov 1 om offentlige anskaffelse med tilhørende forskrifter 2. Det forutsettes at tilbyder har ervervet nødvendig kjennskap til dette regelverket og tilhørende prosedyrer for saksbehandling ved innlevering av tilbud. 2.3 KONKURRANSEREGULERENDE AVTALER Konkurranseloven 3 forbyr konkurranseregulerende avtaler. Forbudet retter seg mot at næringsdrivende inngår avtaler, muntlige eller skriftlige, samordner praksis eller foretar annet som er egnet til å påvirke konkurransen, jfr. konkurranselovens kapitel 3. Bruk av slike avtaler medfører avvisning av tilbudet. 2.4 KONFIDENSIALITET Mottatte tilbud behandles konfidensielt, jamfør forskriftens 2 3-5, KOSTNADER I FORBINDELSE MED TILBUDSUTARBEIDELSE Kostnader tilbyder har i forbindelse med tilbudsprosessen skal i sin helhet dekkes av tilbyder. Tilbudene vil bli konfidensielt behandlet, og ikke antatte tilbud vil ikke bli returnert. 2.6 SPØRSMÅL OG SVAR I FORBINDELSE MED ANSKAFFELSESPROSESSEN Alle henvendelser i forbindelse med anskaffelsesprosessen skal fremsettes skriftlig til kontaktpersonsom angitt i punkt 1.3. Siste frist for mottak av spørsmål er 10 dager før tilbudsfrist. Oversikt over spørsmål vil bli anonymisert og svar vil bli meddelt samtlige tilbydere. 2.7 FREMDRIFTSPLAN Planlagt framdriftsplan for konkurransen er som følger: Utlysing av konkurranse: Frist for å levere inn tilbud: kl.15 Behandling av tilbud: uke 43/ 2013 Eventuelle presentasjoner av tilbud og forhandlingsmøter: uke / 2013 Avtaleinngåelse: (innen ) uke 46 / 2013 Avtaleperiode oppstart; avhengig av isforhold i Otra: Tidlegast : Ein meir sannsynleg dato for oppstart er Det tas forbehold om at endringer i framdrift kan bli gjort underveis. 1 Lov 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser, med etterfølgende endringer 2 Forskrift om offentlige anskaffelser, fastsatt ved kgl. res. 7. april 2006, med etterfølgende endringer 3 Lov 5. mars 2004 nr. 12: Lov om konkurranse mellom foretak og kontroll med foretakssammenslutninger (konkurranseloven), med etterfølgende endringer

5 SIDE 5 AV BEHANDLING AV TILBUD Det vil ikke bli avholdt offentlig tilbudsåpning. Det føres protokoll fra tilbudsåpningen og deler av tilbudsprotokollen vil være offentlig tilgjengelig. Det vil ikke bli gitt opplysninger som knytter pris og andre konkurransemessige betingelser til navngitte leverandører. 2.9 TILDELING AV AVTALE Basert på tilbudets/-enes økonomiske fordelaktighet, forbeholder oppdragsgiver seg retten til å tildele en eller flere avtaler, eller vurdere hvorvidt det er økonomisk fordelaktig for oppdragsgiver å ha en totalavtale med en leverandør. Tilbyder kan gi tilbud på en del, flere deler eller alle deler av omfanget. Tildelingskriteriene som ligger til grunn for denne konkurransen er gitt i pkt Endelig avtale vil bli utarbeidet etter gjennomførte forhandlinger, med utgangspunkt i konkurransegrunnlaget, generelle avtalevilkår og det antatte tilbud RETT TIL Å FORKASTE TILBUD Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å forkaste samtlige tilbud, jamfør forskriftens

6 SIDE 6 AV 16 3 KRAV TIL UTFORMING AV TILBUDET 3.1 UTARBEIDELSE AV TILBUD Tilbudet med eventuelle vedlegg skal være skriftlig og utarbeidet på norsk. Tilbudet skal vedstås til og med 3 måneder fra tilbudsfrist. Forbehold mot dette skal angis. Hvis et punkt ikke er relevant eller ikke kan besvares må dette begrunnes eller beskrives. Det gjøres her spesielt oppmerksom på muligheten for å stille spørsmål til forståelsen av konkurransegrunnlaget, se punkt TILBUDSMAL Tilbudsevaluering er en omfattende prosess, hvor alle leverandører har krav på lik og rettferdig behandling. Det er derfor nødvendig at alle tilbudene er likt oppbygd og benytter referanser i henhold til konkurransegrunnlaget. Manglende besvarelse av ett eller flere punkter kan medføre avvisning av tilbudet. Tilbud skal leveres på vedlagt tilbudsskjema. Annen dokumentasjon nevnt i del 4 skal legges ved tilbudsskjema. Det er bare de poster/kontrakter en ønsker å gi pris på som skal fylles ut. Det er videre viktig at relevante data for det utstyr som er tenkt benyttet kommer frem på tilbudsskjemaet. Det er anledning til å gi tilbud selv om en på tilbudstidspunktet ikke har utstyr. I så tilfelle må det fremlegges bekreftelser fra bank eller annet om lånetilsagn eller annet finansieringsbevis. 3.3 INNLEVERING AV TILBUD FORMAT, PAKKING, MERKING OG FRIST Tilbudet skal være skriftlig. Priser skal leveres på vedlagte tilbudsskjema. Komplett underskrevet tilbud sendes pr. e-post eller leveres i lukket og merket forsendelse. Tilbudet skal merkes Tilbud oppsamling av krypsiv Åraksfjorden Tilbudet skal sendes eller leveres til følgende adresse: Bygland kommune Drift og forvaltning v/ Arne Vethe Adresse: Kommunehuset 4745 Bygland Tilbudet skal være Bygland kommune i hende innen tirsdag kl Dersom tilbudet sendes med post eller annen budtjeneste, men ikke er Bygland kommune i hende på adresse gitt over før utløp av fristen, vil tilbudet bli avvist. Det er tilbyders ansvar at tilbudet kommer frem til rett sted til rett tid, jamfør forskriftens (1). 3.4 KONTRAKTSVILKÅR Dersom tilbyder har forbehold eller reservasjoner i forhold til konkurransegrunnlaget skal dette fremkomme uttrykkelig i tilbudet. Det skal skilles mellom forbehold vedrørende konkurransegrunnlaget og forbehold vedrørende avtalevilkår.

7 SIDE 7 AV 16 4 VALG AV LEVERANDØR Alle tilbydere til denne konkurransen må tilfredsstille minstekravene og oppfylle kvalifikasjonskravene. 4.1 GENERELT Minstekrav er regulert i forskrift 2 og gjelder for alle leverandører til det offentlige. Kvalifikasjonskrav omfatter krav til den enkelte tilbyders økonomiske og finansielle stilling. Dette betyr en vurdering av tilbyders økonomiske kapasitet, herunder soliditet, resultatgrad og fortjenestegrad, samt evne til å kunne oppfylle en eventuell avtale. Disse kravene vil variere for hver enkelt konkurranse. Kvalifikasjonskravene til denne konkurransen er gjengitt nedenfor. De tilbyderne som tilfredsstiller minstekravene og kvalifikasjonskravene stiller likt i den videre konkurransen. Tildeling av avtale vil derfor være basert på de angitte tildelingskriterier gitt i denne forespørselen. 4.2 MINSTEKRAV Samtlige tilbydere skal levere følgende dokumentasjon i tilbudet: Skatteattester for merverdiavgift og skatteattest for skatt, se ellers skatteetatens nettside, Attestene skal ikke være eldre enn 6 måneder. HMS-egenerklæring Mal for utfylling følger vedlagt, se vedlegg 1 Det stilles krav til at MVA, skatte- og trygdeavgiftattestene ikke innehar restanser. Tilbydere som ikke leverer attester for innbetalt skatt og mva (to attester), samt HMS-egenerklæring, vil kunne bli avvist. 4.3 KVALIFISERINGSKRAV Kvalifikasjonskravene danner grunnlag for vurdering av tilbyders mulighet til å oppfylle leveransen i dette konkurransegrunnlaget. Kvalifikasjonskravene vil være tilpasset den leveranse som omfattes av dette kvalifikasjonsgrunnlag. Det er et kvalifiseringskrav at tilbyder kan dokumentere at en har tilstrekkelig kompetanse, og ressurser (teknisk og økonomisk) til å kunne gjennomføre avtalen. Kvalifikasjonskravene er minimumskrav. De tilbydere som tilfredsstiller kvalifikasjonskravene vil bli vurdert likt i den videre konkurransen Dokumentasjon omkring økonomisk og finansiell stilling: Foretaksregistrering/firmaattest Tilbyder skal vedlegge attest for registrering i det faglige register som er bestemt ved lovgivningen i det land hvor tilbyder er etablert, for eksempel Foretaksregisteret i Brønnøysund. Tilbyders økonomi Oppdragsgiver vil gjennomføre kredittvurdering/-analyse av tilbyderne. Lav score (<30 poeng) på slik kredittvurdering/-analyse vil kunne medføre diskvalifisering av tilbyder Dokumentasjon omkring tilbyders tekniske kapasitet: Organisasjon/erfaring Tilbyder skal beskrive sin organisasjon med hensyn til antall ansatte og annet relevant informasjon som beskriver virksomhetens generelle kompetanse og ressurser, inkludert eventuelle samarbeidspartnere som er relevante for leveransen.

8 SIDE 8 AV 16 Tekniske ressurser/maskiner og utstyr Tilbyder skal beskrive tilgjengelige tekniske ressurser (maskiner og utstyr), relevant for denne leveransen. Tilbyder må bekrefte at han har nødvendig personell og utstyr tilgjengelig for oppdragsgiver i beredskapsperioden. Forsikring Tilbyder skal fremlegge dokumentasjon på at nødvendige ansvarsforsikringer dekkende for oppdraget er inngått og er gyldige. Underleverandører Tilbyder skal gi informasjon om eventuell bruk av underleverandører, og hvor stor andel av avtalen som eventuelt tildeles underleverandører. Tilbyder står ansvarlig for sine underleverandører. Referanser Tilbyder skal oppgi erfaringer og referanser fra tilsvarende arbeid siste 2 år. 4.4 TILDELINGSKRITERIER Tilbydere som har levert inn korrekt tilbud og som tilfredsstiller minste- og kvalifiseringskravene, vil konkurrere på grunnlag av det totaløkonomisk mest fordelaktige tilbudet i henhold til følgende tildelingskriterier: Tjeneste ( 30 % ) Alder og tilstand på maskin/utstyr Maskinstørrelse Maskinførers erfaring og evne til samarbeid Pris ( 70 % ) Total pris på tjenester

9 SIDE 9 AV 16 5 KRAVSPESIFIKASJON AV LEVERANSEN 5.1 GENERELT Kravspesifikasjonen angir detaljert hvilke produkt- og tjenesteområder oppdragsgiver ønsker tilbud på. Evalueringen av tilbudet vil i stor grad bli basert på tilbyders besvarelse av del 5. Tilbudet gjelder innleie av traktorer/maskiner, båt og lenser med fører for oppsamling av krypsiv i Åraksfjorden: Flytende flak med krypsiv som samles opp når det er tilgjengelig etter issmelting på våren. Når isen i Åraksfjorden smelter vil det blottlegges flytende flak av krypsiv som har kommet under og etter isgangen. Disse må lokaliseres og fjernes eventuelt sikres mot spredning med lenser eller tilsvarende. «Passiv oppsamling» av krypsivet, dvs. med lenser og not prioriteres, da dette vil være mest kostnadseffektivt. Drift av oppsamlingslenser ved innløpet til Åraksfjorden gjennom vår/sommarsesongen: Så fort isen har gått skal disse monteres. Dette bestemmes i samråd med Prosjektleder for VØO. Lensene tømmes så snart de er fylt opp. Krypsivet lastes på traktor og kjøres til deponi. Plassering og type lense skal spesifiseres i tilbudet. Lensene skal dekke det meste elveløpet og ha enkel løsning for passering for båttrafikk, for eksempel en lense fra hver side som overlapper med plass til passering. Lensa må merkes med lys. Lensa skal driftes gjennom sommersesongen så lenge det er hensiktsmessig (evt. til og med september ). Rydding av krypsiv langs strender på våren: Når isen har gått på våren skal mengder krypsiv på strendene rundt hele Åraksfjorden kartlegges. På bakgrunn av dette skal VØOs prosjektleder bestille utvalgte strender som skal renskes. Dette defineres på kart. Utvalgte strender skal vera ferdig renska innan ca. 20. juni. Oppsamlet krypsiv skal lastes opp i tilhenger/lastebil og kjøres til deponi som godkjennes av grunneier og kommunen. Tilbyder må etablere dette. Tilbyder må varsle aktuelle grunneiere om arbeid på deres grunn og få grunneiers tillatelse til montering av oppsamlingslense og eventuelt kjøring med landgående maskiner. Bygland kommune vil så langt mulig være behjelpelig med dette. 5.2 KRAV TIL UTSTYR Lenser festes til land i trær, steiner m.m. og i fjordbunnen med dregger eller sandkileanker for å kunne holde posisjonen. De skal kunne holde på oppsamlet krypsiv selv om strømforhold varierer noe. Båt for oppsamling av flytende flak og rensking av strender der det ikke er annen tilkomst. Det skal fraktes oppsamlet krypsiv over avstander på opptil 2-3 km til nærmeste deponi eller omlasting til traktorhenger. Det må være god lastekapasitet på båten. Traktor med tilhenger for transport til deponi og utstyr til å laste krypsiv fra oppsamlingsplass. Spesialutstyr til traktor eller tilsvarende til å renske større mengder krypsiv på sandstrender maskinelt, steinsvans er utprøvd med godt resultat.

10 SIDE 10 AV KRAV TIL RESULTAT Arbeidet skal utføres etter krav fremsatt i konkurransegrunnlag og ellers i samråd med Prosjektleder for VØO. a) Drivende krypsiv skal samles opp i oppsamlingslenser. Dersom krypsiv kommer forbi oppsamlingslensene og det er samlet i flytende flak skal dette samles opp før det sprer seg. b) Rensking av strender skal godkjennes etter befaring av prosjektleder for VØO. c) Alt arbeid må utføres på forsvarlig måte. d) Tilbyder er ansvarlig for å skaffe avløser ved sykdom, eller maskinskade. Prosjektleder for VØO skal i dette tilfellet varsles. e) Tilbyder lager ukentlig rapport over utført arbeid og mengde krypsiv som er kjørt til deponi.

11 SIDE 11 AV 16 6 TILBYDERS BESVARELSE Tilbyder skal bygge opp tilbudet sitt etter følgende oppbygning, og vedlegg skal følge punktene: 6.1 OPPLYSNINGER OM TILBYDER: Følgende opplysninger må fylles inn: Tilbyders navn Organisasjonsnummer Postadresse Postnummer Poststed Telefon Telefaks Kontaktperson Epost Mobiltelefon 6.2 FORBEHOLD Forbehold til konkurransegrunnlaget (bruk eventuelt eget vedlegg)

12 SIDE 12 AV Forbehold til avtalevilkår/kontrakt (bruk eventuelt eget vedlegg) 6.3 MINSTEKRAV Skatteattester for merverdiavgift er vedlagt i vedlegg nr. Skatteattester for skatt er vedlagt i vedlegg nr. HMS-egenerklæring (se vedlegg 1) er vedlagt i vedlegg nr. 6.4 KVALIFISERINGSKRAV Firmaattest Firmaattest er vedlagt i vedlegg nr.

13 SIDE 13 AV Organisasjon/erfaring (bruk eventuelt eget vedlegg) Tekniske ressurser/maskiner som skal brukes (oppgi merke antall hk, årsmodell, lastekapasitet og aktuelt utstyr) (bruk eventuelt eget vedlegg) Vedlegg 1: Helse- miljø og sikkerhets egenerklæring Vedlegg 2: Kontraktsformular brøyting

14 SIDE 14 AV 16 7 PRISTILBUD Ut fra de opplysningene som går frem av dokumentene kan jeg ta på meg oppsamling av krypsiv og rensking av strender for følgende priser ( inkl. mva.) : Timepris for maskiner/båt : kr. kr. Oppsetting og demontering av lense / not, ( gje pris pr. 100 m lense / not ) : kr. Type lense / not (beskriv materiale, dybde osv.) : Pris pr. tømming av lense / not (pris pr. 100 m lense / not) : (Kan også gis som timepris): Timepris for ekstra mannskap : ALTERNATIVT KAN DET GIS PRIS PR. VOLUM : Oppsamlet krypsiv til deponi- pris kr/m 3 (måles per lass som kjøres til deponi). Tillegg for oppsamlet krypsiv som fraktes med lastebil/traktor- pris kr/m 3 /km Rensking av strender- pris kr/ km kr. kr. kr. kr. kr. kr. MINSTE KONTRAKTSUM FOR Å OPERERE PR. SESONG : Kr. Andre opplysninger kan spesifiseres her : Tilbudet står ved makt i 90 dager fra tilbudsfristens utløp., den

15 SIDE 15 AV 16 VASSDRAGSSTYRET FOR ØVRE OTRA OPPSAMLING AV KRYPSIV I ÅRAKSFJORDEN VEDLEGG 1 8. ERKLÆRING OM HELSE, MILJØ OG SIKKERHET Det bekreftes med dette at denne virksomheten arbeider systematisk for å oppfylle kravene i helse-, miljø- og sikkerhetslovningen og ved det tilfredsstiller kravene i forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheten (Internkontrollforskriften) fastsatt ved kgl.res. 6.desember 1996 i medhold av lov av 4.februar 1977 nr.4 om arbeidsvern og arbeidsmiljø mv. Det bekreftes at virksomheten er lovlig organisert i henhold til gjeldende skatte- og arbeidsmiljøregelverk når det gjelder ansattes faglige og sosiale rettigheter. Det aksepteres at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til gjennomgåelse og verifikasjon av virksomhetens system for ivaretakelse av helse, miljø og sikkerhet. Firmanavn: Daglig leder Dato: (sign.) Det bekreftes med dette at det er iverksatt systematiske tiltak for å oppfylle ovennevnte krav til helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen. Representant for de ansatte Dato: (sign.)

16 SIDE 16 AV 16 VASSDRAGSSTYRET FOR ØVRE OTRA OPPSAMLING AV KRYPSIV I ÅRAKSFJORDEN VEDLEGG 2 KONTRAKTSFORMULAR KONTRAKT MELLOM VASSDRAGSSTYRET FOR ØVRE OTRA (VØO) OG ENTREPRENØR FOR OPPSAMLING AV KRYPSIV VEDRØRENDE OPPSAMLING AV DRIVENDE KRYPSIV OG KRYPSIV DREVET I LAND PÅ STRENDER I ÅRAKSFJORDEN 1. Entreprenør tar med dette på seg arbeidet i samsvar med tilbud av. 2. Arbeidet skal utføres etter tilbudsdokument og ellers i samråd med prosjektleder for VØO. 3. Vederlaget blir fastsatt ut fra tilbud av. 4. Det tas forbehold om at planlagt innfrysning i Otra mellom utløpet til Brokke kraftstasjon og Ose bru blir gjennomført vinteren 2013/2014 for at avtaleperioden starter i Avtaleperiode: Andre spesielle vilkår:, den VØO Entreprenør Vedlegg: Arbeids, kontrakts og betalingsvilkår: Faktura skal sendes for hver kalendermåned sammen med ukentlig rapport for siste uke i måneden. Utbetaling vil til vanlig bli 14 dg etter innlevering. Oppsigelse av avtale: Denne kontrakten kan gjensidig sis opp med 3 mnd varsel dersom oppsigelsen kan begrunnes ut fra manglende oppfylling av avtale eller forhold som partene ikke hadde kjennskap til eller burde hatt kjennskap til ved kontraktsstart.