KONKURRANSEGRUNNLAG. for anskaffelse av. styrings- og rapporteringsverktøy. til Porsgrunn kommune

Transkript

1 KONKURRANSEGRUNNLAG for anskaffelse av styrings- og rapporteringsverktøy til Porsgrunn kommune Tilbudsfrist: Torsdag 24. september 2009, klokken 12.00

2 Innholdsfortegnelse 1 Kort beskrivelse av oppdraget Gjennomføring av konkurransen Anskaffelsesprosedyre Frister Spørsmål til konkurransen Innlevering av tilbud Tilbudsåpning Omkostninger Kravspesifikasjon Beskrivelse av anskaffelsen Avtaleforutsetninger Leveringsbetingelser Betalingsbetingelser Leverandørens tilbud Pristilbud Kvalifisering av leverandør... 7 Økonomiske og tekniske minstekrav Attest for betalt skatt og trygdeavgifter Attest for betalt merverdiavgift Økonomisk gjennomføringsevne Tekniske og faglige kvalifikasjoner Valg av leverandør Kontrakt Leverandørens dokumentasjonsliste Sikkerhetspolitikk i Porsgrunn kommune... 11

3 1 Kort beskrivelse av oppdraget Konkurransen gjelder anskaffelse av styrings- og rapporteringsverktøy til Porsgrunn kommune. Programvaren skal brukes til innsyn for alle kommunens medarbeidere, og til datafangst, presentasjon, rapportering og dialog omkring styringsmål og virksomhetsplanlegging for alle kommunens administrative ledere. Kommunen har to administrative beslutningsnivå med rådmann/kommunalsjefer og 65 virksomhetsledere. Programvaren skal være tilpasset kommunens administrative organisasjon. For en nærmere beskrivelse av denne, se: Porsgrunn kommune har en flat organisasjon med betydelig myndighet delegert fra rådmann og ut til de tjenesteproduserende virksomheter som skoler, sykehjem, bygge- og eiendomsavdeling m.fl. Balansert målstyring (bms) benyttes som styrings- og ledelsesverktøy for å skape en god intern dialog og bevissthet omkring utfordringer, trivsel blant medarbeidere og en effektiv tjenesteproduksjon. Unike måleindikatorer er utviklet for rådmann og for hver av virksomhetene, innenfor rammene av felles fokusområder og avledede kritiske suksessfaktorer. Status og endring på disse skal synliggjøres i programvaren. Det legges vekt på at styrings- og rapporteringsverktøyet til Porsgrunn kommune skal være levende. Dette impliserer hyppig bruk og oppdatering, at alle sentrale styringsvariabler er integrert og at verktøyet gir rom for rapportering og dialog omkring status og tiltak. Med sentrale styringsvariabler menes bl.a. måleindikatorer fra målekart (bms), regnskap, sykefravær og tiltak i hht. planer. Det anses som en fordel om verktøyet også kan tilpasses en presentasjon av kommunens tjenesteproduksjon og samfunnsdata over kommunens internettside. Kommunene Siljan og Bamble skal ha opsjon på inngått avtale. 2 Gjennomføring av konkurransen Konkurransen er kunngjort i Doffin og på Porsgrunn kommunens internettsider. Tilbudet skal inneholde alle de opplysninger som denne tilbudsinnbydelsen stiller krav om, og følge samme inndeling/nummerering som konkurransegrunnlaget. Tilbud som avviker fra konkurransegrunnlaget kan bli avvist. Konkurransen er regulert av lov og forskrift om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69. Ajourført med endringer, senest ved lov 30. juni 2006 nr. 41. Forskrift fastsatt ved kgl.res. 7.april 2006 nr. 402 med hjemmel i lov 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser 11 første ledd. Fremmet av Fornyings- og administrasjonsdepartementet. Endret ved forskrift 24. november 2006 nr Informasjon om regelverket er å finne på Fornyings- og administrasjonsdepartementet internettsider Anskaffelsesprosedyre Konkurranse med forhandlinger. 3

4 2.2 Frister Frist for å stille spørsmål til konkurransen: Tilbudsfrist (tilbudet skal være kommunen i hende): Vedståelsesfrist: For sent innlevert tilbud blir avvist Torsdag 17. september 2009, kl Torsdag 24. september 2009, kl Mandag 18. januar 2010, kl Spørsmål til konkurransen Spørsmål i forbindelse med anbudet skal rettes til: Porsgrunn kommune Kontaktperson: Odd Tore Hegna Adresse: Storgata 153 Telefon: / E-post: odd.tore.hegna@porsgrunn.kommune.no Alle relevante spørsmål med svar vil bli anonymisert og distribuert til samtlige interessenter/tilbydere. 2.4 Innlevering av tilbud Tilbudet sendes/leveres i lukket nøytral konvolutt merket Tilbud styringsverktøy. Tilbudet skal bestå av følgende: Ett 1 sett i papirformat Ett 1 sett elektronisk, enten på USB eller CD. Tilbudet skal være utformet på norsk. Tilbudet skal leveres/sendes til følgende adresse: Porsgrunn kommune Kontaktperson: Odd Tore Hegna Postadresse: Postboks 128, 3901 Porsgrunn Besøksadresse: Storgata 153 Tilbud pr. e-post eller telefaks aksepteres ikke. Tilbyder kan ikke gjøre endringer i tilbudet eller kalle tilbudet tilbake etter tilbudsfrist. 2.5 Tilbudsåpning Det vil ikke bli foretatt offentlig tilbudsåpning. Tilbudene vil bli protokollført. 2.6 Omkostninger Omkostninger som tilbyderen pådrar seg ved utarbeidelsen av tilbudet vil ikke bli refundert av kommunen. 4

5 3 Kravspesifikasjon 3.1 Beskrivelse av anskaffelsen IKT-infrastruktur for programvaren Løsningen skal samvirke med følgende infrastruktur i Porsgrunn kommune: 1. Servere: Maskinvare standardisert på HP servere og IBM Blade. 2. Op.system på servere: Microsoft Windows Databaser: Oracle, Microsoft SQL og Sybase. 4. Klienter: Maskinvare standardisert for HP stasjonær og bærbare, Wyse tynnklienter. 5. Op.system på klienter: Hovedsakelig Windows XP. 6. Systemene skal være AD (Active Directory) integrert for tilgangs- og rettighetsstyring. 7. Mulighet til å lese inn/hente data fra Oracle og Microsoft SQL baser, samt mulighet til schedulerte importer fra filformater som csv og Excel. Det er utstrakt bruk av Citrix for distribusjon av applikasjoner i Porsgrunn kommune, både i LAN og WAN. Kommunen benytter Agresso økonomi 5.5 sp2 og NLP-personalsystem. Funksjonskrav 1. Porsgrunn kommune har behov for et styrings- og rapporteringsverktøy som etter kortvarig opplæring kan administreres lokalt, og har et lett lesbart grensesnitt. Lokal administrator tildeler egne brukere av verktøyet ulike roller, mht. leseadgang, rettigheter for datainnlegging og rapportering. Innlagte skriftlige rapporter på status til måleindikatorer og tiltak i hht. planer er automatisk sporbare til den rapporteringspliktige. 2. Porsgrunn kommune har behov for et verktøy som presenterer status og endring over tid på alle måleindikatorer til de unike målekart, i form av tall og illustrasjoner. 3. Styrings- og rapporteringsverktøyet gir muligheter for hyppige automatiserte datafangster fra lokale databaser på regnskap og personal samt manuell innlegging av data. 4. Verktøyet gir mulighet for virksomhetsplanlegging ved å gjøre planer tilgjengelige for innsyn, systematisering av mål og rapportering på tiltak. Videre gis det mulighet for å hente ut rapporter i form av tall og skrift på ulike nivå, også aggregerte. 5. Verktøyet har lese- og utskriftsvennlige formater på de ulike datasett og rapporter, med mulighet til klipp og lim i standard microsofts filformater. 6. Porsgrunn kommune har behov for et verktøy som er enkel og intuitiv å manøvrere i for de ulike brukergrupper, med dertil lavt opplæringsbehov. Kommandoer, menyer og hjelpetekster er på norsk. 7. Verkøyet er web-basert og brukes både i kommunens intra- og internett. Produktkvalitet 1. Porsgrunn kommune har behov for et styrings- og rapporteringsverktøy som er velprøvd og som har vært i lengre stabil drift hos kunder. 2. Verktøyet er godt beskrevet med alle tilgjengelige moduler og tilfredsstiller Datatilsynets og Porsgrunn kommunes krav til datasikkerhet (se avsnitt 9 her). Krav til tilbyder 1. Tilbyder foretar installasjon av programvaren til spesifiserte servere, testing etter avtalt plan, setter opp automatiserte datafangster og dokumenterer utført arbeid. 2. Tilbyder garanterer vedlikehold, support og tilpasning av programvaren til framtidige versjoner av norsk standard i 5 år regnet fra kontraktsdato. 3. Support fra leverandør omfatter godt tilgjengelig telefonkontakt og hurtig tilbakemelding på e-post. Med nye programvareversjoner følger nødvendig dokumentasjon og support. 5

6 Krav til etablering av løsningen Prosjektorganisering: Overordnet prosjektledelse og styring skal forestås av Porsgrunn kommune. Leverandøren skal skissere og beskrive sin prosjektorganisasjon med roller, rapportering, intern deltagelse og ansvarslinjer. Tilbudet skal beskrive Porsgrunn kommunes rolle i prosjektet. Leverandøren skal sørge for stabil bemanning av prosjektet. Leverandøren skal selv forestå koordinering av egne aktiviteter. Ved installasjon av programvare må IKT-avdelingen informeres i god tid. Det må avklares at programvaren kan kjøre på den tekniske plattformen og om det må investeres i ekstra maskinvare. Gjennomføring med tidspunkt angis: Fase Tidspunkt Aktivitet Prosjektstart Etablering. Pilot Produksjon Godkjenning Signering av avtale Installasjon av løsningen. Konfigurering og tilpasning. Etablering av datagrunnlag. Gjennomføring av pilot inkludert opplæring av superbrukere. Akseptanse av løsningen. Løsningen settes i ordinær drift. Godkjenningsperiode. Endelig godkjenning. Leverandørkrav: Krav og betingelser som stilles ved etablering av løsningen skal spesifiseres overfor Porsgrunn kommune. Ressursbehov skal angis. Opplæring: Tilbudet skal beskrive anbefalt opplæring for enkeltbrukere og grupper. Det skal tilføres tilstrekkelig kunnskap slik at Porsgrunn kommune skal kunne utføre den videre drift av løsningen. Nødvendig dokumentasjon skal forefinnes elektronisk. Godkjenningsperiode: Godkjenningsperioden skal være 4 måneder. Tilbudet skal spesifisere tester, kontroller med mer som skal utføres i godkjenningsperioden. Tilbudet skal spesifisere kriterier for endelig godkjenning av leveransen. Vedlikeholdsavtale: Tilbudet skal inneholde pris på vedlikehold av løsningen. 3.2 Avtaleforutsetninger Avtale om kjøp gjøres under forutsetning av at nødvendige midler avsettes under kommunens behandling av budsjettet for , høsten Leveringsbetingelser Fritt levert. 6

7 3.4 Betalingsbetingelser Betalingsbetingelsene er fri leveringsmåned + 30 dager. 3.5 Referanser Tilbudet skal inneholde en liste over de viktigste leveranser/avtaler av tilsvarende karakter de siste tre år, herunder leveransens verdi og tidspunkt, offentlige eller private mottakere. Kontaktperson og telefonnummer bes oppgitt. 4 Leverandørens tilbud a. Dette skal inneholde redegjørelse for punkter spesifisert i Leverandørens dokumentasjonsliste (jfr. Pkt. 8). 4.1 Pristilbud Som utgangspunkt for prisangivelsen ligger vedlagt prisskjema. Prisene skal oppgis i NOK, ekskl. mva. Leverandørens øvrige kostnader (gebyrer, godtgjørelser og lignende) skal være inkludert. Alle enhetspriser skal omfatte komplette produkter, løsninger og/eller tjenester. Deler, komponenter, utstyr, tjenester m.m. som ikke er priset i tilbudet, men som er nødvendig for at anskaffelsen skal fungere tilfredsstillende, anses som inkludert. 5 Kvalifisering av leverandør Økonomiske og tekniske minstekrav Kvalifikasjonskravene ved denne forespørselen er listet opp nedenfor, og hvilke dokumentasjon som kreves framlagt for å vurdere om kravene er oppfylt. 5.1 Attest for betalt skatt og trygdeavgifter Dokumentasjon: Skatteattest RF 1244 utstedet av kemner/kommunekasserer for skatt- og arbeidsgiveravgift (ikke eldre enn 6 mnd.). Leverandører med forretningsadresse utenfor Norge, skal levere attest utstedt av vedkommende myndighet i hjemlandet. 5.2 Attest for betalt merverdiavgift Dokumentasjon: Skatteattest RF 1244 utstedet av skattefogden/fylkesskattesjefen for merverdiavgift (ikke eldre enn 6 mnd). Leverandører med forretningsadresse utenfor Norge, skal levere attest utstedt av vedkommende myndighet i hjemlandet. 7

8 5.3 Økonomisk gjennomføringsevne Det kreves at tilbyderen har økonomisk evne til å gjennomføre avtalen. Dokumentasjon: Fremleggelse av selskapets komplette årsregnskap for de to siste regnskapsår (dvs. resultatregnskap, balanserregnskap, styrets årsberetning og revisjonsberetning). Dersom tilbyder har gyldig grunn til ikke å legge ved denne dokumentasjonen, kan leverandøren godtgjøre sin økonomiske og finansielle stilling med ethvert dokument som GKI kan akseptere. 5.4 Tekniske og faglige kvalifikasjoner Kapasitet. Tilbyderen skal ha tilstrekkelig kapasitet til å gjennomføre rammeavtalen av dette omfang. Dokumentasjon: Oversikt over tilbyders gjennomsnittlige arbeidsstyrke og antall medarbeidere i den administrative ledelse. Oversikt over antall medarbeidere som vil være involvert for gjennomføringen av denne rammeavtalen. Kompetanse.. Tilbyderen skal ha tilstrekkelig kompetanse til å gjennomføre rammeavtalen av dette omfang. Dokumentasjon: Oversikt over formell faglig kompetanse og erfaring for medarbeidere som vil være involvert i gjennomføringen av denne rammeavtalen. Manglende oppfyllelse av økonomiske og tekniske minstekrav fører til at tilbudet blir avvist. 6 Valg av leverandør Følgende vil bli lagt til grunn ved vurdering av tilbudene: Kriterium Vekt Priser og kostnader 35 % Referanser 35 % Funksjonalitet 30 % Totalt 100% Beregningsmodell For hvert kriterium rangeres det enkelte tilbud på en poengskala fra 1 10, der 10 er høyest. Beste tilbud innenfor hvert kriterium oppnår 10 poeng. Hvor stor del av poengskalaen som benyttes ved poenggivningen avhenger av hvor store forskjeller det er mellom tilbudene på de enkelte kriteriene. Poeng pr. kriterium multipliseres med kriteriets vekt. Det tilbud som oppnår høyest totalscore, defineres som det mest fordelaktige tilbudet og er vinner av konkurransen. Priser og kostnader 35 % vekt Herunder vurderes krav til kjøpers egen ressursbruk (årsverkinnsats/kompetanse) ved etablering og drift, samt innkjøp- og faste driftskostnader. 8

9 Referanser 35 % vekt Herunder vurderes informasjon som fremgår av Konkurransegrunnlagets pkt. 3.5 Referanser. Funksjonalitet 30 % vekt Det vises til beskrivelse gjort under pkt Kontrakt Kommunens beslutning om hvem som skal tildeles kontrakt vil bli skriftlig meddelt alle deltakerne i konkurransen i rimelig tid før kontrakt inngås. Innstillingen inneholder en begrunnelse for valget og angir frist (karenstid) for leverandører til å klage over beslutningen. Det vil bli inngått kontrakt med den leverandør som er vektet høyest i henhold til tildelingskriteriene (jfr. Pkt 6). Kontrakten utarbeides av kommunen og undertegnes av begge parter. Følgende kontraktsstandard legges til grunn for anskaffelsen: Statens standardavtale for ITanskaffelser SSA-K lille. Tilbudet ønskes innlevert i henhold til oppsett i avtalen. 9

10 8 Leverandørens dokumentasjonsliste Tilbyder skal i skjemaet nedenfor fylle ut opplysninger om egen organisasjon: Kontaktinformasjon: Firmanavn: Kontaktperson: Besøksadresse: Postadresse: E-postadresse: Telefon (kontor): Telefon (mobil): Telefaks: Følgende dokumentasjon er vedlagt (merk at manglende dokumentasjon kan føre til at tilbudet avvises): Økonomiske og tekniske minstekrav, Jfr. Pkt Dokumentasjon Attest for betalt skatt og trygdeavgift (jfr. Pkt. 5.1) Attest for betalt merverdiavgift (jfr. Pkt. 5.2) Foretakets årsregnskap (jfr. Pkt. 5.3). Tekniske og faglige kvalifikasjoner (jfr. Pkt. 5.4) Andre opplysninger: Dokumentasjon Beskrivelse av produkt, produktkvalitet og produktsortiment (jfr. Pkt. 3.1) Referanseliste (jfr. Pkt. 3.5) Prisskjema (jfr. Pkt. 4.1) Vedlegg nr. Vedlegg nr. 10

11 9 Sikkerhetspolitikk i Porsgrunn kommune Porsgrunn kommune har følgende hovedmål for arbeidet med informasjonssikkerhet: Porsgrunn kommune skal følge lover, forskrifter og anbefalinger om offentlighet i forvaltningen. Porsgrunn kommune skal samtidig følge alle relevante lover, forskrifter og anbefalinger om informasjonssikkerhet. Porsgrunn kommune skal ha en tilstrekkelig grad av bevissthet og holdning til informasjonssikkerhet og sikring av informasjon som er unntatt offentlighet. Informasjonssikkerheten skal være et hjelpemiddel for å utføre primæroppgavene til Porsgrunn kommune på en forskriftsmessig måte, og slik bidra til god kvalitet på våre tjenester. Rutinene for arbeidet med informasjonssikkerhet skal være tilgjengelige, enkle å forstå, følge og vedlikeholde. Porsgrunn kommune skal ha rutiner som sikrer at eventuelle sikkerhetsbrudd blir oppdaget, at konsekvenser av sikkerhetsbrudd blir minimalisert, og at det blir iverksatt korrigerende tiltak. Anvendelse: Kravene til informasjonssikkerhet gjelder all informasjon innen saksbehandling og tjenesteproduksjon i Porsgrunn kommune. Sikkerhetspolitikken regulerer sikring av sensitiv informasjon i Porsgrunn kommunes organisasjon, eller sensitiv informasjon som Porsgrunn kommune har ansvar for i forhold til; Personell (inkl. informasjon om ansatte, innleide, osv.). Innbyggere Samarbeidspartnere Sikkerhetspolitikken gjelder for: Alle kommunens ansatte, innleid personell eller andre som gis tilgang til Porsgrunn kommunes systemer og lokaler. Kommunens kommunikasjonssystemer Bygninger Utstyr og materiell 11