Spørsmålet er besvart under spørsmål nummer 6..

Transkript

1 Spørsmål og svar Henvisning til punkt anskaffelsen, punkt 1.3.1, side 4, figur 1. Del II Vedlegg 1a Leveranseomfang, krav nummer 3 Spørsmål nummer Spørsmål nummer 1 Tillater Forsvaret at Leverandøren skisserer en alternativ modell med annen sammensetning av kursmoduler, forutsatt at det faglige innholdet Forsvaret har definert dekkes og at utdanningen gir 30 studiepoeng? Kan tilbyder endre dagens undervisningsopplegg så lenge antall studiepoeng og faglig innhold er dekket? Spørsmål nummer 2 Hvordan belønnes eksempler på materiellprosjekt fra forsvaret opp mot et virkårlig materiell prosjekt? Svar ja, FLO tillater dette, forutsatt at det faglige innholdet Forsvaret har definert dekkes, og at utdanningen gir 30 studiepoeng. Spørsmålet er besvart under spørsmål nummer 6.. Leverandøren skal vedlegge en detaljert undervisningsplan, som bør inneholde eksempler fra materiellprosjekter i Forsvaret eller tilsvarende større komplekse materiellprosjekter. I del II Vedlegg 1a leveranseomfang står blant annet følgende skissert: «Utdanningen bør inneholde eksempler fra materiellprosjekter i Forsvaret» Beslutningsdokumentasjonsmaler og fagbibliotek finnes på Malene inneholder veiledninger og forklaringer som er tilstrekkelige for brukere i Forsvaret for å kunne utarbeide beslutningsdokumentasjon. I tillegg finnes informasjon om materiellinvesteringsvirksomheten, som gir et bilde av hvordan Forsvaret gjennomfører prosjekt. Spesielt fremheves FL mal med vedlegg A til F. Det kan også nevnes at kunnskap om Forsvarets større prosjekter finnes i Concept programmets rapporter. Concept er Finansdepartementets program for å høste erfaringer fra ekstern kvalitetssikring. Det er tilstrekkelig at tilbyder henter eksempler fra steder med offisiell tilgang til hvilke

2 prosjekter Forsvaret har (hatt). Det kan eksempelvis hentes informasjon/erfaring fra eller Ansvar og roller i prosjektstyring er beskrevet i vedlagte bestemmelser «1510- Bestemmelser for integrert logistikkstøtte, systemteknikk og informasjonshåndtering i Forsvaret» og « Bestemmelser for materiellforvaltning i Forsvaret», «FD - Retningslinjer for logistikkvirksomheten i Forsvarssektoren» og «Direktiv for logistikkvirksomhet» som nå er vedlagt. Det er disse som er normgivende for hvordan prosjekter tas frem sammen med «Konsept for fremskaffelse av materielle kapasiteter i forsvarssektoren» som finnes på Denne overnevnte informasjonen er rammen rundt prosjektstyring og er gitt for at tilbyderne i større grad skal forstå den kontekst prosjekter opererer i. Kan man oppgi i tilbudet at etter kontraktsinngåelse utarbeides praktiske eksempler på materiellinvesteringsprosjekter for undervisningsformål fra Forsvaret? Spørsmål nummer 3 FLO vil belønne tilbud som har lagt til rette for at det i undervisningsplanen er tilstrekkelig synliggjort og på en hensiktsmessig måte avsatt forholdsmessig tid i undervisningen, som synliggjør de faktorer Forsvaret vurderer når prosjekter skal besluttes og gjennomføres. FLO vil ikke belønne tilbyder for hvilke eksempler som konkretisert, men i hvilken grad eksemplene er kvalitetsmessig forankret i undervisningsplanen. Oppdragsgiver forventer imidlertid at konkrete detaljer og eksempler fra Forsvaret skal etableres i dialog med oppdragsgiver. Intensjonen er at utdanningen i best mulig grad skal gjenspeile Forsvarets investeringskonsept i anvendelsen av egnede materiellprosjekter. Dette kommer best til uttrykk ved at konkretiseringen av egnede prosjekter i ettertid avtales med oppdragsgiver. Tilbyder kan oppgi i tilbudet at «etter kontraktsinngåelse utarbeides praktiske eksempler på materiellinvesteringsprosjekter for undervisningsformål

3 anskaffelsen, punkt 5.2, side 11 Kan vi få tilsendt evalueringsmatrisen som kommer til å bli brukt til evaluering av tilbudene? Hva er vektingen av underkriteriene innen kvalitet? FLO har per i dag ingen evalueringsmatrise å vise til. Matrisen vil basere seg på tildelingskriteriene oppgitt i punkt 5.3 og basere seg på antallet innkomne tilbud som skal danne sammenligningsgrunnlag. Per i dag er antallet tilbud som skal sammenlignes ukjent. Evalueringsmatrisen er derfor ikke ferdigstilt. Når det gjelder vekting av de tre tildelingsmomentene innen tildelingskriteriet «kvalitet» vil FLO vurdere tildelingsmomentene innbyrdes likt. Del II Vedlegg 1a Leveranseomfang anskaffelsen, punkt 4.4 Vi mener mye av evalueringsmatrisen fint kan lages på forhånd. Som leverandør er vi opptatt av å inngi et best mulig tilbud til Forsvaret. Derfor er derfor en fordel å vite hva som blir særskilt vektlagt når Forsvaret evaluerer kvaliteten på tilbudet. Kan Forsvaret gi ytterligere informasjon om evalueringen av kvalitet ut over svaret på spørsmål tre om at de tre underkriteriene på kvalitet vil vektes likt (1/3 hver)? Spørsmål nummer 4 Får man tilleggspoeng ved å kommentere ytterliggere i de grå kommentarfelt når det ikke forventes at dette skal gjøres? Spørsmål nummer 5 Må referanser være signert av en representant fra virksomheten? FLO presiserer. Det som vil bli vektlagt er det som fremgår av Del II Vedlegg 1a leveranseomfang. FLO vil ikke vektlegge noe annet enn det som er oppgitt i konkurransegrunnlaget. Elementene oppgitt i punkt 3,4 og 12, er det som er av betydning for konkurransen, og vil bli de elementene som blir kommentert under forhandlingene sett opp mot innholdet i tilbudene. FLO har ikke noe ytterligere informasjon om evalueringen av kvalitet enn det som er presisert ovenfor. Hvis leverandøren utfyller det grå skraverte feltet, vil informasjonen bli brukt til å foreta en skjønnsmessig vurdering på om det aktuelle kravet som er tilknyttet feltet, er tilstrekkelig besvart til at FLO kan forstå det som oppfylt. Nei, det er bemyndiget hos leverandøren som skal signere. Skulle FLO velge å kontakte oppgitte leveransemottakere, kan FLO henvise med skjemaet som dokumentasjon. Spørsmål nummer 6 Del II Vedlegg Står leverandøren fritt til å ja, leverandøren kan endre gjennomføringsmetodikk, under

4 1b kursbeskrivelser gjøre endringer i gjennomføringsmetodikk (elæring og klasseromsundervisning) som beskrevet i dokumentets ulike moduler? Gjelder fortsatt del II Vedlegg 1 leveranseomfang FØR kursbeskrivelser del II Vedlegg 1b når det ikke er samsvar mellom disse to dokumentene? forutsetning av at læringsmålene oppnås. FLO presiserer. Det fremgår av følgende tekst i del II Vedlegg 1 b kursbeskrivelser Hvis det er motstrid og/eller avvik mellom dokumentene er det Leveranseomfanget som er bestemmende. Det leverandøren oppfatter som manglende samsvar mellom kursgjennomføringen, er måte for FLO å kunne synliggjøre mulighet for å kunne tilby ulike løsninger for kursgjennomføringer. FLO har valgt å presisere dette ytterligere ved å understreke med en tilleggssetning i Del II vedlegg 1a leveranseomfang (se revisjonslogg) samt korrigere en feil under kursmodul 14 i del II vedlegg 1 b kursbeskrivelser. Kan tilbyder selv velge mix mellom e-læring og klasserom pr kurs som etterspørres? FLO presiserer. Ja anskaffelsen, punkt Hvis svaret er nei på forrige spørsmålet, kan Forsvaret oppgi en saklig grunn for å låse alle tilbyderne til dagens ordning når en slik låsing kan komme i konflikt med den enkelte tilbyders mulighet for å tilby Forsvaret et best mulig opplæring innen de forespurte emnene? Spørsmål nummer 7 Hvordan ivaretas kravet til studiepoeng i Spørsmålet utgår da det er besvart ja ovenfor. Det er leverandørens ansvar å sikre at utdanningen innehar et faglig innhold som i sum

5 1.3.1, side 4, figur 1. anskaffelsen, punkt 1.3.1, side 4, figur 1. anskaffelsen, punkt konkurransegrunnlaget? Spørsmål nummer 8 Er det vilkårlig hvilken rekkefølge man gjennomfører kurset? Vil kandidaten pålegges å gjennomføre alle moduler? Spørsmål nummer 9 Kan Forsvaret synliggjøre et estimat over antallet elever som vil gjennomføre og under hvilke moduler? Kan Forsvaret opplyse om antall årlig antall kurs og skal gi 30 studiepoeng for sertifisert PL. FLO har ikke satt krav til hvordan studiepoeng skal beregnes, annet enn at FLO setter krav til at totalen skal inneha et faglig innhold som i sum skal gi 30 studiepoeng for sertifisert PL. Det er altså leverandørens ansvar å besørge akkreditering av studiepoeng. Informasjon om dagens ordning finnes på Leverandøren kan velge å benytte Forsvarets egne moduler som delvis grunnlag for poengberegning. Forsvaret har oppgitt informasjon om egne kurs i konkurransegrunnlaget. For utfyllende informasjon vises til: «Introduksjon til ILS-SE-LCC» hvor lesehefte og gjeldende bestemmelser «1510 Bestemmelser for integrert logistikkstøtte, systemteknikk og informasjonshåndtering i Forsvaret» og « Bestemmelser for materiellforvaltning i Forsvaret» som nå er vedlagt. På grunnleggende nivå (sertifisert prosjektmedarbeider) er det rekkefølgekrav, på resterende kurs som leder frem til sertifisert prosjektleder, er det vilkårlig hvilken rekkefølge man gjennomfører modulene. FLO vil kreve at eleven pålegges å gjennomføre alle moduler innen hvert av de to enkelte sertifiseringsnivåene som finnes, prosjektmedarbeider og/eller prosjektleder. Det gjøres oppmerksom på at enkeltelever kan søke om fritak fra enkelte moduler basert på kompetanse. FLO estimerer: Omfanget er usikkert. Det kan legges til grunn at gjennomføringen skjer rullerende med oppstart hvert halvår. Ved større behov forventes at leverandøren legger til rette for en slik økning. Estimatet er ikke bindende for FLO. I siste kontraktsperiode har ca 200 sertifisert seg. Med den nye ordningen med to nivå vil man sannsynligvis oppleve

6 deltaker antall på disse for alle kursemner i de to siste kontraktsperiodene? endringer. Vi antar flere tar «Sertifisert Prosjektmedarbeider» enn «Sertifisert Prosjektleder», men hvor mange er ikke godt å si da virksomhetene i FLO selv bestemmer kompetansemål. Dette er ikke sentralt styrt. Avgang og tilgang av personell vil også påvirke dette. Gjennomføringen skal være styrt ved at kursene legges ut tidsmessig i rekkefølge, slik at eleven gjennomfører ved å følge tidsmessig kursplan. Skal gjennomføringen være styrt? Kan leverandøren få tilgang til historisk statistikk? Kan Forsvaret opplyse om deltakerantall per det enkelte gjennomførte kurs og ikke bare per kursemne per år? Spørsmål nummer 10 FLO korrigerer: I «anskaffelsen» punkt var det oppført et omfang på ca 450 kurselever årlig. Dette oppgitte omfanget utgår. Siste periode , er det ca 200 som har gjennomført sertifisering Kursnavn Grunnleggende prosjektarbeid Profesjonell prosjektledelse Styring av prosjektusikkerhet Innkjøp og kontraktstyring Ledelse, motivasjon og kommunikasjon Eierstyring i prosjekt Prosjektsuksess m/integrert logistikkstøtte 12 Prosjektstyringsverktøy - Artemis - MSP 9 3 Team og teamledelse 14 Se eget vedlagte dokument statistikk over historiske tall

7 Del II Vedlegg 1b kursbeskrivelse M11 Prosjektoppgave: Hvem skal kvalitetssikre oppgaven? FLO henviser til kursbeskrivelsen: Ekstern leverandør sensurerer oppgaven ift akademisk innhold mens Forsvaret bestemmer i samarbeid med forfatteren av oppgaven en problemstilling. Oppdragsgiver og ekstern leverandør kvalitetssikrer oppgaven sammen. Del II Vedlegg 1a, punkt 3 Er det lagt opp til dialog med eleven fra oppgave er valgt til oppgaven er ferdigstilt? Forventes det veiledning? Spørsmål nummer 11 Hva menes med at «Leverandøren bør kunne legge til rette for en Internasjonal Sertifisering»? Nei, det er ikke lagt opp til dialog med eleven fra oppgave gis til oppgave mottas. Nei. Det forventes ikke veiledning fra leverandør. Med «Leverandøren bør kunne legge til rette for en Internasjonal Sertifisering» mener FLO at undervisningen skal basere seg på PMI som et teoretisk underlag, og at undervisningen faglig sett ikke skal avvike fra PMI standard. anskaffelsen punkt 1.3.1, siste avsnitt Hva menes med at «utdanningen bør ha et faglig innhold som fører fram mot internasjonal sertifisering?» Spørsmål nummer 12 Hvordan kan leverandøren ivareta Forsvarsbygg i tilbudet? Med «utdanningen bør ha et faglig innhold som fører fram mot internasjonal sertifisering» menes at undervisningen skal basere seg på PMI som et teoretisk underlag, og at undervisningen faglig sett ikke skal avvike fra PMI standard, slik at eleven kan gjennomføre internasjonal sertifisering om ønskelig Forsvarsbygg setter sammen en egen modell basert på samme moduler og egne moduler. I del II vedlegg 3 pris og betalingsbetingelser, er det forespurt pris under øvrige vederlag

8 Del II Vedlegg 1b kursbeskrivelse M012 Spørsmål nummer 13 Kan Forsvaret informere om dagens kursopplegg M012 inkl. overordnet kursinnhold/emner som gjennomgås i både e- læring og klasserom? Kan Forsvaret oppgi innhold i dagens e-læring? «Dersom det på forhånd avtales ny-/videreutvikling av kurs og/eller annet, skal vederlaget baseres på pris per time». Ivaretakelse av skreddersydde behov, deriblant Forsvarsbygg og behov for å sette sammen egne moduler, skal sikres i kontraktsfasen, dersom det er behov. Dagens modul M012 Eierstyring har et omfang skissert som det fremgår av vedlagte presentasjon innhold i M012 Dagens kurs inneholder leksjoner som dekker hva eierstyring er, prosjekteiers rolle, styringsgrupper, gevinster, planlegging og gjennomføring av prosjekter. Er dagens e-læringskurs tilpasset Forsvaret og i hvilken grad? dagens e-læringskurs er tilpasset forsvaret, prinsipper for eierstyring som i PRINCE2 følges. Organisering, ansvar og roller må komme frem i leksjonene. I hvilken grad det er tilpasset, fremgår av vedlagte presentasjon innhold i M012. Del II Vedlegg 1a Leveranseomfang, krav nummer 17 og 21. Spørsmål nummer 14 Forsvarets egne moduler skal kunne tilgjengeliggjøres i leverandørens kurspåmelding system Hva er forventet utover dette med tanke på kursadministrasjon knyttet til Forsvarets egne moduler? FLO Presiserer: Det forventes at leverandør melder til Forsvaret når det gitte antall er påmeldt innen den oppgitte frist. Er antall under bestemt minimum, skal kurset avlyses. Leverandøren sender e-post om avlysningen til de påmeldte. Hvis kurset skal gjennomføres, sender leverandøren liste over deltakere til Forsvaret. Kurset behandles i prinsippet som alle andre kurs, forskjellen er at det er Forsvaret som stiller med instruktører og utferdiger kursbevis. Er det slik at kravene knyttet til ja, leverandør må ha oversikt over alle som deltar i

9 kursadministrasjon ref. pkt. 21 i Leveranseomfang også innebefatter disse moduler? utdanningsprogrammet slik at man ikke kan hevde at et kurs er tatt og komme videre til avsluttende prøver uten å faktisk ha gjennomført obligatoriske kurs. Hvor skal eventuelt denne tjenesten legges inn i pristabellen? Denne tjenesten ansees å være en administrativ overhead som en vil må ta med i en kurskostnad. Kan tilbyder konkludere med at arbeid knyttet til følgende oppgaver da ikke forventes utført av leverandør: Publisering av kursdatoer, kursinnhold o.l. på prinsix.no Utstedelse av kursbevis Booking av kurslokaler Booking av ressurser/kursholdere Supporthenvendelser fra deltakere vedrørende kurset disse skal eksempelvis henvises direkte til kontakt i Forsvaret (i dag utgjør registrerte henvendelser til Support desk i overkant av 1000 henvendelser fra ansatte i Forsvaret og det antas derfor at dette vil øke med ytterligere antall Det forventes at kursene administreres som alle andre kurs med unntak av at Kunden stiller med instruktører og lager kursbevis.

10 anskaffelsen punkt kursmoduler) Av- og på-meldinger, flytting av deltakere Utsendelse av evaluering av kurset, og rapportering av resultater til Forsvaret Spørsmål nummer 15 Begge nivåer (prosjektmedarbeider/prosjektl eder) skal opprettholdes slik det er beskrevet i utlysningen. Etter hva vi oppfatter, basert på leverandørkonferansen og de etterfølgende svar, er det da åpnet for at tilbyder kan gjøre de nødvendige grep for å sikre at sertifiseringsløpene er studiepoengivende etter de akademiske krav som stilles. Spørsmål nummer 16 Vi kan ikke se at våre innsendte spørsmål er gjengitt i Doffin. Er det andre spørsmål som er innkommet til Forsvaret som heller ikke er gjengitt i Doffin? Hvis det er tilfelle ber vi om at disse spørsmålene blir gjort tilgjengelig Spørsmål nummer 17 Kan Forsvaret oppgi antall deltakere per kurs, pr år og samlet for PM forberedende kurs? FLO Presiserer: Kravet til studiepoeng er for totalen. Fordelingen av poeng kan endres ift moduler. Forsvarets modell er basert på Forsvarets investeringskonsept, hvis leverandør vil endre modellen, er dette mulig så lenge det faglige innholdet totalt gir 30 studiepoeng. Flo besvarer. Alle innkomne spørsmål er gjengitt i Doffin. Hvis leverandøren mener at det er spørsmål som ikke er gjengitt, må det presiseres hvilke spørsmål det gjelder. For at Leverandøren nå skal kunne lettere kontrollere dette, er også de samme spørsmål men med annen formulering tatt med i dette dokumentet. Det er ikke kommet inn noen spørsmål som ikke er besvart i dette dokumentet. FLO loggfører ALL kommunikasjon med leverandørene. Se egent vedlagte dokument statistikk over historiske tall

11 Spørsmål nummer 18 Kan Forsvaret oppgi antall deltakere som har blitt sertifisert PMP i perioden? Spørsmål nummer 19 Kan Forsvaret oppgi totalt deltakere pr kurs pr år og samlet for Prince Foundation? Spørsmål nummer 20 Skal timerate som etterspørres overhode telle i evalueringen av tilbudet? Hvis timerate skal telle i vurderingen av tilbudet ber vi om at Forsvaret opplyser om hvordan denne timeraten blir tatt med prismatrisen eller evt et annet sted i evalueringen Se egent vedlagte dokument statistikk over historiske tall Se egent vedlagte dokument statistikk over historiske tall Nei. Som det fremgår av Del II Vedlegg 3 Pris og betalingsbetingelser punkt 1.2, utgjør vekten av priselementene i denne matrisen 100 %. Prisen i punkt 1.2.1, «pris per time», utgjør ikke en del av vekten. FLO ønsker at tilbyder oppgir denne prisen for å kunne ha en fast, forutsigbarhet i det å kjenne priselementet, skulle det forekomme etterspørsel i kontraktens levetid. Spørsmålet utgår som følge av svar ovenfor