Søndre Land kommune Side 1 MØTEINNKALLING

Transkript

1 Søndre Land kommune Side 1 MØTEINNKALLING Utvalg: Kommunestyret Møtested: Kommunestyresalen, Rådhuset, Hov Møtedato: Tid: Kl Medlemmene innkalles med dette til ovennevnte møte. Eventuelt forfall meldes til servicetorget, tlf: snarest mulig. Varamedlemmer møter bare etter nærmere innkalling. Det vil bli gjennomført møter i komitéene fra kl 1300, jfr. egne innkallinger. Det vil bli servert en enkel middag kl 1700 i kantina. SAKSLISTE Utvalgssakstype/nr. Arkivsaksnr. Tittel 34/11 11/820 KOSTNADER OG STRUKTUR I BARNEHAGETJENESTEN 35/11 11/1086 TILSTANDSRAPPORT FOR GRUNNSKOLEN I SØNDRE LAND /11 10/581 SIKT - SAMORDNING AV IKT I GJØVIKREGIONEN 37/11 11/405 HUSBANKEN - OPPTAK AV LÅN /11 11/730 EVALUERING AV KOMITÉMODELLEN OG DEN POLITISKE ORGANISERINGEN I SØNDRE LAND KOMMUNE - REVIDERING AV REGLEMENTET 39/11 10/1628 FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT OM PERSONALFORVALTNING OG LEDELSE Postadresse: Besøksadresse: Hovsbakken 1 Hovsbakken 1 Telefon: HOV HOV Telefaks:

2 40/11 11/59 REFERATSAKER KOMMUNESTYRET MØTE DEN Hov, den Gerd Myklebust Wang Fung. ordfører Knut Viset kontorsjef

3 Sak 34/11 KOSTNADER OG STRUKTUR I BARNEHAGETJENESTEN Saksbehandler: Knut Åge Berge Arkiv: A10 Arkivsaksnr.: 11/820 Saksnr.: Utvalg Møtedato 101/11 Formannskapet /11 Formannskapet /11 Kommunestyret /11 Kommunestyret Innstilling: 1. Kommunestyret vedtar at det igangsettes et arbeid for å realisere utbygging av en ny barnehage nord i kommunen så raskt som mulig. Aktuell lokalisering av en ny barnehage kan være Svingvoll/Fluberg området alternativt Odnes. Spørsmålet om videre investeringer i friluftsbarnehagen stilles i bero inntil endelig plassering av den nye barnehagen er avklart. 2. Utbygging og drift av en ny barnehage skjer i kommunal regi. 3. For øvrig tar kommunestyret til etterretning notatet om kostnader og struktur i barnehagetjenesten. Behandling/vedtak i Formannskapet den sak 101/11 Behandling: Konstituert barnehagesjef, Knut Åge Berge, gjorde nærmere rede for bakgrunnen for saken og de juridiske kravene som ligger til grunn for kommunens barnehagevirksomhet. Deretter foretok han en gjennomgang av status for kommunens barnehagetilbud og de økonomiske utfordringer som har utviklet seg i tjenesteområdet som følge av utvidelse av tilbudet (for å oppfylle lovmessige krav) uten nødvendig budsjettinndekning. Det ble presentert sammenligningstall for andre kommuner, og pekt på mulige årsaker til den kostnadsutviklingen som har skjedd. Til slutt ble aktuelle tiltak for å redusere kostnader knyttet til barnehagedriften i kommunen gjennomgått. Avslutningsvis henledet Berge på rådmannens innstilling, og inviterte formannskapet om politiske signaler knyttet til følgende hovedpunkter: Ny barnehage Eierform til barnehagen Side 3 av 26

4 Sak 34/11 Investeringer i friluftsbarnehagen Det ble deretter fremmet omforent forslag om å utsette den endelige innstillingen fra formannskapet til det ekstraordinære formannskapet. Administrasjonen ble imellomtiden bedt om å utarbeide et tilleggsnotat for å belyse de problemstillingene som fremkom i møtet. Det omforente forslaget ble enstemmig vedtatt. Vedtak: Formannskapet vil komme nærmere tilbake til sin innstillingen til kommunestyret i forbindelse med ny behandling i ekstraordinært møte den Behandling/vedtak i Formannskapet den sak 114/11 Behandling: Rådmannen viste innledningsvis til behandlingen av saken i formannskapets møte den , og viste da til det tilleggsnotatet som er vedlagt saken. Konstituert barnehagesjef, Knut Åge Berge, gjorde nærmere rede for administrasjonens behandling i saken etter behandlingen i formannskapets møte den , og de problemstillinger som er presentert i tilleggsnotatet av I den påfølgende debatten, ble spesielt spørsmålet om utredning av eventuell utbygging av ny framtidig barnehage skal skje i privat eller kommunal regi diskutert. Rådmannen antydet i den forbindelse til at kanskje burde spørsmålet om utbygging i kommunal eller privat regi være det første spørsmålet som burde avklares. Dersom kommunen da ønsker å sette vilkår for en privat utbygger, mente rådmannen at det bør avklares nærmere om kommunen kan regulere slike vilkår i en kravspesifikasjon i forbindelse med eventuell anbudskonkurranse. Det samme kan være aktuelt å vurdere i forbindelse med spørsmålet om lokalisering i kommunen. Det er omforent enighet i formannskapet om å foreslå overfor kommunestyret at det skal igangsettes et arbeid for å realisere utbygging av en ny barnehage nord i kommunen så raskt som mulig. Aktuell lokalisering av en ny barnehage kan være Svingvoll/Fluberg området alternativt Odnes. Spørsmålet om videre investeringer i friluftsbarnehagen stilles i bero inntil endelig plassering av den nye barnehagen er avklart. Det omforente tilleggsforslaget ble enstemmig vedtatt. Side 4 av 26

5 Sak 34/11 Ordføreren fremmet forslag om å realitetsbehandle spørsmålet om utbyggingen av en ny barnehage nord i kommunen skal skje i privat regi eller kommunal regi. Det ble først foretatt votering i spørsmålet om å realitetsbehandle spørsmålet om utygging av ny barnehage skal skje i privat eller kommunal regi, eller om dette spørsmålet skal utredes videre. Forslaget om å realitetsbehandle spørsmålet om utbyggingen av ny barnehage skal skje i privat eller kommunal regi ble vedtatt med 5 mot 2 stemmer. Under realitetsbehandlingen ble det vedtatt med 4 mot 3 stemmer at utbyggingen og drift av en ny barnehage nord i kommunen skjer i kommunal regi. For øvrig ble den opprinnelige innstillingen enstemmig vedtatt. Vedtak: 1. Kommunestyret vedtar at det igangsettes et arbeid for å realisere utbygging av en ny barnehage nord i kommunen så raskt som mulig. Aktuell lokalisering av en ny barnehage kan være Svingvoll/Fluberg området alternativt Odnes. Spørsmålet om videre investeringer i friluftsbarnehagen stilles i bero inntil endelig plassering av den nye barnehagen er avklart. 2. Utbygging og drift av en ny barnehage skjer i kommunal regi. 3. For øvrig tar kommunestyret til etterretning notatet om kostnader og struktur i barnehagetjenesten. Behandling/vedtak i Kommunestyret den sak 29/11 Behandling: Saksprotokollen fra behandlingen i formannskapets møte den ble utdelt i møtet. Videre ble det utdelt hovednotatet om kostnader og struktur i barnehagetjenesten (vedlegget som ble utsendt er feilkopiert med kun kopiering av annenhver side). Tom Jevnesveen (AP) fremmet innledningsvis forslag om å utsette behandling av saken da vedlegget som fulgte med innkallingen ikke var fullstendig. Erik Bjørnsveen (Bygdelisten) ba om gruppemøte for å diskutere utsettelsesforslaget. Etter pausen, kommenterte ordføreren at det at det ikke er utsendt fullstendige saksdokumenter ikke kan vurderes som saksbehandlingsfeil. Ordføreren spurte deretter rådmannen om hvilke Side 5 av 26

6 Sak 34/11 konsekvenser dette vil kunne få for saken. Rådmannen svarte at konsekvensene av å utsette behandlingen vil forsinke den videre framdriften, samt skape usikkerhet for de involverte aktørene som har meldt seg. Med denne bakgrunn, støttet ordføreren utsettelsesforslaget, og utsettelsesforslaget ble enstemmig vedtatt. Vedtak: Saken utsettes. Vedlegg: Notat av , Kostnader og struktur i barnehagetjenesten. Bakgrunn: Det vises til vedlagte notat. Vurdering: Det vises til vedlagte notat. Side 6 av 26

7 Sak 35/11 TILSTANDSRAPPORT FOR GRUNNSKOLEN I SØNDRE LAND 2010 Saksbehandler: Fred Sørensen Arkiv: A20 Arkivsaksnr.: 11/1086 Saksnr.: Utvalg Møtedato 133/11 Formannskapet /11 Kommunestyret Innstilling: Kommunestyret tar tilstandsrapporten for grunnskolen i Søndre Land kommune for 2010 til orientering. Rapporten skal være et styringsverktøy for skoleeier. Behandling/vedtak i Formannskapet den sak 133/11 Behandling: Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Vedtak: Kommunestyret tar tilstandsrapporten for grunnskolen i Søndre Land kommune for 2010 til orientering. Rapporten skal være et styringsverktøy for skoleeier. Vedlegg: Tilstandsrapport for 2010 for Søndre Land kommune Bakgrunn: Det er fastsatt i opplæringslova at skoleeier plikter å utarbeide en årlig rapport om tilstanden i opplæringa. Rapporten skal omhandle læringsresultat, frafall og læringsmiljø. Den årlige rapporten skal drøftes av skoleeier, dvs. kommunestyret, jf. Opplæringslova 13-10, andre ledd. Dette er en del av oppfølgingsansvaret knyttet til det generelle systemkrav som er Side 7 av 26

8 Sak 35/11 fastsatt i opplæringslova andre ledd. Kravet til internkontroll omfatter alle pliktene som ligger til skoleeier etter lov og forskrift og dekkes dermed av tilstandsrapporten. I Opplæringslova er tilstandsrapporten omhandlet slik: Kommunen/fylkeskommunen og skoleeigaren for privat skole etter 2-12 skal ha eit forsvarleg system for vurdering av om krava i opplæringslova og forskriftene til lova blir oppfylte, under dette å stille til disposisjon dei ressursane som er nødvendig for at krava skal kunne oppfyllast. Kommunen/fylkeskommunen og skoleeigaren for privat skole etter 2-12 skal ha eit forsvarleg system for å følge opp resultata fra desse vurderingane og nasjonale kvalitetsvurderingar som departementet gjennomfører med heimel i 14-1 fjerde ledd. Som ein del av oppfølgingsansvaret skal det utarbeidas tein årleg rapport om tilstanden i grunnskoleopplæringa og den vidaregåande opplæringa, knytt til læringsresultat, fråfall og læringsmiljø. Den årlege rapporten skal drøftast av skoleeigar dvs. kommunestyret, fylkestinget og den øverste leiinga ved dei private grunnskolane. Utdanningsdirektoratet har bestemt at det fra og med 2010 skal utarbeides en tilstandsrapport for grunnskolen i den enkelte kommune. Vurdering: Gjennom den årlige rapporten, får kommunestyret viktig informasjon om virksomheten i grunnskolen og om resultatet innenfor målbare område. Kommunestyret som skoleeier har ansvar for å legge til rette for et godt opplæringsmiljø som igjen skal gjøre det mulig å oppnå godt læringsresultat. Tilstandsrapporten gir nyttig informasjon om hva som bør være satsingsområde om læringsresultatetet skal bli best mulig. Utdanningsdirektoratet har utarbeidet en mal for tilstandsrapporten som gjør det mulig å importere resultat fra Skoleporten. Det er denne malen, men noen lokale tilpasninger, som er brukt i arbeidet med rapporten for Grunnskolesjefen har sammen med rådmannen hatt møte med rektor og plangruppa på skolen drøftet hvor en har drøftet og vurdert tilstanden innenfor sentrale områder i skolen. Representant fra foreldre og elever har deltatt på deler av møtet. Disse besøkene skal gjennomføres hvert år før tilstandsrapporten ferdigstilles og sendes til kommunestyret. Administrasjonen legger opp til at rapporten skal legges fram på samme møte som årsmelding for kommunen behandles. Side 8 av 26

9 Sak 35/11 Rådmannen anbefaler at kommunestyret tar tilstandsrapporten til orientering, og at rapporten blir et viktig styringsverktøy for kommunen som skoleeier. Side 9 av 26

10 Sak 36/11 SIKT - SAMORDNING AV IKT I GJØVIKREGIONEN Saksbehandler: Pål Rønningen Arkiv: 056 Arkivsaksnr.: 10/581 Saksnr.: Utvalg Møtedato 88/10 Formannskapet /11 Formannskapet /11 Kommunestyret Innstilling: 1. Søndre Land kommunestyre slutter seg til forslaget om å opprette et interkommunalt samarbeid om IKT mellom Gjøvik, Nordre Land, Søndre Land, Vestre Toten og Østre Toten, iht kommunelovens Vedlagte forslag til vedtekter godkjennes. 3. Vedlagte forslag til samarbeidsavtale tas til orientering 4. Vedlagte sammendrag av Regional IKT-strategi tas til orientering. Søndre Land kommune ber om at det utredes en sak om overordnede mål og strategier for det interkommunale samarbeidet i Gjøvikregionen, herunder belyse aktuelle områder for samarbeid og hvordan aktuelle områder/oppgaver kan fordeles/lokaliseres mellom kommunene og den økonomiske fordelingsnøkkelen mellom kommunene. Behandling/vedtak i Formannskapet den sak 88/10 Behandling: Vedtak: 1. Kommunestyret vedtar IKT-strategi For Søndre Land kommune Kommunestyret gir sin tilslutning til organisering av IKT samarbeidet i regionen. Behandling/vedtak i Formannskapet den sak 130/11 Side 10 av 26

11 Sak 36/11 Behandling: Kommunalsjef Pål Rønningen redegjorde nærmere for saken. Det ble i den forbindelse også påpekt behovet for å få en mer overordnet diskusjon om interkommunalt samarbeid i regionen, herunder også den økonomiske fordelingen. Formannskapet var enig i behovet for en mer overordnet og strategisk diskusjon om det interkommunale samarbeidet i regionen, og at det bør fremmes en sak til regionrådet om dette inkl. prinsipper for fordeling og lokalisering av aktuelle områder, samt den økonomiske fordelingsnøkkelen. Det ble omforent enighet om å fremme dette som et eget punkt i innstillingen. Innstillingen inkl. forslaget om tilleggspunktet - ble enstemmig vedtatt. Vedtak: 1. Søndre Land kommunestyre slutter seg til forslaget om å opprette et interkommunalt samarbeid om IKT mellom Gjøvik, Nordre Land, Søndre Land, Vestre Toten og Østre Toten, iht kommunelovens Vedlagte forslag til vedtekter godkjennes. 3. Vedlagte forslag til samarbeidsavtale tas til orientering 4. Vedlagte sammendrag av Regional IKT-strategi tas til orientering. Søndre Land kommune ber om at det utredes en sak om overordnede mål og strategier for det interkommunale samarbeidet i Gjøvikregionen, herunder belyse aktuelle områder for samarbeid og hvordan aktuelle områder/oppgaver kan fordeles/lokaliseres mellom kommunene og den økonomiske fordelingsnøkkelen mellom kommunene. Vedlegg: 1. Forslag til vedtekter for SIKT, ver 1.0, datert Forslag til Samarbeidsavtale, ver 1.0, datert Sammendrag av Regional IKT-strategi Bakgrunn: Kommunene i Gjøvikregionen har de senere årene arbeidet målrettet med å utvikle et strategisk, faglig og operativt samarbeid på IKT-området. SIKT eller Samordning av IKT i Gjøvikregionen har vært paraplybetegnelsen på dette arbeidet. Side 11 av 26

12 Sak 36/11 På oppdrag fra rådmannsgruppa ble det i 2007/08 gjennomført et forprosjekt vedr SIKT med følgende mandat: Å utrede de utfordringene vi har på IKT-området, peke på hvilke områder som bør prioriteres ut fra hvilket potensial som finnes for bedre løsninger og realisering av økonomisk og faglig gevinst. I forprosjektet ble ulike former for samarbeid vurdert. Forprosjektets anbefaling var å utvikle samarbeidet gradvis ved å etablere en teknisk plattform og et felles rammeverk for utvikling av et tettere samarbeid over tid. Rådmennene sluttet seg til denne anbefalingen og har oppnevnt et Strategi- og koordineringsråd (SKR) - for felles IKT-satsing i Gjøvikregionen. Det videre arbeidet har vært ledet og koordinert av dette rådet i nært samarbeid med de IKTansvarlige i hver kommune, gjennom Fagforum for IKT-drift i Gjøvikregionen. I tillegg har IKT-leder i Gjøvik kommune vært engasjert som IKT-koordinator for regionen i 20 % stilling fra Gjennom det regionale samarbeidet er det etablert et fiberbasert regionnett som knytter sammen datasentralene i alle fem kommunene, det er bygget opp en regional driftsplattform lokalisert i EDB Ergogroups datahall på Gjøvik, det er anskaffet/satt i drift felles løsninger for telefoni, kartsystemer, økonomisystem, turnussystem, internettaksess, med mer. I tillegg har samarbeidet omfattet strategiutvikling på kommunalt og regionalt nivå. Det er beskrevet roller for overordnet styring, anvendelse og drift av IKT og det er etablert rutiner for samspillet mellom disse tre områdene, kommunalt og regionalt. Det er også samarbeidet om rekruttering av spisskompetanse gjennom ansettelsen av en regional telefoniansvarlig. Vurdering: Status og veien videre Gjennom arbeidet med SIKT har det skjedd en profesjonalisering av det overordnede IKTarbeidet i de enkelte kommunene og i regionen som helhet. I tillegg er det oppnådd gode resultater gjennom faglig samordning og felles drift av enkeltsystemer. I mangel på en felles driftsorganisasjon har driften av de fleste fellessystemer så langt vært satt ut til eksterne driftsleverandører (outsourcet). Dette kan i noen tilfelle fortsatt være hensiktsmessig ut fra en ren kost/nytte vurdering, men for flere av systemene er det en betydelig økonomisk gevinst å hente ved å drifte de i egen regi. Det er derfor aktuelt å ta hjem driften av flere slike løsninger. Det er også gode erfaringer med regionalt samarbeid om rekruttering og utnyttelse av spisskompetanse. Dette er et tema som kan bli enda mer aktuelt i tida framover, ikke minst med tanke på å realisere målsettinger i ekommmune-satsingen. Side 12 av 26

13 Sak 36/11 Realisering av slike tiltak som nevnt over, vil imidlertid kreve en formalisering av samarbeidet. Dette for å sikre at kommunene ikke kommer i strid med regelverket for offentlige anskaffelser, bl.a. krav om drift i egenregi, men også for å ivareta kommunens behov for egenkontroll over leveranser i et kunde-leverandørforhold også der en annen kommune er leverandør. Interkommunalt samarbeid mulige alternativer Det er i realiteten tre mulige alternativer for organisering av et interkommunalt samarbeid om IKT: Interkommunalt samarbeid, jfr kommunelovens(kl) 27 Interkommunalt selskap (IKS), jfr Lov om interkommunale selskaper Aksjeselskap AS, jfr Lov om aksjeselskaper Virksomheter som organiseres som IKS eller AS vil være egne rettssubjekter. For et interkommunalt samarbeid etter KL 27 vil spørsmålet om virksomheten er et eget rettssubjekt, være avhengig av hvilken myndighet virksomheten ved styret gis når det gjelder mulighet for låneopptak, etc. I den strategien som er valgt for arbeidet med SIKT, med en gradvis utbygging av samarbeidet, vil etablering av et eget rettssubjekt for å løse fellesoppgavene ikke være hensiktsmessig. Det er derfor foreslått å etablere SIKT som et formalisert interkommunalt samarbeid etter KL 27. Dersom det på sikt blir aktuelt å utvide samarbeidet vesentlig, evt fusjonere de kommunale IKT-enhetene til én felles IKT-organisasjon, forutsettes det at organiserings- og styringssmodell vurderes på nytt. Krav til etablering av interkommunalt samarbeid etter KL 27. I henhold til KL 27 er det kun kommunestyret selv som kan opprette et styre til løsning av felles oppgaver, slik det er aktuelt her. Det er også kommunestyret selv som kan gi styret myndighet til å treffe avgjørelser, men slik avgjørelsesmyndighet må begrenses til forhold som angår virksomhetens drift og organisering. Videre er det krav om at vedtektene for en slik virksomhet skal inneholde bestemmelser om: a. styrets sammensetning og hvordan det utpekes b. området for styrets virksomhet c. hvorvidt deltakerkommunene skal gjøre innskudd til virksomheten d. hvorvidt styret har myndighet til å ta opp lån eller på annen måte pådra deltakerne økonomiske forpliktelser e. uttreden fra eller oppløsning av samarbeidet Side 13 av 26

14 Sak 36/11 Innen disse rammene har kommunene stor frihet til å bestemme innhold og organisering av et samarbeid. SIKT organisert som interkommunalt samarbeid etter KL 27 Så langt har aktiviteter i samarbeidet i forbindelse med SIKT, vært basert på konsensus full enighet mellom kommunene. Dette gjelder også i tilfelle hvor en eller flere kommuner velger å avstå fra deltagelse i enkelte konkrete aktiviteter. Samordningsrådet SKR er et rådgivende organ som består av en representant fra rådmannsnivået i hver kommune. Det er forutsatt at medlemmene har sikret nødvendige kommunale handlinger/vedtak/fullmakter som grunnlag for beslutning i rådet, slik at rådet kan fungere effektivt. Ut fra de gitte forutsetningene et samarbeid basert på konsensus om aktiviteter og tiltak - er erfaringene gode med denne måten å organisere samarbeidet på. Det ligger derfor til rette for at samarbeidet kan utvikles videre under en slik forutsetning, selv om det er behov for å formalisere samarbeidet, slik det tidligere er redegjort for. Som det framgår av forslaget til vedtekter er konsensusprinsippet foreslått sikret ved at SKR beholder rollen oppdragsgiver eller bestiller av alle tiltak som utføres i regi av SIKT. Slik sikres den enkelte kommune full kontroll på de aktiviteter som legges til SIKT og hvorvidt den enkelte kommune ønsker å delta i konkrete prosjekter/fellesprosjekter, uten at de på forhånd er bundet opp, eller forpliktet til å delta. Ved å vedtektsfeste gjennomgående representasjon, slik at styret i SIKT er identisk med SKR, vil kun de formelle beslutninger som krever styrevedtak, være gjenstand for bindende flertallsvedtak i styret. Gjennomgående representasjon sikrer også at dette ikke blir en unødig komplisert styringsmodell. På bakgrunn av erfaringer med nåværende organisering, er det er god grunn til å anta at denne måten å formalisere samarbeidet på vil fungere godt så lenge samarbeidet er av begrenset omfang, slik det så langt er lagt opp til. Ad forslag til vedtekter og egen samarbeidsavtale KL 27 forutsetter at vedtektene for virksomheten og evt senere endringer av disse, vedtas av kommunestyret selv. Det er derfor lagt opp til at det inngås en egen samarbeidsavtale på rådmannsnivå, som regulerer de avtalemessige forhold knyttet til samarbeidet. Økonomiske forhold/kostnadsfordeling: Det forutsettes at det ikke skal betales innskudd til drift/investeringer i virksomheten. Som det framgår av samarbeidsavtalen skal Side 14 av 26

15 Sak 36/11 Økonomiske rammer for og finansiering av etablerings- og driftskostnader i tilknytning til nye fellesløsninger, -prosjekter og andre aktiviteter i samarbeidet, (.) avklares av SKR og være godkjent i de respektive kommunene før iverksetting av det aktuelle tiltak. Felleskostnader forutsettes fordelt i henhold til samme prinsipper og fordelingsnøkkel som benyttes i dag. Det innebærer at halvparten deles likt, den andre halvparten etter innbyggertall den det angjeldende år. Regional IKT-strategi I hht rådmennenes mandat er en av hovedoppgavene for SKR, å utarbeide, rullere og følge opp en regional IKT-strategi og handlingsplan. I arbeidet med å utforme en regional IKT-strategi har SKR tatt utgangspunkt i de felles utfordringer kommunene i Gjøvikregionen står overfor på IKT-området, bl.a slik disse kommer til uttrykk i de respektive kommunenes egne IKT-strategier, gjennom målsettingene i KS strategidokument ekommune 2012 lokal digital agenda og direkte innspill fra de enkelte kommunene. Strategien er bygget opp rundt disse 5 hovedtemaene: 1. Strategisk ledelse 2. Arkitektur og integrasjon 3. Tjenester på nett 4. Samarbeid IKT drift 5. IKT kompetanse Det er utviklet strategi- og delmål for disse 5 hovedområdene og utarbeidet en tilhørende handlingsplan med forslag til tiltak. Se for øvrig vedlagte sammendrag. Denne strategi- og handlingsplanen er forutsatt å danne grunnlaget for det videre arbeid i SIKT. Egenvurdering Verdien av IKT ligger ikke i teknologien selv, men i en bevisst og målrettet anvendelse. Dette innebærer at IKT må ha en sterk forankring i ledelsen i en organisasjon for å sikre god og tett samhandling mellom IKT-sektoren og virksomheten for øvrig, da dette er helt avgjørende for de resultater/gevinster som kan oppnås ved hjelp av IKT. Dette kan være spesielt krevende å ivareta når hele eller store deler av IKT-virksomheten i en kommune overføres til en felles IKT-tjeneste i et eget selskap, eller settes ut til en ekstern Side 15 av 26

16 Sak 36/11 leverandør (outsourcing). Det vil i slike tilfelle være viktig at den enkelte kommune har tilstrekkelig kompetanse/kapasitet til å ivareta det forretningskritiske området det her er vist til. Dette er også en viktig årsak til at kommunene i Gjøvikregionen har valgt en strategi om å utvikle et samarbeid om IKT over tid og på en måte som ivaretar dette hensynet. Samtidig er det betydelige gevinster å hente på å samordne IKT-løsninger og tjenester og kravene til utvikling på dette området er vanskelig å imøtekomme for en enkelt kommune alene. Formalisering av SIKT gjennom en etablering av et interkommunalt samarbeid etter KL 27, slik det her legges opp til, er etter rådmannens oppfatning en god måte å balansere disse hensynene på. Samtidig legges det til rette for å kunne videreutvikle IKT-samarbeidet i Gjøvikregionen og nå de målsettinger som er lagt på dette området. Søndre Land kommune har i denne prosessen etterlyst overordnede mål og strategier for det regionale samarbeidet. Dette for å også belyse aktuelle områder for samarbeid og hvordan de aktuelle områdene/oppgavene kan fordeles mellom kommunene. Side 16 av 26

17 Sak 37/11 HUSBANKEN - OPPTAK AV LÅN 2011 Saksbehandler: Terje Lindalen Arkiv: 252 Arkivsaksnr.: 11/405 Saksnr.: Utvalg Møtedato 131/11 Formannskapet /11 Kommunestyret Innstilling: Kommunestyret vedtar opptak av startlån fra Husbanken på kr ,-. Lånet gis som serielån med flytende rente, uten avdragsfri periode og med en total løpetid på 25 år. Behandling/vedtak i Formannskapet den sak 131/11 Behandling: Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Vedtak: Kommunestyret vedtar opptak av startlån fra Husbanken på kr ,-. Lånet gis som serielån med flytende rente, uten avdragsfri periode og med en total løpetid på 25 år. Vedlegg: Brev fra Husbanken med bevilgning av startlån på kr ,- Bakgrunn: Søndre Land kommune har søkt og fått innvilget (se vedlagte kopi av brev) fra Husbanken startlån for videreformidling; kr ,-. Lånet gis som serielån med Side 17 av 26

18 Sak 37/11 flytende effektiv rente på 2,73%. Husbanken kan ensidig endre renten på grunnlag av renteutviklingen i markedet og/eller etter vedtak av Kommunal- og regionaldepartementet. Lånet har en løpetid på 25 år. Vurdering: Utlånene innebærer risiko for tap. Ved startlån har kommunen 25% risiko av restgjeld, mens staten har de resterende 75%. Rådmannen foreslår at kommunestyret aksepterer bevilgning av startlån fra Husbanken på kr Side 18 av 26

19 Sak 38/11 EVALUERING AV KOMITÉMODELLEN OG DEN POLITISKE ORGANISERINGEN I SØNDRE LAND KOMMUNE - REVIDERING AV REGLEMENTET Saksbehandler: Knut Viset Arkiv: 033 Arkivsaksnr.: 11/730 Saksnr.: Utvalg Møtedato 89/11 Formannskapet /11 Formannskapet /11 Kommunestyret Innstilling: Med henvisning til den nedsatte styringsgruppens innstilling relatert til evaluering av komitémodellen og den politiske organiseringen i Søndre Land kommune (notat av ), vedtar kommunestyret følgende: 1. Den politiske organiseringen i Søndre Land kommune skal fortsatt være basert på en komitémodell bestående av tre faste fagkomitéer i tråd med kommunestyrets vedtak i møte den , sak 21/04. Spørsmålet om å opprettholde en særskilt budsjettkomité avklares og utredes nærmere med sikte på ny behandling i kommunestyret i den nye valgperioden. 2. De tre faste fagkomitéene tildeles ansvaret for sine respektive tjenesteområder, og gis følgende benevnelse istedenfor gjeldende nummerering fra 1 3: a) Komité 1 endrer benevnelse til Komité for oppvekst og kultur b) Komité 2 endrer benevnelse til Komité for helse, omsorg og velferd c) Komité 3 endrer benevnelse til Komité for plan, miljø og teknisk 3. Reglementet for komitéene revideres i henhold til vedlegg 3. Behandling/vedtak i Formannskapet den sak 89/11 Behandling: Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Vedtak: Side 19 av 26

20 Sak 38/11 1. Formannskapet vedtar at det igangsettes en prosess for å evaluere dagens komitémodell med tilhørende reglement. Som ledd i evalueringen, åpnes det også for å vurdere andre måter å foreta den politiske organiseringen på. 2. Det opprettes en styringsgruppe som får ansvaret for å gjennomføre evalueringen. Styringsgruppen består av ordfører, varaordfører, de tre komitélederene, en representant fra opposisjonen og rådmannen. Rådmannen, eller den han utpeker, er sekretær for styringsgruppen. 3. Evalueringen må være sluttført innen Som oppstart på evalueringsprosessen, bes komitéene å komme med innspill på sine møter den 30. mai. Behandling/vedtak i Formannskapet den sak 134/11 Behandling: Rådmannen ga ordet til kontorsjefen for å gjøre nærmere rede for saken. Kontorsjefen redegjorde deretter for både styringsgruppens og rådmannens behandling av saken. Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Vedtak: Med henvisning til den nedsatte styringsgruppens innstilling relatert til evaluering av komitémodellen og den politiske organiseringen i Søndre Land kommune (notat av ), vedtar kommunestyret følgende: 1. Den politiske organiseringen i Søndre Land kommune skal fortsatt være basert på en komitémodell bestående av tre faste fagkomitéer i tråd med kommunestyrets vedtak i møte den , sak 21/04. Spørsmålet om å opprettholde en særskilt budsjettkomité avklares og utredes nærmere med sikte på ny behandling i kommunestyret i den nye valgperioden. 2. De tre faste fagkomitéene tildeles ansvaret for sine respektive tjenesteområder, og gis følgende benevnelse istedenfor gjeldende nummerering fra 1 3: a) Komité 1 endrer benevnelse til Komité for oppvekst og kultur b) Komité 2 endrer benevnelse til Komité for helse, omsorg og velferd c) Komité 3 endrer benevnelse til Komité for plan, miljø og teknisk 3. Reglementet for komitéene revideres i henhold til vedlegg 3. Vedlegg: Side 20 av 26

21 Sak 38/11 1. Saksutredning til formannskapssak 89/11 Evaluering av komitémodellen igansetting av prosessen 2. Notat av Innstilling fra styringsgruppen 3. Forslag på revidert reglement 4. Gjeldende reglement Bakgrunn: Det vises til formannskapets møte den hvor det i sak 89/11 ble vedtatt å foreta en evaluering av dagens komitémodell samtidig som det også skulle foretas en vurdering av den politiske organiseringen i Søndre Land kommune (se vedlegg 1). Den nedsatte politiske styringsgruppen har nå utarbeidet en innstilling som fremmes i vedlagte notat (se vedlegg 2). Styringsgruppen foreslår i sin innstilling å opprettholde gjeldende politisk organisering basert på en komitémodell i tråd med kommunestyrets vedtak av , sak 21/04. Dvs. at gjeldende komitémodell med tre faste fagkomitéer med ansvar for sine respektive tjenesteområder videreføres i tillegg til den faste budsjettkomitéen som ledd i den politiske budsjett- og økonomiplanbehandlingen. Styringsgruppen foreslår videre noen endringer relatert til hvilke oppgaver som bør tildeles fagkomitéene, samt presiseringer med tanke på arbeidsform og saksgang. Med hensyn til oppgaver, foreslår styrinsgruppen at fagkomitéene bør ha en sterkere rolle i kommunens budsjett- og planarbeid, samt sterkere involvering i tjenesteområdenes virksomhet og resulatoppnåelse på overordnet nivå. Videre foreslår styringsgruppen tydeliggjøring av at øvrige utredningsoppgaver tildeles gjennom vedtak i formannskapet og/eller kommunestyret, og at komitéene i større grad bør involveres i utredningsoppgaver av generell og prinsipiell karakter innenfor de aktuelle tjenesteområdene. Styrinsgruppen foreslår at innstillinger fra komitéene behandles via formannskapet også i saker som skal sluttbehandles i kommunestyret, og at ordningen med saksordfører tas i bruk ved at det er komitéene selv som utpeker saksordfører og at saksordføreren følger saken i den videre behandlingen i formannskap og kommunestyret. Styringsgruppen foreslår dessuten at fagkomiténe gis navn/betegnelse basert på de tjenesteområdene som komitéene er tildelt i stedet for gjeldene benevnelse med nummerering 1 3. De nye navnene/benevelsene som foreslås er: Komité 1 endrer benevnelse til Komité for oppvekst og kultur Komité 2 endrer benevnelse til Komité for helse, omsorg og velferd Komité 3 endrer benevnelse til Komité for teknisk For øvrig vises det til vedlagte notat hvor hele innstillingen fra styringsgruppen foreligger (vedlegg 2). Side 21 av 26

22 Sak 38/11 Styringsgruppen har avslutningsvis lagt til grunn at det gjeldende reglement revideres i tråd med de forslag til endringer som er fremmet. Forslag til revidering av reglementet fremgår av vedlegg 3, mens gjeldende reglement fremgår av vedlegg 4. Vurdering: Rådmannen har ingen prinsipielle kommentarer til styringsgruppens forslag om å beholde gjeldende komitémodell da det tilligger den politiske arenaen selv å vurdere hvordan den politiske organiseringen av kommunen bør være. Rådmannen har heller ingen innvendinger til de foreslåtte endringene av hvordan komitémodellen bør være. En har forståelse for at så lenge det er ønskelig å opprettholde faste fagkomitéer med ansvar for sine respektive tjenesteområder, så bør disse komitéene i større grad involveres i tjenesteområdenes virksomhet og resultatoppnåelse på overordnet nivå. Det samme gjelder forslaget om at fagkomitéene også bør involveres i budsjettarbeidet. Rådmannen savner en nærmere drøfting og vurdering av budsjettkomitéens rolle sett i lys av forslaget om å styrke fagkomitéenes rolle. Budsjettkomitéen har heller ingen definert funksjon i kommunens økonomireglement. Det er kun formannskapet og kommunestyret som er definert å ha en rolle i selve budsjett- og økonomiplanarbeidet, med unntak av at de kommunale rådene og AMU er definert som høringsinstanser. Forslaget om at fagkomitéene skal involveres i budsjettprosessen, bør etter rådmanns vurdering gi grunnlag for å vurdere berettigelsen av å opprettholde en fast budsjettkomité. Dette både vurdert utfra praktiske og prinsipielle hensyn. Dersom fagkomitéene skal bli involvert i budsjettprosessen og derav inngå i årshjulsprosessen, vil dette by på utfordringer rent tids- og saksbehandlingsmessig å gjennomføre selve budsjettprosessen med tanke på behandling både i budsjettkomité, formannskap og kommunestyre. Dette vil altså innebære at en må tilpasse en budsjettbehandling i fire politiske organer i tillegg til den administrative prosessen. Da budsjettkomitéen heller ikke har beslutningsmyndighet og at formannskapet uansett må behandle budsjett- og økonomiplanen før behandling i kommunestyret, mener rådmannen også på prinsipielt grunnlag at en kan stille spørsmål om behovet for å opprettholde budsjettkomitéen. Ansvaret for å sikre en helhetstenking, samordning og koordinering vil uansett tilhøre rådmannen, formannskapet og kommunestyret. Bindeleddet mellom fagkomitéene og formannskapet kan da som ett alternativ ivaretas ved at komitélederne velges blant formannskapets medlemmer. Rådmannen mener at dette spørsmålet bør drøftes grundigere, og ser det som naturlig at den endelige avgjørelsen med tanke på den politiske organiseringen og deltakelse i budsjettprosessen bør avklares nærmere, og at det er det nye kommunestyret som bør ta endelig stilling til dette. Side 22 av 26

23 Sak 38/11 Når det gjelder spørsmålet om benevnelse av fagkomitéene, har ikke rådmannen noen merknader til styringsgruppens forslag bortsett fra forslaget på benevnelse på tidligere komité 3. Rådmannen mener at den foreslåtte benevnelsen teknisk blir for snever og misvisende sett med bakgrunn i de tjenesteområdene som her blir omfattet. Rådmannen anbefaler at benevnelsen på komitéene bør være konsekvente, enten en fellesbeskrivelse som styringsgruppen har foreslått for de to andre komitéene, eller et kortere navn for alle tre komiténe som styringsgruppen har foreslått for komité 3 (teknisk). Siden styringsgruppen har foreslått en bredere benevnelse for tidligere komité 1 og 2, foreslår rådmannen at komité 3 bør benevnes Komité for plan, miljø og teknisk. Dersom en velger en kortere og enklere benevnelse for alle tre komitéene, foreslår rådmannen som et alternativ følgende benevnelser: Komité 1: Komité for oppvekst Komité 2: Komité for velferd Komité 3: Komité for teknisk Rådmannen fremmer da forslag om revidering av gjeldende reglement for komitéene i tråd med styringsgruppens øvrige anbefalinger (se vedlegg 3). Når det gjelder spørsmålet som rådmannen har reist vedr. budsjettkomitéen, foreslår rådmannen at styringsgruppens forslag om å opprettholde budsjettkomitéen fortsatt reguleres i reglementet, men foreslår samtidig at dette spørsmålet bør utredes videre av det nye kommunestyret. I forbindelse med revidering av reglementet, har rådmannen også foreslått en viss omstruktering med tanke på oppbyggingen og overskrifter sammenlignet med gjeldende reglement (se vedlegg 4). Side 23 av 26

24 Sak 39/11 FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT OM PERSONALFORVALTNING OG LEDELSE Saksbehandler: Nils Hesthagen Arkiv: 216 &40 Arkivsaksnr.: 10/1628 Saksnr.: Utvalg Møtedato 39/11 Kommunestyret Innstilling: 1. Kommunestyret tar revisjonsrapporten til orientering. 2. Kommunestyret ber rådmannen følge opp rapportens anbefalinger om å: Se på ansvarsfordelingen mellom stab/personal og tjenesteområdelederne i spørsmål om lønnsfastsettelse og ved innvilgning av permisjoner. Vurdere hvordan de overordnede målene for arbeidsgiverpolitikken kan gjøres mest mulig operative, slik at de oppfattes som et styringsredskap av lederne, og slik at de er mulige å følge opp for rådmannen. Vedlegg: Oversendingsbrev av fra kontrollutvalget til kommunestyret vedlagt forvaltningsrevisjonsrapporten om personalforvaltning og ledelse Bakgrunn: Kontrollutvalget har i møte den , sak 16/2011 behandlet forvaltningsrevisjonsrapporten om personalforvaltning og ledelse, og har oversendt rapporten til kommunestyret for videre behandling med innstilling til vedtak. Vurdering: Da dette er en sak som er fremmet av kontrollutvalget, er det etter kommunelovens bestemmelser kontrollutvalget og ikke formannskapet som innstiller til kommunestyret. Saken er forelagt formannskapet som referatsak i møte den Side 24 av 26

25 Sak 39/11 Rådmannens rolle i saker som fremmes fra kontrollutvalget, er avgrenset til å sørge for at saken fremmes til behandling i kommunestyret. Rådmannen har likevel som ledd i saksbehandlingen fra Innlandet Revisjon IKS hatt anledning til å uttale seg. Uttalelsen fra rådmannen fremgår som vedlegg til rapporten. Side 25 av 26

26 Sak 40/11 REFERATSAKER KOMMUNESTYRET MØTE DEN Saksbehandler: Knut Viset Arkiv: 033 Arkivsaksnr.: 11/59 Saksnr.: Utvalg Møtedato 40/11 Kommunestyret Innstilling: Referatsakene tas til orientering. Vedlegg: Referatsakene 1 4. Bakgrunn: Det fremmes følgende referatsaker til behandling: 1. Protokoll fra kommunestyrets møte den Protokoll fra formannskapets møte den Protokoll fra formannskapets møte den Protokoll fra kontrollutvalgets møte den Vurdering: Referatsakene fremlegges til behandling uten noen nærmere kommentarer fra rådmannens side. Side 26 av 26