2 Oppdragsgivers behov Anskaffelsen gjelder levering av elektrisk kraft, forvaltningstjenester, rådgiving og oppfølgning i avtaleperioden.

Transkript

1 1 Innledning Vedlegg 1 beskriver oppdragsgivers krav og grunnleggende forhold som må være tilstede for at tilbudet skal komme i betraktning. Leverandør bes beskrive og/eller bekrefte på hvordan de enkelte elementene i leveransen er tenkt oppfylt. Dette settes inn under tilbudets skilleark 3 med tydelig henvisning til hvilke punkter i kravspesifikasjonen det gjelder. 2 Oppdragsgivers behov Anskaffelsen gjelder levering av elektrisk kraft, forvaltningstjenester, rådgiving og oppfølgning i avtaleperioden. Følgende volum er anslått som normalforbruk i Lenvik kommune: Anslått forbruk Antall anlegg Timesmålte Kjelekraft (kwh) Antall anlegg kraft(kwh) totalt (inkl. timesmålte) anlegg Se vedlegg Krav til leveransen 3.1 Levering av elektrisk kraft Det ønskes tilbud på porteføljeforvaltning for hele volumet inklusiv opsjoner. 3.2 Porteføljeforvaltning Oppdragsgiver ønsker tilbud på forvaltningskonsept uten selv å være clearingkunde på Nord Pool. Leverandør må i tilbudet beskrive sitt porteføljekonsept, herunder fysisk- og finansiell handel. Leverandør og oppdragsgiver skal i samråd avgjøre i hvor stor grad og hvordan oppdragsgiver skal være med å beslutte prissikringen, eller om leverandør skal foreta prissikringene etter en på forhånd godkjent strategi. Lenvik formannskap har i møte den 13. november 2012 vedtatt at porteføljeavtalen inngås med følgende deling mellom fast avtale og spot avtale: Fastavtale: 25 % Spotavtale: 75 % Umiddelbart etter avtaleinngåelse skal det utformes et risikodokument/fullmaktsdokument som skal vise andelen av forventet forbruk som til en hver tid skal være sikret. Dokumentet skal også avklare nødvendige forhold rundt: Mål og styringsprinsipper Tilbud el. kraft, Lenvik kommune Side 1

2 Definisjon og beskrivelse av risiko Organisering av forvaltningen og samarbeidet Risikohåndtering Fullmakt Rapportering Leverandøren skal uten kostnad for oppdragsgiver ta initiativ og lede prosjektet med å utforme innholdet i risikodokumentet samt nedfelle struktur og ansvar i forvaltningen. 3.3 Kjelekraft Oppdragsgiver skal til en hver tid kunne gå over til den energibærer som det er mest hensiktsmessig å benytte. Leverandør må kunne levere kraft til elektrokjeler når oppdragsgiver ønsker det Rapporter Lenvik kommune skal ha oversiktlige rapporter som inneholder alle forhold vist i vedlegg 6. Alle rapportene skal ha samme layout. Det skal leveres årsrapport og fortløpende rapporter per måned. Rapportene skal utarbeides på følgende 4 nivåer: Rapportnivå 1: Totalforbruk/kostnad, Lenvik kommune Rapportnivå 2: Totalforbruk /kostnad per gruppe(alle institusjoner) Rapportnivå 3: Totalforbruk/kostnad per institusjon (alle målere) Rapportnivå 4: Forbruk/kostnad per måler Oversikt over Lenvik kommunes grupper, institusjoner og målere Rapportnivå 1 Gruppe 0 Lenvik kommune Rapportnivå 2 Rapportnivå 3 Rapportnivå 4 Gruppe 1 Administrasjon Målernummer Gruppe 2 Helse og sosial Alle institusjoner Målernummer Gruppe 3 Kommunale boliger Alle Målernummer boliger/leilighetsbygg Gruppe 4 Kultur Målernummer Gruppe 5 Teknisk drift Målernummer Gruppe 6 Teknisk drift avg.pl MVAkode Målernummer 5 Gruppe 7 Tekniske bygninger Målernummer Gruppe 8 Undervisning Alle skoler Målernummer Antall målere fremgår av oversikten i kapittel 2. Tilbud el. kraft, Lenvik kommune Side 2

3 Oversikt over målernummer: For hver gruppe har Lenvik kommune utarbeidet oversikt som viser samtlige målernummer, hvilken institusjon denne tilhører og lokalisering. Oversikten foreligger for alle grupper. eksempel på måleroversikt, se vedlegg Faktura Hver gruppe skal faktureres med 1 stk. faktura som viser: - Forbruk kwh Øre/kWh - MVA Kraft kr (=forbruk kwh x øre/kwh + mva) per målernummer - Totalsum for alle anlegg/målepunkt innenfor den gruppen - Nettleie (=kwh nettforbruk + Effekt kw + Forbruks avg. + mva) forutsatt at strømleverandør også er netteier Alle anlegg/målepunkt avregnes og faktureres en gang per måned Elektronisk faktura Lenvik kommune skal kunne motta elektronisk faktura og kreditnota på standard format «Elektronisk handelsformat EHF-«. Dette er et XML-format som inneholder: Obligatoriske felt som må fylles inn for å oppfylle norsk regnskapsplikt Anbefalte felt felt som vil ha stor nytte av, spesielt når det finnes en ordre i forkant Valgfrie felt som gir informasjon om fakturaens innhold Den tilbyder som innstilles i konkurransen må: Produsere økonomirapporter og forbruksrapporter som skal kunne hentes-/leveres elektronisk. Levere elektronisk faktura etter format som beskrevet ovenfor. 3.5 Fornybar energi(miljøkraft) opsjon Lenvik kommune har en aktiv holdning til miljø og fokuserer på miljømessige konsekvenser internt i egen organisasjon og i forhold til de anskaffelser som gjøres. Lenvik kommune ønsker derfor opsjon på å kunne kjøpe elektrisitet som utelukkende er produsert ved hjelp av fornybare energiressurser. Leverandør skal besørge at dokumentasjon for nødvendige avtaler er på plass for å produsere og levere elektrisitet fra fornybare energikilder. Leverandør skal sørge for opprinnelsesdokumentasjon følger det gjeldende regelverket. Dokumentasjon av opprinnelsen til elektrisiteten skal være i form av opprinnelsessertifikater utsted av Statnett og skal være i fastsatte ordninger. Andre nordiske dokumentasjonssystemer kan også være aktuelle. Dersom oppdragsgiver i avtaleperioden ber om pristilbud på miljøkraft skal tilbudet ikke settes høyere enn hva som er vanlig til kunder i samme størrelsesorden og kategori som Lenvik kommune. Overgant til miljøkraft skal kunne skje gjennom hele avtaleperioden. Leverandør skal gis den nødvendige tid som trengs for å gå over til miljøkraft. Tilbud el. kraft, Lenvik kommune Side 3

4 3.6 Service og rådgiving Markedsstatistikk og rådgiving Leverandøren skal jevnlig sende elektronisk oversikt over endringer i kraftmarkedet, oppdateringer og analyse av kraftmarkedet Energioppfølgningssystem(EOS) opsjon Lenvik kommune benytter som sitt energioppfølgningssystem. I den grad leverandøren har data som kan leveres til EOS, skal dette skje vederlagsfritt. Lenvik kommune ønsker i tillegg opsjon på EOS. Leverandøren må derfor kunne levere EOS som tilfredsstiller kravene beskrevet nedenfor. EOS skal installeres på de målepunkt oppdragsgiveren måtte finne mest hensiktsmessig og fysiske komponenter (for eksempel GPRS) skal etter installasjon være oppdragsgivers eiendom. Krav til etablering av EOS: 1. Oljemengdemålere med s-0 inngang, SD-anlegg s-0 splitter og etablering av s-0 signal fra fjernvarmemåler etableres/installeres av byggeier. 2. Signaloverføring med for eksempel GPRS-terminaler skal leveres og monteres av leverandør. 3. Opplæring i bruk skal utføres av leverandør. Lenvik kommune stiller med egnet lokale for opplæringen 4. Fakturering for lisens skal skje en gang i måneden. Krav til EOS: 1. Systemet skal være web basert. 2. Det skal være ukentlig registrering av energiforbruket og ukemiddeltemperatur. Registreringen skal skje automatisk. 3. Hver enkelt institusjon skal kun ha tilgang til sine registreringer 4. Administrator skal ha tilgang til alle registreringer 5. Det skal ukentlig gis råd om energivalg(e-valg) mellom olje eller el. 6. Alle registrerte data og rapporter er oppdragsgivers eiendom. 7. Systemet skal produsere rapporter som viser følgende: 1. ET-diagram(energi-/temperatur diagram) 2. Søylediagram som viser fordeling mellom de forskjellige energivalg og gjennomsnittlig uketemperatur. 3. Tabell som viser: Uke nr. kwh pr. m² - kr. pr. m² - kwh pr. uke Felt tiltak og kommentarer. 4. Diagram som viser akkumulert forbruk for de 3 siste år (om oppdragsgiver leverer datagrunnlaget). Tilbud el. kraft, Lenvik kommune Side 4

5 3.6.3 Rådgiving, kurs og opplæring Rådgiving og opplæring i forbindelse med implementering av avtalen skal gis vederlagsfritt. Dette kan gjelde kurs/opplæring i bruk av leverandørens administrasjonsverktøy. 3.7 Implementeringsplan Det er viktig at valgt leverandør setter av nødvendig tid og ressurser i begynnelsen av avtaleperioden for å få avtalen til å fungere. Tilbyder skal beskrive en plan og bære kostnadene med overgang og implementering fra dagens leverandør. Overføring av data fra dagens leverandør, Ishavskraft, inn i eget web basert administrasjonsverktøy plan for overtagelse av prissikringskontrakter Ressurser som tilbyder tilbyr Ressursbehov som forventes dekket av Lenvik kommune 4 leverandørens suksesshonorar Leverandøren kan årlig beregne seg et suksesshonorar på 25 % av oppnådd gevinst, begrenset oppad til per år for hele leveransen. Gevinsten skal beregnes på årsbasis som differansen mellom reell, oppnådd pris og daglig elspotpris multiplisert med oppdragsgivers forbruk. Tilbud el. kraft, Lenvik kommune Side 5