KONKURRANSEGRUNNLAG VINTERVEDLIKEHOLD KOMMUNALE VEGER. Tilbudsfrist: klokken 12.00

Transkript

1 KONKURRANSEGRUNNLAG VINTERVEDLIKEHOLD KOMMUNALE VEGER Tilbudsfrist: klokken 12.00

2 Innholdsfortegnelse 1 Kort beskrivelse av oppdraget Gjennomføring av konkurransen Anskaffelsesprosedyre Frister Spørsmål til konkurransen Innlevering av tilbud Tilbudsåpning Omkostninger Kravspesifikasjon Beskrivelse av anskaffelsen Spesifikasjon grunnlag - krav til vare/tjeneste/ytelser Utstyr til lastebil, traktorer og redskapsbærere Brøyteutstyr Strøutstyr Snøfres Melding om utstyrets tilstand Skifte av maskin Utførelse av oppdraget Opplæring Endring av driftsopplegg Forsikring/erstatning for skader Kvalitet på maskin Priser og betingelser Timepris/fastgodtgjørelse Betaling/oppgjør Indeksregulering Arbeidstid Beredskapsperiodens lengde Leverandørens tilbud Kvalifikasjonsopplysninger Tilbudsopplysninger Pristilbud Kvalifisering av leverandør... 7 Økonomiske og tekniske minstekrav Attest for betalt skatt og trygdeavgifter Attest for betalt merverdiavgift Økonomisk gjennomføringsevne HMS-erklæring Tekniske og faglige kvalifikasjoner Referanser Valg av leverandør Kontrakt Vedlegg Leverandørens dokumentasjonsliste Egenerklæring om helse, miljø og sikkerhet (HMS) KONTRAKT TILBUDSSKJEMA... 13

3 1 Kort beskrivelse av oppdraget Konkurransen gjelder innleie av lastebiler, traktorer og redskapsbærere til brøyting og øvrig vintervedlikehold til Porsgrunn kommune. 2 Gjennomføring av konkurransen Konkurransen er kunngjort i Doffin, samt Telemarksavisa og Varden. Tilbudet skal inneholde alle de opplysninger som denne tilbudsinnbydelsen stiller krav om, og følge samme inndeling/nummerering som konkurransegrunnlaget. Tilbud som avviker fra konkurransegrunnlaget kan bli avvist. Konkurransen er regulert av lov og forskrift om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69. Ajourført med endringer, senest ved lov 30. juni 2006 nr. 41. Forskrift fastsatt ved kgl.res. 7.april 2006 nr. 402 med hjemmel i lov 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser 11 første ledd. Fremmet av Fornyings- og administrasjonsdepartementet. Endret ved forskrift 24. november 2006 nr Informasjon om regelverket er å finne på Fornyings- og administrasjonsdepartementet internettsider Anskaffelsesprosedyre Åpent anbud. 2.2 Frister Frist for å stille spørsmål til konkurransen: Fredag Tilbudsfrist (tilbudet skal være PK i hende): Fredag kl Vedståelsesfrist: Tirsdag For sent innlevert tilbud blir avvist 2.3 Spørsmål til konkurransen Spørsmål i forbindelse med anbudet skal rettes til: Kontaktperson: Thomas Nøklegård Adresse: Drangedalsvegen 79 Telefon: / Telefaks: E-post: thomas.noklegard@porsgrunn.kommune.no Alle relevante spørsmål med svar, vil bli anonymisert og distribuert til samtlige interessenter/tilbydere. 2.4 Innlevering av tilbud Tilbudet sendes/leveres i lukket nøytral konvolutt merket Konkurranse vintervedlikehold 2013 Tilbudet skal bestå av følgende: Ett 1 sett i papirformat fullstendig tilbud. Ett 1 - sett elektronisk - enten på USB-stick eller CD fullstendig tilbud. 3

4 Ett 1 sett elektronisk enten på USB-stick eller CD sladdet tilbud, hvor drifts- og forretningshemmeligheter er tatt bort (jfr. pkt. 8). Tilbudet skal være utformet på norsk. Tilbudet skal leveres/sendes til følgende adresse: Mottaker: Porsgrunn kommune Avdeling: Servicesenteret Telefon: Kontaktperson: Thomas Nøklegård Postadresse: Postboks 128, 3901 PORSGRUNN Besøksadresse: Storgata 153 Tilbud pr. e-post eller telefaks aksepteres ikke. Tilbyder kan ikke gjøre endringer i tilbudet eller kalle tilbudet tilbake etter tilbudsfrist. For sent innkomne tilbud vil bli forkastet. 2.5 Tilbudsåpning Det vil ikke bli foretatt offentlig tilbudsåpning. Tilbudene vil bli protokollført. 2.6 Omkostninger Omkostninger som tilbyderen pådrar seg ved utarbeidelsen av tilbudet vil ikke bli refundert av porsgrunn kommune. 3 Kravspesifikasjon 3.1 Beskrivelse av anskaffelsen Porsgrunn kommune ønsker å inngå kontrakt for brøyting og annet vintervedlikehold for virksomheten kommunalteknikk. Kontrakten gjelder for 2 år med mulighet for oppdragsgiver å forlenge med 1+1 år. Kontrakten vil gjelde for sesongen: 2013 /2014, 2014/2015. Arbeidsstedet blir på rode Herøya og rode på Heistad Vest. Det kan gis tilbud på en rode eller begge. I tilbudet bes det om timepris for traktor, lastebil, redskapsbærer med sjåfør. Samt pris for årlig fastgodtgjøring for å være i beredskap. 3.2 Spesifikasjon grunnlag - krav til vare/tjeneste/ytelser Tilbudsinnbydelsen gjelder innleie av lastebiler, traktorer og redskapsbærere med fører til brøyting og annet vintervedlikehold i Porsgrunn kommune. I anbudskonkurransen skal det innhentes tilbud på 2 enheter. Antall enheter kan bli justert i forhold til anbudskonkurransen og planlegging av ny vintersesong. 3.3 Utstyr til lastebil, traktorer og redskapsbærere Kommunene bekoster innkjøp og montering av plogfeste og annet nødvendig utstyr på lastebil eller maskin for å manøvrere plogen på en tilfredsstillende måte. Det vises til Norsk Standard 820, vegvesen std. 4

5 Leverandøren må bekoste innkjøp og montering av varsellykt som gir blinkende gult lys, samt brøytelys (lysutstyr) og annet nødvendig varselutstyr. Leverandøren plikter å gjøre seg kjent med instruksen for bruk av varsellykt. Leverandøren kan bli pålagt å installere GPS sporing i sitt utstyr, bekostet av kommunen. 3.4 Brøyteutstyr Kommunen holder nødvendig plogmateriell og strøapparater med mindre noe annet er spesielt angitt. Det forutsettes brukt kommunalblad. Under spesielle forhold kan det være nødvendig å bruke spissplog/diagonalplog på en rode som normalt brøytes med kommunalblad. Godtgjørelsen er i tilfelle den samme, med mindre annet er spesielt angitt. Reparasjoner av kommunens utstyr skal utføres etter nærmere avtale og bekostes av oppdragsgiver, såfremt skaden ikke skyldes uaktsomhet fra leverandørens side. Leverandøren har ansvaret for at skifte av kniv og ski utføres til rett tid. Skifte gjøres av oppdragsgiver. Etter sesongavslutning skal alt kommunalt utstyr leveres på lager, anvist av oppdragsgiver 3.5 Strøutstyr Kommunen holder nødvendig strømateriell for montering på lastebil, traktor eller redskapsbærer. Leverandøren holder nødvendig feste og tilkoblinger for betjening av strøutstyret. 3.6 Snøfres Dersom tilbyder kan tilby snøfres på sitt utstyr må dette prises spesielt, bruk tilbudsskjema vedlegg Melding om utstyrets tilstand Leverandøren vil få utlevert eget skjema for rapport om tilstand på materiell og utstyr som er kommunens eie. Skjemaet skal fylles ut etter hver vintersesong og fortløpende i sesongen dersom dette er nødvendig. 3.8 Skifte av maskin Eventuell skifte av lastebil, traktor eller redskapsbærer i løpet av kontraktsperioden skal godkjennes av kommunen. Alle kostnader må her dekkes av leverandør. 3.9 Utførelse av oppdraget Arbeidet skal utføres av leverandør eller dennes ansatte. Det er således ikke tillatt for leverandør å sette bort hele eller deler av arbeidet til andre. Det er heller ikke tillatt å overføre kontrakten til andre leverandører. I unntaks tilfeller kan slik overdragelse likevel gjøres etter nærmere avtale med kommunen. Det forutsettes at eventuelt skifte av fører meddeles og godkjennes av kommunen Opplæring Leverandøren er ansvarlig for at fører/avløser får full opplæring og kjennskap til kontraktens krav til utførelse og ansvar. Alt personell som skal utføre vinterarbeider plikter å delta på eventuelle møter/kurs uten kostnad for kommunen Endring av driftsopplegg Når ekstraordinære forhold gjør dette nødvendig kan kommunen foreta omplassering av lastebiler, traktorer og redskapsbærere uten konsekvens for det økonomiske oppgjøret mellom partene. 5

6 3.12 Forsikring/erstatning for skader Leverandøren er ansvarlig for at de nødvendige forsikringer er tegnet. Kopi av forsikringspolisen med tilhørende vilkår skal på forlangende kunne legges fram. Leverandøren er ansvarlig for eventuelle skader på privat og offentlig eiendom ifm arbeidene. Ved eventuelle skader skal leverandøren kontakte skadelidte etter avklaring med oppdragsgiver og utbedre skadene Kvalitet på maskin Tilbyder skal i sitt tilbud redegjøre for alder og kapasitet på lastebiler, traktorer og redskapsbærere. 4 Priser og betingelser 4.1 Timepris/fastgodtgjørelse Tilbudt timepris og fastgodtgjørelse legges inn i vedlagte pris/tilbudsskjema (vedlegg nr.9.4 ) Prisene skal oppgis i NOK eks. mva., men inkludert leverandørens øvrige kostnader (gebyrer, godtgjørelser og lignende). Den angitte timepris skal benyttes ved brøyting, snørydding, strøing eller andre spesielle arbeidsoppgaver etter forhåndsavtale med kommunen. Det utbetales ikke overtidstillegg. For arbeid i utvidet vinterperiode (mellom 15. april og 01. oktober) vil timeprisen være den samme som i vinterperioden, men med overtidstillegg etter gjeldende regler. Det vil ikke bli betalt for vakttillegg utenom perioden. Fastgodtgjørelsen skal dekke telefon/mobiltelefon, beredskap i kontraktsperioden og alle administrative kostnader i forbindelse med kontrakten. Fastgodtgjørelsen for sesongen faktureres i november og utbetales fortløpende. Fakturagebyr eller andre former for gebyrer aksepteres ikke. Jfr. oppdragsgivers standard avtalevilkår. 4.2 Betaling/oppgjør Oppgjør vil bli gitt på grunnlag av kjøreoppgaver attestert av representant for oppdragsgiver, normalt driftsleder. Faktura sendes fortløpende og ikke senere enn 14 dager etter at arbeidene er avsluttet. 4.3 Indeksregulering Fastgodtgjørelse og timepris vil bli regulert årlig og senest 15. oktober etter Statistisk Sentralbyrås Byggekostnadsindeks for riks- og fylkesveger/vintervedlikehold. Basis for indeksen er 2 kvartal Arbeidstid Det angis ikke fast arbeidstid for brøyting, rydding, strøing og annet vintervedlikehold. Arbeidsinnsats må påregnes hele døgnet, uavhengig av vær- og føreforhold. 6

7 4.5 Beredskapsperiodens lengde Beredskapen skal gjelde i perioden 01.oktober til 15.april. I de tilfeller hvor vinterarbeider er påkrevet utenom den fastsatte perioden har leverandøren plikt å utføre slike arbeider etter nærmere avtale med kommunen. 5 Leverandørens tilbud Tilbudet skal inneholde (se også vedlegg 9.1 Leverandørens dokumentasjonsliste): 5.1 Kvalifikasjonsopplysninger Tilbudet skal inneholde all dokumentasjon som etterspørres under pkt. 6. Kvalifikasjon av leverandør. 5.2 Tilbudsopplysninger Tilbudet skal inneholde all dokumentasjon som etterspørres under pkt. 3. Kravspesifikasjon. 5.3 Pristilbud Som utgangspunkt for prisangivelsen ligger vedlagt prisskjema. Prisene skal oppgis i NOK, ekskl. mva. Leverandørens øvrige kostnader (gebyrer, godtgjørelser og lignende) skal være inkludert. 6 Kvalifisering av leverandør Økonomiske og tekniske minstekrav Kvalifikasjonskravene ved denne forespørselen er listet opp nedenfor, og hvilke dokumentasjon som kreves framlagt for å vurdere om kravene er oppfylt. 6.1 Attest for betalt skatt og trygdeavgifter Dokumentasjon: Skatteattest RF 1244 utstedet av kemner/kommunekasserer for skatt- og arbeidsgiveravgift (ikke eldre enn 6 mnd.). Leverandører med forretningsadresse utenfor Norge, skal levere attest utstedt av vedkommende myndighet i hjemlandet. 6.2 Attest for betalt merverdiavgift Dokumentasjon: Skatteattest RF 1244 utstedet av skattefogden/fylkesskattesjefen for merverdiavgift (ikke eldre enn 6 mnd). Leverandører med forretningsadresse utenfor Norge, skal levere attest utstedt av vedkommende myndighet i hjemlandet. 6.3 Økonomisk gjennomføringsevne Det kreves at tilbyderen har økonomisk evne til å gjennomføre kontrakten. 7

8 Dokumentasjon: Fremleggelse av selskapets komplette årsregnskap for de to siste regnskapsår (dvs. resultatregnskap, balanseregnskap, styrets årsberetning og revisjonsberetning). Dersom tilbyder har gyldig grunn til ikke å legge ved denne dokumentasjonen, kan leverandøren godtgjøre sin økonomiske og finansielle stilling med ethvert dokument som Porsgrunn kommune kan akseptere. 6.4 HMS-erklæring Dokumentasjon: HMS-erklæring i henhold til forskrift om offentlige anskaffelser 8-8 og (skjema vedlagt). 6.5 Tekniske og faglige kvalifikasjoner Kapasitet Tilbyderen skal ha tilstrekkelig kapasitet til å gjennomføre rammeavtalen av dette omfang. Dokumentasjon: Oversikt over tilbyders gjennomsnittlige arbeidsstyrke og antall medarbeidere i den administrative ledelse. Oversikt over antall medarbeidere som vil være involvert for gjennomføringen av denne rammeavtalen. Kompetanse Tilbyderen skal ha tilstrekkelig kompetanse til å gjennomføre rammeavtalen av dette omfang. Dokumentasjon: Oversikt over formell faglig kompetanse og erfaring for medarbeidere som vil være involvert i gjennomføringen av denne rammeavtalen. 6.6 Referanser Dokumentasjon: Liste over de viktigste leveranser/avtaler av tilsvarende karakter de siste tre år, herunder leveransens verdi og tidspunkt, samt kontaktinformasjon. Oppdragsgiver vil kunne ta kontakt med de oppgitte referanser dersom dette anses som nødvendig. Manglende oppfyllelse av økonomiske og tekniske minstekrav fører til at tilbudet blir avvist. 8

9 7 Valg av leverandør Følgende vil bli lagt til grunn ved vurdering av tilbudene: Kriterium Vekt Priser 70 % Kvalitet 30 % Beregningsmodell For hvert kriterium rangeres det enkelte tilbud på en poengskala fra 1 10, der 10 er høyest. Beste tilbud innenfor hvert kriterium oppnår 10 poeng. Hvor stor del av poengskalaen som benyttes ved poenggivningen avhenger av hvor store forskjeller det er mellom tilbudene på de enkelte kriteriene. Poeng pr. kriterium multipliseres med kriteriets vekt. Det tilbud som oppnår høyest totalscore, defineres som det økonomisk mest fordelaktige tilbudet og er vinner av konkurransen. Priser 70 % vekt Herunder vurderes priser på lastebil, traktorer og redskapsbærere i tillegg vurderes årlig fastgodtgjøring. Jfr. pkt. 4 Priser og betingelser, samt vedlagt tilbudsskjema. Kvalitet 30 % vekt Herunder vurderes kapasitet og alder på lastebil, traktorer og redskapsbærere. Jfr. pkt Kvalitet på maskin. 8 Kontrakt Porsgrunn kommunes beslutning om hvem som skal tildeles kontrakt vil bli skriftlig meddelt alle deltakerne i konkurransen i rimelig tid før kontrakt inngås. Innstillingen inneholder en begrunnelse for valget og angir frist (karenstid) for leverandører til å klage over beslutningen. Det vil bli inngått kontrakt med de leverandører som er vektet høyest i henhold til tildelingskriteriene (jfr. pkt. 6). Kontrakten utarbeides av Porsgrunn kommune og undertegnes av begge parter. Vedlegg

10 9 Vedlegg 9.1 Leverandørens dokumentasjonsliste Tilbyder skal i skjemaet nedenfor fylle ut opplysninger om egen organisasjon: Kontaktinformasjon: Firmanavn: Kontaktperson: Besøksadresse: Postadresse: E-postadresse: Telefon (kontor): Telefon (mobil): Telefaks: Hovedkontor: Antall ansatte: Følgende dokumentasjon er vedlagt (merk at manglende dokumentasjon kan føre til at tilbudet avvises): Økonomiske og tekniske minstekrav, Jfr. pkt Dokumentasjon Attest for betalt skatt og trygdeavgift (jfr. pkt. 6.1) Attest for betalt merverdiavgift (jfr. pkt.6.2) Foretakets årsregnskap (jfr. pkt. 6.3) HMS erklæring, (jfr. pkt.6.4) vedlegg 9.2 Tekniske og faglige kvalifikasjoner (jfr. pkt. 6.5). Referanser (jfr. pkt. 6.6). Vedlegg nr. Andre opplysninger: Dokumentasjon Tilbudsskjema (jfr. pkt. 5.3) vedlegg 9.4 Vedlegg nr. For organisasjoner organisert som en transportsentral bestående av flere selvstendige næringsdrivende, skal det leveres skatteattest og mva-attest for hvert medlem. Dette kommer i tillegg til at paraplyorganisajonen (transportsentalen) leverer dokumentasjon som angitt i det ovenstående. 10

11 Vedlegg Egenerklæring om helse, miljø og sikkerhet (HMS) Denne bekreftelsen gjelder: Virksomhetens navn Adresse Postnummer Organisasjonsnr./ Fødselsnr. Land* Poststed Jeg bekrefter med dette at denne virksomheten arbeider systematisk for å oppfylle kravene i helse-, miljø og sikkerhetslovgivningen og ved det tilfredsstiller kravene i forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheten (internkontrollforskriften) 1. Jeg bekrefter at virksomheten er lovlig organisert i henhold til gjeldende skatte- og arbeidsmiljøregelverk når det gjelder ansattes faglige og sosiale rettigheter. Jeg aksepterer at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til å gjennomgå og verifisere virksomhetens system for ivaretakelse av helse, miljø og sikkerhet. Dato Daglig leder Jeg bekrefter med dette at det er iverksatt systematiske tiltak for å oppfylle ovennevnte krav i helse-, miljø og sikkerhetslovgivningen. Ingen ansatte Dato Representant for de ansatte *For utenlandske oppdragstakere gjelder følgende: Jeg bekrefter med dette at det ved utarbeidelse av tilbudet er tatt hensyn til helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen som følger av forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskriften), fastsatt ved kgl. res. 6.desember 1996 i medhold av lov 17. juni 2006 nr. 62 om og arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern mv. Jeg aksepterer at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til å gjennomgå og verifisere virksomhetens system for ivaretakelse av helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid. 1 Fastsatt ved kgl.res. 6. desember 1996 nr i medhold av lov 17. juni 2006 nr. 62 om og arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern m.v. 11

12 9.3 KONTRAKT om snøbrøyting, snørydding og annet vintervedlikehold fra og med sesongen til og med sesongen med mulighet for prolongering et Vedlegg 9.3 Mellom Porsgrunn kommune, og som leverandør Leverandøren skal rette seg etter de anvisninger som gis av driftsleder eller annen bemyndiget person i kommunen 2. Dersom leverandøren blir midlertidig eller varig forhindret fra å utføre sine plikter, skal dette varsles straks, slik at kommunen kan få andre til å utføre oppgavene. Kommunen kan holde leverandør ansvarlig for de merutgifter kommunen blir påført som følge av dette. 3. Hvis leverandøren på grunn av konkurs eller andre varige årsaker ikke lenger kan utføre sine oppgaver i henhold til denne kontrakt, bortfaller kontrakten. Kommunen har krav på å få dekket alle sine merkostnader opp til 3 måneder fra det tidspunkt utførelsen av oppgaven opphørte. 4. Kommunen er uten ansvar for skader leverandøren påfører seg selv, sin bil eller utstyr under brøyting, rydding og annet vintervedlikeholdsarbeid. Likeledes for skader som skyldes usedvanlige hendelsesforløp eller naturbegivenheter. Leverandøren er ansvarlig for skader som påføres tredjemann. 5. Tap som måtte oppstå for leverandøren ved kommunens mislighold av kontrakten kan kreves erstattet. Tap som påføres kommunen fordi leverandøren forsettlig eller uaktsomt misligholder kontrakten erstattes av leverandøren 6. Denne kontrakten kan gjensidig sies opp med 3 måneders varsel hvis oppsigelsen kan begrunnes ut fra forhold som partene ikke hadde kjennskap til - eller burde ha kjennskap til - ved kontraktsinngåelsen. Leverandøren kan ikke levere oppsigelse i tidsrommet 1. juli til 1. februar. Fra kommunens side kan kontrakten sies opp med 14 dagers varsel dersom leverandøren forsømmer sitt arbeide eller på annen måte misligholder kontrakten. 7.Dersom det oppstår tvister ifm kontrakten, skal saken forsøkes løst ved forhandlinger. Fører forhandlinger ikke frem skal saken avgjøres av de ordinære domstoler, med mindre partene blir enige om å bringe saken til avgjørelse ved voldgift. At en tvist er brakt til avgjørelse for domstol eller voldgift, fritar i seg selv ikke partene fra å oppfylle sine forpliktelser etter kontrakten. 8. Eventuell bytte av lastebil, traktor eller redskapsbærer i løpet av kontraktsperioden skal godkjennes av kommunen. Alle kostnader må her dekkes av leverandøren. 9.Fastgodtgjørelse og timepris vil bli regulert årlig og senest innen 1. oktober etter Statistisk Sentralbyrås Byggekostnadsindeks for riks- og fylkesveger/vintervedlikehold. Basis for indeksen er 2. kvartal Leverandøren kan bli pålagt å installere GPS sporing i sitt utstyr, bekostet av kommunen. Ovenstående arbeider godtgjøres etter følgende satser: Gjelder rode nr Pr. time for , brøyting Det utbetales ikke overtid Årlig godtgjørelse for beredskap kr Dato:.../ For kjøperen Porsgrunn Kommune for leverandøren Torbjørn Krogstad Virksomhetsleder 12

13 9.4 TILBUDSSKJEMA Tilbyder:... Tlf.... Adressse:... Tilbud nr.:... Rode nr.... (fylles ut av kommunen) Type og merke Reg. nr. årsmod. Ant. aksler m/trekk till. tot.vekt Till. bakaksellast till. foraksellast Brøytefestetype Reg. nr. Ant. HK Lasteevne Førernavn Føreradresse Telefon/mobil Pris pr. time snøfres kr. Pris pr. time kr. Fast godtgjørelse kr. Det oppgis et årsforbruk på 200 timer pr. enhet som kun er et estimert antall og vil bli benyttet som grunnlag ved evalueringen av tilbudene. Hensikten er å skape forutberegnelighet for tilbyderne, samt å legge til rette for en mest mulig riktig vekting av de ulike prisene. DATO...SIGN... Firma/Dato Ansvarlig underskrift