Årsmøte i Studentparlamentet mandag klokka stemmeberettigede studenter tilstede

Transkript

1 Protokoll fra Studentparlamentets årsmøte Årsmøte i Studentparlamentet mandag klokka stemmeberettigede studenter tilstede SAK 1 Konstituering Alexander Løtvedt valgt til ordstyrer Christine Svendsrud valgt til referent Innkallingen godkjent Forretningsordenen godkjent Sakslisten godkjent Tobias Moe Thorstensen og Lasse Bjerke er valgt til protokollunderskrivere Edward Disch, Karine Onsager og Nina Evenstuen er valgt til tellekorps Enstemmig vedtatt SAK 2 Årsrapport 2011 Årsrapport for Studentparlamentet 2011 ble lagt frem av Roy Martin Kristiansen. De hovedtillitsvalgte for hver avdeling la frem årsrapport for sine avdelinger. Forslag til vedtak: Årsrapporten godkjennes. Vedtak: Årsmøtet godkjenner årsrapporten Enstemmig vedtatt SAK 3 Økonomirapport 2011 Økonomirapporten for Studentparlamentet 2011 ble presentert av nestleder Kine Slåttum Innspill: Ingen innspill Forslag til vedtak: Økonomirapporten for 2011 godkjennes med de merknader/endringer/tillegg som kom frem under diskusjonen. Vedtak: Årsmøtet godkjenner Økonomirapporten for Enstemmig vedtatt SAK 4 Budsjett 2012/13 Budsjett for Studentparlamentet 2012/13 ble presentert av nestleder Kine Slåttum Forslag til vedtak: Årsmøtet vedtar Budsjettet 2012/13 slik det framstår Vedtak: Årsmøtet godkjenner Budsjettet 2012/13 Enstemmig vedtatt SAK 5 Arbeidsprogram 2012 Arbeidsprogrammet for 2012 ble presentert av Roy Martin Kristiansen. Forslag til vedtak: Årsmøtet vedtar Arbeidsprogram 2012 med de endringer som er gjort av årsmøtet Vedtak: Årsmøtet godkjenner Arbeidsprogrammet for 2012.

2 Enstemmig vedtatt SAK 6 Vedtektsendringer Forslag til vedtektsendringer ble presentert av vedtektskomitéen ved Roy Martin Kristiansen. Forslag til vedtak: Årsmøtet vedtar Vedtektsendringene med de merknader/endringer/tillegg som kom frem under diskusjonen. Forslag til endring: Med henvisning til kapittel 5, «Referat fra møter skal sendes til de med møteplikt og møterett innen to dager etter møtet.» Motforslag til endringsforslag: Referat fra møtevirksomhet i Studentparlamentet sendes ut innen en uke etter møteslutt. Det stemtes over disse to forslagene og forslag nummer to ble valgt enstemmig. Nytt forslag til vedtak: Årsmøtet godkjenner vedtektene med de merknader/endringer/tillegg som kom frem under diskusjonen. Derav merknaden om at det skal føres et punkt under kapittel 5 som angår hvor lang tid referat skal sendes ut etter møter i Studentparlamentet. Studentparlamentet forholder seg retten til å rette opp redaksjonelle feil etter møteslutt. (f.eks: Skrivefeil, feil i nummerering osv.) Vedtak: Årsmøtet godkjenner vedtektsendringer for Studentparlamentet med de endringer som er blitt gjort. Enstemmig vedtatt SAK 7 Valg av valgkomitè Valg av valgkomité, lagt frem av Roy Martin Kristiansen. Forslag til vedtak: Forslag til valgkomité fremlegges årsmøtet. Tonje Brubak, Andrè Kleven, Christian Asphaug, Sigmund Røland, Marius Frost stiller til valg i valgkomiteen. Kristine Noet, Sigmund Røland og Tonje Brubak foreslåes til valgkomiteen Kristine Noet, Sigmund Røland og Tonje Brubak ble valgt av Årsmøtet. Vedtak: Årsmøtet vedtar valgkomitéen. SAK 8 Presentasjon av det nye styret Medlemmene i Studentrådet ble presentert for de frammøtte på årsmøtet av Kine Slåttum. De nye medlemmene av styret er som følgende: Edward Anthony C. Disch, Leder i Studentparlamentet. Kristine Nymo, hovedtillitsvalgt IMT. Christian Asphaug, varatillitsvalgt IMT. Andrè Kleven, hovedtillitsvalgt TØL. Elin Beate Fylling, varatillitsvalgt TØL. Kristine Noet hovedtillitsvalgt HOS. Heidi Mosaker Kårstad, varatillitsvalgt HOS. SAK 9 Eventuelt. Ingen eventuelt saker. Møtet hevet klokka 19.33

3

4 Vedlegg A Side 1-5 Årsrapporter 2011 Høgskolen i Gjøvik STUDENTPARLAMENTET Årsrapport for Studentparlamentet 2011 Økonomi På fjorårets Årsmøte ble det satt spørsmålstegn ved Studentparlamentets høye egenkapital. Man har derfor forsøkt å bygge ned egenkapitalen med tiltak som gagner flest mulig studenter. Søknad fra Studentenes hus Studentparlamentet fikk søknad fra Huset om supplement til nytt høytaler-anlegg (PA) på kr. Midlene blir satt av på en konto som har midler øremerket kjøp av nytt PA-anlegg. Denne søknaden ble innvilget. Støtte til UKA Studentparlamentet støttet UKA2012 med opp til for leie av teknisk utstyr. Dette mot at Studentparlamentet ble promotert under avviklingen av UKA. Økt støtte til Gjøvik Studentsamfunn (GSTUD) For å bygge ned egenkapitalen til Studentparlamentet ble 100% av inntekten fra semesteravgiften tildelt Gjøvik Studentsamfunns fordelingsmøte. Normalt ville 20% av disse midlene gått til drift av Studentparlamentet. Profilering Stand i kantina Som stadfestet i arbeidsprogrammet for 2011 har man forsøkt å være mer synlig ovenfor studentene. Dette ved å sette opp stand i kantina. På standen delte man ut boller og kaffe samt informerte om hvilke verv og råd en kan engasjere seg i. Responsen fra de som var innom standen var positiv. Etter standen opplevde man en økning i interessen for de ulike vervene som ble reklamert for. Noe som igjen førte til at man fikk representasjon i de fleste råd og utvalg. Studentposer Studentparlamentet fikk i august 2011, 4 paller med studentposer. Studentparlamentet stod på stand i kantina i forbindelse med aktivitetsdagen i studentuka og informerte nye studenter om hva studentparlamentet står for, hva vi driver med og hvilke verv studentene kan engasjere seg i. Samtidig som vi delte ut studentposer. Infoskjerm Studentparlamentet har fått installert en informasjonskjerm utenfor kontoret på studentparlamenet. Ved hjelp av skjermen håper man å enklere nå ut til studentene med informasjon.

5 Vedlegg A Side 2-5 Årsrapporter 2011 Valg høsten 2011 Man har i år forsøkt å være mer tilstede for å øke engasjementet rundt valget. Som virkemidler har man forsøkt: e-post og påminnelser på e-post, personlige henvendelser på e-post til de som viste interesse, Plakater, Snakker med studenter, postet på den nye infoskjermen. Men til tross for dette ikke lyktes med å få flere kandidater til å stille til valg. Det er grunn til å tro at dette er årsaken til den lave økningen i antall som stemte ved valg. Engasjement og samarbeid Teambuilding Som et tiltak for å styrke kunnskap og samarbeid internt i Studentparlamentet ble det i September avholdt Teambuilding. Teambuilding besto av en gjennomgang av Studentparlamentet, rutiner og oppbyggingen av organisasjonen. Etter endt kurset var det satt av tid til å bli bedre kjent over en matbit på Dolly Dimpels. SMF2081 Organisasjonsarbeid Tradisjonelt har Studentparlamentet selv holdt kurs for de tillitsvalgte. I år har man forsøkt seg på en løsning hvor dette kurset ble erstattet av emnet SMF2081 Organisasjonsarbeid. Responsen fra tillitsvalgte er at det ble gitt for lite informasjon om kurset. Samt at påmeldingen til kurset var noe tungvint. Det var også dårlig opplyst at en kunne følge kurset uten å ta studiepoeng. Vi tror dette er bakgrunnen for lav deltagelse. Blant studentene som deltok på kurset har man derimot fått meget god tilbakemelding. Ved å gjennomføre et grundigere tillitsvalgtskurs over flere dager får man bedre skolerte tillitsvalgte som kan gjøre en bedre jobb. Kvalitetsseminar Studenparlamentet holdt ett foredrag om tillitsvalgtssystemet og kvalitetssystemet på HIG under seminaret. Tilbakemeldingene på denne gjennomgangen har vært meget positiv. Studenten som deltok i emnet SMF2081 Organisasjonsarbeid i samarbeid med Studentparlamentet la frem konkrete problemstillinger som dukket opp under tillitsvalgtskurset. Problemstillingene ble senere debatert på seminaret. Vi har fått tilbakemelinger fra studenter om at kurset har vært lærerikt og en fin arena for å knytte bånd med både studenter og ansatte. Studentene har dog også gitt uttrykk for at mengden av informasjon var noe overveldende og at det ble liten tid til diskusjoner på avdelingsmøtene. Omstrukturering Fusjonering Høgskolen i Gjøvik (HiG), Høgskolen i Hedmark (HiHm) og Høgskolen i Lillehammer (HiL) jobber om å fusjonere til en skole. Vi i Studentparlamentet har derfor startet arbeidet med å tilpasse oss dette. Man har startet et samarbeid med studentorganisasjonene ved både HiL og Hihm for hvordan man tenker seg at studentorganisasjonen skal se ut ved en sammenslåing av skolene. Sammenslåing av Gjøvik Studentsamfunn (GSTUD) og Studentparlamentet For å gjøre driften av studenttilbudet ved Campus Gjøvik mer effektivt og tilpasse organiseringen bedre for sammenslåing. Har man jobbet med å slå samme Gstud og Studentparlamentet

6 Vedlegg A Side 3-5 Årsrapporter 2011 Høgskolen i Gjøvik STUDENTPARLAMENTET Årsrapport for IMT Årets saker på IMT har vært de samme som har gått igjen, år på år. Dette gjelder det trådløsenettverket, hvor tilkoblingen på HIG-W har vært til tider dårlig. Dette skyldes at Høgskolen går tom for IP-adresser når det er såpass mange studenter som har både laptop og smarttelefoner koblet opp mot nettverket. For en bedre utdypning kan skrivet fra skolens IT-sjef, Stian Husemoen leses. Andre saker som har vært tatt opp er at utstyret på medielabben ikke har vært i orden, dette blir tatt med den ansvarlige for medielabben, da IT-tjenesten ikke har noe med dette å gjøre. Det blir også klagd i år som i fjor på kaffeprisene, kan ikke disse settes ned til 5 kroner i stede for 6. Saken er tatt opp på studentparlamentsmøte og muntlig videreformidlet til SOPP. Undertegnende har fremmet et forslag for de hovedtillitsvalgt i klassene ved IMT om de ønsker sakkosekker. Dette ble tatt i mot med «åpne armer» og dette blir fikset. Undertegnende har tatt saken videre til Hilde Bakke og Knut Grythe, dette ser ut til å fikse seg i løpet av kort tid. Grythe skal bestille «fatboys» til A-bygget, 5-6 stykker som vil bli plassert til høyre med en gang man entrerer Foajeen i A-bygget. På Studiekvalitetsseminaret på Fargernes ble saken om en felles mal for fronter igjen tatt opp, dette er 3 året på rad hvor denne saken er opp. Stemningen ble litt amper hvor forelesere og ansatte hopet seg sammen og fant på unnskyldninger vedrørende hvor denne saken ikke har blitt gjort noe med på tre år. Forhåpentligvis dukker ikke denne saken opp igjen neste seminar.

7 Vedlegg A Side 4-5 Årsrapporter 2011 Årsrapport for TØL Året 2010 startet med en del mangler av tillitsvalgte for klassene, totalt var det opp til 8 tillitsvalgte/vara som deltok på høstsemesterets tillitsvalgtsmøter, fraværet skyldes i stor hovedsak dårlig kommunikasjon mellom SP til klassens tillitsvalgt, (altså ). Gjennom året har vi som hoved/vara valgte hatt store problemer med systemet, feilen har vært rettet på flere ganger men det har desverre ikke blitt bedring i situasjonen, da tenker jeg på fra TV-møte til neste ordinære TV-møte. IT- tjenesten i samråd med organisasjonssekretær og tillitsvalgte har nå etter et ½ års periode fått på plass et velfungerende e-post system som til dags dato sender mail til alle tillitsvalgte ved TØL. Fra 3 semester 2011 har oppmøte på tillitsvalgtmøtene vært oppe i 35 representanter som er en markant økning fra tidligere. Sentrale saker fra året 2010/ Det er i perioder svært vanskelig å logge seg på skolens nettverk. Grunnen for problemene er at mange studenter benytter flere nettadresser enn de strengt tatt behøver. Når enkelt personer både må ha sin mobil,ipad,pc og lignende utsyr knyttet opp til skolens nett samtidig stjeler disse IP-adresser som andre kan benytte. Alle tillitsvalgte blir oppfordret til å gi denne beskjeden videre til sine medstudenter. It-tjenesten har som følge av dette redusert tilgangen for inaktive pc`er til en halvtime. Også utvidelse av tilkoplingspunkter er under planleggning. - De tillitsalgte på tøl ønsker bedre informasjon og hurtigere respons på saker som er tatt opp på TV-møtene. Facebook side med relevant informasjon angående de tillitsvalgte har blitt opprettet. Her vill relevant informasjon om saker og andre opplysninger nli oppdatert. - Tidligere ble det arrangert kaffemøte med avdelingsdekan Torbjørn skogsrud. Møtene ble fra 3.semester 2011 et glemt tema, som vi som hovedtillitsvalgte sammen de avdelings valgte ville gjøre noe med. Dermed innførte vi faste møter med dekanen hver måned.på møtene får alle tillitsvalgte under avdeling TØL mulighet til å komme med sine saker og synspunkter direkte til avdelingens øverste leder. På denne måten fikk vi rask respons på sakene og fikk en løsning på problemet. - Ved overlapping av gammelt og nytt styre for 2010/2011 var det lite opplæring og informasjon rundt hovedtillitsvalgtes/tillitsvalgtes arbeidsoppgaver generelt. Man bør i fremtiden få på plass et velfungerende opplæringssystem slik at de tillitsvalgte får relevant opplæring før de starter i sine verv. - Kort om kvalitetssemminaret 2010/2011 Fra fjorårets seminar har temaer som kulturbygging for læring, forventninger, hva som engasjerer samt avikksysmter utmerket seg. I år (2011)har fokuset i hovedsak vært å få på plass et velfungerende kvalitetssystem og bedre operative verktøy, samt bedre informasjon til nyvalgte tillitsmenn

8 Vedlegg A Side 5-5 Årsrapporter 2011 Årsrapport for HOS Skoleåret 2011 startet med mangel av hovedtillitsvalgte på HOS slik at ekstraordinært valg var nødvendig. HOS var uten representanter i SP-styret frem til slutten av februar. Ellers tok det generelt lang tid å få på plass klassetillitsvalgte til høsten da det ikke var særlig interesse rundt vervet. Det tar generelt mye tid å få rekruttert studenter til å bli klassetillitsvalgt. Men første tillitsvalgtmøte på høsten ble gjennomført med mange som møtte opp samt gode tilbakemeldinger. Ellers har det til tider vært problematisk med mailinglister da mange studenter ikke har fått mail som blir sendt til de tillitsvalgte på HOS. Dette har gjort at studentene ikke har vært klar over møter og derfor ikke deltatt på disse. Dette problemet har bedret seg siden august. Sentrale saker fra året Det har vært problemer med dårlig nettilgang i store deler av H-bygget, det kommer stadig større og større kull slik at det blir trangt om IP-adressene. - Det har også vært problemer med at noen klasser har hatt undervisning i demokratitiden, dette er blitt tatt opp med ledelsen og undervisning skal nå ikke legges til denne tiden på onsdager. - Det er i perioder svært vanskelig å logge seg på skolens nettverk. Grunnen for problemene er at mange studenter benytter flere nettadresser enn de strengt tatt behøver. It-tjenesten har som følge av dette redusert tilgangen for inaktive pc`er til en halvtime. Også utvidelse av tilkoplingspunkter er under planleggning. Ellers har det vært et godt samarbeid med dekan på HOS, Roger, da han har vært veldig hjelpsom og mange saker har blitt løst med hjelp av han.

9 Vedlegg D Side 1-1 Arbeidsprogram 2012 Arbeidsprogram for Studentparlamentet Fusjonering med Høgskolen i Lillehammer og Høgskolen i Hedmark. Høgskolene i Lillehammer, Hedmark og Gjøvik er vel inne i fusjonsprosess om å bli en høgskole innen Målet er at Studentparlamentene ved Høgskolen i Lillehammer, Høgskolen i Hedmark og Høgskolen i Gjøvik har som mål og bli et felles Studentparlament til fusjonen er gjennomført for å kunne gi studentene på en felles Høgskole en felles organ å ta sakene gjennom. Ved å samle alle Studentparlamentene får studentene en organ som står sterkere sammen og får lettere gjennomslag for sakene som skulle involvere studentene på samtlige campus. 2. Profilering av Studentparlamentet Problemet er at mange av dagens studenter som ikke vet om Studentparlamentet og hva det er Studentparlamentet jobber med. Målet er at i løpet av året skal Studentparlamentet skal være mer synlig blant den vanlige studenten ved HiG og vite hva Studentparlamentet har jobbet med og jobber med for tiden. Det er tenkt å øke engasjementet generelt hos studentene og for å få budskapet til Studentparlamentet bedre frem skal vi iår gå frem for bedre profilering av Studentparlamentet. Det er tenkt gjennomført ved større bruk av stands og brosjyrer men samtidig få til faste tidspunkter hvor Studentparlamentet jobber mer aktivt med profilering enn ellers. Det er også tenkt å få profilert selve kontoret til Studentparlamentet for å gjøre oss mer synlige fysisk og prøve å få terskelen for kontakt ned på et lavere nivå enn det er per dags dato. 3. Valg De siste årene vært et gjennomgående problem med lav oppslutning om valgene. Valgdeltakelsen har vært på rundt 3% de siste par årene, og det er satt som mål på 10% valgdeltakelse. Det er tenkt at dette blir gjennomført ved å få engasjerte kandidater med litt mindre fokus på selve valget og mer fokus på sakene og hvert enkelte kandidats kampanje. Det er tenkt gjennomført ved bruk av elektronisk valg med nestleder valg som prøveprosjekt, hvor anonymitet blir sikret og gjennom en kjent arena, Fronter. Dette vil gjøre det lettere for alle studenter, samt de som har prosjekt og praksis i valgperiodene, å stemme. I tillegg vil det kreve mindre ressurser enn å ha stand i kantina i tillegg til at valget kan holdes åpent lengre og dermed gjøre det lettere for studenter å stemme når det passer de.

10 Vedlegg G Side 1-13 Forslag til nye vedtekter. Kapittel 1 Navn og formål 1.1 Navn Organisasjonens navn er Studentparlamentet ved Høgskolen i Gjøvik. 1.2 Definisjoner Høgskolen: Høgskolen i Gjøvik (HiG) Studentparlamentet ved Høgskolen i Gjøvik: Er det øverste utøvende studentorgan ved HiG i tiden mellom hvert årsmøte. Norsk Studentorganisasjon (NSO): Er den største interesseorganisasjonen for studenter i Norge. Studentsamskipnaden i Oppland (SOPP): SOPPs oppgave er å tilby relevante produkter og tjenester til studievirksomheten ved høgskolene i Gjøvik og Lillehammer. Medlemmer i Studentparlamentets styre: Lederen av Studentparlamentet Nestleder av Studentparlamentet Hovedtillitsvalgte for alle avdelinger, eller dens vara. Velferds-Ansvarlig Medlemmer i Studentparlamentet: Lederen av Studentparlamentet Nestleder av Studentparlamentet Hovedtillitsvalgte for alle avdelinger Vara hovedtillitsvalgte for alle avdelinger Velferds-Ansvarlig Velferds-Kontaktperson Årsmøtet: Studentparlamentets øverste organ, der alle studenter har møte- og stemmerett. Velferdspolitisk: Ansvarlige for studentaktiviteter og grupper underordnet Studentparlamentet i tillegg til studenttjenester av psykososiale natur. Observatører: Deltagere som ønsker å møte på Studentparlamentets møter. Disse har ikke møterett men kan møte dersom studentparlamentet inviterer dem. Grupper: All samordnet aktivitet underordnet Studentparlamentet og tilfredsstiller krav om verv regnes som en gruppe. Kulltillitsvalgt: Talsperson for en enkelt klasse. 1.3 Verv og stillinger Leder av Studentparlamentet: Øverste tillitsvalgt ved institusjonen. Nestleder av Studentparlamentet: Nest øverste tillitsvalgt ved institusjonen. Velferds-Ansvarlig: Ansvarlig for velferdspolitikk i Studentparlamentet. Velferds-Kontaktperson: Ansvarlig for kontakt med studenter og grupper underordnet Studentparlamentet og kontaktperson for psykososiale tjenester.

11 Vedlegg G Side 2-13 Organisasjonssekretær: Ansatt av skolen som sekretær for Studentparlamentet. Hovedtillitsvalgt ved avdelingen: Øverste tillitsvalgt ved sin respektive avdeling valgt av studentene på avdelingen. Vara studentrepresentant for avdelingen: Nest øverste tillitsvalgt ved sin respektive avdeling valgt av studentene på avdelingen. Kulltillitsvalgt: Representant for sin klasse, valgt av klassen for et skoleår. 1.4 Formål Studentparlamentet ved Høgskolen i Gjøvik er en interesseorganisasjon for alle studenter ved Høgskolen. Organisasjonen har til oppgave å: Ivareta studentenes faglige interesse, og fremme saker som angår studentenes arbeidsvilkår og trivsel på tvers av avdelingene. Fremme studentenes syn i saker som tas opp til behandling i de øvrige organer ved Høgskolen. Fatte vedtak i saker der Studentparlamentet har fått delegert vedtaksrett. Være bindeledd mellom studentene, avdelingene og skolen, og mellom studentene og andre organisasjoner. Drive tillitsvalgtsapparatet. Arbeide for en kvalitativ høyverdig utdanning ved Høgskolen. Studentorganene skal høres i alle saker som angår studentene på det aktuelle nivå. Jf. Lov om universiteter og høgskoler 4-1, punkt 4. Tilrettelegge og stimulere til et aktivt miljø blant studentene ved Campus Gjøvik. Kapittel 2 Årsmøtet 2.1 Årsmøtets myndighet Årsmøtet er Studentparlamentets øverste organ og avholdes én gang i året, i løpet av januar. 2.2 Årsmøtets sammensetning Følgende deltakere har møterett og -plikt: Studentparlamentets styre Studentenes representanter i Høgskolestyret Følgende deltakere har møterett: Samtlige studenter ved HiG som har betalt studieavgift for inneværende studieår. Hvis SOPP-representant ikke er betalende student, har denne også møterett. Stemmerett: Samtlige studenter ved HiG som har betalt studieavgift for inneværende studieår med møterett har også stemmerett ved Årsmøtet. 2.3 Årsmøtets beslutningsdyktighet Årsmøtet er beslutningsdyktig når minst 15 stemmeberettigede er tilstede. Vedtak fattes med alminnelig flertall. Vedtektsendringer må vedtas med kvalifisert flertall, ¾ av fremmøtte. Årsmøtet skal behandle følgende saker: Valg av ordstyrer, referent, tellekorps og 2 to protokollunderskrivere.

12 Vedlegg G Side 3-13 Rapporter Årsrapport fra Studentparlamentets arbeid det foregående året. Årsrapport fra de tillitsvalgtes arbeid på de ulike avdelingene. Aktivitetsrapport fra velferdspolitisk i Studentparlamentet. Årsregnskap fra foregående året. Forslag Forslag til budsjett for kommende år. Arbeidsprogram for det kommende år. Forslag til vedtektsendringer. Forslag til endringer i organisasjonens sammensetning. Innkomne saker. 2.4 Frister for Årsmøtet Kunngjøring med varsel om tid og sted for Årsmøtet skal skje med minst 3 tre ukers varsel. Alle saker må sendes Studentparlamentets styre senest 2 to uker før Årsmøtet. Forslag til endringer av vedtekter må sendes Styret innen 2 to uker før Årsmøtet. Innkalling og alle sakspapirer skal sendes alle møtedeltakerne senest 1 én uke før Årsmøtet. 2.5 Vedtektsendringer Studentparlamentet skal på første møte i perioden utnevne en Vedtektskomité på tre personer som skal innstille på vedtektsendringer til Årsmøtet. Leder av komiteen velges fra Styret. Eventuelle vedtektsendringer vedtas av Årsmøtet. De nye vedtektene trer i kraft umiddelbart etter Årsmøtet. Kapittel 3 Ekstraordinært årsmøte 3.1 Innkalling til ekstraordinært årsmøte Ekstraordinært årsmøte avholdes dersom: minst 10% av de stemmeberettigede studentene, eller 50% av Studentparlamentets styre krever det. Tidspunkt og sted for ekstraordinært årsmøte fastsettes av Studentparlamentets styre. Ekstraordinært årsmøte må finne sted innen 5 fem uker etter at krav er fremsatt i henhold til denne paragraf. 3.2 Frister for ekstraordinært årsmøte Innkalling til ekstraordinært årsmøte sendes ut senest 2 to uker før møtet. Saksdokumenter sendes ut senest 1 én uke før møtet. Kapittel 4 Studentparlamentet 4.1 Studentparlamentets myndighet Studentparlamentet behandler og fatter beslutninger etter retningslinjer og myndighet gitt av Årsmøtet. Studentparlamentet innstiller alle saker til Årsmøtet, med unntak av saker hvor innstillingen er delegert. Studentparlamentet innkaller til Årsmøtet, jf 7.

13 Vedlegg G Side Regler for verv i Studentparlamentet Representantene i Studentparlamentet plikter seg å delta på 75% av Studentparlamentsmøtene de har møteplikt på for å kunne få attest for vervet. Gyldig fravær skal dokumenteres til Studentparlamentet. En representant kan ikke velges til flere verv i Studentparlamentet. Studentparlamentet kan ikke pålegge studentrepresentanter til Høgskolestyret mandat i saker. Representantene er pliktig i å lese og sette seg inn i stillingsbeskrivelsen utarbeidet av Studentparlamentet som gjelder sitt verv. 4.3 Studentparlamentets oppgaver Studentparlamentet skal behandle og gjøre vedtak i saker som vedrører hovedlinjene for Studentparlamentets virksomhet eller som er av stor prinsipiell betydning for denne. De enkeltes arbeidsoppgaver er videre regulert av arbeidsinstruksene. Studentparlamentet skal oppnevne: - Representanter til utvalg og nemder oppnevnt av skolen. - Representanter til styret i Studentsamskipnaden i Oppland (SOPP) - Representanter til Norsk Studentorganisasjon (NSO) Kapittel 5- Møtevirksomhet i Studentparlamentet Styret innkaller til møte når det finner det nødvendig eller når minst 50% av Studentparlamentets medlemmene krever det. Møteinnkalling skal skje med minst 1 én ukes varsel, og sakslisten skal følge innkallingen. Saksliste for møte skal minimum inneholde følgende punkter: - Tid og sted for møte - Navn på alle som har møteplikt Referat fra møtevirksomhet i Studentparlamentet sendes ut innen 1 èn ukes etter møteslutt. Det kan ikke gjøres vedtak under punktet eventuelt på sakslisten. Saker må meldes inn til Studentparlamentet i god tid før sakslisten og innkallingen til møtet sendes ut. Alle som har møteplikt eller møterett ved alle Studentparlamentets møter har også tale- og forslagsrett. Alle som har møteplikt har stemmerett ved alle Studentparlamentets møter. Studentparlamentet er beslutningsdyktig når minst 2/3 av representantene med stemmerett er tilstede. Vedtak i Studentparlamentet fattes ved alminnelig flertall. Ved stemmelikhet har leder dobbeltstemme. 5.1 Tillitsvalgtsmøte Samtlige studenter som har betalt studieavgift for inneværende studieår samt har tilhørighet til et studium som tilhører avdelingen har tale- og stemmerett på egen avdeling. Studenter skal normalt representeres ved en Kulltillitsvalgt på tillitsvalgtsmøtet. Representanter i Studentparlamentet har observatørstatus på de ulike Tillitsvalgsmøter, med tale- og forslagsrett, men ikke stemmerett. (Tillitsvalgtsmøte holdes avdelingsvis minimum 2 to ganger i halvåret.) Tillitsvalgtsmøte er et diskusjonsforum og man kan ikke fatte vedtak på disse møtene.

14 Vedlegg G Side 5-13 Hovedtillitsvalgt ved hver avdeling er sammen med sin vararepresentant ansvarlig for å avholde tillitsvalgtsmøter på egen avdeling. Innkalling skal sendes ut minimum 1 én uke før møtet. Det skal skrives referat for samtlige tilitsvalgsmøter. Følgende har møteplikt på tillitsvalgtsmøtene: Hovedtillitsvalgt for avdelingen Vara hovedtillitsvalgt for avdelingen Følgende har møterett på tillitsvalgtsmøtene: Klassetillitsvalgte for alle klassene som hører til den respektive avdelingen Medlemmer i Studentparlamentet Dekan på den respektive avdelingen Innkallingen til tillitsvalgtsmøte skal sendes til: Alle som har møterett og møteplikt Referat fra tillitsvalgtsmøte skal sendes til: Alle som har møterett og møteplikt Dekan på den respektive avdeling 5.2 Studentparlamentsmøte Det skal avholdes minst 2 to Studentparlamentsmøter i semesteret,) samt ett i forkant av Årsmøtet. Følgende har møteplikt på Studentparlamentsmøte: Studentparlamentets styre Studentrepresentanter i Høgskolestyret Følgende har møterett på Studentparlamentsmøte: Medlemmer i Studentparlamentet Studentrepresentanter i SOPP Studentpresten Følgende har stemmerett på Studentparlamentsmøte: Studentparlamentets styre Studentrepresentanter i Høgskolestyret Medlemmer i Studentparlamentet Observatører med talerett: Rektor og prorektor. Studiedirektør. Høgskoledirektør. Dekaner.

15 Vedlegg G Side 6-13 Representant fra øverste studentorganisasjon ved Fagskolen Innlandet. Representant fra administrasjonen i Studentsamskipnaden i Oppland. Studentrepresentanter fra Studentsamskipnaden i Oppland (SOPP) oppnevnt av Studentparlamentet. Representant(er) til landsstyret i Norsk Studentorganisasjon (NSO) oppnevnt av Studentparlamentet. Innkallingen til Studentparlamentsmøte skal sendes til: Alle som har møterett og møteplikt Referat fra Studentparlamentsmøte skal sendes til: Alle som har møterett og møteplikt 5.3 Styremøte i Studentparlamentet Styret møtes ved behov, minimum før hvert tillitsvalgtsmøte. Styret er beslutningsdyktig når minst 3 av medlemmene er tilstede. Ved stemmelikhet har leder dobbeltstemme.organisasjonssekretær deltar på møtene men har ikke stemmerett. Følgende har møteplikt på Styremøte i Studentparlamentet: Studentparlamentets styre Følgende har møterett på Styremøte i Studentparlamentet: Ingen med unntak av spesielt inviterte. Innkallingen til Styremøte i Studentparlamentet skal sendes til: Alle som har møterett og møteplikt Referat fra Styremøte i Studentparlamentet skal sendes til: Alle som har møterett og møteplikt 5.4 Møte med ledelsen Det skal avholdes minst 2 to Møte med ledelsen hvert semester for å drøfte forhold knyttet til studentdemokratiet ved høgskolen. Studentparlamentet innkaller til dette møte. Følgende har møteplikt på møte med ledelsen: Studentparlamentets styre Rektor Høgskoledirektør Studiedirektør Følgende har møterett på møte med ledelsen: Prorektor Administrerende direktør i SOPP Spesielt inviterte. Innkallingen til Styremøte i Studentparlamentetskal sendes til:

16 Vedlegg G Side 7-13 Alle som har møterett og møteplikt Referat fra Styremøte i Studentparlamentet skal sendes til: Alle som har møterett og møteplikt Kapittel 6 Styret Dersom andre medlemmer av Styret fratrer sine verv, kan Studentparlamentet foreta suppleringsvalg. 6.1 Arbeidsoppgaver Styret utarbeider forslag til stillingsinstruks for de forskjellige representantene, forslaget må vedtas av Studentparlamentet med 2/3 flertall. Enhver representant plikter å følge sin stillingsinstruks. Studentparlamentet har ansvar for at studentene er representert i råd og utvalgt oppnevnt av høgskolestyret. 6.2 Styrets myndighet Styret er ansvarlig for den daglige driften av Studentparlamentet ved HiG, og behandler saker i tiden mellom Studentparlamentsmøtene, etter retningslinjer og myndighet gitt av Årsmøtet. Styret er ansvarlig overfor Årsmøtet, men kan fatte beslutning i saker etter fullmakt gitt av Studentparlamentet. Kapittel 7 Valg 7.1 Valgkomité Valgkomiteens sammensetning - Komiteen består av 3 personer som velges på Årsmøtet. Hvis Årsmøtet ikke lykkes med å finne representanter, kan disse utpekes av Studenparlamentet. - Komiteen konstituerer seg selv Valgkomiteen i samarbeid med Styret har ansvar og skal legge til rette for: - Informere nye studenter ved semesterstart om muligheter i Studentarbeidet. - Innstille kandidater til de ulike vervene. - Informere Høgskolens studenter om kandidater som stiller til valg. 7.2 Stemmelikhet Ved stemmelikhet ved urnevalg til Studentparlamentet, er det loddtrekning av leder i påsyn av valgkomiteen. 7.3 Valgperioder Nestleder, velferdsansvarlig, velferdskontaktperson og studentrepresentanter til Høgskolestyret velges i vårsemesteret, og har funksjonstid fra 1. juni til 31. mai påfølgende år. De øvrige medlemmene av Studentparlamentet velges i høstsemesteret, og har funksjonstid fra 1. februar til 31. januar påfølgende år. Alle representantene velges for en periode av gangen. 7.4 Resultater Alle manntallslister og stemmesedler skal makuleres umiddelbart etter valget. Tallene og differansen skal arkiveres og ikke offentliggjøres med mindre studentparlamentet ved 2/3 flertall krever disse fremlagt eller 5

17 Vedlegg G Side fem- prosent av studentene. Kapittel 8 - Velferd 8.1 Velferdsmedlemmer For å kunne benytte seg av Studentparlamentet sitt velferdstilbud må man være velferdsmedlem i Studentparlamentet. Alle som betaler medlemsavgift til Studentparlamentet er velferdsmedlemmer. Velferdstilbudet er all organisert aktivitet tilbudt av grupper underordnet Studentparlamentet Høgskolen i Gjøvik Studenter ved Høgskolen i Gjøvik er automatisk velferdsmedlemmer da de betaler medlemsavgift til Studentparlamentet gjennom semesteravgiften Eksterne medlemmer og Fagskolen Innlandet Studenter ved Fagskolen Innlandet og ikke-studenter som har betalt medlemsavgift til Studentparlamentet kan benytte seg av Studentparlamentets velferdstilbudet men med følgende forbehold: Kan ikke inneha verv i Studentparlamentet eller underordnede grupper. Ved aktiviteter i grupper har studentmedlemmer fortrinnsrett. Ikke-studenter må dermed vike ved begrensninger. 8.2 Opprettelse av grupper Velferdsmedlemer av Studentmedlemmer kan opprette en ny gruppe ved å levere inn dokument etter mal som er utarbeidet av Studentparlamentet til Studentparlamentet. En gruppe kan kun opprettes dersom: Gruppens aktivitet ikke strider med Studentparlamentet sine vedtekter. Gruppen består av minimum to representanter hvorav styrevervene, leder og økonomiansvarlig inngår. 8.3 Formål En gruppe skal gjennom en definert aktivitet tilrettelegge, rekruttere og stimulere til et aktivt miljø blant studentene ved Campus Gjøvik. 8.4 Plikter og arbeidskrav Årsrapport Gruppene skal skrive en årsrapport som skal inneholde følgende punkter: Hva pengene har blitt brukt på Hva planen er med eventuelle penger som er til overs Om budsjettet ikke har blitt overholdt, må dette grunngis Endringer i gruppa (fusjonering, aktivitetsendring etc) 8.5 Regler for aktivitetsgrupper

18 Vedlegg G Side 9-13 Alle grupper forplikter seg til å følge Regler for aktivitetsgrupper gitt av Studentparlamentet. Om gruppen ikke har utført sine plikter i forhold til reglene, vil gruppen anses som inaktiv. Studentparlamentet har følgende regler for aktivitetsgrupper: Vedtekter for Studentparlamentet Stillingsinnstrukser Retningslinjer for grupper Betalingsmaler 8.6 Møteplikt Gruppene som har søkt om midler plikter å møte på Fordelingsmøtet, i henhold til Markedsføring Gruppene må markedsføre sin gruppe, samt sine budsjetterte aktiviteter til alle velferdsmedlemmer i Studentparlamentet. 8.8 Rapportering Gruppene har ansvar for å holde Studentparlamentet oppdatert om endringer i gruppens styre. Dersom en gruppe settes inaktiv, skal Studentparlamentet informeres om dette. 8.9 Lister Alle grupper skal til enhver tid holde oppdaterte lister over både utstyr og medlemmer Tildeling av midler Ved søknad om midler gjelder bestemmelsene i 4.4 om fordelingsmøte Sammensetning av styret i en gruppe Påkrevde verv En gruppe må til enhver tid inneha både leder og økonomiansvarlig. Hvis gruppen ikke innehar disse vervene regnes gruppen som inaktiv. Et medlem kan ikke inneha flere enn et påkrevd verv i samme gruppe. De påkrevde vervenes arbeidsoppgaver er definert i vervets stillingsinstruks Øvrige styreverv Utover de påkrevde vervene kan styret selv bestemme sin egen sammensetningen Informasjon Grupper skal ha informasjon om sine primæraktiviteter også på engelsk Inaktive grupper En gruppe regnes som inaktiv dersom medlemmene ikke har opprettholdt det som kreves for at en gruppe skal holdes aktiv. Jf. 8.5 Regler for aktivitetsgrupper

19 Vedlegg G Side Fordelingsmøte Studentparlamentet fordeler velferdsmidlene sine en gang i året på fordelingsmøtet Formål Fordelingsmøtet har som formål å fordele Studenteparlamentets velferdsmidler mest mulig rettferdig i forhold til medlemstall og aktivitetsnivå som er på de forskjellige gruppene. Studentparlamentet har ansvar for at alle søknader som er kommet inn innen tidsfristen blir behandlet på fordelingsmøtet Møtetidspunkt 8.16 Innkalling til fordelingmøte Innkalling Innkalling til fordelingsmøte skal sendes ut senest tre 3 uker før møtet skal avholdes Saksliste Saksliste til fordelingsmøtet skal sendes ut senest syv 7 dager før møtet avholdes Fordelingsmøte Budsjettet som fremlegges på fordelingsmøtet, skal være inkludert i årsrapporten som kreves innlevert fjorten 14 dager før årsmøtet Stemmerett ved fordelingsmøtet Alle grupper har møteplikt og skal stille med minst én representant. Det gis kun tale- og stemmerett til to medlemmer pr. gruppe. Ved tre eller flere representanter, må det gis beskjed om hvilke to representanter som skal ha tale- og stemmerett Krav til behandling av budsjett For at en gruppe skal kunne motta støtte fra Studentparlamentet, må budsjett leveres tidsnok før fordelingsmøte. Budsjettet skal være i henhold til mal utarbeidet av Studentparlamentet. Ved 2/3 flertall ved fordelingsmøtet, kan denne paragrafen unvikes Representasjon Gruppene skal sende minst én representant på fordelingsmøtene. Dette tas med i betraktning når budsjettene behandles. En gruppe som ikke er representert, vil ikke kunne få støtte på et fordelingsmøte. Ved 2/3 flertall ved fordelingsmøtet, kan denne paragrafen unvikes.

20 Vedlegg G Side Kapittel 9 Økonomi 9.1 Innledning Studentparlamentets økonomiske midler skal fordeles og forvaltes på en demokratisk måte som fremmer Studentparlamentets formål. Studentparlamentet ved Velferdsansvarlig har ansvar for den økonomiske oppfølgingen av grupper. Studentparlamentet fører månedlig kontroll med regnskapet. Alle i Studentparlamentet skal signere en erklæring som at de har lest og godtatt kapittel 9 i vedtektene som omhandler økonomi. Studentparlamentet mottar støtte fra SOPP i hvert semester. Av de mottatte midlene skal 20% fordeles til Studentparlamentet. De resterende 80% skal settes av til velferdsmidler som skal brukes på studentaktiveteter i grupper underordnet Studentparlamentet. 9.2 Regnskapsrapport Styret skal utarbeide og legge fram en fullstendig regnskapsrapport for foregående år som viser Studentparlamentets resultatregnskap og økonomiske situasjon. Regnskapsrapporten skal tydelig vise avvik for at årsmøte enklere skal kunne føre kontroll med Studentparlamentets bruk av midler. 9.3 Budsjett Styret i Studentparlamentet skal legge frem et budsjett for årsmøte med forventede utgifter og kostnader for kommende år. Budsjettet skal vise de økonomiske konsekvensene av de planlagte aktivitetene for kommende år. Årsmøte godkjenner budsjette for kommende år. 9.4 Ansvarsforhold Årsmøtet skal føre kontroll med Studentparlamentets bruk av midler. Dette skjer ved at Studentparlamentsstyret legger frem fulstendig regnskapsrapport på årsmøtet i januar. Årsmøtet kan vedta at Studentparlamentet skal ta opp lån, såfremt det er rom for dette i budsjettet. Låneopptak som ikke er vedtatt på årsmøtet er ikke bindende for Studentparlamentet, og ansvar for slike lån påligger den/de som tar opp lånet. a) Studentparlamentsstyret Studentparlamentsstyret har hele tiden ansvar for budsjettkontroll. Studentparlamentsstyret har rett til å bestille varer eller tjenester på Studentparlamentets vegne. Utover dette kan Studentparlamentsstyret gi nødvendige fullmakter. b) Økonomiansvarlig i Studentparlamentet Nestleder i Studentparlamentet har hovedansvaret for økonomien i Studentparlamentet. Økonomiansvarlig er ansvarlig for å utføre enkle regnskapsrutiner og ha kontroll over budsjettet. Økonomiansvarlig har ansvar for å registrere utgifter og inntekter til Studentparlamentets konto.

21 Vedlegg G Side Gruppenes økonomi styres og følges opp av velferdsansvarlig. Gruppene skal i hovedsak derfor henvende seg til velferdsansvarlig når det kommer til økonomiske spørsmål. Alle utgifter skal være registrert før det sendes til SOPP. SOPP har ansvar for trekk fra kontoen. 9.5 Rutiner a) Kostnader ved tillitsvalgsmøter. Hovedtillitsvalgt ved hver avdeling har sin egen post i budsjettet. Det er deres ansvar å holde kontroll. Hovedtillitsvalgt har rett til å bestille varer eller tjenester på Studentparlamentets vegne innenfor denne budsjettposten. Denne su mmen skal ikke overskrides. b) Reisekostnader Alle tillitsvalgte, og andre, som skal reise på Studentparlamentets regning må først skrive under på en erklæring om at de har lest økonomkapittelet i vedtektene. På reiser skal billigste reisemåte benyttes. Når reiser med billigst reisemåte tilsier en reisetid på 8 timer, eller hvor spesielle hensyn gjør det nødvendig, kan det etter vedtak i Studentparlamentsstyret benyttes andre og dyrere reisemåter. Studentparlamentet dekker bare kjøregodtgjørelse og taxi dersom dette er billigste reisemåte eller etter vedtak i Studentparlamentsstyret i hvert enkelt tilfelle. Kjøregodtgjørelse følger Statens satser. Studentparlamentet dekker ikke taxi dersom ikke kvittering for beløpet og begrunnelse foreligger. Reisekostnader refunderes normalt etterskuddsvis, og når nødvendig dokumentasjon og gyldig bilag sammen med reiseregning foreligger økonomiansvarlig. c) Diett Ved reiser av minimum ett døgns varighet for tillitsvalgt, hvis ikke annet er vedtatt i Studentparlamentsstyret, gis godtgjørelse for diett med 50% av Statens diettsatser for reiser i Norge. Denne satsen gjelder for reiser i både Norge og utlandet. For reiser under ett døgn varighet gis diettgodtgjørelse etter særskilt vedtak i Studentparlamentet. 9.6 Velferdsmidler. Bruk av velferdsmidler skal ikke stride mot studentparlamentets vedtekter. Alle grupper er pliktig til å annonsere sine budsjetterte aktiviteter til Studentparlamentet. Dersom dette ikke følges vil gruppens styre stå personlig økonomisk ansvarlig for dette Utdeling av midler Alle grupper underordnet Studentparlamentet har rett til å søke midler ved fordelingsmøtet Rutiner for bruk av midler Utbetalinger skjer ved bruk av betalingsmalen som hentes fra Studentparlamentets hjemmeside og fylles ut Tildeling av midler Gruppene oppfordres til å søke om midler til varige gjenstander framfor forbruksvarer.

22 Vedlegg G Side Kriterier for bruk av midler Midler tildelt av Studentparlamentet kan ikke benyttes til kjøp av rusmidler Dispensasjon mot På styremøter i Studentparlamentet kan det innvilges dispensasjon mot med 2/3 flertall. Ved dispensasjon forpliktes gruppa til å fremme en sunn drikkekultur, og stille med rusfrie alternativer. 9.7 Inaktive grupper Dersom en gruppe er funnet inaktiv (se 8.15), vil gruppens midler være fryst på konto ut budsjettåret. Fire 4 uker før årsmøte vil gruppens midler tilfalle Studentparlamentet og fordeles på nytt dersom gruppen fremdeles er funnet inaktiv. Kapittel 10 Mistillit og tilbakekalling 10.1 Mistillit mot Studentparlamentet Studentparlamentet kan ikke avsettes i sin helhet. Et tillitsvalgtsmøte ved en avdeling kan med 2/3 flertall avsette avdelingens representant i Studentparlamentet Mistillit mot Styret Mistillitsforslag mot Styret eller enkeltpersoner i Styret kan fremsettes av enkeltpersoner, og vedtas med 2/3 flertall av Studentparlamentet.Forslag om mistillit skal begrunnes skriftlig til valgkomiteen, som fremmer saken for Studentparlamentet. Styremedlemmene skal i innkallingen gjøres kjent med at forslag om mistillit skal behandles. Sakens dokumenter er unntatt offentlighet og legges frem for Studentparlamentet ved møtestart. Den det gjelder har rett til å forklare seg overfor Studentparlamentet før beslutning fattes. Møtet føres for lukkede dører. Valgkomiteen deltar som kontrollører Fremsetting av mistillitsforslag mot andre tillitsvalgte Forslag om mistillit skal begrunnes skriftlig og fremlegges Studentparlamentet. Ved fremlagt mistillitsforslag vil Studentparlamentet avholde avstemning i den gruppen som den tillitsvalgte representerer, og ved 2/3 flertall vil den tillitsvalgte bli avsatt. Ved mistillit blir vara ny representant. Kapittel 11 Generelle bestemmelser 11.1 Avgjøring av tvister Tolking av disse vedtekter, og tvister om hvordan de skal forstås, kan ikke prøves ved sivile domstoler. Saker skal avgjøres av Studentparlamentet, med rett til å anke til Årsmøtet Taushetsplikt Alle representanter i Studentparlamentet har taushetsplikt om sensitive personlige opplysninger. Årsmøtet kan under skjerpede omstendigheter pålegge seg selv taushetsplikt Gjeldende fra Disse vedtektene er gjeldene fra og med nedleggelse av Gjøvik Studentsamfunn (GSTUD).