Et eksempel: kursnummer 3.4 studieteknikk: Kulepunkt «opsjon for Kirkenes tilknyttet samtlige kontorer ovenfor».

Transkript

1 Emne: Tilbyderkonferanse Dato: 19. juni Sted: Bardufoss og omegn via VTC Tilstede: FLO: Møteleder Merkantilt ansvarlig Fagansvarlig Fagansvarlig Fagansvarlig Trine Reitehaug Trine Reitehaug Kjell Dagfinn Engen Erlend Kroken Jan Erik Heimdal Referent: Distribueres til: Sak nummer PP 1-2 PP 3-4 Representanter for ulike leverandører Trine Reitehaug Alle interessenter via Doffin Beskrivelse Trine Reitehaug ønsket velkommen. Gjennomgang av agenda slik den fremkommer i PP presentasjonen (vedlegg 1) Deltakerne ble forespurt om det var behov for å presentere FHS/Fokus ble ikke gjennomført (PP- nummer henviser til Power Point presentasjonens foilnummer, hvor PP presentasjonen er vedlegg 1). Konkurransen er en anbudskonkurranse etter del II i forskrift om offentlige anskaffelser. Konkurransen er åpen for alle, og leverandøren kan gi tilbud på deler (kulepunkter) av konkurransen. De deler (kulepunkter) leverandøren kan gi tilbud på, er skissert i Del II Bilag 1. Her finnes en oversikt over alle kursene. De ulike kulepunktene angir ulike delområder. PP 4 Noen av spørsmålene vil delvis bli besvart i gjennomgang av presentasjonen, men vil også bli skriftliggjort i eget vedlegg 2. Kulepunktene varierer i geografisk størrelse og omfang (antall kurs), og er definert i Del I «Regler for anskaffelsen» punkt 4.7 på side 10. Hvis det eksempelvis står «Indre Troms» som region, inneholder kulepunktet kontorene Bardufoss, Setermoen og skjold. Behovet for antall kurs per år varierer, det gjør også antallet deltakere. Å dele kulepunktene i både regioner og kontor er gjort for å unngå for store kursvolum per avtale, og kunne inkludere så mange små leverandørene som mulig i konkurransen. Hvis kulepunktet kun beskriver en opsjon, er det ikke et kulepunkt man kan inngi tilbud på. Opsjon betyr at kontoret kan knytte seg til de kontraktene/kulepunktene som nevnt i punktet. I det kontoret velger å knytte seg til (ta ut opsjonen), lager FLO en endringsavtale hvor det fremgår at kontoret har knyttet seg til rammeavtalen i resten av rammeavtalens løpetid. Kontoret forpliktes dermed til å benytte rammeavtalen i hele rammeavtaleperioden. Et eksempel: kursnummer 3.4 studieteknikk: Kulepunkt «opsjon for Kirkenes tilknyttet samtlige kontorer ovenfor». Kulepunktet er ikke egnet til å gi tilbud på, men det innebærer at Kirkenes nå har en opsjon Side 1 av 6

2 på hver av de andre kulepunktene «Bardufoss», «Setermoen» eller «Harstad» hvor Kirkenes fritt kan velge mellom hvilken avtale de vil knytte seg til. Omfang som er oppgitt er et estimat, det kan bli færre kurs, men det kan også bli flere kurs, avhengig av hvilke kurs soldatene ønsker å gjennomføre, men også basert på budsjettrammene FHS/fokus har. FLO åpner for muligheten til å kunne avvike og gi forbehold, men påpeker at vesentlige avvik og vesentlige forbehold er en avvisningsgrunn. Bakgrunnen for å åpne for avvik og forbehold, er at mange av de mottatte spørsmålene omhandler de to absolutte kravene «kapasitet» og «navngitte instruktører». Spørsmålene tyder på at leverandørene er usikker på hvordan de skal forholde seg til de to kravene. FLO vil vise de muligheter leverandørene har for å avvike fra det ene kravet, og sette forbehold på det andre kravet. På den måten gir FLO ytterligere mulighet for de minste leverandørene å inngi tilbud der hvor det er kapasitetsmessig mulig. PP 5 Grunnen til at FLO i konkurransegrunnlaget har benyttet relative strenge absolutte krav, er fordi FLO ikke er villig til å ta en risiko hvor FHS/Fokus ender opp med en leverandør som vinner så mange kontrakter at vedkommende leverandør ikke har kapasitet til å dekke behovet. Dette betyr i verste fall at avtaler må heves og kunngjøres på nytt, noe som er svært ressurskrevende for FLO. Litt om kvalifikasjonskravene. FLO presiserer at krav til skatteattester dreier seg om to attester, hvor den ene innhentes hos skattekontoret, og den andre hos kemneren. Dette for å vurdere attester knyttet både til skatt og merverdiavgift. Er ikke leverandøren skatte- eller mva-pliktig, er det fint om leverandøren kan bekrefte ved å legge ved et notat hvor så fremgår. HMS-egenerklæring skal fylles ut, og firmaattest skal legges ved. Deler av kursrekken i kapittel 4 krever sertifisering. Det fremgår under de enkelte kurskapitlene hvilke som har krav til sertifisering. Leverandører som vet særskilt at kursundervisningen krever sertifisering skal legge ved dokumentasjon på slik sertifisering eller kopi av sertifiseringen. Krav til kapasitet. Konkurransen genererer et stort antall avtaler (en på hvert kulepunkt som ikke er kulepunkt for opsjon). Kravet til kapasitet er ikke et krav som skal begrense hvem som skal kunne gi tilbud, men et krav som sikrer Forsvaret at det ikke tildeles for mange avtaler til en leverandør som ikke klarer å levere. Siden det har vært så mange spørsmål tilknyttet kravet til kapasitet, så er det et tema som FLO i det følgende vil redegjøre for ytterligere. Hvis det skulle dukke opp flere spørsmål, vil disse bli behandlet på lik linje med alle andre spørsmål, skriftlig og deretter publisert i Doffin. FLO ønsker en mest mulig åpen dialog, og muligheten for å sende inn ytterligere spørsmål forefinnes frem til 1. august. FLO anbefaler likevel at det meste av dialogen gjennomføres uke 27 og uke 28, da det er ferieavvikling i ukene 29,30 og 31. Det er også en anledning i uke 32, men siden det er Side 2 av 6

3 PP 6 såpass nære tilbudsfristen, anbefales det først og fremst å benytte muligheten i uke 27/28. Først litt om de to tildelingskriteriene «kvalitet» og «pris». Når det gjelder kursrekken i kapittel 3, inneholder «kvalitet» tre underkriterier. Alle underkriterier er gjenstand for evaluering. Her vil også kursinnholdet evalueres. I kursrekken under kapittel 4, bes det om undervisningsplan, denne skal dokumentere fagplanens innhold samt ses i sammenheng med «pedagogikk og undervisningsmetodikk». Det anbefales at leverandørene legger ved undervisningsplan. Er det noe som er uklart, vil all informasjon vedlagt være med på å gi FLO anledning til å be om avklaring. Prismatrisen kan virke kompleks, dette fordi matrisen dekker mange ulike kurs. Fyll ut de linjene som er avgjørende for å kunne gi en komplett pris. Husk å fylle ut resten av linjene med N/A hvis de ikke er relevante. Prismatrisen skal før tildeling, benyttes til å sammenligne prisene. Når kontrakten er etablert, skal prisene benyttes til å sette sammen korrekt totalpris for de enkelte bestillingene. Med dette menes at det kan være enkelte linjepriser som ikke vil være en del av bestillingen (for eksempel kost og losji, annen reisemåte, materiell som utgår etc). Kunden skal altså kunne trekke ut de priselementene som leverandøren ikke kan ta seg betalt for hvis priselementet ikke benyttes. PP 7 Det skal på faktura dermed kun fremkomme to linjer per faktura. 1. Den ene linjen skal inneholde alle priselementer som er bestilt og som ikke er deltakeravhengig. 2. Den andre linjen skal inneholde pris per deltaker, og følgelig kunne ganges opp med det antallet deltakere som fysisk har deltatt på kurset. Dette beskrives ytterligere i Del II Utkast til rammeavtale. Det er ved kontraktinngåelse ikke anledning til å endre på priser ut over de vilkår som følger av Rammeavtalen. Spørsmålene mottatt hittil har stort sett omhandlet om kulepunktene (hva er disse) og kravene til kapasitet og instruktører. Spørsmålene er besvart i eget vedlegg, hovedtema er dekket i den videre presentasjonen, som følger nedenfor. Kravene til kapasitet og navngitte instruktører oppgitt i del II Bilag 1, er i utgangspunktet absolutte. Det skal primært være to instruktører per kulepunkt, og det skal ikke oppgis samme navngitte instruktør på noen av kulepunktene. Mange har i spørsmålene gitt en tilbakemelding til at de to kravene er urimelige strenge. Det har også vært signalisert at kravene er uklare. FLO vil i det følgende gi en ytterligere redegjørelse: FLO ser nødvendigheten av å gi et handlingsrom for et skjønn som gjør at FLO etter en konkret helhetsvurdering kan legge til grunn en mer lempelig forståelse av kravene. FLO ønsker å synliggjøre at det under gitte forutsetninger åpnes for å kunne avvike kravene. Hovedbudskapet er likevel at det er opp til FLOs faglige skjønn å vurdere graden av avvikene/forbeholdene. Det er viktig å huske at hvert kulepunkt som genererer en avtale, skal behandles som en Side 3 av 6

4 selvstendig kontrakt. Hvert av de to kravene må derfor ses opp mot hvor mange kulepunkter totalt sett leverandøren inngir tilbud på. Hvis forbeholdet eller avviket vurderes som vesentlig har FLO plikt til å avvise tilbudet. FLO vil gi leverandøren muligheten til å be om en forhåndsvurdering av hva som er tenkt å inngi tilbud på. Det kan gjøres ved å sende inn en oversikt over aktuelle kulepunkt, med navn på alle instruktører og hvilket kulepunkt instruktøren er tenkt å dekke. Dette kan sendes per e-post til FLO vil svare med enten ja, dette oppsettet vil bli akseptert med de avvik og forbehold som er gitt, eller nei, og angi hva som eventuelt kan bli akseptert. Husk at vurderingen henger sammen med hvor mange kurs, og hvor mange kulepunkt samlet sett leverandøren inngir tilbud på. FLO forklarer med to eksempel: Ett eksempel: kursnummer 3.3 jobb og karrierekurs. «Leverandør inngir følgende tilbud: Skjold 25 kurs(per xx) Bardufoss 30 kurs(per xx) Setermoen 30 kurs (Roger xx) Harstad 4 kurs (Geir xx) Leverandør tar forbehold om krav vedrørende bruk av samme instruktør på mer enn ett kulepunkt.» Eksempelet viser to avvik: 1. Avvik fra kravet om primært to instruktører, jfr punkt Avvik fra kravet om at det ikke skal tilbys de samme navngitte ressurser på flere kulepunkter. Når det gjelder avvik fra kravet om primært to instruktører, vil FLO i dette tilfellet vurdere avviket som ikke vesentlig, og kan således akseptere avviket. Vurderingen som her er lagt til grunn begrunnes med at avviket i dette eksempelet er knyttet til endagskurs hvor få av kursene vil overlappe. Når det gjelder avvik fra kravet om at det ikke skal tilbys de samme navngitte ressurser på flere kulepunkter, vil avviket i eksempelet kunne aksepteres på grunn av forbeholdet som er oppgitt. FLO ønsker med dette å gjøre Leverandørene oppmerksom på at de kan innlevere tilbud med forbehold hvor samme person tilbys på flere kulepunkter. FLO kan ikke garantere at forbeholdet ikke vil bli vurdert som et vesentlig avvik, men er avviket av tilsvarende art som eksempelet over så vil FLO legge til grunn at forbeholdet ikke er vesentlig. Dette viser at FLO må vurdere alle avvik/forbehold konkret, sett i lys av de ulemper avviket/forbeholdet eventuelt måtte generere. Genererer avviket/forbeholdet, alle forhold tatt i betraktning, for store ulemper, vil avviket/forbeholdet kunne bli vurdert som vesentlig, og således lede til avvisning. Side 4 av 6

5 FLO vil anse tilbudet ovenfor som akseptabelt, tross avvikene. Når det gjelder kursnummer 3.3, er det for dette kurset satt krav om fire instruktører på hvert av kulepunktene Skjold, Bardufoss og Setermoen. FLO har blitt gjort oppmerksom på at kravet om fire instruktører er for strengt. FLO har vurdert saken, og ser at kravet kan lempes. FLO vil følgelig gjøre Leverandørene oppmerksom på at avvik fra dette kravet vil kunne vurderes som ikke vesentlig, og følgelig aksepteres. Spørsmål fra salen om hva som skjer hvis man ikke setter forbehold? Hvis en leverandør eksempelvis oppgir instruktør Per på to kulepunkter, er det å anse som et vesentlig avvik, og leverandøren ender med måtte avvises. Et annet eksempel: Kursnummer 3.7 sveisekurs: Det kan informeres om at Bardufoss og Setermoen deler de samme lokalene, og det vil derfor aldri være overlappende kursdager. Her vil det faktisk være en fordel for FHS/Fokus å ha samme leverandør, som kan holde kurslokalene ryddige. Her vil FLO anbefale at leverandøren, skulle det være samme instruktør, gir forbehold på alle kulepunktene. Spesifisering av forehold: Leverandøren må spesifisere forbeholdet, FLO ber om at følgende generiske formulering benyttes: «Leverandøren tar forbehold om krav vedrørende bruk av samme instruktør på mer enn ett kulepunkt» FLO presiserer at muligheten til avvik og forbehold tilkommer alle leverandører, men påpeker at risikoen for å bli avvist tilfaller leverandørene ene og alene. Derfor oppfordrer FLO på det sterkeste å be om en forhåndsvurdering av kapasitet, fortrinnsvis uke 27 og 28. Det finnes også en mulighet i uke 32, men jo tettere man kommer på tilbudsfristen, jo vanskeligere er det å få gjennomført en slik vurdering. Alle kulepunkt vil bli vurdert opp mot hverandre, også på tvers av kursene. FLO vil vurdere vesentlig kapasitet innenfor det som tilskrives et normert arbeidsår, med innlagt handlingsrom for ferie og fritid. Hvis leverandøren mener at er kjent med fokuskontorene og gir inn tilbud uten forhåndsvurdering er det også mulig, men bruk uansett forbehold. FLO anbefaler å be om en vurdering uansett. Send inn som et enkelt oppsett, hvor det fremgår nøyaktig hvilke instruktører som er tenkt på hvilket kulepunkt. PP 7 Svar på alle innkomne spørsmål er eget vedlegg (vedlegg 2) PP 8 Forhåndsvurderinger som kommer inn uke 29 og påfølgende, vil ikke bli besvart før etter 1. august. Minner også om at når spørsmålsfristen er satt 1. august, så betyr det at FLO vil bruke noen dager på å besvare eventuelle innkomne spørsmål, det betyr at fristen 1. august omhandler Side 5 av 6

6 ikke FLOs frist til å måttte besvare, men omhandler leverandørens frist for å kunne stille spørsmål. FLO vil besvare spørsmålene fortløpende etter 1. august, og i god tid før tilbudsfrist. Skulle det være noen spørsmål som krever en presisering som gjør at leverandørene trenger mer tid på å inngi tilbud, vil FLO forlenge tilbudsfristen dersom det er vurdert å være behov for det. FLO anmoder om at alle uklare elementer etterspørres svar på før uke 29. Møtet avsluttes Side 6 av 6