KONKURRANSEGRUNNLAG for anskaffelse av: Vintervedlikehold ved Sykehuset Telemark, Ulefossveien Referanse SEP (1) Tilbudsfrist: kl.

Transkript

1 KONKURRANSEGRUNNLAG for anskaffelse av: Vintervedlikehold ved Sykehuset Telemark, Ulefossveien Referanse SEP (1) Tilbudsfrist: kl

2 1. KORT BESKRIVELSE AV OPPDRAGET Konkurransen gjelder tilbud på lastebiler, traktorer og redskapsbærere med sjåfør til brøyting for Sykehuset Telemark, Skien. Sykehuset Telemark vurderer omfanget til å være ca. 1 enhet. Leverandøren må selv stille med de enhetene som han vurderer trengs for å utføre kontrakten. Kart er vist i vedlegg 9.5 i konkurransegrunnlaget. I tillegg gjelder anbudet også øvrig vintervedlikehold etter oppdrag fra Sykehuset Telemark. Med øvrig vintervedlikehold menes rydding/bortkjøring av snø, ishøvling og sandstrøing. 2. GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN Konkurransen er kunngjort i Doffin. Prosedyre: Tjenestekontrakt. Tilbudet skal inneholde alle de opplysninger som denne tilbudsinnbydelsen stiller krav om, og følge samme inndeling/nummerering som konkurransegrunnlaget. Tilbud som avviker fra konkurransegrunnlaget kan bli avvist. Konkurransen er regulert av lov og forskrift om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69. Ajourført med endringer, senest ved lov 30. juni 2006 nr. 41. Forskrift fastsatt ved kgl.res. 7.april 2006 nr. 402 med hjemmel i lov 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser 11 første ledd. Fremmet av Fornyings- og administrasjonsdepartementet. Endret ved forskrift 24. november 2006 nr Informasjon om regelverket er å finne på Fornyings- og administrasjonsdepartementet internettsider Anskaffelsesprosedyre 2.2. Frister Åpen anbudskonkurranse med forhandlinger Tilbudsbefaring: Mandag kl Oppmøte Hovedinngangen Skien sykehus. Tilbudsfrist (tilbudet skal være Sykehuset Telemark i hende): Fredag kl Innlevering bygg 50 ved Sykehuset Telemark, Skien. Vedståelsesfrist: For sent innlevert tilbud blir avvist 2.3. Avtalens varighet Sykehuset Telemark, Sykehuset skal inngå rammeavtale for 4 år. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å kunne prolongere avtalen med 1 år + 1 år (4+1+1) Spørsmål til konkurransen Spørsmål i forbindelse med anbudet skal rettes til: Bygg og eiendomsseksjonen Kontaktperson: Jørn Hafredal Adresse:Ulefossveien 55, 3710 Skien. Telefon: E-post: jorn.hafredal@sthf.no Alle relevante spørsmål med svar, vil bli anonymisert og distribuert til samtlige interessenter/tilbydere Innlevering av tilbud Tilbudet sendes/leveres i lukket nøytral konvolutt merket Tilbudskonkurranse vintervedlikehold. Tilbudet skal bestå av følgende: Ett 1 sett i papirformat Tilbudet skal være utformet på norsk. Tilbudet skal leveres/sendes til følgende adresse:

3 Sykehuset Telemark HF, Bygg og eiendomsseksjonen Bygg 50 Kontaktperson: Jørn Hafredal Adresse: Ulefossveien 55, 3710 Skien. Tilbud pr. e-post eller telefaks aksepteres ikke Tilbudsåpning 2.7. Omkostninger Tilbyder kan ikke gjøre endringer i tilbudet eller kalle tilbudet tilbake etter tilbudsfrist. Det vil ikke bli foretatt offentlig tilbudsåpning. Tilbudene vil bli protokollført. Omkostninger som tilbyderen pådrar seg ved utarbeidelsen av tilbudet vil ikke bli refundert av sykehuset Forbehold fra oppdragsgiver Det tas forbehold om å inngå kontrakt med noen tilbyder, dersom Sykehuset Telemark HF etter gjennomføring av konkurransen finner att utførelse av oppdraget er rimeligere ved bruk av interne ressurser. 3. OM OPPDRAGET 3.1. Beskrivelse av oppdraget Tilbudsinnbydelsen gjelder innleie av lastebiler, traktorer og redskapsbærere med fører til brøyting i Sykehuset Telemark. Arbeidene skal utføres i henhold til dette konkurransegrunnlaget, kontrakt og Instruks for brøyting i Sykehuset Telemark, vedlegg nr Sykehuset Telemark vurderer omfanget til å være ca. 2 enheter. Leverandøren må selv stille med de enhetene som han vurderer trengs for å utføre kontrakten. I tillegg gjelder anbudet også øvrig vintervedlikehold etter oppdrag fra Sykehuset Telemark. Med øvrig vintervedlikehold menes rydding/bortkjøring av snø, ishøvling og sandstrøing Utstyr til lastebil, traktorer og redskapsbærere Leverandøren holder nødvendig utstyr som er tilpasset oppdraget. Leverandøren må videre bekoste innkjøp og montering av varsellykt som gir blinkende gult lys, samt brøytelys (lysutstyr) og annet nødvendig varselutstyr. Leverandøren plikter å gjøre seg kjent med instruksen for bruk av varsellykt. Et eventuelt bytte av lastebil, traktor eller redskapsbærer i løpet av kontraktsperioden skal godkjennes av Sykehuset. Alle kostnader må her dekkes av leverandør Kommunikasjon 3.4. Brøyteutstyr 3.5. Skifte av fører Under oppdrag skal entreprenøren/sjåføren alltid være tilgjengelig på mobiltelefon. Leverandøren holder nødvendig plogmateriell, fres og strøapparater. Det forutsettes at Sykehuset Telemark får en liste over førere før sesongen startes og at disse er med på befaring før sesongen. Det forutsettes at eventuelt skifte av fører meddeles og godkjennes av Sykehuset Telemark. Arbeidet skal utføres av leverandør eller dennes ansatte. Det er ikke tillatt for leverandør å sette bort hele eller deler av arbeidet til andre. Det er heller ikke tillatt å

4 3.6. Opplæring 3.7. Brøytestikker overføre kontrakten til andre leverandører. I spesielle tilfeller kan slik overdragelse likevel gjøres etter nærmere avtale med Sykehuset Telemark. Leverandøren er ansvarlig for at fører/avløsere får full opplæring og kjennskap til kontraktens krav til utførelse og ansvar. Alt personell som skal utføre vinterarbeider, plikter å delta på eventuelle møter uten kostnad for Sykehuset Telemark. Leverandøren setter opp brøytestikker. Leverandøren må selv sørge for vedlikeholdet av disse i løpet av sesongen Endring av driftsopplegg Når ekstraordinære forhold gjør dette nødvendig, kan Sykehuset Telemark foreta omplasseringer av lastebiler, traktorer og redskapsbærere uten konsekvenser for det økonomiske oppgjøret mellom partene Forsikring/erstatning for skader Leverandøren er ansvarlig for at de nødvendige forsikringer er tegnet. Kopi av forsikringspolisen med tilhørende vilkår skal på forlangende kunne legges fram. Leverandøren er ansvarlig for eventuelle skader på privat og offentlig eiendom ifm arbeidene. Ved eventuelle skader skal leverandøren kontakte skadelidte etter avklaring med oppdragsgiver og utbedre skadene. Leverandøren er ansvarlig for skader på lysstolper, lysanlegg helikopterplass, kantstein, plener og lignende. 4. PRISER OG BETINGELSER 4.1. Timepris 4.2. Beredskap Tilbudt timepris legges inn i vedlagte pris/tilbudsskjema (vedlegg nr. 9.4). Timeprisen skal være fast og det betyr at det ikke betales for overtid. Prisene skal oppgis i NOK eks. mva., men inkludert leverandørens øvrige kostnader (gebyrer, godtgjørelser og lignende). Den angitte timepris skal benyttes ved brøyting, eventuelt snørydding, strøing etter oppdrag fra Sykehuset Telemark. Pris på beredskapsgodtgjørelse legges inn i pris/tilbudskjema (vedlegg nr. 9.4) og som skal dekke beredskapskostnadene i kontraktsperioden. Prisene skal oppgis i NOK eks. mva. og utbetales i månedsvis like store beløp i den årlige beredskapsperioden. første utbetaling vil skje den måneden beredskapen starter (jfr. pkt. 4.7). Leverandør skal sende faktura på beløpet Betaling/oppgjør Oppgjør vil bli gitt på grunnlag av kjøreoppgaver attestert av representant for oppdragsgiver, som er enhetsleder for bygg- og park. Kjøreoppgaven skal leveres ukentlig for attestasjon. Faktura sendes en gang pr måned og ikke senere enn 14 dager etter at arbeidene er avsluttet Prisregulering Betalingsbetingelser Betalingsbetingelser er fri leveringsmåned + 30 dager Fastgodtgjørelse og timepris vil bli regulert årlig og senest innen 1. oktober etter Statistisk Sentralbyrås Kostnadsindeks for drift og vedlikehold av veger. Basis er september Første regulering oktober 2015.

5 4.5. Arbeidstid Det angis ikke fast arbeidstid for brøyting. Arbeidene utføres i henhold til dette konkurransegrunnlaget, kontrakt og Instruks for brøyting i Sykehuset Telemark. Spesielt fokus må legges på ferdigtidspunkt for brøyting Beredskapsperioden Beredskapen skal gjelde i perioden 01/11 til 30/03. I de tilfeller hvor vinterarbeider er påkrevet utenom den fastsatte perioden, har leverandøren plikt til å utføre slike arbeider etter nærmere avtale med Sykehuset Telemark 5. LEVERANDØRENS TILBUD Tilbudet skal inneholde (se også vedlegg 9.1 Leverandørens dokumentasjonsliste): 5.1. Kvalifikasjonsopplysninger Tilbudet skal inneholde all dokumentasjon som etterspørres under pkt. 6. Kvalifisering av leverandør Tilbudsopplysninger 5.3. Pristilbud. Tilbudet skal inneholde all dokumentasjon som relevant under pkt. 3. Om oppdraget. Som utgangspunkt for prisangivelsen ligger vedlagt prisskjema. Prisene skal oppgis i NOK, ekskl. mva. Leverandørens øvrige kostnader (gebyrer, godtgjørelser og lignende) skal være inkludert. 6. KVALIFISERING AV LEVERANDØR Kvalifikasjonskravene ved denne forespørselen er listet opp nedenfor, og hvilke dokumentasjon som kreves framlagt for å vurdere om kravene er oppfylt Attest for betalt skatt og trygdeavgifter Dokumentasjon: Skatteattest RF 1244 utstedet av kemner/kommunekasserer for skatt- og arbeidsgiveravgift (ikke eldre enn 6 mnd.). Leverandører med forretningsadresse utenfor Norge, skal levere attest utstedt av vedkommende myndighet i hjemlandet Attest for betalt merverdiavgift Dokumentasjon: Skatteattest RF 1244 utstedet av skattefogden/fylkesskattesjefen for merverdiavgift (ikke eldre enn 6 mnd). Leverandører med forretningsadresse utenfor Norge, skal levere attest utstedt av vedkommende myndighet i hjemlandet Økonomisk gjennomføringsevne Det kreves at tilbyderen har økonomisk evne til å gjennomføre avtalen. Dokumentasjon: Kredittverdigheten som vil legges til grunn for å bli kvalifisert for denne konkurransen vil være A- kredittverdig. I vurderingen av tilbyders soliditet vil oppdragsgiver i sin evaluering bruke Bisnode - Standard Rapport. Oppdragsgiver vil selv innhente kredittvurdering som underlag for vurderingen angitt over. Andre kredittrapporter vil ikke bli hensyntatt. Tilbyder er selv ansvarlig for å kontrollere egen kredittverdighet slik at nødvendig dokumentasjon evt. vedlegges tilbudet, se neste punkt.

6 For nystartede selskaper, eller foretak som av ulike grunner ikke oppnår vurdering av kredittverdigheten, eller selskaper som har dårligere rating enn angitt (A), kan det i stedet inngis bankgaranti, som gir en tilsvarende sikkerhet for gjennomføringsevnen. Ved bruk av bankgaranti er det tilstrekkelig som dokumentasjon ved innlevering av tilbud at banken erklærer overfor oppdragsgiver at banken forplikter seg til å stille bankgaranti på kr , ved en eventuell kontraktsinngåelse. 7. VALG AV LEVERANDØR Følgende vil bli lagt til grunn ved vurdering av tilbudene: Kriterium Priser og kostnader (70%) o Herunder vil de ulike timepriser og beredskapskostnad bli vektlagt. Tekniske og faglige kvalifikasjoner (30%) o Tilbyderen skal ha tilstrekkelig kapasitet til å gjennomføre rammeavtalen 8. KONTRAKT o av dette omfang. Dokumentasjon: Oversikt over tilbyders gjennomsnittlige arbeidsstyrke og antall medarbeidere i den administrative ledelse. Oversikt over antall medarbeidere som vil være involvert for gjennomføringen av denne rammeavtalen. Tilbyderen skal ha tilstrekkelig kompetanse til å gjennomføre rammeavtalen av dette omfang. Dokumentasjon: Oversikt over formell faglig kompetanse og erfaring for medarbeidere som vil være involvert i gjennomføringen av denne rammeavtalen. Liste over de viktigste leveranser/avtaler av tilsvarende karakter de siste tre år. Dette vil bli tillagt vekt ved tildeling av oppdrag. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å kontakte oppgitte referanser, der også egne erfaringer med tilbyder vil bli tillagt vekt. Sykehuset Telemark beslutning om hvem som skal tildeles kontrakt vil bli skriftlig meddelt alle deltakerne i konkurransen i rimelig tid før kontrakt inngås. Innstillingen inneholder en begrunnelse for valget og angir frist (karenstid) for leverandører til å klage over beslutningen. Det vil bli inngått kontrakt med den/de leverandør(er) som gir det beste tilbudet i henhold til tildelingskriteriene (jfr. pkt. 7). Kontrakten skal underskrives i 2 to eksemplarer. Ett eksemplar til leverandør og ett eksemplar til Sykehuset Telemark,

7 9. VEDLEGG 9.1. Leverandørens dokumentasjonsliste Tilbyder skal i skjemaet nedenfor fylle ut opplysninger om egen organisasjon: Kontaktinformasjon: Firmanavn: Kontaktperson: Besøksadresse: Postadresse: E-postadresse: Telefon (kontor): Telefon (mobil): Telefaks: Følgende dokumentasjon er vedlagt (merk at manglende dokumentasjon kan føre til at tilbudet avvises): Økonomiske og tekniske minstekrav, Jfr. pkt Dokumentasjon Attest for betalt skatt og trygdeavgift (jfr. pkt.6.1) Attest for betalt merverdiavgift (jfr. pkt. 6.2) HMS-Erklæring Andre opplysninger: Dokumentasjon Tekniske og faglige kvalifikasjoner (jfr. pkt. 7) Prisskjema (jfr. pkt. 4.1og 4.2 vedlegg 9.4 ) Vedlegg nr. Vedlegg nr.

8 9.2. Egenerklæring om helse, miljø og sikkerhet (HMS) Denne bekreftelsen gjelder: Virksomhetensnavn Adresse Postnummer Organisasjonsnr/ Land* Poststed Jeg bekrefter med dette at denne virksomheten arbeider systematisk for å oppfylle kravene i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen og ved det tilfredsstiller kravene i forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheten (internkontrollforskriften). 1 Jeg bekrefter at virksomheten er lovlig organisert i henhold til gjeldende skatte- og arbeidsmiljøregelverk når det gjelder ansattes faglige og sosiale rettigheter. Jeg aksepterer at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til å gjennomgå og verifisere virksomhetens system for ivaretakelse av helse, miljø og sikkerhet. Dato Daglig leder Jeg bekrefter med dette at det er iverksatt systematiske tiltak for å oppfylle ovennevnte krav i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen. Dato Representant for de ansatte Ingen ansatte *For utenlandske oppdragstakere gjelder følgende: Jeg bekrefter med dette at det ved utarbeidelse av tilbudet er tatt hensyn til helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen som følger av forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskriften), fastsatt ved kgl. res. 6. desember 1996 i medhold av lov 17. juni 2006 nr. 62 om og arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern mv. Jeg aksepterer at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til å gjennomgå og verifisere virksomhetens system for ivaretakelse av helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid. 1 Fastsatt ved kgl.res. 6. desember 1996 nr i medhold av lov 17. juni 2006 nr. 62 om og arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern m.v.

9 9.3. Instruks for brøyting ved Sykehuset Telemark I N S T R U K S for brøyting ved Sykehuset Telemark 1. Leverandøren forutsettes å gjøre seg godt kjent med brøyteroden før sesongstart. Øvrig vintervedlikehold som snørydding/bortkjøring av snø, ishøvling og sandstrøing utføres etter oppdrag fra ansvarshavende i Sykehuset Telemark. 2. Leverandørene rykker ut på brøyting etter nedenforstående retningsgivende snødybder 3. Retningsgivende verdier for brøyting: VEGSTATUS Områder merket 1 i vedlagte kart (vedlegg 9.3b) TIDSPUNKT FOR FERDIG RYDDET Skal alltid være ryddet SNØDYBDE cm 2 Områder merket 2 i vedlagte kart (vedlegg 9.3b) 07:00 5 Områder merket 3 i vedlagte kart (vedlegg 9.3b) Fortau gang- og sykkelveger 12:00 5 Ved spesielle værforhold kan det være aktuelt å utkalle brøytemannskap etter andre kriterier Våt snø Ishøvling Etter vurdering 4. Vegen skal når den er forutsatt åpen for alminnelig ferdsel, være farbar for billister som er normalt utstyrt for vinterkjøring. 5. Vegbanen og parkeringsplasser ryddes i full bredde. Rydding av kryss skal utføres i størst mulig sammenheng med den øvrige brøytingen. 6. Hvis det oppstår forhold som gjør at det ikke er mulig å utføre brøyting i henhold til instruks, skal kontaktpersonen kontaktes snarest mulig. 7. Spesielt for område 1. Her skal det benyttes feiing som metode. Her må en være spesielt oppmerksom på de nedfelte lysene. Oppdragsgiver stiller kostemaskin til disposisjon for utfører. Skade på lys må erstattes av leverandør jfr kap Vi gjør også oppmerksom på viktige bestemmelser i Vegtrafikklovgivningen. Vegtrafikklovens 3 Grunnregler for trafikk Vegtrafikklovens 6 Fartsregler Trafikkreglenes 2 Anvendelsesområde, fravikelse av vegtrafikkbestemmelser m.v. Trafikkreglenes 13 Særlige bestemmelser om kjørefarten Trafikkreglenes 14 Signal og tegn

10 9.4. Prisskjema Priselement Beredskapsgodgjørelse pr sesong (1/11-30/4) Timepris brøyting (kr/time) Timepris for manuell snørydding og rydding med liten fres (gangveier og nødutganger) (kr/time) Timepris strøing (kr/time) Timepris lastebil med fører for bortkjøring av snø Pris eks mva